Aanbesteding WMO Hulpmiddelen Regio Midden Nederland. 24 november 2010

Aanbesteding WMO Hulpmiddelen Regio Midden Nederland 24 november 2010 Dhr. M. Vromans, directeur IBMN Dhr. I. Reurings, inkoper IBMN Aanbesteding WMO hulpmiddelen regio Midden Nederland

Agenda • • • • • • • • • •

Wat is IBMN? Deelnemende gemeenten Organisatie vooraf Classificatie inkoopteam Procedure Input marktverkenning Input WMO raden Besparingspotentieel Samenvatting & Leerpunten Rondvraag Aanbesteding WMO hulpmiddelen regio Midden Nederland

Wat is IBMN? • Stichting Inkoopbureau Midden Nederland Papendorpseweg 53-59 in Utrecht Samenwerkingsverband tussen de gemeenten Breukelen 15.000 De Ronde Venen 35.000 Leusden 26.000 Loenen 8.000 Maarssen 40.000 Montfoort 14.000 Scherpenzeel 9.000 Vianen 20.000 Woudenberg 16.000 IJsselstein 34.000 217.000 Aanbesteding WMO hulpmiddelen regio Midden Nederland

Geografische ligging

10 Gemeenten Verdeeld over 3 regio’s in provincie en directe omstreek Met een totaal aan 217.000 inwoners

Deelnemende gemeenten WMO

Aanbesteding WMO hulpmiddelen regio Midden Nederland

Organisatie vooraf • • • • •

Dec-2009: startbijeenkomst Tijdens bijeenkomst inkoopteam benoemd Overige aanwezigen vormen projectteam Tweewekelijks inkoopoverleg gepland Evaluatie huidig contract


Classificatie Inkoopteam inkoopteam

projectgroep

Colleges van B&W

Lokale WMO raden

markt

Andere intern betrokkenen


Procedure • Inkoopteam stelt de strategie op (input o.a. door evaluatie huidige ovk / marktconsultatie en projectgroep) Check projectgroep • Strategie ter vaststelling naar colleges

• Inkoopteam stelt concept bestek en PVE op Check projectgroep • Concept bestek en PVE ter advies stelling naar WMO raad

• Voorlopig definitief bestek en PVE ter vaststelling naar colleges

• Bestek en PVE definitief

Check projectgroep

• Aanbesteding Aanbesteding WMO hulpmiddelen regio Midden Nederland

Input marktverkenning - grotere keuzevrijheid cliënten; - oprekken afschrijvingstermijnen; - transparantie-, daling-, en gebruik van all-in prijzen; - toenemende mate van partnerships met meerdere leveranciers; - verdeling volume op basis van postcode gebied; - toename van eigen bijdrage van cliënten; - gebruik van (maximaal 5) eenvoudige en transparante prestatie indicatoren; - monitoring door derden; - verdeling van werk binnen een raamovereenkomst aanpassen op basis van best en slechts presterende leverancier; - misvattingen door complexiteit opbouw kernassortiment; - irreële levertijden en teveel goedkeuringen over en weer; - gebruik één collectief contract met één vast assortiment


Opgenomen in PvE - raamovereenkomst met 3 leveranciers zonder afnameverplichting en zonder verdeling vooraf; - aparte vaste prijzen hulpmiddelen, ook indien > afschrijvingstermijn; - beperkt aantal vaste prestatie indicatoren benoemd; - jaarlijks onafhankelijk klanttevredenheidsonderzoek; - op basis van het huidige uitstaande volume een kernassortiment van 13 categorieën vastgesteld; -reële levertijden opgenomen en leveranciers kortere levertijden laten benoemen (levert extra punten op in beoordeling en worden hier ook op afgerekend!); - generale machtiging tot leveren hulpmiddelen uit kernassortiment (bij individuele aanpassingen en/of niet-kernassortiment vooraf offerte en goedkeuring gemeente) - inzetten materiaaldeskundige


Input WMO raden • Adviezen ingedeeld per categorie (tekstueel / aanbestedingsdeel / klantenservice / kwaliteit / procesgang)

• Adviezen welke verwerkt in PVE • Adviezen welke niet verwerkt in PVE met onderbouwing


EVALUATIE:

• 90 inzendingen, verdeeld over 5 categorieën (J/N) • Tekstueel: 11 adviezen (8/3) • Aanbestedingsdeel: 14 adviezen (0/14) • Klantenservice: 22 adviezen (18/4) • Kwaliteit: 11 adviezen (4/7) • Procesgang: 17 adviezen (8/9) • Niet te categoriseren:

15 adviezen / op- en/of aanmerkingen

Enkele reacties: • “Het PVE is een goede en nauwgezette weergave van hetgeen van een aanbieder mag worden verwacht” • “Waardering voor het heldere en goed leesbare stuk” • “Wij zijn kritisch over het PVE”

AANBESTEDINGSDEEL • Toelichting op strategie: - raamovereenkomst - looptijd - inkoopvoorwaarden - vaste (all-in) prijzen en hulpmiddelen in eigendom • Aanbestedingsdocument na publicatie beschikbaar • Definitieve versie PVE en bestek in bezit projectgroep • Uitsluiting, selectie, minimale eisen en beoordeling • Beëindiging huidige overeenkomsten

KLANTENSERVICE WEL: • Locatie vestigingsplaats uitbreiden • Bereikbaar en klachtenafhandeling • Reparatietijden eenduidig • Legitimatie medewerkers NIET: • Dekking buiten Nederland • PGB niet laten profiteren commerciële condities, wel randvoorwaarden scheppen • Logboekje mbt keuring en wijze van hulpverlening

KWALITEIT WEL: • Adequaat functioneel vervangend hulpmiddel • Bij scenario 1 monteur/adviseur • Meer inhoud aan eisen aan het visiedocument o.a.: - wijze van communicatie - wijze van overdracht - samenwerking NIET: • Geen minimale eis betrokkenheid ergonoom indicatiestelling • Wijzigingen in technische specificatie (3 adviezen) • Opnemen KPI in geval van minimale eis

PROCESGANG WEL: • Controlemomenten (o.a. fysieke levering) • Keuzevrijheid cliënt en voorlichting (lijst en bezoek) • Gebruik van standaard format • Nazorg in flow diagram NIET: • Verklaring goed gedrag (CAO verklaring wel) • Aantal keren dat een offerte mag worden afgekeurd • Uniforme klachtenafhandeling en/of uitgevoerd door externe • Vertegenwoordiging gemeente na aanbesteding

Samenvatting en leerpunten • Inventariseer de huidige (klant)ervaringen en maak verbeterslagen hiermee inzichtelijk • Gebruik de markt voor innovatie, ideeën en toetsing strategie • Inzet WMO raden kost tijd maar draagt bij aan een breed gedragen PvE • Wees bewust van kostenopbouw, productkenmerken etc. Aanbesteding WMO hulpmiddelen regio Midden Nederland

RONDVRAAG


Aanbesteding WMO Hulpmiddelen Regio Midden Nederland. 24 november 2010

Recommend Documents