Beleidsregels HRD 2013
Ministerie van Algemene Zaken afdeling P&O
Bijlage bij LB- 13/0854 van 4 november 2013
Inhoudsopgave Inhoudsopgave
2
Inleiding
2
Beleidsregels HRD
3
1. DEFINITIES 3 2. BELEIDSREGELS 4 2.1 Beheer budgetten .................................................................................... 4 2.2 Organiseren van trainingen ....................................................................... 5 2.3 Aanmelding ............................................................................................. 5 2.4 Kosten .................................................................................................... 6 2.5 Studieopdrachten..................................................................................... 7 2.6 Het gebruik van studieovereenkomsten ..................................................... 7 2.7 Algemene huisregels bij trainingen ............................................................ 8 2.8 Hardheidsclausule .................................................................................... 9 3. RAAKVLAKKEN MET ANDER BELEID 9 4. BIJLAGEN 9 4.1 De bijlagen vormen een integraal onderdeel van het beleid.......................... 9
Inleiding Het voorliggende beleidsstuk is geschreven om de beleidsregels vast te leggen inzake training en opleiding binnen de overheid van St. Maarten. Voorheen was het beleid vastgelegd in de nota ‘Organisatie Ontwikkeling’ voor wat betreft de verdeling van het budget, en het rondschrijven ‘Procedure Studiekosten (32277-05)’ voor wat betreft de vergoeding van studiekosten van individuele overheidsdienaren. Die twee beleidsstukken worden vervangen door deze nota. Vanwege de vergaande integratie van het HRD beleid met het Performance Management systeem van de overheid zijn de regels voor HRD aangepast. Voortaan kan het verstrekken van studie-faciliteiten alleen nog maar op basis van de criteria die in deze nota zijn vastgelegd. De nota Beleidsregels HRD is als volgt opgebouwd: In hoofdstuk 1. wordt uitleg gegeven over de definities die gebruikt worden in de nota. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de beleidsregels omtrent het volgen van een cursus. Tenslotte worden in hoofdstuk 3 de raakvlakken met ander beleid vermeld. Hoofdstuk 4 beschrijft de verplichte templates voor studieovereenkomsten die gebruikt moeten worden voor arbeidsovereenkomsten en ambtenaren die in de bijlagen zijn opgenomen.
PAGINA 2 VAN 9
Beleidsregels HRD Hieronder worden de begrippen uitgelegd die gehanteerd worden in deze nota.
1. Definities Binnen de organisatie worden verschillende termen door elkaar gebruikt. Daarbij kent niet iedereen dezelfde betekenis toe aan deze termen. Het is dan ook belangrijk om eerst de begrippen die in deze nota worden gebruikt te definiëren.
a.
Ambtenaar: de ambtenaar in dienst van het land Sint Maarten, wiens bezoldiging niet bij afzonderlijke verordening is geregeld.
b.
Beoordelingsautoriteit: de leidinggevende van de directe leidinggevende van de ambtenaar in het kader van de beoordeling of, bij gebreke van een dergelijke leidinggevende, de directe leidinggevende van de ambtenaar.
c.
Beoordelingscyclus: Het proces waarin, door middel van gesprekken, manager en medewerker afspraken maken over de te leveren resultaten in de functie van de medewerker gedurende de periode van 1 jaar. Het planningsgesprek, functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek maken onderdeel uit van de beoordelingscyclus.
Planningsgesprek: Dit is het eerste gesprek van de beoordelingscyclus, waarin de medewerker afspraken maakt met zijn manager over de doelen in zijn werk voor de komende periode. Deze doelen dienen SMART te worden beschreven. De medewerker zal beoordeeld worden op basis van realisatie van de doelen, de mate waarin en hoe.
Functioneringsgesprek: het 2e gesprek in de beoordelingscyclus. De medewerker en leidinggevende bespreken hoe de werkzaamheden verlopen om tot de afgesproken resultaten in het planningsgesprek te komen. Afspraken kunnen bijgesteld en aangepast worden. Er wordt nog niet beoordeeld in dit gesprek.
Beoordelingsgesprek: Het laatste gesprek in de beoordelingscyclus waarin de medewerker beoordeeld wordt op de resultaatafspraken die hij met zijn manager heeft gemaakt tijdens het planningsgesprek. Er wordt niet enkel beoordeeld of resultaten (tijdig) behaald zijn maar ook hoe tot het resultaat is gekomen. De manager dient hiervoor de heersende beoordelingssystematiek te hanteren.
d.
Opleiding: systematische ontwikkeling van de kennis,vaardigheden en attitudes die een medewerker nodig heeft om een bepaald beroep of samenstelsel van taken adequaat uit te voeren. Het vormt veelal een geheel van modules of studiejaren en na afloop wordt een officieel erkend diploma of rang of graad of titel verleend.
e.
Overheidsdienaar: alle medewerkers in dienst van de overheid.
f.
Persoonlijk Ontwikkelplan (POP): In een POP legt de medewerker samen met zijn leidinggevende vast welke ontwikkeling hij de aankomende periode wil doormaken en welke vervolgstap hij in zijn loopbaan voor ogen heeft. In het plan
PAGINA 3 VAN 9
. . . . . . . wordt ook ingegaan op de opleiding, trainingen en coaching of ander soort begeleiding die. kan bijdragen aan het realiseren van de gestelde doelen. De verantwoordelijkheid . voor het doormaken van de ontwikkeling ligt bij de medewerker
BELEIDSREGELS HRD
2013
zelf. g.
Studieopdracht: opdracht van het bevoegd gezag zoals bedoeld in art. 76 van de LMA.
h.
Studieovereenkomst: een overeenkomst tussen medewerker en werkgever waarin afspraken gemaakt worden omtrent het volgen van en de kosten van een training of opleiding. Dit kan de vorm hebben van een overeenkomst naar burgerlijk recht met arbeidscontractanten of een Landsbesluit met bijbehorend studievoorwaardenformulier voor ambtenaren.
i.
Training: een leertraject waarin kennis en kunde over een specifiek onderwerp wordt overgebracht. Het dient ter bevordering van het functioneren en/of competenties van de medewerker. Het gaat vaak om een kortdurend traject waarbij na afloop een certificaat wordt uitgewerkt. Een training wordt ook aangeboden onder de noemer cursus of workshop.
Algemene training: Algemene trainingen worden georganiseerd en gefaciliteerd door P&O ten behoeve van de gehele organisatie. Deze trainingen zijn te verdelen in de categorieën: communicatie, administratieve ondersteuning, beleid, en management. Algemene trainingen zijn veelal verplichte trainingen, trainingen die noodzakelijk zijn om je werk goed uit te kunnen voeren.
Vakspecifieke training: Het gaat om trainingen die niet op de gehele organisatie van toepassing zijn, deze trainingen dienen afgeleid te worden van de afdelingsplannen. Deze trainingen dragen bij aan het verbeteren van de prestatie van een individu of afdeling.
Toekomstgerichte training: Het voorbereiden van een medewerker op een toekomstige functie. De functie en training zijn gedefinieerd in het POP.
2. Beleidsregels In dit hoofdstuk worden de beleidsregels geformuleerd. Daarnaast worden deze nader toegelicht en waar nodig worden procedurele regels gesteld.
2.1 Beheer budgetten a. De afdeling P&O beheert het budget algemene trainingen Toelichting Jaarlijks heeft P&O een budget beschikbaar om algemene trainingen te organiseren. Deze trainingen zijn te verdelen in de categorieën: communicatie, administratieve ondersteuning, beleid, en management. Het gaat veelal om verplichte trainingen, trainingen die noodzakelijk zijn om je werk goed uit te kunnen voeren. De overheid betaalt de volledige kosten van deze trainingen (m.u.v. § 2.4.b). Het jaarlijks P&O budget is beperkt en zal niet de gehele algemene trainingsbehoefte kunnen dekken. Het werkelijk beschikbare budget bepaalt hoe vaak en voor hoeveel medewerkers per jaar een training wordt aangeboden.
PAGINA 4 VAN 9
. . . . . . Indien het aanbod . van P&O niet de totale trainingsbehoefte uit de organisatie dekt is een . eigen (vakspecifiek) budget een ‘algemene’ training te (laten) afdeling vrij om uit organiseren. .
BELEIDSREGELS HRD
2013
b. Een SG beheert het budget van vakspecifieke trainingen Toelichting Jaarlijks heeft een Ministerie een budget beschikbaar voor vakspecifieke trainingen. Vakspecifieke trainingen worden georganiseerd op initiatief van een afdeling binnen de overheid. Deze trainingen dragen bij aan het verbeteren van de prestatie van een individu of afdeling en zijn gericht op de toekomst. Het budget voor vakspecifieke trainingen wordt beheerd door de SG. Een SG bepaalt of een training plaats zal vinden.
2.2 Organiseren van trainingen a. De afdeling P&O organiseert algemene trainingen Toelichting Afdeling P&O beheert het budget voor algemene trainingen, en is ook de organisator en facilitator van de algemene trainingen. Ten behoeve van de algemene trainingen stelt P&O een trainingskalender op in overleg met de SG’s.
b. Vakspecifieke trainingen worden door een ministerie georganiseerd Toelichting Vakspecifieke trainingen zijn niet op de gehele organisatie van toepassing maar zijn specifiek voor een dienst of afdeling. Deze trainingen dienen afgeleid te worden van de afdelingsplannen en worden door een ministerie zelf gefinancierd. Deze trainingen worden ook door het ministerie zelf geïnitieerd en georganiseerd. Er is wel een informatieplicht naar P&O over vakspecifieke opleidingen. De afdeling P&O moet op de hoogte zijn van alle opleidingsactiviteiten binnen de overheidsorganisatie.
2.3 Aanmelding a. Aanmelding voor algemene trainingen gebeurt door de afdelings- of de diensthoofden Toelichting Jaarlijks maakt P&O een trainingskalender met algemene trainingen die wenselijk zijn om te organiseren. De managers zijn verantwoordelijk voor het aanmelden van hun medewerkers (hiervoor zijn formulieren beschikbaar). P&O is verantwoordelijk voor de samenstelling van de groepen waarbij wordt getracht een trainingsgroep te laten bestaan uit deelnemers van de verschillende ministeries. Bij het aanmelden moeten de volgende criteria in acht worden genomen;
Een medewerker heeft met zijn leidinggevende afspraken over de training gemaakt in zijn POP
Een medewerker heeft met zijn leidinggevende afspraken over de training gemaakt in zijn planningsgesprek
De training is noodzakelijk om een functie (beter) uit te kunnen oefenen.
PAGINA 5 VAN 9
. . . . . . Aanmelding . voor vakspecifieke trainingen gebeurt door de afdelings- of . de diensthoofden .
BELEIDSREGELS HRD
2013
b.
Toelichting Een afdeling/ministerie initieert en organiseert zelf een vakspecifieke training voor een groep medewerkers of een individu. Indien gewenst kan een ministerie de centrale afdeling P&O vragen om ondersteuning.
2.4 Kosten a. Verplichte trainingen worden 100% door de overheid gefinancierd Toelichting Algemene trainingen en vakspecifieke trainingen met een verplicht karakter worden volledig door de overheid gefinancierd.
b. Voor toekomstgerichte trainingen draagt de cursist 25% van de kosten Toelichting Een toekomstgerichte training is een training waarvoor de medewerker afspraken heeft gemaakt in zijn/haar POP. Het kan gaan over een algemene training of een vakspecifieke training. Een training is toekomst gericht wanneer die niet noodzakelijk is voor het beter uitoefenen van de huidige functie, maar bedoeld is om de medewerker voor te bereiden op een toekomstige functie. Indien deze wens van de medewerker gezien wordt als meerwaarde voor de (toekomstige) organisatie kan de overheid hierin investeren. Naast de inspanningen van de medewerker wordt van hem ook verwacht dat hij 25% van de kosten betaald. Toekomstgerichte trainingen zijn geen recht, ze kunnen enkel worden gerealiseerd wanneer hiervoor voldoende budget beschikbaar is.
c. Geen vergoeding voor individuele aanvragen Toelichting We kennen enkel deze twee soorten van training: Algemeen of Vakspecifiek. P&O is verantwoordelijk voor de algemene trainingen en de verschillende ministeries (en afdelingen) zijn verantwoordelijk voor de vakspecifieke trainingen. Aanmeldingen voor trainingen worden door afdelings- of diensthoofden gedaan. Individuele verzoeken voor vergoedingen van gevolgde of te volgen trainingen welke niet zijn opgenomen in een Planningsgesprek of POP, vallen buiten deze twee categorieën en komen in beginsel niet voor vergoeding in aanmerking.
d. Kosten van trainingen kunnen worden teruggevorderd Toelichting Wanneer deelnemers door overtreding van de huisregels (§ 2.7) worden uitgesloten van het verder volgen van een begonnen training, of niet in staat zijn de training succesvol af te ronden, kunnen gemaakte kosten worden teruggevorderd. Bij toekomstgerichte trainingen en studieopdrachten worden de afspraken over de kosten (en overige voorwaarden, zoals terugbetalingsverplichtingen) in een studieovereenkomst vastgelegd.
PAGINA 6 VAN 9
. . . . . . . Studieopdrachten . a. Een studieopdracht is een vakspecifieke training .
BELEIDSREGELS HRD
2.5
2013
Toelichting Een studieopdracht wordt opgesteld voor ambtenaren door het bevoegd gezag indien zij verplicht zijn een opleiding te volgen. Een dergelijke opdracht wordt gelijkgesteld aan een vakspecifieke training en komt ten laste van het vakspecifieke budget.
b. Kosten van studieopdrachten worden voor 100% door de overheid gedragen. Toelichting De kosten voor een opleiding of training, opgenomen in een studieopdracht worden 100% betaald door de overheid zoals omschreven in artikel 76 van de LMA.
c. Kosten van studieopdrachten kunnen worden teruggevorderd Toelichting Bij studieopdrachten worden afspraken en voorwaarden verplichting) in een studieovereenkomst vastgelegd.
(zoals
terugbetalings-
2.6 Het gebruik van studieovereenkomsten a. Een studieovereenkomst is verplicht bij studieopdrachten Toelichting De afspraken die gemaakt worden over een studieopdracht worden vastgelegd in een studieovereenkomst. Omdat in dergelijke gevallen ook terugbetalingsverplichtingen gelden is het aangaan van een studieovereenkomst verplicht. Bij het maken van de afspraken moet het volgende in acht worden genomen;
Een studieopdracht is geen dienstreis.
Een budget moet naar alle redelijkheid en billijkheid worden opgesteld (art 76 LMA).
Enkel de noodzakelijke kosten mogen worden opgevoerd.
Enkel kosten die de medewerker aangaan, en niet zijn gezinsleden of anderen mogen worden opgevoerd in de begroting.
Indien er gereisd moet worden ten behoeve van de studieopdracht wordt enkel 1 retourticket vergoed.
Indien de medewerker de studieopdracht staakt, dan wel niet met succes afrondt, is de medewerker gehouden de kosten, dadelijk en desgevraagd in twee termijnen aan de overheid terug te betalen.
Indien de medewerker na het succesvol beëindigen van de studieopdracht binnen 3 jaar het dienstverband met de overheid beëindigt, is de medewerker gehouden aan een terugbetalingsverplichting in verband met de betaalde opleidingskosten ter hoogte van 100% gedurende het eerste jaar, 75% in het tweede jaar en 50% in het derde jaar.
PAGINA 7 VAN 9
. . . . . . . b. Een studieovereenkomst is verplicht bij toekomstgerichte trainingen . Toelichting .
BELEIDSREGELS HRD
2013
Bij toekomstgerichte trainingen gelden terugbetalingsverplichtingen. Om er van verzekerd te zijn dat alle partijen zich bewust zijn van hun wederzijdse verplichtingen is het gebruik van een studieovereenkomst verplicht. In de studieovereenkomst wordt tenminste opgenomen dat:
25% van de kosten voor rekening komen van de medewerker en op welke manier dat wordt verrekend. Doorgaans met het salaris.
Indien de medewerker de training staakt, dan wel niet met succes afrond, is de medewerker gehouden de kosten van de training, dadelijk en desgevraagd in drie termijnen aan de overheid terug te betalen.
Indien de medewerker na het succesvol beëindigen van de training binnen 3 jaar het dienstverband met de overheid beëindigt, is de medewerker gehouden aan een terugbetalingsverplichting in verband met de betaalde opleidingskosten ter hoogte van 100% gedurende het eerste jaar, 75% in het tweede jaar en 50% in het derde jaar.
c. Een studieovereenkomst kan worden gebruikt in andere gevallen Toelichting Hoewel in andere gevallen de kosten voor 100% voor de overheid zijn, kan er voor worden geopteerd met de deelnemers een studieovereenkomst aan te gaan. De redenen kunnen velerlei zijn maar hebben meestal ten doel deelnemers te doordringen van mogelijke sancties bij overtreding van de huisregels.
2.7 Algemene huisregels bij trainingen Toelichting Door de overheid wordt geld en tijd geïnvesteerd in training en opleiding van medewerkers. Een training levert iets op voor de medewerker en voor de organisatie. Er wordt van de medewerker verwacht dat hier iets tegenover staat. Hiertoe gelden de volgende de volgende uitgangspunten:
Aanwezigheid Indien een medewerker is aangemeld wordt er verwacht dat hij/zij aanwezig is. Er wordt ook van een leidinggevende verwacht dat een medewerker de tijd krijgt de training bij te wonen.
Motivatie & Inzet Enkel wanneer er sprake is van motivatie om deel te nemen aan een training zal er ook geleerd worden. Motivatie moet van de medewerker zelf komen maar hier kan op gestuurd worden door de leidinggevende.
Houding & Gedrag Tijdens een training gelden de regels van de trainer en/of trainingslocatie. Deze regels hebben tot doel om een ideale leeromgeving te creëren.
Er wordt verwacht dat medewerkers deze regels kennen en zich hieraan houden, en er wordt verwacht dat leidinggevenden hierop sturen.
Indien een medewerker zich niet houdt aan de huisregels bij trainingen kunnen disciplinaire maatregelen genomen worden en wordt dit meegenomen bij de jaarlijkse beoordeling.
PAGINA 8 VAN 9
. . . . . . . Wanneer medewerkers door overtreding van de huisregels worden uitgesloten van . van een begonnen training, of niet in staat zijn de training het verder volgen succesvol af te . ronden, kunnen gemaakte kosten worden teruggevorderd.
BELEIDSREGELS HRD
2013
Per training, afhankelijk van de aard en de locatie, kunnen aanvullende regels worden gegeven. Medewerkers die worden ingeschreven voor een cursus krijgen een exemplaar van de huisregels.
2.8 Hardheidsclausule Toelichting Het bevoegde gezag kan toepassing van deze beleidsregels achterwege laten of daarvan afwijken indien strikte toepassing ervan in individuele gevallen leidt tot onbillijkheid van overwegende aard.
3. Raakvlakken met ander beleid Het hier beschreven beleid heeft raakvlakken met ander beleid. Dit is soms aanvullend welke hieronder is weergegeven. a.
LMA: art 76 is de grondslag voor de studieopdracht. (AB 2010, GT No 25);
b.
Performance management (BC120808,12): Het POP (persoonlijk ontwikkelingsplan) en de beoordelingen van de functionaris vormen de belangrijkste grondslagen waarop een overheidsdienaar aan trainingen kan deelnemen.
c.
Organizational Culture, Core Values and Strategic Competencies (BC 261006,22): Hierin zijn competenties opgenomen waarop de overheidsdienaren op worden beoordeeld.
4. Bijlagen 4.1 De bijlagen vormen een integraal onderdeel van het beleid. Naast het uniform toepassen van de regels streven we er ook naar om uniforme documenten te hanteren.
a. Studieovereenkomst voor contractanten Voor overheidsdienaren met een arbeidsovereenkomst wordt een studieovereenkomst gesloten.
b. Landsbesluit voor ambtenaren Ambtenaren kunnen geen overeenkomst naar burgerlijkrecht aangaan maar krijgen een LB wat een eenzijdige rechtshandeling is. Om er zeker van te zijn dat de ambtenaar weet wat de voorwaarden zijn die daar aan verbonden zijn staan die in een verklaring welke hij moet tekenen. De verklaring vormt een integraal een integraal onderdeel van het LB.
c. Studievoorwaarden bij het Lansbesluit Dit is de verklaring bedoeld onder 4.1.b.
PAGINA 9 VAN 9
