1 september 2005
Gedragscode NS
Inhoud 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10 11 12
13
Algemene bepalingen Arbeidsinstelling, samenwerking en bevordering van de werksfeer Kennen, uitvoeren en naleven van regelingen; nemen van afwijkende maatregelen in bijzondere situaties; melden van incidenten Bevorderen van de (persoonlijke) veiligheid Beheer van en aansprakelijkheid voor gelden en goederen Aansprakelijkheid NS Waarborgen van NS-belangen (richting media en andere derden) Bijzondere voorschriften Arbeidsongeschiktheid door ziekte Medisch onderzoek Voorstellen tot verbeteringen in het bedrijf Kennisgeving van processen-verbaal en oproepen voor activiteiten die afwezigheid bij de normale werkzaamheden tot gevolg hebben Slotbepalingen Bijlage 1: Bedrijfsspecifieke regelingen Bijlage 2: Klokkenluidersregeling Bijlage 3: Business Control Incidents regeling
2 3 5
6 7 8 9 10 12 13 14 15
16 18 20 24
1 Algemene bepalingen 1.1 De Gedragscode van N.V. Nederlandse Spoorwegen (hierna te noemen: de code) is van toepassing op alle medewerkers en leidinggevenden van de vennootschappen behorende tot het concern van N.V. Nederlandse Spoorwegen, met uitzondering van de in artikel 1.2 bedoelde bedrijven. 1.2 Indien voor bepaalde vennootschappen waarop deze code van toepassing is, uitzonderingen, aanpassingen, toevoegingen e.d. gelden, dan zijn deze in bijlage 1 bij deze code opgenomen. 1.3 In dit reglement wordt verstaan onder: NS: N.V. Nederlandse Spoorwegen inclusief alle 100% Deelnemingen, waaronder de (klein)dochters met uitzondering van de vennootschappen naar buitenlands recht en Strukton Groep N.V. De directie:
de (hoofd)directie van een NS-bedrijfsonderdeel.
Medewerker:
ieder met wie NS een arbeids-, stage- of soortgelijke overeenkomst heeft gesloten, met in begrip van leidinggevenden en bestuurders, tenzij uit de tekst van de code blijkt dat medewerkers en leidinggevenden apart worden aangeduid.
Leidinggevende: degene die leiding geeft aan één of meer medewerkers. Bestuurder:
degene die leiding geeft aan één of meer vennootschappen/ bedrijfsonderdelen van NS.
Daar waar in de tekst de mannelijke vorm van begrippen gebruikt wordt, dient ook de vrouwelijke vorm gelezen te worden. 1.4 Met het van kracht worden van deze Gedragscode NS blijven de reeds bestaande rechten en verplichtingen onaangetast. Zo blijven de bepalingen omtrent geheimhouding zoals die zijn opgenomen in de arbeidsovereenkomsten en in reglementen volledig bestaan. De rechten en verplichtingen die binnen NS gelden omtrent discriminatie, intimidatie en ongewenste omgangsvormen blijven ook volledig bestaan.
2
Gedragscode NS
2
Arbeidsinstelling, samenwerking en bevordering van de werksfeer
2.1 De arbeidsinstelling De arbeidsinstelling die van de medewerker wordt verwacht brengt onder meer met zich mee dat hij: • zich te allen tijde ten volle inzet voor een goede uitvoering van de hem opgedragen taak; • zich loyaal opstelt ten aanzien van het bedrijfsbeleid dat NS voert en steeds de belangen van het bedrijf en het optimaal functioneren bevordert; • zowel de veiligheid van NS als de persoonlijke veiligheid van de medewerkers bevordert en eraan meewerkt elk gevaar, waaronder dat van brand, ontploffing, aanslagen en dergelijke zoveel mogelijk te voorkomen. NS acht het voorkomen en bestrijden van agressie, seksuele intimidatie, pesten en discriminatie van groot belang. Zowel interne als externe agressie moet worden bestreden en wordt niet getolereerd. Medewerkers waken er voor dat het werk voor iedereen aangenaam is en maken dus het werk voor anderen niet onaangenaam of onmogelijk. Sociaal isoleren, bespotten, stelselmatig roddelen of buitensluiten, (seksueel) intimideren of discrimineren maakt het werk onaangenaam en soms zelfs onmogelijk. Dit alles wordt binnen NS dus tegengegaan.
2.2 Klantgericht denken; kostenbesef 1 De belangen van NS worden bevorderd door een binnen de grenzen van het vastgestelde beleid, loyale houding van de medewerker(s) ten opzichte van de (interne) klanten en leveranciers. Dit houdt o.a. in: het aandacht schenken aan redelijke wensen van de (interne) klanten en leveranciers, alsmede het verlenen van goede service. 2 Van de medewerker wordt gevraagd steeds kostenbewust te handelen. Onder meer betekent dit, dat hij zorgvuldigheid in acht neemt bij aanschaf, beheer, gebruik en verbruik van NS-eigendommen.
2.3 Leidinggeven, samenwerking en bevordering van de werksfeer 1 ledere medewerker is bereid de verantwoordelijkheid te dragen die aan zijn functie is verbonden. Leidinggevenden die boven andere medewerkers zijn gesteld, zijn verantwoordelijk voor de opdrachten die zij de medewerkers geven. Wederzijds dragen medewerkers en hun leidinggevenden bij tot een goede samenwerking en werksfeer. Zij beperken zich daarbij in beginsel tot dat deel van
3
NS dat aan hun zorgen is toevertrouwd, maar kunnen ook daarbuiten regelend optreden als het belang van NS dit vraagt. 2 Het is leidinggevenden niet toegestaan medewerkers privé-diensten te laten verrichten. Dat geldt ook voor medewerkers onderling. 3 De medewerkers moeten bereid zijn, zonder verwaarlozing van hun eigen taak, andere medewerkers in de werkuitvoering hulp te verlenen en raad te geven.
4
Gedragscode NS
3
Kennen, uitvoeren en naleven van regelingen; nemen van afwijkende maatregelen in bijzondere situaties; melden van incidenten
3.1 Kennen en naleven van regelingen; verantwoorde afwijkingen Een goede taakuitvoering vereist dat de medewerkers de voor en bij NS van kracht zijnde regelingen, voor zover deze op hen van toepassing verklaard zijn, kennen en naleven. Ze kunnen zich niet beroepen op onbekendheid met deze regelingen. Zo kent NS o.a. kledingreglementen, klachtenregelingen en regelingen over informatiebeveiliging. Veel van deze regelingen en reglementen zijn te vinden op iNSite of zijn in foldervorm beschikbaar en via de leidinggevende te verkrijgen. NS hecht er aan dat alle medewerkers de mogelijkheid hebben om voor NS onwenselijke situaties te melden ook met betrekking tot feiten of omstandigheden die zich voordoen binnen afdelingen of bedrijfsonderdelen waar zij zelf niet werkzaam zijn. Bij dergelijke meldingen moet de anonimiteit en (rechts)bescherming gewaarborgd zijn. Anderzijds kan het noodzakelijk zijn dat de medewerker vanuit zijn professionaliteit verplicht is bepaalde feiten en omstandigheden te melden om de schade voor NS te beperken of tegen te gaan. NS heeft daarom respectievelijk een klokkenluidersregeling en een business control incidents regeling.
3.2 Klokkenluidersregeling Bij NS is een zogenaamde Klokkenluidersregeling van toepassing die als bijlage 2 bij deze code is gevoegd.
3.3 Melding van misdrijven, overtredingen en onregelmatigheden Indien de medewerkers kennis krijgen van misdrijven (waaronder fraude of onethisch gedrag), overtredingen dan wel van (andere) feiten of omstandigheden die de veiligheid of het goed functioneren van de werkzaamheden in gevaar brengen, dan handelen zij conform de Business Control Incident procedure van juni 2003 die als bijlage 3 bij deze code is gevoegd.
5
4
Bevorderen van de (persoonlijke) veiligheid
4.1 De medewerkers dienen regelingen met betrekking tot de arbeidsveiligheid na te leven. 4.2 Medewerkers dienen hun volle medewerking te verlenen aan elk onderzoek dat met betrekking tot arbeidsongevallen plaatsvindt. Verwacht wordt verder dat ze alle medewerking geven aan acties ter bevordering van de persoonlijke veiligheid en zich omtrent alle situaties waarin naar hun mening de persoonlijke veiligheid van de medewerkers in gevaar is of kan worden gebracht, rechtstreeks zullen wenden tot hun leidinggevende.
6
Gedragscode NS
5
Beheer van en aansprakelijkheid voor gelden en goederen
5.1 Informatie- en telecommunicatiemiddelen, zoals laptops en mobiele telefoons en andere eigendommen die in bruikleen zijn verstrekt, dienen met zorg te worden beheerd. De medewerker moet voorkomen dat deze middelen onbeheerd worden achtergelaten. 5.2 NS-eigendommen dienen, na een daartoe strekkend verzoek van de leidinggevende, bij NS te worden ingeleverd. 5.3 Van een medewerker, die de in 5.1 bedoelde zaken onder zijn beheer heeft, kan bij onzorgvuldige behandeling en bij vermissing of beschadiging daarvan gehele of gedeeltelijke vergoeding van schade worden gevorderd. Schadevergoeding zal alleen worden gevorderd indien het houden van een effectief toezicht redelijkerwijs van betrokkene kan worden gevergd. 5.4 Gebruik van goederen van NS voor privé-doeleinden moet zich tot duidelijk noodzakelijke gevallen beperken. Indien en voorzover nadere afspraken zijn gemaakt met NS, gelden deze afspraken. Ook voor het privé-gebruik van Internet vanuit NS-locaties geldt dat dit zich tot duidelijk noodzakelijke gevallen moet beperken. Zijn er specifieke afspraken gemaakt over gebruik van Internet dan worden die specifieke afspraken nagekomen.
7
6
Aansprakelijkheid NS
6.1 Aansprakelijkheid voor particuliere eigendommen NS aanvaardt geen aansprakelijkheid voor beschadiging en/of wegraken van particuliere eigendommen, ook niet op NS-terreinen en in NS-gebouwen, dit met uitzondering van die gevallen waarin NS een verwijt treft voor grove schuld, nalatigheid of opzet. Indien bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan uit billijkheidsoverwegingen een tegemoetkoming in de geleden schade worden gegeven.
6.2 Aansprakelijkheid bij bedrijfsongevallen 1 Indien NS wettelijk aansprakelijk is voor een aan een medewerker overkomen ongeval, wordt de geleden, redelijk te achten schade, vergoed. 2 Indien NS niet aansprakelijk is voor een ongeval kan uit billijkheidsoverwegingen een tegemoetkoming in de schade toegekend worden, indien het ongeval in belangrijke mate zijn oorzaak vindt in de aard van de aan de medewerkers opgedragen werkzaamheden of in de bijzondere omstandigheden waaronder deze moesten worden verricht en niet aan hun eigen grove schuld of nalatigheid zijn te wijten. In een voorkomend geval kan een verzoek tot tegemoetkoming in de schade worden ingediend bij de leidinggevende.
8
Gedragscode NS
7
Waarborgen van NS-belangen (richting media en andere derden)
7.1 Indien de pers of een ander publiciteitsmedium zich rechtstreeks tot een medewerker wendt om inlichtingen, moet de aanvrager altijd worden verwezen naar de concernstaf Corporate Communication, afdeling Persvoorlichting. In het geval een bestuurder wordt benaderd zal deze contact opnemen met Persvoorlichting (CC) om overleg te voeren over de te volgen handelwijze. 7.2 Het is gewenst dat Persvoorlichting (CC) zoveel en zo snel mogelijk op de hoogte wordt gebracht en gehouden van wat er in het bedrijf omgaat. Daarom kan elke medewerker, die iets van belang weet te melden dat zich voor publicatie leent, dan wel een risico kan vormen indien het op ongunstige wijze in de publiciteit zou komen of de kans biedt om op gunstige wijze in de publiciteit te komen, zich voor dat doel rechtstreeks tot Persvoorlichting (CC) wenden. 7.3 Indien Persvoorlichting (CC) contact tussen een publiciteitsmedium en een medewerker tot stand brengt, worden door Persvoorlichting (CC) zo nodig redelijke aanwijzingen gegeven voor de aard van het vraaggesprek en de publicatie daarvan. Deze moeten door de medewerker worden gevolgd. Tevens beslist het Hoofd Persvoorlichting of hij dan wel iemand anders namens hem bij dit contact aanwezig zal zijn. 7.4 Publicaties over NS aangelegenheden, verzorgd door een medewerker, die niet bedoeld zijn voor een door NS uitgegeven blad, moeten vooraf door het Hoofd Persvoorlichting (CC) op inhoud worden nagegaan. Van in het openbaar te houden lezingen of voordrachten over NS-aangelegenheden, die gevoeligheden in zich kunnen dragen, moet tijdig vooraf bericht worden gegeven aan Persvoorlichting (CC).
9
8
Bijzondere voorschriften
8.1 Rookverbod Het is aan medewerkers verboden te roken op terreinen, in materieel, in gebouwen en op werkplekken van NS. Dit met uitzondering van door NS aangewezen rookzones.
8.2 Aannemen van giften en beloften 1 Het is aan medewerkers verboden zelf of ten behoeve van anderen een gift of belofte aan te nemen, die: a klaarblijkelijk wordt gedaan met het doel hen te belonen voor het in strijd met hun plicht handelen bij de uitoefening van hun taak, waaronder mede wordt verstaan het beïnvloeden van besluitvormingsprocessen binnen NS. b wordt gedaan door of namens sollicitanten, ondergeschikten, of anderen waarvoor NS diensten verricht respectievelijk met wie NS een zakelijke relatie heeft of gaat hebben. 2 Het begrip ‘gift’ moet ruim worden opgevat. Hieronder valt ook het in zijn hoedanigheid van medewerker bedingen of aanvaarden van kortingen bij aankopen van NS relaties voor persoonlijk gebruik. 3 In verband met de toepassing van dit artikel worden niet als gift beschouwd: a reclameartikelen die een geringe waarde vertegenwoordigen en een duidelijk stempel of handelsmerk dragen b geschenken van beperkte waarde welke door relaties bij bijzondere gelegenheden, zoals jubilea, worden aangeboden c maaltijden die uitsluitend het karakter van een zakenlunch of zakendiner hebben. In dit geval moet naar wederkerigheid worden gestreefd.
8.3 Belangenverstrengeling Iedere mogelijke verstrengeling van belangen van de medewerker bij de uitoefening van zijn werkzaamheden zal hij tijdig voorleggen aan de leidinggevende. Dit kan betreffen nevenfuncties van de medewerker maar ook andere activiteiten in de vrije tijd die een dergelijke verstrengeling met zich kunnen brengen.
10
Gedragscode NS
8.4 Octrooi 1 Op grond van art 10 van de Rijksoctrooiwet 1910 heeft NS aanspraak op octrooi voor een door een medewerker gedane uitvinding, indien de aard van zijn functie meebrengt dat hij zijn bijzondere kennis mede gebruikt voor het doen van dat soort uitvindingen. In verband hiermee dient een medewerker, die het voornemen heeft octrooi aan te vragen, hiervan kennis geven aan zijn leidinggevende. 2 Betrokkenen kunnen zich voor inlichtingen rechtstreeks wenden tot de stafdirecteur van de concernstaf Algemene en Juridische Zaken van NS.
11
9
Arbeidsongeschiktheid door ziekte
9.1 Algemeen De voorschriften die de medewerker en leidinggevende in acht moeten nemen in geval van ziekte zijn opgenomen in de van toepassing zijnde ziekteverzuimvoorschriften en in wettelijke regelingen (waaronder de Wet Poortwachter). Enkele aanvullende bepalingen zijn opgenomen in dit hoofdstuk.
9.2 Besmettelijke ziekten 1 Als in een huis waarin een medewerker verblijft een infectieziekte in de zin van de Wet bestrijding infectieziekten en opsporing ziekteoorzaken (o.a. tyfus, paratyfus, dysenterie, nekkramp, difterie, pokken,cholera en tuberculose) voorkomt, is deze medewerker verplicht daarvan zo spoedig mogelijk kennis te geven aan zijn leidinggevende en de bedrijfsarts. 2 De medewerker moet die maatregelen nemen, welke redelijkerwijs verlangd mogen worden om gevaar voor infectie te ontgaan of zo spoedig mogelijk te doen eindigen. 3 Indien en zolang er gevaar voor infectie bestaat, verricht betrokkene geen werkzaamheden. De beslissing omtrent de vraag of er gevaar voor infectie bestaat respectievelijk of dit geweken is, kan NS opdragen aan een door haar aan te wijzen arts.
9.3 Verwonding door derden 1 Als de arbeidsongeschiktheid van een medewerker door derden is veroorzaakt, is betrokken medewerker verplicht dit te melden aan de bedrijfsarts en aan personeelszaken. NS beziet of verhaal van loonschade mogelijk is. 2 Is er sprake van een ongeval, dan moet, ook als geen gegevens van de veroorzakende partij bekend zijn, zo spoedig mogelijk aangifte worden gedaan bij de politie met verzoek proces-verbaal op te maken. Is bij het ongeval geen politie aanwezig geweest, dan moet betrokkene, zo enigszins mogelijk, zelf trachten de identiteit van de tegenpartij en namen van getuigen vast te stellen.
12
Gedragscode NS
10
Medisch onderzoek
10.1 De medewerker moet zich onderwerpen aan elk medisch onderzoek – waaronder mede verstaan wordt iedere keuring – en aan alle maatregelen, van welke aard ook, ten dienste van een onderzoek indien de door NS daarvoor aangewezen arts dat nodig acht. 10.1 De uitslag van een keuring wordt de medewerker zo spoedig mogelijk meegedeeld. 10.3 De kosten van vorenbedoelde keuring en maatregelen zijn voor rekening van NS. 10.4 De door NS aangewezen arts heeft het recht een medewerker uit te sluiten van het verrichten van werkzaamheden waarbij diens eigen veiligheid, die van het verkeer of van derden rechtstreeks is betrokken.
13
11
Voorstellen tot verbeteringen in het bedrijf
11.1 Voorstellen van medewerkers tot het aanbrengen van verbeteringen in het bedrijf kunnen met gebruikmaking van het daarvoor bestemde formulier rechtstreeks of via de leidinggevende aan de Directie worden gezonden. Medewerkers kunnen zich ook via e-mail tot de ideeënbus ‘NS Topidee’ wenden. 11.2 Indien een medewerker meent dat zijn idee later alsnog werd verwezenlijkt, kan hij verzoeken het reeds afgedane voorstel alsnog in behandeling te nemen en eventueel te honoreren. 11.3 Medewerker is bevoegd wensen en bezwaren over zijn individuele belangen schriftelijk of mondeling aan de orde te stellen bij zijn naast hogere leidinggevende. De naast hogere leidinggevende zal een overleg voeren met de medewerker over de voorgelegde materie.
14
Gedragscode NS
12
Kennisgeving van processen-verbaal en oproepen voor activiteiten die afwezigheid bij de normale werkzaamheden tot gevolg hebben
12.1 Handelwijze bij rechtszaken waarin NS en/of medewerkers zijn betrokken 1 Medewerkers, tegen wie proces-verbaal is opgemaakt terzake van een misdrijf of overtreding waarbij NS direct of indirect is betrokken, moeten daarvan onmiddellijk kennis geven aan hun leidinggevende. 2 Medewerkers, die in zaken waarbij NS direct of indirect is betrokken een oproep ontvangen om voor een rechter te verschijnen, moeten deze oproep onmiddellijk aan hun leidinggevende voorleggen. 3 In voorkomende gevallen zal de leidinggevende dit melden c.q. inlichtingen inwinnen bij de concernstaf Algemene en Juridische Zaken van NS. 4 Indien een medewerker tegen wie bij strafrechtelijke vervolging vonnis is gewezen daartoe van zijn leidinggevende opdracht ontvangt, moet hij bij de griffier van de rechtbank een authentiek afschrift van dat vonnis vragen. Hetzelfde geldt voor het vragen van een afschrift van het arrest wanneer de zaak in hoger beroep is behandeld.
12.2 Inlichten van de leidinggevende over diverse oproepen Een medewerker die een oproep ontvangt • om aanwezig te zijn op de zitting van het scheidsgerecht, • voor opkomst in militaire dienst, • voor een andere activiteit die afwezigheid uit de normale dienst ten gevolge zal hebben, moet deze onmiddellijk aan zijn leidinggevende ter kennisneming voorleggen.
15
13
Slotbepalingen
13.1 Op wijziging dan wel intrekking van dit reglement is artikel 27 van de Wet Op de Ondernemingsraden van toepassing. 13.2 Het niet naleven van deze Gedragscode kan leiden tot passende maatregelen. 13.3 Dit reglement kan worden aangehaald als ‘NS Gedragscode’.
16
Gedragscode NS
Bijlagen 1
Bedrijfsspecifieke regelingen
18
NS Reizigers NedTrain NS Stations NS Internationaal NS Vastgoed
2
Klokkenluidersregeling
20
3
Business Control Incidents regeling
24
17
Bijlage 1 Bedrijfsspecifieke regelingen Bij de verschillende NS-bedrijven blijven na invoering van de Gedragscode NS enkele bedrijfsspecifieke regelingen bestaan. Aanpassingen hierin zullen in het desbetreffende bedrijf met hun overlegorgaan besproken worden. De bedrijven die niet genoemd zijn kennen op dit moment geen bedrijfsspecifieke regelingen. De stand per 1 mei 2005 van bedrijfsspecifieke artikelen die in stand blijven is: (bij sommige bedrijfsonderdelen zijn specifieke regelingen nog onderwerp van overleg met een medezeggenschapsorgaan, de lijst kan mede daarom nog wijzigen).
NS Reizigers 4.4 (Zonne)brillen in de veiligheidsdienst 1 Werknemers belast met veiligheidsdienst mogen bij het verrichten van die dienst geen bril dragen waarvan de glazen niet zijn voorgeschreven dan wel zijn goedgekeurd door de arbodienst van NSR. 2 Zonnebrillen met corrigerende glazen mogen door werknemers belast met veiligheidsdienst alleen worden gedragen als de sterkte van deze glazen overeenkomt met de sterkte van de glazen van de gewone bril. 4.5 Bloedtransfusie en veiligheidsdienst 1 Bloeddonoren dienen, bij het kiezen van een tijdstip voor het afstaan van bloed, rekening te houden met de opgedragen veiligheidsdienst.
NedTrain Relaties op het werk Het ontstaan van intieme relaties tussen medewerkers van een zelfde afdeling / in een zelfde werkomgeving kan tot verstoring van de werksfeer leiden. Indien (het verbreken van) zo’n relatie in de ogen van de leidinggevende tot een aantoonbare verstoring van de werksfeer leidt, kan overplaatsing van één van de betrokkenen onvermijdelijk zijn.
NS Stations Fraudebeleid: uitgangspunten en interne richtlijnen voor fraudepreventie. Regeling klachtenbehandeling NS Stations met betrekking tot ongewenste omgangsvormen.
18
Gedragscode NS
NS Internationaal Volgt NS Reizigers.
NS Vastgoed Algemene NEPROM gedragscode. NEPROM gedragscode NS Vastgoed. NVP Sollicitatiecode.
19
Bijlage 2 Klokkenluidersregeling NS acht het van belang dat medewerkers op adequate en veilige wijze melding kunnen doen van eventuele vermoedens van misstanden in het NS bedrijfsonderdeel waarin zij werkzaam zijn of een ander NS bedrijfsonderdeel. De NS regeling inzake het omgaan met vermoedens van een misstand, die zijn gebaseerd op de standaardregeling zoals gepubliceerd door de Stichting van de Arbeid, tref je hieronder, aan.
Definities Artikel 1. In deze regeling wordt verstaan onder: • de vennootschap: de naamloze vennootschap N.V. Nederlandse Spoorwegen en al haar (klein-) dochterbedrijven; • de werknemer: degene die al dan niet in dienst werkzaam is ten behoeve van de vennootschap; • de voorzitter van de Directie: de voorzitter van de Directie van de vennootschap; • de voorzitter van de Raad van Commissarissen: de voorzitter van de Raad van Commissarissen van de vennootschap; • leidinggevende: degene die direct leiding geeft aan de werknemer; • vertrouwenspersoon: de Directiesecretaris van de vennootschap; • de Commissie Klachtenbehandeling: de commissie die door de voorzitter van de Directie is ingesteld om als zodanig voor de vennootschap te fungeren; • een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de onderneming, ondermeer in verband met: a een (dreigend) strafbaar feit; b een (dreigende) schending van wet- en regelgeving; c een (dreiging van) bewust onjuist of onrechtmatig informeren van ondermeer publieke organen; d een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, of: e (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten of andere feiten die NS schade kunnen toebrengen.
Procedure Artikel 2. 1 Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 3 lid 2, meldt de werknemer een vermoeden van een misstand intern bij zijn leiding-
20
Gedragscode NS
20
2
3
4
5
6
gevende of indien hij melding aan zijn leidinggevende niet wenselijk acht bij de vertrouwenspersoon. Melding aan de vertrouwenspersoon kan ook plaatsvinden naast de melding aan zijn leidinggevende. De leidinggevende of de vertrouwenspersoon legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt. De leidinggevende of de vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat de voorzitter van de Commissie Klachtenbehandeling onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is en dat de voorzitter van de Commissie Klachtenbehandeling een afschrift van de vastlegging ontvangt. De voorzitter van de Commissie Klachtenbehandeling stuurt een ontvangstbevestiging aan de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand door de Commissie Klachtenbehandeling, gestart. De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene(n) aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van de Commissie Klachtenbehandeling wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de vennootschap en haar groepsmaatschappijen. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer voor zover mogelijk gewaarborgd is. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de Commissie Klachtenbehandeling schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.
Melding aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen Artikel 3. 1 De werknemer kan het vermoeden van een misstand melden bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen als bedoeld in artikel 1, indien: a hij het niet eens is met het standpunt of de verlengingstermijn voor behandeling als bedoeld in artikel 3;
21
2
3
4 5 6
7
22
b het vermoeden van een misstand een lid van de Commissie Klachtenbehandeling betreft, of: c sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in het volgende lid. Een uitzonderingsgrond als bedoeld in het vorige lid onder c doet zich voor, indien sprake is van a acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; b een situatie waarin de werknemer in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een interne melding; c een eerdere interne melding conform de procedure van in wezen dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen; d een wettelijke plicht tot direct extern melden. De voorzitter van de Raad van Commissarissen legt de melding, met de datum waarop deze ontvangen is, desgevraagd schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de werknemer, die daarvan een afschrift ontvangt. De voorzitter van de Raad van Commissarissen stuurt een ontvangstbevestiging aan de werknemer die een vermoeden van een misstand heeft gemeld. Onverwijld wordt een onderzoek naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand gestart. De werknemer die het vermoeden van een misstand meldt en degene aan wie het vermoeden van de misstand is gemeld behandelen de melding vertrouwelijk. Zonder toestemming van de voorzitter van de Raad van Commissarissen wordt geen informatie verschaft aan derden binnen of buiten de vennootschap en haar bedrijfsonderdelen. Bij het verschaffen van informatie zal de naam van de werknemer niet worden genoemd en ook overigens de informatie zo worden verstrekt dat de anonimiteit van de werknemer voor zover mogelijk gewaarborgd is. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding wordt de werknemer door of namens de voorzitter van de Raad van Commissarissen schriftelijk op de hoogte gebracht van een inhoudelijk standpunt omtrent het gemeld vermoeden van een misstand (dan wel omtrent een verlengingstermijn voor behandeling). Daarbij wordt aangegeven óf, en zo ja, tot welke stappen de melding heeft geleid.
Gedragscode NS
Rechtsbescherming Artikel 4. De werknemer die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van het melden daarvan.
Inwerkingtreding Artikel 5. Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2005.
23
Bijlage 3 Business Control Incidents regeling De regeling is te vinden op iNSite onder: Organisatie/F&A/reporting manual/deel s.
24
Gedragscode NS
