Handleiding OVM Beheerder DataCare – maart 2016 - Versie 2.2.0.60
Inhoudsopgave Legenda ............................................................................................................................................... 4 1 Voorbereidingen ................................................................................................................................... 5 1.1 Downloaden .................................................................................................................................. 5 1.2 Starten en inloggen ....................................................................................................................... 6 1.3 Schermindeling .............................................................................................................................. 6 1.4 Nieuws ........................................................................................................................................... 7 2 Beheerportal......................................................................................................................................... 9 2.1 Inloggen ......................................................................................................................................... 9 2.2 Beheerportal................................................................................................................................ 10 2.2.1 Home .................................................................................................................................... 10 2.2.2 Rechten................................................................................................................................. 10 2.2.3 Wachtwoord wijzigen ........................................................................................................... 11 2.2.4 Medewerkers........................................................................................................................ 11 2.2.5 Rollen .................................................................................................................................... 13 3 Bestand ............................................................................................................................................... 19 3.1 School .......................................................................................................................................... 19 3.2 Logbestanden .............................................................................................................................. 19 3.3 Info............................................................................................................................................... 19 3.3 Opties .......................................................................................................................................... 20 3.3.1 Schooljaar en Perioden......................................................................................................... 20 3.3.2 Gebruikte Leerlijnen ............................................................................................................. 21 3.3.3 Gebruikte Ontwikkelingslijnen ............................................................................................. 21 3.3.4 Aandachtpunten ................................................................................................................... 22 3.3.5 Leerling import / export ....................................................................................................... 23 3.3.6 Edex import .......................................................................................................................... 25 4 Administratie ...................................................................................................................................... 27 4.1 Leerlingen .................................................................................................................................... 27 4.1.1 Nieuwe leerling..................................................................................................................... 28 4.1.2 Leerling bewerken ................................................................................................................ 29 4.1.3 Leerling verwijderen ............................................................................................................. 29 4.2 Klassen ......................................................................................................................................... 29 4.2.1 Nieuwe klas .......................................................................................................................... 30
2
4.2.2 Klas bewerken ...................................................................................................................... 33 4.2.3 Klas verwijderen ................................................................................................................... 34 4.2.4 Nieuwe groep ....................................................................................................................... 34 4.2.5 Groep bewerken ................................................................................................................... 35 4.2.6 Groep verwijderen................................................................................................................ 35 4.2.7 Toewijzen medewerker ........................................................................................................ 36 4.2.8 Toewijzen leerling................................................................................................................. 37 5 Contact ............................................................................................................................................... 38 5.1 Kennisbank .................................................................................................................................. 38 5.2 Helpdesk ...................................................................................................................................... 38
3
Legenda
“Schuinte tekst tussen dubbele aanhalingstekens”
Verwijzing naar een scherm. Aan het begin van de paragraaf wordt uitgelegd hoe het scherm geopend dient te worden. Daarna wordt dit niet meer herhaald, maar weergegeven met schuine tekst tussen dubbele aanhalingstekens.
‘Schuine tekst tussen enkele aanhalingstekens’
Verwijzing naar een woord in het scherm.
[Dikgedrukte tekst tussen blokhaken]
Verwijzing naar een knop uit een scherm.
(Dikgedrukt cijfer tussen haakjes)
Verwijzing naar een deel van een scherm. Het betreffende deel van het scherm is rood omkaderd en bevat hetzelfde cijfer als in de tekst waarin naar het deel van het scherm verwezen wordt.
4
1 Voorbereidingen In dit hoofdstuk wordt beschreven welke handelingen er gedaan moeten worden voordat u met OVM aan de slag kunt.
1.1 Downloaden Voordat u met OVM kunt werken, dient u OVM eerst te downloaden. Dit kunt u doen door naar www.ovmsupport.nl te gaan en te klikken op de volgende knop:
De volgende pagina verschijnt:
1
Klik op [Install] (1). Afhankelijk van de webbrowser kan er gevraagd worden of setup.exe uitgevoerd of opgeslagen dient te worden. Klik op [Uitvoeren]. OVM 2.0 wordt nu geïnstalleerd. LET OP! Bovenstaande installatieprocedure werkt alleen op een Windows computer voor een gebruiker met voldoende rechten. Mocht u problemen hebben met de installatie van OVM, raadpleeg dan onze kennisbank.
5
1.2 Starten en inloggen Wanneer OVM gedownload is volgens bovenstaande manier, kunt u OVM terugvinden bij Start | Programma’s | Seminarium voor Orthopedagogiek | OVM. Wanneer u op OVM klikt, verschijnt het volgende inlogscherm:
2
3
4 6
5 7
In het inlogscherm wordt onder ‘OntwikkelingsVolgModel’ het versienummer getoond (2). Dan volgen de velden waar u in kunt loggen (3). Wanneer u werkzaam bent op één school, volstaat het om hier alleen uw e-mailadres en wachtwoord in te vullen. Bent u werkzaam op meer dan één school, dan dient u ook een schoolcode in te geven. Onder in het inlogscherm vindt u de ‘Geavanceerde opties’ (4). Wanneer u op het menu van ‘Geavanceerde opties’ open klikt door op het pijltje te klikken, verschijnt de optie ‘Lokale cache verwijderen’ (5). Deze optie dient u alleen te gebruiken wanneer de helpdesk u geadviseerd heeft dit te doen. Door 'Lokale cache verwijderen' aan te vinken op de werkstations worden alle lokale gegevens verwijderd en worden de gegevens van de server naar uw werkstation gestuurd. Onder de geavanceerde opties staat een link naar de OVM Beheerportal (6) en een link om uw wachtwoord opnieuw op te vragen wanneer u deze vergeten bent (7).
1.3 Schermindeling Wanneer er ingelogd is en de gegevens geladen zijn, komt het volgende scherm in beeld:
6
8 9
Links onderin het scherm is OVM opgedeeld in twee delen, namelijk ‘Administratie’ en ‘OVM’ (8). Wanneer er links onderin het scherm op ‘Administratie’ geklikt wordt, verandert het linker menu zodat er naar de schermen “Leerlingen” en “Klassen” geklikt kan worden. Wanneer er links onderin het scherm op ‘OVM’ geklikt wordt, verandert het linker menu zodat er naar de schermen “Nieuws”, “Ontwikkelingslijnen”, “Notities”, “Onderwijsbehoeften”, “Aanbodsindeling”, “Groepsplannen”, “Handelingsplannen” en “Rapporten” geklikt kan worden. Links bovenin het scherm is ‘Bestand’ te vinden, waarmee de beheerder op schoolniveau diverse wijzigingen kan maken. Onderin het scherm is een statusbalk aanwezig (9). Hierin wordt aangegeven welke gebruiker ingelogd is, in welke school er ingelogd is en of OVM eventueel in demonstratiemodus staat. Aan de rechter zijde van deze balk wordt de status van de synchronisatie weergegeven.
1.4 Nieuws De eerste pagina die verschijnt nadat u hebt ingelogd, is de nieuwspagina van OVM. Deze is later terug te vinden door te klikken op ‘OVM’ (8) en daarna in het linker menu dat dan verschijnt op [Nieuws].
7
9
10
8
Op de nieuwspagina staat rechts bovenin een link naar de website www.ovmsupport.nl (9). Door op deze link te klikken, wordt direct de webpagina geopend. In het midden van de pagina worden de nieuwsitems getoond (10). Bij ieder nieuwsitem wordt aan de rechter zijde een datum van plaatsing weergegeven en ieder nieuwsitem bevat een verwijzing naar een pagina op www.ovmsupport.nl. Zodra op het nieuwsitem geklikt wordt, zal deze pagina geopend worden.
8
2 Beheerportal In dit hoofdstuk wordt beschreven welke handelingen er gedaan dienen te worden in de beheerportal. In de beheerportal kunt u als beheerder medewerkers toevoegen, rollen aanmaken, rollen aan een medewerker toewijzen en kunt u zelf de rechten per rol bepalen. De beheerportal is te vinden via de rode knop op www.ovmsupport.nl of via de directe link: https://ovmportal.datacare.nl/.
2.1 Inloggen Ga via één van bovenstaande manieren naar de beheerportal. De volgende webpagina verschijnt:
Voer uw e-mailadres en wachtwoord in en klik op inloggen. LET OP! Wanneer u uw wachtwoord vergeten bent, kunt u deze opvragen via ‘Wachtwoord vergeten’ aan de rechterzijde van deze webpagina. Wanneer u op ‘Wachtwoord vergeten’ klikt, zal de beheerportal in een nieuwe webpagina u om uw schoolcode en e-mailadres vragen. Wanneer u deze correct invoert, wordt er opnieuw een activatiemail verstuurd. Wanneer u op de link in de activatiemail klikt, zult u per mail uw nieuwe wachtwoord ontvangen. Er is nu toegang tot de OVM Beheerportal. Het volgende scherm verschijnt:
9
6 1 2
3
4
5
2.2 Beheerportal 2.2.1 Home In “Home” (1) wordt uitgelegd wat u als beheerder in de OVM Beheerportal kunt doen. Rechts bovenin worden uw inloggegevens weergegeven (6).
2.2.2 Rechten Klik op het tabblad “Rechten” (2) om uw eigen rechten te bekijken. De volgende webpagina verschijnt:
10
In dit scherm wordt uw rol en de bijbehorende rechten weergegeven. Wanneer u meerdere rollen heeft, zult u meerdere tabbladen met rollen zien in de rode balk.
2.2.3 Wachtwoord wijzigen Klik op het tabblad “Wachtwoord wijzigen” (3) om uw wachtwoord te wijzigen. De volgende webpagina verschijnt:
Voer in het bovenste veld uw huidige wachtwoord in en in de onderste twee velden tweemaal het nieuwe wachtwoord. Het nieuwe wachtwoord dient minimaal 8 tekens lang te zijn, minimaal één hoofdletter, één kleine letter en één cijfer te bevatten. Klik op
om uw wijzigingen definitief te maken.
2.2.4 Medewerkers Klik op het tabblad “Medewerkers” (4) om medewerkers toe te voegen, gegevens van medewerkers te wijzigen of medewerkers te verwijderen. De volgende webpagina verschijnt:
11
Hierin ziet u een overzicht van alle medewerkers in uw school. 2.2.4.1 Medewerker toevoegen Klik op om een medewerker toe te voegen. De volgende webpagina verschijnt:
Vul de gegevens in van de medewerker die u toe wilt voegen en kies de rollen voor deze medewerker. Klik op
om uw medewerker toe te voegen.
12
Zodra u op heeft geklikt, wordt er direct een activatiemail naar de medewerker gestuurd. Wanneer de medewerker in die mail op de link klikt om het account te activeren, wordt het wachtwoord per mail verstuurd naar de zojuist toegevoegde medewerker. 2.2.4.2 Medewerker bewerken Klik op voor de naam van een medewerker om de gegevens van de medewerker te bekijken. Klik in het volgende scherm op om de gewenste gegevens van de medewerker te bewerken. 2.2.4.3 Medewerker verwijderen Klik in “Medewerkers” voor een medewerker die u wilt verwijderen op
. Door in
de volgende webpagina op te klikken, kan een medewerker verwijderd worden. De volgende webpagina verschijnt:
Klik op
om de medewerker te verwijderen.
2.2.5 Rollen Klik op het tabblad “Rollen” (3) om de rollen binnen uw school te beheren. De volgende webpagina verschijnt:
13
Er wordt een overzicht getoond van alle rollen die binnen uw school beschikbaar zijn. Er zijn 5 systeemrollen: De beheerder is de contactpersoon van de school voor het OVM en beheert het OVM. Beheerder In de beheerportal is de beheerder de enige die medewerkers en rollen kan toevoegen, bewerken en verwijderen. In OVM heeft de beheerder op alle gebieden alle rechten. De administratief beheerder kan de beheerder helpen bij het inrichten van de school. In de beheerportal kan de administratief beheerder zijn eigen rechten Administratief bekijken en zijn wachtwoord wijzigen. beheerder In OVM kan de administratief beheerder leerlingen toewijzen, bewerken en verwijderen en de klasindeling maken. De administratief beheerder heeft geen toegang tot de inhoudelijke zaken in het OVM. De docent vult inhoudelijk de gegevens van de leerlingen van zijn klas(sen) in. In de beheerportal kan de docent zijn eigen rechten bekijken en zijn Docent wachtwoord wijzigen. In OVM kan de docent van zijn eigen leerlingen alle inhoudelijke zaken toevoegen, bewerken en verwijderen. De specialist bekijkt de ingevulde gegevens van alle leerlingen en voegt op zijn specialisme notities toe. In de beheerportal kan de specialist zijn eigen rechten bekijken en zijn Specialist wachtwoord wijzigen. In OVM kan de specialist van alle leerlingen de inhoudelijke zaken bekijken en algemene notities toevoegen. De stagiair kan de ingevulde gegevens van de leerlingen van zijn eigen klas bekijken. In de beheerportal kan de stagiair zijn eigen rechten bekijken en zijn Stagiair wachtwoord wijzigen. In OVM kan de stagiair de ingevulde gegevens van de leerlingen van zijn eigen klas bekijken.
14
2.2.5.1 Rol toevoegen Klik in “Rollen” op verschijnt:
om een rol toe te voegen. De volgende webpagina
Geef in dit scherm de nieuwe rol een naam en klik op
.
2.2.5.2 Systeemrol bewerken Klik in “Rollen” op de naam van een bestaande systeemrol om de systeemrol te bewerken. Voor een systeemrol zijn alleen de rechten van de rol aan te passen. Klik op om de rechten van een systeemrol aan te passen. De volgende webpagina verschijnt:
15
Hierin worden alle rechten van de betreffende rol weergegeven. Door helemaal naar beneden te scrollen en op te klikken, kunt u de betreffende rechten voor de rol bewerken. De volgende webpagina verschijnt:
7
In dit scherm kunt u per onderdeel aangeven welk recht er geldt voor de betreffende rol. Geen Lezen Muteren
De medewerker mag hierin geen gegevens zien. De medewerker mag hierin gegevens alleen lezen. De medewerkers mag hierin gegevens, toevoegen, bewerken en verwijderen.
Klik voor concretere informatie over een recht op over de pagina.
, dan verschijnt er een extra scherm
16
Een systeemrol kan ook hersteld worden naar zijn oorspronkelijke waarden. Dit kunt u doen door op de volgende knop te klikken die boven in de webpagina staat afgebeeld:
2.2.5.3 Rol bewerken Klik in “Rollen” op de naam van een bestaande rol die door uzelf is aangemaakt om de rol te bewerken. De rechten van een rol kunnen aangepast worden door op te klikken. Dit gebeurt op dezelfde manier als beschreven in paragraaf 2.2.5.2. Klik op verschijnt:
om de naam van de rol te bewerken. De volgende webpagina
Hier kan de naam van de rol aangepast worden. Klik op slaan.
om de naam op te
2.2.5.4 Rol verwijderen Klik in “Rollen” op de naam van een bestaande rol die door uzelf is aangemaakt om de rol te verwijderen.
17
Klik in dit scherm op [Bewerken] om de rol te bewerken. De volgende webpagina verschijnt:
Door op
te klikken, kunt u de betreffende rol weer verwijderen.
18
3 Bestand In dit hoofdstuk worden de opties behorende bij ‘Bestand’ beschreven. ‘Bestand’ is in OVM links bovenin het scherm te vinden (1). 1 2 3 4 5 6
3.1 School Klik op ‘Bestand’ (1) en daarna op [School] (2) om de gegevens van uw school en u als gebruiker te bekijken. In de rechter kolom verschijnen uw gegevens:
3.2 Logbestanden Klik op ‘Bestand’ (1) en daarna op [Logbestanden] (3) om de logbestanden van uw lokale computer te bekijken. Deze worden per maand getoond en met de knop opslaan kunt u het logboek op uw computer opslaan.
3.3 Info Klik op ‘Bestand’ (1) en daarna op [Info] (4) om de historie van versies van OVM te bekijken. Het volgende pop-up venster verschijnt:
19
In dit venster worden alle versienummers van OVM van nieuw naar oud weergegeven met daarachter de datum van publicatie. Daaronder wordt een opsomming getoond van de aanpassingen die in de betreffende versie zijn gedaan. Door middel van deze informatie bent u altijd op de hoogte van de nieuwste aanpassingen en ontwikkelingen in OVM. Daarnaast kunt u aan de hand van het versienummer controleren of u beschikt over de juiste handleiding.
3.3 Opties Klik op ‘Bestand’ (1) en daarna op [Opties] (5) om aanpassingen op schoolniveau te doen. Het volgende pop-up venster verschijnt:
7 8 109 11 12
13
14
3.3.1 Schooljaar en Perioden Klik op ‘Bestand’ (1), [Opties] (5) en dan op ‘Schooljaar en Perioden’ (7) om de voor uw school gedefinieerde perioden per jaar te bekijken of die voor het huidige of komende jaar te definiëren.
20
In de middelste kolom wordt het bovenste schooljaar open getoond, de andere schooljaren kunnen geopend worden door op het pijltje voor het schooljaar te klikken (13). 2.3.1.1 Wizard Inrichting Schooljaar Klik op ‘Bestand’ (1), [Opties] (5) en dan op ‘Schooljaar en Perioden’ (7). In de rechter kolom kan de [Wizard Inrichting Schooljaar] (14) gebruikt worden. Met deze wizard dient men het nieuwe schooljaar in te richten met de daarbij horende perioden. Volg de instructies op het scherm nauwkeurig.
3.3.2 Gebruikte Leerlijnen Klik op ‘Bestand’ (1), [Opties] (5) en dan op ‘Gebruikte leerlijnen’ (8) om aan te geven welke leerlijnen er binnen de school gebruikt worden. Deze leerlijnen worden gebruikt om in het groepsplan en bij het maken van activiteiten doelen van de gekozen leerlijn te kunnen selecteren. Het volgende scherm verschijnt:
In dit scherm kiest u de leerlijnen die u bij het maken van uw groepsplan wilt gebruiken.
3.3.3 Gebruikte Ontwikkelingslijnen Klik op ‘Bestand’ (1), [Opties] (5) en dan op ‘Gebruikte ontwikkelingslijnen’ (9) om aan te geven welke ontwikkelingslijnen er op school- leerjaar- en individueel niveau gebruikt worden. Deze ontwikkelingslijnen vult de gebruiker in, zodat de ontwikkeling van de leerlingen nauwkeurig gevolgd kan worden. Het volgende scherm verschijnt:
21
15
16 17
In dit scherm kunnen er op drie niveaus ontwikkelingslijnen aangevinkt worden. Klik eerst op ‘School’ (15) om de ontwikkelingslijnen op schoolniveau aan te vinken. In de rechter kolom verschijnen alle lijnen, deze lijnen kunnen allemaal aangevinkt worden. Klik dan op een gewenste leerjaar (16) om aan te geven welke lijnen er voor dat leerjaar gebruikt moeten worden. Alle lijnen die op schoolniveau zijn aangevinkt, worden in dit scherm overgenomen. U kunt hier de ontwikkelingslijnen uitvinken die u voor het betreffende leerjaar niet wilt gebruiken. Klik dan op een gewenste leerling (17) om aan te geven welke lijnen er voor die leerling gebruikt moeten worden. In dit scherm zijn de lijnen overgenomen die op leerjaarniveau aan staan en kunnen er voor een leerling extra lijnen aangevinkt worden. Kortom: School Leerjaar Leerling
Vink alle lijnen aan die gebruikt dienen te worden. Vink de lijnen uit die in het betreffende leerjaar niet gebruikt worden. Vink de lijnen aan die voor de betreffende leerling extra gebruikt worden.
3.3.4 Aandachtpunten Klik op ‘Bestand’ (1), [Opties] (5) en dan op ‘Aandachtspunten’ (10) om per ontwikkelingslijn aan te geven welke aandachtspunten er gebruikt mogen worden. Deze aandachtspunten kunnen de gebruiker meer houvast geven bij het maken van een notitie bij en ontwikkelingslijn. Het volgende scherm verschijnt:
22
18
Kies boven in dit scherm de ontwikkelingslijn (18), waarna er een lijst getoond wordt met alle aandachtspunten behorende bij de betreffende ontwikkelingslijn. Hierin kunnen de gewenste aandachtspunten per ontwikkelingslijn aangevinkt worden.
3.3.5 Leerling import / export In OVM is het mogelijk om leerlingen van school naar school te verplaatsen met hun OVMgegevens. Klik hiervoor op ‘Bestand’ (1), [Opties] (5) en dan op ‘Leerling import / export’ (11). Het volgende scherm verschijnt:
19 20
23
3.3.5.1 Importeer leerling Een leerling kan geïmporteerd worden wanneer u van een andere school een bestand hebt gekregen met de geëxporteerde gegevens van de leerling. Het is van belang dat u het ontvangen bestand opgeslagen hebt op uw eigen computer voordat u de volgende stappen volgt. Klik om een leerling te importeren op ‘Bestand’ (1), [Opties] (5), ‘Leerling import / export’ (11) en dan op [Importeer leerling] (19). Het volgende venster wordt geopend om het bestand dat u van de andere school gekregen heeft in de computer op te zoeken:
Zoek het bestand op en klik op [Openen] om de leerling(en) te importeren. 3.3.5.2 Exporteer leerling Wanneer een leerling uw school verlaat en naar een andere school gaat waar ook gebruik wordt gemaakt van OVM, dan kunt u de gegevens van deze leerling doorsturen. Klik hiervoor op ‘Bestand’ (1), [Opties] (5), ‘Leerling import / export’ (11) en dan op [Exporteer leerling] (20). Het volgende scherm verschijnt:
24
In de linker kolom kunnen de klassen en groepen opengeklapt worden door op het pijltje voor de klas of groep te klikken. Dan kunnen er vinkjes gezet worden voor de leerlingen die geëxporteerd moeten worden naar de andere school. In de rechter kolom selecteert u welke gegevens u mee wilt geven naar de andere school. Zodra uw instellingen gereed zijn, klikt u op [Start export]. Het volgende scherm verschijnt:
Geef het bestand een naam en sla het bestand op een gewenste plek op. U kunt nu het bestand per e-mail of USB-stick aanleveren bij de andere school, zodat zij de leerling kunnen importeren (zie ‘Importeer leerling’).
3.3.6 Edex import In OVM is het mogelijk om de administratieve gegevens van leerlingen vanuit een ander leerlingvolgsysteem te importeren via Edex. Door middel van Edex worden de leerlingen die
25
nog niet bestaan automatisch toegevoegd aan OVM en wordt de klasindeling overgenomen vanuit het andere leerlingvolgsysteem. Klik op een Edex import te maken op ‘Bestand’ (1), [Opties] (5) en dan op ‘Edex import’ (12). Het volgende scherm verschijnt:
21
Klik op [Importeer Edex] (21), het volgende pop-up venster verschijnt:
In dit venster kan ingesteld worden in welke vestiging de Edex geïmporteerd moet worden (deze staat altijd op huidig), in welk schooljaar en u dient aan te geven welk Edex formaat er gebruikt is. Wanneer het mogelijk is om vanuit uw andere leerlingvolgsysteem een EdeXml te exporteren, raden wij u aan om deze versie van Edex te gebruiken. Deze is het eenvoudigst te importeren in OVM. Wanneer u een vinkje plaatst voor ‘Uitstroomdatum bepalen voor niet geplaatste leerlingen’, wordt voor alle leerlingen, die door middel van de Edex import niet aan een klas gekoppeld zijn, een uitstroomdatum bepaald. (Dit zijn leerlingen die in het andere leerlingvolgsysteem ook niet aan een klas gekoppeld zijn). Zoek dan het bestand op in de computer door bij bestandlocatie op op [OK] en de leerlingen worden geïmporteerd.
te klikken. Klik dan
LET OP! Bij het importeren van een Edex bestand dient OVM te controleren of een leerling al bestaat. Dit wordt gecontroleerd doordat het systeem de voornaam, het tussenvoegsel, de achternaam, de geboortedatum en het geslacht van een leerling vergelijkt. Mocht u vermoeden dat er door typfouten of andere oorzaken verschillen kunnen bestaan in de twee administraties, dan is het raadzaam voorafgaand aan het importeren van het Edex
26
bestand de gegevens van de leerlingen te controleren en eventueel aan te passen, zodat beide administraties gelijk aan elkaar zijn. Dit voorkomt problemen achteraf.
4 Administratie In dit hoofdstuk worden de functies behorende bij ‘Administratie’ beschreven. ‘Administratie’ is in OVM links onderin het scherm te vinden (1).
2 3
1
4.1 Leerlingen Klik op ‘Administratie’ (1) en dan op ‘Leerlingen’ (2) om alle leerlingen te zien of leerlingen toe te voegen en te bewerken. Het volgende scherm verschijnt:
27
5
6
7 3
4
In dit scherm worden in de middelste kolom alle leerlingen met de meest belangrijke gegevens van de leerling getoond (3). Wanneer een leerling geselecteerd wordt, zal de leerling in de middelste kolom een blauwe achtergrondkleur krijgen en zullen in de rechter kolom de gegevens van die leerling verschijnen (4).
4.1.1 Nieuwe leerling Klik in het scherm “Leerlingen” op [Nieuwe leerling] (5) om een nieuwe leerling toe te voegen. Het volgende pop-up venster verschijnt:
28
In dit scherm kunnen de gegevens van de leerling toegevoegd worden. ‘Achternaam’ en ‘Geslacht’ zijn verplichte velden, alle andere velden zijn optioneel. Wanneer u voor een leerling een uitstroomdatum hebt ingevoerd die eerder is dan de begindatum van het huidige schooljaar, dan zal deze leerling niet meer verschijnen in de lijst van leerlingen die aan de klas gekoppeld worden. Klik nadat alle gegevens ingevuld zijn onderin dit scherm op [Opslaan] om de wijzigingen op te slaan of op [Annuleren] om de wijzigingen niet op te slaan.
4.1.2 Leerling bewerken Klik in het scherm “Leerlingen” op een bestaande leerling, zodat deze regel blauw wordt weergegeven. De knop [Leerling bewerken] (6) is nu actief. Klik op [Leerling bewerken] (6) om gegevens van een bestaande leerling te bewerken. Er verschijnt een zelfde pop-up scherm als wanneer een nieuwe leerling aangemaakt wordt, maar nu met de bekende gegevens van de leerling ingevuld . Hierin kunnen de gegevens van de leerling gewijzigd of aangevuld worden. Klik nadat de wijzigingen gemaakt zijn onderin dit scherm op [Opslaan] om de wijzigingen op te slaan of op [Annuleren] om de wijzigingen niet op te slaan.
4.1.3 Leerling verwijderen Klik in het scherm “Leerlingen” op een bestaande leerling, zodat deze regel blauw wordt weergegeven. De knop [Leerling verwijderen] (7) is nu actief. Klik op [Leerling verwijderen] (7) om de leerling daadwerkelijk te verwijderen. Het volgende scherm verschijnt:
Klik op [Ja] om de leerling te verwijderen of op [Nee] om de leerling te behouden.
4.2 Klassen Klik op ‘Administratie’ (1) en daarna op ‘Klassen (3) om de gegevens van alle klassen in te zien en klassen toe te voegen en te bewerken. Het volgende scherm verschijnt:
29
10
11
12
13
14
15
8
16
9
In de middelste kolom worden alle klassen per schooljaar weergegeven (8). Wanneer een klas geselecteerd wordt, zal de klas in de middelste kolom een blauwe achtergrondkleur krijgen en zullen in de rechter kolom de gegevens van die klas verschijnen (9). LET OP! Paragraaf 4.2.1 omvat alle stappen voor het toevoegen van een complete klas. In de paragrafen daarna wordt beschreven hoe achteraf veranderingen te maken zijn.
4.2.1 Nieuwe klas Klik in het scherm “Klassen” op [Nieuwe klas] (10) om een nieuwe klas toe te voegen. De rechterkolom verandert hierdoor als volgt:
30
17
18
Geef de klas een naam (17) en selecteer een schooljaar door het rolmenu te openen (18). Wanneer er een nieuwe klas aan is gemaakt, dient er een nieuwe groep aan de klas toegevoegd te worden. Klik hiervoor op [Nieuwe groep] (13). Onder ‘Groepen’ is nu ‘Groep’ verschenen (19).
19
Klik op ‘Groep’ onder ‘Groepen’, zodat de groep in het blauw wordt weergegeven en de gegevens van de groep in de velden daarboven overgenomen worden (20) en (21).
31
20
21
Verander de naam van de groep (20) en verander het leerjaar (21) van ‘Onbekend’ naar een ander leerjaar. Klik in het scherm “Klassen” op [Toewijzen medewerker] (15) om medewerkers aan de klas toe te voegen. Het volgende pop-up venster verschijnt:
In de linker kolom worden alle medewerkers getoond. Selecteer medewerkers die in de klas werkzaam zijn door erop te klikken, de stip voor hun naam is nu blauw. Klik nu op de blauwe pijl in het midden van het scherm, zodat de geselecteerde medewerkers naar rechts verplaats worden, naar de huidige klas en klik op [OK]. Klik in het scherm “Klassen” op de gewenste groep onder ‘Groepen’ (19) en dan op [Toewijzen leerling] (15) om leerlingen aan die groep toe te voegen.
32
Het volgende pop-up venster verschijnt:
In de linker kolom worden alle leerlingen getoond die nog niet aan een groep zijn gekoppeld en die nog niet zijn uitgestroomd (bij deze leerlingen valt de uitstroomdatum in dit schooljaar of er is geen uitstroomdatum bepaald). Selecteer leerlingen die aan de groep toegevoegd moeten worden door erop te klikken, de stip voor hun naam is nu blauw. Klik nu op de blauwe pijl in het midden van het scherm, zodat de geselecteerde leerlingen naar rechts verplaats worden, naar de gekozen groep en klik op [OK].
4.2.2 Klas bewerken Klik in het scherm “Klassen” in de middelste kolom op een klas die bewerkt dient te worden en dan op [Klas bewerken] (11) om een klas te bewerken. De rechterkolom verandert hierdoor als volgt:
33
22
Geef nu de klas een andere naam (22) en klik op [Opslaan] om de wijzigingen op te slaan of op [Annuleren] om de wijzigingen ongedaan te maken. LET OP! Het schooljaar van een klas kan achteraf niet meer gewijzigd worden. Dan dient de huidige klas verwijderd te worden en een nieuwe klas toegevoegd te worden met het juiste schooljaar.
4.2.3 Klas verwijderen Klik in het scherm “Klassen” in de middelste kolom op een klas die verwijderd dient te worden en dan op [Klas verwijderen] (12) om een klas te verwijderen. Het volgende pop-up venster verschijnt:
Klik op [Ja] om de klas definitief te verwijderen of op [Nee] om de klas te behouden.
4.2.4 Nieuwe groep Klik in het scherm “Klassen” in de middelste kolom op een klas waaraan een nieuwe groep toegevoegd dient te worden, dan op [Klas bewerken] (11) en dan op [Nieuwe groep] (13) om een groep aan de klas toe te voegen. De rechter kolom veranderd hierdoor als volgt:
34
24
25
23
Onder ‘Groepen’ is ‘Groep’ verschenen (23). Klik op ‘Groep’, zodat de groep in het blauw wordt weergegeven en de gegevens van de groep in de velden daarboven overgenomen worden (24) en (25). Verander de naam van de groep (24) en verander het leerjaar (25) van ‘Onbekend’ naar een ander leerjaar. Klik op [Opslaan] om de wijzigingen op te slaan of op [Annuleren] om de wijzigingen ongedaan te maken.
4.2.5 Groep bewerken Klik in het scherm “Klassen” in de middelste kolom op een klas waarvan een groep bewerkt dient te worden en klik op [Klas bewerken] (11). Klik op de gewenste groep onder ‘Groepen’ (23), zodat de groep in het blauw wordt weergegeven en de gegevens van de groep in de velden daarboven overgenomen worden (24) en (25). Verander de naam van de groep (24) en verander het leerjaar (25). Klik op [Opslaan] om de wijzigingen op te slaan of op [Annuleren] om de wijzigingen ongedaan te maken.
4.2.6 Groep verwijderen Klik in het scherm “Klassen” in de middelste kolom op een klas waarvan een groep verwijderd dient te worden en klik op [Klas bewerken] (11). Klik op de groep die verwijderd dient te worden onder ‘Groepen’ (23), zodat de groep in het blauw wordt weergegeven. Klik dan op [Groep verwijderen] (14). Het volgende pop-up venster verschijnt:
35
Klik op [Ja] om de groep te verwijderen of op [Nee] om de groep te behouden. Klik op [Opslaan] om de wijzigingen op te slaan of op [Annuleren] om de wijzigingen ongedaan te maken.
4.2.7 Toewijzen medewerker Klik in het scherm “Klassen” in de middelste kolom op een klas waaraan een medewerker toegewezen dient te worden en klik op [Klas bewerken] (11). Klik dan op [Toewijzen medewerker] (15). Het volgende pop-up venster verschijnt:
In de linker kolom worden alle medewerkers getoond die nog niet aan de klas toegewezen zijn en in de rechterkolom worden de medewerkers getoond die wel aan de klas toegewezen zijn. Selecteer in de linkerkolom medewerkers, zodat de stip voor hun naam blauw wordt en klik op de blauwe pijl om de medewerker aan de klas toe te wijzen. Selecteer in de rechterkolom medewerkers, zodat de stip voor hun naam oranje wordt en klik op de oranje pijl om de medewerker uit de klas te verwijderen. Klik op [OK] om de wijzigingen op te slaan of op [Annuleren] om de wijzigingen niet op te slaan. Klik dan nogmaals op [Opslaan] om de wijzigingen op te slaan of op [Annuleren] om de wijzigingen ongedaan te maken.
36
4.2.8 Toewijzen leerling Klik in het scherm “Klassen” in de middelste kolom op een klas waaraan een leerling toegewezen dient te worden en klik op [Klas bewerken] (11). Klik dan op onder ‘Groepen’ op de groep waaraan de leerling toegewezen moet worden en dan op [Toewijzen leerling] (16). Het volgende pop-up venster verschijnt:
In de linker kolom worden alle leerlingen getoond die nog niet aan de groep toegewezen zijn en in de rechterkolom worden de leerlingen getoond die wel aan de groep toegewezen zijn. Selecteer in de linkerkolom leerlingen, zodat de stip voor hun naam blauw wordt en klik op de blauwe pijl om de leerling aan de groep toe te wijzen. Selecteer in de rechterkolom leerlingen, zodat de stip voor hun naam oranje wordt en klik op de oranje pijl om de leerlingen uit de klas te verwijderen. Klik op [OK] om de wijzigingen op te slaan of op [Annuleren] om de wijzigingen niet op te slaan. Klik dan nogmaals op [Opslaan] om de wijzigingen op te slaan of op [Annuleren] om de wijzigingen ongedaan te maken.
37
5 Contact Heeft deze handleiding u onverhoopt niet verder kunnen helpen, dan zijn er nog tal van mogelijkheden om het juiste antwoord te krijgen op uw vraag of de juiste oplossing te vinden voor uw probleem.
5.1 Kennisbank In de kennisbank komen vraag en antwoord samen. De kennisbank is een verzameling veelgestelde vragen, soms aangevuld met videobestanden of andere handige documenten of informatie. Om in de kennisbank naar een antwoord op uw vraag te zoeken of om een oplossing te vinden voor uw probleem, gaat u naar http://www.datacare.nl/Mijn-DataCare/KennisbankOVM
5.2 Helpdesk Kan de kennisbank u geen hulp bieden bij het zoeken naar het antwoord op uw vraag of de oplossing voor uw probleem? Stel uw vraag dan via
[email protected] Probeer uw vraag aan de helpdesk zo helder en concreet mogelijk te formuleren, zodat wij u sneller en gerichter antwoord kunnen geven. Geef daarbij ooi uw OVM nummer door.
38
