Functiebeschrijving:
Informaticus Graad: Informaticus Functiefamilie organisatie ondersteunende functies
1. Context van de functie 1.1.
Waarden van de Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. De waarden van Jongerenwelzijn zijn: niet loslaten, open, deskundig, verbindend, engagement, integer, doe gewoon, teamspirit
1.2.
Positionering
Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder?
1.3.
Adviseur proces- en informatiebeheer of afdelingshoofd Strategie en Ondersteunende Diensten Informaticacoördinator
Kwantitatieve gegevens
Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens:
1 rechtstreeks 15-tal IT-aanspreekpunten functioneel Dossierbehandelaar budget kantoorautomatisering > 700.000 euro
5 grote (uitbestede) en 5 kleinere bedrijfseigen informatiesystemen
2. Doel van de functie Ondersteuning bieden aan het lijnmanagement en de uitvoerende diensten van het agentschap om het rendement van de ICT-investeringen te verhogen. 3 Hoofdopdrachten - Plannen maken voor, adviezen geven omtrent en opzetten van de IT- en informatie architectuur van het agentschap rekening houdend met de privacy vereisten, de nood aan bedrijfszekerheid en inspelend op de IT-inrichting van het ministerie WVG - Aansturing kantoorautomatisering, mappenstructuur, digitale archivering in samenwerking met werkgroepen met deelnemers van de ondersteunde entiteiten - Contractondersteuning bieden aan projectverantwoordelijken bij diverse vormen van uitbesteding van ontwikkelingen Eventueel en in sommige gevallen: zelf als projectleider optreden voor ontwikkelaars
2
3. Resultaatgebieden Resultaat
Voorbeelden van activiteiten
Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden.
-
Opvolgen van ontwikkelingen op gebied van kantoorautomatisering, telewerken, mobiel werken Opvolgen kantoorautomatiseringsaanbod binnen VO-ICT-contract Deelnemen aan werkgroepen op domeinniveau in verband met archivering, evoluties kantoorautomatisering …
Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren.
-
Meewerken aan de planning van de IT- en informatie architectuur en aansturen van de uitbouw er van IT-en informatie architectuur bedrijfseigen uitbestede toepassingen, rapporteeromgevingen, inter- en intranet Eventueel zelf ontwikkelaars aansturen voor aanvullende, kleine toepassingen …
Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving.
-
Collega’s projectverantwoordelijken adviseren, bijstaan, mee besprekingen voeren om de projectvoorstellen/offertes te laten beantwoorden aan wat er nodig is tegen een marktconforme prijs Mee onderzoeken of de gekozen sourcing-formule past bij het project dat voorligt …
Projectdeelname
-
Projecten opzetten en leiden in verband met kantoorautomatisering en digitale archivering Deelnemen aan werkvergaderingen in het kader van uitbestede projecten …
-
Inzicht in de werking van informaticadiensten of – leveranciers (ITIL) Inzicht in het opzetten van architecturen Ervaring in het omgaan met outsourcers
Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren.
3
-
Kennis van of ervaring met technische kant van ICT-veiligheid (veiligheidsconsulent) …
4. Competentieprofiel 4.1.
Gedragscompetenties
Verantwoordelijkheid nemen Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie.
Klantgerichtheid Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren.
Communiceren Informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk overbrengen.
Niveau 2 - Handelt in het belang van de organisatie - Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie - Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie - Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties - Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen - Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit Niveau 1 - Reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden - Helpt anderen op een beleefde en vriendelijke wijze voort - Neemt vragen van klanten (intern en extern) ernstig en reageert er gepast op - Onderneemt concrete acties om de problemen en klachten van klanten op een adequate manier op te lossen - Zet zich in om, rekening houdend met de bestaande procedures en planning, de wensen en behoeften van belanghebbenden te vervullen en zelfs te overtreffen - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Niveau 2 – verzorgt de interactie - Kiest een communicatiewijze naargelang de behoeften, mogelijkheden of eigenheden van het doelpubliek - Hanteert een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, interactief, … - Richt zich tot het publiek en neemt het in zijn gedachtegang mee - Zorgt voor een correcte uitwisseling van informatie (gaat na of zijn boodschap duidelijk is, vat de boodschap van anderen samen, … - Stimuleert de communicatie in twee richtingen (stelt vragen, verzoekt om inbreng, …)
4
Analyseren Een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie.
Oordeelvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria
Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen
4.2. -
Niveau 2 - Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert het probleem of vraagstuk vanuit verschillende gezichtspunten - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Benoemt de oorzaken van problemen - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Niveau 1 - Trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese - Komt tot een synthese van de verzamelde informatie - Evalueert de beschikbare informatie met een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch en ziet de voor de hand liggende effecten van acties - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Niveau 1 - Neemt het initiatief om binnen zijn takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om concrete problemen op te lossen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Ziet werk liggen en gaat over tot actie - Grijpt de kansen die zich aandienen
Vaktechnische competenties
Kennis van (recente) technologieën in verband met informatie architectuur en IT-ontwikkelingen Kennis van of ervaring met technische kant van ICT-veiligheid (veiligheidsconsulent) of deze op korte termijn kunnen verwerven
5. Andere functierelevante informatie Jongerenwelzijn is een Intern Verzelfstandig agentschap zonder rechtspersoonlijkheid binnen het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. Het beleidsdomein gaat voor welzijn en gezondheid als sleutel voor levenskwaliteit van jong tot oud in Vlaanderen en Brussel. Jongerenwelzijn heeft als missie om samen met zijn partners, op grond van een behoefte of een vraag, een continuüm van zorg aan te bieden aan de doelgroep om zo de ontplooiingskansen van de doelgroep te vrijwaren.
5
Bij de uitvoering van z²ijn missie stelt het agentschap de volgende uitgangspunten centraal: - respect tonen voor de rechten van de doelgroep en van de personen die deel uitmaken van de doelgroep; - maximaal een beroep doen op de eigen verantwoordelijkheid en de mogelijkheden van de doelgroep en van de personen die deel uitmaken van de doelgroep; en - zich richten op het behoud of het herstel van de maatschappelijke integratie van de personen die deel uitmaken van de doelgroep, en hun participatie aan in de samenleving. De doelgroep bestaat uit jongeren voor wie de maatschappelijke integratie en participatie in het gedrang komt, minderjarigen die een als misdrijf omschreven feit hebben gepleegd personen voor wie pleegzorg georganiseerd wordt en de ouders, opvoedingsverantwoordelijken van voorgenoemd en betrokken anderen. De kerntaken omvatten: -
de organisatie van een kwaliteitsvolle hulpverlening en het subsidiëren en erkenning van voorzieningen; de uitvoering en coördinatie van taken met toepassing van het beleid betreffende de integrale jeugdhulp; de uitvoering van een beleid ten aanzien van jeugddelinquentie; het beheer van het fonds Jongerenwelzijn; en de organisatie van pleegzorg.
De diensten van de administrateur-generaal staan in de beleidsinformatie en de beleidsvoorbereiding en klachtenafhandeling. De afdeling strategie en ondersteunende diensten bepaalt in nauw overleg met de leidend ambtenaar de strategie van het agentschap en biedt ondersteuning bij de interne en externe dienstverlening. De afdeling intersectorale toegangspoort zal de intersectorale toegangspoort organiseren alsook de werking van crisishulp, multidisciplinaire teams en de moduledatabank behartigen. De afdeling gemeenschapsinstellingen staat in voor de algemene werking van de gemeenschapsinstellingen De Zande met campussen in Ruiselede en in Beernem, van de gemeenschapsinstelling De Kempen met campussen in Mol en het gesloten federale centrum De Grubbe in Everberg en het gesloten federaal centrum in Tongeren. De afdeling ondersteuningscentra en sociale diensten jeugdrechtbank staat in voor de werking van de ondersteuningscentra jeugdzorg en de sociale diensten voor gerechtelijke jeugdhulp. De afdeling voorzieningenbeleid heeft als kernopdracht om enerzijds een kwaliteitsvolle private hulp- en dienstverlening te erkennen, te subsidiëren en aan te sturen, en om anderzijds pleegzorg te organiseren met als doel de rechten en de ontplooiingskansen van de doelgroep, zoals die hierboven is omschreven, te vrijwaren. De vernieuwde afdeling strategie en ondersteunende diensten, waarin deze functie zich bevindt, heeft volgende opdrachten: - in nauw overleg met de administrateur-generaal in eerste instantie en vervolgens ook met de directieraad het bepalen van een aantal strategische keuzes voor het agentschap inzake HRM, communicatie en documentatie, kwaliteit en organisatiebeheersing, juridische ondersteuning, proces- en informatiebeheer, ICT, kinderbijslagregeling en financieel beleid en beheer; - wat de kinderbijslagregeling betreft: het garanderen van de volledigheid van de opbrengsten en terugvorderingen kinderbijslag binnen het Fonds Jongerenwelzijn bij de toepassing van art. 70 van de samengeordende wetten op de kinderbijslag voor loonarbeiders; en de omzetting van de regelgeving naar een geautomatiseerde, correcte en tijdige verwerking van de inning van de kinderbijslag die aan het Fonds Jongerenwelzijn toekomt voor de op laste van een bevoegde overheid in een instelling geplaatste kinderen; - het beheer van het fonds Jongerenwelzijn (Intern Verzelfstandigd Agentschap met rechtspersoonlijkheid); en
6
-
het aansturen van de opdrachten die het agentschap Jongerenwelzijn ondersteunen zoals communicatie en documentatie, HRM en personeel, procesinformatiebeheer en ICT, logistiek en ondersteuning, financieel beleid en beheer, kwaliteit en organisatiebeheersing, juridisch team en kinderbijslag door medewerkers van de afdeling of door expertise aanwezig in de andere afdelingen.
De functie situeert zich in de afdeling strategie en ondersteuning te Brussel.
7
