FUNCTIEBESCHRIJVING ONTHAALMEDEWERKER
Identificatiegegevens Functie: Functietitel: Niveau/rang: Plaats in het organogram:
administratief medewerker onthaalmedewerker administratief medewerker C 1-3 de onthaalmedewerkers kunnen tewerkgesteld worden in de verschillende directies van het OCMW Kortrijk
Aard van de functie: Functiefamilie: Secretarisbesluit : Nummer functiebeschrijving :
statutair/contractueel administratie frontoffice
Positionering in de organisatie Leiding krijgen van: Collega’s in de functie:
directeur/diensthoofd/teamverantwoordelijke de collega’s van de dienst en de onthaalmedewerkers onderling
Doel van de functie De administratief medewerker verzorgt het onthaal van de dienst, verleent info en verwerkt vragen van interne en/of externe klanten, teneinde een vlotte, correcte en klantvriendelijke dienstverlening te verzekeren. De onthaalmedewerker kan ook administratieve taken uitvoeren in functie van de dienst of de organisatie.
Verantwoordelijkheidsgebieden 1. je zorgt voor een klantvriendelijk onthaal en efficiënte dienstverlening aan interne of externe
klanten, rekening houdend met een divers klantenbestand taken: o.a. o je geeft informatie, beantwoordt vragen en verwijst mensen correct door o je vult documenten van de klanten in en verwerkt ze correct en tijdig o je beantwoordt brieven, mails, faxen, telefoonoproepen,… correct en vriendelijk, rekening houdend met de huisstijlregels o je verzekert de toegangscontrole van het gebouw 2. je verricht administratieve en logistieke opdrachten in opdracht en in functie van de dienst met het oog op de ondersteuning van de medewerkers en de leidinggevenden taken: o.a. o je registreert gegevens m.b.t. de klanten ter ondersteuning van collega’s, leidinggevenden en het beleid o je behandelt de binnenkomende en uitgaande post conform de geldende huisstijl en richtlijnen o je organiseert de bezetting van de lokalen, belegt vergaderingen en helpt mee bij het organiseren van kleine evenementen: uitnodigen van genodigden, reserveren van zalen, voorzien van technisch ondersteuningsmateriaal, voorzien van catering,… o je volgt de kasverrichtingen van je loket op en doet de nodige administratieve verwerking ervan o je voert ad hoc kleinere administratieve opdrachten uit die je leidinggevende of de secretaris je geven 3. je zorgt voor een klantvriendelijke onthaalruimte zodat klanten geïnformeerd worden over relevante onderwerpen en activiteiten van het OCMW Kortrijk en aanverwante partners taken: o.a. o je zorgt ervoor dat de openingsuren zichtbaar uithangen o je staat in voor de aankleding van de onthaalruimte o je hangt affiches uit over onderwerpen en activiteiten die nuttig kunnen zijn voor de klanten o je zorgt ervoor dat folders met relevante info ter beschikbaar zijn 4. je zorgt voor het agendabeheer van collega’s en leidinggevenden teneinde een kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden taken: o.a. o o o o
je maakt interne en externe afspraken je maakt de collega’s en leidinggevenden attent op gemaakte afspraken je maakt de collega’s en leidinggevenden attent op mogelijke problemen met het werk en de planning je beoordeelt een goede tijdsindeling bij het maken van afspraken voor anderen
5. je werkt mee aan een efficiënte interne werking van de dienst teneinde te komen tot een optimale organisatie ervan taken: o.a. o o o o
je overlegt met collega’s om de werking van de dienst te verbeteren je stelt je expertise ter beschikking van de collega’s je signaleert behoeften, tekorten en knelpunten rondom de eigen werking, de werking van de dienst of dienstverlening en denkt actief mee rond oplossingen je verzamelt dienst- of teamgebonden gegevens, controleert ze en stelt ze ter beschikking van de collega’s
6. je bouwt mee aan een goede teamwerking om tot een positieve, collegiale werksfeer te komen taken: o.a. o o o o
je je je je
hebt een actieve inbreng bij de werkbesprekingen in het team leeft teamafspraken na helpt mee aan diverse opdrachten, eigen aan de dienst helpt collega’s in het uitvoeren van hun taken, indien nodig
7. je voert de opgedragen taken autonoom uit en ziet toe op een kwalitatieve uitvoering ervan taken: o.a. o je plant je activiteiten en zorgt voor een correcte en tijdige uitvoering ervan o je bepaalt zelf de prioriteiten in je werk en legt een takenlijst aan o je controleert je taken en past ze aan indien nodig o je rapporteert aan je leidinggevende 8. je hebt aandacht voor je eigen professionele ontwikkeling zodat je je werk op een kwaliteitsvolle manier kan uitvoeren taken: o.a. o je bent bereid om vormingen, trainingen en opleidingen te volgen die relevant zijn voor het werk o je vraagt naar feedback bij de leidinggevende en collega’s o je leest de nodige vakliteratuur o je neemt informatie in je op en past die toe op je uit te voeren taken
Competenties VAKKENNIS: gedreven zijn om je vak te kennen en bij te leren niveau 1: - je beschikt over de kennis en vaardigheden om je functie naar behoren te vervullen en je kan ze toepassen waar nodig - je staat open voor nieuwe zaken en feedback en maakt gebruik van kansen voor opleiding en ontwikkeling o o o o o o o
je voert opdrachten uit binnen de afgesproken kaders je schat situaties goed in je kent de software en netwerktoepassingen die nodig zijn om je job uit te oefenen je kent de organisatie waarin je werkt je bent bereid om nieuwe methodes aan te leren je past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk je geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee over oplossingen
RESULTAATGERICHTHEID: gedreven zijn om op tijd je doelen te halen niveau 1: je werkt gericht en actief aan het bereiken van de vooropgestelde doelen o o o o o o o
je gaat ervoor om de taken af te werken binnen de afgesproken termijn je geeft tijdig aan wanneer er knelpunten in het werk optreden je neemt actie om bij te sturen wanneer de doelstellingen in het gedrang komen je neemt operationele beslissingen op zelfstandige basis je blijft onder tijdsdruk geconcentreerd en effectief werken je blijft hoofd- en bijzaak in het eigen werk onderscheiden je reageert rustig en vriendelijk bij problemen, negatieve feedback en onvoorziene situaties
ZELFSTANDIG WERKEN: gedreven zijn om optimaal en zonder toezicht of controle te werken niveau 1: je voert taken zelfstandig uit en kan het eigen werk organiseren o o o o o o o
je voert je taken op een zelfstandige manier uit je levert verzorgd werk af, zonder fouten en onnauwkeurigheden, ook onder tijdsdruk je geeft tijdig aan wanneer de planning niet kan gehaald worden je werkt de eigen taken tijdig en volledig af je staat open voor vernieuwing je laat je documenten op die manier achter zodat anderen hierin hun weg makkelijk kunnen vinden je brengt structuur aan in de veelheid van taken
INNOVATIE EN CREATIVITEIT: gedreven zijn om te verbeteren en vernieuwen niveau 1: je staat open voor vernieuwing en zoekt mee naar alternatieve werkwijzen o o o o o o o
je je je je je je je
staat open voor nieuwe ideeën, oplossingen, procedures en methodes bent altijd bereid te leren en mee te groeien met veranderingen staat positief tegenover verandering denkt mee over veranderingen om de taken efficiënter te kunnen uitvoeren stelt bestaande zaken ter discussie hebt oog voor cultuurverschillen en benut die om vernieuwing in te voeren zoekt mee naar alternatieven
SAMENWERKEN: gedreven zijn om de doelen van het team te bereiken niveau 1: je werkt met je collega’s aan gezamenlijke opdrachten, respecteert de gemaakte werkafspraken en onderhoudt een goede werksfeer o o o o o o o
je houdt rekening met collega’s: bvb. bij taakverdeling, verlofplanning, teamvoorzieningen,… je signaleert problemen of maakt ze bespreekbaar je stelt je open en constructief op in de samenwerking met je collega’s je gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid en mening je houdt je aan de afspraken over het gezamenlijk gebruik van werkmaterieel je ziet wanneer een collega hulp nodig heeft en helpt spontaan je verwittigt tijdig als je een afspraak niet kan nakomen
INZET EN MOTIVATIE: gedreven zijn en zich inspannen om het werk zo goed mogelijk te doen niveau 1: je neemt initiatief, neemt verantwoordelijkheid, toont leerbereidheid en onderneemt acties binnen je eigen takengebied (reactief) o o o o o o o
je je je je je je je
start zelf een nieuwe taak op als het werk klaar is of vraagt naar een nieuwe taak gaat ervoor om taken af te werken zoekt uit eigen beweging de nodige informatie om je taken af te werken signaleert problemen werkt met een aanstekelijk enthousiasme en gedrevenheid vraagt om uitleg en verduidelijking aan je leidinggevende, collega’s en de burger doet zelf voorstellen voor eigen bijscholing
KLANTGERICHTHEID: gedreven zijn om de klant te helpen niveau 2: je denkt actief mee, speelt in op de vragen en wensen van de (interne en externe) klant en volgt ze op o o o o o o o
je speelt in op vragen de klanten en houdt je aan de regels of afspraken je licht de klant correct in over alle zaken waar hij belang bij heeft je behandelt elke klant gelijkwaardig en verzekert een discrete behandeling van zijn vraag je beperkt je niet tot de directe of uitgesproken vraag je denkt mee met de klant en levert een gepersonaliseerde service waar nodig je neemt je rol van aanspreekpunt voor de klant op je je communiceert op een transparante wijze met de klant
KWALITEITSVOL WERKEN: gedreven zijn om werk af te leveren dat voldoet aan de gevraagde normen niveau 1: je werkt correct en verzorgd volgens de afspraken o o o o o o o
je je je je je je je
voert het werk verzorgd en op een juiste manier uit voelt je verantwoordelijk voor de kwaliteit van het eigen werk ziet erop toe dat het eigen werk een constante kwaliteit heeft evalueert altijd en systematisch het eigen werk komt gemaakte afspraken altijd na volgt de voorgeschreven procedures stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is
ORGANISATIEBETROKKENHEID: gedreven zijn om de belangen van de organisatie te verdedigen bij anderen en zich verbonden voelen met de organisatie, taak en functie niveau 1: je toont respect voor de organisatie en houdt je aan de regels, afspraken en procedures van de organisatie/directie/departement/dienst/ het team o o o o o o o
je je je je je je je
voert opdrachten uit, ook al komen ze niet overeen met de eigen mening gaat altijd zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie handelt altijd met het oog op het klant-, dienst- en organisatiebelang respecteert het gezag van je leidinggevende en handelt hiernaar brengt ook vervelende opdrachten tot een goed einde leeft de deontologische code na bent alert voor mogelijke fraude en corruptie en meldt vermoedens
COMMUNICATIE: gedreven zijn om informatie over te brengen en te ontvangen niveau 2: je kan een boodschap structureren, je communicatie aanpassen aan de doelgroep en situatie en kan communiceren in twee richtingen o o o o o o o
je je je je je je je
gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie past taalgebruik aan de doelgroep aan brengt je boodschappen helder, volledig en kernachtig over legt vlot contacten met verschillende mensen (achtergrond, eigenheid,…) sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties onderkent (non)verbale communicatie en speelt erop in richt je tot de toehoorders
