Algemene Voorwaarden De Uniforme Voorwaarden Horeca (UVH) van 1 september 1998, als gedeponeerd bij de Rechtbank en de Kamer van Koophandel in Den Haag, zijn op deze reservering van toepassing. In strijd met artikel 2.1 van de UVH en in overeenstemming met artikel 2.2 van de UVH, prevaleren deze Algemene Voorwaarden in geval van tegenstrijdigheden tussen deze Algemene Voorwaarden en de UVH. 1.
Algemene reserveringsprocedure
1.1
Voor het Evenement heeft het Hotel kamer(s) en vergaderza(a)l(en)voor de Cliënt gereserveerd. Het Hotel reserveert de Hotelkamer(s) en Vergaderza(a)l(en) totdat het Hotel (i) een ondertekend exemplaar van deze Overeenkomst en (ii) de aanbetaling van de Cliënt ontvangt (hierna gezamenlijk de Evenementbevestiging). Zodra het Hotel de Evenementbevestiging van de Cliënt heeft ontvangen, wordt het Evenement (definitief) geboekt en zijn op alle faciliteiten en diensten die op naam van de Cliënt worden gereserveerd de Algemene Voorwaarden van toepassing (met inbegrip van artikel 9 van de Algemene Voorwaarden, ‘Wijzigingen en annuleringen’).
1.2
Indien het Hotel niet binnen 14 dagen van dagtekening een Evenementbevestiging van de Cliënt heeft ontvangen, wordt de Reservering van rechtswege geannuleerd en kan het Hotel de Hotelkamer(s) en Vergaderza(a)l(en) aan een derde aanbieden.
1.3
Indien het Hotel van een andere partij een verzoek ontvangt ten aanzien van een evenement op dezelfde datum(s) als de Reservering, zal het Hotel schriftelijk contact opnemen met de Cliënt. Mocht de Cliënt de Reservering niet binnen 24 uur na ontvangst van voormeld schrijven bevestigen, dan is het Hotel toegestaan de Reservering te annuleren.
1.4
Het Hotel is niet aansprakelijk voor eventuele schade die de Cliënt of derden lijden als gevolg van een annulering van de Reservering.
1.5
Het Hotel stelt de Hotelkamers beschikbaar vanaf 14.00 uur op de dag van aankomst. Mocht de Cliënt vóór 14.00 uur wensen in te checken, dan dient hij het Hotel uiterlijk 48 uur voor aankomst daarover te informeren. Het Hotel zal zich tot het uiterste inspannen om vroeger inchecken mogelijk te maken, maar kan dit niet garanderen. De Hotelkamers moeten vóór 12.00 uur op de dag van vertrek worden vrijgemaakt.
1.6
In afwijking van artikel 2 van de Algemene Voorwaarden verzoeken wij u vriendelijk het Hotel niet later dan twee weken voor aankomst een lijst te verstrekken van de mensen die gedurende het Evenement in het Hotel zullen verblijven. Op gereserveerde en niet gebruikte kamers zijn de bepalingen van artikel 9 van de Algemene Voorwaarden (Wijzigingen en annuleringen) van toepassing.
1.7
Indien alle gasten tegelijkertijd (gezamenlijk) aankomen (of vertrekken), brengt het Hotel € 5,00 portiers service per aankomst/vertrek in rekening.
1.8
Het Hotel behoudt zich het recht voor de benodigde vergaderzalen indien nodig te wijzigen. De in de overeenkomst vermelde aanvangs- en eindtijden geven de tijd aan waarop de vergaderzaal aan de Cliënt ter beschikking staat. Op verzoek kan de Cliënt langer gebruikmaken van een vergaderzaal, op basis van beschikbaarheid. Het Hotel kan voor dit verlengde gebruik, in overleg, een extra vergoeding in rekening brengen.
1.9
Sinds 1 juli 2008 is roken in alle horecagelegenheden bij de wet verboden. Daarom zijn alle kamers, restaurants, bars, eetzalen en openbare ruimtes van het Hotel rookvrij.
1.10
Voor alle evenementen die worden gehouden buiten op een van de Amstel terrassen, is een maximum van 65 decibel toegestaan. In het geval dat meer dan 65 decibel gevraagd is, moet het hotel toestemming hiervoor geven. Toestemming van het hotel, kan uitsluitend schriftelijk worden vertrekt. Eventuele extra kosten zijn voor de opdrachtgever.
2.
Evenementdiensten
2.1
Wij wijzen erop dat het gebruik van audiovisuele apparatuur niet bij de prijs is inbegrepen. Op verzoek van de Cliënt kan het Hotel de vereiste audiovisuele apparatuur regelen, mits een dergelijk verzoek redelijk is en het Hotel bijgevolg in staat is die audiovisuele apparatuur te regelen. Dit verzoek dient niet later dan één week voor aanvang van het Evenement te worden ingediend. Wij wijzen erop dat het Hotel de Cliënt een factuur stuurt voor alle kosten van het gebruik van audiovisuele apparatuur. Deze factuur dient binnen 30 dagen na ontvangst te worden betaald.
2.2
Het Hotel biedt parkeerruimte voor in totaal maximaal 30 auto’s. De kosten voor de Parkeerservice zijn € 6,00 per auto/per uur, met een maximum van € 65,00 per dag. Eventuele reserveringen voor de Parkeerservice dienen vooraf te worden gemaakt; toekenning van parkeerruimte door het Hotel gebeurt op basis van beschikbaarheid. Het aantal reserveringen kan tot 48 uur vóór aankomst kosteloos gewijzigd worden. Bij eventuele annuleringen na dat tijdstip ontvangt de Cliënt een factuur.
3.
Wijzigingen en annuleringen
3.1
Wij wijzen erop dat voor alle wijzigingen en annuleringen (met inbegrip van gedeeltelijke annuleringen) die een inkomstendaling voor het Hotel tot gevolg hebben, Annuleringskosten moeten worden betaald, zoals bepaalt in artikel 9 van de Algemene Voorwaarden. De hoogte van de Annuleringskosten is afhankelijk van het aantal dagen vóór het Evenement dat het Hotel van die wijzigingen op de hoogte wordt gesteld.
3.2
De berekeningsmethode van de Annuleringskosten als beschreven in artikel 9 van de Algemene Voorwaarden is eveneens van toepassing indien het aantal deelnemers aan het Evenement door de Cliënt wordt gereduceerd (in plaats van een annulering van de hele groep deelnemers aan het Evenement). Het Hotel dient schriftelijk van eventuele wijzigingen en annuleringen op de hoogte te worden gebracht.
4.
Naleving van wet- en regelgeving
4.1
De Cliënt dient alle wetten die van toepassing kunnen zijn in het rechtsgebied en voor de organisatie van dit Evenement als bedoeld in de Overeenkomst na te leven. Bovendien dient de Cliënt er zorg voor te dragen dat alle toepasselijke vergunningen en verklaringen naar behoren aangevraagd en/of verkregen zijn voordat het evenement georganiseerd wordt. Indien de Cliënt verzuimt aan deze bepaling te voldoen, heeft het Hotel het recht het Evenement te annuleren. Bovendien is de Cliënt aansprakelijk voor eventuele rechtsvorderingen, procedures of boetes die zich in verband met de organisatie van dit Evenement kunnen voordoen.
4.2
Indien de Cliënt van de gehuurde ruimtes gebruik maakt op een wijze die niet verenigbaar is met het beoogde doel daarvan of die in strijd is met de zedelijkheid, de openbare orde of de toepasselijke wet, of indien het Evenement, naar de redelijke mening van de algemeen directeur van het Hotel, de reputatie van het Hotel kan schaden, is het Hotel gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen, onverminderd zijn recht op schadevergoeding.
4.3
De Cliënt erkent dat het hem niet is toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Hotelmanagement direct of indirect drank, voedsel, tabak, bloemen of andere vormen van decoratie te leveren.
4.4
Alle inrichtingsplannen, technische installaties en de diverse aanpassingen van Hotelkamers, vergaderzalen, restaurants en lounges in het Hotel moeten voldoen aan de toepasselijke geldende veiligheidsvoorschriften en -normen en vereisen de voorafgaande schriftelijke toestemming van het Hotelmanagement.
4.5
Het Hotel garandeert dat er binnen zijn invloedssfeer geen externe afleiding zal zijn dat het normale gebruik van vergaderzalen en andere faciliteiten door de Cliënt en zijn deelnemers en gasten kan belemmeren.
4.6
Het is de Cliënt niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het Hotelmanagement:
a)
te verwijzen naar de tekens, symbolen en logo’s van een onderneming van de InterContinental Hotels Group of deze op enige gebruiken, of foto’s die in de gebouwen van het Hotel gemaakt zijn publiekelijk beschikbaar te stellen
b)
wijze te de ruimtes waarop deze Overeenkomst van toepassing is onder te verhuren of deze te gebruiken voor een doel anders dan de overeengekomen doelen
c)
goederen of diensten (met inbegrip van tickets) in de gebouwen van het Hotel te verkopen;
d)
tickets, posters of ander reclamemateriaal te gebruiken voor het Evenement.
4.7
De Cliënt dient voor eventueel muzikaal entertainment dat hij in zijn Evenement wil opnemen over de voorafgaande schriftelijke toestemming van het Hotel te beschikken. Het Hotel behoudt zich het recht voor entertainment dat strijdig is met het imago en het dienstenbeleid van het Hotel te weigeren.
4.8
De Cliënt draagt er zorg voor dat bij de desbetreffende autoriteit alle noodzakelijke verklaringen zijn ingediend voor het gebruik van muziekcomposities waarop intellectueleeigendomsrechten rusten.
4.9
Indien bijzondere beveiligingsmaatregelen vereist zijn vanwege het bezoek of de aanwezigheid van een belangrijk persoon, is dat de verantwoordelijkheid van de Cliënt. Mocht de Cliënt het noodzakelijk achten samen te werken met de politie in verband met de beveiliging van VIP’s, dan dient het Hotel van te voren van dergelijke regelingen op de hoogte te worden gesteld.
4.10
De Cliënt dient de toepasselijke geldende arbeidswetgeving na te leven voor alle personen die in het kader van het Evenement worden ingehuurd.
4.11
De Cliënt verplicht zich aan het einde van het Evenement alle apparatuur, versieringen, persoonlijke bezittingen en documentatie die de Cliënt in de Hotelgebouwen heeft binnengebracht, op zijn kosten te verwijderen.
4.12
De Cliënt zal het Hotel zo snel mogelijk en niet ater dan vijftien (15) werkdagen vóór aankomst van de groep rooming lists toesturen. Op gereserveerde en niet gebruikte kamers zijn de bepalingen van artikel 7, Wijzigingen en Annuleringen, van toepassing. Het Hotel zal de rooming list twee (2) dagen voor aankomst aan de Cliënt retourneren, zodat de Cliënt de namen en kamertoewijzingen kan controleren.
4.13
4.14
4.15
Eventuele wijzigingen in de Gereserveerde Kamers moeten schriftelijk door de Cliënt worden doorgegeven en schriftelijk door het Hotel worden bevestigd. Wijziging van namen is toegestaan, mits alle kamers gegarandeerd zijn. Het Hotel stemt ermee in de eindgebruiker/gast geen individuele bevestiging of Overeenkomst te sturen, tenzij de Cliënt daarom verzoekt.
7.
De Cliënt verplicht zich het Hotel uiterlijk zeven (7) dagen vóór het Evenement schriftelijk te informeren indien er sprake is van bijzondere dieetwensen. Er worden geen extra kosten voor deze maaltijden in rekening gebracht, mits zij de kosten van het gekozen menu niet overschrijden.
8.
Tarieven en facturering
8.1
Tenzij anderszins aangegeven, zijn alle tarieven in euro’s en verplicht de Cliënt zich tot betaling in die valuta. Indien de Cliënt in een andere valuta betaalt, past het Hotel de op de dag van betaling geldende wisselkoers toe.
8.2
Facturen die niet binnen zeven dagen na factuurdatum worden betwist, worden geacht te zijn geaccepteerd. Indien een specifiek bedrag ter discussie staat, mag alleen dat bedrag in afwachting van beoordeling worden aangehouden. Facturen moeten binnen 23 dagen na acceptatie van de factuur worden betaald.
8.3
Dit Evenement wordt behandeld als een volledig afzonderlijke transactie tussen de Cliënt en het Hotel. Het is geen van de partijen toegestaan eventuele betwiste betalingen van eerdere evenementen te compenseren met betalingen voor dit Evenement, tenzij anders is overeengekomen.
8.4
Het is de verantwoordelijkheid van de Cliënt het Hotel schriftelijk details te verstrekken van de deelnemers aan het Evenement die mogen tekenen voor betalingen van de hoofdrekening.
9.
Wijzigingen en annuleringen
9.1
Indien de Cliënt het Evenement geheel of gedeeltelijk annuleert, dient hij het Hotel Annuleringskosten te betalen.
9.2
De Annuleringskosten vormen een percentage van het totale, door de partijen voor de Reservering van het Evenement overeengekomen bedrag, als genoemd op de Evenementbevestiging (hierna het Reserveringsbedrag). De Annuleringskosten worden berekend aan de hand van onderstaande schema’s.
Conferentiemateriaal: elke doos moet voorzien zijn van een duidelijk etiket met daarop de naam van de conferentie en/of het Evenement, plus het aantal dozen in de zending (d.w.z. 1 van 4, 2 van 4, enz.) en worden geadresseerd aan de Contactpersoon van het Hotel. Om veiligheidsredenen dient u het Hotel vóór verzending te informeren.
4.16
Het Hotel is niet verantwoordelijk voor het opbouwen van eventuele displays of expositiestands
5.
Tegenstrijdige belangen Om eventuele tegenstrijdige belangen te vermijden, mag de Cliënt het Hotel een lijst van zijn concurrenten verstrekken. Het Hotel stemt ermee in de Cliënt onverwijld op de hoogte te brengen indien een van de genoemde Concurrenten informeert naar de beschikbaarheid op de data waarop de groep bijeenkomt.
6.
Aansprakelijkheid
6.1
De Cliënt is aansprakelijk voor alle schade aan het Hotel die veroorzaakt is door de Cliënt en zijn medewerkers, bezoekers en externe dienstverleners. Voorts stemt de Cliënt ermee in het Hotel te vrijwaren voor alle schade die het Hotel lijdt als gevolg van onrechtmatig of nalatig gedrag van de Cliënt, zijn bezoekers en zijn externe dienstverleners.
6.2
De verplichtingen van het Hotel uit hoofde van de Overeenkomst beperken zich tot de levering van ruimtes en/of kamers ten gunste van de Cliënt. Het Hotel is slechts aansprakelijk in geval van aangetoond verzuim ten aanzien van zijn verplichtingen de ruimtes te leveren in overeenstemming met de tussen de partijen overeengekomen specificaties.
6.3
Hierbij wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat de organisatie en het management van het Evenement volledig en uitsluitend de verantwoordelijkheid van de Cliënt zijn.
Verzekeringseisen Het Hotel en de Cliënt stemmen er beide mee in toereikende aansprakelijkheids- en andere verzekeringen aan te houden die de betrokkene zelf en de andere partij beschermen tegen eventuele claims die voortvloeien uit tijdens het Evenement in het Hotel verrichte activiteiten.
Gedeeltelijke annulering Hotelhamers en/of Evenementen en Services Aantal dagen voor geplande Annuleringskosten aanvangsdatum van Kamers en Evenementen Tot 90 dagen Gedeeltelijke annulering is toegestaan zonder dat de Cliënt annuleringskosten verschuldigd is. 89-60 dagen
20% van het reserveringsbedrag kan worden geannuleerd zonder dat de Cliënt annuleringskosten verschuldigd is.
59-30 dagen
10% van het reserveringsbedrag kan worden geannuleerd zonder dat de Cliënt Annuleringskosten verschuldigd is.
29-15 dagen
5% van het reserveringsbedrag kan worden geannuleerd zonder dat de Cliënt Annuleringskosten verschuldigd is.
14-1 dagen
De Cliënt betaalt 100% Annuleringskosten over het extra bedrag.
9.3
De Cliënt geeft eventuele veranderingen van de verwachte aantallen deelnemers, Hotelkamers en benodigde functionele ruimte voor het Evenement tijdig aan het Hotel door. Alle wijzigingen zijn op basis van beschikbaarheid en alle overeengekomen wijzigingen worden vóór het Evenement schriftelijk door de partijen bevestigd. De Overeenkomst is tot stand gekomen op basis van de hierboven vermelde data, aantal kamers en functionele ruimte.
9.4
Op eventuele extra ruimtes en diensten die na ondertekening van de Overeenkomst schriftelijk door de partijen worden bevestigd, is dit artikel 7 (Wijzigingen en annuleringen) van toepassing. Voor alle wijzigingen die leiden tot een vermindering van de inkomsten voor het Hotel dienen Annuleringskosten te worden betaald.
9.5
De hoogte van de verschuldigde Annuleringskosten is afhankelijk van het aantal dagen vóór het Evenement dat het Hotel van die wijzigingen op de hoogte wordt gesteld.
9.6
Een kennisgeving van een annulering aan het Hotel moet schriftelijk geschieden en eventuele Annuleringskosten dienen uiterlijk vijftien (15) dagen na facturering daarvan door het Hotel of in het kader van de totale afrekening van het Evenement door de Cliënt te worden voldaan. De aanbetaling kan met eventuele verschuldigde Annuleringskosten worden verrekend.
10.
Krediet en debitering
10.1
Mocht de Cliënt verzoeken om een kredietfaciliteit tijdens de duur van het Evenement, dan wordt deze naar keuze van het Hotel al dan niet verstrekt.
10.2
De Cliënt verschaft het Hotel een lijst aangewezen personen die van de kredietfaciliteit gebruik mogen maken en de hoofdrekening mogen debiteren. Het Hotel zal van de Cliënt betaling eisen van de kosten waarvoor door een van deze aangewezen personen getekend is
11.
Opzegging door de Onderneming
11.1
Indien de Cliënt verzuimt een aanbetaling of alle aanbetalingen te verrichten op het moment dat deze verschuldigd is/zijn en gedurende één week in verzuim blijft, is het Hotel gerechtigd, onverminderd zijn rechten betaling van verschuldigde bedragen en schadevergoeding voor de geleden schade te eisen, de Overeenkomst met een opzegtermijn van nog eens een week op te zeggen.
11.2
In geval van opzegging van de Overeenkomst blijven alle verrichte of verschuldigde aanbetalingen eigendom van het Hotel, tenzij de opzegging het gevolg is van schending van de Overeenkomst door het Hotel.
Volledige annulering Kamers en/of Evenementen Aantal dagen voor geplande Annuleringskosten aanvangsdatum van Kamers en Evenementen 90 dagen (of meer dan 90 Volledige annulering is dagen) toegestaan zonder dat de Cliënt Annuleringskosten verschuldigd is. 89-60 dagen De Cliënt is 35% Annuleringskosten verschuldigd van het reserveringsbedrag. 59-30 dagen De Cliënt is 60% Annuleringskosten verschuldigd van het reserveringsbedrag 29-15 dagen De Cliënt is 85% Annuleringskosten verschuldigd van het reserveringsbedrag 14-1 dagen De Cliënt is 100% Annuleringskosten verschuldigd van het reserveringsbedrag
12.
Overmacht Indien gebeurtenissen buiten de redelijke invloedssfeer van de Partijen, met inbegrip van maar niet beperkt tot natuurrampen (overstroming, aardbeving, wervelwind, brand, enz.), oorlogen, stakingen, terroristische dreigingen of handelingen of vergelijkbare handelingen, ziektes, een reisadvies van de Wereldgezondheidsorganisatie, burgeroproer, het niet beschikbaar zijn van voedsel-, drank- of andere voorraden of beperkt vervoer hetzij in de conferentiestad, hetzij in de landen/staten waar de deelnemers vandaan komen, het onraadzaam, ondoenlijk, illegaal of onmogelijk maken om de oorspronkelijke afspraken uit hoofde van de Overeenkomst na te leven, is het Hotel gerechtigd de Overeenkomst zonder aansprakelijkheid te beëindigen door middel van een schriftelijke kennisgeving aan de andere partij. Eventuele verrichte aanbetalingen worden binnen 30 dagen na de schriftelijke kennisgeving van annulering op grond van overmacht aan de Cliënt terugbetaald.
13.
Overboeking
13.1
In het onwaarschijnlijke geval dat het Hotel overboekt is, geeft het Hotel voorrang aan de afgevaardigden van de Cliënt en zal het de afgevaardigden van de Cliënt niet verplaatsen, tenzij dit absoluut noodzakelijk is.
13.2
Indien verplaatsing noodzakelijk is, wordt geen van de afgevaardigden verplaatst zonder voorafgaande kennisgeving aan en overleg met de Cliënt. In geval van verplaatsing, levert het Hotel:
a)
alternatieve accommodatie van vergelijkbaar niveau in een passend hotel, zonder kosten voor de gast voor de duur van diens verplaatsing;
b)
voor elke dag van verplaatsing van de gast eenmaal gratis retourvervoer tussen het Hotel en het alternatieve hotel;
c)
twee internationale telefoongesprekken van elk maximaal 5 minuten, en de noodzakelijke voorzieningen om telefoon- en e-mailberichten van de verplaatste gast door te sturen;
d)
het aanbod de verplaatste gast in de eerst beschikbare kamer van het Hotel te plaatsen. Indien er een kamer beschikbaar komt en de gast ervoor kiest niet naar het Hotel terug te keren, heeft het Hotel geen verdere verplichtingen op grond van dit artikel 12.1; en
e)
na terugkomst in het Hotel, duurdere accommodatie (indien beschikbaar) en een welkomstattentie van de algemeen directeur.
14.
Rechtsbevoegdheid en toepasselijk recht
14.1
Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Indien een deel van deze Overeenkomst nietig en onafdwingbaar blijkt, is dit niet van invloed op de geldigheid van de rest van de Overeenkomst, die conform de voorwaarden ervan geldig en afdwingbaar blijft.
14.2
Een geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze Overeenkomst wordt voorgelegd aan de rechtbank die bevoegd is op de locatie van het Hotel.
15.
Gegevensbescherming en –verwerking De Cliënt erkent dat op deze Overeenkomst gegevensbeschermingsnormen en -wetten van toepassing zijn. Alle informatie over de Cliënt en zijn afgevaardigden die het Hotel tijdens de duur van het Evenement verkrijgt, wordt overeenkomstig het gegevensbeleid van het Hotel en eventuele toepasselijke lokale wet- en regelgeving verwerkt.
16.
Ingangsdatum van mededelingen De partijen stemmen ermee in dat, voor het doel van de Overeenkomst en eventuele aanpassingen of wijzigingen daarvan of andere kennisgevingen of mededelingen tussen de partijen, per fax of e-mail verzonden of ontvangen handtekeningen worden beschouwd als afdwingbaar en geldig als originele handtekening door de ondertekenende partij. De ingangsdatum van mededelingen wordt als volgt bepaald:
a)
mededelingen die per post of koerier worden verzonden, worden twee dagen na de verzenddatum als ingegaan beschouwd;
b)
mededelingen per fax worden beschouwd als ingegaan op de datum en het tijdstip van de faxbevestiging van de verzender; en
c)
mededelingen die per e-mail worden verzonden, worden als ingegaan beschouwd als het bericht door de e-mailserver van de ontvanger wordt geaccepteerd.
17.
Diverse bepalingen De Overeenkomst vormt de gehele overeenkomst tussen de partijen en vervangt alle eerdere besprekingen en stukken tussen de partijen met betrekking tot het Evenement. Deze overeenkomst kan uitsluitend schriftelijk door middel van een door beide partijen ondertekende sideletter worden gewijzigd. De voorwaarden van een inkooporder of ander besteldocument zijn niet van toepassing.
