KONCEPT NASAZENÍ SYSTÉMU PODPORY SPRÁVY MAJETKU/FACILITY MANAGEMENTU PRO
AKADEMII MÚZICKÝCH UMĚNÍ V PRAZE
HSI, spol. s r.o., Praha
Praha, duben 2006
OBSAH: 1.
ÚVOD ................................................................................................................................ 3 1.1 1.2 1.3 1.4
2.
NÁSTIN SOUČASNÉHO STAVU ................................................................................. 5 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5
3.
PŘEDMĚTNÉ VYMEZENÍ ............................................................................................... 3 HLAVNÍ VÝSTUPY PROJEKTU ....................................................................................... 3 PŘEDPOKLÁDANÉ PŘÍNOSY.......................................................................................... 3 RELEVANTNÍ LEGISLATIVA .......................................................................................... 3 SHRNUTÍ POŽADAVKŮ ................................................................................................. 5 ORGANIZAČNÍ ZAJIŠTĚNÍ SPRÁVY MAJETKU ................................................................ 5 VAZBY NA OKOLÍ AMU .............................................................................................. 5 PŘEHLED DATOVÝCH PODKLADŮ ................................................................................ 6 SW A HW VYBAVENÍ .................................................................................................. 6
NÁVRH NASAZENÍ SYSTÉMU AMI .......................................................................... 7 3.1 POSTUP REALIZACE PROJEKTU..................................................................................... 7 3.2 ÚPRAVA A DOPLNĚNÍ PROCESNÍHO MODELU (TYPOVÉ ÚLOHY) ................................... 9 3.2.1 Modelování typových úloh ................................................................................. 9 3.2.2 Katalog aktérů.................................................................................................... 9 3.2.3 Diagramy typových úloh .................................................................................. 12 3.3 REALIZOVANÉ MODULY SYSTÉMU AMI .................................................................... 40 3.3.1 První etapa zavedení ........................................................................................ 40 3.3.2 Druhá etapa zavedení....................................................................................... 43 3.3.3 Třetí etapa zavedení ......................................................................................... 45 3.4 TECHNOLOGICKÁ ARCHITEKTURA SYSTÉMU ............................................................. 47 3.4.1 Technologie AMI .............................................................................................. 48 3.4.2 Technologie platformy GeoMedia – grafická prezentace dat.......................... 49 3.5 VAZBY NA DALŠÍ IS A APLIKACE ............................................................................... 50 3.5.1 Autorizace uživatelů AMI ................................................................................. 50 3.5.2 Relevantní IS a aplikace s vazbou na systém správy majetku .......................... 50 3.5.3 Hlavní cíle propojení systému správy majetku a systému iFIS*: ................... 51 3.5.4 Způsob realizace vazeb .................................................................................... 52 3.6 PŘEDPOKLÁDANÉ TECHNICKÉ ZABEZPEČENÍ ............................................................. 53 3.7 POSTUPY ZPRACOVÁNÍ DAT ....................................................................................... 54
4.
PŘÍLOHA: ŘEŠENÍ IP TELEFONIE......................................................................... 55
HSI, spol. s r.o.
2
1. ÚVOD 1.1 Předmětné vymezení Komplexní dodávka projektu "Systém správy majetku Akademie múzických umění v Praze“ (dále AMU) spočívá v analýze, návrhu, implementaci a integraci systému a umožňuje zavedení projektu v podmínkách AMU. V rámci projektu bude implementován informační systém AMI. Jedná se o řešení v logické tříúrovňové architektuře klient/server, ve kterém budou uživatelé přistupovat do centrální datové základny pomocí webového prohlížeče. Účelem projektu je shromáždění úplných a aktuálních údajů v jednotné datové základně a následně jejich zpřístupnění všem oprávněným uživatelům (zaměstnancům a případně studentům), kteří pro své potřeby budou využívat jednotlivé tematické úlohy informačního systému AMI. Řešení bude v první etapě postaveno na pasportizaci staveb společnosti.
1.2 Hlavní výstupy projektu Zhotovitel realizuje předmět plnění postupně ve čtyřech etapách plnění v následujícím rozsahu: 1. etapa – Koncept nasazení - bude zahájena a ukončena na základě objednávky AMU 2060940004. Termín předání – 30.4. 2006. 2. etapa zahrnuje Dodávku a implementaci základní báze systému (jádro AMI a základní evidenční moduly). Termín dokončení – 30.11. 2006. 3. etapa zahrnuje Dodávku a implementaci grafického prostředí a doplňkových modulů. Termín dokončení a předání – 15.2. 2007. 4. etapa zahrnuje Dodávku procesních modulů a finální ověřovací provoz. Termín dokončení a předání – 30.6. 2007.
1.3 Předpokládané přínosy -
Zavedení jednotného systému podpory správy nemovitého majetku a vybraného dlouhodobého majetku (facility managementu). Zefektivnění a zrychlení komunikace mezi útvary AMU a jednotlivými fakultami a součástmi AMU. Sjednocení činností a procesů a nastavení koncepce práce při správě majetku s využitím analytických nástrojů pro vyhodnocování dat umístěných v centrální datové základně. Komplexní pohled na majetek a prostory umožněný realizací vazeb systému správy majetku na ekonomický, personální a další relevantní informační systémy AMU. Vytvoření evidence majetku z pohledu fyzického umístění nemovitého majetku a majetkoprávních vztahů Zkvalitnění informací upřesněním jednoznačné odpovědnosti za správnost a aktuálnost dat i za svěřený majetek. Zvýšení kvality informací pro plánovací, rozhodovací, administrativní a dokumentační procesy. Průkazná a důvěryhodná prezentace stavu majetku pro vedení, MŠMT apod.
1.4 Relevantní legislativa Zákon o vysokých školách č. 111/1998 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Zákon č. 50/1976 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon) ve znění pozdějších předpisů.
HSI, spol. s r.o.
3
Zákon o přiznání k dani z nemovitostí č. 338/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Zákon o katastru nemovitostí č. 344/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Vyhláška MF ČR č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví. Vyhláška č.40/2001 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů reprodukce majetku.
HSI, spol. s r.o.
4
2. NÁSTIN SOUČASNÉHO STAVU 2.1 Shrnutí požadavků •
Zavedení jednotné informační podpory správy majetku, zařízení a vybavení, včetně IP telefonie.
•
Zkvalitnění komunikace mezi útvary AMU a jednotlivými fakultami a součástmi AMU.
•
Dostupnost grafických a technických informací o budovách, patrech a místnostech ve vazbě na údaje ze systému iFIS*.
•
Realizace vazeb na ostatní informační systémy AMU, zabránění vzniku duplicit v datech.
•
Zkvalitnění evidencí a dokumentace.
2.2 Organizační zajištění správy majetku Centrálně je vedena evidence objektů Opravy a údržba z programu financování investic (cca nad 100 tis. Kč) jsou plánovány centrálně, ostatní opravy a údržbu si zajišťují jednotlivé součásti samy. Údržba a úklid se provádí většinou dodavatelsky, kromě drobné údržby. Správu majetku zajišťují na úrovni rektorátu útvary Technická správa AMU a Investice a BOZP AMU, z účetního hlediska Ekonomický odbor AMU. Na jednotlivých součástech jsou to především útvary Technická správa DAMU, Technická správa FAMU a Technická správa DAMU.
2.3 Vazby na okolí AMU MŠMT Rektorát: •
Podklady pro žádost o novou akreditaci studijních programů (kapacity a využitelnost učeben) – pokud u akreditace existuje vazba na prostorové umístění.
•
Podklady pro zpracování dokumentace programů reprodukce majetku AMU – přehledy o plochách v členění podle charakteru, využití (v m2), údaje o obestavěném prostoru v m3, poměrové údaje o plochách na studenta.
KATASTRÁLNÍ ÚŘAD Rektorát: •
Zápisy/výpisy do/z katastru nemovitostí
Pro získání základních informací o nemovitostech může kterýkoliv zaměstnanec využívat bezplatnou internetovou službu ČÚZK Nahlížení do katastru.
ČESKÝ STATISTICKÝ ÚŘAD Rektorát: podklady pro oficiální statistické výkazy: •
Vytápěná plocha (spotřeba v GJ), ročně.
•
Nebezpečné odpady (druh, objem), ročně.
•
Účetní hodnota majetku pořízeného, vyřazeného, ročně.
HSI, spol. s r.o.
5
2.4 Přehled datových podkladů Aktuální, především ekonomické, údaje v digitální formě jsou v systému iFIS*. V něm se ovšem nevedou technické údaje.
EXISTUJÍCÍ DIGITÁLNÍ DATA AMU DAMU 2004 Soubor ve formátu *.xls. Seznam místností (1. PP – 5. NP). Křídlo, číslo místnosti, název, výměra. Rekonstrukce Hartigovského paláce 1996 Formát dat: rastrové soubory *.jpg a *.tif (9 +9). Legenda: číslo místnosti, účel, výměra, světlá výška, druh podlahy měř. 1:100 Kolej a učební středisko AMU, Hradební 7 Formát dat: 15 výkresových souborů ve formátu *.dwg Rekonstrukce fasády a střech HAMU I. Rekonstrukce fasády a střech HAMU - Lichtenštejnský palác, Malostranské náměstí 258/13 Podklady pro výběr dodavatele (kvantitativní, kvalitativní, uživatelské standardy) II.Rekonstrukce fasády a střech HAMU - Hartigovský palác, Malostranské náměstí 259/12 Podklady pro výběr dodavatele (kvantitativní, kvalitativní, uživatelské standardy) Technické specifikace vč. požadovaných standardů Soubory ve formátu *.xls Datum: 01/2005 Palác Lažanských Výkresové soubory ve formátu *.dwg. Včetně řezů. Pro všechny objekty existuje výkresová dokumentace v papírové podobě, změny jsou dokumentovány zvlášť, takže se nepromítají do původní dokumentace.
2.5 SW a HW vybavení Na koncových stanicích OS Windows XP. Servery Unix (Red Hat). SŘBD: ORACLE. Počítačová síť Novell. Optické kabely 100 Mb/sec – 1 Gb/sec. Celá AMU je jednotná VLAN, žádné proprietární řešení. Centrální adresář I Directory (MDS) (obdoba Active Directory). Správcovské role: •
Správce databáze
•
IT Správce aplikace
•
Uživatelský správce/garant aplikace
Komunikační propojení s vnějšími subjekty: on-line propojené adresáře aplikací (Novell, LDAP), propojení na PASNET, mimo Prahu na CESNET. Spojení všude přes optické kabely.
HSI, spol. s r.o.
6
3. NÁVRH NASAZENÍ SYSTÉMU AMI 3.1 Postup realizace projektu 1. Etapa Koncept nasazení , analýza požadavků a dat. podkladů, koncept implementace s důrazem na IP telefonii Dodávka základního SW – I.část 2. Etapa Dodávka základního SW – II.část Realizace: Jádro AMI, moduly Areály, pozemky, majetko-právní vztahy, Pasport staveb, Správa dokumentace, Osoby a zaměstnanci Návrh kustomizace Upřesnění definice vazby na další IS (iFIS*,…) Návrh úpravy datového modelu a procesů Návrh dávkových převodů Akceptace návrhu Implementace Vytvoření datového úložiště Úprava a nastavení uživatelského prostředí a funkčnosti Nastavení grafického rozhraní Technolog.postupy, zpracování dat Implementace Školení a dokumentace Testovací provoz Asistence při vytvoření ověřovacího vzorku Školení koncových uživatelů Testování Akceptace řešení 3. Etapa Dodávka grafického SW Realizace: Moduly Majetkoprávní vztahy, Nábytek a vybavení Využití prostor Návrh kustomizace Návrh úpravy procesů a funkčnosti Návrh úpravy+doplnění datového modelu Akceptace návrhu Implementace Vytvoření datového úložiště a nastavení procesů Úprava a nastavení uživatelského prostředí a funkčnosti Implementace Školení a dokumentace Testovací provoz Asistence při vytvoření ověřovacího vzorku
HSI, spol. s r.o.
7
Testování Školení koncových uživatelů Akceptace řešení 4. Etapa Realizace Moduly Nájmy a pronájmy, Stěhování a přesuny, Údržba Návrh kustomizace Návrh úpravy procesů a funkčnosti Návrh úpravy+doplnění datového modelu Akceptace návrhu Implementace Vytvoření datového úložiště a nastavení procesů Úprava a nastavení uživatelského prostředí a funkčnosti Implementace Školení a dokumentace Testovací provoz Asistence při vytvoření ověřovacího vzorku Testování Školení koncových uživatelů Akceptace řešení
HSI, spol. s r.o.
8
3.2 Úprava a doplnění procesního modelu (Typové úlohy) 3.2.1 Modelování typových úloh Typová úloha je sekvencí transakcí/dialogů se systémem, která uživateli přináší hodnotu. Typové úlohy umožňují definovat uživatelské požadavky na řešenou problematiku. Nesnaží se o hierarchický rozklad problému (top-down), nýbrž o pohled „zvenčí“ (outside-in). Tak je možné identifikovat skutečné potřeby budoucích uživatelů na navrhovaný systém. Typové úlohy představují osvědčený mechanismus komunikace mezi uživateli a vývojáři SW aplikací. Základní pojmy typových úloh: Aktér: zdroj událostí, který spouští veškeré dění v systému. Aktér je externím objektem systému a vyměňuje si se systémem informace. Aktéři uvedení v následujících diagramech jsou reprezentanty pracovníků pověřených správou majetku na jednotlivých součástech AMU. Typová úloha: vychází z podnikových procesů, je vždy iniciována aktérem a spouštěna jednou významnou událostí, vyjadřuje co (ne jak) systém poskytne aktérovi. Typové úlohy vyjadřují nejobvyklejší scénáře procesů. Klíčovými produkty modelování typových úloh jsou katalog aktérů a katalog typových úloh.
3.2.2 Katalog aktérů Jméno Hospodářské odd. fakult a součástí AMU
Pracovník počítačového centra AMU Pracovník technické správy
HSI, spol. s r.o.
Popis
Typové úlohy Pronájem učeben, Rezervace prostor, Rezervace vybavení, Přiřazení hm. majetku osobám, Lokalizace osob Pasportizace počítačové sítě
Míní se pracovník technické správy jednotlivých součástí AMU
Místa shromažďování odpadu, Evidence úklidu, Základní evidence staveb (objektů), Plánovaná jednorázová údržba, Revize - plánovaná periodická údržba, Operativní údržba, Zobrazení údajů o plánované údržbě podle kritérií, Založení údržby do plánu, Aktualizace údajů o plánované údržbě, Přehledy plánované údržby za období, Přehledy plánované údržby podle dodavatelů, Přehledy plánované údržby podle objektů, Přehledy plánované údržby podle typu, Upozorňování na blížící se termín plánované údržby, Přiřazení dodavatele/ zaměstnance k údržbě, Tisk pracovního příkazu, Založení revize do plánu, Aktualizace údajů o plánované revizi, Zobrazení údajů o revizích podle kritérií, Přehled plánovaných revizí za období, Přehled plánovaných revizí podle dodavatelů, Přehled plánovaných revizí podle objektů, Přehled plánovaných revizí podle typu,
9
Referent ekonomického odboru
Referent personální Referent technické správy AMU Sekretariát kvestora Systém Technik investic a BOZP
HSI, spol. s r.o.
Upozorňování na blížící se termín revize, Přiřazení dodavatele/ zaměstnance k revizi, Informace o aktuálním stavu údržby, Zadávání informací o průběhu údržby, Informace o průběhu údržby, Historie údržby objektů, Statistiky údržby podle objektů, Údaje o dodavatelích údržby, Zadání požadavku na údržbu, Přiřazení objednávky, Přiřazení dodavatele, Tisk úkolových listů, Generování úkolových listů, Výběr pracovníků Podklady pro statistická hlášení, Pasportizace počítačové sítě, Nájem sportovních zařízení, Evidence vybavení požární ochrany, Zařazení dlouhodobého majetku do technické evidence, Zařazení dlouhodobého majetku do účetní evidence, Rezervace prostor, Evidence věcných břemen, Evidence vybraného vybavení, Třídění záznamů o majetku, Vedení majetkoprávní evidence nemovitostí, Základní evidence staveb (objektů), Úklid, Zpracování podkladů pro pojištění majetku, Správa majetkoprávních dokumentů, Rezervace vybavení, Ostraha a monitoring objektů, Pronájem prostor organizacím, Vedení údajů a podkladů pro přiznání k dani z nemovitostí Přehledy rozmístění osob Zařazení dlouhodobého majetku do technické evidence Pronájem prostor organizacím Periodický převod vybraných údajů o majetku z ekon. sys. iFIS Evidence rizikových činností na pracovišti, Evidence požadavků PO kladených na objekt, Přehledy rozmístění osob, Lokalizace osob, Evidence nebezpečných odpadů, Evidence vybavení požární ochrany, Ostraha a monitoring objektů, Přiřazení hm. majetku osobám, Evidence zabezpečení prostor (klíče, přístupové karty), Výměry prostor a ploch, Zařazení dlouhodobého majetku do technické evidence, Evidence inženýrských sítí,
10
Uživatel systému
Vedoucí pracoviště
Vedoucí technické správy
HSI, spol. s r.o.
Vedoucí pracoviště zahrnuje vedoucího ústavu, vedoucího laboratoře, vedoucího oddělení apod. Míní se vedoucí technické správy jednotlivých součástí AMU
Správa ploch, Evidence zeleně, Evidence parkovišť, Evidence vnitřních rozvodů, Základní evidence staveb (objektů) Zadání požadavku na údržbu, Tvorba podkladů a statistik využití prostor pro havarijní plánování, PO a ochranu objektů, Tvorba grafických podkladů podle typu využití prostor, Sestavy, Tvorba podkladů a statistik pro MŠMT, ČSÚ, MF, Dotazování, Porovnání lokalit v iFISu a místností v AMI, Akce, Seznam majetku, který není přiřazen žádné lokalitě, Zpracování podkladů využití a vybavení prostor pro pojištění majetku, Třídění záznamů o majetku, Zjištění určitého druhu majetku podle lokalit, Seznam majetku v lokalitě, Automatické operace Evidence rizikových činností na pracovišti, Evidence zabezpečení prostor (klíče, přístupové karty) Ostraha a monitoring objektů, Úklid
11
3.2.3 Diagramy typových úloh
A-POŘÍZENÍ NEMOVITOSTI Zařazení zařízení do technické evidence
Zařazení vybavení do technické evidence
Zařazení objektu do technické evidence «include»
«include»
«include»
Zařazení dlouhodobého majetku do účetní evidence
Zařazení dlouhodobého majetku do technické evidence
Referent technické správy AMU
Technik investic a BOZP
Referent ekonomického odboru
Obrázek 1 [UCD] A-Pořízení nemovitosti
Typová úloha - Zařazení dlouhodobého majetku do technické evidence Popis TD_Export Je rozšiřován Aktér
Typová úloha umožňuje vložení údajů o majetku do technické evidence, příp. připojení technických dokumentů vztahujících se k tomuto majetku. ANO Zařazení dlouhodobého majetku do účetní evidence Referent ekonomického odboru, Referent technické správy AMU, Technik investic a BOZP
Typová úloha - Zařazení dlouhodobého majetku do účetní evidence Popis TD_Export Rozšiřuje Aktér
Zařazení dlouhodobého majetku do účetní evidence se provádí mimo systém AMI (v systému iFIS). TAto evidence zahrnuje i údaje pro přiznání k dani z nemovitostí.. ANO Zařazení dlouhodobého majetku do technické evidence Referent ekonomického odboru
Typová úloha - Zařazení objektu do technické evidence Popis
Typová úloha umožňuje vložení údajů o objektu do technické evidence, příp. připojení technických dokumentů vztahujících se k tomuto majetku.
HSI, spol. s r.o.
12
TD_Export Zahrnuje
ANO Zařazení dlouhodobého majetku do technické evidence
Typová úloha - Zařazení vybavení do technické evidence Popis TD_Export Zahrnuje
Typová úloha umožňuje vložení údajů o vybavení do technické evidence, příp. připojení technických dokumentů vztahujících se k tomuto majetku. ANO Zařazení dlouhodobého majetku do technické evidence
Typová úloha - Zařazení zařízení do technické evidence Popis TD_Export Zahrnuje
Typová úloha umožňuje vložení údajů o zařízení do technické evidence, příp. připojení technických dokumentů vztahujících se k tomuto majetku. ANO Zařazení dlouhodobého majetku do technické evidence
HSI, spol. s r.o.
13
B1-AREÁLY A POZEMKY Evidence inženýrských sítí
Správa nástupních ploch PO «include»
Správa ploch
Technik investic a BOZP
Evidence zeleně Evidence parkovišť
Místa shromažďování odpadu Pracovník technické správy
Obrázek 2 [UCD] B1-Areály a pozemky Popis
Typová úloha umožňuje vedení technických údajů o sítích, potrubních mostech apod. v systému AMI, příp. připojení technických dokumentů vztahujících se k tomuto majetku.
Typová úloha - Evidence inženýrských sítí Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje evidenci inženýrských sítí v areálu. ANO Technik investic a BOZP
Typová úloha - Evidence parkovišť Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje evidenci parkovišť v areálu. ANO Technik investic a BOZP
Typová úloha - Evidence zeleně Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje evidenci zeleně v areálu. ANO Technik investic a BOZP
Typová úloha - Místa shromažďování odpadu Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje evidenci míst shromažďování odpadu. ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Správa nástupních ploch PO Popis TD_Export
Typová úloha umožňuje správu nástupních ploch PO, příp. vč. evidence jejich údržby. ANO
HSI, spol. s r.o.
14
Zahrnuje
Správa ploch
Typová úloha - Správa ploch Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje správu ploch, jejich vymezení a klasifikaci. ANO Technik investic a BOZP
HSI, spol. s r.o.
15
B2- PASPORTIZACE Evidence vybavení požární ochrany Evidence nebezpečných odpadů
Periodický převod vybraných údajů o majetku z ekon. sys. iFIS
Systém
Pasportizace počítačové sítě
Evidence požadavků PO kladených na objekt
Pracovník počítačového centra AMU Evidence zabezpečení prostor (klíče, přístupové karty)
Technik investic a BOZP
Evidence vnitřních rozvodů
Vedoucí pracoviště
Evidence úklidu Výměry prostor a ploch
«include» Pracovník technické správy
«include»
Základní evidence staveb (objektů)
Ostraha a monitoring objektů Vedoucí technické správy
Obrázek 3 [UCD] B2- Pasportizace
Typová úloha - Evidence nebezpečných odpadů Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vedení údajů o nebezpečných odpadech produkovaných v prostorách školy. ANO Technik investic a BOZP
Typová úloha - Evidence požadavků PO kladených na objekt Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vést v systému požadavky PO kladené na objekt. ANO Technik investic a BOZP
Typová úloha - Evidence vnitřních rozvodů Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje v systému evidenci vnitřních rozvodů (kanalizace, plyn, voda, elektrické vedení, vzduchotechnika, počítačová síť, ...) ANO Technik investic a BOZP
Typová úloha - Evidence vybavení požární ochrany Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vést v systému údaje o vybavení požární ochrany, příp. připojení výkresu jejich rozmístění. ANO Referent ekonomického odboru, Technik investic a BOZP
Typová úloha - Evidence zabezpečení prostor (klíče, přístupové karty) Popis
Typová úloha umožňuje vedení evidence klíčů a přístupových karet a jejich přiřazení
HSI, spol. s r.o.
16
TD_Export Aktér
studentům, zaměstnancům a dalším oprávněným osobám. ANO Vedoucí pracoviště, Technik investic a BOZP
Typová úloha - Evidence úklidu Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vedení údajů o úklidu (rozdělení prostor, zodpovědnosti, kontakty, kontroly, ...). ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Ostraha a monitoring objektů Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vést v systému údaje o způsobu zajištění ochrany jednotlivých objektů. ANO Vedoucí technické správy
Typová úloha - Pasportizace počítačové sítě Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vést v systému pasport počítačové sítě, příp. připojení schématu sítě. ANO Pracovník počítačového centra AMU
Typová úloha - Periodický převod vybraných údajů o majetku z ekon. sys. iFIS Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje automatický periodický převod vybraných údajů o majetku ze systému iFIS do systému AMI. ANO Systém
Typová úloha - Výměry prostor a ploch Popis TD_Export Zahrnuje Aktér
Výměry prostor a ploch jako podklady pro smlouvy o úklidu apod. ANO Evidence úklidu, Základní evidence staveb (objektů) Technik investic a BOZP
Typová úloha - Základní evidence staveb (objektů) Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje základní evidenci objektů v systému. ANO Technik investic a BOZP, Pracovník technické správy
HSI, spol. s r.o.
17
C-PÉČE O TECHNICKÝ STAV
Plánovaná jednorázová údržba
«include» Kvantifikace nákladů na údržbu «include»
Revize - plánovaná periodická údržba
«include»
Pracovník technické správy
Operativní údržba
Úklid
Výměry prostor «include» a ploch
Vedoucí technické správy
Obrázek 4 [UCD] C-Péče o technický stav
Typová úloha - Operativní údržba Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vést údaje o opravách, vytvářet sestavy a výstupy. Je rozpracována v diagramu Údržba operativní. ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Plánovaná jednorázová údržba Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vést údaje o údržbě, vytvářet sestavy a výstupy. Je rozpracována v diagramu Údržba plánovaná jednorázová. ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Revize - plánovaná periodická údržba Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vést údaje o revizích, vytvářet sestavy a výstupy. Je rozpracována v diagramu Revize-údržba periodická. ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Kvantifikace nákladů na údržbu Popis
Typová úloha umožňuje evidenci a sumarizaci nákladů na údržbu objektu, zařízení nebo
HSI, spol. s r.o.
18
TD_Export Zahrnuje
vybavení. ANO Revize - plánovaná periodická údržba, Plánovaná jednorázová údržba, Operativní údržba
Typová úloha - Úklid Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vést údaje o způsobu zajištění úklidu, úklidových firmách, podlahových plochách k úklidu apod. ANO Referent ekonomického odboru, Vedoucí technické správy
Typová úloha - Výměry prostor a ploch Popis TD_Export Zahrnuje Aktér
Výměry prostor a ploch jako podklady pro smlouvy o úklidu apod. ANO Evidence úklidu, Úklid, Základní evidence staveb (objektů) Technik investic a BOZP
HSI, spol. s r.o.
19
C_1-ÚDRŽBA PLÁNOVANÁ JEDNORÁZOVÁ Plán údržby
Zobrazení údajů o plánované údržbě podle kritérií
Založení údržby do plánu
Aktualizace údajů o plánované údržbě
Přehledy plánované údržby za období
Pracovník technické správy Přehledy plánované údržby podle dodavatelů
Přehledy plánované údržby podle objektů
Upozorňování na blížící se termín plánované údržby
Přiřazení dodavatele/ zaměstnance k údržbě
Zajištění údržby
Tisk pracovního příkazu Přehledy plánované údržby podle typu
Výstupy
Obrázek 5 [UCD] C_1-Údržba plánovaná jednorázová
Typová úloha - Aktualizace údajů o plánované údržbě Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje operativní aktualizaci údajů o plánované údržbě. Subject$Aktualizace údajů o plánované údržbě ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Přehledy plánované údržby podle dodavatelů Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
HSI, spol. s r.o.
Typová úloha umožňuje formátovaný výstup: Přehled plánované údržby podle dodavatelů. Subject$Přehledy plánované údržby podle dodavatelů ANO Pracovník technické správy
20
Typová úloha - Přehledy plánované údržby podle objektů Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje formátovaný výstup: Přehled plánované údržby podle objektů. Subject$Přehledy plánované údržby podle objektů ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Přehledy plánované údržby podle typu Popis
TD_TestGroup TD_Desc
TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje formátovaný výstup: Přehled plánované údržby podle typu. Typy plánované údržby: - revize; - technická prohlídka; - preventivní oprava. Subject$Přehledy plánované údržby podle typu Typy plánované údržby: - revize; - technická prohlídka; - preventivní oprava. ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Přehledy plánované údržby za období Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje formátovaný výstup: Přehled plánované údržby za volitelné období (týden, měsíc, ...). Subject$Přehledy plánované údržby za období ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Přiřazení dodavatele/ zaměstnance k údržbě Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje přiřazení zaměstnance nebo externího dodavatele k údržbě. Subject$Přiřazení dodavatele/ zaměstnance k údržbě ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Tisk pracovního příkazu Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje tisk pracovního příkazu. Subject$Tisk pracovního příkazu ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Upozorňování na blížící se termín plánované údržby Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje upozorňování na blížící se termín plánované údržby podle zvoleného algoritmu. Pokud bude tato úloha požadována, algoritmus bude upřesněn. Subject$Upozorňování na blížící se termín plánované údržby ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Založení údržby do plánu Popis
HSI, spol. s r.o.
Založení údržby do plánu znamená nastavení následujících parametrů: - rozsah údržby - předpokládané náklady - předpokládaná časová náročnost - požadavky na zdroje - časový předstih pro upozornění
21
TD_TestGroup TD_Desc
TD_Export Aktér
Subject$Založení údržby do plánu Založení údržby do plánu znamená nastavení následujících parametrů: - rozsah údržby - perioda provádění - předpokládané náklady - předpokládaná časová náročnost - požadavky na zdroje - časový předstih pro upozornění ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Zobrazení údajů o plánované údržbě podle kritérií Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
HSI, spol. s r.o.
Typová úloha umožňuje zobrazení údajů o plánované údržbě podle předem daných kritérií. Subject$Zobrazení údajů o plánované udržbě podle kritérií ANO Pracovník technické správy
22
C_2-REVIZE-ÚDRŽBA PERIODICKÁ Plán revizí
Založení revize do plánu
Aktualizace údajů o plánované revizi
Zobrazení údajů o revizích podle kritérií
Přehled plánovaných revizí za období
Přehled plánovaných revizí podle dodavatelů
Pracovník technické správy
Přehled plánovaných revizí podle objektů
Upozorňování na blížící se termín revize
Přiřazení dodavatele/ zaměstnance k revizi
Přehled plánovaných revizí podle typu
Tisk pracovního příkazu
Zajištění údržby
Výstupy
Obrázek 6 [UCD] C_2-Revize-údržba periodická
Typová úloha - Aktualizace údajů o plánované revizi Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje operativní aktualizaci údajů o plánované revizi. ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Přehled plánovaných revizí podle dodavatelů Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje formátovaný výstup: Přehled plánovaných revizí podle dodavatelů. ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Přehled plánovaných revizí podle objektů Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje formátovaný výstup: Přehled plánovaných revizí podle objektů. ANO Pracovník technické správy
HSI, spol. s r.o.
23
Typová úloha - Přehled plánovaných revizí podle typu Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje formátovaný výstup: Přehled plánovaných revizí podle typu. ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Přehled plánovaných revizí za období Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje formátovaný výstup: Přehled plánovaných revizí za období (týden, měsíc, ...). ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Přiřazení dodavatele/ zaměstnance k revizi Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje přiřazení zaměstnance nebo externího dodavatele k revizi. ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Tisk pracovního příkazu Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje tisk pracovního příkazu. Subject$Tisk pracovního příkazu ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Upozorňování na blížící se termín revize Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje upozorňování na blížící se termín plánované revize podle zvoleného algoritmu. Pokud bude tato úloha požadována, algoritmus bude upřesněn. ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Založení revize do plánu Popis
TD_Export Aktér
Založení revize do plánu znamená nastavení následujících parametrů: - rozsah revize - perioda provádění - předpokládané náklady - předpokládaná časová náročnost - požadavky na zdroje - časový předstih pro upozornění ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Zobrazení údajů o revizích podle kritérií Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje zobrazení údajů o plánované revizi podle předem daných kritérií. ANO Pracovník technické správy
HSI, spol. s r.o.
24
C_3-ÚDRŽBA OPERATIVNÍ Zadání požadavku na údržbu Uživatel systému Vyhodnocení údržby
Sledování průběhu údržby Historie údržby objektů
Informace o aktuálním stavu údržby
Statistiky údržby podle objektů Pracovník technické správy
Údaje o dodavatelích údržby
Zadávání informací o průběhu údržby
Informace o průběhu údržby
Obrázek 7 [UCD] C_3-Údržba operativní
Typová úloha - Historie údržby objektů Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vyhodnotit historické údaje o údržbě objektu nebo zařízení. Subject$Historie údržby objektů ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Informace o aktuálním stavu údržby Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje získat ze systému údaje o aktuálním stavu údržby. Subject$Informace o aktuálním stavu údržby ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Informace o průběhu údržby Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje získávat informace o průběhu údržby. Subject$Informace o průběhu údržby ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Statistiky údržby podle objektů Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
HSI, spol. s r.o.
Typová úloha umožňuje vyhodnotit historické údaje o údržbě podle objektů. Subject$Statistiky údržby podle objektů ANO Pracovník technické správy
25
Typová úloha - Zadání požadavku na údržbu Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje zadání požadavku na údržbu do systému AMI. Subject$Zadání rozsahu úkolu ANO Uživatel systému, Pracovník technické správy
Typová úloha - Zadávání informací o průběhu údržby Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje zadávat informace o průběhu údržby. Subject$Zadávání informací o průběhu údržby ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Údaje o dodavatelích údržby Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
HSI, spol. s r.o.
Typová úloha umožňuje vyhodnotit údaje o údržbě podle dodavatelů. Subject$Údaje o dodavatelích údržby ANO Pracovník technické správy
26
C_4-ÚDRŽBA ZADÁNÍ ÚKOLU Realizace vlastními pracovníky
Uživatel systému Realizace dodavatelem
Přiřazení dodavatele
Výběr pracovníků
Zadání požadavku na údržbu
Generování úkolových listů
Přiřazení objednávky Tisk úkolových listů Pracovník technické správy
Obrázek 8 [UCD] C_4-Údržba zadání úkolu
Typová úloha - Generování úkolových listů Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje generování úkolových listů. Subject$Generování úkolových listů ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Přiřazení dodavatele Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje přiřazení dodavatele k požadavku na údržbu. Subject$Výběr dodavatele ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Přiřazení objednávky Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje přiřazení objednávky k požadavku na údržbu. Subject$Generování objednávky ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Tisk úkolových listů Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje tisk úkolových listů. Subject$Tisk úkolových listů ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Výběr pracovníků Popis
HSI, spol. s r.o.
Typová úloha umožňuje přiřazení vlastních pracovníků k požadavku na údržbu.
27
TD_TestGroup TD_Export Aktér
Subject$Výběr pracovníků ANO Pracovník technické správy
Typová úloha - Zadání požadavku na údržbu Popis TD_TestGroup TD_Export Aktér
HSI, spol. s r.o.
Typová úloha umožňuje zadání požadavku na údržbu do systému AMI. Subject$Zadání rozsahu úkolu ANO Uživatel systému, Pracovník technické správy
28
D-MAJETKOPRÁVNÍ VZTAHY Evidence pozemků
Evidence budov (vedených v KN)
«include»
Vedení údajů a podkladů pro přiznání k dani z nemovitostí
Správa majetkoprávních dokumentů
«include»
Vedení majetkoprávní evidence nemovitostí
Zpracování podkladů pro pojištění majetku
Evidence věcných břemen
Podklady pro statistická hlášení
Referent ekonomického odboru
Obrázek 9 [UCD] D-Majetkoprávní vztahy
Typová úloha - Evidence věcných břemen Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vedení údajů o věcných břemenech (např. vstupu, strpění inž. sítí apod.) ve prospěch VŠCHT. ANO Referent ekonomického odboru
Typová úloha - Podklady pro statistická hlášení Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vést údaje a vytvářet podklady pro specifikovaná statistická hlášení pro MŠMT, ČSÚ apod. ANO Referent ekonomického odboru
Typová úloha - Správa majetkoprávních dokumentů Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje jednoduchou správu, ukládání a zobrazování majetkoprávních dokumentů v systému. ANO Referent ekonomického odboru
Typová úloha - Vedení majetkoprávní evidence nemovitostí Popis TD_Export Zahrnuje Aktér
Evidence pozemků Evidence budov ANO Vedení údajů a podkladů pro přiznání k dani z nemovitostí Referent ekonomického odboru
HSI, spol. s r.o.
29
Typová úloha - Vedení údajů a podkladů pro přiznání k dani z nemovitostí Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vést údaje a vytvářet podklady pro přiznání k dani ze staveb a z pozemků. ANO Referent ekonomického odboru
Typová úloha - Zpracování podkladů pro pojištění majetku Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vést údaje a vytvářet podklady pro pojištění majetku. ANO Referent ekonomického odboru
Typová úloha - Evidence budov (vedených v KN) Popis TD_Export Zahrnuje
Vedení evidence budov vedených v KN v majetku podniku. ANO Vedení majetkoprávní evidence nemovitostí
Typová úloha - Evidence pozemků Popis TD_Export Zahrnuje
Vedení evidence pozemků v majetku podniku. ANO Vedení majetkoprávní evidence nemovitostí
HSI, spol. s r.o.
30
E-PRONÁJMY A REZERVACE
Pronájem prostor organizacím
Sekretariát kvestora
Sledování smluvních termínů «include»
«include»
Rezervace prostor
Tvorba grafických podkladů k nájemní smlouvě
Pronájem učeben Hospodářské odd. fakult a součástí AMU
Rezervace vybavení
Obrázek 10 [UCD] E-Pronájmy a rezervace
Typová úloha - Pronájem prostor organizacím Popis
Typová úloha umožňuje vedení evidence pronájmů v systému AMI. Např. údaje o pronajatých prostorách, nájemnících, platbách apod.
TD_Export Aktér
ANO Sekretariát kvestora, Referent ekonomického odboru
Typová úloha - Pronájem učeben Popis TD_Export Aktér
Pronájem učeben není předmětem systému AMI. ANO Hospodářské odd. fakult a součástí AMU
Typová úloha - Rezervace prostor Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje v systému rezervaci prostor (podání žádosti do systému, vyhodnocení, potvrzení, řešení kofliktů). ANO Hospodářské odd. fakult a součástí AMU
Typová úloha - Rezervace vybavení Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje v systému rezervaci vybavení (podání žádosti do systému, vyhodnocení, potvrzení, řešení kofliktů). ANO Hospodářské odd. fakult a součástí AMU
Typová úloha - Sledování smluvních termínů Popis TD_Export
Typová úloha umožňuje sledování smluvních termínů pronájmu (od-do, platby, ...). ANO
HSI, spol. s r.o.
31
Zahrnuje
Pronájem prostor organizacím
Typová úloha - Tvorba grafických podkladů k nájemní smlouvě Popis TD_Export Zahrnuje
Typová úloha umožňuje tvorba grafických podkladů (příloh) k nájemní smlouvě. ANO Pronájem prostor organizacím
HSI, spol. s r.o.
32
F-OBECNÁ FUNKČNOST
Dotazování «include» Třídění záznamů o majetku Akce Uživatel systému
Automatické operace
«include»
Sestavy
Obrázek 11 [UCD] F-Obecná funkčnost
Typová úloha - Akce Popis TD_Export Aktér
Akce dovolují spouštět příkazy typu otevřít formulář, uložit data, formátovat data, vytvořit diagram, provést formátovaný výstup do MS Excel. ANO Uživatel systému
Typová úloha - Automatické operace Popis TD_Export Aktér
Automatická operace je akce, která je aktivována spouštěčem, kterým může být klepnutí na tlačítko, stisknutí klávesy, termín (určité datum a čas), dosažení určité hodnoty daného parametru apod. Např. přehled revizí plánovaných v příštím měsíci. ANO Uživatel systému
HSI, spol. s r.o.
33
Typová úloha - Dotazování Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje klást předdefinované dotazy i vytvářet vlastní uživatelské dotazy. ANO Uživatel systému
Typová úloha - Sestavy Popis
TD_Export Aktér
Sestavy budou definovány podle potřeb uživatele. Jedná se o formátované výstupy např. do MS Excel. Příklady: Výpis prostor/ploch za různé skupiny majetku. Výpis zařízení za evidované skupiny majetku Výpis věcných břemen k tíži/ve prospěch vázaných k nemovitosti ANO Uživatel systému
Typová úloha - Třídění záznamů o majetku Popis TD_Export Zahrnuje Aktér
Typová úloha umožňuje třídění záznamů o majetku podle předdefinovaných kritérií. ANO Sestavy, Dotazování Referent ekonomického odboru, Uživatel systému
HSI, spol. s r.o.
34
G-OSOBY A ZAMĚSTNANCI
Přehledy rozmístění osob
Referent personální Přiřazení hm. majetku osobám Technik investic a BOZP
Hospodářské odd. fakult a součástí AMU
Lokalizace osob
Obrázek 12 [UCD] G-Osoby a zaměstnanci
Typová úloha - Lokalizace osob Popis TD_Export Aktér
Lokalizace osob, vazba na riziková pracoviště, vybavení zaměstnanců pomůckami . ANO Hospodářské odd. fakult a součástí AMU
Typová úloha - Přehledy rozmístění osob Popis TD_Export Aktér
Počty osob v objektech pro požární plánování apod. ANO Technik investic a BOZP, Referent personální
Typová úloha - Přiřazení hm. majetku osobám Popis TD_Export Aktér
Evidence školení a prověrek, kterými zaměstnanec prošel, sledování vypršení odborných zkoušek a certifikátů zaměstnanců atd. ANO Hospodářské odd. fakult a součástí AMU
HSI, spol. s r.o.
35
H-NÁBYTEK A VYBAVENÍ Periodický převod vybraných údajů o majetku z ekon. sys. iFIS
Evidence nábytku
Systém Seznam majetku v lokalitě Seznam majetku, který není přiřazen žádné lokalitě
Zjištění určitého druhu majetku podle lokalit
Uživatel systému
Porovnání lokalit v iFISu a místností v AMI
Obrázek 13 [UCD] H-Nábytek a vybavení
Typová úloha - Evidence nábytku Popis TD_Export
Typová úloha umožňuje vedení údajů o nábytku a dalším vybavení. ANO
Typová úloha - Periodický převod vybraných údajů o majetku z ekon. sys. iFIS Popis
Typová úloha umožňuje automatický periodický převod vybraných údajů o majetku ze systému iFIS do systému AMI. TD_Export ANO Aktér Systém Typová úloha - Porovnání lokalit v iFISu a místností v AMI TD_Export ANO Aktér Uživatel systému
Typová úloha - Seznam majetku v lokalitě Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vytvořit seznam majetku přiřazený dané lokalitě (pracovišti, místnosti, podlaží). ANO Uživatel systému
Typová úloha - Seznam majetku, který není přiřazen žádné lokalitě Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vytvořit seznam majetku, který není přiřazen žádné lokalitě. ANO Uživatel systému
HSI, spol. s r.o.
36
Typová úloha - Zjištění určitého druhu majetku podle lokalit Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vytvořit seznam určitého druhu majetku podle lokalit (pracovišť, místností, podlaží). ANO Uživatel systému
HSI, spol. s r.o.
37
I-VYUŽITÍ PROSTOR
Tvorba podkladů a statistik pro MŠMT, ČSÚ, MF Tvorba grafických podkladů podle typu využití prostor
Tvorba podkladů a statistik využití prostor pro havarijní plánování, PO a ochranu objektů
Uživatel systému
Zpracování podkladů využití a vybavení prostor pro pojištění majetku
Obrázek 14 [UCD] I-Využití prostor
Typová úloha - Tvorba grafických podkladů podle typu využití prostor Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vytvořit grafické podklady podle typu využití prostor. ANO Uživatel systému
Typová úloha - Tvorba podkladů a statistik pro MŠMT, ČSÚ, MF Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vytvořit podklady a statistiky požadované MŠMT, ČSÚ, MF. ANO Uživatel systému
Typová úloha - Tvorba podkladů a statistik využití prostor pro havarijní plánování, PO a ochranu objektů Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vytvořit podklady a statistiky využití prostor pro havarijní plánování, požární ochranu, ochranu a ostrahu objektů. ANO Uživatel systému
HSI, spol. s r.o.
38
Typová úloha - Zpracování podkladů využití a vybavení prostor pro pojištění majetku Popis TD_Export Aktér
Typová úloha umožňuje vytvořit podklady o využití a vybavení prostor pro pojištění majetku. ANO Uživatel systému
HSI, spol. s r.o.
39
3.3 Realizované moduly systému AMI Analýza procesního modelu pomocí typových úloh zahrnula i činnosti, které budou podporovány postupně v dalším rozvoji systému.
3.3.1 První etapa zavedení V rámci projektu budou v 1. etapě realizovány níže uvedené moduly AMI:
AMI – AREÁLY A POZEMKY Pokud ve správě zákazníka nejsou pouze budovy, ale také s nimi přímo související areály, plochy apod., předmětem zájmu je také jejich technické vybavení (inženýrské sítě), příjezdové komunikace, majetkoprávní vztahy, využití ploch atd. Modul umožňuje podporu podnikových činností pro správu nemovitého majetku, údržbu, bezpečnostní management, havarijní plánování, požární ochranu a dispečink. Podporované procesy a) Správa ploch b) Správa zeleně c) Havarijní plánování a požární ochrana (nástupní plochy, …) d) Správa komunikací e) Evidence parkovišť, příp. dalších ploch přilehlých k budovám f) Evidence parkovacích míst vazba na datové objekty: budovy, plochy, zeleň, zařízení
AMI – PASPORT STAVEB Každá budova je dekomponována do úrovní budova – patro – místnost, ke každé úrovni jsou sledovány specifické údaje. Pasport staveb soustřeďuje do jednoho místa technický popis stavby, její provedení, současné využití a vybavení a další volitelné informace. Jde například o následující přehledy – základy, izolace, konstrukce, nosné konstrukce střech, komíny a šachty, povrchové úpravy stěn a stropů, výtahy a zdvíhací zařízení, vnitřní rozvody (kanalizace, voda, plyn, elektrické silové a sdělovací) a technologická zařízení, chlazení a vzduchotechnika, hasící a zabezpečovací zařízení, náhradní zdroje, UPS atd. Dále zahrnuje evidenci uživatelských vztahů k prostorám. Z hlediska bezpečnostního se vedou přehledy o nebezpečných látkách, bezpečnostních hlásičích, protipožárních zařízeních apod. s možností jejich přesné prostorové lokalizace. Ekonomické atributy o majetku jsou prostřednictvím jednoznačného čísla investičního majetku vázány především na evidence hmotného majetku vedené v celopodnikovém informačním systému. Vedení vyžadovaných technických informací o spravovaných budovách, vyhledání a zobrazení údajů o požadovaném objektu, automatizovaná nebo poloautomatizovaná tvorba výstupů, sestav, přehledů, podkladů (výstupy vybraných údajů do prostředí MS Office). Možnost přiřazení dokumentů
HSI, spol. s r.o.
40
(vektorových, rastrových nebo jen odkazem na místo jeho fyzického uložení) ke sledovaným objektům. Modul Pasport staveb tvoří jádro systému úzce související prakticky se všemi dalšími moduly AMI. Podporované procesy: a) evidence majetku technická - technické a konstrukční parametry objektů, provedení stavby, přiřazení zodpovědných osob nebo útvarů, evidence vyhrazených technických zařízení, evidence vybavení, spravovaná dokumentace, údaje o relevantní legislativě vazba na datové objekty: budovy, zařízení a osoby b) evidence majetku účetní - základní ekonomické údaje, údaje evidence HIM (podle inventárního čísla), údaje inventarizace vazba na datové objekty: budovy, zařízení c) zajištění ochrany a bezpečnosti - protipožární zařízení, bezpečnostní zařízení, nebezpečné látky, ostraha objektů vazba na datové objekty: budovy, plochy d) pojištění - pojistné informace o objektech, pojistné smlouvy, termíny vypršení smluv vazba na datové objekty: budovy, plochy, vybavení, zařízení
AMI – MAJETKOPRÁVNÍ VZTAHY Tato část systému se primárně zabývá evidencí nemovitého majetku s ohledem na platnou legislativu (stavební zákon, katastrální zákon, zákon o dani z nemovitostí) a okolí podniku. Řešení zahrnuje:
•
majetkoprávní vztahy k pozemkům a budovám (zápisy do katastru nemovitostí), tj. evidence majetkoprávních vztahů, zabezpečení vlastnických a jiných práv, koupě, prodeje, stavby na cizích pozemcích, věcná břemena atd.,
•
daňovou evidenci pozemků a budov, shromáždění a verifikace údajů pro přiznání k dani z nemovitostí není triviální záležitostí, daňová evidence obvykle vzniká ve spolupráci několika útvarů (účetního, technického, daňového apod.). Zavedením pořádku do této oblasti se podnik vyhne případné nezanedbatelné penalizaci za špatně odvedenou daň,
•
vazbu na stavební zákon, tj. správu projektové dokumentace, dokumentace ke kolaudačnímu řízení a dokumentace skutečného provedení stavby. Důležitou součástí řešení tohoto modulu je propojení s účetní evidencí hmotného investičního majetku a se systémem pro přiznání k dani z nemovitostí. Informace je možné doplnit přiřazením odkazů na příslušné právní dokumenty, stavební a/nebo technologické výkresy, případně fotografie nebo jiné multimediální dokumenty. Přínosem je především možnost komplexního pohledu na nemovitý majetek zahrnující majetkoprávní, daňové a vybrané ekonomické údaje v kontextu dané územní lokality, a z toho vyplývající informační podpora pro zajištění vlastnických majetkových práv. Obsah a podporované procesy: a) majetkoprávní vztahy - evidence majetkoprávních a uživatelských vztahů k pozemkům, budovám a stavbám, vedení historie,
HSI, spol. s r.o.
41
b) podklady pro zápis věcných práv do KN, zajištění vlastnických a jiných práv, koupě, prodeje, stavby na cizích pozemcích, c) podklady pro přiznání k dani z nemovitostí
AMI – OSOBY A ZAMĚSTNANCI Zaměstnanci a další osoby (např. zaměstnanci cizích firem sídlících v pronajatých prostorách) jsou vázáni na fyzická pracovní místa, může jim být přiřazen investiční majetek (nábytek, výpočetní technika). Počty a umístění zaměstnanců v budovách jsou důležité pro havarijní a požární plánování. Předpokládá se vazba tohoto modulu na personální systém. Z hlediska zobrazení v grafickém prostředí je zaměstnanec prezentován buď místností (případně místnostmi) ve které má umístěno své pracoviště, nebo je zaměstnanec prezentován grafickým objektem (typ point nebo symbol) umístěným v místě jeho fyzického pracovního místa (pokud lze takové definovat). Grafická prezentace zaměstnance jako objektu je náročná na pořízení a aktualizaci dat, avšak tato prezentace je vhodná pro tvorbu grafických analýz (např. tvorba havarijních únikových plánů, analýza skutečného využití prostor atd.) Lokalizace zaměstnanců je prováděna především na budovu-poschodí-místnost, kde má zaměstnanec umístěno trvalé pracoviště. Každý zaměstnanec je sledován i z hlediska hierarchie firmy (podřízení, nadřízení). Hmotný investiční majetek, který je zařazen na inventární kartě zaměstnance je svázán jak s příslušným zaměstnancem, tak i s prostory kde se fyzicky nachází. Lze tedy sestavovat přehledy HIM z pohledu zaměstnance i z pohledu konkrétní místnosti. Z hlediska kompetencí jsou se zaměstnancem svázány prostory, do kterých je mu umožněn přístup a také oprávnění k držení klíčů k uzamykatelným prostorám (často obecně nazýváno jako „problematika klíčů“). K záznamu o zaměstnanci je připojena škála dokumentace od inventární karty až po speciální oprávnění. V případě realizace vazby na personální systém je v systému AMI evidována pouze dokumentace, která není propojeným personálním systémem podchycena (např. pracovní smlouvy atd.). Je tak dodržena podmínka správy aktualizace a přístupu k jedinému zdroji dokumentace. Podporované procesy: a) evidence osob – základní údaje, b) evidence osob, přiřazení osob k objektům, c) problematika klíčů vazba na datové objekty: budovy, vybavení, zařízení, osoby
HSI, spol. s r.o.
42
SPRÁVA DOKUMENTACE Soubory v digitální formě (tabulky, textové, vektorové, rastrové soubory) lze přiřadit informačním objektům sledovaným v AMI. Po vyhledání daného objektu lze na vyžádání zobrazit připojený soubor. Pokud je k danému objektu připojeno více souborů stejného typu, je možné v AMI vytvořit odkaz na adresář, ve kterém jsou tyto soubory uloženy a vybírat konkrétní soubor pro zobrazení z uživatelského rozhraní AMI. Rovněž je možné definovat grafické prvky, které blíže specifikují připojené soubory (např. šipka udávající směr, ve kterém byla pořízena připojená fotografie).
3.3.2 Druhá etapa zavedení AMI – NÁBYTEK A VYBAVENÍ Modul zajišťuje udržování aktuálních záznamů o skutečném stavu rozdělení typu nábytku a vybavení podle platných oborových číselníků, umístění a přiřazení nábytku a zařízení zaměstnancům nebo podnikovým útvarům. udržuje vazbu na inventarizace hmotného majetku, sledování údajů o pojištění majetku (pojistná hodnota, datum vypršení pojistné smlouvy, …). Je možné specifikovat oblasti majetku, které jsou spravovány v rozdílném režimu, např. z pohledu využívání, odpisů, oprav apod. Modul podporuje provádění inventur a plánování obměny nábytku a vybavení (analýzy stáří, stupně poškození apod.). Pokud existuje grafická reprezentace typů nábytku a vybavení, je možné vizuálně plánovat jeho rozmístění, příp. stěhování a přesuny (viz modul AMI-Stěhování a přesuny).
HSI, spol. s r.o.
43
Podporované procesy: a) evidence nábytku a vybavení – technické a konstrukční parametry objektů, přiřazení zodpovědných osob nebo útvarů, evidence vyhrazených technických zařízení, evidence vybavení, spravovaná dokumentace, údaje o relevantní legislativě vazba na datové objekty: vybavení, osoby b) inventarizace vazba na datové objekty: vybavení, osoby, budovy c) rezervace vazba na datové objekty: vybavení, osoby
AMI – VYUŽITÍ PROSTOR Evidence a analýzy využití prostor umožňují sestavení plánu obsazení místností, tvorby přehledů zaměstnanců podle pracoviště (umístění), útvaru, budovy apod., výpočty efektivity využití ploch, výpočty průměrné plochy na jednoho pracovníka (např. podle útvarů nebo organizačního stupně zařazení pracovníka) a jejich porovnání s podnikovými předpisy nebo všeobecnou legislativou. Výměra podlahové plochy je důležitým parametrem např. pro uzavírání smluv s úklidovými firmami. Podporované procesy: a) vyhodnocování využití - určení využitelných a pronajímatelných objektů a prostor, b) výpočet efektivity využití objektů, obsazenost objektů, výpočet průměrné plochy na osobu, sestavení plánu obsazení místností, přehledy obsazenosti objektů podle místa, útvaru … vazba na datové objekty: budovy, plochy
HSI, spol. s r.o.
44
3.3.3 Třetí etapa zavedení AMI – NÁJMY A PRONÁJMY Modul podporuje kompletní životní cyklus nájmů a pronájmů, od požadavku na pronájem, výběr pronajímatelného majetku, komunikaci se zákazníkem, schvalovací proces ve workflow až po uzavření pronájmu, generování příslušné dokumentace (podklady k nájemní smlouvě, předávací protokoly, přehledy majetku a služeb atd.), vedení a změny nájemních vztahů (dodatky o změnách pronajímaného majetku) a konečné ukončení nájemního vztahu. Zabudované mechanismy systému AMI umožňují automatizované sledování časových milníků v nájemním vztahu (smluvní termíny, platební kázeň atd.), vytvářet automatické zprávy pro účastníky procesu (např. vyjadřování k pronájmu technickými útvary, managementem) včetně tvorby e-mailových zpráv nájemcům (případně pronajímatelům). Z věcného hlediska je v modulu možno pronajímat jakýkoliv majetek (od nemovitostí po vybavení) a také nabízené služby spojené s úpravami majetku, jeho provozováním, údržbou, ale též služby samostatné. Zvláštní částí modulu AMI-Nájmy a pronájmy je řízení pronajímání vozidel, kdy tento majetek podléhá zvláštním principům sledování, monitorování aktuálního stavu, zajišťování servisu, účtování úhrad a kombinování krátkodobých a dlouhodobých pronájmů. S pronájmy vozidel je úzce spojena problematika pronajímání parkovacích míst s možnou vazbou na pronajímané automobily, nebo také systémem parkovacích karet. Podporované procesy: a) evidence nájmů a pronájmů - evidence nájemců a nájemníků, sledování vývoje sazeb nájemného a jejich stanovování, sledování platnosti smluv, uchovávání historie pronájmů a prodejů, evidence neplatičů vazba na datové objekty: budovy, plochy, vybavení b) evidence nájemného, služeb - evidence plateb, vyhodnocování nákladovosti u dodávek služeb, vyhodnocování plateb vazba na datové objekty: budovy, plochy, vybavení c) smluvní zajištění nájmů, pronájmů - podpora sestavení nájemních smluv vazba na datové objekty: budovy, plochy, vybavení
AMI – STĚHOVÁNÍ A PŘESUNY Tato oblast zabezpečuje plánování a evidenci změn při stěhování a přesunech zaměstnanců, útvarů či nábytku. Pokud existuje zpracovaná výkresová dokumentace (plány budov), je možné vymezením objektů, které se mají stěhovat, vizuálně naplánovat jejich přesun. Po ukončení stěhování se v modulu AMINábytek a vybavení provede aktualizace údajů pro nový platný stav. Část „Přesuny“ zabezpečuje rezervace prostor (např. jednacích místností) dle termínu, času, velikosti, kapacity nebo doplňkového vybavení, dále krátkodobé či dlouhodobé přidělování místností
HSI, spol. s r.o.
45
s přehledy přemísťovaného nábytku a vybavení (vazba na modul AMI-Nábytek a vybavení), určení zařízení stěhovaného s pracovníkem apod. Obsah a podporované procesy: a) Stěhování, přesuny - údaje o stěhování nábytku a zařízení, náklady na stěhování, rezervace místností podle termínu, velikosti, kapacity, vybavení, určení přesouvaného zařízení podle stěhované osoby,
AMI – ÚDRŽBA Modul údržba pokrývá procesy sjednávání, řízení a vyhodnocování činností spojených s údržbou a opravami vykonávaných v prostorách areálu podniku. Z pohledu životního cyklu oprav, údržby a revizí je nutno plánovat a realizovat jednotlivé typy akcí rozdílnými technologickými postupy a tudíž je tato problematika v systému dělena na: Operativní údržba - běžná denní údržba prostor, kterou nárokují uživatelé prostor. Plánovaná periodická údržba – opakované akce, které probíhají v předem stanovených obdobích, jsou systémem automaticky plánovány a následně ve stanovené době připomínány. Plánovaná jednorázová údržba – nejběžnější způsob údržby majetku, systém podporuje proces od vzniku požadavku, po zajištění údržby, její průběh a vyhodnocení. Dodavatelská údržba periodická – činnosti zajišťované opakovaně na základě smluvního ujednání (smlouva není podmínkou, fakturačně může jít o samostatné akce), převážně s jediným dodavatelem. Dodavatelská údržba jednorázová – Údržba sjednaná účelově na základě výběru vhodného dodavatele, převážně bez smluvního zajištění. Interní údržba – Údržba vykonávaná vlastními pověřenými pracovníky. Kombinovaná údržba – Rozsáhlejší akce vyžadující plánování více činností, kdy jednotlivé činnosti údržby mohou zajišťovat jak vlastní zaměstnanci, tak i sjednaní dodavatelé. Součástí modulu údržby je plánovač údržby, který umožňuje nejenom naplánovat údržbu, ale sledovat její termíny v grafickém kalendáři v různých časových intervalech. Údržbu je možné vyhodnocovat z mnoha hledisek: nákladovost za čas, za úkon, za objekt, časová náročnost úkonu vazba na moduly: AMI – pasport staveb
Plánovač údržby
HSI, spol. s r.o.
46
3.4 Technologická architektura systému
Databázový server RDBMS Oracle
Aplikační server MS Internet Information Server GeoMedia Web Map AMI Nucleus, Hcomsrv, moduly AMI
Správce AMI GeoMedia Pro HForms Správa systému Tvorba dat Kontroly a čištění dat Analýzy Výstupy
File server (ortofoto, rastry, dokumenty)
Koncoví uživatelé Internet Explorer
Prohlížení a dotazování dat Editace popisných údajů Tvorba výstupů
Řešení je postaveno na standardní třívrstvé architektuře. Správce AMI – grafické prostředí Geomedia Pro + formulářové prostředí tředí HForms Klientské pracoviště správce je nezbytné pro zpracování grafických dat a jejich následné propojení s databázovými údaji.Uživatel má přístup ke grafickým i databázovým údajům zajišťuje kontroly konzistence a celkovou správu a údržbu především grafické složky dat. Má možnost vytvářet různé grafické analýzy na základě vytvořených grafických dat o budovách, vybavení budov, sítích, pozemcích s možností tvorby databázových sestav a výstupů. Lze sledovat stav pronajímaných ploch, opravy, údržby a revize zařízení a vybavení budov. Ke grafickým a databázovým objektům lze připojovat i současně vedenou dokumentaci (legislativní, výkresovou, fotografickou atd.). Koncoví uživatelé – MS Internet Explorer Uživatel má přístup ke grafickým i databázovým údajům prostřednictvím standardního internetového prohlížeče. Má možnost zobrazovat grafické a databázové informace, vyhledávat zadané objekty, případně zakládat a aktualizovat databázové údaje. Lze sledovat stav pronajímaných ploch, opravy, údržby a revize zařízení a vybavení budov. Ke grafickým a databázovým objektům lze připojovat i současně vedenou dokumentaci (legislativní, výkresovou, fotografickou atd.) Grafika je aktivní což znamená, že je plně provázána s databázovou částí. Uživatel má možnost vytvářet jednoduché grafické prostorové analýzy a vyhledávat objekty i odčítáním z grafiky.
HSI, spol. s r.o.
47
3.4.1 Technologie AMI Správce AMI Správa •uživatelského nastavení •Datové základy Zpracování grafických dat
Administracer Administrace bezpečnosti databáze
Administrace systému
Ostatní firemní IT systémy Databázový server
Aplikační server AMI nucleus
Uživatel – editor údajů (např.správce budovy) Uživatel – schvalovatel údajů (např.vedoucí oddělení) Uživatel – prohlížeč údajů (např.údržbář)
Uživatel – analýz, souhrnů (např.management) Mobilní uživatel – prohlížeč a editor údajů (např.invent.komise ) Uživatel – prohlížeč lokalizačních údajů (např. student)
Správa přístupových práv
Správa definic formulářů
Metadata
Správa definic grafického rozhraní (definice sestavení zobrazení map) Správa uživatelských dotazů pro popisná data Správa uživatelských prostorových dotazů pro grafická data Správa akcí a vazeb
Správa dokumentů
Úložištì dat objektù AMI
Správa definic uživatelských sestav Správa modulů AMI
Distribuce dat a generování grafických dat (MS IIS + Geomedia Web Map)
Úložištì dokumentù
AMI je modulární systém firmy HSI založený na jádře AMI Nucleus zajišťující zejména definici přístupových práv, synchronizaci práv na úrovni databáze a uplatnění speciálních přístupových práv na úrovni databáze (přístupy k polím a záznamům), automatickou archivaci grafických a popisných dat a krátké a dlouhé transakce. Jádro systému tvoří aplikačním server, skripty ASP a DHTML, metadata jsou uložena v databázovém úložišti a uživatelé přistupují pomocí klientského pracoviště HForms, nebo pomocí webovského prohlížeče.
Jádro AMI – Nukleus je tvořeno systémovými moduly: SPRÁVA PŘÍSTUPOVÝCH PRÁV Tento modul obsahuje definice uživatelů, skupin uživatelů a přístupových práv a umožňuje oprávněným administrátorům provádět nastavení modulu. SPRÁVA DEFINIC FORMULÁŘŮ Tento modul obsahuje definice formulářů – vzhled prostředí pro popisná data. Formuláře jsou generovány v reálném čase. Oprávněným administrátorům je umožněno provádět změnu definice formulářů.
HSI, spol. s r.o.
48
SPRÁVA DOTAZŮ PRO POPISNÁ DATA Modul definic dotazů umožňuje vybírat přednastavený dotaz a zadat požadované parametry. Potvrzením dotazu je provedeno vyhledání požadovaných informací v databázi, výsledek je zpravidla zobrazen ve formuláři. SPRÁVA DEFINIC GRAFICKÉHO ROZHRANÍ Modul definic grafického rozhraní obsahuje způsob zobrazení různých typů grafických prvků. Součástí modulu je tvorba a správa legend (množinu grafických prvků, které budou zobrazeny v grafickém výstupu) SPRÁVA PROSTOROVÝCH DOTAZŮ PRO GRAFICKÁ DATA Modul definic prostorových dotazů umožňuje zachytit vazby mezi grafickými objekty (například pro vyhledanou budovu se zobrazí odpovídající podlaží a místnosti, inženýrské sítě napojené k budově apod.) Součástí modulu je aparát pro tvorbu tématických map. SPRÁVA AKCÍ Modul definic akcí je mocný nástroj, který je využit pro zpracování a analýzu dat. Akce je možné spouštět automaticky po každém přihlášení vybraných uživatelů k projektu, je možné spouštět akce podle předem zvoleného časového plánu. Výsledkem akcí mohou být například různé formuláře s popisnými daty, různé diagramy, reporty, grafická mapa, apod. SPRÁVA DEFINIC UŽIVATELSKÝCH SESTAV Uživatelskými sestavami je zde rozuměn tiskový výstup nebo formátovaný výstup do různých typů souborů (Microsoft Excel, Microsoft Word, XML, HTML, TXT).
3.4.2 Technologie platformy GeoMedia – grafická prezentace dat Systém AMI může s výhodou využívá grafické prostředí s propojením grafických (souřadnicově orientovaných) a popisných informací. Grafická prezentace umožňuje vizuální lokalizaci všech objektů s možností tvorby grafických prostorových analýz a reportů. Výhodou geoprostorové orientace je možnost spravovat i vztahy mezi objekty, u kterých důležitou roli hraje jejich vzájemná interakce. Univerzita Pardubice využívá platformy Intergraph – GeoMedia a to v prostředí správce AMI i publikační nástroj v prostředí www intranet/internet.
TECHNOLOGIE PLATFORMY GEOMEDIA Jako uživatelské prostředí pro práci s grafickými informacemi je navržena technologie GeoMedia vyvinutá a rozvíjená firmou Intergraph. Produkty technologie GeoMedia pokrývají celou šíři potřeb pro sběr, zpracování a využívání grafických dat: GeoMedia Pro - nástroj pro sběr, kontrolu, čištění, aktualizaci a analýzy grafických dat. GeoMedia Web Map - produkt umožňující publikování grafických dat prostřednictvím technologie Internet/intranet.
ZÁKLADNÍ VLASTNOSTI TECHNOLOGIE GEOMEDIA •
Souběžný přístup k různým datovým zdrojům a grafickým formátům
•
Bezešvá integrace dat
•
Možnost uložení veškerých grafických dat v relační databázi
•
Kompletní sada nástrojů pro prostorové analýzy
•
Uživatelské rozhraní Windows a kompatibilita s MS Office
•
Otevřená vývojová platforma pro tvorbu uživatelských aplikací
HSI, spol. s r.o.
49
DISTRIBUCE GRAFICKÝCH DAT PO WEBU - GEOMEDIA WEB MAP Uživatelé na této úrovni mohou prohlížet grafická data i s připojenými databázovými informacemi. Nástrojem pro prohlížení grafických dat je GeoMedia Web Map, produkt umožňující přístup k datům prostřednictvím webovských prohlížečů (browserů). Tím je umožněno zpřístupnit geografické údaje pověřeným pracovníkům Mapy jsou vytvářeny ve formátu ActiveCGM, umožňujícím zobrazit v jednom okně vektorová a rastrová grafická data. Je možné prohlížet všechny detaily přibližováním nebo zvětšováním pohledu na mapu, lze využít i lupu na jednotlivé detaily . Dá se dotazovat na popisné informace k jednotlivým prvkům, ale i vytvářet dynamické zobrazení na základě dotazu do databáze. Web Server je určen pro Microsoft Internet Information Server v prostředí Windows NT/2000/XP. Prohlížečem může být kterýkoliv prohlížeč podporující ActiveX jako například Microsoft Internet Explorer.
3.5 Vazby na další IS a aplikace 3.5.1 Autorizace uživatelů AMI Autorizace uživatelů v systému a při přechodu mezi aplikacemi není nijak komplikovaná. Přihlášení k systému AMI je možné pomocí jména a hesla, nebo pomocí externí autorizace (např. Windows, Novel). V případě externí autorizace je možné otevřít program AMI rovnou s přihlášeným uživatelem bez opakovaného zadávání přihlašovacích údajů.
3.5.2 Relevantní IS a aplikace s vazbou na systém správy majetku Ekonomický systém iFIS* (dodavatel BBM) internet FIS* aneb iFIS* je modulární systém ekonomických agend určený pro velké podniky, organizace a vysoké školy. Jedním ze základních modulů systému iFIS* je modul Majetek. Modul Majetek řeší kompletní agendu účetní a operativní evidence dlouhodobého i krátkodobého majetku. Dlouhodobý Majetek (dříve investiční) je organizován do úloh, které odpovídají základním typům účetních operací s majetkem. Každá z úloh reprezentuje samostatný výstup do účetnictví: Zařazení, Přemístění, Cena, Vyřazení, Účetní odpisy a Daňové odpisy. Ke každé investici je k dispozici karta, ze které lze jednak vyvolat přehled jednotlivých dokladů, současně lze ovšem doklady také pořizovat. Inventární položky lze slučovat do skupin a souborů, definovat vlastní evidenční položky a oddělit přístup uživatelů k datům podle středisek. Účetní odpisy jsou vypočítány vždy měsíčně. Daňové odpisy se počítají za celý rok s možností předběžného výpočtu odpisů kdykoliv během roku.
Personální systém Elanor Global (dodavatel Elanor) Systém je expertní (personalisté, práce a mzdy, mzdová účtárna.) a současně manažerský a informační tj. i pro nejširší firemní použití. Poskytuje strukturované hierarchické pohledy na data z více uživatelských úhlů systém preferuje názorné intuitivní ovládání. Systém je modulární s relativní možností instalace samostatných modulů u klienta Využívá architekturu client - server, server je tvořen programovatelným databázovým SQL serverem (Oracle), na straně klienta se jedná o aplikace pro OS Windows napsané v prostředku PowerBuilder od Sybase. Systém je navržen s plně garantovanou integrovaností dat mezi jednotlivými moduly naplnění dat a jejich prohlížení probíhá i nad jinými entitami než je osoba. Systém obsahuje bohatý výběrový a vyhledávací aparát, umožňuje interakci s řadou jiných softwarových produktů, zejména s kancelářskými aplikacemi MS Word, Excel apod.
Evidence studia KOS (dodavatel Tril Kladno) Evidence studentů, podpora tvorby rozvrhu, vazba na místnosti.
HSI, spol. s r.o.
50
Centrální úložiště dokumentů Systém správy dokumentů umožňuje pracovat s dokumenty, které jsou uloženy jak na serveru systému AMI, tak i na jiných serverech. Přístup k těmto dokumentům je pouze pro čtení. Přístupová práva jsou dána souborovým systémem. V případě nasazení systému HDM je možné dokumenty z prostředí AMI vytvářet, měnit a mazat. Přístupová práva jsou dána nastavení přístupových práv AMI, popř. rozšířením práv daných HDM. V případě ukládání dokumentů v jiných systémech je nutné, aby externí systém umožňoval volání programu a otevírání dokumentů s parametrem (např URL typu: www.Server.cz/aplikace.asp?nazev_dokumentu). Přístupová práva a funkcionalita takto otevřených dokumentů se poté plně řídí funkčností externího programu pro správu dokumentů a není závislý na AMI.
3.5.3 Hlavní cíle propojení systému správy majetku a systému iFIS*: Jednou z nejdůležitějších interních vazeb systému podpory správy majetku je propojení na ekonomický systém. V případě AMU se jedná o ekonomický systém iFIS*. •
Propojení technických a ekonomických dat
•
Sjednocení a kontrola datové základny
•
Vizualizace vybraných ekonomických údajů
•
Částečná automatizace postupů pořizování dat
Kontrola datové základny a vizualizace ekonomických údajů Systém iFIS* disponuje datovým rozhraním pro čtení informací z iFIS *MAJETEK. Jednou z důležitých funkcí systému správy majetku bude propojení informací poskytovaných ekonomickým systémem (inventární číslo a název investice, typ majetku, typ vlastnictví, vstupní cena, suma odpisů, aktuální zůstatková cena, odpisová skupina a doba odpisování, odpovědná osoba, výrobce, výrobní číslo, rok výroby, č. dodavatelské faktury, SKP, zodpovědné nákl. středisko, datum zařazení, vyřazení atd.) s informacemi pasportizačními a provozními. Datové propojení realizované přes průřezový pohled iFIS *MAJETEK bude účelné jednak z hlediska kontroly správnosti a konzistence dat obou systémů (umístění majetku, inv. číslo...), ale také jako zdroj dat pro grafickou on-line vizualizaci vybraných ekonomických jevů v grafické vrstvě systému správy majetku (může se jednat např. o sledování celkových odpisů na budovu, areál nebo o sledování zůstatkové hodnoty investic, které jsou evidovány v místnosti, na podlaží, v objektu, na nákladovém středisku atd.). Výhledový trend v problematice inventarizací majetku směřuje k využívání čteček čárových kódů. Fyzickým označením každé místnosti (například číslo místnosti vyznačené značkou umístěnou na rámu dveří) bude možno k inventarizovanému majetku přiřadit lokalizaci dle místností. Přiřazením čísla místnosti k záznamu operativní evidence majetku v iFIS* bude vytvořen předpoklad k fyzickému propojení záznamu o majetku v systému správy majetku, tedy ve výsledku bude možno graficky konkrétní majetek lokalizovat. Snímáním čárových kódů majetku s přiřazeným číslem místností bude též zabezpečena konzistence dat o inventarizovaném majetku v obou systémech.
Automatizace postupů pořizování dat Systém správy majetku by měl pokrývat problematiku údržby majetku po stránce podpory zajištění procesu konkrétní údržbové akce, od požadavku na údržbu, výběr dodavatele, řízení průběhu, po ukončení a vyhodnocení. Oproti tomu je v systému iFIS* pojem akce spojen především se zdrojem a způsobem financování, tedy z věcného hlediska se nemusí jednat o srovnatelný celek. Relace obou systémů by v této oblasti vznikla na úrovni automatizovaného přenosu informací např. objednávek údržby ze systému správy majetku do iFIS*.
HSI, spol. s r.o.
51
Sdílení číselníků Je žádoucí, aby zaváděním nového systému nedocházelo k duplikování stávajících dat ostatních informačních systémů. Důvody jsou: zbytečná náročnost pořízení dat, neodstranitelné datové redundance, často neefektivní využívání duplicitních údajů. I v případě zavádění systému správy majetku AMU by měl být kladen maximální důraz na využívání sdílených datových zdrojů. Jedná se především o sdílené číselníky (osoby, organizace, dodavatelé ...), které jsou udržovány v iFIS*Centrální číselníky a existuje standardní rozhraní pro čtení a údržbu těchto dat.
3.5.4 Způsob realizace vazeb IFIS*
Směrování propojení klientských prostředí AMI a iFIS*. Oba systémy disponují internetovými klientskými prostředími (AMI – ASP klient, iFIS* –JAVA Applet) Uživateli může být umožněn plynulý přechod mezi aplikacemi bez nutnosti přechodů mezi klientskými prostředími. V tomto případě musí být zvážena míra externí autorizace uživatele při přechodu z aplikace do aplikace. Podobně tomu tak bude v případě automatizace postupů plnění dat (viz odstavec výše), nebo tvorby tematických map s využitím průřezového pohledu do majetku iFIS. Vazba iFIS* – AMI: V systému iFIS* může být vyvinut mechanismus pro plynulý přechod z iFIS* do AMI. Toto parametrické otevírání klienta AMI umožní uživateli téměř okamžité dohledání konkrétního majetku v grafice AMI, případně umožní k ekonomickým údajům z iFIS* dohledat technické pasportizační údaje AMI. Vazba AMI – iFIS*: Tento směr technického propojení systémů bude realizován na úroveň přechodu věta majetku AMI – záznamy inventární karty + souvisejících informací v iFIS*.
PERSONÁLNÍ SYSTÉM ELANOR GLOBAL Oracle 9.2 Mzdový a personální systém Seznam osob - Existuje jednoznačný identifikátor osob, který zůstává pro vždy unikátní. Telefonní linky + telefony Možnost načítání z Elanor, nebo převedení do AMI a odevzdání dat Elanoru pomocí databázových pohledů. Místnosti nejsou plněny - budou přebírány z AMI. Systém má přístup pouze přes Oracle klienta a neumožňuje propojení na aplikační úrovni. Bude možné řešit pouze na datové úrovni. Vybraná data zpřístupňuje systém VERSO.
EVIDENCE STUDIA KOS Studijní agenda Seznam studentů Oracle Existuje webové rozhraní. Těžký klient - nelze propojit. Lehký klient (aplikace KOSY) - LDAP server, neumožňuje automatické ověření dle LDAP. Propojení pouze pomocí databázových pohledů. Možné využití v rozvrhu.
HSI, spol. s r.o.
52
3.6 Předpokládané technické zabezpečení SERVEROVÁ ČÁST Z důvodu vyššího výkonu, zajištění bezpečnosti a spolehlivosti se doporučuje fyzicky oddělit databázový a aplikační server. HW konfigurace serveru: Procesor: Doporučuje se serverové řešení s použitím CPU Intel XEON, nebo AMD Opteron Paměť: S ohledem na ORA doporučujeme 2 GB a více RAM HDD: Doporučuje se základ 160 GB SATA II v provedení RAID 0+1 (tj. 4 x 80 GB HDD, 7200 RPM, 8 MB cache, NCQ). HDD by měly být určeny do serverů (tedy ne klasické disky do pracovních stanic) Základní deska: Doporučujeme MB určený do serverů, samozřejmě s ohledem na zvolený CPU. Výrobce Intel nebo Asus Síťová karta: Doporučujeme „značkový“ NIC 3COM nebo Intel
PRACOVIŠTĚ ADMINISTRÁTORA SYSTÉMU (GEOMEDIA PRO) Toto pracoviště bude určeno ke zpracování grafických dat (prostředí Geomedia Pro) a proto jsou kladeny vyšší nároky na jeho HW vybavenost. HW konfigurace pracoviště: Procesor: Pentium IV Paměť: 512 MB RAM a více SW konfigurace: SW-nutné: Microsoft Windows 2000 (aplikace HSI jsou převážně testovány na platformě NT) Klient databáze Oracle GeoMedia Professional v. 5.1 CZ HForms SW-doporučené: Doporučujeme antivirový SW Microsoft Internet Explorer 6 SP1
PRACOVIŠTĚ TENKÝCH KLIENTŮ (INTERNET EXPLORER) HW konfigurace pracovišť: Procesor: min. Pentium III (doporučeno vyšší) Paměť: doporučujeme 256 MB RAM a více SW konfigurace: SW-nutné: Microsoft Windows (firmou Microsoft podporované verze, např. 2000 Workstation) Microsoft Internet Explorer 6 SP1 SW-doporučené: antivirový systém
PŘEDPOKLÁDANÉ NÁROKY NA SOFTWARE TŘETÍCH STRAN Doporučené verze databáze: Oracle 9i nebo vyšší MS Internet Explorer 6 SP1
HSI, spol. s r.o.
53
Doporučené OS: server - Windows 2000 server pracoviště středního klienta – Win2000, Win XP pracoviště webového klienta - Win98 a vyšší (doporučeno Win XP) MS Office 2000 a vyšší
3.7 Postupy zpracování dat Oblasti dat: Základní technická data o budovách, zařízeních a pozemcích. Společnost HSI se bude v tomto projektu podílet na přípravě ověřovacího vzorku dat. Ostatní podpora bude probíhat formou školení uživatelů systému (plnění popisných dat), odborných konzultací a pomoci při tvorbě dat. Veškeré činnosti spojené s tvorbou a administrací dat budou plně v režii vyškolených pracovníků. Při vytváření dat budou použity následující postupy: 1. Dávkové načítaní ze systému iFIS*. 2. Dávková realizace vazeb na ostatní IS (Personální a studijní IS, …). 3. Ruční plnění dat z papírových i elektronických (MS Excel, Word) podkladů. Předpokladem k těmto postupům je přesná definice podkladů a vytvoření směrnic, které budou definovat postup, obsah a zodpovědnost za plnění systému.
HSI, spol. s r.o.
54
4. PŘÍLOHA: ŘEŠENÍ IP TELEFONIE Je definována struktura dat pro řešení správy IP telefonie.
Seznam ústředen ID - ústředny Název (inv. číslo) Ústředny
Typ ústředny
Počet příchozích linek
Počet odchozích linek
Seznam osob ID osoby Jméno osoby Příjmení titul
Seznam kabelů Číslo kabelu
typ kabelu
Seznam přípojek telefonů Číslo přípojky číslo místnosti typ přípojky číslo kabelu
Seznam přípojek PC Číslo přípojky
HSI, spol. s r.o.
číslo místnosti
typ přípojky
číslo kabelu
55
