SELECTIEREGLEMENT Hoofd van het secretariaatspersoneel van de Strategische Adviesraad Statutaire functie - salarisschaal A285 Standplaats Brussel Strategische Adviesraad Cultuur, Jeugd, Sport en Media (SAR CJSM) Vacaturenummer 25539
1 FUNCTIECONTEXT De Strategische Adviesraad voor Cultuur, Jeugd, Sport en Media brengt uit eigen beweging of op verzoek advies uit over de hoofdlijnen van het beleid, over voorontwerpen of voorstellen van decreet en over ontwerpen van besluit van de Vlaamse Regering met betrekking tot Cultuur, Jeugd, Sport en Media. De raad draagt bij tot de vorming van een beleidsvisie over Cultuur, Jeugd, Sport en Media. Hij volgt en interpreteert de maatschappelijke ontwikkelingen op het vlak van Cultuur, Jeugd, Sport en Media en levert reflecties over beleidsnota’s en beleidsbrieven. Het secretariaat wordt geleid door het hoofd van het secretariaatspersoneel van de Strategische Adviesraad Cultuur, Jeugd, Sport en Media. Een leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach. De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
2 FUNCTIEBESCHRIJVING De gedetailleerde functiebeschrijving gaat als aparte bijlage bij dit selectiereglement.
Versie 02/03/2016
3 SELECTIEPROCEDURE 3.1 TOETSING FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN (APRIL-MEI 2016) Aan de hand van het ingevulde sollicitatieformulier wordt nagegaan of de kandidaten voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden: Kandidaten dienen ten minste in het bezit te zijn van een diploma dat toegang verleent tot niveau A, zoals bepaald in Vlaamse overheidsdienst, met uitzondering van de interne kandidaten die al tot niveau A of een gelijkgesteld niveau behoren. Bijkomend komen voor deze vacature enkel de kandidaten in aanmerking die beschikken over minstens 5 jaar leidinggevende ervaring, verworven in de laatste 10 jaar, of 10 jaar nuttige professionele ervaring. Deze ervaring bevat beleidsvoorbereidend werk binnen minstens één van de vier beleidsvelden, m.n. cultuur – jeugd – sport – media. Ervaring in meerdere van deze beleidsvelden is een pluspunt. Deze fase is uitsluitend. De kandidaten die niet voldoen aan de formele deelnemingsvoorwaarden worden uitgesloten.
3.2 VERKENNEND GESPREK (MEI-JUNI 2016) In een verkennend gesprek met een consultant van het selectiekantoor worden een aantal elementen getoetst, waaronder : de motivatie, de inpasbaarheid in de overheidscontext, de mate van ervaring met beleidsvoorbereidend werk, het netwerken, de communicatievaardigheid en de beheersing van gesprekstechnieken. Het verkennend gesprek is uitsluitend en heeft ook tot doel na te gaan of de kandidaten een goed begrip hebben van de inhoud van de functie. Na dit gesprek worden de niet-geschikt bevonden kandidaten uitgesloten. Ook de kandidaten die generiek vrijgesteld zijn, dienen deel te nemen aan het verkennende gesprek.
3.3 TEST LEIDINGGEVENDE- EN FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES (JUNI-JULI 2016) De test leidinggevende- en functiespecifieke competenties bestaat uit drie deeltesten die worden afgenomen door consultants van een selectiekantoor: een sterkte-zwakteanalyse: een zelfanalyse, schriftelijk door de kandidaat voorbereid; een competentiegericht diepte-interview, onder andere met bespreking van de sterktezwakteanalyse; een presentatieoefening op basis van een schriftelijk ter plaatse voor te bereiden case. De vermelde managementcase die ter plaatse door de kandidaat zal worden opgelost, wordt op anonieme basis voorgelegd aan een externe jury, bestaande uit twee experten die voldoende inzicht hebben in het domein waarbinnen de mandaathouder zal moeten werken.
Deze test wordt beoordeeld door 2 consultants van een extern selectiekantoor. De consultant maakt een finale beoordeling op, bestaande uit de beoordelingen inzake de tests en de beoordelingen van de experten op de managementcase en motiveert zijn finale beoordeling. Deze test is eliminerend. De lijst van geschikte kandidaten wordt voorgelegd aan de opdrachtgever. Indien men een vrijstelling voor de test van generieke competenties geniet, geldt deze vrijstelling niet voor de managementcase en de presentatie van de managementcase.
3.4 INTERVIEW MET DE STRATEGISCHE ADVIESRAAD (SEPTEMBER 2016) In overeenstemming met artikel V23 §1 van het VPS heeft de strategische adviesraad een interview met de kandidaten die door het Agentschap Overheidspersoneel worden voorgedragen. Het doel van het interview is om na te gaan welke kandidaat het best voldoet aan het competentieprofiel voor de functie. De strategische adviesraad kiest al dan niet een kandidaat uit de lijst van geschikte kandidaten. De strategische adviesraad doet via de functionele ministers een voorstel aan de Vlaamse Regering die de geselecteerde kandidaat toelaat tot de proeftijd in de graad van hoofd secretariaatspersoneel strategische adviesraad.
4 AANBOD
Een inhoudelijk boeiende en uitdagende job die maatschappelijk heel relevant is; Een bezoldiging in de salarisschaal A285. Het brutojaarloon zal zich, afhankelijk van uw ervaring, situeren tussen 65.188 euro en 86.580 euro bruto per jaar, exclusief eindejaars- en vakantietoelage. Meer info vindt u op www.werkenvoorvlaanderen.be. Een statutaire benoeming
Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? www.werkenvoorvlaanderen.be
5 ALGEMENE AANWERVINGSVOORWAARDEN Op het ogenblik van de indiensttreding voldoen de kandidaten aan de volgende voorwaarden: 1. een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. genieten van de burgerlijke en politieke rechten; 3. voldoen aan de dienstplichtwetten; 4. medisch geschikt voor deze functie; 5. voldoen aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 6. slagen in de selectieprocedure;
Versie 02/03/2016
7. burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland.
6 HOE KAN U SOLLICITEREN? Geïnteresseerd in deze vacature, solliciteer dan uiterlijk op 24 april 2016. Stuur een ingevuld sollicitatieformulier via mail naar
[email protected]. Vermeld in het onderwerp van uw mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer 25539. Uw kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - het sollicitatieformulier is gebruikt - een kopie van het diploma is toegevoegd - de kandidatuur uiterlijk op 24 april 2016 naar ons is gestuurd Het in te vullen sollicitatieformulier bevindt zich op www.werkenvoorvlaanderen.be bij de vacature. Geef in de sollicitatiebrief ook aan of u reeds beschikt over de vrijstelling voor de generieke competenties of niet.
7 CONTACTGEGEVENS Voor bijkomende informatie over de inhoud van de functie kan u contact opnemen met: Luk Verschueren Algemeen voorzitter SARC 0473 88 20 59
[email protected] Voor bijkomende informatie over de selectieprocedure kan u contact opnemen met: Shari Meskens Selectieverantwoordelijke Boudewijnlaan 30 bus 42 1000 BRUSSEL 02 553 12 04
[email protected]
8 AANPASSINGEN AAN DE SELECTIEPROCEDURE VOOR MENSEN MET EEN HANDICAP De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. U wordt geselecteerd op basis van uw kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht uw geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als u een handicap heeft, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat u in de
best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijgt u de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan uw handicap aan. Indien u ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet u dit in het sollicitatieformulier aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met u opnemen om verdere afspraken te maken.
9 VRIJSTELLING Artikel V 47, tweede lid van het VPS (zoals gewijzigd bij het besluit van de Vlaamse Regering van 3 februari 2012 tot wijziging van het VPS, wat betreft de mogelijkheid van een voorselectie in de selectieprocedures en andere bepalingen) bepaalt dat voor topkaderfuncties: - de geschiktheid voor de uitoefening van de N-functie of de functie van algemeen directeur wordt behouden gedurende zeven jaar nadat het mandaat of de benoeming werd beëindigd of vanaf de datum van de geschiktheid als de geslaagde niet werd aangesteld of benoemd. De geschiktheid geeft recht op vrijstelling van selectietesten voor diezelfde functie behalve na een evaluatie die eindigt in een onvoldoende. - de geschiktheid voor een management- of projectleidersfunctie van N-niveau geeft voor dezelfde periode als hiervoor vermeld ook recht op vrijstelling van de testen van de generieke competenties voor een andere management- of projectleidersfunctie van N - niveau, en voor een functie van algemeen directeur en voor een functie van hoofd van het secretariaatspersoneel van een strategische adviesraad, behalve bij onvoldoende. - De geschiktheid voor een functie van hoofd van het secretariaatspersoneel van een strategische adviesraad geeft voor dezelfde periode als vermeld in de eerste element, ook recht op vrijstelling van de testen van de generieke competenties voor een andere functie van hoofd van het secretariaatspersoneel van een strategische adviesraad, behalve bij onvoldoende. Indien toepasselijk , voeg bij uw kandidaatstelling een document toe waaruit blijkt dat u over een vrijstelling beschikt.
Versie 02/03/2016
Bijlage: functiebeschrijving
Functiebeschrijving: Hoofd van het secretariaatspersoneel van de strategische adviesraad voor Cultuur, Jeugd, Sport en Media
Voor akkoord Vacant
Datum + handtekening
Voorzitter strategische adviesraad
Datum + Handtekening
Gezien voor kwaliteitscontrole door het Agentschap Overheidspersoneel op 4 maart 2016.
1. Context van de functie 1.1.
Waarden van de Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
1.2.
Leiderschapsrollen
De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach.
1.3.
Hoofdactiviteit van het secretariaat van de Vlaamse Adviesraad
Coördineren en conceptueel ondersteunen van de werkzaamheden van de SARC
1.4.
Positionering
Aan wie rapporteert de secretaris?
De voorzitter van de SARC en de leidend ambtenaar van het departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media
Welke functies rapporteren aan de secretaris?
De personeelsleden van het secretariaat.
1.5.
Kwantitatieve gegevens
Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten van de adviesraad (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft)
In 2016 : 4 medewerkers van niveau A.
Budget voorzien voor personeelskosten : 345.000 euro (1HA014) Budget voorzien voor werkingskosten : 100.000 euro (1HA006)
Bijkomende kwantitatieve gegevens:
www.agoweb.be
2. Doel van de functie Adviseert, coördineert en ondersteunt zowel inhoudelijk als administratief de werkzaamheden van de Adviesraad teneinde de Raad in staat te stellen op een efficiënte manier de opdrachten, in decreet vastgelegd, uit te voeren.
3. Resultaatgebieden Resultaat Betrokkenheid en draagvlak creëren Overleg plegen, informatie uitwisselen, peilen naar gevoeligheden en coördineren over diverse aspecten binnen het bevoegdheidsdomein van de Adviesraad en rekening houdend met de Europese en internationale context teneinde plannen op elkaar af te stemmen, conflictpunten op te lossen en tot een consensus te komen.
Samenwerken/afstemmen met verschillende partners Op verzoek van de Vlaamse Adviesraad vergaderingen met interne en externe instanties organiseren, verslaan en/of opvolgen teneinde de eigen werkzaamheden of die van de Raad te funderen, en/of teneinde het standpunt van de Raad uit te dragen.
Verzamelen en integreren van informatie/standpunten Coördineren en voorbereiden van adviezen ter voorbereiding van de besprekingen in de Raad, het bureau of de speciale werkgroepen. Het schrijven van adviezen en de standpunten van de Raad op basis van de gemaakte afspraken op de vergaderingen van de Raad
Voorbeelden van activiteiten
Regelmatig initiatieven nemen om een goed overzicht te houden van welke de belangrijkste ontwikkelingen of grootste knelpunten in het werkveld zijn. Voorafgaande gesprekken organiseren met of informatie opvragen bij vertegenwoordigers van de in de Raad zetelende belangenorganisaties teneinde vooraf reeds een zicht te krijgen op de gevoeligheden die leven over een bepaald in de raad te bespreken thema; en hierover terugkoppelen naar het Bureau en de Raad. Initiatieven nemen om alle leden te betrekken bij de werkzaamheden en advisering van de Raad. … Voorbereiden en opvolgen van hoorzittingen of gedachtewisselingen op vraag van het Vlaams parlement over de adviezen en het jaarverslag van de raad. Onderhouden van de contacten met alle betrokken partners Regelmatig vergaderingen van de sectorraden bijwonen, vooral wanneer transversale thema’s aan bod komen. Opvolgen van de gemaakte afspraken in de diverse geledingen van de SARC (Vast Bureau, Algemene Raad en sectorraden); Coördineren en instaan voor de volledige organisatie van de vergaderingen. … Het verzamelen van standpunten van verschillende instanties en het opzoeken van relevante informatie ( onder meer uit wetenschappelijke bronnen) over een bepaald thema waar de raad zich over wil uitspreken Voorbereiden van adviezen op basis waarvan er gediscussieerd wordt op de vergaderingen van de Raad, het Bureau of speciale werkgroep vergaderingen Instaan voor het schrijven en publiceren van de officiële adviezen en standpunten van de raad
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 11
Selectiereglement en functiebeschrijving hoofd secretariaatspersoneel
2.03.2016
…
Leidinggeven Binnen het kader van het Human Resources beleid van het departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media, ontwikkelen en voeren van een eigen adequaat personeelsbeleid, teneinde steeds over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de opdracht en de doelstellingen van het secretariaat
Organiseren van de dagelijkse activiteiten Aansturen van medewerkers om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen Plannen, opvolgen en evalueren van de medewerkers Stimuleren van het leerproces bij de medewerkers …
Opvolgen van onderzoek van anderen Opstellen, begeleiden, sturen, coördineren, beheren en begeleiden van onderzoeksprojecten teneinde de studieopdrachten planmatig uit te voeren en een project te verwezenlijken waarvan de uitvoering beantwoordt aan de behoeften van de Vlaamse Adviesraad.
Kennis m.b.t. het vakgebied/beleidsdomein Gegevens en informatie verzamelen, bestuderen en inhoudelijk verwerken teneinde zich de recentste wetenschappelijke, technische, statistische, maatschappelijke evolutie in het werkveld eigen te maken en de beschikbare informatie maximaal te benutten in het raam van een gegeven problematiek.
In opdracht van de raad afstemmen met beleidsrelevant onderzoek uitgeschreven door het departement CJSM, met het steunpunt Beleidsrelevant Onderzoek of met andere relevante onderzoeksgroepen Binnen de budgettaire mogelijkheden van de SARC uitschrijven van onderzoeksopdrachten en communiceren aan verschillende onderzoeksinstellingen Het kiezen van een geschikte onderzoeksinstelling, in samenspraak met de Raad, het Bureau of de voorzitter In opdracht van de raad en in samenspraak met de uitvoerders van het onderzoek opstellen van de precieze doelstellingen van het onderzoeksproject Het onderzoeksproject opvolgen Organiseren van vergaderingen, hoorzittingen en studiedagen voor het onderzoeksproject … Adviezen uit verschillende bronnen (ook internationaal) inwinnen (SERV, Raad van state, Europese normering, ) Lezen van vakliteratuur Inlichtingen inwinnen bij verschillende deskundigen en systematisch bijhouden De standpunten van de verschillende belangenorganisaties bundelen, ook door het volgen van congressen en studiedagen van die organisaties De Vlaamse, federale en internationale relevante politieke activiteiten volgen en inventariseren Alle aspecten van de sector via algemene lectuur opvolgen …
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 2.03.2016
Selectiereglement en functiebeschrijving hoofd secretariaatspersoneel
pagina 9 van 11
Informatiedoorstroming Relevante informatie of gegevens verstrekken aan de leden van de Raad, de administratie en/of aan andere personen of instanties (internen of externen), teneinde de ontvangers te informeren en ze in staat te stellen deze eventueel te gebruiken of te integreren in hun werkzaamheden.
Optimaliseren van de werking van het secretariaat van de Vlaamse Adviesraad
Optimaliseren van de werking van de Vlaamse Adviesraad en meedenken aan de toekomstige evolutie van de Raad.
Zorgen voor het tot stand komen en verspreiden van het jaarverslag van de SARC Actualiseren en zoveel mogelijk bekendmaken van de website van de raad De leden van de raad regelmatig op de hoogte houden van de bestuurlijke actualiteit Externe instanties of personen op vraag inlichtingen verschaffen over de werkzaamheden van de Raad De Vlaamse administratie op eigen initiatief (bijvoorbeeld via artikels) of op vraag op de hoogte houden van de werkzaamheden van de Raad of over bestuurlijke actualiteit …
Opvolgen van en contacten leggen met de andere Vlaamse adviesraden Opvolgen van de werkzaamheden van gelijkaardige adviesraden in het buitenland indien nodig contacten leggen met die instanties Zorgen voor een actuele website van de Raad. Meedenken over de toekomst van de positie van de Raad in het advieslandschap, opstellen van nota’s daarover die worden besproken op de raad Opmaken van interne werkafspraken, regels en procedures Opvolgen van de begroting, de uitvoering en de resultaten en bijsturen waar nodig …….
4. Competentieprofiel 4.1.
Gedragscompetenties
Samenwerken – niveau 3
Oordeelsvorming – niveau 3
Verantwoordelijkheid nemen – niveau 2
Richting geven – niveau 2
Klantgerichtheid – niveau 3
Plannen en organiseren – niveau 3
4.2.
Vaktechnische competenties ////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
pagina 10 van 11
Selectiereglement en functiebeschrijving hoofd secretariaatspersoneel
2.03.2016
4.2.1. -
Kennis van management in overheidscontext
Inzicht hebben in de bevoegdheden en de beslissingsprocedures op het federale en Vlaamse niveau. Inzicht hebben in de beleidsvelden binnen het beleidsdomein CJSM, inzonderheid wat de bevoegdheden en opdrachten betreft van de entiteiten en de actoren binnen het beleidsdomein. Inzicht hebben in besluitvormingsprocessen in de overheidscontext op het federale en Europese niveau Over goede onderhandelingstechnieken beschikken om rondetafelgesprekken te kunnen voeren.
4.2.2.
Diploma
De functiehouder dient te beschikken over een diploma dat toegang geeft tot niveau A zoals bepaald in Vlaamse overheidsdienst, met uitzondering van de interne kandidaten die reeds tot het voormelde niveau A of een gelijkgesteld niveau behoren.
4.2.3.
Ervaring
Leidinggevende ervaring van minstens 5 jaar, verworven in de laatste 10 jaar, of 10 jaar nuttige professionele ervaring. Deze ervaring bevat beleidsvoorbereidend werk binnen minstens één van de vier beleidsvelden, m.n. cultuur – jeugd – sport – media. Ervaring in meerdere van deze beleidsvelden is een pluspunt.
5. Andere functierelevante informatie
//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 2.03.2016
Selectiereglement en functiebeschrijving hoofd secretariaatspersoneel
pagina 11 van 11
