Evaluatie (2016) van het Integriteitsbeleid Gemeente Gennep

Evaluatie (2016) van het Integriteitsbeleid 2014 Gemeente Gennep

Gennep, 19 april 2016 :

Inhoudsopgave

Inhoud: Inhoudsopgave..................................................................................................................................................... 2 Inleiding en samenvattende conclusies/aanbevelingen .............................................................................. 3 1

Evaluatie gedragsnormen uit het Integriteitsbeleid ............................................................................. 4

2

Evaluatie rollen uit het Integriteitsbeleid ............................................................................................... 8

3

Evaluatie handhaving, monitoring en evaluatie uit het Integriteitsbeleid .................................... 11

4

Evaluatie bestuurlijk niveau ................................................................................................................... 12

BIJLAGE 1: Analyse meldingen giften ............................................................................................................ 13 BIJLAGE 2: Uitkomsten I-Inzicht ..................................................................................................................... 14 BIJLAGE 3: Uitkomsten medewerkers-enquête .......................................................................................... 17

Verantwoording Op 17 februari 2014 heeft de gemeenteraad van Gennep het voorstel inzake het rapport van de Rekenkamercommissie “Bestuurlijke Integriteit Gennep” (nr. 2013/4978) vastgesteld en tegelijkertijd vastgesteld het voorstel integriteitsbeleid, gedragscode politieke ambtsdragers, stappenplan onderzoek en registratie integriteitsschendingen politieke ambtsdragers gemeente Gennep 2014 (nr. 2014/68). Ten tijde van het vaststellen van het integriteitsbeleid en de onderliggende gedragscode is afgesproken dit minimaal elke twee jaar te evalueren (§ 5.3 uit het Integriteitsbeleid). Op organisatieniveau zou dit worden opgepakt door P&O, op bestuurlijk niveau door de raadsgriffier. Daar ook P&O onderdeel uitmaakt van de organisatie, is gekozen de evaluatie voor het organisatieniveau uit te laten voeren door de concerncontroller. Deze heeft dit in maart 2016 opgepakt. De evaluatie is 19 april afgerond.

Evaluatie integriteitsbeleid 2014

2

Inleiding en samenvattende conclusies/aanbevelingen Algemeen In 2008 is het Integriteitsbeleid geïntroduceerd in de gemeente Gennep, als uitvloeisel van de wijzigingen van de Ambtenarenwet in 2006. De laatste versie van het Gennepse Integriteitsbeleid is vastgesteld in februari 2014. Deze evaluatie richt zich –voor het organisatiedeel- enerzijds op het beleid dat toen is vastgesteld, anderzijds op de uitvoering van de Gedragscode, eveneens in 2014 vastgesteld. De Gedragscode geldt voor alle medewerkers in dienst van de gemeente Gennep maar ook voor andere groepen, zoals inhuurkrachten en stagiaires. Verder is gekeken naar de in dit kader relevante aanbevelingen (die gaan over het college- en organisatiedomein) het rapport van de Rekenkamercommissie Gennep, ‘Bestuurlijke Integriteit in Gennep’ (december 2013).

Samenvattende conclusies en aanbevelingen Uit de evaluatie, de reacties van medewerkers, leidinggevenden en de burgemeester (als eerst verantwoordelijke voor het ‘bewaken’ van integriteit), blijkt dat er geen integriteitskwesties of (grove) misstanden spelen binnen de gemeente Gennep. Gennep scoort over het algemeen goed (“is goed op weg’) en het thema ‘integriteit’ leeft. De aanbevelingen van de rekenkamercommissie over dit onderwerp (uit voorjaar 2014) zijn overwegend opgevolgd. Wél blijken er nog verbetermogelijkheden aanwezig te zijn, waarvoor landelijke leidraden gebruikt kunnen worden (zie bijlage 2). 1) Het Integriteitsbeleid en de Gedragscode daaromtrent, dient weer onder de aandacht gebracht te worden van de medewerkers, omdat de bekendheid wegzakt zonder regelmatige aandacht daarvoor. Integriteit zou daartoe vaker, en volgens een vaste frequentie, op de agenda van MT en afdelingsoverleggen/- oploopjes moeten staan. De bestuurlijke component moet worden geactualiseerd op basis van de Gedragscode modelgedragscode 1 integriteit politieke ambtsdragers . 2) Al tijdens werving en selectie moet er meer aandacht zijn voor integriteit, ook voor wat betreft de periode tussen in dienst treden en aflegging eed of belofte en controle van in te leveren (voor de taak functie) diploma’s e.d. Verder zou er meer aandacht moeten zijn voor het periodiek laten opgeven van nevenfuncties en voor al dan niet opvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG), bijvoorbeeld voor toezichthouders, boa’s. In de HR-cyclus moet het thema ook regelmatig (gaan) terugkomen (via de vernieuwde cyclus). 3) De nieuwe, gecertificeerde vertrouwenspersonen voor integriteit en ongewenst gedrag moeten op korte termijn (na 1 juni) weer aangewezen en gecommuniceerd worden binnen de organisatie. 4) Medewerkers moeten niet vergeten giften/geschenken aan hun leidinggevende te melden én op de lijst plaatsen bij P&O (nu gebeurt vaak alleen het laatste). De lijst van geschenken (aan het bestuur) zou (in 2 aansluiting op de landelijke Handreiking Integriteit ) bijvoorbeeld aan het einde van ieder jaar openbaar kunnen worden gemaakt.

1 2

Via de aanbieding van deze evaluatie met een collegevoorstel ter vaststelling van beide documenten. Handreiking integriteit van politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen (derde druk; maart 2016), aanbeveling 2.


3

1 Evaluatie gedragsnormen uit het Integriteitsbeleid Het beleidskader is beperkt SMART en daardoor lastig te evalueren. Onderstaand zijn de elementen uit het beleid opgenomen en de mate waarin aan dit beleid is of wordt voldaan. Gedragsnorm uit het beleid

1. en 2. De gemeente heeft het integriteitsbeleid en [….] Gedragscode vastgesteld Deze zijn op één centraal punt beschikbaar voor alle medewerkers

3. In werving en selectie aandacht besteden aan integriteit, b.v. via controle originele diploma’s en getuigschriften en evt. nagaan referenties.

Aan voldaan: ja/deels/nee X



Beleid wordt tijdens arbeidsvoorwaardengesprek toegelicht aan nieuwe medewerkers, ook wordt aangegeven dat zij eed/belofte moeten afleggen. Bij andere groepen medewerkers, zoals inhuurkrachten, wordt beleid toegelicht bij aanvang werkzaamheden Externen moeten integriteitverklaring ondertekenen

Vastgesteld in de raad, februari 2014. Er is inmiddels overigens een nieuwe (VNG-)modelgedragscode integriteit politieke ambtsdragers van maart 2015. De Gedragscode kan worden geactualiseerd met deze nieuwe versie. Op Intranet is alles op één centraal punt beschikbaar:



 

Integriteit kan tijdens selectiegesprekken aan de orde komen via voorleggen integriteitsdilemma’s.

Opmerking

 /



Controle van originele diploma’s en getuigschriften (voor zover relevant voor de functie) vindt plaats op moment dat iemand is aangesteld. Dan worden deze opgevraagd om bij het personeelsdossier (pd) te voegen. Dit kunnen echter ook kopieën zijn, of in sommige gevallen is betrokkene bijvoorbeeld een diploma kwijt. Ook worden niet in alle gevallen kopieën ingeleverd. Actie P&O zal een opschoonactie houden om weer de pd’s te completeren en zal ook in het kader van de werving en selectie vooraf aangekondigd dat hierom gevraagd wordt. Er worden wel referenties ingewonnen. Dit betreft overigens bijna altijd het doel na te gaan of iemand geschikt is als kandidaat, niet om informatie over integriteitskwesties in te winnen. Dit gebeurt alleen voor die functies waar evidente taak-gerelateerde dilemma’s aan de orde zijn. De BIOS-Handreiking Werving en Selectie (zie bijlage 2, te downloaden) biedt overigens meer handvatten om in het wervings- en selectieproces integer handelen te bevorderen. Deze handreiking zal P&O onderdeel uit laten maken van het W&S-proces. Actie Het integriteitsbeleid wordt wel genoemd (dat er een verklaring getekend moet worden) maar het beleid wordt niet uitvoerig toegelicht. Integriteit is wel onderdeel van de ‘strippenkaart’ bij indiensttreding. ACTIE: de lijst met te bespreken punten tijdens arbeidsvoorwaardengesprek wordt uitgebreid met de belangrijkste gedragsnormen uit het Integriteitsbeleid, opdat deze niet vergeten kunnen worden tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek. Actie P&O. Dit gebeurt. Er is een lijst van alle externen en alle externen hebben een integriteitsverklaring ondertekend. Dit zit in het proces opgenomen en wordt daardoor niet vergeten. 2014: 65 integriteitsverklaringen ondertekend

Gedragsnorm uit het beleid




Tijdens introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers is er aandacht voor integriteit 4. Kwetsbare functies worden in kaart gebracht en zo nodig worden maatregelen genomen ter voorkoming van integriteitschendingen

/

5. Alle nieuwe medewerkers leggen eed of

/

belofte af en tekenen formulier. Dit wordt opgenomen in persoonsdossier en er is sluitende registratie […] Inhuurkrachten en stagiaires, ondertekenen verklaring waarin staat dat zij integriteitregels naleven 6. Medewerkers zijn verplicht nevenwerkzaamheden met raakvlakken met functievervulling te melden; gemeente registreert deze. Voor bepaalde functies is het verplicht nevenwerkzaamheden openbaar te maken

7. Melding financiële belangen: Hoe medewerkers omgaan met financiële belangen is vastgelegd in de gedragscode.

8. Informatiebeveiliging: Er zijn voorschriften vastgesteld over kennisnemen van of omgaan met vertrouwelijke informatie. Maatregelen worden getroffen die beogen te voorkomen dat onbevoegden vertrouwelijke informatie kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen. Zo zijn in de gedragscode voorschriften opgenomen m.b.t. informatiebescherming en omgaan met vertrouwelijke informatie.


 (zie onder 3.)



/

 

Opmerking 2015: 55 integriteitsverklaringen ondertekend N.B. Dit aantal betreft ook alle externen onder Team Toegang en Team Thuiscoaches (waardoor aantal hoog lijkt) Dit is aan de orde tijdens de introductiebijeenkomst, mede omdat na die zelfde bijeenkomst de eed of gelofte wordt afgelegd. De gemeente Gennep heeft door de beperkte omvang van de formatie veel 1-pitters en veel kwetsbare functies. Er is echter geen lijst van kwetsbare functies. Actie: BV bij de organisatie op basis van de BIOShandreiking KWETSBARE FUNCTIES VAN KWETSBAAR NAAR WEERBAAR functies in beeld brengen, Op onderdelen (zoals ten aanzien van cashgeld in huis) zijn maatregelen genomen. Bij P&O is een lijst aanwezig van nieuwe medewerkers en diegenen die nog de eed of belofte moeten afleggen. De eed/belofte is afgelegd:  Op 9 oktober 2013 door 3 medewerkers (waarvan 1 in dienst vanaf 1/1/2013; andere twee later),  op 27 oktober 2014 door 4 medewerkers (waarvan 1 in dienst vanaf 1/1/2014; andere 2 later), en Medio mei 2016 volgen 9 medewerkers (waarvan 1 in dienst per 1/4/15; rest later). De termijn na in dienst treden voor het afleggen van de eed of belofte is lang. Actie P&O. Dit gebeurt. Medewerkers is een vragenlijst voorgelegd (zie bijlage 3):  Alle respondenten hebben nevenwerkzaamheden met raakvlakken met de ambtelijke functie opgegeven bij de leidinggevende en P&O. Wel zal naar aanleiding van deze evaluatie hier weer aandacht voor worden gevraagd. De aanbeveling van de rekenkamercommissie “vraag alle bestuurders periodiek (bijvoorbeeld 1 keer per jaar) expliciet om actualisering van bepaalde zaken, bij voorbeeld opgave van nevenfuncties” is opgepakt in het kader van deze evaluatie. Dit zou overigens ook periodiek voor alle medewerkers moeten. In de Gedragscode is de integriteitsverklaring opgenomen inclusief het onderdeel financiële belangen. Als hierin wijzigingen optreden, moet de medewerker deze binnen 2 werkdagen schriftelijk doorgeven aan zijn opdrachtverlener en P&O. Dit gaat echter over externe medewerkers. Eigen medewerkers kunnen niet een belang bij of in de gemeente hebben (anders dan via nevenfuncties in een verbonden partij), die dan ook al gemeld moeten worden dus dit punt is niet echt aan de orde voor de gemeente. Ja, zowel in de Gedragscode als ons Informatiebeveiligingsbeleid zijn hieromtrent regels gesteld.

Er zijn diverse maatregelen genomen. Zie Informatiebeveiligingsbeleid en daaruit voortvloeiend plan van aanpak.

5

Gedragsnorm uit het beleid […] Er is een regeling gebruik e-mail, telefoon, internet en toegang tot informatiesystemen Er is een richtlijn voor gebruik sociale media

9. Geschenken, giften en diensten Meldingen worden bij P&O geregistreerd.

10. Inkoop- en aanbestedingsbeleid is o.a. vastgelegd in […] de nota en algemene inkoopvoorwaarden Alle relevante vastgestelde documenten zijn op één centraal punt beschikbaar.


  




Ja, dit zit zowel in het Informatiebeveiligingsbeleid als in de Gedragscode Integriteit.

Dit gebeurt. Medewerkers is een vragenlijst voorgelegd (zie bijlage 3):  Een van de 36 respondenten heeft een aangenomen gift van onder de € 50 niet gemeld bij de leidinggevende en op de lijst gezet die bij het cluster P&O ligt;  Een persoon heeft een gift aangenomen van boven de € 50, maar pas na overlegd te hebben met leidinggevende. Jaarlijks wordt door de concerncontroller een analyse voorgelegd van de opgaven van medewerkers aan het MT (zie bijlage 1). In het college is een vast agendapunt in de rondvraag ‘geschenkenlijst’ waar meldingen worden gedaan. Dit sluit aan op aanbeveling 5 van de Rekenkamercommissie in het rapport over Integriteit van december 2013. “Zorg voor […] registratie en rapportage met betrekking tot ontvangen geschenken/ giften. Voer systeem in waarin iedereen elk geschenk of gift op een lijst bijhoudt”. De aanbeveling van de rekenkamercommissie “[…] lijst kan aan het einde van ieder jaar centraal worden ingeleverd en openbaar worden gemaakt” is niet aan voldaan (). De aanbeveling dat “maak aan zakelijke relaties van de gemeente kenbaar dat bestuurders en ambtenaren geen giften of geschenken aannemen” gebeurt als dit aan de orde is. Deze zijn in 2013 vastgesteld en wordt in 2016 weer hernieuwd.



11. De gemeente heeft vertrouwenspersoon (vp) ongewenst gedrag en vp integriteit. Taken vp ongewenst gedrag vastgelegd in interne meldingsprocedure ongewenst gedrag. Taken vp integriteit vastgelegd in Regeling Vermoeden Misstand 2014

Opmerking

/

Er is een vertrouwenspersoon ongewenst gedrag (Zij moet nog officieel worden aangesteld). Zij is hiertoe opgeleid (c.q. heeft cursus daartoe gehad). Er is met het vertrek van een HRM-adviseur per 1 januari jl. geen ‘officiële’ vp integriteit meer. Er wordt binnen het cluster, ook na definitieve invulling van de vacature, besloten wie de vp integriteit wordt en wie er derhalve (indien aan de orde) aanvullend een cursus daartoe zal volgen. Actie hoofd BV i.o.m. P&O. Uit de medewerkers-enquête blijkt dat 7 respondenten (17%) niet weten dat de gemeente een

6

Gedragsnorm uit het beleid

12. Gemeente heeft interne meldingsprocedure voor ongewenst gedrag. Medewerkers kunnen […] ongewenst gedrag melden bij leidinggevende of interne vp ongewenst gedrag 13. Gemeente beschikt over Klokkenluidersregeling met procedure die medewerkers dienen te volgen bij melden van integriteitschending of vermoeden daarvan







Opmerking vertrouwenspersoon (vp) ongewenst gedrag en een vp integriteit heeft. Dit vraagt dus nadere communicatie. Deze volgt na definitieve vaststelling van de vpi en vpo. Actie hoofd BV i.o.m. MT-leden en COM. Regeling ongewenste omgangsvormen uit 2010. Ook in de Gedragscode 2014 is hier een ander over opgenomen.

Ja, Gennep beschikt over een Regeling vermoeden misstand 2014. (Hiermee wordt ook voldaan aan de aanbeveling 2 van de Rekenkamercommissie in het rapport over Integriteit van december 2013. “Voer een zogenaamde Klokkenluidersregeling in voor ambtelijke medewerkers”). Deze kan overigens op Intranet nog wel vindbaarder worden geplaatst door het meer ‘bekende’ woord klokkenluider op te nemen als zoekterm op Intranet, met landing op de regeling. Actie COM.

7

2 Evaluatie rollen uit het Integriteitsbeleid Element uit de rollen


Burgemeester  treedt als voorzitter gemeenteraad op als bewaker/stimulator bestuurlijke integriteit.  fungeert als vraagbaak over integriteit (ondersteund door de griffier).  ziet toe op integriteit gemeentesecretaris. 

verantwoordelijk voor het behandelen van melding van integriteitsschending door politiek ambtsdragers.

   



Nota bene: Sinds 1 februari 2016 hebben burgemeesters expliciet de wettelijke taak gekregen de bestuurlijke integriteit van hun gemeente te bevorderen. Zij moeten hun rol ruim opvatten: hun bemoeienis strekt zich uit over alle lokale organen en beleidsterreinen. Gemeentesecretaris (Managementteam)  het (laten) vaststellen van integriteitbeleid, -instrumenten en –regelingen;  organisatiebreed uitdragen van het integriteitbeleid;  aan de orde stellen van integriteit in de HRM-gesprekscyclus;  beperken kwetsbaarheid van werkprocessen binnen de organisatie en het ervoor zorgen dat medewerkers zo min mogelijk worden blootgesteld aan integriteitrisico's;  

3

treffen van passende maatregelen bij schendingen integriteitbeleid ; periodiek rapporteren over gevoerde integriteitbeleid aan OR en bestuur.

     

Opmerking

Wekelijks wordt de lijst giften (geschenken/gadgets) in het college besproken. Verder vervult de burgemeester een vorm van klankbord/spiegel richting college (“is dit wijs?”) ook voor zaken die de belangensfeer aangaan. De burgemeester kent geen gemeentelijke misstanden voor zover dit het college aangaat. Voor zover het de organisatie aangaat, is de gemeentesecretaris verantwoordelijk. De burgemeester tekent declaraties af van de gemeentesecretaris. Ten aanzien van raadsleden neemt de burgemeester een rol om integer te laten handelen.

Het beleid is vastgesteld en wordt door de gemeentesecretaris en MT uitgedragen. Dit gebeurt naar gelang de functie van de medewerker. Het is een van de standaardgespreksonderwerpen van de voortgangsgesprekken waar nog ervaring mee moet worden opgedaan. Er worden wel maatregelen maar het kan beter, zie bijlage 2. Op basis van de 4 Integriteitsscan van BIOS scoort Gennep een gemiddelde score van 2.9, “u bent goed op weg”. Elk thema waarop de organisatie gemiddeld lager scoort dan een 3 verdient extra aandacht. Passende maatregelen voor de organisatie zijn (nog) niet aan de orde geweest. Dit gebeurt nu 2 jaar na de vaststelling van het beleid. Periodiek zal eens in de 2 jaar blijven. Algemeen: de gemeentesecretaris geeft aan verder goede voorbeeld te willen

3

Bijv. toepassen disciplinaire maatregel op basis van plichtsverzuim zoals omschreven in de CAR-UWO of -indien het personen betreft die werkzaam zijn voor de gemeente Gennep anders dan op basis van een ambtelijke aanstelling- door de schending aan te merken als wanprestatie/ onrechtmatige daad jegens de gemeente). 4 Bureau Integriteitsbevordering Openbare Sector: De vragenlijst I-inzicht laat zien hoe volwassen het integriteitsbeleid is en waar en hoe we kunnen verbeteren. De lijst dient te worden ingevuld door de leidinggevende, staffunctionaris of integriteitscoördinator en verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren en handhaven van het integriteitsbeleid


8

Element uit de rollen


Opmerking geven en klimaat te creëren dat er gemeld wordt als er iets aan de hand is. Ten aanzien van het eerste zijn er nog verbetermogelijkheden welke vanuit de organisatie op diverse manieren gemeld c.q. naar boven komen. Verder is voor de gemeentesecretaris de ‘integriteit’ van advisering van belang: dat de medewerker onafhankelijk het bestuur kan adviseren (cf. door het college vastgestelde besturingsfilosofie). Tot slot is het bewaken van consistentie van handelen en bestuur in het college aan de orde. In een enkel geval is er binnen het college gesproken over specifieke cases hoe te handelen.

Leidinggevende Afdelingshoofd is (ondersteund door de senioren en coördinatoren), binnen de eigen afdeling verantwoordelijk voor:  uitdragen integriteitbeleid, onder andere door het eigen voorbeeldgedrag;  

aan de orde stellen integriteit in de HRM-gesprekscyclus; periodiek, bijvoorbeeld eenmaal per jaar, agenderen van integriteit voor een overleg op afdeling- of clusterniveau zodat medewerkers vragen en dilemma’s kunnen bespreken;  zorgdragen voor naleving integriteitbeleid door medewerkers (o.a. aanspreken van medewerkers op hun gedrag en het maken van afspraken hierover voor de toekomst);  fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij integriteitskwesties;  melden van (vermoeden van) integriteitschending bij de gemeentesecretaris en het - in overleg met gemeentesecretaris en P&O - indien nodig uitvoeren van passende maatregelen Medewerker Verantwoordelijk voor:  kennen en naleven van regels en voorschriften rond integriteit; 



 

   

/

signaleren integriteitkwesties en ondernemen van actie zoals aanspreken collega op zijn/haar gedrag of aan de orde stellen van dilemma's in een werkoverleg;

/

melden van (vermoeden van) schending van integriteitbeleid bij zijn/haar leidinggevende of naast hogere leidinggevende en/of de interne vertrouwenspersoon.

/


Dit wordt naar ‘eer en geweten’ gedaan. Ook voor het management geldt dat er nog verbetermogelijkheden voor voorbeeldgedrag zijn. Ja, zie bij gemeentesecretaris. Er is niet standaard een termijnagenda bij de afdelingen waardoor dit periodiek wordt ingepland. integriteit komt in verschillende vormen wel periodiek aan de orde tijdens het afdelingsoverleg/-oploopjes. Dit gebeurt.

Dit gebeurt. Dit is afgelopen twee jaar 1 à 2 keer gebeurd (zie § 4 onder a.).

Aan medewerkers is in de laatste week van maart t/m medio april via Intranet een anoniem in te vullen vragenlijst voorgelegd; 36 medewerkers hebben deze ingevuld. Zie de uitkomsten van de enquête in bijlage 3.  81% van de medewerkers kent het Integriteitsbeleid van de gemeente Gennep en de Gedragscode die daar bij hoort, afgerond 19% dus niet. 100 % geeft aan deze na te leven (daarvan 70% ja Zo ongeveer/ ik denk het wel en 30% Ja);  1 van de 36 respondenten geeft ‘ja’ als antwoord op de vraag: Heb je weleens misstanden ten aanzien van integer handelen binnen de organisatie ondervonden, gezien of vermoed? Denk bijvoorbeeld aan intimidatie of onjuist gebruik van bedrijfsmiddelen, vertrouwelijke informatie, declaraties. Helaas is dit antwoord niet toegelicht door de betreffende respondent.  Voor 92% van de respondenten is aankaarten van misstand(en) binnen de organisatie niet van toepassing. 3 medewerkers antwoorden op de vraag

9

Element uit de rollen


Opmerking heb je de misstand(en) binnen de organisatie aangekaart: Nee. Een daarvan geeft als toelichting: was vermoeden.

Vertrouwenspersoon Aanspreekpunt zijn voor meldingen ongewenst gedrag. Aanspreekpunt zijn voor vragen of melding inzake (schending van) integriteit Personeel & Organisatie  opstellen, actualiseren, periodiek evalueren en indien nodig aanpassen van integriteitbeleid, -instrumenten en regelingen voor medewerkers en bekendmaking en advies hierover;  ondersteunen/adviseren van MT en leidinggevenden bij toepassen/borgen integriteitbeleid;  organiseren activiteiten/trainingen op gebied van integriteit;  werven, selecteren, opleiden en benoemen interne vertrouwenspersonen;  verzorgen registraties en periodieke rapportages over integriteit;  het verzorgen van de communicatie over integriteit. Concern  Onderwerp regelmatig actief onder aandacht medewerkers brengen. Het management bespreekt het onderwerp op afdelings- of teamniveau en het onderwerp komt terug in de HRM-gesprekken.  Doorlopend aandacht besteden aan het onderwerp (b.v. via het organiseren van activiteiten als workshops, themabijeenkomsten en trainingen. Een goed voorbeeld is behandeling van het thema in introductiebijeenkomsten).


 

 Er is een vertrouwenspersoon ongewenst gedrag. Zie Gedragsnorm 11: er is sinds 1 januari jl. geen ‘officiële’ vp integriteit meer. Deze wordt op korte termijn weer aangewezen.



Het integriteitsbeleid is opgesteld door BV, geëvalueerd door de concerncontroller. Bijstelling c.q. evaluatie vindt tweejaarlijks plaats.



Ondersteunen/adviseren MT gebeurt indien aan de orde.

   /

Organiseren activiteiten en training is niet aan de orde geweest (wel een DoMi in maart 2014) Beide interne rollen van vp zullen binnen enkele maanden weer functioneren. Registratie gebeurt bij P&O; periodieke rapportages of aanvullende communicatie zijn niet aan de orde geweest.

/

Op 27 maart 2014 is een DoMi gewijd aan dit onderwerp. Binnen de afdelingen is dit onderwerp meerdere malen onder de aandacht gebracht.

10

3 Evaluatie handhaving, monitoring en evaluatie uit het Integriteitsbeleid Element handhaving en monitoring


a) Bij niet naleven van gemaakte afspraken en regelingen kunnen maatregelen worden getroffen. Deze zijn [….] afhankelijk van ernst en omvang van de schending van afspraken. Bij overtreding van de wet, doet de gemeente aangifte bij de politie.

 n.v.t.

b) Als onderdeel van de periodiek uit te voeren

n.v.t.

medewerkers tevredenheidonderzoeken meet de gemeente hoe medewerkers aspecten van integriteit beleven en ervaren. Op de resultaten hiervan kan gericht worden gestuurd. c) Op organisatieniveau wordt - als onderdeel van reguliere bedrijfsvoeringcyclus verantwoording over integriteit afgelegd en vastgelegd in rapportages. Hiermee monitort de gemeente integriteit op organisatieniveau.

/

d) Op personeelsniveau vindt monitoring plaats



als onderdeel van HRM-gesprekscyclus via maken van afspraken, evaluaties en beoordelingen.

Opmerking Maatregelen zijn afgelopen twee jaar 1 à 2 keer genomen in die zin dat een schriftelijke reprimande (waarschuwing) is gegeven voor gebruik van gemeentemiddelen (kopiëren) en voor het gebruik van informatie van de gemeente in een privésituatie. Aangifte bij de politie is nog niet aan de orde geweest. In Gennep is het laatste MTO gehouden in het najaar van 2013, gerapporteerd in ‘Onderzoek naar medewerkerstevredenheid en cultuurveranderingstraject’ (14 januari 2014). Een keer per jaar wordt gekeken naar giften en geschenken en dit wordt in MT besproken. Nu na 2 jaar wordt het integriteitsbeleid geëvalueerd. Evaluatie is niet vaker dan 1 resp. 2-jaarlijks onderdeel van de reguliere bedrijfscyclus. Sinds begin 2016 is er een nieuwe HR-cyclus waarbij het thema integriteit ook een onderwerp is. Coördinatoren en afdelingshoofden zullen expliciet stil moeten staan bij integriteit. Integriteit moet overigens niet gaan alleen over giften maar ook hoe we met elkaar omgaan, zoals het elkaar aanspreken, niet over elkaar praten maar met elkaar, vertrouwelijkheid gegevens, enz.

4 Evaluatie bestuurlijk niveau Onder verantwoordelijkheid van de griffier heeft een evaluatie voor het bestuurlijk niveau plaatsgevonden. Onderstaande is daarvan de oogst. In 2014 heeft de gemeenteraad van de gemeente Gennep het huidige integriteitsbeleid vastgesteld. Dit verslag heeft betrekking op de beleidsuitvoering in 2015 en dit deel van het verslag heeft betrekking op het gemeentebestuur. Op 26 februari 2015 heeft een sessie plaats gevonden over dit onderwerp, waarvoor alle raadsleden waren uitgenodigd. Deze sessie was gericht op het bevorderen van het bewustzijn ten aanzien van integriteit binnen het openbaar bestuur. Vanuit het presidium is het verzoek gedaan om een vervolg te geven aan deze sessie. Daarbij dringt het presidium aan op aanwezigheid van alle raadsleden. Eind 2015 heeft het presidium ook een vervolg gegeven aan het vastgesteld beleid voor wat betreft de jaarlijkse fractievergoedingen.


12

BIJLAGE 1: Analyse meldingen giften Overzicht 13 januari 2016 (over 2015) Gezien de Kerstperiode is er weer specifiek op grotere (Kerst)geschenken gelet. Constateringen:  Over de eerste 11 maanden van het jaar zijn 16 geschenken aan medewerkers verstrekt en opgegeven, in de maand december 2015 waren het 43 geschenken (dus 59 totaal);  Dit is ongeveer vergelijkbaar met 2014: toen over 9 maanden van 28 maart t/m december: 52 meldingen;  Er zijn qua omvang van giften geen bijzonderheden. Hoogste bedrag gemeld € 30 (diverse Kerstpakketten). De geschatte waarde blijft ruim onder de € 50. De gemiddelde waarde is € 12,20. Ook dit is ongeveer vergelijkbaar met 2014 (vorig jaar € 11,95);  Afgelopen Kerstperiode gaat het vooral over flessen wijn en Kerstpakketten, verder rest van het jaar muismatten, pennen, snoep e.d.;  Er zijn niet bijzondere ‘vaakmelders’ met uitzondering van de opzichters (4-5 meldingen). De rest van de lijst betreft 1-2 meldingen per persoon;  Er zijn niet bijzondere ‘vaakgevers’ (het zijn allerlei verschillende bureaus en bedrijven die iets geven). Net zoals vorig jaar is een aandachtspunt dat niet alleen geschenken worden opgeschreven, maar ook moeten worden gemeld (22 van de 59 keer is ingevuld dat niet is gemeld bij het afdelingshoofd). Overzicht 13 januari 2015 (over eind maart t/m december 2014) Constateringen  Er zijn qua omvang giften geen bijzonderheden;  Afgelopen Kerstperiode paar extra flessen wijn of zo opgegeven, van geschat max. minder dan € 20 (gemeld), geen Kerstuitschieters (Kerstpakketten/-cadeaus);  Hoogste bedrag gemeld € 50: slagroomtaart, kalenders en ijskrabbers (niet gemeld, verdeeld onder betrokkenen?);  Er wordt veel gemeld (afgelopen 9 maanden van 28 maart t/m december: 52 meldingen, dus bijna 6 per maand, voor gemiddelde geschatte waarde € 11,95);  Er zijn niet bijzondere vaakmelders (giften over hele organisatie voorkomend, maximaal aantal meldingen voor één medewerker);  Er zijn niet bijzondere ‘vaakgevers’ (het zijn allerlei verschillende bureaus en bedrijven die iets geven). Constateringen  Vanuit de Buitendienst is later nog een aanvulling gekomen. Het gaat om 3 verstrekte pakketten van € 35 en een messenset van € 9,95.  Daarnaast nog wijn van € 10 en nog aan een andere medewerker ook een pakket van € 35.  De pakketten zijn niet gemeld bij afdelingshoofd. Aandachtspunt is het melden van giften aan het afdelingshoofd.


13

BIJLAGE 2: Uitkomsten I-Inzicht

Stap 1. Commitment en visie Uw thema score is 3.2, u bent goed bezig, alleen nog de punten op de i zetten. Integriteitsbeleid kan alleen goed slagen als de leiding van de organisatie dit een belangrijk onderwerp vindt en bereid is daarin te investeren. Het is noodzakelijk dat de leiding een heldere visie formuleert op het gewenste beleid en de wijze waarop zij dat vorm wil geven. Het is hierbij van belang om duidelijk voor ogen te hebben wie het beleid coördineert, welke actoren betrokken zijn en wat de rol van het management is.

Instrument(en)  Model integriteitsinfrastructuur  Modelaanpak basisnormen openbaar bestuur en politie  Modelaanpak integriteit politieke ambtsdragers  Risicoanalyse IRMA  Organisatiescan I-inzicht  Opleiding integriteitsmanagement  Opleiding verdiepingsleergang integriteitsmanagement


14

Stap 2. Waarden en normen Uw thema score is 3.1, u bent goed bezig, alleen nog de punten op de i zetten. De waarden en normen vormen het gedachtegoed waarop het integriteitsbeleid is gebaseerd. Daarom is het belangrijk dat de waarden en normen van de organisatie worden vastgelegd. Dit maakt inzichtelijk waar de organisatie voor staat en waar zij op wil worden aangesproken. Waarden en normen van de organisatie hebben zowel betrekking op het handelen van ambtenaren in hun contacten met burgers en externe relaties als in de onderlinge verhoudingen.

Instrument(en)  Gedragscode integriteit rijk  Gedragscode politieke ambtsdragers  Trainingsmateriaal integriteit deugt  Trainingsmateriaal integriteitskubus  Handreiking integriteitsoverleg

Stap 3. Regels en procedures Uw thema score is 2.9, u bent goed op weg (beleid intensiveren). Waarden en normen worden formeel ondersteund door het geheel van structuren en processen in de organisatie. De inrichting van de organisatie is idealiter zo vormgegeven dat zij integer handelen bevordert. Ook controle en toezicht maken hier deel van uit. De meeste integriteitsmaatregelen worden in de organisatiestructuur belegd.

Instrument(en)  Modelaanpak basisnormen openbaar bestuur en politie  Overzicht integriteitswijzer  Overzicht jurisprudentie  Handreiking HRM en integriteit  Handreiking belangenverstrengeling  Handreiking kwetsbare functies

Stap 4. Personeelsbeleid en cultuur Uw thema score is 2.8, u bent goed op weg (beleid intensiveren). Personeel is een belangrijk aandachtsgebied voor integriteitsbeleid. Integriteit toont zich in het handelen van ambtenaren en maakt onderdeel uit van de organisatiecultuur. De organisatiecultuur bestaat uit de informele waarden en normen die de manier van werken binnen de organisatie bepalen. Cultuur is van grote invloed op de integriteit binnen de organisatie en kan deze maken of breken.

Instrument(en)  Handreiking HRM en integriteit  Handreiking integriteitsoverleg  Handreiking werving en selectie  Handreiking Kwetsbare functies  Handreiking naar een integriteitsbevorderende cultuur  Trainingsmateriaal integriteit deugt  Trainingsmateriaal integriteitskubus

Stap 5. Incidenten en handhaving Uw thema score is 2.9, u bent goed op weg (beleid intensiveren). Incidenten zijn situaties waarin medewerkers in strijd met de waarden en normen van de organisatie hebben gehandeld. Het omgaan met (vermoedens van) misstanden is een aandachtsgebied dat in een gebalanceerd integriteitsbeleid niet mag ontbreken. Het oppakken van schendingen toont dat aan integriteit veel waarde wordt gehecht, wat de kans op toekomstige schendingen verminderd. Het is daarom belangrijk dat er beleid is voor het omgaan met incidenten.

Instrument(en)  Handreiking vertrouwenspersoon integriteit  Handreiking aanspreken en aangesproken worden  Handreiking zorgvuldige handhaving  Handreiking schandaalmanagement Evaluatie integriteitsbeleid 2014

15

 

Overzicht jurisprudentie Opleiding vertrouwenspersoon

Stap 6. Monitoring en verantwoording Uw thema score is 2.7, u bent goed op weg (beleid intensiveren). Frequent evalueren en rapporteren is belangrijk om beleid te kunnen bijstellen. Het kan aanleiding geven om extra investeringen te doen op een of meerdere aandachtsgebieden.

Instrument(en)  Organisatiescan I-I=inzicht  Risicoanalyse IRMA  Handreiking integriteitsrapportage  Handreiking kwetsbare functies

Stap 7. Organiseren en borgen Uw thema score is 2.8, u bent goed op weg (beleid intensiveren). Een cruciaal onderdeel van het integriteitsbeleid is de duurzame verankering en organisatie van dat beleid. Hoe wordt er aan de integriteitsfunctie vorm en inhoud gegeven? Van belang is of de integriteitsambities helder zijn vastgelegd in een integriteitsbeleidsplan, of de verantwoordelijkheid voor het integriteitsbeleid duidelijk is belegd, en of er voldoende middelen voor worden vrijgemaakt.

Instrument(en)  Model integriteitsinfrastructuur  Opleiding integriteitsmanagement  Opleiding verdiepingsleergang integriteitsmanagement  Handreiking integriteitsbeleidsplan  Handreiking integriteitsfunctionaris  Handreiking integriteit gewaarborgd  Handreiking integriteitsrapportage


16

BIJLAGE 3: Uitkomsten medewerkers-enquête Aan medewerkers is van 31 maart t/m 18 april via Intranet een anoniem in te vullen vragenlijst voorgelegd; 36 medewerkers hebben deze (en alle vragen) ingevuld. Voor vraag 1: zie voorzijde. 2 Leef je de regels en voorschriften rond integriteit na? Antwoordkeuze

Ja Zo ongeveer/ ik denk het wel Nee

Reacties

30,56% 11 69,44% 25 0

3 Heb je wel eens voor dilemma’s gestaan, waarbij je je afvroeg wat je qua houding, gedrag of anderszins zou moeten doen om integer te zijn/blijven? Antwoordkeuzen

Reacties

Nee

94,44% 34 5,56% 2

Ja, namelijk: (gebruik toelichtingveld) Toelichting: Bij het bestellen van een product. Ik ken de contactpersoon persoonlijk. Ik heb toen iemand anders de offerte laten behandelen en de opdracht laten afhandelen en de contactpersoon heeft hetzelfde gedaan.

4 Heb je weleens misstanden ten aanzien van integer handelen binnen de organisatie ondervonden, gezien of vermoed? Denk bijvoorbeeld aan intimidatie of onjuist gebruik van bedrijfsmiddelen, vertrouwelijke informatie, declaraties? Antwoordkeuzen

Nee Ja, namelijk: (gebruik toelichtingveld)

Reacties

97,22% 35 2,78% 1

5 Heb je de misstand(en) binnen de organisatie aangekaart? Antwoordkeuzen

Niet van toepassing Ja, ik heb de betreffende collega aangesproken op zijn/haar gedrag Ja, ik heb het aan de orde gesteld in ons werkoverleg Ja, ik heb het bij mijn leidinggevende aangekaart Ja, ik heb het bij de vertrouwenspersoon of P&O aangekaart Ja, ik heb het bij iemand anders binnen de organisatie aangekaart Nee


Reacties

91,67% 33 0 0 0 0 0 8,33% 3 17

Antwoordkeuzen

Reacties

Toelichting: Was vermoeden

6 Heb je nevenwerkzaamheden met raakvlakken met je ambtelijke functie opgegeven bij je leidinggevende en P&O? Antwoordkeuzen

Niet van toepassing Ja Nee, dat vind ik niet nodig Nee, maar dat ga ik nog doen

Reacties

83,33% 30 16,67% 6 0 0

7 Heb je door jou aangenomen giften van ONDER de € 50 gemeld bij je leidinggevende en op de lijst gezet die bij het cluster P&O ligt? Antwoordkeuzen

Niet van toepassing Ja Nee Dat moet ik nog doen (vergeten of meldplicht was onbekend)

Reacties

63,89% 23 33,33% 12 2,78% 1 0

8 Heb je wel eens (aan jou persoonlijk) aangeboden giften of gunsten aangenomen waarvan de waarde BOVEN de € 50 lag, of waarbij je het idee had dat aannemen ervan mogelijk niet integer was? Antwoordkeuzen

Reacties

Ja, maar ik heb eerst overlegd met mijn leidinggevende alvorens het aan te nemen Ja, want ik wist niet dat je giften van boven de € 50 moet weigeren Ja, ik heb de aangeboden giften of gunsten gewoon aangenomen Nee

2,78% 1 0 0 97,22% 35

Toelichting Wel een aantal malen geweigerd.

9 Weet je dat de gemeente Gennep een vertrouwenspersoon (vp) ongewenst gedrag en een vp integriteit heeft? Antwoordkeuzen

Ja, en ik weet wie die vertrouwenspersonen zijn Ja, maar ik weet niet wie die vertrouwenspersonen zijn Nee


Reacties

11,11% 4 69,44% 25 17,44% 7

18


19

Evaluatie (2016) van het Integriteitsbeleid Gemeente Gennep

Recommend Documents