VERGADERDATUM
SE CTO R/A FDELING
25 november 2010
M&O/financiën
ST UKDATUM
NAAM STELLER
11 november 2010
mw. S. Zappeij-Ploeger
ALGEMENE VERG ADERING
AGENDAPUNT
7
Voorstel • Instemmen met het aanbestedingsdocument; • aangeven op welke wijze de Algemene Vergadering betrokken wil worden in het aanbestedingsproces.
ONDERWERP
Aanbesteding accountantsdiensten PROGRAMMA
bedrijfsvoering PORTEFEUILLEHOUDER
C.A.A.A. Maenhout
Samenvatting Na afloop van ieder begrotingsjaar legt DenH verantwoording af over het gevoerde bestuur, waarbij de jaarrekening en het jaarverslag ter vaststelling aan de Algemene Vergadering worden aangeboden. De jaarrekening dient door een accountant van een verklaring te worden voorzien omtrent getrouwheid en rechtmatigheid. Daarnaast is een accountantsverklaring vereist voor bepaalde subsidies. De huidige accountant is sinds het begrotingsjaar 2003 actief. De positie van de accountant maakt dat AV, op basis van de Waterschapswet en de Controleverordening, een belangrijke rol heeft in het aanbestedingsproces.
PARAAF ADJUNCT-SECRETARIS
mr. G.J. Bos
In gezamenlijkheid met Waterschap Groot Salland, Waterschap Vallei & Eem, Waterschap Veluwe en de GR Tricijn en Lococensus wordt gewerkt aan een (Europese) aanbesteding van de accountantsdiensten. Hierbij zal één en dezelfde accountant met iedere deelnemer een overeenkomst sluiten om de controle van de jaarrekening met ingang van het begrotingsjaar 2011 uit te voeren. Door de gezamenlijke aanbesteding kunnen de kosten van de aanbesteding zelf worden verdeeld tussen meerdere organisaties. Daarnaast kunnen voordelen ontstaan doordat het inkoopvolume bij een gezamenlijke aanbesteding hoger is dan wanneer ZZL zelfstandig deze dienst zou aanbesteden. Tevens kan een betere afstemming worden bereikt in de controle van de belastinginkomsten en de overige baten en lasten van het waterschap en wordt de uniformiteit tussen de waterschappen onderling bevorderd. Daarentegen is de ruimte voor eigen inbreng beperkt bij een gezamenlijke aanbesteding. De eisen en criteria dienen in onderling overleg te worden bepaald en dienen zo objectief mogelijk te worden ingekleed. Wel zouden in de individuele overeenkomst tussen het waterschap en de accountant specifieke wensen een plaats kunnen krijgen. Leidend bij de aanbesteding zal het aanbestedingsdocument zijn. Hierin staan onder andere de selectiecriteria, de weging en het programma van eisen. Dit document is in gezamenlijkheid met de deelnemende organisaties opgesteld. De opdracht zal worden gegund op basis van economisch meest voordelige aanbieding: zowel prijs, kwaliteit en presentatie van de inschrijver bepalen de beoordeling van de inschrijvingen. De uitkomsten van de aanbesteding zullen in maart of april 2011 aan de algemeen besturen van de deelnemende organisaties worden voorgelegd. Dit zal eind april 2011 resulteren in een voorneming tot gunning en in mei 2011 tot een definitieve gunning. In de Waterschapswet en de Controleverordening is de rol van de AV aan het begin en het eind van het aanbestedingsproces vastgelegd. De wijze waarop de AV betrokken wil worden in het gunningsproces is niet geregeld. Door middel van dit voorstel wordt de AV gevraagd aan te geven op welke wijze zij betrokken wil worden.
REGISTRATIENUMMER
129990
1/6
Lelystad 11 november 2010, het college van Dijkgraaf en Heemraden, de secretaris-directeur,
de dijkgraaf,
ir. J.B. van der Veen.
mr. ir. H.L. Tiesinga.
REGISTRATIENUMMER
129990
2/6
Toelichting Aanbesteding accountant Na afloop van ieder begrotingsjaar legt DenH verantwoording af over het gevoerde bestuur, waarbij de jaarrekening en het jaarverslag ter vaststelling aan de AV worden aangeboden. De jaarrekening dient door een accountant van een verklaring te worden voorzien omtrent getrouwheid en rechtmatigheid. Daarnaast is voor bepaalde subsidies een accountantsverklaring vereist. De accountant wordt aangewezen door de AV. Op grond van het AV-besluit van 9 juli 2002 worden de controles van de jaarrekening en de subsidies sinds het begrotingsjaar 2003 uitgevoerd door PricewaterhouseCoopers. Hoewel het contract is aanbesteed voor onbepaalde tijd, houdt dit niet in dat de controle van de jaarrekening voor altijd moet worden uitgevoerd door dezelfde accountant. Dit zou immers in strijd zijn met de doelstelling van de Europese aanbestedingsregelgeving om het vrije verkeer van goederen, vrijheid van vestiging en het vrij verlenen van diensten binnen de EG te eerbiedigen en bevorderen. In gezamenlijkheid met Waterschap Groot Salland, Waterschap Vallei & Eem, Waterschap Veluwe en de GR Tricijn en Lococensus wordt gewerkt aan een (Europese) aanbesteding van de accountantsdiensten. Hierbij zal één en dezelfde accountant met iedere deelnemer een overeenkomst sluiten om de controle van de jaarrekening met ingang van het begrotingsjaar 2011 uit te voeren. Het contract zal gelden voor twee jaar, waarbij twee keer de mogelijkheid is om met één jaar te verlengen. De maximale contractsduur is dus vier jaar. De voordelen van een gezamenlijke aanbesteding zijn: • de kosten van de aanbesteding zelf kunnen worden verdeeld tussen meerdere organisaties; • het inkoopvolume is hoger dan wanneer ZZL zelfstandig deze dienst zou aanbesteden; • er kan een betere afstemming worden bereikt in de controle van de belastinginkomsten en de overige baten en lasten van het waterschap; • de uniformiteit tussen de waterschappen onderling wordt bevorderd. Uiteraard zijn er ook nadelen aan een gezamenlijke aanbesteding verbonden. Bij een gezamenlijke aanbesteding is de ruimte voor eigen inbreng beperkt. De eisen en criteria dienen in onderling overleg te worden bepaald en dienen zo objectief mogelijk te worden ingekleed. Om wijzigingen in het onderhavige aanbestedingsdocument te kunnen doorvoeren is, met andere woorden, draagvlak bij de overige deelnemende organisaties vereist. Wel is het in beperkte mate mogelijk om in de individuele overeenkomst tussen Waterschap Zuiderzeeland en de accountant specifieke wensen van het waterschap een plaats te geven. Indien een fundamentele wijziging in het onderhavige aanbestedingsdocument is vereist, zou dit tot gevolg kunnen hebben dat het waterschap zou moeten afhaken bij het gezamenlijke aanbestedingsproces en zelfstandig de accountantsdienst moet gaan aanbesteden. Beleidskader aanbesteding accountant Het houden van aanbestedingen is in beginsel gemandateerd aan de werkorganisatie. De dienstverlening van de accountant vormt hierop een uitzondering. Op grond van de Waterschapswet wordt de accountant benoemd door de AV. Ook in het aanbestedingsproces heeft de AV op grond van de Controleverordening een belangrijke rol. De AV stelt voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast. Tevens stelt de AV voor de aanbesteding het programma van eisen vast.
REGISTRATIENUMMER
129990
3/6
De selectiecriteria, de weging en het programma van eisen maken allen onderdeel uit van het voorliggende aanbestedingsdocument. Dit document is in gezamenlijkheid met de deelnemende organisaties opgesteld. Aan de hand van het aanbestedingsdocument zullen de accountantsdiensten in de markt worden gezet. Belangrijke onderdelen uit het aanbestedingsdocument zijn: • selectiecriteria: paragraaf 4.4 en bijlage 2 t/m 7; • gunningscriteria: paragraaf 4.2, 4.3 en 4.5 en bijlage 9 en 10; • eisen aan de inhoud van de accountantscontrole: hoofdstuk 3. Deze onderdelen worden hieronder uitgewerkt. Selectiecriteria De selectiecriteria stellen de geschiktheid van de inschrijver vast. Om de geschiktheid van de inschrijver vast te stellen, dient de inschrijver een aantal verklaringen af te leggen, welke vergezeld gaan van bepaalde bewijsstukken: • Verklaring bedrijfsgegevens Inschrijver(-s): de bedrijfsgegevens en een eventuele verklaring indien de inschrijver een combinatie is van meerdere organisaties • Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid: verklaring dat de inschrijving is niet tot stand gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlands of Europese mededingingsrecht • Akkoord Eigen Verklaring (Bao): verklaring omtrent de integriteit van de inschrijver, bijvoorbeeld dat de inschrijver niet op grond van bepaalde wetsartikelen is veroordeeld of dat hij bij de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan • Financiële en economische draagkracht: een verklaring dat de inschrijver over voldoende financiële en economische draagkracht beschikt om de Opdracht zonder financiële risico’s voor Opdrachtgever, in geval van gebrekkige of niet-tijdige uitvoering, tot een goed einde te brengen • Verklaring referenties technische bekwaamheid: verklaring dat de inschrijver substantiële ervaring heeft met soortgelijke opdrachten • Verklaring overige technische bekwaamheid: verklaring omtrent de aanwezigheid van kwaliteitsbeleid en –borging, beveiligheidsbeleid en – borging en het kennisniveau van het personeel van de inschrijver Gunningscriteria Alleen de inschrijvers die voldoen aan de selectiecriteria worden beoordeeld op basis van de gunningscriteria. De opdracht zal worden gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving. In totaal kan een inschrijver 100 punten toegekend krijgen. Er worden punten toegekend in drie categorieën: 1. Prijs: de inschrijver met de laagste prijs voor alle deelnemende organisaties gezamenlijk behaalt 35 van de 100 punten. Aan de inschrijvers met een hogere prijs worden naar rato punten toegekend. 2. Kwaliteit: voor deze categorie zijn maximaal 55 van de 100 punten te behalen. Deze categorie is onderverdeeld in specifieke deskundigheid, samenstelling van het team, uitvoering van de dienstverlening, duurzaamheid, kwaliteitsborging en managementletter en accountantsverslag. 3. Presentatie: in beginsel zullen de twee inschrijvers met de hoogste scores worden uitgenodigd om een presentatie te geven. Voor deze presentatie kunnen maximaal 10 van de 100 punten worden behaald. Eisen aan de inhoud van de accountantscontrole In hoofdstuk drie van het aanbestedingsdocument, wordt de opdracht nader omschreven en wordt ingegaan op het programma van eisen, waaronder de toe te passen goedkeuringstoleranties, de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen, de interim-controle en de managementletter.
REGISTRATIENUMMER
129990
4/6
Het programma van eisen moet niet verward worden met het controleprotocol. In het controleprotocol heeft de AV eisen gesteld aan de inhoud van de jaarlijkse accountantscontrole: de algemene uitgangspunten, de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties, de te controleren rechtmatigheidscriteria, de reikwijdte van de rechtmatigheidstoetsing, de rapportering van de accountant en het normenkader. In de AV-vergadering van 28 oktober 2010 is het geactualiseerde normenkader vastgesteld. Hoewel de accountantsdiensten gezamenlijk worden aanbesteed, is voor iedere deelnemende organisatie het eigen controleprotocol van toepassing. Planning In november zal het aanbestedingsdocument in de algemene besturen van de deelnemende organisaties worden vastgesteld. In januari 2011 kunnen potentiële inschrijvers vragen stellen over de aanbesteding en kunnen de inschrijvingen worden ingediend. In februari 2011 vinden de beoordeling van de inschrijvingen en de presentaties plaats. In maart en april 2011 zullen de uitkomsten van de aanbesteding aan de AV’s van de deelnemende organisaties worden voorgelegd. Dit zal eind april 2011 resulteren in een voorneming tot gunning en in mei tot een definitieve gunning. Op 16 mei 2011 kan dan de overeenkomst met de nieuwe accountant worden gesloten. Betrokkenheid bij het gunningsproces Zoals eerder in dit stuk is aangegeven speelt de AV een voorname rol aan het begin (vaststelling programma van eisen, selectiecriteria en gunningscriteria) en het eind van het aanbestedingsproces (benoemen van de accountant). De Controleverordening zegt echter niets over betrokkenheid van de AV gedurende het gunningsproces. Derhalve wil DenH u verzoeken om aan te geven op welke wijze u zou willen worden betrokken in het gunningsproces. U kunt hierbij denken aan de volgende varianten: 1. deelname in de beoordelingscommissie; 2. aanwezigheid bij de presentatie; 3. werkgroep vormen die nader wordt geïnformeerd gedurende het gunningsproces; 4. uitsluitend het programma van eisen, de selectiecriteria en de gunningscriteria vaststellen. Bij de eerste variant is de mate van betrokkenheid van de AV het hoogst. Vooralsnog bestaat de beoordelingscommissie uit een medewerker en een MTlid van iedere deelnemende organisatie. In deze variant wijst de AV een vertegenwoordiger uit de AV aan om namens de AV deel uit te maken van de beoordelingscommissie. Aldus kan de AV zelf de inschrijvingen mede beoordelen aan de hand van de gestelde selectie- en gunningscriteria. Bij de tweede variant wijst de AV een vertegenwoordiger aan die aanwezig zal zijn bij de presentatie van de accountant. Hierdoor kan de AV haar vragen direct stellen aan de potentiële accountants. Bij de derde variant formeert de AV uit haar midden een bestuurlijke werkgroep. Deze werkgroep zal nader worden geïnformeerd over het aanbestedingsproces en de technische eisen. Gedurende het verloop van het gunningsproces wordt deze werkgroep uitgebreid geïnformeerd over de vorderingen. Bij de vierde variant is de mate van betrokkenheid van de AV het laagst. De AV stelt uitsluitend het programma van eisen, de selectiecriteria en de gunningscriteria vast. De AV speelt geen actieve rol in het gunningsproces. Aan de hand van het aanbestedingsdocument wordt beoordeeld wat de economisch meest voordelige inschrijving is. Deze inschrijver zal voor benoeming als accountant worden voorgedragen aan de AV.
REGISTRATIENUMMER
129990
5/6
Bij Waterschap Veluwe zal mogelijk een vertegenwoordiger van het bestuur aanwezig zijn bij de presentatie (overeenkomstig de tweede variant). Het is thans niet bekend op welke wijze de besturen van de andere deelnemende organisaties wensen te participeren in het gunningsproces. Aangezien variant 1 en 2 ook invloed hebben op het praktische verloop van het aanbestedingsproces, dient een keuze voor één van deze beide varianten afgestemd te worden met de overige organisaties. Personele consequenties Geen Financiële consequenties De kosten van de aanbesteding zelf worden tussen de deelnemende organisatie verdeeld en worden gedekt uit de bestaande begroting. Er wordt een voordeel verwacht op kosten die met de accountantsdiensten gemoeid zijn. Over de uitkomsten van de aanbesteding zult u in maart of april worden geïnformeerd. Juridische consequenties Geen Consequenties voor Communicatie Geen Voorstel: • Instemmen met het aanbestedingsdocument; • aangeven op welke wijze de Algemene Vergadering betrokken wil worden in het gunningsproces. Bijlagen aanbestedingsdocument staat op het Bestuursweb
REGISTRATIENUMMER
129990
6/6
