Openbaar advies B en W sector welzijn afdeling planning, control en accommodatiezaken
registratienummer opsteller advies telefoonnummer paraaf chef/sectorhoofd paraaf sectorcontroller medeparaaf sector portefeuillehouder raadscommissie postcode
2002006606 André Verkaik 010-5931866
sector middelen de heer J.F. Koen commissie welzijn alle postcodes
Onderwerp: Advies B en W 410 herautomatisering afdeling sozawe Maassluis, 18 januari 2003 Eerder over dit onderwerp uitgebrachte adviezen • Besluit B & W de dato 13 juni 2000 inzake implementatie nieuw uitkeringssysteem (niet openbaar in verband met personele aangelegenheden); • besluit B & W de dato 14 november 2000 inzake CWI-locatie Nieuwe Waterweg Noord (niet openbaar in verband met personele aangelegenheden); • besluit B & W de dato 19 december 2000 inzake ontwikkelingen sociale zaken en werkgelegenheid (niet openbaar in verband met personele aangelegenheden); • besluit B & W de dato 30 januari 2001 inzake administratief proces CWI Nieuwe Waterweg Noord; • besluit B & W de dato 22 mei 2001 inzake implementatie nieuw uitkeringssysteem (een vervolg); • besluit B & W de dato 6 november 2001 inzake organisatiewijziging afdeling sociale zaken en werkgelegenheid; • besluit B & W de dato 23 juli 2002 inzake organisatieplan afdeling sociale zaken en werkgelegenheid; • besluit B & W de dato 27 augustus 2002 inzake herautomatisering afdeling sociale zaken en werkgelegenheid en • besluit B & W de dato 3 december 2002 inzake vervolg organisatieverandering afdeling sociale zaken en werkgelegenheid. Inhoud van dit advies voorgeschiedenis De afgelopen jaren is meerdere malen gerapporteerd over ondermeer het feit dat de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid over moet gaan op een nieuw uitkeringssysteem. Het huidige systeem wordt na 31 december 2003 niet meer door de leverancier onderhouden en ook ontwikkelingen op organisatorisch terrein nopen tot een heroverweging van de werkprocessen en daaraan gekoppeld geautomatiseerde ondersteuning. Na uw besluit van 27 augustus 2002 is aan het onderzoeksbureau TBM Audit BV te Rotterdam opdracht gegeven tot het instellen van een onderzoek inzake de herautomatisering van de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid. De uitwerking van de gegeven opdracht en de resultaten daarvan treft u in de bijlagen aan. Wij verwijzen kortheidshalve naar het onderzoeksrapport van TBM Audit BV.
1
Samengevat hield de onderzoeksopdracht in dat een duidelijk antwoord gegeven diende te worden op de vraag in hoeverre het zinvol is om de automatisering van zowel de kernprocessen als de administratieve afhandeling van de extern te beleggen taken “in huis” vorm te geven of deze faciliteiten uit te besteden. Voorts diende antwoord gegeven te worden op de vraag welk geautomatiseerd systeem het meest geschikt is voor de gemeente Maassluis. uitkomsten onderzoek uitbesteden Samengevat luiden de conclusies dat er op het moment geen draagvlak is om tot uitbesteding van de IT-ondersteuning bij een regiogemeente of anderszins over te gaan. Enerzijds heeft dit te maken met de personele invulling van het technisch/functioneel beheer en de datacommunicatie en beveiliging daarvan. Anderzijds levert het uitbesteden van ITondersteuning geen financieel voordeel op. Integendeel, door het moeten leveren van een applicatiebeheerder aan een regiogemeente zullen de kosten fors stijgen. Gelet op de uitkomsten van het door TBM Audit ingestelde onderzoek, welke door ons volledig worden onderschreven, stellen wij u voor de IT-ondersteuning in eigen beheer te houden. Ook de bijstandsdichtheid en de noodzakelijke koppelingen met andere financiële applicaties binnen deze gemeente rechtvaardigen dit advies. uitkomsten onderzoek geschiktheid systeem TBM Audit heeft een functionele analyse gemaakt en beide pakketten vergeleken. Opgemerkt wordt hierbij dat bij drie potentiële leveranciers een zogenaamde Request for information is uitgezet, doch dat de derde leverancier (Baas en Roost) in feite niet mee kan doen omdat deze leverancier enkel en alleen een applicatie op het terrein van werk levert. De afdeling sociale zaken en werkgelegenheid is echter gebaat met software op het terrein van werk en inkomen. TBM Audit concludeert, en wij staan achter deze conclusie, dat, rekening houdend met het door deze gemeente gewenste procesmodel (geïntegreerde klantbenadering voor uitkeringen en werk) en de daaraan gerelateerde werkwijze (werken met een front- en een backoffice), het systeem GWS4all van Centric de hoogste functionaliteit biedt. Het systeem van PinkRoccade biedt bij lange na niet wat deze gemeente verlangt en zal daar naar verwachting op korte, dan wel middellange termijn, ook niet aan kunnen voldoen. De afdeling sociale zaken en werkgelegenheid opteert voor één uitkeringssyteem en, gelet op het vorenstaande, in het bijzonder voor het systeem van Centric Public Sector Solutions. Door TBM Audit is in grote lijnen onderzocht welke kosten gemoeid zijn met de implementatie van een nieuw uitkeringssysteem. Geconcludeerd wordt dat de kosten van een nieuw informatiesysteem de drempelwaarde van een Europese aanbesteding te boven gaan en dat een dergelijke aanbesteding daarom noodzakelijk is. Wij onderkennen het standpunt van TBM Audit doch adviseren u, in samenspraak met de sector middelen, niet over te gaan tot een Europese aanbesteding. De reden hiertoe is gelegen in het feit dat er op dit moment slechts twee leveranciers (Centric Public Sector Solutions en PinkRoccade/Civility) zijn die de gevraagde software kunnen leveren. Als gevolg van deze concentraties, in feite is sprake van een duopolie, hebben beide leveranciers gekozen voor een nieuw strategisch pakket, dat de huidige pakketten die in onderhoud zijn, zal gaan vervangen. Voor Centric gaat het om GWS4all en voor PinkRoccade om CiVision Welzijn.
2
Deze ontwikkeling impliceert dat alle gemeenten “gedwongen” worden te migreren naar een van de beide pakketten in een relatief kort tijdsperiode. Deze migraties zijn ingrijpende processen voor de organisatie, doch onontkoombaar. Anderzijds bieden de strategische pakketten nieuwe functionaliteiten, die niet gemist kunnen worden. Bijgevoegd is het betreffende investeringsoverzicht, met toelichting, herautomatisering afdeling sociale zaken en werkgelegenheid. Het bedrag van de totale investering van het pakket bedraagt € 258.000,00, exclusief personeelslasten. Het grootste gedeelte van het pakket zal worden aangeschaft in 2003. Binnen het totaalpakket is sprake van een aantal modulen procesondersteuning, welke eerst in 2004 worden aangeschaft. Rekening houdend met dit gegeven vallen de jaarlasten 2004 iets lager uit dan in de jaren daarna. Kortheidshalve stellen wij, met een verwijzing naar het bijgevoegde overzicht van het verloop van de jaarlasten 2004 tot en met 2011 van de investering sec. Opgemerkt wordt hierbij nog dat in samenspraak met de leverancier nog een definitieve prijs afgesproken dient te worden van de af te nemen producten en dat enige projectkosten, te leveren door de leverancier, op basis van nacalculatie in rekening kunnen worden gebracht. Personele en organisatorische consequenties De herautomatisering past binnen de in gang gezette reorganisatie van de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid. De feitelijke uitwerking op het terrein van technisch en functioneel beheer van de nieuwe hard- en software zal in een later stadium plaatsvinden. Wel wordt in dit kader opgemerkt dat gedurende het migratietraject sprake zal zijn van het inzetten van extra menskracht. Zowel tijdens de implementatiefase (proeftuin) als tijdens het operationeel worden van het pakket zal extra personeel ingezet moeten worden om de huidige krachten te kunnen ondersteunen. De kosten die van deze extra personele inzet bedragen naar raming € 126.000,00. Het personeelsbudget van de sector welzijn biedt hiervoor geen ruimte. Het aanwezige jaarbudget voor flexibele inzet is reeds bestemd voor de dekking van de externe ondersteuningskosten in het reorganisatietraject van de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid. Een en ander betekent dat de extra personele inzet voor de herautomatiseringsoperatie slechts via beschikbaarstelling van aanvullend budget kan worden gerealiseerd. Hetzij eenmalig via marap te realiseren dan wel onder de noemer van projectkosten op afschrijvingsbasis gedurende 7 jaar. In het geval van een éénmalige afschrijving komen de extra jaarlasten op € 126.000,00. Gelet op het feit dat het nut van deze extra personele inzet betrekking heeft op de gehele afschrijvingsperiode kiezen wij voor de afschrijvingsmethode, hetgeen met ingang van 2004 leidt tot een ruimtevragende maatregel van € 21.093,39 voor dit onderdeel. Wij stellen u voor het bedrag, benodigd voor de extra personele inzet, te betrekken bij het door de raad beschikbaar te stellen krediet voor het aan te schaffen pakket. Financiële consequenties Met een verwijzing naar het in de bijlagen opgenomen investeringsoverzicht herautomatisering bedragen de structurele jaarlasten met ingang van 2004 € 87.351,89 (1 e jaarschijf) terwijl in het gemeentelijk meerjarenperspectief € 54.006,50 beschikbaar is. Op dit moment kunnen wij niet aangeven op welke wijze in de dekking van het verschil van € 33.345,39 (1e jaarschijf) kan worden voorzien. Laatstgenoemd bedrag bestaat dan uit 2 componenten: personele lasten € 21.093,39 en software/licentiekosten € 12.252.00.
3
Eén van de opties zou kunnen zijn dat u zou besluiten de raad voor te stellen om voor de totale investering een beroep te doen op de algemene reserve. Een andere optie is om via de discussie in het kader van de voorjaarsnota/kadernota de structurele middelen aan te duiden als ruimtevragende maatregel. Bij de eerste optie merken wij op dat dit, gezien de vigerende comptabiliteitsvoorschriften, als een minder wenselijke oplossing geldt: bestuurlijk dient de nodige terughoudendheid in acht te worden genomen, terwijl een dergelijke besluitvorming ook nogal wat administratieve problemen met zich brengt. De tweede optie verdient in beginsel onze voorkeur, omdat uw college op deze wijze op een daartoe geschikt moment in het kader van de voorbereiding van de gemeentebegroting 2004 in een goede afweging met andere prioriteiten een weloverwogen keuze kan maken. Gezien de zuiverheid van deze benadering geven wij aan deze oplossing de voorkeur. Evenwel kunnen wij niet heen om de omstandigheid dat de discussie van de voorjaarsnota op een moment plaatsvindt dat verder in de tijd ligt dan dat besluitvorming over de herautomatisering van de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid nodig is. Na besluitvorming van uw zijde wordt de implementatie van het nieuwe uitkeringssysteem snel ter hand genomen om er zeker te zijn van dat op 1 januari 2004 het nieuwe systeem volledig operationeel is. Daarom ontkomen wij er niet aan om u thans voor te stellen om reeds nu in de dekking te voorzien door, vooruitlopend op de voorjaarsnota/kadernota discussie, de structurele lasten aan te merken als ruimtevragend. Ingewonnen e xtern advies TBM Audit BV heeft onderzoek gedaan naar de vraag hoe de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid dient te voorzien in het vervangen van het huidige uitkeringssysteem dat tot en met 31 december 2003 wordt onderhouden door de huidige leverancier. Voor de gestelde onderzoeksvragen en daarop gegeven antwoorden wordt u verwezen naar de bijlagen. De met het onderzoek gemoeide kosten worden betrokken in het rekeningresultaat 2002/personele lasten sector welzijn. Inkoop en aanbesteding Gelet op de in het overleg met de sector middelen vastgestelde opvatting dat er geen Europese aanbesteding dient plaats te vinden en het feit dat er maar twee leveranciers in staat zijn een geautomatiseerd systeem ten behoeve van de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid te leveren en slechts één van deze leveranciers in staat is een pakket te leveren dat voldoet aan de wensen van deze gemeente, wordt u geadviseerd direct over te gaan tot aanschaf van het pakket GWS4all van Centric Public Sector Solutions. Communicatieparagraaf Deze paragraaf is thans nog niet aan de orde, omdat sprake is van interne bedrijfsvoering. Tijdens het implementatietrject zullen momenten van berichtgeving aan het cliëntenplatform en uitkeringsgerechtigden aan de orde komen.
4
Ambtelijk advies aan burgemeester en wethouders Onderwerp: Advies B en W 410 herautomatisering afdeling sozawe Registratienummer: 2002006606 Het college besluit: • in te stemmen met het in eigen beheer nemen van het geautomatiseerde pakket GWS4all van Centric Public Sector Solutions inclusief de bijbehorende modulen, met ondersteuning van eigen hardware, ten behoeve van de afdeling sociale zaken en werkgelegenheid; • in te stemmen met het bij dit advies behorende investeringsoverzicht met toelichting; • de gemeenteraad voor te stellen het benodigde totaalkrediet ad € 384.000,00 beschikbaar te stellen en • in de structurele jaarlasten te voorzien door met ingang van 2004 het betrokken bedrag als ruimtevragende maatregel te oormerken. Besluit burgemeester en wethouders d.d. 18 februari 2003 Conform het ambtelijk advies. Bestuurssamenvatting Onderwerp: Advies B en W 410 herautomatisering afdeling sozawe Registratienummer: 2002006606 De afdeling sociale zaken en werkgelegenheid van de sector welzijn staat aan de vooravond van een ingrijpende herautomatisering. Deze herautomatisering is noodzakelijk geworden omdat de huidige applicatie vanaf 31 december 2003 niet langer door de huidige leverancier wordt onderhouden en omdat de herinrichting van de werkprocessen binnen de afdeling een betere ondersteuning via een nieuwe applicatie vraagt. Uit een ingesteld onafhankelijk onderzoek is gebleken dat de afdeling het meest gediend is met het in eigen beheer onderhouden, zowel voor wat betreft de soft- als hardware, van een geautomatiseerd systeem en dat het pakket van Centric Public Sector Solutions het meest voldoet aan de door gestelde functionele eisen. Met dit advies wordt u voorgesteld om over te gaan tot aanschaf van het bewuste pakket.
5
