Functie- en competentieprofiel Secretaris OCMW Alveringem Decretale graad (0,75FTE) 1. Positionering in het organogram Onder het gezag van de OCMW-raad en het Vast Bureau Schakel tussen beleid en medewerkers
2. Doel van de functie Als hoofd van het personeel en de administratie instaan voor de algemene en coördinerende leiding van de OCMW-diensten teneinde de decretale en wettelijke voorgeschreven taken en de beleidsobjectieven van het OCMW zo effectief en efficiënt mogelijk te helpen realiseren.
3. Kernresultaatsgebieden
1.
Leiden van het personeel zodat het OCMW-bestuur over kwaliteitsvol personeel beschikt dat de beleidsdoelstellingen kan waarmaken. Dit omvat onder meer volgende taken: actief bijdragen tot de nodige veranderingsprocessen en hierbij een voorbeeldfunctie uitoefenen leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de verantwoordelijken van de diensten volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid organiseren van een kwaliteitsvolle interne communicatie naar het bestuur en de medewerkers zodat iedereen toegang heeft tot de informatie die belangrijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren
2.
Leiden en coördineren van de OCMW-diensten zodat het bestuur in staat is om de dienstverlening kwaliteitsvol en efficiënt te realiseren. Dit omvat onder meer volgende taken: nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen het OCMW-bestuur vervullen van de scharnierfunctie tussen beleid en medewerkers sturen, leiden en coördineren van het managementteam behandelen van de briefwisseling coördinatie van alle werkzaamheden m.b.t. het personeelsbeheer en – management
3.
Uitoefenen van bevoegdheden die aan hem/haar overeenkomstig wettelijke of decretale bevoegdheden zijn toevertrouwd of die gedelegeerd zijn van de OCMW-raad en/of het Vast Bureau naar de secretaris. Dit omvat onder meer volgende taken: taken inzake financieel beheer taken inzake beleidsvoering taken inzake personeelsbeheer opzetten van het intern controlesysteem
4.
Samen met het OCMW-bestuur en het Managementteam instaan voor de voorbereiding, bepaling, planning, uitvoering en evaluatie van het beleid van het OCMW-bestuur zodat de uitvoering van de beleidsbeslissingen optimaal ondersteund wordt. Dit omvat onder meer volgende taken: uitvoeren van beleidsvoorbereidend werk voor de beleidsorganen, formuleren van beleidsadviezen de beleidsmensen begeleiden en adviseren in het strategisch afwegen en vastleggen van de grote lijnen, de lange termijndoelstellingen, de prioriteiten en de te behalen resultaten waken over de vertaling van de strategische visie in operationele doelstellingen binnen de organisatie waken over het effectief en efficiënt uitvoeren van deze doelstellingen en de uiteindelijke realisatie van de strategische visie
5.
Kwaliteitsvol uitvoeren van de taken van secretaris voor, tijdens en na de vergaderingen van de OCMW-raad, het vast bureau en de bijzondere comités. Dit omvat onder meer volgende taken: adviseren van de beleidsorganen op juridisch en bestuurskundig vlak waken over kwaliteitsvolle dossiers die de verschillende diensten aan de beleidsorganen voorleggen bijwonen van de vergaderingen van de OCMW-raad, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités kwaliteitsvol verzorgen van de notulen van de vergaderingen instaan voor een kwaliteitsvolle terugkoppeling van de beslissingen van de beleidsorganen naar de diensten
6.
Coördineren van het kwaliteitsmanagement van het OCMW. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: opvolgen van de verplichtingen inzake het kwaliteitsdecreet in samenspraak met de rusthuisdirecteur
7.
Vertegenwoordigen van het OCMW bij externe organisaties in samenspraak met de voorzitter en voor aangelegenheden eigen aan het werkdomein teneinde de belangen van het OCMW-bestuur te behartigen. Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken: extern vertegenwoordigen van het OCMW inzake aangelegenheden m.b.t. het OCMW-bestuur
4. Gedragscompetenties Inzet werkt met enthousiasme en gedrevenheid stelt zich positief op staat open voor vragen en taken die op zich afkomen gaat ervoor om de taken uit te voeren durft verantwoordelijkheid te nemen Klantgerichtheid leeft zich in de situatie van klanten in stelt zich dienstverlenend op voor iedereen speelt in op wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten streeft naar klanttevredenheid Kwaliteitsvol werken stelt hoge eisen aan de kwaliteit evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is voorkomt dat er fouten worden gemaakt Loyaal zijn voelt zich verbonden met de belangen/problematiek van de organisatie en de eigen rol of opdracht hierin vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten toont maatschappelijke dienstbaarheid of ‘public service’ gezindheid bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Leidinggeven zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team leidt het team naar een gezamenlijk resultaat past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie
Plannen en organiseren plant acties en projecten, bepaalt objectieven en prioriteiten stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen plant meetmomenten in om te toetsen of prestaties/resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig verzekert continuïteit en behoudt overzicht Probleemoplossend werken signaleert problemen op tijd onderzoekt het probleem vanuit verschillende invalshoeken en zoekt naar verbanden kan tot synthese/beoordeling komen onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en geldige argumenten betrekt de juiste mensen of instanties bij het probleem formuleert praktische en haalbare oplossingen bedenkt alternatieven en overweegt voor- en nadelen Samenwerken overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen leeft afspraken met leidinggevenden en collega’s na blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang helpt anderen stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep zoekt mee naar oplossingen bij conflicten gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid Schriftelijke communicatie schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw past taalgebruik aan de doelgroep aan hanteert een correct taalgebruik schrijft helder, beknopt en foutloos heeft een gedegen kennis van pc-gebruik en courante softwaretoepassingen Stressbestendigheid blijft resultaat- en kwaliteitsgericht werken onder tijdsdruk of in moeilijke omstandigheden blijft bij een veelheid aan opdrachten op hetzelfde moment steeds gestructureerd werken signaleert tijdig overmatige werkbelasting blijft kalm en objectief in gespannen situaties hervat moed na een tegenslag of teleurstelling kan de rust behouden bij zichzelf en bij de groep Visie ontwikkelen neemt afstand van de dagelijkse problemen neemt tijd om vooruit te denken overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn kan strategieën op een heldere manier voorstellen
Aanwervingsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor aanwerving moeten de kandidaten: 1°
een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren;
2°
de burgerlijke en politieke rechten genieten;
3°
Belg zijn;
4°
medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers op het werk;
5°
voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966;
6°
in het bezit zijn van een academisch gerichte masterdiploma die uitgereikt is door: -
de Belgische universiteiten, met inbegrip van de aan die universiteiten verbonden scholen, of de bij wet of bij decreet daarmee gelijkgestelde instellingen;
-
een door de Staat of door een van de gemeenschappen opgerichte, gesubsidieerde of erkende instelling voor hoger onderwijs;
-
een door de Staat of door een van de gemeenschappen ingestelde examencommissie.
Volgende diploma’s komen eveneens in aanmerking (overgangsmaatregel): a) diploma's van licentiaat, doctor, apotheker, burgerlijk ingenieur, landbouwkundig ingenieur, ingenieur voor de scheikunde en de landbouwindustrieën, handelsingenieur, burgerlijk ingenieur-architect, bio-ingenieur, arts, tandarts of dierenarts, uitgereikt door de Belgische universiteiten, met inbegrip van de aan die universiteiten verbonden scholen, of door de bij wet of bij decreet daarmee gelijkgestelde instellingen, als de studie ten minste vier jaar heeft omvat, zelfs als een gedeelte van die studie niet in een van de voormelde onderwijsinstellingen werd volbracht of als de examens niet werden afgelegd bij een door de Staat of door een van de gemeenschappen ingestelde examencommissie; b) diploma's van licentiaat in de handelswetenschappen, van handelsingenieur, van licentiaat in de bestuurskunde, van licentiaat-vertaler, van licentiaat-tolk, van licentiaat in de nautische wetenschappen, van industrieel ingenieur, van architect of
van licentiaat in de toegepaste communicatie, van licentiaat in de kinesitherapie en van licentiaat in de arbeidsorganisatie en gezondheid, uitgereikt door een door de Staat of door een van de gemeenschappen opgerichte, gesubsidieerde of erkende instelling voor hoger onderwijs van twee cycli of door een door de Staat of door een van de gemeenschappen ingestelde examencommissie; c) diploma's van interieurarchitect, licentiaat in de productontwikkeling, meester in de muziek of in de beeldende kunst of in de dramatische kunst of in de audiovisuele kunst of in het productdesign of in de conservatie-restauratie, uitgereikt door een door de Vlaamse Gemeenschap opgerichte, gesubsidieerde of erkende instelling van het hoger onderwijs van twee cycli of door een door die gemeenschap ingestelde examencommissie; d) getuigschriften, uitgereikt aan degenen die geslaagd zijn voor de studie aan de polytechnische afdeling of aan de afdeling Alle Wapens van de Koninklijke Militaire School en die krachtens de wet van 11 september 1933 op de bescherming van de titels van het hoger onderwijs gerechtigd zijn tot het voeren van de titel van burgerlijk ingenieur of van licentiaat, met de door de koning bepaalde kwalificatie; e) diploma uitgereikt door de Koloniale Hogeschool van België in Antwerpen, of licentiaatsdiploma, uitgereikt door het Universitair Instituut voor Overzeese Gebieden in Antwerpen als de studie ten minste vier jaar heeft omvat; f)
diploma van licentiaat in de handelswetenschappen, in de bestuurswetenschappen, van handelsingenieur, van licentiaat-vertaler of van licentiaat-tolk, uitgereikt door instellingen van hoger technisch onderwijs van de derde graad of door instellingen van technisch onderwijs, gerangschikt als handelshogescholen categorie A5, of door een door de Staat ingestelde examencommissie;
g) diploma of eindgetuigschift, uitgereikt na een cyclus van vijf jaar door de afdeling Bestuurswetenschappen van het Institut d'enseignement supérieur Lucien Cooremans in Brussel of door het Hoger Instituut voor Bestuurs- en Handelswetenschappen in Elsene of door het Provinciaal Hoger Instituut voor Bestuurswetenschappen in Antwerpen.
7°
in het bezit zijn van een rijbewijs B;
8°
een managementopleiding gevolgd hebben van minimaal 100 uur of bereid zijn deze te volgen binnen het jaar na indiensttreding.
9°
slagen voor de selectieprocedure.
SELECTIEPROGRAMMA 1. Schriftelijk deel (op 50ptn) a) Eén of meerdere vragen die de kennis toetsen van de essentiële wetgeving en/of decreten die de werking van de eigen resultaatsgebieden en de organisatie beheersen. (op 20ptn) b) Eén of meerdere cases waarin gepeild wordt naar de visie op de bevoegdheden, de kijk op de organisatie en de maatschappelijke context, de doelstellingen op korte en lange termijn, de strategie en de aanpak van de implementatie van die doelstellingen, en waarin technieken van overheidsmanagement getoetst worden. (op 30ptn)
2. Mondeling deel (op 50ptn) Competentiegericht interview waarin de competenties die vereist zijn voor de functie getoetst worden, waarin er gepeild wordt naar de motivatie en interesse voor het werkterrein en waarin de case(s) uit het schriftelijk gedeelte nabesproken wordt.
3. Assessment center Assessment waarin de competenties vereist voor de functie en de management- en leiderschapscapaciteiten van de kandidaat getoetst worden.
Om als geslaagd te worden beschouwd, moeten de kandidaten voor elk selectiegedeelte zestig procent van de punten behalen. Indien een selectiegedeelte meer dan één proef omvat, moeten zij bovendien vijftig procent van de punten behalen op elk van die proeven. Op het assessment dienen de kandidaten de vermelding geschikt te bekomen. Er wordt een werfreserve aangelegd van 24 maanden.
Data van de selectieprocedure: Schriftelijk deel
zaterdag 24 april 2010
Mondeling deel
zaterdag 8 mei 2010
Assessment center
dinsdag 18 mei 2010
