GENERIEKE FUNCTIEBESCHRIJVING DESKUNDIGE BACKOFFICE (ook personeelsdeskundige)

GENERIEKE FUNCTIEBESCHRIJVING DESKUNDIGE BACKOFFICE (ook personeelsdeskundige)

Identificatiegegevens Functie: Niveau/rang: Plaats in het organogram: Aard van de functie: Functiefamilie:

Secretarisbesluit : Nummer functiebeschrijving :

deskundige backoffice B 1-3 departement externe diensten/interne diensten statutair/contractueel deskundige backoffice

27/03/2012 6.1

Positionering in de organisatie Leiding krijgen van: Collega’s in de functie:

financieel beheerder, directeur, coördinator, diensthoofd, teamverantwoordelijke medewerkers van het team

Doel van de functie De deskundige backoffice is gespecialiseerd in een bepaald domein en ondersteunt en adviseert medewerkers en OCMW-diensten vanuit de expertise als hoofdopdracht. Hierdoor draagt de deskundige bij tot het leveren van een kwaliteitsvolle dienstverlening en faciliteert hij/zij de interne werking van het OCMW Kortrijk.

Verantwoordelijkheidsgebieden 1. je staat in voor het beheren en autonoom afhandelen van dossiers in het kader van de toepassing van een bepaalde reglementering of een duidelijk afgebakend kennisdomein met het oog op een kwalitatieve ondersteuning van alle medewerkers en diensten binnen de organisatie taken: o.a. o je bewaakt een correcte toepassing van de regelgeving en volgt de nodige procedures op o je fungeert als eerste aanspreekpunt m.b.t. de dossiers die je behandelt o je wint de nodige informatie in, noodzakelijk voor de afhandeling o je registreert je dossiers en controleert en vervolledigt ze waar nodig o je legt de nodige contacten om je dossiers optimaal te behandelen 2. je werkt vanuit je expertise mee aan projecten en opdrachten en begeleidt ze indien nodig teneinde een correcte en kwaliteitsvolle uitvoering ervan te waarborgen taken: o.a. o je werkt opdrachten en/of projecten uit in functie van je specialisatie o je maakt draaiboeken o je bewaakt de voortgang van het project o je legt de nodige contacten om je opdracht efficiënt uit te voeren o je analyseert de opdracht/het project en wint de nodige informatie in 3. je levert deskundig advies aan collega’s en verantwoordelijken zodat zij meer inzicht en kennis krijgen bij het tot stand komen van plannen, acties en projecten binnen het OCMW Kortrijk taken: o.a. o je onderzoekt en bevraagt de behoeften en wensen van de interne klant o je verzamelt alle info om de volledige context van de vraag te kennen o je formuleert een concreet voorstel of advies o je informeert de interne klant over de stand van zaken van zijn vraag of dossier 4. je assisteert bij beleidsvoorbereidend werk en zorgt voor de uitvoering van het beleid vanuit je dagdagelijkse werking teneinde de leidinggevenden te ondersteunen in het realiseren van de organisatie en/of dienstdoelstellingen taken: o.a. o je zorgt voor ken- en stuurgetallen om de beleidsopties te ondersteunen o je rapporteert tijdig aan je leidinggevende over de stand van zaken van jouw opdrachten, eventuele moeilijkheden of problemen; o je geeft correcte inlichtingen o je maakt nota’s en voorstellen voor besluitvorming binnen het specifiek werkdomein o je neemt deel aan beleidsvoorbereidend overleg o je signaleert trends, visies, methodieken, regelgeving en wetgeving 5. je staat in voor de coördinatie van de eigen activiteiten en ziet toe op een kwalitatieve uitvoering ervan taken: o.a. o je stelt de planning van de activiteiten op en bepaalt prioriteiten binnen de veelheid van taken o je volgt de vooropgestelde procedures o je lost operationele problemen op en helpt bij opdrachten van collega’s o je helpt als peter of meter bij de introductie van nieuwe medewerkers

6. je staat in voor informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking binnen het team en andere interne en externe partners taken: o.a. o je neemt constructief deel aan interne vergaderingen o je formuleert suggesties of brengt verbeterinitiatieven aan die kunnen bijdragen tot een betere dienstverlening o je signaleert behoeften, tekorten en problemen rondom de werking van het team of de dienst en denkt mee na over oplossingen o je overlegt met collega’s om tot een positieve werksfeer te komen o je stelt je expertise ten dienste van wie er binnen het OCMW Kortrijk behoefte aan heeft o o o o

je onderhoudt contacten met diverse externe diensten en organisaties met het oog op het uitbouwen van expertise en van een netwerk je vertegenwoordigt je leidinggevende in diverse overlegorganen, stuur- en werkgroepen je wisselt op een correcte en objectieve manier informatie uit met externe organisaties je geeft feedback in het team over externe overlegmomenten

7. je hebt aandacht voor de eigen professionele ontwikkeling teneinde je expertise op peil te houden taken: o.a. o je volgt vakliteratuur, regelgeving en wetgeving m.b.t. je vakgebied op o je vraagt naar feedback bij de eigen prestaties en trekt hieruit conclusies o je staat geregeld kritisch stil bij het eigen functioneren en kent eigen zwaktes en sterktes o je werkt met een duidelijk plan aan de verbetering van de eigen prestaties en zet leerpunten om in acties o je kan nieuwe informatie en ideeën in je opnemen en effectief toepassen

Competenties VAKKENNIS: gedreven zijn om je vak te kennen en bij te leren niveau 2:

o o o o o o o o o o o o o o o

o

- je handelt zelfstandig, toont initiatief binnen je eigen vakgebied - je gaat actief op zoek naar leersituaties en zet leerpunten om in acties je beschikt over diepgaande en actuele kennis en vaardigheden in je vakgebied je bent actief gericht op het delen van eigen vakkennis met anderen en maakt ook gebruik van de vakkennis van anderen je handelt zelfstandig, zorgvuldig en resultaatgericht je weet in iedere situatie binnen je functioneren de juiste methodieken en technieken toe te passen je kan de software vlot gebruiken om je opdracht efficiënt uit te voeren je zoekt zelf naar mogelijkheden in de software om je werk snel en correct te kunnen uitvoeren je kan een correcte interpretatie geven van de wetgeving voor een concrete situatie je weet wanneer en hoe de wetgeving toe te passen je kent je eigen sterktes en zwaktes je bent bereid verschillende leervormen toe te passen je past nieuw opgedane inzichten en vaardigheden in de praktijk toe je leert uit eigen ervaringen of fouten je informeert je over nieuwe evoluties met betrekking tot de eigen functie je benut informatie uit andere vakgebieden om je eigen functioneren te verbeteren je zoekt actief naar opleidingsmogelijkheden om je functioneren te verbeteren je neemt actief deel aan intervisiemomenten en teamoverleg

RESULTAATGERICHTHEID: gedreven zijn om op tijd je doelen te halen niveau 2: je werkt doelgericht, voor jezelf en voor de anderen binnen het team o o o o o o o o o

je je je je je je je je je

zoekt naar de meest optimale werkmethoden, ook voor anderen zoekt naar duurzame werkmethoden, ook voor anderen ondersteunt anderen of neemt obstakels voor anderen weg legt de lat hoog en stelt jezelf uitdagende, maar haalbare doelen stuurt op regelmatige basis het proces bij, in functie van de doelstellingen stelt prioriteiten in functie van de te behalen doelen ziet welke acties er moeten ondernomen worden om resultaten te bereiken neemt tijdig de juiste beslissing binnen de grenzen van je bevoegdheid brengt bij tijdsdruk prioriteiten aan en blijft doelgericht werken

ZELFSTANDIG WERKEN: gedreven zijn om optimaal en zonder toezicht of controle te werken niveau 2: je plant taken voor jezelf en voor anderen indien afgesproken o o o o o o o o o

je legt duidelijk aan collega’s uit hoe, waarom en wanneer een opdracht moet aangepakt worden je splitst een opdracht uit in deelopdrachten en gaat stapsgewijs en doordacht te werk, maar blijft gefocust op het einddoel je volgt de uitvoering van de taken op en stuurt de planning bij indien nodig je werkt zelf doordacht en systematisch en hebt hierbij een voorbeeldfunctie je corrigeert fouten en onnauwkeurigheden je levert verzorgde resultaten af je kent de voorgeschreven procedures en regelgeving je schakelt gemakkelijk over tussen opdrachten je neemt opdrachten van collega’s, bij afwezigheid, over of levert extra inspanningen indien het werk dit vereist

INNOVATIE EN CREATIVITEIT: gedreven zijn om te verbeteren en vernieuwen niveau 1: je staat open voor vernieuwing en zoekt mee naar alternatieve werkwijzen o o o o o o o o o o

je stelt bestaande zaken ter discussie je kijkt over de grenzen van de huidige middelen en werkwijzen je zoekt mee naar alternatieven je staat open voor nieuwe ideeën, oplossingen, procedures en methodes je ziet in het eigen domein toepassingsmogelijkheden voor werkwijzen of instrumenten uit andere vakgebieden je accepteert nieuwe inzichten en ideeën en voert ze in je staat positief tegenover verandering je denkt mee over veranderingen om de taken efficiënter te kunnen uitvoeren je ziet en signaleert regelmatig kansen of opportuniteiten binnen de eigen taak of op dienstniveau je bedenkt soms nieuwe werkwijzen binnen de eigen taakuitvoering of de dienst

SAMENWERKEN: gedreven zijn om de doelen van het team te bereiken niveau 2: je werkt op eigen initiatief dagelijks met je collega’s in het team samen, bouwt actief mee aan een goede groepssfeer en stimuleert anderen tot samenwerken o o o o o o o o o o

je overlegt met de collega’s en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen je blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang je stelt je positief op en brengt teamspirit in de groep je deelt relevante informatie en ervaringen met collega’s waarmee je samenwerkt je stimuleert anderen om elkaar te helpen om tot een gezamenlijk resultaat te komen je bespreekt meningsverschillen met anderen op een diplomatische, respectvolle manier je stimuleert kennisoverdracht je buigt conflicten om in een constructieve samenwerking je maakt duidelijke afspraken met de collega’s omtrent de uitvoering en opvolging van je opdrachten je nodigt anderen uit om deel te nemen aan overleg

INZET EN MOTIVATIE: gedreven zijn en zich inspannen om het werk zo goed mogelijk te doen niveau 2: je handelt verbeteringsgericht en vernieuwend, anticipeert op gebeurtenissen, neemt acties voor je persoonlijke groei en ondersteunt anderen hierbij

o o o o o o o o o

je onderzoekt behoeften en stelt structurele acties voor om de dienstverlening of interne organisatie te optimaliseren je speelt in op de ontwikkelingen binnen de interne en externe omgeving en koppelt hieraan acties je formuleert gerichte voorstellen om bestaande procedures te verbeteren je geeft aan waar resultaten eventueel kunnen verbeterd worden je hebt belangstelling voor aanverwante onderwerpen om je kennis te verruimen je zoekt bijkomende uitdagingen die buiten je kennisdomein liggen je gaat op zoek naar nieuwe methodes en technieken om je taken uit te voeren je vertaalt feedback naar concrete leerpunten je maakt je vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor je taak

KLANTGERICHTHEID: gedreven zijn om de klant te helpen niveau 2: je denkt actief mee, speelt in op de vragen en wensen van de (interne en externe) klant en volgt ze op o o o o o o o o o o o o

je je je je je je je je je je je je

leeft je in de situatie van de klant in speelt in op vragen van de klant en houdt je aan de regels of afspraken denkt spontaan mee met de klant licht de klant correct in over alle zaken waar hij belang bij heeft zoekt een antwoord op iedere vraag of verwijst door naar de juiste persoon behandelt elke klant gelijkwaardig en verzekert een discrete behandeling van zijn vraag beperkt je niet tot de directe of uitgesproken vraag volgt de vraag en de geboden oplossing verder op gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening kan verbeterd worden formuleert concrete voorstellen om de dienstverlening te verbeteren neemt je rol van aanspreekpunt voor de klant op je communiceert op een transparante wijze met de klant

KWALITEITSVOL WERKEN: gedreven zijn om werk af te leveren dat voldoet aan de gevraagde normen niveau 2: je onderneemt acties om de kwaliteit van het werk te verbeteren o o o o o o o o

je voert het werk kwaliteitsvol uit je signaleert en bespreekt zaken die niet beantwoorden aan de afgesproken kwaliteit je waakt mee over de kwaliteit van alle diensten en producten binnen het team of de dienst je probeert andere of vernieuwende werkwijzen uit om de kwaliteit te verbeteren je maakt weinig fouten je controleert je opdrachten systematisch op fouten je optimaliseert de eigen werkmethode, tijds- en middelenbesteding je controleert systematisch en pro-actief het eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig

ORGANISATIEBETROKKENHEID: gedreven zijn om de belangen van de organisatie te verdedigen bij anderen en zich verbonden voelen met de organisatie, taak en functie niveau 2: je stelt je loyaal en integer op ten aanzien van de organisatie en handelt overeenkomstig de doelstellingen en waarden van de organisatie/directie/departement/dienst/het team o o o o o o o o

je zorgt ervoor dat je handelingen en uitspraken niet strijdig zijn met het organisatiebelang je overweegt in je acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie/directie/ departement/dienst/het team je plaatst de organisatiedoelen boven je eigen doelstellingen je kent de missie van het OCMW Kortrijk en handelt hiernaar je spreekt op een constructieve en respectvolle manier over de eigen organisatie/ directie/departement/ dienst/het team je toont een voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken je werkt consequent binnen de geest en de letter van afspraken, regels en procedures, ook wanneer er druk wordt uitgeoefend je gaat altijd zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie, ook wanneer er druk wordt uitgeoefend

COMMUNICATIE: gedreven zijn om informatie over te brengen en te ontvangen niveau 2: je kan een boodschap structureren, je communicatie aanpassen aan de doelgroep en situatie en kan communiceren in twee richtingen o o o o o o o o o o o

je je je je je je je je je je je

schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie past taalgebruik aan de doelgroep aan brengt je boodschappen helder, volledig en kernachtig over legt vlot contacten met verschillende mensen (achtergrond, eigenheid,…) bouwt overleg in weerlegt de mening of bezwaren van anderen door middel van argumenten geeft anderen de ruimte om een mening of idee in te brengen geeft door gedrag en houding blijk van interesse voor de inbreng van de ander bent in staat de boodschap van de ander samen te vatten spreekt vlot in een aangepast tempo

SELECTIE PERSONEELSDESKUNDIGE MEI - JULI 2013 VERLOOP VAN DE SELECTIEPROCEDURE 1. indienen van de kandidaturen tegen uiterlijk 2 juni 2013 motivatiebrief – uitgebreid CV - afschrift diploma (Laatstejaarsstudenten kunnen ook deelnemen aan de proeven. Zij dienen het bewijs van de diplomavereiste te leveren vóór de aanstelling.) per mail of per brief aan [email protected] of OCMW Kortrijk, t.a.v. Carine Callemin, Budastraat 27 te 8500 Kortrijk 2. schriftelijke proef: vrijdag 7 juni 2013 van 9 u tot 11 u locatie: OCMW, Budastraat 27, 8500 Kortrijk 3. mondelinge proef: dinsdag 18 en woensdag 19 juni 2013 locatie: OCMW, Budastraat 27, 8500 Kortrijk 4. aanstelling in de Raad voor Maatschappelijk Welzijn: 9 juli 2013 5. indiensttreding: vanaf 13 juli 2013 6. werfreserve voor 2 jaar vanaf 1 juli 2013.

VERLONING – aan de huidige index 160,84% (januari 2013) weddeschaal B 1-3 halftijdse functie Bruto maandwedde 0 jaar anciënniteit: € 1.159,39 Bruto maandwedde 23 jaar anciënniteit: € 1.953,53

beginwedde eindwedde

Alle werkelijke diensten bij vorige overheden, die vermeld zijn in de rechtspositieregeling voor het personeel van het OCMW Kortrijk, komen in aanmerking voor het bepalen van de geldelijke anciënniteit. Er wordt max. 6 jaar relevante privé-ervaring of relevante ervaring uit een zelfstandige activiteit toegekend. Extralegale voordelen: maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, fietsvergoeding, terugbetaling van het openbaar vervoer. Alle verdere informatie over de functie, de toelatingsvoorwaarden tot de selectie en de selectieprocedure kan je bekomen bij volgende personen: Katrien Remaut, teamverantwoordelijke team loonadministratie – voor de inhoud van de job tel.nr. 056 24 48 23 – 0473 86 24 80 – mailadres: [email protected] Carine Callemin, stafmedewerker HR – voor de selectieprocedure en toelatingsvoorwaarden tel.nr. 056 24 48 24 – 0473 86 26 24 – mailadres [email protected]

SELECTIE PERSONEELSDESKUNDIGE MEI – JULI 2013

TOELATINGS- en AANWERVINGSVOORWAARDEN Om toegang te hebben tot de functie moet de kandidaat:

o

een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor je solliciteert: aantonen via attest goed zedelijk gedrag ( recent attest wordt opgevraagd vóór de indiensttreding)

o

de burgerlijke en politieke rechten genieten op de dag van het afsluiten van de inschrijvingen

o

medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk: uiterlijk op het moment van de indiensttreding

Om in aanmerking te komen voor aanwerving moet de kandidaat: o

voldoen aan de vereiste over taalkennis op de dag van het afsluiten van de inschrijvingen: de kandidaat wordt enkel tot het examen toegelaten voor zover uit de vereiste diploma’s of studiegetuigschriften blijkt dat hij zijn onderwijs in het Nederlands heeft genoten. Indien dit niet het geval is moet de taalkennis vooraf door een examen bij SELOR bewezen worden.

o

slagen voor het aanwervingsexamen

o

voldoen aan de diplomavereiste: beschikken over een diploma bachelor in sociaal werk, afstudeerrichting personeelswerk, sociaal-juridische dienstverlening en maatschappelijke advisering Buitenlandse diploma’s die bij NARIC Vlaanderen gelijkwaardig zijn verklaard, komen eveneens in aanmerking. Nederlandse bachelordiploma’s zijn gelijkwaardig aan de Belgische. Voor deze laatste dient geen procedure tot gelijkwaardig verklaren bij NARIC ingediend te worden.

Coördinaten adres maatschappelijke zetel website telefoonnummer faxnummer

Budastraat 27 te 8500 Kortrijk www.ocmwkortrijk.be 056 24 48 00 056 24 48 48

Sociaal Huis website telefoonnummer

Budastraat 27 te 8500 Kortrijk www.sociaalhuiskortrijk.be 056 24 42 22

voorzitter

Philippe De Coene [email protected]

secretaris

Philippe Awouters [email protected]

aantal personeelsleden aantal vrijwilligers

930 650

Voorstelling Kortrijk en OCMW Kortrijk Kortrijk bruisende stad Kortrijk is een centrumstad en telt ongeveer 74.000 inwoners. Het telt 8 deelgemeenten, waarvan er drie deel uitmaken van een grote stedelijke agglomeratie (Kortrijk, Bissegem en Heule) en vijf een eerder landelijk karakter hebben (Aalbeke, Marke, Rollegem, Bellegem en Kooigem). De stad Kortrijk manifesteert zich als een centrumstad van een welvarende regio, vol bedrijvigheid, rijk aan initiatieven en dynamisch in zijn streekontwikkeling. Ondanks de welvaart en de dynamiek van de regio, is er toch een significante graad van kansarmoede aanwezig, vooral in de Kortrijkse binnenstad. Kortrijk kent een sterke vergrijzing. Bijna 25% van de bevolking is zestigplusser. Ongeveer 3,5% van de bevolking heeft een vreemde nationaliteit en er leven een 1000-tal asielzoekers in de stad. De stad Kortrijk is de lokale behartiger van het algemene belang. Klantgerichtheid, innovatie en communicatie staan hierbij centraal. Kortrijk wil het welzijn en de welvaart van elke burger bevorderen door een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening te garanderen en vernieuwend in te spelen op huidige en toekomstige verantwoorde behoeften van al zijn inwoners. Daarnaast wil Kortrijk het overleg met de burger bevorderen door het voeren van een open communicatie met alle betrokkenen.

Een bruisend OCMW voor een bruisende stad OCMW Kortrijk biedt warme zorg op maat, integraal en gericht op maatschappelijke integratie, voor iedereen in Kortrijk, maar met specifieke aandacht voor de meest kwetsbaren, professioneel en efficiënt, in samenwerking met diverse partners. Het contact met de individuele klant is het belangrijkste proces in de organisatie. Het OCMW wil de klant begrijpen en in staat zijn om snel te antwoorden op zijn specifieke noden met aangepaste diensten en producten. Er wordt maximaal tijd vrijgemaakt voor het uitbouwen van een individuele en persoonlijke relatie met de klant. De medewerkers van het OCMW proberen ook altijd zo snel mogelijk een antwoord te geven op structurele welzijnsproblemen, of proberen ze liefst nog voor te zijn. Het OCMW schrikt er immers niet voor terug een voortrekker te zijn bij nieuwe initiatieven. Daarom houdt het OCMW permanent de vinger aan de maatschappelijke pols en investeert het in studie, onderzoek en analyse. Het OCMW heeft in het najaar van 2007 het Sociaal Huis gelanceerd als drempelverlagend initiatief waar elke Kortrijkse inwoner terecht kan met zijn meest uiteenlopende welzijnsvragen. De medewerkers van het Sociaal Huis maken de inwoners wegwijs in het aanbod van diensten en zoeken samen met hen uit waar iemand het best met zijn of haar vraag terecht kan. Het OCMW stelt samen met de vzw Zusters Augustinessen ongeveer 930 medewerkers tewerk om deze visie en missie te realiseren en in beide organisaties samen beschikken wij over een 650-tal vrijwilligers om onze activiteiten te ondersteunen. De relatie met de klanten is gebaseerd op wederzijds respect en is er één van wederzijdse rechten en plichten. Het OCMW streeft ernaar om op een duidelijke manier te communiceren en samen te werken met de hulpvrager, zonder onderscheid op basis van religie, overtuiging, nationaliteit, herkomst, geslacht of huidskleur. Voor de voorstelling van onze instellingen en diensten, verwijzen we graag naar bovenvermelde websites. Zowel op de site zelf, als in de verschillende jaarverslagen en links vind je een overzichtelijke voorstelling van onze organisatie. Volstaat dit nog niet, zijn er nog vragen of onduidelijkheden, dan kan je contact opnemen met: Carine Callemin, selectieverantwoordelijke: telefoonnummer: mailadres:

056 24 48 24 en 0473 86 26 24 [email protected]