Openbaar advies B en W sector algemene zaken afdeling interne zaken
registratienummer opsteller advies telefoonnummer paraaf chef/sectorhoofd paraaf sectorcontroller medeparaaf sector portefeuillehouder raadscommissie postcode
2003000040 R.J.A. Bekkers 010-5931747
sector middelen de heer J.A. Karssen commissie algemene zaken 3144
Onderwerp: Advies B en W 140 vervanging Documentair Informatiesysteem (DIS) en digitalisering van het dynamisch archief Maassluis, 3 februari 2003 Inhoud van dit advies Voorgeschiedenis In 1999 werd, als opvolger van het niet millenniumbestendige postregistratiepakket GidaR, het huidige documentair informatiesysteem Globit-Dis in gebruik genomen. Het documentair informatiesysteem (DIS) is een basisadministratie die, zoals bijvoorbeeld het financieel pakket, door de gehele organisatie wordt gebruikt. Het oogmerk van een documentair informatiesysteem is het vastleggen van zodanige kenmerken van ingekomen en uitgaande documenten dat deze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. Hierdoor fungeert het systeem tevens als een belangrijke sleutel tot de toegankelijkheid van het archief. Daarnaast vervult het DIS een belangrijke rol bij het bewaken van afdoeningstermijnen van geregistreerde documenten en het genereren van berichten van ontvangst. Het belang van deze functie is na de invoering van de Algemene wet bestuursrecht alleen maar toegenomen. Tenslotte heeft het management door de signaalfunctie van het systeem een instrument in handen om sturend op te treden ten aanzien van de werkvoorraad van medewerkers. Kortom het aloude postregistratiesysteem heeft zich in de loop der tijd ontwikkeld tot een belangrijk sturingsinstrument waarmee bestuur en management greep kunnen houden op de stroom documenten die binnen de organisatie in omloop zijn. Postregistratie Onder andere als gevolg van de introductie van de gemeentelijke website en de snelle ontwikkelingen op het gebied van automatisering en digitalisering voldoet het programma Globit-Dis echter niet meer aan de eisen van deze tijd. Op dit moment vormen het DIS en de gemeentelijke website namelijk twee afzonderlijke systemen die niet met elkaar kunnen communiceren. Dit heeft tot gevolg dat ingekomen post die in de commissies of in de raad aan de orde komt in feite twee keer ingeboekt moet worden. Eerst registreert de afdeling interne zaken het fysieke document in het postregistratiesysteem en vervolgens worden de gescande documenten door de ondersteuningbureaus ingeboekt in het systeem dat zorgt voor het vullen van de website. Het behoeft geen betoog dat deze wijze van werken niet erg efficiënt is. Een documentair informatiesysteem dat aan de huidige eisen des tijds voldoet, dient dan ook primair te zijn voorzien van een koppelingsmogelijkheid tussen het postregistratiesysteem en
P:\Dokumenten_Intranet\AlgemeneZaken\Internezaken\advies B en W 140 vervanging DIS en digitalisering archief.doc1
de gemeentelijke website. Tevens dient het systeem mogelijkheden te bieden tot het scannen van de ingekomen post, waardoor de ingekomen brieven na digitalisering gekoppeld kunnen worden aan de geregistreerde gegevens. Archivering Voorts is het in dit tijdperk van voortschrijdende digitalisering op dit moment in onze gemeente nog zo dat het archief geheel in fysieke (papieren) vorm wordt bewaard. Deze wijze van archiveren vergt veel opbergruimte, waardoor een aantal m2 schaarse kantoorruimte in het stadhuis alleen maar in gebruik is voor archiefopslag. Een groot deel van dit archiefmateriaal (65-70%) is bovendien na een bepaalde periode vernietigbaar. Tevens is een fysiek archief voor niet archivaal geschoolde medewerkers vrijwel niet toegankelijk. Een digitaal archief daarentegen kan met behulp van de computer en de browser vanaf de werkplek gemakkelijker worden geraadpleegd door geautoriseerde, niet op archiefgebied geschoolde, medewerkers. Deze gebruiksvriendelijkheid en beschikbaarheid op de werplek kunnen een belangrijke impuls betekenen om de vorming van schaduwarchieven op de afdelingen tegen te gaan, hetgeen op langere termijn een gunstig effect heeft op een efficiënt gebruik van de beschikbare kantoorruimte. Uit een oogpunt van gebruiksvriendeljkheid en efficiënt ruimtegebruik gaan onze gedachten dan ook uit naar het omzetten van een groot deel van het dynamisch archief van de papieren vorm naar de digitale vorm. Keuzebepaling Een ander belangrijk punt is dat Globit-Dis maar tot eind 2003 door PinkRoccade Civility zal worden onderhouden. Dit betekent dat de software na die tijd niet meer wordt geactualiseerd en storingen niet meer of slechts tegen uurtarief door de leverancier worden verholpen. De betreffende leverancier levert ook geen vervangende software. Omdat wij reeds geruime tijd van dit feit op de hoogte waren, zijn we twee jaar geleden al gestart met de voorbereiding van de keuze voor een vervangend pakket. In september 2001 is een vragenlijst met ons eisen- en wensenpakket op het gebied van een documentaire informatiesysteem ter beantwoording toegezonden aan een zestal bedrijven. Hiervan zijn vijf vragenlijsten terug ontvangen. Aan de hand van de antwoorden is door de afdeling bezien welke bedrijven het best in staat zijn te voldoen aan ons pakket van eisen en wensen. Na deze toetsing bleef een drietal bedrijven over. Dit waren BCT met het pakket Corsa, Circle Software met de Document Store en Decos Software Engineering met Decos Web-edition. Vervolgens hebben wij bij deze drie bedrijven offerte gevraagd en is door middel van een telefonische enquête bij een aantal referentiegemeenten onderzocht of men tevreden is over het pakket en over de leverancier. Tevens is van de drie geoffreerde systemen een referentiegemeente bezocht. Uit de antwoorden op de telefonische enquête en tijdens de bezoeken aan de referentiegemeenten bleek dat de drie geselecteerde softwarepakketten in grote lijnen voldoen aan onze eisen en wensen en dat elke gemeente het systeem op eigen wijze heeft ingericht en naar eigen behoefte gebruikt. Uit een prijsvergelijking van de offertes van de firma’s BCT/Corsa, Circle software en Decos, blijkt de Decos Web-edition als goedkoopste uit de bus te komen (voor een nadere detaillering van de diverse onderdelen van de offertes verwijzen wij u naar de bij dit advies overgelegde specificatie). Het Corsa-pakket van BCT en The Document Store van Circle software hebben een modulaire opbouw en zijn doorontwikkeld uit systemen die al enige jaren op de markt zijn. Decos web-edition is een vrij nieuw systeem gebaseerd op de huidige Internet mogelijkheden en technieken, dat zich toch al heeft bewezen bij diverse (overheids)instanties. Nader onderzoek door Decos en Segment heeft uitgewezen dat een koppeling tussen het
P:\Dokumenten_Intranet\AlgemeneZaken\Internezaken\advies B en W 140 vervanging DIS en digitalisering archief.doc2
pakket Decos Web-edition en de website voor een efficiënte uitwisseling van digitale gegevens geen problemen zal opleveren. Tevens kan het softwarepakket van Decos, net als de website, gebruik maken van een MySQL-database. MySQL is een goede en betrouwbare gratis database. Hier zijn dus geen gebruikslicenties voor nodig. Zowel uit een oogpunt van gebruik als uit financiële overwegingen gaat onze voorkeur uit naar de aanschaf van het softwarepakket Decos Web-edition ter vervanging van het huidige verouderde postregistratiepakket Globit-Dis. Financiële consequenties De financiële consequenties vallen uiteen in een drietal onderdelen: - de vervanging van het DIS - opleiding personeel - vervanging hardware De vervanging van het DIS De kosten voor de aanschaf van het documentair informatiesysteem Decos Web-edition kunnen worden becijferd als volgt: • software € 33.430 • installatie en implementatie € 6.535 • diversen (koppeling website + GBA en conversie gegevens) € 13.645 • onvoorzien € 4.000 totaal € 57.610 Voor de vervanging van het huidige Globit-Dis pakket is in het investeringsprogramma een bedrag opgenomen van € 26.560. Daarnaast is in het investeringsprogramma een bedrag opgenomen van € 42.830 voor de vervanging van roterende archiefkasten (paternosterkasten). Door de aanschaf van het nieuwe DIS-pakket en de aangegeven werkwijze mag verondersteld worden dat in de toekomst minder kastruimte noodzakelijk zal zijn. Het tekort, € 31.050 (€ 57.610 - € 26.560), kan worden gedekt door gebruik te maken van deze investering. Het restant van de raming voor de paternosterkasten, € 11.780, wordt toegevoegd aan de raming voor de vervanging van deze kasten in 2006. Op dat moment is er reeds enige ervaring met het nieuw aan te schaffen systeem en kan derhalve een betere inschatting worden gemaakt van de dan benodigde kastruimte. Op dat moment, 2006, zal ook worden gekeken naar de bestemming van de raming voor digitale archiefopslag die in het huidige investeringsprogramma voor 2008 staat geraamd. Opleiding personeel Zoals bij de personele en organisatorische consequenties wordt aangegeven, moeten de applicatiebeheerders en een aantal medewerkers een opleiding volgen. De kosten hiervan, € 5.260, kunnen ten laste worden gebracht van het opleidingsbudget van de sectoren. Vervanging hardware Ten behoeve van de aanschaf van hardware is nodig: • Server (hiervoor zijn meerdere offertes gevraagd) • Uitbreiding intern geheugen PC’s totaal
€ 11.000 € 1.000 € 12.000
Het huidige systeem werkt op de As -400. Voor de vervanging van de As -400 is in het investeringsprogramma eveneens een raming opgenomen. De vervanging van de hardware voor het nieuwe DIS-pakket kan worden gerealiseerd binnen de raming van de vervanging van de As-400. Naar verwachting bevat het systeem na drie jaar zoveel gegevens dat uitbreiding van de opslagcapaciteit met een dataserver en mogelijkheden tot het opslaan van gescande documenten naar een ander medium (CDR, DVD of WORM) noodzakelijk is. Voor dit doel dient dan ook in de jaarschijf 2006 van het investeringsprogramma rekening te worden gehouden met een raming van € 20.000.
P:\Dokumenten_Intranet\AlgemeneZaken\Internezaken\advies B en W 140 vervanging DIS en digitalisering archief.doc3
Er is bewust gekozen voor spreiding van de kosten door eerst de programmatuur en data op één server te laten draaien en na 3 jaar, wanneer de hoeveelheid data groter geworden is, een aparte server in te schakelen. Uit kostenoverwegingen is in de raming van het investeringsbedrag geen rekening gehouden met de aanschaf van een documentscanner. Na overleg met Decos zijn we tot de conclusie gekomen dat voor dit doel gebruik kan worden gemaakt van de bestaande Rank Xerox printers/kopieerapparaten in het stadhuis, waarvan een deel is voorzien van een scanoptie. Onderhoudskosten Voor het huidige pakket Globit-Dis wordt gebruik gemaakt van de bestaande As -400. De As-400 kan wegens systeem-technische eisen echter niet worden gebruikt voor de nieuwe applicatie. Naast de eenmalige aanschafkosten zijn er, zoals gebruikelijk, ook de jaarlijks terugkerende onderhoudskosten voor de software. Deze komen op 15% van de licentiewaarde van de software en bedragen volgens opgave van de leverancier € 4.641 per jaar. Voor het gebruik van de aan te schaffen server en het besturingssysteem is specifieke kennis nodig. Op dit moment ontbreekt bij het onderdeel I en A de kennis en de capaciteit. Hierdoor is het noodzakelijk dat Decos zorg draagt voor het onderhoud van de database servers. Voor het eerste jaar is voor de uitvoering van deze werkzaamheden een bedrag geraamd van € 2.178. Voor de eerste gebruiksjaren dient dus rekening te worden gehouden met een bedrag aan onderhoudskosten van afgerond circa € 7.000 per jaar. Deze kosten kunnen worden gedekt uit de vrijval van de onderhoudslasten zoals die nu zijn opgenomen voor het Globit-Dis-pakket. Personele en organisatorische consequenties Het nieuwe DIS-systeem zal fasegewijs worden ingevoerd. In eerste instantie bij de medewerkers van de afdeling interne zaken om ervaring op te doen met het scannen en het inboeken van de post. Hiervoor zullen de applicatiebeheerders en enkele medewerkers van de afdeling interne zaken een opleiding moeten volgen voor het gebruik en beheer van het nieuwe DISsysteem. Vervolgens zullen in deze eerste fase de medewerkers van de bureaus ondersteuning geschoold moeten worden in het gebruik van het systeem. Voor het vullen van het systeem zullen de applicatiebeheerders tijd moeten inruimen naast hun gewone dagelijkse werkzaamheden. In de tweede fase zal een pilot worden gehouden bij een nader te bepalen onderdeel van de organisatie om na te gaan op welke wijze een zo optimaal mogelijk gebruik van het pakket kan worden gemaakt. Daartoe dient een beperkte groep medewerkers die met het pakket gaat werken geïnstrueerd te worden. De opleidingen in de eerste en tweede fase worden verzorgd door Decos en zijn reeds in het onderdeel financiële consequenties van dit advies meegenomen. Als blijkt dat de pilot aan de verwachtingen voldoet kan het pakket organisatiebreed worden ingevoerd. Dit betekent dat aan een honderdtal gebruikers instructie moet worden gegeven. Bij de kostenopzet zijn we er van uit gegaan dat deze instructie door de applicatiebeheerders zal worden gegeven. Tevens wordt met de ingebruikname van het nieuwe DIS-systeem binnen de organisatie een andere werkwijze ingevoerd. Deze werkwijze houdt in dat het gescande document gaat dienen als werkexemplaar voor de behandelende afdelingen en dat het originele papieren exemplaar na scanning en registratie direct opgeborgen wordt bij de afdeling interne zaken. Het terugzoeken van geachiveerde documenten wordt, ook voor niet archivaal geschoolde medewerkers, eenvoudiger door het gebruik van de browser.
P:\Dokumenten_Intranet\AlgemeneZaken\Internezaken\advies B en W 140 vervanging DIS en digitalisering archief.doc4
In veel gevallen zal het raadplegen van het papieren archief dan ook niet meer nodig zijn. De wijze van archiefvorming bij de afdeling interne zaken zal door de ingebruikname van het nieuwe DIS-systeem ook een wijziging ondergaan. Omdat door de digitalisering naar verwachting minder aandacht behoeft te worden besteed aan de ordening van de papieren versie van vernietigbare archiefbescheiden, kan er in de toekomst meer zorg worden besteed aan de ordening van archiefbescheiden, die volgens de Archiefvoorschriften naast de digitale vorm ook in fysieke vorm bewaard moeten blijven. Dit heeft een positief effect op de kwaliteit van het fysieke archief. Inkoop en aanbesteding In het keuzetraject is rekening gehouden met de inkoop- en aanbestedingsrichtlijnen van de gemeente Maassluis. Er is offerte gevraagd bij 3 leveranciers. Bij de uiteindelijke opdrachtverstrekking zullen de “Algemene Inkoopvoorwaarden Gemeente Maassluis” van toepassing zijn. Ambtelijk advies aan burgemeester en wethouders Onderwerp: Advies B en W 140 vervanging Documentair Informatiesysteem Registratienummer: 2003000040 Het college besluit: 1. In te stemmen met de aanschaf van een nieuw Documentair Informatie- en archiveringssysteem; 2. Dit besluit om advies voor te leggen aan de commissie algemene zaken; 3. De gemeenteraad, middels comptabiliteitsbesluit, te verzoeken voor dit doel een krediet beschikbaar te stellen van € 57.610. Besluit burgemeester en wethouders d.d. 18 februari 2003 Conform het ambtelijk advies. Bestuurssamenvatting Onderwerp: Advies B en W 140 vervanging Documentair Informatiesysteem Registratienummer: 2003000040 Het college van B en W stemt in met de aanschaf van een nieuw Documentair Informatie- en archiveringssysteem en stelt de gemeenteraad voor hiervoor een krediet beschikbaar te stellen van € 57.610.
P:\Dokumenten_Intranet\AlgemeneZaken\Internezaken\advies B en W 140 vervanging DIS en digitalisering archief.doc5
