LOKO INTERNATIONAL SANDER BEELAERT
Algemene Vergadering – 20 december 2013
EVALUATIENOTA The future of Think Abroad Gedurende de maand november organiseerde LOKO International in samenwerking met de faculteitskringen en international student associations (ISA’s) voor de tweede maal de Think Abroad Month. Deze sensibiliseringsmaand werd voor het eerst georganiseerd in februari 2013. Waar andere activiteiten van LOKO International zich in de eerste plaats richten op internationale studenten is de Think Abroad Month in de eerste plaats gericht op lokale studenten. Doel van de Think Abroad Month is om lokale studenten bewuster te maken van internationalisering en interculturaliteit. Leuven heeft een zeer grote internationale gemeenschap, maar vaak is het contact met lokale studenten gering. Deze maand wil lokale studenten in contact brengen met de internationale gemeenschap en hen sensibiliseren dat internationale en interculturele ervaringen een echte meerwaarde kunnen zijn. Op vraag van de LOKO AV werd de Think Abroad Month verplaatst naar november, traditioneel de periode waarin de faculteiten infosessies organiseren over Erasmus ed. en studenten een beslissing moeten nemen of ze het volgende academiejaar in het buitenland wensen te studeren of niet. De AV was van mening dat de Think Abroad Month daarom meer impact kon hebben in november dan in februari.
1. Evaluatie van de promocampagne Zowat de grootste opmerking bij de vorige Think Abroad Month was de gebrekkige promotiecampagne. Dit jaar hebben we dan ook sterk nagedacht over de communicatiekanalen die we konden gebruiken om Think Abroad zo zichtbaar mogelijk te maken bij zoveel mogelijk studenten. Hiervoor werd een communicatieplan opgesteld waarbij we intensief ingezet hebben op verschillende online en offline media. - Posters/Flyers - Banners in de Alma’s/ aan Pangaea - Facebookevents en –campagne - Website - Promo via de KUL (Facebook, website, digitale infoborden)
Evaluatienota
The future of Think Abroad
1
1.1. Opmerkingen van Bureau/WV - De campagne is te laat kunnen beginnen. Dit omdat we een zeer krappe deadline hadden om het ontwerp af te krijgen en The Stuff anderhalve week vertraging opgelopen had, waardoor het drukwerk er pas op 4 november was. -> Deadline voor doorsturen events vroeger leggen (eind september ten laatste) -> Postercampagne starten half oktober - Er zijn teveel posters gedrukt. De flyers zijn wel bijna allemaal verdeeld. -> Naar volgend jaar toe wordt het aantal gehalveerd (2x500 ex. ipv 2x1000) - Ondanks herhaaldelijke oproepen werd er weinig promo gevoerd door de kringen. Dit is heel jammer, aangezien we dit samen organiseren en we ook reclame voor jullie events maken. De campagne is primair op lokale studenten gericht, die de kringen via hun kanalen goed bereiken. Als het voor de Alma-enquête kan, kan het ook voor Think Abroad - Er werd enkel geflyerd aan de Alma’s en amper op andere locaties. - Hoera dat we de communicatiekanalen van de KUL konden gebruiken. Deze contacten nog meer aanspreken om nog meer studenten rechtstreeks te bereiken. 1.2 Analyse van de website De conclusies uit de Google Analytics van de website www.thinkabroad.be Bezoekers Unieke bezoekers Gemiddelde tijd per bezoek Nieuwe bezoekers
512 377 01:46 73,63%
-> 377 bezoekers is niet zo veel, maar aangezien 74% van hen nieuwe bezoekers waren, slaagden we er dus in een publiek te bereiken en hen te overtuigen onze site te bezoeken. De bezoekers bleven gemiddeld 1min46 op de site. In de marketing wereld wordt algemeen aanvaard dat wanneer een bezoeker langer dan 20-30 sec op een site blijft, hij echt geïnteresseerd is en verschillende topics leest. Met ons gemiddelde kunnen we wel zeggen, dat het een succes was. -> De 377 unieke bezoekers bezochten 1 211 unieke pages. Dit is gemiddeld 3,2 pagina’s. -> 48% van de bezoekers surfte rechtstreeks naar de site door www.thinkabroad.be te tikken in hun browser. De nadruk op het adres van de site heeft dus gewerkt! Belangrijke opmerking: Bezoekers die via de site van de KUL op onze site kwamen bleven gemiddeld 4min22. -> 90,8% van de bezoekers kwam uit België. We bereikten dus vooral lokale studenten, die ons primair doelpubliek vormden.
Evaluatienota
The future of Think Abroad
2
2. Evaluatie van de shiften Er waren heel wat shiften om flyers te verdelen en posters op te hangen. Meer dan de helft daarvan is door de 5 mandatarissen van LOKO International zelf gedaan. De steun vanuit het bureau van LOKO, de kringen en de ISA’s was beperkt, wat heel jammer is aangezien iedereen zich geëngageerd heeft dit event te steunen. Dit jaar waren vooral Gasthuisberg en Heverlee moeilijk te bereiken (en dus ook de studenten die daar studeren). 2.1 Opmerkingen WV - Er kunnen ook posters en flyers meegegeven worden op de WV/AV aan de kringen om op hun CuDi te leggen. We wilden die zelf brengen, maar door tijdsgebrek is dit niet gelukt. ->Er wordt nagedacht hoe we de kringen meer kunnen laten instaan voor de verspreiding, zonder het overzicht te verliezen en een evenwichtige verdeling over de campussen en doorheen de maand te verzekeren.
3. International Fair Op 6 november organiseerden we de International Fair in de Museumzaal als startevent van de Think Abroad Month. 3.1 Opmerkingen Bureau en WV - We ontvingen heel wat positieve reacties van de bezoekers en de vicerector kwam langs! - De opkomst was niet superhoog, maar wel voldoende. - Door ziekte hebben een aantal standjes en de mensen van Pangaea moeten afhaken waardoor er geen echte bar was. - De standjes waren verdeeld in twee groepen: de kant met ISA’s en organisaties en een kant met de landen. Heel veel bezoekers bezochten de standjes van de landen, maar kwamen niet tot bij de ISA’s -> Zouden we kunnen oplossen door landen en ISA’s meer te mixen, of steeds aan de ene helft van een gang landen en aan de andere kant ISA’s te plaatsen - Er zijn tamelijk wat landen niet komen opdagen zonder te verwittigen. We hebben dit wel kunnen opvangen door een aantal landen met veel spullen meerdere standjes te laten innemen -> Sommige landen hebben geen mailcultuur. Daarom best persoonlijk contact en een infoavond voor alle standhouders te organiseren
inzetten
op
-> Misschien kunnen we een waarborg vragen bij inschrijving. Als ze niet opdagen krijgen ze deze dan niet terug. We moeten dan wel opletten dat dit de drempel niet verhoogt voor studenten om deel te nemen 3.2 Toekomst van de International Fair
Evaluatienota
The future of Think Abroad
3
LOKO International, de KU Leuven en KHLeuven gaan in maart samen zitten om samen te werken om volgend jaar de International Fair mogelijk te koppelen aan Project Go International, de vroegere Buitenlandtweedaagse. De leuke, kleurrijke International Fair (in de Museumzaal) kan dan gekoppeld worden aan de informatieve beurs (in de Jubileumzal). Op die manier kan er ook een zekere overlap in standjes weggenomen worden en kunnen we ons maximaal focussen op de landenstanden, een bar en artiesten. Dit zal ook veel makkelijker qua communicatiemiddelen zijn (KU Leuven zal dit trekken). Ook qua logistieke steun en financiële steun zijn er dan ook meer opportuniteiten bij de KU Leuven.
4. LOKOmotion @ Albatros Dit jaar hostte LOKO International Albatros tijdens LOKOmotion. Thema van de zaal was ‘internationale muziek’. Een uitgebreide evaluatie hiervan gebeurde reeds bij de evaluatie van LOKOmotion, maar volgende punten willen we hier ook meenemen -> LOKOmotion lijkt ons nog steeds de perfecte afsluiter van Think Abroad om zo enerzijds internationale studenten samen met lokale studenten te laten feesten in alle zalen en anderzijds alle studenten te laten kennis maken met muziekgenres uit andere delen van de wereld (o.a. Latin, Afrikaanse hiphop, Balkan Beat,…) -> Het lijkt ons best te verhuizen naar een kleinere zaal vb. Social Club -> LOKO International krijgt de volledige verantwoordelijkheid over haar zaal (in samenspraak met de kringen die deze zaal hosten)
5. Events van kringen en ISA’s Heel wat kringen en ISA’s organiseerden events in het kader van Think Abroad. Een rondvraag leerde ons dat er een aantal activiteiten weinig studenten aantrokken. Heel wat van de events pasten bovendien niet volledig in het thema. -> Er zijn teveel kleine activiteiten. Naar volgend jaar toe worden kringen aangemoedigd om meer samen te werken en grotere activiteiten op poten te zetten. Zo is er minder overdaad en is er ook minder concurrentie om studenten te lokken. We streven naar 1 groot event en misschien 2 kleinere per week en geen 30 events zoals dit jaar. -> Er is nood aan meer promotie van de events, waarbij kringen en ISA’s ook meer reclame voor andere activiteiten maken. -> Naar volgend jaar wordt er volop ingezet op echt integratiebevorderende activiteiten. LOKO International zal ook selctiever zijn welke events in het programma passen en welke niet. Als kringen meer samen werken kunnen ze ook meer nadenken hoe de integratie te bereiken. -> LOKO International voorziet een evaluatieformulier voor de kringen om statistische informatie te verkrijgen.
6. Conclusie De Think Abroad Month vond dit jaar voor het eerst plaats in november. Er wordt geadviseerd dit zo te houden. Praktisch betekent dit echter dat er reeds vanaf april/mei Evaluatienota
The future of Think Abroad
4
met de voorbereidingen moet begonnen worden, de uiterste deadline waarop alles af moet zijn is eind september. De periode tussen de Orientation Days en de Think Abroad Month (waarvan de promotie eigenlijk begint half oktober) is zo kort dat dit anders moeilijk haalbaar is. Algemeen gesproken is LOKO International zeer tevreden met de Think Abroad Month en wil ze deze naar de toekomst nog verder uitbouwen. Ook vanuit de universiteit kwam er veel positieve feedback en signalen dat ze hier meer aan willen mee werken. LOKO International hoopt dat de Think Abroad Month kan uitgroeien naar een jaarlijks event dat de start inluidt van een verdere, continue aandacht voor deze thematiek.
Evaluatienota
The future of Think Abroad
5
