GEMEENTE ZINGEM
FUNCTIEBESCHRIJVING
FUNCTIEBENAMING:
Financieel beheerder (decretale graad)
1. Plaats in de organisatie De financieel beheerder staat voor zijn wettelijk opgelegde taken onder het gezag van het college van burgemeester en schepenen. Voor de niet-wettelijk opgelegde taken schikt hij zich naar de beleidslijnen zoals vastgesteld door het bestuur en uitgevoerd onder de algemene leiding van de gemeentesecretaris. Hij werkt nauw samen met het managementteam en de diensthoofden. 2. Functieanalyse 2.1. Doelstelling van de functie Deze functie beoogt een degelijk financieel beheer en een nauwgezette interne financiële controle teneinde de doelstellingen van het bestuur te vrijwaren via een effectief, efficiënt en kostenbewust beheer. Ze omvat zowel het leiden van de activiteiten van de financiële functie binnen de gemeente als het uitvoeren van een aantal activiteiten van de financiële functie 2.2. Inhoud van de functie De financieel beheerder dient volgende taken te vervullen: 1. Op basis van de prioriteiten van het college en in overleg met het managementteam staat de financieel beheerder in voor de financiële vertaling van het beleid naar het voorontwerp van de financiële nota van het meerjarenplan, de jaarlijkse herziening ervan, het jaarlijks budget en de budgetwijzigingen. Hij stemt de planning van de thesaurie, de liquiditeiten, de beleggingen en de kredieten af op de uitvoering van het budget. 2. Overeenkomstig artikel 271 van het gemeentedecreet kan de financieel beheerder van de gemeente het ambt van financieel beheerder van het OCMW uitoefenen binnen zijn uren als financieel beheerder van de gemeente . Het betreft hier de mogelijkheid tot detachering, waarbij de financieel beheerder onder het gezag van de gemeente blijft staan. 3. De financieel beheerder houdt de boekhouding bij, sluit die af en staat in voor de opmaak van de jaarrekeningen teneinde het bestuur en de administratie een correcte weergave van de financiële situatie te kunnen geven. Hij controleert de activa en passiva, maakt de inventaris op, doet de afsluitverrichtingen, maakt de jaarrekeningen met de toelichting en het verslag op. 4. Onder de functionele leiding van de gemeentesecretaris en in overleg met het managementteam speelt hij een centrale rol bij de organisatie van de interne financiële controle en het opzetten van interne controlemechanismen. Hij controleert de wettigheid en de regelmatigheid van beslissingen met financiële stromen en de beschikbaarheid van kredieten voor de uitgaande kasstromen. Hij staat in voor de financiële opvolging van de investeringsdossiers. Hij houdt toezicht op de loonadministratie met inbegrip van de administratieve fiscale verplichtingen. 5. De financieel beheerder is verantwoordelijk voor het fiscale en niet-fiscale debiteurenbeheer. Daartoe dient hij de activiteiten m.b.t. het innen van fiscale en niet-fiscale inkomsten te organiseren, te coördineren, op te volgen, te evalueren en bij te sturen teneinde te verzekeren dat alle opbrengsten rechtmatig, correct en tijdig geïnd worden. Hij staat in voor het innen van alle girale ontvangsten.
6. De financieel beheerder maakt analyses van financiële data, stelt nota’s op om de beslissingsprocessen te ondersteunen en zodoende de operationele en strategische doelstellingen van het bestuur te behalen en om te voldoen aan de interne en externe rapporteringvereisten. 7. Binnen de decretale grenzen en in overleg met het managementteam stuurt de financieel beheerder het financieel management van de organisatie aan en staat hij in voor een correcte implementatie ervan. Hij verleent advies en ondersteuning bij de algemene werking en meer in het bijzonder bij dossiers en beslissingen met een impact op de financiën van het bestuur of op de werking van de financiële organisatie. Zo bijv. bij het opstellen van belasting- en retributiereglementen, van bepaalde bijzondere bestekken, over bepaalde investeringsdossiers, over het aanduiden van personeelseden belast met kasverrichtingen, … Hij ondersteunt andere diensten bij fundamentele vragen en problemen die er impact hebben op de financiën van de gemeente. 8. De financieel beheerder geeft leiding aan de medewerker(s) van de financiële dienst, spreekt de werkverdeling af, volgt de uitvoering ervan op en stuurt bij daar waar nodig. Hij ondersteunt deze medewerker(s) inhoudelijk bij de uitvoering van de taken en reikt oplossingen aan voor de meer complexe problemen die daarbij aandienen. 9. De financieel beheerder onderhoudt goede externe contacten met relevante personen of organisaties met als doel de werking van het bestuur te faciliteren en/of de belangen ervan te verdedigen. Zo bijvoorbeeld met de burgers, met de toezichthoudende overheid, met OCMW, met politiezone, brandweerzone, kerkfabrieken, burgers, subsidiërende instanties, financiële instellingen, leveranciers, … 10. De financieel beheerder voert eventueel ook taken uit die te rijmen zijn met zijn vaardigheden en competenties 11. De financieel beheerder begeleidt de financiële dienst bij fundamentele vragen en problemen 12. De financieel beheerder voert eventueel ook taken uit die te rijmen zijn met zijn vaardigheden en competenties Het is de bedoeling om via de beschrijving van de functie-inhoud een beeld te vormen van de functie en de belangrijkste taken aan te halen. Deze opsomming heeft dus geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd. 2.3. Functieprofiel 2.3.1. Taakaspecten Kwaliteit van het werk nauwkeurigheid: opdrachten zorgvuldig en nauwkeurig uitvoeren met speciale aandacht voor de wettelijke bepalingen ordelijk en overzichtelijk rapporteren bekommerd zijn om de goede werking van de organisatie de optimale invulling van de functie ter harte nemen Kwantiteit
complexe dossiers volledig zelfstandig tot een goed einde kunnen brengen afhankelijk van de werkdruk, flexibel zijn in het verdelen van de eigen werkzaamheden
Vakkennis grondige kennis van het KB van 2 augustus 1990 houdende het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit, het besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de
provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, de fiscale wetgeving inzonderheid betreffende de gemeentebelastingen grondige kennis van financieel management en financiële technieken grondige kennis van (algemeen) boekhouden grondige kennis van de wetgeving overheidsopdrachten goede kennis van het gemeentedecreet vaardig kunnen omgaan met computersystemen
2.3.2. Persoonlijke vaardigheden Aanpak
zelfstandigheid: zich een eigen werkplanning kunnen opleggen en zich eraan houden; prioriteiten kunnen stellen verantwoordelijkheid: zijn taak met de nodige verantwoordelijkheidszin uitoefenen en begaan zijn met het globaal functioneren van de organisatie inititatief en creativiteit: dynamisme uitstralen, ideeën aanreiken om de effectiviteit, efficiëntie en kwaliteit van de organisatie te verbeteren probleemoplossing: kunnen analyseren, oplossen en voorstellen formuleren naar aanleiding van complexe problemen bereid zijn om zich verder bij te scholen. stressbestendig zijn discretie behouden
Communicatieve vaardigheden mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid contactvaardigheid kennis kunnen overdragen 2.3.3. Cliëntvaardigheden Klantvriendelijkheid voorwaarden creëren voor een klantvriendelijke dienstverlening (intern + extern) Houding t.o.v. mensen en werk de eigen opvattingen en waarden van de cliënt respecteren met andere maatschappelijke opvattingen en culturen kunnen omgaan positieve houding ten aanzien van personeel en bestuur optreden met tact en discretie zich houden aan het beroepsgeheim doorzettingsvermogen: bereid zich optimaal in te zetten voor het bereiken van de vooropgezette doelstellingen soepele en tactvolle houding: stelt zich o.m. politiek neutraal op 2.3.4. Organisatievaardigheden Leiding geven in overleg met het diensthoofd interne zaken werkzaamheden plannen constructieve samenwerkingsrelaties met collega’s uitbouwen en onderhouden 3. Aanwervingsvoorwaarden Houder zijn van een masterdiploma in één van volgende richtingen: rechten politieke wetenschappen administratieve wetenschappen handelswetenschappen economie toegepaste economie of houder zijn van een ander masterdiploma met minstens 4 jaar relevante ervaring.
Bijzondere bevorderingsvoorwaarden: Titularis zijn van een graad van niveau A of niveau B met een gecumuleerde graadanciënniteit van minimum 4 jaar in één of meerdere van voornoemde graden. 4. Functiewaarderingsniveau Niveau Salarisschaal
: :
decretale graad decretaal barema (financieel beheerder gemeente klasse 2)
5. Specifieke beoordelingscriteria Enige beoordelaar
:
evaluatiecomité bestaande uit het college van burgemeester en schepenen en de voorzitter van de gemeenteraad (art. 115 GD)
6. Selectieprogramma A. Schriftelijk gedeelte Een schriftelijke proef over grondige kennis van: gemeentelijke comptabiliteit en fiscaliteit overheidsopdrachten gemeentedecreet en administratief recht (administratief toezicht, beheer van gemeentelijk patrimonium)
(50 punten) (25 punten) (25 punten)
B. Praktisch gedeelte Proef 1 Een praktische proef om de vaardigheden van de kandidaten inzake pc-gebruik en de courante toepassingen te testen
(20 punten)
Proef 2 Een geïntegreerde case-studie waarin alle aspecten van modern financieel management en de gemeentelijke boekhouding en fiscaliteit aan bod komen (Deze proef meet het financieel economisch inzicht.)
(30 punten)
C. Mondeling gedeelte Een gestandaardiseerd interview dat moet toelaten om de overeenstemming van de kandidaat met het gestelde functieprofiel te evalueren. (100 punten)
De selectiecommissie evalueert de overeenstemming van de kandidaat met het gestelde functieprofiel en zal zich uitspreken over elk van de volgende onderdelen:
De voorstelling van de kandidaat, toelichting en motivering van de kandidatuurstelling, werkervaring, uitdrukkingsvermogen en voorkomen. De relationele en communicatieve vaardigheden ten opzichte van: o de bezoekers van de diensten; o de hiërarchische oversten; o de medewerkers. De verantwoordelijkheidszin, het dynamisme, de maturiteit, discretie en (bijkomende) toetsing van (parate) kennis en vaardigheden die in het schriftelijk gedeelte niet of nauwelijks aan bod kwamen. Organisatorische en planningsvaardigheden, inschattingsvermogen.
D. Assessment Onderzoek van de persoonlijkheid en de capaciteiten van de kandidaat. Hierbij worden aan de hand van een postbakoefening , een simulatieoefening, testen en een competentiegericht interview nagegaan in welke mate de kandidaat over de voor de functie van belang zijnde competenties beschikt. In het bijzonder wordt aandacht besteed aan managementvaardigheden en leiderschap. Van de resultaten van het assessment wordt een met redenen omkleed schriftelijk advies geformuleerd met één van de volgende vermeldingen: gunstig advies met betrekking tot de functie; advies met voorbehoud; ongunstig advies met betrekking tot de functie. De kandidaat moet minimum een gunstig advies of advies met voorbehoud behalen om in aanmerking te komen voor de functie.
