Gemeente en OCMW Kuurne
Functiekaart Functie Graadnaam: coördinator
Afdeling: Interne Ondersteuning
Functienaam: communicatieambtenaar
Dienst: Communicatie & informatie
Functiefamilie: coördinatoren Subdienst: Functionele loopbaan: B1-B3
Code:
Doel van de entiteit De dienst communicatie en informatie organiseert en coördineert de informatiestroom van het gemeente- en OCMW-bestuur naar de bevolking. Dit gebeurt via diverse communicatiekanalen: website, e-nieuwsbrief, sociale media, persberichten, foto’s, infoblad, brochures, infopakketten, speeches, promomateriaal, … De dienst staat in voor de organisatie en dienstverlening van het Info- en onthaalpunt (fysiek, telefonisch en digitaal). De dienst heeft ook als doel de interne communicatie binnen de organisatie te stimuleren en te ondersteunen.
Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: secretaris(Secretaris) Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst
Voor kennisname Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname” Datum Handtekening Naam
CC Consult
pagina 1 van 6
Gemeente en OCMW Kuurne
Functiekaart Kernresultaten Extern communicatie- en informatiebeleid Verantwoordelijk voor de uitbouw van een algemeen communicatie- en informatiebeleid van gemeente en OCMW en op basis van een continue opvolging bijsturingen adviseren aan het bestuur. Doel: er toe bijdragen dat de externe communicatie op een gestructureerde wijze verloopt Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
in overleg met de leidinggevende en het managementteam initiatieven ontwikkelen die tot doel hebben de visie, organisatie, werking en resultaten van gemeente en OCMW aan een zo breed mogelijk publiek kenbaar te maken en hierbij fungeren als contactpersoon voor externe partners en leden van de pers
•
bewaken van afspraken over het informatiebeleid en stimuleren dat andere ambtenaren zich bewust worden of blijven van hun informatieopdracht
•
organiseren, begeleiden en activeren van inspraak van de burger in het beleid van de gemeente en het OCMW
•
inhoudelijke ondersteuning bieden en coördinatie van communicatie-initiatieven binnen de organisatie (vormgeving, redactie, publicatie, verspreiding,…) inclusief de ontwikkeling van werkinstrumenten en hulpmiddelen
•
voorbereiding en organisatie onthaal nieuwe inwoners
•
regelmatige evaluatie en bijsturing van het externe communicatiegebeuren
•
afstemming van de externe communicatie in gemeente en OCMW
Intern communicatiebeleid Uitbouw van een intern communicatiebeleid in gemeente en OCMW, in samenwerking met het managementteam Doel: er toe bijdragen dat de interne communicatie op een gestructureerde wijze verloopt Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
coördineren van de informatiestromen binnen de gehele organisatie door middel van intranet, personeelsnieuwsbrief, … (i.s.m. de dienst HRM & Personeelsbeheer)
•
regelmatige evaluatie en bijsturing van het interne communicatiegebeuren
•
afstemming van de interne communicatie in gemeente en OCMW
•
adviesfunctie naar de leden van het managementteam
Organisatie publiekswerking Algemene organisatie van de publiekswerking van de diensten van gemeente en OCMW en in het bijzonder de uitbouw van het info- en onthaalpunt Doel: waarborgen van een klantgerichte, efficiënte, kwalitatieve en resultaatgerichte dienstverlening Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
CC Consult
voeren van een proactief, open en doelgericht extern communicatiebeleid – waar informatiedoorstroming en dynamische contacten met interne en externe partners centraal staan
pagina 2 van 6
Gemeente en OCMW Kuurne
Functiekaart Redactie Instaan voor en coördineren van de redactionele opdrachten zowel wat interne als externe communicatie betreft. Doel: doeltreffende communicatie waarborgen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
redactie van teksten
•
corrigeren en nalezen van teksten
Huisstijl Instaan voor en opvolgen van de huisstijl van gemeente en OCMW. Doel: de herkenbaarheid van de publicaties en schriftelijke communicatie van gemeente en OCMW waarborgen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
mede ontwikkelen van de huisstijl
•
ontwerpen en verzorgen van de lay-out van folders voor projecten
•
het gebruik van de huisstijl opvolgen en waarborgen
Digitale communicatie Uitbouwen en beheren van een attractieve website en andere digitale communicatiekanalen (zoals sociale media, digitale infoborden, …). Doel: de burger informeren over het beleid en de dienstverlening via elektronische weg Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
redigeren/controleren en aanpassen van de te publiceren teksten op de webstek
•
aandacht voor toepassingen die de interactie met de burger bevorderen
Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit
•
waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit
•
organiseren en opvolgen van intern overleg
•
zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen
•
afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen
•
signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers
•
nauwe samenwerking opzetten met de nood- en interventieambtenaar voor het luik crisiscommunicatie
CC Consult
pagina 3 van 6
Gemeente en OCMW Kuurne
Functiekaart Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
bevorderen van dienstoverschrijdende informatie-uitwisseling en informatieverstrekking naar burgers en overheden
•
schrijven van persberichten en redigeren en verspreiden van persberichten en –mappen
•
instaan voor een vlot contact met de burger
•
voeren van promotie
•
telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen
•
zorgen voor de toepassing van de wet betreffende openbaarheid van bestuur
Klachtenmanagement Instaan voor het beheren en opvolgen van de klachten, zorg dragen voor de coördinatie van het klachtenbeheer en de processen m.b.t. klachten optimaliseren. Doel: zorgen dat klachten goed opgevolgd worden en dat het beheer leidt tot een betere organisatie Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
ontwerpen en bijwerken van een procedure voor behandeling van klachten die te maken hebben met de werking van de organisatie en de beleidsuitvoering
•
registreren, opvolging, analyse en controle op termijnen
•
stimuleren van coördinatie en voortgangscontrole van complexe dossiers die entiteit overschrijdend zijn
•
neutraal en vertrouwelijk onderzoek voeren van de ontvankelijkheid van klachten, op basis van het klachtenreglement
•
op een neutrale manier problemen en klachten van burgers of van de entiteiten signaleren aan de betrokken entiteit en desgevallend medewerking verlenen aan het uitwerken van oplossingen
•
opmaken jaarlijks overzicht van de ontvangen klachten en periodiek rapporteren aan het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad
•
doorverwijzen van klachten naar andere bevoegde instanties wanneer de klacht geen betrekking heeft op de organisatie
Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: •
de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie
CC Consult
pagina 4 van 6
Gemeente en OCMW Kuurne
Functiekaart •
vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit
•
briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden
•
wetgeving en regelgeving kunnen toepassen
•
vakgerichte informatie raadplegen
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
CC Consult
pagina 5 van 6
Gemeente en OCMW Kuurne
Functiekaart Vaktechnische competenties (functiespecifieke kennis) bij aanwerving of te verwerven -
Goede kennis van communicatiebeleid, -strategie, communicatietechnieken en instrumenten Kennis in het beheer en opmaak van websites Inzicht in verschillende formele en informele communicatiekanalen Kennis van het pakket MS Office: Word, Excel, Publisher, PowerPoint, foto- en grafische programma’s; Kennis van de organisatie, structuur en werking van een lokaal bestuur Zeer goede kennis van het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling, alsook de vaardigheid om creatief met taal om te gaan Basiskennis van het gemeentedecreet ; Algemene kennis van de wetgeving op de privacy; Algemene kennis van de wetgeving inzake de openbaarheid van bestuur;
Gedragscompetenties Niveau
Probleemoplossend gedrag Waardegebonden gedrag
CC Consult
X
X
Organisatiebewustzijn Mondelinge communicatie Schriftelijke communicatie Teamwerk en samenwerken Flexibiliteit
X X X X X
X X X X X
X X X
Kwaliteit en accuraatheid Klantgerichtheid
X X
X X
X X
Creativiteit Integriteit en loyauteit
X X
X X
Competentie Conceptueel denken
grondig
Persoonsgebonden gedrag
voldoende
Interactief gedrag
elementair
Cluster Informatieverwerkend gedrag
pagina 6 van 6
