Functiebeschrijving: Beheerder gebouwenonderhoud

WATERWEGEN EN ZEEKANAAL NV BELEIDSDOMEIN MOBILITEIT EN OPENBARE WERKEN WWW.WENZ.BE

Functiebeschrijving: Beheerder gebouwenonderhoud

Voor akkoord Naam leidinggevenden:

Datum + Handtekening:

1e evaluator: 2e evaluator:

Naam functiehouder:

Datum + Handtekening:


DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE EN TAKENPAKKET 1. Context 1.1. Hoofdactiviteit van de afdeling / dienst

1.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden -

Beschikbare budget Samenwerking met de externe dienstverlener (hoofd gebouwenonderhoud, helpdesk) Samenwerking met de verschillende cellen binnen W&Z die nauw betrokken zijn bij gebouwenbeheer: o De cellen Beheer/ districten binnen de territoriale afdelingen o De cel Exploitatie o De betrokken cellen binnen de afdeling Coördinatie en Ondersteuning o De cel Vastgoed binnen de afdeling Commercieel beheer o De Interne dienst voor Preventie en Bescherming op het werk binnen de Stafdiensten

1.3. Organogrammen Het organogram kan men terugvinden op intranet.

1.4. Kwantitatieve gegevens Budgetten (met vermelding van type impact dat functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens:

De budgetgrootte voor gebouwenbeheer varieert van jaar tot jaar (1 à 2 miljoen euro per jaar). Het gebouwenpatrimonium van W&Z bestaat uit dienstgebouwen, bedieningsgebouwen, technische gebouwen, magazijnen en woningen, in totaal meer dan 450 gebouwen.

2. Doel Interne klanten ondersteunen op het vlak van het onderhoud van de gebouwen van W&Z via de ontwikkeling en de uitbouw van de dienstverlening om in samenwerking met de interne klant bij te dragen tot de instandhouding van het patrimonium van W&Z en verder toe te laten dat de W&Z medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren zodat de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. Context: rekening houdend met het beleid inzake gebouwenbeheer (geformuleerd door de Vlaamse overheid en W&Z) en in overleg en in samenwerking met de externe

2


partner gebouwenbeheer (hoofd gebouwenonderhoud, helpdesk) en de cellen binnen W&Z die nauw betrokken zijn bij gebouwenbeheer

3. Resultaatgebieden 3.1. BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten om een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten:  Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en informatie inwinnen ter verduidelijking ervan  Behoeften en opportuniteiten bespreken met relevante betrokken partijen op vlak van gebouwenbeheer  Anticiperen op problemen en knelpunten binnen W&Z  Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen  Uitvoeren van (probleem-/ behoefte/knelpunt-)analyses  Analyseren van interne ad hoc vragen en problemen  Afspraken maken met relevante betrokkenen rond het te verwachten resultaat, de aanpak…  Evalueren van de dienstverlening  Noden identificeren en informatie verzamelen om behoeften op vlak van onderhoud gebouwen te kunnen kaderen.  Bijwonen, organiseren van vergaderingen, overleggen met de betrokkenen 3.2. DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van (de dienstverlening op vlak van) het gebouwenbeheer om de interne klant en W&Z op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met de cellen betrokken bij gebouwenbeheer Voorbeelden van activiteiten:  Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening  Akkoord bereiken rond de dienstverlening  Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort  Fungeren als centraal aanspreekpunt op het vlak van gebouwenbeheer  Afspraken maken met de interne klant rond het te verwachten resultaat, de aanpak, tijd,….  Evalueren van de dienstverlening  (Laten) opstellen van voorontwerpen  (Laten) maken van haalbaarheidsstudies  Voorbereidende metingen, studies, proeven, … (laten) uitvoeren  Ramingen van de benodigde middelen opmaken  Plannen en coördineren van werkzaamheden ivm het onderhoud en de instandhouding van de gebouwen  (laten) opstellen en (laten) opvolgen van stedenbouwkundige vergunningsaanvragen

3


 In nauwe samenwerking met de Aankopers binnen het Service Centrum op zoek gaan naar externe leveranciers voor opdrachten inzake gebouwenbeheer.  Input leveren voor het opmaken van (technische en administratieve) bestekken in samenwerking met de Aankopers binnen het Service Centrum  Opstellen/sturen van programma eisen/resultaatseisen (naar externe dienstverlener) bij projecten/herstellingswerken  Het gunningsproces inhoudelijk en administratief mee opvolgen  Meehelpen aan het nazien van offertes  Meehelpen aan voorstellen van toewijzing  Toezicht houden op het gebouwenpatrimonium van W&Z  Verrichten van algemene controles met betrekking tot de algemene staat van de gebouwen  Regelmatig werking van installaties laten controleren  Rapporteren over de staat van het gebouwenpatrimonium  Zorgen dat kleine reparaties of vervangingen van defecte middelen uitgevoerd worden (volgens procedure en na evt overleg met de overste)  Controleren van de uitvoering door derden of internen op conformiteit  Opvolgen complexe technische problemen  Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen  Inspringen bij afwezigheid van collega’s  Inspringen bij werkoverlast  Helpen van collega’s om het werk tijdig en efficiënt gedaan te krijgen  Tijdelijk inspringen op andere locaties of vestigingsplaatsen om de continuïteit van de dienst te garanderen  Afstemmen van de eigen verlofregeling met de collega’s om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen garanderen 3.3. WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van instrumenten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met alle belanghebbenden om de dienstverlening te kunnen uitvoeren Voorbeelden van activiteiten:  Standaarden uitwerken (bijv. op het vlak van bestekken)  Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken  Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, werkmethoden,…  Uitwerken van procedures, richtlijnen en werkmethoden  Patrimoniumdatabank uitbouwen  (Laten) verzamelen van alle plannen, as-builtgegevens, onderhoudsvoorschriften en –plannen, documentatie van de machines en installaties. Dit ook na veranderingen, toevoegingen, etc…. aan het gebouw of de installaties en centraliseren in een databank.  Opvolgen van de (wettelijk) noodzakelijke keuringen, vergunningen, attesten en certificaten voor het gebouwenpatrimonium en centraliseren in een databank.  Meewerken aan de uitbouw van Preventief onderhoud van gebouwen

4


3.4. ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit de eigen technische specialisatie om deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Voorbeelden van activiteiten:          

Antwoorden op vragen van interne klanten Advies verlenen rond technische problemen of vraagstukken Expertise bij schadegevallen Vanuit de eigen expertise advies verlenen ivm de algemene werking en timing van bv. een project Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten en systemen Adviseren over interpretatie van regelgeving Informatie verstrekken over reglementering en technieken Het management adviseren over thema’s die te maken hebben met Gebouwenbeheer. Pro-actief signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen , melden van tekortkomingen naar aanleiding van verrichtte controles en oplossingen voorstellen Actief deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen,…

3.5. KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van de dienstverlening en opdrachten om een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Voorbeelden van activiteiten:  Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, beslissingen, procedures, normen,…  Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd  Waken over de uitvoering van de opdrachten conform de afspraken, conform bestek en offerte  Instaan voor budgetbewaking  Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren  Input leveren en verzamelen voor managementrapportering  Voorstellen doen voor verbetering  Evalueren van klantentevredenheid (bijv. ivm externe leveranciers)  Vanuit de eigen expertise en ervaring advies geven voor een beter beleid en een betere werking op vlak van gebouwenbeheer  Optimaliseren van de dienstverlening

5


3.6. COMMUNICATIE EN CONTACTEN Communiceren met en informeren van relevante actoren om afstemming, betrokkenheid en draagvlak te creëren. Voorbeelden van activiteiten:  Juiste actoren identificeren, informeren en bevragen  Voortgang van de opdracht bespreken met de toezichters  Regelmatig deelnemen aan overleg binnen de cellen beheer van de territoriale afdelingen  Op verzoek of op eigen initiatief deelnemen aan of organiseren van overleg met relevante betrokkenen  Aftoetsen van voorstellen met het werkveld  Contacten met relevante actoren onderhouden (bijv. celhoofden, districtshoofden, externe partner, leveranciers) 3.7. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening en gebouwenbeheer binnen W&Z te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten:  Op de hoogte blijven en ontwikkelen van expertise inzake gebouwenbeheer een aanverwante thema’s (op het vlak van wetgeving, op technisch vlak en in de praktijk)  Meewerken aan de uitbouw van kennismanagement om kennis en informatie te verdelen en beschikbaar te maken  Activiteiten bijwonen om voeling met de sector niet te verliezen  Deelnemen aan vormingsactiviteiten  Collega’s vakinhoudelijk begeleiden  Expertise ter beschikking stellen om het kennisniveau van W&Z op vlak van gebouwenbeheer op peil te houden  Op zoek gaan naar expertise binnen of buiten de organisatie 3.8. PROJECTDEELNAME Leiden of deelnemen aan (deel)projecten om bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. gebouwenbeheer Voorbeelden van activiteiten:     

Adviseren, controleren en bijsturen van projecten (Vakinhoudelijke) input leveren voor projecten Projecten plannen, coördineren en leiden Meewerken aan afdelings-/ celoverschrijdende projecten Het gericht opvolgen van specifiek gebouw gerelateerde complexe werkzaamheden

6


DEEL 2: COMPETENTIEPROFIEL 4. Waardegebonden en gedragscompetenties1 4.1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 3 Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit -

Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen

4.2. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is Niveau 3 Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen -

Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen Geeft opbouwende kritiek en feedback Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden

-

Bij de beschrijving van de gedragscompetenties gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord ‘hij’ om te verwijzen naar een persoon. Met deze persoon verwijzen we zowel naar mannen als vrouwen. U kunt ‘hij’ dus gerust als ‘zij’ lezen. Ook ‘hem’ en ‘zijn’ kunnen gelezen worden als ‘haar’. 1

7


4.3. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2 Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen -

Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant

4.4. Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg…). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen Niveau 2 Brengt sociale en ethische normen in de praktijk -

Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken

4.5. Resultaatgerichtheid Het ondernemen van concrete en gerichte acties met het oog op het behalen of overstijgen van doelstellingen Niveau 2 Formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen en zet zich ten volle in om die te bereiken. -

Legt de lat hoog, formuleert uitdagende (maar haalbare) doelstellingen Gaat actief op zoek naar de best mogelijke manier om die doelen te bereiken, weegt opties tegen elkaar af Mobiliseert mensen en middelen, ook als hij hiertoe anderen (hiërarchie,

8


-

collega’s) moet overtuigen Stuurt op regelmatige basis het proces bij, met het oog op het behalen van de doelstellingen Geeft niet op, zoekt actief naar alternatieven als hij met hindernissen en tegenslagen te maken krijgt

4.6. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Niveau 2 Legt verbanden en ziet oorzaken -

Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie Detecteert onderliggende problemen Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie

4.7. Oordeelsvorming Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1 Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens -

Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese Betoont een gezonde kritische ingesteldheid Weegt alternatieven tegen elkaar af Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties

4.8. Organisatiesensitiviteit Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie Niveau 1 Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit -

Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit

9


4.9. Voortgangscontrole Bewaken van de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega’s of medewerkers Niveau 2 Bewaakt de voortgang van het eigen werk en dat van anderen -

Controleert op regelmatige basis de voortgang en resultaten van een werkproces Bouwt momenten van werkoverleg en rapportering in (zowel van als voor anderen) Checkt afspraken op het afgesproken moment Wijst medewerkers (collega’s, leveranciers …) op hun planning of afspraken Anticipeert op mogelijke storingen in de voortgang

5. Vaktechnische competenties Functiespecifieke kennis -

-

In het bezit zijn van rijbewijs B Kennis van het ruime werkveld (bouwtechnisch, milieu…) Kennis van MS Office Kennis van de wet op overheidsopdrachten Inzicht in de werking van de organisatie Kennis van de regelgeving die van toepassing is

6. Opmerkingen De functiebeschrijving biedt een goede weergave van minimum 80% van uw takenpakket. Deze functiebeschrijving is dus niet beperkend. Het spreekt voor zich dat u taken die in de lijn liggen van uw functie dient uit te voeren.

10

Functiebeschrijving: Beheerder gebouwenonderhoud

Recommend Documents