Ministerie van Binnenlandse Zaken Aan Geadresseerde
Bijlagen Uw kenmerk Twee Inlichtingen bij mw. drs A.M. Salomon Onderwerp BIS-P-gegevens 1996
Doelstelling Juridische grondslag Relatie met andere circulaires Gaat in per Geldig tot
Ons kenmerk Datum EA96/U4257 22 januari 1997 Doorkiesnummer 070 3026933 Departementsonderdeel directie Politie
: bekendmaking van beleid : artikel 45, eerste en derde lid, Politiewet 1993; artikel 17, Besluit beheer regionale politiekorpsen : EA95/U3991 van 20 december 1995 : datum dagtekening : uiterlijk 4 jaar na dagtekening
Samenvatting Uiterlijk 15 februari a.s. dienen de regionale politiekorpsen, het KLPD en het LSOP voor het derde achtervolgende jaar de gegevens over het personeel aan te leveren aan het Beleidsinformatiesysteem Politie, afgekort BIS. In deze circulaire wordt de aandacht gevraagd voor de volledigheid, de juistheid en de betrouwbaarheid van deze gegevens. Vervolgens wordt beknopt aangestipt op welke wijze verbeteringen bewerkstelligd kunnen worden. Hiertoe wordt u, evenals de vorige jaren, een zogenaamd validatieprogramma met een gebruikershandleiding aangeboden om de gegevensinvoer te vergemakkelijken. Tevens is het Model Personele Gegevens 1996 BIS bijgevoegd waarin aanscherpingen van de te hanteren definities en van de toelichting erop, zijn gepleegd. Aanlevering personeelsgegevens BIS Uiterlijk 15 februari a.s. zal de aanlevering van de gegevens over het politiepersoneel door de regionale politiekorpsen, het KLPD en het LSOP aan het Beleidsinformatiesysteem Politie (BIS) moeten plaatsvinden. Deze gegevens hebben betrekking op het jaar 1996 (met als peildatum 31 december 1996). Kwaliteit van de gegevens Zoals in de Rapportage BIS Personeelsgegevens 1995 is vermeld en in de evaluatiegesprekken in 1996 met het politieveld aan de orde is geweest, is de aanlevering van de gegevens over 1995 verbeterd ten opzichte van het jaar ervoor. De kwaliteit van de gegevens zal echter zeker nog verder kunnen en moeten toenemen. Hierbij wil ik u er nogmaals op attenderen dat de
verantwoordelijkheid voor de volledigheid, de juistheid en de betrouwbaarheid van de gegevens binnen uw eigen organisatie ligt. Dit betekent met name dat er aandacht zal moeten worden besteed aan het gegevensbeheer en het afstemmen van de gegevensstromen tussen verscheidene organisatie- onderdelen. Recentelijk heb ik aan de Tweede Kamer gemeld dat in 1997 op verschillende manieren aan de verbetering en verdieping van de sturingsinstrumentaria (zoals het BIS) zal worden gewerkt. In dit verband wijs ik u op het feit dat momenteel binnen verschillende gremia in het politieveld, bijvoorbeeld binnen het Platform Politiële Informatievoorziening (PPI), en bij het ministerie hieraan de nodige aandacht wordt besteed. Inmiddels heeft ook de Algemene Rekenkamer nogmaals gewezen op de noodzaak om tot verbeteringen te komen ten aanzien van de betrouwbaarheid van de door u aan het ministerie te verstrekken personeelsinformatie. Personeelsgegevens 1996 BIS: handleiding en Model Voor de aanlevering van de personeelsgegevens aan het BIS wordt uitgegaan van hetzelfde stramien als de vorige twee jaren. Dit om de vergelijkbaarheid van de gegevens te kunnen waarborgen en de betrouwbaarheid van de BIS-personeelsgegevens nog verder te kunnen verbeteren. Als een aanzet ter verdere verbetering zijn de definities ten opzichte van het vorige jaar verder aangescherpt. Bijgevoegd treft u als Bijlage 1 een Gebruikershandleiding aan die hoort bij het zogenaamde validatieprogramma. Dit programma is bedoeld om de korpsen bij het invoeren en het controleren van de personeelsgegevens ten behoeve van het BIS te ondersteunen. Het is de bedoeling dat deze handleiding zorgvuldig wordt doorgenomen alvorens met de invoer van de personeelsgegevens wordt begonnen. Twee formulieren dienen vervolgens ter aanvulling op de gegevensaanlevering: 1. het kwaliteitsformulier: Dit is bedoeld om de volledigheid, de juistheid en de betrouwbaarheid van de aan te leveren gegevens te kunnen controleren. Ik verzoek u er voor zorg te dragen dat de aan te leveren gegevens binnen de organisatie zorgvuldig inhoudelijk worden afgestemd. In veel gevallen zal afstemming moeten plaatsvinden tussen de hoofden P&O, bedrijfsvoering en financiën. De afstemming betreft in het bijzonder de gegevens over het aantal fte's in uw organisatie. De aan te leveren personeelsgegevens over een bepaald jaar behoren namelijk overeen te komen met de gegevens, zoals die in de jaarrekening worden opgenomen. 2. aanvullende personeelsgegevens: Deze worden om privacyredenen niet op individueel niveau aangeleverd. Op het bijgevoegde formulier dienen totaalaantallen werknemers van allochtone afkomst (conform de uitvoering van de WBEAA), zij die vallen onder de WAGW en zij die gebruik maken van zwangerschapen bevallingsverlof te worden aangegeven. Misschien ten overvloede wijs ik er hier op deze gegevens met de benodigde zorgvuldigheid te behandelen en te controleren. Als Bijlage 2 is het Model Personele Gegevens 1996 BIS oggenomen. Qua inhoud en hoeveelheid van gegevens zijn hierin ten opzichte van het vorige jaar geen wijzigingen opgenomen. Wel is er een verbeterslag gemaakt in de zin dat er, op basis van een onderzoek dat de directie Politie door de werkgroep Landelijke Datamodellering (LDM) van In-Pact heeft laten verrichten, verduidelijkingen en aanscherpingen in de BIS- definities zijn aangebracht. Uit de evaluatie met het veld en bij het vervaardigen van de rapportage over 1995 bleken de gegevens ten aanzien van de 'taakvelden' en het ziekteverzuim in het bijzonder problemen op te leveren. Met u hoop ik dat de bijstellingen mede bijdragen aan een verbetering van de kwaliteit van de personeelsgegevens. Tenslotte
Onlangs heeft de Kamer, door aanvaarding van een daartoe strekkende motie van Dijksman (Kamerstukken II 1996/97, 25 016, nr. 14) gevraagd om een meer frequente rapportage over de politiesterkte. Ik kan u meedelen dat u in een afzonderlijke brief hierover nader zult worden geïnformeerd.
Bijlage 1 bij de circulaire Aanlevering BlS-Personeelsgegevens 1996 (kenmerk: EA96/U 4257):
De diskette die gebruikt moet worden heeft het versienummer: 2.0. 1. 1.1. 1.2.
Inleiding Inhoud Handleiding Het programma
2. 2.1. 2.2.
Voorbereiding Inhoud invoerbestand P-gegevens 1996 installeren invoerbestand
3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5.
Starten en gebruik validatieprogramma Korpscode Versiekarakter Programma onderbreken Voorbeeldschermen Installeren ANSI.SYS
4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6.
Het valideren LOG-bestand Foutmelding bestandsnaam Melding technische fout en melding inhoudelijke fout Aanmaak LOG-bestand plus VAL-bestand LOGbestand overschrijven Kopie bestanden
5. 5.1. 5.2 5.3
Verzenden gegevens Kwaliteit van gegevens Formulier 'Aanvullende Personeelsgegevens 1996 per korps' Verzendadres
5.4
Assistentie en vraagbaak
BIJLAGEN: - Kwaliteitsformulier Personeelsgegevens BIS 1996 (zie ook bestand op diskette) - Formulier 'Aanvullende Personeelsgegevens 1996 per korps' (zie ook bestand op diskette)
1 Inleiding De validatie software - welke een eerste controle uitvoert op de personeelsgegevens voor het BIS - levert een goede bijdrage aan de kwaliteit van de gegevens en vergemakkelijkt de inspanningen gemoeid met de aanlevering. Dit bleek ook uit de evaluatie die het afgelopen voorjaar is gehouden. Vandaar dat het ministerie voor de P-gegevensaanlevering over 1996 aan de korpsen nieuwe validatiesoftware ter beschikking stelt. Zoals u weet vindt de aanlevering van de P-gegevens eenmaal per jaar plaats. De P-gegevens dienen voor 15 februari} 19970p een diskette (3.5" formaat) te worden aangeleverd. Voor een deel van de gegevens geldt als peildatum 31 december 1996, voor andere gegevens geldt het gehele jaar 1996. Het gegevensbestand bestaat uit een ASCII-bestand waarin per personeelslid dat bij het korps in dienst is een record (=één regel) is opgenomen. De records bestaan elk uit 23 velden; de velden worden onderling door een komma (',') gescheiden. Voor verdere details over de gegevens, de structuur en de toelichting erop verwijzen wij u naar het Model Personele Gegevens 1996 . Dit Model is als Bijlage 2 hierbij gevoegd. Wij raden u aan om eerst het Model Personele Gegevens 1996 en de toelichting te lezen.. Vervolgens het invoerbestand P-gegevens 1996 van uw organisatie aan te maken. Lees deze handleiding nauwkeurig door voordat u het validatieprogramma start en gebruikt. • Vergeet niet het Kwaliteitsformulier in te vullen en bij de diskette te verzenden. Ook het formulier Aanvullende Personeelsgegevens moet apart worden ingevuld en mee worden gezonden.
• • •
1.1 Inhoud Handleiding Deze handleiding geeft achtereenvolgens aan: • Het doel van het validatieprogramma en de benodigde voorbereiding. Op welke technische zaken moet u letten alvorens het validatieprogramma te gebruiken? . • Hoofdstuk 2 geeft de installatie van het programma weer. • In de hoofdstukken 3 en 4 wordt de start en het gebruik van het programma uiteen gezet. • De handleiding wordt afgesloten met hoofdstuk 5: Verzenden van het bestand en adressen en telefoonnummers voor eventuele ondersteuning. 1.2 Het programma Het validatieprogramma is een MS-DOS-programma. Het is bedoeld om de P-gegevens a. technisch te controleren ('valideren') op formaat; b. inhoudelijk te controleren of er volgens de referentietabellen BIS (afzonderlijk) geldige waarden zijn gebruikt. Tijdens het valideren wordt op het scherm een zogenaamde voortgangs-indicator getoond. Na de validatie worden alle mogelijke foutmeldingen in het logbestand weggeschreven. Het programma sluit af met de melding van het verloop van de validatie. - Hierbij wordt de naam van het logbestand getoond. - Het bestand bevat mogelijke foutmeldingen. Deze zijn gespecificeerd op record (=regel) en het betreffende veld(en) waarin de fouten zijn aangetroffen. Wanneer het aangemaakte invoerbestand met P-gegevens 1996 door het validatieprogramma foutloos wordt verwerkt, wordt een validatiebestand aangemaakt. In het bestand worden indicatieve waarden weergegeven (in totalen en percentages) over de ingevoerde personele gegevens. De informatie is nadrukkelijk niet bedoeld als managementinformatie, maar als een controle-overzicht om te zien of de gegevens die ingevoerd zijn juist zijn. Dat wil zeggen dat de inhoud van het invoerbestand moet sporen met de daadwerkelijke personeelsadministratie van het korps.
2 Voorbereiding
Voordat u het programma start moet u op een aantal zaken letten. De punten zijn hieronder op een rijtje gezet. 2.1 Inhoud invoerbestand P-gegevens 1996 De structuur en inhoud van het gegevensbestand P-gegevens 1996 moet voldoen aan het Model Personele Gegevens 1996. Lees dit model (zie Bijlage 2) eerst goed door! Het gegevensbestand bevat voor ieder personeelslid (volgens het BARP en aspiranten van politie) een record = een regel. Het aantal regels van het bestand komt dus overeen met het aantal personeelsleden van het korps. Elk record heeft hetzelfde aantal velden: 23 velden per record. - Alle velden dienen verplicht ingevuld te worden behalve veld 2. - De velden 'Datum vertrek', en 'Bestemming vertrek' zijn verplicht indien het personeelslid gedurende het jaar 1996 met ontslag is gegaan. - Alle velden worden door een komma (',') van elkaar gescheiden. Omdat het om 23 velden gaat per record, betekent dit dat er in elk record 22 komma's voorkomen. - Slechts een veld bevat een decimale punt (.), te weten veld 14 van het Model. - Een leeg veld wordt aangegeven door (,,). Indien een korps een gegeven bijvoorbeeld niet heeft, kunt u een veld leeg laten. Let wel: Bij de controle met behulp van het kwaliteitsformulier dient u dit op het formulier aan te tekenen.
Let op: Korpsen die gebruik maken van de DEPERS-module zullen records met 23 komma's aantreffen. De extra komma wordt in deze module namelijk als afsluitteken gebruikt. Wilt u ieder record daarom goed controleren op het aantal komma's en dit, indien nodig, in het ASCII-bestand corrigeren. In totaal moeten er 22 komma's per record zijn. Dit is nodig omdat het invoerbestand anders niet door het validatieprogramma zal worden geaccepteerd. 2.2 Installeren invoerbestand U maakt een directory aan, bij voorkeur op uw harde schijf. Plaats hierin zowel het invoerbestand met P-gegevens als het validatie-programma. De naamsconventie van het BIS voor het invoerbestand P-gegevens luidt: Naam bestand: Pxx_96_v.dat xx staat voor: de korpscode(1-25, 26 en 50); zo is Drenthe 03, het KLPD 26 en het LSOP 50; v staat voor: het versienummer van het invoerbestand. U kunt kiezen uit: a-z, A-Z of uit 0-9. Let op: Gebruik in de bestandsnaam het Underscore of underline teken (_) gebruikt, niet het minstreepje (-). Om het validatieprogramma te kunnen laten draaien heeft u nodig: • Het validatieprogramma. Dit werkt onder MS-DOS; • Een minimale configuratie voor het programma bestaande uit: een 386, 25 Mhz, MS-DOS 3.3+; Intern geheugen: 560 Kb, extern geheugen: 1 Mb; Voor het gebruik van het programma is de installatie van de ANSI-driver nodig; Het bestand dat u op de diskette met het validatieprogramma aantreft is: VSW96.EXE het uitvoerbare programma.
3 Starten en gebruik validatieprogramma
Het programma wordt opgestart door het commando VSW96 in te typen. 3.1 Korpscode Het programma start op met een tekst en vraagt als eerste gebruikers-actie om de korpscode. Dit zijn code 1 t/m 26 voor de regionale korpsen en het KLPD, 50 voor het LSOP. 13 ziet:
Voer korpscode in a.u.b:
Type vervolgens de korpscode in kies uit de cijfers 1 t/m 26 of 50. Druk daarna op de Return-toets. 3.2 Versiekarakter Het programma vraagt om het versienummer of om het karakter van het bestand: U ziet: Voer versie karakter van de file in a.u.b: Type hier de letter of cijfer om de versie aan te geven: kies uit A-Z, a-z of 0-9. Druk op de Return-toets. Twee voorbeelden: a. de eerste versie is: P01_96_A.DAT, (voor Groningen) bij een volgende versie wordt het: P01_96_B.DAT. b. de eerste versie is: P10_96_0.DAT, (voor Noord-Holland-Noord) dan is de volgende versie: P10_96_1.DAT. Dit betekent dat het programma zoekt naar het invoerbestand van korps 1 (=Groningen) of 10 (Noord- Holland-Noord), met daarin de P-gegevens over 1996. 3.3 Programma onderbreken Mocht u tussentijds het programma willen verlaten dan kunt u Ctrl+C in geven. 3.4 Voorbeeldschermen Wanneer u het programma heeft gestart, verschijnt het volgende scherm:
Wanneer het scherm er echter als volgt uit ziet:
Dan is de schermdriver ANSI.SYS niet geïnstalleerd. Het gebruik van ANSI.SYS is noodzakelijk voor de leesbaarheid van de schermen van het validatieprogr 3.5 Installeren ANSI.SYS Voeg aan uw CONFIG.SYS deze regel toe: device=C:\DOS\ANSI.SYS. Hierbij gaan we er van uit dat het bestand ANSI.SYS zich in de directory C:\DOS bevindt. Indien dit niet omdat u bijvoorbeeld in een netwerkomgeving werkt dan kunt u assistentie van bijvoorbeeld de afdeling inroepen.
4 Het valideren Het programma controleert de volgende zaken: 1 De naam van het gegevensbestand; Deze neem moet voldoen aan de naamsconventie. Deze stap moet goed verlopen voordat het programma verder gaat 2 Per record/regel wordt eerst gekeken naar de structuur; Komen de velden overeen met het gewenste aantal? Voldoen de velden aan de voorgeschreven lengte en zijn de velden gevuld met weerden? Deze stap meet goed verlopen. Dit betekent dat eventuele fouten hersteld moeten worden. 3 Per record/regel wordt per veld gekeken naar de geldigheid van de waarden; Deze stap moet goed verlopen voordat het programma verder gaat. Eventueel moeten velden hersteld worden. 4 Het bestand wordt inhoudelijk bekeken in de zin of de waarden geldig zijn. Het verloop van het validatieproces wordt op het scherm getoond en in een logbestand opgeslagen. Er wordt hier een extra validatiebestand aangemaakt. Dit kan met elke tekstverwerker worden bekeken. Het validatiebestand geeft een aantal totalen en percentages, welke zijn afgeleid van de gegevens (zie verder bij 4.4.) Voor de interpretatie van dit bestand is inzicht in de gegevensdefinities noodzakelijk (zie het Model Personeelsgegevens. 1996). 4.1 LOG-bestand De naam correspondeert met het invoerbestand. In het logbestand staan de voortgang en eventuele Foutmeldingen weggeschreven. Dit bestand heeft de extensie:.LOG. 4.2 Foutmelding bestandsnaam
Indien de naam van het invoerbestand niet overeenkomt met de aangemaakte bestandsnaam, verschijnt de volgende melding op het scherm: Invoerbestand niet gevonden Controleer A.U.B. het volgende: 1. of de bestandsnaam van het gegevensbestand correct is; 2. of het bestand aanwezig is in de huidige directory. U controleert bijvoorbeeld of de bestandsnaam goed is vermeld. Let hierbij op de_. Ontdekt u een fout dan corrigeert u deze. Kijk bijvoorbeeld ook of u de code en het versiekarakter goed heeft ingevoerd. Controleer of het bestand in de huidige directory staat. 4.3 Melding technische fout en melding inhoudelijke fout Er kunnen twee soorten fouten ontstaan waarbij de schermen er als volgt uit zien. Eerst geven we een voorbeeld van een technische, vervolgens een voorbeeld van een inhoudelijke fout.
Let op: Worden er fouten geconstateerd dan wordt er geen validatiebestand (VAL-bestand) aangemaakt. U dient dan eerst de fouten te corrigeren in het invoerbestand. Hierbij geeft de foutmelding aan op welke plaats u de technische of inhoudelijke fout kunt vinden. Voorbeeld 1: Er wordt een fout geconstateerd in record (=regel) 10, veld 16. U moet zelf de fout opsporen en corrigeren. Deze fout kan van technische of van inhoudelijke aard zijn. Op het scherm staat dat het gaat om een technische fout. U gaat dit na in record 10, veld 16 en herstelt deze fout. Vervolgens moet het bestand weer door het programma worden gevalideerd.
Na de technische controle van een record, wordt de inhoud van het record gecontroleerd op de geldigheid van de afzonderlijk ingevoerde waarden (d.w.z. de inhoudelijke validatie). Indien er een inhoudelijke fout wordt geconstateerd (zoals in het voorbeeldscherm), dan herstelt u eerst de fout en u valideert het bestand opnieuw. Indien er in de controle geen fouten meer zijn, wordt er een validatiebestand (.VAL) aangemaakt. Dit bestand bevat een aantal totalen en percentages die berekend zijn met de gegevens uit het bestand. U kunt dit beschouwen als een controle-overzicht dat u tegen de personeelsadministratie kunt aanhouden. Zo controleert u of de gegevens die u als korps aanlevert juist, volledig en betrouwbaar zijn. Let op: De kwaliteit van de gegevens geeft u vervolgens zelf ook nog eens per veld aan op het kwaliteitsformulier. Indien er sprake is van lege velden geeft u dat ook op het formulier aan. 4.4 Aanmaak LOG-bestand plus VAL-bestand Wanneer het valideren zowel technisch als inhoudelijk succesvol is verlopen, ziet het scherm er als volgt uit:
Het valideren is hiermee ten einde en het invoerbestand met de P-gegevens over 1996 is door het programma goed bevonden. 4.5 LOG-bestand overschrijven iedere keer dat het validatieprogramma gebruikt wordt, overschrijft het programma het eerdere logbestand. Indien u dat logbestand wilt bewaren, dan moet u het apart opslaan onder een andere bestandsnaam. 4.6 Kopie bestanden Wij adviseren u om voor eigen gebruik een kopie van de bestanden (.DAT, .LOG, .VAL) te maken. Het kan bijvoorbeeld gebruikt worden bij communicatie tussen het ministerie en uw korps. 5 Verzenden gegevens Voor de gegevensaanlevering personele gegevens over 1996 dient u voor 15 februari 1997 de volgende zaken aan te leveren: • het gevalideerde bestand P-gegevens 1996 (op een 3,5"diskette); U kunt het .LOGbestand en het VAL-bestand toevoegen aan het gegevensbestand. • het ingevulde Kwaliteitsformulier; • het ingevulde formulier "Aanvullende P-gegevens 1996 per korps ". 5.1 Kwaliteit van de gegevens Het kwaliteitsformulier is bedoeld om de kwaliteit van alle gegevens afzonderlijk in een percentage aan te geven. Daarbij kunt u desgewenst opmerkingen bij maken. De bedoeling is dat u voor de gehele aanlevering en per gegevensveld aangeeft welke afwijkingen er binnen de gegevens voorkomen. U kunt ook aangeven wanneer een bepaald gegeven niet bij het korps aanwezig is (dat heeft u dan door middel van een leeg veld in een record weergegeven in het bestand). U controleert hiermee dus zelf de juistheid, de volledigheid en de betrouwbaarheid van alle aan te leveren personeelspegevens. Zoals we u eerder berichtten in de terugkoppeling van de personeelsgegevens BIS over 1995 streeft het ministerie met de korpsen naar een betrouwbaarheidspercentage van 100. De verantwoordelijkheid voor de volledigheid, de juistheid en de betrouwbaarheid van de gegevens berust bij het korps. Het kwaliteitsformulier treft u als bijlage bij deze handleiding aan. Het formulier is ook als bestand op de diskette geplaatst (Word 6.0: kwalfor.doc; WP 5.1/5.2: kwalfor.wp5; ascii: kwalfor.txt). 5.2 Formulier 'Aanvullende personeelsgegevens 1996 per korps' Evenals het vorige jaar vragen we u vriendelijk het hierbij gevoegde formulier 'Aanvullende personeelsgegevens 1996 per korps' in te vullen en aan de BIS Infobalie toe te zenden. Ten opzichte van het vorig jaar is een wijziging aangebracht in de doelgroepdefinitie met betrekking tot allochtonen (zie de folder van het ministerie van SZW). Daarnaast vragen we u om bij het verzuim ten gevolge van zwangerschaps- en bevallingsverlof het aantal fte's en het aantal personen aan te geven. Deze opgave is nodig om het totale percentage ziekteverzuim zuiverder te kunnen berekenen. Het formulier is eveneens op de diskette gezet en opgeslagen als: paanvul.doc, paanvul.wp5 en paanvul.txt- bestand. 5.3 Verzendadres De diskette, het kwaliteitsformulier en het formulier 'aanvullende P-gegevens per korps' dient u te sturen naar: Het ministerie van Binnenlandse Zaken Directie Politie,
t.a.v. BIS Infobalie, kamer H1624 ; Postbus 20011 2500 EA DEN HAAG 5.4 Assistentie en vraagbaak Voor mogelijke vragen en/of opmerkingen over het programma, de handleiding, het gegevensmodel of anderzijds over het BIS, kunt u tijdens kantooruren terecht bij de Infobalie van de directie Politie, Ministerie van Binnenlandse Zaken:
telefoonnummer: faxnummer:
070 - 302 6869/7465 070- 302 6101 (t.a.v. Infobalie)
Bijlage 2:
bij de circulaire Aanlevering BlS-Personeelsgegevens 1996 (kenmerk: EA96/U 4257)
Inhoud De personeelsgegevens (P-gegevens) die in het BIS worden opgenomen zijn de gegevens van alle personeelsleden die vallen onder de werking van het Besluit Algemene Rechtspositie Politie (BARP). Zoals u bekend vormt het Model Personele Gegevens 1996 BIS de basis voor (de aanlevering van) de P-gegevens over het jaar 1996 (peildatum: 31 december 1996). Met de toezending van dit model komt het Model P-gegevens dat was bijgevoegd b] de circulaire van 20 december 1995 (kenmerk:EA95/U3991 ) te vervallen. Hoe gaat u te werk? 1. Lees het voorliggende Model goed door en let daarbij vooral op de toelichting bij de velden. 2. Maak een invoerbestand. Raadpleeg hiervoor de Gebruikershandleiding (Bijlage 1 ) en gebruik de bijgevoegde diskette. U voert per personeelslid een record (=regel) in. Deze bevat 23 velden die hieronder worden weergegeven en toegelicht. Let bij het invoeren van de P-gegevens op de volgende zaken: • leg de (inhoud van de) gegevens ter controle voor aan het Hoofd P&O in uw organisatie; • let er op dat de gegevens die door de personeelsafdeling aan het BIS worden aangeleverd overeenkomen met de gegevens die de financiële afdeling van het korps aan het departement stuurt. Het gaat hier in het bijzonder om het afstemmen van aantal fte's (=fulltime equivalenten) in de organisatie. In de jaarrekening wordt namelijk ook altijd het aantal fte's aangegeven. Het korps is er zelf voor verantwoordelijk dat de aangeleverde P-gegevens en die van de jaarrekening overeenkomen. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor salarisgegevens e.d. die ook voor het BIS worden aangeleverd. Hierbij geldt dat u goed moet opletten bij de aanloopschalen (bij de schalen 4, 6 en 9) die sinds 1 juli 1996 zijn ingevoerd, zie hiervoor gegevensveld 16. • U dient alle velden in te vullen behalve veld 2 (facultatief in te vullen). De velden 10 en 11 kunnen leeg blijven wanneer de medewerker nog in dienst is; • daar waar u de mogelijkheid hebt om meerdere posities in te vullen, moet het gegeven rechts zijn uitgevuld. Bijvoorbeeld: het korpsnummer is 1. Ingevoerd wordt 01 of een spatie 1. • vergeet niet om het Kwaliteitsformulier (zie Bijlage bij Bijlage 1) in te vullen. Hiermee controleert u nogmaals de volledigheid, de juistheid en de betrouwbaarheid van de gegevens. Afwijkingen en opmerkingen kunt u daarop aantekenen. • vul vervolgens het formulier 'aanvullende P-gegevens per korps (totalen) 1996' in. Leg dit formulier (evenals het kwaliteitsformulier) ook voor aan het hoofd P&O. Wat is er dit Jaar ten opzichte van het Model van het vorige Jaar veranderd? Qua gegevens verandert er in feite niets behalve dat er binnen de salarisschalen 4, 6 en 9 rekening moet worden gehouden met aanloopbedragen (zie veld 16). Er is echter, op basis van de evaluatie die met het veld is gehouden, gepoogd om een aantal van de huidige definities te verscherpen. Hiervoor is door het LDM (Landelijke Datamodellering) van het politie-adviescentrum In-Pact, op verzoek van het ministerie, een onderzoek gepleegd. Een aantal van de aanbevelingen zijn in onderstaand model opgenomen. Aanscherpingen worden in het Model met vet weergegeven. Definities zijn cursief afgedrukt. In het Formulier 'Aanvullende P-gegevens per korps (totalen)"wordt gevraagd om het aantal fte's en personen weer het 'zwangerschaps-bevallingsverlof' betrekking op heeft aan te geven. Dit is nodig om het ziekteverzuimpercentage zuiver te kunnen berekenen. Om de gegevens ten
aanzien van de uitvoering van de WBEAA goed te registreren is op het formulier de definitie van de doelgroepen zoals het ministerie van SZW dat hanteert weergegeven.
