Offerteaanvraag Europese aanbesteding. Wmo-hulpmiddelen, 8 regio gemeenten Parkstad Limburg

Offerteaanvraag Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen, 8 regio gemeenten Parkstad Limburg

Perceel 1 “koop” gemeenten, Kerkrade, Simpelveld, Nuth, Brunssum en Landgraaf En Perceel 2 “huur” gemeenten, Heerlen, Onderbanken en Voerendaal

Referentienummer: 1195

Versie: 4 (def) Datum: 4 juli 2013

Versie 4

pagina 1 van 73

offerteaanvraag Wmo-hulpmiddelen PL2013

INHOUDSOPGAVE 0.

INLEIDING EN ALGEMENE VOORWAARDEN ................................................................................................... 4

1.

PLANNING ..................................................................................................................................................... 9

2.

PROCEDURE; WIJZE VAN INSCHRIJVING; FORMALITEITEN EN OPENING .......................................................10 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17

3

UITSLUITINGSGRONDEN, GESCHIKTHEIDSEISEN EN GUNNINGSCRITERIA .....................................................16 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.2

4

INDIENING EN ONDERTEKENING........................................................................................................................... 10 ADRESSERING .................................................................................................................................................. 10 INDIENINGTERMIJN EN VOORSCHRIFTEN ................................................................................................................ 10 GESTANDDOENINGSTERMIJN .............................................................................................................................. 11 TAAL EN VALUTA .............................................................................................................................................. 11 OPENING VAN INSCHRIJVINGEN ........................................................................................................................... 11 COMBINATIES VAN INSCHRIJVERS......................................................................................................................... 11 VERKLARING MEDEDINGINGSRECHT...................................................................................................................... 11 VOLGORDE EN NUMMERING VAN BIJLAGEN ........................................................................................................... 11 HET STELLEN VAN VRAGEN ................................................................................................................................. 12 OVEREENKOMST EN OPNAME INSCHRIJVING IN DE OVEREENKOMST ............................................................................ 12 BEOORDELING EN TOELICHTING ........................................................................................................................... 13 GUNNING EN BEROEP ........................................................................................................................................ 13 BEPALING PRODUCTEN STANDAARD-LEVERINGSASSORTIMENT ................................................................................... 14 VOORBEHOUDEN EN GEHEIMHOUDINGSBEPALINGEN ............................................................................................... 14 VARIANTEN ..................................................................................................................................................... 15 INSCHRIJVEN OP ONDERDELEN ............................................................................................................................ 15

EERSTE SELECTIE............................................................................................................................................... 16 ALGEMEEN ..................................................................................................................................................... 16 VERKLARING UITSLUITINGSGRONDEN.................................................................................................................... 17 INSCHRIJVING HANDELSREGISTER (BEROEPSREGISTER) ............................................................................................. 17 FINANCIEEL-ECONOMISCHE DRAAGKRACHT............................................................................................................ 17 TECHNISCHE BEKWAAMHEID ............................................................................................................................... 18 GUNNING ....................................................................................................................................................... 19

BEHOEFTESTELLING, PROGRAMMA VAN EISEN, ALGEMEEN KOOP EN HUUR ...............................................20 4.1 ALGEMEEN ........................................................................................................................................................ 20 4.1.1 MANIER VAN WERKEN, VAN AANVRAAG TOT VERSTREKKING...................................................................................... 22 4.1.2 HUIDIGE AFNAME ............................................................................................................................................. 23 4.1.3 STANDAARD LEVERINGSASSORTIMENT .................................................................................................................. 24 4.1.4 KEUZE VAN HULPMIDDELEN ................................................................................................................................ 27 4.1.5 HET PROCES .................................................................................................................................................... 27 4.1.6 DIENSTVERLENING, REPARATIE EN ONDERHOUD ..................................................................................................... 29 4.1.7 VERZOEK TOT VERVANGING DAN WEL AFSCHRIJVING VAN EEN HULPMIDDEL ................................................................. 30 4.1.8 GARANTIES ..................................................................................................................................................... 30 4.1.9 MANAGEMENTRAPPORTAGE .............................................................................................................................. 31 4.1.10 KLANTTEVREDENHEIDSONDERZOEK ...................................................................................................................... 31 4.1.11 KLACHTENPROCEDURE ...................................................................................................................................... 32 4.1.12 MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN ................................................................................................. 32 4.1.13 SOCIAL RETURN................................................................................................................................................ 32 4.1.14 OVERLEG ........................................................................................................................................................ 34 4.1.15 FACTURATIE .................................................................................................................................................... 34 4.1.16 BELEIDSWIJZIGINGEN ........................................................................................................................................ 34 4.1.17 DOCUMENTATIE EN INSTRUCTIE .......................................................................................................................... 34 4.1.18 IMPLEMENTATIEPLAN ......................................................................................................................................... 35

Versie 4

pagina 2 van 73


4.1.19 ONDERGRENS PRIJSSTELLING................................................................................................................................ 35 4.2 AANVULLENDE BEHOEFTESTELLING, PROGRAMMA VAN EISEN, PERCEEL 1 “KOOPGEMEENTEN” ....................................... 36 4.2.1 DEPOT ........................................................................................................................................................... 36 4.2.2 LOGBOEK PER HULPMIDDEL ................................................................................................................................ 36 4.2.3 PRIJS, PRIJSINDEXERINGEN EN TERUGKOOPGARANTIE............................................................................................... 37 4.3 AANVULLENDE BEHOEFTESTELLING, PROGRAMMA VAN EISEN, PERCEEL 2 “HUURGEMEENTEN” ....................................... 39 4.3.1 PRIJS, PRIJSINDEXERINGEN EN TERUGKOOPGARANTIE ............................................................................................... 39 5. OFFERTEVRAGEN ..............................................................................................................................................41 5.1 OFFERTEVRAAG PERCEEL 1 KOOP ............................................................................................................... 41 5.1.1 GUNNINGSCRITERIUM 1 – PRIJZEN .................................................................................................................... 41 (AAN TE LEVEREN IN EEN SEPARATE, GESLOTEN ENVELOP BINNEN HET TOTAAL) ............................................................. 41 5.1.2 GUNNINGSCRITERIUM 2 - WIJZE VAN INVULLING GEVRAAGDE DIENSTVERLENING .......................................... 41 5.2 OFFERTEVRAGEN PERCEEL 2 HUUR ............................................................................................................. 44 5.2.1 GUNNINGSCRITERIUM 1 – PRIJZEN .................................................................................................................... 44 (AAN TE LEVEREN IN EEN SEPARATE, GESLOTEN ENVELOP BINNEN HET TOTAAL) ............................................................. 44 5.2.2 GUNNINGSCRITERIUM 2 - WIJZE VAN INVULLING GEVRAAGDE DIENSTVERLENING .......................................... 44 BIJLAGE 1 - UNIFORME EIGEN VERKLARING – ZIE SEPARATE PDF .........................................................................47 BIJLAGE 2 - INSCHRIJFFORMULIER .......................................................................................................................47 BIJLAGE 3 - PRIJZENBLAD .....................................................................................................................................55 BIJLAGE 4 - PRODUCTSPECIFICATIES .....................................................................................................................55 BIJLAGE 5 – RAAMCONTRACT WMO-HULPMIDDELEN ..........................................................................................56 BIJLAGE 6 – CONFORMITEITENTABEL ...................................................................................................................57 BIJLAGE 7 – BEOORDELINGSPROTOCOL ................................................................................................................59 BIJLAGE 8 – VERPLICHTINGEN UIT HOOFDE VAN DE WET PERSOONSGEGEVENS .................................................70 BIJLAGE 9 A EN B– OVERZICHT UITSTAANDE MIDDELEN ......................................................................................72 BIJLAGE 10 A EN B - FORMAT MANAGEMENTRAPPORTAGE .................................................................................73

Versie 4

pagina 3 van 73


0.

INLEIDING EN ALGEMENE VOORWAARDEN

De acht gemeenten in de regio Parkstad Limburg hebben besloten om een Europese aanbesteding uit te voeren voor Wmo-hulpmiddelen. De acht gemeenten in de regio Parkstad Limburg worden in dit document aangeduid als ‘de gemeente’, dan wel ‘de aanbestedende dienst’. De gemeente is van plan de koop dan wel de huur inclusief beheer en onderhoud van hulpmiddelen als bedoeld in de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) en als aangegeven in deze offerteaanvraag in de vorm van een overeenkomst te gunnen na een openbare Europese aanbestedingsprocedure, zoals geregeld in de Europese richtlijn 2004/18/EG resp. de Aanbestedingswet. Het uitvoeren van een openbare procedure houdt in dat elke inschrijver direct een offerte kan indienen, gebaseerd op deze offerteaanvraag. De aan te besteden opdracht gaat over de levering en het onderhoud van hulpmiddelen als bedoeld in de Wmo. De gemeente heeft een tweetal percelen onderscheiden, namelijk: - perceel 1 heeft betrekking op het kopen en beheren van het park hulpmiddelen en het depot van de gemeenten voor de gemeenten Kerkrade, Simpelveld, Nuth, Brunssum en Landgraaf. - perceel 2 heeft betrekking op het huren van hulpmiddelen voor de gemeenten Heerlen, Onderbanken en Voerendaal Voor beide, afzonderlijke, percelen wil de gemeente één raamcontract met één leverancier afsluiten. De opdracht kent een looptijd van drie jaren, ingaande op 1 januari 2014, en derhalve eindigende op 31 december 2016. De Gemeente is bevoegd de opdracht maximaal twee maal met één jaar onder gelijkblijvende voorwaarden te verlengen, mits zij hiervan uiterlijk 6 maanden voor het verstrijken van de lopende periode aan Leverancier schriftelijk kennis geeft. Voor een overzicht van de aantallen en de waarde van het uitstaande bestand aan hulpmiddelen wordt verwezen naar hoofdstuk 4 en Bijlage 9 van deze offerteaanvraag. Hierbij wordt uitdrukkelijk vermeld dat op geen enkele wijze rechten kunnen worden ontleend aan dit overzicht. Dit overzicht is gebaseerd op het uitstaande bestand hulpmiddelen per 31 maart 2013. De leveringen en bijkomende diensten dienen te worden uitgevoerd in overeenstemming met de voorwaarden, eisen en uitgangspunten zoals neergelegd in deze offerteaanvraag, inclusief het bijgevoegde raamcontract. Communicatie tijdens de aanbestedingsprocedure dient te geschieden in de Nederlandse taal. De gemeente behoudt zich het recht voor om van gunning af te zien. Verder heeft de gemeente het recht om, als een daartoe bevoegde rechter het gunningsbesluit als onrechtmatig kwalificeert, de overeenkomst met de begunstigde inschrijver met onmiddellijke ingang te beëindigen.

Versie 4

pagina 4 van 73


Definities In dit document worden de volgende termen gebruikt: 1. Wet maatschappelijke ondersteuning, hierna te noemen Wmo. 2 Hulpmiddel/Wmo-hulpmiddel: het door Leverancier op basis van een nadere overeenkomst te leveren hulpmiddel een en ander als overeengekomen op basis van deze offerteaanvraag. 3 Nadere overeenkomst: Een afzonderlijke overeenkomst in de vorm van een door de gemeente en de leverancier getekend orderformulier, dan wel in op basis van nader overleg tussen de gemeente en de leverancier te bepalen andere vorm, die voortvloeit uit deze offerteaanvraag tussen de gemeente enerzijds en de leverancier anderzijds, met betrekking tot de koop en verkoop of huur en inname van een Wmo-hulpmiddel. 4 Gebruiker: een persoon aan wie door de Gemeente een hulpmiddel is toegekend op grond van de Wmo. 5 Offerte: een door de Leverancier op verzoek van de Gemeente uit te brengen offerte voor huur, koop, al dan niet inclusief onderhoud van een Wmo-hulpmiddel inclusief de kortingen zoals die zijn aangegeven op de prijslijst bij de Europese aanbesteding van de Hulpmiddelen. 6 Informatie: de door Leverancier ten behoeve van de Gemeente te leveren en in de Nederlandse taal geschreven informatie behorende bij het Wmo-hulpmiddel, alsmede managementinformatie een en ander als omschreven in deze offerteaanvraag. 7 Aflevering: het conform de overeengekomen specificaties vermeld in de nadere overeenkomst gebruiksklaar bezorgen van de (aangepaste) Wmo-hulpmiddelen op de plaats van aflevering. Bij vervanging of hergebruik van een (aangepaste) hulpmiddel omvat de aflevering tevens het meenemen van het oude hulpmiddel. 8 Plaats van aflevering: de door Gemeente in de nadere overeenkomst aangewezen plaats. 9 Gebrek: het niet c.q. niet-volledig voldoen van het (aangepaste) Wmo-hulpmiddel aan de daarvoor overeengekomen gegarandeerde eigenschappen, dan wel het anderszins niet naar behoren functioneren van het (aangepaste) Wmo-hulpmiddel. 10 Koopprijs: de door Gemeente aan Leverancier uit hoofde van een nadere overeenkomst voor de levering van (aangepaste) Wmo-hulpmiddelen en diensten te betalen vergoeding als nader gespecificeerd in de offerte van Leverancier. 11 Huurprijs: de door Gemeente aan Leverancier uit hoofde van een nadere overeenkomst op basis van het raamcontract voor de huur van (aangepaste) Wmo-hulpmiddelen en diensten uit te betalen vergoeding als nader gespecificeerd in de offerte van Leverancier. 12 Dienstverleningstarief: de, voor o.a. het onderhouden, aanpassen, herverstrekken en beheren door Gemeente te betalen vergoeding als gespecificeerd in offerte van Leverancier. 13 Personeel van Leverancier: de door Leverancier voor de uitvoering van het raamcontract of een nadere overeenkomst in te schakelen personeelsleden, niet-ondergeschikten en/of hulppersonen, welke krachtens het raamcontract onder zijn verantwoordelijkheid zullen werken. 14 Werkdagen: kalenderdagen, behoudens weekeinden en algemeen erkende feestdagen, waarop de overeengekomen werkzaamheden zullen worden verricht. 15 Bijlagen: aanhangsels bij deze offerteaanvraag, die na door beide partijen te zijn geparafeerd, deel uitmaken van het raamcontract. 16 Bestek: de onderhavige offerteaanvraag inclusief bijlagen zoals gehanteerd in de Europese aanbestedingsprocedure, inclusief de (nog te publiceren) nota’s van inlichtingen. 17 Geïnteresseerde: ieder bedrijf dat de stukken opvraagt 18 Inschrijver: ieder bedrijf dat een offerte indient.

Versie 4

pagina 5 van 73


Inkoopsamenwerking Bij de voorliggende aanbesteding is een samenwerking ontstaan tussen alle 8 gemeenten in de eerder genoemde 2 percelen. De aanbestedingsprocedure wordt in gezamenlijkheid uitgevoerd en de voorwaarden en gunningcriteria gelden in gemeenschappelijkheid voor alle gemeente. Beide percelen zullen worden beschouwd als een apart perceel, omdat per contractsoort, koop dan wel huur raamcontracten per gemeente met inschrijver worden afgesloten. De gemeente Kerkrade treedt namens de gemeenten die samenwerken in Parkstad Limburg op als aanbestedende dienst. Voorwaarden 1. Op de onderhavige opdracht zijn de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Kerkrade van toepassing; de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Kerkrade zijn te vinden op de website van de gemeente Kerkrade, www.kerkrade.nl. Toepassing van algemene leveringsvoorwaarden van leveranciers wijst de gemeente uitdrukkelijk af. NB. Gebruik van standaard briefpapier in de offerte waarin opgenomen een standaardbepaling voor/over toepasselijkheid van de algemene voorwaarden, zal de gemeente opvatten als een kennelijke vergissing, en dit ook als zodanig bij inschrijver verifiëren. 2. De op deze opdracht van toepassing zijnde voorwaarden zoals verwoord in deze offerteaanvraag, daaronder begrepen alle bijlagen, zijn eveneens van toepassing de uit de opdracht voortvloeiende nadere overeenkomsten tussen de gemeente en leverancier. Van deze voorwaarden kan slechts door partijen worden afgeweken middels schriftelijke ondertekening van de nadere overeenkomst 3. De gemeente is verplicht alle Wmo-hulpmiddelen te bij de leverancier te betrekken voor zover de leverancier deze uit het eigen assortiment kan leveren. Dit geschiedt op basis van een nadere overeenkomst. De Leverancier kan echter geen rechten ontlenen aan de in deze offerteaanvraag vermelde gegevens. 4. Indien de leverancier voor de levering van het Wmo-hulpmiddel een beroep moet doen op andere leveranciers is hiervoor voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente benodigd. 5. Indien een assortimentswijziging mocht optreden bij de leverancier dan is de leverancier te allen tijde gehouden de gemeente binnen dezelfde hulpmiddelencategorie een Wmo-hulpmiddel aan te kunnen bieden van een overeenkomstig prijs- en kwaliteitsniveau een en ander ter beoordeling van de gemeente. 6. De Gemeente is gerechtigd door middel van een schriftelijke mededeling aan de Leverancier de nadere overeenkomst als niet gesloten te beschouwen, wanneer de beoogde gebruiker zoals aangeduid in de nadere overeenkomst, binnen de leveringstermijn komt te overlijden. Bij overlijden van de beoogde gebruiker binnen de leveringstermijn is de Gemeente uitsluitend verplicht te betalen de onderstaande tussen Gemeente en Leverancier overeen te komen zaken en de hoogte van de vergoeding hiervoor: a reeds gemonteerde of ontwikkelde aanpassingen die niet in standaardvorm leverbaar zijn of die niet meer voor andere gehandicapten bruikbaar zijn of bruikbaar kunnen worden gemaakt. Versie 4

pagina 6 van 73


b c

rolstoelen en vervoermiddelen die al zodanig zijn aangepast dat hergebruik door terugbouw naar de oorspronkelijke uitvoering praktisch en financieel niet haalbaar is. de loonkosten die in het kader van de punten onder a. en b. zijn gemaakt en in het kader van het terugbouwen van een aangepaste rolstoel of aangepast vervoermiddel naar de oorspronkelijke uitvoering.

7. Nadere overeenkomsten die gedurende de looptijd van het raamcontract zijn afgesloten eindigen in principe op dezelfde datum als waarop deze Overeenkomst eindigt. De Gemeente is echter gerechtigd om nadere overeenkomsten tot een nader overeen te komen termijn nadat het raamcontract is beëindigd te laten doorlopen, waarbij alle rechten en plichten uit het raamcontract onverkort blijven gelden. De Gemeente is tevens gerechtigd om nadere overeenkomsten gedurende de afgesproken termijn tussentijds op te zeggen, waarbij een opzegtermijn van 30 kalenderdagen geldt. 8. Tenminste drie maal per jaar en daarnaast ook op verzoek van de Gemeente, zal overleg plaatsvinden tussen vertegenwoordigers van partijen over de wijze waarop deze Overeenkomst wordt uitgevoerd en andere met deze Overeenkomst samenhangende aspecten. 9. De Gemeente is gerechtigd om jaarlijks – in en na overleg met Leverancier- het standaard leveringsassortiment te bepalen, van waaruit zoveel mogelijk verstrekkingen van Wmo-hulpmiddelen zullen worden gedaan. Het standaard leveringsassortiment is opgenomen als bijlage 4 bij het raamcontract. 10. Wijzigingen op deze Overeenkomst als gevolg van gewijzigde wetgeving of gewijzigd beleid zijn altijd mogelijk, en worden in/na voorafgaand overleg met de Leverancier doorgevoerd. 11. De aflevering van het Wmo-hulpmiddel door de Leverancier vindt plaats conform het bepaalde in deze offerteaanvraag. De in deze offerteaanvraag genoemde leveringstermijnen zijn bindend, incl. de termijnen voor de levering van opties of individuele aanpassingen. Geen der partijen kan aanspraak maken op nakoming van een overeengekomen leveringsdatum voor de dagen dat de overschrijding het gevolg is van: a overmacht en/of b het in gebreke blijven van de gebruiker. 12. De Leverancier zorgt ervoor dat van het met de gemeente overeengekomen leveringsassortiment de meest gangbare producten in voorraad worden gehouden, zodat leveringen ruim binnen de in de offerteaanvraag gespecificeerde termijnen mogelijk zijn. 14. Leverancier verplicht zich tot naleving van de Nederlandse weten regelgeving, waaronder naleving van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, zoals uitgewerkt in bijlage 8 bij deze offerteaanvraag. 15. In aanvulling op de redenen voor het voortijdig ontbinden van de Overeenkomst zoals voorzien in artikel 21 van de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Kerkrade geldt ook als reden wetwijzigingen waarbij de taak van de Gemeente als verstrekker van hulpmiddelen drastisch wordt gewijzigd. 16. Kennisgevingen die partijen op grond van het raamcontract aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats. Versie 4

pagina 7 van 73


Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd en opgenomen in het afsprakenregister (zie hierna). Zowel het Bestek als de offerte van Leverancier zullen als bijlage in het raamcontract worden opgenomen. Indien en voorzover er onduidelijkheid of strijdigheid bestaat tussen bepalingen in de verschillende contractdocumenten geldt de volgende hiërarchie: 1. Offerteaanvraag (inclusief nota’s van inlichtingen) 2. Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Kerkrade 3. Offerte Leverancier, inclusief projectplan en onderhoudscontract 4. Raamcontract

Afsprakenregister 1. Door partijen wordt een afsprakenregister bijgehouden. In dit afsprakenregister worden alle documenten geregistreerd waarin alle (nadere) afspraken tussen partijen zijn neergelegd, zoals b.v. wijzigingen in het raamcontract, wijzigingen van de bijlagen, opdrachten voor incidentele werkzaamheden en protocollen. 2. Tenzij anders overeengekomen zijn slechts de contactpersonen gemachtigd om de gemaakte afspraken in het afsprakenregister op te nemen en voor akkoord te paraferen. 3. Op afspraken die niet in het afsprakenregister zijn opgenomen, kan door geen der partijen een beroep worden gedaan. 4. Leverancier initieert de redactie van de gemaakte afspraken. 5. Het afsprakenregister is in beheer bij Opdrachtgever. Leverancier verstrekt een kopie van iedere aanvulling aan Opdrachtgever.

(Vermeende) onvolkomenheden Deze offerteaanvraag en alle daarbij behorende documenten zijn met zorgvuldigheid opgesteld. Indien een geïnteresseerde echter, ondanks deze zorgvuldigheid, tegenstrijdigheden, inhoudelijke fouten en/of onvolledigheden in deze documenten meent te ontdekken, dan is geïnteresseerde gehouden de gemeente onverwijld hierop te wijzen. (Vermeende) onvolkomenheden kunnen volgens de in deze offerteaanvraag beschreven procedure voor het stellen van vragen worden gemeld (paragraaf 2.10). Indien na gunning blijkt dat er in de aanbestedingsdocumenten wel degelijk tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden waren en deze niet door de geïnteresseerden en/of inschrijver(s) zijn opgemerkt, dan zijn deze voor rekening en risico van dezen. Aelmo BV en Van Druenen Aanbestedingsadvies BV (hierna ook aangeduid als DP Advies), begeleiden en adviseren de gemeente bij de uitvoering van deze Europese aanbestedingsprocedure.

Versie 4

pagina 8 van 73


1. PLANNING

Belangrijke data die met deze aanbesteding verband houden zijn in onderstaand overzicht opgenomen. De gemeente behoudt zich het recht voor om, indien noodzakelijk, wijzigingen in dit overzicht aan te brengen c.q. van dit overzicht af te wijken. Geïnteresseerden zullen uiteraard per omgaande hiervan op de hoogte worden gebracht. Stadium van aanbestedingsproces

Datum

Verzending aankondiging

Tijd

4 juli 2013

1e vragenronde: Vragen over bestek inleveren tot uiterlijk (in een Word document per e-mail) 1e nota van inlichtingen verstrekt uiterlijk 2e vragenronde: vragen over bestek inleveren tot en met uiterlijk (in een word document per e-mail) 2e nota van inlichtingen verstrekt uiterlijk Uiterste datum ontvangst inschrijvingen Openingssessie Optioneel: toelichtingsronde

16 augustus 2013 28 augustus 2013 3 september 2013 10 september 2013 20 september 2013 20 september 2013 9 oktober 2013

Verzenden voornemen tot gunning aan inschrijvers uiterlijk op

25 oktober 2013

Mogelijkheid evaluatiegesprek afgewezen inschrijvers

01 november 2013

Verzenden definitieve gunning aan inschrijvers uiterlijk op Ondertekening overeenkomsten met winnende inschrijver Mogelijk vanaf

22 november 2013

12.00 uur 12.10 uur

22 november 2013

De daadwerkelijke levering begint direct op de voorgenomen datum die in de conceptovereenkomst is genoemd.

Versie 4

pagina 9 van 73


2. PROCEDURE; WIJZE VAN INSCHRIJVING; FORMALITEITEN EN OPENING

2.1

Indiening en ondertekening De offerte dient rechtsgeldig ondertekend, schriftelijk in 10-voud te worden ingediend en wel in een gesloten enveloppe (of pakket). Offertevraag 5.1.1 en 5.2.1 dienen afzonderlijk binnen het geheel verpakt te worden met daarop de vermelding offertevraag 5.1.1 en/of offertevraag 5.2.1. Gelieve de enveloppe (of pakket) zo aan te leveren dat aan de buitenkant ervan niet afleesbaar is van welke inschrijver deze afkomstig is. Op de enveloppe (of het pakket) dient te worden vermeld: “Aanbesteding Wmo-hulpmiddelen PL 2013; niet te openen voor 20 september 2013, 12:10". U dient van de offerte een versie op CD-ROM of usb-stick bij te voegen in MS-Word of Adobe pdf formaat respectievelijk MS-Excel formaat (voor het prijzenblad). Officiële prijslijsten en productfolders van de door u geselecteerde producten dient u digitaal op een USB-stick aan te leveren

NB: De in hoofdstuk 3 (‘Uitsluitingsgronden, Geschiktheidseisen en gunningscriteria’) gevraagde informatie en documentatie, alsmede productfolders behoeven uitsluitend digitaal te worden verstrekt. Na gunning dient de inschrijver de in hoofdstuk 3 gevraagde informatie en documentatie in tweevoud schriftelijk aan te leveren. Bovendien dient de inschrijver (digitaal) een map met productfolders aan te leveren. 2.2

Adressering

De inschrijving dient gericht te worden aan: Gemeente Kerkrade T.a.v. dhr. P. Ypelaar Markt 33 6461 EC Kerkrade 2.3 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Indieningtermijn en voorschriften Inschrijvingen dienen uiterlijk voor 20 september 2013, 12:00 uur binnen te zijn op het hiervoor genoemde adres. Inschrijvingen per telex, fax, e-mail of op welke andere wijze dan ook dan hiervoor omschreven, worden niet geaccepteerd. Inschrijvingen die om welke reden dan ook niet tijdig op het hiervoor genoemde adres aanwezig zijn worden niet in behandeling genomen. Het risico van eventuele vertragingen bij de bezorging ligt geheel bij de inschrijver. Persoonlijke bezorging is mogelijk op werkdagen tussen 8:30 en 17:00 uur, met uitzondering van vrijdag, dan is bezorging mogelijk tussen 8.30 en 12.00 uur. U dient een ontvangstbevestiging van de gemeente Kerkrade te vragen, met daarop vermeld datum en tijdstip waarop uw offerte is afgegeven.

Versie 4

pagina 10 van 73


2.4

Gestanddoeningstermijn

De inschrijver dient zijn inschrijving gestand te doen tot en met 90 dagen na de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijvingen. Vul daartoe de betreffende paragraaf in van het inschrijfformulier (bijlage 2).

2.5

Taal en valuta

Inschrijvingen dienen te worden gesteld in de Nederlandse taal. Bedragen in de offerte dienen te worden vermeld in Euro’s, exclusief BTW, met vermelding van het toe te passen btw-percentage.

2.6

Opening van inschrijvingen

De opening van de inschrijvingen vindt plaats op 20 september 2013 om 12.10 uur tijdens een besloten bijeenkomst. alle inschrijvers krijgen van deze opening een verslag (‘proces verbaal van opening’) gemaild. 2.7

Combinaties van inschrijvers

Combinaties van inschrijvers mogen inschrijven. Het is niet noodzakelijk dat bij gelegenheid van inschrijving of gunning zij een rechtsvorm aannemen. Ieder lid van de combinatie wordt echter hoofdelijk aansprakelijk gehouden voor de uitvoering van de gehele overeenkomst. Zie hiertoe de te ondertekenen verklaring in het inschrijfformulier (bijlage 2 bij deze offerteaanvraag.) Voor de dienstverlening aan gebruikers van hulpmiddelen dient een combinatie van inschrijvers te zorgen voor één centraal aanspreekpunt en –telefoonnummer. Een combinatie van inschrijvers dient in de inschrijving aan te geven op welke wijze zij hierin voorziet.

2.8

Verklaring mededingingsrecht

U dient een rechtsgeldig ondertekende verklaring bij te voegen, door een bestuurder van het inschrijvende bedrijf ondertekend, dat de inschrijving niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht; zie bijlage 2. De rechtsgeldigheid van ondertekening dient te blijken uit bijvoorbeeld een uittreksel uit het handelsregister KvK, dat na een eerste verzoek hiertoe, bij een eventueel voornemen tot gunning, dient te worden overlegd.

2.9

Volgorde en nummering van bijlagen

De inschrijver dient zijn inschrijving op te bouwen in overeenstemming met de offertevragen zoals zijn opgenomen in deze offerteaanvraag en gelieve daarbij ook de gegeven volgorde aan te houden.

Versie 4

pagina 11 van 73


De offerteaanvraag bevat een aantal onderdelen, waarbij inschrijvers geacht worden documenten als bijlage aan de offerte toe te voegen. Wij verzoeken u de nummering van deze bijlagen te volgen. Indien het noodzakelijk blijkt bij de inschrijving verdere bijlagen op te nemen, dan verzoeken wij u deze verdere bijlagen door te nummer vanaf het laatste nummer zoals dat in deze offerteaanvraag is gebruikt. Gelieve een index in uw offerte op te nemen. De volgende bijlagen dienen in ieder geval bij uw inschrijving gevoegd te worden: A. Eigen Verklaring (bijlage 1) B. Beantwoording offertevragen (hoofdstuk 5) C. Prijsstelling en standaard leveringsassortiment (bijlage 3) D. Ingevuld inschrijfformulier (bijlage 2) E. Documentatie als bijlage bij de beantwoording van de offertevragen (hoofdstuk 5) F. Ingevulde conformiteitentabel (bijlage 6) 2.10 Het stellen van vragen Mocht u vragen hebben, dan dient u die in de Nederlandse taal te stellen en uitsluitend per e-mail in te dienen op het e-mailadres: [email protected], onder vermelding van “aanbesteding Wmo-hulpmiddelen, PL 2013”. U ontvangt binnen één werkdag een e-mailbevestiging van ontvangst van de door u gestelde vra(ag(en). Indien u niet binnen één werkdag na uw verzending onze ontvangstbevestiging heeft toegezonden gekregen, dient u contact op te nemen met ons kantoor via het telefoonnummer 0251228542. U dient uw vragen NIET in Excel of pdf format in te dienen, maar als ‘platte tekst’ in een gangbaar tekstverwerkingsformat. Door u op de in de bovenstaande alinea’s beschreven wijze gestelde vragen zullen geanonimiseerd worden beantwoord door nota’s van inlichtingen, die via www.aanbestedingskalender.nl beschikbaar worden gesteld. Elke nota van inlichtingen zal onderdeel uitmaken van deze offerteaanvraag. In de procedure zijn 2 inlichtingenrondes voorzien, zoals aangegeven in de planning, vermeld in hoofdstuk 1. Vragen die na de aangegeven termijn nog worden gesteld worden niet meer beantwoord. Op eventueel door andere medewerkers/vertegenwoordigers van de gemeente gegeven informatie kunt u zich niet beroepen. Alleen informatie die u via www.aanbestedingskalender.nl ontvangt is geldig.

2.11 Overeenkomst en opname inschrijving in de overeenkomst De offerte van de inschrijver aan wie een opdracht wordt gegund zal deel uitmaken van het te sluiten raamcontract. De tekst van dit raamcontract is opgenomen in bijlage 5 bij deze offerteaanvraag. De tekst van dit raamcontract ligt in beginsel vast; door middel van een expliciete vraag in het inschrijfformulier dient u aan te geven dat u met de tekst kunt instemmen. Indien u tekstwijzigingen wilt voorstellen, dan kunt u die uitsluitend vóór de offerte-opening voorstellen via de mogelijkheid tot het stellen van vragen, zie paragraaf 2.10. In de nota‘s van inlichtingen zal de gemeente ingaan op de voorgestelde tekstvoorstellen. Versie 4

pagina 12 van 73


2.12 Beoordeling en toelichting Na opening wordt gecontroleerd of de ingediende offertes voldoen aan de formele eisen en vervolgens worden deze beoordeeld aan de hand van de in hoofdstuk 3 beschreven uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Voldoet de inschrijving niet aan de formele eisen, dan kan dat een reden vormen om de betreffende inschrijving als niet-passend te beschouwen en niet verder inhoudelijk te beoordelen. Indien niet wordt voldaan aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, dan zal de inschrijving niet verder inhoudelijk worden beoordeeld en terzijde worden gelegd. Vervolgens wordt getoetst of de offertes voldoen aan de eisen als beschreven in de conformiteitentabel zoals opgenomen in bijlage 6 van deze offerteaanvraag. Offertes van bedrijven die niet voldoen aan alle vermelde eisen worden als niet-passend beschouwd en niet in de verdere beoordeling betrokken. Daarna vindt inhoudelijke beoordeling en onderlinge vergelijking plaats en worden scores toegekend aan de inschrijvingen aan de hand van in hoofdstuk 3 beschreven gunningscriterium “EMVI”. Dit leidt tot een voorlopige score en tot een besluit of, en zo ja, in welke vorm toelichting wordt gevraagd. Dit kan in schriftelijke vorm, door middel van e-mail, maar ook eventueel een toelichtinggesprek. Voor dit laatste geldt dat Uitsluitend inschrijvers die op basis van de initiële offerte-beoordeling redelijkerwijs nog voor gunning in aanmerking komen, komen in aanmerking voor een toelichtingsgesprek, tenminste als de gemeente voor zo’n ronde aanleiding ziet. De toelichtingsronde is voorzien op de in de planning genoemde datum, in het gemeentehuis van de gemeente Kerkrade. Gelieve bij inschrijving voorlopig deze datum te reserveren in de agenda. U zult naar verwachting een week van te voren via een uitnodiging vernemen of uw bedrijf wordt gevraagd voor een toelichtingsgesprek. In die uitnodiging zal tevens het exacte tijdstip van het gesprek worden vermeld, alsmede specifieke onderwerpen die op de agenda staan. De verstrekte toelichting en uitleg kan zeker niet leiden tot een aanpassing, aanvulling of wijziging van uw inschrijving.

2.13 Gunning en beroep Na afronding van de beoordeling wordt een beslissing over de gunning genomen. Gunning vindt plaats door de schriftelijke bekendmaking van het voornemen tot gunning aan de winnende inschrijver(s), gelijktijdig met de bekendmaking van dit voornemen aan de afgewezen inschrijvers. Zij ontvangen daarover een brief met een motivering voor de reden van de afwijzing, de verschillen ten opzichte van de uitgekozen inschrijving(en) en de naam van de begunstigde. Tevens wordt de datum vermeld waarop inschrijvers in een evaluatiegesprek een nadere toelichting kunnen ontvangen over de beoordeling en onderlinge vergelijking van de inschrijvingen. Gunning wordt uitgesproken onder de voorwaarde dat er binnen een periode van 20 dagen na de geplande datum van de evaluatiegesprekken geen civiel kort geding is aangespannen tegen de voorgenomen gunningbeslissing. Na deze termijn zal de overeenkomst worden geëffectueerd.

Versie 4

pagina 13 van 73


2.14 Bepaling producten standaard-leveringsassortiment Zodra de voorgenomen gunning bekend is gemaakt willen de gemeente voor elke categorie twee van de vier aangeboden producten selecteren voor opname in het standaard leveringsassortiment. Dit kan mogelijk deels door middel van een productpresentatie die door de geselecteerde leverancier dient te worden verzorgd. Daarbij kan de gemeente ook vertegenwoordigers uitnodigen van de Wmo-platforms. Deze presentatie zal medio november 2013 plaatsvinden.

2.15 Voorbehouden en geheimhoudingsbepalingen De gemeente behoudt zich het recht voor om van gunning af te zien. Aan de inschrijving zijn voor de gemeente geen kosten verbonden, ook niet in het geval wordt besloten om niet tot gunning over te gaan. In de precontractuele fase draagt u uw eigen kosten. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt en geen schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de gemeente. In dat geval is er voor de gemeente ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade dan ook. Eveneens geldt dat de leverancier de gemeente vrijwaart voor kosten die verband houden met het mogelijkerwijs terugdraaien van een gunningsbesluit door een rechterlijke uitspraak. De volgende geheimhoudingsverplichting is van toepassing gedurende de Europese aanbestedingsprocedure en de uitvoering van de mogelijke opdracht: Op alle documenten rust het intellectueel eigendom van de Aelmo en DP Advies. Er mag geen enkele informatie die in het kader van dit project beschikbaar komt, aan derden ter beschikking worden gesteld; Er zal geen publiciteit aan dit project worden gegeven, bijvoorbeeld in de vorm van externe publicaties of reclame-uitingen, anders dan na schriftelijke toestemming van de Gemeente. Alle partijen zullen bij een eventuele overeenkomst strikte geheimhouding in acht nemen ten aanzien van informatie over elkaars organisaties voorzover het informatie betreft welke als vertrouwelijk is aan te merken, dan wel waarvan het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs kan worden vermoed. Elk van hen draagt er zorg voor dat diens personeel insgelijks het bepaalde in de vorige volzin in acht neemt. Deze offerteaanvraag inclusief alle bijlagen mag – behoudens het bovenstaande – niet worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of andere manier, en/of voor andere doeleinden dan inschrijving op deze aanbesteding gebruikt worden, zonder voorafgaande toestemming van de Gemeente. In het inschrijfformulier dient u hier expliciet mee in te stemmen.

Versie 4

pagina 14 van 73


2.16 Varianten Het indienen van varianten is niet toegestaan.

2.17

Inschrijven op onderdelen

U kunt inschrijven/offreren op één van beide, of op beide percelen. Het inschrijven/offreren op onderdelen van de genoemde 2 percelen is niet toegestaan.

Versie 4

pagina 15 van 73


3

UITSLUITINGSGRONDEN, GESCHIKTHEIDSEISEN EN GUNNINGSCRITERIA

3.1

Eerste selectie

3.1.1 Algemeen Deze aanbesteding wordt uitgevoerd door middel van een openbare procedure. De gemeente zal echter uitsluitend inschrijvingen in aanmerking nemen van inschrijvers die kunnen aantonen zich niet te bevinden in de in de Uniforme Eigen Verklaring (ook wel aangeduid als UEV) opgenomen uitsluitingsgronden, en die wel voldoen aan de genoemde geschiktheidscriteria. Inschrijvers dienen daartoe de Uniforme Eigen Verklaring als opgenomen in bijlage 1 bij deze offerteaanvraag volledig in te vullen. De diverse onderdelen van deze verklaring worden, waar nodig geacht, in dit hoofdstuk van de offerteaanvraag nader toegelicht. Door inschrijving geeft u aan te voldoen aan de door de gemeente gestelde eisen. Voor een aantal zaken is het op dit moment voldoende dat u (bijvoorbeeld in de Uniforme Verklaring, op het inschrijfformulier of elders waar gevraagd) aangeeft hieraan te voldoen. Bij eventueel voornemen tot gunning kan gemeente u verzoeken passende bewijsmiddelen hiervoor te overleggen, binnen 10 werkdagen. Door inschrijving stemt u ermee in hieraan bij eventuele gunning te voldoen. NB. 1 Diverse verklaringen en formulieren van deze offerteaanvraag dienen rechtsgeldig te worden ondertekend door inschrijver. Daarbij is essentieel dat voor de gemeente is na te gaan dat degene die de inschrijving en het inschrijfformulier heeft ondertekend daartoe bevoegd is. Deze bevoegdheid kan onder andere worden aangetoond door een – desnoods volledig – uittreksel uit het handelsregister, dat ook bij een eventueel voornemen tot gunning kan worden opgevraagd door de gemeente NB. 2 Combinatie/ hoofd-onderaannemerschap Daar waar in de offerteaanvraag ten aanzien van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen wordt gesproken over ‘inschrijvers' gelden deze voor elk lid van een eventuele combinatie. Daar waar onderaannemers worden ingeschakeld stelt de hoofdaannemer zich er voor garant dat geen van de onderaannemers zich bevindt in één van de situaties beschreven als uitsluitingsgrond. Voor inschrijving als hoofd-/onderaannemerschap dient te worden aangetoond dat de hoofdaannemer daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen van die natuurlijke personen of rechtspersonen (onderaannemers), door middel van een zogenaamde middelenverklaring die is opgenomen in het inschrijfformulier (bijlage 2). De combinatie en hoofd/onderaannemers dient/dienen gezamenlijk te voldoen aan de geschiktheidseisen zoals genoemd in paragraaf 3.1.4 en 3.1.5. Voor de uitsluitingsgronden, paragraaf 3.1.2 en inschrijving handelsregister, paragraaf 3.1.3 geldt dat ieder lid van de combinatie of hoofd-/onderaannemerschap moet voldoen. Inschrijvers die onderaannemers inschakelen dienen een opgave te doen welke onderaannemers dit betreft. Het inschakelen van onderaannemers laat echter de aansprakelijkheid van de hoofdaannemer onverlet. De opgave van onderaannemers dient te worden opgenomen in de Uniforme Eigen Verklaring bij punt 8.2. Verder dient paragraaf 4 van het inschrijfformulier, opgenomen als bijlage 2 bij deze offerteaanvraag, te worden ingevuld. Personeel dat wordt ingezet bij contacten met Wmo-geïndiceerden dient de Nederlandse taal te beheersen, kennis te hebben van de regio en bekend te zijn met het regionale dialect Versie 4

pagina 16 van 73


3.1.2

Verklaring uitsluitingsgronden

Inschrijvers dienen te verklaren dat zij zich niet bevinden in de aangekruiste situaties zoals beschreven in de Uniforme Eigen Verklaring, hoofdstuk 2 en 3. Hiertoe dient de UEV te worden ingevuld en rechtsgeldig ondertekend. De gemeente behoudt zich het recht voor om aan de inschrijver aan wie gemeente voornemens is te gunnen, alsnog rechtsgeldige, actuele bewijsstukken, genoemd in artikel 2.89 Aanbestedingswet, op te vragen. Het niet overleggen hiervan dan wel het overleggen van onjuiste of niet-geldige documenten leidt tot uitsluiting van deelname en gunning.

3.1.3

Inschrijving handelsregister (Beroepsregister)

Inschrijvers dienen ingeschreven te zijn in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, of, als ze in een ander land gevestigd zijn, zijn ingeschreven in een beroeps- of handelsregister volgens de voorschriften van dat land. In eerste instantie volstaat bij inschrijving ondertekening van de Uniforme Eigen Verklaring, zie punt 5.3. Aan de inschrijver aan wie gemeente voornemens is te gunnen, zal gevraagd worden om een rechtsgeldig bewijsstuk te overleggen. Als bewijs geldt voor gemeente een internetuittreksel, een kopie uittreksel of een origineel uittreksel van inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (of vergelijkbaar bewijsdocument in het buitenland, als ondernemer niet in Nederland is gevestigd). Het document dient recent en actueel te zijn in de zin dat het de actuele situatie weergeeft van de vermelde gegevens, zoals de namen van bevoegde personen, de inhoud van hun bevoegdheid etc. Daarnaast kan het tevens worden gebruikt om de bevoegdheid aan te tonen van degene die namens de inschrijver de offertedocumenten ondertekent (zie ook paragraaf 3.1.1).

3.1.4 Financieel-economische draagkracht Uw bedrijf dient in financieel opzicht in staat te zijn een opdracht, per ingeschreven perceel, van deze aard en omvang te kunnen uitvoeren. Hiertoe dient u bij inschrijving de onderstaande gegevens van de onderneming, dan wel van de holding- (concern)/ moedermaatschappij op te geven, over de laatste drie volle boekjaren. Ter informatie is daarbij tevens de minimumeis vermeld (als er een minimumeis is). Voor het opgeven van de gegevens dient u gebruik te maken van het inschrijfformulier, bijgevoegd als bijlage 2 bij deze offerteaanvraag. Gegevens jaarrekening / ratio’s Eigen vermogen Lang vreemd vermogen 1 Solvabiliteit 2

1 2

Versie 4

Minimumeis

2010*

2011*

2012*

Positief in meest recente boekjaar (2012*). Nvt. 20% in meest recente boekjaar, of gemiddeld 20% over 3 laatste jaren.

Lang vreemd vermogen: (Totale passiva - Vlottende passiva - Eigen vermogen) Solvabiliteit: (Eigen vermogen / Totale activa) pagina 17 van 73 offerteaanvraag Wmo-hulpmiddelen PL2013

Winst (na belastingen)

Positief in meest recente boekjaar, of positief gemiddeld over 3 laatste jaren.

* NB. Indien de jaarcijfers over 2012 nog niet zijn vastgesteld, dan geldt de bovenstaande tabel over de boekjaren 2009, 2010 en 2011, m.a.w. 2011 is dan het meest recente boekjaar. Aan de inschrijver aan wie gemeente voornemens is te gunnen, kan alsdan gevraagd worden om ter staving van deze cijfers de volgende documenten (of kopieën daarvan) te overleggen: Het meest recente jaarverslag (balans en resultatenrekening), of, in geval de inschrijving een zogenaamde dochter of werkmaatschappij betreft, de geconsolideerde jaarrekening van de holding(concern) / moedermaatschappij, samen met een verklaring van de holding- of moedermaatschappij dat deze bij gunning van de opdracht de nakoming van de overeenkomst garandeert. Zie bijlage 2 inschrijfformulier. Als de onderneming wettelijk verplicht is een goedkeurende accountantsverklaring te laten opstellen, dan dient dit jaarverslag voorzien te zijn van een goedkeurende accountantsverklaring. Als deze over het afgelopen boekjaar nog niet is afgegeven, of als uw onderneming niet wettelijk verplicht is deze goedkeurende accountantsverklaring op te laten stellen, kan worden volstaan met het jaarverslag.

3.1.5 Technische bekwaamheid Inschrijvers dienen aan te tonen technisch voldoende vaardig en bekwaam te zijn deze opdracht te kunnen uitvoeren. 3.1.5.1 Referenties De inschrijver dient daartoe ten eerste aan de hand van, referenties van soortgelijke opdrachten aan te tonen voldoende kennis en ervaring te hebben met een levering als beoogd in deze aanbesteding. De referenties moeten betrekking hebben op gedurende de laatste drie jaren afgeronde projecten. Onder ‘afgeronde projecten’ wordt in dit verband ook verstaan ‘afgeronde contractjaren’ van lopende opdrachten gedurende de meest recente drie jaren. Hiervoor heeft de gemeente de volgende twee kerncompetenties benoemd. Voor elk van deze twee kerncompetenties dient, per perceel, 1 referentie te worden overlegd. Dit mag, maar hoeft niet, ook eenzelfde referentie zijn, wanneer u met deze ene referentie beide kerncompetenties kunt aantonen. Perceel 1 KOOP ervaring met levering van ten minste 550 Wmo-hulpmiddelen op jaarbasis en onderhoud van minimaal 2.400 Wmo-hulpmiddelen op jaarbasis in het kader van een Wmo-contract. (Wmohulpmiddelen gedefinieerd zoals omschreven in bijlage 4) het bestrijken van een werkgebied/gemeente met minimaal 84.000 inwoners, in het kader van een Wmo-contract. (Wmo-hulpmiddelen gedefinieerd zoals omschreven in bijlage 4)

Versie 4

pagina 18 van 73


Perceel 2 HUUR ervaring met levering van ten minste 325 Wmo-hulpmiddelen op jaarbasis en onderhoud van minimaal 1.500 Wmo-hulpmiddelen op jaarbasis in het kader van een Wmo-contract. (Wmohulpmiddelen gedefinieerd zoals omschreven in bijlage 4) het bestrijken van een werkgebied/gemeente met minimaal 60.000 inwoners, in het kader van een Wmo-contract. (Wmo-hulpmiddelen gedefinieerd zoals omschreven in bijlage 4) 3.1.5.2 Lijst voornaamste leveringen Daarnaast dient als achtergrondinformatie een lijst te worden overlegd van de voornaamste leveringen (met bijbehorende diensten) die betrekking hebben op het voorwerp van deze aanbesteding, van de laatste drie jaren, met vermelding van gegevens zoals gevraagd in het inschrijfformulier sub 3.2. De gegevens zoals hierboven gevraagd moeten worden opgegeven als onderdeel van het inschrijfformulier. Toelichting: Er dienen maximaal twee referentieprojecten te worden overgelegd om te voldoen aan de minimumeis voor technische bekwaamheid. Bij deze maximaal twee referentieprojecten dient u alle informatie te verstrekken waaruit blijkt dat deze referentieprojecten te samen voldoen aan genoemde kerncompetenties. Daartoe dient u per referentie het model in paragraaf 3.1 van het inschrijfformulier in te vullen met de complete omvang van het project, op bij voorkeur maximaal 1 bladzijde. De lijst van voornaamste leveringen en diensten kunnen over dezelfde projecten gaan, hoeven niet te zijn afgerond, en kunnen bijvoorbeeld afwijken op aard en omvang. Daarnaast hoeft u voor de in de lijst genoemde leveringen en diensten niet per levering het model uit paragraaf 3.1 van het inschrijfformulier in te vullen, maar kunt u volstaan met een korte omschrijving van datum, bedrag, specifieke kenmerken van de opdracht en de naam van de opdrachtgever, als achtergrondinformatie. Van de in deze paragraaf bedoelde opgegeven referenties behoudt de gemeente zich het recht voor deze (ook inhoudelijk) te verifiëren. 3.1.5.3 Kwaliteitssysteem Tot slot dienen inschrijvers door middel van een beschrijving op maximaal 2 pagina A4 aan te tonen te beschikken over een werkend kwaliteitssysteem, zoals een ISO-certificaat dan wel gelijkwaardig. Zie vraag 3.6 van het inschrijfformulier. 3.2

Gunning

Alleen inschrijvingen van bedrijven die zich niet in een van situaties zoals benoemd in de uitsluitingsgronden bevinden, en die (wel) voldoen aan de genoemde geschiktheidseisen en die volledig voldoen aan de eisen als opgenomen in de conformiteitentabel (bijlage 6) zullen inhoudelijk worden beoordeeld en onderling worden vergeleken aan de hand van de hierna vermelde gunningscriteria De gemeente beoordeelt deze offertes op basis van de economisch meest voordelige inschrijving. Daartoe wordt gebruik gemaakt van de volgende gunnings(sub)criteria, weergegeven met wegingsfactoren: 1. Prijs (45%) 2. Wijze van invulling van de gevraagde dienstverlening (55%)

Versie 4

pagina 19 van 73


Nadere informatie over de wijze van beoordeling en de verdeling van wegingsfactoren binnen ieder criterium is opgenomen in het beoordelingsprotocol, opgenomen als bijlage 7 bij deze offerteaanvraag.

4

Behoeftestelling, Programma van eisen, algemeen koop en huur

4.1

Algemeen

De gemeente zijn op geen enkele wijze gebonden aan bepaalde marktpartijen, noch hebben zij een voorkeur voor bestaande of nieuwe marktpartijen. Alleen op basis van de minimumeisen, geschiktheidsen (sub)gunningscriteria zullen de inschrijvingen beoordeeld worden. 1. De gemeenten Kerkrade, Simpelveld, Nuth, Brunssum en Landgraaf kopen momenteel. De offerteaanvraag, perceel 1 betreft het kopen, herverstrekken, (na)aanpassen, repareren en onderhouden van hulpmiddelen. De huidige hulpmiddelen in het uitstaande park en de hulpmiddelen in het depot zullen deel gaan uitmaken van de nieuw af te sluiten overeenkomst en de nieuwe tarieven, zoals geoffreerd per 1 januari 2014. 2. De gemeenten Heerlen, Onderbanken en Voerendaal huren momenteel. De offerteaanvraag, perceel 2 betreft het huren, (na)aanpassen, repareren en onderhouden van hulpmiddelen. Gemeente gaan ervan uit dat het uitstaande park, tot beëindiging door de gemeente van de huidige lopende bruikleenovereenkomsten die per middel zijn gesloten, in beheer blijft bij de huidige leverancier, tenzij de inschrijver en de huidige contractpartner overeenstemming kunnen bereiken over de overname van het huidige park. De laatste optie geniet de voorkeur van de gemeente, waarbij definitieve keuze altijd aan de gemeente is. De producten uit het overgenomen park zullen dan door de inschrijver aangeboden worden volgens de nieuwe tarieven, zoals geoffreerd per 1 januari 2014. Gemeente gaat er vanuit dat, indien wordt besloten tot overname van het park, dat deze overname uiterlijk 28 februari 2014 is afgerond. 1. Bij overname van het uitstaande park zullen de producten verhuurd gaan worden op basis van de aangeboden huurprijs per categorie en zullen vervolgens onder de nieuwe overeenkomst komen te vallen. 2. Ingeval dat het de huidige leverancier aangaat zal het huidige uitstaande park verhuurd gaan worden op basis van de door inschrijver aangeboden huurprijs per categorie en zullen vervolgens onder de nieuwe overeenkomst komen te vallen. 3. Ieder nieuw in te zetten hulpmiddel cq elke vervanging zal onder de nieuwe overeenkomst komen te vallen. 4. Indien het uitstaande park niet overgenomen wordt door de nieuwe leverancier zullen de gemeente met betrekking tot het uitstaande bestand per 31-12-2013 een sterfhuisconstructie hanteren waarbij het park bij de huidige leveranciers gedurende een periode van 2 jaar in overleg met de gemeente afgebouwd zal worden, onder verantwoording van de nieuwe leverancier. 3. De gemeente Onderbanken heeft momenteel een mix van “huur- en koopmiddelen” zoals te zien is in de bijlage 9. Vanaf 1 januari 2014 zullen alle “nieuwe” middelen in de huur verstrekt gaan worden. Gedurende de overgangsperiode zullen de huidige “huurmiddelen”ondergebracht gaan worden binnen het perceel 2 en zullen de huidige “koopmiddelen”ondergebracht gaan worden binnen perceel 1. 4. Eenvoudige hulpmiddelen zoals douche- en toilethulpmiddelen, met een bruto aanschafwaarde tot € 500,- excl. Btw, worden in principe niet door de gemeente verstrekt aangezien dergelijke middelen als algemeen gebruikelijk gelden. Daar waar deze middelen wel door de gemeente verstrekt worden, zullen deze middelen in eigendom aan de klant worden verstrekt. Versie 4

pagina 20 van 73


5. Ten behoeve van diverse rolstoelpools, bijvoorbeeld woonvoorzieningen, voor algemeen gebruik, kunnen hulpmiddelen rechtstreeks door of voor de gemeente aangeschaft, verstrekt en onderhouden worden. Deze hulpmiddelen worden door de inschrijver, na gunning, aangeboden tegen de door de inschrijver aangeboden tarieven. De paragraaf met betrekking tot behoeftestelling, programma van eisen is onderverdeeld in een drietal sub paragraven, namelijk: - 4.1 behoeftestelling, programma van eisen, algemeen gelden voor zowel de koop alsook de huurgemeenten. - 4.2 behoeftestelling, programma van eisen, koopgemeenten specifiek geldend voor de koopgemeenten, perceel 1. - 4.3 behoeftestelling, programma van eisen, huurgemeenten specifiek geldend voor de huurgemeenten, perceel 2. Als in deze offerteaanvraag of in andere documenten onverhoopt specifieke merk- of type voorkomen dient dit te worden uitgelegd als “of daarmee overeenstemmend”.

Versie 4

pagina 21 van 73


4.1.1

Manier van werken, van aanvraag tot verstrekking

De huidige werkwijze rond de verstrekking van Wmo-hulpmiddelen is als volgt: a. Gebruiker dient aanvraag in; b. Wmo-consulent/klantmanager Wmo stelt de indicatie, eventueel met consultering van de medisch adviseur (arts); of indien de Wmo-consulent/klantmanager Wmo dit nodig acht wordt er medisch advies opgevraagd bij de medisch adviseur; c. de gemeente neemt contact op met opdrachtnemer voor een verzoek tot passing (en/of levering), en stelt de indicatie, voorzien van een programma van eisen, aan de Opdrachtnemer ter beschikking; d. passing en/of selectie van het hulpmiddel vindt plaats binnen 5 werkdagen nadat opdracht door de gemeente is gegeven. De gemeente kan verlangen dat een deskundige derde bij selectie/passing aanwezig is; e. de leverancier geeft, indien van toepassing, door middel van een passingsverslag aan of het gevraagde middel herverstrekbaar in depot beschikbaar is; zo niet, dan selecteert de leverancier het middel dat de goedkoopste compenserende oplossing binnen het standaard leveringsassortiment dan wel het referentieassortiment biedt of, indien het gaat om een middel buiten het standaard leveringsassortiment, vermelding, met redenen omkleed, om welk artikel het gaat; tevens wordt een gespecificeerde kostenopgave gedaan, waarin opgenomen de eventuele kosten van individuele aanpassingen. Het passingsverslag en de, eventuele, offerte worden binnen 5 werkdagen, na passing, aan de betreffende afdeling van de gemeente beschikbaar gesteld; f. op basis van de beoordeling van het passingverslag geeft de gemeente een beschikking af; g. Na expliciet schriftelijk akkoord van de gemeente (opdracht tot levering) gaat de opdrachtnemer over tot levering van het geoffreerde hulpmiddel, inclusief eventuele individuele aanpassingen. Voor de levertijden gaan de gemeente uit van: a. De levering van hulpmiddelen uit het standaard leveringsassortiment dient binnen maximaal 10 werkdagen na opdracht plaats te vinden. b. De levering van hulpmiddelen met opties dient binnen maximaal 15 werkdagen na opdracht plaats te vinden. h. De levering van hulpmiddelen met individuele aanpassingen dient binnen maximaal 25 werkdagen na opdracht plaats te vinden. i. de opdrachtnemer zorgt bij levering voor een door de gebruiker ondertekende gebruikersovereenkomst, waarvan de tekst in overleg met de gemeente is opgesteld. De opdrachtnemer stuurt de getekende gebruikersovereenkomst terug naar de gemeente en deze wordt toegevoegd aan het persoonlijke dossier van de gebruiker. j. De opdrachtnemer doet 5 werkdagen na aflevering van het hulpmiddelen een telefonische aflevercheck en 1 maand na aflevering een gebruikcheck bij de klant of het hulpmiddel correct is afgeleverd en of het hulpmiddel gebruikt wordt/kan worden voor het doel waar het voor verstrekt is geworden.

Versie 4

pagina 22 van 73


4.1.2

Huidige afname

De gemeente hebben per 1 januari 2013 het volgende aantal inwoners: - Kerkrade: 47.197 inwoners - Heerlen: 88.731 inwoners - Simpelveld: 10.925 inwoners - Nuth: 15.494 inwoners - Brunssum: 29.087 inwoners - Onderbanken: 7.909 inwoners - Landgraaf: 37.917 inwoners - Voerendaal: 12.615 inwoners In bijlage 9 is de volgende informatie, indicatief, opgenomen, gesplitst in koop- en huurgemeenten: -

-

Voor de huurgemeenten, per gemeente: o Het uitstaand bestand op 31 maart 2013, met de volgende kenmerken per middel: categorie, merk/type en bouwjaar eerste inzet. o Het aantal leveringen per categorie in de periode 1 april 2012 tot en met 31 maart 2013. Voor de koopgemeenten, per gemeente: o Het uitstaand bestand op 31 maart 2013, met de volgende kenmerken per middel: categorie, merk/type en bouwjaar eerste inzet. o Het depotbestand op 31 maart 2013, met de volgende kenmerken per middel: categorie, merk/type en bouwjaar eerste inzet. o Het aantal nieuw leveringen per categorie in de periode 1 april 2012 tot en met 31 maart 2013. o Het aantal depot leveringen per categorie in de periode 1 april 2012 tot en met 31 maart 2013.

Het aantal te verstrekken hulpmiddelen per categorie is niet eenduidig vooraf vast te stellen. Er dient te worden afgegaan op ervaringscijfers uit het verleden, aangevuld met interne en externe beïnvloedingsfactoren (zoals verandering van beleid van de gemeente en de vergrijzing). Aan de informatie over de aantallen in deze offerteaanvraag inclusief bijlagen kunnen geen afnamegaranties worden ontleend.

Versie 4

pagina 23 van 73


4.1.3

Standaard leveringsassortiment

Algemene eisen De inschrijver dient bij inschrijving volledig te voldoen aan de navolgende algemene eisen: 1. Een inschrijver die een offerte indient heeft daarmee aangegeven alle op de markt te verkrijgen hulpmiddelen binnen de Nederlandse revalidatiebranche te kunnen leveren, ongeacht type of merk. Uitgangspunt is te allen tijde de goedkoopste compenserende oplossing. 2. Inschrijver dient middelen te leveren die te allen tijde voldoen aan de geldende normen, weten regelgeving. 3. Inschrijver garandeert dat de aangeboden hulpmiddelen allen van fabriekswegen voldoen aan het gestelde in het programma van eisen. U dient officiële informatie van de fabrikant/importeur, van het product, toe te voegen waaruit een en ander duidelijk blijkt. 4. De aangeboden hulpmiddelen in de categorieën: 1.a, 1.b, 1.c, 1.d, 2.a, 2.b, 5.b en 5.c dienen ISO 7176-19 goedgekeurd te zijn, wat betekent dat deze hulpmiddelen veilig vervoerbaar dienen te zijn. 5. De aangeboden hulpmiddelen dienen geschikt te zijn voor het gestelde gebruiksdoel en voor de beoogde doelgroep. 6. De aangeboden hulpmiddelen dienen leverbaar te zijn op moment van indiening van uw inschrijving. 7. Inschrijver garandeert dat de aangeboden hulpmiddelen tot minimaal 1 jaar na ingang van het contract op de Nederlandse markt leverbaar zijn. 8. Inschrijver garandeert dat er een standaard leveringsassortiment wordt samengesteld en aangeboden waarbinnen minimaal 95% van alle verstrekkingen van alle hulpmiddelen plaats vindt. De resterende maximale 5% betreft hulpmiddelen die vallen binnen de gedefinieerde categorieomschrijvingen 1 tot en met 8, echter die aan speciale complexe eisen dienen te voldoen. Aangezien de passing en selectie geschiedt door de leverancier, is de leverancier verantwoordelijk voor de daadwerkelijke invulling van genoemde percentages. 9. Uit de officiële prijslijst en de officiële gebruikershandleiding van de fabrikant/importeur dient te blijken dat de aangeboden producten voldoen aan de gevraagde standaardspecificaties volgens bijlage 3. Accu’s en laders, spiegels, stokhouders, sloten op fietsen en kilometertellers op elektrische voorzieningen hoeven niet van de originele fabrikant/ importeur van het aangeboden middel afkomstig te zijn, deze dienen wel middels originele documentatie van de leverancier van het product te toetsen te zijn op het voldoen aan de gevraagde specificaties. 10. Jaarlijks kan een evaluatie plaatsvinden tussen inschrijver en gemeente van het standaard leveringsassortiment. Op basis van deze evaluatie kan, maximaal eenmaal per jaar, in overleg het standaard leveringsassortiment worden aangepast, bijvoorbeeld als gevolg van marktontwikkelingen. 11. Levering buiten het standaard leveringsassortiment, maximaal 5%, vindt alleen plaats na uitdrukkelijke, schriftelijke, toestemming van de gemeente. 12. De te leveren middelen hebben een minimale technische levensduur van 7 jaar, voor kinderhulpmiddelen ten minste 5 jaar. 13. Jaarlijks, voor het einde van de maand januari, worden de gemeente voorzien van één of meerdere ( digitale) productinformatie/ prijzenboek(en) over het standaard leveringsassortiment. 14. Het door de inschrijver in zijn inschrijving aan te bieden standaard leveringsassortiment dient te worden vermeld in de bij te voegen bijlage 3. Versie 4

pagina 24 van 73


15. De door u aangeboden hulpmiddelen per categorie betreffen standaard configuraties die ten minste aan de in de bijlage 3 en 4 van de offerteaanvraag gestelde technische en functionele eisen (specificaties uit paragraaf 4.1.4) voldoen. U conformeert zich eraan, dat indien tijdens de contractperiode blijkt dat een door u aangeboden hulpmiddel niet volledig blijkt te voldoen aan deze functionele eisen, u een hulpmiddel zal inzetten dat wel aan deze eisen voldoet. Alle kosten die hiermee samenhangen zijn voor uw rekening. 16. Het standaard leveringsassortiment dat wordt vastgelegd in uw offerte in de bijlage 3, bevat per categorie 4 of 3 modellen (merk(en) en/of types). Als door de inschrijver per hoofdgroep meer dan 4 of 3 modellen worden vermeld dan worden alleen de eerste 4 of 3 modellen in de beoordeling meegenomen, tenzij anders wordt vermeld. 17. Per categorie moet een standaard leveringsassortiment aangeboden worden waarbij de eis is dat na gunning de gemeente willekeurig een tweetal modellen selecteert, uit de vier of 3 aangeboden modellen, waar een dekkingsgraad per categorie mee behaald kan worden van minimaal 90%. 18. Na gunning wordt de inhoud van het standaard leveringsassortiment definitief vastgesteld in de leveringsovereenkomst.

Versie 4

pagina 25 van 73


Specificaties De hulpmiddelen zijn onderverdeeld in de navolgende categorieën: Hulpmiddelen categorieën 1.a

Hoepelrolstoel voor incidenteel gebruik (lichtgewicht uitvoering)

1.b

Comfortrolstoel voor permanent/langdurend gebruik (vastframe)

1.c

Verblijfsrolstoel voor semi-permanent/algemeen gebruik

1.d

Actief rolstoel

2.a

Elektrische rolstoel voor (semi-) permanent gebruik, in en om het huis

2.b

Elektrische rolstoel voor (semi-) permanent gebruik, binnen/ buiten

3.a

Scootmobielen voor gebruik in woonomgeving, beperkte actieradius,

3.b

Scootmobielen voor buiten gebruik (inclusief “extra” geveerd)

4.a

Driewielfietsen voor volwassenen en kinderen vanaf 5 jaar

4.b

Driewielfietsen voor kinderen van 2 tot 5 jaar

5.a

Buggy’s

5.b

Kinderduwwandelwagens

5.c

Kinderrolstoelen handbewogen

6.a

Verrijdbare tilliften (passief)

6.b

Verrijdbare tilliften (actief)

7.a

Douche/ toilethulpmiddelen, inclusief badliften

8.a

Universele "losse" elektrische hulpaandrijving voor gebruiker

9.a

Producten buiten “standaard” leveringsassortiment

In bijlage 4 vindt u de functionele eisen per categorie. In bijlage 3 vindt u tevens de technische eisen en de standaard specificaties. Aanpassingen Bij aanpassingen wordt er onderscheid gemaakt in opties en individuele aanpassingen: Opties: aanpassingen en opties aan standaard voorzieningen, voorkomende op standaard algemeen verkrijgbare prijslijsten, zoals AD-kussens en rollatorrekhouders. Voor opties geldt: deze zijn inbegrepen in het all-in aanschafbedrag en/of huurbedrag van het hulpmiddel. Individuele aanpassingen: individueel op maat gemaakte aanpassing aan/van standaard voorziening, deze zijn inbegrepen in het all-in aanschafbedrag, dienstverleningstarief en/of huurbedrag van het hulpmiddel.

Versie 4

pagina 26 van 73


Voor individuele aanpassingen geldt: deze zijn niet standaard verkrijgbaar voor het betreffende hulpmiddel. Individuele aanpassingen aan nieuwe, dan wel gebruikte hulpmiddelen dienen, indien van toepassing, steeds in de offerte separaat te worden gespecificeerd. Voor individuele aanpassingen brengt de inschrijver geen bijkomende aparte opslagen en/of toeslagen (bijv. voorrijkosten, passingskosten etc.) bij de gemeente in rekening. Ook niet wanneer een na-aanpassing of optie wordt aangevraagd door de gemeente bij een al aan de cliënt verstrekt hulpmiddel. 4.1.4

Keuze van hulpmiddelen

De keuze van het toe te kennen hulpmiddel is altijd aan de gemeente, of te wel de gemeente dient formeel akkoord te gaan met uw selectie. 4.1.5 Het proces Algemene eisen 1. Passing dient in principe altijd bij de gebruiker thuis plaats te vinden. 2. Het hulpmiddel dat wordt gebruikt voor de passing is bij voorkeur het te leveren (depot) hulpmiddel. 3. Tijdens de passing kan een artikel uitgeprobeerd worden en deze kan, indien adequaat, direct gereserveerd/geleverd worden. (indien met de gemeente expliciete afspraken gemaakt worden over een generale machtiging); 4. De gemeente behoudt zich het recht voor om bij een passing van het hulpmiddel aanwezig te zijn. Paslocatie/vestiging 1. Inschrijver beschikt over een paslocatie in het werkgebied binnen de regio Parkstad Limburg. Deze paslocatie biedt minimaal de volgende faciliteiten: servicepunt / aanwezigheid standaard leveringsassortiment / pas-, demonstratie-en oefenfaciliteiten. 2. De paslocatie dient te voldoen aan de eisen voor toegankelijkheid voor gehandicapten en te zijn voorzien van een aangepast toilet. In de paslocatie dient een aparte ruimte beschikbaar te zijn voor passingen, zodat de klant met inachtneming van zijn privacy kan worden geassisteerd en geadviseerd. 3. De paslocatie is op afspraak te bezoeken. Indien de inschrijver al in het bezit is van een locatie die voldoet aan het hierboven gestelde dan dient hij dit in zijn offerte aan te geven. Bij de start van de dienstverlening dient de inschrijver te beschikken over een locatie zoals hierboven is beschreven. De locatie dient, ter beoordeling aan de gestelde eisen, aan de gemeente te worden voorgelegd. Opdracht tot passing 1. Passing en/of selectie van het hulpmiddel vindt plaats binnen 5 werkdagen nadat opdracht door de gemeente is gegeven. Het passings-en/of selectieformulier zendt de inschrijver samen met de offerte, binnen 5 werkdagen na de selectie, retour aan de gemeente. 2. Voor de passing en selectie brengt de inschrijver bij de gemeente geen extra kosten in rekening (dus ook geen voorrijkosten etc.). Versie 4

pagina 27 van 73


Bestellingen van het middel De gemeente bestelt de hulpmiddelen schriftelijk/ per e-mail op basis van de uitgebrachte offerte, via de contactperso(o)n(en) van de inschrijver. Hierna volgt binnen 24 uur een orderbevestiging van de inschrijver met daarin een opgave van de verwachte leveringsdatum. Levering van het middel, nieuw dan wel gebruikt (depot van de gemeenten). 1. De levering van hulpmiddelen uit het standaard leveringsassortiment dient binnen maximaal 10 werkdagen na opdracht plaats te vinden. 2. De levering van hulpmiddelen met opties dient binnen maximaal 15 werkdagen na opdracht plaats te vinden. 3. De levering van hulpmiddelen met individuele aanpassingen dient binnen maximaal 25 werkdagen na opdracht plaats te vinden. 4. De bovengenoemde leveringstermijnen zijn bindend, incl. de termijnen voor de levering van opties of individuele aanpassingen. 5. Indien de afgesproken standaard- of afwijkende leveringstermijn aan de zijde van de inschrijver niet haalbaar is, rust er een meldingsplicht op de inschrijver richting de gemeente en de cliënt. De inschrijver dient tegelijkertijd de best haalbare en reële levertijd op te geven. Indien de inschrijver de in de opdracht vermelde hulpmiddelen niet of niet tijdig gebruiksklaar conform de overeengekomen leveringstermijnen aflevert, kan de gemeente per hulpmiddel een boete à € 50,00 per werkdag heffen voor elke dag vertraging tot aan het moment van levering, met een maximum van € 500,00 per gebeurtenis. (In afwijking tot de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Kerkrade.) 6. Indien een hulpmiddel niet binnen de gestelde termijn geleverd kan worden, verstrekt de opdrachtnemer ter overbrugging en in overleg met de gemeente, zonder meerkosten, een vervangend hulpmiddel. 7. Levering dient zonder meerkosten aan huis te geschieden. Bij vervanging, waartoe de gemeente opdracht geeft, dient het oude product kosteloos retour genomen te worden. Herinzetten van gebruikte middelen De gemeente eist in de af te sluiten overeenkomst dat de levering van “depothulpmiddelen van de gemeenten” dan wel geschikte gebruikte middelen te allen tijde voorrang heeft op de levering van nieuwe middelen. De inschrijver is in deze gevallen verplicht om deze middelen als volgt af te leveren: 1. Technisch in normale staat (regulier onderhouden, voldoen aan de technisch gestelde eisen), en 2. Visueel als nieuw (schoon, geen of nauwelijks (zichtbare) beschadigingen en zo nodig ontsmet), en 3. Met een normaal verwachte rest levensduur (in relatie tot technische levensduur van minimaal 7 jaar of 5 jaar), en 4. Voor elektrische middelen geldt dat deze niet ouder dan 10 jaar zijn en 5. Compleet geleverd conform opdracht, en 6. Conform aan de eisen van het standaard leveringsassortiment, 7. geleverd uit het uitstaande bestand, depot van de gemeenten, dan wel in het geval van huur voorkomende op de overeengekomen referentie herverstrekkingslijst. Aflevering van het middel 1. De inschrijver dient bij aflevering van de hulpmiddelen zodanige informatie te verstrekken aan de cliënt over gebruik, onderhoud en bediening van de hulpmiddelen, inclusief het verstrekken van een Nederlandstalige handleiding, dat een veilig en deugdelijk gebruik van het hulpmiddel Versie 4

pagina 28 van 73


mogelijk is. Tevens wordt de klant duidelijk geïnformeerd op welke wijze de serviceverlening geregeld is. 2. Het hulpmiddel dient op een adequate wijze te worden afgesteld, bij aflevering. 3. Voor mobiele elektrische middelen geldt dat 1 uur rijvaardigheids-/ gewenningstraining is inbegrepen. 4. Indien tijdens de aflevering blijkt dat de cliënt geen veilig gebruik kan maken van het af te leveren hulpmiddel zal de inschrijver dit direct melden aan de gemeente en zal het middel vooralsnog niet afgeleverd worden. Bruikleenovereenkomst, gebruiksduur 1. De inschrijver dient bij aflevering een bruikleenovereenkomst cq een afleverbewijs, ook in het geval van nalevering van opties en dergelijke, aan de cliënt/ contactpersoon te overleggen en te laten ondertekenen. 2. In geval van koop berust de eigendom van het Wmo-hulpmiddel bij Leverancier tot het door de Leverancier en cliënt ondertekende bruikleenovereenkomst door de Gemeente is ontvangen. 3. De inschrijver dient binnen 24 uur, na levering, een kopie van de bruikleenovereenkomst cq afleverbewijs naar de gemeente te sturen. 4. Inschrijver ontvangt van de gemeente, door een beëindigingschrijven, opdracht om een bruikleenperiode te beëindigen. Beëindiging door de inschrijver van de bruikleenovereenkomst/serviceovereenkomst vindt plaats op de eerste (werk)dag volgend op de verzenddatum van het beëindigingschrijven van de gemeente. Vanaf de datum van beëindiging vervalt de servicevergoeding. 5. Na beëindiging van de bruikleenovereenkomst dient inschrijver het hulpmiddel in overleg met de cliënt/ contactpersoon binnen 5 werkdagen op te halen en in depot te plaatsen 4.1.6 Dienstverlening, reparatie en onderhoud 1. Reparaties dienen onder normale omstandigheden binnen 24 uur door geheel Nederland plaats te vinden. De inschrijver dient een eigen werkplaats met technisch gekwalificeerd personeel te onderhouden (zie kwaliteitseisen). 2. Er dient sprake te zijn van een 24-uurs bereikbaarheid middels een rechtstreeks (zonder keuze menu) lokaal “045”-nummer en gesprekken kunnen in dialect afgehandeld worden, telefonisch en per SMS, gedurende 7 dagen in de week. Bij calamiteiten is een reactietijd (tijd tussen melding en start hulpverlening) van 1 uur als maximum toelaatbaar. Het verhelpen van calamiteiten vindt ter plekke, dan wel bij de cliënt thuis plaats. Bij calamiteiten in de avond / nacht dient de calamiteit de volgende morgen voor 9.00 uur verholpen te worden. 3. Blijkt reparatie/ onderhoud niet binnen genoemde termijnen mogelijk, dan stelt de inschrijver direct gedurende de periode van reparatie gratis een gelijkwaardig en adequaat vervangend hulpmiddel beschikbaar. De inschrijver stelt daarbij al het mogelijke in het werk om de reparatie uit te voeren. Hieraan zijn voor de opdrachtgever geen kosten verbonden. 4. De inschrijver dient ermee akkoord te gaan dat de door hem geleverde artikelen door een nader te bepalen instantie en/of de gemeente na aflevering geïnspecteerd kunnen worden. 5. De inschrijver dient ermee akkoord te gaan dat, indien noodzakelijk, service dient verleend te worden in de direct aangrenzende buurgemeenten, ook indien dit bijvoorbeeld Duitsland betreft. 6. Een vervangend hulpmiddel zal zonder extra kosten worden afgeleverd en moet voldoen aan de navolgende eisen: a. Technisch in normale staat. (Regulier onderhouden, voldoen aan de technisch gestelde eisen) en Versie 4

pagina 29 van 73


b. c.

Visueel als nieuw. (Schoon, geen of nauwelijks beschadigingen) en Met een normaal verwachte rest levensduur (In relatie tot technische levensduur van 5 en 7 jaar) en d. indien een vervanging moet plaatsvinden door een functioneel gelijkwaardig hulpmiddel, zal dit geen extra kosten voor de gemeente opleveren. 7. De inschrijver dient alle motorisch voortgedreven hulpmiddelen en tilliften jaarlijks preventief te onderhouden. Preventieonderhoud dient geregistreerd te worden en zichtbaar te zijn middels een gedateerde sticker op het middel.

4.1.7 Verzoek tot vervanging dan wel afschrijving van een hulpmiddel 1. Indien een in gebruikzijnd hulpmiddel niet meer reparabel blijkt te zijn dient u een verzoek tot vervanging van het betreffende hulpmiddel te doen. Binnen dit verzoek dient u te vermelden: 1. Registratienummer 2. NAW gegevens van de klant 3. Merk en type hulpmiddel 4. Bouwjaar van het middel 5. Eerste inzetdatum/bouwjaar hulpmiddel 6. Reden van afkeur 7. Voorstel voor inzet van een nieuw/vervangend hulpmiddel middels omwisseling dan wel middels een “nieuw” indicatietraject. 2. Indien een in depothulpmiddel van de gemeente niet meer reparabel dan wel inzetbaar blijkt te zijn dient u een verzoek tot afvoer van het betreffende hulpmiddel te doen. Binnen dit verzoek dient u te vermelden: 1. Registratienummer 2. Merk en type hulpmiddel 3. Eerste inzetdatum/bouwjaar hulpmiddel 4. Reden van afkeur 3. Indien een hulpmiddelen binnen de gegarandeerde technische levensduur vervangen dient te worden, kan in het geval van koop de resterende technische levensduur op basis van de in dit bestek opgenomen afschrijving “Prijsstelling koop, terugkoop” verrekend worden, tenzij er aantoonbaar spraken is van oneigenlijk gebruik. 4.1.8 Garanties 1. De inschrijver aanvaardt de volledige productaansprakelijkheid voor de door inschrijver geleverde- cq. uitstaande hulpmiddelen incl. opties en/of individuele aanpassingen en dient aan te kunnen tonen dat het bedrijf voldoende verzekerd is voor productaansprakelijkheid. 2. De inschrijver vrijwaart de gemeente volledig van iedere aanspraak in deze. Het bewijs van verzekering dient binnen twee dagen na een daartoe strekkend verzoek te kunnen worden overlegd. 3. De inschrijver garandeert een technische levensduur van ten minste 7 jaar, voor kinderhulpmiddelen ten minste 5 jaar, na in gebruik name van het nieuw geleverde hulpmiddel. Bij de herinzet van een gebruikt hulpmiddel is de resterende technische levensduur naar rato korter. 4. De inschrijver garandeert de nalevering van originele onderdelen of gelijkwaardige alternatieve onderdelen voor een periode van minimaal 7 jaar na levering van het hulpmiddel aan de cliënt. Versie 4

pagina 30 van 73


5. De inschrijver verleent een omruilgarantie van ten minste 4 maanden op geschiktheid en bruikbaarheid van het hulpmiddel inclusief opties en individuele aanpassingen, na inzet van het hulpmiddel bij de gebruiker. 4.1.9 Managementrapportage 1. De inschrijver dient de gemeente kosteloos te voorzien van de volgende managementinformatie, volgens het format in bijlage 10: 1. Per week: 1. Aantal openstaande passingen 2. Aantal bestelde maar nog niet afgeleverde voorzieningen per voorziening, met verwachte leverdatum 2. Per maand, onder andere: 1. Totaaloverzicht, per categorie, van de geleverde voorzieningen. 2. Overzicht, per individueel geleverde voorziening. 3. Aantal openstaande passingen. 4. Aantal bestelde maar nog niet afgeleverde voorzieningen per voorziening. 5. Basis bestand hulpmiddelen. 6. Overzicht per individueel geretourneerde voorzieningen. 7. Depotoverzicht. 8. Klachtenoverzicht. 3. Jaaroverzicht: 1. Gecumuleerde maandcijfers totaaloverzicht, per categorie, van de geleverde voorzieningen. 2 De rapportage dient binnen 10 werkdagen na afloop van de genoemde periodes digitaal te worden verstrekt in een Excel-format. 3 Indien de opdrachtgever, naast de bovengenoemde gegevens, in de uitvoering van de dienstverlening nog andere relevante gegevens wenst (incidenteel) dan wordt deze informatie kosteloos door de inschrijver beschikbaar gesteld. 4.1.10 Klanttevredenheidsonderzoek 1 In het kader van een zo hoog mogelijke klanttevredenheid maakt het houden van een klanttevredenheidsonderzoek door inschrijver deel uit van de overeenkomst. De inschrijver dient minimaal één maal per jaar, in de maand februari, een representatief en onafhankelijk klanttevredenheidsonderzoek onder de cliënten van de opdrachtgever te laten uitvoeren door een externe instantie. Hierbij dienen in ieder geval de volgende onderwerpen onderzocht te worden: Gebruikersinstructie Telefonische bereikbaarheid tijdens en buiten kantooruren Kwaliteit onderhoud / responstijden na melding schade en/of reparatie Service en dienstverlening in algemene zin Omgang cliënten door personeel van inschrijver. Tevredenheid hulpmiddel. Tevredenheid levertijd van het hulpmiddel. 2 De eindrapportage van het klanttevredenheidsonderzoek doet de inschrijver binnen twee weken na afronding van het onderzoek aan de gemeente toekomen.

Versie 4

pagina 31 van 73


3

Hieraan zijn voor de gemeente geen extra kosten verbonden.

U dient bij de offerte beknopt een beschrijving te geven van de wijze waarop vorm gegeven wordt aan het klanttevredenheidsonderzoek (maximaal 2 pagina’s A4). Na gunning van de opdracht zullen nadere werkafspraken gemaakt worden met betrekking tot het klanttevredenheidsonderzoek. 4.1.11 Klachtenprocedure De inschrijver dient een deugdelijke klachtenprocedure te hebben en toe te passen. U dient bij de offerte beknopt uw klachtenprocedure te beschrijven (maximaal 1 pagina A4). Na gunning van de opdracht zullen nadere werkafspraken gemaakt worden met betrekking tot de klachtenregeling.

4.1.12 Maatschappelijk verantwoord ondernemen Gemeente zijn groot voorstander van een actief organisatiebeleid op het gebied van maatschappelijk ondernemen. U dient bij de offerte beknopt (maximaal 2 pagina’s A4) een beschrijving te geven van de wijze waarop vorm gegeven wordt aan Maatschappelijk verantwoord ondernemen: a. binnen uw onderneming b. op welke wijze dit uitgedragen wordt door uw medewerkers c. op welke wijze wij dit in de dagelijkse samenwerking kunnen herkennen. In het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen verwacht de gemeente dat de inschrijver minimaal eenmaal per jaar, per gemeente, belangeloos medewerking verleent aan lokale initiatieven zoals een scooterdag. 4.1.13 Social return In het kader van social return hecht de gemeente er grote waarde aan dat inschrijver een samenwerkingsverband heeft/ aangaat met de lokale dan wel regionale werkvoorzieningen en de Projectbureau SROI van de regio Parkstad Limburg, bijvoorbeeld het geval van het plaatsen van mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt. Bij samenwerking met de sociale werkvoorziening kan bijvoorbeeld gedacht worden aan ondersteuning door de sociale werkvoorziening bij het verstrekken, beheren en onderhouden van hulpmiddelen. Maar ook het overnemen van eenvoudige taken door de werkvoorzieningen. Social Return betekent concreet het realiseren van reguliere banen, leerwerkplekken, (werk)stages en leer/werkbanen bij een Opdrachtnemer ten behoeve specifieke doelgroepen. Deze doelgroepen zijn mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt van tenminste 3 maanden werkloos en/of een arbeidsbeperking, zoals: WW (Werkloosheidwet) WWB (Wet werk en bijstand) / WWNV (Wet werken naar vermogen) WIA (Wet werken en inkomen naar arbeidsvermogen) Wajong (Wet werk en arbeidsondersteuning jonggehandicapten) SW-werknemers (werknemers van een Sociale Werkvoorziening) NUG (Niet-uitkeringsgerechtigden met een verdienende partner)

Versie 4

pagina 32 van 73


De Opdrachtnemer is verplicht minimaal 5%, van de totaal gerealiseerde omzet in te zetten middels mensen uit bovengenoemde doelgroepen: op een arbeidscontract, op een leerwerkplekovereenkomst, op een leer/werkbaan (arbeidscontract in combinatie met opleiding middels beroepsbegeleidende leerweg), op (externe) scholing, bij voorkeur gerelateerd aan een reguliere vacature (baan). Een combinatie van de bovengenoemde mogelijkheden is toegestaan. Het behalen van het genoemde minimale percentage wordt door de gemeente gezien als een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid en inspanningsverplichting van zowel de gemeente alsook van de opdrachtnemer, echter de Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de inzet van de hierboven genoemde doelgroepen. De Opdrachtnemer is verplicht om het gestelde percentage uitsluitend te besteden tijdens de uitvoeringsduur van de opdracht. Met betrekking tot de verantwoording van de Social Return eis gelden de volgende uitgangspunten: a) De inschrijver dient op aanvraag een kopie van de arbeids- of leer-/werkstage-overeenkomst te overleggen met daarin informatie over de looptijd en het aantal te werken uren, alsmede een overzicht van de aan de werknemer(s) betaalde loonkosten of vergoedingen. b) Scholing en opleidingen in het kader van Social Return dienen te worden verschaft door een Erkend Opleidingsbedrijf. c) Kosten in het kader van scholing en begeleidingen dienen deugdelijk onderbouwd te worden met gedetailleerde nota’s, salarisstroken en/of facturen. In geval van interne scholing dienen de gemaakte kosten schriftelijk (in het kader van bewijsvoering) te worden onderbouwd. d) De inschaling van de genoemde doelgroepen geschiedt conform de geldende CAO, bij het bedrijf zelf of – indien de kandidaat elders wordt geplaatst- bij een andere werkgever. e) Inschrijver dient in het kader van het plaatsen van de doelgroep geen gebruik te maken van subsidies of overige premies. Eventuele subsidies of overige premies ontvangen voor inzet van de doelgroep worden afgetrokken op het bedrag te voldoen aan Social Return. Binnen 7 dagen na opdrachtverstrekking dient de inschrijver contact op te nemen met het Projectbureau Social Return van Parkstad Limburg op 06 42201994. Alle mondelinge en schriftelijk communicatie loopt via het Projectbureau Social Return. Het Projectbureau Social Return kan u adviseren over de invulling van de 5% regeling. De invulling van de 5% regeling* wordt vastgelegd in prestatieafspraken. Deze prestatieafspraken worden in overleg tussen de inschrijver en het Projectbureau Social Return besproken en zijn gericht op maatwerk en maken onlosmakelijk deel uit van de onderliggende overeenkomst. Inschrijver zal ieder kwartaal een daartoe behorende kwartaalrapportages verstrekken aan het Projectbureau Social Return over de stand van zaken in het kader van de 5% regeling. De controle op de nakoming van de prestatieafspraken en verstrekte kwartaalrapportages Social Return geschiedt door het Projectbureau Social Return en haar bevindingen zijn daarin leidend. Indien inschrijver zijn verplichting niet nakomt wordt tweemaal het aandeel dat op basis van controles niet is ingezet door inschrijver, als korting opgelegd. U dient bij de offerte beknopt een beschrijving te geven van de wijze waarop binnen uw organisatie invulling wordt gegeven aan het onderwerp social return en op welke wijze u denkt te kunnen samenwerken met de verschillende “lokale” initiatieven zodat er spraken is van een win-win situatie, waarbij creatieve ideeën uiteraard welkom zijn. Versie 4

pagina 33 van 73


4.1.14 Overleg 1. Inschrijver en gemeente hebben op regelmatige basis overleg, onder andere over de algehele gang van zaken, voortgang, verbeterpunten en operationele zaken. Overleg vindt eens per kwartaal plaats op twee niveaus, te weten op beleidsniveau en op operationeel niveau. Na gunning zal hiervoor een overlegprotocol opgesteld worden. 2. Inschrijver dient een proactieve houding te hebben en initiatieven te tonen, onder andere op het gebied van: 1. tussentijdse verbeteringen binnen de leveringsprocessen en samenwerking, 2. inzet hulpmiddelen, als bij de inschrijver bekend is dat een hulpmiddel door een klant voor langere tijd niet gebruikt wordt, 3. als een hulpmiddel door een klant oneigenlijk gebruikt wordt, 4. als inschrijver van mening is dat een indicatie niet (meer) voldoet. 5. Depotbeleid en herverstrekkingoptimalisatie 3. Van de hulpmiddelen leverancier wordt verwacht dat hij/zij veranderingen in de leefomstandigheden en de sociale omgeving van de cliënt opmerkt en dit bespreekt met de direct leidinggevende, maar ook de eventuele heroverweging met betrekking tot de inzet van het ter beschikking gestelde hulpmiddel. Daarbij is er ook oog voor o.a. de veranderingen in de huiselijke situatie (vereenzaming, vervuiling, maatschappelijk isolement).Van de hulpmiddelen leverancier (leidinggevende) wordt verwacht dat hij/zij deze opmerkingen per mail doorgeeft aan de betreffende Wmo-consulent. De opmerking wordt geregistreerd in het individuele, centraal dossier en is agendapunt bij het periodieke overleg. 4.1.15 Facturatie Gemeente ontvangt maandelijks een separate factuur, met als bijlage een gespecificeerd overzicht in een Excel-format dan wel CSV-format, voor koop van nieuwe middelen, dienstverlening en in het geval van huur een factuur voor huur van de hulpmiddelen - de opdrachtnemer factureert de gemaakte kosten maandelijks, binnen 10 werkdagen na het aflopen van maand. - de opdrachtnemer beschikt over een overzichtelijke en juiste (financiële) administratie, waarbij maandelijkse elektronische bestandsvergelijking (MS Office compatibel) met de gemeente mogelijk is; 4.1.16 Beleidswijzigingen Wanneer de gemeente tijdens de looptijd van het raamcontract geconfronteerd wordt met nieuwe factoren die van invloed zijn op de uitvoering van de Wmo-hulpmiddelen dan kunnen de gemeente genoodzaakt zijn binnen het huidige contract aanpassingen aan te brengen. Denk hierbij onder andere aan veranderend weten regelgeving en financieringsbeleid rond de Wmo-hulpmiddelen. Daarnaast behouden de gemeente zich het recht voor om het beleid te wijzigen wat eventueel van invloed kan zijn op het verstrekken van bepaalde hulpmiddelen en op de samenstelling van het standaard leveringsassortiment. Uiteraard vinden veranderingen binnen het contract altijd plaats na overleg met de opdrachtnemers die een redelijke termijn zullen krijgen om daarvan afgeleide noodzakelijke veranderingen door te voeren. 4.1.17 Documentatie en instructie Inschrijvers dienen bij de aflevering van hulpmiddelen aan gebruikers informatie te verstrekken en instructie te geven over gebruik, onderhoud en bediening van het Wmo-hulpmiddel. Daarnaast dient Versie 4

pagina 34 van 73


een Nederlandstalige handleiding te worden overhandigd, gesteld in het Nederlands en desgewenst in grootletter. 4.1.18 Implementatieplan De inschrijver dient bij de offerte een beknopt, werkbaar Implementatieplan bij te voegen. (maximaal 4 pagina’s A4). Na gunning van de opdracht zullen nadere werkafspraken gemaakt worden met betrekking tot het implementatieplan.

4.1.19 Ondergrens prijsstelling Gemeenten in de regio Parkstad Limburg hechten grote waarden aan een evenwichtige kwaliteitprijsverhouding waarin ruimte behouden blijft voor (extra)aandacht en individuele oplossingen voor mensen die zich bevinden in een complexe situatie en hebben dan ook gemeend om naast een bovengrens ook een ondergrens te stellen voor de totale kosten Wmo-hulpmiddelen. Als boven- en ondergrens voor de kosten hebben de gemeente een referentiebedrag vastgesteld op basis van een bedrag per inwoner op de peildatum 1 januari 2013. - Als bovengrens hebben gemeente een bedrag van € 13,50 per inwoner vastgesteld - Als ondergrens hebben gemeente een bedrag van € 11,50 per inwoner vastgesteld Op basis van bovengenoemde aanname zijn de navolgende (afgeronde)drempelbedragen vastgesteld, Bovengrens: - Perceel 1 Koop: € 1.900.000,00 totaal per jaar - Perceel 2 huur: € 1.475.000,00 totaal per jaar Ondergrens: - Perceel 1 Koop: - Perceel 2 huur:

€ 1.620.000,00 totaal per jaar € 1.257.000,00 totaal per jaar

Aanbiedingen binnen de component prijs zullen dan ook beoordeeld worden op basis van bovengenoemde drempelbedragen. Ten aanzien van de bovengrens, aanbiedingen met een waarde boven de bovengenoemde (bovengrens) bedragen zullen worden uitgesloten. Ten aanzien van de ondergrens, aanbiedingen met een waarde onder de bovengenoemde (ondergrens)bedragen zullen worden vastgesteld op het bovengenoemde bedrag als zijnde 100%. Aanbiedingen die gunstiger zijn zullen dus niet beter scoren binnen de beoordeling.

Versie 4

pagina 35 van 73


4.2

AANVULLENDE BEHOEFTESTELLING, PROGRAMMA VAN EISEN, PERCEEL 1 “KOOPGEMEENTEN”

4.2.1 Depot 1 De gemeenten Kerkrade, Simpelveld, Nuth, Brunssum en Landgraaf hebben momenteel ieder een “eigen” depot, en stellen deze depots voor elkaar open. 2 De inschrijver neemt gedurende de contractperiode de opslag, het beheer en onderhoud van de depotmiddelen over en draagt zorg voor een administratief- en operationeel correct en efficiënt depotbeheer, hiervoor zullen geen extra kosten berekend worden. 3 Inschrijver draagt zorg ervoor dat, indien noodzakelijk, de hulpmiddelen vanuit het huidige depot kosteloos worden getransporteerd naar het nieuwe depot van de inschrijver. 4 De inschrijver garandeert dat de in depot staande hulpmiddelen afdoende verzekerd zijn. 5 De inschrijver garandeert dat de middelen duidelijk herkenbaar en gelabeld zijn als zijnde eigendom van de gemeente. 6 Inschrijver garandeert dat na binnenkomst depotmiddelen binnen 10 werkdagen herinzetbaar zijn. 7 Bij levering uit een “ander” depot dan dat van de afnemende gemeente, meldt de opdrachtnemer dit aan de gemeente die eigenaar was, onder vermelding van de te factureren waarde op basis van de vaste afschrijving. 8 Gemeente hebben digitaal inzicht in het actuele depotbestand. 9 In bijlage 9 is een overzicht opgenomen van de aantallen in depot staande hulpmiddelen per categorie per gemeente. U dient bij de offerte beknopt een beschrijving te geven van de wijze waarop door u vorm gegeven wordt aan depotbeheer (maximaal 2 pagina’s A4). Na gunning van de opdracht zullen nadere werkafspraken gemaakt worden met betrekking tot het depotbeheer.

4.2.2 Logboek per hulpmiddel 1. Inschrijver houdt per middel een digitaal logboek bij waarin alle gebeurtenissen met betrekking tot preventief- en correctief onderhoud worden vast gelegd. 2. In het logboek wordt ook vastgelegd de aard van de reparatie, bijzonderheden en klantencontacten. 3. Het logboek is gekoppeld aan het middel en bevat alle relevante gegevens over het middel, zoals; bouwjaar, aanschafwaarde en soort middel. 4. Het logboek is altijd inzichtelijk voor de gemeente/contractbeheerder. 5. Bij overname van het park door een andere leverancier wordt het complete bestand actuele logboekgegevens overgedragen aan de nieuwe leverancier. Gemeente gaat ervan uit dat u na aanvang van de overeenkomst, binnen 6 maanden, het uitstaande park en het depot heeft gecheckt op compleetheid van het bestaande logboek dan wel dat u zorg draagt voor een actueel logboek per middel. U dient in de offerte aan te geven dat u voldoet met betrekking tot de eisen zoals die gesteld zijn aan het logboek en beknopt een beschrijving te geven van de wijze waarop vorm gegeven wordt aan het logboek (maximaal 2 pagina’s A4). Na gunning van de opdracht zullen nadere werkafspraken gemaakt worden met betrekking tot het logboek. Versie 4

pagina 36 van 73


4.2.3 Prijs, prijsindexeringen en terugkoopgarantie Prijsstelling, aanschafprijs nieuwe middelen 1. Nadere gegevens over de door u op te geven all-in aanschafbedragen treft u aan bij de offertevragen. 2. Prijzen worden gevraagd op basis van een all-in aanschafbedrag op basis van per categorie, incl. opties, (individuele) aanpassingen en eventuele na aanpassingen (inclusief het bestaande park hulpmiddelen). Leveringen buiten het standaard gedefinieerde leveringsassortiment, doch die vallen binnen de gedefinieerde categorieomschrijvingen 1 tot en met 6, worden binnen een van deze categorieën ingedeeld. Deze “buiten” standaard leveringsassortiment producten zullen aangeschaft gaan worden op basis van de all-in aanschafprijs incl. opties, (individuele) aanpassingen en eventuele na aanpassingen, van de door inschrijver aangeboden prijs per categorie. 3. Indexering van de prijzen is maximaal 1 maal per jaar toegestaan, met als eerste datum 1 januari 2015, met als maximale prijsindexering de CBS consumentenprijsindex in de periode oktober/september. 4. Voor prijsstelling in het geval van koop buiten het standaard leveringsassortiment, categorie 7, 8 en 9, wordt de bruto consumentenprijs van de door de leverancier, in officiële prijslijsten en bij de gemeente bekende prijslijsten, gehanteerd, minus de door u geoffreerde korting. 5. Prijswijzigingen dienen uiterlijk 2 maanden voor 31 december te worden aangekondigd, en vervolgens geaccordeerd te worden door de gemeente, alvorens zij kunnen ingaan.

Prijsstelling, Dienstverlening De inschrijver dient de dienstverlening tegen een vast bedrag per maand, per uitstaand hulpmiddel, te verlenen. Onder het kopje dienstverlening worden alle zaken verstaan die niet onder de noemer nieuwe middelen worden geleverd. Gemeente gaan ervan uit dat naast de kosten voor “nieuwe middelen” en de kosten voor dienstverlening geen andere kosten meer in rekening worden gebracht. - Herverstrekken: Gemeente zijn uit het oogpunt van kapitaalsvernietiging groot voorstander van een ruim herverstrekkingsbeleid. De eis van de gemeente is dan ook dat depotverstrekking te allen tijde voorgaat op levering van nieuwe hulpmiddelen, tenzij door de gemeente anders wordt beslist. 1. De herverstrekkingscomponent binnen het dienstverleningstarief is op basis van een all-in tarief. Gemeente gaan er vanuit dat de kosten die u opgeeft compleet zijn. Er zullen geen bijkomende kosten meer zijn voor het herinzetten van depothulpmiddelen. - Service en onderhoud: 1. De reparatie- en onderhoudscomponent binnen het dienstverleningstarief, is een all-in tarief en is inclusief alle kosten zoals voor reparatie, het onderhouden, servicen en gebruiken van de hulpmiddelen inclusief aanpassingen, voor het doel waarvoor ze bestemd zijn. 2. het dienstverleningstarief is van toepassing op alle uitstaande middelen, met uitzondering van in depot staande middelen en eenvoudige hulpmiddelen zoals douche- en toilethulpmiddelen, met een bruto aanschafwaarde tot € 500,00 excl. Btw 3. het dienstverleningstarief vangt aan op de datum dat de bruikleenovereenkomst is aangegaan (rechtsgeldig is ondertekend)en eindigt op de datum dat de bruikleenovereenkomst door de gemeente wordt beëindigd. Indexering van de prijzen is maximaal 1 maal per jaar toegestaan, met als eerste datum 1 januari 2015, met als maximale prijsindexering de CBS consumentenprijsindex in de periode oktober/september. Versie 4

pagina 37 van 73


Individuele aanpassingen 1. Individuele aanpassingen dienen altijd middels een offerte aan de gemeente voor akkoord voorgelegd te worden. Het is vervolgens aan de gemeente om schriftelijk akkoord te gaan met de offerte, dan wel een tweede offerte aan te vragen. 2. Individuele aanpassingen dienen op basis van een reële kostprijs aan de gemeente geoffreerd te worden. Prijsstelling, Koop, terugkoop 1. De terugkoopregeling is van toepassing op alle hulpmiddelen, (m.u.v. Toiletvoorzieningen met een bruto aanschafwaarde tot € 500,- excl. btw en tilbanden) die gedurende de contractperiode eigendom zijn geworden van de desbetreffende gemeente, dus zowel voor de door de vorige leverancier(s) alsook voor de door u geleverde hulpmiddelen. (al dan niet met standaard opties). Terugkoop kan op initiatief van de gemeente plaatsvinden, als een hulpmiddel niet na 6 maanden, na inname van het hulpmiddel in depot, wordt herverstrekt of op ieder eerder moment als de desbetreffende gemeente dit wenst. Terugkoop is niet van toepassing op hulpmiddelen die afgeschreven zijn en op individuele aanpassingen. 2. Gemeente ontvangen maandelijks van inschrijver een overzicht voor terugkoop van middelen. 3. De terugkoopregeling is uitgedrukt in procenten ten opzichte van de oorspronkelijke aankoopprijs. 4. De terugkoopregeling wordt vastgesteld op een aflopende vaste afschrijving van 1.1% per maand voor hulpmiddelen met een minimale levensduur van 7 jaar, met een vaste restwaarde van 7,6%. (dus overname na 7 maanden betreft een afschrijving van aanschafbedrag minus 7,7%) 5. De terugkoopregeling wordt vastgesteld op een aflopende vaste afschrijving van 1.6% per maand voor hulpmiddelen met een minimale levensduur van 5 jaar, met een vaste restwaarde van 4%. 6. Na afloop van de contractperiode (die volgt op deze aanbesteding) vervalt na 6 maanden de terugkoopregeling die voortkomt uit deze aanbesteding.

Versie 4

pagina 38 van 73


4.3

AANVULLENDE BEHOEFTESTELLING, PROGRAMMA VAN EISEN, PERCEEL 2 “HUURGEMEENTEN”

4.3.1 Prijs, prijsindexeringen en terugkoopgarantie Prijsstelling, Huur 1. Nadere gegevens over de door u op te geven all-in huurprijzen treft u aan bij de offertevragen. 2. Prijzen worden gevraagd op basis van een all-in huurbedrag op basis per categorie, incl. opties, (individuele) aanpassingen en eventuele na aanpassingen (inclusief het bestaande park hulpmiddelen). Leveringen buiten het standaard gedefinieerde leveringsassortiment, doch die vallen binnen de gedefinieerde categorieomschrijvingen 1 tot en met 6, worden binnen een van deze categorieën ingedeeld. Deze “buiten” standaard leveringsassortiment producten zullen verhuurd gaan worden op basis van de all-in huurprijs incl. opties, (individuele) aanpassingen en eventuele (na)aanpassingen, van de door inschrijver aangeboden prijs per categorie. 3. Voor all-in huurprijsbepaling incl. opties en eventuele (na)aanpassingen in het geval van buiten het standaard leveringsassortiment, categorie 7, 8 en 9, wordt de bruto consumentenprijs van de door de leverancier, in officiële prijslijsten en bij de gemeente bekende prijslijsten, gehanteerd, vermenigvuldigd maal het door u opgegeven percentage. 4. Eenvoudige hulpmiddelen zoals douche- en toilethulpmiddelen, met een bruto aanschafwaarde tot € 500,00 excl. Btw, worden in principe niet door de gemeente in de huur verstrekt. 5. Indexering van de prijzen is maximaal 1 maal per jaar toegestaan, met als eerste datum 1 januari 2015, met uitzondering van al in de huur uitstaande hulpmiddelen. Het huurtarief/offertebedrag dat vastgesteld wordt, voor een hulpmiddel dat verhuurd wordt, mag gedurende de gehele bruikleenperiode, bij deze cliënt, niet geïndexeerd worden. Na beëindiging van de bruikleenovereenkomst en bij herinzet mag het “nieuwe” geïndexeerde huurtarief in rekening worden gebracht. Het “nieuwe” geïndexeerde huurtarief staat wederom gedurende de gehele bruikleenperiode vast. 6. Voor prijsindexering in het geval van koop, wordt de bruto consumentenprijs van de leverancier gehanteerd met als maximale prijsindexering de CBS consumentenprijsindex in de periode oktober/september. In geval van huur wordt als maximale prijsindexering de CBS consumentenprijsindex, in de periode oktober/september gehanteerd. 7. Prijswijzigingen dienen uiterlijk 2 maanden voor 31 december te worden aangekondigd en vervolgens geaccordeerd te worden door de gemeente, alvorens zij kunnen ingaan. Prijsstelling, herverstrekken/ herinzetten Gemeente is uit het oogpunt van kapitaalsvernietiging groot voorstander van een ruim herverstrekkingsbeleid. Bij huur is een en ander verwerkt in het all-in huurtarief en is het all-in huurtarief gebaseerd op de voor u meest optimale verhouding, te verstrekken nieuwe en gebruikte hulpmiddelen. Prijsstelling, individuele aanpassingen 1. Individuele aanpassingen dienen altijd middels een offerte aan de gemeente voor akkoord voorgelegd te worden. Het is vervolgens aan de gemeente om schriftelijk akkoord te gaan met de offerte, dan wel een tweede offerte aan te vragen. 2. Individuele aanpassingen dienen op basis van een reële kostprijs aan de gemeente geoffreerd te worden. Versie 4

pagina 39 van 73


Bereidheid tot overdracht van verhuurde hulpmiddelen Inschrijvers zijn bereid om de hulpmiddelen die op basis van huur uit staan aan het einde van de nu te sluiten overeenkomst, in eigendom over te dragen aan de opvolgende leverancier. De afschrijvingsbepalingen en/ of restwaardeberekening zoals is vastgelegd in de offertevragen worden opgenomen in de overeenkomst. De inschrijver dient alle hiertoe relevante gegevens uiterlijk zes maanden voor afloop van de lopende overeenkomst over te dragen aan de gemeente. 1. De overnameregeling is van toepassing op alle hulpmiddelen, (m.u.v. Toiletvoorzieningen met een bruto aanschafwaarde tot € 500,00 (excl. Btw) en tilbanden) die op het moment van afloop van de contractperiode gehuurd worden door de gemeente, (al dan niet met opties). 2. De overnameprijs is uitgedrukt in procenten ten opzichte van de oorspronkelijke bruto aanschafprijs van het hulpmiddel minus 45%. 3. De terugkoopregeling wordt vastgesteld op een aflopende vaste afschrijving van 1.1% per maand voor hulpmiddelen met een minimale levensduur van 7 jaar, met een vaste restwaarde van 7,6%. (dus overname na 7 maanden betreft een afschrijving van aanschafbedrag minus 7,7%) 4. De terugkoopregeling wordt vastgesteld op een aflopende vaste afschrijving van 1.6% per maand voor hulpmiddelen met een minimale levensduur van 5 jaar, met een vaste restwaarde van 4%.

Versie 4

pagina 40 van 73


5. OFFERTEVRAGEN 5.1 OFFERTEVRAAG PERCEEL 1 KOOP Om een onderlinge vergelijking van inschrijvingen mogelijk te maken is het noodzakelijk dat de inschrijvingen worden opgebouwd in overeenstemming met de onderstaande vragen. Het niet beantwoorden van offertevragen kan ertoe leiden dat een inschrijving als onvolledig, ongeschikt of onregelmatig wordt aangemerkt.

5.1.1 Gunningscriterium 1 – PRIJZEN (aan te leveren in een separate, gesloten envelop binnen het totaal)

-

Offertevraag 1. De volgende kosten, diensten en activiteiten dienen minimaal te zijn inbegrepen in uw prijzen, inclusief alle kosten die gemoeid zijn met depotbeheer: all-in aanschafprijs per nieuw aan te schaffen middel: passingen selectiekosten, nieuw levering, garantie, en alle bijkomende administratieve handelingen en kosten behorende bij dit proces. All-in dienstverleningstarief per uitstaand middel: passingen selectiekosten, aanpassing, reconditioneren, levering, service, onderhoud, inname en depot houden van het middel/ de middelen na einde gebruik, WAM-verzekering en alle bijkomende administratieve handelingen en kosten behorende bij dit proces. U dient prijzen op te geven, op basis van het voorgaande, gebruik makend van het prijzenblad, bijlage 3 voor de volgende onderdelen: 1. Levering van het standaard leveringsassortiment, inclusief opties en (individuele)aanpassingen, gebaseerd op koop. 2. Levering van douche- en toilethulpmiddelen, inclusief opties, gebaseerd op een korting op de totale aanschafprijs. 3. Levering van het niet standaard leveringsassortiment, inclusief opties en (individuele)aanpassingen, gebaseerd op een korting op de totale aanschafprijs. 4. Verlenen van all-in dienstverlening op het totale uitstaande hulpmiddelen park en depot inclusief materialen en alle bijkomende kosten. 5. Algemene afspraken. 6. Welke generale korting verstrekt u aan inwoners die gebruik maken van het PGB en die producten bij u wensen te kopen, in het geval dat het contract aan u gegund wordt?

5.1.2 Gunningscriterium 2 - WIJZE VAN INVULLING GEVRAAGDE DIENSTVERLENING Offertevraag 2. Communicatie 1. Geef aan op welke wijze u communiceert met klanten voor, tijdens en na de levering van hulpmiddelen (max. 1 pagina A4). 2. Geef aan op welke wijze u bereikbaarheid voor klanten garandeert (max. 1 p. A4). 3. Een inschrijver kan tijdens contacten met gebruikers tegen opmerkelijke zaken aanlopen, bijvoorbeeld buiten proportionele slijtage van hulpmiddelen, oneigenlijk gebruik, verandering in de leefsituatie et cetera. Een actieve signaalfunctie richting de gemeente is Versie 4

pagina 41 van 73


hierbij vereist. Geef aan op welke wijze u invulling geeft aan deze signaalfunctie. ( max. 2 p. A4) 4. Geef aan door middel van een beschrijving op max. 1 p. A4 op welke wijze u invulling geeft aan de afhandeling van klachten van klanten en op welke wijze u transparantie en controleerbaarheid hiervan borgt. 5. Geef aan door middel van een beschrijving op max. 1 p. A4, exclusief bijlage, op welke wijze u voorziet in een jaarlijks klanttevredenheidsonderzoeken bij de cliënten van de gemeente en hoe u de resultaten vastlegt in rapportages waarin is omschreven wat wordt gedaan met de resultaten. Voeg tevens een voorbeeld toe van een door u uitgevoerd/uit te voeren klanttevredenheidsonderzoek met de gehanteerde normen. 6. Geef aan op welke wijze u invulling geeft aan de eisen over de te leveren managementinformatie zoals vermeld in paragraaf 4.1.9 en de conformiteitentabel, bijlage 6, max.1 p. A4. Offertevraag 3. Invulling van de gevraagde dienstverlening a. Geef aan door middel van een beschrijving op maximaal 1 pagina A4 per item 1 t/m 6, op welke wijze u invulling geeft aan de gevraagde dienstverlening. U dient daarbij ten minste, per item, specifiek in te gaan op: 1. uw manier van werken; 2. de levering; 3. de vraag op welke wijze u de maximale levertermijnen behaalt en waarborgt; 4. de organisatie en wijze van reparatie en onderhoud van Wmo-hulpmiddelen; 5. de vraag op welke wijze u zorg draagt voor preventief onderhoud; 6. de vraag op welke wijze u de kwaliteit van uw organisatie en uw medewerkers waarborgt en controleert. b. Vul de conformiteitentabel (bijlage 6) volledig in en voeg deze bij uw inschrijving. Offertevraag 4. Invulling depotbeheer U dient bij de offerte beknopt een beschrijving te geven van de wijze waarop door u vorm gegeven wordt aan depotbeheer (maximaal 2 pagina’s A4). Offertevraag 5. Eisen ten aanzien van het Logboek U dient in de offerte aan te geven dat u voldoet met betrekking tot de eisen zoals die gesteld zijn aan het logboek en beknopt een beschrijving te geven van de wijze waarop vorm gegeven wordt aan het logboek (maximaal 2 pagina’s A4). Na gunning van de opdracht zullen nadere werkafspraken gemaakt worden met betrekking tot het logboek. Offertevraag 6. Implementatieplan a. Stel voor de uitvoering van de overeenkomst een beknopt projectplan op (max. 4 pagina’s A4). Bij gunning wordt dit plan als bijlage bij de te sluiten overeenkomst opgenomen. Het implementatieplan dient minimaal de navolgende elementen te bevatten: 1. voorbereidingsfase, plan van aanpak, actiepunten en dergelijke, 2. invoeringsfase, plan van aanpak, actiepunten en dergelijke, 3. communicatie en evaluatie plan met gemeente en eindgebruikers gedurende bovengenoemde fases. b. Geef tevens in dit plan aan op welke wijze u de tijdige levering en het onderhoud per 1 januari 2014 garandeert. Versie 4

pagina 42 van 73


Offertevraag 7. Social return, kansen bieden aan mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt Geef aan door middel van een beschrijving op maximaal 1 pagina A4 per item 1 t/m 4, op welke wijze u invulling geeft aan de gevraagde dienstverlening. U dient daarbij ten minste, per item, specifiek in te gaan op: 1. Op welke wijze wilt u en kunt u samenwerken met het projectbureau SROI Parkstad Limburg inzake mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt een kans te bieden op werk. 2. Op welke wijze gaat u actief binnen uw organisatie om met het plaatsen van mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt. 3. Op welke wijze u gaat voldoen aan de 5% eis die de gemeente stelt ten aanzien van Social Return. 4. Op welke wijze u voorstelt om samen te werken met de lokale sociale werkvoorzieningen. Offertevraag 8. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) Geef aan door middel van een beschrijving op bij voorkeur maximaal 2 pagina’s A4: 1. op welke wijze u invulling geeft aan het MVO binnen uw onderneming. 2. op welke wijze MVO gedragen wordt door uw medewerkers. 3. op welke wijze wij dit in de dagelijkse samenwerking kunnen herkennen. Offertevraag 9. Bruikleenovereenkomst Deze vraag is uitsluitend ter kennisname U dient een concept bruikleenovereenkomst te voegen bij de inschrijving, volgens paragraaf 4.1.5. Offertevraag 10. Locatie Deze vraag is uitsluitend ter kennisname Bij de start van de dienstverlening dient de inschrijver te beschikken over een locatie zoals is beschreven. De locatie dient, ter beoordeling aan de gestelde eisen, aan de gemeente te worden voorgelegd.

Versie 4

pagina 43 van 73


5.2 OFFERTEVRAGEN PERCEEL 2 HUUR Om een onderlinge vergelijking van inschrijvingen mogelijk te maken is het noodzakelijk dat de inschrijvingen worden opgebouwd in overeenstemming met de onderstaande vragen. Het niet beantwoorden van offertevragen kan ertoe leiden dat een inschrijving als onvolledig, ongeschikt of onregelmatig wordt aangemerkt.

5.2.1 Gunningscriterium 1 – PRIJZEN (aan te leveren in een separate, gesloten envelop binnen het totaal)

-

-

Offertevraag 1. De volgende kosten, diensten en activiteiten dienen minimaal te zijn inbegrepen in uw prijzen: In all-in huurprijzen: passingen selectiekosten, levering, herverstrekken/ reconditioneren, service, onderhoud, inname van het middel na einde gebruik, garantie, WAM-verzekering, alle bijkomende administratieve handelingen en alle overige kosten behorende bij dit proces. In all-in koopprijzen: passingen selectiekosten, levering, garantie, alle bijkomende administratieve handelingen en alle overige kosten behorende bij dit proces. U dient prijzen op te geven, op basis van het voorgaande, gebruik makend van het prijzenblad, bijlage 3 voor de volgende onderdelen: 1. Levering van het standaard leveringsassortiment, inclusief opties en (individuele)aanpassingen, gebaseerd op huur. 2. Levering van douche- en toilethulpmiddelen, inclusief opties en (individuele)aanpassingen, gebaseerd op een percentage van de totale aanschafprijs. 3. Levering van het niet standaard leveringsassortiment, inclusief opties en (individuele)aanpassingen, gebaseerd op een percentage van de totale aanschafprijs. 4. Algemene afspraken. 5. Welke generale korting verstrekt u aan inwoners die gebruik maken van het PGB en die producten bij u wensen te kopen, in het geval dat het contract aan u gegund wordt?

5.2.2 Gunningscriterium 2 - WIJZE VAN INVULLING GEVRAAGDE DIENSTVERLENING Offertevraag 2. Communicatie 1. Geef aan op welke wijze u communiceert met klanten voor, tijdens en na de levering van hulpmiddelen (max. 1 pagina A4). 2. Geef aan op welke wijze u bereikbaarheid voor klanten garandeert (max. 1 p. A4). 3. Een inschrijver kan tijdens contacten met gebruikers tegen opmerkelijke zaken aanlopen, bijvoorbeeld buiten proportionele slijtage van hulpmiddelen, oneigenlijk gebruik, verandering in de leefsituatie et cetera. Een actieve signaalfunctie richting de gemeente is hierbij vereist. Geef aan op welke wijze u invulling geeft aan deze signaalfunctie. (max. 2 p. A4) 4. Geef aan door middel van een beschrijving op max. 1 p. A4 op welke wijze u invulling geeft aan de afhandeling van klachten van klanten en op welke wijze u transparantie en controleerbaarheid hiervan borgt. Versie 4

pagina 44 van 73


5. Geef aan door middel van een beschrijving op max. 1 p. A4, exclusief bijlage, op welke wijze u voorziet in een jaarlijks klanttevredenheidsonderzoeken bij de cliënten van de gemeente en hoe u de resultaten vastlegt in rapportages waarin is omschreven wat wordt gedaan met de resultaten. Voeg tevens een voorbeeld toe van een door u uitgevoerd/uit te voeren klanttevredenheidsonderzoek met de gehanteerde normen. 6. Geef aan op welke wijze u invulling geeft aan de eisen over de te leveren managementinformatie zoals vermeld in paragraaf 4.1.9 en de conformiteitentabel, bijlage 6, max.1 p. A4.

Offertevraag 3. Invulling van de gevraagde dienstverlening a. Geef aan door middel van een beschrijving op maximaal 1 pagina A4 per item 1 t/m 6, op welke wijze u invulling geeft aan de gevraagde dienstverlening. U dient daarbij ten minste, per item, specifiek in te gaan op: 1. uw manier van werken; 2. de levering; 3. de vraag op welke wijze u de maximale levertermijnen behaalt en waarborgt; 4. de organisatie en wijze van reparatie en onderhoud van Wmo-hulpmiddelen; 5. de vraag op welke wijze u zorg draagt voor preventief onderhoud; 6. de vraag op welke wijze u de kwaliteit van uw organisatie en uw medewerkers waarborgt en controleert. b. Vul de conformiteitentabel (bijlage 6) volledig in en voeg deze bij uw inschrijving.

Offertevraag 4. Implementatieplan a. Stel voor de uitvoering van de overeenkomst een beknopt projectplan op (max. 4 pagina’s A4). Bij gunning wordt dit plan als bijlage bij de te sluiten overeenkomst opgenomen. Het implementatieplan dient minimaal de navolgende elementen te bevatten: 1. voorbereidingsfase, plan van aanpak, actiepunten en dergelijke, 2. invoeringsfase, plan van aanpak, actiepunten en dergelijke, 3. communicatie en evaluatie plan met gemeente en eindgebruikers gedurende bovengenoemde fases. b. Geef tevens in dit plan aan op welke wijze u de tijdige levering en het onderhoud per 1 januari 2014 garandeert.

Offertevraag 5. Social return, kansen bieden aan mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt Geef aan door middel van een beschrijving op maximaal 1 pagina A4 per item 1 t/m 4, op welke wijze u invulling geeft aan de gevraagde dienstverlening. U dient daarbij ten minste, per item, specifiek in te gaan op: 1. Op welke wijze wilt u en kunt u samenwerken met het projectbureau SROI Parkstad Limburg inzake mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt een kans te bieden op werk. 2. Op welke wijze gaat u actief binnen uw organisatie om met het plaatsen van mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt. 3. Op welke wijze u gaat voldoen aan de 5% eis die de gemeente stelt ten aanzien van Social Return. 4. Op welke wijze u voorstelt om samen te werken met de lokale sociale werkvoorzieningen. Versie 4

pagina 45 van 73


Offertevraag 6. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) Geef aan door middel van een beschrijving op maximaal 2 pagina’s A4: 1. op welke wijze u invulling geeft aan het MVO binnen uw onderneming. 2. op welke wijze MVO gedragen wordt door uw medewerkers. 3. op welke wijze wij dit in de dagelijkse samenwerking kunnen herkennen.

Offertevraag 7. Bruikleenovereenkomst Deze vraag is uitsluitend ter kennisname U dient een concept bruikleenovereenkomst te voegen bij de inschrijving, volgens paragraaf 4.1.5. Offertevraag 8. Locatie Deze vraag is uitsluitend ter kennisname Bij de start van de dienstverlening dient de inschrijver te beschikken over een locatie zoals is beschreven. De locatie dient, ter beoordeling aan de gestelde eisen, aan de gemeente te worden voorgelegd.

Versie 4

pagina 46 van 73


Bijlage 1 - Uniforme Eigen Verklaring – zie separate pdf Bijlage 2 - Inschrijfformulier U dient alle vragen uit de hierna volgende formulieren volledig te beantwoorden (alle grijze vlakken dienen hiertoe ingevuld te worden) en, waar gevraagd, bij inschrijving of bij eventueel voornemen tot gunning, te voorzien van bewijsstukken. Op het afleggen van valse (eigen) verklaringen volgt uitsluiting van deelname aan de aanbestedingsprocedure. 1. Concernverklaring Vraag 1.1: Is het inschrijvende bedrijf, zoals u heeft opgegeven in de Uniforme Eigen Verklaring, deel 1, onderdeel van een concern? Ja/nee Indien u deze vraag met ‘ja’ heeft beantwoord, dient u de grijze vlakken uit volgende tabel in te vullen voor de holding (het moederbedrijf) en een duidelijke beschrijving bij te voegen van de concernverhoudingen: Handelsnaam Statutaire naam Postbus Postcode en plaats Straatnaam en huisnummer Postcode en plaats Telefoonnummer Telefaxnummer

Vraag 1.2: Deze vraag is alleen van toepassing als u voor het aantonen van de financieel-economische draagkracht als gevraagd in hoofdstuk 3.1.4 van de offerteaanvraag, gebruikt maakt van gegevens van de holding waartoe uw bedrijf behoort, bijvoorbeeld omdat sprake is van een consolidatie van jaarrekeningen. Is de holding bereid om garant te staan en zich aansprakelijk te stellen voor verplichtingen, aangegaan door de dochteronderneming (conform art. 2:403 BW)? Ja/nee

Als u deze vraag met ‘ja’ heeft beantwoord, dient een daartoe bevoegd functionaris van de holding de grijze vlakken uit de volgende tabel in te vullen als holdingverklaring: Naam tekeningsbevoegde Functie tekeningsbevoegde Handtekening bevoegde

Tevens dient bij een voorgenomen gunning, inschrijver na een eerste verzoek daartoe van de gemeente, een bewijs te overleggen dat bovenstaande holding verklaring is getekend door een persoon die daartoe bevoegd is, bijvoorbeeld door een (desnoods volledig) actueel uittreksel uit het handelsregister.

Versie 4

pagina 47 van 73


2. Economische en financiële draagkracht Als bewijs van hetgeen u hebt verklaard in de Uniforme Eigen Verklaring, punt 5.1, dient u onderstaande tabel juist en volledig in te conform paragraaf 3.1.4 van de offerteaanvraag. Percentages dient u in te vullen afgerond tot één cijfer achter de komma, overige gegevens kunt u afronden op gehele getallen. Gegevens jaarrekening / ratio’s Eigen vermogen Lang vreemd vermogen 3 Solvabiliteit 4

Winst (na belastingen)

Minimumeis

2010*

2011*

2012*

Positief in meest recente boekjaar (2012*) Nvt 20% in meest recente boekjaar, of gemiddeld 20% over 3 laatste jaren Positief in meest recente boekjaar, of positief gemiddeld over 3 laatste jaren

* NB. Indien de jaarcijfers over 2012 nog niet zijn vastgesteld, dan geldt de bovenstaande tabel over de boekjaren 2009, 2010 en 2011, m.a.w. 2011 is dan het meest recente boekjaar.

3. Technische bekwaamheid Vraag 3.1: Als bewijs van hetgeen u hebt verklaard in de Uniforme Eigen Verklaring, punt 5.2, dient u conform het gevraagde in paragraaf 3.1.5.1 van deze offerteaanvraag referenties te overleggen. Per referentieproject dient u daartoe onderstaande tabel in te vullen, alsmede op maximaal 1 bladzijde A4 met de complete omschrijving van het project. Referentie voor levering en onderhoud Wmo-hulpmiddelen Bedrag € Aanvangsdatum opdracht Einde datum opdracht Naam en adres publiek- of privaatrechtelijke instantie + naam contactpersoon: Naam en adres evt. samenwerkings-partner Beschrijving componenten leveringen en dienstverlening, waaronder omvang van de dienstverlening en het eindresultaat Vraag 3.2: Daarnaast verzoeken wij u tevens als achtergrondinformatie een lijst te overleggen van de voornaamste leveringen en diensten die betrekking hebben op het voorwerp van deze aanbesteding, van de laatste 3 4

Versie 4

Lang vreemd vermogen: (Totale passiva - Vlottende passiva - Eigen vermogen) Solvabiliteit: (Eigen vermogen / Totale activa) pagina 48 van 73 offerteaanvraag Wmo-hulpmiddelen PL2013

drie jaren, met vermelding van datum, bedrag, korte omschrijving van de specifieke kenmerken van de opdracht en van de naam van de opdrachtgever, conform paragraaf 3.1.5.2 van deze offerteaanvraag.

Vraag 3.3: Als bewijs van hetgeen u hebt verklaard in de Uniforme Eigen Verklaring, punt 5.2, dient u conform paragraaf 3.1.5.3 van deze offerteaanvraag aan te tonen, maximaal 2 pagina’s A4, dat u beschikt over een werkend kwaliteitssysteem. In dit stadium volstaat de Eigen Verklaring. Bij eventueel voornemen tot gunning dient u de in 3.1.5.3 gevraagde beschrijving op eerste verzoek van gemeente te overleggen.

4. Hoofdaannemerschap of combinatie De paragrafen onder ‘4’ gaan in op het aanmelden met onderaannemers of in combinatie. Indien u zich als enige onderneming aanmeldt als gegadigde, dient u bij de eerste vraag onder 4.1.1 en 4.2 nee in te vullen en hoeft u de rest van dit hoofdstuk 4 niet in te vullen. Toelichting: In het geval dat u als combinatie inschrijft moet elke deelnemer voldoen aan de in hoofdstuk 3 geformuleerde eisen van de geschiktheidseisen en alle hiertoe gevraagde informatie bij inschrijving te overleggen (of, waar aangegeven, op eerste verzoek van gemeente bij een eventueel voornemen tot gunning aan uw bedrijf of combinatie). De gegevens bij onder 3.1.5 die elk lid van de combinatie aanlevert dienen uiteraard alleen betrekking te hebben op zijn/haar gedeelte van de opdracht. In geval van inschrijving als hoofdaannemer met onderaannemer(s) moet de hoofdaannemer voldoen aan de geschiktheidseisen en alle hiertoe gevraagde informatie overleggen. Onderaannemers moeten ook aan deze geschiktheidseisen voldoen, met dien verstande dat het de verantwoordelijkheid is van de hoofdaannemer dat onderaannemers voldoen aan de geschiktheidseisen opgenomen in paragraaf 3.1.2, 3.1.3 en 3.1.4 van de offerteaanvraag. Tevens is het de verantwoordelijkheid van hoofdaannemer om de van onderaannemers gevraagde informatie op dit punt aan te leveren op het moment dat hier expliciet om gevraagd wordt. NB. Voor de gegevens onder geschiktheidseis 3.1.5 (technische bekwaamheid) geldt dat de informatie die onderaannemers bij inschrijving al moeten aanleveren uiteraard alleen die gegevens zijn die betrekking hebben op zijn/haar gedeelte van de opdracht dat zij in onderaanneming zullen gaan uitvoeren.

Versie 4

pagina 49 van 73


Vraag 4.1 Onderaanneming: Bent u van plan een deel van de opdracht in onderaanneming te geven? Ja/nee Indien u deze vraag met ‘ja’ heeft beantwoord, dient u in de Eigen Verklaring, onder 8.2 op te geven voor welke eis u een beroep doet op welk bedrijf. In aanvulling daarop dient u per onderaannemer de volgende tabel in te vullen om aan te geven welk deel van de opdracht deze zal uitvoeren:

Naam onderaannemend bedrijf Opgave en beschrijving van het deel van de opdracht dat in onderaanneming zal worden uitgevoerd Indien u vraag 4.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, dient iedere onderaannemer tevens onderstaande middelenverklaring te ondertekenen: Ondergetekende verklaart in het kader van de onderhavige aanbesteding dat de hoofdaannemer daadwerkelijk kan beschikken over de middelen van de onderaannemer Naam tekeningsbevoegde Functie tekeningsbevoegde Handtekening middelenverklaring Indien u vraag 4.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, dient u als hoofdaannemer tevens onderstaande verklaring te ondertekenen: Ondergetekende verklaart op te treden als hoofdaannemer indien de opdracht aan hem wordt gegund. Daarbij treedt deze op als aanspreekpunt namens de onderaannemer(s), zodat de gemeente slechts één aanspreekpunt heeft. Naam tekeningsbevoegde Functie tekeningsbevoegde Handtekening voor hoofdaannemerschap door bevoegde

Versie 4

pagina 50 van 73


Indien u vraag 4.1 met ‘ja’ heeft beantwoord, dient u als hoofdaannemer onderstaande verklaring te ondertekenen: Ondergetekende stelt zich expliciet garant dat de onderaannemers zich niet bevinden in één van de als uitsluitingsgronden genoemde situaties, zoals beschreven in hoofdstuk 2 en 3 van de Uniforme Eigen Verklaring Naam tekeningsbevoegde Functie tekeningsbevoegde Handtekening voor garantstelling

Vraag 4.2 Combinatie: Meldt u zich samen met een andere onderneming als gegadigde aan, oftewel is er sprake van een combinatie van gegadigden ? Ja/nee Indien u deze vraag met ‘ja’ heeft beantwoord, dient u de Uniforme Eigen Verklaring, punt 1.5, 1.6 en 8.1 in te vullen. NB. Elke combinant dient een eigen Uniforme Eigen Verklaring in te vullen en ondertekenen! In aanvulling op de UEV dient voor elke combinant onderstaande tabel worden ingevuld:. Naam combinant Opgave en beschrijving van het deel van de werkzaamheden dat door combinant wordt uitgevoerd

4.3

Hoofdelijke aansprakelijkheid als bedrijf

Alle gegadigden zijn als bedrijf hoofdelijk aansprakelijk voor de goede uitvoering van een eventuele overeenkomst. Indien u zich als enige gegadigde aanmeldt of hoofdaannemer bent, dient u 4.3.1 in te vullen. Combinanten dienen zich hoofdelijk aansprakelijk te verklaren bij vraag 4.3.2. U dient de grijze vlakken van de tabellen in te vullen. 4.3.1: De gegadigde of hoofdaannemer Ondergetekende verklaart zich als bedrijf hoofdelijk aansprakelijk voor de goede uitvoering van de eventuele overeenkomst Naam tekeningsbevoegde Functie tekeningsbevoegde Handtekening hoofdelijke aansprakelijkheid

Versie 4

pagina 51 van 73


Vraag 4.3.2: Combinanten Elk van de combinanten is hoofdelijk aansprakelijk en dient onderstaande tabel te ondertekenen. Ondergetekende verklaart zich als bedrijf hoofdelijk aansprakelijk voor de goede uitvoering van de eventuele overeenkomst Combinant 1 Naam tekeningsbevoegde Functie tekeningsbevoegde Handtekening hoofdelijke aansprakelijkheid Combinant 2 Naam tekeningsbevoegde Functie tekeningsbevoegde Handtekening hoofdelijke aansprakelijkheid Combinant 3 Naam tekeningsbevoegde Functie tekeningsbevoegde Handtekening hoofdelijke aansprakelijkheid

5.Overige zaken 5.1 Geheimhouding In de offerteaanvraag (specifiek paragraaf 2.15) zijn geheimhoudingsbepalingen geformuleerd. Als verklaring van instemming dient u de grijze vlakken van de volgende tabel in te vullen. Ondergetekende verklaart in te stemmen met alle in deze offerteaanvraag genoemde geheimhoudingsplichten Naam tekeningsbevoegde Functie tekeningsbevoegde Handtekening geheimhouding

Versie 4

pagina 52 van 73


5.2 Instemming overeenkomst Bij deze offerteaanvraag is onder bijlage 5 de tekst van het raamcontract opgenomen, die de gemeente voornemens is bij eventuele gunning met de winnende leverancier te sluiten. U dient hierna expliciet aan te geven dat u instemt met de tekst van het raamcontract. Om misverstanden te voorkomen: tekstvoorstellen kunt u aan de gemeente kenbaar maken middels het stellen van vragen, zie paragraaf 2.10. Als verklaring van instemming dient u de grijze vlakken van de volgende tabel in te vullen. Ondergetekende verklaart in te stemmen met de tekst van het als bijlage 5 bij deze offerteaanvraag opgenomen raamcontract, en is bereid om bij eventuele gunning dit raamcontract ongewijzigd te ondertekenen. Naam tekeningsbevoegde Functie tekeningsbevoegde Handtekening instemming overeenkomst

5.3 Gestanddoeningstermijn Ter bevestiging van de gevraagde gestanddoeningstermijn als aangegeven in paragraaf 2.4 van de offerteaanvraag dient u de grijze vlakken van de volgende tabel in te vullen. Ondergetekende verklaart dat de onderhavige offerte gedurende 90 dagen vanaf de datum van indiening gestand zal worden gedaan. Naam tekeningsbevoegde Functie tekeningsbevoegde Handtekening bevestiging gestanddoeningstermijn

5.4 WBP U dient een verklaring te verstrekken dat u voldoet aan de regels gesteld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Ondergetekende verklaart te voldoen aan de regels gesteld in de Wet bescherming persoonsgegevens: Naam tekeningsbevoegde Functie tekeningsbevoegde Handtekening Wbp

Versie 4

pagina 53 van 73


5.5 Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid inschrijving Bijgaande verklaring dient rechtsgeldig door een bestuurder van uw bedrijf te worden ingevuld en ondertekend. De rechtsgeldigheid van de ondertekening door bestuurder dient aangetoond te worden (bij eventueel voornemen tot gunning, op eerste verzoek van gemeente) door –bijvoorbeeld- een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Ondergetekende verklaart dat de onderhavige inschrijving voor …………………………. …………………………………………………………….. niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met Nederlandse of Europese mededingingsrecht. Aldus naar waarheid opgemaakt op:

_________________ (datum) te _____________________ (plaats)

door:

_____________________________________(naam en voorletters)

als bestuurder van

_____________________________________(naam bedrijf)

die

_____________________________________(naam bedrijf)

ter zake van deze inschrijving rechtsgeldig vertegenwoordigt.

_____________________________________ (handtekening)

Versie 4

pagina 54 van 73


Bijlage 3 - Prijzenblad Deze bijlage wordt elektronisch meegeleverd in Excel formaat.

BIJLAGE 4 - PRODUCTSPECIFICATIES Deze bijlage wordt elektronisch meegeleverd in Excel formaat.

Versie 4

pagina 55 van 73


Bijlage 5 – Raamcontract Wmo-hulpmiddelen Toelichting: Deze bijlage bevat het raamcontract waarin alle randvoorwaarden, uitgangpunten en specifieke eisen van de Gemeente zijn vastgelegd. De tekst van dit raamcontract ligt vast; door middel van een expliciete vraag in het inschrijfformulier dient u aan te geven dat u met de tekst instemt. Indien u wijzigingen wilt voorstellen, dan kunt u die uitsluitend vóór de offerteopening voorstellen via de mogelijkheid tot het stellen van vragen, zie paragraaf 2.10. In de eventuele nota van inlichtingen zal de Gemeente ingaan op de voorgestelde tekstwijzigingen. De definitieve versie zal in zijn uiteindelijke vorm uitsluitend worden voorgelegd ter ondertekening aan de winnende inschrijver voor elk perceel.

Versie 4

pagina 56 van 73


BIJLAGE 6 – CONFORMITEITENTABEL 6. Instemmingsverklaring voorwaarden, eisen en selectiecriteria Door het indienen van een offerte gaat u akkoord met alle voorwaarden, (minimum)eisen en selectiecriteria zoals genoemd in de offerteaanvraag met bijbehorende bijlagen. Desalniettemin wil de aanbestedende dienst op de zaken in onderstaande tabel expliciet zien dat u hiermee instemt. Voor inschrijver kan de tabel daarnaast dienen als handige checklist. U dient in de laatste kolom van de tabel expliciet aan te geven dat u instemt met het genoemde, door de grijze delen in te vullen met Ja, of Nee NB. ALLE grijs gearceerde vakken moeten worden ingevuld!

Hoofdstuk 4.1, Algemeen U gaat akkoord met de uitgangspunten en het gestelde in 4.1 Hoofdstuk 4.2, Aanvullende Behoeftestelling, Programma van eisen, perceel 1 “Koopgemeenten” U gaat akkoord met de uitgangspunten en het gestelde in 4.2 Hoofdstuk 4.3, Aanvullende Behoeftestelling, Programma van eisen, perceel 2 “huurgemeenten” U gaat akkoord met de uitgangspunten en het gestelde in 4.3 Hoofdstuk 5.1, offertevragen perceel 1 KOOP Offertevraag 1. U hebt uw prijzen in bijlage 3 ingevuld, geoffreerd en bijgevoegd, in een gesloten envelop, op basis van de eisen uit de offerteaanvraag en de offertevraag 1.1 t/m 1.6 Offertevraag 2. U hebt offertevraag 2.1 t/m 2.7 beantwoord en als aparte bijlagen toegelicht en toegevoegd. Offertevraag 3. U hebt offertevraag 3.a en 3.b beantwoord en als aparte bijlage(n) toegelicht en toegevoegd. Offertevraag 4. U hebt offertevraag 4 beantwoord en als aparte bijlage(n) toegelicht en toegevoegd. Offertevraag 5. U hebt offertevraag 5 beantwoord en als aparte bijlage toegelicht en toegevoegd. Offertevraag 6. U hebt offertevraag 6.a en 6.b beantwoord en als aparte bijlage toegelicht en toegevoegd. Offertevraag 7. U hebt offertevraag 7.1 t/m 7.4 beantwoord en als aparte bijlage toegelicht en toegevoegd. Offertevraag 8. U hebt offertevraag 8.1 t/m 8.3 beantwoord en als aparte bijlage toegelicht en toegevoegd. Versie 4

pagina 57 van 73

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee


Offertevraag 9. U hebt offertevraag 9 beantwoord en als aparte bijlage toegelicht en toegevoegd. Offertevraag 10. U hebt offertevraag 10 beantwoord en als aparte bijlage toegelicht en toegevoegd. Hoofdstuk 5.2, offertevragen perceel 2 HUUR Offertevraag 1. U hebt uw prijzen in bijlage 3 ingevuld, geoffreerd en bijgevoegd, in een gesloten envelop, op basis van de eisen uit de offerteaanvraag en de offertevraag 1.1 t/m 1.6 Offertevraag 2. U hebt offertevraag 2.1 t/m 2.7 beantwoord en als aparte bijlagen toegelicht en toegevoegd. Offertevraag 3. U hebt offertevraag 3.a en 3.b beantwoord en als aparte bijlage(n) toegelicht en toegevoegd. Offertevraag 4. U hebt offertevraag 4.a en 4.b beantwoord en als aparte bijlage toegelicht en toegevoegd. Offertevraag 5. U hebt offertevraag 5.1 t/m 5.4 beantwoord en als aparte bijlage toegelicht en toegevoegd. Offertevraag 6. U hebt offertevraag 6.1 t/m 6.3 beantwoord en als aparte bijlage toegelicht en toegevoegd. Offertevraag 7. U hebt offertevraag 7 beantwoord en als aparte bijlage toegelicht en toegevoegd. Offertevraag 8. U hebt offertevraag 8 beantwoord en als aparte bijlage toegelicht en toegevoegd. Inschrijfformulier U hebt de Uniforme Eigen verklaring (bijlage 1 bij de offerteaanvraag) volledig ingevuld en ondertekend, en bij uw inschrijving gevoegd als aparte bijlage. U hebt het inschrijfformulier (bijlage 2 bij de offerteaanvraag) volledig ingevuld, ondertekend, waar gevraagd van informatie/bewijsstukken voorzien en bij uw inschrijving gevoegd als aparte bijlage. Conformiteitentabel U hebt deze conformiteitentabel naar waarheid en volledig ingevuld.

Versie 4

pagina 58 van 73

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee

Ja

Nee


BIJLAGE 7 – BEOORDELINGSPROTOCOL 8 regio gemeenten Parkstad Limburg Europese aanbesteding Wmo-hulpmiddelen Beoordelingsprotocol (versie E) Hoofdstuk 1. Inleiding 1.1 Inhoud van het beoordelingsprotocol Hoofdstuk 1: Inleiding Hoofdstuk 2: Organisatie van de beoordeling Hoofdstuk 3: Fasering van de beoordeling Hoofdstuk 4: Overzicht eerste toets conformiteit en volledigheid Hoofdstuk 5: Overzicht gunningscriteria 1.2 Doel beoordelingsprotocol De acht samenwerkende gemeenten in de regio Parkstad Limburg, hierna te noemen de gemeente, is een Europees aanbestedingstraject gestart voor de levering van Wmo-Hulpmiddelen. De aanbesteding wordt uitgevoerd volgens de openbare procedure, zoals voorgeschreven door de Europese richtlijn Leveringen (2004/18/EEG) en de Aanbestedingswet Doel van dit document is om inschrijvers inzicht te geven in de wijze van beoordeling van de inschrijvingen. Hierbij is van belang dat de procedure en de daarbij te hanteren uitgangspunten zodanig worden beschreven dat achteraf kan worden aangetoond dat de procedure is uitgevoerd conform hetgeen vooraf is vastgelegd. 1.3 Beoordelingswijze Gunning vindt plaats op basis van de economisch voordeligste inschrijving. Wat de economisch meest voordelige inschrijving inhoudt, is uitgewerkt in subcriteria, die elk met een bepaald gewicht meewegen in de totale beoordeling. Een overzicht van gunnings(sub)criteria met wegingsfactoren is te vinden in hoofdstuk 5 van dit beoordelingsprotocol. Na offerteopening wordt conform hoofdstuk 2, paragraaf 2.12 en hoofdstuk 3 van de offerteaanvraag de beoordeling doorlopen. Alleen inschrijvingen van inschrijvers die zich niet bevinden in een als uitsluitingsgrond genoemde situatie, en die (wel) voldoen aan de geschiktheidseisen en die voldoen aan de minimumeisen uit de conformiteitentabel, worden vervolgens inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de gunningscriteria, op de wijze beschreven in dit protocol. De inschrijvingen voor perceel 1 en 2 worden door meerdere, vooraf door de gemeente aangewezen medewerkers op de gevraagde kwaliteitsgunningscriteria beoordeeld. Alle door de individuele beoordelaars toegekende cijfers worden samengevoegd en middels een rekenmodel verwerkt in de gunningsmatrix voor perceel 1 en perceel 2. De “prijs” component wordt door Aelmo gecontroleerd op correcte invulling en verwerking en vervolgens in de bovengenoemde matrixen ingevuld. Op basis van deze gunningsmatrices, perceel 1 en perceel 2 zullen een tweetal gunningsadviezen worden voorgelegd ter besluitvorming, waarna het voornemen tot gunning voor perceel 1 en perceel 2 kan worden uitgesproken conform hoofdstuk 2, paragraaf 2.13 van de offerteaanvraag. Versie 4

pagina 59 van 73


2. Organisatie van de beoordeling 2.1 Betrokken personen en organisaties De volgende personen en instanties zijn betrokken bij de beoordeling van de inschrijvingen. a. Beoordelingsteam Het beoordelingsteam, bestaande uit medewerkers van de gemeenten beoordelen de kwalitatieve aspecten binnen deze aanbesteding. Aelmo bv evalueert de aangeboden prijsstelling, bijlage 3. Op basis van de beoordelingsresultaten van beide teams wordt door de werkgroep een gunningsadvies uitgebracht. b. Aelmo BV Aelmo BV begeleidt en adviseert de gemeente op materie inhoudelijk terrein. c. Van Druenen Aanbestedingsadvies B.V. Van Druenen Aanbestedingsadvies (DP Advies) ondersteunt het correcte verloop van de procedure op formele en organisatorische aspecten. 2.2 Documenten Achteraf dient volledig reproduceerbaar en controleerbaar te zijn op welke wijze de gegeven scores tot stand zijn gekomen. Hiertoe maken de volgende documenten deel uit van de beoordelingsfase: Scoreformulier Voor de beoordeling en onderlinge vergelijking van inschrijvingen dient ieder teamlid te beschikken over scoreformulieren, waarop duidelijk is aangegeven wat beoordeeld moet worden, alsmede op welke basis gescoord kan worden. De teamleden noteren op de scoreformulieren hun motivering voor de toekenning van rapportcijfers, alsmede eventuele vraagpunten. Ook bij eventuele aanpassing van toegekende cijfers naar aanleiding van de plenaire bespreking of de beantwoording van eventuele toelichtende vragen, wordt de motivering voor de aanpassing vermeld op het betreffende scoreformulier. Verslag Iedere evaluatiebespreking van het beoordelingsteam wordt vastgelegd in een verslag. Gunningsmatrix De scoreformulieren worden verzameld en ingevoerd in een gunningsmatrix. De gunningsmatrix bestaat uit werkbladen per inschrijving, waarin toekenning van de cijfers van de beoordelingsteamleden kan worden verrekend met de van toepassing zijnde wegingsfactoren. Tevens wordt een totaaloverzicht voor de vergelijking tussen inschrijvingen opgenomen. Gunningsadvies De resultaten van de beoordeling worden opgenomen in een gunningsadvies. Processen verbaal In verband met wettelijke verplichtingen zullen worden opgesteld het proces verbaal van offerteopening en van gunning.

Versie 4

pagina 60 van 73


2. 3 Regels en randvoorwaarden bij de beoordeling a. Voor de beoordeling van iedere inschrijving wordt in beginsel een gelijke hoeveelheid tijd gereserveerd. b. De vastgestelde wegingsfactoren zijn niet zichtbaar op de scoreformulieren die de leden tijdens de beoordelingsrondes gebruiken. Dit om sturing van de eindscore zoveel mogelijk te voorkomen. c. Voorafgaand en tijdens de beoordelingsrondes wisselen leden van het team geen informatie uit met andere leden over toegekende rapportcijfers, of opvattingen over individuele inschrijvingen, anders dan in plenaire gedeeltes. d. Scores worden toegekend volgens het rapportcijfersysteem, waarbij het cijfer 10 de best mogelijke score is, en het cijfer 0 de laagst mogelijke score. e. Leden van het team kunnen alleen rapportcijfers in halve en hele punten toekennen. f. Het beoordelingsteam kan zich laten adviseren door interne of externe deskundigen. g. De volgende grondslag geldt als grondslag voor de toekenning van de rapportcijfers door de individuele leden van het beoordelingsteam: 0: Antwoord ontbreekt; aanbieder voldoet niet aan de eis. 1: Antwoord is zeer slecht; aanbieder heeft de vraag niet begrepen en/of geeft een onduidelijk antwoord; geen inzicht in wijze van invulling, geen onderbouwing. 2: Antwoord is slecht; aanbieder heeft de vraag niet begrepen; vrijwel geen inzicht in de wijze van invulling, nauwelijks onderbouwing of zeer zwakke onderbouwing. 3: Zeer onvoldoende; antwoord past nauwelijks bij de vraag; wijze van invulling of onderbouwing gebrekkig, nauwelijks inzichtelijk of zwakke onderbouwing. 4: Onvoldoende; er ontbreekt meer dan 1 onderdeel in het antwoord; wijze van invulling en/of onderbouwing onvoldoende. 5: Twijfelachtig; er ontbreekt tenminste 1 belangrijk onderdeel in het antwoord; wijze van invulling niet overtuigend, en/of onderbouwing niet overtuigend of te summier. 6: Voldoende; er ontbreken minder significante punten; wijze van invulling niet meer dan redelijk; onderbouwing niet onderscheidend, of erg algemeen. 7: Ruim voldoende; antwoord past volledig bij de vraag; wijze van invulling voldoende; behoorlijk degelijke en/of complete onderbouwing. 8: Goed; antwoord toont veel inzicht in het gevraagde, en/of toont enige meerwaarde voor de opdrachtgever; wijze van invulling overtuigend, of bevat creatieve/innovatieve elementen; onderbouwing compleet en/of degelijk. 9: Zeer goed; antwoord geeft uitgebreid inzicht in het gevraagde, en/of behoorlijke meerwaarde; wijze van invulling zeer overtuigend en/of innovatief; onderbouwing zeer compleet en/of uitermate degelijk. 10: Uitmuntend; volledig overtuigend, “state of the art” invulling van het gevraagde, met veel meerwaarde voor de opdrachtgever. h. De leden van het team dienen eventuele verschillen tussen inschrijvingen zo goed mogelijk in een score tot uitdrukking te brengen; de norm daarbij is de scoregrondslag. Indien echter bij vergelijking tussen twee inschrijvingen blijkt dat de mate waarin of de wijze waarop een aspect wordt ingevuld in de ene inschrijving iets beter is dan in de andere inschrijving, dan leidt dit tot een licht hogere score van een half punt extra. i. De scores voor de diverse offertevragen en eventuele onderdelen daarvan komt tot stand door de gegeven scores te delen door het aantal beoordelingen. Versie 4

pagina 61 van 73


j. Alle scores worden rekenkundig verwerkt/doorgerekend, zonder dat daarbij wordt afgerond. Totaalbeoordeling Ter vaststelling van de economisch meest voordelige inschrijving wordt eerst de “Q” bepaald voor gunningscriterium 2 (op de hierboven vermelde wijze). De all-in prijs zoals berekend in bijlage3 van de offerteaanvraag (prijzenblad) wordt vergeleken met de eerder bepaalde gewogen kwaliteitscore Q. Hiervoor wordt de volgende formule gehanteerd: F= (P/ Q tot de macht a) Daarbij gelden de volgende definities: F = totaalscore Q = kwaliteitscore P = totaalprijs a= exponent, bepaald door het gewicht dat aan ‘prijs’ wordt toegekend= (1-0,45)/ 0,45 = 1.22 NB. Bij opgaaf van een nulprijs die leidt tot het onmogelijk maken van een berekening om tot een score te komen, zal deze nulprijs worden opgevat als 0,01 euro.

De Inschrijver met de laagste F-score komt voor gunning in aanmerking. Voorbeeld 1, huur minder dan drempelbedrag Q= 7 P= € 1.100.000,00 F=(1.257.000,00/7 1,22) F= 117.039,11 Voorbeeld 2, huur gelijk aan het drempelbedrag Q= 6,5 P= € 1.257.000,00 F=(1.257.000,00 / 6,5 1,22) F= 128.134,56 Voorbeeld 3, huur hoger dan het drempelbedrag Q=9 P= € 1.800.000,00 Waarde ligt boven de maximale bovengrens! F= uitgesloten!

Versie 4

pagina 62 van 73


3. Fasering van de beoordeling 3.1 Toetsing conformiteit en volledigheid Direct na opening wordt getoetst of de inschrijvingen zijn ingediend in overeenstemming met de voorschriften uit de offerteaanvraag en of de inschrijvingen volledig zijn. Ieder lid van het beoordelingsteam zal dit onderdeel uitvoeren voorafgaand aan de beoordeling van de inhoud. De te toetsen punten zijn: De inschrijving is rechtsgeldig ondertekend. De inschrijving is ingediend conform de voorschriften uit hoofdstuk 2 van deze offerteaanvraag, en bevat het aantal gevraagde exemplaren. Gesteld in de Nederlandse taal. De gestanddoeningstermijn is correct. Alle vragen zijn beantwoord. Vragen zijn beantwoord in de volgorde waarin zij zijn gesteld. Vragen zijn op de juiste manier beantwoord. Alle gevraagde bijlagen zijn bijgevoegd. Er zijn geen varianten ingediend. Er is niet ingeschreven op onderdelen, anders dan de genoemde 2 percelen. Bedragen zijn vermeld in euro’s, exclusief BTW met vermelding van het toegepaste BTWpercentage.

3.2 Toetsing van de inschrijvingen aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Vervolgens wordt beoordeeld of inschrijvers zich niet bevinden in één van de als uitsluitingsgronden benoemde situaties, en of hun inschrijvingen aan de geschiktheidseisen voldoen. Geschiktheidseisen zijn criteria die betrekking hebben op de (financiële) betrouwbaarheid en vakbekwaamheid en – bevoegdheid van de inschrijver. Alleen inschrijvingen die aan de geschiktheidseisen voldoen, en waarvan inschrijvers zich niet bevinden in één van de als uitsluitingsgronden benoemde situaties, worden op de gunningscriteria beoordeeld. De gunningscriteria hebben betrekking op de inschrijving. De uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zijn te vinden in hoofdstuk 3 van de offerteaanvraag, alsmede de Uniforme Eigen Verklaring (bijlage 1) en het inschrijfformulier (bijlage 2). 3.3. Toetsing van de inschrijvingen aan de gunningscriteria Voordat getoetst wordt aan de gunningscriteria zal vervolgens worden gekeken of de inschrijver volledig voldoet aan de minimumeisen uit bijlage 6, de conformiteitentabel. Indien de inschrijving daaraan voldoet begint de toetsing op de gunningscriteria. In hoofdstuk 5 van dit beoordelingsprotocol is aangegeven welke aspecten onder welk gunningscriterium beoordeeld zullen worden en in welke mate deze meetelt in de eindbeoordeling. Elk lid van het beoordelingsteam zal elke inschrijving apart beoordelen. Beide gunningscriteria worden beoordeeld zoals weergegeven in paragraaf 2.3 van dit protocol. Voor gunningscriterium 2 zal elk lid van het beoordelingsteam elke inschrijving voorzien van een score op elke vraag, door middel van een rapportcijfer (zie paragraaf 2.3 van dit beoordelingsprotocol). Hij/zij noteert daarbij ook vragen, onduidelijkheden en eventuele andere opmerkingen op het scoreformulier.

Versie 4

pagina 63 van 73


Bij de individuele beoordeling van iedere inschrijving ligt de nadruk op de vaststelling of inschrijvingen voldoende duidelijk zijn. Blijken inschrijvingen onvoldoende duidelijk, dan is de eerste zorg van het lid het noteren van zijn /haar vragen over de betreffende inschrijving. De individuele vragen worden tijdens de plenaire evaluatie geïnventariseerd, samengevoegd en indien nodig door Aelmo bv voorgelegd aan de inschrijvers. 3.4 Totstandkoming van verzamelscores en bespreking Na de individuele beoordeling vindt een plenaire evaluatie plaats, waarbij hiaten in inschrijvingen en belangrijke afwijkingen in cijfers/scores worden besproken, en argumenten worden uitgewisseld. Tijdens (of indien mogelijk voorafgaand aan) de plenaire zitting worden daartoe eerst de toegekende rapportcijfers ingevoerd in de gunningsmatrix en verrekend (via de wegingsfactoren) naar scores. Per beoordelaar wordt één score aangegeven. De scores komen tot stand door middeling van de cijfers zoals door de verschillende beoordelaars is aangegeven. Vervolgens wordt geanalyseerd op welke aspecten een bespreking en evaluatie van inschrijvingen noodzakelijk is. Bijvoorbeeld wegens ontbrekende rapportcijfers, grote verschillen in toegekende cijfers, een verschil in toegekend cijfer van 3 punten of meer, en vragen/onduidelijkheden. Ontbrekende rapportcijfers: Indien bepaalde leden van het team wel een cijfer hebben toegekend, en andere leden niet, wordt door de leden die punten hebben toegekend alleen aangegeven waar in de inschrijving het onderdeel is opgenomen wat de basis vormde voor de puntentoekenning. De hoogte van het cijfer wordt daarbij nog niet bekend gemaakt om aldus de leden die nog een score moeten toekennen tot een onafhankelijk oordeel te laten komen. Verschillen in toegekende rapportcijfers: De voorzitter van het beoordelingsoverleg gaat na of er per beoordeeld aspect verschillen voorkomen in toegekende rapportcijfers van drie punten of meer en of gelijktijdig voldoendes (6 of hoger) en onvoldoendes (5 of lager) zijn gegeven. Deze verschillen worden besproken, waarbij de leden aangeven welke argumenten zij hebben voor de door hen toegekende rapportcijfers. Bij elk onderdeel van de score, dat aldus wordt besproken, vraagt de voorzitter van het overleg aan de leden of de gevoerde discussie en de aangevoerde documenten aanleiding zijn om de door leden toegekende rapportcijfers te heroverwegen of te herzien. Is dat het geval, dan geven de leden aan welke herziening zij door willen voeren, en onderbouwen hun besluit op het betreffende scoreformulier. Vragen/onduidelijkheden Het beoordelingsteam bespreekt plenair hoe relevant eventuele vragen zijn, alsmede hoe om te gaan met vragen (bijvoorbeeld: leidt een vraag niet tot een aanvulling of wijziging), en overlegt over de exacte redactie van de vragen. Verder overlegt het team over de wijze waarop bedrijven geacht worden te antwoorden: schriftelijk of mondeling (in combinatie met schriftelijk). De leden van het team controleren of de cijfers correct zijn verwerkt en geven dit aan op een overzichtformulier door middel van een paraaf.

Versie 4

pagina 64 van 73


3.5 Nadere toelichting Naar aanleiding van de initiële individuele scoretoekenning kan het beoordelingsteam aanleiding zien om bedrijven te vragen een toelichting te geven op de door hen ingediende inschrijving. Dit kan in de vorm van schriftelijke vragen, een gesprek, een presentatie of een combinatie hiervan. Hierdoor mag echter geen sprake zijn van wijziging of aanvulling van een inschrijving, evenmin mag sprake zijn van een onderhandeling. 3.6 Herbeoordeling of heroverweging Na de toelichting wordt aan de leden van het beoordelingsteam wederom de gelegenheid gegeven om de toegekende scores en/of argumentatie te heroverwegen. Is dat het geval, dan geven de leden aan welke herziening zij door willen voeren en onderbouwen hun besluit op het betreffende scoreformulier. Als dat nodig is worden deze herzieningen wederom plenair besproken. Vervolgens wordt vastgesteld welke inschrijver(s) de economisch meest voordelige inschrijving heeft(hebben) gedaan. 3.7 Gunningsadvies; mededeling gunningsvoornemen en toets documentatie Na een risico-analyse op het voornemen tot gunning wordt dit voornemen meegedeeld aan zowel de winnende als de afgewezen inschrijvers. De gemeente is gerechtigd om aan de winnende inschrijver(s), ter staving van de inschrijving, bewijsdocumenten op te vragen zoals genoemd in de offerteaanvraag.

Versie 4

pagina 65 van 73


5. Overzicht gunningscriteria met wegingsfactoren Hoofdstuk 5 geeft een overzicht van de vastgestelde gunningscriteria uit de offerteaanvraag. Daarbij zijn gunningscriteria, subcriteria en de weging per criterium vastgelegd door middel van separate tabellen. N.B. Voordat een inschrijving wordt getoetst op de gunningscriteria dient duidelijk te zijn dat de inschrijver zich niet bevindt in één van de genoemde uitsluitingsgronden en dat de inschrijving voldoet aan de geschiktheidseisen en aan de minimumeisen van bijlage 6, de conformiteitentabel. Uitsluitend inschrijvingen die volledig voldoen worden inhoudelijk beoordeeld!

5.1.1 Gunningscriterium 1 KOOP, Perceel 1, PRIJS 45% De virtuele totaalprijs wordt berekend op basis de som voor de, gewogen, aanschaf van middelen per categorie gedurende 12 maanden en het aantal beheerde middelen per 31 maart 2013. Zie ook meegeleverde prijzenblad (bijlage 3 offerteaanvraag). Onderdeel All-in Koopprijzen en dienstverlening

Subweging 100%

Hulpmiddelen categorieën 1.a Hoepelrolstoel voor incidenteel gebruik (lichtgewicht uitvoering) 1.b Comfortrolstoel voor permanent/langdurend gebruik (vastframe) 1.c Verblijfsrolstoel voor semi-permanent/algemeen gebruik 1.d Actief rolstoel 2.a Elektrische rolstoel voor (semi-) permanent gebruik, in en om het huis 2.b Elektrische rolstoel voor (semi-) permanent gebruik, binnen/ buiten 3.a Scootmobielen voor gebruik in woonomgeving, beperkte actieradius, 3.b Scootmobielen voor buiten gebruik (inclusief “extra” geveerd) 4.a Driewielfietsen voor volwassenen en kinderen vanaf 5 jaar 4.b Driewielfietsen voor kinderen van 2 tot 5 jaar 5.a Buggy’s 5.b Kinderduwwandelwagens 5.c Kinderrolstoelen handbewogen 6.a Verrijdbare tilliften (passief) 6.b Verrijdbare tilliften (actief) 7.a Douche/ toilethulpmiddelen, inclusief badliften 8.a Universele "losse" elektrische hulpaandrijving voor gebruiker 9.a Producten buiten “standaard” leveringsassortiment All-in beheertarief Versie 4

aantallen 57 6 17 18 2 15 5 83 6 1 1 3 6 3 1 9 20 26 4037

pagina 66 van 73


5.1.2 Gunningscriterium 2 – Perceel 1, KOOP, Wijze van invulling gevraagde dienstverlening 55% Dit gunningscriterium wordt beoordeeld met een rapportcijfer tussen 0 en 10, op basis van de mate waarin en de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de gevraagde dienstverlening bij levering en daarna. De inschrijver die aantoont het best te voldoen aan dit gunningscriterium wordt het best beoordeeld op dit criterium en verkrijgt dus het hoogste cijfer voor dit criterium. De beoordeling komt tot stand aan de hand van de volgende subcriteria (elk criterium is verwoord in een offertevraag). De mate waarin voor elke offertevraag de beoordeling met een cijfer meetelt binnen gunningscriterium 2, is aangegeven door de subwegingsfactor. Indien een offertevraag uit meer dan één onderdeel bestaat, dan weegt elk onderdeel binnen die offertevraag even zwaar mee. Offertevragen 9 en 10 gelden uitsluitend ter kennisname. De beantwoording daarvan wordt niet van een score voorzien; er worden dus geen punten voor gegeven.

Onderdeel Offertevraag 2 - Communicatie Offertevraag 3 – Wijze van invulling gevraagde diensten Offertevraag 4 – invulling depotbeheer Offertevraag 5 eisen t.a.v. het logboek Offertevraag 6 – Implementatieplan Offertevraag 7 - Social Return Offertevraag 8 – Maatschappelijk verantwoord ondernemen Offertevraag 9 - Bruikleenovereenkomst Offertevraag 10 – Locatie

Versie 4

pagina 67 van 73

Subwegingsfactor 20% 20% 15% 5% 10% 20% 10% 0% 0%


5.2.1 Gunningscriterium 1 - Perceel 2, PRIJS 45% De virtuele totaalprijs wordt berekend op basis van de volgende onderdelen, waarbij het aantal aangeeft hoe sterk de prijs voor dat onderdeel/ die categorie meetelt binnen de totaalprijs. Zie ook meegeleverde prijzenblad (bijlage 3 offerteaanvraag). Onderdeel All-in huurprijzen

Subweging 100%

Uitstaand bestand Hulpmiddelen categorieën per 31 maart 2013 1.a Hoepelrolstoel voor incidenteel gebruik (lichtgewicht uitvoering) 733 1.b Comfortrolstoel voor permanent/langdurend gebruik (vastframe) 21 1.c Verblijfsrolstoel voor semi-permanent/algemeen gebruik 95 1.d Actief rolstoel 207 2.a Elektrische rolstoel voor (semi-) permanent gebruik, in en om het huis 19 2.b Elektrische rolstoel voor (semi-) permanent gebruik, binnen/ buiten 113 3.a Scootmobielen voor gebruik in woonomgeving, beperkte actieradius, 131 3.b Scootmobielen voor buiten gebruik (inclusief “extra” geveerd) 938 4.a Driewielfietsen voor volwassenen en kinderen vanaf 5 jaar 33 4.b Driewielfietsen voor kinderen van 2 tot 5 jaar 2 5.a Buggy’s 7 5.b Kinderduwwandelwagens 5 5.c Kinderrolstoelen handbewogen 13 6.a Verrijdbare tilliften (passief) 21 6.b Verrijdbare tilliften (actief) 13 7.a Douche/ toilethulpmiddelen, inclusief badliften 104 8.a Universele "losse" elektrische hulpaandrijving voor gebruiker 125 9.a Producten buiten “standaard” leveringsassortiment 62

Versie 4

pagina 68 van 73


5.2.2 Gunningscriterium 2 – Perceel 2, Wijze van invulling gevraagde dienstverlening 55% Dit gunningscriterium wordt beoordeeld met een rapportcijfer tussen 0 en 10, op basis van de mate waarin en de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de gevraagde dienstverlening bij levering en daarna. De inschrijver die aantoont het best te voldoen aan dit gunningscriterium wordt het best beoordeeld op dit criterium en verkrijgt dus het hoogste cijfer voor dit criterium. De beoordeling komt tot stand aan de hand van de volgende subcriteria (elk criterium is verwoord in een offertevraag). De mate waarin voor elke offertevraag de beoordeling met een cijfer meetelt binnen gunningscriterium 2, is aangegeven door de subwegingsfactor. Indien een offertevraag uit meer dan één onderdeel bestaat, dan weegt elk onderdeel binnen die offertevraag even zwaar mee. Offertevragen 7 en 8 gelden uitsluitend ter kennisname. De beantwoording daarvan wordt niet van een score voorzien; er worden dus geen punten voor gegeven.

Onderdeel Offertevraag 2 - Communicatie Offertevraag 3 – Wijze van invulling gevraagde diensten Offertevraag 4 – Implementatieplan Offertevraag 5 - Social Return Offertevraag 6 – Maatschappelijk verantwoord ondernemen Offertevraag 7 – Bruikleenovereenkomst Offertevraag 8 – Locatie

Versie 4

pagina 69 van 73

Subwegingsfactor 30% 30% 10% 20% 10% 0% 0%


BIJLAGE 8 – VERPLICHTINGEN UIT HOOFDE VAN DE WET PERSOONSGEGEVENS Verplichtingen uit hoofde van de Wet Bescherming Persoonsgegevens 1. Doel van de verwerking van persoonsgegevens Het doel van de verwerking is het registreren van persoonsgegevens ten behoeve van het in bruikleen leveren van hulpmiddelen aan cliënten. 2

Verantwoordelijkheden Leverancier als beheerder en verwerker van persoonsgegevens a. Leverancier is als beheerder namens de Opdrachtgever belast met de dagelijkse leiding van de werkzaamheden in het kader van levering, reparatie, onderhoud en innames van hulpmiddelen. b. Leverancier is de bewerker als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Wet bescherming persoonsgegevens van de verwerking van persoonsgegevens ter uitvoering van deze overeenkomst. c. Leverancier verwerkt deze persoonsgegevens ten behoeve van de Opdrachtgever overeenkomstig haar instructies en onder haar verantwoordelijkheid. d. Leverancier beperkt zich tot het verwerken van persoonsgegevens zonder zeggenschap te hebben over het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. e. Leverancier zal zich als bewerker ten aanzien van het bewerken en verstrekken van persoonsgegevens houden aan de bij of krachtens de Wet bescherming persoonsgegevens vastgelegde voorschriften. f. De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens, bepaalt de doeleinden van de verwerking en beslist in het bijzonder over het gebruik van de gegevens, de verstrekking aan derden van de gegevens en de duur van de opslag van gegevens.

3.

Verwerken van gegevens a. Verwerkt worden de gegevens opgenomen over de door de Opdrachtgever, via een aanmeldformulier, aangeleverde cliënten. b. Ten aanzien van de cliënten worden uitsluitend de volgende soorten van gegevens verwerkt: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geslacht, soort hulpmiddel met registratienummer en datum van verstrekking c.q. inname van het hulpmiddel en naam Gemeente. c. De gegevens die verwerkt worden zijn in hoofdzaak afkomstig van de Opdrachtgever en de cliënt zelf.

4.

Invoer, bewerking en verwijdering van gegevens a. De verwerking, de correctie, aanvulling en verwijdering van gegevens, geschiedt door personen die daartoe door Leverancier schriftelijk zijn aangewezen. b. Indien blijkt dat gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de opdracht onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift zijn verwerkt, draagt Leverancier zorg voor een zo spoedig mogelijke correctie, aanvulling of verwijdering van die gegevens.

5.

Rechtstreekse toegang tot gegevens a. Rechtstreekse toegang tot de gegevens van de cliënten uitsluitend ten behoeve van werkzaamheden van Leverancier en de behandeling van verzoeken en klachten hebben

Versie 4

pagina 70 van 73


b.

uitsluitend de personen die werkzaam zijn bij Leverancier en die daartoe schriftelijk door Leverancier zijn aangewezen. Rechtstreekse toegang uitsluitend ten behoeve van technische werkzaamheden met betrekking tot geregistreerde gegevens hebben de personen die daartoe schriftelijk door Leverancier zijn aangewezen.

6.

Beveiliging van gegevens De gegevens worden beveiligd overeenkomstig de door de beheerder vast te stellen instructies.

7.

Rechten cliënten en andere betrokkenen a. Betrokkenen kunnen zich voor de uitoefening van de rechten uit de Wet bescherming persoonsgegevens wenden tot Leverancier. Hieraan zijn geen kosten verbonden. b. Een verzoek als bedoeld in het eerste lid kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijke machtiging, namens de betrokkene worden gedaan door diens advocaat of procureur. c. Een verzoek als bedoeld in het eerste lid kan, onder overlegging van een bijzondere daartoe strekkende schriftelijk machtiging, namens de betrokkene eveneens worden gedaan door een ander. Mededelingen aan een dergelijke gemachtigde vinden niet plaats indien aangenomen kan worden dat deze mede een zelfstandig belang heeft bij de mede te delen gegevens of indien tegen hem ernstige bezwaren bestaan.

8

Geheimhouding Een ieder die de beschikking krijgt over gegevens met betrekking tot een derde, is verplicht tot geheimhouding daarvan, behoudens voorzover een bij of krachtens de Wet bescherming persoonsgegevens en deze regeling gegeven voorschrift mededelingen toelaat, dan wel de uitvoering van de taak met het oog waarop de gegevens zijn verstrekt tot het ter kennis brengen daarvan noodzaakt.

Versie 4

pagina 71 van 73


BIJLAGE 9 – OVERZICHT UITSTAANDE MIDDELEN In bijlage 9A, koopgemeenten, is de volgende informatie, indicatief, opgenomen: Een bestandsoverzicht uitstaande Wmo-hulpmiddelen per categorie met als peildatum 31 maart 2013. Een bestandsoverzicht geleverde Wmo-hulpmiddelen per categorie in de periode 1 maart 2012 tot en met 31 maart 2013. Een depotoverzicht Wmo-hulpmiddelen per categorie met als peildatum 31 maart 2013. In bijlage 9B, huurgemeenten, is de volgende informatie, indicatief, opgenomen: Een bestandsoverzicht uitstaande Wmo-hulpmiddelen per categorie met als peildatum 31 maart 2013. Een bestandsoverzicht geleverde Wmo-hulpmiddelen per categorie in de periode 1 maart 2012 tot en met 31 maart 2013.

Versie 4

pagina 72 van 73


Bijlage 10 A en B - Format managementrapportage (wordt als separate bijlage meegezonden)

Versie 4

pagina 73 van 73


Offerteaanvraag Europese aanbesteding. Wmo-hulpmiddelen, 8 regio gemeenten Parkstad Limburg

Recommend Documents