pggm.nl Gedragscode PGGM Januari 2015 Gedragscode PGGM 1

pggm.nl

Gedragscode PGGM

Januari 2015

Gedragscode PGGM

1

Kernwaarden PGGM

D.O.E. Baanbrekend met Respect voor mens en omgeving. – Daadkrachtig – Open en Eerlijk – Baanbrekend – Respect voor mens en omgeving Deze vier waarden zijn zichtbaar en voelbaar in alles wat we doen. In de manier waarop we met onze klanten, onze partners en met elkaar omgaan.

2

Gedragscode PGGM

Voorwoord Daadkrachtig, open en eerlijk, baanbrekend en respect voor mens en omgeving. Deze vier waarden zijn zichtbaar en voelbaar in alles wat we doen. Ons gedrag hierin bepaalt mede het succes van PGGM. PGGM ziet het als haar maatschappelijke plicht om zorgvuldig, integer en transparant te handelen. Helderheid over hoe wij met elkaar omgaan, helpt daarbij. Social media en technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat ons gedrag en de informatie waarover wij beschikken eerder dan vroeger voor een grotere groep mensen zichtbaar zijn. De toegenomen eisen vanuit het maatschappelijk verkeer en de toezichthouders in het bijzonder vragen om aanpassing van onze huidige gedragsregels en afspraken. Deze afspraken en richtlijnen hebben we vastgelegd in een document: de Gedragscode PGGM. Onze gedragscode is meer dan een set regels en instructies om het vertrouwen in onze dienstverlening te bewaken. De onderliggende principes en uitgangspunten in de gedragscode bieden houvast in onze omgang met klanten, leveranciers, collega’s en de samenleving in het algemeen. Uiteindelijk is iedereen zelf verantwoordelijk voor zijn of haar gedrag. Daarom hebben we samen de plicht om de reputatie en goede naam van PGGM blijvend te verbeteren. Mocht je afwijkend gedrag zien, dan kun je dit bespreken met bijvoorbeeld je leidinggevende of collega’s van CRC Compliance. Ik vind het belangrijk dat we met elkaar in gesprek blijven over de uitleg en naleving van onze eigen interne afspraken. Samen willen we bijdragen aan een sterk PGGM dat men vertrouwt. Dit vertrouwen is belangrijk voor ons als organisatie. Ik verwacht dat iedere medewerker weet wat er in onze gedragscode staat en zich hieraan houdt. Else Bos CEO PGGM

Gedragscode PGGM

3

Inhoudsopgave

Definities 6

Algemene bepalingen 11 Art. 1.1 Kernwaarden PGGM 12 Art. 1.2 Doel en uitgangspunten 12 Art. 1.3 Naleving Gedragscode 12 Art. 1.4 Verantwoordelijkheid en goedkeuring Executive Committee PGGM 12 Art. 1.5 Bevoegdheid Executive Committee PGGM 12 Art. 1.6 Eigen verantwoordelijkheid Verbonden persoon 12 Art. 1.6.1 Eigen verantwoordelijkheid 12 Art. 1.6.2 Minimale uitgangspunten Gedragscode 12 Art. 1.6.3 Vertrouwelijkheid 13 Art. 1.6.4 Geheimhouding 13

Voorkomen van belangenverstrengeling 14 Art. 2.1 Art. 2.2 Art. 2.3 Art. 2.4 Art. 2.5 Art. 2.6 Art. 2.7 Art. 2.8

Belangenconflicten 15 Zeggenschap (aandelenbelang) in zakelijke relaties 15 Relatiegeschenken, uitnodiging of giften 15 Uitnodigingen voor reizen, seminars en bedrijfsbezoeken 15 PGGM leveranciers/zakelijke dienstverleners 15 Bedrijfsmiddelen van PGGM 15 Intellectuele eigendommen van PGGM 16 Privé-effectentransacties 16

Voorwetenschap en marktmanipulatie 17 Art. 3.1 Art. 3.2 Art. 3.3 Art. 3.4

Gebruik voorwetenschap 18 Ongewenste vermenging van zakelijke en privébelangen 18 Melden van voorwetenschap Verbonden persoon 18 Melden vermoeden voorwetenschap of manipulatie PGGM 18

Nadere regelingen Verbonden personen 19 Art. 4.1 Sociale integriteit en ongewenst gedrag 20 Art. 4.2 Klokkenluiderregeling 20 Art. 4.3 Screening 20 Art. 4.4 Nevenfuncties medewerkers PGGM 20 Art. 4.5 PGGM informatiebeveiligingsregels 20 Art. 4.6 Protocol privacy e-mail en internetgebruik bij PGGM 21 Art. 4.7 Privacy- en personeelsvolgingsreglement eigen personeel PGGM 21

4

Gedragscode PGGM

Art. 4.8 Art. 4.9 Art. 4.10 Art. 4.11

PGGM-beleid Informatiebeveiliging 21 Incidentenregeling 21 Richtlijn persoonsgericht onderzoek 21 Richtlijn Social media 21

Aanvullende gedragsregels voor Insiders 22 Art. 5.1 Algemene uitgangspunten 23 Art. 5.1.1 Terughoudendheid Insider 23 Art. 5.1.2 Verbod op gebruik van informatievoorsprong Insider 23 Art. 5.1.3 Verbod op verrichten van effectentransacties op basis van nog niet gepubliceerde beleggingsaanbevelingen 23 Art. 5.1.4 Verbod op frontrunning 23 Art. 5.1.5 Informatieverstrekking en vastleggen transactiestop 23 Art. 5.2 Toestemming vooraf (Pre-clearance aanvraag) 23 Art. 5.3 Toestemmingvrije Privé-effectentransacties 23 Art. 5.3.1 Niet van toepassing op de volgende transacties 23 Art. 5.3.2 Niet van toepassing indien sprake van vrijehandbeheer 24 Art. 5.4 Voorwaarden toestemmingsplichtige Privé-effectentransacties 24 Art. 5.5 Melding van Privé-effectentransactie Insider 25 Art. 5.6 Toezicht op Privé-effectentransacties van de Insider 25 Art. 5.6.1 Reguliere controle Compliance Officer 25 Art. 5.6.2 Verrichten van onderzoek door Compliance Officer 25 Art. 5.6.3 Rapportage Compliance Officer aan Chief Financial Risk Officer 25 Art. 5.6.4 Delen van onderzoeksresultaten met Insider 25 Art. 5.7 Gelieerde persoon en onderzoek 25

De Compliance Officer 26 Art. 6.1 Art. 6.2 Art. 6.3 Art. 6.4 Art. 6.5 Art. 6.6 Art. 6.7 Art. 6.8

Benoeming Compliance Officer 26 Taken Compliance Officer 26 Functie Compliance Officer 26 Administratie en archivering 26 Geheimhouding 26 Rapportage Compliance Officer 26 Vastlegging door EC PGGM 26 Audit Commissie PGGM 26

Externe partijen 27 Art. 7.1 Art. 7.2

Uitbesteding 27 Samenwerking met onze klanten 27

Nalevingsbepalingen 28 Art. 8.1 Art. 8.2 Art. 8.3 Art. 8.4 Art. 8.5 Art. 8.6 Art. 8.7 Art. 8.8

Instellen van persoonsgericht onderzoek 29 Advies Compliance Officer 29 Aanwijzing tot Insider 29 Overeenkomst en jaarlijkse verklaring van naleving 29 Acties bij Incidenten 29 Advies en bezwaar 29 Klachten Verbonden persoon 30 Onvoorziene gevallen 30

Slotbepalingen 31 Art. 9.1 Art. 9.2

U Terug naar de inhoudsopgave

Wijzigingen 32 Inwerkingtreding 32

Gedragscode PGGM

5

Definities

6

Gedragscode PGGM


Auditcommissie PGGM De Auditcommissie bereidt de besluitvorming van de RvC PGGM voor. Zie voor de aandachtsgebieden van de Auditcommissie: het reglement Auditcommissie.

Belangenconflict Een belangenconflict doet zich voor als de persoonlijke belangen van een Verbonden persoon botsen, of kunnen botsen, met de belangen van PGGM. En/of wanneer een Verbonden persoon acties onderneemt of belangen heeft die het voor hem moeilijk maken om objectieve beslissingen te nemen namens PGGM of om zijn taken efficiënt uit te voeren. Belangenconflicten kunnen ook ontstaan wanneer een Verbonden persoon, of iemand die aan hem gelieerd is, door zijn positie binnen PGGM, onrechtmatige persoonlijke voordelen haalt uit verplichtingen of belangen waarbij PGGM, haar klanten of leveranciers betrokken zijn.

Compliance Officer De functionaris die door het EC PGGM als Compliance Officer is benoemd. De Compliance Officer is verantwoordelijk voor het toezicht op onder andere het naleven van de Gedragscode PGGM door alle aan PGGM Verbonden personen.

Coöperatiebestuur De leden van het bestuur van PGGM Coöperatie U.A.

Directe familieleden

• • •

echtgenoot, echtgenote of partner van de Verbonden persoon; kinderen en pleegkinderen van de Verbonden persoon; en andere personen die een gemeenschappelijke huishouding voeren met de Verbonden persoon.

EC PGGM Executive Committee PGGM N.V.

Effect1 a. een verhandelbaar aandeel of een ander daarmee gelijk te stellen verhandelbaar waardebewijs of recht, niet zijnde appartementsrecht; b. een verhandelbare obligatie of een ander verhandelbaar schuld instrument; of c. elk ander door een rechtspersoon, vennootschap of instelling uitgegeven verhandelbaar waardebewijs waarmee een in onderdeel a of b bedoeld Effect door uitoefening van de daaraan verbonden rechten of door conversie kan worden verworven of dat in geld wordt afgewikkeld.

Financieel instrument2 a. Effect; b. geldmarktinstrument; c. recht van deelneming in een beleggingsinstelling of ICBE, niet zijnde Effect; d. optie, future, swap, rentetermijncontract of ander derivatencontract dat betrekking heeft op Effecten, valuta, rentevoeten of rendementen, of andere afgeleide instrumenten, indexen of maatstaven en dat kan worden afgewikkeld door middel van materiële aflevering of in contanten;

1. Wet op het financieel toezicht geldend op 08-12-2014. Algemeen deel; Hoofdstuk 1.1 Inleidende bepalingen. 2. Idem


Gedragscode PGGM

7

e. optie, future, swap, rentetermijncontract of ander derivatencontract dat betrekking heeft op grondstoffen en in contanten moet of mag worden afgewikkeld naar keuze van een van de partijen, tenzij de reden het in gebreke blijven is of een andere gebeurtenis die beëindiging van het contract tot gevolg heeft; f. optie, future, swap of ander derivatencontract dat betrekking heeft op grondstoffen, alleen kan worden afgewikkeld door middel van materiële levering en wordt verhandeld op een gereglementeerde markt of een multilaterale handelsfaciliteit; g. andere optie, future, swap of termijncontract dan bedoeld onder f of ander derivatencontract dat betrekking heeft op grondstoffen, kan worden afgewikkeld door middel van materiële levering en niet voor c ommerciële doeleinden bestemd is, en dat de kenmerken van andere afgeleide financiële instrumenten heeft; h. afgeleid instrument voor de overdracht van kredietrisico; i. financieel contract ter verrekening van verschillen; j. optie, future, swap, termijncontract of ander derivatencontract met betrekking tot klimaatvariabelen, vrachttarieven, emissievergunningen, inflatiepercentages of andere officiële economische statistieken, en dat contant moet, of, op verzoek van één der partijen, kan worden afgewikkeld, anderszins dan op grond van een verzuim of een ander ontbindend element of ander derivatencontract met betrekking tot activa, rechten, verbintenissen, indices of maatregelen dan hiervoor vermeld en dat de kenmerken van andere afgeleide financiële instrumenten bezit.

Gelieerde persoon

• • • • •

echtgenoot, echtgenote of partner van de Insider; bloedverwanten en aanverwanten tot in de tweede graad van de Insider; andere personen die een gemeenschappelijke huishouding met de Insider voeren lasthebbers en vermogensbeheerders (behalve vrije-hand-beheerders), voor zover zij handelen voor de Insider; rechtspersonen en beleggingsclubs waarin de Insider zeggenschap heeft ten aanzien van het beleggingsbeleid

Incident Een incident is een gebeurtenis met positieve of negatieve gevolgen voor PGGM of voor een van haar klanten op: de kwaliteit en/of continuïteit van reguliere dienstverlening; of het voldoen aan weten regelgeving; of het imago; of het financieel resultaat.

• • • •

“Als medewerker ben je een ambassadeur voor PGGM.” 8

Gedragscode PGGM


Insider In aanvulling op de Verbonden personen is de Insider direct of indirect betrokken bij transacties van PGGM in financiële instrumenten. Daarnaast beschikt of kan de Insider beschikken over Voorwetenschap of andere v ertrouwelijke informatie. Tot deze groep Insiders behoren in ieder geval: de voorzitter en de leden van de raad van commissarissen van PGGM N.V.; de voorzitter en de leden van het EC PGGM; de Compliance Officer; overige Compliance medewerkers van PGGM; alle Verbonden personen werkzaam voor PGGM Vermogensbeheer B.V., PGGM Treasury B.V. en PGGM Strategic Advisory Services B.V.; alle overige Verbonden personen die hiertoe worden aangewezen door de Compliance Officer. De Compliance Officer stelt hiervoor een lijst op. De Compliance Officer maakt een schriftelijke onderbouwde risico afweging welke functies hij aanwijst als Insider.

• • • • • •

Integriteitrisico3 Gevaar voor de aantasting van de reputatie, bestaande of toekomstige bedreiging van vermogen of resultaat van PGGM door een ontoereikende naleving van wettelijke voorschriften.

Medewerker Iedereen die een arbeidsovereenkomst of een stage overeenkomst heeft met PGGM.

Open-end beleggingsinstellingen Beleggingsinstellingen (beleggingsmaatschappij of beleggingsfonds) waarbij rechten van deelneming op verzoek van de deelnemers ten laste van de activa direct of indirect worden ingekocht of terugbetaald.

PGGM PGGM Coöperatie U.A., PGGM N.V. en al haar dochtervennootschappen.

Pre-clearance Het krijgen van toestemming vóór het verrichten van een Privé-effectentransactie, volgens de procedure die daarvoor geldt. In de P re-clearance applicatie controleert en oordeelt de Insider zelf vóór het verrichten van een Privé-effectentransactie of het is toegestaan om te handelen. De Pre-clearance is 24 uur geldig vanaf het moment dat dit is aangevraagd.

Privé-effectentransactie Transactie door of in naam van een Insider in een Financieel instrument, anders dan in de normale uitoefening van zijn beroep of functie, voor eigen rekening of voor een derde op wiens beleggingen de Insider invloed uitoefent.

RvB PGGM De Raad van Bestuur van PGGM N.V. en al haar dochtervennootschappen.

RvC PGGM De Raad van Commissarissen van PGGM N.V. en al haar dochtervennootschappen.

3. Besluit Prudentiële Regels Wft geldend op 08-12-2014, artikel 10 lid 1, Stb. 2006, nr. 519.


Gedragscode PGGM

9

Verbonden persoon/personen Leden van het Coöperatiebestuur en iedereen die, op welke wijze en arbeidsrechtelijke contractuele verhouding dan ook, bij of voor PGGM werkt. Hieronder vallen in ieder geval personen die een arbeidsovereenkomst hebben, uitzendkrachten, gedetacheerden, trainees, stagiaires, interim krachten of werkzaam is bij of voor PGGM in een verhouding die daarmee vergelijkbare is. Dit valt uiteen in: alle Medewerkers van PGGM, onafhankelijk van de duur waarvoor of de juridische basis waarop zij werkzaam zijn. De Gedragscode PGGM geldt daarom ook voor personen werkzaam op oproepbasis; degenen die bij of voor PGGM betaalde en onbetaalde werkzaamheden verrichten, maar niet bij PGGM in dienst zijn; andere (categorieën) personen die het EC PGGM heeft aangewezen.

• • •

Voorwetenschap4 Bekendheid met informatie die concreet is en die rechtstreeks of m iddellijk betrekking heeft op een uitgevende instelling waarop de financiële instrumenten betrekking hebben of omtrent de handel in deze financiële instrumenten, welke informatie niet openbaar is gemaakt en waarvan openbaarmaking significante invloed zou kunnen hebben op de koers van de financiële instrumenten of op de koers van daarvan afgeleide fi nanciële instrumenten. Voor zover het grondstoffenderivaten betreft wordt in a fwijking van de vorige volzin, onder Voorwetenschap verstaan: bekendheid met niet openbaar gemaakte informatie die concreet is en die rechtstreeks of middellijk betrekking heeft op een of meer grondstoffenderivaten, van welke informatie beleggers in die grondstoffenderivaten bekendmaking mogen v erwachten op grond van marktpraktijken die gebruikelijk zijn op de gereglementeerde markt of vervangen door: de multilaterale handelsfaciliteit waarvoor de beleggingsonderneming een vergunning heeft waarop die grondstoffenderivaten worden verhandeld.

Vrijehandbeheerovereenkomst Een vermogensbeheerovereenkomst die een Insider schriftelijk is aangegaan, waarbij een strikte scheiding is doorgevoerd tussen eigendom en beheer.

4. Wet op het financieel toezicht geldend op 08-12-2014. Deel Gedragstoezicht financiële markten. Hoofdstuk 5.4 Regels ter voorkoming van marktmisbruik en voor het optreden op markten in financiële instrumenten, artikel 5:53 Wft.

10

Gedragscode PGGM


Algemene bepalingen


Gedragscode PGGM

11

Artikel 1.1 Kernwaarden PGGM Daadkrachtig, Open en Eerlijk, Baanbrekend, Respect voor mens en omgeving. Deze vier waarden zijn zichtbaar en voelbaar in alles wat we doen. In de manier waarop we met onze klanten, onze partners omgaan en met elkaar. In de diensten die we verlenen en de producten die we ontwikkelen.

Artikel 1.2 Doel en Uitgangspunten De Gedragscode PGGM heeft als doel het handhaven van het vertrouwen in PGGM door belanghebbenden, het voorkomen van integriteitrisico’s en daarmee het waarborgen van de goede naam en reputatie van PGGM. De Gedragscode PGGM stelt kaders, bevordert de transparantie rondom de gedragsregels van PGGM en zorgt ervoor dat alle Verbonden personen de vastgestelde richtlijnen kennen.

Artikel 1.3 Taken en bevoegdheden Compliance Officer De Compliance Officer is verantwoordelijk voor: het toezicht op de correcte naleving van de Gedragscode PGGM; het uitvoeren van reguliere controles; en het onder de aandacht brengen van de Gedragscode PGGM bij Verbonden personen.

• • •

Artikel 1.4 Verantwoordelijkheid en goedkeuring Executive Committee PGGM Het Executive Committee van PGGM (hierna; EC PGGM) is eindverantwoordelijk voor het vaststellen en implementeren van de Gedragscode PGGM in alle bedrijfsonderdelen. Als in de Gedragscode PGGM toestemming of goed keuring van het EC PGGM vereist is, dan moet de voorzitter van het EC PGGM in gevallen waarin dat nodig is toestemming vragen aan de voor zitter van de Raad van Commissarissen (hierna; RvC PGGM). Als de voorzitter van de RvC PGGM toestemming nodig heeft, komt die de voorzitter van het Coöperatiebestuur.

Artikel 1.5 Bevoegdheid EC PGGM Het EC PGGM heeft ten aanzien van de Gedragscode PGGM bevoegdheid over alle bedrijfsonderdelen van PGGM. Het EC PGGM neemt redelijkheid en billijkheid in acht bij het uitvoeren van de Gedragscode PGGM en zal erop toezien dat de belangen van de Verbonden personen niet bovenmatig worden geschaad. Hierbij zijn de kernwaarden van PGGM leidend.

Artikel 1.6 Eigen verantwoordelijkheid Verbonden persoon Artikel 1.6.1 Eigen verantwoordelijkheid Alle gedragsregels, normen, nadere regelingen en procedures in de Gedragscode PGGM, nemen niet weg dat de Verbonden persoon de primaire eigen verantwoordelijkheid heeft om zich eerlijk en integer te gedragen. Artikel 1.6.2 Minimale uitgangspunten Gedragscode De Gedragscode PGGM bevat de minimale uitgangspunten die voor de Verbonden persoon gelden. De Gedragscode PGGM is een uitwerking van de normen en waarden en (ongeschreven) regels van PGGM. Ook komt de Gedragscode PGGM tegemoet aan regelgeving van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en De Nederlandsche Bank (DNB). De Gedragscode PGGM geeft richting aan de wijze waarop PGGM optreedt naar haar klanten, partners, Verbonden personen en de samenleving in het algemeen. Het is de individuele verantwoordelijkheid van de Verbonden persoon de Gedragscode PGGM juist uit te voeren. De Verbonden persoon handelt volgens de n ormen en waarden van PGGM, de maatschappelijke normen en waarden, de geldende weten regelgeving en met gezond verstand.

12

Gedragscode PGGM


De RvC PGGM, het EC PGGM en de leidinggevenden hebben een bijzondere verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de Gedragscode PGGM wordt nagekomen. Dit komt onder meer tot uitdrukking in voorbeeldgedrag (tone at the top). Voor het EC PGGM en de leidinggevenden geldt dat zij daarnaast de aan PGGM Verbonden personen bewust maken van de regels in deze Gedragscode PGGM. Artikel 1.6.3 Vertrouwelijkheid De Verbonden persoon gaat zorgvuldig om met alle beschikbare bedrijfs informatie. Hieronder vallen ook privacygevoelige gegevens van deelnemers en leden. De Verbonden persoon mag geen informatie waarvan hij weet (of hoort te weten) dat die informatie vertrouwelijk is, misbruiken, ongeoorloofd bekend maken of voor eigen voordeel of voor anderen dan PGGM gebruiken. Artikel 1.6.4 Geheimhouding De Verbonden persoon houdt zich, zowel tijdens als na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst met PGGM, binnen de uitoefening van zijn functie voor PGGM aan de geheimhouding over alles wat hem over PGGM of haar klanten bekend is geworden en waarover hem geheimhouding is opgelegd (of waarvan hij weet of kan vermoeden, dat die informatie vertrouwelijk is).


Gedragscode PGGM

13

Voorkomen van belangenverstrengeling

14

Gedragscode PGGM


Artikel 2.1 Belangenconflicten Een Verbonden persoon heeft een eigen verantwoordelijkheid om te voorkomen dat zijn privébelangen in conflict komen of verstrengeld raken met de belangen van PGGM of dat de schijn hiervan wordt gewekt. De Verbonden persoon meldt elk (mogelijk) Belangenconflict. Dit mag via de leidinggevende of direct aan de Compliance Officer.

Artikel 2.2 Zeggenschap in zakelijke relaties Als de Verbonden persoon en/of zijn directe familieleden zeggenschap hebben in een bedrijf of instelling waarmee PGGM zaken doet, kan er sprake zijn van een belangenconflict. Daarom meldt de Verbonden persoon aard en omvang van deze belangen direct bij de Compliance Officer. De Compliance Officer geeft de Verbonden persoon en diens leidinggevende advies hoe te handelen in deze situatie. Dit advies wordt samen met de melding gearchiveerd in het personeelsdossier. Inkoop ontvangt ook een kopie van het advies voor in het leverancierdossier.

Artikel 2.3 Relatiegeschenken, uitnodiging of giften Verbonden Personen gaan terughoudend en transparant om met het aannemen of weggeven van relatiegeschenken, uitnodigingen of giften (hierna attentie te noemen) van en aan een zakelijke relatie. Dit om ervoor te zorgen dat ze niet in een situatie terechtkomen waarin het accepteren of geven van de attentie hun beslissing kan beïnvloeden of een belangen conflict kan veroorzaken. Attenties met een waarde van niet meer dan € 50,– zijn toegestaan. Als de waarde meer dan € 50,– bedraagt, zijn de Verbonden persoon en zijn leidinggevende verantwoordelijk voor het accepteren van de attentie. De leidinggevende moet dan goedkeuring geven. Bij twijfel kan de Compliance Officer adviseren.

Artikel 2.4 Uitnodigingen voor reizen, seminars en bedrijfsbezoeken Uitnodigingen voor reizen, seminars, (bedrijfs-) bezoeken en andere bijeenkomsten in Nederland of in het buitenland mogen alleen worden geaccepteerd indien deze in het belang zijn van PGGM en hebben te maken met de normale uitoefening van werk, beroep of functie. De uitnodigingen mogen alleen worden geaccepteerd als de direct leidinggevende ze heeft goedgekeurd. Bij twijfel adviseert de Compliance Officer. De duur van het bezoek aan het buitenland moet beperkt zijn en blijven tot wat nodig is voor het doel van de reis. Verlengen van de reis op eigen kosten is mogelijk. De reis- en verblijfskosten zijn voor rekening van PGGM. Bij een dergelijk bezoek aan het buitenland mag de partner niet meereizen, behalve als het doel van de reis dat vraagt en ook andere deelnemers hun partner kunnen meenemen. Terughoudendheid in het eventueel meereizen van de partner moet worden betracht, en de bijkomende kosten voor de partner zijn altijd voor eigen rekening.

Artikel 2.5 PGGM leveranciers/zakelijke dienstverleners Verbonden personen mogen privé alleen gebruik maken van diensten van leveranciers en andere zakelijke dienstverleners waarmee PGGM direct of indirect zakelijke contacten onderhoudt, indien de dienst(en) tegen marktconforme voorwaarden worden uitgevoerd en het de verbonden persoon privé geen voordeel oplevert.

Artikel 2.6 Bedrijfsmiddelen van PGGM Alle bedrijfsmiddelen die PGGM aanbiedt aan Verbonden personen zijn voor zakelijk gebruik. De Verbonden persoon gaat zorgvuldig om met bedrijfs middelen, zoals computers, mobiele telefoons, kantoorartikelen, leaseauto’s, kopieermachines en toegangspassen.


Gedragscode PGGM

15

Artikel 2.7 Intellectuele eigendommen van PGGM Intellectuele eigendommen die PGGM heeft ontwikkeld, moeten in overeenstemming met de voorwaarden daarvan behandeld te worden. Het is niet toegestaan zonder toestemming van de leidinggevende intellectuele e igendommen privé te gebruiken of aan derden door te spelen

Artikel 2.8 Privé-effectentransacties De Verbonden persoon gaat privé zeer zorgvuldig om met alle b eschikbare informatie die hij heeft verkregen. Als de Verbonden persoon een informatievoorsprong heeft, mag de Verbonden persoon deze informatie nooit gebruiken om een persoonlijk voordeel (proberen) te behalen.

“Een cadeautje voor mij? Wat leuk, mits …” 16

Gedragscode PGGM


Voorwetenschap en marktmanipulatie


Gedragscode PGGM

17

Artikel 3.1 Gebruik van Voorwetenschap Verbonden persoon De Verbonden persoon maakt geen gebruik van Voorwetenschap. Hij vermijdt iedere vermenging van zakelijke en privébelangen, of de schijn hiervan. De Verbonden persoon die beschikt over Voorwetenschap onthoudt zich van het verrichten van Privé-effectentransacties of het aanzetten tot Privé-effectentransacties, zowel direct als indirect in de betreffende Financiële instrumenten. Hij geeft daarover ook geen advies aan derden.

Artikel 3.2 Ongewenste vermenging zakelijke en privébelangen Verbonden persoon De Verbonden persoon voorkomt dat hij privé zo nauw betrokken raakt bij een relatie van PGGM, dat gevaar bestaat voor het gebruik van Voorwetenschap of een ongewenste vermenging van zakelijke en privébelangen.

Artikel 3.3 Melden van Voorwetenschap Verbonden persoon De Verbonden persoon, die geen Insider is, maar wel regelmatig Voorwetenschap of andere vertrouwelijke marktinformatie heeft, rapporteert dit aan de Compliance Officer. De Compliance Officer laat de Verbonden persoon direct weten of hij als Insider wordt aangemerkt en legt hem uit wat daarvan de gevolgen zijn.

Artikel 3.4 Melden vermoeden Voorwetenschap of manipulatie PGGM Iedere Verbonden persoon die een redelijk vermoeden heeft dat PGGM of een opdrachtgever handelt met Voorwetenschap of beurskoersen manipuleert meldt dit direct aan de Compliance Officer.

18

Gedragscode PGGM


Nadere regelingen Verbonden personen


Gedragscode PGGM

19

PGGM hanteert onderliggend aan de Gedragscode PGGM een aantal nadere regelingen. Deze regelingen geven een duidelijke uitleg wat verwacht wordt van de Verbonden persoon en wat de Verbonden persoon mag verwachten van PGGM.

Artikel 4.1 Sociale integriteit en ongewenst gedrag Ieder mens is uniek. Bij PGGM werken we op een respectvolle manier met elkaar en met anderen samen. Dat wil zeggen open en gelijkwaardig, met oog en waardering voor de ander—ongeacht nationaliteit, cultuur, geloof, sekse, leeftijd en gezondheid. Binnen PGGM willen wij een veilige werkomgeving. Dit betekent dat binnen PGGM geen ruimte is voor ongewenste omgangs vormen zoals discriminatie, machtsmisbruik of (seksuele) intimidatie. Tegen iedereen die zich hieraan toch schuldig maakt, nemen wij maatregelen, zoals is afgesproken in de Regeling Sociale Integriteit. De Verbonden Persoon kan met zijn of haar klacht terecht bij de vertrouwenspersonen binnen PGGM en de Commissie Sociale Integriteit. Zij werken onafhankelijk en dragen zorg voor emotionele opvang, werken oplossings gericht en waarborgen de anonimiteit van de indiener van de klacht. De indiener van de klacht mag geen nadeel ondervinden omdat hij of zij dergelijk gedrag bespreekbaar maakt. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Regeling Sociale integriteit PGGM.

Artikel 4.2 Klokkenluiderregeling Binnen PGGM vinden we openheid en transparantie zeer belangrijk. Toch kan het gebeuren dat er (potentiële) misstanden zijn die een Verbonden persoon niet aan zijn leidinggevende durft te melden. Of wel meldt, maar waarop de leidinggevende geen actie neemt. Voor m isstanden die de Verbonden persoon niet aan de leidinggevende durft te melden of waarbij de leidinggevende geen actie onderneemt, geldt een klokken luiderregeling. Deze regeling is er om de melder van een (potentiële) misstand te beschermen. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: PGGM Klokkenluiderregeling.

Artikel 4.3 Screening Daadkrachtig, open en eerlijk, baanbrekend met respect voor mens en omgeving. Deze vier kernwaarden zijn ook aanwezig in de arbeidsrelatie tussen PGGM als werkgever en haar medewerkers. PGGM laat deze kernwaarden ook een belangrijke rol spelen in het personeelsbeleid en de werving- & selectieprocedures. Dit gebeurt onder meer door middel van screening. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Regeling Integriteit en Betrouwbaarheid Screeningprocedure PGGM.

Artikel 4.4 Nevenfuncties medewerkers PGGM PGGM wil bevorderen dat medewerkers maatschappelijk actief zijn. De betrokkenheid van medewerkers in de vorm van in- of externe nevenwerkzaamheden kan, naast zelfontplooiing, bijdragen aan het toonaangevend werkgeverschap van PGGM. Voor het aanvaarden van een nevenfunctie wordt door CRC Compliance getoetst aan drie criteria: ondergeschikt aan de arbeidsverhouding met PGGM; de afwezigheid van belangenverstrengeling; en het niet schaden van de reputatie van PGGM. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Regeling Nevenfuncties PGGM.

• • •

Artikel 4.5 PGGM informatiebeveiligingsregels Iedereen die bij PGGM werkt en gebruik maakt van ICT-middelen die PGGM beschikbaar stelt, houdt zich aan de regels die daarvoor gelden. Deze regels zijn bedoeld om zo efficiënt en effectief mogelijk om te gaan met deze ICT-middelen en tegelijkertijd de risico’s bij het gebruik daarvan zo veel mogelijk te verminderen. De ICT-gebruiksregels bestaan uit gedragsregels en uit gebruiksinstructies. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: PGGM informatiebeveiligingsregels. 20

Gedragscode PGGM


Artikel 4.6 Protocol privacy e-mail en internetgebruik bij PGGM Voor al het e-mail- en internetverkeer geldt dat de informatie, bezittingen en reputatie van PGGM gewaarborgd moeten blijven. Dit betekent niet alleen dat de Verbonden persoon toegang heeft tot e-mail en het internet, maar ook dat de gegevens die via e-mail en internet worden verspreid voor veel personen toegankelijk zijn. E-mail en internet worden voornamelijk voor zakelijke doeleinden gebruikt. Het is verboden deze middelen te gebruiken voor handelingen die in strijd zijn met de wet, de goede zeden en de openbare orde. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Protocol privacy e-mail en internetgebruik.

Artikel 4.7 Privacy- en personeelsvolgingsreglement eigen personeel PGGM5 In de privacy- en personeelsvolgingsregeling is opgenomen hoe met de persoonsgegevens van Medewerkers wordt omgegaan. Het gaat hierbij om niet-geautomatiseerde, gedeeltelijke en geheel geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens van Medewerkers. Daarnaast geldt het reglement ook voor het verwerken van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Privacy- en personeelsvolgingsreglement eigen personeel PGGM.

Artikel 4.8 PGGM-beleid Informatiebeveiliging Het PGGM-beleid Informatiebeveiliging gaat over het nemen en onderhouden van een samenhangend pakket maatregelen om de betrouwbaarheid (beschikbaarheid, integriteit, vertrouwelijkheid en controleerbaarheid) van de informatievoorziening te garanderen. De informatievoorziening omvat apparatuur, programmatuur, opgeslagen gegevens, procedures en mensen. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: PGGM-beleid Informatiebeveiliging.

Artikel 4.9 Corporate beleid incidenten Het corporate beleid incidenten gaat over Incidenten die worden veroorzaakt doordat een intern proces of systeem niet functioneert zoals zou moeten, een menselijke actie of een externe gebeurtenis en door het niet naleven van weten regelgeving. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Corporate beleid incidenten.

Artikel 4.10 Richtlijn persoonsgericht onderzoek Een melding over (vermoeden van) fraude of schending van de in de Gedragscode PGGM opgenomen artikelen komt per schriftelijk of mondeling binnen bij de Compliance Officer. In geval van fraude wordt de Corporate Security Officer betrokken en in geval van schending van de Gedragscode PGGM door een Verbonden Persoon wordt de Compliance Officer van betrokken. Zie voor een nadere uitwerking van dit artikel: Corporate beleid incidenten bijlage III: persoonsgericht onderzoek.

Artikel 4.11 Richtlijn Social Media PGGM wil haar medewerkers uitnodigen om op een prettige en veilige manier aan social media deel te nemen. Activiteiten op social media zijn per d efinitie persoonlijk. PGGM respecteert de vrijheid van meningsuiting van al haar medewerkers, maar vindt het belangrijk dat er richtlijnen zijn omtrent het gebruik hiervan. Om de reputatie van PGGM te waarborgen heeft PGGM acht gouden richtlijnen voor het gebruik van social media opgesteld. Zie voor de nadere uitwerking van dit artikel: Richtlijnen voor het gebruik van social media voor medewerkers van PGGM.

5. De manier waarop PGGM met klanten omgaat het Privacy Statement PGGM Coóperatie U.A.


Gedragscode PGGM

21

Aanvullende gedragsregels voor Insiders

22

Gedragscode PGGM


Artikel 5.1 Algemene uitgangspunten Artikel 5.1.1 Terughoudendheid Insider De Insider is terughoudend bij het verrichten van Privé-effectentransacties. Dit betekent onder andere dat de Insider geen gebruik maakt van PGGMinformatie die beschikbaar is via PGGM-programmatuur voor het verrichten van zijn Privé-effectentransacties. Artikel 5.1.2. Verbod op gebruik van informatievoorsprong Insider Informatievoorsprong waarover de Insider beschikt vanwege zijn functie of op een andere manier, gebruikt hij nooit voor persoonlijk voordeel door middel van Privé-effectentransacties. Artikel 5.1.3 Verbod op verrichten van transacties op basis van nog niet gepubliceerde beleggingsaanbevelingen De Insider verricht geen Privé-effectentransacties in Financiële instrumenten waarvan hij kennis heeft door middel van nog niet gepubliceerde beleggingsaanbevelingen. Artikel 5.1.4 Verbod op frontrunning De Insider verricht geen Privé-effectentransacties in Financiële instrumenten naar aanleiding van of vooruitlopend op orders van PGGM ten behoeve van haar klanten. Artikel 5.1.5 Informatieverstrekking en vastleggen transactiestop Een Insider die beschikt over Voorwetenschap of andere vertrouwelijke marktinformatie handelt niet in de Effecten of daaraan gerelateerde Financiële instrumenten van de onderneming waarop de Voorwetenschap of andere vertrouwelijke marktinformatie betrekking heeft. De Insider informeert meteen de Compliance Officer ([email protected]), waarna deze de transactiestop vastlegt in de Pre-clearance tool.

Artikel 5.2 Toestemming vooraf (Pre-clearance aanvraag) Een Insider moet, voorafgaand aan het verrichten van Privéeffectentransactie, toestemming (Pre-clearance) verkrijgen, volgens de procedure die daarvoor geldt. De procedure is als volgt: Intranet O Doen O Controleren O Privétransactie controleren. De Pre-clearance aanvraag is 24 uur geldig. Voor toestemmingvrije Privé-effectentransacties geldt de Pre-clearance a anvraag niet. Zie hiervoor artikel 5.3.1 en artikel 5.3.2.

Artikel 5.3 Toestemmingvrije Privé-effectentransacties Artikel 5.3.1 Niet van toepassing op de volgende effectentransacties Het aanvragen van toestemming (Pre-clearance) geldt niet voor onderstaande Privé-effectentransacties. In deze Privé-effectentransacties mag zonder toestemming worden gehandeld: transacties in indexfondsen en overige financiële instrumenten op indexen; transacties in open-end beleggingsinstellingen, al dan niet beurs genoteerd, (als de Insider geen bestuurs- of beheerfunctie in deze beleggingsinstelling vervult) en overige financiële instrumenten op open-end beleggingsinstellingen; transacties in obligaties uitgegeven door de staat, andere overheden en soortgelijke papieren en overige financiële instrumenten op deze obligaties en soortgelijke papieren; derivatencontracten of andere financiële instrumenten (opties, futures, swaps, turbo’s) op grondstoffen die worden verhandeld op een gereguleerde markt; geldmarktinstrumenten (zoals valuta); en afgeleide instrumenten voor overdracht van kredietrisico.

• • • • • •


Gedragscode PGGM

23

Artikel 5.3.2 Niet van toepassing indien sprake van vrijehandbeheer Het aanvragen van toestemming (Pre-clearance) geldt niet voor vrijehand beheer als aan de volgende voorwaarden is voldaan: De Compliance Officer stelt de volgende eisen: – per 30 juni en 31 december van elk jaar geeft de Insider de Compliance Officer schriftelijk een overzicht van zijn effecten portefeuille, ook wanneer de portefeuille geen Financiële instrumenten bevat; – op eerste verzoek van de Compliance Officer overlegt de Insider gegevens over de transacties die op grond van de Vrijehandbeheerovereenkomst zijn verricht – de vrijehandbeheerder neemt geen instructies over van de Insider. De Insider onthoudt zich van het geven van enige instructie, dan wel het anderszins beïnvloeden van enige door de vermogensbeheerder te nemen beslissingen betreffende het beheer. De Insider geeft direct na het ondertekenen van de Vrijehandbeheer overeenkomst de Compliance Officer een kopie van de Vrijehandbeheer overeenkomst en hij stuurt bij elke wijziging van de betreffende overeenkomst de Compliance Officer een kopie van de gewijzigde overeenkomst.

•

•

Artikel 5.4 Voorwaarden toestemming plichtige Privé-effectentransacties De Insider mag Privé-effectentransacties verrichten, naast de toestemmingvrije Privé-effectentransacties, als voldaan is aan de voorwaarden die in dit artikel zijn opgenomen: Privé-effectentransacties mogen worden uitgevoerd na het verkrijgen van toestemming via de Pre-clearance tool; Als een entiteit niet in de Pre-clearance tool voorkomt, neemt de Insider contact op met de afdeling CRC Compliance. De Compliance Officer voegt de entiteit toe aan de Pre-clearance tool, zodat Pre-clearance kan worden aangevraagd; Financiële instrumenten, verkregen na een Privé-effectentransactie, moeten ten minste 24 uur worden aangehouden vanaf het moment dat de order is uitgevoerd; De Insider stuurt een afschrift van uitgevoerde Privé-effectentransacties naar de Compliance Officer via [email protected]; Insiders verstrekken op verzoek alle overige informatie over Privé-effectentransacties (zoveel als mogelijk gedocumenteerd) aan de Compliance Officer (verzwaarde informatieplicht). Dit geldt niet voor toestemmingvrije Privé-effectentransacties die in artikel 5.3 zijn genoemd; Insiders zijn pro-actief bij het signaleren van en melden aan de leiding gevende van mogelijke schijn van een belangenconflict (verzwaarde zorgplicht). Dit geldt niet voor toestemmingvrije Privé-effectentransacties die in artikel 5.3 zijn genoemd.

• • • • • •

“De gedragscode geeft aan hoe wij samen willen werken, dit lukt alleen als we allemaal dezelfde regels naleven.” 24

Gedragscode PGGM


Artikel 5.5 Melding van Privé-effectentransactie van Insiders De Insider bevestigt elk half jaar aan de Compliance Officer dat hij de uitgangspunten die zijn vastgelegd in de artikelen 5.3.1, 5.3.2 en 5.4 heeft nageleefd. Daarnaast geeft de Insider over deze periode inzicht in zijn privé-effectenportefeuille waarvoor hij toestemming moet hebben en doet hij opgave van alle directe of indirecte Privé-effectentransacties waarvoor toestemming nodig is. CRC Compliance vraagt aan alle Insiders elk half jaar een overzicht van de effectenportefeuille op via de mail. De Insider is verplicht hierop te reageren en zo nodig het bijgevoegde document volledig en tijdig terug te sturen.

Artikel 5.6 Toezicht op Privé-effectentransacties van de Insider Artikel 5.6.1 Reguliere controle Compliance Officer De Compliance Officer is bevoegd controle uit te voeren op het naleven van deze gedragscode. Artikel 5.6.2 Verrichten van onderzoek door Compliance Officer De Insider onderschrijft dat de Compliance Officer bevoegd is een onderzoek in te (doen) stellen als er verdenking is van schending van de artikelen 5.3.1, 5.3.2, 5.4 en 5.5. Dit onderzoek mag alleen plaatsvinden als de verdenking op redelijke grond is gebaseerd en meteen en gemotiveerd aan de Insider kenbaar is gemaakt. Wanneer hiervan sprake is, geeft de Insider aan de Compliance Officer desgevraagd informatie over een Privé-effectentransactie die door of voor hem is verricht. Artikel 5.6.3 Rapportage Compliance Officer aan Chief Financial Risk Officer De Compliance Officer is bevoegd over de uitkomst van dit onderzoek schriftelijk te rapporteren aan de Chief Financial Risk Officer PGGM. Voordat de Compliance Officer schriftelijk rapporteert over de voorlopige uitkomst van het onderzoek, krijgt de Insider, in het kader van hoor en wederhoor, inzage in het onderzoeksrapport en heeft de gelegenheid gehad hierop te reageren. De reactie van de Insider wordt aan het onderzoeksrapport toegevoegd. Artikel 5.6.4 Delen van onderzoeksresultaten met Insider De Chief Financial Risk Officer PGGM, of een functionaris die hij daarvoor heeft aangewezen, stelt de Insider op de hoogte van de definitieve uitkomst van het onderzoek.

Artikel 5.7 Gelieerde persoon en onderzoek Als de Compliance Officer een, op redelijke grond gebaseerd, vermoeden heeft dat een Gelieerde persoon de artikelen 5.3.1, 5.3.2, 5.4 en 5.5 heeft overtreden, dan maakt de Compliance Officer dit kenbaar aan de Insider. De Insider moet zich dan, binnen de grenzen van redelijkheid en billijkheid, inspannen de aan hem gelieerde persoon te verzoeken alle informatie te geven over de Privé-effectentransactie door deze Gelieerde persoon.


Gedragscode PGGM

25

De Compliance Officer Artikel 6.1 Benoeming Compliance Officer Het EC PGGM, en daarmee ook de RvB PGGM, benoemt een Compliance Officer en heeft de bevoegdheid deze van zijn functie te ontheffen.

Artikel 6.2 Taken Compliance Officer De Compliance Officer houdt toezicht op de naleving van de Gedragscode PGGM, het uitvoeren van reguliere controles en het creëren van bewustzijn bij Verbonden personen over de Gedragscode PGGM.

Artikel 6.3 Onafhankelijke functie Compliance Officer De Compliance Officer vervult een onafhankelijke functie. Het EC PGGM legt de taken en bevoegdheden van de Compliance Officer schriftelijk vast en garandeert dat de Compliance Officer voldoende bevoegdheden heeft voor het uitoefenen van zijn functie.

Artikel 6.4 Administratie en archivering De Compliance Officer documenteert, administreert en archiveert zijn werkzaamheden en alle informatie die Verbonden personen of derden hem hebben gegeven in het kader van de Gedragscode PGGM.

Artikel 6.5 Geheimhouding De leden van het EC PGGM en de Compliance Officer houden de informatie die Verbonden personen of derden hebben verstrekt geheim. De geheimhouding kan worden doorbroken als weten regelgeving dit vereist of als de Verbonden persoon schriftelijk toestemming geeft.

Artikel 6.6 Rapportage Compliance Officer De Compliance Officer rapporteert rechtstreeks aan de Chief Financial Risk Officer PGGM. Daarnaast heeft de Compliance Officer periodiek overleg met de Chief Executive Officer PGGM en de Auditcommissie PGGM.

Artikel 6.7 Vastlegging door EC PGGM Het EC PGGM legt vast welke acties zijn ondernomen naar aanleiding van de bevindingen van de Compliance Officer en rapporteert deze aan de Auditcommissie PGGM.

Artikel 6.8 Auditcommissie PGGM De Auditcommissie PGGM houdt toezicht op de naleving van de Gedragscode PGGM en op de werkzaamheden die de Compliance Officer heeft u itgevoerd. De Auditcommissie PGGM houdt ook toezicht op het naleven van de Gedragscode PGGM door de Compliance Officer.

26

Gedragscode PGGM


Externe Partijen Artikel 7.1 Uitbesteding werkzaamheden De organisaties waaraan PGGM werkzaamheden uitbesteedt, moeten een eigen gedragscode hebben, die ten minste gelijkwaardig is aan die van PGGM, of ze moeten de Gedragscode PGGM naleven. De afdeling VCM legt in het inkoopcontract van PGGM vast of organisaties de Gedragscode PGGM naleven, of hun eigen gedragscode naleven.

Artikel 7.2 Samenwerking met onze Klanten In de samenwerking met onze institutionele klanten wordt door de Compliance Officer getoetst of de gedragscode PGGM minimaal gelijkwaardig is aan die van de institutionele klant.


Gedragscode PGGM

27

Nalevingsbepalingen voor verbonden personen

28

Gedragscode PGGM


Artikel 8.1 Onderzoek De Verbonden persoon onderschrijft dat de Compliance Officer bevoegd is een onderzoek in te (doen) stellen als er verdenking is van schending van de artikelen die in de Gedragscode PGGM zijn opgenomen. Dit onderzoek mag alleen plaatsvinden als de verdenking op redelijke grond is gebaseerd en meteen en gemotiveerd aan de Verbonden persoon kenbaar is gemaakt. Wanneer hiervan sprake is, geeft de Verbonden persoon aan de Compliance Officer desgevraagd alle relevante informatie. De Compliance Officer is bevoegd over de uitkomst van dit onderzoek schriftelijk te rapporteren aan de Chief Financial Risk Officer PGGM. Voordat de Compliance Officer schriftelijk rapporteert over de voorlopige uitkomst van het onderzoek, krijgt de Verbonden persoon, in het kader van hoor en wederhoor, inzage in het onderzoeksrapport en heeft de gelegenheid gehad hierop te reageren De Chief Financial Risk Officer PGGM, of een functionaris die hij daarvoor heeft aangewezen, stelt de Verbonden persoon op de hoogte van de definitieve uitkomst van het onderzoek.

Artikel 8.2 Advies Compliance Officer De Compliance Officer adviseert, gevraagd én ongevraagd, Verbonden personen over de uitleg en toepassing van de bepalingen die zijn opgenomen in deze Gedragscode PGGM.

Artikel 8.3 Aanwijzing tot Insider De Compliance Officer stelt een lijst op van alle functies die als Insider worden aangemerkt. PGGM laat de Verbonden personen die een van die functies bekleden meteen weten dat zij als Insider zijn aangemerkt. Ook wijst de Compliance Officer de Insider op de aanvullende bepalingen die voor Insiders gelden in de Gedragscode PGGM.

Artikel 8.4 Overeenkomst en jaarlijkse verklaring van naleving Iedere Verbonden persoon gaat een schriftelijke overeenkomst met PGGM aan waarin hij toezegt alle gedragsregels uit deze Gedragscode PGGM die voor hem gelden strikt na te leven.

Artikel 8.5 Acties bij incidenten Als de Verbonden persoon in strijd met de Gedragscode PGGM handelt, is dit een ernstige inbreuk op het vertrouwen dat PGGM in de Verbonden persoon stelt. Dit kan leiden tot een van de volgende acties door het EC PGGM, een en ander afhankelijk van de ernst van de overtreding: een waarschuwing, overplaatsing, schorsing, of andere disciplinaire of arbeidsrechtelijke maatregelen, ontslag op staande voet behoort daar ook toe. Daarnaast heeft PGGM het recht om schade die eventueel ontstaan is te verhalen op de Verbonden persoon en om aangifte te doen bij het Openbaar Ministerie en/of Ministerie van Justitie. Daarnaast kan het EC PGGM een incident melden aan de Autoriteit Financiële Markten (AFM), De Nederlandsche Bank (DNB) en als dat van toepassing is bij het Dutch Securities Institute (DSI). Als de voorzitter van EC PGGM in strijd met de Gedragscode PGGM handelt, is de voorzitter van de RvC PGGM bevoegd passende acties te ondernemen. Als de voorzitter van de RvC PGGM in strijd met de Gedragscode PGGM handelt, is de voor zitter van het Coöperatiebestuur bevoegd passende acties te ondernemen.

Artikel 8.6 Advies en bezwaar Als de Verbonden persoon twijfelt over de uitleg of de toepassing van de artikelen van deze Gedragscode PGGM die op hem van toepassing zijn, moet hij advies van de Compliance Officer inwinnen. De Compliance Officer is bevoegd een uitspraak te doen die voor de Verbonden persoon bindend is. Tegen de uitspraak van de Compliance Officer kan de Verbonden persoon bezwaar maken bij de Chief Financial Risk Officer PGGM of een beroepsorgaan dat


Gedragscode PGGM

29

daarvoor is aangewezen. Het maken van bezwaar stelt de uitspraak van de Compliance Officer niet uit. Als een lid van het EC PGGM bezwaar wil maken tegen de uitspraak van de Compliance Officer kan hij zich wenden tot de voorzitter van de RvC PGGM. Als een lid van de RvC PGGM bezwaar wil maken tegen de uitspraak van de Compliance Officer kan hij zich wenden tot de voorzitter van het Coöperatiebestuur.

Artikel 8.7 Klachten Verbonden persoon Voor het indienen van een klacht over het niet naleven van deze Gedragscode PGGM door PGGM kan een Verbonden persoon zich wenden tot de Compliance Officer. Als de klacht over de Compliance Officer gaat, kan men zich wenden tot de Chief Financial Risk Officer PGGM.

Artikel 8.8 Onvoorziene gevallen In gevallen die niet in de Gedragscode PGGM staan, beslist de voorzitter van het EC PGGM, na overleg met de Compliance Officer. Als een lid van het EC PGGM de Verbonden persoon is, is de voorzitter van de RvC PGGM degene die hierin beslist. Als een lid van de RvC PGGM de Verbonden persoon is, is de voorzitter van het Coöperatiebestuur degene die hierin beslist.

30

Gedragscode PGGM


Slotbepalingen


Gedragscode PGGM

31

Artikel 9.1 Wijzigingen Het EC PGGM is te allen tijde bevoegd de Gedragscode PGGM en Nadere regelingen met instemming van de Ondernemingsraad te wijzigen.

Artikel 9.2 Inwerkingtreding De Gedragscode PGGM gaat in op 1 januari 2015 en vervangt daarmee hiervoor van kracht zijnde gedragscodes.

Voor meer informatie of vragen E-mail: [email protected]

32

Gedragscode PGGM



Gedragscode PGGM

33

PGGM Noordweg-Noord 150 Postbus 117, 3700 AC Zeist pggm.nl


pggm.nl Gedragscode PGGM Januari 2015 Gedragscode PGGM 1

Recommend Documents