FOD ECONOMIE, K.M.O., MIDDENSTAND EN ENERGIE TABEL VOOR HET ARCHIEFBEHEER STAFDIENST OPERATIONELE COMMUNICATIE
Versie: 1.00 Statuut: GOEDGEKEURD Aantal reeksen: 27
FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie – Tabel voor het archiefbeheer van de Stafdienst Operationele Communicatie Goedgekeurd door de directeur van de Stafdienst en door de algemene rijksarchivaris
HANDTEKENINGEN
Naam: Titel: Datum:
Anna PETERS algemeen adviseur
Naam:
Karel VELLE
Titel:
algemeen archivaris
Datum:
2
Reekscode
Reeks
Termijn voor het administratief belang
Uiteindelijke bestemming
Opmerkingen
1. ALGEMENE DIRECTIE 1.1. SECRETARIAAT VAN DE ALGEMENE DIRECTIE S4.001
Briefwisseling van de directeur van de Stafdienst Operationele Communicatie
10 jaar
Bewaren en aan RA overdragen
S4.002
Indicateur van de briefwisseling van de directeur van de Stafdienst Operationele Communicatie
10 jaar
Bewaren en aan RA overdragen
S4.003
Dienstorders van de directeur van de Stafdienst Operationele Communicatie
10 jaar
Bewaren en aan RA overdragen
S4.004
Dossiers betreffende de staf- en dienstvergaderingen en projecten van de Stafdienst Operationele Communicatie
10 jaar
Bewaren en aan RA overdragen
S4.005
Dossiers betreffende de opvolging van de projecten van de Stafdienst Operationele Communicatie
10 jaar na de einddatum van het project
Bewaren en aan RA overdragen
S4.006
Dossiers betreffende de PMO-projecten die opgevolgd worden door de Stafdienst Operationele Communicatie
10 jaar na de einddatum van het project
Vernietigen
S4.007
Dossiers betreffende de werkprocedures van de Stafdienst Operationele Communicatie
5 jaar na het einde van de uitvoering van de procedure
S4.008
Dossiers betreffende de statistieken en de prestatie-indexen van de Stafdienst Operationele Communicatie. (Gegevens betreffende het bezoek aan het Contactcenter, de raadpleging van het persoverzicht en de intranet- en internet-website, de tevredenheid van de klanten van S4 t.o.v. de wachttijd vooraleer een vraag beantwoord wordt, de kwaliteit van de geleverde prestaties…)
5 jaar
Neemt alle dossiers over van de reeksen S4.017 en S4.020
Bewaren en aan RA overdragen Vernietigen
3
Reekscode
Reeks
Termijn voor het administratief belang
Uiteindelijke bestemming
Opmerkingen
1.2 BUDGET EN LOGISTIEK S4.009
Facturen betreffende de aankopen van het Queteletfonds en van de andere diensten van de Stafdienst
7 jaar
S4.010
Prefiguratie van het budget en budget van de Stafdienst Operationele Communicatie
10 jaar
S4.011
Dossiers betreffende de aankopen en de overeenkomsten voor de huur van materiaal (briefwisseling, offertes, bestelbons…)
5 jaar na het afsluiten van het dossier
Vernietigen
Vernietigen
Vernietigen
1.3. HR + PERSONEEL S4.012
Individuele dossiers van de ambtenaren van S4
Tot de ambtenaar niet meer in dienst is.
Terug naar S1 (SD P&O)
S4.013
Briefwisseling (In en out) van het diensthoofd (+ indicateur van de briefwisseling)
3 jaar
Vernietigen
S4.014
Individuele dossiers betreffende de geleverde diensten van de ambtenaren van S4 (verloven, prikuren, regularisaties, dagrapporten van telewerkers...)
3 jaar
Vernietigen
S4.015
Dossiers betreffende de opvolging van de dossiers en HRprojecten
3 jaar na het afsluiten van het dossier.
Vernietigen
10 jaar
Vernietigen
In geval van overplaatsing naar een andere dienst wordt het individuele dossier overhandigd aan de HR-correspondent van deze betrokken dienst.
Originele dossiers bij de SD P&O.
2. AFDELING CREATIE S4.016
Verslagen van de vergaderingen van de afdeling Creatie en per dienst
4
Reekscode
Reeks
Termijn voor het administratief belang
Uiteindelijke bestemming
S4.017
Dossiers betreffende de opvolging van de dossiers van de afdeling Creatie
10 jaar na de einddatum van het project.
Vernietigen
S4.018
Dossiers betreffende de projecten waarvoor de projectleider afhangt van de afdeling creatie
10 jaar na de einddatum van het project.
Vernietigen
S4.019
Database foto’s en afbeeldingen van de Stafdienst Operationele Communicatie
10 jaar
Vernietigen
Opmerkingen De dossiers van deze reeks worden opgenomen in de reeks S4.005. De dossiers van deze reeks worden opgenomen in de reeks S4.006.
3. AFDELING COMMUNICATIECONCEPTEN S4.020
Dossiers betreffende de deelname van de FOD Economie aan beurzen en tentoonstellingen
10 jaar
Vernietigen
S4.021
Dossiers betreffende de aankoop van materiaal dat gebruikt wordt tijdens de beurzen en tentoostellingen Dossiers betreffende de opvolging van de contacten met het Contactcenter (Bezwaren en klachten van de klanten, vraag naar bijkomende informatie…)
Tot het materiaal niet meer gebruikt wordt 20 jaar
Vernietigen
10 jaar
Vernietigen
5 jaar
Vernietigen
5 jaar
Vernietigen
5 jaar
Vernietigen
S4.022
Vernietigen
De dossiers van deze reeks worden opgenomen in de reeks S4.005.
De dossiers van deze reeks worden opgenomen in de reeks S4.001.
4. AFDELING IMPLEMENTATIE S4.023 S4.024
Verslagen van de vergaderingen van de afdeling implementatie en per dienst Dossiers betreffende de aanvragen voor drukwerk
5. AFDELING BIBLIOTHEEK S4.025 S4.026
Bestelbons betreffende de bestellingen van de bibliotheek (aankoop van boeken en tijdschriften, abonnementen …) Opzeggingsbrieven voor tijdschriften
5
Reekscode S4.027
Reeks Verslagen van vergaderingen van de afdeling bibliotheek
Termijn voor het administratief belang 10 jaar
Uiteindelijke bestemming
Opmerkingen
Vernietigen
6
