Gemeente Keerbergen
Functiebeschrijving Functie Graadnaam: diensthoofd
Afdeling: Vrije tijd
Functienaam: diensthoofd
Dienst:
Functiefamilie: managementteam
Subdienst:
Functionele loopbaan: A1a-A3a
Code:
Doel van de entiteit De afdeling vrije tijd stuurt, begeleidt en coördineert het gemeentelijk vrijetijdsbeleid teneinde een optimale afstemming tussen de diverse actoren in het brede culturele en vrijetijdsveld te bekomen en een integraal en kwalitatief cultuur- en vrijetijdsbeleid in de gemeente te stimuleren. De afdeling bestaat uit de dienst jeugd, sport, cultuur, bibliotheek en toerisme. Daarenboven wordt ook aandacht besteed aan ontwikkelingssamenwerking, sociale zaken en drugpreventie.
Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: secretaris Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst
Voor kennisname Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname” Datum Handtekening Naam
CC Consult
pagina 1 van 6
Gemeente Keerbergen
Functiebeschrijving Kernresultaten Projecten vrije tijd Opzetten, coachen, ondersteunen en bijsturen van vrije tijdsprojecten, al dan niet in samenwerking met andere actoren. Doel: stimuleren van het vrije tijdsgebeuren in de gemeente en innoverende en experimentele initiatieven een kans bieden Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
bespreken en evalueren van de projecten
•
inpassen van de projecten in het globale vrije tijdsaanbod
•
ondersteunen op inhoudelijk en materieel gebied
Management organisatie Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende entiteiten. Doel: de gemeentelijke werking optimaliseren om te beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie
komen
tot
een
efficiënte
Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam
•
mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten
•
aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen
•
suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de entiteiten
•
meewerken en opvolgen van taken personeelsbehoeftenplan (eigen afdeling)
met
betrekking
tot
globaal
Beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie Op basis van de prioriteiten van het bestuur en in overleg met het managementteam, opmaken van een voorstel voor beleidsdoelstellingen en ze regelmatig toetsen en bijsturen. Doel: voor het bestuur en de administratie een kader creëren dat richting geeft bij het nemen van de dagelijkse operationele beslissingen en acties Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
jaarlijks een voorstel van beleidsnota opmaken en toezien op een goede integratie van de budgettaire aspecten
•
beleidsvoorstellen en -adviezen voorbereiden voor de beleidsorganen
•
opmaken en opvolgen van een voorstel van strategische nota
•
evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan
•
voorstellen of adviezen formuleren om het beleid te verbeteren en te professionaliseren
CC Consult
pagina 2 van 6
Gemeente Keerbergen
Functiebeschrijving •
waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de visie in beleidsdoelstellingen; regelmatig aftoetsen aan de realiteit en aanpassen waar nodig
•
uitvoeren en interpreteren van een omgevingsanalyse i.k.v. de opmaak van een meerjarenplanning
Personeel- en organisatiebeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de afdeling, in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst. Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: • verantwoordelijk voor de opvolging van de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers • instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal • personeelsbehoeften van de afdeling objectiveren en opvolgen • leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de afdeling volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid • coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer •
signaleren van wervings- en vormingsbehoeften
Coördinatie en leiding van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit
•
waken over de uitvoering van de opdrachten
•
begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers
•
verbeterprojecten voorstellen
•
in overleg met het managementteam bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de entiteit
•
uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit
•
toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de interne project- en procesmethodieken
CC Consult
pagina 3 van 6
Gemeente Keerbergen
Functiebeschrijving •
zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk
Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit
•
waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit
•
informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen
•
organiseren en opvolgen van intern overleg
•
informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit
•
zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen
•
zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers,…)
•
bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal)
•
toepassen en uitvoeren van het vooropgestelde communicatieplan (systeem)
•
signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers
•
verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere entiteiten die dit kunnen aanbelangen
Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie
•
briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden
•
vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit
•
wetgeving en regelgeving kunnen toepassen
CC Consult
pagina 4 van 6
Gemeente Keerbergen
Functiebeschrijving •
organiseren van bijscholing, vorming,… voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau
•
vakgerichte informatie raadplegen
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
CC Consult
pagina 5 van 6
Gemeente Keerbergen
Functiebeschrijving Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven.
Technische Competenties Gradatie
Wetgeving en regelgeving
X X X X X X X X X X X X X X X
X X X X X X
grondig
Werking en werkmiddelen
voldoende
PC-Vaardigheden
Competentie Communicatiemanagement Financieel management HR-management Strategisch management Algemene PC-vaardigheden PIM (outlook) Presentaties (power point) Rekenbladen (excel) Software eigen aan de functie Tekstverwerking (word) Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Werking van de organisatie Wetgeving en regelgeving mbt de functie Wetgeving en regelgeving mbt de organisatie
elementair
Cluster Management en beleid
X
X X X X X X X X
X X X X
Gedragscompetenties Gradatie
Waardegebonden gedrag Leiderschap
CC Consult
gradatie 3
Persoonsgebonden gedrag Probleemoplossend gedrag
gradatie 2
Interactief gedrag
Competentie Plannen en organiseren Visieontwikkeling Empathie (inlevingsvermogen) Teamwerk en samenwerking Flexibiliteit Klantgerichtheid Initiatief Integriteit Resultaatgerichtheid Leidinggeven
gradatie 1
Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag
X X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X
pagina 6 van 6
