Beleidsregels voor: Her- en overplaatsing 2012
Ministerie van Algemene Zaken afdeling P&O
Bijlage bij LB 2012/1409
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
2
Inleiding
2
Her- en overplaatsingsbeleid
3
1. DEFINITIES 3 2. BELEIDSREGELS 4 2.1 Her- en overplaatsingsregels ..................................................................... 4 2.2 Toepasselijkheid van de her- en overplaatsingsregels .................................. 5 2.3 Hardheidsclausule .................................................................................... 7 3. RAAKVLAKKEN MET ANDER BELEID 7
Inleiding Het voorliggende beleidsstuk is een nieuwe versie van de nota ‘her-, en overplaatsingsprocedures’ (HOP) zoals die bij het Eilandgebied St. Maarten bestond. Vanwege de transitie van Eilandgebied naar Land is een nieuwe organisatiestructuur tot stand gekomen en door het wegvallen van de positie van de Eilandsecretaris moest die procedure aangepast worden. Daarnaast heeft de afdeling P&O geconstateerd dat eigen verzoeken om overplaatsing van individuele overheidsdienaren vrijwel nooit succesvol worden gerealiseerd en dat de procedures van de HOP aanscherping verdienen. De nota is tot stand gekomen na een aantal fases: a.
Allereerst werd een hoofdlijnennotitie voorgelegd aan de Minister van AZ. Die notitie gaf aan welke veranderingen worden voorgesteld.
b.
De uitgewerkte nota werd vervolgens aan de Minister van AZ voorgelegd voor een principe beslissing.
c.
De nota werd vervolgens aan de GOA voorgelegd voor advies.
d.
Het eindproduct is daarna op voordracht van de Minister van AZ door de Gouverneur middels Landsbesluit vastgesteld.
BIJLAGE BIJ LB 2012/1408
PAGINA 2 VAN 7
Her- en overplaatsingsbeleid Elke organisatie moet zich steeds aanpassen aan veranderingen in de omgeving. Daarnaast zijn de mensen die werken in de organisatie ook steeds in beweging. Er komen nieuwe mensen bij, er gaan mensen weg en mensen veranderen van plaats. Dit veranderen van plaats kan om verschillende redenen gebeuren. Soms wordt het geïnitieerd door de medewerker zelf door bijvoorbeeld te solliciteren, en soms door de organisatie als iemand niet langer op zijn plaats kan blijven. Deze nota beoogt beleidsregels te stellen over hoe her- en overplaatsingen geschieden. Daarbij is tevens van belang de omstandigheden te schetsen waarin deze regels kunnen worden toegepast en wanneer niet. De nota is geschreven vanuit het perspectief van de ambtenaar. De regels zijn echter van overeenkomstige toepassing op arbeidscontractanten met dien verstande dat dan hun Minister optreedt als bevoegd gezag.
1. Definities Binnen de organisatie worden verschillende termen door elkaar gebruikt voor de zelfde verschijnselen. Daarnaast kent niet iedereen dezelfde betekenis toe aan die termen. Het is dan ook belangrijk om de in dit beleid gehanteerde begrippen te definiëren. a.
Aanstelling: aanvang van een tijdelijk dienstverband door middel van een landsbesluit of overgang van een tijdelijk naar een vast diensverband.
b.
Benoeming: toewijzen van een functie door het bevoegde gezag.
c.
Beschikbare functie: een functie uit het functieboek die niet bezet is.
d.
Bevordering: het toekennen van een hogere bezoldigingsschaal.
e.
Herplaatsing: het opnieuw benoemen in een functie na een afwezigheid als gevolg van onbetaald verlof of non-activiteitstelling.
f.
Overplaatsing: ontheffing uit een functie en benoeming in een andere functie.
g.
Passende functie: een functie die een medewerker redelijkerwijs in verband met zijn persoonlijkheid, omstandigheden en de voor hem bestaande vooruitzichten kan worden opgedragen en welke doorgaans hetzelfde is gewaardeerd als de oude functie, of maximaal twee niveaus lager, danwel, in bijzondere gevallen, één niveau hoger.
h.
Plaatsing: benoeming in een nieuwe functie naar aanleiding van een reorganisatie, opheffing of privatisering van een dienst, afdeling of onderdeel daarvan.
i.
Selectieprocedure: het uit de ontvangen sollicitaties, selecteren van geschikte kandidaten voor benoeming volgens vastgelegde regels.
j.
Sollicitatie: het zich kandidaat stellen voor benoeming in een opengestelde vacante functie door middel van een gemotiveerd schrijven en overlegging van een CV.
k.
Terugplaatsing: herplaatsing in de functie waarin men was benoemd direct voorafgaande aan de afwezigheid.
BIJLAGE BIJ LB 2012/1408
PAGINA 3 VAN 7
. . . . . . . . .
HER- EN OVERPLAATSINGSBELEID 2012
2. Beleidsregels
APRIL 2012
In dit hoofdstuk worden de beleidsregels geformuleerd en nader toegelicht.
2.1 Her- en overplaatsingsregels In geval van her- of overplaatsing gelden de volgende regels voor benoeming. a.
De benoeming dient in beginsel plaats te vinden binnen het ministerie waar de medewerker werkzaam is of het laatst werkzaam was. De SG vervult de leidende rol en kan een afdelingshoofd of diensthoofd instrueren iemand over te nemen.
b.
Indien terugplaatsing mogelijk is, is dat de eerste keus. Indien dit niet kan, of om andere redenen het niet wenselijk is, bepaald de SG op advies van P&O welke andere functies passend zijn. Binnen het ministerie moet gekeken worden naar alle niet bezette formatieplaatsen. Buiten het eigen ministerie geldt dat enkel functies die voor sollicitatie zijn opengesteld bezien worden.
c.
De SG kan overeenkomen met een andere SG dat iemand benoemd wordt in een ander ministerie.
d.
Er wordt maximaal drie maanden gezocht naar een passende functie. Hierbij is van belang dat de wet de overheidsorganisatie als één organisatie ziet, dus ook de mogelijkheden voor benoeming in passende functies in andere ministeries moeten bezien worden. Met inachtneming van de regels vastgelegd in het instroombeleid kan de medewerker hiertoe worden meegenomen in de selectieprocedures van, voor sollicitatie opengestelde functies, binnen de overige ministeries. Van de medewerker wordt een actieve houding verwacht. Wanneer een selectiecommissie de medewerker niet geschikt acht voor benoeming is de functie niet passend. Wanneer de SG, na overleg met P&O, vaststelt dat er geen passende functies (meer) beschikbaar zijn wordt overgegaan tot benoeming in een beschikbare functie.
e.
Een benoeming gaat niet gepaard met een bevordering. In het uitzonderlijke geval dat iemand benoemd wordt in een functie die 1 schaal hoger is gewaardeerd, wordt de huidige schaal van de medewerker gezien als aanloopschaal. Pas na een positieve beoordeling kan de medewerker bevorderd worden naar de functionele schaal.
f.
De benoeming vindt plaats conform artikel 50 van de LMA en de kandidaat wordt gehoord en mag zijn voorkeur kenbaar maken.
g.
Een medewerker die weigert zijn nieuwe functie uit te oefenen wordt ontslagen op grond van plichtsverzuim (art. 86/87 LMA). Een eventuele gerechtelijke procedure gestart door de medewerker tegen de benoeming schort de benoeming niet op.
Toelichting In het verleden bleek het her- en overplaatsen veel problemen op te leveren en resulteerde in langdurige processen. De her- en overplaatsingsprocedure van het Eilandgebied was een verbetering en voorzag in de mogelijkheid, door de Her- en Overplaatsing Commissie, om een beslissing te forceren als medewerkers of ontvangende afdelingen niet wilden meewerken. Deze commissie stond onder voorzitterschap van de Eilandsecretaris. Door de invoering van de NBO (Nieuwe Bestuursorganisatie) moet deze procedure vervangen worden.
BIJLAGE BIJ LB 2012/1408
PAGINA 4 VAN 7
. . . . . . . niet meewerkt aan selectieprocedures, of wanneer er geen Wanneer een ambtenaar passende functies .(meer) voor handen zijn, wordt de medewerker geplaatst in een beschikbare functie. . Het weigeren deze functie uit te voeren leidt dan tot plichtsverzuim
HER- EN OVERPLAATSINGSBELEID 2012
APRIL 2012
op basis van artikel 50 van de LMA.
2.2 Toepasselijkheid van de her- en overplaatsingsregels Er zijn een aantal verschillende omstandigheden waarbij her- of overplaatsing ter sprake komt als mogelijke oplossing. De beslissing om de her- en overplaatsingsregels wel of niet toe te passen is afhankelijk van de oorzaak van die omstandigheden, omdat die op zichzelf een aanleiding voor het verlenen van ontslag kunnen zijn. De LMA kent een beperkt aantal ontslaggronden en voor iedere ontslaggrond moet een andere procedure doorlopen worden. Hieronder volgt een opsomming van 6 mogelijke omstandigheden, waarbij her- of overplaatsing ter sprake komt en de overwegingen om de her- en overplaatsingsregels wel of niet, of onder bepaalde voorwaarden, toe te passen.
a. Herplaatsing na langdurige afwezigheid De beleidsregels 2.1 zijn van toepassing wanneer een ambtenaar terugkeert na: 1.
op non-activiteit te zijn gesteld vanwege de aanvaarding van het ambt van Statenlid of Minister;
2.
een politieke functie te hebben bekleed in het Kabinet van een Minister;
3.
onbetaald verlof te hebben genoten, waarbij hij geen terugkeergarantie had op zijn oude functie.
Toelichting In deze gevallen heeft de medewerker recht op terugkeer in de bestuurorganisatie en de SG een inspanningsverplichting om een oplossing te vinden.
b. Overplaatsing als gevolg van een conflict De beleidsregels onder 2.1 kunnen in bepaalde gevallen worden toegepast bij conflicten. Toelichting Soms kunnen een leidinggevende en een medewerker, of twee medewerkers, niet meer door één deur waardoor de samenwerking niet voortgezet kan worden. Dit is echter zeldzaam en er dient aangetoond te worden dat het werkelijk een persoonlijk conflict is, en niet een gevolg van bijvoorbeeld een (dreigende) slechte beoordeling (wat ongeschiktheid is, zie paragraaf 2.2.c). Een aanwijzing voor een persoonlijk conflict kan zijn dat het conflict zich alleen afspeelt tussen twee personen en niet met andere medewerkers. Immers, wanneer iemand met iedereen ruzie heeft, ligt de oorzaak eerder in de persoonlijkheid van die persoon en dan kan er sprake zijn van ongeschiktheid. Bemiddeling kan dit aan het licht brengen. Bemiddeling kan een taak zijn van de bedrijfsmaatschappelijkwerker, de personeelsadviseur of iemand die van buitenaf wordt ingezet. Wanneer genoegzaam vaststaat dat het een conflict is (en geen ongeschiktheid) dat niet anders opgelost kan worden dan door het vertrek van één van beiden, kan overplaatsing aan de orde zijn. Per geval zal bezien moeten worden wie er wordt overgeplaatst.
c. Overplaatsing bij ongeschiktheid In geval van ongeschiktheid volgt in beginsel ontslag op grond van artikel 101, lid 1 sub F LMA. De beleidsregels onder 2.1 zijn niet van toepassing.
BIJLAGE BIJ LB 2012/1408
PAGINA 5 VAN 7
. . . . . . . Toelichting Door middel van . opeenvolgende beoordelingen kan worden aangetoond dat iemand ongeschikt (karaktereigenschappen) of onbekwaam (gebrek aan kennis en/of kunde) is .
HER- EN OVERPLAATSINGSBELEID 2012
APRIL 2012
voor de functie (ongeschiktheid kan overigens ook los van de beoordelingscyclus blijken). Het gevolg hiervan moet zijn dat iemand niet langer die functie kan blijven uitoefenen. Dit kan leiden tot ontslag of overplaatsing aldus het performance managementbeleid.
Bij ongeschiktheid voor een functie volgt in beginsel ontslag, de LMA kent hier namelijk een ontslaggrond voor. Het is niet raadzaam om over te plaatsen daar dit meestal tot allerlei ongewenste situaties leidt. Indien het bijvoorbeeld persoonlijkheidskenmerken zijn die de medewerker ongeschikt maken lost een overplaatsing doorgaans niets op. Wanneer het niveau van de functie te hoog was loopt men vaak tegen het probleem aan dat men bij een lagere functie geen lagere bezoldiging kan toekennen, indien men niet eerst wordt ontslagen. Dit kan tot problemen leiden bij collegae die een zelfde functie vervullen maar lager bezoldigd worden.
d. Overplaatsing als gevolg van medische ongeschiktheid De beleidsregels onder 2.1 zijn niet van toepassing bij medische ongeschiktheid. Toelichting Het is echter denkbaar dat een medewerker medisch ongeschikt is voor een specifieke functie maar nog wel geschikt voor andere functies. Bij de beoordeling van de medische passendheid van een andere functie zal de bedrijfsarts een rol spelen. Op dit moment zijn er enige beleidsregels opgenomen in het ziekteverzuimbeleid inzake tijdelijk aangepast werk, maar er is nog geen beleid over overplaatsing als gevolg van medische ongeschiktheid, dit zal nog verder ontwikkeld worden. Indien een ambtenaar vanwege ziekte of gebreken blijvend ongeschikt is voor zijn functie kan dit een ontslaggrond zijn als hij in aanmerking komt voor invaliditeitspensioen. Hier gaat echter een toets van de bedrijfsarts en het pensioenfonds aan vooraf.
e. Als gevolg van reorganisatie of opheffing van een dienst De beleidsregels onder 2.1 zijn niet van toepassing bij reorganisatie, privatisering of opheffing van een dienst. Toelichting Bij reorganisatie, inkrimping of opheffing van een dienst zijn voorzieningen getroffen in de LMA (art. 99). Daarnaast is er in principe sprake van een sociaal plan of statuut, opgesteld in of na overleg met de vakbonden. In een dergelijk document is vastgelegd hoe ten aanzien van overtollig personeel wordt gehandeld. In geval van privatisering geldt de Lvo sociaal statuut verzelfstandiging overheidsdiensten (PB 1998, no 251).
f. Op eigen verzoek 1.
De beleidsregels onder 2.1 zijn niet van toepassing bij verzoeken om overplaatsing van medewerkers.
2.
Verzoeken om overplaatsing worden alleen in behandeling genomen indien zij vergezeld gaan van een rapport van de bedrijfsmaatschappelijk werker waarmee een gegrond beroep wordt gedaan op de hardheidsclausule (2.3). In alle andere gevallen worden medewerkers erop gewezen dat zij moeten solliciteren naar opengestelde functies.
3.
Overplaatsingen als gevolg van een succesvol doorlopen sollicitatieprocedure kunnen slechts plaatsvinden indien de medewerker tenminste één jaar in de huidige functie werkzaam is geweest.
BIJLAGE BIJ LB 2012/1408
PAGINA 6 VAN 7
. . . . . . . Toelichting . Verzoeken om overplaatsing van werknemers zijn zelden succesvol. Meestal reageren managers op dergelijke . verzoeken met de mededeling dat medewerkers moeten
HER- EN OVERPLAATSINGSBELEID 2012
APRIL 2012
solliciteren. Budgetten zijn beperkt en managers moeten kiezen welke formatieplaatsen te vullen. Deze vacatures worden dan opengesteld voor sollicitatie (al dan niet exclusief intern). Het ligt dan ook voor de hand dat medewerkers verwezen worden naar de sollicitatieprocedure. Daarnaast wordt het door andere medewerkers meestal niet als eerlijk ervaren als iemand een positie krijgt toegewezen die niet opengesteld is. Anderen hebben dan niet de gelegenheid gehad te solliciteren.
2.3 Hardheidsclausule Het bevoegde gezag kan toepassing van deze beleidsregels achterwege laten of daarvan afwijken indien strikte toepassing ervan in individuele gevallen leidt tot onbillijkheid van overwegende aard.
3. Raakvlakken met ander beleid Het hier beschreven her- en overplaatsingsbeleid heeft raakvlakken met ander beleid. Dit is soms aanvullend welke hieronder is weergegeven. 1.
LMA: art. 50: is de juridische grondslag voor de her- en overplaatsingsregels onder 2.2. Het stelt dat de ambtenaar onder bepaalde voorwaarden verplicht is een andere functie te aanvaarden. De artikelen 86 en 87 vormen de grondslag voor disciplinair ontslag ingeval een medewerker weigert zijn nieuwe functie uit te oefenen. Artikel 99 stelt regels in geval van reorganisatie, inkrimping of opheffing van diensten en artikel 101 is de grondslag voor ontslag wegens ongeschiktheid.
2.
Performance management: het beoordelingssysteem van de overheid is van belang bij het vaststellen van de ongeschiktheid voor een functie.
3.
Lvo sociaal statuut verzelfstandiging overheidsdiensten: regelt de rechten, plichten en eventuele terugkeer van ambtenaren in geval van privatisering, waardoor de beleidsregels in die gevallen niet van toepassing zijn.
BIJLAGE BIJ LB 2012/1408
PAGINA 7 VAN 7
