OCMW Boortmeerbeek
Functiebeschrijving Functie Graadnaam: Afdelingshoofd Functienaam: Stafmedewerker algemene zaken Functiegroep: Leidinggevend Functionele loopbaan: A4a-A4b
Afdeling: Algemene Zaken Dienst: / Subdienst: /
Doel van de entiteit De afdeling algemene zaken omvat de diensten secretariaat, buitenschoolse kinderopvang en patrimonium. De stafmedewerker is verantwoordelijk voor de aansturing van deze diensten en coördineert de activiteiten van elk van hen, met als doel een optimale afstemming tussen de diverse diensten te bekomen. De stafmedewerker is verantwoording verschuldigd aan de OCMW-secretaris en ondersteunt deze laatst op het vlak van beleidsvoorbereiding en –uitvoering. Hij beheert de verzekeringsdossiers en is systeembeheerder. Hij vervangt de secretaris bij tijdelijke afwezigheid of verhindering. Plaats in de organisatie Geeft leiding aan alle medewerkers van de afdeling algemene zaken. Rapporteert aan de secretaris met betrekking tot de taken die hij uitvoert onder de functionele leiding van de secretaris. Is ambtshalve lid van het managementteam Voor kennisname Schrijf “voor kennisname”, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid
Direct Leidinggevende
“Voor kennisname” Datum Handtekening Naam
CC Consult
pagina 1 van 5
OCMW Boortmeerbeek
Functiebeschrijving Kernresultaatsgebieden Kernresultaat 1 Uitwerken van strategische en operationele beleidsdoelstellingen en toetsen en bijsturen van de strategische visie van de dienst met als doel optimale ondersteuning te verlenen aan de uitvoering van de beleidsbeslissingen. Hij is verantwoordelijk voor het op elkaar afstemmen van de (strategische) beleidsplannen. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete take: • beleidsvoorstellen voorbereiden in overleg met de OCMW-secretaris • beleidsadviezen formuleren en inhoud geven aan de beleidsnota’s • waken over de efficiënte en effectieve vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen; regelmatig aftoetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig • bewaken van de kwaliteit van de door de diensten geleverde werkzaamheden • voortgangs- en beleidsgericht rapporteren aan de beleidsorganen en de OCMWsecretaris • evalueren van de effecten van het gevoerde beleid met het oog op eventuele vernieuwing ervan • luisteren naar en evalueren van voorstellen van medewerkers of externen • de coördinatie en begeleiding van de opmaak van een strategische beleidsplanning waarin missie, visie en strategie worden bepaald Kernresultaat 2 Begeleiden, ondersteunen en coördineren van projecten over de diverse diensten heen. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:
CC Consult
•
onder leiding van de secretaris de diverse beleidsimpulsen en impulsen tot beleidsvorming vanuit de diensten coördineren en systematiseren
•
voorbereiding van de opmaak en actualisering van diverse beleidsplannen
•
ondersteuning van de secretaris in het kader van de Nieuwe OCMW-boekhouding
•
de verschillende diensthoofden begeleiden en ondersteunen in de ontwikkeling van het OCMW-beleid
•
instaan voor interne en externe informatievoorziening aangaande welzijnsaangelegenheden
pagina 2 van 5
OCMW Boortmeerbeek
Functiebeschrijving Kernresultaat 3 Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de hiërarchische oversten, de andere diensten en het beleid, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: • rapportering aan de OCMW- secretaris • verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere diensten die dit kunnen aanbelangen • signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers Kernresultaat 4 Onderhouden van goede externe contacten met relevante personen of instanties en de organisatie vertegenwoordigen, teneinde de werking van het OCMW te faciliteren en/of haar belangen te verdedigen. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken • extern vertegenwoordigen van het OCMW inzake algemene, juridische aangelegenheden • opbouwen en onderhouden van interne en externe relatienetwerken • bestaande relaties met externen in kaart brengen en onderhouden • frequent overleg onderhouden met de gemeente • goede contacten onderhouden met collegae van andere OCMW’s. Kernresultaat 5 Het regelen van de verzekeringsmateries. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: • zorgen voor de nodige contracten; • zorgen dat de contracten in orde zijn; • afhandelen van de dossiers. Kernresultaat 6 Verantwoordelijk voor het systeembeheer en netwerk. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: • adviseren van het beleid naar aankoopbeleid inzake informatica (hardware en software); • helpdeskfunctie inzake systeembeheer naar medewerkers; • verzorgen van externe contacten met de leveranciers; • installatie en configuratie van hard- en software • coördinatie van de informatisering van de diensten • programmeren van beperkte toepassingen • beheer van de bestaande website(s)
CC Consult
pagina 3 van 5
OCMW Boortmeerbeek
Functiebeschrijving Kernresultaat 7 Zich voortdurend op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving met betrekking tot de dienst; deze assimileren en implementeren binnen de eigen dienst teneinde de procedures, werking en de kennis actueel te houden Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: • de nodige vakkennis opdoen, studiedagen bijwonen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie. • vertalen naar de diensten en medewerkers.
Kernresultaat 8 Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de OCMWdiensten met het oog op een efficiëntere beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: • deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam; • mee bewakern van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de OCMW-diensten; • aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen; • suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen met betrekking tot de optimalisering van de werking van de diensten; • meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan.
Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten.
CC Consult
pagina 4 van 5
OCMW Boortmeerbeek
Functiebeschrijving Functieprofiel Technische Competenties Niveau
Wetgeving
grondig
Werking en werkmiddelen
voldoende
PC-Vaardigheden
Competentie Financieel management Projectmanagement Strategische beleidsvoering Databanken Presentaties Rekenbladen Software eigen aan de functie Tekstverwerking OCMW Systeembeheer Procedures en procesbeheer Werking van de OCMW-organisatie Werkmiddelen Kennis van de wetgeving m.b.t. de functie Kennis van de wetgeving m.b.t. het OCMW
elementair
Cluster Management en beleid
X X X X X X X X X X X X X X
Gedragscompetenties Niveau
CC Consult
3
Probleemoplossend gedrag
2
Interactief gedrag Leiderschap Persoonsgebonden gedrag
Competentie
1
Cluster Informatieverwerkend gedrag
Analytisch denken
X
Conceptueel denken Flexibiliteit Organisatieverbondenheid Teamwerk en samenwerken Leidinggeven Integriteit Resultaatgerichtheid Stressbestendigheid - zelfcontrole Discretie Besluitvaardigheid Klantgerichtheid
X X X X X X X X X X X
pagina 5 van 5
