Functiebeschrijving beheerder

1

Functiebeschrijving beheerder

1. BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE Het geheel van taken die in een internaatsinstelling aan bod komen, wordt gedragen door een team, onder de verantwoordelijkheid van de internaatbeheerder die het geheel organiseert en specifieke taken delegeert naar de diverse teamleden.De beheerder van een autonoom internaat is instellingshoofd.

2. RESULTAATGEBIEDEN - Internaatwerkplan - Lange termijnplanning - Kwaliteitszorg - Internenbegeleiding - Personeelsbeleid - Overleg, communicatie en samenwerking met alle‘ interne’ partners, - Overleg, communicatie, samenwerking met alle ‘ externe’ partners - Materieel en financieel beleid - Administratief beheer - Public relations - Veiligheid, gezondheid, milieu, hygiëne en voeding - Nascholing

Lid van Scholengroep Panta Rhei – Gemeenschapsonderwijs Achilles Musschestraat 57, 9000 Gent – Tel: 09/220 23 30 – e-mail [email protected]

2

Internaatwerkplan Inhoud / doel - Concretisering van het Pedagogisch Project Gemeenschapsonderwijs (PPGO) - Een houvast bieden voor personeel - Een rode draad bieden voor alle internaatsactiviteiten Taak - De beheerder heeft een initiële en centrale rol bij het opstellen van het internaatswerkplan in elke fase - Bovendien waakt hij over een goede uitvoering ervan en stuurt bij waar nodig. Mogelijke taakinvulling - In overleg met de betrokkenen het internaatwerkplan concretiseren met eigen accenten en prioriteiten. Dit beschrijft o.a. Het pedagogisch beleid Het waardepatroon De doelstellingen van het internaat Het personeelsbeleid De internenbegeleiding Het financieel beleid De kwaliteitsbewaking De ‘andere’ activiteitenwaaier (sport,cultuur, intra- of extra-muros) Eigen projecten - Vanuit deze visie, het internaatsreglement (de leefregels, de ‘rechten en de plichten’ van de internen) opstellen - Alle betrokkenen informeren over en/of stimuleren tot medewerking aan dit werkplan - Regelmatig de werking van het internaat analyseren en erover waken dat alle activiteiten en initiatieven in het internaat kaderen binnen dit werkplan - Indien nodig het internaatwerkplan actualiseren.

Lange termijnplanning

Inhoud / doel - De continuïteit en de positieve evolutie van het internaat verzekeren - Het aanbod van het internaat maximaal afstemmen op de noden van de betrokkenen Taak - Het mee opmaken van een beleidsplan op lange termijn, in samenwerking met de beleidsmakers (de scholengroep ,Raad van Bestuur). Mogelijke taakinvulling - Het opmaken van een sterkte/zwakte analyse van het internaat - Op de voet volgen van de omgevingsfactoren en erop inspelen - Vertrekkende vanuit deze analyses, een aantal lange termijn strategieën definiëren met betrekking tot: de personeelsplanning en de vorming van het personeel Lid van Scholengroep Panta Rhei – Gemeenschapsonderwijs Achilles Musschestraat 57, 9000 Gent – Tel: 09/220 23 30 – e-mail [email protected]

3

de planning van investeringen de organisatie van de werking de op termijn te bereiken doelstellingen.

Kwaliteitszorg Inhoud /doel - Op basis van het internaatswerkplan en in samenspraak met alle betrokkenen, een aanpak tot algemene kwaliteitszorg definiëren, invoeren en doen respecteren. - De permanente zorg om de kwaliteit van de internaatswerking te behouden en te optimaliseren. - De personeelsleden en andere betrokken partijen rond die visie over kwaliteitszorg mobiliseren. Taak - Het effectief en efficiënt realiseren van de doelstellingen van het internaat door een optimaal functioneren van de internaatsorganisatie - Voortdurend zichzelf, het team en de organisatie evalueren om de kwaliteit van het geheel te kunnen bekomen of bewaren. Mogelijke taakinvulling - Planning en organisatiestructuur verwerken en up-to-date houden in het internaatswerkplan - Het concreet maken van missie en visie in doelstellingen per onderdeel van het internaat zodat het aanbod naar de intern en/of ouders duidelijk kan gecommuniceerd worden - De doelstellingen bepalen naargelang de mogelijkheden en middelen van het internaat - Alle betrokkenen (opvoeders, internen, mvd-personeel, ouders,) voor de voortdurende kwaliteitszorg sensibiliseren, stimuleren, opvolgen, bijsturen en waar nodig voorstellen formuleren voor opleiding in deze materie - Per schooljaar, op basis van een sterkte/zwakte analyse, prioriteiten/aandachtspunten bepalen - Kwaliteitssysteem voor het opvolgen van de individuele intern ,internenvolgsysteem. - Duidelijkheid creëren omtrent de rechten (privacy, inspraak) en plichten van de intern. Waarden (PPGO) en normen (leefregels) van het internaat bepalen. Toezien op het naleven van de leefregels betreffende orde, netheid, hygiëne, veiligheid. - Waken over de begeleiding van de internen, individuele opvolging door de opvoeders, rapporten en agenda’s van de internen inzien, evaluatiefiches internen regelmatig nakijken, procedures consequent hanteren - Hulp vragen van de pedagogische begeleidingsdienst - Stimuleren van het volgen van nascholing door de opvoeders - Zelf het voorbeeld geven door het 'goed doen van honderden kleine dingen'.


4

Internenbegeleiding Inhoud / doel - Organiseren en opvolgen van de internenbegeleiding - Het welbevinden van de internen verzekeren - Toezien op de naleving van de wetgeving. Taak - Zelf aan internenbegeleiding doen - Een structuur en sfeer creëren waarbinnen aan internenbegeleiding kan gedaan worden - Opvolgen en evalueren van de internenbegeleiding - Een gunstig studie- en leefklimaat scheppen - De internen sensibiliseren en betrekken bij het opvoedingsproject en bij de internaatswerking - Waar nodig andere partners betrekken - Toezien op de naleving van de wettelijke regelingen m.b.t. de internen. (privacy, straffen, DRM…). Mogelijke taakinvulling - Internenbegeleiding organiseren en opvolgen, als vast item voorzien op de personeelsvergaderingen - Mee zorgen voor de nodige strategieën en hulpmiddelen om aan internenbegeleiding te doen - Zorgen voor goede sociale, medische, hygiënische en emotionele begeleiding van de internen - Begeleiding van internen met problemen, wanneer nodig ouders betrekken en zonodig doorverwijzen naar gespecialiseerde instanties. - Mogelijkheden creëren om aan maatschappelijke integratie te doen (vrijetijdsbesteding) - De internen begeleiden bij hun studiekeuze of studie - Voorlichting op verschillende gebieden (drugs, spijbelen…) - Zorgen voor een goede doorstroming van informatie naar de internen - Internen met vragen en/of (emotionele) problemen begeleiden, advies geven, sanctioneren, verwijzen naar andere hulpverleners…) - Beschikbaar zijn voor een individueel gesprek - Opvolgen van het leefklimaat van het internaat - Het creëren voor mogelijkheden voor ontspanningsactiviteiten (sport, cultuur…). - Sanctioneringsbeleid opstellen - Leefregels opstellen - Werkingsreglement recent houden - Zorgen voor een gezonde en aangename omgeving en accommodatie


5

Personeelsbeleid

Inhoud / doel - Leiden en begeleiden van het personeel - Toezien op de naleving van de regels van de deontologie en toezien op de naleving van de wetgeving die werksfeer en werkverhouding regelt - Met een bekwaam en gemotiveerd team de doelstellingen van het internaat realiseren. Taak - De uitgangspunten van het personeelsbeleid mee vastleggen - De internaatbeheerder wordt actief betrokken bij aanwerving/benoeming van het personeel - De taken van het personeel concreet omschrijven - Motiveren, organiseren, sturen, evalueren van het personeel en het welbevinden bevorderen - Zorgen voor een goede professionalisering, professionalisering garanderen - Toezien op het naleven van de wet op de privacy, pesten en seksuele intimidatie, arbeidswetgeving, personeelsstatuut. Mogelijke taakinvulling - Zorgen voor een goed en motiverend werkklimaat: Voldoende informatie geven Wanneer aangewezen, overleg plegen Durven beslissingen nemen Eventueel een aantal taken delegeren Stimuleren van teamwerk Zorgen voor een aangenaam opvoederslokaal -

Organiseren en mee sturen van overleg (bijvoorbeeld personeelsvergaderingen) Nieuwe personeelsleden onthalen, introduceren in de werking van het internaat Onthaalbrochure maken Personeel op de hoogte houden van de veiligheidsprocedures


6

Overleg, communicatie en samenwerking met “interne” partners Inhoud / doel Instaan voor en toezien op een goede communicatie en overleg met alle ‘interne’ internaatbetrokken instanties/partijen Taak - Een goede informatie uitwisseling verzekeren - Hun medewerking verkrijgen - Voldoen aan een aantal wettelijke of door het net opgelegde verplichtingen - Op pedagogisch vlak: Samenwerking verzekeren tussen internaat en scholen - Op materieel, financieel en administratief vlak: Een vlotte samenwerking tussen internaat, school en inrichtende macht garanderen i.f.v. een optimaal gebruik van de accommodatie, een gezond en correct financieel beheer en een logische administratieve verwerking Mogelijke taakinvulling - Op pedagogisch vlak: Er voor zorgen dat er voldoende achtergrondinformatie bekomen wordt over nieuwe internen Verantwoordelijkheid dragen over het verloop van alle contacten tussen internaat en school. - Op materieel, financieel en administratief vlak: Deelnemen aan bestaande vormen van formeel overleg (college van directeurs) Verantwoordelijkheid dragen voor alle noodzakelijke contacten met de scholen en de inrichtende macht, om een correcte financiële, materiële en administratieve werking te garanderen

Overleg, communicatie en samenwerking met externe partners

Inhoud / doel - Instaan voor en toezien op een goede communicatie en samenwerking met alle externe partners. Taak - Communicatie en samenwerking met de ouders informatie uitwisselen over hun kinderen informeren over en/of betrekken bij het internaatsgebeuren samen werken aan de opvoeding van hun kinderen - Communicatie en samenwerking met de externe partners kennis hebben van mogelijke externe partners en een ondersteunend netwerk uitbouwen afhankelijk van de problematiek, met geschikte externe partners samenwerken en een goede informatie uitwisseling verzekeren Lid van Scholengroep Panta Rhei – Gemeenschapsonderwijs Achilles Musschestraat 57, 9000 Gent – Tel: 09/220 23 30 – e-mail [email protected]

7 Mogelijke taakinvullingen - Garanderen dat bij de intake, zoveel mogelijk informatie verzameld wordt over de nieuwe intern en gezinssituatie - Ouders grondig informeren over de werking van het internaat ( PPGO, leefregels, activiteiten, bezoekregeling, financiële aspecten), via gesprekken, nieuwsbrief, ouderbezoeken, ouderfeesten, activiteitenkalender… - Trachten de ouders te betrekken bij bepaalde aspecten van de internaatswerking. - Via formele of informele contacten, samenwerken aan het opvoedingsproces ( regels en afspraken, eetgewoonten, correct medicatiegebruik, aanpak gedragsproblemen, studie- of tuchtproblemen, financiële problemen, gezinsproblemen, studiekeuze…) - Contacten leggen en onderhouden met: Onderwijsgebonden organisaties Departement onderwijs (Inspectie), de verantwoordelijken van de netten, Gemeenschapsonderwijs, pedagogische begeleidingsdienst Andere instanties; CLB, Scholengroep, BIGO, opleidingsscholen, stagebegeleiding, sportverenigingen,….

Materieel en financieel beleid

Inhoud / doel - Uitvoering en opvolging van het financieel en materieel beleid - Instaan voor het onderhoud van het internaatspatrimonium Taak - De begroting mee helpen opmaken, uitvoeren en opvolgen. - De werkingsmiddelen van het internaat optimaal helpen beheren - Het internaatspatrimonium laten onderhouden. - Meehelpen te voldoen aan de wettelijke verplichtingen en aan verplichtingen opgelegd door de inrichtende macht. Mogelijke taakinvulling - Korte en lange termijnvisie ontwikkelen - Investeringsvoorstellen mee helpen opmaken - Organiseren van het onderhoud van gebouwen en domeinen door eigen personeel en externen - Instaan voor de aankopen (voeding, ontspanning, niet-didactisch en didactisch materiaal, diensten, infrastructuur, e.a.): bedrijven en leveranciers contacteren, waar nodig met respect voor de wetgeving op de overheidsopdrachten voorwaarden negotiëren met leveranciers verifiëren van de levering of diensten en eventueel ook van de facturen. - Toezien op een goed beheer van de voorraden. - Op toezien dat het internaat kan beschikken over de gepaste informaticatoepassingen - Toezien op een kostenbewust gedragspatroon van alle medewerkers - Voorstellen indienen om extra financiële middelen te verwerven (sponsoring, bijkomende dotaties,..).


8

Administratief beheer

Inhoud / doel - Een correcte verwerking van de documentenstroom, de personeels- en de internenadministratie organiseren en opvolgen. Taak - Verzekeren dat aan alle (decretaal opgelegde en andere) administratieve verplichtingen wordt voldaan - Een goede informatiedoorstroming naar alle participanten waarborgen - De pedagogische werking administratief bijhouden. Mogelijke taakinvulling - Toezien op een correcte verwerking van de personeelsadministratie (weddendossiers, rechtspositieregeling, taakverdeling en verlofregelingen MVD personeel…) - Verantwoordelijk zijn voor een correcte verwerking van de internenadministratie (internendossiers met o.a. inschrijvingsformulier, internenfiches, aanwezigheidsregister, medische fiches) - Zorgen voor een tijdige en goede verwerking van officiële documenten - Toezien op de planningsdocumenten van het internaatspersoneel - Instaan voor de verslaggeving van elke formele vorm van pedagogisch overleg - Zorgen voor het bijhouden van het klassement en de archivering - Toezien op het respecteren van de wet op de privacy (bv. medische en privé gegevens van internen en personeel: toegankelijkheid, wijze van archiveren of verwijderen). - Doorlichting voorbereiden en opvolgen Public Relations Inhoud / doel - Het internaat binnen en buiten de scholengroep en de regio voldoende bekendheid geven en promoten. Taak - De positieve uitstraling van het internaat verzekeren - Internen aantrekken - De nodige contacten leggen die de ontwikkeling van het internaat op termijn kunnen bevorderen en verzekeren. Mogelijke taakinvulling - Opendeuravonden organiseren - Contacten met de lokale media onderhouden - Contacten met de bedrijfswereld onderhouden - Goede contacten onderhouden met de buurt - Brochures opmaken - Deelnemen aan manifestaties of aan wedstrijden - Scholen informatie bezorgen - Internaatsfeest, ouderfeest, ….. organiseren.


9

Veiligheid, gezondheid, milieu, hygiëne en voeding

Inhoud - Alle facetten omtrent veiligheid, gezondheid, milieu, hygiëne en voeding. Taak - Veiligheid en hygiëne van de internen en personeel waarborgen - Mee instaan voor de toepassing van de reglementering inzake veiligheid, gezondheid, milieu, hygiëne en een gezonde voeding - Het creëren van een sfeer, een cultuur, waarin veiligheid, gezondheid, milieu, hygiëne en een gezonde voeding bijzondere aandacht krijgen - Het opvolgen van de gemaakte afspraken inzake veiligheid, gezondheid, milieu, hygiëne en een gezonde voeding. Mogelijke taakinvulling - Het overleg garanderen met de preventieadviseur, arbeidsgeneeskundige dienst. - In overleg de menu’s opstellen voor een gezonde, evenwichtige en aangepaste voeding - Het aanvragen van de nodige vergunningen - De thema’s veiligheid, gezondheid, milieu, hygiëne en gezonde voeding op de agenda van de teamvergaderingen plaatsen - Evacuatie – en andere oefeningen inzake brandveiligheid organiseren - Instaan voor eventuele EHBO opleidingen - Regelmatig controleren van de toepassing op de (Hazard analyses critical control points) HACCP wetgeving - Kennis nemen van de wetgeving inzake veiligheid, hygiëne, milieu, gezondheid en gezonde voeding - Instaan voor de periodieke controle van brandveiligheid, elektrische veiligheid, veiligheid van toestellen en uitrusting, gebouwen, … - Instaan voor de toepassing van de hygiënische regels - Alle nodige maatregelen nemen inzake gezondheid (besmettelijke ziektes, bescherming zwangere vrouwen, arbeidsgeneeskundige diensten, …) - Organiseren van een sluitende procedure voor het toedienen van de dagelijkse medicatie op internaat - Opslaan van medicatie en gevaarlijke producten buiten bereik van de internen. - Correct bijhouden van het preventiedossier - Jaaractieplan opmaken en opvolgen


10

Nascholing Inhoud / Doel - Instaan voor de eigen nascholing in samenspraak met de collega’s - Zorgen voor het bewaren van een brede algemene kennis en bijblijven met de ontwikkelingen op het vakgebied - De invulling van de eigen opdracht verbeteren/optimaliseren. Taak - Bewust zijn van de noodzaak om nascholing te volgen om het uitvoeren van de opdracht te optimaliseren - Up-to-date blijven op het vlak van management, kwaliteitszorg, … Voorbeelden van bijhorende activiteiten - Ingaan op het bestaande opleidingsaanbod vanwege de netten, het departement onderwijs, pedagogische instituten, universiteiten, ... rekening houdend met het budget - Zelf initiatieven nemen (o.a. zelfstudie, lectuur ...) - Bijscholing volgen op het vlak van Veiligheid en Gezondheid, hygiëne en voeding - Open staan voor de brede waaier aan informatie (media, lectuur..)en er actief gebruik van maken - Te rade gaan bij bevoegde diensten voor specifieke evoluties (Pedagogische Begeleidingsdienst, CLB…) - Ingaan op aanbod van PBD, Dienst nascholing of BIGO (de beheerders vereniging) - Oog hebben en openstaan voor de maatschappelijke evoluties - Luisterend oor voor ervaring van collega’s - Zich bekwamen in gespreksvaardigheden, communicatie-vaardigheden, functioneringsgesprekken.


11

Competenties Toekomstgericht denken is de bekwaamheid om, na analyse van de omgevingsfactoren een visie te ontwikkelen en dit te vertalen naar concrete actieplannen. Plaatst het internaat in een maatschappelijke context en houdt rekening met en de maatschappelijke evolutie. Ontwikkelt een visie en vertaalt die naar concrete actieplannen. Probleemoplossend denken is de bekwaamheid om problemen te onderkennen en tot creatieve oplossingen te komen. Hoofd – en bijzaken kunnen onderscheiden, complexe problemen opdelen in deelfacetten. Problemen niet uit de weg en delicate problemen kunnen relativeren en bespreekbaar maken. Proberen oplossingen te bedenken waarbij een win win situatie ontstaat. Stimuleert ook anderen tot creatief denken. Heeft het inzicht om tijdig anderen in te schakelen wanneer men zelf het probleem niet kan oplossen. Resultaatgerichtheid is de wil om een vooropgesteld doel te bereiken zelfs onder moeilijke omstandigheden. Stelt eerst prioriteiten. Formuleert concrete en realistische doelstellingen voor zichzelf en de medewerkers. Evalueert de vooruitgang en reageert vervolgens op gepaste wijze. Is gedreven om zijn doel te bereiken, zoekt soms alternatieven. Werkt efficiënt. Betrekt anderen bij zijn plannen, zoekt feedback bij medewerkers en externen. Geeft niet gauw op. Voorziet problemen en anticipeert erop. Teamleiderschap is de bekwaamheid om medewerkers te motiveren voor de werking van het internaat en een goede samenwerking tot stand te brengen. Informeert de medewerkers over de gang van zaken en stelt hen alle informatie ter beschikking die zij nodig hebben om hun taak naar behoren uit te voeren. Laat in vergaderingen alle meningen aan bod komen en zoekt naar consensus. Durft ook onpopulaire beslissingen nemen indien nodig. Bemiddelt bij spanningen of probeert conflicten te voorkomen. Houdt zich aan afspraken en ziet er op toe dat anderen dat ook doen. Bezieling is de bekwaamheid om vanuit de eigen overtuiging het eigen enthousiasme over te brengen op de anderen en hen zo aan te moedigen zich spontaan in te zetten. Heeft een positief zelfbeeld en mensbeeld. Verdedigt de doelstellingen en belangen van het eigen internaat. Heeft zelfvertrouwen en geeft ook vertrouwen aan de anderen, moedigt de anderen aan, kan mensen meekrijgen, is consequent. Gelooft in het pedagogisch project van het gemeenschapsonderwijs en draagt dit ook uit door de werking van het internaat. Laat zich niet tegenhouden door tegenslagen. Is een voorbeeld voor anderen.


12

Organisatietalent is de bekwaamheid om planmatig en doeltreffend te werken. Maakt eerst een grondige analyse, maakt een agenda op van activiteiten, stelt doelstellingen voorop, legt prioriteiten, volgt op en stuurt regelmatig bij. Kan een idee concretiseren in praktische en haalbare stappen. Delegeert bepaalde taken aan de meest geschikte personen. Maakt duidelijke afspraken. Beschikt over goede vergadertechnieken: duidelijke agenda, juiste informatie aan de juiste personen, nauwkeurige verslaggeving, correcte opvolging. Overtuigingskracht is de bekwaamheid om anderen te beïnvloeden en achter een idee te krijgen. Is communicatief sterk , legt uit waarom hij/zij iets doet, geeft het doel aan en de weg om dat doel ter bereiken. Geeft stand van zaken weer. Zoekt de inbreng van anderen, voorziet tegenargumenten en weet ze te weerleggen. Heeft een netwerk van personen die hij / zij kan aanspreken voor de zaak van het internaat, wanneer nodig. Relatiebekwaamheid is de bekwaamheid om contacten te leggen en te onderhouden. Betoont interesse voor anderen (jongeren, leerkrachten, ouders,..), stelt vragen, luistert actief, kan informatie terugkoppelen. Kan zich inleven in de situatie van anderen, kan ongelijk toegeven. Kan gemoedelijk omgaan met leerlingen, medewerkers en toont persoonlijke interesse, is discreet. Durft voor de eigen mening uitkomen maar respecteert ook de mening van anderen. Kan zijn standpunt duidelijk uiteenzetten. Heeft overtuigingskracht, past zich aan aan zijn publiek. Durft verschillende meningen met elkaar te confronteren. Flexibiliteit is de bekwaamheid rekening te houden met wijzigende omstandigheden en de aanpak daar op af te stemmen. Staat open voor kritiek, stelt de eigen werkwijze in vraag, kan een fout toegeven en stuurt bij. Staat open voor nieuwe visies. Kan gemakkelijk overschakelen van de ene activiteit op de andere. Is bereid van de oorspronkelijke planning af te wijken wanneer iets onverwacht opduikt dat een grotere prioriteit heeft. Is soepel met mensen, past de regels niet noodzakelijk toe naar de letter maar wel naar de geest. Is bereid om persoonlijke tijd op te offeren in het belang van het internaat. Is bereid om zich bij te scholen.


Functiebeschrijving beheerder

Recommend Documents