GEMEENTEBESTUUR GAVERE Markt 1 – 9890 GAVERE T 09 384 53 11 - F 09 384 89 63 www.gavere.be
FUNCTIEBESCHRIJVING
Deskundige infrastructuur Doel van de entiteit De gemeente Gavere beoogt om op het lokale niveau bij te dragen tot het welzijn van de burgers en tot de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied. De afdeling grondgebiedszaken behartigt en beheert op integrale wijze het grondgebied van de gemeente op de domeinen infrastructuur, ruimtelijke ordening, milieu, natuur en landbouw. De dienst infrastructuur streeft naar een duurzaam beheer van het gemeentelijk patrimonium via een gedegen facilitymanagement, de organisatie van een efficiënte technische dienst, de coördinatie van de eigen en uitbestede werken en het toezicht erop. Plaats in de organisatie De deskundige infrastructuur werkt onder leiding van en rapporteert aan het afdelingshoofd grondgebiedszaken. De deskundige infrastructuur geeft leiding aan de medewerkers binnen de dienst infrastructuur (de technisch coördinator) en de technische dienst (de technisch medewerkers/assistenten).
Kernresultaatsgebieden Algemeen Coördinatie en leiding van het onderdeel de afdeling Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van het onderdeel van de afdeling en deze vertalen in concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Dit omvat onder meer: - in overleg met het afdelingshoofd bepalen van ken- en stuurgetallen, kwantitatieve en kwalitatieve meetcriteria voor de dienstverlening van de afdeling; - coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten; - zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk; - waken over de uitvoering van de opdrachten; Communicatie Instaan voor de interne en externe communicatie van het onderdeel van de afdeling. Dit omvat onder meer: - binnen de algemene richtlijnen het organiseren van de interne communicatie binnen het onderdeel van de afdeling en fungeren als communicatiescharnier tussen de directe leidinggevende enerzijds en de personeelsleden van de afdeling anderzijds; Zorgen voor een optimale informatiedoorstroming. Dit omvat ondermeer: - de huisstijl van de gemeente toepassen; - actief deelnemen aan het afdelings- of dienstoverleg; - instaan voor een vlot en professioneel contact met de burger;
Personeel Binnen de algemene richtlijnen het personeelsbeleid uitvoeren binnen het onderdeel van de afdeling. Dit omvat onder meer: - begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers; - het onthalen van nieuwe medewerkers; - uitvoeren van de elementen van dagelijks personeelsbeheer gedelegeerd door de gemeentesecretaris; - het voeren van evaluatie- en functioneringsgesprekken; - detecteren van vormingsbehoeften en formuleren van vormingsvoorstellen; - het coachen en begeleiden van vrijwilligers tewerkgesteld binnen het onderdeel van de afdeling Kennis De wet- en regelgeving, vakliteratuur, methodieken … van toepassing binnen het onderdeel van de afdeling en in het eigen domein opvolgen, kunnen vertalen in richtlijnen voor de personeelsleden van de afdeling om het kennisniveau van de afdeling op peil te houden en kunnen integreren in de werking van de organisatie.. Dit omvat onder meer: - de evolutie van de wetgeving opvolgen; - de afdeling bijsturen om te voldoen aan (de voorwaarden van) de wetgeving; - het personeel van (het onderdeel) de afdeling duidelijke richtlijnen geven en coachen; - voorstellen formuleren om de afdeling bij te sturen om te voldoen aan (de voorwaarden van) de wetgeving; Financiën Het opvolgen van het dagelijks financieel beheer van het onderdeel van de afdeling. Dit omvat onder meer: - ervoor zorgen dat de budgetten van het onderdeel van de afdeling efficiënt worden aangewend; - het aanbrengen van voorstellen inzake de optimalisatie van middelen en kosten; - coördineren van de budgetvoorstellen binnen het onderdeel van de afdeling Kwaliteit De kwaliteitssystemen en – technieken van de organisatie toepassen in het onderdeel van de afdeling en in het eigen domein. Dit omvat onder meer: - actief meewerken aan het uittekenen, documenteren en verbeteren van de processen; - uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden; Projectmatig werken Beheren van specifieke, duidelijk afgebakende (dienstoverschrijdende) projecten. Dit omvat ondermeer: - de principes en werkwijze van projectmanagement toepassen, evalueren en bijsturen; - coaching, advisering, opvolging en eventueel bijsturing van projecten; - uit de projecten de leermomenten voor de organisatie halen en deze ter beschikking stellen van de organisatie; - opstarten van projectgroepen; - ondersteunen van projectgroepen; - formuleren van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering met betrekking tot middelen en kosten zodat het resultaat en de kost van de projecten op een aanvaardbaar niveau worden gehouden; Verruimende bepaling De bovenstaande oplijsting van de kernresultaatsgebieden beperkt zich tot de belangrijkste resultaatsgebieden van de functie. De oplijsting mag in geen geval als limitatief beschouwd worden. Daarenboven kan de leidinggevende, voor de goede werking van de organisatie, steeds nieuwe en/of andere resultaatsgebieden en/of opdrachten toewijzen.
Specifiek Preventie-ambtenaar- Bescherming werkplaats De coördinatie van de preventie en bescherming op de werkplaats met als doel het garanderen van de veiligheid op het werk Dit omvat ondermeer : -
contacten met de arbeidsinspectie en keuringsorganisaties; aanspreekpunt voor thema's ivm veiligheid; sensibiliseren van de werknemers, voorlichting en vorming van de werknemers inzake de voorkoming van arbeidsongevallen en beroepsziekten; rondgang van de gebouwen; opstellen van verslagen wat betreft de installaties, de machines, de gemechaniseerde werktuigen en de individuele of collectieve beschermingsuitrustingen; contacten met de externe dienst voor preventie en welzijn op het werk; voorbereiden en opmaken van een globaal veiligheidsplan;
Overheidsopdrachten Bijdragen tot het definiëren van het lastenboek en opvolgen van de uitbestede werken door de contractanten. Dit omvat -
ondermeer : bieden van technische ondersteuning voor de opmaak van het bestek; opvragen prijzen; controleren van de werkzaamheden; controleren en rapporteren van de vorderingsstaten;
Coördinatie, opvolging en controle van de werken in eigen beheer Controle en opvolging van de werken in eigen beheer, bijgestaan door de werkleiders / ploegbazen van de verschillende subdiensten om bij te dragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform de wettelijke bepalingen en afspraken. Dit omvat -
ondermeer: zorg dragen dat de materialen optimaal ingezet worden begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers instaan voor de administratieve voorbereiding en opvolging
Coördinatie, opvolging en controle van de uitbestede werken Het voorbereiden, uitwerken en controleren van uitbestede patrimoniumwerken om bij te dragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform de wettelijke bepalingen en afspraken Dit omvat -
ondermeer: contacten met studiebureaus en aannemers van werken; opmaken en opvolgen van werkbrieven/ werkopdrachten; opvolging werven; bijwonen van de werfvergaderingen met aannemers; controle en opvolging van werken uitgevoerd door nutsmaatschappijen: controleren naar kwaliteit, kwantiteit en timing; tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse overheidsopdrachten en procedures binnen de entiteit; verantwoordelijk voor de definitieve oplevering der werken; controleren van vorderingsstaten; het organiseren van planningsvergaderingen en het uitwerken en opvolgen van een planning; beoordelen van de inschrijvingen, vergelijking van offerten, ontwerp van gunningsbesluiten;
Beheer en regie gebouwen en gronden Coördinatie, planning, uitvoering en opvolging van het dagelijks operationeel beheer van de gebouwen om bij te dragen tot een efficiënt en effectief patrimoniumbeheer volgens de door het bestuur vooropgestelde kwaliteitsnormen en doelstellingen.
Dit omvat ondermeer: opvolging technische dossiers i.v.m. de gebouwen opstellen van beheersplannen voor het onderhoud van de gebouwen en geklasseerde monumenten aankoop en verkoop van gronden en gebouwen voor het bestuur coördineren en opvolgen van dagelijkse meldingen m.b.t. gebouwen inventarisatie van de gebouwen, hun technische installaties, onderhoudsverplichtingen leiding en coördinatie van renovatie-, restauratie en nieuwbouwprojecten planning en coördinatie van het onderhoud van de gebouwen Mobiliteit – verkeer Begeleiden van de opmaak van de mobiliteitsconvenant en het mobiliteitsplan en zorg dragen voor verkeersveiligheid binnen de gemeente door het uitwerken van de doelstellingen inzake mobiliteit, overleg plegen, advies uitbrengen en initiatieven voorstellen m.b.t. het verkeer en mobiliteit in het algemeen en de verkeersveiligheid in het bijzonder. Dit omvat ondermeer: - rapporteren over het mobiliteitsplan; - voorbereiding en opvolging verkeerscommissie; - zorgen voor de nodige informatie bij wegenwerken;
Functieprofiel Technische competenties
PC-vaardigheden
Wetgeving en regelgeving Werking en werkmiddelen
Tekstverwerking (F) Presentaties Personal Information Manager (F) Software eigen aan de functie (F) Rekenbladen (S) Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie (F)
Grondig
Niveau Voldoende
Competentie Elementair
Cluster
x x x x x x
Werking van de organisatie (F)
x
Procedures en procesbeheer (F) Projectmatig werken (F)
x x
Gedragscompetenties
Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Interactief gedrag
Leiderschap Persoonsgebonden gedrag Probleemoplossend gedrag Waardegebonden gedrag
Plannen en organiseren (S)
x
Voortgangscontrole (F) Analytisch denken (F)
x x
Assertiviteit (S) Schriftelijke communicatie (F) Mondelinge communicatie (S) Teamwerk en samenwerking (G) Coaching (F) Flexibiliteit (G)
x
Informatie zoeken (leervermogen) (F) Klantgerichtheid (G) Organisatieverbondenheid (G)
x x x x x x x x
Kennisname Personeelslid “Voor kennisname” Datum Handtekening
Naam
Grondig
Niveau Voldoende
Competentie Elementair
Cluster
Direct Leidinggevende
