Financiën Ingekomen stuk D 3 (PA 30 januari 2013) Stadscontrol Control (L) Datum uw brief

Financiën

Ingekomen stuk D 3 (PA 30 januari 2013)

Stadscontrol Control (L)

Korte Nieuwstraat 6 6511 PP Nijmegen

Openbare besluitenlijst 18 december 2007 Collegevergadering no 47 Aan de gemeenteraad van Nijmegen Aanwezig: Voorzitter Wethouders Gemeentesecretaris Communicatie Datum Verslag 11 december 2012

Telefoon 14024 Telefax

(024) 323 59 92

E-mail gemeente@

nijmegen.nl

Postadres Postbus 9105

Th. de Graaf 6500 HG Nijmegen P. Depla, H. van Hooft sr., L. Scholten, H. Kunst, P. Lucassen, J. van der Meer P. Eringa A. Kuil Ons kenmerk Contactpersoon M. Sofovic FA84/12.0021472 Ronald Decates

Onderwerp

Boardletter 2012 Ernst & Young accountants

Datum uw brief

Doorkiesnummer

(024) 3299474

Geachte leden van de raad, Uw raad heeft aan Ernst & Young verstrektvan: om de jaarrekening 2012 te Aldus Accountants vastgesteldde in opdracht de vergadering controleren op getrouwheid en rechtmatigheid. Voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole wordt een tussentijdse controle uitgevoerd, de interim-controle. U heeft via de auditcommissie voor de controle 2012 de volgende specifieke aandachtspunten aan de accountant meegegeven: 

Financieringspositie van de gemeente Nijmegen

 Waarbij ingegaan wordt de inrichting van het proces en deDe interne beheersing ten De op voorzitter, secretaris,

aanzien van de liquiditeit. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan de prognose van kasstromen naar de toekomst (liquiditeitsbegroting), mede in het licht van de aanstaande Wet HOF. 

Toezicht op verbonden partijen

 Waarbij ingegaan wordt op de vraag hoe het toezicht is geregeld en is vastgelegd. Daarbij zal nader stil gestaan worden bij aspecten als het proces van monitoring en opvolging, het proces van documentatie van het toezicht en de uniformiteit en kwaliteit van de toezicht processen, mede in het licht van het decentraal beleggen van dergelijke taken. 

Risicomanagement

 Waarbij het vooral gaat om het “follow up” deel van het risicomanagementproces. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om de vraag hoe opvolging aan geconstateerde risico’s plaats vindt (is dat deel van het risicomanagementproces ingericht en werkt dit adequaat) De interim-controle is in oktober 2012 uitgevoerd. De bevindingen en aanbevelingen zijn vastgelegd in de (bijgevoegde) Boardletter 2012. In deze brief informeren wij u over de belangrijkste conclusies. Interim-controle De interim-controle is een tussentijdse controle op de werking van de financiële processen en de bedrijfsprocessen. De interim-controle maakt onderdeel uit van de controle van de jaarrekening 2012. Het primaire doel van de interim-controle is vast te stellen dat de administratieve

www.nijmegen.nl

Brief aan de raad.doc

1

Gemeente Nijmegen Financiën Stadscontrol Control (L)

Vervolgvel

1

organisatie en de daarin vervatte maatregelen van interne controle voldoende waarborgen dat de jaarcijfers juist en volledig zijn, en niet materieel afwijken van de werkelijkheid en dat er wordt voldaan aan de van toepassing zijnde weten regelgeving. De bevindingen van de accountant naar aanleiding van de interim-controle worden middels de boardletter aangeboden aan het college van Burgemeester en Wethouders. Over de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de interim-controle informeert het college de gemeenteraad actief. De jaarrekeningcontrole van het boekjaar 2012 wordt in maart 2013 uitgevoerd en afgerond. Het verslag van bevindingen bij de jaarrekening wordt door de accountant aangeboden aan de gemeenteraad. De door Ernst & Young uitgevoerde interim-controle is dus gericht op een effectief ingerichte goed werkende interne controle en op risicobeheersing van de financiële- en bedrijfsprocessen. Hiermee wordt een beeld verkregen van de kwaliteit van het zelfcontrolerende vermogen in de organisatie en de mate waarin de (tussentijdse) verantwoordingsinformatie getrouw wordt weergegeven. In het kader van de risicobeheersing signaleert de accountant dat (evenals in voorgaande jaren) de grondexploitaties een majeur aandachtpunt blijven. In het bijzonder geeft de accountant aan dat met de momenteel bekende inzichten er belangrijke onzekerheden zullen bestaan in de jaarrekening 2012 ten aanzien van met name Waalsprong (en in beperktere omvang Waalfront en Bergerden) die in totaliteit een materieel effect hebben op de jaarrekening en daarmee de strekking van de verklaring. Komende periode zal de accountant de voortgang rondom deze projecten en in het bijzonder Waalsprong actief volgen en met de gemeente overleggen welke opvolging in het kader van de jaarrekening 2012 nodig is (zoals het verwerken van voorzieningen, toelichting in de jaarrekening, benodigde onderbouwing enzovoorts). Voor het overige concludeert de accountant dat de kwaliteit van de procesbeheersing en interne controle voldoende is in het kader van de controle van de jaarrekening. In de boardletter worden een beperkt aantal aandachtpunten benoemd. De gemeente Nijmegen ligt echter op schema, de aandachtpunten zullen op tijd worden afgewerkt. Er zijn geen risico’s die de controle van de jaarrekening 2012 in de weg staan. Voor alle bevindingen en aanbevelingen wordt kortheidshalve verwezen naar de (bijgevoegde) Boardletter 2012. Hierin worden tevens behandeld de specifieke aandachtspunten die de Raad via de auditcommissie aan de accountant heeft meegegeven. Wij onderschrijven de bevindingen en conclusies van de accountant en nemen de adviezen over. Verbeteracties De uitvoering van verbeteracties op de bevindingen van de Boardletter worden opgenomen in de werkplanningen van de betrokken afdelingen. De coördinatie en voortgangsbewaking van deze verbeteracties vindt plaats bij Stadscontrol. Over de voortgang van de activiteiten zullen wij u periodiek informeren als onderdeel van de begrotings- en verantwoordingscyclus bij gelegenheid van de Voor- en Najaarsnota.

www.nijmegen.nl


Gemeente Nijmegen Financiën Stadscontrol Control (L)

Vervolgvel

2

Wij hopen u met het vorenstaande voldoende te hebben geïnformeerd over de resultaten van de interim-controle. Hoogachtend, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester,

De Gemeentesecretaris,

drs. H.M.F. Bruls

drs. B. van der Ploeg

Bijlage: Boardletter 2012

www.nijmegen.nl


Gemeente Nijmegen Boardletter tussentijdse controle 2012

Ernst & Young Accountants LLP Meander 861 6825 MH Arnhem Postbus 30116 6803 AC Arnhem Tel.: +31 (0) 88 - 407 1000 Fax: +31 (0) 88 - 407 6005 www.ey.nl

Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Nijmegen Postbus 9105 6500 HG NIJMEGEN

Arnhem, 21 november 2012

Betreft:

JD/JSS/WvS

Boardletter 2012

Geacht college, Met genoegen presenteren wij u hierbij onze boardletter 2012. Zoals u van ons gewend bent, geeft deze rapportage een beeld van uw organisatie en de gerealiseerde vooruitgang in 2012. In ons dienstverleningsplan heeft uw raad ons de opdracht verstrekt om de jaarrekening 2012 van uw gemeente te controleren. Onze tussentijdse bevindingen rapporteren wij door middel van deze boardletter.

Dit heeft tot doel vanuit onze natuurlijke adviesfunctie een bijdrage te leveren aan het zelfcontrolerende vermogen van uw organisatie.

In deze rapportage beperken wij ons tot de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die wij hebben onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening en die naar onze mening van belang zijn voor het management en het college.

Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij graag bereid.

Wij hebben onze conceptbevindingen toegelicht en besproken met respectievelijk het bureau Control & Audit, het MT Financiën en de portefeuillehouder Financiën.

Hoogachtend, Ernst & Young Accountants LLP

drs. J.M.A. Drost RA partner

Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst & Young Accountants LLP is statutair gevestigd te Lambeth Palace Road 1, London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

Inhoudsopgave 1 1.1 1.2

Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? Algemeen beeld Bestuurlijke aandachtspunten

1 1 2

2 Waar staat uw gemeente? 2.1 Status interne controlewerkzaamheden 2.2 Belangrijkste uitkomsten van onze interim-controle 2.3 Grondexploitaties 2.4 Inkopen en aanbestedingen 2.5 IC rondom IT-omgeving 2.6 Bijstandsdebiteuren 2.7 Parkeergelden 2.8 SiSa-uitvoering

6 6 7 7 9 10 10 11 11

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Uw specifieke aandachtspunten Algemeen Financieringspositie van de gemeente Nijmegen Toezicht op verbonden partijen Risicomanagement

13 13 13 16 18

4 4.1 4.2 4.3

Is uw gemeente klaar voor de toekomst? Aandachtspunten voor de jaarrekening 2012 Actuele ontwikkelingen automatisering Regionale Uitvoeringsdienst

19 19 20 22

Bijlagen 1 2 3

Totaaloverzicht bevindingen en voortgang Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Reikwijdte en controleaanpak

2012 Bestuurlijke samenvatting

Managementletter 2012 Gemeente Nijmegen

1

Pagina 1

Wat zijn onze belangrijkste bevindingen en aanbevelingen? 1.1

Algemeen beeld

Initiatieven ter verbetering dienstverlening

Uw gemeente is volop bezig met het realiseren van initiatieven om de dienstverlening aan de klant te verbeteren en een efficiëntere werkwijze te hanteren. Een belangrijk voorbeeld hiervan is de gewijzigde organisatiestructuur. Binnen deze gewijzigde organisatiestructuur is de tussenlaag van de directies opgeheven, waarmee de afdelingen nu de hoogste organieke eenheid vormen. Momenteel is uw gemeente druk bezig nadere invulling te geven aan deze gewijzigde organisatiestructuur.

Economische omgeving vraagt alertheid rondom grondexploitaties, risico’s binnen verbonden partijen en de waardering van uw activa

Tegelijkertijd is de economische omgeving waarin u zich bevindt turbulent. De economische crisis, de noodzakelijke (rijks)bezuinigingen en de decentralisatie van activiteiten brengen veel financiële onzekerheid met zich mee. Duidelijk mag zijn dat het economisch klimaat een directe impact heeft op de waardering van de grondexploitaties en de risico’s binnen de verbonden partijen. Uw gemeente heeft de risiconota (in feite een VGP op hoofdlijnen) geactualiseerd, waarin per juli 2012 de uitgangspunten (parameters) herijkt zijn van de grondexploitatieprojecten en de risico’s opnieuw zijn geïnventariseerd en geactualiseerd. Op deze wijze wordt duidelijk inzicht in de stand van zaken per juli 2012 en een doorkijk in de belangrijke ontwikkelingen van projecten gegeven. In deze risiconota wordt ingegaan op de verwachte (en daadwerkelijke) ontwikkelingen in projecten (financieel, risicoprofiel). Daarnaast is met uw raad in 2012 een zogenoemd zwart scenario verkend, wanneer de economische groei en vastgoedmarkt tot en met 2017 verder verslechtert. Met name de projecten Waalsprong, Waalfront en Bergerden verdienen hierbij de extra aandacht die zij ook intern genieten vanwege de grote financiële implicaties en de stilliggende vastgoedmarkt.

Overheidsfinanciering onderhevig aan verandering

Tevens is het in het huidige economische klimaat van belang om inzicht te houden in de waarde van uw vorderingen (debiteuren, uitstaande leningen), de mogelijke risico’s uit hoofde van verstrekte garanties en de waardering van uw vastgoed. Uw gemeente heeft voor enkele honderden miljoenen aan (met name indirecte) garanties verstrekt aan woningbouwcoöperaties. Het is van belang om periodiek een analyse op te stellen waaruit blijkt dat de waardering van uw activa juist is verantwoord in de jaarrekening 2012 en dat waarderingsrisico’s afdoende zijn afgedekt door middel van voorzieningen. Wij adviseren u een dergelijke top-downanalyse ten behoeve van de jaarrekeningcontrole op te stellen. Er speelt op dit moment een groot aantal actuele ontwikkelingen in gemeenteland. Het nieuwe kabinet heeft op 29 oktober 2012 zijn regeerakkoord gepresenteerd. De belangrijkste besluiten en voornemens zijn: In het kader van de WMO worden gemeenten geheel verantwoordelijk voor de activiteiten op het gebied van ondersteuning,


Pagina 2

begeleiding en verzorging. De aanspraken op huishoudelijke hulp worden vervangen door een maatwerkvoorziening voor degenen die het echt nodig hebben en het niet uit eigen middelen kunnen betalen. De gemeenten wordt een ruime beleidsvrijheid gegeven met betrekking tot de concrete invulling van deze gedecentraliseerde voorzieningen. Daarnaast komt er binnen de WMO een plicht tot hergebruik van rolstoelen en scootmobielen. Het wetsvoorstel Werken naar Vermogen wordt vervangen door een nieuwe Participatiewet die op 1 januari 2014 wordt ingevoerd. Deze Participatiewet voegt de WWB, WSW en een deel van de Wajong samen. De instroom in de WSW in zijn huidige vorm van voorwaarden wordt gestopt. Gemeenten krijgen binnen de kaders van de participatiewet de ruimte om beschut werk zelf te organiseren als voorziening. De IAOW zal per 1 januari 2014 komen te vervallen. Ten slotte zal in de WWB worden vastgelegd dat de uitkering tijdelijk wordt gestopt als de sollicitatieplicht niet wordt nageleefd. Het participatiebudget zal worden gekort. De korting zal voor 30% worden verhaald op het re-integratiebudget van het UWV en voor 70% op het participatiebudget van gemeenten. Het BTW-compensatiefonds zal worden afgeschaft. Met ingang van 2014 kunnen geen vorderingen meer ontstaan bij het BTW-compensatiefonds, aangezien het fonds wordt afgeschaft met ingang van 2015. De middelen uit het BTWcompensatiefonds worden overgeheveld naar het Gemeentefonds (en Provinciefonds), waarbij er een taakstellende structurele korting van € 350 miljoen zal plaatsvinden. Voor de lange termijn heeft het nieuwe kabinet gemeenten van ten minste honderdduizend inwoners voor ogen. Dit heeft gevolgen voor het overleg en de vormgeving van decentralisaties en financieringsarrangementen. Het doel is om in 2025 tot een resterend aantal gemeenten van 100-150 te komen. Tot slot gaan decentrale overheden in 2013 verplicht schatkistbankieren. Dit leidt tot een daling van de Nederlandse Overheidsschuld. Daarnaast worden de risico’s van beleggen voor decentrale overheden gereduceerd. Zie voor een verdere analyse hoofdstuk 3.2 van deze managementletter.

1.2

Bestuurlijke aandachtspunten

Wij onderkennen met u de volgende bestuurlijke aandachtspunten:


1 2 3 4 5

Pagina 3

Grondexploitaties Verbonden partijen Automatisering van uw gemeente Wet HOF/Schatkistbankieren Vennootschapsbelasting

De speerpunten die u ons voor 2012 hebt meegegeven, zijn uitgewerkt in hoofdstuk 3. Grondexploitaties Grondexploitaties blijven In paragraaf 2.3 gaan wij nader in op de (bestuurlijke) aandachtspunten rondom grondexploitaties. Onze belangrijkste majeur aandachtspunt; maatregelen zullen genomen opmerkingen zijn: worden. Nijmegen is voornemens stevig in te grijpen door herziening van grote projecten. In de risiconota word nader toegelicht waarom (hernieuwd) ingrijpen nodig geacht wordt. Wij benadrukken dat de gekozen waardering en uitgangspunten in de Early warning: Belangrijke jaarrekening 2012 gedegen en actueel onderbouwd moeten zijn en adviseren de realiteit van parameters kritisch te bezien onzekerheden in grote en bij te stellen, bijvoorbeeld in het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2011 is projecten (met name ondermeer opgemerkt dat de gehanteerde opbrengstenparameter in GEM Waalsprong (te) ambitieus is. Op basis van de nu Waalsprong). Met inzicht van bekende inzichten rondom het project Waalsprong verwachten dat bij de jaarrekening 2012 sprake zal zijn van een nu leidt dit naar verwachting belangrijke onzekerheid in de jaarrekening ten aanzien van dit project, die een materieel effect heeft (en daarmee van tot materiële onzekerheid invloed op de strekking van de verklaring) voor de jaarrekening als geheel. Dit geldt naar verwachting in beperktere (en invloed op strekking omvang ook voor Waalfront en Bergerden. Komende periode zullen wij de voortgang rondom deze projecten en in het verklaring) bij jaarrekening bijzonder Waalsprong actief volgen en met de gemeente overleggen welke opvolging in het kader van de jaarrekening 2012 2012. nodig is (zoals het verwerken van voorzieningen, toelichting in de jaarrekening, benodigde onderbouwing enzovoorts). De onafhankelijke control op grondexploitaties wordt momenteel nader uitgewerkt. Dit vinden wij een positieve ontwikkeling. Wij constateren dat deze ontwikkeling volop de aandacht heeft vanuit Control & Audit, maar dat hierin nog belangrijke stappen moeten worden gezet. Wij adviseren vanuit het college actief de invulling en voortgang hiervan te volgen en (bij) te sturen. Wij benadrukken dat het belangrijk is dit proces op korte termijn door te zetten en af te ronden, zodat ten behoeve van de jaarrekening 2012 de control op grondexploitaties (waarvan waarderingsaspecten belangrijk onderdeel uitmaken) in werking is en structureel geborgd is in de interne procedures. Per jaareinde worden alle grondexploitaties geactualiseerd. Voor zover nu bekend zullen een aantal uitgangspunten wijzigen ten opzichte van het VGP per 1 juli 2012, onder andere zal aanpassing in afzettempo (langere fasering) en opbrengstenstijging plaatsvinden; waarbij de financiële effecten hiervan verwerkt moeten worden in de jaarrekening 2012.


Beheersing verbonden partijen op orde

IT-omgeving dient prominente rol te krijgen binnen IC

Wet HOF kan gevolgen voor uw investeringsbeleid hebben

Mogelijk risico voor gemeenten inzake ontwikkeling VPB plicht

Pagina 4

Verbonden partijen In de huidige economische omstandigheden verandert het risicoprofiel van deze partijen soms razendsnel, waarbij de impact voor de gemeente navenant kan zijn. De gemeente Nijmegen kent een groot aantal verbonden partijen. De beheersstructuur rondom deze verbonden partijen is binnen de gemeente Nijmegen stevig ingericht. Zo wordt toezicht gehouden op de betreffende verbonden partij en wordt op vaste momenten aan de raad gerapporteerd omtrent de financiële positie en risico’s met betrekking tot de verbonden partijen. In paragraaf 3.3 van deze managementletter gaan wij concreet in op de beheersing van de verbonden partijen, als onderdeel van de speerpunten die uw raad voor de controle over 2012 heeft meegegeven. Automatisering van uw organisatie Automatisering en ICT zijn tegenwoordig van cruciaal belang voor gemeenten. ICT is al lang geen faciliterend proces meer, maar een primair proces om uw organisatie te voorzien van juiste, tijdige en volledige informatie. Hier hebben zowel de organisatie als de ICT-afdeling een belangrijke rol in die zij zuiver moeten spelen. Verderop in deze boardletter gaan wij nader in op de rol van ICT; onder andere middels ons advies ICT en geautomatiseerde beheersingsmaatregelen en functiescheiding in systemen te betrekken in de aanpak van de interne controle; hierdoor kan de controle nog meer procesgericht en efficiënter ingestoken worden en is minder sprake van controle ‘om het systeem heen’. Wet HOF/schatkistbankieren De Tweede Kamer behandelt binnenkort het wetvoorstel Houdbare Overheidsfinanciën. In dit wetsvoorstel is de verankering van de Europese regelgeving ten aanzien van het landelijke begrotingstekort geregeld, waarbij de Europese grens van 3% is doorvertaald naar de decentrale overheden. Het onveranderd aannemen van dit wetsvoorstel kan grote gevolgen hebben voor het investeringsbeleid van de gemeente Nijmegen. Wij verwijzen naar paragraaf 3.2, waarin wij hierover rapporteren naar aanleiding van de speerpunten die uw raad voor de controle over 2012 heeft meegegeven. Mogelijke VPB plicht overheidsbedrijven en andere publieke organisaties Voor het zomerreces heeft de staatssecretaris van Financiën de zogenoemde “Notitie Belastingplicht Overheidsbedrijven” gepubliceerd. Hierin heeft hij het voornemen geuit om: een integrale vennootschapsbelastingplicht in te voeren voor indirecte overheidsbedrijven (zoals BV’s en NV’s waarvan alle aandelen worden gehouden door overheden); overheden te dwingen hun meer commercieel getinte activiteiten verplicht af te zonderen in een indirect overheidsbedrijf (dat vervolgens met vennootschapsbelasting wordt belast).


Pagina 5

In de door ons recent verzonden “tax alert” wordt nader ingegaan op de inhoud van de notitie en de mogelijk gevolgen in de praktijk. Volgens de laatste berichten wordt ernaar gestreefd de nieuwe regeling op 1 januari 2014 te laten ingaan.

Aanbeveling

•Voor de gemeente Nijmegen kunnen deze wijzigingen grote gevolgen hebben. De gemeente heeft namelijk een groot aantal NV’s en BV’s waarvan de aandelen in handen zijn van de gemeente en die tot op heden zijn vrijgesteld van vennootschapsbelastingplicht. Hierbij valt te denken aan de constructies rondom GEM Waalsprong en Waalfront. Wij adviseren u op korte termijn in kaart te brengen wat de mogelijke gevolgen van de voorgenomen wijzigingen kan zijn.

Pagina 6


2

Waar staat uw gemeente? 2.1

Status interne controlewerkzaamheden

Uw processen zijn in de basis Onze interim-controle 2012 bevestigt het beeld uit voorgaande jaren dat uw processen en het interne controleinstrument in de op orde basis op orde zijn. Wij hebben enkele aandachtspunten geconstateerd. Deze punten zijn nader uitgewerkt in Bijlage 1. Ten aanzien van de processen rondom de beheersing van de grondexploitaties, inkoop en aanbestedingen en de SiSaregelingen hebben wij voorgaand jaar belangrijke aandachtspunten geformuleerd. Deze aandachtspunten zijn in 2012 opgepakt en worden momenteel nader uitgewerkt. Voor enkele processen dienen conform de planning de interne controlewerkzaamheden nog opgestart te worden. Conform planning en afstemming voorafgaand aan het controlejaar zullen wij derhalve op een later moment de overige interne controlewerkzaamheden beoordelen en eventuele uitkomsten afstemmen met de organisatie; eventueel (afhankelijk van uitkomst) zullen wij in aanvulling op deze boardletter aan u rapporteren. Onderstaand een visuele weergave van uw processen en de status wat betreft de uitvoering van de interne controlewerkzaamheden zoals uitgevoerd door uw bureau Control & Audit. Enkele processen nog uit te voeren

Proces

IC plan 2012

Status

Algemene uitkering Treasury Begroting- en budgetbeheer BTW Inkopen (verplichtingenadministratie) Betalingen Investeringen Aanbestedingen Personeel Verstrekken uitkeringen (WWB) WMO

Roulatie IC uitvoering IC uitvoering IC uitvoering IC uitvoering IC uitvoering IC uitvoering IC uitvoering Roulatie IC uitvoering IC uitvoering

Roulatie 1e halfjaar uitgevoerd 1e halfjaar uitgevoerd 1e halfjaar uitgevoerd 1e halfjaar uitgevoerd e 1 halfjaar uitgevoerd 1e halfjaar uitgevoerd Onder handen Roulatie e 1 halfjaar uitgevoerd 1e halfjaar uitgevoerd

Pagina 7


Subsidieverstrekking Belastingen Bouwleges Parkeren vergunningen Parkeergelden Verhuur accommodaties Verhuur panden Uitvoeren planexploitatie Totstandkoming VGP Verwerving gronden Verkoop gronden

2.2

IC uitvoering IC uitvoering IC uitvoering IC uitvoering IC uitvoering Roulatie IC uitvoering IC uitvoering IC uitvoering Roulatie IC uitvoering

e

1 halfjaar uitgevoerd e 1 halfjaar uitgevoerd e 1 halfjaar uitgevoerd 1e halfjaar uitgevoerd Onder handen (conclusievorming en extrapolatie) Roulatie e 1 halfjaar uitgevoerd Onder handen Onder handen Roulatie 1e halfjaar uitgevoerd

Belangrijkste uitkomsten van onze interim-controle

Zoals eerder vermeld, zijn uw processen in de basis op orde. Hieronder worden adviezen gegeven die van belang zijn voor een verdere ontwikkeling van het zelfcontrolerend vermogen van de gemeente Nijmegen.

2.3 Crisis op de woningmarkt houdt aan, dit heeft effect op waardering van de grondexploitaties

Grondexploitaties

Ook in 2012 blijft de crisis op de woningmarkt, bedrijventerreinen en kantoorlocaties aanhouden. Dit heeft een enorme impact op de daadwerkelijke afzet van woningen / bedrijventerreinen / kantoorlocaties en daarmee ook op uw grondbedrijf. Doordat woningbouwverkopen vertragen ten opzichte van de initiële plannen is er een langere tijd nodig om de boekwaarde van de grondexploitatiecomplexen terug te verdienen. Dit heeft tot gevolg dat de rentelast die ten laste van het complex wordt geboekt fors hoger uitvalt. Daarnaast staan de verkoopprijzen onder druk. Beide zaken hebben een enorm drukkend effect op het uiteindelijke resultaat van de betreffende grondexploitatieprojecten. Gezien de onderhanden projecten (eigen gemeentelijke exploitatie of in samenwerking met andere partijen), die in een aantal gevallen omvangrijk zijn en nog een lange resterende looptijd kennen (> 10 jaar), kan het aanhouden van de crisis op de vastgoedmarkt nog grote financiële nadelen met zich meebrengen. In het afgelopen jaar heeft de gemeente diverse maatregelen genomen. Zo zijn, mede op basis van de uitkomsten van de second opinions, op de projecten GEM Waalsprong en


Pagina 8

Waalfront herzieningen uitgevoerd (of nog onder handen).Tevens is ten behoeve van het project Bergerden een analyse door Wageningen Universiteit gemaakt van de situatie (en effecten) in de tuinbouwsector. Nijmegen gaat op genoemde projecten stevig bijsturen. In de risiconota d.d. oktober 2012 is nader toegelicht waarom Nijmegen stevig in gaat grijpen op de grote projecten: het risicoprofiel neemt sterk toe (Bergerden), of er moet een financiële voorziening worden genomen (Waalfront), of het risicoprofiel in relatie tot de financiering van het project is niet meer in evenwicht, waardoor de grondexploitatie een strenge bijsturing eist (GEM Waalsprong) en bijstorten noodzakelijk is. Daarnaast zullen de parameters nog worden aangepast (uitfaseren in afzettempo en aanpassing in opbrengstparameter); deze effecten zullen in het VGP ultimo 2012 worden doorgerekend en in de jaarrekening 2012 verwerkt worden. Wij benadrukken het belang de realiteit van parameters kritisch te bezien en deze waar nodig bij te stellen; in het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole 2011 is bijvoorbeeld onder meer opgemerkt dat de gehanteerde opbrengstenparameter in GEM Waalsprong ambitieus is. Rapportage over grondexploitaties vindt plaats in het VGP d.d. september 2012 (naar peildatum 1 juli 2012); hierin zijn echter niet de projecten opgenomen die ontwikkeld worden samen met andere partijen. Zoals eerder aan u gerapporteerd adviseren wij deze er wel in/bij te betrekken, aangezien juist de grote projecten (Waalsprong, Waalfront, Bergerden) nu niet in het VGP opgenomen zijn. Hoewel college en raad in de risiconota uitgebreid worden geïnformeerd over de ontwikkelingen in de vastgoedmarkt, de scenario’s voor Nijmegen, stand van zaken van (grote) projecten, de maatregelen die genomen gaan worden alsmede de ontwikkeling van de reserve grondexploitaties (ABR) adviseren wij nogmaals genoemde grote projecten te betrekken in de doorontwikkeling van het VGP. Daarnaast hebben wij vorig jaar geadviseerd de control op grondexploitaties te versterken. Door de sterk toegenomen onzekerheden in de vastgoedmarkt en gegeven de omvang, complexiteit en looptijd van grondexploitaties (in eigen beheer en gezamenlijke ontwikkeling met andere partijen) is een gestructureerde en onafhankelijke control op grondexploitaties, onder meer op de waardering van projecten, van belang. Binnen de gemeente wordt momenteel bezien hoe deze control ingevuld kan worden en zijn de eerste stappen uitgezet binnen de organisatie. Dit is naar onze mening een positieve ontwikkeling. Wij constateren dat deze ontwikkeling volop de aandacht heeft vanuit Control & Audit, maar dat hierin nog belangrijke stappen moeten worden gezet. Wij adviseren vanuit het college actief de invulling en voortgang hiervan te volgen en (bij) te sturen en dit proces op korte termijn door te zetten en af te ronden, zodat voor de jaarrekening 2012 een onafhankelijk interne control in werking is en structureel geborgd is in de interne processen. De herzieningen (inclusief aanpassing van parameters/uitgangspunten) van grote projecten zal in afstemming met de deelnemende partijen plaatsvinden. De verwachting is dat de herziening van Waalfront gereed is voor opmaken van de


Pagina 9

jaarrekening 2012; herzieningen van GEM Waalsprong en Bergerden zijn naar verwachting niet voor opmaken (en vaststellen) van de jaarrekening 2012 afgerond. Omdat de raad vanuit haar budgetrecht de kaders (grondexploitatie) vaststelt blijven bestaande kaders gelden totdat de raad nieuwe/herziene kaders vastgesteld heeft (en kan in principe niet vooruitgelopen worden op nieuwe/herziene maar nog niet door de raad vastgestelde kaders). Dit is een belangrijk aandachtspunt voor de jaarrekening aangezien de gekozen waardering in de jaarrekening adequaat en actueel onderbouwd moet zijn; hierover voeren wij reeds (en ook in komende tijd) nader overleg met de gemeente. Met de momenteel bekende inzichten zullen belangrijke onzekerheden in de jaarrekening 2012 bestaan ten aanzien van met Early warning: Belangrijke name Waalsprong (en in beperktere omvang Waalfront en Bergerden) die in totaliteit een materieel effect hebben op de onzekerheden in grote jaarrekening en daarmee de strekking van de verklaring. Komende periode zullen wij de voortgang rondom deze projecten en in projecten (met name Waalsprong). Met inzicht van het bijzonder Waalsprong actief volgen en met de gemeente overleggen welke opvolging in het kader van de jaarrekening 2012 nu leidt dit naar verwachting nodig is (zoals het verwerken van voorzieningen, toelichting in de jaarrekening, benodigde onderbouwing enzovoorts). tot materiële onzekerheid (en invloed op strekking •Wij verwachten voor de jaarrekening 2012 dat u, zoals te doen gebruikelijk, de verklaring) bij jaarrekening uitgangspunten opnieuw toetst en waar noodzakelijk de waardering van de grondexploitatie 2012. bijstelt. Zodra over de bijstelling van de waardering van de grondexploitatie besluiten zijn Aanbeveling genomen, betrekken wij deze bijstelling in onze controle (zie ook opmerkingen hierover in voorgaande tekst).

2.4 Belangrijke verbeteringen inzake contractenbeheer

Inkopen en aanbestedingen

In februari 2012 zijn alle contracten binnen Alerta overgezet naar het nieuwe contractenbeheerssysteem in CODA. Binnen CODA kunnen verplichtingen gekoppeld worden aan contractnummers, waarbij tussentijds inzicht verkregen kan worden in contract-, leveranciers- en verplichtingengegevens. Hiermee is een belangrijke stap gemaakt in de richting van een volledige en structurele invulling van contractregistratie en een adequaat contractmanagementsysteem. Momenteel wordt hard gewerkt aan een verdere invulling van contractmanagement binnen de module van CODA. Ten aanzien van de volledigheid van het contractenregistratie loopt intern een traject waarbij onderzocht wordt welke contracten nog niet zijn opgenomen in CODA. Naar verwachting is dit traject in februari 2013 afgerond. Vervolgens is het van belang om de volledigheid van het contractenbeheerssysteem structureel te waarborgen. Hierbij dienen keuzes gemaakt te worden ten aanzien de huidige procedures omtrent het aangaan van verplichtingen, verdere uitwerking van de registratie van contracten in CODA en de bewaking van een juiste koppeling tussen contracten en verplichtingen.


Nog geen oordeel omtrent rechtmatigheid

Aanbeveling

2.5 IT-omgeving niet betrokken in IC

Pagina 10

•Vooralsnog zijn er geen interne controlewerkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van (Europese) aanbestedingen. Zodra alle contracten in beeld zijn, zullen de interne controlewerkzaamheden uitgevoerd worden. De uitkomsten van deze werkzaamheden zullen wij rapporteren in onze rapportage bij de jaarrekening.

IC rondom IT-omgeving

Automatisering en ICT zijn tegenwoordig van cruciaal belang voor gemeenten. We hebben tijdens de afgelopen interim-controle nadrukkelijk aandacht besteed aan uw automatisering en ICT. Wij hebben geconstateerd dat de toetsing van de interne beheersingsmaatregelen rondom logische toegangsbeveiliging, changemanagementprocedures en back-up- en recoveryprocedures van de verschillende applicaties gedurende 2012 nog geen deel uitmaakt van het interneecontroleproces. Ten aanzien van de beheersbaarheid van uw organisatie is het van groot belang dat deze aspecten adequaat getoetst en verankerd worden binnen het internecontroleproces. Dit hebben wij reeds in 2011 onder uw aandacht gebracht, waarbij afspraken zijn gemaakt voor 2012. Vooralsnog is nog geen opvolging gegeven aan deze afspraken.

Aanbeveling

•In het kader van onze EDP-audit hebben wij met uw organisatie afgesproken (in de komende weken) de IT-omgeving en functiescheiding (in CODA en andere essentiële applicaties in kader van onze controle) te beoordelen. De uitkomsten hiervan zullen wij zo spoedig mogelijk met u afstemmen.

2.6 Bijstandsdebiteuren Het saldo van de vorderingen uit hoofde van de bijstandswet (terugvorderingen) is de afgelopen jaren sterk toegenomen van € 26 miljoen in 2009 naar € 29 miljoen ultimo 2010 en € 31 miljoen eind 2011, tot ruim € 32 miljoen in de eerste helft van 2012. Het risicoprofiel voor de gemeente Nijmegen neemt toe; circa de helft van de openstaande vorderingen betreft fraudevorderingen. Openstaande vorderingen en in het bijzonder fraudevorderingen resulteren in een relatief hoog oninbaarheidsrisico. Adequate periodieke analyse van het debiteurenbestand is hierbij essentieel, waarbij inzicht in opbouw van het debiteurenbestand


Pagina 11

(ouderdom, bedrag, soort vordering, leeftijd cliënt, verwachte aflossingscapaciteit, rekening houdend met gemiddelde levensverwachting en het verwachte niet inbare deel van de vordering) noodzakelijk is. Wij merken op dat de gemeente Nijmegen in 2012 druk bezig is geweest met het beoordelen van de mate waarin een dynamischer aanmanings- en incassobeleid mogelijk is. Dit heeft geleid tot een nieuwe systematiek voor het toetsen van het percentage incourantheid.

Aanbeveling

•Wij vinden dit een positieve ontwikkeling en kunnen ons vinden in de methodiek. Hierbij merken wij op dat het van belang is de uitgangspunten en gehanteerde parameters die in de methode gebruikt gaan worden adequaat te onderbouwen, zodat voor de berekende voorziening in de jaarrekening 2012 een goede onderbouwing aanwezig is. Hierover is reeds afstemming tussen de gemeente en Ernst & Young, zodat voorafgaand aan het opmaken van de jaarrekening 2012 de uitgangspunten al afgestemd zijn.

2.7 Parkeergelden Gehanteerde parkeertarieven niet conform Legesverordening 2012

In februari 2012 is intern geconstateerd dat de bezoekerstarieven binnen het centrumgebied onjuist in de parkeerautomaten geregistreerd stonden. Naar aanleiding hiervan heeft een extern bureau de tarieven van de parkeerautomaten binnen het centrumgebied aangepast. Het bureau Control & Audit is momenteel bezig met het kwantificeren van de mogelijke fout, ten behoeve van de jaarrekening 2012. Deze gekwantificeerde fout zullen wij meenemen in onze oordeelsvorming bij de Stadsrekening 2012.

2.8 SiSa-uitvoering Verbeteringen in SiSa (beheersing, toetsing en verantwoording) gerealiseerd; op aantal onderdelen verbetering nog gewenst.

De SiSa-verantwoording blijft een actueel onderwerp voor medeoverheden en het Rijk. Inmiddels zijn vele verbeterslagen gemaakt in de wijze waarop de verantwoording tot stand komt en de verantwoording plaatsvindt, zo ook in uw gemeente. De aansturing vindt centraal plaats, waarbij de afdelingen ieder afzonderlijk verantwoordelijk zijn voor risicoanalyses en interne controlewerkzaamheden per specifieke regeling. Procesmatig is de SiSa-verantwoording verbeterd ten opzichte van voorgaand jaar. Mede op basis van onze ervaringen uit voorgaande jaren onderkennen wij echter nog enkele belangrijke aandachtspunten ten aanzien van SiSa: – Uniformiteit in de vastlegging en diepgang van risicoanalyses en IC-uitvoering, inclusief dossiervorming hieromtrent, kan verbeterd worden. Momenteel worden per specifieke regeling controleplannen, inclusief risicoanalyses, opgesteld en afgestemd met Ernst & Young.


–

Pagina 12

Naleving planning en bewaking van tijdigheid verantwoording voor alle specifieke uitkeringen, inclusief uitkeringen bij de uitvoering waarvan derde partijen zijn.

Aanbeveling

•Wij onderstrepen het belang van uniformiteit in de uitvoering en vastlegging van de risicoanalyses en interne controlewerkzaamheden ten aanzien van de SiSaverantwoording. Hiertoe zijn door uw gemeente al belangrijke stappen gezet. Wij adviseren u deze werkzaamheden tijdig op te starten en vanuit Control & Audit aan te sturen; dit wordt op initiatief van de gemeente ook reeds opgepakt, wat wij een positieve ontwikkeling vinden. In deze uitvoering adviseren wij u onze aanbeveling ten aanzien van de vastlegging van specifieke risico’s voortvloeiend uit de weten regelgeving in de risicoanalyse duidelijk naar voren te laten komen. Ten aanzien van de controle hebben wij met uw organisatie afspraken gemaakt. Wij zullen u bij de jaarrekeningcontrole informeren over de stand van zaken.


3

Pagina 13

Uw specifieke aandachtspunten 3.1

Uw specifieke aandachtspunten

Algemeen

De auditcommissie heeft ons voor de controle 2012 de volgende punten als aandachtspunten meegegeven. Deze aspecten hebben wij in onze (interim-)controle betrokken c.q. zullen nog verder in onze (jaarrekeningcontrole) betrokken worden. Onderstaand rapporteren wij onze bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de interim-controle.

3.2

Financieringspositie van de gemeente Nijmegen

“Waarbij ingegaan wordt op de inrichting van het proces en de interne beheersing ten aanzien van de liquiditeit. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan de prognose van kasstromen naar de toekomst (liquiditeitsbegroting), mede in het licht van de aanstaande Wet HOF.” Het college van B&W heeft middels het treasurystatuut mandaat en machtiging verleend tot de uitvoering van het treasurybeleid aan de wethouder met de portefeuille Financiën. De wethouder met de portefeuille Financiën wordt bijgestaan door een treasurycomité, waarmee ten minste 1 maal per kwartaal overleg wordt gevoerd. Vaste leden van het treasurycomité zijn: het hoofd van voormalige afdeling Concern, het hoofd van de afdeling Financiën en de wethouder Financiën. Jaarlijks wordt een liquiditeitsprognose opgesteld, die deel uitmaakt van de paragraaf Financiering in de Stadsbegroting. Per kwartaal wordt de opgestelde liquiditeitsprognose vergeleken met het werkelijke verloop, waarbij opvallende ontwikkelingen in het treasurycomité besproken worden. Geplande kasstromen in grondexploitaties (inclusief ontwikkelingen in de PPSconstructies) zijn wel een onderdeel van de liquiditeitsprognoses in de Stadsbegroting, maar doordat onvoldoende inzicht bestaat in de geplande transacties binnen het ontwikkelbedrijf blijkt het moeilijk deze kasstromen goed in te schatten. Wij hebben geconstateerd dat voor 2012 nog geen zichtbare tussentijdse analyse van de liquiditeitsprognose heeft plaatsgevonden. Wij adviseren u tevens een interne toets te laten uitvoeren op de opgestelde liquiditeitsprognose en deze vast te leggen. Hierbij is het van belang dat geplande investeringen in het ontwikkelingsbureau deel gaan uitmaken van de liquiditeitsprognose.


Pagina 14

Financieringspositie gemeente Nijmegen

900.000.000 800.000.000 700.000.000 600.000.000 500.000.000 400.000.000 300.000.000 200.000.000 100.000.000 0

Bruto schuld Netto schuld

De nettoschuld per inwoner bedraagt gemiddeld gemeten over alle gemeenten in Gelderland € 2.703; voor Nijmegen bedraagt de nettoschuld per inwoner € 4.256 (Arnhem € 4.572). Nijmegen kent een relatief hoge schuldpositie. Het vreemd vermogen ultimo 2011 bedroeg € 845 miljoen, waarvan € 637 miljoen langlopende schulden. Dit wordt mede veroorzaakt door de forse investeringen in grondexploitaties, waaronder exploitaties in publiek-private ontwikkeling waarvoor door de gemeente Nijmegen financiering aangetrokken is (en doorgeleend aan de GEM). In relatie tot de aanstaande Wet HOF (zie volgend punt) is de schuldpositie een belangrijk aandachtspunt. Wij benadrukken dat het opstellen van strakke (gemeentebrede) investerings- en liquiditeitseprognoses nodig is, waarin ook investeringen in/financiering van de grondexploitaties in PPS-ontwikkeling betrokken moeten worden. In aanvulling hierop is het nodig om de prognoses met scenario's uit te werken (inclusief fasering), om de beperkingen van de Wet Hof zo veel mogelijk te voorkomen. Overigens is het op afstand van zetten van taken (inclusief voorfinanciering) een mogelijkheid hierin.


Pagina 15

Wet HOF/schatkistbankieren De Tweede Kamer behandelt binnenkort het wetvoorstel Houdbare Overheidsfinanciën. In dit wetsvoorstel is de verankering van de Europese regelgeving ten aanzien van het landelijke begrotingstekort geregeld, waarbij de Europese grens van 3% is doorvertaald naar de decentrale overheden. Met name het verschil in de toepassing van het kasstelsel bij het Rijk (en de berekening van het EMU-saldo) en het stelsel van baten en lasten bij gemeenten heeft gevolgen. Het gevolg hiervan is dat ook investeringen en het inzetten van gespaarde reserves leiden tot bestedingen die meetellen in het begrotingstekort. Door hetRrijk worden aan gemeenten normen toegekend waarbinnen gemeenten mogen handelen. Overtreding van de norm kan leiden tot een boete. Op basis van de septembercirculaire is door het Rijk bekend gemaakt dat het maximale EMU-saldo 2013 ongeveer € 23,3 miljoen bedraagt. Het onveranderd aannemen van dit wetsvoorstel kan grote gevolgen hebben voor het investeringsbeleid van de gemeente Nijmegen. Het investeringsvolume is in onderstaand overzicht weergegeven over 2009, 2010 en 2011 (in € 1,000).

200.000 180.000 160.000 140.000 120.000 100.000 80.000 60.000 40.000 20.000 0

Materiele vaste activa Grondexploitatie


Pagina 16

Zoals uit bovenstaand overzicht blijkt, heeft uw gemeente een fors investeringsvolume per jaar. Wij merken op dat het begrotingssaldo in de huidige systematiek op basis van het stelsel van baten en lasten wordt bepaald. Dit in tegenstelling tot de systematiek zoals binnen de wet HOF wordt voorgeschreven, te weten het kasstelsel. Het verschil tussen beide systemen uit zich in het moment waarop baten en lasten worden verantwoord. Binnen het kasstelsel is dit gelijk met het moment dat uitgaven en ontvangsten zich voordoen. In het geval van investeringen betekent dit dat het volledige investeringsbedrag als last wordt verantwoord in het jaar dat de corresponderende uitgaven zijn gedaan. Dit in tegenstelling tot het verwerken van de investeringen op een gelijkmatige manier aan de hand van kapitaallasten.

Aanbeveling

3.3

•De mogelijke (financiële) gevolgen van de wet HOF heeft binnen uw gemeente de aandacht. Naast het financiële aspect speelt ook mee dat eventuele in-werkingtreding van de wet HOF ook gevolgen heeft voor de interne informatievoorziening en de sturingsmethodieken. Deze aspecten zullen noodzakelijk zijn om enerzijds zowel ambtelijk als bestuurlijk aan de gewenste informatievraag te voldoen en anderzijds om toereikende beheersingsinstrumenten beschikbaar te hebben. Tevens is het van belang om op basis van de bestaande liquiditeitsprognoses en investeringsplanningen het toekomstige EMUsaldo te berekenen.

Toezicht op verbonden partijen

“Waarbij ingegaan wordt op de vraag hoe het toezicht is geregeld en is vastgelegd. Daarbij zal nader stilgestaan worden bij aspecten als het proces van monitoring en opvolging, het proces van documentatie van het toezicht en de uniformiteit en kwaliteit van de toezicht processen, mede in het licht van het decentraal beleggen van dergelijke taken.” Gemeente Nijmegen heeft een bestuurlijk en financieel belang in diverse verbonden partijen. Belangrijke verbonden partijen zijn GEM Waalsprong, Waalfront, Bergerden en Breed. De visie en het beleid van de gemeente ten aanzien van de verbonden partijen zijn vastgelegd in de ‘Kadernota Verbonden Partijen gemeente Nijmegen’. In de kadernota is ook het principe vastgelegd van de bestuurlijke en ambtelijke rolverdeling. De ambtelijke rolverdeling is nader uitgewerkt in de AO-beschrijving. In de paragraaf Verbonden partijen van de Stadsbegroting en de Stadsrekening wordt de planning en realisatie van visie en


Pagina 17

beleid, de sturing en controle en de ontwikkelingen van financieel en bestuurlijk belang van verbonden partijen verantwoord. Hierbij worden eventuele risico’s geëvalueerd en geactualiseerd. Tussentijdse informatievoorziening vindt plaats via voor- en najaarsnota. Het bureau Concernfinanciën houdt een overzicht bij van de bestuurlijke vertegenwoordiging per verbonden partij. Hierbij wordt aangegeven welke ambtenaar in welke rol bij de verbonden partij betrokken is. De beleidsverantwoordelijke draagt zorg voor tijdige toetsing van stukken en opstellen van adviezen/voorstellen (op basis van reguliere verantwoordingsstukken van de betreffende verbonden partij dan wel actuele ontwikkelingen) voor college en raad. Alle adviezen/voorstellen inzake verbonden partijen die naar college en raad gaan, moeten worden voorzien van een medeparaaf van Concernfinanciën. De documentatierichtlijnen zijn nader uitgewerkt in de AO-beschrijving verbonden partijen. Intern is vanuit het rekenkameronderzoek over dossierbeheer geconstateerd dat de betreffende dossiers niet op orde zijn. Zoals bovenstaand vermeld, is het toezicht en beheersing op verbonden partijen geborgd middels procedures en beleid (AObeschrijving, kadernota verbonden partijen, etc.). Ten aanzien van de beheersing van verbonden partijen is het tevens van belang: Na te gaan of het wenselijk is verder inzicht te verkrijgen in c.q. te onderzoeken wat de bestuurlijke sturingsmogelijkheden zijn, zodat eventuele sturingsmogelijkheden ten aanzien van verbonden partijen waar gewenst vergroot zouden kunnen worden (en inzichtelijk is wat de mogelijkheden daartoe zijn). Afhankelijk van de juridische structuur en (nadere) afspraken tussen gemeente en verbonden partij heeft de gemeente bepaalde sturingsmogelijkheden. Door inzicht in de mogelijkheden kan bezien worden of een betere benutting van de aandeelhoudersrol (bij BV/NV) of deelnemers/participatierol (GR e.d.) mogelijk c.q. gewenst is. De ingezette lijn ten aanzien van regionale afstemming ingeval van gezamenlijke verbonden partijen door te zetten. Door hieraan gestructureerd (middels afspraken en een verdeling van taken van toezicht/monitoring) invulling te geven, kunnen meerdere gemeenten gebruik maken van de beschikbare informatie en analyses (en eventuele adviezen van de ‘regievoerder’), waardoor een efficiëntere en effectievere invulling aan governance, monitoring en beheersing kan worden gegeven. Hieraan wordt door de gemeente Nijmegen deels al invulling gegeven, bijvoorbeeld in het sociale domein (SW-bedrijf Breed).


3.4

Pagina 18

Risicomanagement

“Waarbij het vooral gaat om het "follow-up" deel van het risicomanagementproces. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om de vraag hoe opvolging aan geconstateerde risico’s plaatsvindt.” Om te voorkomen dat risico’s niet (tijdig) worden gesignaleerd en/of kansen worden gemist, is het van belang dat de organisatie op alle niveaus risicobewust handelt. Risicomanagement (het continu inventariseren, vastleggen en monitoren van risico’s) moet verankerd zijn in de genen van uw organisatie. Een belangrijk onderdeel daarbij is, net als ten aanzien van planexploitaties, het duidelijk weergeven van de welke wijze waarop de risico’s in beeld worden gebracht, op welke wijze er vervolgens wordt gestuurd om het optreden van de risico’s zo veel mogelijk te voorkomen en door middel van welke voorziening het eventueel toch optreden van de risico’s wordt afgedekt. In eerdere rapportages hebben wij aangegeven dat uw gemeente beschikt over een adequaat risicomanagementsysteem, waarbij risico’s gemeentebreed worden geïnventariseerd en worden ingevoerd in het risicomanagement-informatiesysteem (NARIS). Zeker zo belangrijk is (ook in de huidige economische crisis) de uitkomst van het risicomanagement. Is de gemeente Nijmegen in staat om het toenemende risicoprofiel voor de gemeente in het risicobeheer te onderkennen middels kwaliteit en scherpte van de risicoanalyses en maatregelen, zodat gemeentebreed actueel inzicht bestaat in de belangrijkste risico’s (en de ontwikkeling hierin)? En worden de juiste maatregelen genomen (vermijden, verzekeren, enzovoorts)? Binnen uw gemeente worden de geïdentificeerde en gekwantificeerde risico’s nauwgezet gevolgd. Periodiek vindt evaluatie van de risico’s plaats door de betreffende programmateams. De uitkomsten van deze evaluatie vormen een onderdeel van de maandrapportages, begroting en jaarrekening. De financieel adviseurs hebben een signalerende rol voor de actualisatie van de in NARIS opgenomen risico’s op P&C-momenten. Het afgelopen jaar zijn vanuit Control & Audit verbeteringen gerealiseerd in de facilitering van de risicogesprekken en het vergroten van het risicobewustzijn. Bureau Concernfinanciën stelt op basis van de financiële uitkomsten van de actualisatie de paragraaf Weerstandsvermogen op, waarbij de Top-10 risico’s worden opgenomen in de risicoparagraaf. Deze worden (voor)besproken met het college. Wij zijn van mening dat er binnen uw gemeente voldoende aandacht geschonken wordt aan de opvolging van geconstateerde risico’s. Nijmegen onderkent deze risico’s en houdt de voortgang op deze onderwerpen, zowel bestuurlijk als vanuit de organisatie (control), nauwlettend in de gaten. Actuele ontwikkelingen worden gevolgd en waar nodig vindt bijsturing ten aanzien van de mogelijke impact van het risico of aanpassing van de geformuleerde maatregel plaats.


4

Pagina 19

Is uw gemeente klaar voor de toekomst? 4.1

Economische omgeving vraagt alertheid rondom de waardering van activa

Aandachtspunten voor de jaarrekening 2012

Economische omgeving De economische omgeving waarin u zich bevindt is turbulent. De economische crisis, de noodzakelijke (rijks)bezuinigingen en de decentralisatie van activiteiten brengen veel financiële onzekerheid met zich mee. Deze onzekerheden kunnen mogelijk een impact hebben op de diverse bezittingen van uw gemeente. Duidelijk mag zijn dat het economisch klimaat een directe impact heeft op de waardering van de grondexploitaties. Daarnaast is het echter ook van belang om inzicht te houden in de waarde van uw vorderingen (debiteuren, uitstaande leningen), de mogelijke risico’s uit hoofde van verstrekte garanties en de waardering van uw vastgoed.

Aanbeveling Uitgangspunten en waardering grondexploitaties (in exploitatie en nog niet in exploitatie) in jaarrekening 2012 adequaat onderbouwen

•Op dit moment zijn er bij het college geen indicaties van acute waarderingsrisico’s bekend. Wel blijft het van belang om periodiek een analyse op te stellen waaruit blijkt dat de waardering van uw activa juist is verantwoord in de jaarrekening 2012 en dat waarderingsrisico’s afdoende zijn afgedekt door middel van voorzieningen. Wij adviseren u een dergelijke top-downanalyse ten behoeve van de jaarrekeningcontrole op te stellen.

Grondexploitaties In paragraaf 2.3 zijn wij ingegaan op aandachtspunten rondom grondexploitaties. Voor 2012 heeft actualisatie van het VGP plaatsgevonden, met een peildatum per 1 juli 2012. Naar aanleiding van actuele ontwikkelingen zullen enkele uitgangspunten nog gewijzigd worden, wat financieel wordt vertaald in het VGP met de peildatum 31 december 2012.

Aanbeveling

•Wij verwachten voor de jaarrekening 2012 dat u, conform interne planning, de uitgangspunten van grondexploitaties (berekeningen) opnieuw toetst en waar noodzakelijk de waardering van de grondexploitatie bijstelt. Zodra omtrent de bijstelling van de waardering van de grondexploitatie besluiten zijn genomen, zullen wij deze bijstelling in onze controle betrekken. Ook voor nog niet in exploitatie genomen gronden (NIEGG) is van belang dat de waardering in de jaarrekening gebaseerd is op actuele onderbouwing, zoals recente taxaties.


Pagina 20

Verbonden partijen De gemeente Nijmegen heeft in diverse partijen een bestuurlijk en financieel belang (verbonden partijen). Voor de jaarrekening 2012 van de gemeente is het van belang inzicht te hebben in de actuele financiële stand van zaken over 2012 en mogelijke financiële risico’s in de (nabije) toekomst, zodat eventuele financiële effecten waar nodig in de jaarrekening 2012 van de gemeente verwerkt kunnen worden. Of een financieel effect voor de gemeente in 2012 ontstaat, hangt onder,meer af van de financiële positie (zijn verbonden partijen in staat om eventuele tekorten nog op te vangen in het eigen vermogen?), juridische structuur (waardoor aansprakelijkheid verschilt) en afspraken tussen gemeente en de verbonden partij (verplichtingen, verrekening, etc.). Ook voor partijen die formeel geen verbonden partij zijn (financieel en bestuurlijk belang), maar waar de gemeente wel een financieel belang (bijvoorbeeld garanties, leningen) en dus mogelijk financieel risico loopt, is het van belang inzicht te hebben in de actuele financiële stand van zaken, om eventuele effecten voor de gemeentelijke jaarrekening 2012 te kunnen bezien.

4.2 DigiD

Actuele ontwikkelingen automatisering

In een brief die u in februari 2012 van de VNG hebt ontvangen, wordt u geattendeerd op de kortgeleden gepubliceerde ‘ICTbeveiligingsrichtlijn voor webapplicaties’ van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC). Deze richtlijn is tot stand gekomen aan de hand van best practices van het NCSC in samenwerking met onder andere Ernst & Young. Logius heeft deze richtlijn ter hand genomen en de ‘Norm ICT-beveiligingsassessments DigiD’ afgekondigd. Per eind 2013 moeten gemeenten een rapport opleveren aan Logius waarin zij verantwoording afleggen over de mate waarin zij voldoen aan de norm. De norm moet worden getoetst door een EDP-auditor.

Aanbeveling

Digitaliseringsbenchmark

•Wij adviseren u de assesment op korte termijn uit te voeren naar de mate waarin de benoemde beveiligingen zijn geimplementeerd en zichtbaar zijn gemaakt. Daarna is het nodig om afspraken te maken met de IT-auditor om de benodigde verklaring te verkrijgen voor 2013. Overigens is per DigiD-koppeling een verklaring nodig. Het efficiënter inrichten van de IT-organisatie kan de gemeente derhalve ook in dit kader (financiële) voordelen opleveren.

Sinds 2006 beoordeelt Ernst & Young jaarlijks de volwassenheid van de digitale dienstverlening van alle 415 Nederlandse

Pagina 21


gemeenten. Per gemeente is onderzocht in welke mate de burger interactief producten kan afnemen. Verder zijn andere belangrijke aspecten van digitale dienstverlening onderzocht, zoals de effectiviteit van de zoekmachine, de response van gemeenten op e-mail en het gebruik van DigiD. De gemeente Nijmegen scoort ten aanzien van de digitalisering van burgerproducten hoger dan de gemiddelde gemeente. Dit geldt niet voor de effectiviteit van de zoekmachine. De zoekmachine van de gemeente scoort laag ten aanzien van zoekopdrachten met spelfouten. De gemeente zou haar dienstverlening kunnen verbeteren door de effectiviteit van de zoekmachine te optimaliseren. De gemeente heeft verder een lagere score behaald op het gebied van e-mail response. De gemeente zou haar dienstverlening kunnen verbeteren door een ontvangstbevestiging te sturen bij het ontvangen van een vraag per e-mail. In de bijgaande grafiek presenteren wij de resultaten van de gemeente Nijmegen in relatie tot de vergelijkbare gemeenten Arnhem en Apeldoorn. 3

2,73

2,73 2,311

2

3,00 2,50

2,736

3,00 2,55

2,50

2,627 2,32

2,31

2,13

2,281

1,88 1,50

1

0 Nijmegen

Arnhem

Apeldoorn

Gem. volwassenheid producten

Gem. volwassenheid zoekmachine

Gem. volwassenheid e-mail response

Gem. volwassenheid digitaal loket

Landelijk gemiddelde

Verder is onderzocht of gemeenten het gebruik van het digitale loket stimuleren door prijsdifferentiatie te hanteren ten opzichte van de reguliere kanalen zoals het fysieke loket. Landelijk gezien, is de gemeente Nijmegen op dit onderwerp geen voorloper. De burger betaalt voor een uitreksel uit het GBA aan het fysieke en digitale loket dezelfde prijs. Slechts 15% van de Nederlandse gemeenten biedt bijvoorbeeld momenteel online een uittreksel GBA goedkoper aan dan via het fysieke kanaal. Door middel van prijsdifferentiatie bestaat de mogelijkheid tot kanaalsturing. Wanneer het digitale loket goed is aangesloten op de operationele processen kan dit leiden tot lastenverlichting.


4.3

Pagina 22

Regionale Uitvoeringsdienst

Gemeenten en provincies gaan samenwerken in regionale uitvoeringsdiensten (RUD’s) om de kwaliteit van de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving van complexe en bovenlokale milieugerelateerde uitvoeringstaken te verbeteren. Door het Rijk, IPO, Unie van Waterschappen en VNG is bevestigd dat de Regionale Uitvoeringsdiensten per 1 januari 2013 opgericht moeten zijn. Dat betekent dat er voor die tijd nog het nodige dient te gebeuren. Het ministerie kan gemeenten die niet bereid zijn om deze afspraken per begin 2013 na te komen, van hun bevoegdheden ontheffen. Dat betekent dat gemeenten niet langer bevoegd zouden zijn om vergunningen te verlenen en te handhaven voor milieuaspecten. Met de oprichting van de RUD’s is landelijk een totale investering gemoeid van afgerond € 182 miljoen. Door een oplopende efficiencywinst wordt beoogd dit bedrag binnen zes jaar terug te verdienen. Na die zes jaar leveren de RUD’s een structurele besparing op van € 44 miljoen per jaar, waarvan € 24 miljoen ten goede komt aan gemeenten en € 20 miljoen aan provincies. Aangezien de oprichtingskosten aanzienlijk kunnen oplopen voor gemeenten, is er door de VNG en IPO een tegemoetkoming gevraagd voor de oprichtingskosten, zodat de terugverdienperiode teruggebracht kan worden. Het ministerie wil echter eerst overige alternatieven geïnventariseerd hebben om de terugverdienperiode tot een acceptabel niveau terug te brengen, bijvoorbeeld door de inbreng van meer taken bij de RUD’s. Binnenkort zal tijdens een bestuurlijk overleg tussen betrokken partijen opnieuw naar de alternatieven gekeken worden.

Bijlage 1

Pagina 24


Bijlage 1

Overzicht acties vóór jaarrekening Onderstaand geven wij een overzicht van de belangrijkste acties die moeten worden uitgevoerd, mede in het kader van onze jaarrekeningcontrole. Nr.

Proces

Bevinding

1

Controleomgeving

2

Grondexploitaties

3

Niet uit de balans blijkende verplichtingen en de garantstellingen Bezuinigingen Verbonden partijen

Tijdige uitvoering conform planning en op onderdelen aanvullende werkzaamheden noodzakelijk (aard/diepgang controle/extrapolatie). -Actualiseren VGP per 31-12-2012 -inzicht in financiële stand van zaken middels actuele exploitatieopzetten grote projecten (Waalsprong, Waalfront, Bergerden) en verwerken financiële effecten in jaarrekening 2012, waar nodig. Aandacht voor eventuele herziening van projecten en status hieromtrent bij opmaken van de jaarrekening (welk plan dient ter onderbouwing van de jaarrekening?) -Onderbouwing waardering niet in exploitatie genomen gronden. -Uitvoeren (verbijzonderde) interne controle op grondexploitaties (inclusief waarderingaspecten). Aard en diepgang hiervan wordt in nauw overleg tussen Ernst & Young en de gemeente nader afgestemd, waaronder het werkprogramma grondexploitaties (ontwikkeld door Ernst & Young). Volledig overzicht van niet uit de balans blijkende verplichtingen (zoals inkoopverplichtingen/contracten) en volledig overzicht garantstellingen Nijmegen jegens derden.

4 5

Realisatie over 2012 op schema. Monitoring en toezicht van belang, die ook concreet plaatsvindt. Ontwikkelingen financiële positie (in relatie tot decentralisatie en Wwnv) SW-bedrijf blijven monitoren en eventuele financiële effecten verwerken in de jaarrekening. Dit geldt tevens voor de partijen waarbij de gemeente alleen een financieel belang heeft (dus geen verbonden partij is) maar

Priorit eit 2012 H H

H

H H

Managementletter 2012 Gemeente ‘s-Hertogenbosch

Pagina 25

Bijlage 1 waarbij zij wel financiële risico’s loopt, bijvoorbeeld woningcorporaties

Bijlage 2

Gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen Bevinding 1

Koppeling GBA met Permixx

Jaar van constatering

2009

Kans op voordoen risico

NVT

Proces

Parkeervergunning

Omvang risico

NVT

Bevinding of constatering

Advies/aanvullende werkzaamheden

Bevinding en/of constatering In voorgaande jaren hebben wij u reeds gewezen op het feit dat de signaleringslijst (waarin verschillen tussen GBA en Permixx zijn opgenomen) beperkt blijft tot adresmutaties binnen de gemeente. Wij hebben vernomen dat in 2012 actie is ondernomen, waarbij ook de verhuizingen naar buiten Nijmegen en overlijden van vergunningshouders worden meegenomen. De verwachting is dat de koppeling begin januari 2013 volledig functioneert.

Advies Wij adviseren u om de koppeling operationeel te maken, zodat gesteund kan worden op deze beheersingsmaatregel.

Bevinding 2

Invoercontrole tarieven Permixx


2010


NVT

Proces

Parkeervergunning

Omvang risico

NVT



Bevinding en/of constatering Vorig jaar hebben wij opgemerkt dat de invoercontrole van de tarieven in Permixx niet zichtbaar was. Invoercontrole is van belang om het risico op het heffen van onjuiste tarieven te verkleinen. Voor de bureau Control & Audit is het van belang dat deze controle zichtbaar is, omdat op die manier kan worden vastgesteld dat de controle is uitgevoerd.

Status In 2012 hebben wij geconstateerd dat de invoercontrole zichtbaar is uitgevoerd. Hiermee kunnen wij stellen dat onze aanbeveling is opgevolgd.

Pagina 28

Bevinding 3

Foutieve bezoekerstarieven in parkeerautomaten binnen de singels


2012


Hoog

Proces

Parkeergelden

Omvang risico

Hoog


Advies

Bevinding en/of constatering In februari 2012 heeft de afdeling parkeergelden op basis van een eigen onderzoek geconstateerd dat de bezoekerstarieven binnen het centrumgebied onjuist in de parkeerautomaten geregistreerd stonden. Naar aanleiding hiervan heeft TMC de tarieven van de parkeerautomaten binnen het centrumgebied aangepast.

Advies en werkzaamheden voor jaarrekeningcontrole De afdeling Control & Audit is momenteel bezig met het kwantificeren van de mogelijke fout. Wij adviseren de afdeling Control & Audit een deugdelijke grondslag te ontwikkelen om de financiële impact van de geconstateerde bevinden zo betrouwbaar en valide mogelijk in te schatten. Tevens is van belang dat bij de afdeling parkeergelden nagegaan wordt wanneer de fout is hersteld.

De afdelinge Control & Audit heeft integrale controle uitgevoerd op de juistheid van de bezoekerstarieven nadat TMC de tarieven had aangepast. Uit deze controle bleek dat er bij 12 parkeerautomaten onduidelijkheid bestond over de juistheid van het tarief. Naar aanleiding van de bevindingen van de afdeling Control & Audit zijn deze 12 automaten nogmaals gecontroleerd; hierbij zijn de tarieven akkoord bevonden. Risico/gevolg Het gevolg is dat er een rechtmatigheidsfout bestaat ten aanzien van de opbrengsten van parkeergelden met een bezoekerstarief binnen de singels. De fout is ontstaat op 1 januari 2012 en loopt tot de periode dat TMC de tarieven heeft aangepast.


Pagina 29

Bijlage 2 Bevinding 4

Storingen in de parkeerautomaten


2012


Proces

Parkeergelden

Omvang risico



Bevinding en/of constatering De gemeente Nijmegen heeft in 2012 nieuwe parkeerautomaten geïnstalleerd. Na de installatie bleek dat er verschillende storingen optraden, waardoor enkele parkeerautomaten tijdelijk niet functioneerden.

Advies Ernst & Young kwalificeert de bevinding als een bedrijfsrisico. Wij adviseren u de ontwikkelingen omtrent mogelijk misgelopen opbrengsten te monitoren.

Risico/gevolg Het gevolg is dat de gemeente Nijmegen mogelijk opbrengsten is misgelopen in de periode dat de parkeerautomaten niet hebben gefunctioneerd.


Pagina 30


Geen periodieke toets op ingebruikname van investeringen


2012


Laag

Proces

Investeringen

Omvang risico

Laag



Bevinding en/of constatering We hebben geconstateerd dat investeringen aan het einde van het jaar worden gekapitaliseerd en niet op het moment van ingebruikname.

Advies Wij ondersteunen het advies van de afdeling Control en Audit om aan het einde van het jaar een inventarisatie uit te voeren op de volledigheid van de geactiveerde investeringen. Overigens verwachten wij dat het effect van activeren per jaareinde (in plaats van gedurende het jaar) niet materieel zal zijn voor de jaarrekening 2012.

Risico/gevolg Het risico bestaat dat op het einde van het jaar niet alle investeringen die gereed zijn, worden gekapitaliseerd en dat daardoor de afschrijvingen onjuist berekend worden vanwege onjuiste start van de afschrijvingsperiode.


Pagina 31


Single information, Single audit

Sector

Concern


2010


Lager

Proces

Controleomgeving

Omvang risico

Hoger



Bevinding en/of constatering De SiSa-verantwoording blijft een actueel onderwerp voor medeoverheden en het Rijk. Inmiddels zijn vele verbeterslagen gemaakt in de wijze waarop de verantwoording tot stand komt en de verantwoording plaatsvindt, zo ook in uw gemeente. De aansturing vindt centraal plaats, waarbij de afdelingen ieder afzonderlijk verantwoordelijk zijn voor risicoanalyses en interne controlewerkzaamheden per specifieke regeling. Procesmatig is de SiSa-verantwoording verbeterd ten opzichte van voorgaand jaar. Mede op basis van onze ervaringen uit voorgaande jaren onderkennen wij echter nog enkele belangrijke aandachtspunten ten aanzien van SiSa: – Uniformiteit in de vastlegging en diepgang van risicoanalyses en ICuitvoering, inclusief dossiervorming hieromtrent, kan verbeterd worden. Momenteel worden per specifieke regeling controleplannen, inclusief risicoanalyses, opgesteld en afgestemd met Ernst & Young. – Naleving planning en bewaking tijdigheid verantwoording. Door de kwaliteitsmedewerkers worden op basis van de controleplannen de afgesproken controles op de processen Sociale uitkeringen en WMO uitgevoerd.

Advies Wij onderstrepen het belang van uniformiteit in de uitvoering en vastlegging van de risicoanalyses en interne controlewerkzaamheden ten aanzien van de SiSa-verantwoording. Hiertoe zijn reeds belangrijke stappen gezet door uw gemeente. Wij adviseren u deze werkzaamheden tijdig op te starten en vanuit Control & Audit aan te sturen. Wij adviseren u In deze uitvoering onze aanbeveling ten aanzien van de vastlegging van specifieke risico’s voortvloeiend uit de weten regelgeving in de risicoanalyse duidelijk naar voren te laten komen.

Risico/gevolg Het risico bestaat dat specifieke eisen en voorwaarden vanuit de weten regelgeving en subsidievoorwaarden niet worden nageleefd c.q. de verantwoording onjuistheden bevat, wat kan leiden tot het terugbetalen van de ontvangen subsidie.

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2012 Uw organisatie dient de noodzakelijke controles en verantwoording rondom SiSa tijdig af te ronden. Conform onze afspraken zorgt u hiervoor en voeren wij onze controle tijdig uit.

Ten aanzien van de controle hebben wij met uw organisatie afspraken gemaakt. Wij zullen u vóór de jaarrekeningcontrole tussentijds informeren over de stand van zaken. Dit zal zowel mondeling als schriftelijk met de organisatie afgestemd worden. Formele rapportage middels aanvulling op deze boardletter zal alleen plaatsvinden als de uitkomsten daartoe aanleiding geven; naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole zal rapportage over SiSa plaatsvinden in het verslag van bevindingen.


Pagina 32

Bijlage 2

Bevinding 7

Bijstandsdebiteuren


2012


Middel

Proces

Uitkeringen

Omvang risico

Middel



Constatering Het saldo van de vorderingen uit hoofde van de bijstandswet (terugvorderingen) is de afgelopen jaren alleen maar toegenomen van € 26 miljoen ultimo 2009 naar € 29 miljoen ultimo 2010 en € 31 miljoen eind 2011 tot ruim € 32 miljoen in de eerste helft van 2012. Gezien de economische situatie is de verwachting dat deze stijging verder door zal zetten. Daar komt bij dat het risicoprofiel voor de gemeente Nijmegen toeneemt: circa de helft van de openstaande vorderingen betreft fraudevorderingen.

Advies Openstaande vorderingen en in het bijzonder fraudevorderingen resulteren in een relatief hoog oninbaarheidsrisico. Adequate periodieke analyse van het debiteurenbestand is hierbij essentieel, waarbij inzicht in opbouw van het debiteurenbestand (ouderdom, bedrag, soort vordering, leeftijd cliënt, verwachte aflossingscapaciteit, rekening houdend met gemiddelde levensverwachting en het verwachte niet inbare deel van de vordering) noodzakelijk is. Nijmegen heeft recent een nieuwe methodiek voor analyse van debiteuren ontwikkeld. Dit vinden wij een positieve ontwikkeling. Wij adviseren de gemeente Nijmegen om aanvullend de toename van het debiteurenbestand te analyseren en na te gaan of de oorzaak van de toename van het openstaande saldo gevonden moet worden in het proces van toetsing van aanvraag en toekenning of dat er andere oorzaken aanwezig zijn; indien vanuit strakkere handhaving (veel) meer fraudevorderingen geconstateerd worden, is van belang te weten of eventuele aanscherping en beheersing in het proces van toetsing en toekenning nodig is.

Risico/gevolg Een risico is dat bij het huidige beleid de vordering uit hoofde van de bijstandswet blijft toenemen. Dit mede gezien vanuit het risicoprofiel voor de gemeente Nijmegen en de economische situatie van Nederland.

Wij merken op dat de gemeente Nijmegen in 2012 druk bezig is geweest met het beoordelen van de mate waarin een dynamischer aanmanings- en incassobeleid mogelijk is. Een voorbeeld hiervan is het project Terugvordering op Maat. Wij adviseren de gemeente Nijmegen de dynamisering van het aanmanings- en incassobeleid binnen de vastgestelde kaders voort te zetten.


Pagina 33


Fouten en onzekerheden sociale uitkeringen


2012


Middel

Proces

Uitkeringen

Omvang risico

Middel



Bevinding en/of constatering Uit de interne controlewerkzaamheden zijn enkele fouten en onzekerheden naar voren gekomen. Wij hebben vernomen dat in het najaar 2012 deze fouten verder worden geanalyseerd teneinde het definitieve foutbedrag te bepalen. Overigens bevindt de maximale fout zich op dit moment onder de tolerantiegrens.

Advies Wij adviseren u de evaluatie van fouten en onzekerheden af te ronden. Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2012 Wij verwachten voor de jaarrekening 2012 dat evenals in voorgaande jaren alle interne controles vóór de jaarrekeningcontrole gereed zijn, inclusief het vertalen van bevindingen naar financiële fouten en eventuele extrapolatie van fouten.


Pagina 34


Bestandsvergelijking en steekproef persoonsgebonden budgetten


2011- 2012


Lager

Proces

WMO

Omvang risico

Middel



Bevinding 2011 en opvolging 2012 In 2011 is de gemeente Nijmegen bezig geweest met het formaliseren van de bestandsvergelijkingprocedure tussen de bestanden van de zorgleveranciers en de gemeentelijke WMO-administratie (GWS). Medio 2012 is deze procedure geheel geformaliseerd. Wij hebben vastgesteld dat door deze bestandsvergelijking aanvullende zekerheid wordt verkregen over de juistheid en rechtmatigheid van de gefactureerde zorguren.

Advies Conform planning afronden van de steekproef op budgethouders PGB.

Bevinding 2012 Onderdeel van het controle plan van WMO zijn de vaststellingen van de rechtmatigheid van de verstrekte persoonsgebonden budgetten (pgb). Deze controle zal in loop van de maanden oktober en november worden afgerond.

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2012 In het kader van de jaarrekeningcontrole 2012 is het noodzakelijk dat de steekproef op budgethouders PGB wordt afgerond.


Pagina 35


Autorisatietabel en Mandaatbesluit


2011-2012


Middel

Proces

Belastingen

Omvang risico

Lager



Bevinding 2011 en opvolging 2012 Met betrekking tot de opvolging van onze bevindingen voorgaande jaren dient te worden opgemerkt dat er diverse verbeteractiviteiten lopen, waaronder de opschoning van autorisatietabellen. Periodiek worden door de gemeente Nijmegen achteraf controles uitgevoerd op de autorisatietabel van Key2GH en 3age. Uit dit onderzoek is naar voren gekomen dat de autorisaties overeenkomen met de functieprofielen van de betreffende medewerkers.

Noodzakelijke actie in het kader van de jaarrekeningcontrole 2012 In het kader van de jaarrekeningcontrole 2012 is het noodzakelijk dat de gemeente Nijmegen besluit of de oninbaar verklaarde belastingen geheel of gedeeltelijk onrechtmatig worden verklaard. Eveneens dient de gemeente Nijmegen het Mandaatbesluit aan te passen. Deze opmerkingen zijn intern (door het bureau Control & Audit) geconstateerd; wij onderschrijven de bevinding en de aanbeveling.

Bevinding 2012 Door de vaststelling van het Mandaat-, Volmacht en Machtigingsbesluit gemeente Nijmegen is het ondermandaat oninbaar verklaren belasting vervallen (d.d. 1003-2011). Hierdoor blijkt vanuit de interne controle dat oninbaar verklaarde belastingen ad €140.177 door de onjuiste functionaris zijn gemandateerd.

Bijlage 3


Pagina 37

Bijlage 3

Reikwijdte en controleaanpak Reikwijdte werkzaamheden In het kader van de door de raad aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening 2012 van de gemeente Nijmegen brengen wij u hierbij verslag uit van de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen naar aanleiding van de tussentijdse controlewerkzaamheden, die wij onlangs hebben uitgevoerd. Bij de jaarrekeningcontrole maken wij mede gebruik van de administratieve organisatie en het daarvan deeluitmakende systeem van interne controle van uw gemeente. In dit verband hebben wij de opzet en bestaan van de administratieve organisatie op een aantal door ons noodzakelijk geachte punten onderzocht. Wij wijzen u erop dat onze controle niet was gericht op het vormen van een oordeel over de administratieve organisatie als zodanig. De in deze managementletter opgenomen bevindingen kunnen dan ook niet als limitatief worden beschouwd. Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2012 van de gemeente Nijmegen. Ze zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de door ons uitgevoerde werkzaamheden. Indien onze werkzaamheden aanwijzingen hebben opgeleverd voor opgetreden fraudes of onregelmatigheden, dan hebben wij u daarover onmiddellijk gerapporteerd. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeuringsen rapporteringstolerantie.

Pagina 38


Bijlage 3

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend < 1% < 3%

Beperking >1% < 3% >3% < 10%

Oordeelsonthouding > 10%

Afkeurend > 3% -

Op basis van de begroting 2012 van de gemeente Nijmegen betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 7,5 miljoen en een totaal van onzekerheden van € 22,6 miljoen de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten. De rapporteringstolerantie is, zoals met u overeengekomen, conform de wet gesteld op 1% (van de lasten inclusief lasten reservemutaties). Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties. Wij passen deze voorgeschreven SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe.

Controleaanpak In overeenstemming met de wet1 resulteert onze accountantscontrole in het afgeven van een controleverklaring zowel met betrekking tot de rechtmatigheid van het financieel beheer (worden de financiële beheershandelingen conform de van toepassing zijnde weten regelgeving verricht?) als met betrekking tot de getrouwheid (het getrouwe beeld van de financiële positie en het saldo van de baten en lasten). Onze controle valt globaal uiteen in een tweetal momenten. Bij de tussentijdse controle is de focus gericht op het toetsen van de door ons als significant aangemerkte processen binnen de gemeente Nijmegen, terwijl bij de eindejaarscontrole de posten in de jaarrekening centraal staan. De identificatie van de significante processen vindt plaats op basis van risicoanalyse.

1

Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado)


Pagina 39

Bijlage 3

Bij onze tussentijdse controle hebben wij, voor zover mogelijk, de opzet van deze processen in kaart gebracht (hoe is de administratieve organisatie en de interne controle ingericht?) en vervolgens het bestaan van deze processen vastgesteld (worden de procedures zoals beschreven ook in de praktijk gebracht?). Om uiteindelijk te kunnen steunen op de interne controlemaatregelen zoals die in de processen zijn opgenomen, dienen wij ten slotte vast te stellen dat deze maatregelen gedurende het gehele jaar hebben gewerkt (het toetsen van de werking). Hierbij steunen wij op de interne controlewerkzaamheden zoals deze door uw internecontrolefunctionarissen worden uitgevoerd. De werkzaamheden zijn momenteel onderhanden. In deze managementletter rapporteren wij u over de status hiervan. Op het moment dat de interne controlewerkzaamheden zijn afgerond, voeren wij hierop een review uit en signaleren wij eventuele tekortkomingen. In het verslag van bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole komen de (eventueel) hieruit voortvloeiende significante bevindingen aan bod.

Financiën Ingekomen stuk D 3 (PA 30 januari 2013) Stadscontrol Control (L) Datum uw brief

Recommend Documents