2014 Gedragscode Fiat Groep

2014 | Gedragscode Fiat Groep

2

Gedragscode Fiat Groep

Inhoud Algemene principes.............................................................................. 3

4. Gezondheid, veiligheid en milieu (gvm)..................................... 11 Veiligheid en gezondheid op het werk...................................................... 11

1. Handleiding bij het gebruik van de code................................... 4

Milieubescherming in processen............................................................. 11 Impact op het milieu en veiligheid van producten.................................... 11

2. Handelswijze in het bedrijf........................................................ 5 Belangenvermenging............................................................................... 5

5. Externe relaties................................................................................ 12

Beurshandel met voorkennis en verbod op het gebruik van vertrouwelijke informatie.......................................................................... 5

Klanten..................................................................................................... 12

Verplichting tot confidentialiteit................................................................. 6

Openbare instellingen.............................................................................. 12

Omkoperij en ongeoorloofde betalingen.................................................. 6

Vakbonden en politieke............................................................................ 13

Verhinderen van het witwassen van geld................................................. 6

Gemeenschappen................................................................................... 13

Reputatie................................................................................................. 7

Communicatie en bedrijfsinformatie......................................................... 13

Concurrentie............................................................................................ 7

Contacten met de media......................................................................... 13

Leveranciers............................................................................................ 12

Embargo en wetgeving inzake controle op export................................... 7 Privacy .................................................................................................... 7

6. Administratieve organisatie en interne controle........................ 14

3. Werknemers............................................................................... 8

7. Implementatie en garanties............................................................ 15

Kinderarbeid en dwangarbied.................................................................. 8 Vrijheid van vereniging............................................................................. 8

Bijlagen.................................................................................................. 16

Gelijkekansenbeleid................................................................................. 8

Bijlage A - Definitie van dochteronderneming.......................................... 16

Pesterijen................................................................................................. 8

Bijlage B - Interpretatie en melding van inbreuken................................... 17

Werkomgeving......................................................................................... 8

Bijlage C - Vereisten in verband met de Gedragscode voor leidinggevende functionarissen.................................................................. 18

Remuneratie en arbeidsduur.................................................................... 9 Praktijken inzake aanwerving en promotie................................................ 9 Interne controlesystemen, verslagen en andere documenten.................. 9 Bedrijfsgoederen..................................................................................... 9 Activiteiten buiten de Fiat Groep.............................................................. 9 Engagementen......................................................................................... 10 Werknemers in vertrouwensposities........................................................ 10 Leidinggevenden...................................................................................... 10


Algemene principes Fiat S.p.A. (“Fiat”) en haar dochterondernemingen (1) (samen de “Fiat Groep”) vormen een internationale industriële groep die, omwille van haar omvang, activiteiten en geografische spreiding, een belangrijke rol speelt in de economische, sociale en milieukundige aspecten van de gemeenschappen waarin zij actief is. De missie van de Fiat Groep is te groeien en waarde te creëren door vernieuwende producten en diensten te leveren die de klant maximaal tevreden stellen, met het gepaste respect voor de rechtmatige belangen van alle categorieën van stakeholders (belanghebbenden) (2). We doen zaken op een maatschappelijk verantwoorde, onpartijdige en ethische manier door gebruik te maken van eerlijke tewerkstellingspraktijken, veiligheid op de werkvloer te verzekeren, milieubewustzijn te ondersteunen en te bevorderen, en dit volledig in overeenstemming met de geldende wetgeving van de landen waarin een bedrijf van de Fiat Groep actief is. Nochtans zal, in het geval wetten en reglementen in een bepaald rechtsgebied minder streng zijn dan de richtlijnen van deze Gedragscode (samen met de Richtlijnen van de Fiat Groep, de “Code”), steeds de Code gevolgd worden. Alle zakelijke betrekkingen zullen aangegaan en onderhouden worden in alle integriteit en loyaliteit en zonder belangenvermenging tussen zakelijke en persoonlijke aangelegenheden. Om deze doelstelling te realiseren, verlangt de Groep van haar bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers dat zij voldoen aan de hoogste normen inzake bedrijfsgedragsregels bij het vervullen van hun taken zoals gestipuleerd in deze Code en in de beleidslijnen en richtlijnen waarnaar in deze Code verwezen wordt. De Fiat Groep onderschrijft de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de VN, de Overeenkomsten van de Internationale Arbeidsorganisatie en de OESO-Richtlijnen voor Multinationale Ondernemingen. Bijgevolg zijn de Code en de praktijken en beleidslijnen van Fiat Groep bedoeld om in overeenstemming te zijn met deze Richtlijnen. De Code is bedoeld als een gids en een steun voor elke bestuurder, leidinggevende en andere werknemer van Fiat Groep en moet hem/ haar ertoe in staat stellen om de missie van Fiat Groep op een zo efficiënt mogelijke manier na te streven. Bijgevolg is de Fiat Groep ervoor verantwoordelijk: de Code tijdig te verspreiden over de Fiat Groep en te bezorgen aan alle personen voor wie de Code bestemd is; te garanderen dat alle updates en aanpassingen van de Code tijdig zullen bezorgd worden aan alle personen voor wie de Code bestemd is; n gepaste opleiding, informatie en adviserende ondersteuning te voorzien voor iedereen in verband met alle vragen over de interpretatie van de Code; n te garanderen dat elke werknemer die te goeder trouw melding maakt van inbreuken op de Code aan geen enkele vorm van represailles blootgesteld zal worden; n sancties op te leggen die correct zijn en in verhouding staan tot de gepleegde inbreuk op de Code en dergelijke sancties op gelijke wijze op te leggen aan alle bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers (en, indien van toepassing, derden) die onderworpen zijn aan de Code; n regelmatig te controleren of de Code nageleefd wordt. De Fiat Groep staat open voor constructieve opmerkingen en suggesties van bestuurders, leidinggevenden, andere werknemers en derden met betrekking tot de inhoud en afdwingbaarheid van de Code en andere aanverwante kwesties. n n

De Fiat Groep zal al het mogelijke in het werk stellen om ervoor te zorgen dat deze engagementen overgenomen worden door alle adviseurs, leveranciers en alle andere partijen die op een bepaald moment een relatie hebben met de Groep. De Fiat Groep zal geen relaties aangaan of voortzetten met derden die weigeren zich aan de principes van de Code te houden.

Vgl. Bijlage A voor de definitie van dochteronderneming. In de Gedragscode wordt het woord “stakeholder” gebruikt voor een individu, een gemeenschap of een organisatie die een invloed uitoefent op de bedrijfsactiviteiten van één of meer bedrijven van de Groep en daar ook de gevolgen van draagt. Stakeholders kunnen intern zijn (vb.werknemers) of extern (vb.klanten, leveranciers, aandeelhouders, lokale gemeenschappen) en omvatten toekomstige generaties.

(1) (2)

3

4


1. Handleiding bij het gebruik van de code Wat is de Code? De Code is een document dat goedgekeurd werd door de Raad van Bestuur van Fiat en waarin een samenvatting gegeven wordt van de bedrijfsgedragsregels van de Fiat Groep en van de overeenkomstige engagementen en verantwoordelijkheden van de bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers. De door de Fiat Groep uitgebrachte Gedragscode is een cruciaal onderdeel van het programma waarmee de Fiat Groep een efficiënte preventie en opsporing wil garanderen van inbreuken op de wet en op reglementeringen die van toepassing zijn op haar activiteiten. Voor wie is de Code bestemd? De Code geldt voor alle leden van de Raad van Bestuur, leidinggevenden en andere werknemers van alle dochterondernemingen van de Fiat Groep en voor alle andere personen of bedrijven die handelen in naam van de Fiat Groep. De Fiat Groep zal al het mogelijke in het werk stellen om ervoor te zorgen dat de bedrijven waarin de Groep een minderheidsaandeel heeft, een Gedragscode in voege brengen waarvan de principes geïnspireerd zijn door, of in elk geval niet onverenigbaar zijn met de principes die in deze Code vervat zijn. De Fiat Groep zal al het mogelijke in het werk stellen om ervoor te zorgen dat derden waarmee de Groep zakenrelaties onderhoudt op lange termijn, zoals adviseurs, consulenten, agenten, dealers en leveranciers, de Code beschouwen als een uitstekende norm voor business-gedragsregels. Waar is de Code van toepassing? De Code is van toepassing in alle landen waar de Fiat Groep actief is en geldt voor alle aspecten van de activiteite van de Fiat Groep. Waar is de tekst van de Code beschikbaar? De Code kan geraadpleegd worden door alle bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers in een toegankelijke plaats, waarbij de meest geschikte procedures gevolgd worden, conform met de lokale normen en geplogenheden. De Code is beschikbaar op de website van de Fiat Groep en kan daar ook gedownload worden (internet: www.fiatspa.com en intranet). Exemplaren van de Code kunnen eveneens opgevraagd worden bij de bevoegde Personeelsdienst en Juridische Dienst en bij het Hoofd van de Internal Audit van Fiat S.p.A. Kan de Code aangepast worden? De Code kan herzien worden door de Raad van Bestuur van Fiat. Herzieningen houden onder andere rekening met de constructieve opmerkingen en suggesties die verstrekt worden door bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers en door derden, evenals met ontwikkelingen in de wetgeving of in de beste internationale handelspraktijk, en tenslotte ook met ervaringen die men opgedaan heeft bij het toepassen van de Code zelf. Elke wijziging die aan de Code aangebracht wordt als gevolg van deze herzieningen wordt gepubliceerd en beschikbaar gesteld volgens de hierboven geschetste procedures. Is de Code een allesomvattend document? Hoewel de Code de belangrijkste ethische waarden weergeeft die door alle bestuursleden, leidinggevenden en werknemers van de Fiat Groep alsook door de personen of bedrijven die handelen in de naam van de Fiat Groep gevolgd moeten worden, dient de Code samen met de beleidslijnen en richtlijnen van de Fiat Groep gelezen en opgevat te worden. Deze beleidslijnen en richtlijnen maken een integraal deel van de Code uit en zijn beschikbaar op de website van de Fiat Groep (internet: www.fiatspa.com en intranet).


2. Handelswijze in het bedrijf De Fiat Group onderneemt haar bedrijfsactiviteiten, en verlangt van al haar bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers alsook van alle andere personen voor wie de Code bestemd is, dat zij zich gedragen op basis van en in overeenkomst met de waarden geformuleerd in de bedrijfsgedragsregels. Alle bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers en andere personen voor wie de Code bestemd is, moeten zich ervan bewust zijn dat zij de Fiat Groep vertegenwoordigen en dat hun daden een invloed zullen hebben op de reputatie van de Groep en haar interne cultuur. Bijgevolg moeten ze zich in hun bijdrage tot de bedrijfsactiviteiten van de Fiat Groep houden aan volgende beleidslijnen:.

Belangenvermenging Alle zakelijke beslissingen die genomen worden in naam van de Fiat Groep moeten maximaal de belangen van de Fiat Groep dienen. Daarom moeten bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers alsook andere personen voor wie de Code bestemd is, te allen tijde elke mogelijke belangenvermenging (en elke schijn van een belangenvermenging) vermijden, in het bijzonder op het vlak van persoonlijke, financiële of familiale overwegingen (bijvoorbeeld het bestaan van een gevestigd belang bij een leverancier, klant of concurrent; ongeoorloofde voordelen die voortvloeien uit iemands functie binnen de groep; eigendom van of handel in effecten; enz.) die mogelijk de onafhankelijkheid van het oordeel van de besluitnemer in het gedrang zouden brengen (of zouden schijnen te brengen) bij het beoordelen van wat maximaal de belangen van de Fiat Groep dient en wat de beste manier is om de realisatie ervan na te streven. De beleidslijnen van de Fiat Groep inzake ontspanning, maaltijden, geschenken of andere voordelen of persoonlijke gunsten van businesspartners zijn opgenomen in de toepasselijke Richtlijnen die een integraal deel van de Code uitmaken. Deze Richtlijnen zijn beschikbaar op de website van de Fiat Groep (internet: www.fiatspa.com en intranet). Iedere situatie die een verstrengeling van belangen vormt of kan vormen, moet onmiddellijk gerapporteerd worden aan de rechtstreekse chef, aan het Hoofd van de Internal Audit van Fiat S.p.A., of aan de Personeelsdienst of de Juridische Dienst. Elke werknemer moet ook zijn of haar rechtstreekse chef schriftelijk informeren indien hij of zij op regelmatige basis werkt voor of een bestuurder of leidinggevende van een bedrijf dat niet tot de Fiat Groep behoort of indien hij of zij een band van financiële, zakelijke, professionele, familiale of sociale aard heeft die een zakelijke relatie met Fiat Groep tot gevolg heeft of zou kunnen hebben of die mogelijks op een andere manier een invloed zou kunnen hebben (of zou kunnen schijnen te hebben) op zijn of haar onpartijdigheid bij contacten met derden.

Beurshandel met voorkennis en verbod op het gebruik van vertrouwelijke informatie Van alle bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers wordt strikt vereist dat zij zich houden aan de wetgeving in verband met beurshandel met voorkennis van welk rechtsgebied ook. In het bijzonder mag een bestuurder, leidinggevende of andere werknemer of andere ontvanger van deze Code nooit gebruik maken (of overgaan tot onthulling aan onbevoegde derden) van informatie die niet openbaar gemaakt werd en die verkregen werd ten gevolge van zijn of haar positie in de Fiat Groep of omdat hij of zij een zakenrelatie heeft met de Groep, om -rechtstreeks of onrechtstreeksaandelen van een bedrijf van de Groep of van andere bedrijven te verhandelen, of in ieder geval om een persoonlijk voordeel te halen of om derden te bevoordelen. Alle bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers dienen altijd om te gaan met vertrouwelijke en prijsgevoelige informatie op een manier die strikt in overeenstemming is met de specifieke procedures en reglementen die terzake door de Fiat Groep vastgelegd werden. Om te bepalen wanneer vertrouwelijke informatie openbaar gemaakt moet worden, zal de Fiat Groep de procedures volgen die door de geldende wetgeving voorgeschreven worden; elke openbaarmaking van dergelijke informatie zal in overeenstemming met de geldende beleidslijnen van de Fiat Groep gebeuren.

5

6


Verplichting tot confidentialiteit De knowhow en de intellectuele eigendom die de Fiat Groep ontwikkeld heeft, is een fundamentele en uitermate waardevolle eigendom die iedere bestuurder, leidinggevende en andere werknemer alsook iedere persoon voor wie de Code bestemd is, geacht wordt te verdedigen. In het geval deze knowhow en intellectuele eigendom op een ongeoorloofde wijze verspreid zouden worden, zou de Fiat Groep schade kunnen worden toegebracht zowel op het vlak van kapitaal als van imago. Daarom is het alle bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers alsook alle andere personen voor wie de Code bestemd is, verboden om aan derden enige informatie te onthullen in verband met de technische, technologische en commerciële knowhow van de Fiat Groep, evenmin als om het even welke informatie over de Fiat Groep die niet openbaar gemaakt werd; uitzondering hierop wordt gemaakt voor gevallen waarin dergelijke onthulling vereist wordt door de wet of andere directieven, of gevallen waarbij het uitdrukkelijk gestipuleerd is in specifieke contractuele overeenkomsten waarin de betrokken partijen zich ertoe geëngageerd hebben om deze informatie uitsluitend te gebruiken voor de afgesproken doeleinden en om de vertrouwelijkheid van de informatie te respecteren en te handhaven. Elke publicatie van dergelijke informatie zal in overeenstemming met de geldende beleidslijnen van de Fiat Groep gebeuren. De verplichting tot confidentialiteit, zoals beschreven in de Code, blijft doorlopen ook na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Omkoperij en ongeoorloofde betalingen De Fiat Groep, haar bestuurders, leidinggevenden, andere werknemers en andere personen voor wie de Code bestemd is, verbinden zich ertoe de hoogste normen te hanteren op het vlak van integriteit, eerlijkheid en rechtvaardigheid bij alle interne en externe relaties in overeenstemming met de nationale en internationale anticorruptiewetgeving, en in het bijzonder het OESO-Verdrag inzake de bestrijding van omkoping van buitenlandse ambtenaren bij internationale zakelijke transacties, de OESO-richtlijnen en de Foreign Corrupt Practices Act (“FCPA”). De Groep zal nooit tolereren dat er steekpenningen van welke aard dan ook (een bedrag betalen of aanbieden teneinde een ongeoorloofd zakelijk voordeel te bekomen) zouden gegeven worden aan staatsambtenaren of aan vertegenwoordigers van internationale organisaties of aan enige andere personen die een band hebben met een staatsambtenaar of aan particuliere entiteiten of particulieren of op om het even welke andere manier die door de geldende wetgeving verboden is. Zelfs indien er onbehoorlijke druk wordt uitgeoefend, zal geen enkele bestuurder, leidinggevende of andere werknemer, vertegenwoordiger of andere tussenpersoon -rechtstreeks of onrechtstreeks- steekpenningen of andere vergoedingen aanvaarden, vragen, aanbieden of betalen (met inbegrip van geschenken of fooien, met uitzondering van commerciële artikels met een bescheiden economische waarde die algemeen aanvaard worden in een internationale context, voor zover toegestaan door de geldende wetgeving en in overeenstemming met de desbetreffende richtlijnen van de Fiat Groep). Waar dit wettelijk verplicht of nodig is, zullen door de bedrijven of door de Fiat Groep modellen opgesteld worden om de naleving van de geldende wetgeving en de Code te controleren en te handhaven.

Verhinderen van het witwassen van geld De Fiat Groep en haar bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers zullen zich niet inlaten met of betrokken zijn bij activiteiten die zouden kunnen impliceren dat er op enige manier opbrengsten van criminele activiteiten van welke aard dan ook witgewassen zouden worden (door ze te aanvaarden of te gebruiken). Alvorens een zakenrelatie aan te gaan met een derde, zullen de Fiat Groep en haar leidinggevenden of werknemers de beschikbare informatie (incl. financiële informatie) in verband met voorgestelde businesspartners en leveranciers checken om zich ervan te verzekeren dat zij eerbaar zijn en op een wettelijk correcte manier zaken doen. De Groep zal zich altijd houden aan de anti-witwaswetgeving van elke bevoegde jurisdictie.


Reputatie Het bedrijfsimago van de Fiat Groep alsook de reputatie en duurzaamheid van haar producten zijn noodzakelijke voorwaarden om haar huidig en toekomstig bestaan te verzekeren. Bijgevolg wordt van bestuurders, leidinggevenden en werknemers van de Fiat Groep verwacht dat zij zich de klok rond aan de Code houden. Het is van cruciaal belang dat werknemers zich er gezamenlijk toe verbindn de Code na te leven en met de Groep samen te werken om toe te zien op de naleving van de erin vervatte bepalingen.

Concurrentie De Fiat Groep erkent het onovertroffen belang van een markt met open en vrije concurrentie en engageert zich ertoe om zich strikt te houden aan elke antitrustwetgeving en elke andere wetgeving ter bescherming van de consument die van kracht zijn in de landen waar de Groep actief is. De Fiat Groep en haar bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers zullen zich niet inlaten met handelspraktijken die een inbreuk op de antitrustwetgeving zouden kunnen vormen (zoals vorming van kartels, verdeling van de markt, productie- of verkoopsbeperkingen en bindende afspraken). In het kader van eerlijke concurrentie, zal de Fiat Groep niet wetens en willens inbreuk plegen op de intellectuele eigendomsrechten van derden. De gevolgen van niet-naleving van deze wetten kunnen ernstig zijn. Bedrijven die de regels inzake de vrije mededinging schenden, riskeren dat zij zware straffen oplopen en personen die schendingen hebben gepleegd, kunnen zwaar gestraft worden, waaronder gevangenisstraffen. Om haar verplichting tot naleving van de antitrustwetgeving in alle landen waarin zij werkzaam is te handhaven, heeft de Fiat Groep een Antitrust Compliance Program in het leven geroepen, dat in periodieke opleidingsactiviteiten op het gebied van antitrust en Richtlijnen op het gebied van Concurrentie voorziet, welke een integraal onderdeel van de Code vormen en beschikbaar zijn op de website van de Fiat Groep (www.fiatspa.com) en op het intranetportaal. Schendingen van de Richtlijnen op het gebied van Concurrentie brengen disciplinaire maatregelen, tot en met ontslag, met zich mee. Bovendien is de naleving van de mededingingsregels van essentieel belang voor de bescherming van de reputatie van de Fiat Groep. Werknemers die twijfels hebben over de toepasselijke regels of het aan te houden gedrag, dienen zich tot de Juridische Dienst te wenden.

Embargo en wetgeving inzake controle op export De Fiat Groep staat ervoor garant dat haar handelsactiviteiten de lokale of internationale wetgeving inzake embargo’s en uitvoercontrole niet schenden van en in de landen waar de Groep actief is. Embargo-, douane- en controlewetgeving zijn complex. Deze wetten en voorschriften betreffen de uitvoer en wederuitvoer van producten, diensten, software en technologie, technische gegevens, sancties en regels inzake boycots. De juridische gevolgen van niet-naleving kunnen ernstig zijn en kunnen de Fiat Groep en haar werknemers blootstellen aan strafrechtelijke sancties, civielrechtelijke sancties, met inbegrip van aanzienlijke boetes en het verlies van exportrechten. Bovendien is de naleving van dergelijke wetten essentieel voor het behoud van de reputatie van de Fiat Groep. Daarom is het de verantwoordelijkheid van alle werknemers van de Fiat Groep om ervoor te zorgen dat onder geen beding transacties in strijd met deze principes optreden (policy of full compliance). De Richtlijnen inzake controle op de export bieden enkele aanwijzingen over de aanpak van deze kwesties en vormen een integraal onderdeel van de Code, beschikbaar op de website van de Fiat Groep (www.fiatspa.com) en het intranetportaal. Werknemers die twijfels hebben over deze wetten dienen zich tot de Juridische Dienst te wenden.

Privacy Bij het beheren van haar normale bedrijfsactiviteiten verzamelt de Fiat Groep een belangrijke hoeveelheid persoonlijke gegevens en privé-informatie en engageert zich ertoe om dergelijke data en informatie te verwerken in overeenstemming met elke bestaande privacywetgeving, zoals die geldt in de rechtsgebieden waar de Groep actief is, met inbegrip van de meest geavanceerde reglementering in verband met de bescherming van de privacy. Daartoe zal de Fiat Groep zich verzekeren van het hoogste veiligheidsniveau bij de selectie en het gebruik van haar informatietechnologie-systemen voor de verwerking van persoonlijke gegevens en privé-informatie.

7

8


3. Werknemers De Fiat Groep erkent dat gemotiveerde en uiterst professionele mensen een essentiële factor vormen voor het instandhouden van het concurrentievermogen, voor de creatie van waarde voor de aandeelhouder en voor het garanderen van klantentevredenheid. De volgende principes, die in overeenstemming zijn met de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de VN en de desbetreffende Overeenkomsten van de Internationale Arbeidsorganisatie, bevestigen het belang van respect voor het individu, garanderen gelijke behandeling en bannen elke vorm van discriminatie. De Fiat Groep staat achter de bescherming van fundamentele mensenrechten.

Kinderarbeid en dwangarbied De Fiat Groep doet geen beroep op eender welke vorm van dwangarbeid of kinderarbeid, wat inhoudt dat men geen mensen tewerkstelt die jonger zijn dan de leeftijdsgrens voor arbeid zoals voorgeschreven in de wetgeving van het land waar het werk uitgevoerd wordt, en in elk geval geen jongeren die geen vijftien jaar zijn, tenzij er uitdrukkelijk een uitzondering voorzien wordt in internationale conventies en in de plaatselijke wetgeving. De Fiat Groep engageert zich er ook toe om geen zakenrelaties aan te gaan of te onderhouden met leveranciers die gebruik maken van kinderarbeid, zoals hierboven gedefinieerd.

Vrijheid van vereniging De werknemers van de Fiat Groep zijn vrij om zich aan te sluiten bij een vakbond in overeenstemming met de plaatselijke wetgeving en de regels van de verschillende vakbonden. De Fiat Groep erkent en respecteert het recht van haar werknemers om zich te laten vertegenwoordigen door vakbonden of andere vertegenwoordigers die in overeenstemming met de plaatselijk geldende wetgeving en praktijk ingesteld worden. Bij het voeren van onderhandelingen met dergelijke vertegenwoordigers zullen de daden en het gedrag van de Fiat Groep uitgaan vaneen constructieve aanpak en verstandhouding.

Gelijkekansenbeleid De Fiat Groep verbindt zich ertoe om aan al haar werknemers gelijke kansen te bieden, zowel in hun job als op het vlak van loopbaanontwikkeling. De chef van elke afdeling zal ervoor zorgen dat werknemers in elk aspect van de arbeidsverhouding, zoals aanwerving, opleiding, verloning, promotie, overplaatsing en beëindiging van de tewerkstelling, behandeld worden overeenkomstig hun capaciteiten om aan de functievereisten te voldoen, en dat alle beslissingen die genomen worden wars zijn van elke vorm van discriminatie, in het bijzonder van discriminatie op grond van ras, geslacht, seksuele geaardheid, sociale en persoonlijke positie, fysieke en gezondheidstoestand, handicap, leeftijd, nationaliteit, geloof of persoonlijke overtuigingen.

Pesterijen Pesterijen van welke aard dan ook -zoals racistische pesterijen, ongewenste seksuele intimiteiten, of pesterijen omwille van andere persoonlijke kenmerken- die als doel of als gevolg hebben dat de waardigheid van de persoon die het slachtoffer is van dergelijke pesterijen geschonden wordt, zijn totaal onaanvaardbaar voor de Fiat Groep, of ze nu gebeuren binnen of buiten het bedrijf.

Werkomgeving Alle werknemers moeten de stappen zetten die nodig zijn voor de handhaving van een goede en coöperatieve werkomgeving, waarin ieders waardigheid gerespecteerd wordt. In het bijzonder zullen alle werknemers van de Fiat Groep: niet werken onder de invloed van alcohol of drugs; op plaatsen waar roken nog niet wettelijk verboden is, begrip opbrengen voor de bezwaren van diegenen die fysiek last hebben van de gevolgen van ‘passief roken’ op de werkplaats; n vermijden zich zo te gedragen dat er een intimiderend of offensief klimaat zou geschapen worden ten opzichte van collega’s of ondergeschikten, waarbij ze op de werkplaats uitgesloten of in diskrediet gebracht zouden worden. n n


Remuneratie en arbeidsduur De verloning en voordelen van de werknemers van de Fiat Groep zullen minstens voldoen aan de geldende wettelijke vereisten. Wat arbeidsduur en betaald verlof betreft, zal de Fiat Groep zich houden aan de plaatselijke wetgeving en gewoonten van het land waar de Groep actief is.

Praktijken inzake aanwerving en promotie Geen enkele werknemer van de Fiat Groep zal beloftes, geld, goederen, voordelen, stimulansen of diensten van welke aard dan ook aanvaarden of vragen, die tot doel hebben bij te dragen tot de aanwerving van een persoon als werknemer, of tot de bewerkstelliging van zijn of haar overplaatsing of promotie.

Interne controlesystemen, verslagen en andere documenten Alle leidinggevenden en werknemers van Fiat Groep moeten zo handelen dat ze efficiënte interne controlesystemen handhaven (zie Deel 6). Om dit te realiseren wordt er onder andere van hen verwacht dat ze binnen het bedrijf accurate en volledige informatie bijhouden over alle handelsactiviteiten en ervoor zorgen dat voor alle transacties en verbintenissen ten opzichte van businesspartners op correcte wijze goedkeuring is verleend door de bevoegde supervisor. Daarnaast moeten bedrijfskosten accuraat en tijdig gerapporteerd worden.

Bedrijfsgoederen Alle bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers van de Fiat Groep zullen de bedrijfsgoederen en –middelen waarover ze kunnen beschikken of waarover zij de zorg dragen op een efficiënte manier gebruiken enkel en alleen om de bedrijfsdoelen en doelstellingen van de Fiat Groep te realiseren, en zullen ze op zo’n manier aanwenden dat hun waarde behouden blijft. Daarnaast dragen alle bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers van de Fiat Groep de verantwoordelijkheid om deze goederen en middelen te beschermen tegen verlies, diefstal en ongeoorloofde aanwending of verkoop. Elk gebruik van dergelijke goederen of middelen dat tegenstrijdig zou zijn met de belangen van de Fiat Groep of dat zou kunnen ingegeven worden door professionele redenen die buiten de werkrelatie met de Fiat Groep vallen, is verboden. Alle bestuurders, leidinggevenden en andere werknemers van de Fiat Groep moeten de gebruiks-, toegangsen veiligheidsrichtlijnen van de Groep volgen voor software en informatietechnologie, e-mail, internet en intranetsystemen.

Activiteiten buiten de Fiat Groep Leidinggevenden en werknemers van de Fiat Groep mogen geen deel uitmaken van de raad van bestuur van bedrijven zonder de goedkeuring van de Fiat Groep en mogen geen zich herhalende persoonlijke handelsactiviteiten ondernemen die hun taken bij de Fiat Groep hinderen. Elke arbeidsverhouding van een leidinggevende of werknemer van de Fiat Groep met, of dienstverlening aan, businesspartners en concurrenten van de Fiat Groep moeten schriftelijk en op voorhand worden goedgekeurd door de bevoegde supervisor.

9

10


Engagementen De Code wordt beschouwd als een integraal en belangrijk deel van de arbeidsverhouding van elke leidinggevende en andere werknemer van de Fiat Groep. Bijgevolg verwacht de Fiat Groep van alle leidinggevenden en andere werknemers dat zij zich strikt houden aan alle bepalingen van de Code. Elke inbreuk zal ernstig geëvalueerd worden en er zullen gepaste sancties opgelegd worden (waaronder beëindiging van de tewerkstelling in bepaalde gevallen). Daarom zullen alle leidinggevenden en andere werknemers: de Code lezen en begrijpen en, indien nodig, trainingscursussen volgen; zich gedragen en handelen op een manier die in overeenstemming is met de Code en zich onthouden van elk gedrag dat schade zou kunnen toebrengen aan de Fiat Groep of de eerlijkheid, onpartijdigheid of reputatie van de Fiat Groep in gevaar zou kunnen brengen; n elke inbreuk op de Code meteen en te goeder trouw melden via de procedures die in Bijlage B geschetst worden; n hun medewerking verlenen aan alle interne procedures die door het desbetreffende bedrijf van de Fiat Groep of door de Sector worden ingevoerd om de Code te respecteren of om schendingen van de Code te identificeren; n de Juridische Diensten raadplegen voor uitleg in verband met de interpretatie van de Code (details hierover in Bijlage B); n hun volledige medewerking verlenen aan elk onderzoek naar schendingen van de Code; zij zullen daarbij strikte vertrouwelijkheid in acht nemen omtrent het bestaan van dergelijke onderzoeken en –op verzoek- actief meewerken aan audit-activiteiten over de toepassing van de Code. n n

Werknemers in vertrouwensposities Elke persoon die binnen de Fiat Groep optreedt als supervisor, departementshoofd of kaderlid zal een voorbeeldfunctie hebben om een positieve ingesteldheid van de werknemers te promoten, doorzichtige uitwisseling van ideeën te stimuleren en blijk te geven van leiderschap in overeenstemming met de zakelijke en ethische principes van de Code, en zal ervoor zorgen dat werknemers inzien dat naleving van de Code een wezenlijk deel van hun werk uitmaakt en er zich bewust van zijn dat de bedrijfsresultaten nooit belangrijker zijn dan de naleving van de geldende wetgeving en de Code. Alle supervisors, departementshoofden of kaderleden zullen elk geval van schending van de Code melden en zullen verantwoordelijk zijn voor de bescherming van diegenen die te goeder trouw inbreuken op de Code hebben gerapporteerd, evenals voor het bepalen en de toepassing van sancties na raadpleging van de bevoegde Personeelsdienst of eventueel de Juridische Dienst; deze sancties staan in verhouding tot de gepleegde inbreuk en zijn voldoende zwaar om een afschrikkingseffect te hebben ter preventie van nieuwe inbreuken.

Leidinggevenden Alle werknemers van Fiat Group die de functie uitoefenen van Chief Executive Officer, Chief Financial Officer, Financial Controller, Treasurer, General Counsel, ISSO (Information System Security Officer) en Hoofd van de Internal Audit van Fiat S.p.A. of die, zelfs enkel de facto, gelijkaardige functies uitoefenen in één of meer bedrijven van de Fiat Groep zijn verplicht de Code te respecteren en ze moeten zich eveneens strikt houden aan de specificaties geformuleerd in Bijlage C. Elke uitzondering op de vereisten van Bijlage C, zelfs indien slechts gedeeltelijk of indien beperkt in tijd of inhoud, moet goedgekeurd worden door de Raad van Bestuur van Fiat en kan enkel om ernstige en gerechtvaardigde redenen.


4. Gezondheid, veiligheid en milieu (GVM) Veiligheid en gezondheid op het werk De Fiat Groep erkent veiligheid en gezondheid op het werk als een fundamenteel recht van werknemers en een belangrijk element van de duurzaamheid van de Fiat Groep. Bij alle keuzes die door de Groep gemaakt worden, moet rekening gehouden worden met de veiligheid en gezondheid op het werk. De Fiat Groep voert een efficiënt beleid op het vlak van veiligheid en gezondheid op het werk waarbij zowel op individueel als collectief vlak preventieve maatregelen genomen worden om het risico op letsels op het werk tot een minimum te herleiden en verbetert dit beleid continu. De Fiat Groep streeft ook naar de beste arbeidsomstandigheden in de industrie in overeenstemming met e principes van hygiëne, industriële ergonomie en individuele organisatorische en operationele processen. De Fiat Groep gelooft in en bevordert op een actieve manier de verspreiding van een cultuur van ongevalpreventie en risicobewustzijn onder werknemers, in het bijzonder door gepaste opleiding en informatie te voorzien. Werknemers moeten op hun beurt persoonlijk verantwoordelijk zijn en de preventieve maatregelen toepassen die de Fiat Groep vastgelegd heeft voor de bescherming van hun veiligheid en gezondheid en die via specifieke directies, instructies, informatie en opleiding gecommuniceerd worden. Elke werknemer dient in te staan voor een correct veiligheidsbeheer en mag zichzelf of andere werknemers niet blootstellen aan gevaren die letsels kunnen veroorzaken of schadelijk kunnen zijn voor zichzelf.

Milieubescherming in processen De Fiat Groep beschouwt milieubescherming als een belangrijk aandachtspunt binnen de algemene kijk op zakendoen. De Fiat Groep verbindt zich ertoe om de milieuprestaties van al haar activiteiten continu te verbeteren en zich te houden aan alle desbetreffende wettelijke en reglementaire vereisten. Dit omvat de ontwikkeling en uitbreiding van een efficiënt gecertificeerd milieubeheersysteem (EMS) dat gebaseerd is op twee fundamentele principes, namelijk de impact op het milieu tot een minimum herleiden en het gebruik van middelen optimaliseren. De Fiat Groep stimuleert en motiveert haar werknemers om een actieve rol te spelen in de implementatie van deze principes door middel van verspreiding van informatie en regelmatige opleiding en verwacht dat de werknemers deze principes actief toepassen in hun werkzaamheden.

Impact op het milieu en veiligheid van producten De Fiat Groep verbindt zich ertoe om, volledig in overeenstemming met de wettelijke en reglementaire vereisten, producten te produceren en te verkopen die aan de hoogste vereisten voldoen inzake milieu en veiligheid. Bovendien engageert de Fiat Groep zich om vernieuwende technische oplossingen te ontwikken en ten uitvoer te brengen die de impact op het milieu tot een minimum herleiden en de veiligheid maximaliseren. De Fiat Groep moedigt ook veilig en milieuvriendelijk gebruik van haar producten aan en verstrekt aan haar klanten en dealers informatie over het gebruik, het onderhoud en de ontmanteling van haar voertuigen en andere producten.

11

12


5. Externe relaties De Fiat Groep en haar werknemers engageren zich ertoe om met alle soorten belangenhouders zakelijke contacten te onderhouden en uit te breiden in een sfeer van goede trouw, loyaliteit, eerlijkheid, transparantie en met gepast respect voor de ethische kernwaarden van de Fiat Groep.

Klanten De Fiat Groep streeft ernaar om volledig tegemoet te komen aan de verwachtingen van de eindgebruiker van haar producten. Alle bestuurders, leidinggevenden en werknemers van de Fiat Groep dienen ervoor te zorgen dat de verwachtingen van klanten overtroffen worden en dat de kwaliteit van de producten en diensten van de Groep continu verbeteren. De Fiat Groep acht het van essentieel belang dat haar klanten steeds op een faire en eerlijke manier behandeld worden en eist daarom van haar leidinggevenden en andere werknemers alsook van andere personen voor wie de Code geldt dat elke relatie en ieder contact met klanten -stuk voor stuk- gekenmerkt zullen worden door eerlijkheid, professionele integriteit en transparantie. Alle werknemers zullen binnen hun respectieve bedrijven de interne procedures volgen die erop gericht ijn deze doelstelling te realiseren door het aangaan en onderhouden van renderende en duurzame relaties met klanten; aan deze klanten bieden wij veiligheid, dienstverlening, kwaliteit en waarde, dank zij voortdurende innovatie. In om het even welke relatie tussen bedrijven van de Fiat Groep en hun klanten, zal er in de contacten nooit sprake zijn van oneerlijke discriminatie ten opzichte van andere klanten, noch zal men klanten op onfaire wijze benadelen door misbruik te maken van een onderhandelingspositie.

Leveranciers Het leveranciersnetwerk speelt een fundamentele rol in de verbetering van het algemene structurele concurrentievermogen van de Fiat Groep. Om te allen tijde maximale klantentevredenheid te garanderen, selecteert de Fiat Groep haar leveranciers met geschikte objectieve methoden op basis van de geboden kwaliteit, innovatie, kostprijs en dienstverlening, hun prestaties op het vlak van milieu en op maatschappelijk vlak, en de waarden die naar voren gebracht worden in de Code. Alle leidinggevenden en andere werknemers van Fiat Groep wordt eveneens verzocht om met leveranciers relaties aan te gaan en te onderhouden die gekenmerkt worden door stabiliteit, transparantie en samenwerking.

Openbare instellingen Relaties met openbare instellingen zullen enkel beheerd worden door speciaal daartoe aangeduide afdelingen en personen. Alle dergelijke relaties moeten transparant zijn en geïnspireerd door de waarden van de Fiat Groep. Elke gift of fooi die gegeven wordt aan afgevaardigden van openbare instellingen (voor zover dit toegelaten is onder de geldende wetgeving) moet bescheiden en proportioneel zijn en mag op geen enkele manier de indruk wekken dat de Fiat Groep een oneerlijk voordeel zou krijgen of zou proberen te krijgen. De Fiat Groep zal ten volle meewerken met verordenende en gouvernementele instanties binnen de context van hun gewettigde activiteiten. Mocht één of meer bedrijven van de Fiat Groep het voorwerp uitmaken van gerechtvaardigde inspecties vanwege de autoriteiten, zal de Fiat Groep haar volledige medewerking verlenen. Wanneer een openbare instelling een klant of leverancier is van om het even welk bedrijf van de Fiat Groep, zal dit bedrijf zich strikt houden aan de wetten en reglementering die van toepassing zijn op de aankoop of verkoop van goederen of diensten bij of aan die openbare instelling. Lobbyen zal enkel daar gebeuren waar dat wettelijk toegelaten is en ook dan strikt in overeenstemming met de geldende wetten, en, in elk geval, volledig volgens de bepalingen van de Code en van de procedures die hieromtrent door de Fiat Groep specifiek voorgeschreven worden. De Fiat Groep streeft ernaar een positieve bijdrage te leveren aan de toekomstige ontwikkeling van reglementen en normen in de automobielsector en in alle andere sectoren die verband houden met de mobiliteit van mensen en goederen. De Fiat Groep engageert zich ook om een bijdrage te leveren aan de technologische vooruitgang van de maatschappij en samen te werken met openbare instellingen, universiteiten en andere organisaties bij het onderzoeken en ontwikkelen van vernieuwende oplossingen voor duurzame mobiliteit en aanverwante technologie.


Vakbonden en politieke Elke relatie tussen de Fiat Groep en vakbonden, politieke partijen en hun afgevaardigden of kandidaten, zal steeds blijk geven van maximale transparantie en eerlijkheid en strikt in overeenstemming zijn met de geldende wetgeving. Bijdragen in de vorm van geld, goederen of diensten of andere voordelen zullen enkel toegelaten worden indien ze vereist zijn of uitdrukkelijk toegestaan door de wet, en in dat laatste geval moet er toestemming verleend worden door de daartoe bevoegde instanties van het desbetreffende bedrijf van de Groep. Elke bijdrage die geleverd werd door werknemers van de Fiat Groep, of activiteit door hen verricht, zal uitsluitend beschouwd worden als een vrijwillige persoonlijke bijdrage.

Gemeenschappen De Fiat Groep is er zich van bewust dat haar beslissingen – rechtstreeks en onrechtstreeks - een beduidende impact kunnen hebben op de lokale gemeenschappen waar de Groep actief is. Bijgevolg zal de Fiat Groep alle redelijke stappen ondernemen om die gemeenschappen op de hoogte te brengen van desbetreffende acties en projecten en een open dialoog promoten om te garanderen dat er voldoende rekening gehouden wordt met hun gewettigde verwachtingen. Bovendien streeft de Fiat Groep ernaar een bijdrage te leveren aan de sociale, economische en institutionele ontwikkeling van lokale gemeenschappen door middel van specifieke programma’s. De werknemers van de Fiat Groep wordt verzocht zich op een maatschappelijk verantwoorde manier te gedragen en de culturen en tradities te respecteren van elk land waar de Fiat Groep actief is en op een integere manier en te goeder trouw te handelen om zo het vertrouwen van de gemeenschap te verdienen.

Communicatie en bedrijfsinformatie De Fiat Groep erkent het vitale belang van duidelijke en efficiënte communicatie bij het in stand houden van interne en externe relaties en garandeert dat aan de hoogste vereisten voldaan wordt bij het rapporteren van financiële en nietfinanciële informatie om zo een duidelijk en transparant beeld te geven van haar prestaties op economisch, sociaal en milieuvlak. Communicatie en externe relaties beïnvloeden de ontwikkeling van de Fiat Groep zowel rechtstreeks als onrechtstreeks. Het is daarom noodzakelijk dat deze activiteiten georganiseerd worden volgens duidelijke, uniforme criteria, die zowel rekening houden met de noden van de verschillende bedrijfstakken als met de economische en sociale rol van de Fiat Groep in haar geheel alsook met de geldende wettelijke vereisten. De informatie die naar de buitenwereld doorgespeeld wordt, moet tijdig medegedeeld worden en gecoördineerd zijn op niveau van de Fiat Groep om maximaal voordeel te kunnen halen uit de omvang en het potentieel van de Fiat Groep en om te verzekeren dat de informatie volledig en accuraat is. Werknemers van de Fiat Groep die informatie moeten geven aan het publiek over bedrijven of sectoren van de Fiat Groep, bedrijfstakken of geografische zones, onder de vorm van toespraken, deelname aan conferenties, publicaties of enige andere vorm van voorstelling, moeten zich houden aan alle specifieke procedures die hieromtrent door de Fiat Groep vastgelegd werden; ze moeten ook, indien vereist, vooraf de instemming krijgen van de daartoe aangewezen afdeling of de aangeduide verantwoordelijke voor externe communicatie. De Fiat Groep wenst het vertrouwen van het publiek in de integriteit van haar activiteiten te bewaren door openlijk te rapporteren over en te overleggen met anderen om tot een betere kennis te komen van de gezondheids-, veiligheids- en milieu-aspecten, die -zowel intern als externverbonden zijn aan de activiteiten en producten van de Groep. Elk jaar maakt de Fiat Groep specifieke informatie over de implementatie van haar sociaal beleid en milieubeleid bekend via de publicatie van het “Duurzaamheidsrapport”. Mededelingen naar financiële en kapitaalsmarkten en hun controlerende autoriteiten toe zullen gebeuren op een accurate, complete, eerlijke, duidelijke, begrijpelijke en tijdige manier en zullen steeds in overeenstemming zijn met de bepalingen van de gangbare wetgeving in de betrokken rechtsgebieden. Deze mededelingen zullen enkel gedaan worden door die werknemers die specifiek verantwoordelijk zijn voor de communicatie naar financiële en kapitaalsm arkten en huncontrolerende autoriteiten toe en strikt in overeenstemming met de Code en de geldende beleidslijnen van de Fiat Groep.

Contacten met de media De communicatie van informatie naar de media toe speelt een belangrijke rol in de opbouw van het imago van de Fiat Groep en daarom moet alle informatie inzake de Fiat Groep op een uniforme en waarheidsgetrouwe manier verspreid worden, en dit enkel door die leidinggevenden en andere werknemers die verantwoordelijk zijn voor communicatie met de media, en strikt in overeenstemming met de beleidslijnen van de Fiat Groep. Geen enkele leidinggevende of andere werknemer mag aan mediamensen informatie geven over de Fiat Groep die nog niet eerder publiek gemaakt werd, noch contact onderhouden met hen om vertrouwelijke bedrijfsinformatie te onthullen; werknemers zullen elke vraag van de media doorverwijzen naar de aangewezen personen of departementen.

13

14


6. Administratieve organisatie en interne controle De Fiat Groep verbindt zich ertoe om de waarde van de aandelen op lange termijn te maximaliseren. Om dit engagement waar te kunnen maken, zal de Fiat Groep hoge standaarden aanhouden op het vlak van financiële planning en controle, en werken met administratieve systemen die in overeenstemming zijn met, en aangepast aan, de principes van administratieve verantwoording en verslaglegging die van toepassing zijn op de bedrijven van de Groep, dit in overeenstemming met de geldende wetgeving. De Fiat Groep zal dit doen door toepassing van het maximale niveau van transparantie, verenigbaar met de beste bedrijfspraktijk met als doel: te garanderen dat alle transacties op correcte wijze werden goedgekeurd, en dat ze controleerbaar en gewettigd zijn; te garanderen dat alle transacties tijdig en op een geschikte en accurate manier worden genoteerd en verantwoord en dat ze op passende wijze gedocumenteerd zijn overeenkomstig de desbetreffende principes van administratieve verantwoording en verslaglegging en beste gangbare praktijken; n maximale transparantie en eerlijkheid te garanderen bij de behandeling van transacties met verbonden partijen, conform de “Richtlijnen voor Belangrijke Transacties en Transacties met verbonden partijen”, die aangenomen werden door de Raad van Bestuur van Fiat; n op de voorgeschreven tijdstippen volledige, accurate, betrouwbare, duidelijke en begrijpelijke financiële verslagen voor te leggen; n strikt volgens de “Richtlijnen inzake het Intern Controle- en Risicobeheersysteem”, die goedgekeurd werden door de Raad van Bestuur van Fiat, te handelen; n medewerkers uitleg te geven over het bestaan, de doelstellingen en het belang van interne controles; n met de gepaste professionele aandacht risico’s voor alle activa van bedrijven van de Fiat Groep te identificeren, inzicht in deze risico’s te verwerven en met deze risico’s om te gaan; n rigoureuze bedrijfsprocedures te ontwikkelen die moeten verzekeren dat beslissingen van het management (onder andere in verband met investeringen en het afstoten van activa) gebaseerd zijn op een gefundeerde economische analyse (met inbegrip van een omzichtige risicobeoordeling) en een garantie bieden dat bedrijfsactiva optimaal aangewend worden; n te garanderen dat beslissingen op het vlak van financiën, belastingen en administratieve organisatie genomen worden op het juiste managementniveau en volledig in overeenstemming met de geldende wetgeving; n de documentatie voor te bereiden die gestuurd moet worden naar de controlerende instanties of die tijdig aan het publiek gemeld moet worden en te garanderen dat deze documentatie volledig, accuraat, betrouwbaar, duidelijk en begrijpelijk is. De Fiat Groep erkent dat interne controles van het allergrootste belang zijn voor het beheer en het succes van de Fiat Groep. De Raad van Bestuur van Fiat heeft dan ook de “Richtlijnen inzake het Intern Controle- en Risicobeheersysteem” goedgekeurd. De Fiat Groep verbindt zich ertoe om procedures te ontwikkelen die ervoor zorgen dat de aangewezen werknemers de noodzakelijke opleiding krijgen en de vereiste ervaring kunnen verwerven om een efficiënt intern controlesysteem (dat in overeenstemming is met de bovenvermelde “Richtlijnen inzake het Intern Controle- en Risicobeheersysteem”) uit te bouwen en te handhaven. De Fiat Groep beschouwt transparantie in de verantwoording van elke transactie van vitaal belang voor haar succes. n n

De Fiat Groep eist daarom van al haar werknemers accurate, tijdige en gedetailleerde verslaglegging op het vlak van alle financiële en andere zakelijke transacties. Werknemers moeten waarheidsgetrouw en accuraat alle financiële en andere zakelijke transacties registreren, gestaafd met de nodige bewijzen. Een onrechtmatige boekhouding betekent een inbreuk op de Code en wordt als illegaal beschouwd in zowat alle rechtsgebieden. Het is daarom elke werknemer verboden om op dergelijke manier tewerk te gaan of om verantwoordelijk te zijn voor weglatingen die zouden kunnen leiden tot inaccurate of onvolledige informatie, waaronder: het noteren van bedrieglijke transacties; het verkeerd noteren van transacties of het noteren van transacties die niet adequaat gedocumenteerd zijn; n het niet noteren van verbintenissen, met inbegrip van garanties, wat zou kunnen leiden tot aansprakelijkheden of verplichtingen voor bedrijven van de Fiat Groep. n n


Binnen de context van een verificatieprogramma, of op vraag van het topmanagement van bedrijven van de Fiat Groep of van de Group Executive Council zal de Interne Audit de kwaliteit en de efficiëntie van het Intern Controle- en Risicobeheersysteem beoordelen en daarover verslag uitbrengen bij de gedelegeerde organen. Werknemers van de Fiat Groep zal gevraagd worden hun medewerking te verlenen aan de monitoring van de kwaliteit en de efficiëntie van het Intern Controlesysteem. De Interne Audit, de commissarissen en de externe accountants hebben onbeperkt toegang tot alle gegevens, documenten en informatie die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taak. In zoverre zij verantwoordelijk zijn, zullen alle leidinggevenden en alle werknemers die gevraagd worden mee te werken aan de voorbereiding en voorstelling van documenten die bestemd zijn voor de controlerende instanties of voor het publiek, ervoor zorgen dat dergelijke documenten volledig, accuraat, betrouwbaar, duidelijk en begrijpelijk zijn.

7. Implementatie en garanties De Fiat Groep engageert zich ertoe om te streven naar de hoogste niveaus van beste praktijken met betrekking tot haar morele, sociale en zakelijke verantwoordelijkheden ten opzichte van de betrokken mensen. De Code schetst de verwachtingen die de Fiat Groep heeft ten opzichte van haar bestuurders, leidinggevenden en andere medewerkers alsook ten opzichte van derden met wie de Groep een zakenrelatie onderhoudt en de verantwoordelijkheid die zij moeten opnemen om deze beleidslijnen in werkelijkheid om te zetten. Het management van de verschillende bedrijfstakken, sectoren en departementen van de Fiat Groep heeft de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de gestelde verwachtingen door de werknemers begrepen en in praktijk gebracht worden. Het management moet ervoor zorgen dat de engagementen die in de Code genomen worden, geïmplementeerd worden in alle bedrijfstakken, Sectoren en departementen. De Groep voorziet in heel de organisatie opleiding inzake de Code en haar waarden. De Fiat Groep moedigt werknemers aan om het advies van de bevoegde Juridische Dienst of Personeelsdienst in te winnen met betrekking tot de Code, over situaties waarin zij twijfels hebben over het meest geschikte gedrag. Er zal aan de werknemer snel een antwoord gegeven worden op alle vragen naar uitleg, zonder dat hij enige vorm van represaille riskeert, ook niet op onrechtstreekse wijze. De rechtstreekse chefs zullen een gepast sanctiebeleid vastleggen voor inbreuken op de Code, nadat zij, indien noodzakelijk, de opinie ingewonnen hebben van de bevoegde Personeelsdienst en eventueel de Juridische Dienst, in overeenstemming met de bestaande wetgeving en met relevante nationale en bedrijfseigen arbeidscontracten, en zullen in verhouding staan tot de aard van de inbreuk op de Code. Elke vorm van represaille tegen iemand die te goeder trouw melding heeft gemaakt van mogelijke inbreuken op de Code, of die uitleg gevraagd heeft in verband met toepassingsprocedures van de Code, zal beschouwd worden als een inbreuk op de Code. Als iemand andere werknemers zou beschuldigen van een inbreuk op de Code, in de wetenschap dat die inbreuk onbestaand is, zal ook dit beschouwd worden als een inbreuk op de Code. Inbreuken op de Code kunnen, naast andere mogelijke gevolgen, waaronder een rechtszaak, leiden tot de beëindiging van de vertrouwensrelatie tussen de Fiat Groep en de desbetreffende werknemer, met de contractuele en statutaire gevolgen die voorzien zijn in de geldende arbeidswetgeving. Elke uitzondering op de bepalingen van de Code, zij het gedeeltelijke uitzonderingen of uitzonderingen beperkt in tijd en aard, kunnen enkel en alleen om ernstige en gerechtvaardigde redenen toegestaan worden, en enkel en alleen door de Raad van Bestuur van het bedrijf van de Fiat Groep waar de betrokken werknemer tewerkgesteld is. De Interne Audit voert op geregelde tijdstippen audits uit op de werking en naleving van de Code en de resultaten worden voorgelegd aan de Chief Executive Officer, het Comité Controle en Risico’s en de Raad van Bestuur van Fiat S.p.A.. Aanpassingen van de Code of toevoegingen kunnen gebaseerd zijn op deze audit.

15

16


Bijlagen Bijlage A - Definitie van dochteronderneming(3) Art. 2359 van het Italiaans Burgerlijk Wetboek: “Volgende bedrijven worden beschouwd als dochterondernemingen: 1) bedrijven waarin een ander bedrijf een meerderheid bezit van de stemrechten die men kan laten gelden op een algemene aandeelhoudersvergadering; 2) bedrijven waarin een ander bedrijf voldoende stemmen bezit om een dominante invloed uit te oefenen op een normale algemene vergadering; 3) bedrijven die onder de dominante invloed liggen van een ander bedrijf krachtens speciale contractuele beperkingen. Om de nummers 1) en 2) hierboven afdwingbaar te maken, worden ook de stemrechten meegeteld van dochterondernemingen en trustmaatschappijen. De stemrechten van derden worden niet meegeteld.”. Art. 26 van Wetgevende Verordening n° 127 van 9 April 1991: “… in ieder geval worden volgende bedrijven beschouwd als dochterondernemingen: 1) bedrijven waarin een ander het recht heeft, krachtens een contract of een clausule in de statuten, om een dominante invloed uit te oefenen, wanneer dergelijke contracten of clausules wettelijk toegelaten zijn; 2) bedrijven waarin een ander, op basis van akkoorden afgesloten met andere aandeelhouders, alleen controle heeft over een meerderheid van de stemrechten. Voor de afdwingbaarheid van de voorafgaande paragraaf wordt eveneens rekening gehouden met de rechten van de dochterondernemingen, de trustmaatschappijen en de ‘stromannen’. De stemrechten van derden worden niet meegeteld.”

Chrysler Group LLC is voorzien van een eigen Integrity Code, die ook van toepassing is op haar dochterondernemingen, en waarvan de principes en de content coherent zijn met die in de onderhavige Code.

(3)


Bijlage B - Interpretatie en melding van inbreuken Voor vragen in verband met de bepalingen van de Code, worden werknemers gevraagd om de Juridische Dienst of Personeelsdienst van het betrokken Bedrijf van de Fiat Groep te contacteren. Als een werknemer een inbreuk (of een vermoedelijke inbreuk) op de Code wenst te melden, moet hij/zij zijn/haar rechtstreekse chef contacteren. Als de werknemer er zich ongemakkelijk bij voelt om de klacht te melden aan zijn rechtstreekse chef, moet hij/zij de klacht melden aan de bevoegde Personeelsdienst, Juridische Dienst of aan het Hoofd van de Internal Audit van Fiat S.p.A. en gebruik maken van een anoniem of ander ingesteld rapportagemechanisme; in het bijzonder kunnen eventuele meldingen aan het volgende adres gestuurd worden: [email protected], dat rechtstreeks door het Hoofd van de Internal Audit van Fiat S.p.A. beheerd wordt. Als een derde een inbreuk (of een vermoedelijke inbreuk) op de Code wenst te melden, moet hij/zij de specifieke kanalen volgen die daartoe door de bedrijven van de Fiat Groep zullen worden bepaald; in het bijzonder kunnen eventuele meldingen aan het volgende adres gestuurd worden: [email protected], dat rechtstreeks door het Hoofd van de Internal Audit van Fiat S.p.A. beheerd wordt. De meldingen worden in behandeling genomen door het Hoofd van de Internal Audit van Fiat S.p.A. en verwerkt volgens de Procedure voor behandeling van Groepsaangiftes.

Interpreting or reporting structure:

A) Interpretation Employees

Legal Department Personeelsdienst

Board of Directors (Comité Controle en Risico’s)

B) Reporting

Employees

Direct Supervisor

Report obligation

Third parties

Hoofd van de Internal Audit van Fiat S.p.A.

17

18


Bijlage C - Vereisten in verband met de Gedragscode voor leidinggevende functionarissen Ondergetekende_________, in zijn/haar hoedanigheid van_____________van het bedrijf______, bevestigt hiermee dat hij/zij bij de uitoefening van bovenvermelde taken de Gedragscode van de Fiat Groep zal respecteren, maar zich daarenboven ook zal houden aan de volgende regels, die een integraal en essentieel deel uitmaken van de verplichtingen, verbonden aan zijn positie binnen het Bedrijf: – hij/zij zal zich eerlijk en integer gedragen, waarbij hij/zij elke (potentiële) belangenvermenging die zou voortvloeien uit zijn/haar persoonlijke of zakelijke relaties, zal vermijden; – hij/zij zal zijn/haar rechtstreekse chef -of indien nodig krachtens zijn/haar positie binnen het bedrijf- de onafhankelijke accountant, de Raad van Bestuur, de auditeurs en de aandeelhouders onmiddellijk complete, accurate, objectieve en direct begrijpelijke gegevens en informatie verschaffen; – hij/zij zal onmiddellijk aan de geschikte persoon, of desgevallend, aan het Hoofd van de Internal Audit van Fiat S.p.A. of aan het Comité Controle en Riscio’s van Fiat S.p.A. melding maken van inbreuken op de gedragscode van de Fiat Groep waarvan hij/zij op de hoogte is of waarvoor hij/zij geloofwaardige bewijzen heeft; – hij/zij zal ervoor zorgen dat er volledige, eerlijke, accurate en begrijpelijke informatie verstrekt wordt in de verslaglegging (of in documenten die nodig zijn voor de opmaak van de verslagen) aan openbare instanties en in elke andere mededeling aan het publiek; – hij/zij zal zich volledig houden aan de normen, wetgeving en reglementering die van toepassing zijn op het bedrijf; – hij/zij zal steeds tewerk gaan met maximale professionele objectiviteit, daarbij situaties vermijdend waarin zijn/haar onafhankelijk oordeel op ongeoorloofde wijze zou kunnen worden beïnvloed door externe omstandigheden; – hij/zij zal informatie die nog niet openbaar gemaakt werd of die verkregen werd krachtens zijn/haar positie in het bedrijf, met de hoogste vertrouwelijkheid behandelen, en dergelijke informatie niet gebruiken in zijn/haar persoonlijk voordeel of in het voordeel van anderen; – hij/zij zal de hoogste standaarden van integriteit en professionalisme propageren bij zijn/haar ondergeschikten; – hij/zij zal activa en middelen van het Bedrijf op de meest correcte en professionele manier aanwenden en enkel voor bedrijfsdoeleinden Datum

Handtekening

2014 Gedragscode Fiat Groep

Recommend Documents