Gedragscode Gemeente Gennep 2014

Gedragscode Gemeente Gennep 2014 “Zo zijn onze manieren”

Gedragscode ambtenaren 2014

Pagina 1

Inhoud Woord vooraf .......................................................................................................................................... 3 Wat verwacht de gemeente Gennep? .................................................................................................... 4 Wat wordt er van jou verwacht?......................................................................................................... 4 Waar ligt de grens wat wel en niet mag? ............................................................................................ 4 Wie is verantwoordelijk voor een integere organisatie? .................................................................... 4 Specifieke verantwoordelijkheid leidinggevenden ............................................................................. 5 Vertrouwenspersoon........................................................................................................................... 5 Gevoelige onderwerpen .......................................................................................................................... 5 Giften, relatiegeschenken en uitnodigingen ................................................................................... 6 Belangenverstrengeling en nevenwerkzaamheden. ....................................................................... 6 Persoonlijke omgangsvormen. ........................................................................................................ 7 Privégebruik arbeidstijd en organisatiemiddelen ........................................................................... 8 Het politiek-ambtelijke spanningsveld ............................................................................................ 9 Reageren op niet-integere zaken .................................................................................................. 10 Omgang met internet, e-mail en social media .............................................................................. 10 Vertrouwelijke omgang met informatie ........................................................................................ 11 Integriteitverklaring externen Gemeente Gennep................................................................................ 12


Pagina 2

Woord vooraf In gedachten horen we sommigen van jullie al zeggen: nu ben ik al zo lang ambtenaar, denken jullie nu echt dat ik nog niet weet hoe ik me gedragen moet. Klopt, we kunnen ons dat gevoel best voorstellen. We gaan ons niet verschuilen achter de Ambtenarenwet. Hoewel daar de verplichting in staat om een Gedragscode te hebben, willen we met jou naar de praktijk toe. Je zult het met ons eens zijn dat met enige regelmaat berichten in de media verschijnen over het niet-integer handelen door overheidsdienaren. Denk eens aan de vele politici in binnen- en buitenland die voortijdig de politieke arena moesten verlaten. Wisten die niet wat integriteit inhield? Ja, natuurlijk wel. En ambtenaren dan? Ook daar komt het voor. Inmiddels zijn er al 400 gerechtelijke uitspraken gepubliceerd die zijn gedaan over integriteitskwesties. En dan hebben we het nog niet eens over het aantal gevallen die niet aan de rechter worden voorgelegd. En dan opnieuw de vraag. Zouden die ook niet hebben geweten dat wat ze deden niet toegestaan was? Ja, dat wisten ze wel degelijk of hadden het kunnen weten. Dit geeft dus het nut aan van een Gedragscode. We weten dan waar we aan toe zijn en waar we ons aan hebben te houden. Een duidelijke normstelling biedt immers houvast. Hoe gaan we er nu voor zorgen dat de Gedragscode in de praktijk ook gaat leven? Onze Gedragscode moet namelijk meer zijn dan een aantal regels op papier. Hoe bereiken we dat? • door het tonen van onze verantwoordelijkheid. • door het in discussie brengen en houden van integriteit. • door het zichtbaar maken hoe met integriteit moet worden omgegaan. Openheid is hierbij het sleutelwoord. Hierdoor worden de onderwerpen die in deze Gedragscode worden genoemd bespreekbaar gemaakt. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij ons allemaal: het bestuur, het management en de medewerkers. We kenden binnen de gemeente een groot aantal regelingen, richtlijnen over het thema integriteit. Er was sprake van een versnippering. Door het vaststellen van deze gedragscode zijn komen deze regelingen dan ook te vervallen. Het maakt het daarmee ook een stuk duidelijker. Integriteit moet periodiek onderwerp van gesprek zijn tijdens het afdelingsoverleg. Breng zelf ook eens een integriteitsonderwerp ter sprake. Het integer handelen in de praktijk brengen is ons doel. De Gedragscode functioneert dan als een ijkpunt en referentiepunt. Normen en waarden, hoe we met elkaar omgaan, blijft iets dat verandert. Wij zijn aanspreekbaar op ons doen en laten. En wij spreken jou aan als dat nodig is. Wij verwachten van jou naar ons toe hetzelfde. Uiteraard!


Pagina 3

Wat verwacht de gemeente Gennep? Wat wordt er van jou verwacht? Bij de gemeente Gennep staat de burger centraal. We willen dat de burger erop kan vertrouwen dat we integer te werk gaan. Als organisatie moeten we ons inzetten om het vertrouwen te verdienen en te bewaren. We moeten en willen dus ook verantwoording afleggen over wat we doen en hoe. Dit geldt ook voor ons als collega’s onderling. Maar wat betekent integriteit eigenlijk? Integriteit Integriteit is een persoonlijke eigenschap die inhoudt dat je eerlijk en oprecht bent. De kwaliteit van de dienstverlening wordt bij elk contact met de gemeente beoordeeld. Het persoonlijk contact is belangrijk voor die beoordeling. Is iemand een keer onvriendelijk geholpen, dan is de indruk van de hele gemeentelijke dienstverlening slecht. De burger wil met respect behandeld worden. Het gezicht van de gemeente wordt bepaald door ons allemaal. We zitten als gemeente in een glazen huis. Maar laten we er met elkaar voor waken dat de ramen beslaan! Laten we open en duidelijk zijn in wat de klant van je kunt verwachten. Daarnaast is respect ook een onderdeel van hoe jij in jouw dagelijks werk communiceert met en over burgers. Dit kan zijn in persoonlijke contacten, telefonisch of per brief of e-mail. Betrouwbaarheid is een kwestie van vertrouwen. Iedere werkdag maken alle medewerkers van de gemeente Gennep zich sterk om het vertrouwen van burgers, collega's en andere samenwerkende partijen waar te maken. Maar aan integer gedrag moet je ook met elkaar werken. De wetgever stelt dan ook eisen in het kader van de bestuurlijke integriteit: de raad stelt gedragsregels vast voor de politiek ambtsdragers, het college voor de ambtelijke organisatie. Openheid en zorgvuldigheid zijn daarbij van belang: ons gedrag wordt terecht nauwlettend gevolgd door de media en de burgers. Daarom heeft de gemeente Gennep één integriteitsbeleid opgesteld voor het bestuur maar ook voor de ambtelijke organisatie. Het doel is bewustwording van (het belang) van integriteit, het bieden van een kader voor normen en waarden, en informatievoorziening zodat we weten wat van ons verwacht wordt op dit terrein. En we laten weten wat anderen van ons mogen verwachten. We verwachten dat iedereen deze nota leest, en bij vragen of opmerkingen erover de leidinggevende aanspreekt. Waar ligt de grens wat wel en niet mag? Soms voel je dat natuurlijk op je klompen aan. Laten we eerlijk zijn. Maar het zijn juist de schemerzones die de aandacht verdienen en waar zich vooral de dilemma's voordoen. Daarom hecht wij veel waarde aan het met elkaar bespreekbaar maken van dilemma's. Spreek er met elkaar over in alle openheid. We gaan geen opsomming geven van wat wel en niet mag. Dat is onbegonnen werk.

Wie is verantwoordelijk voor een integere organisatie? Jij en wij met elkaar, iedereen heeft hierin een eigen verantwoordelijkheid en is daarmee een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de leiding, de collega's en jijzelf! Zo wordt integriteit in onze organisatie op een hoog niveau gehouden. Door jou, door ons. Integriteit begint bij de spiegeltest: waar kan ik mijzelf op aanspreken als ik eerlijk ben? Deze test geldt voor iedereen. En als ik een collega (medewerker, leidinggevende, collegelid) iets zie doen, wat volgens mij niet de bedoeling is, dan is het mijn verantwoordelijkheid dit gedrag bespreekbaar te maken. Daarnaast hebben leidinggevenden een specifieke verantwoordelijkheid.


Pagina 4

Specifieke verantwoordelijkheid leidinggevenden Integriteit van de organisatie gaat de gemeente in zijn geheel aan: raads- en commissieleden, collegeleden en ambtenaren. De gemeente Gennep verwacht van leidinggevenden dat zij een voorbeeldfunctie vervullen voor hun medewerkers en dat zij zich verantwoordelijk tonen voor het welzijn van hun medewerkers en de gehele organisatie. Dit betekent dat een leidinggevende: ■ zorgt voor een cultuur waarin integriteit serieus wordt genomen; ■ het onderwerp integriteit agendeert voor het afdelings- en clusteroverleg; ■ zorgt voor een omgeving waarin openheid heerst, waardoor "gesjoemel" en ander ongewenst gedrag wordt geremd; ■ goed voorbeeldgedrag toont en transparant is in zijn beslissingen; ■ toeziet op de naleving van de gedragsregels; ■ een werkomgeving creëert waarin verleidingen die tegen de Gedragscode indruisen voorkomen worden en bijvoorbeeld in de werkverdeling ongewenste situaties voorkomt; ■ medewerkers aanspreekt op het niet naleven van de Gedragscode en goed gedrag waardeert; ■ actief inspeelt op signalen van medewerkers over ongewenst gedrag, medewerkers daarop aanspreekt of het onderwerp bespreekbaar maakt, zodat hier afspraken over gemaakt kunnen worden van dilemma's.

Vertrouwenspersoon Medewerkers die met ongewenst gedrag worden geconfronteerd kunnen dit melden bij de interne vertrouwenspersoon ongewenst gedrag. De rol en verantwoordelijkheden van de interne vertrouwenspersoon zijn vastgelegd in de ‘Regeling ongewenste omgangsvormen’. Medewerkers die advies willen vragen of een melding willen doen inzake (een schending van) integriteit kunnen terecht bij de interne vertrouwenspersoon integriteit. Op intranet kun je lezen wie deze vertrouwenspersoon is.

Gevoelige onderwerpen In dit hoofdstuk volgt een aantal gevoelige onderwerpen. Dit zijn onderwerpen waarover we binnen onze organisatie met elkaar verder in gesprek zullen blijven. Het is moeilijk om alle situaties vast te leggen. Vandaar dat in dit hoofdstuk een aantal onderwerpen volgt, gecombineerd met hele concrete en duidelijke grenzen. Dit zijn harde afspraken die algemeen geldend zijn binnen de gemeente Gennep. Daarnaast wordt per onderwerp een aantal afwegingen genoemd om te helpen overwegen of iets wel of niet gewenst is. Daarnaast blijft er een grijs gebied over van waardevolle gespreksonderwerpen die moeilijk te begrenzen zijn. De richtlijnen en afspraken die in deze Gedragscode genoemd worden, gelden voor alle medewerkers van de gemeente Gennep, zowel leidinggevenden als medewerkers, tijdelijk als vast personeel, maar ook externen en stagiaires. De lijst met onderwerpen vormt de kern van waar we in onze organisatie over en met elkaar in gesprek zullen blijven. Dat betekent echter niet dat andere onderwerpen niet belangrijk zijn. Integendeel, deze Gedragscode is geen dichtgetimmerd en vaststaand document, maar sluit aan bij de wensen en behoeften van de medewerkers. Zijn er (nieuwe) onderwerpen of situaties die je met je collega's of leidinggevende wilt bespreken, maak dat dan kenbaar binnen je afdeling! Alleen zo kunnen andere afdelingen en collega's daar ook van leren en kunnen we met elkaar bepalen hoe we met dergelijke gevallen om willen gaan.


Pagina 5

De onderwerpen zijn uitgewerkt. Met een praktijkvoorbeeld wordt dit uitgebeeld. Aan de hand van het verkeerslichtmodel is aangegeven wat binnen onze organisatie beschouwd wordt als groen, oranje of rood. Groen: Doen! De positieve betekenis van integriteit. Het gaat hier om wat je vooral wel moet doen! We omschrijven hierbij wat de verantwoordelijkheid is vanuit de kernwaarden. Oranje: Oppassen! Hier liggen verleidingen of risico's op de loer. Overleg is hierbij vereist. Dat zijn vaak onderwerpen die in de schemerzone zitten. Rood: Stoppen! Dit is iets wat we niet doen. Het is de ondergrens van wat gewenst of geoorloofd is.

Giften, relatiegeschenken en uitnodigingen In artikel 15:1c van de CAR/UWO zijn de bepalingen hierover vastgelegd. Een pen of een boeket bloemen, daar is niets mis meer. Een reisje of een uitnodiging voor een voetbalwedstrijd? In de markt opereert de gemeente als opdrachtgever. In de omgang met derden zou het wel eens kunnen gebeuren datje bijvoorbeeld een gift of een uitnodiging krijgt aangeboden. Het is van belang datje daar op een juiste, een integere manier mee omgaat. Toegegeven. Het is aantrekkelijk om op kosten van een zakelijke relatie een ballonvaart boven je woonplaats te maken, of deel te nemen aan een vijfgangendiner, of een paar dagen met je partner in een hotel te verblijven. Maar bij dit soort voorbeelden staat het verkeerslicht op rood. Daar zal iedereen het mee eens zijn. Het aannemen van een geschenk met louter een symboolfunctie (bloemen ter verwelkoming, een fles wijn als dank) of met een ceremonieel karakter (bijvoorbeeld het in ontvangst nemen van een rapport, het aanbieden van een eerste boek etc) is toegestaan wanneer dit in relatie staat tot het gepresteerde (het houden van een lezing, het verrichten van een opening). Ga wel na waarom jou iets wordt gegeven. Als dat het karakter heeft om jouw onafhankelijkheid te beïnvloeden, dan mag je het niet aannemen. Een aangenomen relatiegeschenk mag je niet voor jezelf houden. Ga alleen op een uitnodiging in die inhoudelijk daadwerkelijk relevant is voor je werk en die geen schijn van belangenverstrengeling oproept. Alle geschenken, in welke vorm dan ook, moet je zoveel mogelijk beleefd afslaan en hiervoor vriendelijk bedanken. Als je er echter niet onder uit kan, dan mag je het geschenk aannemen als de waarde minder dan € 50 euro is. Meld dit aan je leidinggevende. Met uitzondering van kleine zaken zoals een pen. Neem geen geschenken aan met een waarde van meer dan € 50 of stuur het terug. Heb je twijfel, neem dan contact op het je afdelingshoofd.

Belangenverstrengeling en nevenwerkzaamheden. In artikel 15:1e van de CAR/UWO zijn de bepalingen hierover vastgelegd. Nevenwerkzaamheden kunnen leiden tot de (schijn van) belangenverstrengeling. Dit kan strijdig zijn met het belang van de gemeente en moet worden vermeden. Behalve je hoofdfunctie bij de gemeente Gennep, kun je ook een nevenfunctie vervullen. Het wordt gewaardeerd als je een bestuurlijke functie of een andere vorm van vrijwilligerswerk verricht voor een vereniging, maatschappelijke organisatie of instelling. Een nevenfunctie die raakvlakken heeft c.q. kan hebben met de belangen van de organisatie moet je melden, voor zover deze in verband staan met de functievervulling. Dit soort nevenfuncties moet je melden vóór je deze aanvaardt. De melding is schriftelijk en gericht aan het college van burgemeester en wethouders. De melding wordt ingediend bij de cluster P&O. De melding wordt in een register vastgelegd en wordt opgeborgen in het personeelsdossier.


Pagina 6

Je mag geen nevenfunctie vervullen waardoor vermenging met oneigenlijke belangen ontstaat dan wel de schijn daarvan. Je mag geen maatschappelijk ongepaste activiteiten verrichten. Van nevenwerkzaamheden en belangenverstrengeling kan ook in een ander kader sprake zijn: zo kan het niet zo zijn dat je bijvoorbeeld als vriendendienst tekenwerkzaamheden verricht voor de buurman en dat je de tekeningen weer op je bureau of dat van je collega terug ziet in het kader van een vergunningstraject. Dit soort situaties moet je uit de weg gaan. Een verbod voor het verrichten van nevenwerkzaamheden wordt in ieder geval opgelegd wanneer er sprake kan zijn van:  Ontoelaatbare belangenverstrengeling  Botsing van belangen  Schade ten aanzien van het ambt  Onvoldoend beschikbaarheid voor de ambtelijke functie. Het college kan besluiten bepaalde voorwaarden en/of afspraken te verbinden aan de nevenwerkzaamheden om een goede functievervulling te garanderen. Voor de functie van gemeentesecretaris, afdelingshoofden en de griffier geldt dat zij de nevenwerkzaamheden verplicht moeten melden. De melding bestaat uit:  De nevenwerkzaamheden en de instantie waarbij deze worden verricht;  De datum van invang van de werkzaamheden;  De eventueel aan deze nevenwerkzaamheden gestelde beperkingen. Een actuele opgave van deze nevenwerkzaamheden ligt ter inzage op het gemeentekantoor en wordt geplaatst op de gemeentelijke internetsite.

Persoonlijke omgangsvormen. In de Regeling Ongewenste Omgangsvormen zijn de bepalingen hierover vastgelegd. Elke dag zie en spreek je wel een collega. Je gaat collegiaal en respectvol met elkaar om. Dat is immers een vanzelfsprekendheid. Spreek open en constructief met elkaar over gedrag en functioneren. Integriteit vereist dat je op een fatsoenlijke manier met elkaar omgaat en elkaar eerlijk aanspreekt. Je bent ervoor verantwoordelijk dat je een open cultuur creëert waarin je daadwerkelijk met elkaar bespreekt wat het beste is om te doen. Daarbij is het geaccepteerd als je een andere mening of visie hebt, maar het is belangrijk datje dat wel met elkaar deelt. Stoppen!  Vloeken en schelden.  Blijven hangen in klagen en negatief praten over organisatie en anderen.  Roddelen en kwaadspreken over anderen.  Discrimineren en intimideren. Oppassen!  Niets doen als je twijfels hebt ten aanzien van iemands handelen.  Ongewenste zaken onbesproken laten.  Niets ondernemen als een collega de werksfeer nadelig beïnvloedt, ondanks dat hij hierop door jou is aangesproken. Doen!      

Spreek mensen persoonlijk aan als het gedrag van de ander je dwarszit. Positieve houding aan collega's laten zien. Luisteren naar anderen. De 'waarom'-vraag stellen als je twijfels hebt over iemands handelen. Leveren van opbouwende kritiek. Zoek hulp bij anderen als je het moeilijk vindt om iets bespreekbaar te maken.


Pagina 7

Wat betekent dat nou? ■ Je behandelt jouw collega met respect. ■ Je maakt geen misbruik van macht en positie, je bevoordeelt jouw familie en vrienden niet. ■ Je discrimineert nooit. ■ Je bent je voortdurend bewust van de mogelijkheid dat jouw gedrag intimiderend kan zijn voor de ander. ■ Je gebruikt e-mail en internet alleen voor zakelijke doeleinden. ■ Je gebruikt de e-mail of internet van de gemeente nooit voor het verkrijgen of verschaffen van pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend, aanstootgevend, (seksueel) intimiderend materiaal en/of 18+ afbeeldingen. ■ Je roddelt niet over je collega's of geeft ongefundeerde kritiek op mensen. ■ Je houdt jezelf aan gemaakte afspraken naar elkaar. ■ Je blijft niet hangen in klagen en negatief praten over de organisatie of anderen Je staat open voor de kritiek en meningen van anderen. ■ Je geeft op een goede manier feedback. In de Regeling ongewenste omgangsvormen zijn de bepalingen hierover vastgelegd.

Privégebruik arbeidstijd en organisatiemiddelen Thuiswerken als onderdeel van het flexibel werken en gebruik van organisatiemiddelen. We kennen de mogelijkheid om flexibel te werken. Met flexibel wordt niet alleen de tijd bedoeld, maar ook de locatie. Dit wordt altijd in overleg door jou met jouw leidinggevende afgestemd. De afspraak kan worden gemaakt dat je thuis werkzaamheden verricht. Het is belangrijk dat je een goede balans vindt tussen arbeidstijd en privétijd ook als verricht je thuis de werkzaamheden. Jij hebt of een ambtelijke aanstelling of een andere werkrelatie met de gemeente Gennep. Hiervoor krijg je een bepaald salaris. Het is dan ook logisch dat hier een overeengekomen prestatie tegenover staat. Daarvoor ben je tenslotte ’ingehuurd’. Omdat privétijd en werktijd door elkaar heen kunnen lopen en het ook nog voor eenieder anders kan zijn is het een lastig thema. In de regel geldt dat je tijdens werktijd functioneel bezig bent. Privézaken doe je in je eigen tijd. Omdat privétijd en werktijd door elkaar heen kunnen lopen kan het dat je thuis nog wat werk voor de gemeente doet en ‘op de zaak’ nog wat privézaken regelt. Het de bedoeling dat je hier bewust, open en verantwoord mee omgaat. Het is vooral je eigen verantwoordelijkheid om dit scherp te houden. Met betrekking tot onze arbeidstijd gelden de volgende richtlijnen: ■ Geef je afwezigheid door aan je leidinggevende en je collega's. ■ Heb je twijfels over of iets wel of niet past binnen werktijd, dan bespreek je dit met je leidinggevende. ■ Privégebruik organisatiemiddelen. Met de gemeentelijke middelen behoor je integer om te gaan. Dit betekent onder andere dat je deze middelen niet gebruikt of meeneemt voor privégebruik. Het is wel toegestaan om naar huis te bellen als dit noodzakelijk is. Ook is het geen bezwaar als je eens een privé-kopietje maakt. Waar precies de grens ligt, is in dit geval moeilijk concreet aan te geven. Belangrijk is dat je in ieder geval in alle openheid laat zien wat je doet. En vraag je je af of je een grens passeert, bespreek het dan met je leidinggevende. Voor privé gebruik (dus niet een klusje voor de buurman) is het toegestaan om incidenteel een aanhangwagen of klein gereedschap (zonder motor) te lenen op de gemeentewerf. Dit geldt ook in beperkte mate voor afgeschreven horecamateriaal zoals sta-tafels, servicegoed en een steekwagen. Natuurlijk geldt hierbij dat de bedrijfsvoering niet in het gedrang mag komen. Dit betekent: Stop! Het privégebruik hindert anderen. Privégebruik gaat ten koste van het eigenlijke werk.


Pagina 8

Je mag geen privépost via de bodekamer (laten) verzenden. Oppassen! Wanneer je vaker privé belt/mailt/kopieert/et cetera dan anderen, moet je je afvragen of je gedrag correct is. Toegestaan! Het is toegestaan om af en toe privé te bellen. Je mag in enkele gevallen gebruik maken van middelen van de gemeente. Wanneer je incidenteel een kopietje maakt voor jezelf, doe dit dan in alle openheid.

Het politiek-ambtelijke spanningsveld Het afleggen van een ambtseed of belofte. Je werkt bij een gemeente. Een gemeente is een bijzondere organisatie omdat er een politiek-bestuurlijke leiding is. Dit geeft jouw werk extra dynamiek. Met het afleggen van de ambtseed/-belofte en het ondertekenen van de integriteitverklaring beloven we integer te handelen binnen het werk. Alle medewerkers, vast en tijdelijk, zittende of nieuw aan te stellen collega's, leggen de ambtseed af en/of tekenen de integriteitverklaring. Dit is niet alleen een formaliteit. Het maakt ons bewust van de bijzondere positie en mogelijke risico’s van het werken bij het openbaar bestuur. We verbinden ons aan daarmee ook aan de gedragscode van de gemeente Gennep. Artikel 15:1a van de CAR/UWO luidt: "De ambtenaar is verplicht de eed of belofte af te leggen die bij wet, bij instructie of bij besluit van burgemeester en wethouders is voorgeschreven." De eed of belofte: Ambtenaren dienen uiterlijk binnen 3 maanden na indiensttreding navolgende eed of belofte af te leggen ten overstaan van de algemeen directeur EEDFORMULIER Ik zweer dat ik plichtsgetrouw en nauwgezet de mij opgedragen taken zal vervullen en zaken die mij uit hoofde van mijn functie vertrouwelijk ter kennis komen of waarvan ik het vertrouwelijke karakter moet inzien, geheim zal houden voor anderen dan die personen aan wie ik ambtshalve tot mededeling verplicht ben; Ik zweer dat ik mij zal gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt, dat ik zorgvuldig, onkreukbaar en betrouwbaar zal zijn en dat ik niets zal doen dat het aanzien van het ambt zal schaden. Zo waarlijk helpe mij God Almachtig! BELOFTEFORMULIER Ik beloof dat ik plichtsgetrouw en nauwgezet de mij opgedragen taken zal vervullen en zaken die mij uit hoofde van mijn functie vertrouwelijk ter kennis komen of waarvan ik het vertrouwelijke karakter moet inzien, geheim zal houden voor anderen dan die personen aan wie ik ambtshalve tot mededeling veiplicht ben; Ik beloof dat ik mij zal gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt, dat ik zorgvuldig, onkreukbaar en betrouwbaar zal zijn en dat ik niets zal doen dat het aanzien van het ambt zal schaden. Dat verklaar en beloof ik! Externe medewerkers zijn voor de aanvang van de werkzaamheden verplicht de ‘integriteitsverklaring externen’ in te vullen. De ambtseed en de integriteitsverklaring worden geregistreerd.


Pagina 9

Reageren op niet-integere zaken Het is belangrijk dat je je vrij voelt om twijfels over de integriteit van collega’s met die personen aan te kaarten. Erover praten doorbreekt taboes, leidt tot meer inzicht en tot het zonodig bijstellen van de normen in deze gedragscode. Bij vermoedens van misstanden, fraude of andere twijfelachtige zaken kun je gebruik maken van de Regeling Vermoeden Misstand 2014. Je bent niet alleen aanspreekbaar door je leidinggevende op je handelen, op je uitlatingen, maar ook door je collega's. Zoals jij dat kan naar jouw collega's, kan dat omgekeerd natuurlijk ook. Daar moet je open voorstaan. Dat doe je niet met grof geschut. Doe het met tact. Kies daar ook een passend moment voor uit. ■ Je bespreekt je twijfels over de integriteit in eerste instantie met je collega zelf. Is dat niet mogelijk of leidt dat niet tot het gewenste resultaat, dan licht je je leidinggevende of vertrouwenspersoon in. ■ Collega's en burgers kunnen jouw werkwijze en jouw woorden anders ervaren dan je bedoelt. ■ Is het een strafbaar feit of een schending van regelgeving of beleidsregels, ga je direct naar je leidinggevende of de vertrouwenspersoon. ■ Als het een strafbaar feit is, dan zal de gemeentesecretaris/algemeen directeur hiervan aangifte doen. Dit is een wettelijke verplichting. Bij vermoedens van misstanden, fraude, maar ook bij andere twijfelachtige zaken, kun je gebruikmaken van de 'Regeling Vermoeden Misstand 2014'. De gemeente is verplicht om te reageren op jouw melding. Wil je dat niet bekend wordt dat jij de misstand aankaart, dan kun je via de vertrouwenspersoon een melding doen. Alleen de vertrouwenspersoon is dan op de hoogte van jouw identiteit. Wij verwachten van jou dat jij reageert wanneer er iets gebeurt op de werkplek dat in strijd is met de hiervoor genoemde gedragsregels. Dit geldt natuurlijk voor vermoedens van ernstige schendingen, zoals fraude en corruptie, intimidatie, ongewenste intimiteiten, wettelijke bepalingen en gemeentelijke voorschriften. Maar het geldt zeker ook voor twijfelgevallen, voor de grijze gebieden. Het is belangrijk datje hierover praat met elkaar, collega's aanspreekt op gedrag en leidinggevenden tijdig op de hoogte stelt. Op deze manier wordt een gedragscode geen statisch gegeven. Waarden en normen veranderen tenslotte in de tijd. Erover praten doorbreekt taboes, leidt tot meer inzicht en tot evaluatie en zo nodig bijstellen van de normen.

Omgang met internet, e-mail en social media Internet een bron van informatie. Zinvol voor je werk maar ook privé. Binnen de werksituatie beperk je het privé gebruik tot een minimum. E-mail is een waardevol communicatiemiddel. De vertrouwelijkheid, integriteit en echtheid (authenticiteit) van e-mail berichten zijn echter niet gewaarborgd. Wees je bewust van de risico’s. Social media, ook wel digitale media genoemd, zoals Facebook, Yammer, Twitter, Linkedin et cetera. Door de digitale media is de beheersbaarheid van de communicatie sterk veranderd, dit komt doordat burgers zelf zender zijn geworden van massamediale boodschappen. ledereen kan zijn of haar genoegens en ongenoegens uiten en kan gelijkgestemden vinden. Het delen van informatie in netwerken kan leiden tot een beter resultaat. Digitale media bieden kansen om te laten zien dat je trots bent op je werk en kunnen bijdragen aan een positief imago van het bedrijf of de instelling waarvoor je werkt. Het delen van informatie en kennis met groepen waarmee op traditionele wijze nauwelijks communicatie mogelijk was, kan leiden tot een beter beeld van de organisatieomgeving. Blijf je wel bewust datje als medewerker ook een ambassadeur bent van de gemeente Gennep. Maak helder of je een persoonlijk standpunt ventileert of een officieel standpunt vanuit de gemeente. Bedenk dat het publiekelijk stelling nemen tegen een onderwerp in tegenstelling kan zijn met de belangen van de gemeente. Je bent in de ogen van anderen altijd een medewerker van de gemeente. Dit kan een conflict veroorzaken, met alle gevolgen van dien. Daarom gaan officiële mededelingen of contacten met de pers altijd via de cluster Communicatie van de afdeling Bedrijfsvoering. Sociale media zijn voor iedereen openbaar. Bedenk dus datje geen controle hebt over de verspreiding van informatie die jij op deze websites/applicaties publiceert. Pas op met het geven van informatie over plannen en stukken die nog niet 'definitief' zijn. Doordat de berichten op social media vaak kort en krachtig zijn, verliest het


Pagina 10

oorspronkelijke bericht snel de noodzakelijke nuancering. Geef ook nooit persoonlijke gegevens vrij, zoals je huisadres en privételefoonnummers. Laat onderwerpen van gevoelige of omstreden aard over aan de communicatieadviseurs en vermijd de verleiding om zelf impulsief te reageren. Dit kan leiden tot verhitte discussies en de andere partij zal de reactie waarschijnlijk zien als een reactie van de gemeente in het algemeen. Iedereen wordt aangemoedigd om gebruik te maken van de digitale media, mits het werkgerelateerd is. We willen wel graag datje dit correct en verstandig doet. Je mening geven mag natuurlijk, maar laatje hierbij niet ongenuanceerd of onbehoorlijk uit over de gemeente, je werk en je collega's.

Vertrouwelijke omgang met informatie Als medewerker kom je in aanmerking met vertrouwelijk informatie. Het is jouw verantwoordelijkheid om hier vertrouwelijk mee om te gaan. Met het afleggen van de ambtseed of belofte ben je je bewust van deze verantwoordelijkheid. Binnen de gemeente is er informatie over onder meer de burgers, waar zorgvuldig mee omgegaan moet worden. Ook buiten het werk moeten we hier zorgvuldig mee omgaan. Dit betekent dat je: ■ de privacy van cliënten, zakelijke relaties en collega's respecteert en alleen bestanden raadpleegt, die functioneel van aard zijn; ■ geen vertrouwelijke informatie vanuit de gemeente naar buiten 'lekt'; ■ je ervoor zorgt dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig zijn opgeborgen als je jouw werkplek verlaat en dat je computer uit staat; ■ alert moet zijn dat anderen niet meeluisteren naar een gesprek over het werk of meekijken naar interne stukken, die niet voor hen bestemd zijn; ■ wanneer je in het kader van je functie bij Gennep toegang hebt tot gegevens waarover je geheimhoudingsplicht hebt, moet je deze informatie als geheim behandelen.


Pagina 11

Integriteitverklaring externen Gemeente Gennep Naam

…………………………………………….

Afdeling

…………………………………………….

Functie

…………………………………………….

Contractperiode

……………………………………………............................. .

Contract via

… ....................................................................... .

Contractvorm

Adviseur/Consultant via detacheringsbureau Zelfstandig Adviseur/Consultant (ZZP-er) Uitzendkracht Stagiair Schoonmaak/Catering/Beveiliging/Onderhoudsbedrijven Overige inhuurkrachten, namelijk...........................................

Verklaart: de volgende belangen en/of eerdere relaties met de gemeente Gennep te hebben: (zie toelichting) Nevenfunctie(s):

nee /ja: ..............................................................

Eigen bedrijf(ven):

nee/ja: ................................................................

Aandeelhouderschap:

nee /ja: ..................................................................

Financiële belangen:

nee/ja: ...................................................................

Eerdere relatie Gennep:

nee /ja: ....................................................................

Als hierin wijzigingen optreden, geef ik deze binnen 2 werkdagen schriftelijk door aan mijn opdrachtverlener en HRM. Integriteit Ik gedraag mij integer en ik houd mij aan correcte omgangvormen, wat in ieder geval inhoudt dat ik mij houd aan het integriteitsbeleid en de gedragscode van de gemeente Gennep. Bij twijfel over de regels of bij vermoedens van een integriteitschending raadpleeg ik mijn opdrachtgever dan wel de integriteitcoördinator of vertrouwenspersoon van de gemeente Gennep, Geheimhouding Ik verklaar geheim te houden alle informatie van de gemeente Gennep waarvan ik weet of kan vermoeden dat deze vertrouwelijk is. Persoonsgegevens, financiële gegevens, klantgegevens, aanbestedingsgegevens en contractgegevens beschouw ik in ieder geval als vertrouwelijk. Ik verstrek deze informatie niet aan anderen, ook niet binnen de organisatie, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitoefening van mijn taak bij de gemeente Gennep of dat ik daartoe wettelijk verplicht ben. Bij twijfel neem ik contact op met mijn opdrachtgever van de gemeente Gennep of de integriteitcoördinator. Ik laat geen stukken onbeheerd achter, ook niet op mijn bureau, in de ruimte of (thuis)werkplek waar ik werk, waarvan ik weet of zou kunnen weten dat deze vertrouwelijk zijn.


Pagina 12

Toegang tot gebouwen, apparatuur en kwetsbare ruimten Ik gebruik de hulpmiddelen voor toegang tot locaties, apparatuur en ruimten van de gemeente Gennep uitsluitend voor het doel waarvoor deze aan mij ter beschikking zijn gesteld. Ik probeer niet om onbevoegd toegang te krijgen tot kwetsbare ruimten en locaties van de gemeente Gennep. Voor mij bestemde toegangsmiddelen behoud ik voor mijzelf en geef ik niet aan collega's of derden, tenzij daarover afspraken zijn gemaakt met mijn opdrachtgever en dit past in de bedrijfsvoering van de groep, het cluster of team. Bij vermissing, ontvreemding, misbruik of ander onrechtmatig gebruik van de mij verstrekte toegangspas, sleutels, toegangscodes, apparatuur of software stel ik de daartoe aangewezen personen onmiddellijk daarvan in kennis. Ik houd mij aan de regels die per locatie van de gemeente Gennep zijn gesteld ten aanzien van het ontvangen en begeleiden van bezoekers. Omgang bedrijfsmiddelen Ik ga zorgvuldig om met alle mij ter beschikking gestelde bedrijfsmiddelen, zowel op mijn werkplek als elders. Hieronder vallen bijvoorbeeld: computer, laptop, dienstauto of dienstfiets, mobiele telefoon, kantoorartikelen. Ik houd mij aan de gedragscode, het ICT-protocol en andere richtlijnen hieromtrent van de gemeente Gennep. Inhuur Ik huur zelf geen medewerkers in van het bedrijf via welke ik ben ingehuurd of via mijn eigen bedrijf. Ik laat zelf geen werken uitvoeren door (medewerkers van) mijn detacheringsbureau of eigen bedrijf. Onder in achtneming van de wettelijke en gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsregels leg ik alle beslissingen die hiermee verband houden voor aan mijn opdrachtgever. Ik informeer mijn opdrachtgever volledig; hij/zij is degene die de verplichting aangaat en de facturen tekent. Ik houd mij aan de procuratie- en betalingsbevoegdheden. Verklaart verder: • • • • •

akkoord te gaan met bovenstaande spelregels van de Gemeente Gennep. Ik heb kennis genomen van de relevante spelregels (gedragscode, Internet- en e-mailprotocol, mandaatregeling). akkoord te gaan met de inkoop- en aanbestedingsvoorschriften van de Gemeente Gennep; deze zijn mij of mijn bedrijf uitgereikt en ik heb hiervan kennis genomen een kopie van mijn ID-bewijs te hebben ingeleverd bij de gemeente Gennep, dan wel het detacheringsbedrijf. mijn CV te hebben ingeleverd bij de gemeente Gennep dan wel het detacheringsbedrijf; deze geeft een juist en volledig beeld van mijn arbeidsverleden. indien zelfstandige (ZZP-er), een geldige VAR-verklaring te overleggen vóórdat werkzaamheden aanvangen.

Ondertekening naar waarheid ingevuld: Gennep,

Naam:

Handtekening


Pagina 13

Gedragscode Gemeente Gennep 2014

Recommend Documents