Ministerie van Economische Zaken
> Retouradres Postbus 20401 2500 EK Den Haag
Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap T.a.v. mw. drs. G.P.M. Scholte Hoofdinspecteur collecties en archieven Postbus 16478 2500 BL Den Haag
Directie Bedrijfsvoering Bezoekadres Bezuidenhoutseweg 73 2594 AC Den Haag Postadres Postbus 20401 2500 EK Den Haag Factuuradres Postbus 16180 2500 BD Den Haag Overheidsidentificatienr 00000001003214369000
Datum Betreft
17 oktober 2013 Reactie op inspectie duurzame digitale toegankelijkheid
Geachte mevrouw Scholten, De Erfgoedinspectie heeft in 2012 en 2013 een aantal inspecties uitgevoerd naar de duurzame toegankelijkheid van informatie bij het ministerie van Economische Zaken. Bij mijn verantwoordelijkheid als CIO van dit departement hoort betrokkenheid bij deze inspecties. Thans stelt u mij in de gelegenheid om op uw rapport over het kerndepartement te reageren (referentie 521564). Van deze uitnodiging maak ik graag gebruik. Ik zal eerst ingaan op uw algemeen beeld en daarna op uw bevindingen en de aanbevelingen die u daarop baseert.
T 070 379 8911 (algemeen) www.rijksoverheid.nl/ez Behandeld door R.P.A. Maduro T 070 378 5025 F 070 378 6100 r.p.a.maduro @)minez.nl Ons kenmerk DB/13168538 Uw kenmerk 537778 Bijlage(n)
Algemeen beeld Met instemming onderschrijf ik uw constatering dat het fusiedepartement sinds 2009 volledig digitaal werkt. Dit is zes jaar voor 2015, het jaar dat aan de Tweede Kamer is toegezegd dat de kerndepartementen digitaal werken. Uw constatering dat EZ geen investeringen heeft gedaan om de toegankelijkheid op langere termijn te regelen deel ik echter niet. Het ministerie van EZ heeft ruim geïnvesteerd in de aanschaf en de inrichting van zowel documentmanagement- als recordsmanagementsystemen en geeft invulling aan de aansluiting op de gemeenschappelijke voorziening DWR-Archief. Hiermee wordt de toegankelijkheid op langere termijn wel degelijk geborgd. U noemt drie factoren die er aan bijdragen dat het departement nog niet digitaal duurzaam werkt. Onderstaand ga ik in op deze factoren: 1. Er worden digitale bestanden en archiefbescheiden opgeslagen in andere applicaties dan DoMuS, zoals in de e-mailomgeving, the cloud en op gemeenschappelijke en persoonlijke schijven. Dat bestanden in andere applicaties worden verwerkt en opgeslagen is niet ongewoon. Daar zijn deze applicaties immers voor ontworpen. Zonder documenten recordsmanagementsysteem was er geen alternatief voor de archivering van deze bestanden. Nu het alternatief wel voor handen is worden medewerkers begeleid bij het veranderen van ingesleten werkwijzen. Dat de duurzame toegankelijkheid van bestanden in andere applicaties niet is gegarandeerd is dezerzijds reeds onderkend en ik neem daar actie op.
Pagina 1 van 5
Directie Bedrijfsvoering
DB / 13168538
2.
Er bestaan verschillen, per dienstonderdeel en op het niveau van de medewerker, welke documenten er in DoMuS worden opgeslagen. Dat er op het niveau van individuele medewerkers verschillen bestaan in het gebruik van een applicatie is herkenbaar. De medewerkers van de klantteams zijn dagelijks proactief op de werkvloer aanwezig om extra uitleg en ondersteuning te geven in het gebruik van DoMuS. Aanvullend zal scherper worden gestuurd op een eenduidig gebruik van DoMuS. 3.
De documenten waarin de verantwoordelijkheden (in concept) zijn vastgelegd geven een onsamenhangend beeld van de sturing op het digitaal Informatiebeheer. Uw constatering dat documenten een onsamenhangend beeld geven van de sturing op digitaal informatiebeheer heeft wellicht te maken met interpretatie van de documenten. Ik kom later in deze brief op dit punt terug.
Reactie op de v o o r n a a m s t e a a n b e v e l i n g e n In uw samenvattende conclusie wijst u op het risico dat informatie onbedoeld en ongewenst verloren raakt. Daarnaast wijst u op het risico van het ontstaan van een 'digitale achterstand'. Op basis hiervan doet u de volgende aanbevelingen. • Maak voor het kerndepartement duidelijk welke digitale archiefbescheiden in DoMuS moeten worden opgenomen en stuur op een zoveel mogelijk uniform gebruik. Ik onderschrijf het belang van het uniform gebruik van DoMuS. Dit is van groot belang voor de betrouwbaarheid van het systeem. Ik neem deze aanbeveling over door allereerst beheersregels op te stellen en hier vervolgens via communicatie aandacht op te vestigen. •
Stuur op de volledigheid en kwaliteit van de dossiers horend bij risicovolle processen. De dossiervorming van risicovolle processen is cruciaal voor de uitvoering van de betreffende taken en daarmee voor het functioneren van de organisatie. Ik zal erop toezien dat er met de proceseigenaren afspraken worden gemaakt over de dossiervorming van risicovolle processen. •
Breng de documenten waarin de verantwoordelijkheden voor het digitaal informatiebeheer zijn vastgelegd met elkaar in samenhang. De documenten waarin de verantwoordelijkheden voor het digitaal informatiebeheer zijn vastgelegd hebben elk hun functie in de tijd gehad. Zo was de - vastgestelde - startarchitectuur DoMuS de leidraad voor de harmonisatie van de twee systemen (inclusief RM) naar één systeem namelijk DoMuS. Hiermee heeft het document haar functie vervuld. Ik zal de startarchitectuur daarom niet meer aanpassen. De beheersregels EZ worden daarmee leidend. In technische zin is gewerkt aan een Roadmap documentmanagement, met ICT-plannen voor de komende jaren.
Pagina 2 van 5
si
Directie Bedrijfsvoering
DB / 13168538
Reactie op aanbevelingen in bijlage 1 Het voert te ver om in deze reactie in te gaan op alle punten waarin ik de analyse en conclusies van het rapport niet deel. Ik beperk mij zoveel mogelijk tot de aanbevelingen. Digitale archiefbescheiden en digitaal archief • Verwijs in de concept Beheersregeling informatiebeheer naar de voorschriften uit de Learning Guide. Ik ben van mening dat eenduidige voorschriften van essentieel belang zijn voor medewerkers. Het is echter wetgevingstechnisch niet verstandig om naar onderliggende werkinstructies van applicaties te vérwijzen. Het uitgangspunt van de nieuwe regeling voor het informatiebeheer is het (archief)wettelijk begrippenkader.
Visie, beleid en architectuur •
Formuleer op basis van de bestaande eigen documenten een eigen strategie en visie op digitale informatiehuishouding en de duurzame toegankelijkheid, aansluitend op de visie en strategie van het Rijk. Deze aanbeveling neem ik graag over. Op dit moment stelt EZ een I-strategie op en ik neem de informatiehuishouding integraal in dit document op. Kwaliteitsmanagement en control • Voer de in de concept Beheersregeling informatiebeheer genoemde tweejaarlijkse audits uit. In de nieuwe regeling voor het informatiebeheer zal worden beschreven op welke wijze invulling wordt gegeven aan monitoring en de audit-, control- en toezichtsfunctie. Met de Rijksauditdienst overleg ik regelmatig over alle aspecten van de informatievoorziening inclusief over het uitvoeren van audits op de informatiehuishouding. Besturing, organisatie en personeel • Breng de Regeling en het document Besturing documentmanagement/digitaal werken in samenhang met elkaar. • Pas de term 'zorgdrager' in de concept beheerregeling aan aan de Archiefwet. • Stel de Beheersregeling Informatiebeheer vast. Ik onderschrijf de conclusie dat het begrip zorgdrager in de concept-beheersregels die u ter beschikking is gesteld afwijkend is van de bestaande wetgeving. Dit geldt eveneens voor het begrip archiefbescheiden. Zoals hiervoor vermeld zal de nieuwe regeling informatiebeheer van EZ uitgaan van het wettelijk begrippenkader. Toegankelijkheid In de bevindingen geeft het rapport aan dat nieuwe medewerkers geen cursus over DoMuS krijgen. Dit is niet in overeenstemming met de werkelijkheid. Alle nieuwe medewerkers worden namelijk standaard door de klantteams van Dl uitgenodigd voor een persoonlijke "één op één" bureautraining DoMuS. Bovendien
Pagina 3 van 5
Directie Bedrijfsvoering
DB / 13168538
zijn de medewerkers van het klantteam dagelijks proactief op de werkvloer aanwezig om extra uitleg en ondersteuning te geven in het gebruik van DoMuS. De opmerkingen over opslag van archiefbescheiden op netwerkschijven, in Pleio en de samenwerkingsruimte van Rijksportaal kan ik volgen. Afspraak is dat archiefwaardige bestanden primair in DoMuS dienen te worden gearchiveerd. Dat documenten in eerste instantie geplaatst worden op dergelijke voorzieningen is daarmee ook niet bezwaarlijk. Zonder deze documenten is immers de bedoelde samenwerking niet mogelijk. Deze omgevingen zijn juist ontwikkeld om de samenwerking te faciliteren. De archieffunctie van de samenwerkingsfunctie neem ik op als concrete actie om invulling aan te geven. •
Maak voor het kerndepartement duidelijk welke digitale archiefbescheiden in DoMuS moeten worden opgenomen (zie ook Digitaal archief en digitale archiefbescheiden ) • Stuur steviger op een eenduidig gebruik en de juiste plaatsing van archiefbescheiden in DoMuS. Beide aanbevelingen neem ik over door de sturing op de duurzame toegankelijkheid te intensiveren. De instrumenten hiervoor zijn de nieuwe regeling voor het informatiebeheer, de I-strategie EZ en de ERA (EZ Referentie Architectuur). De vaststelling van deze documenten zal ik gepaard laten gaan met de nodige communicatieactiviteiten.
Selectie en vernietiging • Rond het koppelen van de bewaartermijnen aan de archiefbescheiden in DoMuS af. • Maak een aanvang met de vernietiging van archiefbescheiden in DoMuS indien de bestaande bewaartermijnen dit voorschrijven en aan de formele regels voor vervanging is voldaan (zie Digitale duurzaamheid). • Zorg ervoor dat digitale archiefbescheiden alleen volgens de archiefwettelijke eisen vernietigd worden. Deze aanbevelingen neem ik over door in de nieuwe regeling voor het informatiebeheer te voorzien in een heldere regels voor de vernietiging van overheidsinformatie. Hierbij zal worden aangesloten op het nieuwe waarderingsen selectiebeleid. Digitale d u u r z a a m h e i d Ik onderschrijf de constatering dat het noodzakelijk is om reeds bij de aanschaf en inrichting van applicaties rekening te houden met de eisen die aan de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie worden gesteld en aan de maatregelen die getroffen moeten worden om de digitale duurzaamheid te kunnen waarborgen. In tegenstelling tot het rapport heeft EZ wel degelijk voorzieningen getroffen om de digitale duurzaamheid te regelen. Het gebruik van open standaarden, tijdige conversie en migratie - met DoMuS als voorbeeld - en aansluiting op DWR-Archief zijn staand beleid.
Pagina 4 van 5
Directie Bedrijfsvoering
DB / 13168538
• •
Zorg ervoor dat DoMuS voldoet aan de aansluitvoorwaarden van DWR-Archief. Dring er samen met de andere ministeries, bij het programma DWR-Archief op aan dat er zo spoedig mogelijk concrete voorzieningen komen voor het duurzaam toegankelijk bewaren van digitale archiefbescheiden. Het ministerie van EZ participeert reeds vanaf het begin aan de ontwikkeling van het DWR-Archief en is medefinancier van het project. Het programma DWRArchief behelst een uitbreiding van reeds bestaande concrete voorzieningen voor het duurzaam toegankelijk bewaren van digitale archiefbescheiden. Reeds bestaande rijksbrede concrete voorzieningen waaraan EZ financieel fors aan heeft bijgedragen. Deze aanbevelingen hadden derhalve achterwege kunnen blijven. Een kopie van deze brief stuur ik naar de Algemene Rijksarchivaris. Ik vertrouw erop u hiermee afdoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijk
Drs-J*r}?ft. Kolkman CIO Economische Zaken
Pagina 5 van 5
PostNL Port betaald Port Paye Pays-Bas
Ministerie van Economische Zaken
Postbus 20401 I 2500 EK Den Haag
