HANDLEIDING BEHEERDER

HANDLEIDING BEHEERDER

&

Versie 3.0 dd. 7/8/2013

Mijn gebruikersnaam & wachtwoord

Beheer iOmniwize 3.0| Inleiding

2

Inhoudstabel 1

INLEIDING ......................................................................................................................... 6

1.1 EEN BLIK OP IOMNIWIZE / IKKLIK .............................................................................................. 6 1.2 HET BEHEER VAN IOMNIWIZE ................................................................................................... 7 1.2.1 DE BEHEERDER ............................................................................................................................ 7 1.2.2 MIJN BEHEERDERSMODULES .......................................................................................................... 7 1.2.3 ONDERSTEUNING IN BEHEER .......................................................................................................... 8 2

ENKELE BASISPRINCIPES, PRAKTISCHE TIPS EN TRICKS ...................................................... 11

2.1 HET POORTJE: INLOGGEN VOOR EEN GEBRUIKER .......................................................................... 11 2.2 WERK BESPAREN VOOR UW LEERKRACHTEN ............................................................................... 12 2.2.1 STANDAARD WEEKSTRUCTUREN AANMAKEN ................................................................................... 12 2.2.2 MAPPENSTRUCTUUR LESFICHES INRICHTEN..................................................................................... 13 2.3 (GEBRUIKERS)GROEPEN EN ROLLEN: MENUSTRUCTUUR VS. INSTELLEN VAN RECHTEN ............................ 15 2.3.1 GROEP VS. ROL .......................................................................................................................... 15 2.3.2 EEN GROEP EN/OF ROL AANMAKEN ............................................................................................... 16 3

IOMNIWIZE GEBRUIKSKLAAR!.......................................................................................... 17

3.1 BASISGEGEVENS VAN LEERLINGEN EN ORGANISATIE IN KLASSEN ....................................................... 17 3.1.1 EEN NIEUWE LEERLING TOEVOEGEN............................................................................................... 17 3.1.2 LEERLINGGEGEVENS AANPASSEN EN AANVULLEN ............................................................................. 19 3.1.3 EEN LEERLING UITSCHRIJVEN ........................................................................................................ 20 3.1.4 EEN LEERLING VAN KLAS VERANDEREN TIJDENS HET SCHOOLJAAR ....................................................... 21 3.1.5 KLASSEN OVERZETTEN EINDE SCHOOLJAAR ...................................................................................... 21 3.1.6 LEERLINGEN IN GROEP TOEVOEGEN ............................................................................................... 22 3.1.7 EEN NIEUWE KLAS TOEVOEGEN ..................................................................................................... 23 3.2 LEERKRACHTENACCOUNTS INSTELLEN........................................................................................ 24 3.2.1 AANMAKEN VAN LEERKRACHTENACCOUNTS .................................................................................... 24 3.2.2 BASISGEGEVENS VAN LEERKRACHTEN WIJZIGEN ............................................................................... 25 3.2.3 EEN LEERKRACHT EEN NIEUW WACHTWOORD BEZORGEN .................................................................. 25 3.2.4 EEN LEERKRACHT TOEGANG GEVEN TOT DE JUISTE KLAS(SEN) IN IOMNIWIZE / IKKLIK ............................. 26 3.2.5 EEN LEERKRACHT TOEGANG GEVEN TOT DE JUISTE MENU-ITEMS IN IOMNIWIZE / IKKLIK ......................... 27 3.2.6 EEN GEBRUIKERSMAP MAKEN VOOR EEN LEERKRACHT ...................................................................... 31 3.2.7 EEN LEERKRACHT RECHTEN TOEKENNEN OP KLASAGENDA’S, GEBRUIKERSMAPPEN EN ZORGTYPES ............ 31 3.2.8 EEN ACCOUNT VAN EEN LEERKRACHT VERWIJDEREN (LESFICHES RECUPEREREN) .................................... 36 3.2.9 WAT UW LEERKRACHT ZELF KAN AANPASSEN: GEBRUIKERSPROFIEL ..................................................... 38 4

BEHEER KLASAGENDA ..................................................................................................... 39 Beheer iOmniwize 3.0| Inleiding

3

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9

LEERKRACHTEN TOEGANG GEVEN TOT DE JUISTE KLAS(SEN) IN DE KLASAGENDA ................................... 41 EEN UURINDELING VOOR DE KLASAGENDA INSTELLEN.................................................................... 42 STANDAARD WEEKSTRUCTUUR INVOEGEN.................................................................................. 44 TECHNISCHE INSTELLINGEN..................................................................................................... 44 HET JUISTE LEERPLAN VOOR UW SCHOOL INSTELLEN ..................................................................... 45 BEPALEN WELKE ITEMS ZICHTBAAR ZIJN OP HET KLASAGENDA OVERZICHT .......................................... 47 TABBLADEN BIJ HET MAKEN VAN EEN LESFICHE ............................................................................ 48 EEN LEERGEBIED TOEVOEGEN.................................................................................................. 49 METHODES VOOR UW LEERKRACHTEN ACTIVEREN ........................................................................ 50

5

BEHEER “GEGEVENS LEERLINGEN” ................................................................................... 51

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

LEERKRACHTEN TOEGANG GEVEN TOT DE JUISTE KLAS(SEN) ............................................................ 53 TOEVOEGEN VAN EEN ZORGITEM IN HET LEERLINGENDOSSIER ......................................................... 53 EEN ZORGITEM BEWERKEN OF VERWIJDEREN .............................................................................. 58 EEN ACTIE TOEKENNEN AAN EEN COLLEGA .................................................................................. 58 EEN GEPLANDE ZORGACTIE OPVOLGEN EN AFSLUITEN.................................................................... 60 ZORGTYPE TOEVOEGEN AAN HET LEERLINGENDOSSIER ................................................................... 61 EVALUATIEFORMULIEREN AANMAKEN....................................................................................... 64 EVALUATIEFORMULIEREN BEHEREN .......................................................................................... 72

6

BEHEER IN IOMNIWIZE: OVERZICHT ................................................................................. 74

6.1 INSTELLINGEN ..................................................................................................................... 74 6.1.1 GEBRUIKERSPROFIEL ................................................................................................................... 74 6.1.2 UURINDELING............................................................................................................................ 74 6.1.3 WEEKSTRUCTUREN..................................................................................................................... 74 6.1.4 CONFIGURATIE .......................................................................................................................... 74 6.1.5 LESDOELEN SCHOOL.................................................................................................................... 75 6.1.6 INSTELLINGEN AGENDA ............................................................................................................... 76 6.1.7 METHODES ............................................................................................................................... 76 6.1.8 CONFIGURATIE RAPPORTEN ......................................................................................................... 76 6.2 GEBRUIKERSBEHEER ............................................................................................................. 77 6.2.1 GEBRUIKERS .............................................................................................................................. 77 6.2.2 GROEPEN ................................................................................................................................. 78 6.2.3 ROLLEN .................................................................................................................................... 78 6.2.4 KLASROLLEN .............................................................................................................................. 78 6.2.5 PAGINATOEGANG ....................................................................................................................... 79 6.2.6 BEHEER RECHTEN ....................................................................................................................... 79 6.2.7 BEHEER OUDERS-LEERLINGEN ....................................................................................................... 79 6.2.8 STATISTIEKEN ............................................................................................................................ 79 6.3 BEHEER IOMNIWIZE (VOOR NIET-INFORMATKLANTEN) ................................................................. 80 6.3.1 SCHOOL.................................................................................................................................... 80 Beheer iOmniwize 3.0| Inleiding

4

6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5

KLASGROEP ............................................................................................................................... 80 LEERLINGEN .............................................................................................................................. 81 LEERKRACHTEN EN EXTERNEN....................................................................................................... 83 SCHOOLJAAR ............................................................................................................................. 84


5

1 Inleiding 1.1 Een blik op iOmniwize / iKklik iOmniwize is een geïntegreerd online platform voor leerkrachten in het basisonderwijs. Het programma ondersteunt het schoolteam met het inplannen, voorbereiden en bijhouden van lessen (module klasagenda), het registreren en rapporteren van toetsen en evaluaties (module rapporten leerkrachten), het opvolgen van leerlingen op een structurele manier (module gegevens leerlingen) en vanaf september 2013 kunt u met de communicatiemodule ook interne berichten, e-mails en sms’en sturen naar uw collega’s, externe begeleiders en ouders van uw leerlingen. iOmniwize is een programma dat is ontstaan uit zijn voorganger Omniwize. Net zoals Omniwize heeft iOmniwize heel wat modules die in de loop van de jaren steeds verder worden aangevuld. Zo ontwikkelden we een speciale kleuteragenda, iKklik, in samenwerking met het vvkBao, die kleuterscholen ondersteunt bij het werken met belangstellingscentra. iOmniwize is een samenwerking tussen Informat en Plantyn, twee betrouwbare partners die jouw onderwijspraktijk willen ondersteunen. Voor de bestaande Informatklanten betekent dit dat er een automatische synchronisatie is van de twee systemen: het administratief systeem en het leerplatform. Ook voor niet-Informatklanten betekent de samenwerking tussen Plantyn en Informat een uitbreiding van mogelijkheden. iOmniwize is een internet based software pakket. Dit wil zeggen dat alle gegevens centraal toegankelijk zijn via de website http://www.iomniwize.net met een gebruikersnaam en wachtwoord. Je hebt dus toegang tot de gegevens van je leerlingen en je lesvoorbereidingen, overal waar je toegang hebt tot het internet. Als webbrowser kunt u kiezen voor Firefox, Google Chrome of Internet Explorer.


6

1.2 Het beheer van iOmniwize 1.2.1 De beheerder De beheerder van iOmniwize heeft een belangrijke taak. Hij of zij zal de schoolgegevens controleren, de klassen overzetten naar het volgende schooljaar, leerlingenfiches en leerkrachtenaccounts toevoegen, de instellingen per leerkracht correct zetten, enzovoort. In deze handleiding geven wij u de nodige tools en achtergrondinformatie om deze taken op een vlotte manier uit te voeren. De iOmniwize-beheerder van de school is een aanspreekpunt voor alle collega-gebruikers. De beheerder zal de vragen voor de helpdesk centraliseren en deze via mail of telefoon aan de iOmniwize helpdesk overmaken.

1.2.2 Mijn beheerdersmodules De iOmniwize-beheerder beschikt over een aantal specifieke modules waarmee hij of zij de omgeving voor de leerkrachten ordent. Wanneer u iOmniwize opent en op “Menu” klikt, ziet u de verschillende applicaties binnen iOmniwize. De applicaties Gebruikersbeheer, Instellingen en Beheer iOmniwize geven u als beheerder een uitgebreid gamma aan mogelijkheden om het leerplatform vorm te geven.


7

1.2.2.1 Instellingen

Onder Instellingen gaat de beheerder standaard weekstructuren instellen, de weergave van de klasagenda regelen , de koepel en het leerplan selecteren en leergebieden aanmaken.

1.2.2.2 Gebruikersbeheer Gebruikersbeheer is de applicatie waarbinnen de beheerder de gebruikersaccounts van de leerkrachten onderhoudt. De beheerder kan hier rechten toekennen, de menustructuur bepalen, de accounts van de leerkrachten instellen, enzovoort.

1.2.2.3 Beheer iOmniwize: NIEUW (voor niet-Informatklanten) De beheerder zet in Beheer iOmniwize de schoolstructuur en -gegevens op orde. Informatie over uw school, de klassen , de leerlingen en de leerkrachten vindt u hier terug. De voorbereidende stappen voor het nieuwe schooljaar gebeuren langs deze weg. Nieuwe leerkrachtenaccounts kunt u ook hier aanmaken.

1.2.3 Ondersteuning in beheer 1.2.3.1 Handleiding

De handleiding biedt de beheerder een houvast om de verschillende beheerstaken uit te voeren. Met de handleiding brengt u snel en efficiënt de nodige dingen op orde. In deze handleiding bieden wij u: -

een antwoord op taken van de beheerder; handige stappenplannen een overzicht op de verschillende functionaliteiten van de applicaties (zie 6); handige tips en basisprincipes i.v.m. het beheer (zie: 2 en blauwe kaders); achtergrondinformatie bij bepaalde instellingen (zie grijze kaders).


8

1.2.3.2 Informat Support (incl. forum)

Via de Informat supportsite http://support.informatsoftware.be beschikt u als beheerder steeds over het laatste update nieuws. U wordt via deze site op de hoogte gehouden van belangrijke aanpassingen. Maak zeker ook gebruik van het forum bij eventuele vragen/problemen.

Profiel instellen Log in met uw iOmniwize / iKklik gebruikersnaam en wachtwoord op http://support. informatsoftware.be. U ontving deze gebruikersnaam en wachtwoord via Informat of Plantyn. De gebruikersnaam neemt steeds de vorm aan van een e-mailadres, bv. [email protected].

Klik rechts bovenaan op “Mijn profiel”. Hier stelt u in van welke applicaties u op de hoogte wil gehouden worden. U ziet dat uw profiel bestaat uit drie onderdelen: basisgegevens, onderdelen en opties. -

-

Basisgegevens: noteer naam, voornaam, instelling en het e-mailadres waarop u de informatie over updates wenst te ontvangen; Onderdelen: duid hier “Informat Digitaal Leren” aan. U kunt er eventueel voor kiezen om ook updates te zien voor de Informat applicaties iBasis en iGebruikersbeheer; die gebruikt u als iOmniwize beheerder namelijk ook. De onderdelen die u hier selecteert, zullen te zien zijn op uw dashboard wanneer u de volgende keer inlogt op de support site; Opties: beslis welke nieuwsberichten u specifiek als e-mail wil ontvangen.


9

1.2.3.3 Helpdesk Informat / Plantyn

Vanaf 1 september 2013 kunt u terecht op 1 centraal nummer waarmee u ons gespecialiseerd helpdeskteam bereikt. Vragen als: o o o o o

Hoe moet ik leerlingen en gebruikers toevoegen? Hoe wijzig ik gegevens van leerlingen en leerkrachten? Hoe geef ik een leerkracht toegang tot verschillende scholen/klassen? Hoe komt het dat dit niet werkt bij mij? Hoe stel ik de rechten op gebruikersmappen, agenda’s en zorgtypes correct in?

Maar ook inhoudelijke en pedagogische vragen zoals : o o o o

Wanneer komen welke methodefiches in iOmniwize? Welke mogelijkheden zijn er wat rapporten betreft? Hoe kan ik omgaan met de zorgmodule en hoe pas ik die aan naar mijn wens? Hoe gebruik ik mijn klasagenda optimaal?

kunnen gesteld worden via de helpdesk van iOmniwize op het centrale nummer of via mail op [email protected].

1.2.3.4 Opleiding

Heeft uw schoolteam nood aan een intensieve training met klasagenda of wil u de mogelijkheden rond zorg en rapporten leren kennen? Als beheerder heeft u bovendien soms nood aan een eerder technische opleiding? Vraag uw opleiding aan via [email protected] of op het nummer 015 36 36 39. Een pedagogische opleiding voor maximum 15 personen kunt u inplannen op pedagogische studiedagen, op een avondvergadering (tussen 16 en 20 uur) of op woensdagnamiddag. Pedagogische opleidingen zijn betalend en duren tussen de 3 à 4 uur. Per deelnemer voorziet u een computer.


10

2 Enkele basisprincipes, praktische tips en tricks 2.1 Het poortje: inloggen voor een gebruiker



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU /

GEBRUIKERSBEHEER / GEBRUIKERS/

Als beheerder kunt u inloggen als elke gebruiker via het poortje

achteraan de gebruikersnaam.

1. In het menu kiest u voor gebruikersbeheer. U ziet in het tabblad “Gebruikers” een overzicht van de verschillende gebruikersaccounts op uw school.

2. Klik op het poortje van de gebruiker onder wiens account u wilt inloggen.

Inloggen voor een gebruiker via het poortje: wat is het grote voordeel? Dit poortje kan interessant zijn om issues op te lossen of instellingen en opmerkingen van de gebruikers na te kijken, te controleren of te verifiëren.

Beheer iOmniwize 3.0| Enkele basisprincipes, praktische tips en tricks

11

2.2 Werk besparen voor uw leerkrachten 2.2.1 Standaard weekstructuren aanmaken



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / I NSTELLINGEN / WEEKSTRUCTUREN

Als beheerder kunt u op voorhand een standaard weekstructuur klaarzetten voor uw leerkrachten, waarin u het beginuur, einduur, speeltijden en middagpauze reeds ingeeft. Dit vereenvoudigt het proces voor de leerkrachten heel sterk wanneer zij hun eigen weekrooster op orde gaan zetten. Een voorbeeld van zo’n standaard weekstructuur:

Wanneer een leerkracht zijn/haar eigen lessenrooster zal ingeven, kan uw basis weekstructuur als basis worden gebruikt. Onder menu/instellingen/weekstructuren gaat de leerkracht dan naar “schoolweken importeren”:


12

Hij/zij krijgt een lijstje te zien met de verschillende weekstructuren die u als beheerder heeft aangemaakt:

De leerkracht kan uw basis weekstructuur selecteren en een naam geven naar keuze. Let op! De leerkracht moet wel nog de koppeling met de juiste school en klas maken en een leergebied per lesblok selecteren. Standaard weekstructuren aanmaken: wat is het grote voordeel? De leerkracht krijgt nu onmiddellijk een volledige week voor zich bij het invoeren van zijn/haar lessenrooster(s) in iOmniwize / iKklik. Hoe u precies een standaard weekstructuur aanmaakt, vindt u terug onder 4.3.

2.2.2 Mappenstructuur lesfiches inrichten



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / KLASAGENDA / LESVOORBEREIDINGEN

Standaard hebben alle leerkrachten een eigen gebruikersmap. Er staat standaard ook een map met gedeelde fiches (lager en kleuter) en gedeelde BC’s (iKklik) in de mappenstructuur. Het kan interessant zijn om als beheerder op voorhand een aantal (sub)mappen voor gedeelde fiches klaar te zetten. Dat kan bijvoorbeeld wanneer parallelleerkrachten of leerkrachten van dezelfde graad graag samenwerken of als u het samenwerken wil aanmoedigen.


13

U kunt mappen aanmaken via de rechtermuisknop in de boomstructuur onder menu/klasagenda/ lesvoorbereidingen. 1. Ga op de map staan waarin u de nieuwe map wilt toevoegen. 2. Klik op deze map met de rechtermuisknop. 3. Kies voor nieuw / map en geef de map een naam.

4. Geef de juiste leerkrachten de juiste rechten op de mappen. Rechtermuisklik op de map en ken rolrechten toe (zie punt 3.2.7).

Mappenstructuur lesfiches inrichten: wat is het grote voordeel? Het kan interessant zijn om als beheerder op voorhand een aantal (sub)mappen voor gedeelde fiches klaar te zetten. Dat kan bijvoorbeeld wanneer parallelleerkrachten of leerkrachten van dezelfde graad graag samenwerken of als u samenwerken wil aanmoedigen.


14

2.3 (Gebruikers)groepen en rollen: menustructuur vs. instellen van rechten



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / G EBRUIKERSBEHEER

Groepen = menustructuur; Rollen = rechten

2.3.1 Groep vs. rol Uw schoolteam bestaat uit verschillende profielen van personeelsleden. Naast leerkrachten lager en leerkrachten kleuteronderwijs zullen ook directieleden, CLB-medewerkers, zorgco’s gebruik maken van het leerplatform. Zij zullen nood hebben aan een verschillende menustructuur, maar zullen ook over verschillende rechten beschikken om bepaalde acties uit te voeren, bepaalde gegevens te zien enzovoort. Een gewone leerkracht hoeft bijvoorbeeld niet de leerlingendossiers van alle leerlingen op de school in te kunnen kijken, terwijl dit voor een zorgleerkracht essentieel is. Een directielid wil misschien wel alle leerlingendossiers kunnen zien, maar het is niet altijd noodzakelijk dat hij/zij de leerlingendossiers kan bewerken. Groepen Leerkrachten uit dezelfde (gebruikers)groep zien dezelfde menustructuur wanneer ze inloggen. Standaard hebben we 4 groepen in ons leerplatform: leerkracht kleuter, leerkracht lager, beleidsmedewerker en directie. Deze groepen hebben nood aan een andere menustructuur. Voorbeeld: een leerkracht kleuter ziet KVS in zijn/haar menustructuur, een leerkracht lager ziet LVS, een beleidsmedewerker (CLB, zorg) ziet beide. Stel de menustructuur in voor een groep via de stappen omschreven in punt 3.2.5. Rollen De rechten voor groepen gebruikers noemen we rollen. Leerkrachten met dezelfde rol, bezitten dezelfde inzage, -bewerken schrijfrechten op klasagenda’s, mappen en zorgtypes. U zult de verschillende groepen van leerkrachten een bepaalde rol toebedelen. Via “rolrechten” kunt u in één klap één bepaalde groep van gebruikers (vb. leerkrachten kleuter) toegang geven tot een klasagenda, zorgtype of een bepaalde map, zoals “gedeelde fiches kleuter”. Voorbeeld: een leerkracht kleuter kan aan de map “Gedeelde fiches kleuter” lesfiches toevoegen, een leerkracht lager tweede graad deelt lesfiches met zijn/haar collega’s van de tweede graad. Stel de rechten in voor een rol via de stappen omschreven in punt 3.2.7 Beheer iOmniwize 3.0| Enkele basisprincipes, praktische tips en tricks

15

WAAROM EEN ONDERSCHEID TUSSEN GROEPEN EN ROLLEN?

Meestal zijn de vier standaard groepen voldoende om de menustructuur goed in te stellen. Maar, omdat rollen (rechten) worden gekoppeld aan een groep, is het soms wenselijk dat er extra gebruikersgroepen worden aangemaakt, of dat er subgroepen worden gemaakt in de groepen. Bepaalde formulieren uit het leerlingendossier moeten bijvoorbeeld maar in te vullen zijn door een bepaalde groep leerkrachten. Voor het toebedelen van rechten is het groepsniveau dus niet altijd werkbaar. Een map met gedeelde fiches voor de eerste graad hoeft bijvoorbeeld niet toegankelijk te zijn voor alle leerkrachten lager.

2.3.2 Een groep en/of rol aanmaken



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / GEBRUIKERSBEHEER / GROEPEN / GROEP TOEVOEGEN

1. Maak een groep aan met het groene plusteken . 2. Geef een naam aan de gebruikersgroep en maak deze zichtbaar voor iedereen. Om een subgroep aan te maken klikt u op het driehoekje links van de groepsnaam.

Klik op het groene plusteken “groep toevoegen” Geef een naam aan de gebruikersgroep en maak deze zichtbaar voor iedereen.

TIP K

OPPEL ONMIDDELLIJK EEN ROL AAN EEN GROEP

Maak onmiddellijk een rol aan voor elke groep. Klik op het icoontje LP/gebruikersbeheer/groepen

naast de groepsnaam onder

U kunt dan later onder LP/Gebruikersbeheer/beheer rechten bepalen welke rechten deze groep zal hebben op mappen met lesfiches, klasagenda’s en zorgtypes. Beheer iOmniwize 3.0| Enkele basisprincipes, praktische tips en tricks

16

3 iOmniwize gebruiksklaar! Alle gegevens van de leerlingen die nodig zijn om iOmniwize te gebruiken in uw schoolteam, worden éénmalig door Informat geïmporteerd uit Wisa, Broekx, Plato… o

Voor Informatscholen worden de gegevens van de leerlingen en leerkrachten automatisch gesynchroniseerd met het administratief systeem. Zorg er als beheerder van iOmniwize / iKklik wel voor dat de juiste instellingen zijn geactiveerd.

o

Voor niet-Informatscholen is het de iOmniwize/iKklik-beheerder die de gegevens van de nieuwe leerlingen en leerkrachten invoert

3.1 Basisgegevens van leerlingen en organisatie in klassen 3.1.1 Een nieuwe leerling toevoegen



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / BEHEER IOMNIWIZE

/ LEERLINGEN / LEERLING TOEVOEGEN EN

WIJZIGEN

o

Ga in het menu naar het menu-item ‘Beheer iOmniwize’ en kies voor leerlingen – leerling toevoegen en wijzigen

Beheer iOmniwize 3.0| iOmniwize gebruiksklaar!

17

o

Voeg leerlingen toe met het groene plusteken.

o

U krijgt onderstaand scherm. Geboortedatum, naam, voornaam, geslacht en de begindatum van de inschrijving zijn verplichte velden.

Het verdient aanbeveling om het rijksregisternummer in te geven als unieke code, maar geen nood als u niet beschikt over deze gegevens. Vink dan “lln zonder RRNR” aan. o

Klik op toevoegen… de leerling is toegevoegd! Vul nu de leerlingengegevens aan. Zie 3.1.2


18

3.1.2 Leerlinggegevens aanpassen en aanvullen





WIJZIGEN

o


o

Klik op het potloodje

o

Onder het tabblad “communicatie” voegt u het adres, het GSM-nummer en het e-mailadres van de ouders in.

om de basisgegevens van de leerling te wijzigen

Vink schoolcommunicatie aan als de gegevens gebruikt zullen worden voor de communicatiemodule. Bij het ingeven van een vast telefoonnummer duidt u schoolcommunicatie niet aan: sms’en kunnen namelijk niet verstuurd worden naar deze telefoonnummers. o

Eveneens in het tabblad “communicatie” kunt u bij ouders/voogd de namen van de ouders noteren. Deze namen komen terecht in het leerlingendossier onder de leerlingenfiche.


19

3.1.3 Een leerling uitschrijven





WIJZIGEN

o


o

Ga naar het tabblad “inschrijven en uitschrijven”.

Een leerling uitschrijven doet u via de knop uitschrijven . Hiermee beëindigt u de inschrijving in de huidige klas op de dag van vandaag. De klashistoriek wordt opgeslagen.

Wat is dan het verschil met het verwijder-icoontje

?

Als een leerling bv. gekoppeld werd aan een verkeerde klas, als de klashistoriek dus niet opgeslagen moet worden, gebruik dan het verwijder icoontje.


20

3.1.4 Een leerling van klas veranderen tijdens het schooljaar



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / B EHEER I OMNIWIZE / LEERLINGEN / KLAS WIJZIGEN TIJDENS SCHOOLJAAR

Soms is het nodig om een groep leerlingen tijdens het schooljaar over te zetten naar een nieuwe school/vestiging/afdelingsjaar/klas. U kunt bijvoorbeeld via deze weg peuters in groep overzetten naar de eerste kleuterklas tijdens het schooljaar. o

o o o

Selecteer links een klas waarvan u een leerling of de leerlingen wil overzetten naar een andere klas in het huidige schooljaar. Alle leerlingen van deze klas verschijnen nu in het kader. Geef als datum de laatste dag in dat de leerling(en) in de huidige klas zaten. Selecteer rechts de klas in het nieuwe schooljaar waarnaar u de leerlingen wil overzetten. Sleep de leerlingen één voor één naar de juiste klas in het nieuwe schooljaar of sleep ze in groep door CTRL+shift te gebruiken.

3.1.5 Klassen overzetten einde schooljaar



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / BEHEER I OMNIWIZE / SCHOOLJAAR / KLASSEN OVERZETTEN EINDE SCHOOLJAAR

o o

Kies bij “Beheer iOmniwize” voor “klassen overzetten einde schooljaar” Zorg ervoor dat u ingelogd bent in het oude schooljaar. U kan het schooljaar aanpassen via het instellingen-icoontje rechtsboven in het scherm. Beheer iOmniwize 3.0| iOmniwize gebruiksklaar!

21

o

U krijgt volgend scherm:

Gegevens van schooljaar/ school/ vestiging waarvoor u bent ingelogd

o o o

Gegevens van school / vestiging waarin u de een groep leerlingen wilt onderbrengen.

Selecteer links de huidige klas van de leerlingen die naar een andere klasgroep moeten overgeplaatst worden. Alle leerlingen van deze klas verschijnen nu in het kader. Selecteer rechts de school, de vestiging en de klas waarnaar de leerlingen overgeplaatst moeten worden Sleep de leerlingen één voor één van links naar rechts naar de juiste klas in het nieuwe schooljaar of sleep ze in groep door CTRL+shift te gebruiken. WAT MET DE ZESDEKLASSERS VAN HET VORIGE SCHOOLJAAR?

De zesdeklassers die niet worden overgezet naar het volgende schooljaar, blijven mooi mét hun hele zorgen rapportenarchief in het vorige schooljaar staan. U hoeft hen niet uit te schrijven of te archiveren!

3.1.6 Leerlingen in groep toevoegen 

Vraag aan het secretariaat een lijst van de nieuwe leerlingen in Excel met volgende kolommen: naam, voornaam, geboortedatum, geslacht, rijksregisternummer en klas. De


22

   

volgorde van de kolommen is niet belangrijk, maar de kolommen moeten zeker allemaal aangemaakt worden. Selecteer het juiste werkblad en kies voor “leerlingen weergeven”. Duid aan in welke kolommen welke gegevens staan en de import kan starten. Klik “importeer geselecteerde leerlingen” aan. Even geduld… Er zullen groene en rode bolletjes verschijnen die u erop wijzen of het importeren succesvol was of niet. Rechts op het scherm ziet u wat fout liep bij de import: de rode boodschappen wijzen u de weg om het toevoegen van leerlingen verder tot een goed einde te brengen.

TIP

LAAD IN ÉÉN BEWEGING ALLE LEERLINGENFOTO’S OP VIA DE APPLICATIE

IFOTOBEHEER

Ga naar http://support.informatsoftware.be en log in met uw vertrouwde iOmniwize wachtwoord. Download de applicatie iFotobeheer in het tabblad “Downloads” en link al uw leerlingen aan een foto!

3.1.7 Een nieuwe klas toevoegen



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / BEHEER I OMNIWIZE / KLASGROEP / KLASSEN

o

Met het groene plusteken voegt u een nieuwe klas toe. Leerjaar (bv. 1ste leerjaar 2de leerjaar…), klascode (afkorting, bv. 4A) en klas (naam van de klas, bv. 4de leerjaar, Riddertjes…) zijn verplichte velden.


23

3.2 Leerkrachtenaccounts instellen 3.2.1 Aanmaken van leerkrachtenaccounts



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / BEHEER I OMNIWIZE / LEERKRACHTEN EN EXTERNEN / GEBRUIKERSACCOUNT TOEVOEGEN EN WIJZIGEN

o

Ga onder “Beheer iOmniwize” naar leerkrachten en externen en kies voor “gebruikersaccount toevoegen en wijzigen”.

o o

Klik op het groene plusteken om een leerkracht toe te voegen. Bezorg de nieuwe leerkrachten hun gebruikersnaam en wachtwoord.

Wachtwoord Het wachtwoord is standaard ingesteld als voornaam + jaartal Voorbeeld: het wachtwoord van juf Elisabeth is Elisabeth2013


24

TIP OVERZICHT VAN GEBRUIKERSACCOUNTS Vraag een lijst op met alle gebruikersaccounts en paswoorden via het icoontje “Exporteren” in LP / gebruikersbeheer / gebruikers.

3.2.2 Basisgegevens van leerkrachten wijzigen



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / BEHEER I OMNIWIZE / LEERKRACHTEN EN EXTERNEN / GEBRUIKERSACCOUNT TOEVOEGEN EN WIJZIGEN

o

Klik op het potloodje

o

Onder het tabblad “communicatie” voegt u het adres, het gsm-nummer en het e-mailadres van de ouders in.

om de basisgegevens van de leerkracht of externe te wijzigen

Vink schoolcommunicatie aan als de gegevens gebruikt zullen worden voor de communicatiemodule. Bij het ingeven van een vast telefoonnummer duidt u schoolcommunicatie niet aan: sms’en kunnen namelijk niet verstuurd worden naar deze telefoonnummers.

! Leerkrachten kunnen hun e-mailadres en gsm-nummer zelf aanvullen in hun gebruikersprofiel onder het menu “Instellingen”.

3.2.3 Een leerkracht een nieuw wachtwoord bezorgen



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / GEBRUIKERSBEHEER / GEBRUIKERS

Dubbelklik op de gebruikersnaam waarvoor u het wachtwoord moet aanpassen. Er verschijnt een veld waarin u een nieuw wachtwoord kan ingeven voor deze gebruiker.


25

Klik op opslaan.

! Leerkrachten kunnen hun paswoord op het leerplatform zelf aanpassen onder menu/ instellingen / gebruikersprofiel.

3.2.4 Een leerkracht toegang geven tot de juiste klas(sen) in iOmniwize / iKklik o

Ga naar http://www.iomniwize.net of http://www.ikklik.net en selecteer in het menu “Gebruikersbeheer”.

o

Om de klasrechten in te stellen klikt u bij de gebruiker op het icoontje “rollen en groepen” .


26

o

Vink de juiste klasrechten aan in het tabblad “Klassen”.

3.2.5 Een leerkracht toegang geven tot de juiste menuitems in iOmniwize / iKklik Wat als een leerkracht of beleidsmedewerker niet beschikt over de juiste menu-items? Een leerkracht kleuter bijvoorbeeld die geen toegang heeft tot de KVS-module, of een leerkracht lager heeft net wél toegang tot de KVS-module, terwijl dat helemaal niet nodig is… De menu-structuur wordt geregeld door een gebruiker in de juiste (gebruikers)groep onder te brengen. Standaard zijn er vier gebruikersgroepen in iOmniwize / iKklik: leerkracht lager, leerkracht kleuter, beleidsmedewerker en directie. U kunt gebruikersgroepen instellen via de stappen omschreven onder punt 2.3.2.

Ga eerst na tot welke gebruikersgroep de leerkracht behoort



HTTP // WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / GEBRUIKERSBEHEER / GEBRUIKERS

> Icoon


27

Klik op het icoon “Rollen en groepen” bij de gebruikers in LP / menu / gebruikersbeheer / gebruikers. Er verschijnt een pop-up waarin u onmiddellijk ziet tot welke groep een leerkracht behoort.

3.2.5.1 De leerkracht ziet de foute menu-items omdat hij/zij lid is van de verkeerde gebruikersgroep De leerkracht zit in de verkeerde groep. Verander de leerkracht van groep.



HTTP // WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / GEBRUIKERSBEHEER / GROEPEN

Stap 1: Ga naar LP / menu / gebruikersbeheer / groepen Stap 2: Verwijder lidmaatschap huidige gebruikersgroep 2a. Klik op de groepsnaam waartoe de leerkracht behoort.

2b. Onderaan het scherm ziet u een overzicht van de verschillende gebruikers die tot deze groep behoren. 2c. Verwijder het vinkje bij “lid” bij de leerkracht in deze gebruikersgroep door op het vinkje te klikken.

Stap 3: Maak leerkracht lid van de juiste ge bruikersgroep 3a. Klik op de groepsnaam waartoe de leerkracht moet behoren (zie ook screenshot hierboven).


28

3b. Onderaan het scherm ziet u een overzicht van de verschillende gebruikers die tot deze groep behoren (zie ook screenshot hierboven). 3c. Klik het grijze vinkje aan om de gebruikers te zien die géén lid zijn van de groep 3d. Voeg de leerkracht toe tot de groep door het vinkje bij “lid” groen te kleuren. De leerkracht is nu lid van de juiste gebruikersgroep. Volg nu de stappen omschreven in 3.2.5.2!

3.2.5.2 De leerkracht zit in de juiste groep maar de menustructuur voor de volledige gebruikersgroep moet veranderd worden De leerkracht zit in de juiste groep. De menustructuur moet veranderd worden voor de volledige groep.



HTTP // WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / GEBRUIKERSBEHEER / PAGINATOEGANG

Welke menu-items moeten actief zijn voor welke groep? Dit bepaalt u onder menu / gebruikersbeheer / paginatoegang. We denken hierbij vooral aan het beschikbaar maken van de kleuteragenda iKklik voor VVKBaO-scholen, het niet beschikbaar stellen van de module rapport voor de kleuterafdeling enzovoort.

Stap 1: Ga naar LP / menu / gebruikersbeheer / paginatoegang Stap 2: Selecteer een gebruikersgroep

De menu-items die u nu op het scherm ziet, zijn schoolonafhankelijk. Enkel de items m.b.t. rapporten zijn specifiek in te stellen per groep per school. ! Selecteer hier dus enkel een school als u rapporten moet instellen.


29

Stap 3: Vink de gewenste opties aan o o

o

o o

o

o

o o

o

o

Gebruikersbeheer Hier hoeft u niets aan te vinken, dit is enkel nodig voor een beheerder. Instellingen Vink aan wat voor de gebruikers van uw school nodig is. Een gewone gebruiker heeft toegang tot gebruikersprofiel – uurindeling – weekstructuren – configuratie. Klasagenda Vink aan wat voor de gebruikers van uw school nodig is. Een gewone gebruiker heeft toegang tot alle onderdelen van de klasagenda. Kalender overzicht KVS iOmniwize KVS is een belangrijk instrument voor de leerkrachten kleuteronderwijs en de zorgleerkrachten. Gegevens leerlingen Sjablonen, toetsen en zorgtypes hoeven niet opgenomen te worden in de menustructuur van een gewone leerkracht. Voor zorgleerkrachten zijn dit echter essentiële instrumenten. Belangstellingscentrum Dit is een menu-item dat enkel actief moet zijn voor de leerkrachten kleuteronderwijs die het leerplan VVKBaO volgen. LVS iOmniwize LVS is een belangrijk instrument voor de leerkrachten lager en de zorgleerkrachten. Afwezigheden Met de module Afwezigheden kunnen Informatscholen rechtstreeks de afwezigheden en aanwezigheden doorgeven aan het Departement Onderwijs. Meer info: [email protected] Observaties klas Dit is een menu-item dat enkel actief moet zijn voor de leerkrachten kleuteronderwijs die het leerplan VVKBaO volgen. Nieuw! Communicatie Met communicatie kunt u interne berichten, e-mails en sms’en sturen naar uw collega’s, externe begeleiders en de ouders van uw leerlingen. De sms-functie moet u door uw directie laten activeren (een sms kost nl. € 0,15).

MENUSTRUCTUUR AANPASSEN? Doe hier enkel noodzakelijke aanpassingen als beheerder. De standaardinstellingen zijn zo ingesteld dat u in principe niets moet wijzigen en dat u als beheerder de controle behoudt over de beheerdersomgeving. Het is bijvoorbeeld niet wenselijk dat gewone gebruikers over het menu-item “gebruikersbeheer” beschikken.


30

3.2.6 Een gebruikersmap maken voor een leerkracht Het kan zijn dat een gebruiker niet beschikt over een gebruikersmap om lesfiches in te bewaren. Er zijn twee opties: OPTIE 1: Voeg een gebruikersmap toe via Gebruikersbeheer



HTTP // WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / GEBRUIKERSBEHEER / MEER ACTIES / MAPPEN TOEVOEGEN VOOR GEBRUIKERS

Doorloop de stappen om een gebruikersmap toe te voegen in de map “Gebruikersmappen”. OPTIE 2: Voeg een gebruikersmap toe via Klasagenda



HTTP // WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / KLASAGENDA / LESVOORBEREIDINGEN

Maak een gebruikersmap aan in de map “Gebruikersmappen” door een rechtermuisklik op de map “Gebruikersmappen”. Kies voor “Nieuw” en selecteer “Map”. Geef de map de naam van de gebruiker “naam voornaam”.

3.2.7 Een leerkracht rechten toekennen op klasagenda’s, gebruikersmappen en zorgtypes We geven u hierbij de belangrijkste basisprincipes mee m.b.t. het rechtensysteem van iOmniwize / iKklik. We tonen hoe u rechten toekent op klasagenda’s, mappen met lesfiches en zorgtypes.

3.2.7.1 Gebruikersrechten vs. rolrechten

Uw schoolteam bestaat uit verschillende profielen van personeelsleden. Naast leerkrachten lager en leerkrachten kleuteronderwijs zullen ook directieleden, CLB-medewerkers, zorgco’s gebruik maken van het leerplatform. Zij hebben niet alleen nood aan een verschillende menustructuur maar zullen ook over andere rechten beschikken om acties uit te voeren, bepaalde gegevens te zien enzovoort. Rechten die gekoppeld zijn aan een groep van personeelsleden noemen we rolrechten. Rollen stelt u in via de stappen omschreven in punt 2.3.2. Beheer iOmniwize 3.0| iOmniwize gebruiksklaar!

31

Rolrechten Met rolrechten kent u onmiddellijk rechten toe aan een bepaalde groep leerkrachten Voorbeeld: Beheerder Bart geeft alle leerkrachten kleuter schrijfrechten in de map “gedeelde fiches kleuter” Soms wilt u echter ook gewoon rechten toekennen op een klasagenda, map of zorgtype aan één specifieke collega. Wanneer uw leerkrachten bijvoorbeeld zelf rechten gaan toekennen aan collega’s, zullen zij wellicht eerder gebruik maken van de gebruikersrechten: aan elke individuele leerkracht zullen zij dan dan afzonderlijk rechten toekennen. Gebruikersrechten Met de gebruikersrechten kent u leerkracht per leerkracht rechten toe. Voorbeeld: Beheerder Bart geeft Juf Sofie ook verwijderrechten in de map “gedeelde fiches kleuter”

3.2.7.2 Rechten op klasagenda



HTTP // WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / KLASAGENDA ( LEERKRACHT ) HTTP // WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / GEBRUIKERSBEHEER / BEHEER RECHTEN ( BEHEERDER )

Het is handig als de klasagenda van medeleerkrachten geraadpleegd kan worden. In feite zijn het de leerkrachten zelf die bepalen wie hun klasagenda kan inzien en welk niveau van rechten zij hun collega’s willen geven: mag een collega enkel de agenda inkijken of moet deze collega ook in de agenda kunnen schrijven? Wij raden aan om de rechten die u aan collega’s geeft beperkt te houden om misverstanden te vermijden. Er zijn verschillende niveaus van rechten, waarvan lees-en schrijfrechten de voornaamste zijn. Vaak zijn leesrechten voldoende.

Werkwijze voor leerkrachten Beheer iOmniwize 3.0| iOmniwize gebruiksklaar!

32

Leerkrachten stellen de rechten op hun klasagenda in via de navigatie links in de module “Klasagenda”.

Klik “Overzicht rechten” aan. Geef uw collega de juiste rechten op uw klasagenda. LEES- EN SCHRIJFRECHTEN IN DE KLASAGENDA Het is in het algemeen aan te raden om de rechten die u aan collega’s geeft beperkt te houden tot leesrechten. Leesrechten zijn voldoende om de agenda van een collega te raadplegen. U kunt dan geen lesfiches verwijderen of zaken aanpassen. Is het nodig dat agenda-items van een collega gekopieerd kunnen worden naar de eigen agenda, kies dan voor schrijfrechten. Maar wees dan steeds voorzichtig bij het switchen van agenda’s. U kunt met schrijfrechten immers ook agenda-items verwijderen!

Werkwijze voor de beheerder Als beheerder kunt u de rechten op klasagenda’s centraal instellen via LP / Gebruikersbeheer / Beheer rechten. Om rolrechten in te stellen op klasagenda’s en mappen met lesfiches gaat u naar LP / menu / gebruikersbeheer / beheer rechten. o o o

Klik een klasagenda of map met lesfiches aan in de boomstructuur links op uw scherm Rechts op uw scherm verschijnt nu een overzicht van de verschillende gebruikers. U kunt gebruikersrechten of rolrechten toekennen. Meer over rollen: zie 2.3. In onderstaand voorbeeld kennen we aan de rol “Directie” rechten toe op de agenda van een leerkracht.


33

o

Vink de gebruikers of rollen aan die de klasagenda mogen raadplegen of bewerken.

3.2.7.3 Rechten op mappen met lesfiches




> rechtermuisknop: overzicht rechten

Ook de rechten op mappen met lesfiches kunnen leerkrachten zelf instellen. Een leerkracht kan beslissen om zijn/haar collega’s toegang te verlenen tot zijn/haar map met lesfiches. Leesrechten zijn voldoende om een lesfiche van een collega te kunnen importeren in de eigen agenda.

Werkwijze voor leerkrachten De rechten op mappen met lesfiches zijn eenvoudig te regelen via de rechtermuisknop in het tabblad lesvoorbereidingen van de klasagenda. o Klik met de rechtermuisknop op uw gebruikersmap o Kies voor “Overzicht rechten”. o Vooraleer u bij de gewenste collega’s rechten gaat aanvinken, selecteert u het knopje “Ook toepassen op onderliggende mappen” wanneer de map die u wilt delen bestaat uit verschillende submappen (zie afbeelding op volgende pagina). o Vink de optie “lezen” aan bij de collega’s die uw lesfiches mogen gebruiken en importeren in hun klasagenda


34

Voorbeeld: Juf Sofie wil graag dat de parallelleerkracht van het derde, juf Nele, ook haar lesfiches kan gebruiken voor de eigen lessen. Ze geeft juf Nele leesrechten op haar gebruikersmap. TIP! RECHTEN KOPIËREN NAAR ONDERLIGGENDE MAPPEN

Uw gebruikersmap is onderverdeeld in allerlei submappen. Wanneer u collega’s rechten wilt verlenen op uw lesfiches, is het belangrijk dat u de rechten ook toepast op de submappen. Hiervoor is een knopje voorzien in de pop-up “overzicht rechten”. Werkwijze voor de beheerder Als beheerder kunt u de rechten op klasagenda’s centraal instellen via LP / Gebruikersbeheer / Beheer rechten. De werkwijze is dezelfde als bij het toekennen van rechten op klasagenda’s. ROLRECHTEN INSTELLINGEN VAN BEHEERDER VS . GEBRUIKERS

Een gebruiker kan enkel de instellingen van de beheerder “overrulen” als deze gebruiker de map zelf heeft aangemaakt. De rolinstellingen van de beheerder kunnen niet aangepast worden door een individuele gebruiker wanneer die de rechten voor bepaalde leerkrachten wilt inperken. Beheer iOmniwize 3.0| iOmniwize gebruiksklaar!

35

3.2.7.4 Rechten op zorgtypes



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / GEGEVENS LEERLINGEN / ZORGTYPES

> rechtermuisknop: overzicht rechten

Er zijn standaard een aantal zorgtypes of begeleidingstypes beschikbaar om de gegevens van de leerlingen in onder te brengen: MDO, medisch dossier, genormeerde testen, verslag externen… Het is mogelijk dat uw school verkiest om een aantal zorgtypes niet te gebruiken. Dan kunt u makkelijk de rechten op deze zorgtypes uitzetten. Zo behoudt u het overzicht in het leerlingendossier en raken gegevens niet verspreid over verschillende zorgtypes of begeleidingstypes. o o o

Klik met de rechtermuisknop op het zorgtype Kies voor “Overzicht rechten”. Kies hier voor rolrechten. Vink de nodige rechten aan bij de verschillende gebruikersgroepen. De onderstaande rechten zijn toegepast op het zorgtype “MDO”:

Een beleidsmedewerker zal dus alle mogelijkheden hebben om een zorgtype te bewerken en te beheren. Een directielid kan geen wijzigingen aanbrengen in het zorgdossier, maar kan enkel de gegevens van de leerlingen in dit zorgtype raadplegen. Leerkrachten lager en kleuter kunnen de gegevens lezen en kunnen zelf items aanmaken in het leerlingendossier.

3.2.8 Een account van een leerkracht verwijderen (lesfiches recupereren)



HTTP:// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / GEBRUIKERSBEHEER / GEBRUIKERS

Klik op het kruisje in de gebruikerslijst om de geselecteerde gebruiker te verwijderen. Hierna wordt de volgende vraag gesteld:


36

Indien de gegevens overgezet moeten worden naar een andere gebruiker, selecteer de juiste persoon en antwoord met ‘ja’.

Klik op “ja” als u zeker bent dat u deze gebruikersaccount wilt verwijderen. Alle door deze gebruiker aangemaakte mappen en documenten zullen immers ook verwijderd worden indien de gegevens niet overgezet worden naar een andere account.


37

3.2.9 Wat uw leerkracht zelf kan aanpassen: gebruikersprofiel



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET

/ MENU / INSTELLINGEN / GEBRUIKERSPROEFIEL

Onder menu / instellingen / gebruikersprofiel maakt een leerkracht een persoonlijk gebruikersprofiel aan op het leerplatform. Men kan hier: o een profielfoto uploaden o de nickname wijzigen (vb. juf Elisabeth i.p.v. Elisabeth Ellis) o het wachtwoord wijzigen ! Wanneer een leerkracht hier het wachtwoord wijzigt, wordt dit ook aangepast in de andere Informat-applicaties o een e-mailadres noteren waarnaar uw wachtwoord zal worden toegestuurd wanneer uw leerkracht het wachtwoord is vergeten o een e-mailadres ingeven dat gebruikt mag worden voor het versturen van mails naar u vanuit de module communicatie o een gsm-nummer ingeven dat gebruikt mag worden voor het versturen van sms’en naar u vanuit de module communicatie o een Gmail account ingeven

TIP

LINK UW GMAIL -ACCOUNT AAN I OMNIWIZE

/ IKKLIK

Wanneer u hier in het gebruikersprofiel uw Gmail account invoert, kunt u de volgende keer bij het inloggen eenvoudigweg op het Google-icoontje klikken op het iOmniwize startscherm. U hoeft uw iOmniwize-gebruikersnaam- en wachtwoord dan niet telkens in te voeren om in te loggen


38

4 Beheer klasagenda Basiswerking klasagenda Als beheerder bent u de referentiepersoon voor uw collega’s omtrent het gebruik van iOmniwize / iKklik. We geven daarom hier een kort overzicht van de verschillende functionaliteiten en taken die u uitvoert in de klasagenda. Mijn klasagenda



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / KLASAGENDA / MIJN KLASAGENDA

Beheer iOmniwize 3.0| Beheer klasagenda

39

Lesvoorbereidingen




Leerkrachten vinden hier hun lesfiches terug in een mappenstructuur. Wanneer geklikt wordt op een map, ziet u rechts de inhoud van de map verschijnen.

Zoeken in uw map met lesfiches doet u via het icoontje bovenaan Rapportage



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / KLASAGENDA / RAPPORTAGE

Een van de handigste tools van iOmniwize is dat een leerkracht steeds kan opvragen aan welke doelen reeds gewerkt is tijdens het schooljaar en aan welke doelen nog niet gewerkt werd. U kan ook een volledig overzicht opvragen van alle doelstellingen voor een bepaald leergebied/domein met daarbij de doelstellingen aangeduid waaraan u reeds heeft gewerkt.


40

Met de knop “Genereer doelenrapportage” krijgt u een doelenrapportage in pdf-formaat voor een bepaalde klas en eventueel een bepaald leergebied. U kan dit overzicht gedetailleerd vragen met de vermelding van datum en les waarin de doelstelling aan bod kwam. Ook een verkorte doelenrapportage is een optie: hier krijgt u een overzicht van het aantal keer dat u de doelstelling heeft behandeld zonder verdere details.

KLASKOPPELING & DOELENRAPPORTAGE :

Om een doelenrapportage te kunnen opvragen voor een bepaalde klas, moet een leerkracht er op toezien dat aan elk agenda-item een klas is gekoppeld. Deze klaskoppeling gebeurt automatisch als de leerkracht gebruik maakt van een standaard weekstructuur waarbij een klas werd gekoppeld aan elk lesblok (zie x.x). Als er geen klas is gekoppeld via de standaard weekstructuur, gebeurt de klaskoppeling manueel via de knop “Toekennen klas” bij het invoeren van een agendaitem.

4.1 Leerkrachten toegang geven tot de juiste klas(sen) in de klasagenda



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / GEBRUIKERSBEHEER / GEBRUIKERS / ICOON: ROLLEN, GROEPEN EN KLASSEN

o

Ga naar http://www.iomniwize.net of http://www.ikklik.net en selecteer in het menu “Gebruikersbeheer”.


41

o

Om de klasrechten in te stellen klikt u bij de gebruiker op het icoontje “rollen en groepen” .

o

Vink de juiste klasrechten aan in het tabblad “Klassen”.

4.2 Een uurindeling voor de klasagenda instellen



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / I NSTELLINGEN / UURINDELING

Uurindeling

Bij uurindeling bepaalt u het begin-en einduur van een dag in de klasagenda. U bepaalt ook met welke tijdsintervallen een dag zal worden weergegeven in de klasagenda. Beheer iOmniwize 3.0| Beheer klasagenda

42

Een gebruiker, en dus ook de beheerder, kan hier de instelling voor de eigen agenda aanpassen. Selecteer “AGENDA” om de uurindeling van de klasagenda in te stellen. Klik het groene plusteken aan om een overzichtsinstelling of uurindeling toe te voegen.

Minuten Hier geeft u de tijdsintervallen aan waarin u een dag wilt onderverdelen. Standaard staat dit op 60 minuten, maar de agenda-items zullen met deze instelling vrij klein zijn in de agenda. Hoe groter de tijdsintervallen, hoe kleiner uw lesblokken zullen zijn op het scherm. Voor korte lesblokken kiest u dus best voor een overzichtsinstelling met kleinere tijdsintervallen. Een tijdsinterval van 30 minuten geeft over het algemeen een mooi en overzichtelijk beeld op de klasagenda. Starttijd” en eindtijd Hier geeft u de schooluren aan. Hou rekening met uw activiteiten voor en na de schooluren: toezicht, studie… wanneer u deze activiteiten wilt inschrijven in uw agenda. Standaard Bij “standaard” vinkt u de uurindeling of overzichtsinstelling aan die u standaard wilt zien in uw agenda.

TIP

VOER VERSCHILLENDE OVERZICHTSINSTELLINGEN IN

Het is nuttig om verschillende overzichtsinstellingen in te voeren; later in de klasagenda kunt u bij “configuratie” switchen tussen verschillende overzichtsinstellingen.


43

4.3 Standaard weekstructuur invoegen



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / I NSTELLINGEN / WEEKSTRUCTUREN

Weekstructuur Een weekstructuur zorgt ervoor dat het lessenrooster van een leerkracht in één beweging wordt ingevoerd in de klasagenda. Aan elk lesblok wordt onmiddellijk de juiste klas en het relevante leerplan gekoppeld. Bij “Algemene weekstructuren” voegt u de weekroosters toe die uw collega’s ook kunnen gebruiken. Als beheerder kunt u op voorhand een standaard weekstructuur klaarzetten voor uw leerkrachten, waarin u het beginuur, einduur, speeltijden en middagpauze reeds ingeeft. Dit vereenvoudigt het proces voor de leerkrachten heel sterk wanneer zij hun eigen weekrooster op orde gaan zetten. Bij “Eigen weekstructuren” voegt u zelf een eigen weekrooster toe.

TIP

STANDAARD WEEKSTRUCTUUR : WERK MET KLEUREN PER LEERGEBIED

U kunt per leergebied (vb. Nederlands, wiskunde, muzische vorming…) een kleur toekennen. Als deze kleuren voor de hele school identiek zijn, maakt het de weekroosters heel overzichtelijk. De speeltijd en middagpauze kunt u gewoon wit l aten. Ook dat bevordert het overzicht in een weekstructuur. ! Klassen worden niet toegekend; dit doen de leerkrachten zelf. Ook een leergebied en eventueel domein wordt in een algemeen rooster niet gekoppeld. Dat moet per klas worden aangepast.

4.4 Technische instellingen



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / I NSTELLINGEN / CONFIGURATIE / INSTELLINGEN

Onder de Configuratie / instellingen vindt u een heel aantal technische instellingen voor de klasagenda terug. Hier stelt u bijvoorbeeld in of een gebruiker zijn/haar nickname (“allownicknamechange”)mag aanpassen, welke lettertypes beschikbaar zijn in de klasagenda en het zorgdossier (“AvailableStyles”), Beheer iOmniwize 3.0| Beheer klasagenda

44

hoe groot een bijlage mag zijn bij een lesfiche of zorg-item (“MaxTotalAttachmentSizeInBytesFor Personeel”) Ga met de muisknop over de blauwe i instelling.

uiterst rechts om meer te weten te komen over een

U heeft hier tal van keuzes die u al naargelang de noden van uw school verder kunt verfijnen. Veel instellingen zijn enkel van toepassing op de module “Informat Digitaal Leren”, waarover u zich in iOmniwize/ iKklik geen zorgen over hoeft te maken. Indien het onduidelijk is waarover het gaat, laat u de instellingen gewoon staan zoals ze standaard voor u werden ingericht. Voor meer info over de juiste betekenis van items, neemt u contact op met de helpdesk van Informat via telefoon of mail.

4.5 Het juiste leerplan voor uw school instellen



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / I NSTELLINGEN / CONFIGURATIE / CONFIGURATIE PER GROEP

HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / I NSTELLINGEN / CONFIGURATIE / CONFIGURATIE PER

SCHOOL

o

Via DefaultHfd (hoofdstructuur) bepaalt u per school(vestiging) welk onderdeel van het leerplan aan de leerkrachten ter beschikking zal worden gesteld.


45

Klik op het potloodje achteraan om het leerplan te selecteren. 111 staat voor kleuteronderwijs, 211 staat voor lager onderwijs. o

o

Via Defaultkoepel bepaalt u per school(vestiging) het standaard leerplan dat aan de leerkrachten ter beschikking zal worden gesteld. ! Let op, dit kan per “groep” (lager of kleuter) anders zijn. ! Zet hier het meest recente leerplan of kleuterwerkplan als standaard leerplan actief. ! Dit leerplan wordt onmiddellijk opengeklapt wanneer uw leerkracht leerplandoelstellingen zal koppelen aan een agenda-item of lesfiche. Klik op opslaan . Via Koepels past u meerdere mogelijkheden toe. Voor VVKBaO: vink “VVKBaO” én “VVK ontwikkelingsaspecten” aan (indien er lager en kleuteronderwijs is op uw school) Voor OVSG: vink “OVSG” én “OVSG kleuter” aan (indien er lager en kleuteronderwijs is op uw school) Voor GO: klik “GO” aan

De leerkrachten beschikken zo over verschillende leerplanversies. In het voorbeeld op de schermafdruk zijn verschillende koepels aangeduid bij wijze van voorbeeld.


46

KUNT U VOOR EEN BEPAALDE GROEP GEEN SELECTIE MAKEN UIT DE VERSCHILLENDE LEERPLANVERSIES ?

We geven hier graag een overzicht van de verschillen tussen de versies : - Enkel het leerplan VVKBaO heeft een versie 2011-2012 met het nieuwste leerplan bewegingsopvoeding. - Voor GO is er één versie van het leerplan beschikbaar; die geldt zowel voor lager als voor kleuter. - Voor VVKBaO en OVSG is er een speciaal kleuterwerkplan, respectievelijk “Ontwikkelingsplan” en het “Kleuterdoelenboek”.

Wanneer het niet duidelijk is welke leerplannen u moet selecteren, klikt u op “Automatisch aanmaken van standaard waarden”.

U kunt meerdere versies van leerplannen beschikbaar maken voor de leerkrachten indien er binnen uw school geen afspraak werd gemaakt over welke versie er moet gebruikt worden. We raden u echter aan om steeds de meest recente leerplannen te gebruiken.

4.6 Bepalen welke items zichtbaar zijn op het klasagenda overzicht



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / I NSTELLINGEN / CONFIGURATIE / CONFIGURATIE PER GEBRUIKER

Weergave klasagenda Stel bij “Weergave klasagenda” in welke info van een agenda-item onmiddellijk zichtbaar is voor een leerkracht wanneer zij hun klasagenda raadplegen. Beheer iOmniwize 3.0| Beheer klasagenda

47

U kunt het onderwerp, leergebied, domein, subdomein en klas onmiddellijk zichtbaar maken op de lesblokken in de klasagenda. In onderstaand voorbeeld zien we het onderwerp van de les (“Tellen tot 100”) en de klas (“2A”) in het lesblok staan:

Voor een gewone leerkracht zal het onderwerp meestal voldoende zijn: zij geven steeds les aan dezelfde klas en het is duidelijk over welk leergebied het gaat aan de hand van de kleur van het lesblok. ! Leerkrachten kunnen dit ook zelf instellen bij LP / menu / instellingen / configuratie

4.7 Tabbladen bij het maken van een lesfiche



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / I NSTELLINGEN / CONFIGURATIE / CONFIGURATIE PER GROEP

Klasagenda editmode Stel in over welke tabbladen een leerkracht kleuter, leerkracht lager, directielid en beleidsmedewerker kan beschikken bij het maken van een agenda-item of lesfiche. Klik op het potloodje bij “Klasagenda editmode” om de tabbladen te selecteren die voor alle leerkrachten op uw school beschikbaar moeten zijn. Kies uit leerplan, belangstellingscentrum, lesverloop, beginsituatie, doelstellingen, materiaal, zorg, evaluatie les, evaluatie leerlingen, reflectie, verrijking en bijlages.


48

! Alleen een leerkracht kleuter die werkt met het Ontwikkelingsplan van het VVKBaO moet toegang hebben tot het item “Belangstellingscentrum”. ! Een beleidsmedewerker of directielid zal de tabbladen “verrijking”, “reflectie” niet moeten gebruiken en u kan die dan ook gewoon voor hen verbergen.

4.8 Een leergebied toevoegen



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / I NSTELLINGEN / LESDOELEN SCHOOL

Sommige scholen werken met een eigen leerplan, los van een koepel. Deze schooleigen leerplannen kunnen hier lijn per lijn worden toegevoegd. Via deze weg voegt u ook een extra leergebied toe in iOmniwize/ iKklik. Hiervoor dient u een leergebied toe te voegen met ten minste één lesdoel.

Stap 1: Voeg een leergebied toe Voeg een leergebied toe met het groene plusteken

.

Bij “naam” noteert u de naam van het leergebied. Hoofdstructuur, studiejaar en subcategorie zijn geen verplichte velden.

Stap 2: Voeg lesdoelen toe Selecteer het leergebied dat u zonet heeft aangemaakt. Klik nu op het groene plusteken “lesdoel toevoegen”. Voeg domeinen, subdomeinen en lesdoelen toe. Geef het lesdoel een nummer. Beheer iOmniwize 3.0| Beheer klasagenda

49

4.9 Methodes voor uw leerkrachten activeren



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / I NSTELLINGEN / METHODES

Methodes De uitgeverijen Plantyn en Die Keure ondersteunen reeds lange tijd de iOmniwize en iKklik software met handige methodefiches. Pelckmans biedt vanaf 2013-2014 ook Mikado aan binnen iOmniwize en ook zWISo van Zwijsen zal beschikbaar zijn. Activeer hier de nodige methodes voor uw school. Vink per vestigingsplaats de methodes aan die de leerkrachten moeten kunnen gebruiken.


50

5 Beheer “Gegevens leerlingen” Het zorgdossier van een leerling vindt u terug in de module “Gegevens leerlingen”. Elke leerkracht ziet hier de zorgdossiers van de leerlingen waar hij/zij rechten op heeft. U stelt deze rechten in als beheerder via 3.2.4.

Algemene werking van module “Gegevens leerlingen” Begeleidingstype / zorgtype Een begeleidingstype of zorgtype is een vorm van leerlingenbegeleiding, een soort van zorgdossier. Samen vormen de zorgtypes of begeleidingstypes het leerlingendossier. Voorbeelden van begeleidingstypes of zorgtypes zijn MDO, verslag externen, medisch dossier, evaluatieformulieren en genormeerde testen. Het zorgdossier van een leerling in iOmniwize en iKklik is opgebouwd uit begeleidingstypes of zorgtypes. Hierna vindt u een voorbeeld van een leerlingendossier binnen “Gegevens leerlingen”:

Beheer iOmniwize 3.0| Beheer “Gegevens leerlingen”

51

(Zorg)item Een zorgitem is één taak die wordt ondernomen voor een leerling binnen een zorgtype of begeleidingstype. Een voorbeeld van een zorgitem is een AVI-formulier, een handelingsplan, een verslag van een telefoongesprek of MDO. U voegt zorgitems toe aan de begeleidingstypes met het groene plusteken o o o o o

.

MDO: voeg hier MDO-verslagen toe Evaluatieformulieren: vul een standaard of eigen evaluatieformulier in voor een bepaalde leerling Genormeerde testen: geef het AVI-niveau (AVI 9 / AVI 12) in voor een leerling Verslag externen: voeg hier verslagen van externen (CLB, logopedie…) toe. Dit kan in tekst maar ook door het toevoegen van een bijlage Medisch: voeg hier medische verslagen toe. Dit kan in tekst maar ook door het toevoegen van een bijlage.

Actie Een actie is een taak die u toewijst aan een collega. Uw collega zal deze actie terugvinden op zijn/haar startscherm, tot wanneer de actie werd afgesloten. De aanpak van iOmniwize / iKklik stimuleert een actieve, schooleigen en teamgerichte opvolging van een leerling.


52

U beschikt u over de mogelijkheid om: o o o o

zorgitems toe te voegen aan het leerlingendossier; zorgacties toe te kennen aan collega’s en deze op te volgen; zelf zorgtypes aan te maken en te verbergen; zelf evaluatieformulieren aan te maken die later aan het rapport gekoppeld kunnen worden

5.1 Leerkrachten toegang geven tot de juiste klas(sen) Volg de stappen omschreven in 3.2.4 om een leerkracht/directielid toegang te geven tot de leerlingendossiers van de nodige klassen.

5.2 Toevoegen van een zorgitem in het leerlingendossier Wanneer u een zorgitem wilt toevoegen aan het leerlingendossier klikt u op het groene plusteken bij “item toevoegen”.

5.2.1.1 Toevoegen van een MDO-verslag In onderstaand voorbeeld voegen we een MDO-verslag toe: 5. Document toevoegen via “bijlage” “toevoegen”

1. Kies een begeleidingstype/ zorgtype beschikbaar voor uw school

2. Noteer hier de inhoud van het toegevoegd begeleidingstype of dossier

3. Voeg indien nodig een actie toe en koppel aan een persoon (meer zie 5.4)

6. Opslaan Beheer iOmniwize 3.0| Beheer “Gegevens leerlingen”

Meerdere acties toevoegen 53

5.2.1.2 Toevoegen van een evaluatieformulier

U kunt ook evaluatieformulieren toevoegen in het leerlingendossier via het groene plusteken Selecteer hiervoor “evaluatieformulieren” bij begeleidingstype.

Onder de sectie “Formulier” verschijnen nu de beschikbare evaluatieformulieren voor uw school. Maak zelf een formulier aan via de stappen omschreven in punt 5.7.

Formulieren zijn eenvoudig om in te vullen en kunnen indien gewenst gekoppeld worden aan de rapporten.


54

.

Een voorbeeld van het invulscherm:

En een voorbeeld van het eigenlijke formulier:

Het formulier “Levenshouding lager” geeft zelfs de mogelijkheid om het te laten invullen door de leerkracht of door de leerlingen zelf.


55

Dit geeft dan de volgende lay-out:

5.2.1.3 Een genormeerde test toevoegen (bv. AVI)

U kunt ook genormeerde testen toevoegen in het leerlingendossier via het groene plusteken Selecteer hiervoor “evaluatieformulieren” bij begeleidingstype.

.

Bij “formulier” verschijnen nu de beschikbare genormeerde testen voor uw school. Momenteel zijn in iOmniwize de AVI9 en AVI12 standaard beschikbaar.


56

Invullen doet u zo:

Dit is het resultaat voor AVI9:


57

Dit is het resultaat voor AVI12:

5.3 Een zorgitem bewerken of verwijderen



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / GEGEVENS LEERLINGEN

U kunt een zorgitem bewerken door op het potloodje U kunt een zorgitem verwijderen door op het rode kruisje

te klikken naast de titel. te klikken naast de titel.

5.4 Een actie toekennen aan een collega



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / GEGEVENS LEERLINGEN / ITEM TOEVOEGEN / OPVOLGING

Wanneer u een zorgitem, zoals een MDO-verslag, toevoegt aan het leerlingendossier (zie 3.4.1) kunt u meteen een actie of zelfs meerdere acties toekennen aan een collega.


58

Stap 1: Selecteer “MDO” bij begeleidingstype

Wordt er pas later een actie toegekend? Klik dan het potloodje

aan bij het betreffende zorg-item en scrol naar beneden.

Stap 2: Vink “Opvolgen” aan onder de sectie “Opvolging” Onder het tekstkader met de MDO-gegevens, vindt u een sectie “opvolging” terug.

Vink het knopje “opvolgen” aan.

Stap 3: Bepaal actie, opvolger en datum waarop de actie moet voltooid zijn Bepaal welke actie een bepaalde persoon dient uit te voeren tegen een bepaalde datum. Klik op opslaan

.


59

De leerkracht in kwestie ziet nu de actie op zijn/haar startscherm. De actie komt in het rood te staan in het zorgdossier.

Stap 4: Meerdere zorgacties toekennen op één zorgitem Klik het blauwe plusteken

aan om een extra zorgactie te definiëren.

WAT GEBEURT ER ALS U EEN ACTIE TOEKENT AAN EEN COLLEGA ?

Wanneer een actie wordt toegekend aan een collega: ziet de leerkracht in kwestie de actie op zijn/haar startscherm verschijnen bij “Geplande zorgacties”:

Acties die nog niet voltooid zijn, krijgen een rode kleur in het leerlingendossier.:

Van zodra een actie is afgerond, komt de actie in het groen in het leerlingendossier.:

5.5 Een geplande zorgactie opvolgen en afsluiten



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / STARTPAGINA

Wanneer een leerkracht een actie toegekend kreeg, staat deze actie als een taak op zijn/haar startscherm. Wanneer deze zorgactie is voltooid, wil de leerkracht de zorgactie verwijderen van zijn/haar startscherm en feedback noteren in het zorgdossier van de leerling.  

Klik op het slotje bij de actie op uw startpagina. U krijgt volgend scherm:


60

Geef een reactie in en klik op toepassen om de zorgactie af te sluiten. Afsluiten van een zorgactie bij een evaluatieformulier? Op dit moment is het nog niet mogelijk om een reactie te noteren als de zorgactie aan een evaluatieformulier is toegekend.

5.6 Zorgtype toevoegen aan het leerlingendossier



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / G EGEVENS LEERLINGEN / ZORGTYPES

Het leerlingendossier bestaat standaard uit een aantal rubrieken. Die rubrieken noemen we zorgtypes of begeleidingstypes. Een beheerder kan zelf nieuwe rubrieken of zorgtypes toevoegen aan het leerlingendossier. Dat kan wenselijk zijn: u wilt bijvoorbeeld een aparte categorie om telefoongesprekken in onder te brengen? Of misschien verloopt de opvolging van de leerlingen van uw school op heel een specifieke manier? Beheer iOmniwize 3.0| Beheer “Gegevens leerlingen”

61

Stap 1: Ga naar het beheer van de zorgtypes in het tabblad “Zorgtypes” van “Gegevens leerlingen” Om zelf een zorgtype toe te voegen, gaat u in de applicatie “Gegevens leerlingen” naar het tabblad “Zorgtypes”. De mappenstructuur aan de linkerzijde van het scherm geeft een overzicht van de verschillende zorgtypes die beschikbaar zijn voor leerkrachten in het leerlingendossier: van evaluatieformulieren tot genormeerde testen, tot MDO en medische opvolging...

Stap 2: Maak een nieuw zorgtype aan in de mappenstructuur o

Klik de hoofdmap aan met de rechtermuisknop.

o

Kies voor nieuw

/ zorgtype.


62

o

Geef uw zorgtype een passende naam, bv. Telefoongesprekken.

Stap 3: Geef uw leerkrachten de nodige rechten om dit zorgtype te kunnen gebruiken Na het aanmaken van het zorgtype moet u het nieuwe zorgtype beschikbaar maken voor alle leerkrachten op uw school. Dit doet u door met de rechtermuisknop op het zorgtype te klikken en te kiezen voor “overzicht rechten”.

Vink het knopje “rolrechten” aan en ken de nodige collega’s de juiste rechten toe met de groene vinkjes. Dit is een voorbeeld van de rolrechten bij het zorgtype “MDO”:


63

Het nieuwe zorgtype is nu beschikbaar in het leerlingendossier voor de nodige leerkrachten. Wanneer u nu een zorgitem toevoegt aan het leerlingendossier, is het zorgtype beschikbaar onder de sectie “begeleidingstype”. Let op! Enkel de originele beheerder ([email protected]) kan zorgtypes aanmaken!

5.7 Evaluatieformulieren aanmaken



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / G EGEVENS LEERLINGEN / ZORGTYPES

Stap 1: Nieuw formulier in het passende zorgtype onderbrengen U kunt op het iOmniwize platform ook schooleigen evaluatieformulieren ontwikkelen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op het zorgtype waaronder het formulier in thuishoort. o o

Kies voor “Nieuw” en selecteer “Formulier” Geef het formulier een passende naam.

.

Klik het formulier aan in de mappenstructuur, en u komt terecht in de module waarin u het formulier kunt ontwikkelen.

Het aanmaken van een formulier heeft 2 tabbladen. Onder het eerste tabblad “Formulier” geeft u de basisinformatie en de structuur weer van het formulier. In het tweede tabblad “Vragen” voegt u de vragen toe.


64

Stap 2: Voeg de basisinformatie van het formulier toe Op het eerste tabblad voert u de basisinformatie van het formulier toe.

o o

De naam is de titel van het formulier De omschrijving komt als ondertitel bij het formulier.

o

U beslist hier ook of het formulier al dan niet steeds van begin tot einde moet worden ingevuld en of de ingevoerde gegevens in het formulier al dan niet later gewijzigd mogen worden.

o o

U kunt uw formulier baseren op een bestaande stylesheet. U kunt ook iconen selecteren, die u wenst te gebruiken in het formulier.

Stap 3: Voeg een structuur toe voor het formulier U brengt structuur in uw formulier aan door het toevoegen van hoofdstukken. Hoofdstuk Een hoofdstuk is een subsectie in het formulier. Elk hoofdstuk komt overeen met een nieuwe pagina in het formulier. Een hoofdstuk kan bestaan uit verschillende vragen.

Geef elk hoofdstuk een titel en een volgorde in uw formulier. B Beheer iOmniwize 3.0| Beheer “Gegevens leerlingen”

65

Stap 3: Voeg vragen toe aan het formulier Op het tweede tabblad “Vragen” kunt u verschillende soorten vragen toevoegen in het door u gewenste hoofdstuk, in de door u gewenste volgorde. o

Voeg een vraag toe met het groene plusteken

o

Noteer de vraag en beslis welke plaats de vraag moet innemen in het hoofdstuk (“Volgorde”), welk type van vraag u wilt maken (“Type vraag”), in welk hoofdstuk de vraag moet terecht komen (“Hoofdstuk”), of de vraag al dan niet moet afgedrukt worden wanneer ze niet werd ingevuld en of de niet gekozen antwoorden al dan niet moeten worden afgedrukt.

o

U bouwt het formulier op naar uw wensen:

.

! Om vragen te kopiëren, gebruikt u dit icoon:


66

Via het veld “Type vraag” kiest u uit onderstaande soorten vragen:

We geven hier een kort een overzicht van de verschillende soorten vragen. Multiple choice

Voeg onderaan het scherm de mogelijke antwoorden toe.

Op het formulier ziet dit er zo uit:

Multiple choice met meerdere antwoorden


67

Bij dit type vraag “Multiple choice met meerdere antwoorden” kunt u volgende opties aanvinken:

Voeg onderaan het scherm de mogelijke antwoorden toe:


Ja-nee vraag Beheer iOmniwize 3.0| Beheer “Gegevens leerlingen”

68

Bij een ja-nee vraag kunt u geen antwoorden toevoegen. Het antwoord op de vraag is steeds ja of nee. Op het formulier ziet dit er zo uit:

Open vraag Bij een open vraag kunt u geen antwoorden toevoegen. U kunt hier zelf tekst intikken in een groter tekstkader zonder opmaakknoppen. Op het formulier ziet dit er zo uit:

Tekstveld Bij een tekstveld kunt u geen antwoorden toevoegen. U kunt hier zelf tekst intikken in een kadertje. Dit is ideaal voor het invullen van korte waarden of woorden. Op het formulier ziet dit er zo uit:

HTML- vraag Bij een HTML- vraag kunt u geen antwoorden toevoegen. U kunt hier zelf tekst intikken. Maak hierbij gebruik van een aantal extra opmaakknoppen.


69

Op het formulier ziet dit er zo uit :

Waardering Een waarderingsvraag wordt uitgedrukt in een aantal sterren. Geef zeker aan wat de maximale waardering is.


Stap 5: Test het formulier Een formulier kan niet meer kan aangepast worden indien dit formulier reeds in gebruik is, m.n. als het reeds werd toegevoegd bij een leerling. Het is dus van groot belang dat u het formulier eerst test voor u er op grote schaal gebruik van gaat maken.


70

Testen kan in het eerste tabblad “formulier” via “Lijst vragen en antwoorden weergeven”.

Wilt u het formulier toch aanpassen? In dat geval moeten de gegevens eerst verwijderd worden bij de leerling(en) waarvoor het formulier reeds werd gebruikt. Om na te gaan bij welke leerling(en) het formulier in gebruik is, klikt u in het tabblad “formulier” op “overzicht formuliergebruik”.

Stap 6: Geef de leerkrachten de nodige rechten op het formulier Klik met de rechtermuisknop op het formulier en kies voor “overzicht rechten” om het nieuwe formulier beschikbaar te maken in het leerlingendossier voor de nodige leerkrachten. De werkwijze om de juiste rechten toe te kennen op zorgtypes en formulieren, vindt u terug onder punt 3.2.7.

TIP

WERKEN MET ICOONTJES OP HET FORMULIER

Wanneer u wil dat er icoontjes verschijnen op de afdruk bij het beantwoorden van multiple choice vragen in het formulier, kies dan bij het definiëren van het formulier bij stylesheet voor “keuzelijst met icoontjes” en kies er de gewenste iconenset uit.


71

5.8 Evaluatieformulieren beheren 5.8.1.1 Overzicht: Bij welke leerlingen werd dit formulier reeds ingevuld?

Een formulier kan niet meer aangepast worden als het reeds in gebruik is bij een leerling. Als u het formulier toch wil aanpassen, moeten de gegevens eerst bij de leerling(en) in kwestie verwijderd te worden. Om snel na te gaan bij welke leerling(en) het formulier in gebruik is, klikt u in het tabblad “formulier” op “overzicht formuliergebruik”.

TIP

OPVOLGEN VAN LEERLINGEN MET EEN SPECIFIEKE PROBLEMATIEK

Maak een speciaal formulier aan voor leerlingen met een specifieke problematiek, zoals dyslexie, dyscalculie… Door via de knop “Overzicht formuliergebruik” een lijst op te vragen van de leerlingen voor wie het formulier in gebruik is, beschikt u meteen over een overzicht van de leerlingen met deze specifieke zorgnoden of leerstoornissen en wanneer en door wie zij het laatst werden geëvalueerd.


72

5.8.1.2 Rechten instellen op zorgtypes en formulieren Zorg ervoor dat de juiste leerkrachten de juiste rechten hebben op de evaluatieformulieren en zorgtypes. Klik in het tabblad “zorgtypes” met de rechtermuisknop op het formulier en kies voor “overzicht rechten”. Vink het knopje “rolrechten” aan en ken de nodige collega’s de juiste rechten toe met de groene vinkjes. Dit is een voorbeeld van het zorgtype “MDO”.

5.8.1.3 Lay-out op maat De lay-out van deze formulieren kan naar de wens van uw school worden aangepast tegen betaling. Neem hiervoor contact op met de helpdesk.


73

6 Beheer in iOmniwize: overzicht 6.1 Instellingen



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / I NSTELLINGEN

6.1.1 Gebruikersprofiel Stel hier uw gebruikersprofiel in. Hier past u uw nickname en wachtwoord aan. Voeg hier uw emailadres en Gmail account toe. Zie ook 3.2.9

6.1.2 Uurindeling Bij uurindeling bepaalt u het begin- en einduur van een dag in de klasagenda. U bepaalt ook met welke tijdsintervallen een dag zal worden weergegeven in de klasagenda. Zie ook 4.2

6.1.3 Weekstructuren Als beheerder kunt u hier bij “Algemene weekstructuren” op voorhand een standaard weekstructuur klaarzetten voor uw leerkrachten, waarin u het beginuur, einduur, speeltijden en middagpauze reeds ingeeft. Dit vereenvoudigt het proces voor de leerkrachten grondig wanneer zij hun eigen weekrooster op orde gaan zetten. Zie ook 2.2.1 en 4.3

6.1.4Configuratie o o

Klasrollen en configuratie overzetten naar nieuwe schooljaar: zet de klasrollen en de instellingen mee over naar het nieuwe schooljaar Automatisch aanmaken van standaard waarden: indien er nog geen instellingen zijn geconfigureerd zorgt deze knop ervoor dat een standaard configuratie aangemaakt wordt. Beheer iOmniwize 3.0| Beheer in iOmniwize: overzicht

74

6.1.4.1 Instellingen Onder de Configuratie / instellingen vindt u een heel aantal technische instellingen voor de klasagenda terug. Zie ook 4.4.

6.1.4.2 Configuratie per school / per gebruiker / per groep Hier voegt u de juiste leerplannen toe (zie ook 4.5), bepaalt u welke items zichtbaar moeten zijn op het klasagenda-overzicht (zie ook 4.6), bepaalt u welke tabbladen beschikbaar zijn bij het maken van een lesfiche (zie ook 4.7) …

6.1.4.3 Vrije velden Hier kunt u een vrij veld toevoegen op het gebruikersprofiel

6.1.5 Lesdoelen school Sommige scholen werken met een eigen leerplan, los van een koepel. Deze schooleigen leerplannen kunnen hier lijn per lijn worden toegevoegd. Via deze weg voegt u ook een extra leergebied toe in iOmniwize/ iKklik! Hiervoor dient u een leergebied toe te voegen met ten minste één lesdoel. Zie ook 4.8

Beheer iOmniwize 3.0| Beheer in iOmniwize: overzicht

75

6.1.6 Instellingen agenda 6.1.6.1 Evaluatiezin en standaardreden toevoegen

Evaluatiezin en standaard reden zijn keuzerubrieken bij de evaluatie van leerlingen via de klasagenda. Deze kunnen centraal door de beheerder of individueel door de gebruiker (op hun eigen account) worden toegevoegd. 6.1.6.2 Standaard agenda-item toevoegen De standaard agenda-items kunnen verder aangevuld worden met benamingen zoals uitstap, hoekenwerk, computerklas, gewoontevorming. Voeg hier agendarubrieken toe die niet in het leerplan worden vermeld. Alle benamingen van leergebieden zoals Nederlands, wiskunde, muzische vorming ... voegt u niet toe. Deze komen rechtstreeks uit het leerplan en komen beschikbaar van zodra de correcte “koepel” werd geselecteerd.

6.1.7 Methodes Activeer hier de nodige methodes voor uw school. Vink per vestigingsplaats de methodes aan die de leerkrachten moeten kunnen gebruiken. Zie ook 4.9

6.1.8 Configuratie rapporten Hier vindt u enkele instellingen wat betreft de rapporten. Raadpleeg de handleiding iRapporten voor gedetailleerde informatie.


76

6.2 Gebruikersbeheer



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / G EBRUIKERSBEHEER

6.2.1Gebruikers 6.2.1.1 Werkbalk

o o o o o o o o

Gebruiker toevoegen: voeg gebruikersaccount toe (Let op! Excl. toekennen gebruikersmap en gebruikersgroep) Meer acties / Meerdere gebruikers toevoegen: voeg gebruikersaccounts toe mét gebruikersmap en gebruikersgroep: zie ook 3.2.1 Meer acties / Mappen toevoegen voor gebruikers: maak een gebruikersmap voor gebruiker: zie ook 3.2.6 Meer acties / Groepen toevoegen voor gebruikers : ken gebruiker toe aan gebruikersgroep: zie ook 3.2.5 Meer acties / Overbodige gebruikers verwijderen: verwijder hier de niet-actieve gebruikers Meer acties / Herinitialiseren van wachtwoorden: nieuwe random wachtwoorden voor alle gebruikers Importeer lesrooster leerkrachten Gebruikerslijst exporteren / printen : vraag een lijst op van alle gebruikers met hun gebruikersaccounts en wachtwoorden: zie ook tip bij 3.2.1


77

6.2.1.2 Actiekolom bij gebruiker

o

Activeren

o

Rollen, groepen en klassen : tot welke groep / rol behoort deze gebruiker en tot welke klassen heeft hij/zij toegang nodig?

o

Bewerken

o

Verwijderen

o

Inloggen voor gebruiker

/ deactiveren

: een gebruiker activeren of deactiveren

: wijzig gebruikersnaam, wachtwoord, taal, beheerder ja/nee : verwijder de gebruiker : log in als deze gebruiker

6.2.2Groepen o

Groep toevoegen

o

Rol aanmaken

o

Mappen toevoegen voor de gebruikers van de groep van deze groep

o

Bewerken

o

Verwijderen

: voeg een nieuwe (sub)groep toe: zie ook 2.3.2 : koppel deze groep aan een rol (rechten): zie ook 2.3.2 : maak een map voor de gebruikers

: wijzig de naam van de groep en maak groep zichtbaar ja/nee : verwijder de groep

6.2.3Rollen o

Rol toevoegen

o

Bewerken

o

Verwijderen

: voeg een nieuwe rol toe

: wijzig de naam van de rol : verwijder de rol

6.2.4 Klasrollen Bij klasrollen vindt u instellingen terug in het kader van het leerplatform “Informat Digitaal Leren” en de instellingen zijn voor u dus niet van belang.


78

6.2.5 Paginatoegang Bepaal hier welke menu-items een bepaalde groep gebruikers kan oproepen. Zie ook 3.2.5

6.2.6 Beheer rechten Regel hier centraal de rechten op klasagenda’s en mappen met lesfiches. Zie ook 3.2.7

6.2.7 Beheer ouders-leerlingen Bij Beheer ouders-leerlingen vindt u instellingen terug in het kader van het leerplatform “Informat Digitaal Leren” en de instellingen zijn voor u dus niet van belang.

6.2.8 Statistieken o o

Overzicht per gebruiker : selecteer een gebruiker en kies een actie onder Overzicht per map: kies een type van statistiek, map en periode


79

6.3 Beheer iOmniwize (voor niet-Informatklanten)



HTTP :// WWW. IOMNIWIZE . NET / MENU / BEHEER I OMNIWIZE

6.3.1 School

6.3.1.1 School/basisgegevens

Vul hier de basisgegevens van uw school aan. Instellingsnummer en school zijn verplichte velden. Het logo dat je hier oplaadt: -

komt terug op de afruk van evaluatieformulieren; Komt terug op de afdruk van de zorgdossiers; staat klaar voor u om te gebruiken in de rapportenmodule.

Leerkrachten zullen in de communicatiemodule e-mails kunnen sturen vanuit het e-mailadres van de school als u dit hier invult. 6.3.1.2 School/handtekeningen

Willen jullie als school graag de handtekening van de directeur op het rapport? Laad hier een handtekening op en vink de juiste instellingen aan bij het maken van jullie standaardrapport.

6.3.2 Klasgroep Klas toevoegen Gebruik de groene plus om een nieuwe klas toe te voegen. -

-

Kleuter of lager Leerjaar Naargelang je keuze voor kleuter of lager, komen de juiste leerjaren mee. Selecteer je lager, dan kan je 1ste leerjaar, 2de leerjaar, 3de leerjaar, 4de leerjaar, 5de leerjaar, 6de leerjaar en graadsklas selecteren. Selecteer je kleuter, dan verschijnt peuterklas, 1ste kleuterklas, 2de kleuterklas, 3de kleuterklas en gemengd. Klascode De klascode is de verkorte naam voor je klas, vb. 3K. Klas De klas is de klasnaam, vb. de Regenboogjes Beheer iOmniwize 3.0| Beheer in iOmniwize: overzicht

80

-

-

Klastitularis(sen) Een klastitularis kan automatisch zijn of haar klas koppelen in weekstructuur en klasagenda. Een klastitularis ziet ook automatisch alle leerlingendossiers van zijn of haar klas. Opmerkingen Voeg indien gewenst een opmerking toe.

Klastitularis toevoegen Duid een klas aan links in de navigatiebalk om de details van de klas te raadplegen. Met een klik op het potloodje kan je wijzigingen aanbrengen.

Klassamenstelling raadplegen, klasnummers aanpassen en klaslijsten afdrukken Onder het printertje vind je staande en liggende klaslijsten, klaslijsten met rasters, adressenlijsten, foto-klaslijsten… hoe volledig jouw informatie over de leerlingen, hoe meer mogelijkheden je beschikt! De klasnummers kan je manueel aanpassen door in het tabblad leerlingen het potloodje aan te klikken.

6.3.3 Leerlingen 6.3.3.1 Leerling toevoegen en wijzigen

Leerling toevoegen Voeg leerlingen toe met het groene plusje. Geboortedatum, naam, voornaam, geslacht en de begindatum van de inschrijving zijn verplichte velden. Het verdient aanbeveling om het rijksregisternummer in te geven als unieke code, maar geen nood als je niet beschikt over deze gegevens. Vink dan “lln zonder RRNR” aan. Klik op toevoegen

Leerling wijzigen Een foto toevoegen van de leerling is heel eenvoudig. Verschijnt de foto niet onmiddellijk? Druk even de F5-toets in. Wilt u de foto’s van alle leerlingen in één beweging toevoegen? Dat kan met de applicatie iFotobeheer. Download iFotobeheer (link)


81

Leerling inschrijven en uitschrijven In het tweede tabblad “inschrijven en uitschrijven” zie je een overzicht van de schoolloopbaan van de leerling, maar het is ook een centraal instrument om de schoolloopbaan van de leerling aan te passen. Een leerling inschrijven Met het groene plusje verander je de leerling van klas. Selecteer de klas en vul een begindatum in voor de nieuwe klas. De inschrijving in de oude klas wordt beëindigd op de voorafgaande dag. Een leerling uitschrijven Een leerling uitschrijven doe je via de knop uitschrijven . Hiermee beëindig je de inschrijving in de huidige klas op de dag van vandaag . De klashistoriek wordt opgeslaan. Een leerling verwijderen Het “verwijder”-icoontje gebruik je als de leerling nooit in de klas had moeten zitten. Gaat het dus om het rechtzetten van een beheerdersfoutje, dan gebruik je dit icoon.

Communicatiegegevens toevoegen Onder communicatie voeg je het adres, het GSM-nummer en het emailadres van de ouders in. Vink schoolcommunicatie aan als de gegevens gebruikt zullen worden voor de communicatiemodule. Bij het ingeven van een gewoon telefoonnummer duid je schoolcommunicatie niet aan: sms’en kunnen namelijk niet verstuurd worden naar deze telefoonnummers. Bij ouders/voogd noteer je de namen van de ouders. Deze namen komen terecht in het leerlingendossier onder de leerlingenfiche.

6.3.3.2 Klas wijzigen tijdens schooljaar

-

-

Selecteer links een klas waarvan je een leerling of de leerlingen wilt overzetten naar een andere klas in het huidige schooljaar. Alle leerlingen van deze klas verschijnen nu in het kader. Geef nu als datum de laatste dag in dat de leerling(en) in de huidige klas zaten. Selecteer rechts de klas in het nieuwe schooljaar waarnaar je de leerlingen wilt overzetten. Sleep de leerlingen één voor één naar de juiste klas in het nieuwe schooljaar of sleep ze in groep door CTRL+shift te gebruiken Beheer iOmniwize 3.0| Beheer in iOmniwize: overzicht

82

6.3.3.3 Importeren

Je nieuwe leerlingen in groep importeren in iOmniwize? Dat kan! 1. Laad een excelfile op met voor elk van deze gegevens een kolom: naam, voornaam, geslacht, geboortedatum en rijksregisternummer. 2. Selecteer het juiste werkblad en kies voor “leerlingen weergeven”. 3. Duid aan in welke kolommen welke gegevens staan en de import kan starten. Klik “importeer geselecteerde leerlingen” aan. 4. Even geduld… 5. Er verschijnen groene en rode bolletjes die je erop wijzen of het importeren succesvol was al dan niet. Rechts op het scherm zie je wat spaak liep bij de import: de rode boodschappen wijzen je de weg om het toevoegen van leerlingen verder tot een goed einde te brengen.

6.3.4 Leerkrachten en externen Leerkrachtenaccounts aanmaken Alle stappen om een gebruikersaccount aan te maken zitten verzameld onder de groene plus. Na een klik op de groene plus volg je gewoon de wizard en binnen de minuut kan je een nieuwe leerkracht of stagiair(e) zijn of haar gebruikersaccount bezorgen! 1. Basisgegevens. Geef aan of de nieuwe leerkracht of externe een leerkracht lager, kleuter, beleidsmedewerker, directielid of externe is. Naam en geslacht zijn verplichte velden. 2. Scholen en vestigingen Indien jullie school bestaat uit meerdere vestigingen, geef je hier aan tot welke vestiging(en) de nieuwe leerkracht rechten moet hebben. Let erop dat je het juiste schooljaar aanduidt. 3. Rechten op klassen Afhankelijk van de scholen en vestigingen die je selecteerde in de voorbije stap, zie je hier de beschikbare klassen. Vink aan welke rechten een leerkracht moet krijgen op klassen: is hij/zij klastitularis, dan vink je “klastitularis” aan. Gaat het om een turnleerkracht, een parallelleerkracht? Geef schrijfrechten als deze leerkracht in het zorgdossier mag schrijven, geef enkel leesrechten als deze leerkracht of externe in het zorgdossier mag lezen. 4. Gebruikersmap creëren Kies ervoor om al dan niet een gebruikersmap aan te maken voor de nieuwe leerkracht. Standaard staat de juiste hoofdmap, “Gebruikersmappen”, voor u geselecteerd. Klik op voltooien om de account te genereren. De nieuwe gebruiker kan inloggen met de gebruikersnaam [email protected] en het wachtwoord voornaam2013.


83

Externe contactpersonen toevoegen Wil je de contactgegevens van een zwemouder, logopedist of CLB-medewerker toevoegen? Dat doet u ook via de wizard gebruiker toevoegen. Rechten op klassen geven is dan uiteraard niet nodig. Voeg de communicatiegegevens toe en deze externe contactpersoon zal ter beschikking komen in de communicatiemodule.

6.3.5 Schooljaar 6.3.5.1 Initialisatie nieuw schooljaar

Alle stappen die dienen te gebeuren om het nieuwe schooljaar aan te maken, werden automatisch voor u uitgevoerd einde juni door Plantyn. Uw koepel, de inrichtende macht, handtekeningen, de schoolgemeenschap, scholen en vestigingen, afdelingen, klassen, klasrechten, beheerdersrechten… werden gekopieerd naar het volgende schooljaar zodat uw werk binnen de perken blijft. Indien u rapporten gebruikt, werden de vakken en cursussen, de periodes en de koppeling tussen leerkrachten en cursussen meegenomen naar het volgende schooljaar. Staat dit voor uw school toch niet correct? Contacteer dan de helpdesk op het nummer 051/50.21.76. 6.3.5.2 Klassen overzetten einde schooljaar

1. Selecteer links een klas waarvan je de leerlingen wilt overzetten naar een andere klas in het nieuwe schooljaar. Alle leerlingen van deze klas verschijnen nu in het kader. 2. Selecteer rechts de klas in het nieuwe schooljaar waarnaar je de leerlingen wilt overzetten. 3. Sleep de leerlingen één voor één naar de juiste klas in het nieuwe schooljaar of sleep ze in groep door CTRL+shift te gebruiken

Wat nu met de 6des van het vorige schooljaar? De 6des die niet worden overgezet naar het volgende schooljaar, blijven mooi mét hun hele zorg-en rapportenarchief in het vorige schooljaar staan. Je hoeft hen hiervoor niet uit te schrijven of te archiveren!


84

HANDLEIDING BEHEERDER

Recommend Documents