Ilona Štěpničková Facility and Property Manager V Praze dne 30.5.2012
OBSAH PREZENTACE 1. Úvod 2. 1. fáze FM projektů – nabídka 3. 2. fáze FM projektů – plánování a koncepce projektu
4. 3. fáze FM projektů – průběh implementace a realizace
projektu 5. Závěr
ÚVOD Definice Facility Managementu: Facility management je soubor metod řízení, které pomáhají v organizaci sladit pracovní podmínky, pracovníky a pracovní činnosti. Zahrnuje v sobě principy obchodní administrativy, architektury, humanitních a technických věd.
ÚVOD Vzhledem k tomu, že každá organizace má nějakou infrastrukturu, majetek či pracovní prostředí, týká se facility management v nějaké své podobě každého podniku bez ohledu na způsob realizace FM.
Facility management zahrnuje metody a techniky řízení správy budov, správy infrastruktury, organizace a metody celkového slaďování pracovního prostředí organizace.
ÚVOD
Podle našich zkušeností má zpracování FM projektů tři části
1.FÁZE FM PROJEKTŮ - NABÍDKA Nabídka by měla obsahovat: 1. Konkrétní pojmenování jednotlivých činností služeb 2. Stanovení procesů jednotlivých služeb 3. Zpracování cenové nabídky
1.FÁZE FM PROJEKTŮ - NABÍDKA Konkrétní pojmenování jednotlivých činností služeb V této fázi je třeba přesně pojmenovat jaké služby jsou součástí projektu a jaké činnosti se budou v rámci služby provádět, stanovit četnosti a přesně popsat rozsah prací.
1.FÁZE FM PROJEKTŮ - NABÍDKA Stanovení procesů jednotlivých služeb V této fázi se navrhne přesný a jasný soubor procesů jednotlivých služeb, popis jednotlivých činností a přiřazení těchto činností konkrétním pracovníkům na konkrétních místech podle organizační struktury. Existuje mnoho metod řízení procesů zaměřených na správní nastavení procesů – např. TQM.
1.FÁZE FM PROJEKTŮ - NABÍDKA Zpracování cenové nabídky Klíčovou částí každého FM projektu je zpracování cenové nabídky. Cenová nabídka musí obsahovat přesné kalkulace ke každé službě tj. cenu za práci, za materiál, předpokládané náklady na vícepráce, rozdělení zda se bude jednat o měsíční či roční fakturace (např. u revizí technologických zařízení) tak, aby objednatel služby měl přesnou informaci kolik a za co platí.
2. Fáze FM projektů – plánování a koncepce projektu 1. Analýza stávající situace 2. Vyhodnocení kritických míst 3. Stanovení cílového řešení
2. Fáze FM projektů – plánování a koncepce projektu Analýza stávající situace
2. Fáze FM projektů – plánování a koncepce projektu Vyhodnocení kritických míst
SWOT analýza nám zpravidla ukáže kritická místa projektu, pomůže je pojmenovat a vyhodnotit.
2. Fáze FM projektů – plánování a koncepce projektu Stanovení cílového řešení Výsledkem předchozích kroků je: Úprava popisů služby Spuštění služby Předpis reportů – měsíční , čtvrtletní, roční Stanovení oboustranných povinností a kompetencí Seznam oprávněných osob Forma vyhodnocení kvality a způsoby sledování Finanční a právní aspekty spolupráce
3. fáze FM projektů – průběh implementace a realizace projektu 1. Sledování a vyhodnocení shod/neshod s cílovým stavem 2. Provedení úprav či vylepšení 3. Pokračování v kvalitnější úrovni
3. fáze FM projektů – průběh implementace a realizace projektu Sledování a vyhodnocení shod/neshod s cílovým stavem
Na základě probíhajících činností a pravidelného vyhodnocování kvalitativních, kvantitativních a cenových aspektů každé služby se na pravidelných týdenních a měsíčních jednáních sleduje stav celého projektu a celý projekt se pravidelně vyhodnocuje a optimalizuje.
3. fáze FM projektů – průběh implementace a realizace projektu Provedení úprav či vylepšení
Podle našeho názoru je nejvhodnějším přístupem tzv. kontingenční přístup, který je definován tak, že neexistuje žádný ‚nejlepší‘ způsob plánování, organizování a kontrolování. Naopak manažeři musejí pro každou novou situaci vždy hledat nejvhodnější způsob. Například metoda plánování, která byla velmi účinná v jednom případě, může být jindy krajně nevhodná. Kontingenční přístup je charakteristický hledáním vhodných metod managementu pro různé situace. Tento přístup je kreativní a systémový a přináší velmi účinné způsoby vylepšení a úprav jednotlivých aspektů zakázky, které vedou k celkovému zlepšení celého projektu.
3. fáze FM projektů – průběh implementace a realizace projektu Pokračování v kvalitnější úrovni Každý FM projekt je živý organismus, který se neustále vyvíjí a každý den potřebuje nové a nové podněty. Výše uvedené nástroje řízení FM nám trvale napomáhají zlepšovat pracovní prostředí našich klientů. Pro další pokračování projektů používáme systém SLA (Service Level Agreement), který u nás není jenom pouhou přílohou smlouvy o dílo, ale slouží k neustálému rozvoji našich služeb.
ZÁVĚR Děkuji za pozornost
