Functiebeschrijving: Chauffeur Graad: Technisch Hoofdassistent (D2) Functiefamilie Praktisch uitvoerende functies
1. Context van de functie 1.1.
Waarden van de Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang.
1.2.
Positionering
Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder?
1.3.
Administrateur-generaal geen
Kwantitatieve gegevens
Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens:
geen
geen
geen
2. Doel van de functie Personen en/of kleine pakketten vervoeren, de dienstwagen onderhouden om ervoor te zorgen dat de personen en/of pakketten tijdig, veilig en op een efficiënte manier de juiste stemming bereiken. Hiernaast voert de functiehouder ook administratieve en logistieke diensten aan de administrateur-generaal en zijn dienst teneinde de dienstverlening te ondersteunen.
3. Resultaatgebieden Resultaat
Voorbeelden van activiteiten
Kennis nemen van de opdracht Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en te volgen richtlijnen en regels teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de taken die uitgevoerd moeten worden.
-
Agenda en email regelmatig bijhouden Raadplegen van de instructies en dag/weekplanning Opdrachten bespreken met de administrateur-generaal Regelmatig overleg met de stafverantwoordelijke voor administratieve en logistieke taken
2
-
Respecteren van de opgegeven prioriteiten door de AG …
-
Vervoer van personen rekening houdend met de wegcode Vervoer van goederen rekening houdend met de wegcode Administratieve opvolging kabinetsnota’s, parlementaire vragen Logistieke ondersteuning: maken mapjes, kopieën nemen, etc.
-
Dienstwagen onderhouden Controleren essentiële onderdelen Herstellingswerken (laten) uitvoeren …
-
Invullen van reiswijzer Marsorders invullen en aftekenen Tijdens de wachtbeurten administratieve en logistieke ondersteuning bieden Telefoons beantwoorden Affiches ophangen …
-
Opvolgen verbruik Problemen en voorvallen signaleren en bespreken met de AG of andere verantwoordelijke …
-
Bij afwezigheid van collega’s inspringen waar nodig en kan Inspringen bij grote of uitzonderlijke opdrachten …
Uitvoering Uitvoeren van de opgedragen taken teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de dagelijkse opdrachten van het team.
Materiaal Nazien en onderhouden van het werkmateriaal teneinde altijd te beschikken over veilig, net en goed functionerend materiaal.
Ad-hoc taken Verrichten van een aantal ad hoc taken teneinde de dienst op logistiek, technisch of administratief vlak mee te ondersteunen
Administratie en verslag uitbrengen Bijhouden van een beperkte administratie en verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden teneinde de chef in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Inspringen bij werkoverlast Inspringen bij werkoverlast en vervangen van afwezige collega’s teneinde de continuïteit van de dienstverlening te garanderen.
3
4. Competentieprofiel 4.1.
Gedragscompetenties -
Verantwoordelijkheid nemen – niveau 1 Neemt verantwoordelijkheid voor zijn werk
-
Klantgerichtheid – niveau 1 Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden
-
-
-
-
Gaat zorgvuldig en precies om met informatie en materiaal Houdt zijn werk overzichtelijk en inzichtelijk, ook voor anderen
-
Zorgvuldigheid – niveau 1 Levert met oog voor detail correct werk af
Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening
Schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden Handelt doelmatig en effectief bij tijdsdruk, wijzigende prioriteiten, nieuwe gegevens, dringende vragen of behoeften Is bereid taken uit te voeren die niet tot het normale pakket behoren, als de omstandigheden dat vereisen Zoekt tijdig een alternatieve oplossing of aanpak als blijkt dat de gekozen aanpak niet geschikt is Staat open voor andere werkwijzen en is bereid zijn aanpak bij te stellen
Flexibiliteit – niveau 1 Past zijn aanpak of gedrag aan als de concrete situatie dat vereist
Accepteert de doelen, waarden en normen van de organisatie en gedraagt zich ernaar Respecteert geldende afspraken, regels, procedures en werkwijzen Doet wat hij zegt, komt afspraken en beloften na Is aanspreekbaar op zijn acties (komt voor fouten uit, staat open voor feedback) Reageert correct en loyaal als anderen kritiek uiten op zijn werk, entiteit of organisatie
4
-
Samenwerken – niveau 1 Informeert, pleegt overleg en werkt mee
-
Plannen en organiseren – niveau 1 Plant en organiseert zijn werk effectief
4.2. -
-
Blijft aandachtig bij routineuze of repetitieve taken en voert ze foutloos uit Controleert zijn werk op juistheid en volledigheid Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare informatie op, met het oog op het aanbrengen van correcties Stemt zijn inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep Deelt kennis, informatie en ervaringen en vraagt anderen naar hun mening Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder zijn opdracht Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen Draagt bij aan een positieve werksfeer en teamgeest (toont enthousiasme, geeft complimenten, …)
Brengt orde, structuur en regelmaat aan in de uit te voeren werkzaamheden en verkrijgt zo overzicht Legt doelen, prioriteiten en tijdsbesteding vast Houdt in zijn planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Gaat systematisch en stapsgewijs te werk Controleert de voortgang van zijn werk en stuurt bij wanneer nodig
Vaktechnische competenties
Geldig rijbewijs Bewijs geneeskundige schifting Kennis van reglementering en wegcode Minimale kennis van autotechniek Oriëntatievermogen
5. Andere functierelevante informatie Jongerenwelzijn is een Intern Verzelfstandig agentschap zonder rechtspersoonlijkheid binnen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Het beleidsdomein gaat voor welzijn en gezondheid als sleutel voor levenskwaliteit van jong tot oud in Vlaanderen en Brussel. Jongerenwelzijn heeft als missie om samen met zijn partners, op grond van een behoefte of een vraag, een continuüm van zorg aan te bieden aan de doelgroep om zo de ontplooiingskansen van de doelgroep te vrijwaren.
5
Bij de uitvoering van zijn missie stelt het agentschap de volgende uitgangspunten centraal: - respect tonen voor de rechten van de doelgroep en van de personen die deel uitmaken van de doelgroep; - maximaal een beroep doen op de eigen verantwoordelijkheid en de mogelijkheden van de doelgroep en van de personen die deel uitmaken van de doelgroep; en - zich richten op het behoud of het herstel van de maatschappelijke integratie van de personen die deel uitmaken van de doelgroep, en hun participatie aan in de samenleving. De doelgroep bestaat uit jongeren voor wie de maatschappelijke integratie en participatie in het gedrang komt, minderjarigen die een als misdrijf omschreven feit hebben gepleegd personen voor wie pleegzorg georganiseerd wordt en de ouders, opvoedingsverantwoordelijken van voorgenoemd en betrokken anderen. De kerntaken omvatten: - de organisatie van een kwaliteitsvolle hulpverlening en het subsidiëren en erkenning van voorzieningen; - de uitvoering en coördinatie van taken met toepassing van het beleid betreffende de integrale jeugdhulp; - de uitvoering van een beleid ten aanzien van jeugddelinquentie; - het beheer van het fonds Jongerenwelzijn; en de organisatie van pleegzorg. De diensten van de administrateur-generaal staan in de beleidsinformatie en de beleidsvoorbereiding en klachtenafhandeling. De afdeling strategie en ondersteunende diensten bepaalt in nauw overleg met de leidend ambtenaar de strategie van het agentschap en biedt ondersteuning bij de interne en externe dienstverlening. De afdeling intersectorale toegangspoort zal de intersectorale toegangspoort organiseren alsook de werking van crisishulp, multidisciplinaire teams en de moduledatabank behartigen. De afdeling gemeenschapsinstellingen staat in voor de algemene werking van de gemeenschapsinstellingen De Zande met campussen in Ruiselede en in Beernem, van de gemeenschapsinstelling De Kempen met campussen in Mol en het gesloten federale centrum De Grubbe in Everberg en het gesloten federaal centrum in Tongeren. De afdeling ondersteuningscentra en sociale diensten jeugdrechtbank staat in voor de werking van de ondersteuningscentra jeugdzorg en de sociale diensten voor gerechtelijke jeugdhulp. De afdeling voorzieningenbeleid heeft als kernopdracht om enerzijds een kwaliteitsvolle private hulp- en dienstverlening te erkennen, te subsidiëren en aan te sturen, en om anderzijds pleegzorg te organiseren met als doel de rechten en de ontplooiingskansen van de doelgroep, zoals die hierboven is omschreven, te vrijwaren. De functie situeert zich bij de diensten van de administrateur-generaal te Brussel.
6
