SELECTIEREGLEMENT. 1. Functiecontext

SELECTIEREGLEMENT adjunct-teamhoofd gebouwbeheer (M/V) statutaire functie, rang B1 graad deskundige met standplaats Brussel Afdeling Technisch Beheer, Agentschap voor Facilitair Management, Beleidsdomein Bestuurszaken Selectienummer 19789

1. Functiecontext Het Agentschap voor Facilitair management (AFM) behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken en staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management. AFM is verantwoordelijk voor de diensten: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Tot haar klanten rekent AFM de departementen, de intern of extern verzelfstandigde agentschappen (IVA's en EVA's) van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen, de kabinetten van de ministers van de Vlaamse regering en de adviesraden verbonden aan de Vlaamse overheid. De functie situeert zich binnen de afdeling Technisch Beheer. Je wordt lid van de afdeling Technisch Beheer bij het Agentschap voor Facilitair Management in Brussel, nabij het Noordstation. Dit agentschap behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid. De afdeling zelf bestaat uit twee teams: het team Technieken en het team Gebouwbeheer. Beide teams werken nauw samen met bouwkundige projectleiders en uitbaters van gebouwen, om de continuïteit van werking binnen degelijke comfortvoorwaarden te garanderen. Je wordt ingezet in het team Gebouwbeheer, in één van de regionale diensten. Dit is een team met een brede ervaring en een gevarieerd takenpakket, met focus op beheer van gebouwen in al zijn dimensies : pro-actief technisch beheer, behandeling van klachten, opvolging van onderhoudsfirma’s, ... Je kan rekenen op gemotiveerde collega’s in het team en in andere teams om je te begeleiden in je opdracht. De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en eenvoudig. Meer weten? U ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken.

2. Takenpakket In deze functie word je verantwoordelijk voor: 1.   

2.

 

Het ondersteunen van het teamhoofd verantwoordelijk voor Gebouwbeheer: Organisatie van de opvolging van de prestaties van de onderhoudsfirma’s voor grote administratieve centra in samenwerking met de verantwoordelijke gebouwbeheerder Opvolging van projectmatige opdrachten, overkoepelend over de regio’s Ondersteuning en coaching van (adjunct) gebouwbeheerders, met inbegrip van organisatie van opleidingen en infosessies De overkoepelende activiteiten voor kwaliteitsbewaking binnen het team, in overleg met de leden van het team en in synergie met gelijkaardige functies binnen het agentschap en klanten Vanuit die functie sta je in voor het opmaken en documenteren van de basis processen binnen het team, i.h.b. preventief onderhoud, correctief onderhoud en opvolging van onderhoudsfirma’s Vanuit die functie sta je eveneens in voor de formele en informele opleidingsnoden van het team. Informele opleidingen zijn bijv. infosessies van korte duur, met zowel interne als externe sprekers, om een onderwerp toe te lichten en de discussie achteraf te sturen

3.

Vervanging van het teamhoofd bij afwezigheid, in afspraak met het afdelingshoofd

4.

De organisatie van de afname van prestaties van raamcontractanten voor beheersmatige opdrachten in ondersteuning van de contractbeheerder en het teamhoofd

5.

De interactie met de ICT-dienst, voor organisatie van automatisatie projecten (klachten, vragen klanten, …) en de bijhorende flows

6.

Het verlenen van organisatorische en technische ondersteuning bij bouwkundige en installatietechnische projecten vanuit beheersmatig standpunt. Dit houdt in dat je de elementen welke nodig zijn voor beheer na oplevering signaleert en kadert in het totaalproject, om een zachte overgang van uitvoering der werken naar technisch beheer en onderhoud mogelijk te maken – inbegrepen de duiding van de elementen welke in gebruik belangrijk zijn voor het garanderen van comfort, werkefficiëntie en arbeidsveiligheid. Je streeft naar kwaliteit en verbetering, hiervoor volg je nieuwe ontwikkelingen en tendensen op en je deze te vertalen in je dienstverlening. Je werk heeft vooral een organisatorisch en technische, maar ook een financiële en juridische invalshoek. Het ordenen en optimaliseren van workflows in het eigen team en de interactie met andere teams is een permanent aandachtspunt. Aangezien je een centrale rol opneemt werk je nauw samen met belangrijke interne en externe partijen. Je werkt hierbij samen met mensen met technisch en niet-technisch profiel, aangepaste communicatie is een permanent aandachtspunt. Bovendien verzorg je de nodige kennisoverdracht aan je collega’s die instaan voor conceptopmaak en de dagelijkse operationele beheer van de gebouwen. In deze functie kan je interessante bouwtechnische en organisatorische ervaring opdoen. Je krijgt de om je stempel te drukken op de performantie van het team en de klantentevredenheid. Je betekent een meerwaarde in het streven naar duurzaamheid vanuit technisch en economisch standpunt, je bent je ook terdege bewust van Total Cost of Ownership.

3. Profiel Formele deelnemingsvoorwaarden Op 18 augustus 2014 voldoe je aan volgende diplomavoorwaarde. Je hebt een bachelor-diploma, bij voorkeur in een technische richting (bv facilitair management, bouwkunde, elektromechanica, elektrotechniek,…). Laatstejaarsstudenten kunnen ook deelnemen aan deze selectieprocedure. Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je de erkenning van de gelijkwaardigheid aan te vragen bij NARIC-Vlaanderen: http://www.ond.vlaanderen.be/naric. Kandidaten die binnen de Vlaamse overheid werken en kunnen deelnemen via de interne mobiliteit, hoeven niet te voldoen aan deze diplomavoorwaarde.

Competenties Technische competenties     

Je hebt een basis theoretische en praktische kennis van technische installaties binnen gebouwen, de begrippen HVAC en elektriciteit zijn niet onbekend Je hebt affiniteit in gebouwtechnische aangelegenheden, energetische performantie en veiligheid. Je hebt basiskennis van ARAB(Codex)/AREI. Kennis van de wetgeving op overheidsopdrachten is een pluspunt http://www2.vlaanderen.be/overheidsopdrachten/ http://binnenland.vlaanderen.be/overheidsopdrachten Je hebt een goede kennis van de gangbare software (MS Word en MS Excel).

Persoonsgebonden competenties 

Voortdurend verbeteren II Je ontwikkelt je binnen je eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van het uitvoeren van taken.



Klantgerichtheid II Je onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen.



Samenwerken III Je stimuleert de samenwerking binnen je entiteit, werkgroep en/of projectgroep.



Betrouwbaarheid II Je brengt sociale en ethische normen in de praktijk.



Oordeelsvorming I Je formuleert hypothesen en trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens.



Initiatief I Je neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc).



Organiseren II Je coördineert acties, tijd en middelen.



Resultaatgericht coachen I Je coacht op het kunnen volbrengen van taken en het behalen van resultaten.



Organisatiebetrokkenheid II Je houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie.

Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kan je contact opnemen met: Peter Bockstaele, afdelingshoofd E-mail: [email protected]

4. Aanbod   

    

Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het ‘anders werken’ principe. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij tijdens de schoolvakanties in Antwerpen, Brugge, Brussel, Hasselt, Gent en Leuven een professionele vakantieopvang voor kinderen vanaf 3 tem 13 jaar. Daarnaast biedt de vakantieopvang Vlaamse overheid ook kortingen aan op vakantiekampen bij verschillende gespecialiseerde partners. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijhorende salarisschaal. Je eerste 9 maanden (maximum) vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. Diversiteit is een meerwaarde in elke organisatie, daarvan zijn wij als Vlaamse overheid overtuigd! Wij staan open voor de diversiteit van de kandidaten zonder onderscheid in geslacht, afkomst of handicap en moedigen deze kandidaten dan ook extra aan om voor deze functie te solliciteren. De juiste motivatie, kwaliteiten en vaardigheden voor de job tellen, daarop zullen wij je beoordelen! Als je een handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan.

5. Toelatingsvoorwaarden Je voldoet aan volgende voorwaarden: 1° Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2° Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3° Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4° Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5° Je slaagt in de selectieprocedure 6° Je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden.

6. Hoe kan je solliciteren? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature, solliciteer dan uiterlijk op 17 augustus 2014 via www.jobpunt.be: zoek de vacature onder ‘bekijk onze jobs’ en dien je kandidatuur in via de knop ‘Solliciteer nu’ aan de rechterkant van de pagina. Wanneer je voor het eerst solliciteert via ons webplatform, dien je eerst een kandidatenprofiel aan te maken. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking gekomen als je op bovenvermelde wijze solliciteert.

7. Selectieprocedure 7.1. CV-screening en voorselectie Aan de hand van de input die je geeft op www.jobpunt.be gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Daarnaast beoordelen we je jouw kandidatuur (eveneens op basis van je input op www.jobpunt.be) ook nog op volgende elementen: - motivatie - verwachtingen t.a.v. de functie / beeld van de functie De CV-screening is eliminerend. Dit selectieonderdeel wordt afgerond in de week van 18 augustus 2014 (datum onder voorbehoud).

7.2. Volgende stappen in de selectieprocedure De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basiscompetenties heeft. Generiek betekent dit dan ook dat elke kandidaat minstens voldoende scoort voor deze competenties zoals zij op het niveau I worden gedefinieerd. Deze waardegebonden competenties zijn:    

klantgerichtheid betrouwbaarheid samenwerken voortdurend verbeteren

Kandidaten die op een hoger niveau dan dit niveau I voor een welbepaalde competentie worden getest en hiervoor geschikt worden bevonden, worden automatisch geschikt bevonden op het niveau I.

7.2.2. Verkennend gesprek Het verkennend gesprek wordt afgenomen door een selectiedeskundige. In het verkennend gesprek zullen de volgende elementen worden getoetst:   

Motivatie Je visie en inzicht in de functie Competentie: initiatief



Affiniteit inzake de technische competenties

Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling “gunstig” of “ongunstig” ten aanzien van deze criteria. Enkel wie de beoordeling “gunstig” behaalt, wordt toegelaten tot het volgende selectieonderdeel. Er worden maximum 8 (gunstig beoordeelde) kandidaten toegelaten tot het volgende selectieonderdeel. Deze verkennende gesprekken zullen plaatsvinden in de week van 25 augustus 2014 en de week van 1 september 2014 (onder voorbehoud).

7.2.3 Psychotechnisch gedeelte Tijdens deze selectiefase worden o.a. aan de hand van een interview, een computergestuurde oefening naar plannen en een rollenspel volgende persoonsgebonden competenties in kaart gebracht:       

voortdurend verbeteren klantgerichtheid samenwerken betrouwbaarheid organiseren ontwikkelen van medewerkers organisatiebetrokkenheid

Deze fase is eliminerend. Je krijgt een beoordeling ‘gunstig’ of ‘ongunstig’. Enkel wie de beoordeling ‘gunstig’ krijgt, slaagt voor deze selectiefase. Dit selectieonderdeel zal doorgaan vanaf 10 september 2014 (onder voorbehoud).

7.2.2. Jurygesprek met case Het gesprek wordt gevoerd met één of meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld:   

inzetbaarheid in de functie en de organisatie technische competenties competentie: oordeelsvorming

Deze fase is eliminerend. Je kan geschikt of niet geschikt bevonden worden ten aanzien van de functie van adjunct-teamhoofd gebouwbeheer bij het Agentschap voor Facilitair Management. De kandidaten die geschikt worden bevonden, worden opgenomen in de werfreserve. Deze selectiefase zal plaatsvinden op 29 september 2014 (datum onder voorbehoud).

7.2.4. Eindbeslissing De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De wervende entiteit maakt hiervoor een gemotiveerde keuze uit de lijst van geschikte kandidaten. Hierbij wordt rekening gehouden met de resultaten uit de volledige selectieprocedure. Als je meer informatie [email protected]

wenst

over

de

selectieprocedure

kan

je

contact

opnemen

met

8. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in je kandidatuur aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken.

9. Feedback Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind augustus 2014. Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je kan per mail feedback aanvragen bij [email protected].

10. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van adjunct-teamhoofd gebouwbeheer voor het Agentschap voor Facilitair Management die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan het Agentschap voor Facilitair Management beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Het Agentschap voor Facilitair Management kan je gedurende een periode van 6 maanden voorstellen om in dienst te komen. Indien er na een periode van zes maanden na het afsluiten van de selectieprocedure opnieuw een vacature vacant is, zal deze bekendgemaakt worden aan de reserve. De werfreserve kan worden gebruikt, voor gelijkaardige functies binnen hetzelfde agentschap, zowel voor statutaire als contractuele betrekkingen in dezelfde graad op verschillende standplaatsen. Geïnteresseerde kandidaten kunnen uitgenodigd worden voor bijkomende gesprekken met de wervende entiteit. De motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie zullen hierbij aan bod komen. Indien je twee keer een vacature weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je dus niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. Ook indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort.