Gedragscode Telegraaf Media Groep N.V. 2 februari 2012
Inhoud: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
INLEIDING SAMENVATTING KERNWAARDEN NALEVING VAN DE WET- EN REGELGEVING EN INTERNE RICHTLIJNEN TMG ALS WERKGEVER MEDEWERKER INFORMATIEVERSTREKKING IN - EN EXTERN OMGANGSVORMEN ALCOHOL EN DRUGS PRIVACY FRAUDEBELEID ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN (ARBO) MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN NALEVING, CONTROLE EN RAPPORTAGE ---------------------------------------
1. INLEIDING In deze Gedragscode wenst Telegraaf Media Groep N.V. (hierna: TMG) kenbaar te maken wat haar gedragsrichtlijnen zijn voor de stakeholders van TMG. Richtlijnen die passen binnen het kader van de Missie, Visie, Strategie en Kernwaarden van TMG. 2. SAMENVATTING. De gedragscode van TMG en hoe die een rol speelt in ons dagelijks werk. Een succesvolle onderneming zijn betekent uiteraard omzet halen, winst realiseren, investeren in groei en daarbij het evenwicht vinden tussen lange en korte termijn. Maar het is ook rekening houden met de belangen van de consumenten, medewerkers, aandeelhouders, zakenpartners, kortom: de wereld waarin wij leven. Dat wil je als bedrijf zo zorgvuldig mogelijk doen. Dat betekent ook dat je met elkaar, iedereen die aan deze doelstellingen werkt, afspraken moet maken over de wijze waarop doelen bereikt (moeten) worden. Die afspraken zijn vastgelegd in een zgn. gedragscode. Het beleid van TMG kenmerkt zich door zakelijk, veranderingsgericht, betrokken en integer ondernemerschap. Die waarden zijn belangrijke ingrediënten geweest bij de totstandkoming van de gedragscode. Paraplu van regelingen en procedures De gedragscode is als het ware een paraplu voor diverse regelingen en procedures binnen TMG, die integraal onderdeel uitmaken van die code. De gedragscode zal dan ook regelmatig worden geëvalueerd door de Raad van Bestuur en indien nodig worden herzien. De gedragscode vervangt overigens niet de verplichtingen van werkgever en werknemer uit de arbeidsovereenkomst en/of de toepasselijke wetgeving.
Corporate Governance/Gedragscode TMG
2 februari 2012
1
Welke concrete informatie geeft de gedragscode? De gedragscode kent een aantal onderdelen, zoals naleving van de wet- en regelgeving, informatieverstrekking, omgangsvormen, arbeidsomstandigheden, TMG als werkgever en medewerker/freelancer. Per onderdeel zijn vervolgens specifieke gedragsregels geformuleerd. Zo staat er bijvoorbeeld vermeld: • dat je door middel van het zgn. “Klokkenluidersreglement” in staat gesteld wordt vermeende misstanden aan de orde te stellen; • dat je in overeenstemming met de wet moet handelen als het gaat om koersgevoelige informatie; • dat je als een goed “huisvader” moet omgaan met de materialen die TMG je ter beschikking heeft gesteld; • hoe we omgaan met onze relaties en het aannemen/geven van geschenken; • wat je kunt doen als je te maken krijgt met ongewenste intimiteiten; • etc. Naleving van de code Het is de bedoeling dat elke medewerker de gedragscode en de onderliggende regelingen kent én er ook naar handelt. Van iedereen wordt ook verwacht dat hij/zij “overtredingen” van de gedragscode onder de aandacht brengt van de directie of van de Raad van Bestuur. Tegen medewerkers die zich niet aan de Code houden zullen disciplinaire maatregelen genomen worden. Vragen Bij vragen over de inhoud, uitleg, richtlijnen of twijfel bij een juiste interpretatie van de gedragscode van TMG, kun je contact opnemen met je HR manager/adviseur. 3. KERNWAARDEN 3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
TMG is een zelfbewuste onderneming met een sterke, eigen identiteit. Het ondernemerschap richt zich op de lange termijn, met mediaproducten voor de multimediale vrijetijdsmarkt van consumenten. TMG is solide en financieel krachtig. Het beleid van de onderneming komt voort uit de kernwaarden zakelijk, veranderingsgericht, betrokken en integer, gericht op het vervullen van wensen en behoeften van klanten. TMG is een betrokken werkgever met een sociaal gezicht. De medewerkers worden ruime ontplooiingsmogelijkheden geboden en een goed inkomen. In ruil daarvoor verwacht TMG van haar medewerkers dat zij proactief met veranderingen omgaan, zichzelf willen ontwikkelen en op een betrokken, integere en zakelijke wijze bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de onderneming in een sterk veranderende markt. Naar aanbieders van producten en diensten toe stelt TMG zich klantgericht en zakelijk op. TMG wil hen ondersteunen door optimalisering en flexibilisering van de contacten met (potentiële) klanten via uiteenlopende mediavormen. Aan consumenten wil TMG vanuit grote betrokkenheid ongebonden en onafhankelijke informatie en entertainment bieden in verschillende uitingsvormen, waardoor informatie altijd en overal verkrijgbaar of bereikbaar is. TMG is eigenzinnig, gericht op de interesses van een breed publiek of op nauwkeurig gedefinieerde groepen en is daarbij informatief en onderhoudend. In de relatie met aandeelhouders staan winstgevendheid, voorspelbaarheid van financiële resultaten en integriteit voorop. TMG is solide gefinancierd. Het bedrijf is
Corporate Governance/Gedragscode TMG
2 februari 2012
2
3.6.
3.7.
3.8.
voor een belangrijk deel van het resultaat nauw verbonden met de Nederlandse economie. TMG streeft ernaar in geen enkele omstandigheid onder de invloed te geraken van een ideëel of politiek belang, groep of lobby; integriteit, onafhankelijkheid en neutraliteit van de producten en diensten van TMG dienen te allen tijde gewaarborgd te worden. TMG heeft als uitgever van dagbladen een grote maatschappelijke betrokkenheid en erkent dat vanuit deze betrokkenheid met de samenleving de rol van deze media groot is. De eigen verantwoordelijkheid en onafhankelijkheid van de dagbladredacties is vastgelegd in redactiestatuten*.
4. NALEVING VAN WET- EN REGELGEVING EN INTERNE RICHTLIJNEN 4.1.
4.2.
4.3.
TMG verplicht haar bedrijven en medewerkers tot het naleven van Nederlandse wet- en/of regelgeving en die van de overige landen waarin TMG haar bedrijven en/of medewerkers actief zijn. Dit geldt tevens voor de interne richtlijnen van TMG. Medewerkers handelen in overeenstemming met de wet en/of regelgeving met betrekking tot koersgevoelige informatie en voor zover aan medewerkers verstrekt in overeenstemming met het TMG-reglement inzake ‘Bezit van en transacties in Aandelen en bepaalde overige Financiële Instrumenten’*. Iedere medewerker vermijdt de schijn van handelen in effecten/financiële instrumenten met voorkennis en dient geen materiële of andersoortige (eigen) belangen te hebben die strijdig zijn met het belang van TMG. Medewerkers worden door middel van het TMG-Klokkenluidersreglement* in staat gesteld eventuele vermoedens van misstanden aan de orde te stellen.
5. TMG ALS WERKGEVER TMG wil als werkgever een werkklimaat tot stand brengen, waarin de prestaties en de professionele ontwikkeling van medewerkers centraal staan. TMG streeft ernaar dat medewerkers met plezier en vanuit hun professionaliteit kunnen bijdragen aan het realiseren van de doelstellingen van TMG en zich medeverantwoordelijk voelen voor het effectief functioneren van de organisatie, nu en in de toekomst.
6. MEDEWERKER 6.1.
Zakelijk – integer - betrokken - veranderingsgericht. TMG verlangt van haar medewerkers dat zij zakelijke en privébelangen strikt scheiden. Bij alle activiteiten die medewerkers verrichten en ontplooien binnen het kader van hun dienstverband met de onderneming dient het bedrijfsbelang maatgevend te zijn en dienen de medewerkers zakelijk, open, eerlijk en betrouwbaar op te treden. Integriteit betreft een morele eigenschap die een persoon al dan niet bezit. Het gaat om de inzet om het goede te doen. Een integer persoon wil het goede nastreven en wil dat het gedrag in overeenstemming is met de gehanteerde waarden en normen. Onder betrokken verstaat TMG dat zij zich als werkgever inzet voor een aangename en gezonde werkomgeving, waarin haar medewerkers positief kunnen werken en presteren en waarbij zij passie hebben voor de TMG-merken. De
Corporate Governance/Gedragscode TMG
2 februari 2012
3
medewerkers zijn onderling betrokken en trachten gezamenlijk hun doelen te bereiken. De medewerkers zijn bereid tot veranderen en spelen in op veranderingen. Zij nemen initiatieven die zijn gericht op verbetering van hun prestaties en die van hun collega’s. De medewerkers zijn flexibel in de wijze waarop zij hun doelen bereiken. 6.2. TMG-reputatie. Het is de verantwoordelijkheid van iedere medewerker met een arbeidsovereenkomst bij te dragen aan de TMG-reputatie. Deze gedragscode beschrijft hoe men met deze verantwoordelijkheid dient om te gaan. 6.3. Arbeidsovereenkomst/freelance-overeenkomst. Deze gedragscode is onderdeel van de arbeidsovereenkomst met iedere medewerker en freelancer die voor TMG een opdracht vervult. Het doel van deze gedragscode is dat iedere medewerker zich conform de richtlijnen van de gedragscode gedraagt. De gedragscode biedt tevens aan de medewerker een leidraad waarop hij/zij kan terugvallen als hij/zij zich in moeilijke situaties bevindt. 6.4. Materialen. TMG verwacht van haar medewerkers dat zij als ‘goed huisvader’ de hen ter beschikking gestelde materialen, apparatuur, uitrusting en dergelijke zorgvuldig beheren en gebruiken voor zakelijke doeleinden. De medewerkers dienen de hiertoe opgestelde interne richtlijnen na te leven. 6.5. TMG e-mail- en internetprotocol. TMG heeft een e-mail- en internetprotocol* voor haar medewerkers opgesteld, waarin gedragsregels zijn opgenomen over de wijze waarop e-mail en internet dienen te worden gebruikt. 6.6. Richtlijnen bij het onderhouden van weblogs, twitteren en deelname aan sociale netwerken. TMG heeft tevens richtlijnen opgesteld voor het gebruik van de social media. 6.7. Nevenwerkzaamheden. De medewerker zet zijn volledige arbeidskracht naar beste vermogen in voor TMG. Bepalingen betreffende nevenwerkzaamheden zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomst, CAO’s en/of interne richtlijnen. Nevenwerkzaamheden dienen altijd te worden gemeld. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de direct leidinggevende bekleedt de medewerker geen al dan niet betaalde nevenfuncties voor of ten behoeve van zichzelf of derden. 6.8. Aankoopbeslissingen. Indien een medewerker in het kader van zijn dienstverband in opdracht van of voor TMG goederen of diensten moet betrekken van derden, is het hem, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de direct leidinggevende, niet toegestaan dit te doen bij een leverancier, waarin hijzelf, zijn partner of een familielid tot en met de derde graad een (aanzienlijk) (financieel) belang heeft of bij een leverancier die hem of een familielid tot en met de derde graad persoonlijk voordeel verleent, bijvoorbeeld in de vorm van cadeaus, giften en dergelijke. 6.9. Geschenken. Onder geen enkele omstandigheid is het de medewerker toegestaan waardevolle geschenken, al dan niet in de vorm van geld of ‘entertainment’, te gebruiken voor het mogelijkerwijs beïnvloeden van relaties van TMG of andere zakelijke contacten, zonder toestemming van de direct leidinggevende. Zonder voorafgaande toestemming van de leidinggevende mag de medewerker noch in persoon, noch op persoonlijke titel in verband met zijn functie of de vervulling van zijn functie, van derden, direct of indirect, enige provisie/commissie, tegemoetkoming of vergoeding, in welke vorm dan ook of enigerlei waardevol geschenk aannemen of bedingen. 6.10. Intellectueel eigendom (auteursrecht e.d.). Materiaal dat door de medewerker in het kader van zijn dienstverband is vervaardigd, alsmede informatie over onderzoek en productontwikkeling door of namens TMG, waarmee de medewerker bij het uitvoeren van zijn werkzaamheden in aanraking komt, alsook auteursrechten hierop, zijn eigendom van TMG. Ingeval de medewerker een
Corporate Governance/Gedragscode TMG
2 februari 2012
4
prestatie verricht, die is te beschouwen als gevolg van of voortvloeit uit zijn werkzaamheden en die kan leiden tot het ontstaan van rechten van intellectueel eigendom, behoren deze rechten toe aan TMG (voortvloeiend uit de wet). Daaronder zijn in ieder geval mede begrepen uitvindingen, evenals prestaties op het gebied van content, industriële vormgeving, computerprogramma’s octrooiaanvragen en dergelijke.
7. INFORMATIEVERSTREKKING IN - EN EXTERN 7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
In- en externe communicatie. TMG erkent het belang van in- en externe communicatie over haar zakelijke activiteiten. Via onder meer haar website, persberichten, half-/kwartaal-/jaarcijfers verstrekt TMG haar informatie. Vertrouwelijke en bedrijfsgevoelige informatie is daarvan uitgesloten. TMG verlangt van haar medewerkers dat zij op betrouwbare, integere en zorgvuldige wijze (financiële) bedrijfsgegevens beheren en daarover rapporteren. TMG communiceert met haar medewerkers via werkoverleg, internet en/of nieuwsbrieven over zakelijke en organisatorische onderwerpen en onderwerpen die betrekking hebben op de arbeidsvoorwaarden/werkomgeving van de medewerkers. zie TMG-Beleid t.a.v. interne (titel of bedrijfsonderdeel overschrijdende) berichten*. Behandeling van vertrouwelijke informatie en geheimhouding. Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan niet-openbare en/of niet voor eenieder toegankelijke informatie met betrekking tot (de producten en diensten van) TMG en/of met betrekking tot derden, met wie de medewerker tijdens zijn werk voor TMG in aanraking komt. De medewerker dient zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie. Het is de medewerker niet toegestaan tijdens dan wel na beëindiging van de arbeidsovereenkomst vertrouwelijke informatie ten eigen nutte aan te wenden of anderszins te gebruiken, dan wel te misbruiken, dan wel anders dan op de toegestane wijze naar buiten te brengen. In het bijzonder dient de medewerker ervoor te waken, dat vertrouwelijke informatie op onverantwoorde wijze bij anderen in de organisatie dan wel bij derden, waaronder begrepen de media, terechtkomt. Vertrouwelijke informatie dient uitsluitend in het kader van de uitoefening van de functie te worden gebruikt. De medewerker is gehouden tot geheimhouding zowel intern als extern, van alles wat hem over het bedrijf, de klanten en andere relaties van het bedrijf bekend is, waarvan hem geheimhouding is opgelegd of waarvan hij het vertrouwelijk karakter had kunnen vermoeden.
8. OMGANGSVORMEN 8.1.
8.2.
TMG bevordert een vertrouwde werkomgeving zonder vooroordelen, waarin intimiderend, agressief of gewelddadig gedrag niet wordt getolereerd. De contacten met klanten en/of met medewerkers onderling berusten op respect voor het individu. Discriminatie op grond van ras, geloof, sekse, seksuele voorkeur, handicap of leeftijd wordt niet toegestaan. TMG Beleid Ongewenst Gedrag*. Ongewenste intimiteiten dan wel ongewenste intimidatie, waaronder pesterijen, van welke aard en om welke reden dan ook, alsmede communicatie met een racistisch karakter, worden niet getolereerd. Medewerkers hebben de mogelijkheid tot het indienen van een klacht bij een
Corporate Governance/Gedragscode TMG
2 februari 2012
5
8.3.
8.4.
vertrouwenspersoon en/of de vertrouwenscommissie, waarbij vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd. Contact met relaties. De medewerker stelt zich naar aanbieders van producten en diensten klantgericht en zakelijk op. TMG wil hen ondersteunen door optimalisering en flexibilisering van de contacten met (potentiële) klanten via uiteenlopende mediavormen. De medewerker dient zich te allen tijde in zijn contacten met relaties ervan bewust te zijn, dat de reputatie van de TMG-producten en/of -diensten mede van hem afhankelijk is. TMG neemt bij de verkoop en marketing van haar producten en diensten de regelgeving ter voorkoming van oneerlijke concurrentie in acht. In de contacten van de medewerker met concurrerende ondernemingen dient hij niet te spreken over prijsstelling, kosten, plannen met betrekking tot bepaalde producten of marktonderzoek. (TMG compliance-handboek*).
9. ALCOHOL EN DRUGS 9.1.
9.2.
Voor een bijeenkomst georganiseerd door TMG waarbij alcoholische dranken worden geschonken, ligt de verantwoordelijkheid van het alcoholgebruik bij de gebruiker. Drugs (bezit en/of gebruik) op de werkplek, zowel voor als tijdens werktijd, is nooit toegestaan.
10. PRIVACY 10.1. TMG draagt zorg voor een zorgvuldig beheer van privacygevoelige informatie, waaronder databases en andere gegevens van haar klanten (waaronder abonnees) en haar medewerkers. Medewerkers dienen te handelen in overeenstemming met de van toepassing zijnde privacywetgeving en de TMG Gedragscode Gebruik Persoonsgegevens. 10.2. Gegevens van medewerkers worden slechts ter beschikking gesteld aan functionarissen voor wie dit relevant is in het kader van de uitoefening van hun functie, waarbij rekening wordt gehouden met betrokken wet- en regelgeving.
11. FRAUDEBELEID Het TMG Fraudebeleid * is ontwikkeld ter ondersteuning en handhaving van de TMG gedragscode en de interne regelgeving en geeft de procedures en maatregelen weer die worden gehanteerd bij een vermoeden van fraude waarbij TMG en/of haar werkmaatschappijen is betrokken. Als bijlagen bij het fraudebeleid zijn opgenomen een meldingsformulier vermoeden van fraude en een fraudeproces beschrijving waarin de procedures en maatregelen in het kort zijn beschreven.
12. ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN (ARBO) TMG schenkt doorlopend prioriteit aan het zoveel mogelijk waarborgen van de veiligheid (waaronder Bedrijfshulpverlening) en de gezondheid van medewerkers, alsmede van bezoekers en andere aanwezigen. TMG verwacht daarbij van haar medewerkers dat zij zich gedragen conform de wet- en regelgeving, waaronder interne richtlijnen zoals het TMG verzuim- en re-integratiebeleid*en het TMG Verzuimprotocol.
Corporate Governance/Gedragscode TMG
2 februari 2012
6
13. MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN TMG erkent het belang van maatschappelijk verantwoord ondernemen en is medio 2009 een aantal concrete onderzoeken gestart bij haar operationele bedrijven. Duurzame ontwikkeling van economische-, sociale- en milieuaspecten is van groot belang voor de lange-termijnontwikkeling en continuïteit van TMG.
14. NALEVING, CONTROLE EN RAPPORTAGE 14.1. Mocht een medewerker naar aanleiding van deze gedragscode een klacht of geschil hebben, dan kan hij zich in eerste instantie wenden tot zijn direct leidinggevende. De leidinggevende zal trachten voor een adequate oplossing zorg te dragen. Indien hij/zij niet tot een oplossing kan komen, wordt de klacht/het geschil voorgelegd aan de directie van de betrokken werkmaatschappij c.q. de Raad van Bestuur van TMG om tot een oplossing te komen. 14.2. De naleving van deze code is een essentieel onderdeel van het succes van TMG. De Raad van Bestuur van TMG is ervoor verantwoordelijk dat alle medewerkers deze gedragsregels kennen, het belang ervan inzien en zich eraan houden. De medewerker is er mede verantwoordelijk voor dat deze voorschriften worden nageleefd. In verband hiermee geldt onder meer het volgende: • De medewerker wordt geacht op de hoogte te zijn van de inhoud van wettelijke voorschriften en overeenkomsten waarbij TMG partij is en waarvan kennis voor het uitvoeren van zijn werkzaamheden noodzakelijk is. • Indien de medewerker bij het uitvoeren van zijn werkzaamheden op het spoor komt van fraude of andere wet- of beleidsovertredingen binnen TMG, dient hij zijn leidinggevende hiervan onverwijld op de hoogte te stellen. • De medewerker dient te allen tijde gehoor te geven aan verzoeken van accountants (in- en/of extern) en/of juridische adviseurs (in- en/of extern) met betrekking tot informatie in verband met zijn werkplek en/of werkzaamheden. • Van de medewerker wordt verwacht dat hij de in deze gedragscode genoemde richtlijnen in acht neemt. 14.3. De dagelijkse verantwoordelijkheid voor het naleven van de gedragscode wordt gedelegeerd aan de directies van de werkmaatschappijen van TMG. Zij zijn ervoor verantwoordelijk dat deze gedragscode wordt toegepast, indien noodzakelijk door middel van gedetailleerdere richtlijnen die vooraf zijn afgestemd met Concern Juridische Zaken. 14.4. Naleving van deze gedragscode wordt beoordeeld door de Raad van Bestuur, ondersteund door de concernstafafdeling Group Internal Audit. 14.5. Schending van de in deze gedragscode opgenomen regels kan leiden tot disciplinaire rechtsmaatregelen.
0000000000000000000000000
Corporate Governance/Gedragscode TMG
2 februari 2012
7
VOETNOOT In deze gedragscode wordt eenvoudigheidshalve de uitdrukking TMG gebruikt voor Telegraaf Media Groep N.V. en/of ook voor de 100%-werkmaatschappijen en/of meerderheidsdeelnemingen. Onder medewerker wordt tevens verstaan een freelancer, die voor TMG een opdracht vervult.
Corporate Governance/Gedragscode TMG
2 februari 2012
8
