1 ALGEMENE FUNCTIECONTEXT

Selectiereglement

Het Agentschap Inspectie RWO werft aan in statutair dienstverband

1 ADMINISTRATIEVE MEDEWERKER (M/V) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats:

Centrale dienst Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed C Medewerker Brussel Vacaturenummer: 19428

1 ALGEMENE FUNCTIECONTEXT Het agentschap Inspectie RWO maakt deel uit van het beleidsdomein Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed en staat in voor de handhaving van de ruimtelijke ordening, de woonkwaliteit en het onroerend erfgoed in Vlaanderen (afdeling Inspectie). Daarnaast heeft het agentschap bevoegdheden op het vlak van het toezicht op de sociale woonactoren en particuliere begunstigden van subsidies, toelagen, premies of tegemoetkomingen (afdeling Toezicht). Dit toezicht wordt uitgevoerd door de toezichthouders in samenwerking met de interne diensten. Het agentschap ziet via verschillende handhavingsinstrumenten toe op de naleving van de reglementering betreffende (sociale) huisvesting, ruimtelijke ordening, de verhuring van kamers en woningen, de monumenten en landschappen, het archeologisch patrimonium en het varend erfgoed. Bij inbreuken kan het preventief of correctief optreden.

2.

INHOUD VAN DE FUNCTIE

De administratieve medewerkers zorgen voor de ondersteuning van de toezichthouders en inspecteurs van het agentschap Inspectie RWO en werken nauw samen met de functionele diensten van de afdeling Toezicht in Brussel. Deze diensten bestaande uit celhoofden, adjuncten van de directeur en dossier- en gegevensbeheerders zorgen ondermeer voor een back-office werking en voeren zelf te Brussel onder de vorm van steekproeven op dossiers controles uit ter naleving van wetten, reglementeringen, procedures, normen ... door de sociale woonactoren teneinde hierover te rapporteren zodat de gepaste acties kunnen ondernomen worden of zelf, eventueel op aangegeven van de leidinggevende, de gepaste acties ondernemen.

RESULTAATGEBIEDEN

1. INFORMATIEVERZAMELING EN – VERWERKING

1

Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten:  Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers  Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn  Detecteren, lezen van relevante documenten  Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden  Persmappen (parafeer map/signataire)samenstellen  Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via e-mail) 2. INFORMATIEBEHEER Verzorgen en ontsluiten van een (digitaal) klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Voorbeelden van activiteiten:  Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken  Klasseren van facturen, brieven, rapporten,…  Archiefbeheer  Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap  Verslagen van vergaderingen archiveren  Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf,…)  Collega’s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. DOSSIERBEHANDELING ONDERSTEUNEN Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Voorbeelden van activiteiten:  Berekenen van gegevens in dossiers rond, economaat …  Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten …  Voorbereiding van boekhouding  Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen  Doorsturen van gegevens naar de betrokkenen (centrale administratie, HRH, parket, politie …)  Dossiers inschrijven en vervaltermijnen opvolgen in opvolgingssysteem 4. ONDERSTEUNENDE TAKEN Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Voorbeelden van activiteiten:  Verzorgen van allerlei typwerk en lay-out van documenten  Fotokopies nemen en verspreiden  Scannen van documenten en digitaal verzenden  Instaan voor klein onderhoud van fax- en kopieertoestel  Helpen bij het versturen van zendingen, bv. opvolging en verdeling van promotiemateriaal  Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega’s, diensten, chef (luchtfoto, kadscan, adresgegevens …)

2

 Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren en beheren, magazijnruimte net en ordelijk houden)  Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning, bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes …  Mee instaan voor het verzorgen van de permanentie van de dienst (secretariaat)  Inspringen bij afwezigheid van collega’s  opvolgen van briefwisseling, memo’s, dienstroosters, attesten, brevetten, betalingsnota’s, bestelbonnen, besluiten, aanwezigheidslijsten, facturen …  Aanvullen van typedocumenten met gegevens uit dossier  Reserveren van treintickets,… 5. POST Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post teneinde de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Voorbeelden van activiteiten:  Registreren, Verdelen van post van de eigen entiteit  Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn  Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren)  Openen van briefwisseling, registratie in de databank en doorsturen aan betrokkenen  Opvolgen van correspondentie in PC-systeem  Circulatiemappen verspreiden  Het stellen van de nodige prioriteiten bij verwerking inkomende post (oog hebben voor dringende stukken met vervaltermijnen)  Scannen van de post en digitaal verzenden 6. ONTHAAL EN TELEFOON Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Voorbeelden van activiteiten:  Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. uitgenodigden voor verhoor)  Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie  Uitdelen en verspreiden van informatiepakketten  Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen  Reserveren van zalen

4

JE COMPETENTIEPROFIEL

4.1 DEELNEMINGSVOORWAARDEN

De deelnemingsvoorwaarden zijn een absolute voorwaarde om te kunnen deelnemen aan de selectieprocedure en er dient aan voldaan te zijn op de uiterste inschrijvingsdatum.  

Je werkt als statutair ambtenaar in de rang C1 of hoger binnen diensten van de Vlaamse overheid Of je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie in de rang C1 binnen de Vlaamse verheid en hebt een vrijstelling voor het generieke gedeelte van graad medewerker (bv. geslaagd voor de generieke proeven niveau C)

3

  

Of je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor) voor de graad van medewerker voor de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent ambtenaar bij de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van medewerker. En je hebt 3 jaar relevante werkervaring in de administratie.

Opgelet: De horizontale mobiliteit is niet toegankelijk voor contractuele personeelsleden die vervangingsopdrachten verrichten en die gedurende minder dan twee jaar ononderbroken in dienst zijn 4.2 JE VAKTECHNISCHE COMPETENTIES - basiskennis of interesse in o.a. wooncode en uitvoeringsbesluiten - kennis van ICT toepassingen - kennis van het Nederlands - kennis van of interesse in de organisatie 4.3

JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES

- voortdurend verbeteren, niveau 1 - klantgerichtheid, niveau 1 - samenwerken, niveau 2 - betrouwbaarheid, niveau 2 - organisatiebetrokkenheid, niveau 2 - nauwgezetheid, niveau 2 - plannen, niveau 1 - flexibel gedrag, niveau 1 - initiatief, niveau 1 - schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid, niveau 1 - mondelinge uitdrukkingsvaardigheid, niveau 1

5 WIJZE VAN KANDIDAATSTELLING Solliciteer uiterlijk 9 juli 2014 door op www.jobpunt.be het standaard-cv en de vragenlijst in te vullen. (datum onder voorbehoud)

6 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE 1. CV-screening De eerste selectie gebeurt op basis van de formele deelnemingsvoorwaarden. U moet op de uiterste inschrijvingsdatum voldoen aan deze voorwaarden. (9 juli onder voorbehoud)

Volgende stappen in de selectieprocedure: Algemeen: De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelslden, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basiscompetenties heeft. Generiek

4

betekent dit dan ook dat elke kandidaat minstens voldoende scoort voor deze competenties zoals zij op het niveau I worden gedefinieerd. De waardegebonden competenties zijn: - Klantgerichtheid - Betrouwbaarheid - Samenwerken - Voortdurend verbeteren Kandidaten die op een hoger niveau dan dit niveau I voor een welbepaalde competentie worden getest en hiervoor geschikt worden bevonden, worden automatisch geschikt bevonden op het niveau I. 2.

Voorselectie

Indien er meer dan 10 kandidaten geschikt bevonden worden op basis van de cv-screening kan er een voorselectie georganiseerd worden op basis van de vragenlijst. In deze voorselectie worden volgende onderdelen beoordeeld: de motivatie voor de functie, het inzicht in de functie en de competenties samenwerken, schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en kennis van ICT-toepassingen. Deze fase is eliminerend. 3.

Het psychotechnische onderzoek

In dit gedeelte wordt gepeild naar evaluatie van de voor de functie vereiste vaardigheden en attitudes. Deze fase is adviserend. (maand juli timing onder voorbehoud) In het psychotechnisch onderzoek worden de volgende competenties beoordeeld: - voortdurend verbeteren - klantgerichtheid - samenwerken - betrouwbaarheid - organisatiebetrokkenheid - nauwgezetheid - plannen - flexibel gedrag - initiatief - mondelinge uitdrukkingsvaardigheid 4. De mondelinge proef In dit gedeelte wordt gepeild naar inzetbaarheid in de functie en in de organisatie, vaktechnische competenties en de competenties mondelinge uitdrukkingsvaardigheid en organisatiebetrokkenheid. Kandidaten behalen een beoordeling geschikt of niet geschikt. Enkel kandidaten met een beoordeling geschikt slagen in deze selectieprocedure. Deze fase is eliminerend. (20/8 en in de week van 8/9 timing onder voorbehoud)

De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De wervende entiteit maakt hiervoor een gemotiveerde keuze uit de lijst van geschikte kandidaten. Hierbij wordt rekening gehouden met de resultaten uit de volledige selectieprocedure. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.

5

7 ONS AANBOD -

35 vakantiedagen per jaar Maaltijdcheques Hospitalisatieverzekering Vergoeding woon-werk Je wordt verloond in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal.

Kijk voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden op www.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden

8

INFO

Voor extra informatie over de inhoud van de functie of de selectieprocedure kun je contact opnemen met Tijl Tortelboom via mail [email protected]

9. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan.

10.

Reserve en geldigheid

Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van administratief medewerker bij Agentschap Inspectie RWO die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan het Agentschap Inspectie RWO beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Het Agentschap kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als administratief medewerker. Indien er na een periode van zes maanden na het afsluiten van de selectieprocedure opnieuw een vacature vacant is, zal deze bekendgemaakt worden aan de reserve. Geïnteresseerde kandidaten zullen uitgenodigd worden voor bijkomende gesprekken met de wervende entiteit. De motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie zullen hierbij aan bod komen. Indien je twee keer een vacature weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je dus niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. Ook indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.

6