Eva lu a t ie ve r sla g so llic it a t ie p r o c e d u r e 10| 11 I n l e id in g Evenals voorgaande jaren is ook dit jaar een sollicitatiecommissie(SoCo) ingesteld om een nieuw ASVA-bestuur te selecteren. In dit document beschrijft en evalueert de SoCo het selectieproces, en doet aanbevelingen ter verbetering voor de komende jaren. Tenslotte komen de samenwerking binnen de SoCo en die met de Zoekco aan bod. De SoCo 10|11 bestond uit vijf leden met verschillende en complementaire achtergronden. Daarnaast vervulde Mara van der Vos de rol van vertrouwenspersoon. Charlotte Dijkstra (Vice-voorzitter bestuur 10|11) Raphaël van Kraaij (Lid Raad van Advies, Lid SoCo 09|10) Joran van Pol (Extern lid, HvA CMR 08|09, HRM student) Lex Sietses (Penningmeester bestuur 10|11) Sophie Villerius (Secretaris bestuur 09|10, oud-medewerker)
Vo o r b e r e id in g Bij de portefeuilleverdeling van het bestuur 10|11 was al bekend wie zij uit het bestuur zouden voordragen voor de SoCo. Daarna zijn de overige drie leden gezocht. Daarbij is in ieder geval een lid van een voorgaande SoCo gevraagd en is tegelijk geprobeerd leden te zoeken die zoveel mogelijk een aanvulling zouden zijn op de al bekende leden. De SoCo raadt aan deze werkwijze voort te zetten omdat dit er namelijk toe heeft geleid dat er een divers team is ontstaan, zowel in competenties, achtergrond als karakters. Dit is een must voor een SoCo gezien zij weloverwogen beslissingen moeten nemen en daarvoor zoveel mogelijk perspectieven moeten afwegen. De SoCo wil benadrukken dat een goede verdeling niet alleen rekening houdt met de bekende verhouding man/vrouw, HvA/UvA, en medewerker/bestuur/extern verdeling, maar ook heel bewust met de noodzaak van verschillende karakters. Juist dat zorgt ervoor dat sollicitanten eerlijk worden beoordeeld, omdat indrukken en eigenschappen soms verschillend worden geïnterpreteerd. Dat maakt dat een kandidaat objectiever wordt beoordeeld. Daarnaast is de expertise van iemand uit de vorige SoCo zeer waardevol gebleken. Aanbeveling 1: Een goede, brede verdeling in de SoCo is essentieel. Hierbij zijn belangrijk de verhouding man/vrouw, HvA/UvA, en medewerker/bestuur/extern, het hebben van vijf verschillende karakters en de ervaring van een oud-lid van de SoCo. In januari 2011 is de SoCo voor het eerst bijeengekomen om elkaar (beter) te leren kennen, een grove planning te maken en alvast een aantal data vast te leggen. Vervolgens is de SoCo eind februari op training geweest. Het doel van de training is enerzijds het oefenen met het afnemen van sollicitatiegesprekken en anderzijds het scherp krijgen van het gewenste profiel van de kandidaten en het bestuur. Hoewel de training op sommige punten beter had gekund, is het van grote waarde om als SoCo een dergelijke training te volgen. Er mag in de volgende jaren meer aandacht besteed worden aan het opstellen van profielen waarop de kandidaten kunnen worden beoordeeld. Dit jaar heeft de SoCo ook buiten de training om een proefsollicitatiegesprek gehouden. Dit was zeer positief en leerzaam omdat het de SoCo in de gelegenheid stelt de vragenlijst te testen en feedback te ontvangen van de persoon die de rol van sollicitant vervult (deze rol werd vervuld door een niet-
SoCo-lid). Belangrijk is daarbij wel iemand te vragen die vertrouwelijk omgaat dit gesprek, het geeft immers een inkijkje in de werkwijze van de SoCo, bijvoorbeeld door een zittend bestuurslid, dat immers de procedure al eens heeft doorlopen. Aanbeveling 2: Begin al in januari/februari met een training en met het maken van functieprofielen en concepten voor de opdrachten tijdens de teamdag om zo de werkdruk te spreiden en eerder inhoudelijk voor te bereiden. Hierdoor komt de SoCo ook eerder op één lijn over de vraag wat men in een bestuur zoekt. Aanbeveling 3: Houd minimaal één oefengesprek los van de training zelf, vlak voor de echte gesprekken beginnen.
De voorbereiding was aanvankelijk intensief, daarna ontstond echter een soort ‘gat’ tussen de voorbereidende fase en de fase waarin de werkelijke sollicitaties af werden genomen. De SoCo raadt de toekomstige SoCo dan ook aan om het zwaartepunt meer naar de voorbereidingsperiode te leggen. Dat betekent dat alles zoveel mogelijk af is in de voorbereidende fase. Dit zorgt ervoor dat er minder een ‘gat’ ontstaat en dat de druk in de laatste periode (tijdens de sollicitaties) afneemt. Aanbeveling 4: Begin direct na de vorming van de SoCo met de inhoudelijk voorbereiding door bijvoorbeeld al concepten te maken van (team)opdrachten en het opstellen van concrete profielen waar de SoCo naar zoekt. Dit omdat zo de werkdruk beter wordt verdeeld over het jaar.
Se l e c t ie p r o c e d u r e Dit jaar heeft de selectieprocedure er als volgt uitgezien: Brievenronde Na het verstrijken van de originele sollicitatiedeadline, hadden zich minder kandidaten gemeld dan de SoCo aanvankelijk als minimum had gesteld. Op basis van het aantal brieven heeft de SoCo besloten de sollicitatieperiode te verlengen. Dit valt absoluut niet aan te raden maar was simpelweg niet te voorkomen. In de verlenging zijn er nog nieuwe sollicitanten bijgekomen. Uit de evaluatie bleek dat enkele kandidaten de verlenging als negatief hebben ervaren. Wat betreft de SoCo is verlenging altijd een ‘last resort’. De SoCo heeft pas na een zeer uitgebreide discussie de afweging gemaakt om toch te verlengen omdat gebaseerd op voorgaande jaren negen sollicitanten simpelweg onvoldoende zijn voor een zorgvuldige procedure. De SoCo wil wel waarschuwen voor een precedentwerking gezien dit het tweede jaar op rij is dat de sollicitatiedeadline wordt verschoven. Aanbeveling 5: Zie de verlenging van de brievendeadline alleen als een 'last resort' en sluit hem dus niet volledig uit. Voldoende kandidaten om een echte keus te kunnen maken is (nog) belangrijker dan vasthouden aan de deadline. Toen ook de tweede deadline verstreken was, heeft de SoCo uitgebreid en zeer zorgvuldige discussie gevoerd over welke kandidaten wel of niet uitgenodigd werden voor een gesprek. Dit
heeft geleid tot een schriftelijke afwijzing, de overige kandidaten zijn telefonisch benaderd om direct een sollicitatiegesprek te plannen. Vlak voor het begin van de gespreksronde heeft een kandidaat zich teruggetrokken. Gespreksronde De gespreksselectie vond plaats in de Brakke Grond. Een goede en neutrale locatie, die als minpunt een lange wat donkere gang naar de vergaderruimte kent, die intimiderend over kan komen. De sollicitatiegesprekken duurden in principe 45 minuten met een uitloop naar een uur. De kandidaat werd door drie SoCo leden geïnterviewd en door twee SoCo leden geobserveerd. In elk gesprek was er een gespreksleider en twee secondanten. De gespreksleider hield vooral de grote lijnen in de gaten, terwijl de secondanten juist de diepte opzochten. De rol van gespreksleider werd door twee SoCo leden vervuld, de overige rollen rouleerden continu om de leden van de SoCo scherp te houden. De SoCo heeft in de gesprekken een zo’n compleet mogelijk beeld proberen te krijgen van kandidaten. Dit betekent dat de SoCo zich zo nu en dan anders op moest stellen om een duidelijker beeld te krijgen. Elke kandidaat heeft tevens voldoende ruimte gekregen voor eigen inbreng. Sommige kandidaten hebben de gesprekken als informeel ervaren, anderen juist als hard en zakelijk. De SoCo is van mening dat een sollicitatiegesprek best stevig mag zijn, het gaat hier tenslotte over een serieuze functie waarin een kandidaat zich voor een jaar committeert. Tussen de verschillende gesprekken was wat extra tijd gepland zodat de SoCo nog eenmaal de aandachtspunten voor een volgende kandidaat kon doornemen en de kandidaten elkaar niet tegen het lijf liepen, dit is wat de SoCo betreft een aanrader. Aanbeveling 6: Plan bewust ruim de tijd voor de gesprekken zelf maar behoud ook speling tussen de gesprekken. Zo krijgen de SoCo leden voldoende rust en is de kans dat sollicitanten elkaar tegenkomen kleiner, hetgeen de privacy natuurlijk bevordert.
Aanbeveling 7: Goede, heldere communicatie naar de sollicitanten is belangrijk. Het is voor de uniformiteit beter als één persoon de telefoontjes pleegt in een bepaalde fase om een eenduidig verhaal te vertellen. Evaluatie gespreksronde Na de gesprekken heeft de SoCo alle gesprekken beoordeeld. In deze fase zijn ook enkele referenten gecheckt. Dit is nuttig omdat het prettig is om je indrukken na het gesprek te checken bij iemand die al met de persoon in kwestie samengewerkt heeft. Het kan ook voor opheldering van mogelijke twijfelpunten zorgen. Na de referenten hebben we gezamenlijk besloten welke kandidaten we door wilden laten gaan naar de teamdag. Tegelijkertijd hadden zich al verschillende kandidaten teruggetrokken. Wat ertoe heeft geleid, dat er uiteindelijk met het uiterste minimum van vijf kandidaten op de teamdag werd gestart. Het was in onze ogen niet wenselijk om een teamdag te organiseren met dit aantal, maar in dit geval ging het om een weloverwogen keuze. We achtten de kans aanwezig dat er een vijfkoppig bestuur gevormd zou kunnen worden en om die reden hebben we besloten de teamdag gewoon door te laten gaan. In onze ogen is het wenselijk ruimschoots meer dan vijf kandidaten uit te nodigen voor de teamdag, maar alleen kandidaten die dat qua inhoud verdienen. De afweging zal ieder jaar opnieuw moeten worden gemaakt. In de afweging heeft ook meegespeeld dit jaar dat door het uitstellen van de teamdag mogelijk nog meer goede kandidaten zich terug zouden trekken.
De resterende kandidaten zijn gebeld en zijn niet lang daarna gemaild met aanvullende informatie over de teamdag en over het essay dat ze voorafgaand aan deze dag moesten schrijven. Teamdag Bij deze teamdag werd er eerst een voorstelronde gehouden, als “ijsbreker”. De opdracht die de kandidaten vooraf hadden gekregen om een stuk te schrijven is vervolgens gepresenteerd. Na afloop waarvan werd gediscussieerd met de andere kandidaten. Er werd een vergaderoefening gehouden en de kandidaten hebben met elkaar (en zonder de SoCo) geluncht. Daarnaast werd er een casus voorgelegd. Tijdens dit rollenspel is gekeken naar de bijdrage van de kandidaten en naar de groepsdynamiek. Tot slot werd er een individueel evaluatiegesprek met de kandidaten gehouden over de dag zelf, de mogelijke functieverdeling en samenstelling van het bestuur. Uit de feedback kwam terug dat het wellicht een goed idee is een dag na de teamdag nogmaals kort te evalueren met de kandidaten individueel, omdat dan de dag wat beter is bezonken. Bestuursformatie 1 Bij de beoordeling van de teamdag kwam de SoCo tot de conclusie dat de balans in het team niet klopte, dat er enkele belangrijke competenties misten en dat niet iedereen even geschikt was voor het bestuur dan wel een beoogde functie. Op dat moment restte een driekoppig bestuur. Op basis hiervan heeft de SoCo besloten om de procedure opnieuw te openen voor de twee open plekken in het kandidaatsbestuur. De overige kandidaten hebben toen twee beoogde functies meegekregen. Al zijn we ons bewust van het feit dat deze keuze een hoop extra inspanning van ons vergde, een ingewikkelde situatie in het algemeen ontstond en een hoop geduld en begrip van de reeds gevonden drie kandidaten vroeg, toch staan we nog steeds volledig achter deze keuze. Zoals reeds uitgelegd op de ALV voor de zomer hebben in ons proces voortdurend kwaliteit en zorgvuldigheid bovenaan gestaan. Selectieronde Tweede Termijn Uiteindelijk heeft dit slechts een reactie opgeleverd, deze kandidaat is na de beoordeling van brief en cv uitgenodigd voor een gesprek. Uiteindelijk is met deze kandidaat en de eerder geselecteerde kandidaten een tweede (mini-)teamdag georganiseerd. De tweede teamdag was minder uitgebreid dan de eerste. De opzet van deze dag was als de eerdere met een kennismaking, presentatie van een voorbereid essay voor de nieuwe kandidaat, een groepsopdracht en als afsluiting opnieuw een individueel gesprek. Bestuursformatie 2 Na de teamdag zijn we als SoCo direct samengekomen om een besluit te nemen over allereerst of we vier geschikte kandidaten hadden. Daarnaast hebben we stilgestaan bij de vraag of een vierkoppig bestuur voorgedragen zou worden en welke alternatieven er bestonden. Dit is ook uitgebreid in de voordrachts-ALV en de bijbehorende stukken besproken. Van deze voordracht zijn alle kandidaten direct op de hoogte gesteld. Na het telefonisch gesprek hadden zij allen nog een dag bedenktijd. Gelukkig hadden alle kandidaten vertrouwen in het samengestelde team en hebben zij allemaal toegezegd. Dit heeft geleid tot het voordragen van het vier-koppig bestuur zoals dat inmiddels is geïnstalleerd.
Ove r ig e za k e n Nagesprek In navolging van vorig jaar is ook dit jaar gekeken hoe de SoCo in een nagesprek gesproken kan worden over de kansen en mogelijke risico’s die zij als kandidaat en als team hebben. Uiteindelijk is dit praktisch ingevuld door de feedback te bespreken binnen de RvA en deze aandachtspunten in de buddygesprekken mee te nemen. Dit werd gedaan met de gedachte dat de SoCo zowel over het team als de individuele kandidaten veel heeft nagedacht en hen veel nuttige informatie kan meegeven om zo het meeste uit het bestuursjaar te halen. Het zou dan ook zonde zijn deze informatie niet te gebruiken of niet door te geven aan de RvA. Op bovenstaande wijze is deze waardevolle informatie binnen de organisatie behouden. Toch is het aan te raden een volgende keer dit nagesprek vooral met de kandidaten en een afvaardiging van de RvA te houden. Aantal teruggetrokken kandidaten Er zijn dit jaar relatief veel terugtrekkingen geweest uit het sollicitatieproces. Hoewel de SoCo slechts kan speculeren over de motivatie van de kandidaten die zich terugtrokken, is het van belang hier meer aandacht aan te besteden. Een aantal redenen dat wellicht de drempel tot terugtrekking heeft verlaagd is (1) de onzekerheid met betrekking tot de langstudeerdersboete, hierdoor zullen kandidaten eerder afwegen hun studie tijdig af te maken en (2) dat er tussen sommige stappen in het sollicitatieproces, mede door de verplaatste deadlines, een iets langere periode dan gewenst, dit brengt onzekerheid met zich mee die moet worden beperkt of liefst voorkomen. Feedback Gedurende de hele procedure is de SoCo bereikbaar geweest voor aanvullende feedback indien de kandidaat dat wenste. Het contact met de afgevallen kandidaten is steeds door één persoon onderhouden, op die manier werd de informatie op een uniforme manier overgebracht. Tijdsbestek De SoCo is van januari t/m juni bezig geweest met het sollicitatietraject. Deze lengte was in principe geen probleem, maar de SoCo raad toekomstige SoCo’s in ieder geval niet aan om het proces langer te maken dan dit jaar. Voor sommige kandidaten is de procedure wellicht te lang geweest (dit bleek o.a. uit schriftelijke evaluaties). Hoewel de indruk bestond dat de verwachtingen over de duur van de procedure duidelijk waren bij bij kandidaten, en dat hierover en over het verplaatsen van deadlines zoveel mogelijk is gecommuniceerd, lijkt het erop dat sommigen dit toch anders ervaren. Als er te veel tijd ontstaat tussen de stappen in het proces kunnen kandidaten meer gaan twijfelen. Hoewel de SoCo de resultaten niet kan voorspellen, kan de volgende SoCo een korte procedure wel in overweging nemen. Aanbeveling 8: Verkort het traject voor de kandidaten en plan het in 2 of 3 weken. Hierdoor wordt het proces intensiever maar blijft het werkbaar en vooral compact. Samenwerking binnen SoCo De SoCo heeft de onderlinge samenwerking als zeer prettig en constructief ervaren. Dat heeft deels te maken met respect voor de diversiteit en de daarmee samenhangende openheid. Anderzijds hangt het samen met het gegeven dat alle leden van de SoCo bereid waren veel tijd te investeren. Ook stond de zorgvuldigheid van de procedure hoog in het vaandel bij de SoCo, waar dit heeft
geleid tot langere vergaderingen werd dat door de leden voor lief genomen. Door de terughoudende opstelling van het lid van de vorige SoCo, was er veel ruimte voor nieuwe ideeën. De open instelling van de voorzitter zorgde er ook voor dat alle leden zich uitgenodigd voelden om actief deel te nemen aan de vergadering. De twee bestuursleden hebben veel voorbereidend werk gedaan, wat een soepel verloop van de vergaderingen mogelijk maakte. Samenwerking met ZoekCo De SoCo gaat ervan uit dat de ZoekCo met een eigen evaluatie komt, maar wil toch niet voorbijgaan aan de samenwerking en daar kort op ingaan. De SoCo heeft gedurende het zoekproces contact gehad met de voorzitter van de SoCo, deze stond open voor kritiek en feedback. Dat vergemakkelijkte de samenwerking tussen de ZoekCo en SoCo. Het is de SoCo echter wel opgevallen dat niet ieder lid zich voldoende heeft kunnen inzetten in het zoekproces. De individuele aanpak heeft voor goede kwaliteit van kandidaten gezorgd, echter misschien heeft het aantal kandidaten hieronder te leiden gehad. Wellicht dat een betere mix van individueel en collectief in de benadering van het zoekproces worden overwogen. Maar dat is (zoals gezegd) vooral aan de ZoekCo om nader te evalueren.
Co n c l u sie Als SoCo hebben wij een leerzame en leuke tijd gehad. Daarnaast was het erg leuk om te zien hoe gemotiveerd de meeste kandidaten waren. De procedure is dit jaar opnieuw op ongebruikelijke wijze verlopen, een extra sollicitatieronde heeft voor extra druk op de soco gezorgd. De SoCo heeft in zijn overwegingen voortdurend kwaliteit en zorgvuldigheid in het oog gehad en hebben een goed team samen kunnen stellen. Wij kijken met veel trots terug en zijn vooral blij met het eindresultaat. Wij wensen het bestuur 11/12 nogmaals een goed jaar toe en de SoCo 11/12 bij deze alvast veel succes!
