Gedragscode Propertize
September 2014
Vastgesteld door de directie d.d.
8 juli 2014
Woord vooraf Vertrouwen en integriteit zijn voor Propertize van cruciaal belang. Onze stakeholders hebben gerechtvaardigde verwachtingen ten aanzien van onze integriteit. Deze verwachtingen vinden onder meer uitdrukking in wet- en regelgeving, in markt- en industriestandaarden en in onze Gedragscode. Van Propertize als financiële instelling en als deelneming van de Staat mag het hoogste niveau van integriteit en van compliance worden verwacht. Propertize conformeert zich dan ook aan de bepalingen van de Wet op het Financieel Toezicht (Wft) omtrent beheerste en integere bedrijfsvoering en de daaraan gekoppelde regelgeving, of we nu wel of geen bankvergunning hebben. Met onze Gedragscode laten we zien dat integriteit voor Propertize meer is dan het naleven van wetten. Propertize zal zich houden aan deze normen en standaarden. Integriteit is een zaak van iedere medewerker en vormt een wezenlijk onderdeel van al onze zakelijke activiteiten en ons gedrag. Voor Propertize is integriteit een leidend beginsel in het opereren van de organisatie en van de medewerkers. Het gaat dan om ons gedrag. Propertize vindt het vanzelfsprekend dat jij hierin ook je verantwoordelijkheid neemt en dat je gedrag altijd en overal integer en zorgvuldig is. Wij verwachten van jou dat je een zorgvuldige afweging maakt tussen de belangen van de klanten, aandeelhouders, toezichthouders, je collega’s en de samenleving waar Propertize deel van uit maakt. Dat is onze zorgplicht. Maar wat betekent integer en zorgvuldig handelen in de praktijk? Deze Gedragscode biedt hiervoor handvatten en bevat de hoofdlijnen van de gedragsregels, waarbij een aantal onderwerpen van de Gedragscode nader is uitgewerkt in Regelingen. De Gedragscode en de Regelingen zijn meer dan een set regels op papier: wij verwachten dat je daadwerkelijk naar deze regels handelt. Bij de uitwerking van de Gedragscode zijn de vier kernwaarden van Propertize als uitgangspunt genomen. De vier kernwaarden zijn: betrokken, integer, professioneel en respectvol. Indien je na overleg met je leidinggevende twijfelt over de uitleg of toepassing van de Gedragscode vraag dan advies aan Compliance & Integriteit (C&I).
Propertize De Directie Utrecht, januari 2014
2-7
1 Respect en professioneel gedrag We behandelen mensen met respect
Ieder mens is uniek. Bij Propertize werken we op een respectvolle manier met elkaar en met anderen samen. Dat wil zeggen open en gelijkwaardig, met oog en waardering voor de ander ongeacht nationaliteit, cultuur, geloof, sekse, leeftijd en gezondheid. Wij nemen andere mensen serieus en maken geen misbruik van iemands vertrouwen. Wij communiceren op begrijpelijke wijze met elkaar en met anderen; we zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen. Betrouwbaarheid voorop
Jouw gedrag is belangrijk voor het vertrouwen dat anderen in Propertize en de financiële markten hebben. Gedraag je daarom zowel zakelijk als privé zodanig dat dit vertrouwen niet geschaad wordt en dat je gedrag geen afbreuk doet aan de goede reputatie van Propertize. Van onze medewerkers verwachten wij dat zij eerlijk en oprecht zijn, zich houden aan regels en de wet en zich richten naar de geest van de wet. Zij maken zich niet schuldig aan corruptie en fraude, op welke manier dan ook. Of dat nu bijvoorbeeld gaat om het indienen van onjuiste declaraties, diefstal of het aannemen of aanbieden van steekpenningen. Houd werk en privé gescheiden
Onze regel is: houd werk en privé gescheiden en voorkom zelfs de schijn van belangenverstrengeling. Vermijd iedere (schijn van) vermenging van zakelijke en privébelangen die te maken hebben met (privé) beleggingstransacties. In geval van bekenden of familie doe je geen zaken; deze draag je over aan collega’s. Terughoudend beleggen
Je dient altijd terughoudend te zijn met privébeleggingtransacties. Dit betekent o.a.: >
dat je niet handelt in effecten van relaties waar je ook zakelijk mee te maken hebt;
>
dat je in principe geen transacties in onroerend goed verricht - een uitzondering wordt gemaakt voor de aan- of verkoop van een eigen woning of (na vooraf verkregen toestemming) een transactie in een beursgenoteerd vastgoedfonds, voor zover hier geen risico bestaat op belangenverstrengeling;
>
dat je in principe niet tijdens werktijd handelt;
>
dat je geen transacties aangaat waaruit verplichtingen kunnen ontstaan die jouw financiële draagkracht te boven gaan.
De regels ten aanzien van privétransacties zijn opgenomen in het Reglement Privébeleggingtransacties. Deze dienen ter bescherming van jou als medewerker en van de reputatie van Propertize. Ongewenste omgangsvormen worden niet getolereerd
Binnen Propertize willen wij een veilige werkomgeving creëren. Dit betekent dat binnen ons bedrijf geen ruimte is voor ongewenste omgangsvormen zoals discriminatie, machtsmisbruik of seksuele
3-7
intimidatie. Het Protocol Ongewenste Omgangsvormen beschrijft hoe om te gaan met onwenselijke situaties op dit gebied. Vakmanschap is meesterschap
Als professionele organisatie zijn wij ook continu alert op ontwikkelingen in de markt. Van onze medewerkers verwachten wij dat zij oplossingen bedenken om problemen aan te pakken, dat zij weten wat er speelt op het eigen vakgebied én continu investeren in de benodigde kennis en vaardigheden. Van medewerkers verwachten wij dat hun kennis en vakbekwaamheid zodanig op peil zijn dat ze hun werkzaamheden op een goede manier kunnen uitvoeren.
2 Zorgvuldig met relaties Wij willen zaken doen met relaties die een vergelijkbare visie op integriteit hebben als Propertize. Wij doen geen zaken met partijen die naar ons oordeel niet integer handelen. Transparant naar zakelijke relaties en klanten
Propertize wil betrokken zijn. Dit is één van onze kernwaarden. Dit betekent dat wij relaties goed informeren. We zijn transparant naar onze klanten, toezichthouders, aandeelhouders en naar elkaar. We hebben oog voor de situatie van de klant. Wat de klant wil en de risico’s die de klant loopt moeten aansluiten bij de risico’s die de klant wil en kan dragen. Wij werken niet mee aan oplossingen die niet passend zijn en verlenen in ieder geval geen medewerking aan transacties van klanten die strijdig zijn met de wet. Denk bijvoorbeeld aan mogelijke belastingfraude, criminele activiteiten of handelen met koersgevoelige informatie. Voorkom belangenverstrengeling
Houd werk en privé gescheiden en voorkom zelfs de schijn van belangenverstrengeling. Dit geldt ook voor alle zakelijke relaties, zoals klanten, leveranciers en andere relaties. Zo is het verboden privétransacties aan te gaan met leveranciers van Propertize onder andere voorwaarden dan deze leverancier hanteert voor reguliere klanten. Relatiegeschenken niet zonder meer aannemen of weggeven
Wij streven naar tevreden en langdurige relaties, zowel met onze klanten als met onze leveranciers en andere partijen waarmee wij werken. Van jou wordt verwacht dat je jouw contacten kent en weet met wie je werkt. Je stelt je zakelijk en professioneel op. Het komt voor dat jou relatiegeschenken (zoals eindejaarsgeschenken, cadeaus voor jubilea, reizen en evenementen) worden aangeboden. Propertize vindt deze relatiegeschenken niet passend. De hoofdregel is dat geen enkel geschenk of gift kan worden aangenomen. De enige uitzondering hierop is het ontvangen van een geschenk dat niet duurder is dan € 50, proportioneel is en jouw onafhankelijkheid niet aantast.
4-7
Indien er geschenken zijn ontvangen die op grond van de Gedragscode niet geaccepteerd kunnen worden, en niet geretourneerd kunnen worden, dan worden deze afgegeven aan C&I. Periodiek worden deze verloot. Voor uitnodigingen geldt dat zij niet mogen worden aangenomen of gegeven indien dat de schijn van belangenverstrengeling mee kan brengen. Het zakelijke karakter dient bij uitnodigingen voorop te staan. De partner van de genodigde mag alleen mee na goedkeuring van jouw leidinggevende. Het geven van relatiegeschenken is toegestaan, mits het geschenk proportioneel is en past bij een afbouworganisatie, niet duurder is dan € 50 en de onafhankelijkheid van gever en ontvanger niet aantast. Contant geld, maar ook waardebonnen, mogen nooit worden ontvangen of verstrekt. Uitnodigingen en geschenken worden alleen aan het zakelijk adres gericht. Nevenactiviteiten als het kan
Propertize waardeert het als medewerkers zich inzetten voor de maatschappij. Dit mag echter niet in strijd zijn met ons bedrijfsbelang. Bespreek nevenactiviteiten daarom altijd voordat je hiermee begint of voorafgaand aan je indiensttreding bij Propertize met je leidinggevende. Je kunt dan samen bepalen of er sprake is van belangentegenstellingen en of er vanuit Propertize voorwaarden aan deze nevenactiviteiten (moeten) worden gesteld. Schriftelijke toestemming van je leidinggevende is altijd nodig voor nevenactiviteiten en ook van wijzigingen hierin. HR zal over de toestemming worden geïnformeerd, dit vastleggen en een schriftelijke bevestiging versturen. Bij de beoordeling wordt gekeken naar de volgende zaken: >
Is er sprake van een maatschappelijke activiteit?
>
Komt het werk bij Propertize in conflict met de tijd die besteed wordt aan de nevenactiviteit?
>
Gaat het om een betaalde of onbetaalde functie? Bij een betaalde functie die in opdracht van Propertize wordt verricht komt de vergoeding toe aan Propertize.
>
Is de nevenactiviteit in strijd met de belangen of reputatie van Propertize?
>
Kan de nevenfunctie worden aanvaard, rekening houdend met de Wet Bestuur en Toezicht?
>
Wordt het functioneren bij Propertize mogelijk negatief beïnvloed door de nevenactiviteit?
>
Wordt de naam van Propertize gebruikt in het kader van de nevenactiviteit, bijvoorbeeld ten behoeve van marketing?
>
Kan er nu of in de toekomst sprake zijn van mogelijke commerciële belangen of een potentiële belangentegenstelling?
Het spreekt voor zich dat nevenactiviteiten die verband houden met (potentiële) zakelijke relaties of met de vastgoedsector in zijn algemeen een groter risico vormen.
5-7
3 Zorgvuldig met informatie en bedrijfsmiddelen Informatie deel je, maar niet met iedereen
Propertize is een informatiebedrijf bij uitstek. Naast onze eigen bedrijfsgegevens beheren wij privé-informatie en zakelijke informatie van onze relaties. Relaties vertrouwen erop dat die informatie bij ons in veilige handen is. Wij gaan hier dus altijd zorgvuldig mee om. Dit betekent ook dat wij deze informatie niet gebruiken voor privédoeleinden of onnodig delen met anderen. Ook niet als zij er om vragen. Journalisten met vragen over de gang van zaken bij ons bedrijf worden altijd direct verwezen naar de afdeling Communicatie. Als je extern een voordracht of lezing houdt stem je dit af met je leidinggevende. Internet en e-mail met verstand
Voor al het internet- en emailverkeer geldt dat de informatie, bezittingen en reputatie van Propertize gewaarborgd moeten blijven. Internet is een open netwerk. Dit betekent niet alleen dat iedereen toegang tot het internet heeft, maar ook dat de gegevens die via internet worden verspreid voor veel personen toegankelijk zijn. Het is niet toegestaan om vertrouwelijke informatie of correspondentie via internet te versturen, zonder de daarvoor voorgeschreven beveiliging te gebruiken. Gebruik e-mail en internet in hoofdzaak voor zakelijke doeleinden. Het is verboden deze middelen te gebruiken voor handelingen die in strijd zijn met de wet, de goede zeden, de openbare orde en de regels voor informatiebeveiliging. Behandel koersgevoelige informatie op voorgeschreven wijze
Je dient zowel zakelijk als privé uiterst zorgvuldig om te gaan met alle beschikbare informatie die je uit hoofde van je functie verkrijgt. Je mag informatie niet misbruiken, ongeoorloofd bekend maken of delen met derden. Indien je over een informatievoorsprong beschikt, mag je deze voorsprong nooit gebruiken om een persoonlijk voordeel (proberen) te behalen. Uiteraard mag je ook een familielid of kennis niet laten profiteren. Dit geldt met name voor privébeleggingtransacties in bijvoorbeeld effecten, onroerende zaken, edele metalen of (vreemde) valuta. Je mag niet met koersgevoelige of vertrouwelijke informatie handelen. Wie over koersgevoelige informatie beschikt, moet dat melden bij C&I en een geheimhoudingsverklaring tekenen. Zakelijke middelen voor zakelijk gebruik
Alle bedrijfsmiddelen die wij onze medewerkers aanbieden zijn voor zakelijk gebruik. Iedereen heeft de plicht om zorgvuldig om te gaan met: >
bedrijfsmiddelen, zoals computers, mobiele telefoons, kantoorartikelen, kopieermachines, toegangspassen; en
>
het maken en/of declareren van kosten.
6-7
4 Wat je tot slot moet weten Algemene uitgangspunten
Bij de Gedragscode horen algemene uitgangspunten. Lees deze zorgvuldig door, want deze zijn net als de Gedragscode niet vrijblijvend. Jaarlijks ondertekenen
Als je in dienst treedt of anderszins aan de slag gaat bij Propertize word je gevraagd een verklaring te ondertekenen dat je de Gedragscode hebt gelezen, begrijpt en zult naleven. Daarnaast zul je elk jaar verzocht worden om te verklaren dat je de Gedragscode hebt nageleefd. Gebruik deze jaarlijkse verklaring ook om voor jezelf na te gaan of je de regels in de Gedragscode nog goed genoeg kent. Toezicht op de naleving
De directie van Propertize ziet toe op de naleving van de Gedragscode. Dat betekent dat bijvoorbeeld bij beoordelingsgesprekken – of tussentijds indien nodig – aandacht gevraagd zal worden voor de Gedragscode. Daarnaast is de afdeling C&I gevraagd om namens de directie toe te zien op de naleving van de Gedragscode, maar ook op de manier waarop de directie de naleving van de Gedragscode bevordert – bijvoorbeeld door opleiding en voorlichting - en bewaakt. Meldingsplicht
Je bent verplicht incidenten, overtredingen en misstanden of het vermoeden daarvan te melden bij C&I. Hiervoor is de Regeling Incidenten beschikbaar. Het beschikken over koersgevoelige informatie meld je bij C&I. Ook pogingen van (potentiële) relaties tot oneigenlijke beïnvloeding dienen onmiddellijk te worden gemeld bij C&I. Relatiegeschenken en uitnodigingen stem je af met je leidinggevende. Bij twijfel kan advies gevraagd worden aan C&I. Voor misstanden, die je niet met de leidinggevende of de compliance officer kunt bespreken, is een Regeling Klokkenluider van kracht. Deze dient ter bescherming van degene die melding maakt van een (vermoedelijk) misstand. Voorop staat dat de indiener van de melding geen nadelige consequenties mag ondervinden van het feit dat hij of zij dergelijk gedrag bespreekbaar maakt. Sancties kunnen worden opgelegd
Overtreding van de Gedragscode kan leiden tot maatregelen. Raadpleeg hiervoor het Sanctiebeleid.
7-7
