FOD Financiën Stafdienst ICT. BESTEK n 6 «Informaticavorming : trajecten Cobol-Java 2»

FOD Financiën

Stafdienst ICT

BESTEK n°6 « Informaticavorming : trajecten Cobol-Java 2»

Datum van zitting voor opening van offertes: 15 juni 2009 Indiening van offertes uitsluitend bij de: FOD Financiën – Stafdienst ICT Cel overheidsopdrachten North Galaxy – Koning Albert II laan 33 bus 95 1030 BRUSSEL

Bestek n° 6, informaticavorming trajecten cobol-java 2/ pagina 2/64

INHOUDSOPGAVE. A.

ALGEMENE BEPALINGEN ........................................................................................................................ 5 1. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT ..................................................................................................... 5 2. DUUR VAN DE OPDRACHT ............................................................................................................................. 6 3. DE INSCHRIJVER ........................................................................................................................................... 6 3.1 TIJDELIJKE VERENIGINGEN............................................................................................................................ 6 3.2 ONDERAANNEMERS ...................................................................................................................................... 7 4. AANBESTEDENDE OVERHEID – BIJKOMENDE INFORMATIE ........................................................................... 7 5. INDIENING EN OPENING VAN OFFERTES ........................................................................................................ 8 5.1 INDIENING VAN OFFERTES ............................................................................................................................. 8 5.1.1 OFFERTES VERSTUURD VIA ELEKTRONISCHE MIDDELEN ......................................................................... 8 5.1.2 OFFERTES NIET VERSTUURD VIA ELEKTRONISCHE MIDDELEN ................................................................. 8 5.2 WIJZIGING OF INTREKKING VAN EEN REEDS INGEDIENDE OFFERTE ............................................................. 8 5.3 OPENING VAN DE OFFERTES ......................................................................................................................... 9 6. LEIDENDE DIENST – LEIDENDE AMBTENAAR. ................................................................................................ 9 7. BESCHRIJVING VAN DE TE PRESTEREN DIENSTEN ........................................................................................ 9 8. DOCUMENTEN DIE DE OPDRACHT BEPALEN ................................................................................................. 9 8.1 WETGEVING .................................................................................................................................................. 9 8.2 DOCUMENTEN BETREFFENDE DE OPDRACHT ............................................................................................. 10 9. INFORMATIESESSIE ..................................................................................................................................... 10 10. OFFERTE ..................................................................................................................................................... 11 10.1 ALGEMEEN .............................................................................................................................................. 11 10.2 GELDIGHEIDSDUUR VAN DE OFFERTE ..................................................................................................... 11 10.3 VARIANTEN .............................................................................................................................................. 11 10.4 INHOUD VAN DE OFFERTE ....................................................................................................................... 11 10.5 MANDAATHOUDERS ................................................................................................................................ 12 10.6 BIJ DE OFFERTE TE VOEGEN TECHNISCHE DOCUMENTEN ...................................................................... 12 11. PRIJS........................................................................................................................................................... 12 11.1 PRIJS....................................................................................................................................................... 12 11.2 PRIJSHERZIENING ................................................................................................................................... 13 12. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER ........................................................................................ 13 13. SELECTIECRITERIA – REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES – GUNNINGSCRITERIA .................................. 13 13.1 SELECTIECRITERIA .................................................................................................................................. 14 13.1.1 UITSLUITINGSCRITERIA ........................................................................................................................... 14 13.1.2 SELECTIECRITERIA INZAKE DE FINANCIËLE DRAAGKRACHT VAN DE INSCHRIJVER................................. 16 13.1.3 SELECTIECRITERIA MET BETREKKING TOT DE TECHNISCHE BEKWAAMHEID VAN DE INSCHRIJVER ....... 16 13.2 REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES ..................................................................................................... 17 13.3 GUNNINGSCRITERIA ................................................................................................................................ 17 13.3.1 LIJST VAN DE GUNNINGSCRITERIA .......................................................................................................... 17 13.3.2 EINDBEOORDELING ................................................................................................................................. 22 14. KENNISGEVING ............................................................................................................................................ 24 15. BORGTOCHT ................................................................................................................................................ 24 16. OPLEVERINGEN ........................................................................................................................................... 25 17. UITVOERING VAN DE DIENSTEN................................................................................................................... 25 17.1 TERMIJNEN EN CLAUSULES ..................................................................................................................... 25 17.2 PLAATS WAAR DE DIENSTEN MOETEN WORDEN UITGEVOERD EN FORMALITEITEN ................................ 26 17.2.1 PLAATS WAAR DE DIENSTEN MOETEN WORDEN UITGEVOERD................................................................ 26 17.2.2 PERSONEEL VAN DE DIENSTVERLENER .................................................................................................. 26 17.2.3 ONBESCHIKBAARHEID VAN DE LESGEVERS ............................................................................................ 26 17.2.4 EVALUATIE VAN DE UITGEVOERDE DIENSTEN ......................................................................................... 27 18. VOORBEREIDING VAN DE OPLEIDING .......................................................................................................... 27 19. FACTURATIE EN BETALING VAN DE DIENSTEN............................................................................................. 27 20. BIJZONDERE VERBINTENISSEN VOOR DE DIENSTVERLENER ...................................................................... 27 21. ACTIEMIDDELEN VAN DE AANBESTEDENDE OVERHEID - GESCHILLEN ....................................................... 28

B.

TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN .......................................................................................................... 29 B.1. VOORBEREIDING VAN HET PROJECT : 3 PRINCE2-PROCESSEN..................................................................... 29


22. PROCES 1 : UITWERKING VAN HET PROJECT ............................................................................................. 29 22.1 DOELSTELLINGEN VAN HET PROJECT ..................................................................................................... 29 22.2 REDENEN ................................................................................................................................................ 29 22.3 VOORZIENE VOORDELEN......................................................................................................................... 29 22.4 RISICO’S .................................................................................................................................................. 30 22.5 KOST ....................................................................................................................................................... 31 22.6 KALENDER ............................................................................................................................................... 31 22.7 BENADERING PROJECT ........................................................................................................................... 31 23. PROCES 2 : LEIDING VAN HET PROJECT ..................................................................................................... 31 23.1 STUURGROEP .......................................................................................................................................... 31 23.2 PROJECTLEIDERS.................................................................................................................................... 31 23.3 DRIE SPECIFIEKE VERANTWOORDELIJKEN .............................................................................................. 31 23.4 VERGADERINGEN .................................................................................................................................... 32 23.5 BEHEERDOCUMENTEN ............................................................................................................................ 32 24. PROCES 3 : PLANNING................................................................................................................................ 32 24.1 PBS......................................................................................................................................................... 32 24.2 PFD......................................................................................................................................................... 33 24.3 NETWORK DIAGRAM ............................................................................................................................... 34 24.4 GANTT ..................................................................................................................................................... 34 25. DE SPECIFIEKE OP TE LEVEREN PRODUCTEN ............................................................................................. 35 25.1 DE CURSUSSEN : PROGRESSIEVE TRAJECTEN ....................................................................................... 35 25.1.1 2 VAKSPECIFIEKE ROLLEN OP HET EINDE VAN 2 TRAJECTEN ................................................................. 35 25.1.2 OPDELING VAN DE MEDEWERKERS IN DE OPLEIDINGSTRAJECTEN ........................................................ 37 25.2 INHOUD VAN DE CURSUSSEN EN OEFENINGEN BUITEN DE LESSEN ........................................................ 37 25.2.1 INTERNE VEREISTEN BIJ DE FOD ........................................................................................................... 37 25.3 LESGEVERS ............................................................................................................................................. 38 25.4 BOEKEN, SLIDES, SYLLABI EN DOCUMENTATIE ....................................................................................... 38 25.5 RODE DRAAD .......................................................................................................................................... 38 25.6 DE EVALUATIES ....................................................................................................................................... 38 26. DE OP TE LEVEREN PRODUCTEN INZAKE BEHEER ...................................................................................... 38 26.1 PID (PROJECT INITIATIE DOCUMENT) .................................................................................................... 38 26.2 RISK LOG................................................................................................................................................. 39 26.3 HIGHLIGHT REPORT ................................................................................................................................ 39 26.4 EINDVERSLAGEN ..................................................................................................................................... 39 26.5 KWALITEITSPLAN ..................................................................................................................................... 39 26.5.1 BEHEER VAN HET PROJECT : PRINCE2 ................................................................................................... 39 26.5.2 PEDAGOGIE : BLOOM .............................................................................................................................. 39 26.5.3 KWALITEITSVERWACHTINGEN VAN DE KLANT ......................................................................................... 41 26.5.4 GOEDKEURINGSCRITERIA ....................................................................................................................... 41 26.5.5 CONTROLE EN GARANTIE KWALITEIT ...................................................................................................... 41 26.5.6 OVERZICHT KWALITEIT ........................................................................................................................... 41 B.2. LEVENSCYCLUS VAN HET PROJECT : 5 PRINCE2-PROCESSEN ..................................................................... 42 27. PROCES 4 : INITIALISATIE VAN HET PROJECT ............................................................................................. 42 27.1 KICK-OFF : SAMENSTELLING VAN EEN STUURGROEP ............................................................................. 42 27.2 PRODUCTIE VAN EEN PID ....................................................................................................................... 42 27.3 PRODUCTIE VAN EEN RISK LOG............................................................................................................... 42 27.4 PRODUCTIE VAN EEN PLANNING ............................................................................................................. 43 27.4.1 DE OFFERTE VAN DE INSCHRIJVER EN HET BEGIN VAN HET PROJECT ................................................... 44 27.4.1.1 DE OP TE LEVEREN PRODUCTEN DEFINIËREN EN ANALYSEREN: PBS EN PFD VAN CURSUSSEN..... 44 27.4.1.2 DE ACTIVITEITEN EN VERBANDEN IDENTIFICEREN: VERVOLLEDIGDE PFD. ....................................... 44 27.4.1.3 SCHATTEN EN PLANNEN : PLANNING .................................................................................................. 44 27.4.2 GEWENSTE ALGEMENE PLANNING EN GEDETAILLEERDE PLANNING 1STE FASE .................................... 44 27.5 CONTRACTEN VAN DE LESGEVERS ......................................................................................................... 44 27.6 GO / NO GO VAN HET PROJECT .............................................................................................................. 44 28. PROCES 5 : CONTROLE VAN EEN FASE ...................................................................................................... 45 28.1 VOORBEREIDENDE VERGADERING : EEN DEEL CURSUSSEN GOEDKEUREN ........................................... 45 28.2 OPVOLGING VAN DE VOORUITGANG VAN DE OPLEIDINGEN .................................................................... 45 28.3 DE EFFECTEN VERZAMELEN EN ANALYSEREN ........................................................................................ 45 28.4 SLOTVERGADERING: HIGHLIGHT REPORT ............................................................................................... 46 28.5 UITVOEREN VAN CORRIGERENDE MAATREGELEN .................................................................................. 46


29. PROCES 6 : ORGANISATIE VAN DE OPLEIDINGEN (OPLEVERING VAN PRODUCTEN).................................. 46 29.1 OPROEPINGEN: MEERDERE HERINNERINGEN ......................................................................................... 46 29.2 CURSUSSEN EN OEFENINGEN GEVEN ..................................................................................................... 46 29.3 EERSTE PERIODE VAN DIEPGAANDE BESTUDERING (+ / – 3 MAANDEN) ................................................ 47 29.4 TWEEDE PERIODE VAN DIEPGAANDE BESTUDERING (+ / – 4 MAANDEN)................................................ 47 29.5 RODE DRAAD .......................................................................................................................................... 47 29.6 OPLEIDINGEN MET INTERNE TOOLS (FUP, CCFF, RDC …)................................................................. 47 30. PROCES 7 : BEHEER VAN DE OVERGANG VAN DE ÉNE FASE NAAR DE ANDERE ........................................ 47 30.1 UPDATE OVERZICHT RISICO’S ................................................................................................................. 47 30.2 ONDERZOEK VAN DE BEHAALDE RESULTATEN: VERSLAG VAN FASE-AFSLUITINGEN ............................. 47 30.3 AFWIJKINGSPLAN .................................................................................................................................... 47 30.4 VEREISTEN VAN DE FOD ........................................................................................................................ 48 30.5 GO / NO GO VOOR HET VERVOLG VAN HET PROJECT ............................................................................ 48 31. PROCES 8 : EINDE VAN HET PROJECT ........................................................................................................ 48 31.1 EINDRAPPORT N°1 : CONTROLES ........................................................................................................... 48 31.2 EINDRAPPORT N°2 : OPVOLGINGSACTIES .............................................................................................. 48 31.3 EINDRAPPORT N°3 : TE TREKKEN LESSEN .............................................................................................. 48 B.3. COACHING ...................................................................................................................................................... 49 32. PERSOON DIE COACHING DOET .................................................................................................................. 49 32.1 VERSCHILLEND VAN PERSOON DIE OPLEIDING GEEFT ............................................................................ 49 32.2 ONDERAANNEMING OF PARTNERSCHAP ................................................................................................. 49 32.3 VOORRANG AAN DIENSTVERLENER ........................................................................................................ 49 33. WAARUIT BESTAAT DE COACHING .............................................................................................................. 49 33.1 RODE DRAAD .......................................................................................................................................... 49 33.2 MINIPROJECTEN ...................................................................................................................................... 49 33.3 INHAALCURSUS IN GROEP ....................................................................................................................... 49 33.4 ONDERSTEUNING OP DE WERKPLAATS ................................................................................................... 50 33.5 HULP VAN DE LESGEVERS ....................................................................................................................... 50 33.6 DEELNAME AAN VERGADERINGEN .......................................................................................................... 50 33.7 PROACTIEVE EN REACTIEVE COACHING ................................................................................................. 50 34. VOOR WIE IS DE COACHING BESTEMD ........................................................................................................ 50 34.1 COACHING VOOR DE LERENDEN VAN DIT PROJECT ................................................................................ 50 34.2 COACHING VOOR DE LERENDEN VAN HET 1STE PROJECT...................................................................... 50 C.

DOCUMENTEN PRINCE2 ......................................................................................................................... 52 Document 1 ......................................................................................................................................................... 52 PROJECT INITIATIEDOCUMENT .................................................................................................................................52

Document 2 ......................................................................................................................................................... 57 VERSLAG KERNPUNTEN..............................................................................................................................................57

Document 3 ......................................................................................................................................................... 61 OVERZICHT VAN DE FEEDBACK ...............................................................................................................................61

D.

BIJLAGEN .................................................................................................................................................... 64


Opdrachtgever : FOD Financiën • Leidend ambtenaar van de opdracht: Louis Collet, ICT Manager. • Leidende dienst : FOD Financiën, Stafdienst ICT North Galaxy Toren C, 5e verdieping Koning Albert II laan 33 bus 95 B-1030 Brussel •

Te contacteren ambtenaar(s) : • Voor de procedure : Nathalie Orban, tel. 0257/643 12, fax: 0257/968 01, e-mail: [email protected]. • Voor de inhoud : Bernard Leloutre, Informaticus (FR); tel. : 0257/641.88 ; fax: 0257/968 01, e-mail : [email protected]

Alle correspondentie met betrekking tot de uitvoering van de opdracht dient te worden verstuurd naar volgend adres : FOD Financiën Stafdienst ICT North Galaxy Toren C, 5e verdieping Koning Albert II laan 33 bus 95 B-1030 Brussel

BESTEK n°6 : INFORMATICAVORMING Trajecten Cobol-Java 2 ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG VOOR HET TER BESCHIKKING STELLEN VAN LESGEVERS, LOKALEN, MATERIEEL EN SYLLABUSSEN MET BETREKKING TOT INFORMATICAOPLEIDINGEN VOOR REKENING VAN DE FEDERALE OVERHEIDSDIENST FINANCIËN

A. ALGEMENE BEPALINGEN 1. Voorwerp en aard van de opdracht Deze opdracht heeft betrekking op de terbeschikkingstelling van lesgevers, lokalen, materieel en syllabussen voor een progressieve informaticaopleiding, gestructureerd in twee trajecten om Cobolprogrammeurs toe te laten zich om te scholen naar vakkennis gericht op Java. Deze opleiding zal worden georganiseerd en beheerd als een project. Deze opdracht omvat eveneens een coachingdienst die zich zowel richt op deelnemers aan opleidingen van dit bestek als deelnemers aan het oude project. Hiervoor wordt de procedure van de algemene offerteaanvraag gekozen. Deze opdracht omvat één perceel.


Het aantal deelnemers aan de opleidingen wordt geraamd op 30 personen (20 N + 10 F). Het aantal deelnemers aan de coaching wordt geraamd op 120 personen (65 N + 55 F).

De aantallen opleidingen dat in het bijzonder bestek wordt opgegeven, zijn veronderstelde aantallen. Ze worden uitsluitend ter informatie opgegeven en dus zonder verbintenis vanwege de Administratie. Deze aantallen opleidingen kunnen hoger of lager zijn dan de ramingen die in dit bijzonder bestek zijn opgenomen. Een stijging of daling van deze aantallen geeft in geen geval aanleiding tot een schadevergoeding of een prijsaanpassing. Omdat de FOD Financiën genoodzaakt is deze opleidingen te organiseren met identieke inhoud in het Frans en in het Nederlands, moeten de inschrijvers ofwel : • • •

zelf de cursussen ter beschikking stellen in de twee landstalen een tijdelijke vereniging samenstellen (zie punt 3 hieronder) gebruik te maken van onderaanneming (zie eveneens punt 3 hieronder)

Elke sessie zal door maximum 10 deelnemers worden bijgewoond. De inschrijver mag in zijn offerte geen ander maximum voorstellen. De aanbestedende overheid behoudt zich het recht om de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking conform het artikel 17 §2, 2° b, van de wet van 24 december 1993 aan te wenden voor het organiseren van herhalingsopdrachten van gelijkaardige diensten en dit binnen een periode beperkt tot drie jaar na het gunnen van de opdracht. Dit is een opdracht volgens prijslijst (K.B. 8 januari 1996, art. 86).

2. Duur van de opdracht De kick-off vergadering, die verplicht plaats moet vinden in de maand die volgt op de toewijzing van de opdracht, duidt het officiële begin van het project aan. Na een initialisatiefase die niet langer dan 3 maanden mag duren, zal de eigenlijke opleiding moeten plaatsvinden over een periode van 2 jaar, waarbij de begindatum de datum van de Go/NoGo-beslissing is van het einde van de initialisatiefase. Op het einde van de initialisatiefase moet het volledige programma van de opleiding door de FOD Financiën worden gevalideerd. In geval van een negatieve uitkomst kan de aanbestedende overheid onmiddellijk een einde stellen aan het contract, zonder verbrekingsvergoeding. De lesgever moet in staat zijn de opleiding te beginnen 3 maanden na de kennisgeving van de gunning van de opdracht. Elke vertraging kan aanleiding geven tot een boete per dag vertraging, zoals voorzien in artikel 75 van de bijlage bij het K.B. van 26 september 1996. Telkens wanneer de aanbestedende overheid de aannemer wil ondervragen over de voortgang van de werken en het verloop van de opleidingen, dient hij zich hiervoor vrij te maken.

3. De inschrijver 3.1 Tijdelijke verenigingen De indiening van een offerte door tijdelijke verenigingen is toegestaan. Het offerteformulier (zie bijlage 1) wordt ingevuld en ondertekend door alle leden van de tijdelijke vereniging of door één of meerdere leden die, krachtens voorschriften, naar behoren gemachtigd is/zijn om alle leden van de tijdelijke vereniging te vertegenwoordigen (het is dus nodig het bewijs van dat mandaat toe te voegen). Elk lid van de tijdelijke vereniging moet voldoen aan de uitsluitingscriteria (zie 13.1 hieronder).


Wat de economische, financiële en technische capaciteit betreft, wordt deze geëvalueerd voor de tijdelijke vereniging en niet uit hoofde van elk van zijn leden. Elk lid van de tijdelijke vereniging wordt hoofdelijk verantwoordelijk geacht voor het geheel van alle verplichtingen voortvloeiende uit de huidige overheidsopdracht.

3.2 Onderaannemers Voor de praktische uitvoering van de overheidsopdracht kan de begunstigde contracten van onderaanneming afsluiten met derden. De inschrijvers zijn gemachtigd om bepaalde delen van de opdracht onder hun eigen verantwoordelijkheid in onderaanneming te doen, in het bijzonder om een van de voorwaarden in de offerte na te leven, namelijk de voorwaarde die uitdrukkelijk stelt dat de opleidingen gegarandeerd moeten worden onder inachtneming van het taalgebruik van de lerende. Bij onderaanneming omwille van linguïstische redenen zal de inschrijver erover waken dat de opleiding op alle inhoudelijke vlakken identiek is. De offertes zullen echter gemaakt worden in naam van de inschrijver. De naam en het adres van de onderaannemers worden ingesloten bij het voorstel, samen met een verklaring over welk(e) element(en) de onderaannemer(s) levert(en). Het beroep op onderaannemers ontheft de begunstigde op geen enkele manier van zijn verantwoordelijkheden op het vlak van de prestaties in het kader van het contract De begunstigde blijft verantwoordelijk voor het vervullen van alle voorwaarden en specificaties van dit bijzonder bestek. Indien op een gegeven moment wijzigingen optreden in de onderaanneming zal de begunstigde de FOD Financiën daarvan schriftelijk op de hoogte brengen vooraleer de wijzigingen door te voeren. Afwijkingen worden derhalve niet aanvaard tenzij na het akkoord van de twee partijen. Het feit dat de begunstigde het geheel of een gedeelte van zijn verbintenissen toevertrouwt aan derden ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheid tegenover de FOD Financiën. Deze erkent geen enkele contractuele band met de derden in kwestie. De hoofdcontractant of dienstenverlener/begunstigde neemt de volledige verantwoordelijkheid op zich inzake de voorziening van alle benodigde producten en diensten in het kader van dit contract. Elk beroep op onderaannemers wordt specifiek geïdentificeerd in de offerte van de inschrijver en de inschrijver zal de aard van de contractuele verbintenis met alle onderaannemers beschrijven. Deze onderaannemers moeten overigens voldoen aan de beoogde uitsluitingscriteria onder 13.1 (zie lager). 4. Aanbestedende overheid – Bijkomende informatie De aanbestedende overheid is de Belgische Staat, vertegenwoordigd door de heer Didier Reynders, Minister van Financiën, Wetstraat 12 te 1000 Brussel. Bijkomende inlichtingen inzake de procedure kunnen worden opgevraagd bij mevrouw Nathalie Orban, tel. 0257/643 12, fax: 0257/968 01, e-mail: [email protected]. Bijkomende inlichtingen inzake de inhoudelijke aspecten van de opdracht kunnen worden opgevraagd bij de heer Bernard Leloutre, tel 0257/641 88, fax: 0257/968 01, e-mail: [email protected],


5. Indiening en opening van offertes 5.1 Indiening van offertes

Vóór de opening worden de offertes ingediend via de elektronische toepassing e-tendering (voor meer kenmerken, zie hieronder), via de post (bij voorkeur aangetekend) of persoonlijk overhandigd bij de leidende diensten van de aanbestedende overheid. De offertes zullen worden aanvaard tot op het moment dat de openingsessie voor geopend werd verklaard.

5.1.1

Offertes verstuurd via elektronische middelen

De elektronische offertes kunnen worden ingediend via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/, die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 81 ter van het KB van 8 januari 1996. Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per e-mail niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offertes in te dienen. Onafhankelijk van mogelijk goedgekeurde varianten mag elke inschrijver slechts één offerte per opdracht indienen. De offerte moet de aanbestedende overheid bereiken vóór de voorziene limietdatum voor de ontvangst van de offertes. Een offerte kan gedeeltelijk onder de vorm van papier en gedeeltelijk elektronisch verstuurd worden, waarbij de twee delen één en dezelfde offerte vormen. Door het geheel of gedeeltes van zijn offerte in te dienen via elektronische weg aanvaardt de inschrijver dat de door het ontvangstsysteem gegenereerde gegevens geregistreerd worden (artikel 81 quinquies van het KB van 8 januari 1996). Zo nodig worden de gevraagde attesten in het lastenboek gescand om bij de offerte te voegen. Er is meer informatie te vinden op de internetsite : http://www.publicprocurement.be/ of via het telefoonnummer van de Helpdesk e-procurement : +32 (0)2 790 52 58

5.1.2

Offertes niet verstuurd via elektronische middelen

De offertes die niet werden ingediend via elektronische middelen worden in een gesloten omslag gestoken. De omslag draagt de volgende vermeldingen : ¾ ¾

De naam van het lastenboek De datum en het uur van de opening van de offertes.

Deze omslag wordt in een tweede omslag gestoken die de volgende vermeldingen draagt: ¾ ¾

het woord « OFFERTE » in de linkerbovenhoek ; het adres van de bestemmeling.

5.2 Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte Als de inschrijver een reeds verstuurde of ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, dan moet hij dat doen volgens de bepalingen van artikel 105 van het KB van 8 januari 1996. De wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte kan elektronisch gebeuren, volgens de bepalingen van artikel 81 van het KB van 8 januari 1996, of op papier.


De wijziging of de intrekking van een reeds verstuurde of ingediende offerte vereist een schriftelijk ondertekende verklaring door de inschrijver of zijn gemachtigde vertegenwoordiger. Op straffe van nietigverklaring van de offerte moet deze verklaring het voorwerp en de draagwijdte van de veranderingen vermelden. De intrekking moet absoluut zijn. De intrekking mag eveneens worden meegedeeld via telegram, telex of fax, op voorwaarde van de volgende voorwaarden : 1° Het bericht van intrekking bereikt de voorzitter van de openingssessie van de offertes vóór de openingssessie ; 2° Het bericht van intrekking wordt bevestigd via aangetekende brief, ingediend bij de post ten laatste op de dag die de openingssessie van de offertes voorafgaat. Deze voorwaarde geldt niet als de inschrijver beroep kan doen op elektronische middelen volgens de bepalingen van artikel 81 van het KB van 8 januari 1996. Opmerking : Omwille van technische en organisatorische redenen verkiest de aanbestedende overheid ervoor om de offertes elektronisch te ontvangen. De inschrijver beslist hier echter zelf over en die keuze zal op geen enkele manier de analyse en de evaluatie van de offerte beïnvloeden. 5.3 Opening van de offertes De openbare openingssessie van de papieren en elektronische offertes zal plaatsvinden op 15 juni 2009 om 10u, op het volgend adres: FOD Financiën North Galaxy Koning Albert II laan 33 1030 Brussel Sokkel, zaal 1. 6. Leidende dienst – leidende ambtenaar. De leidende dienst in de zin van artikelen 1 en 2 van de algemene aannemingsvoorwaarden is de Stafdienst ICT. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidende ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. De grenzen van zijn bevoegdheid zullen worden vermeld.

7. Beschrijving van de te presteren diensten Zie deel B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN. 8. Documenten die de opdracht bepalen 8.1 Wetgeving -

-

-

De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (B.S. van 22 januari 1994); Het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en de concessies voor openbare werken (B.S. van 26 januari 1996); Het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken + bijlage: algemeen aannemingsvoorwaarden betreffende overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, en betreffende concessies voor openbare werken (B.S. van 18 oktober 1996); Alle wijzigingen in voornoemde wetteksten en besluiten die van kracht zijn op de dag van de opening van de offertes.


8.2 Documenten betreffende de opdracht -

-

-

Het onderhavige bestek « Informaticavorming – trajecten Cobol-Java 2 ». De berichten inzake de opdracht en de berichten van wijziging, aangekondigd of gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten, en de berichten van wijziging betreffende de huidige opdracht, die worden verzonden per individueel aangetekend schrijven of per fax. Deze berichten maken integraal deel uit van de contractvoorwaarden en de inschrijver wordt verondersteld er kennis van te hebben genomen en er rekening mee te hebben gehouden bij de opstelling van zijn offerte; De verklaringen die voortvloeien uit de informatiesessie (gestelde vragen en gegeven antwoorden door de aanbestedende overheid). Deze verduidelijkingen maken wezenlijk deel uit van contractuele voorwaarden. De inschrijver wordt geacht hiervan kennis te nemen en hiermee rekening te houden in zijn offerte. De verduidelijkingen en verbintenissen die aanvaard worden door de FOD Financiën en die de offerte vervolledigen (met dezelfde referentie) tengevolge van vragen en verzoeken tot verduidelijking.

9. Informatiesessie Gezien de complexiteit van de opdracht heeft de aanbestedende overheid besloten om een eenmalige infosessie te organiseren ten behoeve van de inschrijvers. Deze sessie zal plaatsvinden tussen de publicatie van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en de dag van de opening van de offertes. Na afloop van deze infosessie zal er op geen enkele van de gestelde vragen meer worden geantwoord; dit om alle kandidaat-inschrijvers op gelijke voet te behandelen. Deze infosessie zal plaatsvinden op 18 mei 2009 op het volgend adres: Koning Albert II laan, 33, 1030 Brussel. Sokkel. Zaal 1. Er zal uitsluitend worden geantwoord op vragen die schriftelijk werden ingediend en dit uiterlijk op 13 mei 2009. Deze vragen moeten exclusief worden ingediend via e-mail op het adres: [email protected]. Alle vragen moeten verplicht de nodige referenties naar het bestek bevatten, zodat een snel antwoord wordt vergemakkelijkt (bijv. Deel 1, punt 1.1, paragraaf 1, pagina 1). Gelieve tevens de taal van het door u gebruikte bestek te vermelden (de paginering kan verschillen al naargelang de taal). Tijdens deze infosessie zal er een kort overzicht worden gepresenteerd van het voorwerp van de opdracht. De antwoorden op de tijdig ingediende vragen zullen mondeling worden verstrekt tijdens de infosessie en zullen vervolgens worden gepubliceerd op de internetsite van de FOD Financiën. Aan geïnteresseerde ondernemingen wordt gevraagd om zich voorafgaandelijk bekend te maken via een e-mail naar het adres [email protected] en om de naam en de functie mee te delen van de perso(o)n(en) die zal (zullen) worden afgevaardigd naar de infosessie. Om organisatorische redenen worden er per geïnteresseerde onderneming maximaal twee personen toegelaten. Indien de geïnteresseerde ondernemingen incoherenties, onduidelijkheden, enz. opmerken in het bijzonder bestek, dan worden zij uitgenodigd om dit schriftelijk te laten weten voor de informatiesessie volgens dezelfde modaliteiten als voor het versturen van vragen. De FOD Financiën hecht enorm veel belang aan de gelijke behandeling van de inschrijvers en stelt daarom de specificaties van zijn lastenboeken op. Als een geïnteresseerde onderneming ondanks alles meent dat zijn kandidatuur wordt uitgesloten of zijn kansen worden verminderd door bepaalde specificaties van dit lastenboek, dan wordt zij uitgenodigd om dit schriftelijk mee te delen ten laatste tijdens de informatiesessie. Als het geval zich voordoet, zal de FOD, als hij dit nodig vindt, zijn lastenboek aanpassen om hiermee rekening te houden.


10. Offerte 10.1

Algemeen

De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op artikel 10 van de wet van 24 december 1993 en artikel 78 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 in verband met de onverenigbaarheden. De inschrijver is verplicht het bij het onderhavig bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, is hij verplicht om op elk document de conformiteit met het bij het bestek gevoegde offerteformulier te attesteren (Art. 89 van het KB van 8 januari 1996). De offerte en de bijlagen gevoegd bij het offerteformulier worden opgesteld in het Nederlands of in het Frans. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de een of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. Het offerteformulier is bij het bestek gevoegd. De offerte dient in drie exemplaren op papier te worden ingediend (één origineel exemplaar en twee kopieën). Elk exemplaar evenals de bijlagen dienen door de inschrijver of zijn mandataris te worden ondertekend; zoniet wordt de offerte onregelmatig bevonden. Anderzijds dient de inschrijver ook een exemplaar van zijn offerte op elektronische drager (Cd-rom) te bezorgen. Indien er een divergentie wordt vastgesteld tussen de versie op papier en de elektronische versie, dan zal het originele exemplaar op papier rechtsgeldig zijn. Elke doorhaling, bijgeschreven verbetering of bijkomende vermelding, zowel in de offerte als in de bijlagen, dient door de inschrijver of zijn mandataris te worden ondertekend (een paraaf volstaat niet), zoniet zal de offerte onregelmatig zijn. De inschrijvers zijn verplicht om zich uitdrukkelijk te houden aan alle administratieve en contractuele bepalingen van het bestek. Elk voorbehoud of het afwijzen van één van deze bepalingen kan de onregelmatigheid van de offerte tot gevolg hebben.

10.2

Geldigheidsduur van de offerte

De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 240 kalenderdagen, ingaande de dag na de opening van de offertes. 10.3

Varianten

Elke inschrijver mag slechts één offerte indienen. Varianten zijn niet toegestaan.

10.4

Inhoud van de offerte

De offerte dient verplicht volgende informatie te bevatten en respecteert volgende inhoudsopgave: . •

Het offertemodel, in bijlage aan het bestek, volledig ingevuld en ondertekend.

•

In bijlage 1 : - Het attest inzake betaling van Directe Belastingen (deel A, punt 13.1.1) ; - Het attest inzake betaling van de B.T.W (deel A, punt 13.1.1); - Het document dat de bevoegdheden van de mandataris vaststelt (deel A, punt 10.5).

•

In bijlage 2 :


-

Indicatie van het globale omzetcijfer en van het omzetcijfer m.b.t. de prestaties die het voorwerp uitmaken van deze opdracht, gerealiseerd door de onderneming gedurende de drie laatste jaren (deel A, punt 13.1.2).

•

In bijlage 3 : - de lijst van de voornaamste diensten die de inschrijver verwezenlijkte gedurende de laatste drie jaren evenals van analoge projecten gerealiseerd gedurende dezelfde periode, met vermelding van hun bedragen, data en de publieke of private instellingen waarvoor ze bestemd waren (minstens 2 referenties). Voor de presentatie van de referenties volgt men het model in bijlage aan het bestek

•

In bijlage 4 : - De gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde architectuur van de opleiding, waarbij men scrupuleus rekening houdt met de gunningscriteria vermeld in punt 13.3 van het bestek In bijlage 5 : - De globale planning van de opleidingstrajecten (in GANTT-tabel). In bijlage 6 : - Het curriculum vitae van de personeelsleden die door de dienstverlener aan het project worden toegekend. Het CV volgt het model zoals in bijlage van dit bestek. In bijlage 7 : - Een exemplaar van de cursussen of notities in het Frans of in het Nederlands voor elke cursus.

• • •

De inschrijver voorziet een stijgende, ononderbroken nummering van alle bladzijden van de offerte en van alle bijlagen. Alle bladzijden moeten geparafeerd zijn. 10.5

Mandaathouders

Elke offerte ingediend door mandatarissen moet de juridische entiteit vermelden voor wiens rekening zij optreden. De mandatarissen voegen bij de offerte de authentieke of de onderhandse akte van hun volmacht of een voor eenvormig verklaarde kopie. Zij mogen ook het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de mandaten werden gepubliceerd.

10.6

Bij de offerte te voegen technische documenten

De technische documentatie die bij de offerte wordt gevoegd mag men opstellen in het Engels indien er geen vertaling bestaat in de taal van de offerte.

11. Prijs. 11.1

Prijs.

Alle prijzen moeten verplicht worden uitgedrukt in EURO. De dienstverlener wordt geacht in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten die op de diensten wegen te hebben begrepen. De opdracht wordt met name toegewezen op basis van de totale prijs exclusief BTW vermeld in de prijsinventaris, berekend op basis van veronderstelde aantallen. Er dienen vijf specifieke en een algemene tabel te worden ingevuld : • • •

De tabel « Beheer van het project » De tabel « Cursussen » De tabel « Oefeningen buiten de cursussen »


• • •

De tabel « Evaluaties» De tabel « Coaching » De tabel « Geheel van het project »

Tijdens de geldigheidsduur van het contract worden de te geven opleidingen opgenomen in bestelbonnen die te zijner tijd aan de dienstverlener worden overhandigd. De bestelbonnen betreffen dus de opleidingen die reëel moeten worden uitgevoerd. De dienstverlener wordt geacht in zijn eenheidsprijzen alle mogelijke kosten betreffende de diensten te hebben opgenomen, met uitzondering van de BTW. 11.2

Prijsherziening

Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening mogelijk. Dit geldt zowel tijdens de geldigheidsduur van de offerte als tijdens de duur van de overeenkomst.

12. Aansprakelijkheid van de dienstverlener De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen, inzonderheid in de studies, de berekeningen, de plannen of in alle andere ter uitvoering van de opdracht door hem voorgelegde stukken.

13. Selectiecriteria – Regelmatigheid van de offertes – Gunningscriteria

Administratieve vereenvoudiging Uit het simpele feit om deel te nemen aan de aanbestedingsprocedure van een openbare opdracht verklaart de inschrijver dat hij zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen als bedoeld in de artikelen 17, 43 en 69 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare diensten. De aanbestedende overheid onderzoekt de juistheid van de impliciete verklaring op eer in hoofde van de inschrijver wiens offerte het best is gerangschikt. Daartoe vraagt zij aan de betrokken inschrijver om zo snel mogelijk, en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan en dat vóór elke beslissing over de gunning van de opdracht. Deze inlichtingen die de aanbestedende overheid in staat stellen de persoonlijke toestand van de inschrijvers te onderzoeken, zullen door deze aanbestedende overheid zelf via elektronische middelen worden opgevraagd bij de gegevensbeheerders, indien deze via deze middelen kosteloos toegankelijk zijn. Een inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij deze controle zou blijken dat de verklaring op eer niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de aanvragen tot deelname bij beperkte procedure of onderhandelingsprocedure met bekendmaking of op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes bij open procedure. Een regularisatie a posteriori is hoe dan ook onmogelijk. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de de persoonlijke situatie van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op eer. In deze beide hypothesen maakt de aanbestedende overheid een gecorrigeerde rangschikking op, rekening houdend met de mogelijke weerslag van het verwijderen van de aanvraag tot deelname of de offerte van de uitgesloten kandidaat of inschrijver met name ingeval van toepassing van de bepalingen betreffende het natrekken van abnormale prijzen van artikel 110, § 4 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996.


De aanbestedende overheid zal de opdracht vervolgens kunnen toewijzen aan de inschrijver wiens offerte onmiddellijk na deze van de uitgesloten inschrijver is gerangschikt, na ten aanzien van hem eveneens deze bepalingen te hebben toegepast.

13.1

Selectiecriteria

De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden in aanmerking genomen om deel te nemen aan de toetsing van de offertes aan de gunningscriteria vermeld in punt 13.3 van dit bestek, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn.

13.1.1 Uitsluitingscriteria Eerste criterium van uitsluiting §.1.

De Belgische inschrijver die personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969, die het wetsbesluit van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet, moet een attest toevoegen of voorleggen aan de aanbestedende overheid dat bewijst dat hij in regel is met de bijdragen in het kader van de sociale zekerheid en dit moet gebeuren vóór de limietdatum van ontvangst van de offertes. Deze informatie kan rechtstreeks worden verkregen door de aanbestedende overheid via het elektronisch loket. Is in regel met de toepassing van onderhavig artikel, de inschrijver die volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1° aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft overgemaakt tot en met de aangiften betreffende het voorlaatste trimester dat is verstreken ten opzichte van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes en 2° die voor de bewuste aangiften geen achterstallige bijdragen voor een bedrag van meer dan 2500 EURO is verschuldigd, tenzij hij voor de bewuste schulden betalingstermijnen heeft verkregen die hij strikt respecteert. Maar ook al bedraagt het achterstallige bedrag aan bijdragen meer dan 2.500 EURO, toch zal de inschrijver als zijnde in regel worden beschouwd, indien hij vóór de beslissing om de opdracht toe te wijzen, kan aantonen dat hij op de dag waarop het attest zijn situatie vaststelt, tegenover een aanbestedende overheid in de zin van artikel 4, §1 en § 2, 1° tot 8° en 10° van de wet, of tegenover een openbare onderneming in de zin van artikel 26 van dezelfde wet, één of meer gegarandeerde, invorderbare schuldvorderingen bezit die vrij zijn van elke verbintenis tegenover derden, en dit voor een bedrag dat minstens gelijk is, op 2.500 EURO na, aan het bedrag

§ 2.

De buitenlandse inschrijver moet volgende zaken bij zijn offerte voegen of aan de aanbestedende overheid voorleggen vóór de limietdatum voor de ontvangst van de offertes: 1°

een attest, afgeleverd door de bevoegde overheid, dat bevestigt dat hij volgens de stand van zaken uiterlijk aan de vooravond van de limietdatum voor de ontvangst van de offertes, op de bewuste datum in regel is met zijn verplichtingen aangaande de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijke bepalingen van het land waar hij is gevestigd. Wanneer een dergelijk document niet wordt afgeleverd in het betrokken land, kan het worden vervangen door een verklaring onder ede of door een plechtige verklaring, door de geïnteresseerde partij afgelegd voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde professionele instelling van het bewuste land;

2°

een attest in overeenstemming met § 1, indien hij personeel in dienst heeft dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 die het wetsbesluit van 28 december 1944


betreffende de sociale zekerheid van de werknemers herziet §.3.

De aanbestedende overheid kan zich in eender welk stadium van de procedure informeren, via alle middelen die ze nuttig acht, over de situatie van elke inschrijver inzake de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid.

Tweede criterium van uitsluiting De inschrijver mag zich niet bevinden in één van de volgende situaties: 1°

zich bevinden in een staat van faillissement of vereffening, zijn activiteiten hebben stopgezet of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of zich bevinden in elke andere vergelijkbare situatie die het resultaat is van een gelijkaardige procedure die in de nationale wetgeving en reglementeringen voorkomt ;

2°

een verklaring van faillissement hebben ingediend, een vereffeningsprocedure hebben opgestart of een gerechtelijk akkoord hebben aangevraagd of een gelijkaardige procedure hebben lopen die voorkomt in de nationale wetgeving en reglementering.

Deze informatie kan rechtstreeks worden verkregen door de aanbestedende overheid via het elektronisch loket. Voor de buitenlandse inschrijver moet het attest afkomstig zijn van de bevoegde administratieve instelling in het betrokken land; bij gebrek daaraan moet de inschrijver een verklaring op zijn woord van eer verstrekken, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit.

Derde criterium van uitsluiting De inschrijver moet in orde zijn voor wat betreft zijn verplichtingen inzake de directe belastingen en de BTW. De Belgische inschrijver voegt bij zijn offerte een recent attest 276C2 (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie der Directe Belastingen, en een recent attest (dat maximaal zes maanden oud is, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) van de Administratie van de BTW, waaronder hij valt, dat hij in orde is inzake zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administraties. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte één of meer recente attesten (maximaal zes maanden oud, gerekend vanaf de datum van de opening van de offertes) die afkomstig zijn van de bevoegde administratie(s) van zijn land, betreffende de inning van de directe belastingen en de BTW (of van taksen die in zijn land de BTW vervangen), met de vermelding dat hij in orde is voor wat betreft zijn verplichtingen tegenover de voornoemde administratie(s). Indien dit attest of deze attesten niet worden afgeleverd in zijn land, is het voldoende dat hij een verklaring op zijn woord van eer toevoegt, gecertificeerd door een notaris of door een gerechtelijke of administratieve autoriteit van zijn land. Vierde criterium van uitsluiting Wordt in elk stadium van de gunningsprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de dienstverlener die bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor :

1° deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek;


2° omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek ; 3° fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4° witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Met het oog op de toepassing van deze paragraaf kan de aanbestedende overheid, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een dienstverlener, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze terzake nodig acht.

Vijfde criterium van uitsluiting

Volgens artikel 43, 4° van het KB van 8 januari 1996, zoals het tot op heden werd gewijzigd, zal de inschrijver die een zware professionele fout begaan heeft, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheid aannemelijk kan maken, niet weerhouden worden bij de selectie. Zijn uitsluiting kan in eender welke fase van de procedure worden bekend gemaakt. Bovendien verbindt de inschrijver zich er door middel van de ondertekening van zijn offerte toe om de normen te respecteren die worden gedefinieerd in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder: o o o o

o

Het verbod op dwangarbeid (conventie nr. 29 over de dwangarbeid of de verplichte arbeid, 1930, en conventie nr. 105 over de afschaffing van de dwangarbeid, 1957) ; Het recht op syndicale vrijheid (conventie nr. 87 over de syndicale vrijheid en de bescherming van het syndicaal recht, 1948) ; Het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen (conventie nr. 98 over het recht op organisatie en collectieve onderhandelingen (1949) ; Het verbod op elke discriminatie inzake arbeid en loon (conventie nr. 100 over de gelijkheid van het loon, 1951, en conventie nr. 111 over de discriminatie (werkgelegenheid en beroep), 1958) ; De minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie nr. 138 over de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999).

Het niet respecteren van de voormelde conventies zal bijgevolg worden beschouwd als een zware professionele fout in de zin van artikel 43, 4° van het KB van 8 januari 1996. De voorgaande bepalingen zijn van toepassing ongeacht de andere beschikkingen die zijn voorzien in artikel 43 van voormeld besluit. 13.1.2 Selectiecriteria inzake de financiële draagkracht van de inschrijver. De inschrijver moet tijdens één van de laatste drie boekjaren een omzet 1 hebben gerealiseerd van het totale bedrag van deze opdracht. Hij voegt bij zijn offerte een verklaring inzake deze omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren. 13.1.3 Selectiecriteria met betrekking tot de technische bekwaamheid van de inschrijver Een lijst van de belangrijkste analoge diensten die de ondernemer uitvoerde gedurende de drie laatste jaren, evenals van analoge projecten die hij realiseerde tijdens dezelfde periode, met vermelding van de openbare of private instanties waarvoor ze bestemd waren. De inschrijver vermeldt per project voor elke referentie de datum, het totale bedrag van de opdracht en de coördinaten van een contactpersoon zodat 1

Inzake de activiteiten die rechtstreeks verband houden met de diensten die in dit bijzonder bestek worden beschreven


de FOD Financiën de mogelijkheid heeft om zonder tussenpersoon eventueel meer uitgebreide inlichtingen te krijgen over vermelde diensten (minstens twee referenties). De inschrijver voegt bij zijn offerte een opgave van de diensten die hij door een onderaannemer zal laten uitvoeren. Deze lijst bevat de identiteit van de onderaannemer(s).

13.2

Regelmatigheid van de offertes

De regelmatigheid van de offertes van de geselecteerde kandidaten wordt onderzocht overeenkomstig de artikelen 89 en volgende van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 en de bepalingen in dit bestek. Onregelmatige offertes zullen worden geweerd. Elk voorstel zal onderzocht worden om te bepalen of het beantwoordt aan de uitgedrukte behoeftes. Als een offerte niet voldoet aan één van de uitgedrukte behoeftes, dan zal deze als onregelmatig worden beschouwd. De voorgestelde oplossing in de offerte van de inschrijver moet voldoen aan de technische behoeften zoals uiteengezet in dit lastenboek. Elk onvolledig financieel- of prijsvoorstel dat belangrijke tegenstrijdigheden of onjuistheden weergeeft of de regels van de voor te stellen prijzen zoals vermeld in dit speciaal lastenboek niet naleeft, kan als onregelmatig worden bekend gemaakt. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om te worden getoetst aan de gunningscriteria. 13.3

Gunningscriteria

Voor de keuze van de meest interessante offerte worden de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers aan een aantal gunningscriteria getoetst. Deze criteria zullen gewogen worden teneinde een eindklassement te bekomen.

13.3.1 Lijst van de gunningscriteria De gunningscriteria zijn de volgende :

1.

Beheer van het project (15 %) Beheer (5 %) Planning (5 %) Plan Kwaliteit en verslagen (5 %)

2.

Cursussen en opleidingstrajecten (18 %) Inhoud van de cursussen (8 %) Kwalificatie en ervaring van de lesgevers (5 %) Taxonomische benadering (5 %)

3. -

Oefeningen buiten de cursussen (10%) Inhoud van de oefeningen (5 %) Coherentie met de cursus (5 %)

-

Evaluaties (12%) Kwaliteit van de evaluatie (6 %) Verband tussen de evaluatie en de leerdoelstellingen (6 %)

-

Coaching (10 %) Diversiteit (3 %)

4.

5.


-

Kwaliteit (4 %) Kwalificatie en ervaring van de coaches (3 %)

6.

SLA (5%)

7.

Totale prijs van het project (30 %)

De offertes die geen minimum van 60% van de punten behalen voor elk van de 5 eerste criteria zullen niet in aanmerking worden genomen voor de gunning van de opdracht. Elk criteria zal beoordeeld worden op 5 : 1 / 5 : erg zwak 2 / 5 : zwak 3 / 5 : voldoende 4 / 5 : goed 5 / 5 : zeer goed en er zullen fracties van punten worden toegekend. De FOD Financiën verduidelijkt om 2 redenen haar quoteringsmethode. Ten eerste om duidelijk te tonen, en dit in een geest van transparantie en objectiviteit, hoe de offertes geëvalueerd zullen worden; ten tweede om aan de inschrijvers te tonen wat de FOD Financiën wenst te lezen in de ingediende offerte, en zulks bij voorkeur in dezelfde voorstellingsvolgorde. De onderstaande criteria zijn de enige die kunnen gebruikt worden voor de keuze tussen de verschillende offertes. De inschrijver voegt bij zijn offerte alle inlichtingen die nuttig zijn voor het evalueren van zijn offerte m.b.t. de gunningscriteria en de deelcriteria zoals hieronder beschreven.

1.

Beheer van het project (15 %)

De elementen die de inschrijver in zijn offerte moet opnemen, worden gedetailleerd beschreven in deel B van dit bestek. a.

Beheer (5 %)

De offerte moet alle punten vermeld in deel B2 van dit lastenboek verklaren, uitleggen, annoteren, uitvoerig beschrijven,… b.

Planning (5 %)

De offerte moet de te leveren producten inzake beheer verklaren, uitleggen, annoteren, uitvoerig beschrijven,… zoals ze vermeld staan in deel B1, bij punt 24 van dit lastenboek. c.

Plan Kwaliteit en verslagen (5 %)

De offerte moet de te leveren producten inzake beheer verklaren, uitleggen, annoteren, uitvoerig beschrijven,… zoals ze vermeld staan in deel B1, bij punt 26 van dit lastenboek

2.

Cursussen en opleidingstrajecten (18 %)

Met het oog op de evaluatie van cursussen en opleidingstrajecten worden de volgende deelcriteria gebruikt. a.

Inhoud van de cursussen (8 %)


De elementen die de inschrijver in zijn offerte moet opnemen, worden gedetailleerd beschreven in deel B van dit bestek. De inhoud zal geëvalueerd worden rekening houdend met twee voorziene vakrichtingen. b.

Kwalificatie en ervaring van de lesgevers (5 %)

De lesgevers moeten aan de volgende voorwaarden voldoen : - Bij voorkeur, in zijn moedertaal onderwijzen; anders, de taal UITSTEKEND beheersen waarin de cursus wordt gegeven. Als, vanaf het begin van een cursus, de lesgever ontoereikend op taalkundig niveau wordt geacht, zal de cursus geannuleerd worden en zal in de maand die volgt een reorganisatie moeten gebeuren. Bij gebrek aan deze reorganisatie binnen de maand zal de inschrijver onderworpen worden aan een straf, aangezien deze door hem in zijn aanbod is voorzien wanneer hij over SLA spreekt; - Over de essentiële pedagogische kwaliteiten beschikken om op een gestructureerde en systematische manier de kennis over te dragen aan de deelnemers; - De pedagogische middelen kunnen hanteren en die op het juiste moment kunnen inzetten - Rekening houden met de opmerkingen van de aanbestedende overheid wat betreft de inhoud en presentatie van de opleiding. De inschrijver verbindt zich ertoe zich aan deze noodzakelijke voorwaarden te houden. Aangezien de FOD Financiën de eerlijkheid van de inschrijver slechts a posteriori kan verifiëren, wordt de kwaliteit van de lesgevers op basis van 2 elementen geanalyseerd: hun ervaring en hun diploma(’s). Het onderzoek naar de ervaring van een lesgever kan enkel verricht worden op basis van een curriculum vitae. De ervaring berust vnl. op 3 factoren: het aantal jaren dat men onderwezen heeft, het aantal onderwezen leervakken, en praktische ervaring buiten het domein van het onderwijs. Belangrijke opmerking: collectieve curriculum vitae worden laag gequoteerd. Hieronder verstaat men CV’s zonder naam, die representatief zijn voor al het personeel van de firma. De kwaliteit van een lesgever wordt niet enkel bepaald door zijn diploma. Maar om een onbekende te kunnen beoordelen moeten de diploma’s aangewend worden. Meerdere types diploma’s zijn mogelijk en worden aanvaard door de FOD, elk in verschillende gradatie. Het gaat hier niet om een hiërarchie op te stellen van titels, certificaten en andere documenten die de bekwaamheid in een kennisdomein moeten garanderen. Desalniettemin zal de FOD de diploma’s op waarde schatten en ze groeperen in categorieën. Belangrijke opmerking collectieve diploma’s worden laag gequoteerd. Hieronder verstaat men diploma’s zonder naam, die representatief zijn voor al het personeel van de firma. c.

Taxonomische benadering (5 %)

De FOD Financiën verwacht van de inschrijver dat hij de taxonomie van Bloom of een andere cognitieve methode inzake scholing volgt en dat hij aangeeft met welk(e) niveau(s) hiervan de elementen van zijn cursussen en oefeningen overeenstemmen.

3.

Oefeningen buiten de cursussen (10)

De elementen die de inschrijver in zijn offerte moet opnemen, worden gedetailleerd beschreven in deel B1 van dit bestek in punt 25.2.

4.

De evaluaties (12 %)

De elementen die de inschrijver in zijn offerte moet opnemen, worden gedetailleerd beschreven in delen B1 en B2 van dit bestek in punten 25.6 en 28.2. a.

Kwaliteit van de evaluatie (6 %)


Zie punt 28.2. b.

Verband tussen de evaluaties en de leerdoelstellingen (6 %)

De leerdoelstellingen zullen beschreven worden in de offerte van de inschrijver door rekening te houden met de doelstellingen van het project. De inschrijver zal vervolgens het verband vaststellen met de evaluaties die hij voorstelt. De FOD zal niet alleen de kwaliteit van dit verband controleren, maar eveneens in welke mate de leerdoelstellingen goed overeenstemmen met de twee vakkenissen gericht op Java zoals vermeld in dit lastenboek.

5.

Coaching (10 %)

De elementen die de inschrijver in zijn offerte moet opnemen, worden gedetailleerd beschreven in deel B3 van dit bestek. a.

Kwaliteit (4 %)

Er wordt van de inschrijver verwacht dat hij in zijn offerte uitlegt hoe hij de coaching precies ziet. Hij wordt uitgenodigd om dit uitvoerig te verklaren in punt 33 van dit lastenboek. b.

Diversiteit (3 %)

Hoe meer coachingmogelijkheden er zullen staan in de offerte, hoe beter de quotering van dit subcriterium zal zijn. c.

Kwalificatie en ervaring van de coaches (3 %)

De coaches moeten aan de volgende voorwaarden voldoen : - Bij voorkeur, in zijn moedertaal onderwijzen; anders, de taal UITSTEKEND beheersen waarin de cursus wordt gegeven. Als, vanaf het begin van een cursus, de coach ontoereikend op taalkundig niveau wordt geacht, zal de cursus geannuleerd worden en zal in de maand die volgt een reorganisatie moeten gebeuren. Bij gebrek aan deze reorganisatie binnen de maand zal de inschrijver onderworpen worden aan een straf, aangezien deze door hem in zijn aanbod is voorzien wanneer hij over SLA spreekt; - Over de essentiële pedagogische kwaliteiten beschikken om op een gestructureerde en systematische manier de kennis over te dragen aan de deelnemers; - De pedagogische middelen kunnen hanteren en die op het juiste moment kunnen inzetten - Rekening houden met de opmerkingen van de aanbestedende overheid voor wat betreft de inhoud en presentatie van de opleiding. De inschrijver verbindt zich ertoe zich aan deze noodzakelijke voorwaarden te houden. Aangezien de FOD Financiën de eerlijkheid van de inschrijver slechts a posteriori kan verifiëren, wordt de kwaliteit van de lesgevers op basis van 2 elementen geanalyseerd : hun ervaring en hun diploma(’s). Het onderzoek naar de ervaring van een coach kan enkel verricht worden op basis van een curriculum vitae. De ervaring berust vnl. op 3 factoren: het aantal jaren dat men onderwezen heeft, het aantal onderwezen leervakken, en praktische ervaring buiten het domein van het onderwijs. Belangrijke opmerking: collectieve curriculum vitae worden laag gequoteerd. Hieronder verstaat men CV’s zonder naam, die representatief zijn voor al het personeel van de firma. De kwaliteit van een coach wordt niet enkel bepaald door zijn diploma. Maar om een onbekende te kunnen beoordelen moeten de diploma’s aangewend worden. Meerdere types diploma’s zijn mogelijk en worden aanvaard door de FOD, elk in verschillende gradatie. Het gaat hier niet om een hiërarchie op te stellen van titels, certificaten en andere documenten die de bekwaamheid in een kennisdomein moeten garanderen. Desalniettemin zal de FOD de diploma’s op waarde schatten en ze groeperen in categorieën.


Belangrijke opmerking collectieve diploma’s worden laag gequoteerd. Hieronder verstaat men diploma’s zonder naam, die representatief zijn voor al het personeel van de firma.

6.

SLA (5%)

Onder remediëring wordt verstaan alle mogelijke middelen die ingezet worden om een tekortkoming, fout of gebrek goed te maken. Hoewel het bestek tracht het nodige te voorzien opdat alles goed zou verlopen, en ondanks de competenties en voorzieningen die de inschrijver in zijn offerte vermeldt, kan het gebeuren dat een door de FOD gevraagd element helemaal niet voldoet. De inschrijver moet dus in zijn offerte vermelden wat hij in dit geval zal doen, en meer bepaald voor de hiernavolgende punten.

a.

Remediëring en financiële sancties voor projectbeheer

De inschrijver zal in zijn offerte vermelden wat hij zal doen als de FOD zijn ontevredenheid uitdrukt over het beheer van het project (onbekwaamheid van de projectleider, de verantwoordelijke kwaliteit, enz.).

b.

Remediëring en financiële sancties voor de cursussen

Wat voorziet de offerte indien een cursus om een of andere reden niet goed verloopt ? Onder remediëring wordt verstaan alle mogelijke middelen die ingezet worden om een tekortkoming, fout of gebrek goed te maken. Het is logisch ervan uit te gaan dat indien een cursus gemist is, er maatregelen worden getroffen zodat men ofwel de cursus kan herbeginnen, ofwel een mogelijkheid geeft aan de deelnemer om de kennis toch te verwerven (vb. via een toegang tot e-learning). Evenwel kan de firma besluiten dat de opleiding niet kan gegeven worden in overeenstemming met de kritiek van de FOD Financiën en dat het voor haar voordeliger is een schadeloosstelling te betalen eerder dan de opleiding te herstarten eventueel met een andere lesgever. In dit geval moet de firma in zijn offerte een financiële compensatie voorstellen om de door de FOD geleden schade te dekken.

c.

Remediëring en financiële sancties voor het ondersteunend didactisch materieel

De inschrijver zal in zijn offerte vermelden wat hij zal doen als de FOD zijn ontevredenheid uitdrukt over de pedagogische middelen (slecht opgesteld, onvolledig, te ingewikkeld, enz.)

d.

Remediëring en financiële sancties voor de oefeningen buiten de lesuren

De inschrijver zal in zijn offerte vermelden wat hij zal doen als de FOD zijn ontevredenheid uitdrukt over de oefeningen buiten de cursussen (volgen de cursus niet, zijn te abstract, onvoldoende aantal, enz.).

e.

Remediëring en financiële sancties voor de evaluaties

De inschrijver zal in zijn offerte vermelden wat hij zal doen als de FOD zijn ontevredenheid uitdrukt over evaluaties (ze zijn inconsistent, weinig representatief voor de geziene leerstof, enz.)

f.

Remediëring en financiële sancties voor de coaching

De inschrijver zal in zijn offerte vermelden wat hij zal doen als de FOD zijn ontevredenheid uitdrukt over een coachingsessie die niet goed verloopt.

7.

Totaalprijs van het project (30 %)

De totaalprijs wordt teruggebracht tot een weging op 30 punten. De volgende formule zal worden


toegepast : 30 x Pg / Po waarin Pg de prijs is van de goedkoopste sessie en Po de prijs van de betreffende offerte. Opmerking: de totaalprijs is het bedrag dat is aangegeven in de algemene tabel « Geheel van het project » in de bijlage bij dit bestek.

13.3.2 Eindbeoordeling De beoordelingen voor de voormelde gunningscriteria zullen worden opgeteld. De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindbeoordeling.


Overzichtstabel

De volgende tabel zal door de FOD Financiën worden gebruikt om beoordelingen toe te kennen aan de offertes en een keuze te maken, rekening houdend met de hieronder vermelde gunningscriteria.

Onderneming

Beheer van het project

Cursussen en trajecten

15%

18%

Oefeningen buiten de cursussen 10%

Evaluaties

Coaching

SLA

Prijs

Totaal

12%

10%

5%

30%

100%


14.

Kennisgeving

Overeenkomstig artikel 21 bis van de Wet van 24 december 1993 informeert de aanbestedende overheid de niet geselecteerde kandidaten en de inschrijvers van wie de offerte als onregelmatig werd beschouwd of niet werd uitgekozen, zo gauw mogelijk nadat over hen een beslissing werd genomen. Wanneer de overheidsopdracht het geraamde bedrag bereikt, zoals bepaald door de Koning, voor de Europese bekendmaking bij de aanvang van de procedure, deelt de aanbestedende overheid bij een ter post aangetekende brief mee : 1° aan elke niet geselecteerde kandidaat of inschrijver, de redenen van zijn niet-selectie; 2° aan elke inschrijver van wie de offerte als onregelmatig werd beschouwd, de redenen van de verwerping; 3° aan elke inschrijver van wie de offerte niet werd uitgekozen, de gemotiveerde beslissing tot toewijzing van de opdracht. De aanbestedende overheid kent de inschrijvers een termijn van vijftien dagen toe, te rekenen vanaf de dag van de verzending per fax of elektronische post. De inschrijvers kunnen binnen deze termijn beroep aantekenen bij een rechtscollege, wat uitsluitend mag gebeuren in het kader van, al naar het geval, een kortgedingprocedure voor de justitiële rechter of, voor de Raad van State, via een uiterst dringende rechtspleging. Indien de aanbestedende overheid binnen de toegestane termijn geen schriftelijke kennisgeving in die zin ontvangt op het door haar vermelde adres, mag de procedure worden voortgezet. Bepaalde gegevens mogen niet worden meegedeeld indien de openbaarmaking ervan de toepassing van een wet zou belemmeren, in strijd zou zijn met het algemeen belang, nadelig zou zijn voor de rechtmatige commerciële belangen van overheidsbedrijven of particuliere ondernemingen of de eerlijke mededinging tussen ondernemingen zou kunnen schaden. 15.

Borgtocht

De borgtocht is bepaald op 5 % van het totaalbedrag, exclusief BTW, van de opdracht. Het aldus bekomen bedrag wordt naar boven afgerond tot een tiende van een euro. De borgsom kan worden samengesteld in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire beschikkingen, hetzij in klinkende munt, hetzij in staatsfondsen, hetzij in de vorm van een collectieve borgtocht. De borgsom kan eveneens worden samengesteld door middel van een garantie, die wordt toegekend door een kredietinstelling, die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 betreffende het statuut van en de controle op kredietinstellingen, of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle op verzekeringsondernemingen, en die is erkend voor sectie 15 (borg). De dienstverlener moet binnen dertig kalenderdagen, volgend op de dag van de afsluiting van de opdracht, het bewijs aanleveren van de samenstelling van de borgsom door hemzelf of door een derde, en dit op één van de volgende manieren: 1°

2°

3°

4°

wanneer het gaat om een borg in speciën, middels de overschrijving van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (postchequerekening nr. 6792004099-79) of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult als die van de voornoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult ; wanneer het gaat om een borg in staatsfondsen, via een deposito van de borg in handen van de kassier van de Staat in de zetel van de Nationale Bank in Brussel of in één van de provinciale agentschappen ervan, voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas, of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer het gaat om een collectieve borgtocht, via een deposito door een onderneming die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borgtocht bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer het gaat om een garantie, via de akte van verbintenis van de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming.

24


Deze bewijsstukken worden, al naargelang het geval, aan de aanbestedende overheid geleverd via: 1° hetzij het ontvangstbewijs van het deposito van de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2° hetzij een bericht van debet, overhandigd door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming; 3° hetzij het bewijs van deposito, afgeleverd door de kassier van de Staat of door een Openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4° hetzij het origineel van de akte van solidaire borgtocht, goedgekeurd door de Deposito- en Consignatiekas of door een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5° hetzij het origineel van de akte van verbintenis, opgesteld door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die de garantie verstrekt.

Deze documenten, ondertekend door de depositogever, tonen aan ten gunste van wie de borgtocht is gevormd, en verduidelijken de precieze aanwending ervan middels een beknopte aanduiding van het voorwerp van de opdracht en van de referentie aan het bestek, alsook de naam, de voornaam en het volledige adres van de dienstverlener en eventueel van de derde die het deposito heeft verricht voor zijn rekening, met de vermelding “geldschieter” of “gevolmachtigde”, al naargelang het geval. Indien het bewijs van de borg niet werd geleverd binnen de gestelde termijn, zal er een boete worden toegepast. De afwezigheid van een borgtocht kan leiden tot de verbreking van het contract. De termijn van dertig kalenderdagen die eerder werd vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluiting van de onderneming van de dienstverlener tijdens de jaarlijkse betaalde vakantieperiode en op compensatiedagen die wettelijk zijn voorzien of die verplicht werden gesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst. Het bewijs voor de samenstelling van de borgsom moet worden verzonden naar het adres dat zal worden opgegeven in het bericht van toewijzing van de opdracht. De borgsom zal in één keer worden vrijgemaakt na de definitieve oplevering van de laatst uitgevoerde prestatie op basis van onderhavig bestek, en dit op uitdrukkelijk verzoek van de dienstverlener.

16.

Opleveringen

De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door één of meerdere afgevaardigden van de aanbestedende overheid. De identiteit van deze afgevaardigde(n) zal aan de dienstverlener worden medegedeeld op het ogenblik dat met de uitvoering van de diensten zal worden gestart. 17. 17.1

Uitvoering van de diensten

Termijnen en clausules

De diensten moeten worden uitgevoerd over een periode van 2 jaar, waarbij de begindatum de datum van de Go/NoGo-beslissing is op het einde van de initialisatiefase (initialisatiefase mag de termijn van 3 maanden niet overschrijden na de kick-off vergadering). De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties in de onderneming van de dienstverlener mogen de uitvoeringstermijn niet verlengen. De bestelbon wordt per aangetekend schrijven, per fax of op iedere andere manier die onomstotelijk toelaat de datum van versturing te bepalen, naar de dienstverlener verstuurd. De opeenvolgende uitwisseling van briefwisseling eigen aan de bestelbon (en de uitvoering van de diensten) volgen dezelfde regels als deze voorzien voor de versturing van de bestelbon en dit telkens als één van beide partijen wenst een bewijs te hebben van zijn tussenkomst.

25


In geval van onjuiste of onvolledige inhoud van de bestelbon, welke elke uitvoering van de bestelling verhindert, verwittigt de dienstverlener onmiddellijk per schrijven de bestellende dienst opdat een oplossing voor een normale afhandeling van de bestelling gevonden kan worden. Indien nodig, vraagt de dienstverlener een verlenging van de uitvoeringstermijn aan volgens dezelfde voorwaarden zoals voorzien in geval van laattijdige ontvangst van de bestelbon. In ieder geval zijn de betwistingen eigen aan de bestelbon niet meer ontvankelijk, als die niet binnen de 15 kalenderdagen te rekenen vanaf de eerste dag die volgt op de datum van ontvangst van de bestelbon door de dienstverlener werden ingediend. 17.2

Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten

17.2.1 Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd De diensten moeten worden uitgevoerd in Brussel, buiten de gebouwen van de aanbestedende overheid. De inschrijver is verantwoordelijk voor de praktische organisatie (uitnodigingen, verdeling in groepen, enz.). 17.2.2 Personeel van de dienstverlener Voor deze opdracht zal de inschrijver een projectleider aanduiden, die de inschrijver in zijn contacten met de Administratie vertegenwoordigt. De aanbestedende overheid moet zijn akkoord geven over de samenstelling van het team dat voor het project wordt voorgesteld. Het personeel dat voor de uitvoering van de opdracht wordt aangeduid, moet hetzelfde zijn als het personeel dat werd voorgesteld in de offerte. Bij gebrek aan dit personeel, moet het personeel dat ter beschikking wordt gesteld voor de uitvoering van de opdracht van een gelijkwaardig niveau zijn en een gelijkwaardige ervaring hebben. De dienstverlener waarborgt de stabiliteit van de personen die voor de uitvoering van deze opdracht zijn aangeduid voor de duur van de opdracht. Tijdens de uitvoering mag de dienstverlener geen enkele verandering in de samenstelling van het projectteam aanbrengen zonder voorafgaande toestemming van de FOD Financiën. De FOD Financiën kan van de dienstverlener de onmiddellijke vervanging van één of meer personen van het projectteam eisen indien ze oordeelt dat hun kwalificaties of hun prestaties de goede uitvoering van de opdracht in het gedrang brengen. De vervanging moet kosteloos plaatsvinden binnen de twee (2) werkdagen volgend op de vraag van de FOD Financiën. De inschrijver voegt bij de offerte het curriculum vitae van het personeel dat voor de uitvoering van deze opdracht werd aangeduid (zie model in bijlage). Inlichtingen verkregen binnen dit kader zullen door de aanbestedende overheid in alle vertrouwelijkheid worden behandeld en zullen in geen enkel geval aan derden worden doorgegeven.

17.2.3 Onbeschikbaarheid van de lesgevers De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om het contract te verbreken, en dit zonder schadeloosstelling, en zelfs in geval van overmacht, indien de voorgestelde lesgevers hun cursus niet geven. De aanbestedende overheid houdt zich het recht voor om, per telefoon, fax of e-mail, gevolgd door een bevestiging per aangetekend schrijven, één of meerdere lesgevers, die niet voldoen aan de vereiste kwalificaties, te laten vervangen door lesgevers die minstens beschikken over de capaciteiten die minstens gelijkwaardig zijn aan deze voorgesteld in de offerte.

26


17.2.4 Evaluatie van de uitgevoerde diensten Indien tijdens de uitvoering van de diensten abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de dienstverlener worden gemeld door middel van een fax of een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Op het ogenblik dat de diensten zullen uitgevoerd zijn, zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal worden opgemaakt, waarvan het origineel exemplaar zal worden overgemaakt aan de dienstverlener. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde diensten zullen moeten worden herbegonnen.

18.

Voorbereiding van de opleiding

We vertrekken van het principe dat er meerdere vergaderingen nodig zijn met de aanbestedende overheid(voorbereiding, tussentijdse evaluatie, eindevaluatie) om een kwaliteitsvolle opleiding te garanderen. Het doel van de eerste vergadering is, onder meer om : • • • • •

met de lesgever de opleidingsfiche die voorgesteld werd in de offerte van de inschrijver opnieuw te bekijken ; indien nodig het opleidingsprogramma aan te passen ; een akkoord te bereiken over de evaluatiemethodes, de te evalueren punten in functie van de leerdoelstellingen, door zich te baseren op de taxonomie van Bloom of op een andere cognitieve methode wat betreft het leerproces; het exact aantal deelnemers voor de twee talen te verduidelijken en bijgevolg ook het aantal voorziene groepen; met de lesgever af te spreken welke voorkennis er dient te zijn voor zijn cursus en om data te vinden voor de latere vergaderingen.

Het precieze opleidingsprogramma zal goedgekeurd worden door de FOD Financiën.

19.

Facturatie en betaling van de diensten

De begunstigde stuurt de facturen (in drie exemplaren) naar het volgend adres: FOD Financiën Stafdienst Budget en Beheerscontrole Cel boekhouding ICT Koning Albert II laan 33 bus 785 Gebouw B, 22e verdieping 1030 Brussel De betalingen zullen gebeuren na uitvoering en goedkeuring van de prestaties per lessenpakket voor zover dat de aanbestedende overheid in het bezit is van de factu(u)ur(en). Een algemene factuur van meerdere sessies is toegestaan. De betaling gebeurt binnen een termijn van 50 kalenderdagen na ontvangst van de factuur. De verwijlintresten zullen worden bepaald krachtens artikel 15, § 4 van het algemeen lastenboek. De factuur moet worden opgesteld in EUR. 20.

Bijzondere verbintenissen voor de dienstverlener

27


De dienstverlener en zijn medewerkers zijn gebonden door discretieplicht met betrekking tot informatie waarvan zij weet krijgen bij de uitvoering van de opdracht. De informatie kan in geen geval zonder schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid meegedeeld worden aan derden. De dienstverlener mag deze opdracht wel opgeven als referentie.

21.

Actiemiddelen van de aanbestedende overheid - Geschillen

De actiemiddelen van de FOD Financiën worden bepaald in de artikelen 20 en 75 van het algemeen bestek (in bijlage van het koninklijk besluit van 26 september 1996). De opdracht moet worden uitgewerkt, opgevat en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de operatie. De geschillen in verband met de verplichtingen die voortvloeien uit de beschikkingen die de opdracht bepalen, moeten in overleg worden geregeld.

De partijen moeten, alvorens enig ander rechtsmiddel aan te wenden, de zaak in der minne proberen te regelen. Daartoe zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk moet een oplossing bij deze kennisgeving gevoegd worden. De andere partij beschikt dan over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en akkoord te gaan met de voorgestelde oplossing.

Bij gebrek aan een akkoord en alvorens een rechtszaak aan te spannen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden middels onderhandelingen die worden aangevat zodra is gebleken dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in punt 1.1 van deel A in aanwezigheid van de personen, die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken zullen de onderhandelingen de duur van 30 dagen, te rekenen van,af de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden.

Alle geschillen betreffende de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend behandeld door de bevoegde rechtbanken van het rechterlijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Frans of het Nederlands. De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor schade berokkend door personen of goederen die het rechtstreekse of onrechtstreekse gevolg zijn van activiteiten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De dienstverlener vrijwaart de aanbestedende overheid in dit verband tegen elke eis tot schadevergoeding en intresten door derden.

28


B. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN De technische voorschriften van dit bestek worden opgedeeld in drie delen : • De voorbereiding van het project, dat bestaat uit drie Prince2-processen en dat de te leveren producten inzake opleidingen en beheer uitvoerig beschrijft • De levenscyclus van het project, dat opgebouwd is uit vijf andere Prince2-processen • De coaching, die niet enkel betrekking heeft op de lerenden verbonden aan dit bestek maar ook zij die hebben deelgenomen aan het vorig opleidingsproject.

B.1. Voorbereiding van het project : 3 Prince2-processen Dit gedeelte van het lastenboek geeft drie processen weer i.v.m. de voorbereiding van het project van de methodologie Prince2 : de uitwerking van het project, de leiding van het project en de planning. De subprocessen werden echter aangepast om rekening te houden met de bijzonderheden van een opleidingsproject. Het geeft eveneens de specifieke producten inzake opleiding en beheer weer.

22. 22.1

Proces 1 : Uitwerking van het project

Doelstellingen van het project

De belangrijkste doelstelling van dit project is de omscholing van een deel van het ICT-personeel van de FOD Financiën, die moeten overstappen van een Cobol-omgeving naar een Java-omgeving. Dit project heeft als doel om de nodige opleidingen aan te bieden voor deze omschakeling. De FOD wenst dat deze opleidingen opgedeeld worden in twee trajecten waarbij elk traject leidt tot het aanleren van een nieuw vak in de wereld van Java. Op het einde van de opleidingen zouden de deelnemers in staat moeten zijn om de geleerde basisbeginselen in hun nieuwe functie te leren kennen en toe te passen. Deze nieuwe competentie zal moeten gemeten worden aan de hand van een test. Dit project volgt op een vorig analoog project, dat betrekking had op ongeveer 90 lerenden en dat circa anderhalf jaar heeft geduurd en succesvol werd beëindigd in juli 2008. Decoaching geviseerd door dit bestek heeft zowel betrekking op toekomstige lerenden van dit project als voormalige lerenden van het vorige project.

22.2

Redenen

De meeste analisten en programmeurs, die komen uit de Cobol-wereld, worden vaker geconfronteerd met nieuwe technologieën op het vlak van programmatie die, bij gebrek aan aangepaste opleidingen, hen verhinderen om hun missies verder te zetten. Bovendien moet het ICT-personeel de door de privéondernemingen ontwikkelde Java-toepassingen kunnen overnemen in goede omstandigheden. 22.3

Voorziene voordelen

Het onderhoud van de nieuwe toepassingen die door de externe bedrijven worden ontwikkeld kan intern worden verzekerd. Het zal niet meer nodig zijn om een beroep te doen op externe bedrijven om dit onderhoud te verzekeren. De verkregen winst zal afhankelijk zijn van het aantal intern opgenomen toepassingen. Nieuwe toepassingen zullen intern worden ontwikkeld en het zal niet meer nodig zijn om een beroep te doen op externe personen.

29


22.4

Risico’s

De meest gekende risico’s zijn de volgende : Naam "afhakende" deelnemer

Oorzaak risico moeilijke materie

Gerechtvaardigde geen "back up" afwezigheid lesgever lesgever

Geen coördinatie tussen de projectbeheer inschrijvende snel afgewerkt onderneming en haar lesgevers

Onzekere lesgevers Onvoorbereide lesgevers Late samenroepingen Onzekere planning

planning niet vroeg genoeg klaar projectbeheer snel afgewerkt planning niet vroeg genoeg klaar planning niet vroeg genoeg klaar

Alomtegenwoordi planning snel gheid studenten afgewerkt Alomtegenwoordi planning snel gheid lesgevers afgewerkt

Stress lesgever

planning snel afgewerkt

Categorie pedagogisch

Risicobeschrijving sommigen slagen er niet meer in te volgen

logistiek

een zieke lesgever kan niet worden vervangen

logistiek

de inschrijvende onderneming heeft de afwezigheid van een lesgever nooit gemeld

de lesgevers zijn onzeker en gaan elders werken: pedagogisch geen competente lesgevers meer beschikbaar lesgever heeft geen pedagogisch kennis over de leshulp;

Impact van het risico weinig kandidaten in de richtingen onnodige verplaatsing van de studenten; vereist een nieuwe planning, hetgeen nieuwe bron van problemen is

onnodige verplaatsing van de studenten

vervanging door lesgever die zich moeilijk kan aanpassen; zeer ongelijke kwaliteit van lesgevers slechte kwaliteit van cursus

logistiek

late samenroepingen

afwezigen bij de cursus

logistiek

meerdere wijzigingen planning

de kalender zal niet kunnen worden nageleefd;

logistiek

samenroeping bij 2 cursussen tegelijkertijd

afwezig bij één van de 2 cursussen

2 cursussen gepland op dezelfde dag voor één lesgever (meerdere keren) lesgever enkel 's avonds pedagogisch verwittigd om les te geven; logistiek

onnodige verplaatsing van de studenten; nieuwe planning, bron van nieuwe problemen slechte kwaliteit van cursus demotivatie personeel en werkoverlast (deelnemers, projectleiders FOD, collega's)

meerdere Eeuwige kalender wijzigingen planning

logistiek

nieuwe problemen planning

Onvoldoende opvolging

logistiek

aanwezigheidslijst niet upmoeilijk om studenten op to-date, ofwel te volgen onbestaand;

projectbeheer snel afgewerkt

Gebrek aan communicatie

projectbeheer snel afgewerkt

logistiek

meerdere e-mails blijven onbeantwoord; geen email om de deelnemers te verwittigen bij annulatie opleidingsdag; enorm gebrek aan communicatie tussen de inschrijver en de deelnemers

Niet voldoende lokalen

onvoldoende logistiek

logistiek

gebrek comfort in lokalen kwaliteitsvermindering

Materieel onbeschikbaar

overbevolkte klassen

logistiek

niet voldoende PC's voor kwaliteitsvermindering van iedereen cursus voor sommigen

demotivatie personeel en werkoverlast (deelnemers, projectleiders FOD, collega's)

30


22.5

Kost

Ter informatie : de budgettaire vastlegging van het vorige project was € 1.238.640,70, voor 100 op te leiden personen, opgedeeld in 5 vakrichtingen (in plaats van 2 voor dit project). 22.6

Kalender

De opleiding van de lerenden zal moeten gebeuren op twee jaar tijd, waarbij de begindatum de datum is van de Go/NoGo-beslissing op het einde van de initialisatiefase. Deze zou niet langer dan drie maanden mogen in beslag nemen. De coaching, daarentegen, dekt het volledige project: 2 jaren opleiding plus de initialisatieperiode.

22.7

Benadering project

Te midden van alle mogelijke benaderingen werd er voornamelijk gekeken om rekening te houden met het vorige project door te verbeteren wat het had kunnen zijn. Er zijn geen 5 richtingen, maar 2. Het aspect coaching werd afzonderlijk onderzocht en ontwikkeld.

23. 23.1

Proces 2 : Leiding van het project

Stuurgroep

De stuurgroep wordt van bij de aanvang van het project aangesteld en vergadert volgens het principe van « exception management ». Dit principe betekent dat de stuurgroep uitsluitend op verzoek van de projectleiders vergadert als dat nodig is. Dit belet niet dat de technische coördinatievergaderingen plaats kunnen hebben op regelmatige tijdstippen. De inschrijver dient zijn visie te geven op de opdracht van de stuurgroep met betrekking tot de specifieke punten van dit proces zoals ze worden beschreven in PRINCE2, namelijk: • • • • • • • 23.2

Het Projectinitiatiedocument goedkeuren De faseplannen goedkeuren De fase-afsluitingen goedkeuren Beslissen over de eventuele wijzigingen die aan het project moeten worden aangebracht en de wijzigingen goedkeuren De afwijkingsplannen goedkeuren Adviezen geven en richtingen aangeven tijdens de hele duur van het project De afsluiting van het project bevestigen

Projectleiders

De projectleiders (van de inschrijver en de FOD) zijn de uitvoerders van het project. De inschrijver dient zijn visie op de opdracht van de projectleiders te geven.

23.3

Drie specifieke verantwoordelijken

De inschrijver zal een verantwoordelijke Kwaliteit, een verantwoordelijke Wijzigingsbeheer en een verantwoordelijke Communicatie aanduiden. Deze drie verantwoordelijken moeten minstens al over een vergelijkbare ervaring met een analoog project beschikken. Elk van hen dient zijn curriculum vitae op te geven op het model dat bij dit bestek is gevoegd (model van de lesgevers, aan te passen)

31


Deze drie verantwoordelijken moeten alles in het werk stellen opdat de deelnemers, na hun opleidingstraject, in staat zouden zijn hun opdrachten met succes uit te voeren. Als de FOD Financiën op het einde van het project oordeelt dat niet aan de kwaliteitscriteria is voldaan, zal hij zich tot de projectleider en deze drie verantwoordelijken wenden om een afwijkingsplan op te stellen. Ze werken in overleg met de projectleider die door de inschrijver werd aangesteld en de projectleider die door de FOD werd aangesteld. Op regelmatige tijdstippen die worden bepaald bij de aanvang van het project, brengen ze verslag uit aan de twee projectleiders. Hoewel de FOD effectief 3 personen wenst, krijgt de inschrijver de mogelijkheid om deze drie verantwoordelijkheden aan 2 personen toe te wijzen, of zelfs aan één persoon, op voorwaarde dat hij de knowhow, de kennis en de ervaring van deze een of twee personen kan rechtvaardigen.

23.4

Vergaderingen

De inschrijver dient in zijn offerte de frequentie van de vergaderingen van de verschillende verantwoordelijken op te geven. Zijn keuze moet worden ingegeven door de bekommernis om slechts vergaderingen te organiseren als dit strikt noodzakelijk is. De prijs van de vergaderingen zal opgenomen worden in de op te leveren producten inzake beheer van het project. De aard van de vergadering kan verschillen : • De fasevergaderingen • De vergaderingen verbonden met de leiding van het project in zijn geheel • De « onvoorziene » vergaderingen, namelijk de bijkomende vergaderingen die door de FOD om een bepaalde reden worden gevraagd.

23.5

Beheerdocumenten

De beheerdocumenten beschreven in punt 26 moeten het de stuurgroep mogelijk maken om beslissingen te nemen. Deze beslissingen kunnen, bijvoorbeeld, de volgende zijn : • Faseplannen goedkeuren • Fase-afsluiting goedkeuren • Een beslissing nemen over de aan te brengen wijzigingen aan het projectplan • Afwijkingsplan goedkeuren • Adviezen en richtingen geven • De belangen van zowel de FOD als de inschrijver beschermen • Beëindiging van het project goedkeuren • enz. De inschrijver is dus verplicht om alle beheerdocumenten te leveren zoals vermeld in dit lastenboek.

24.

Proces 3 : Planning

De offerte van de inschrijver dient twee planningen voor te stellen: een planning van het project in het algemeen en een planning van de initialisatieperiode. Deze twee planningen zouden rekening moeten houden met de volgende elementen : 24.1

PBS

De beschrijving van de producten zal gedaan worden in de offerte van de inschrijver, die de kenmerken zal aangeven van de te voorziene cursussen in het kader van dit project. Deze beschrijving zal de kwaliteitselementen bevatten zoals aangeduid in punt 26.5. Bovendien zal de inschrijver de indelingsstructuur van elk opleidingstraject aanduiden aan de hand van een PBS (Product Breakdown Structure).

32


Hieronder een voorbeeld :

24.2

PFD

Het productstroomschema of Product Flow Diagram (de lestrajecten) is een logische weergave van de volgorde waarin de producten moeten worden opgeleverd. Ook de afhankelijkheden tussen de producten worden in een PFD weergegeven. De inschrijver zal een dergelijk schema leveren in zijn offerte voor elk opleidingstraject. Hieronder een beknopt voorbeeld :

33


24.3

Network Diagram

Een Network Diagram is een manier om minimale en maximale periodes en data te schatten alsook de begin- en einddata van elke cursus. Het doel van deze schatting is het bepalen van de kritsiche weg van een opleidingstraject, zoals hieronder in het rood wordt voorgesteld in dit fictief voorbeeld :

24.4

Gantt

De te leveren cursussen en oefeningen moeten niet enkel geschat worden in tijd maar ook in hulpbronnen. Naast menselijke hulpbronnen kunnen er ook andere hulpbronnen noodzakelijk blijken, zoals materiaal. De planning van het procesverloop bestaat erin de hulpbronnen (lesgevers en lokalen) in verband te brengen met de producten (de cursussen en oefeningen) en het geheel te synthetiseren in een tijdskader. Hiertoe wordt er een voorlopig Gantt-diagram als voorbeeld verwacht in de offerte van de inschrijver.

Het getoonde voorbeeld is volledig fictief.

34


25. 25.1

De specifieke op te leveren producten

De cursussen : progressieve trajecten

25.1.1 2 vakspecifieke rollen op het einde van 2 trajecten De opleidingen worden gegroepeerd in twee trajecten die overeenstemmen met twee interne functies of rollen : Analist-Designer, Programmeur Back/Front Office. Om goed te verduidelijken wat we bedoelen met deze twee functies, onderscheiden we twee elementen die elke functie omvat: Applicatieanalist Huidige situatie : voert « gestructureerde » functionele analyse uit in een mainframe-omgeving Gewenste situatie : voert UML « business analyse » / « vereisten» uit

Analyseert de behoeften op het vlak van de gebruikersinterface en de componenten van de applicatie De deadlines bepalen De acceptatiecriteria bepalen Het functionele evaluatieplan opstellen De impact op de bestaande systemen bepalen en de problemen identificeren De definitieve functionele analyse opstellen, in overeenstemming met de Business en ICT Het applicatieproject opstellen in samenwerking met de Business en ICT Het infrastructuurproject opstellen in samenwerking met de Business en ICT Een gedetailleerd acceptatieplan opstellen Het evaluatieteam samenstellen Controleren of de gedefinieerde oplossing compatibel is met de geïntegreerde omgeving waarvoor ze werd ontworpen De opmerkingen van de gebruikers verzamelen, ze analyseren en verbeteringen voorstellen De functionele documentatie en de gebruikershandleidingen opstellen Een roll-out-plan uitvoeren in samenwerking met de Business en ICT Application Designer Huidige situatie : voert « gestructureerde » functionele en technische analyse uit in een mainframeomgeving Gewenste situatie : voert de disciplines « Analyse/Ontwerp» in UML uit in een J2EE / relationele omgeving

35


Analyse van de behoeften op het vlak van de gebruikersinterface en de componenten van de applicatie. De impact op de bestaande systemen bepalen en de problemen identificeren De definitieve functionele analyse opstellen, in overeenstemming met de Business en ICT De modellering uitvoeren volgens de standaardmethodologie De impact op de exploitatie, de architectuur en de levering van diensten bepalen De bestandstypes en de gebruikte bestanden definiëren De technische vereisten definiëren Gebruik en evaluatie van de directory van componenten en standaardmodules Een gedetailleerd ontwerp van de applicatie voorbereiden Een gedetailleerd programmatie- en evaluatieplan opstellen Het ontwerp van de applicatie uitvoeren in samenwerking met de Business en ICT Vergelijking van de infrastructuur- en applicatieaspecten van de nieuwe applicatie met de bestaande Verzamelen van de evaluatiegegevens Uitvoering van een gedetailleerd plan voor integratietesten Senior Programmeur J2EE – Back Office Huidige situatie : voert gestructureerde COBOL-programmatie uit in een IDS 2 / ISAM / DL1mainframeomgeving Gewenste situatie : voert back-office georiënteerde J2EE-programmatie uit (EJB – JMS – Webservices…) in een Weblogic / Solaris / DB2 omgeving.

Analyse van het ontwerp Programmatie De integriteit van de componenten van een applicatie controleren Programma’s evalueren Documentatie en publicatie van de programma’s Onderhoud van de programma’s De programma’s documenteren De packages parametreren Een diagnose stellen en een oplossingsmethode bepalen

36


Bouwen, evalueren en integreren van de oplossing Interactie met de databanken Programmeur J2EE – Front Office Huidige situatie : voert gestructureerde COBOL-programmatie uit in een IDS 2 / ISAM / DL1mainframeomgeving Gewenste situatie : voert front-office georiënteerde J2EE-programmatie uit (JSP – Servlets – STRUTS…) in een Weblogic / Solaris / DB2 omgeving.

Analyse van het ontwerp Programmatie Programma’s evalueren Documentatie en publicatie van de programma’s Onderhoud van de programma’s De programma’s documenteren De packages parametreren Een diagnose stellen en een oplossingsmethode bepalen Bouwen, evalueren en integreren van de oplossing

25.1.2 Opdeling van de medewerkers in de opleidingstrajecten Een groep van ongeveer 30 personen (10 Franstaligen en 20 Nederlandstaligen) zal betrokken worden bij deze opleidingstrajecten. 25.2

Inhoud van de cursussen en oefeningen buiten de lessen

De inschrijver mag de inhoud van de cursussen vrij bepalen op voorwaarde dat hij de doelstellingen en de scope van het project respecteert. In zijn offerte voert hij argumenten aan om te rechtvaardigen dat zijn keuze voldoet aan de vereisten van de FOD Financiën. De oefeningen buiten de cursussen moeten eveneens gericht zijn op het bereiken van de doelstellingen en de scope van het project. In principe moet er voor elke dag cursus een dag oefeningen worden georganiseerd. De inhoud van deze oefeningen moet uiteraard overeenstemmen met de inhoud van de cursussen. Bovendien moeten ze, net als de cursussen, worden opgesteld aan de hand van de taxonomie van Bloom of een andere cognitieve methodologie inzake scholing. Er wordt aan de inschrijver gevraagd de inhoud van de cursussen en de oefeningen voor te stellen en hierbij elk hoofdstuk, elke sectie, elke groep oefeningen te specificeren ten opzichte van een of meer niveaus van deze taxonomie.

25.2.1 Interne vereisten bij de FOD • Integratie met de standaard ontwikkelingsmethodologie van de FOD De standaardmethodologie voor het ontwikkelen van IT-applicaties van de FOD is F.U.P. (Finance Unified Process). F.U.P is een afgeleide van U.P. (Unified Process) aangepast aan de behoeften van de FOD. Het essentiële kenmerk van F.U.P. is het gebruik van een iteratief ontwikkelingsmodel, opgesplitst in fasen en iteraties. De inschrijver zal deze concepten van fase en iteratie en hun impact op de uitvoering van de betrokken materies in de relevante opleidingen moeten integreren. • Integratie met de standaard ontwikkelingstools van de FOD De FOD heeft de volgende ontwikkelingstools weerhouden :

37


Borland CaliberRM : beheer van de vereisten – specificaties Borland Together : UML-modellering Borland Jbuilder : J2EE-programmatie Borland Starteam : beheer van de vereisten Embarcadero E/R Studio : DB2-modellering De inschrijver zal de bovenvermelde tools moeten gebruiken in het raam van de relevante opleidingen. Als deze tools niet worden gebruikt, dan zal dit een reden zijn om de offerte uit te sluiten. 25.3

Lesgevers

De inschrijver zal in zijn offerte de curriculum vitae opnemen van de lesgevers die zeker aanwezig zijn bij het project. De andere lesgevers zullen worden gekozen door de onderneming bij het begin van het project, met goedkeuring van de FOD, tijdens de initialisatiefase van het project (zie deel B2). Bij het begin van elke fase zal de FOD de aanstellingsovereenkomst van de lesgevers eisen voor de betrokken fase. 25.4

Boeken, slides, syllabi en documentatie

De FOD wenst eveneens dat er aan de lerenden tools worden aangeboden in de vorm van papieren (boeken of syllabi) of digitale (e-book) documentatie. De inhoud van deze documentatie mag erg gevarieerd zijn en wordt overgelaten aan de inschrijver: voorbeelden van codes, theorieën, oefeningen, verbeterde oefeningen, slides, enz. 25.5

Rode Draad

De opleiding omvat veel oefeningen alsook coaching om onduidelijkheden weg te werken. Deze oefeningen houden echter niet in dat er een reëel product wordt aangebracht, met een aangepaste infrastructuur voor de twee vakken en ze voorzien noch een projectverloop volgens methodologie Prince2, noch een volledig experiment van de methodologie FUP. In het kader van dit opleidingsproject is het noodzakelijk dat de lerenden de theorie die ze in de cursus hebben gezien kunnen omzetten in de praktijk. De Rode Draad zal hen toelaten om een IT-project in Java te onderzoeken, elk al naar gelang het vak dat hij heeft gekozen en in de werkomgeving van de FOD (RDC, CCFF, Identity Management, enz.). De Rode Draad zal niet verlopen volgens de stappen van Prince2 toegepast op volledige projecten. De voordelen van deze oplossing zijn talrijk: integratie van projectleiders, samenwerkend leerproces, algemeen overzicht van het project, experiment van de methodologie FUP, gebruik van de werkomgeving van de FOD (CCFF, RDC, SupDev, …) enz. De Rode Draad zal voornamelijk worden beheerd door de leden van de FOD die deel uitmaken van de stuurgroep. Het zal de taak van de inschrijver zijn om hen in de mate van het mogelijke te helpen. 25.6

De evaluaties

De inschrijver zal in zijn offerte de soorten evaluaties en hun geschat aantal aanduiden. Hij zal rekening houden met wat er werd gezegd in punt 28.2 van dit bestek.

26.

De op te leveren producten inzake beheer

Op één of ander moment zal de inschrijver de volgende beheerdocumenten moeten leveren: 26.1 PID (Project Initiatie Document) Dit document verzamelt alle kerninformatie die noodzakelijk is voor het project. Hij zal worden samengesteld in het begin van het project, net na de kick-off.

38


In de praktijk bevat dit document de volgende elementen : • De doelstellingen en de rechtvaardigingen van het project • De deelnemers en hun rollen • Een kwaliteitsplan : met vermelding van de verwachtingen van de FOD Financiën en de kwaliteitsnormen van de inschrijver • Een plan van het project • Een communicatieplan • Een plan voor het beheer van de veranderingen • Een risicoanalyse • Een controle van het project : de voortgang van de fasen, het aantal fasen en het formaat en de frequentie van de verslagen aan de stuurgroep moeten worden bepaald en gevalideerd. • Een lijst van dossiers die nuttig zijn voor het goede beheer van het project: een overzicht van de effecten, een feitelijk projectdossier, een fasedossier, een overzicht van de feedback, enz. De uitvoering van het project kan niet plaatsvinden als dit document niet gefinaliseerd is en niet is goedgekeurd door de FOD. 26.2 Risk Log Een voorbeeld van dit document wordt weergegeven in de tabel van punt 22.4. Dit zal worden opgesteld in het begin van het project en worden geüpdate tijdens zijn verloop. Dit document bevat de identificatie, de schatting, de evaluatie van de impact en de tegenmaatregelen voor alle risico’s van het project. 26.3 Highlight Report Dit verslag, dat regelmatig wordt geproduceerd, bevat de belangrijkste punten van een fase. Er bevindt zich een model van dit document in deel C van dit lastenboek. 26.4 Eindverslagen • Eindverslag n°1 : controles • Eindverslag n°2 : opvolgingsacties • Eindverslag n°3 : te trekken lessen Er bevindt zich een model van verslag n°3 in deel C van dit lastenboek. 26.5 Kwaliteitsplan Dit plan definieert de voornaamste kwaliteitscriteria alsook de processen van kwaliteits- en auditcontroles. Dit plan zal deel uitmaken van het PID. 26.5.1 Beheer van het project : Prince2 De methodologie die werd weerhouden voor het beheer van dit opleidingsproject is PRINCE2 (Projects IN Controled Environment 2). Ze bestaat uit 8 processen, 8 componenten en 3 technieken. Het kwaliteitsplan zal de te hernemen elementen van deze methodologie aangeven, rekening houdend met dit opleidings- en coachingproject. 26.5.2 Pedagogie : Bloom De FOD financiën wil de opleidingen van de inschrijver en de oefeningen buiten de opleiding beoordelen door te onderzoeken of deze opleidingen en oefeningen werden opgesteld volgens een cognitieve methode inzake scholing (Taxonomie van Bloom of andere methoden). Als voorbeeld, zijn de zes niveaus van de taxonomie van Bloom in de volgende tabel opgenomen:

39


Taxonomie van Bloom: cognitief domein Kennen

Begrijpen

Toepassen

Analyseren

Evalueren

In staat zijn zich adequate gegevens of feiten weer in herinnering te brengen of te herinneren

In staat zijn de letterlijke betekenis van een mededeling te begrijpen. Met eigen woorden uitdrukken wat men weet

In staat zijn ideeën, principes, theorieën te gebruiken in specifieke en concrete situaties

In staat zijn een geheel te ontleden in zijn onderdelen en de onderlinge verbanden tussen deze onderdelen te bestuderen

In staat zijn de waarde van een idee, een methode, een techniek, enz. te beoordelen op basis van adequate criteria

Creëren Synthetiseren. In staat zijn de delen of de elementen van een geheel samen te voegen. Dit is het niveau dat een beroep doet op de creativiteit, nl. het genereren van nieuwe producten, ideeën of werkwijzen

Vaardigheden die het niveau vereist Vereist geheugen

Vereist kennis

Vereist Vereist begrip, kennis toepassing, begrip en kennis

Vereist analyse, toepassing, begrip en kennis

Vereist evaluatie, analyse, toepassing, begrip en kennis

Actiewerkwoorden (onvolledige lijst) voor de verschillende niveaus herhalen, zich herinneren, definiëren, kennen, opsommen, herinneren, schrijven

bespreken, herformuleren, vertalen, beschrijven, herkennen

gebruiken, aanwenden, ontwikkelen, problemen oplossen, vertalen, interpreteren, toepassen, uitleggen

differentiëren, identificeren, vinden, analyseren, herkennen, onderzoeken, vergelijken

beoordelen (op basis van criteria), menen, evalueren, samenstellen

Samenstellen,plannen, voorstellen, aanduiden, formuleren, produceren, realiseren

We hebben de recente visie overgenomen van auteurs die vinden dat de vaardigheid EVALUEREN moet voorafgaan aan de vaardigheid SYNTHETISEREN (deze nieuwe informatie is aangepast van een artikel van M. Pohl-1999). Volgens dit artikel is het beter eerst te evalueren en vervolgens naar de volgende fase over te gaan en nieuwe wegen te creëren. De inhoudsopgave van de lessen zal aanduiden hoe ze de methodologie toepast. Bijvoorbeeld, als de taxonomie van Bloom wordt gekozen zal de inschrijver zijn inhoudsopgave als volgt voorstellen: . Inhoudsopgave 1 Punt 1.1 Subpunt 1.2 Subpunt 2. Punt 2.1 Subpunt 2.2 Subpunt 2.3 Subpunt Enz.

Kennen

Begrijpen

X

Toepassen Analyseren

Evalueren

Creëren

X X X X

X X

X

X

40


26.5.3 Kwaliteitsverwachtingen van de klant a)Inhoud De inhoud van de cursussen moet beantwoorden aan de doelstelling : namelijk een voormalige cobolprogrammeur opleiden opdat hij in staat zal zijn om een nieuwe functie in de Java-wereld uit te oefenen b)Kwaliteit De kwaliteit van de cursussen zal geanalyseerd worden bij het lezen van de offerte van de inschrijver, in de mate waarbij deze zich richt naar een gelijkaardige methodologie als die van Bloom. De kwaliteit zal onderzocht worden gedurende het hele project. De FOD verwacht van de inschrijver regelmatig verslagen, rapporten, excel-tabellen, PowerPoint-presentaties tijdens de volledige projectduur of op specifieke momenten (na een test bijvoorbeeld). c) Termijn Alle cursussen en oefeningen zullen moeten gegeven worden tijdens de 2 opleidingsjaren, waarvan de begindatum de datum is van de GO die werd gegeven na de initialisatieperiode. De coaching, daarentegen, dekt de volledige duur van het project: 2 opleidingsjaren plus de initialisatieperiode. d)Kost De kost van het project zal vermeld staan in de offerte van de inschrijver. Deze mag in geen geval worden overschreden tijdens het verloop van het project. Als het tijdens dit projectverloop zou blijken dat een post meer investeringen dan voorzien nodig heeft en dat een ander er minder nodig heeft, dan zou een aanpassing mogelijk zijn, op basis van een gemeenschappelijke overeenkomst tussen de inschrijver en de FOD Financiën. 26.5.4 Goedkeuringscriteria Tijdens het project zullen er goedkeuringscriteria worden gebruikt: • • • • • •

Naleven van de limietdata van elke fase Prestatieniveaus van de lerenden Beschikbaarheid van de lesgevers Betrouwbaarheid van de planning Gemakkelijkheid leerproces van de lerenden Synchronisatie van de acties van het projectbeheer

Tijdens een Go/No Go-moment, als er één of meerdere van deze criteria niet meer worden nageleefd en als de FOD oordeelt dat het project de verkeerde richting uitgaat, dan zou de FOD, op basis van een uitvoerig verslag, de beslissing kunnen nemen om het project niet meer verder te zetten. Ter herinnering : de Go/No Go-momenten worden beschreven in de punten 27.6 en 30.5. In het geval van een Go, vervangt de PID of het vergaderverslag op het einde van de fase de formele ontvangst. In het geval van een No Go zal de facturatie betrekking hebben op wat er reeds werd gerealiseerd sinds het begin van het project tot deze No Go. Er zullen geen opzeggingen of schadevergoedingen zijn. 26.5.5 Controle en garantie Kwaliteit a) controle : de inschrijver zal aanduiden hoe hij de kwaliteit van de cursussen, oefeningen en andere geleverde prestaties zal controleren b) garantie : de FOD zal erover waken dat de beheerdocumenten tijdig ingevuld worden tijdens het project. De FOD zal geholpen worden door de kwaliteitsverantwoordelijke van de inschrijver (zie punt 23.3). 26.5.6 Overzicht Kwaliteit

41


De inschrijver zal een kwaliteitsoverzicht met alle geplande kwaliteitscontroles, de resultaten van de deelnemers, enz. up-to-date houden. B.2. Levenscyclus van het project : 5 Prince2-processen

Zoals overeengekomen is het begin van de levenscyclus de kick-off van het project. Met de kick-off start de initialisatie, de eerste van de 5 Prince2-processen zoals hieronder beschreven.

Voorbereiding

Initialisatie

Uitvoering

Controle van een Fase

Einde

Beheer van de beperkingen van de fases

Afsluiting

Levering van de producten

27.

Proces 4 : Initialisatie van het project

Dit proces van Prince2, onmiddellijk uitgevoerd na de kick-off, is bestemd om het lastenboek en de offerte van de inschrijver te verduidelijken. De voorziene tijd voor dit initialisatieproject is ongeveer 3 maanden. Dit proces eindigt door een Go / No Go-beslissing van het project. 27.1

Kick-off : samenstelling van een stuurgroep

De kick-off vergadering moet verplicht plaatsvinden in de maand die volgt op de gunning van de opdracht. Het belangrijkste doel van de vergadering is het registreren van de officiële aanvang van het project. De secundaire doelstellingen zijn: de twee leidinggevende teams van het project met elkaar in contact brengen, het doel van het project bespreken, de eerste ideeën voor de uitvoering bespreken, een aantal volgende vergaderingen plannen, enz. Zodra de kick-off heeft plaatsgevonden, wordt het begin van het project officieel geregistreerd in een document dat in tweevoud wordt opgemaakt. De datum van de kick-off is eveneens de begindatum van de initialisatiefase, die eindigt ten laatste drie maanden nadien.

27.2

Productie van een PID

De vergaderingen die direct op de kick-off volgen, hebben in de eerste plaats tot doel een Projectinitiatiedocument (PID in het Engels) te produceren. Dit document bevat alle informatie die de stuurgroep van het project nodig kan hebben. Het vormt ook een officiële registratie van de informatie die nodig is voor de goede afwikkeling van het project en die op het einde van het project kan worden gebruikt om het succes van het project te meten.

27.3

Productie van een risk log

Punt 22.4. toont een voorbeeld van een risk log. Een gelijkaardige tabel zal opgesteld worden aan het begin van het project en indien nodig worden geüpdatet. Elk risico dat een probleem wordt, evenals elk

42


onverwacht probleem, zal gearchiveerd worden in een ander document met dezelfde structuur : het Issue log. 27.4

Productie van een planning

De echte planning zal gecreëerd worden aan het begin van dit project. De inschrijver zal echter in zijn offerte een eerste planning opnemen door de gevraagde vorm te respecteren (Gantt). Als het project aanvangt, zal deze eerste planning worden besproken, en zelfs gewijzigd, en opnieuw samengesteld worden a.d.h.v. een gemeenschappelijke overeenkomst tussen de inschrijver en de FOD Financiën. De algemene planning, in grote lijnen, zou de volgende belangrijke acties moeten opnemen: Actie • Begin van het project (= J1) = Kick-Off • Initialisatie : Productie van voorbereidende beheerdocumenten bij de uitvoering van het project • Go / No go van het project (J2) • Fase 1 : Gemeenschappelijke grondslag van basisopleiding (OO, basis Java, noties van DB kennis…) • Go / No go voor het vervolg van het project • Periode van diepgaande bestudering • Fase 2 : Methodes (DB, Swing, UML, FUP…) • Go / No go voor het vervolg van het project • Periode van diepgaande bestudering • Fase 3 : de vakrichtingen • Enz. volgens het aantal fases • Einde van het project

Timing • Ten laatste een maand na de brief ter kennisgeving van de gunning van de opdracht • 3 maanden • 3 maanden

• 3 maanden • 4 maanden • 4 maanden • 4 maanden • J2+ 24 maanden ten laatste

En dit zou er als volgt uitzien :

Het staat de inschrijver uiteraard vrij om deze basisplanning aan te passen. De vermelde periodes in de tabel zijn bij benadering en moeten niet letterlijk worden opgenomen door de inschrijver, die een schatting van de duur van elke fase zal geven in zijn offerte. De planning in de vorm van een Gantt-tabel zal de totale duur van het project beschrijven (deze moet absoluut de initialisatieperiode en de 24 maanden van de eigenlijke opleiding bevatten). Het belang van een dergelijke grafiek is uiteraard niet alleen om de opeenvolgende taken te visualiseren, maar eveneens de taken in parallel te zien en de kritieke weg te leren kennen. Met planning worden er alle nodige handelingen bedoeld om uiteindelijk te komen tot een Gantt-diagram.

43


27.4.1 De offerte van de inschrijver en het begin van het project De offerte van de inschrijver zal alle planningselementen bevatten die aanbevolen worden door Prince2 (PBS, PFD, Network Diagram en Gantt). In het begin van het project zullen al deze middelen opnieuw geëvalueerd worden voordat de Go/No Go-beslissing van de stuurgroep wordt voorbereid. De 4 middelen in kwestie werden hierboven voorgesteld wanneer de op te leveren producten inzake beheer aan bod kwamen. 27.4.1.1

De op te leveren producten definiëren en analyseren: PBS en PFD van cursussen

De cursussen worden ingedeeld per richting en voorgesteld in de vorm van een PBS. Vervolgens zal er een basis PFD worden gerealiseerd, zonder de activiteiten. Er moet een beschrijving van de cursussen worden opgesteld door rekening te houden met de vereisten van de FOD op het vlak van kwaliteit. Elke cursus moet worden beschreven en een beknopte inhoudsopgave moet beschikbaar zijn in de offerte.

27.4.1.2

De activiteiten en verbanden identificeren: vervolledigde PFD.

De PFD moet duidelijk de fase aantonen van de oplevering van de cursussen en de verbanden die er tussen hen bestaan. De betrokken activiteiten moeten er eveneens in voorkomen en het PFD vervolledigen.

27.4.1.3

Schatten en plannen : planning

De schatting van de periodes zal gebeuren via een Network Diagram. De inschrijver zal eveneens een schatting van de nodige hulpbronnen leveren (lesgevers, lokalen…). De planning, die erin bestaat de hulpmiddelen aan de producten te verbinden en het geheel te synthetiseren in een tijdskader, zal zich concretiseren in de offerte door een tijdelijk Gantt-diagram. 27.4.2 Gewenste algemene planning en gedetailleerde planning 1ste fase De FOD wil dat de inschrijver in zijn offerte een algemene planning voor het hele project weergeeft en een gedetailleerde planning voor de eerste fase van het project (initialisatieperiode). Deze twee planningen zullen opnieuw worden bestudeerd tijdens de initialisatieperiode van het project. De definitieve planning zal worden opgesteld a.d.h.v. een gemeenschappelijke overeenkomst tussen de FOD en de inschrijver. 27.5

Contracten van de lesgevers

Tijdens dit initialisatieproces van het project zal de inschrijver contracten met toekomstige lesgevers moeten opstellen om de FOD te verzekeren van hun beschikbaarheid volgens de planning van de eerste opleidingsfase. Het spreekt vanzelf dat de planning opgesteld zal worden op een blijvende en definitieve manier opdat zowel de lesgevers als de deelnemers hun tijd kunnen beheren. 27.6

Go / No Go van het project

De FOD Financiën behoudt zich het Go/No go-recht voor op het einde van dit proces (dat 3 maanden duurt). Om een Go te bereiken moeten de 5 hierboven vermelde punten absoluut worden nageleefd (samenstelling van een stuurgroep, productie van een PID, productie van een risk log, productie van een planning en contracten van lesgevers).

44


28. 28.1

Proces 5 : Controle van een fase Voorbereidende vergadering : een deel cursussen goedkeuren

Op de voorbereidende vergadering (en) wordt bepaald wat er absoluut noodzakelijk is voor het goede verloop van de fase: de voorkennis, de inhoudsopgaven, de gedetailleerde planning, enz. De vergadering zal, voor de cursussen die voor elke rol zijn voorzien, het volgende omvatten: nagaan of de vereiste voorkennis duidelijk is, of ze volstaat en is aangepast aan de toekomstige deelnemers; aanpassing van de inhoudsopgaven aan het doelpubliek en de te bereiken doelstellingen; bepalen van de oefeningen buiten de opleiding; enz.

28.2

Opvolging van de vooruitgang van de opleidingen

Na de cursussen en oefeningen voorzien voor alle fasen worden de leervorderingen van de deelnemers van nabij opgevolgd. Bedoeling van deze geregelde evaluatiemomenten is om elke medewerker optimaal te oriënteren in de volgende stap en de leerervaring te maximaliseren. Deze evaluaties zijn zeker niet op te vatten als een examen en beogen geenszins een diploma of certificaat toe te kennen; ze geven bijgevolg aan de deelnemers geen enkel recht op een bijkomend geldelijk voordeel. Het aanbod moet de definitieve evaluaties niet hebben, maar de verschillende mogelijke ideeën bevatten. De echte inhoud zal door de dienstverlener bij het project, in overleg met de FOD, opgesteld worden. Dit geldt aldus voor alle soorten evaluaties die in het lastenboek worden gevraagd. De inschrijver moet zijn visie hierop geven in zijn offerte, rekening houdend met de kwaliteitscriteria voor een evaluatie : 1. Geldigheid : De scores van de deelnemer moeten weergeven wat de lesgever wil meten, ernstige gevolgtrekkingen mogelijk maken en de belangrijke aspecten van de leerstof dekken (geldigheid van de inhoud). 2. Betrouwbaarheid : Het cijfer van een gecorrigeerde toets moet in dezelfde categorie worden geklasseerd wanneer de toets door andere correctoren (overeenstemming tussen de beoordelaars) of/en op een ander moment (consistentie tussen de beoordelaars) wordt behandeld. 3. Authenticiteit : Deze toets moet verband houden met situaties die zinvol zijn voor de deelnemers, relevant zijn met betrekking tot de reële wereld en moeten de overdrachten in levensechte contexten en praktijken bevorderen. 4. Rechtvaardigheid : Alle deelnemers moeten rechtvaardig en in principe op dezelfde manier worden behandeld (standaardisering). 5. Praktische haalbaarheid : De evaluaties moeten kunnen worden uitgevoerd binnen een redelijke termijn en met de beschikbare personeelsleden en middelen, en moeten in verhouding staan tot het relatieve belang van het onderwerp. 6. Transparantie : De niet-vertrouwelijke informatie met betrekking tot het verloop van de processen moet zodanig worden meegedeeld dat ze wordt begrepen door de partners (beoordelaars, deelnemers, FOD) die bij de realisatie van de evaluaties betrokken zijn. 28.3

De effecten verzamelen en analyseren

De inschrijver zal de effecten in een overzicht verzamelen, dat hij regelmatig zal controleren. Daarin zullen alle niet voorziene veranderingen worden genoteerd alsook de problemen waarover een beslissing moet worden genomen wat de te nemen oplossing betreft om ze te verbeteren.

45


Effecten analyseren bestaat erin om de impact ervan te meten en het geschikte middel te identificeren dat bijkomende informatie en beslissingen zal leveren. De impact zal voornamelijk betrekking hebben op de in te stellen inspanningen om het effect op te lossen en op de mogelijke invloed op de zaken, d.w.z. in het onderhavige geval, op alle elementen in deel B.1. De analyse zal beëindigd worden door een aanbeveling van de te volgen opdracht. Als een effect de opgestelde toleranties in vraag dreigt te stellen, dan zal er een afwijkingsverslag worden opgesteld door de inschrijver dat zal doorgegeven worden aan de stuurgroep. Dit verslag zal de aard van het probleem, de impact ervan, de beschikbare opties en de aanbevelingen bevatten. Dit verslag zal het de stuurgroep mogelijk maken om een afwijkingsplan te maken (zie verder punt 30.3). 28.4

Slotvergadering: highlight report

Deze vergadering heeft niet tot doel oplossingen te kiezen of beslissingen te nemen. Het doel is een verslag te produceren dat alle conclusies van de fase bevat: wat er is gebeurd, de risico’s die problemen zijn geworden, de oplossingen die men heeft gegeven, de cursussen die goed zijn verlopen, de resultaten van de scholingsevaluaties…en tot slot enkele voorstellen voor eventuele problemen, als er problemen zijn.

28.5

Uitvoeren van corrigerende maatregelen

Binnen de gebruikelijke toleranties van een gemeenschappelijk akkoord in de stuurgroep, neemt de inschrijver de nodige maatregelen om elk mogelijk probleem op te lossen. Hij zal echter zo snel mogelijk de maatregel melden aan de projectleider van de FOD.

29.

Proces 6 : Organisatie van de opleidingen (Oplevering van producten)

De praktische organisatie omvat het uitnodigen van de deelnemers, het reserveren van de lokalen, de opvolging van de planning van de opleidingen (met de eventuele aanpassingen rekening houdend met de omstandigheden), de registratie van de aanwezigheden op de cursussen, het uitdelen van de handleidingen, enz. De projectleiders (van de FOD en de inschrijver) volgen de verschillende situaties op, herzien ze eventueel, beheren de wijzigingen, verzamelen de informatie, kortom, ze doen het nodige om de opleidingen optimaal te laten verlopen. 29.1

Oproepingen: meerdere herinneringen

Ervaring leert ons dat één enkele oproeping niet voldoende was. De inschrijver zal in zijn offerte aanduiden hoe deze denkt de oproepingen te bepalen opdat ze efficiënt zijn. Bij wijze van voorbeeld stellen wij de onderstaande procedure voor oproeping voor: Stappen

Acties

J - 30

Oproepingen versturen met de vraag voor bevestiging tot deelname (kopie naar de projectleider van de FOD). Opnieuw een oproeping versturen naar alle deelnemers die hun deelname niet hebben bevestigd/ontkracht. Een bevestigingsmail sturen van de cursus aan alle deelnemers. De lijst van deelnemers samenstellen. Kopie naar de projectleider van de FOD. Een herinneringsmail sturen naar alle deelnemers. Opleiding.

J - 15 J-7

J-1 J 29.2

Cursussen en oefeningen geven

46


De inschrijver zal alles in het werk stellen opdat de cursussen goed en zo efficiënt mogelijk verlopen. Vanaf het begin van de lesdag, bij hun komst naar de cursussen, zullen de deelnemers in hun taal ontvangen worden en zal hen alle praktische inlichtingen worden gegeven. 29.3

Eerste periode van diepgaande bestudering (+ / – 3 maanden)

De ervaring leert ons dat te veel opleidingen in weinig tijd een rustpauze vereisen om alle geziene leerstof te verwerken. Deze tijd wordt door ons geschat op ongeveer 3 maanden. De inschrijver zal zijn mening hierover kenbaar maken en zal in zijn offerte mogelijke te nemen acties aanbevelen tijdens deze periode van « rijpen ». 29.4

Tweede periode van diepgaande bestudering (+ / – 4 maanden)

Omwille van dezelfde reden als hierboven werd een tweede rustpauze noodzakelijk geacht. Net zoals voor de eerste periode zal de inschrijver zijn mening hierover geven. 29.5

Rode Draad

De filosofie van de Rode Draad werd uitgelegd in punt 25.5. De toepassing van dit praktische subproject zal voorwerp uitmaken van adviezen namens de inschrijver in zijn offerte. Het belangrijkste punt is te weten wanneer ermee te beginnen. 29.6

Opleidingen met interne tools (FUP, CCFF, RDC …)

De opleidingen met interne tools zullen moeten worden geïntegreerd in het programma van de opleidingstrajecten. Er zullen tijdens het verloop van het project contacten moeten worden genomen met de verschillende verantwoordelijken van de betrokken entiteiten die deze opleidingen zullen geven. Dan zal de inschrijver in zijn tijdelijke planning de meest geschikte momenten aanduiden wanneer de lesgevers van de FOD deze interne opleidingen zouden kunnen geven. Bijkomende inlichtingen over deze interne tools bevinden zich op de internetsite van de FOD.

30.

Proces 7 : Beheer van de overgang van de éne fase naar de andere

Op het einde van elke fase moet er een Go/No Go-beslissing worden genomen. Hiervoor moet dus een vergadering worden belegd. De onderstaande punten zullen dan besproken worden: 30.1

Update overzicht risico’s

Rekening houdend met de opgetreden effecten in de huidige fase zal er een update van het risicooverzicht moeten worden gemaakt. Dit impliceert dat er waarschijnlijk veranderingen in het plan van de volgende fase zullen voorkomen. Alsook mogelijk andere effecten. Als een ernstig risico niet kan worden vermeden, dan zal er een contingentieplan geschreven worden om het risico op een aanvaardbare manier te verminderen. 30.2

Onderzoek van de behaalde resultaten: verslag van fase-afsluitingen

De stuurgroep zal haar beslissingen nemen op basis van het onderzoek van het resultaat van de evaluaties en de analyse van het verslag dat zal volgen op de slotvergadering van de projectleiders. In elk opleidingstraject kunnen er zich drie mogelijkheden voordien: de evaluaties van het leerproces van de deelnemers zijn goed, gemiddeld, slecht. Het spreekt uiteraard voor zich dat, als de evaluaties goed zijn, de deelnemers ambtshalve overgaan naar de volgende fase zoals ze sinds het begin van het project werd voorgesteld. Daarentegen, in de twee andere gevallen, zullen de inschrijver en de FOD moeten nadenken over een alternatieve oplossing. 30.3

Afwijkingsplan

47


Als de stuurgroep van de inschrijver een afwijkingsplan krijgt, dan zal hij als gevolg daarvan beslissingen nemen en zal hem vragen een plan op te stellen op basis van de genomen beslissingen. Een afwijkingsplan dekt de periode die loopt vanaf de afwijking tot het einde van het plan dat het vervangt. 30.4

Vereisten van de FOD

De volgende fase zal geanalyseerd worden in functie van de vereisten van de FOD. Deze zullen duidelijk schriftelijk geformuleerd worden om een gemeenschappelijk akkoord te bereiken over het vervolg van de handelingen. 30.5

Go / No Go voor het vervolg van het project

Dit proces waarbij er wordt overgegaan van de éne fase naar de andere eindigt steeds met een Go /No Go-beslissing. De stuurgroep moet zijn toestemming voor het plan van de volgende fase of het afwijkingsplan geven of weigeren. Deze beslissing wordt verduidelijkt in het vergaderverslag dat de formele aanvaarding of formele weigering vervangt.

31.

Proces 8 : Einde van het project

Het project wordt afgesloten met verschillende rapporten en met een beslissing van de stuurgroep. Zolang dat deze verslagen niet geproduceerd worden door de inschrijver en niet worden goedgekeurd door de stuurgroep, zal het project niet worden beschouwd als beëindigd, met alle gevolgen vandien voor de betaling. 31.1

Eindrapport n°1 : controles

Om na te gaan of alle doelstellingen en de scope van het project wel degelijk werden bereikt, moet de inschrijver de volgende controles opnemen in verslag nr. 1: • • • • 31.2

De opleidingstrajecten werden op een bevredigende manier uitgevoerd De opleidingsverantwoordelijken van de FOD zijn tevreden Geen enkel probleem of geen enkele vraag is onopgelost gebleven Alle dossiers of rapporten die in dit bestek zijn voorzien, werden opgesteld.

Eindrapport n°2 : opvolgingsacties

Alle leemten in de opleidingen worden vermeld in rapport nr. 2 dat ook suggesties om toekomstige opleidingen te verbeteren en aanbevelingen voor opvolgingsacties bevat. De inschrijver hoeft dit rapport niet op te stellen als in rapport nr. 1 is bewezen dat er geen enkel probleem of geen enkele vraag onopgelost is gebleven. 31.3

Eindrapport n°3 : te trekken lessen

Voor het opstellen van rapport nr. 3 zal de inschrijver het beheer van het project beoordelen, de kwaliteit, de gebruikte methoden, instrumenten en technieken. Er worden statistieken en prestatiemetingen voorgesteld, meer bepaald op basis van de evaluatieformulieren die de deelnemers op het einde van elke sessie hebben ingevuld en aan de lesgever overhandigd. Dit rapport bevat de risico’s die effectief een probleem vormden en die aanleiding hebben gegeven tot maatregelen om ze op te lossen. Deze ervaringen zullen erg nuttig zijn voor de opdrachten in verband met opleiding van de FOD in de toekomst.

48


B.3. Coaching

De coaching is een volwaardig vak. Daarom leek het ons belangrijk om er een apart hoofdstuk aan te wijden om drie dingen te verduidelijken: wie de coaching doet, wat het precies inhoudt en voor welk publiek het is bestemd.

32.

Persoon die coaching doet

Indien mogelijk is de persoon die de coaching doet verschillend van de persoon die de opleidingen geeft. 32.1

Verschillend van persoon die opleiding geeft

Tenzij hij geen ervaring heeft op dit vlak, zal de verlener van de opleidingen zich niet bezig houden met coaching. Diegene die de coaching doet moet een gespecialiseerde partner zijn, met ervaring en personeel dat vertrouwd is met dit soort prestatie. Elke inschrijver die een offerte zal indienen, zal dat doen als dienstverlener (dat ofwel een tijdelijke vereniging is ofwel de hoofdverlener, met uitsluiting van zijn onderaannemers). 32.2

Onderaanneming of partnerschap

De juridische aspecten van deze alliantie worden aangeduid in deel A van dit bestek. 32.3

Voorrang aan dienstverlener

Het soort verband tussen de twee prestatieplichtigen doet er weinig voornaamste onderhandelingspartner de dienstverlener zijn die zich opdracht heeft gewonnen. Bij problemen met bijvoorbeeld de leverancier FOD zich wenden tot de dienstverlener, of deze nu één of andere vereniging van de twee. De algemene bestelbon alsook de facturen worden aan de dienstverlener.

33.

toe. Voor de FOD zal de heeft ingeschreven en de die de coaching doet, zal de prestatieplichtige is of een zullen steeds enkel gericht

Waaruit bestaat de coaching

De coaching kan voorkomen in verschillende vormen. De inventiviteit op dit vlak wordt overgelaten aan de inschrijver die expert is op dit vlak. De onderstaande punten zijn hiervan belangrijke elementen en zullen op één of ander moment van het project moeten worden verwezenlijkt. Deze lijst is echter niet exhaustief en de voorstellen van de inschrijver zijn steeds welkom. 33.1

Rode Draad

De Rode Draad, reeds eerder uitgelegd (in de punten 25.5 en 29.5.), kan coaching vereisen. Het soort coaching zal variëren al naargelang de omstandigheden en zal opgesteld worden a.d.h.v. een gemeenschappelijke overeenkomst tussen de FOD en de inschrijver. 33.2

Miniprojecten

Met miniproject wordt een oefening van een tiental dagen bedoeld waarmee er een eenvoudige minitoepassing gecreëerd wordt die werkt. Deze oefening moet een duidelijk thema accentueren en een probleem stellen voor een grote hoeveelheid lerenden. De beslissing om een miniproject te realiseren moet genomen worden a.d.h.v. een gemeenschappelijk akkoord tussen de inschrijver en de FOD. 33.3

Inhaalcursus in groep

Dit soort coaching wordt aangewend voor personen die afhaken of gedurende lange tijd afwezig waren. De inhaalcursus kan meerdere vormen aannemen: cursussen, oefeningen, vragen- en

49


antwoordenuurtje… Ook hiervoor is een gemeenschappelijke beslissing van de inschrijver en de FOD vereist. 33.4

Ondersteuning op de werkplaats

De ondersteuning op de werkplaats houdt in dat een expert van de inschrijver naar de werkvloer van de FOD komt en de verschillende werkposten aandoet. Aangezien er een persoon een halve dag, en zelfs een volledige dag, langskomt, wil dit zeggen dat deze maatregel betrekking moet hebben op meerdere lerenden. De inschrijver zal in zijn offerte aanduiden hoeveel personen deze ondersteuning kunnen organiseren. Om dit in het werk te stellen is er eveneens een gemeenschappelijke beslissing tussen de FOD en de inschrijver nodig. 33.5

Hulp van de lesgevers

Een lesgever kan een gebrek aan kennis, een nadelig gebrek aan ervaring of eender welke andere remming op de opleiding opvangen. Hij zou dus het probleem kunnen melden aan de stuurgroep om een specifieke coaching aan te vragen. Het doel van de coaching, in dit geval, is om ervoor te zorgen dat de lesgever zijn cursus op een bevredigende manier kan verderzetten. De beslissing zal genomen worden a.d.h.v. een gemeenschappelijk akkoord tussen de inschrijver en de FOD wat de specifieke coaching betreft. 33.6

Deelname aan vergaderingen

De inschrijver die de coaching verleent zal eveneens deelnemen aan de beheervergaderingen om op de hoogte te zijn van de goede of slechte verloop van het project en de te nemen maatregelen of tegenmaatregelen te kunnen voorstellen. 33.7

Proactieve en reactieve coaching

Als het initiatief voor coaching van de FOD komt, dan is het reactieve coaching want de inschrijver reageert op de vraag van de FOD. Als de inschrijver zelf het initiatief neemt, dan is dit proactieve coaching want hij anticipeert de vraag. We kunnen ook zeggen dat de proactieve coaching een antwoord is op de opgemerkte risico’s terwijl de reactieve coaching een reactie is op problemen die opduiken. Wat de definitie ook is, de FOD verwacht dat de inschrijver concrete voorstellen maakt in zijn offerte over de twee soorten coaching. Het spreekt vanzelf dat, tijdens het verloop van het project, de realiteit op het terrein ongetwijfeld zal leiden tot onvoorziene acties in de offerte.

34.

Voor wie is de coaching bestemd

De opleidingen zijn gericht zijn op één enkel publiek, terwijl de coaching bestemd is voor twee specifieke doelgroepen: de deelnemers aan dit opleidingsproject en de deelnemers aan het voormalige project. De FOD zou coaching kunnen vragen voor de éne of de andere groep. Hoewel de verlener van opleidingen geen enkele cursus geeft aan de deelnemers van het eerste project, toch blijft hij evenwel verantwoordelijk voor alle coaching van het project, zelfs als het zijn partner is die zich exclusief bezig houdt met de coaching van het eerste project. 34.1

Coaching voor de lerenden van dit project

De deelnemers aan dit project zijn met ongeveer 30 personen. Dit zijn beginners op het vlak van Java. Ze zijn opgedeeld in twee richtingen zoals beschreven in dit bestek. 34.2

Coaching voor de lerenden van het 1ste project

Gedurende anderhalf jaar heeft een 1ste gelijkaardig project 90 lerenden opgeleid, die cursussen, oefeningen, evaluaties, een miniproject, een Rode Draad en coaching hebben gekregen. Ze werden opgedeeld in vijf richtingen: analisten, designers, programmeurs back-office, programmeurs front-

50


office en testers. De coaching voor deze groep zal van een hoger niveau zijn omdat het gericht is op personen die reeds een bepaalde ervaring en kennis hebben.

51


C. DOCUMENTEN PRINCE2 De drie onderstaande documenten zijn louter bedoeld als voorbeeld. Het is mogelijk om op het internet alle beheerdocumenten van deze methodologie te vinden.

Document 1 PROJECT INITIATIEDOCUMENT

Naam van project Versie

het

Geef de naam van het project

Eerste/laatste Datum :

Prince2 Auteur : Eigenaar : Klant : Nummer van het document :

52


Overzicht van het document Lokalisatie van de documenten

Dit document is enkel geldig op de dag dat het werd afgedrukt De bron van het document zal te vinden zijn in de besturingseenheid van het projectbestand.

Overzicht van de revisie

Datum van de volgende revisie :

Revisiedatum

Goedkeuringen

Naam

Verdeling

Vorige revisiedatum

Samenvatting van de veranderingen

Aangeduide veranderingen

Dit document vereist de volgende goedkeuringen. Gehandtekende goedkeuringsvormen worden geklasseerd in de projectbestanden. Handtekening

Titel

Uitgiftedatum

Versie

Titel

Uitgiftedatum

Versie

Dit document werd verdeeld : Naam

53


Doel Het doel van het PID is om het project te beschrijven met de basiselementen die zijn beheer en zijn evaluatie zullen mogelijk maken. Inhoud

Deze publicatie bevat de volgende onderwerpen : Onderwerpen Achtergrond Definitie van het project Organisatiestructuur van het project Communicatieplan Kwaliteitsplan van het project Afwijkingen van het project Controles van het project Initiële zaken Initieel projectplan Initieel overzicht van risico’s

Zie pagina

Achtergrond

54


Definitie van het project Doelstellingen van het project Bepaalde benaderingsmethode Doel van project

het

Op te leveren producten van het project Uitsluitingen Verplichtingen Interfaces Hypotheses

55


Organisatiestructuur van het project

Communicatieplan

Kwaliteitsplan van het project

Afwijkingen van het project

Controles van het project

Bijlagen Initiële zaken Initieel projectplan Initieel overzicht van risico’s

56


Document 2 VERSLAG KERNPUNTEN


het



Prince2 Auteur : Eigenaar : Klant : Nummer document :

van

het

57



Dit document is enkel geldig op de dag dat het werd afgedrukt De bron van het document zal te vinden zijn…



Revisiedatum

Goedkeuringen

Naam

Verdeling

Datum van de vorige revisie

Overzicht van de veranderingen


Dit document vereist de volgende goedkeuringen. Gehandtekende goedkeuringsvormen worden geklasseerd... Handtekening

Titel

Uitgiftedatum

Versie

Titel

Uitgiftedatum

Versie

Dit document werd verdeeld : Naam

58


Datum Betrokken tijdvak Deze periode Status van het budget Status van de termijnplanning Gerealiseerde producten Reële of mogelijke problemen

Update van de risico’s

De volgende periode

Te realiseren producten Status van de effecten van het project

59


Situatie van de tolerantie In aanmerking nemen van de input over de kost, tijd, kwaliteit, winsten en personen/bronnen

Veranderingen Impact op het budget en de termijnen

60


Document 3 OVERZICHT VAN DE FEEDBACK


het



Prince2 Auteur : Eigenaar : Klant : Nummer document :

van

het

61



Dit document is enkel geldig op de dag dat het werd afgedrukt De bron van het document zal te vinden zijn…



Revisiedatum

Goedkeuringen

Naam

Verdeling

Datum van de vorige revisie

Samenvatting van veranderingen


Dit document vereist de volgende goedkeuringen. Gehandtekende goedkeuringsvormen worden geklasseerd... Handtekening

Titel

Uitgiftedatum

Versie

Titel

Uitgiftedatum

Versie

Dit document werd verdeeld aan : Naam

62


Doel Een opslagplaats zijn van alle verworven ervaring tijdens het project dat nuttig kan worden toegepast op andere projecten. Lessen : Datum

Beschrijvingen

Beschrijving *

Aanbeveling

De beschrijvingen kunnen het volgende omvatten : Het beheer en de kwaliteitsprocessen die goed hebben gewerkt ; slecht hebben gewerkt ; of ontbraken Alle abnormale evenementen die afwijkingen hebben veroorzaakt De Nota’s over de prestatie van de methodes en de gebruikte middelen De nuttige Maatregelen van de kwantiteit van de vereiste inspanningen om diverse producten te creëren De Nota’s over de efficiënte en inefficiënte kwaliteitsherzieningen en over de andere testen, waaronder de redenen van hun goede of slechte werking.

63


D. BIJLAGEN -

Een offerteformulier met een inventaris van de prijzen; Een formulier voor de presentatie van de referenties; Een formulier voor de presentatie van de CV’s van de lesgevers

________________________________

64

FOD Financiën Stafdienst ICT. BESTEK n 6 «Informaticavorming : trajecten Cobol-Java 2»

Recommend Documents