Onze Manier van Werken. Ethische Gedragscode voor de Belron Groep

Onze Manier van Werken Ethische Gedragscode voor de Belron® Groep

Onze Manier van Werken Ethische Gedragscode voor de Belron® Groep

Onze Manier van Werken

Inhoudsopgave

16 Gezondheid, Veiligheid & Beveiliging 18 Drugs & Alcohol 20 Discriminatie, Intimidatie & Pesten 22 Belangenverstrengeling 24 Gebruik van Bedrijfsmiddelen 26 Teruggeven

Richtlijnen voor Managers Nauwkeurige Rapportage Omgaan met Onze Reputatie Vertrouwelijke Informatie Geld Witwassen & Fraude Mededinging & Mededingingsregels 60 Duurzame Aanbesteding 48 50 52 54 56 58

64 Contacten & Middelen

Hoe we zakendoen

2 Health, safety & security | Our Way of Working

30 Omgaan met Onze Klanten 32 Kwaliteit van Onze Diensten & Producten 34 Relaties met Onze Leveranciers & Partners 36 Gegevensbeveiliging 38 Geschenken & Uitnodigingen 40 Omkoping & Corruptie 42 Mensenrechten 44 Respect voor het Milieu

Hoe We Zakendoen

Contacten & Middelen

3

3

Contacten & Middelen

2

Hoe We Met Anderen Omgaan

Hoe We met Anderen Omgaan

5 Voorwoord 6 Onze Belangrijkste Principes 8 Hoe We Deze Gedragscode Toepassen 10 Belangrijk om te onthouden 12 Vertel Het Ons

Hoe We Met Elkaar Omgaan

Hoe We met Elkaar Omgaan


Voorwoord door Gary Lubner Het is onze ambitie om wereldwijd de meest voor de hand liggende keuze te worden voor glasreparatie en -vervanging. We streven ernaar om deze ambitie op een paar manieren waar te maken. Zo willen we wereldberoemd zijn vanwege onze klantenservice, een bedrijf neerzetten waar bijzondere mensen werken die uitzonderlijke prestaties leveren, uitmuntende merken bieden en voortreffelijke zakelijke partnerrelaties aangaan. Maar we willen bovenal onze doelen bereiken door zuinig te zijn op onze reputatie van betrouwbaar en gewaardeerd bedrijf, en onze reputatie handhaven door ervoor te zorgen dat we altijd op een verantwoorde wijze werken. Dit was binnen de Belron® Group altijd al Onze Manier van Werken. Maar nu we groeien en Belron® zich op nieuwe, complexere markten begeeft, wordt het belangrijk om helder te zijn over onze omgang onderling en over de manier waarop we met de mensen waarmee we zakendoen, omgaan. We houden er in de basis een simpele strategie op na, maar de manier waarop we zakendoen onderscheidt ons van onze concurrenten en daarom zijn we marktleider in alle landen waar we actief zijn. Onze Manier van Werken onderscheidt ons van anderen.

Gary Lubner, CEO van Belron

4 Voorwoord door Gary Lubner | Onze Manier van Werken

En daarom streven we ernaar om Onze Manier van Werken binnen Belron® krachtig leven te blazen. Dit document bevat heldere beschrijvingen van onze principes en hoe deze richting kunnen geven bij onze dagelijkse werkzaamheden en beslissingen. Het is de verantwoordelijkheid van ons allemaal om op basis van deze principes te handelen en te laten zien dat we strenge ethische gedragsnormen hanteren. We zijn ervan overtuigd dat we, door dit te doen, over enige tijd ‘s werelds vanzelfsprekende keuze zullen zijn. Voorwoord door Gary Lubner | Onze Manier van Werken 5


Onze Manier van Werken:


Onze Principes: Integriteit, Respect & Vertrouwen Onze manier van zakendoen is al jarenlang gebaseerd op drie belangrijke, leidende principes: Integriteit We winnen het vertrouwen van anderen door wat we zeggen en ook doen. Respect We laten zien dat we rekening houden met elkaar en onze omgeving. Vertrouwen We zijn consequent in wat we doen, we hechten waarde aan onze normen en waarden en werken volgens vaste methodes. Zo weten we zeker dat we op een goede manier bezig zijn.

6 Onze Principes | Onze Manier van Werken

Deze principes vormen de basis voor onze beslissingen. Daarnaast ondersteunen ze de activiteiten van iedereen bij Belron®, ongeacht waar we ons op de wereld bevinden. Je zult al gauw merken dat deze principes in iedere Business unit centraal staan en als leidraad voor onze dagelijkse werkzaamheden functioneren. Nu we als bedrijf groeien, is het niet meer dan logisch om deze principes, waaraan we ons succes mede te danken hebben, te beschermen en ervoor te zorgen dat we ook in de toekomst op een ethisch verantwoorde en consequente manier zaken blijven doen.

En daarom hebben we besloten om ‘Onze Manier van Werken’ voor iedereen op papier te zetten. We willen dat het duidelijk is welk gedrag we verwachten van iedereen die bij Belron® werkt. Bovendien willen we iedereen ondersteunen die geconfronteerd wordt met een situatie die zijn/haar werkzaamheden of de reputatie van de onderneming beïnvloedt. Onze drie principes zijn zeker niet nieuw. We geven van alle drie al duidelijk blijk in wat we zeggen en doen. Wat wel nieuw is, is de manier waarop we ze nu in heldere bewoordingen op papier hebben gezet. Door dit te doen, vergeten we niet dat we ons succes als onderneming eraan te danken hebben. De principes zijn helder voor nieuwe medewerkers en we kunnen ze communiceren naar onze zakenpartners en leveranciers.

Voor wat betreft deze gedragscode, mag je niet vergeten dat: Naleving van onze gedragscode, zoals beschreven in Onze Manier van Werken, zeker niet optioneel is. Alle medewerkers op de hoogte dienen te zijn van Onze Manier van Werken en er van ze verwacht wordt dat ze altijd in lijn met de gegeven richtlijnen handelen. Je eventuele bezorgdheid over gedrag etc. niet voor jezelf hoeft te houden - we willen dat je het ons vertelt, de kwestie meldt en ondersteuning vraagt als je die nodig hebt. Onze Manier van Werken geldt voor iedereen bij Belron®. Het beschermt ons en onze uitstekende normen en waarden. Bovendien biedt het ons de zekerheid dat we binnen onze bedrijfstak, en ook daarbuiten, de absolute leider blijven.

Onze Principes | Onze Manier van Werken 7


Hoe we deze gedragscode toepassen

Onze ethische gedragscode is bedoeld om de richtlijnen voor onze principes Integriteit, Respect en Vertrouwen duidelijk te maken en om Onze Manier van Werken binnen heel Belron® na te leven. De normen gelden voor de gedragswijze van alle medewerkers binnen Belron®, zowel voor de directieleden alsook voor de net aangestelde medewerker.

Onze Manier van Werken is opgedeeld in drie delen, ieder deel beschrijft de manier waarop we als onderneming functioneren::

We hebben deze gedragscode opgesteld om iedereen duidelijk te maken wat de juiste handelswijze is, bijvoorbeeld tijdens gesprekken met collega’s, als we zakendoen met klanten of in situaties waar leveranciers bij betrokken zijn. Tijdens je werkzame leven kun je soms te maken krijgen met moeilijke situaties, en deze code helpt dan om je door dergelijke situaties heen te slaan. Soms denk je dat je gezond verstand gebruiken voldoende is, en dat is ook vaak zo, maar in sommige gevallen ligt de juiste handelswijze niet altijd voor de hand. Onze Manier van Werken is bedoeld als ondersteuning en basis voor onze zakelijke beslissingen die we dagelijks nemen.

In de verschillende paragrafen staat een toelichting op de beleidsregels die betrekking hebben op de desbetreffende relaties. Het beleid wordt uitgelegd, de verwachte gedragsnormen zijn helder verwoord en elk beleid wordt steeds geïllustreerd met een onderdeel Vraag & Antwoord (V&A), waarin duidelijk wordt hoe problemen kunnen ontstaan en hoe we ermee omgaan en ze oplossen. Er kunnen zich uiteraard altijd situaties voordoen, die niet met zoveel woorden in dit document beschreven staan.

• • •

8 Toepassen van Deze Gedragscode | Onze Manier van Werken

Hoe We Met Elkaar Omgaan Hoe We Met Anderen Omgaan Hoe We Zakendoen

Stel jezelf altijd de volgende vragen:

• • • • •

Is wat ik doe legaal? Is het in lijn met onze basisprincipes Integriteit, Respect en Vertrouwen? Als een vriend of familielid mij naar mijn acties vraagt, zou ik daar dan gemakkelijk over kunnen vertellen? Zou wat ik doe de reputatie van het bedrijf in gevaar kunnen brengen? Wie wordt door mijn beslissing geraakt en zouden ze deze als onethisch ervaren? Door jezelf deze vragen te stellen, voordat je actie onderneemt, ben je beter in staat om de keuzes af te wegen en een beslissing te nemen. Mocht je toch nog twijfels hebben, vraag dan advies aan je manager en overleg de kwestie met hem/haar voordat je verdere stappen onderneemt.

Toepassen van Deze Gedragscode | Onze Manier van Werken 9


Belangrijk om te onthouden We Willen Dat Je Erover Praat Voor ons zakelijke succes is het belangrijk dat we ons allemaal op ons gemak voelen om te praten over het nemen van moeilijke beslissingen, en het oplossen van gevoelige zaken en situaties. Het is bovendien niet minder belangrijk dat we in vertrouwen de aandacht vestigen op gedrag dat we onacceptabel vinden en in strijd achten met deze gedragscode. Iedere in goed vertrouwen gemaakte melding of ingediende klacht over gedrag van anderen binnen de onderneming, zal serieus worden behandeld. Uitgesproken zorgen zullen grondig worden onderzocht, altijd op een eerlijke en efficiënte manier. Represailles of vergelding voor het rapporteren van eventuele schendingen worden op geen enkele wijze geaccepteerd. Dergelijk gedrag is volledig in strijd met onze basisprincipes en de geest van deze gedragscode. Indien je vragen hebt over Onze Manier van Werken of hoe je juist moet handelen in een bepaalde situatie, vraag dan eerst je lijnmanager om advies. Als je manager niet beschikbaar is, of als je dit liever niet met je manager bespreekt, kun je ook contact op nemen met een senior HR-manager, het Belron® Ethisch Team, of maak gebruik van de Vertel-het-ons-lijn (meer hierover in de volgende paragraaf).

10 Belangrijk om te onthouden | Onze Manier van Werken

Hulp & Advies is Beschikbaar Belron® breidt wereldwijd uit en vindt het daarom absoluut belangrijk dat alle medewerkers bekend zijn met Onze Manier van Werken, en over de middelen beschikken voor een juiste handelswijze. Vraag om advies als je dat nodig hebt, en weet, dat als je om hulp vraagt, je deze ook krijgt. Wetgeving, Lokale Gewoontes en Beleid Hier vind je een aantal basisregels die binnen de Belron® groep gelden. Voor sommige van onze zakelijke activiteiten, of wanneer er strengere lokale wetten en regels gelden, zullen we in bepaalde situaties aanvullende regels hanteren. Het is de verantwoordelijkheid van iedere medewerker ervoor te zorgen dat hij/zij op de hoogte is van alle aanvullende beleidsregels en procedures en/of van kracht zijnde lokale weten regelgeving. De wet dient te allen tijde te worden nageleefd. Managers hebben extra verantwoordelijkheden Het is de taak van managers en leidinggevenden ervoor te zorgen dat hun medewerkers op de hoogte zijn van deze gedragscode en de regels begrijpen en naleven. Het is daarnaast de verantwoordelijkheid van managers de richting aan te geven, eventuele kwesties bespreekbaar te maken en daar op een professionele en juiste manier mee om te gaan.

V

Waarom hebben we een ethische gedragscode nodig?

V

Wat voor soort vragen kan ik als manager verwachten?

A

Met deze ethische gedragscode maakt Belron® duidelijk dat we een bedrijf zijn dat haar verantwoordelijkheden kent. We leggen uit wat er van ieder van ons wordt verwacht om ervoor te zorgen dat onze handelswijze in lijn is met onze basisprincipes Integriteit, Respect en Vertrouwen. Daarnaast verwijst de code naar andere belangrijke beleidsregels en richtlijnen die we bij Belron® hanteren.

A

V

Staat in deze gedragscode alles wat ik moet weten over mijn werk?

Er wordt van je verwacht dat je ondersteuning biedt in alle zaken die te maken hebben met de gedragscode en het beleid van Belron® waarover je team vragen stelt of waarover bij teamleden onzekerheid bestaat over de juiste handelswijze. Zodra je vermoedt dat een wet of beleidsregel wordt geschonden, dien je dit te rapporteren. In dergelijke gevallen, is je lijnmanager doorgaans het eerste aanspreekpunt. Maar er bestaan ook andere kanalen, zo kun je terecht bij je General Manager of Hoofd HR, het Belron® Ethics Team, of als je liever met iemand anders wilt praten, is er ook nog de Vertel-het-ons-lijn.

A

Nee. Het is onmogelijk om in de gedragscode alle details van ons beleid en onze procedures te beschrijven. Het bevat ook geen informatie over de technische aspecten en de vaardigheden die je nodig hebt om je functie professioneel en met vertrouwen uit te oefenen.

Tot het moment dat het nodig is de identiteit van de persoon die een klacht heeft ingediend openbaar te maken, dien je alle aan jouw gemelde kwesties als vertrouwelijk te behandelen.

Je bent zelf verantwoordelijk om je op de hoogte te stellen van het beleid, de procedures en de geldende weten regelgeving, die je in je functie nodig hebt. De afdeling Personeelszaken helpt je graag met de beleidsregels die op jouw functie van toepassing zijn. Deze gedragscode is een soort gids die je vertelt hoe je moet handelen in situaties die een ethisch dilemma oproepen. Verder geeft het je inzicht in de Belron®-principes Vertrouwen, Integriteit en Respect en beschrijft het Onze Manier van Werken. Belangrijk om te onthouden | Onze Manier van Werken 11

Vertel Het Ons De Vertel-Het-Ons-Lijn Als werknemer heb je de verantwoordelijkheid om eventuele schendingen van de wet, regels of deze gedragscode kenbaar te maken. Je meldt je vermoedens in eerste instantie aan je lijnmanager of een andere senior manager binnen het bedrijf. Daarnaast hebben we voor alle medewerkers een Vertel-het-ons-lijn in het leven geroepen. Dit is een onafhankelijke, vertrouwelijke lijn die je kunt gebruiken om eventuele vermoedens over ethische kwesties binnen het bedrijf uit te spreken, of melding te maken van mogelijk schending van de wet of de regels van deze code. De Vertel-het-ons-lijn wordt beheerd door een onafhankelijk extern bedrijf. Je belt met een speciaal opgeleid team dat bekend is met Onze Manier van Werken. Als je een vermoeden via de Vertel-het-ons-lijn kenbaar maakt, kun je er zeker van zijn dat je, als je daarom vraagt, anoniem blijft. Zodra je met de Vertel-het-ons-lijn belt, wordt een rapport opgemaakt en zorgen we ervoor dat er met zorg naar je vermoeden wordt gekeken. Afhankelijk van de aard van je klacht, zal er een officieel onderzoek worden gestart.

12 Vertel Het Ons | Onze Manier van Werken

V

Hoe werkt de Vertel-het-ons-lijn?

A

A Je kunt de Vertel-het-ons-lijn telefonisch of via e-mail contacteren. De namen van de contactpersonen vind je op het intranet en op de achterkant van Onze Manier van Werken.

V

Met wie neem ik contact op als ik ergens mee zit? Mijn manager heeft het altijd erg druk - zal ik dan de Vertel-het-ons-lijn maar contacteren?

A

A Je lijnmanager is er om je te helpen met alle mogelijke kwesties waarmee je rondloopt. Hij/ zij heeft speciale training gevolgd om je vraag af te handelen. Je lijnmanager zou altijd je eerste aanspreekpunt moeten zijn - maar als je liever niet met hem/haar praat, om welke reden dan ook, dan kun je ook een andere senior manager aanspreken. Als ook zij niet bereikbaar zijn, dien je gebruik te maken van de Vertel-het-ons-lijn. Het is vooral belangrijk dat je met ons praat over alle zorgen en vermoedens die je hebt op het gebied van gedragsvormen die niet in lijn zijn met onze principes of Onze Manier van Werken.

V

De kwestie waarover ik me zorgen maak, betreft mijn manager. Wat moet ik doen?

A

A Gebruik de Vertel-het-ons-lijn. Alle meldingen worden vertrouwelijk behandeld en als je dat wilt, wordt je melding anoniem geregistreerd. Het is altijd het beste om eventuele vermoedens te melden en alle meldingen zullen in goed vertrouwen worden behandeld.


Hoe We met Elkaar Omgaan We brengen een groot deel van ons leven op het werk door. Het is dan ook belangrijk dat de werkomgeving en onze relatie met collega’s goed zijn. Onze basisprincipes Integriteit, Respect en Vertrouwen zijn bedoeld om onze manier van samenwerken en onze omgang met elkaar te verbeteren. We willen een goede werkgever zijn waar iedereen graag werkt en daarom streven we ernaar om een positieve, verantwoordelijke en open werkomgeving te creëren. In het volgende deel vind je een beschrijving van de manier waarop we bij Belron® met elkaar omgaan.

Hoe We met Elkaar Omgaan 15

Gezondheid, Veiligheid & Beveiliging

We moeten allemaal ons best doen om een bedrijfscultuur te creëren die een proactieve houding ten aanzien van gezondheid en veiligheid stimuleert. Dit kan door naleving van de wetten en regels die voor de verschillende locaties en ons type werk gelden. Iedereen krijgt van ons de juiste training om over de vaardigheden te beschikken die hij/zij nodig heeft voor een goede uitoefening van zijn/haar functie. Om onze technische mensen in staat te stellen volgens de hoogste technische normen te werken, worden zij bovendien getraind in veiligheidsprocedures. We streven ernaar om de risico’s die onze werkomgeving met zich mee brengt te minimaliseren, en zullen alles wat gevaar oplevert voor de gezondheid, de veiligheid en de beveiliging rapporteren. Dit betekent dat we alle regelen wetgeving, in elk land waarin we actief zijn, zullen naleven of zelfs overtreffen. Wat we moeten doen: De in het bedrijf geldende regels voor gezondheid en veiligheid kennen en naleven, deze regels een vast onderdeel van onze dagelijkse werkzaamheden maken en erop letten dat onze handelswijze in lijn is met de procedures die bij onze functie horen. Dit betekent ook dat deze regels voor iedereen duidelijk en toegankelijk moeten zijn.

Weten dat iedereen die in een auto van, of voor Belron® rijdt, zich altijd aan de verkeersregels moet houden en op een verantwoorde wijze dient te rijden. Dit betekent dat je in het bezit bent van een geldig rijbewijs en met een oplettende rijstijl de weg opgaat. De nodige stappen ondernemen om ongelukken en lichamelijk letsel aan onszelf, onze collega’s en anderen te voorkomen.

V

Ik ben er net achtergekomen dat een van onze chauffeurs heeft gelogen tijdens zijn sollicitatie, hij heeft een vals rijbewijs en is nog te jong. Hij zegt dat zijn familie financiële problemen heeft en wil heel graag bij ons aan het werk. Tot nu toe heeft hij zich een harde werker getoond en nooit problemen veroorzaakt. Wat moeten we doen?

V

Een van mijn collega’s werkt voortdurend zonder de vereiste persoonlijke veiligheidsuitrusting. Hij werkt al meerdere jaren bij het bedrijf en draagt een oude veiligheidsbril die niet meer wordt gebruikt en die waarschijnlijk niet eens meer veilig is. Hij heeft meer ervaring dan ik en zegt dat hij wel weet wat hij doet. Wat moet ik doen?

A

Helaas, we moeten de wet naleven en mogen geen chauffeurs aannemen die niet over een geldig rijbewijs beschikken. Je moet met de chauffeur gaan praten en hem vertellen dat het, voor zijn eigen veiligheid en voor die van anderen, niet mogelijk is zijn werk zonder rijbewijs uit te voeren. Je kunt ook met iemand van HR gaan praten om te kijken over er alternatieve functies in ogenschouw kunnen worden genomen.

A

Als het om veiligheid gaat, moeten we onze verantwoordelijkheid naar anderen nemen en onveilig gedrag aan de kaak stellen. In eerste instantie kun je je collega eraan helpen herinneren waarom het zo belangrijk is om veiligheidskleding etc. te dragen. Als je dat hebt gedaan of als je je niet zeker voelt om deze kwestie met je collega te bespreken, dan dien je het te rapporteren aan je lijnmanager.

V

Ik heb nog niet zo lang geleden een ongeluk gehad op het werk omdat er een stuk vloerbedekking loszat. Ik heb me niet verwond, maar iemand zei tegen mij dat ik het toch moest gaan melden. We hebben in onze regio een bijzonder goede veiligheidsstatus en die wil ik niet in gevaar brengen.

A

Je moet ieder incident of bijna-incident dat een ongeluk kan veroorzaken onder de aandacht van je manager brengen. Hierdoor kunnen we problemen oplossen voordat deze tot ernstige ongelukken leiden en er voor zorgen dat onze werkomgeving zo veilig mogelijk is.

Onveilig gedrag aan de kaak stellen, verantwoordelijkheid voor de veiligheid van onszelf en anderen nemen en zo snel mogelijk melding maken van ongelukken of andere zaken die letselschade of gevaar op de werkplek kunnen veroorzaken. Zorgen dat we de juiste cursussen hebben doorlopen en goed toegerust zijn om ons werk te kunnen doen, en eventuele risico’s op een verantwoorde wijze het hoofd te bieden. Dit betekent ook dat we altijd de vereiste beschermende kleding/uitrusting dragen, en dat we niet alleen op de hoogte zijn van de voor de taak vereiste veiligheidsprocedures, maar deze ook toepassen. Streven naar het creëren van eerlijke, transparante en stimulerende werkomstandigheden en naar het in standhouden van professionele faciliteiten. Voorkomen dat anderen in situaties terechtkomen die hun veiligheid in gevaar kan brengen.

16 Gezondheid, Veiligheid & Beveiliging | Hoe We met Elkaar Omgaan

Gezondheid, Veiligheid & Beveiliging | Hoe We met Elkaar Omgaan 17


Gezondheid en veiligheid vereist van ieder van ons dat we elkaars welzijn bij alles wat we doen respecteren. We verwachten dat iedereen bij Belron® meewerkt aan het creëren van een veilige werkomgeving voor medewerkers, klanten en leveranciers.

Drugs & Alcohol

Werken onder invloed van alcohol of drugs kan gevaar voor onszelf en anderen opleveren. We streven naar een bedrijfscultuur waarbinnen drinken wordt geaccepteerd, maar alleen op geschikte momenten en in een mate die geen gevaar oplevert. Bezit van drugs op het bedrijfsterrein en in de gebouwen, inclusief bedrijfswagens, is te allen tijde verboden.

18 Drugs & Alcohol | Hoe We met Elkaar Omgaan

Wat we moeten doen: Ons ervan bewust zijn dat het bedienen van een machine of het rijden onder invloed van alcohol of drugs in strijd is met de wet en deze gedragscode, en dat het jouw leven en dat van anderen in gevaar brengt. Over deze gedragscode praten met collega’s die op ongeschikte momenten in de verleiding komen alcohol te drinken. Als je vermoedt dat een van je collega’s onder invloed van drugs of alcohol verkeert, dien je dit aan je lijnmanager of de afdeling HR te rapporteren.

V

Ik zag dat een van mijn collega’s een blikje bier in de afvalbak gooide toen hij uit zijn busje stapte. Wat moet ik doen?

A

Alcohol kan onze rijvaardigheid en de manier waarop we ons werk verrichten in gevaar brengen. Tijdens werkuren dienen de gezondheid en de veiligheid van onze medewerkers en klanten altijd op de eerste plaats te komen. Het feit dat je collega een blikje in de afvalbak gooide, wil nog niet zeggen dat hij heeft gedronken, maar het is beter om je manager ervan op de hoogte te stellen. Hij/zij kan het voorval dan direct met je collega bespreken. Buiten dat feit om, is het bijzonder onprofessioneel om rond te rijden met alcohol in onze auto’s.

V

Een van mijn collega’s heeft mij verteld dat hij drugs gebruikt, maar nooit tijdens het werk. Het is een goede vriend van me en ik maak me zorgen om hem. Maar ik wil zijn vertrouwen niet beschamen. Moet ik dit aan mijn manager vertellen?

A

Elkaar respecteren betekent ook dat we elkaar helpen. Vraag je vriend of hij hulp nodig heeft. Als je hem nog nooit onder werktijd drugs hebt zien gebruiken en je ook niet denkt dat hij onder invloed aan het werk is, dan hoef je het niet aan je manager te vertellen. Maar zodra je het gevoel hebt dat er iets is veranderd, moet je onmiddellijk met je manager gaan praten. Je vriend kan zichzelf en anderen in gevaar brengen.

Drugs & Alcohol | Hoe We met Elkaar Omgaan 19


Respect hebben voor de veiligheid van anderen houdt ook in dat we voor onszelf zorgen en dat we verantwoording nemen voor onze acties, en anderen niet in gevaar brengen.

Discriminatie, Intimidatie & Pesten De beste manier om discriminatie uit de wereld te helpen is respect tonen. We streven ernaar een werkomgeving te creëren waarin iedereen wordt gewaardeerd en met respect wordt behandeld. Daarnaast stimuleren we diversiteit op de werkplek. We moeten allemaal ons best doen om relaties aan te gaan die respectvol, zakelijk en onbevooroordeeld zijn, zonder intimidatie en geweld. In onze business units zullen we zorgen voor beleid dat deze ambitie ondersteunt. We verwachten dat iedereen op een eerlijke en beleefde manier met anderen omgaat. We moeten samen een werkomgeving creëren waarbinnen mensen zich vrij voelen om vragen te stellen, kritiek te uiten, elkaar te stimuleren, complimenten te geven en erkenning voor elkaar te tonen. We mogen er allemaal vanuit gaan dat we waardig en met respect zullen worden behandeld en dat iedereen een eerlijke behandeling krijgt. Wat we moeten doen: Nooit meedoen aan pesterijen en iemand onderwerpen aan verbaal, racistisch, psychisch, fysiek, seksueel, of enige andere vorm van intimidatie of misbruik.

Ons ervan bewust zijn dat iedere vorm van discriminatie op basis van ras, nationaliteit, godsdienst, leeftijd, fysieke beperking, geslacht, burgerlijke staat, seksuele voorkeur, zwangerschap, lidmaatschap van een vakbond of politieke partij door medewerkers bij Belron® niet wordt geaccepteerd. Ons ervan bewust zijn dat ieder gedrag dat deze regels schendt, nooit ofte nimmer zal worden getolereerd. Onwenselijke of onwettelijke gedragingen moeten we in de kiem smoren, zodra we ervan op de hoogte zijn. Daarnaast wordt er van iedereen verwacht dergelijke gedragsvormen, zodra we ze waarnemen, te rapporteren. Op de hoogte zijn van de weten regelgeving voor eerlijke en gelijke behandeling en deze naleven. Ervoor zorgen dat we beschikken over de juiste procedures om, mocht een dergelijk geval zich voordoen, we dit onmiddellijk en doeltreffend kunnen afhandelen. Eerlijk en onbevooroordeeld zakendoen. Medewerkers inhuren, opleiden en promotie geven op basis van hun vaardigheden en geschiktheid voor de functie. Ervoor zorgen dat onze zakelijke partners, leveranciers en klanten op de hoogte zijn van ons streven naar gelijke kansen en diversiteit.

20 Discriminatie, Intimidatie & Pesten | Hoe We met Elkaar Omgaan

Mijn lijnmanager houdt er hoge normen op na en verwacht dat wij en de afdeling goed presteren. Maar hij kan soms nogal intimiderend zijn en heeft enkele opmerkingen gemaakt die persoonlijk beledigend voor sommige teamleden waren. Zijn gedrag beïnvloedt de werklust en er zijn al mensen die praten over weggaan. Wat moet ik doen?

A

Intimiderend gedrag of gedrag waardoor iemand zich gepest voelt, op welk bedrijfsniveau dan ook, is volledig onacceptabel binnen Belron®. Praat in eerste instantie met je manager over deze kwestie en leg hem uit waarom je zijn gedrag ongepast vindt. Als hij zijn gedrag niet verandert of als je je niet op je gemak voelt om hierover met hem te praten, kaart de kwestie dan aan bij je contactpersoon bij HR, of meldt het via de Vertelhet-ons-lijn.

V

We hebben een nieuwe vrouwelijke collega. Ze heeft een opmerking gemaakt over een kalender in de keuken met daarop modellen in badpak. Deze kalender hangt daar altijd al en we begrijpen niet dat zij daar een probleem mee heeft.

A

We moeten proberen om onze werkomgeving voor iedereen in het team zo aangenaam mogelijk te maken. Je collega voelt zich geïntimideerd door de kalenderfoto’s en dit heeft invloed op haar werk en de tijd die ze er doorbrengt. Door de kalender te verwijderen, laat je zien dat je haar respecteert en welkom heet in het team.

V

We hebben een sollicitatie ontvangen van een jonge vrouw voor de functie van technicus. Er komt bij deze baan heel wat zwaar tilwerk kijken en er moet mogelijk tot ‘s avonds laat en in ploegen worden gewerkt. Moet ik haar afwijzen voor een sollicitatiegesprek?

A

Daarmee zou je niet alleen deze gedragscode schenden, maar breek je mogelijk ook de wet. Als de kandidaat over de juiste vaardigheden voor de baan beschikt, mag hij/zij niet worden gediscrimineerd en dient de persoon in aanmerking te komen voor een sollicitatiegesprek en de functie, ongeacht leeftijd of geslacht.

Discriminatie, Intimidatie & Pesten | Hoe We met Elkaar Omgaan 21


V

Belangenverstrengeling

Het is niet toegestaan om informatie die we tijdens ons werk verkrijgen, te gebruiken voor eigenbelang of belangen van onze familie, vrienden of derden. Belangenverstrengeling houdt o.a. in kennis gebruiken voor persoonlijk voordeel en opdrachten toekennen aan een leverancier omdat deze leverancier eigendom is van, beheerd wordt door, of een familielid of vriend in dienst heeft. Persoonlijke belangen of belangen van onze naaste familie of ons gezin die betrekking hebben op het handelen van de onderneming, dienen te worden gemeld. Want zelfs de schijn van belangenverstrengeling kan de reputatie van ons bedrijf al schade toebrengen.

Wat we moeten doen: Situaties vermijden waarin persoonlijke belangen conflicterend zijn met die van Belron® en/of haar business units. Onze functie binnen Belron® nooit ofte nimmer gebruiken voor eigen voordeel of voor dat van iemand die we direct of indirect kennen. Ons ervan bewust zijn dat de beste manier om met belangenverstrengeling of mogelijke belangenverstrengeling om te gaan, is hiervan volledig en onmiddellijk melding te maken bij je lijnmanager. Ervoor zorgen dat we ons ervan bewust zijn dat belangenverstrengeling kan ontstaan met gezinsleden, leden van je huishouden, of met iemand anders waardoor je bewust of onbewust werd beïnvloed of waarmee je in contact bent geweest. Ons realiseren dat we iedere, nog niet eerder aan het licht gebrachte vorm van belangenverstrengeling serieus zullen nemen.

V

Een familielid van mij is op zoek naar een baan en binnen mijn team is een vacature waarvoor hij volgens mij perfect is. Maar ik durf dit niet voor te stellen omdat hij familie van me is. Wat moet ik doen?

A

Als jij denkt dat deze persoon geschikt is, vertel dit dan aan de afdeling HR of de verantwoordelijke voor het werven van personeel. Maar je mag je verder niet met de sollicitatieprocedure bemoeien en het mag ook niet gaan om een functie die onder jouw directe leiding staat.

V

Mijn zus is een drukkerij begonnen en ze wil graag leverancier van Belron® worden. Mag ik haar informatie geven over projecten binnen het bedrijf waarvoor drukwerk mogelijk wordt uitbesteed? Ik bekleed geen functie die mij in staat stelt een beslissende stem bij te hebben bij het verdelen van contracten voor drukwerk, maar mag ik haar wel naar de juiste persoon binnen het bedrijf verwijzen?

A

Ook als je niet direct betrokken bent bij het toekennen van drukwerkcontracten, dien je te voorkomen dat je de indruk wekt van belangenverstrengeling. Leg je zus het bedrijfsbeleid uit, vertel je manager dat ze interesse heeft en vraag haar om zelf contact op te nemen met de inkoopafdeling of de verantwoordelijke projectmanager. Voorkom dat je betrokken raakt bij de zakelijke relatie. Dat betekent dat je niet moet proberen betrokken te zijn bij eventuele presentaties die je zus geeft om het zakelijke contract binnen te halen.

Op de hoogte zijn van het feit dat General Managers of een lid van het GLTM een Bekendmakingformulier Belangenverstrengeling dienen te ondertekenen.

22 Belangenverstrengeling | Hoe We met Elkaar Omgaan

Belangenverstrengeling | Hoe We met Elkaar Omgaan 23


Zodra onze reputatie wordt beschadigd, lijdt onze persoonlijke en ook zakelijke integriteit daaronder. Het is de taak van ons allemaal om situaties te vermijden waarin onze directe of indirecte persoonlijke belangen conflicterend zijn met de belangen van Belron® of een van onze business units.

Gebruik van Bedrijfsmiddelen

Onder bedrijfsmiddelen verstaan we tijd, fysieke en intellectuele eigendommen en deze mogen uitsluitend voor zakelijke doeleinden worden gebruikt. Belron® heeft het recht om het gebruik van de middelen te monitoren en de informatie die je aanmaakt en uitwisselt in te zien. We zullen niet toestaan dat bedrijfsmiddelen voor verkeerde of illegale doeleinden worden gebruikt, en ook niet ten behoeve van persoonlijk voordeel. Wat we moeten doen: Als algemene regel aanhouden dat je persoonlijk gebruik van bedrijfsmiddelen dient te vermijden. Ervan uitgaan dat incidenteel gebruik van communicatiemiddelen, zoals e-mail, telefoon en het internet acceptabel is, maar alleen als dit het uitvoeren van je werkzaamheden niet verstoort en niet leidt tot onredelijke onkosten voor het bedrijf.

Ga op een verantwoorde manier om met bedrijfsmiddelen - en uitrusting en voorkom dat ze zoekraken, beschadigd, verkeerd gebruikt of gestolen worden. Voorkom dat we bedrijfsmiddelen of -eigendom zonder toestemming aan anderen uitlenen, verkopen of doneren. Bedenk dat je in geen enkel geval via onze elektronische communicatiemiddelen en daaraan gerelateerde services illegaal, aanstootgevend, obsceen of anderszins ongepast materiaal, zoals e-mails, documenten of afbeeldingen mag ontvangen, bekijken, downloaden, aanmaken of doorsturen. Installeer geen software en koppel geen hardware op het Belron® systeem dat niet door de ITafdeling is goedgekeurd. Alleen zo kunnen we onze elektronische systemen beschermen tegen ongeoorloofd gebruik en toegang van buitenaf. Volg de bekende richtlijnen op voor het gebruik van de computer, inclusief de toepassing van gebruikersnamen en wachtwoorden, veiligheidsmaatregelen en ons download-beleid voor software en hardware.

24 Gebruik van Bedrijfsmiddelen | Hoe We met Elkaar Omgaan

V

Wat houdt dat precies in “intellectueel eigendom”?

V

A

Dit heeft te maken met wat we maken tijdens ons werk - van de rapporten die we opstellen tot het design van onze merkidentiteit. Alles wat een medewerker tijdens zijn dienstverband bij Belron® maakt, wordt beschouwd als intellectueel eigendom en is daarmee een bedrijfsmiddel.

Ik volg momenteel een avondcursus aan de universiteit om mij verder te bekwamen. Soms gebruik ik de computer en de printer op het werk om mijn opdrachten in te typen en te printen. Ik doe dit in mijn eigen tijd, tijdens de lunch en ‘s avonds. Mag dit?

A

Het is toegestaan om af en toe buiten werktijd de computer te gebruiken, zolang dit maar geen negatief effect heeft op je eigen werkzaamheden voor het bedrijf, en je opdrachten legaal van aard zijn. Buitensporig gebruik dat kan leiden tot hoge kosten voor Belron® wordt als ongepast beschouwd. Praat met je lijnmanager of de afdeling HR voor meer informatie. Je kunt ook het IT-beleid raadplegen. Hierin vindt je uitgebreide informatie over het gebruik van computers, het downloaden van het internet en het installeren van software.

V

Mijn broer werkt voor de concurrent even verderop. Hij heeft mij gevraagd of ik hem een ruit kan lenen die hij binnen enkele dagen zal terugbrengen. Het is mijn broer, dus ik weet dat hij woord zal houden. Is dit okay?

A

Dit is niet alleen belangenverstrengeling, maar ook nog eens misbruik van de bedrijfsvoorraden. Als je broer de ruit niet terugbrengt, kun jij van diefstal worden beschuldigd. En ook als hij hem wel terugbrengt, hoe weten we dan of deze van dezelfde kwaliteit is? Bovendien kan het nu gebeuren dat wij een klant niet kunnen helpen omdat de ruit bij je broer is. Je mag hem de ruit dus niet lenen.

Gebruik van Bedrijfsmiddelen | Hoe We met Elkaar Omgaan 25


Belron® gaat ervan uit dat haar medewerkers geen misbruik maken van de bedrijfsmiddelen. Om onze zakelijke doelstellingen te bereiken, stellen we bedrijfsmiddelen beschikbaar aan alle medewerkers, om hen zo de benodigde tools te bieden om succesvol te zijn.

Teruggeven

Belron® is zich bewust van het belang onze gemeenschappen te steunen en we zijn ervan overtuigd dat dit de beste manier is om iets terug te geven aan diegenen die dat daadwerkelijk nodig hebben. We doen dit door middel van onze Teruggeef-strategieën, waaraan onze lokale business units handen en voeten geven. We ondersteunen graag iedere actie van alle business units die ervoor zorgt dat we als bedrijf een positieve bijdrage leveren aan de landen en gemeenschappen waarin we actief zijn.

26 Teruggeven | Hoe We met Elkaar Omgaan

Wat we moeten doen: Op een verantwoorde manier hulp bieden door alleen de erkende goede doelen te ondersteunen. We zijn ons ervan bewust dat er goede doelen en instanties bestaan die we als bedrijf niet kunnen steunen, en we zullen hier dan ook geen donaties aan doen. Raadpleeg het Teruggeef-beleid op de webpagina over ethische zaken voor meer informatie. Ervoor zorgen dat we geen fondsen of middelen aanspreken ter ondersteuning van activiteiten die niet in het Teruggeef-beleid vermeld staan, en voorkomen dat we uit naam van Belron® doneren op verzoek van een klant of zakenpartner zonder hiervoor eerst toestemming van de Financiële Directeur te hebben gekregen.

V

Een leverancier heeft mij gevraagd om hem te sponsoren voor de marathon. Mag ik dit doen?

A

Er komt een bedrijfsbeleid dat het maken van donaties en/of het sponsoren uit naam van de onderneming zal regelen. Vraag, voordat je afspraken maakt, je lijnmanager of de afdeling HR in welke mate je lokaal ondersteuning kunt geven en transparant dient te handelen.

V

Ik ben vrijwilliger in een lokaal ziekenhuis en ik wil graag dat Belron® hier meer bij betrokken is. Hoe pak ik dit aan?

A

Voordat je uit naam van Belron® ook maar iets toezegt, moet je met je lijnmanager praten, hij/zij zal je uitleggen wat ons beleid is voor betrokkenheid als bedrijf en persoonlijk vrijwilligerswerk. Belron® is voorstander van het ondersteuning bieden aan de gemeenschap en deelname aan goede doelen, maar het is belangrijk dat dit strookt met het Teruggeefbeleid van je business unit. Het kan zijn dat er mogelijkheden zijn voor verdere actie, maar je moet je wel realiseren dat we onze ondersteuning aan goede doelen moeten beperken, om zo beter gefocust te blijven op onze verrichtingen op dit gebied; en dat is geen gemakkelijke beslissing.

Ons realiseren dat een financiële bijdrage een belangrijk voordeel kan opleveren voor de betrokken gemeenschap of het goede doel, maar het actief betrokken zijn levert soms pas echt meerwaarde op. We moeten dergelijke kansen, en onze financiële bijdragen met zorg uitkiezen.

Teruggeven | Hoe We met Elkaar Omgaan 27


We nemen onze rol als bedrijfsmatige burger bijzonder serieus en teruggeven vormt een belangrijk onderdeel van Onze Manier van Werken. We willen een vooraanstaande rol spelen in onze lokale, nationale en wereldwijde gemeenschappen door onze principes hoog te houden en onze medewerkers aan te moedigen dit ook te doen.

contents

Hoe We met Anderen Omgaan De relatie met onze leveranciers vervult bovendien een sleutelrol in ons succes. Om onze klanten waarde te kunnen leveren, werken we nauw samen met verzekeraars. En als mondiaal bedrijf, beschikken we over een wereldwijde leverketen. Onze zakenpartners verwachten van ons dat we in alles eerlijk handelen, bij iedere zakelijk aspect. Dit door ons afgedwongen respect van onze partners speelt een cruciale rol bij Onze Manier van Werken. In dit deel richten we ons op het opbouwen en handhaven van onze reputatie. Een reputatie die gebaseerd is op onze directe service aan onze klanten en onze samenwerking met leveranciers en partners.


Hoe We met Anderen Omgaan 29


Ons doel is onze klanten altijd weer tevreden te stellen. Onze reputatie en het realiseren van deze ambitie zijn in belangrijke mate afhankelijk van het vertrouwen dat anderen in onze professionele vaardigheden en in de kwaliteit van de door ons geleverde diensten hebben. Dit is gebaseerd op het vertrouwen dat ze in onze service, en in onze integriteit als wereldmerk hebben.

Omgaan met Onze Klanten

Integriteit, respect en vertrouwen staan bij de relaties die we met onze klanten onderhouden centraal. Het handhaven van de hoge kwaliteit van onze klantenservice is cruciaal voor Belron® als we marktleider in onze sector en daarbuiten willen worden.

We zullen voortdurend de vinger aan de pols houden om te weten te komen welk gevoel er bij de klanten leeft en hoe we ze een nog betere service kunnen leveren. En mensen die nu al uitblinken in het leveren van uitmuntende service zullen we in het zonnetje zetten en hun succes vieren. We zullen snel en op een positieve manier reageren op klachten, claims en verzoeken van klanten en we willen er alles aan doen om van een ontevreden klant onze grootste ambassadeur te maken.

Ernaar streven om relaties met onze klanten op te bouwen en hun ervaring met Belron® nog verder verbeteren. Op een eerlijke en aannemelijke manier met iedere klant communiceren, en niet misleidend overkomen. Ervoor zorgen dat onze klanten altijd goed op de hoogte zijn. Alle vragen en verzoeken van klanten individueel afhandelen.

V

A

Ik was onderweg naar een klus toen ik me bedacht dat ik mijn uniform was vergeten. Ik dacht dat het beter was om de klus te klaren en niet terug te rijden met het risico dat ik te laat zou zijn. Onze klanten waarderen en vertrouwen het merk Belron® en jij bent tijdens werktijd de ambassadeur van het bedrijf. Je uniform geeft de klant het vertrouwen dat hij service van topkwaliteit mag verwachten en ook krijgt. We moeten daarom de tijd nemen om ieder klantcontact tot een superervaring te maken, en er professioneel uitzien is daar een belangrijk onderdeel van.

V

Toen ik vorige week een voorruit aan het vervangen was, heb ik per ongeluk een kras op de BMW van de klant gemaakt. Wat moet ik doen?

A

Eerlijkheid is altijd de beste weg, het maakt niet uit wat er is gebeurd. We geloven in open en eerlijk zijn en willen onze fouten toegeven. Vertel het onmiddellijk aan je lijnmanager, hij/ zij zal je helpen de klant te informeren over het onfortuinlijke incident en de juiste maatregelen nemen.

Onze partners alleen het door ons uitgevoerde werk in rekening brengen. Ons aansprakelijk tonen voor schade aan een voertuig waarvoor wij verantwoordelijk zijn.

30 Omgaan met Onze Klanten | Hoe We met Anderen Omgaan

Omgaan met Onze Klanten | Hoe We met Anderen Omgaan 31


In de omgang met onze klanten zullen we ons open en eerlijk tonen en we zullen dit ook in al onze besluitvorming zijn.

Wat we moeten doen: Er altijd professioneel uitzien en ook professioneel handelen.

Kwaliteit van Onze Diensten & Producten Wat we moeten doen: Ons volledig inzetten om producten en service van topkwaliteit aan onze klanten te leveren.

We hanteren strenge veiligheids- en kwaliteitsspecificaties voor alle ruiten die we kopen en produceren, en deze gelden ook voor de manier waarop we ze afleveren en plaatsen. We kopen onze ruiten en lijmen uitsluitend bij erkende leveranciers. Dit zijn in de meeste gevallen dezelfde leveranciers waarop ook voertuigfabrikanten wereldwijd standaard een beroep doen voor hun productie.

Iedere ruit grondig inspecteren voordat we deze plaatsen en controleren of het om een goedgekeurde ruit gaat die voorzien is van de benodigde wettelijke keurmerken en voldoet aan de veiligheidsnormen. Een voorinspectie uitvoeren van de auto, indien mogelijk, in aanwezigheid van de berijder zelf, om diens toestemming te krijgen. Is dit niet mogelijk, dan informeer je je manager over de aanwezigheid van eventuele schade voordat je aan de klus begint. Laat het onze branchemanager weten als de berijder niet aanwezig is. Ervoor zorgen dat we de juiste werkprocedures volgen en uitsluitend gebruik maken van goedgekeurd Belron® materiaal, zoals beschreven staat in het Technische Handboek.

V

A

Ik weet dat een van mijn collega’s een paar stappen van de gestelde procedure heeft overgeslagen bij het vervangen van een autoruit. Ik weet ook wel dat de werkdruk deze maand bijzonder hoog was en dat we onder grote druk stonden om alle klussen te klaren. Maar, ik zit er toch wel mee. Moet ik dit met mijn manager bespreken? Komt mijn collega hierdoor in de problemen? Controles zijn niet voor niks in het leven geroepen. Ze zijn van doorslaggevend belang voor het leveren van kwaliteit en het waarborgen van de veiligheid van onze mensen en van die van onze klanten. We kunnen dan ook niet toestaan dat wie dan ook, daar laks mee omgaat. Je dient je lijnmanager hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen. Hij/zij zal deze zaak onderzoeken en afhandelen.

V

We hebben een lading ruiten van een nieuwe leverancier ontvangen en ze voldoen volgens mij niet aan onze gebruikelijke productienormen. Waar moet ik precies op letten en met wie neem ik contact op als ik denk dat mijn vermoedens juist zijn?

A

Voordat we een ruit plaatsen dient deze altijd eerst te worden gecontroleerd. De lading moet worden gecontroleerd op de vereiste veiligheidsnormen en wettelijke keurmerken. Als deze ontbreken, voldoen de ruiten niet aan de door Belron® gestelde eisen. Stel je lijnmanager onmiddellijk op de hoogte, zodra je twijfels hebt over de kwaliteit van onze producten.

Het eigendom van de klant respecteren en alle benodigde maatregelen in acht nemen om dit te beschermen. Raadpleeg het Belron® Technische Handboek voor een overzicht.

32 Kwaliteit van Onze Diensten & Producten | Hoe We met Anderen Omgaan

Kwaliteit van Onze Diensten & Producten | Hoe We met Anderen Omgaan 33


Kwaliteit is van cruciaal belang als we de op vertrouwen gebaseerde relaties met onze klanten in stand willen houden.

Relaties met Onze Leveranciers & Partners

Leveranciers kiezen die de wet naleven en die zijn begaan met het welzijn van hun medewerkers, aannemers, lokale gemeenschappen en andere belanghebbenden.

We zullen onze leveranciers dan ook correct behandelen en relaties met ze opbouwen die zijn gebaseerd op vertrouwen, correcte omgangsvormen en snelheid.

Onze leveranciers volgens de afgesproken voorwaarden betalen en deze uitsluitend na voorafgaand overleg en toestemming wijzigen.

Onze zakenpartners verwachten ook van ons dat we op een eerlijke manier handelen en zaken met ze doen. Wat we moeten doen: Leveranciers kiezen op basis van een helder en eerlijk proces zonder vooroordelen of vriendjespolitiek. Indien mogelijk, de voorkeur geven aan leveranciers die niet alleen aan onze leveringseisen voldoen, maar die ook kunnen aantonen dat ze een verantwoord beleid hanteren op het gebied van sociale- en milieuzaken en hoge ethische gedragsnormen hoog in het vaandel hebben staan.

Ervoor zorgen dat de afgesproken inkoopvoorwaarden voor alle betrokken partijen helder zijn.

De handelspraktijken van leveranciers controleren op kwaliteit en compatibiliteit met Onze Manier van Werken.

V

Waarom hecht Belron® er waarde aan te weten hoe andere bedrijven zakendoen?

V

A

We zijn er verantwoordelijk voor dat alle aspecten van onze activiteiten op een ethische manier worden uitgevoerd en voldoen aan de normen die in Onze Manier van Werken beschreven staan, en dit geldt ook voor andere partijen waarmee we samenwerken. Deze verantwoordelijkheid wordt nog versterkt door ons basisprincipe van integriteit en het willen onderhouden van op vertrouwen gebaseerde relaties tussen Belron® en onze leveranciers. Onze klanten zien ons als één bedrijf en het is dan ook belangrijk dat onze ethische gedragsnormen voor onze eigen activiteiten gelden, maar ook daarbuiten.

Een leverancier heeft bij mij geklaagd over een late betaling van de facturen. Ik heb het contract erop nageslagen en hierin stond ons betalingsbeleid niet echt duidelijk vermeld. Zijn onze betalingsregelingen conform de in de bedrijfstak geldende normen, en hoe en waar vind ik informatie die mij helpt dit beleid aan deze leverancier uit te leggen?

A

Alle Belron® betalingsregels en -beleid worden door de inkoopafdeling en het senior management beheerd. Je dient het contract van deze leverancier met je manager te bespreken en een discussie aangaan met de verantwoordelijke manager van de afdeling Inkoop of Financiën over de binnen het bedrijf geldende regels.

Ons er bewust van zijn dat we relaties met leveranciers zullen beëindigen wanneer deze niet aan onze kwaliteitsnormen en/of handelswijze voldoen. De informatie die we met onze leveranciers uitwisselen als vertrouwelijk behandelen.

34 Relaties met Onze Leveranciers & Partners | Hoe We met Anderen Omgaan

Relaties met Onze Leveranciers & Partners | Hoe We met Anderen Omgaan 35


De relatie met onze zakelijke partners is van doorslaggevend belang voor ons succes en wordt in belangrijke mate ondersteund door onze ethisch principes. We streven ernaar om professionele relaties te ontwikkelen met onze leveranciers. Zo kunnen we een kwaliteit- en efficiëntieniveau realiseren waar beide partijen baat bij hebben.

Gegevensbeveiliging

Wat we moeten doen: Alles mogelijke doen om de vertrouwelijkheid van klant-, werknemers-, leveranciers- en bedrijfsgegevens, en het recht op privacy te waarborgen.

Het is de verantwoordelijkheid van iedereen om op een vertrouwelijke manier om te gaan met gegevens van klanten, medewerkers, leveranciers en de onderneming. Dit geldt ook voor informatie die we van onze zakenpartners hebben ontvangen. En ook voor alle gegevens en vertrouwelijke informatie in contracten met een geheimhoudingsplicht.

Alle persoonlijke informatie die we hebben verzameld tijdens het zakendoen vertrouwelijk behandelen, ervoor zorgen dat deze op een veilige plek wordt bewaard, en alleen toegankelijk is voor diegenen die deze voor erkende, zakelijke doeleinden nodig hebben.

We dienen ons hier allemaal terdege van bewust te zijn en de geldende regels, richtlijnen en wetgeving voor gegevensbescherming en privacy naleven.

De beleids- en procedureregels voor beveiliging, gebruik, beheer, verwijdering en opslag van gegevens in acht nemen. We moeten ons allemaal aan deze procedures houden.

Persoonsgegevens mogen alleen voor zakelijke doeleinden door Belron® worden gebruikt en mogen niet langer worden bewaard dan redelijkerwijs nodig is.

Ons realiseren dat gegevensbescherming en privacy in sommige landen bij wet is geregeld en dat niet-naleving hiervan kan leiden tot strafrechtelijk onderzoek naar individuen en Belron®.

V

A

Mijn collega herstelt thuis van een operatie en ik wil hem graag een beterschapcadeau sturen. Maar de afdeling Personeelszaken weigert zijn privé-adres te geven, ze beroepen zich op de wet op de gegevensbescherming. Maar hier kan toch geen sprake zijn van inbreuk op deze wet, ik ben immers een vriend en collega? De afdeling Personeelszaken handelt juist door het privé-adres niet te geven. We doen er alles aan om vertrouwelijk met medewerkergegevens om te gaan en hun recht op privacy te respecteren. Dergelijke informatie is beveiligd en wordt uitsluitend verstrekt aan diegenen die dit nodig hebben voor specifieke, zakelijke doeleinden. Geef het cadeau af bij Personeelszaken en vraag hen het namens jou naar je collega te sturen.

V

Laatst zag ik een laptop in de kantine die door iemand leek achtergelaten? Aan wie had ik dit moeten rapporteren?

A

Computers bevatten gevoelige gegevens, zowel persoonlijk als bedrijfsmatig, en er dient daarom altijd op een veilige manier mee te worden omgegaan. Als het duidelijk was wie de eigenaar van de computer is, had je de eigenaar erop moeten aanspreken dat hij/zij deze was vergeten. In alle andere gevallen, dien je dit bij je lijnmanager of Personeelszaken te melden. Als je mogelijk vertrouwelijke informatie op het computerscherm hebt gezien, ben je verplicht dit als vertrouwelijke informatie te behandelen en geheim te houden.

Neem je verantwoordelijkheid bij het opslaan van klant-, werknemer-, of bedrijfsgegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn of waartoe wij toegang hebben.

36 Gegevensbeveiliging | Hoe We met Anderen Omgaan

Gegevensbeveiliging | Hoe We met Anderen Omgaan 37


We hebben allemaal recht op privacy en we moeten erop kunnen vertrouwen dat we als bedrijf dit recht niet zullen schenden. Het door ons openbaar maken van persoonlijke gegevens zou onze activiteiten mogelijk kunnen schaden.

Geschenken & Uitnodigingen Geschenken, uitnodigingen en entertainment kunnen helpen om zakelijke relaties te ontwikkelen en te onderhouden.

We moeten te allen tijde onze integriteit bewaren, en door het accepteren van bepaalde types geschenken kan dit principe behoorlijk worden ondermijnd. Uitnodigingen of geschenken die kunnen worden beschouwd als voordeel opleverend voor de ontvanger of gever ervan mogen dan ook niet worden aangenomen. We mogen niet om gunsten vragen en geldbedragen mogen nooit ofte nimmer worden aangeboden of aangenomen. Wat we moeten doen: E Ervoor zorgen dat onze lijnmanager op de hoogte is van alle geschenken en uitnodigingen die we aanbieden of aannemen, en die mogelijk als overdadig kunnen worden aangemerkt. Bij twijfel dien je altijd eerst toestemming aan je lijnmanager te vragen.

V

Ons altijd afvragen of het aangeboden geschenk of de ontvangen uitnodiging een mogelijke verplichting oproept. Ervoor zorgen dat we nooit om geschenken of gunsten vragen, en ons ervan bewust zijn dat we nooit geldbedragen mogen aannemen.

A

Je moet voor alle geschenken en uitnodigingen verantwoording afleggen. Ook als je het cadeau zelf koopt en als onkosten opvoert, geef je nog steeds een geschenk aan iemand uit naam van Belron®. Je moet eerst toestemming van je lijnmanager hebben en controleren of dit gebaar geen verplichtingen schept en registreer het, indien nodig.

V

Wat is een geschenkenlijst?

A

Dit is een overzicht van alle cadeaus die medewerkers hebben ontvangen en van cadeaus die we aan onze zakenpartners hebben gegeven. Dit overzicht garandeert transparantie en dient ter ondersteuning van onze principes van vertrouwen en integriteit. Het overzicht wordt bijgehouden door Personeels- of Juridische Zaken. Als je een geschenk hebt ontvangen of weggegeven dat op de lijst thuishoort, bespreek dit dan met je lijnmanager.

Ervoor zorgen dat alle aangeboden cadeaus en uitnodigingen gepast zijn en in lijn met onze principes. Weten wat voor onze zakelijke relaties acceptabel is en deze richtlijnen opvolgen waar dat aangebracht is. Het kan een goed idee zijn om te informeren naar het beleid van zakenpartners op dit gebied. Zo voorkom je misverstanden. Buitengewoon zorgvuldig omgaan met zaken waarbij overheidsambtenaren betrokken zijn. Er mogen geen geschenken of uitnodigingen worden uitgereikt aan overheidsambtenaren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de juridische afdeling van Belron®. Dit geldt ook voor het verrichten van betalingen voor voornoemde partijen.

38 Geschenken & Uitnodigingen | Hoe We met Anderen Omgaan

Ik wil graag een cadeau voor een leverancier kopen omdat ze een moeilijke leveringskwestie op een geweldige manier voor ons hebben opgelost. Mag ik een cadeau kopen uit eigen zak en dan het geld terugvragen als gemaakte onkosten?

V

Ik ben door een leverancier uitgenodigd voor een lunch en ik kreeg bij die gelegenheid ook nog een relatiegeschenk. Moet ik mijn manager hiervan op de hoogte brengen of dit laten registreren?

A

Zakelijke uitnodigingen met een redelijke omvang die goodwill kweken en bijdragen aan een positieve werkrelatie voor Belron®, mogen worden aangeboden en geaccepteerd mits ze bescheiden blijven en niet al te vaak voorkomen. We mogen uitsluitend geschenken weggeven en aannemen die een bescheiden waarde vertegenwoordigen. Maar, je moet je manager wel op de hoogte brengen van het geschenk.

V

Ik hoorde een collega opscheppen over het feit dat hij een fooi van een klant had gekregen toen hij bij het vervangen van de voorruit diens regenwisser had gemaakt. Ik dacht dat we geen fooien mochten aannemen, maar ik wil niet dat mijn collega in de problemen komt. Wat moet ik doen?

A

Het aannemen van fooien wordt steeds meer geaccepteerd binnen Belron®. Het is een indicatie dat iemand de klant uitstekend heeft bediend. Je dient dit voorval in vertrouwen aan je lijnmanager te melden, zodat hij/zij het beleid aan alle personeelsleden kunnen bekendmaken. Maar je mag van een klant nooit fooi verwachten - we gaan gewoon door met het bieden van onze topdienstverlening, met of zonder fooien.

Geschenken & Uitnodigingen | Hoe We met Anderen Omgaan 39


Maar ze kunnen ook aanleiding zijn voor pijnlijke situaties die kunnen worden beschouwd als een ongepaste gelegenheid waarvoor we iets terug moeten doen.

De lokale regels voor het geven en aannemen van cadeaus in acht nemen.

Omkoping & Corruptie

Het aanbieden of aannemen van steekpenningen in welke vorm dan ook, of geldbedragen, wordt onder geen enkele omstandigheid getolereerd. Omkoping en corruptie zijn in de meeste landen illegale activiteiten en het schenden van wetgeving hieromtrent kan leiden tot strafvervolging voor individuen en boetes voor het bedrijf. We zullen dan ook geen geldbedragen aanbieden of accepteren met het doel een gunstige behandeling voor Belron® af te dwingen, dit geldt ook voor het aannemen of aanbieden van geld aan ambtenaren bij overheidsinstanties.

40 Omkoping & Corruptie | Hoe We met Anderen Omgaan

Wat we moeten doen: Voorkomen dat we zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de juridische afdeling geld, geschenken of uitnodigingen aanbieden aan ambtenaren in overheidsdienst. Nooit steekpenningen aanbieden of aannemen, dit geldt ook voor faciliterende sommen of enige andere vorm van ongeoorloofde betalingen. Iedere schending van deze regels, ook als er enkel een vermoeden bestaat, melden. Nooit geld, diensten, geschenken of iets anders toezeggen of weggeven die een excessieve omvang vertegenwoordigen of die de indruk kunnen wekken dat ze bedoeld zijn om de besluitvorming van anderen te beïnvloeden. Ervoor zorgen dat, zodra we ons in een situatie bevinden waarin betaling onvermijdelijk is, we dit niet voor onszelf houden. Breng je lijnmanager en de juridische afdeling meteen op de hoogte.

V

A

We werken met een nieuwe leverancier en ze hebben me verteld dat door een betaling aan de douaneambtenaren in het land van herkomst te verrichten, we het transport gemakkelijker en sneller door de douane krijgen. We hebben de zending uiteraard zo snel mogelijk nodig. Mogen we deze betaling verrichten? We mogen nooit ofte nimmer betalingen verrichten aan ambtenaren in overheidsdienst, ook niet in de vorm van fooi want ook deze bedragen kunnen als een vorm van corruptie worden beschouwd. Dit is in veel landen zelfs illegaal en het is bovendien volledig in strijd met Onze Manier van Werken. Overleg met je lijnmanager of de juridische afdeling om een acceptabele manier te vinden om de zending te ontvangen. Je lijnmanager kan je ook advies geven over hoe je met de leverancier die je aanraadde deze betaling te verrichten dient om te gaan.

V

Welke wetten zijn van kracht op het gebied van omkopen en betalen van ambtenaren in overheidsdienst?

A

In de meeste landen zijn wetten van kracht die omkoping en corruptie illegaal maken. In de Verenigde Staten hebben ze de Foreign Corrupt Practices Act, deze wet geldt voor alle niet in de VS gevestigde bedrijven. De UK Anti-terrorism, Crime & Security Act in Engeland bepaalt dat het faciliteren van betalingen of het aanbieden van geschenken aan overheidsambtenaren illegaal is. Als je niet helemaal zeker bent van een wet, vraag dan altijd advies, ga naar je lijnmanager of iemand van de juridische afdeling, zij kunnen opheldering geven.

Omkoping & Corruptie | Hoe We met Anderen Omgaan 41


Onze ethische principes werden in het leven geroepen om duidelijk te maken dat zaken, zoals omkoping en corruptie, binnen ons bedrijf niet worden getolereerd. Wij zijn van mening dat je geen zakendoet door het uitoefenen van dwang. Alleen al door de suggestie van een dergelijke activiteit te wekken, kun je de reputatie van Belron® ernstig beschadigen.

Mensenrechten

De rechten van de mens zijn een belangrijke ethisch pijler binnen ons bedrijf die ondersteuning biedt aan onze basisprincipes. We hanteren duidelijke ethisch gedragsnormen en we verwachten dat alle derde partijen waar we mee samenwerken, of die onze naam mogen gebruiken, dezelfde normen respecteren.

Wat we moeten doen: De mensenrechten van iedereen die voor ons werkt of die namens ons werkt respecteren. Partners, leveranciers en andere partijen stimuleren identieke gedragsnormen te hanteren. Ons realiseren dat we niet willen samenwerken met organisaties die de basisrechten van de mens niet respecteren of die Belron® in een hachelijke positie kunnen brengen door hun relaties met ongewenste organisaties of regimes. Ieder vermoeden dat je hebt over schending van de mensenrechten onmiddellijk rapporteren.

V

Ik heb informatie ontvangen dat een van onze leveranciers ervan wordt verdacht gebruik te maken van kinderarbeid. Ik heb dit wel niet direct vernomen en volgens mij speelde dit nog nooit eerder. Mag ik dit negeren?

V

We vermoeden dat een nieuwe leverancier zijn medewerkers niet naar behoren, conform de bedrijfstak, betaalt. Het is misschien niet meer dan een gerucht, maar ik vind dat dit niet in lijn is met Onze Manier van Werken. Wat moeten we doen?

A

Nee. Bij Belron® doen we er alles aan om alle meldingen te onderzoeken, ook als deze later onjuist blijken te zijn. Praat erover met je lijnmanager, iemand van je lokale inkoopteam of met iemand van de juridische afdeling. Zij zullen je adviseren welke actie je moet ondernemen.

A

Belron® verwacht dat onze zakenpartners de normen van Onze Manier van Werken hanteren, en dit houdt ook in dat ze medewerkers respectvol behandelen en zeker niet uitbuiten. We nemen dergelijke situaties bijzonder hoog op, ook wanneer ze nog maar een gerucht zijn. Het is belangrijk je vermoeden uit te spreken. Praat erover met je lijnmanager of bel de Vertel-hetons-lijn voor advies wat je moet doen.

Het recht van onze collega’s om lid te zijn van vakbonden of andere collectieve instanties respecteren.

42 Mensenrechten | Hoe We met Anderen Omgaan

Mensenrechten | Hoe We met Anderen Omgaan 43


We respecteren elkaar op de werkvloer en dat vinden we normaal. Maar we hebben daarnaast de verantwoordelijkheid om mensenrechten te beschermen en te voorkomen dat onze activiteiten direct of indirect bijdragen aan het schenden van mensenrechten.

Respect voor het Milieu

Onszelf, onze collega’s en onze teams aanspreken op milieuonvriendelijk gedrag. Ons inzetten om de door het bedrijf gestelde zakelijke- en milieudoelstellingen te realiseren.

We willen uiteraard dat ons bedrijf groeit, maar dan wel op een verantwoordelijke, voor het milieu duurzame manier.

Onze collega’s, teams en ook onszelf stimuleren om op een milieuvriendelijke manier te werken.

Wat we moeten doen: Duidelijk laten zien dat je achter de milieunormen van Belron® staat. Neem bij alles wat je doet ons mondiale en lokale milieubeleid in acht.

Analyseer, daar waar mogelijk, altijd eerst de milieuimpact van zakelijke beslissingen waarvoor we de verantwoordelijkheid dragen.

Samenwerken met anderen - leveranciers, klanten en zakenpartners - om ervoor te zorgen dat onze activiteiten een afspiegeling zijn van onze milieubewuste werkwijze.

Alle lokale milieu-initiatieven ondersteunen door de impact te minimaliseren die ons verkeer op het milieu heeft, ons water- en energieverbruik te reduceren en door te recyclen.

44 Respect voor het Milieu | Hoe We met Anderen Omgaan

V

Wie is er verantwoordelijk voor het milieu?

A

In Onze Manier van Werken staat het basisprincipe respect beschreven. Belron® is van mening dat respectvol omgaan met middelen en het milieu een onderdeel is van verantwoord zakendoen. Door al onze medewerkers te stimuleren om volgens dit principe te werken, denken we een positieve impact te kunnen hebben.

V

Ik heb gemerkt dat sommige collega’s de recycleregels niet opvolgen, dat is tenminste zoals ik het zie. Bestaan er binnen het bedrijf specifieke regels en normen die we moeten opvolgen?

A

Je lijnmanager kan je de richtlijnen voor recycling van het bedrijf uitleggen. De voor gezondheid en veiligheid verantwoordelijke managers kunnen je bovendien verder adviseren over recycling en andere milieuzaken. Het is belangrijk dat we allemaal op een juiste manier omgaan met de procedures voor recycling en afvalverwerking. Sommige producten die we gebruiken bevatten chemische stoffen en deze dienen op een bepaalde manier te worden weggegooid. Als we niet de juiste procedures hiervoor volgen, kan dit tot boetes voor het bedrijf leiden.

Respect voor het Milieu | Hoe We met Anderen Omgaan 45


Hoe we met het milieu omgaan is een afspiegeling van onze waarden en normen. Het milieu is dan wel geen belanghebbende in de traditionele zin van het woord, maar we nemen onze verantwoordelijkheid voor het milieu bijzonder serieus. We zullen er dan ook alles aan doen om onze impact op het milieu door onze wereldwijde activiteiten tot een minimum te beperken.

contents

In dit deel gaan we vooral in op het geven van richtlijnen voor managers, maar we vragen ook alle andere medewerkers dit deel door te lezen, om zo een beter begrip te krijgen van hoe Onze Manier van Werken het dagelijkse management bij Belron® beïnvloedt. We beschrijven enkele gedragingen die nodig zijn om onze basisprincipes Integriteit, Respect en Vertrouwen binnen het bedrijf te handhaven. Van de duurzaamheid in onze leverketen tot het nauwkeurig up-to-date houden van onze gegevens, we zullen ervoor zorgen dat we bij onze activiteiten altijd de hoogste normen in acht nemen.


Hoe We Zakendoen 47

Hoe we zakendoen

Hoe We Zakendoen

Richtlijnen voor Managers

Alle managers moeten: Ervoor zorgen dat hun team het document Onze Manier van Werken hebben gelezen en begrepen en altijd op basis daarvan handelen.

V

Hoe kan ik als manager een voorbeeld voor mijn team zijn en wat is een geschikte manier om ethisch correct gedrag te belonen?

Cursussen volgen en hun teams stimuleren om ook deel te nemen aan trainingen op het gebied van onze ethische normen.

A

Om de principes en het gedrag dat in Onze Manier van Werken beschreven staan, daadwerkelijk tot leven te brengen en een onderdeel te laten zijn van je dagelijkse werkzaamheden, krijgen jij en je team een speciale training.

Een voorbeeld voor hun team zijn en ethisch correct gedrag belonen.

Je bent als manager het eerste aanspreekpunt voor je team als er zich tijdens hun dagelijkse werkzaamheden ethische situaties voordoen. In die hoedanigheid moet je de Belron®® principes die in dit document beschreven staan hebben gelezen en ook hebben begrepen. Dit vormt de basis van al je besluitvormingsprocessen. Om ervoor te zorgen dat ook je team de gedragscode begrijpt, moet je er eerlijk en open met hen over praten. Je krijgt van ons nog meer richtlijnen en tools die je kunt gebruiken om de ethische gedragscode bij je team te introduceren en het doel ervan toe te lichten. Zorg er in zijn algemeenheid voor dat je altijd bereikbaar bent voor je team, luister naar ze, toon geduld en behandel alle vermoedens als vertrouwelijk. Geef ook complimenten aan je collega’s als de situatie daar aanleiding toegeeft en motiveer ze. Je kunt dit bijvoorbeeld één-op-één doen of tijdens een team meeting.

En ook voor jou geldt hetzelfde als voor je medewerkers, vergeet niet over dingen te praten als je twijfelt. Neem, zodra je te maken krijgt met een situatie waarvan je het vermoeden hebt dat deze niet in lijn is met Onze Manier van Werken, contact op met je regionale manager, het juridische team of het Belron® Ethics team. Als je vertrouwelijk advies wenst, kun je ook de Vertel-het-ons-lijn bellen.

48 Richtlijnen voor Managers | Hoe We Zakendoen

Bereikbaar zijn voor medewerkers die gedrag dat eventueel in strijd is met Onze Manier van Werken willen melden.

V

We hebben een ontzettend druk bedrijf en ik vind het moeilijk om tijd te vinden en mijn hele team training te laten volgen over het thema ethiek. Het lijkt allemaal gewoon een kwestie van ‘je gezonde verstand gebruiken’ - is het niet voldoende als medewerkers Onze Manier van Werken in hun vrije tijd doorlezen?

A

Door het volgen van deze training krijgen alle medewerkers een beter begrip van Onze Manier van Werken, de principes en gedragingen worden door middel van discussie en het geven van voorbeelden van er van ze verwacht wordt geconcretiseerd. Door tijd te investeren in de training kunnen eventuele kwesties in de toekomst worden vermeden, kwesties die een grote impact zouden kunnen hebben. En met het promoten van de training, zet je een krachtig voorbeeld. Praat met je manager als je problemen hebt met de timing van de training, hij/zij zal kijken of er een beter moment is.

Richtlijnen voor Managers | Hoe We Zakendoen 49

Hoe we zakendoen

We zijn bij Belron® allemaal verantwoordelijk voor het handhaven van deze gedragscode, iedereen moet zich conform deze principes en Onze Manier van Werken gedragen. Maar als manager heb je nog de extra verantwoordelijkheid om je team als voorbeeld te dienen en te ondersteunen bij ethische besluitvorming. Je krijgt te maken met complexe beslissingen en kwesties die je juist moet inschatten.

Nauwkeurige Rapportage

Ervoor zorgen dat alle rapporten, financieel of anderszins van aard, accuraat en op de waarheid gebaseerd zijn.

Alle managers moeten: Zakelijke en financiële rapporten aanmaken en bijwerken. Dit is nodig om aan de wettelijk gestelde eisen te kunnen voldoen.

Ervoor zorgen dat we alleen contractuele afspraken uit naam van Belron® aangaan waarvoor we zijn geautoriseerd en dat deze altijd binnen de scope van de aan ons gedelegeerde autoriteit vallen.

Bereid zijn om alle benodigde gegevens aan auditors te verstrekken.

Nooit stukken, zoals contracten, financiële rapporten en onkostenoverzichten, antedateren.

V

Mijn manager heeft mij gevraagd de datum van een rapport te wijzigen. Toen ik zei dat ik dat liever niet deed, zei ze dat dit een standaardprocedure is en ik me er geen zorgen over moest maken. Maar ik voel me ongemakkelijk met het aanbrengen van de wijziging. Wat moet ik doen?

V

Tijdens het invullen van mijn onkostenoverzicht, realiseerde ik me dat ik de bon van een van mijn bestedingen was kwijtgeraakt. Het gaat wel om een zakelijke uitgave en is dus een geldige besteding. Mag ik de onkosten toch opvoeren zonder bon?

A

Nauwkeurigheid is van levensbelang voor ons zakelijk succes. Maar de wijziging heeft wellicht geen invloed op het rapport. Bespreek de kwestie opnieuw met je manager en vraag om een heldere en uitgebreide uitleg. Mocht je er daarna nog niet gerust op zijn, meld dit dan bij Personeelszaken.

A

Bonnen zijn een bewijs van aankoop en het is buitengewoon belangrijk dat we een nauwkeurig overzicht hebben van de bestedingen en de waarde van de aankoop. Het dan ook van cruciaal belang dat je bonnen voor zakelijke bestedingen goed bewaart. Neem contact op met de verkoper en vraag een kopie van de bon voordat je deze onkosten opvoert.

Integriteit en betrouwbaarheid aan de dag leggen bij het indienen van de eigen onkosten en reiskosten, maar ook bij het toekennen van claims van anderen.

Alert zijn en iedere daadwerkelijke of potentiële foutieve weergave van de Belron® rapporten, gegevens of rekeningen onmiddellijk melden.

50 Nauwkeurige Rapportage | Hoe We Zakendoen

Nauwkeurige Rapportage | Hoe We Zakendoen 51

Hoe we zakendoen

Het kunnen beschikken over nauwkeurige en betrouwbare informatie is van levensbelang als je op een ethische verantwoorde manier zakendoet. Om ons succes te kunnen vasthouden, hebben we een accurate en up-to-date registratie nodig van onze financiële en zakelijke informatie.

Omgaan met Onze Reputatie

Ons merk staat symbool voor de belofte die we onze klanten, medewerkers en zakenpartners doen. We besteden veel tijd, moeite en geld om ons met onze dienstverlening in de markt van anderen te onderscheiden. Onze merknamen zijn een afspiegeling van dit onderscheid, en het is daarom van levensbelang dat we er alles aan doen om deze namen te beschermen tegen iedereen die probeert mee te liften op onze activiteiten. Als we onze handelsmerken niet op de juiste manier gebruiken, zullen onze pogingen om anderen ervan te weerhouden er inbreuk op te maken, vruchteloos blijven.

Bij het promoten van onze producten en diensten zullen we kiezen voor een eerlijke en transparantie werkwijze. Alle managers moeten: De huisstijlregels kennen en naleven die gelden voor alle geregistreerde handelsmerken van de Belron® Group en weten dat deze regels op het Belron® intranet vermeld staan.

52 Omgaan met Onze Reputatie | Hoe We Zakendoen

Schending van onze handelsmerken door een derde partij (bijv. op busjes, in advertenties, in literatuur of op panden) onmiddellijk aan de juridische afdeling rapporteren of melden bij Belron® Hungary Kft. Zug Branch (zie ook: contactoverzicht onderaan dit document). Communiceer niet met de andere partij en neem zelf geen juridische stappen. Advies vragen aan de juridische afdeling voor de registratie van nieuwe handelsmerken. Ervoor zorgen dat we onze producten en diensten op een waarachtige manier weergeven. Geef geen misleidende of inaccurate beschrijving in marketing-, advertentie-, of andere communicatiemiddelen aan klanten.

V

Laatst deed ik een concurrentieanalyse en -onderzoek online en ik zag dat een de merklogo van een concurrent verdacht veel op de merkidentiteit van Belron® leek, zo sterk zelfs dat ik het eerst voor ons eigen merk aanzag. Wat moet ik doen?

A

Je moet dit samen met alle relevante details onmiddellijk aan de juridische afdeling doorgeven.

V

Ons reclamebureau kwam met een voorstel voor een pakkende advertentie voor de duurzaamheid en stevigheid van ons glas voor autoruiten. Het idee erachter was, dat ons glas zo sterk is dat het berijders zelfs in een ongeluk beschermt. Iedereen op de afdeling, ook de manager, vindt het prachtig en denkt dat het publiek wel begrijpt dat dit niet echt zo is en dat je de tekst niet letterlijk moet nemen. Ik ben het er wel mee eens dat de advertentie pakkend is, maar ik ben bang dat we problemen kunnen krijgen voor misleiding en het verstrekken van foutieve informatie aan onze doelgroep.

A

Je hebt alle reden om je zorgen te maken, en voordat de advertentie wordt geplaatst moet je eerst overleg plegen met de juridische afdeling. We moeten ervoor zorgen dat onze producten en diensten op een realistische manier worden weergegeven en mogen niet opzettelijk misleidende teksten gebruiken in advertentiemateriaal voor het grote publiek.

Ervoor zorgen dat alle marketing- en promotiemateriaal in lijn is met de Belron® Manier van werken en voorkomen dat er afbeeldingen of taal wordt gebruikt die als aanstootgevend of ongepast kunnen worden aangemerkt.

Omgaan met Onze Reputatie | Hoe We Zakendoen 53

Hoe we zakendoen

We zijn voortdurend bezig om, in alle markten waarin we actief zijn, meer naamsbekendheid te creëren voor onze merken. Het beschermen van ons handelsmerk zal daarom in de toekomst alleen maar belangrijker worden.

In geval van twijfel over het gebruik van onze handelsmerken, op welke manier dan ook, en voordat je instapt in een project waarbij onze merken worden gebruikt, contact opnemen met de juridische afdeling of de Sales & Marketing van Belron®.

Vertrouwelijke Informatie Door ons werk hebben we dagelijks toegang tot vertrouwelijke informatie. Inbreuk maken op deze vertrouwelijkheid zou schade berokkenen aan het vertrouwen dat mensen in ons als bedrijf hebben. We hebben dan ook allemaal de plicht om informatie die niet voor de openbaarheid bestemd is, op een vertrouwelijke manier te behandelen. De vertrouwelijke informatie waarover wij beschikken is van levensbelang voor het hooghouden van onze reputatie en het beschermen van onze merken en ons bedrijf.

Alle managers moeten: Voorkomen dat vertrouwelijke informatie toegankelijk wordt gemaakt aan personen die hiervoor niet zijn geautoriseerd, ongeacht of dit interne of externe personen zijn. Zich bewust zijn van het feit dat het moederbedrijf van Belron®, D’Ieteren, aan de beurs in België genoteerd staat. Bekendmaking van gevoelige of vertrouwelijke informatie, met name informatie over de prestaties van het bedrijf, kunnen een grote impact hebben op de aandelenprijs of ertoe leiden dat D’Ieteren tot openbaarmaking moet overgaan.

54 Vertrouwelijke Informatie | Hoe We Zakendoen

Met zorg uitzoeken met we ze intern vertrouwelijke informatie delen en vertrouwelijke informatie in een dergelijk geval uitsluitend op een need-to-know basis delen. Op deze manier kan het risico op onbedoelde bekendmaking buiten Belron® tot een minimum beperkt blijven. Ervoor zorgen dat we je juiste toestemming hebben en laten tekenen bij het delen van vertrouwelijke of bedrijfsgevoelige informatie met de buitenwereld. Onder deze informatie vallen ook alle marketing- en promotiemateriaal, persberichten, bedrijfsvideo’s en optredens in de media.

V

Ik denk erover na om een aannemer aan te stellen die werk voor ons gaat uitvoeren. Ik wil een offerte opvragen bij drie tot vier kandidaten. Ze hebben allemaal om gedetailleerde informatie over Belron®® gevraagd. Kan ik dat aan ze geven?

A

Kijk eerst hoeveel van de gevraagde informatie echt moet worden bekendgemaakt voor dit doel. We moeten enkel zoveel informatie verstrekken als echt nodig is. Ten tweede, neem contact op met de juridische afdeling. Zij zullen je een overeenkomst ter bescherming van geheime informatie geven (ook wel een geheimhoudingscontract genoemd), dat de kandidaten zullen moeten ondertekenen. Als ze dit niet willen ondertekenen, krijgen ze geen informatie toegestuurd.

V

Ik ben net van een concurrent overgestapt om bij Belron® te gaan werken en ik heb heel veel informatie meegenomen die nuttig kan zijn voor het bedrijf. Mijn collega’s stellen mij allerhande vragen over het andere bedrijf. Mag ik deze informatie met mijn nieuwe team delen?

A

Dit mag niet als het om informatie met een vertrouwelijk karakter gaat. Als de informatie niet voor het grote publiek bedoeld is, dan blijft deze ook na je vertrek bij het bedrijf vertrouwelijk van aard. We hebben je aangenomen voor je ervaring en expertise, niet vanwege de informatie die je over een concurrent bij je hebt.

V

Een vriend van mij die bij een gelijksoortig bedrijf werkt, wil met mij de verschillen en overeenkomsten tussen zijn werkplek en die van mij bespreken. Wat moet ik doen?

A

Je mag gerust in algemene termen met hem bespreken wat we doen. Maar je bent een ambassadeur van Belron® en je moet daarom voorzichtig zijn met wat je aan anderen over het bedrijf vertelt (en vertrouwelijke informatie respecteren), ook als dit aan een goede vriend is.

Vertrouwelijke Informatie | Hoe We Zakendoen 55

Hoe we zakendoen

Vertrouwelijke informatie mag alleen kenbaar worden gemaakt aan diegenen die hun handtekening onder een overeenkomst ter geheimhouding van vertrouwelijke informatie hebben gezet.

Vertrouwelijke informatie verstrekt door anderen, ongeacht of er een vertrouwensovereenkomst is getekend, respecteren en daar nooit ofte nimmer met niet- Belron® medewerkers over praten, tenzij deze laatsten een zwijgplicht hebben uit hoofde van een vertrouwensovereenkomst.

Geld Witwassen & Fraude

Fraude is een misdaad die inbreuk maakt op onze integriteit en ertoe leidt dat anderen ons bedrijf met wantrouwen gaan bekijken. Vervalsing van gegevens kan als fraude worden aangemerkt en mogelijk resulteren in strafvervolging voor zowel Belron®, alsook de betrokken persoon. Witwassen van geld is een criminele activiteit die niet snel opvalt, maar het kan het bedrijf zwaar beschadigen en onze reputatie ernstig op het spel zetten. Betrokkenheid bij een dergelijke activiteit kan leiden tot strafvervolging.

Alle managers moeten: Voorkomen dat onrechtmatige financiële transacties, ongeacht welk aspect het van onze activiteiten betreft, worden uitgevoerd. Dergelijke praktijken door het opvolgen van de geldende regels meteen in de kiem smoren. Voorzichtig zijn en je gezonde verstand gebruiken wanneer je wordt geconfronteerd met verdachte transacties en dit onmiddellijk aan de juridische afdeling rapporteren.

V

Ik ben geen financieel expert. Wat houdt witwassen van geld in?

V

A

Als geld dat afkomstig is uit illegale praktijken door een aantal transacties wordt “gefilterd” om het “schoon te maken” en om het te doen voorkomen als geld uit legitieme en legale bron, spreekt men over witwassen. Dit is een criminele activiteit.

Een van mijn klanten vroeg of hij via een aantal verschillende rekeningen kon betalen en ook gebruik mocht maken van een combinatie van cheques en contant geld. Mag ik dit accepteren?

A

Je wantrouwen is volledig gerechtvaardigd ten aanzien van dit type transactie, want het zou best op witwaspraktijken kunnen duiden. Meld het bij je lijnmanager of raadpleeg iemand van het juridische team van Belron® voordat je antwoord geeft.

Hoe we zakendoen

Onrechtmatige financiële transacties of fraude zullen door ons niet worden getolereerd.

56 Geld Witwassen & Fraude | Hoe We Zakendoen

Geld Witwassen & Fraude | Hoe We Zakendoen 57

Mededinging & Mededingingsregels

Belron® is erin geslaagd om uit te groeien tot ‘s werelds meest vooraanstaande bedrijf voor reparatie en vervanging van autoruiten. Dit was mogelijk door onze nimmer aflatende focus op het leveren van meer waarde dan de concurrentie.

Alle managers moeten: Ervoor zorgen dat je het beleid hebt gelezen, begrepen en ook naleeft. Het beleid vind je op de Belron® Intranet microsite. Kijk voor meer informatie bij de Contacten aan het einde van dit document.

Eerlijke en open concurrentie speelt een fundamentele rol in ons succes, het is tenslotte het speelveld waarop wij een van de spelers zijn.

De 13 Belangrijkste Handelsprincipes kennen. Deze vormen het hart van het beleid dat we als groep hanteren om ons succes verder uit te breiden, succes dat gebaseerd is op eerlijke en open concurrentie en het naleven van de mededingingsregels.

Inbreuk op de mededingingsregels leidt niet alleen tot zware straffen, negatieve publiciteit en een verlies aan daadkracht, maar het biedt onze concurrenten ook een onmiddellijk voordeel.

Richtlijnen en principes nooit geweld aandoen, ongeacht de ogenschijnlijke commerciële voordelen die dit oplevert.

A

Tijdens een congres vond ik documenten die een concurrent had achtergelaten. Er stond vertrouwelijke prijsinformatie in voor een op handen zijnde product roll-out. Hoe gaan we met deze informatie om en hoe gebruiken we dit in ons voordeel? We mogen uitsluitend over informatie beschikken over de strategie of vertrouwelijke zaken van de concurrent als deze via erkende kanalen werden uitgewisseld. Je dient dit onmiddellijk te melden bij de Belron® juridische afdeling, omdat bij dergelijke documenten altijd een antwoord of een verklarend bericht wordt opgeslagen in het archief.

V

Ik ben een persbericht over Belron® en de manier waarop we onze concurrenten vergelijken aan het opstellen. Wat mag ik over de concurrenten schrijven?

A

Uitspraken over zwakke punten, inadequaat of onkundig handelen van concurrenten moeten worden vermeden. Je mag wel publiekelijk bekende feiten vermelden over de concurrentie, maar dan zonder negatieve persoonlijke noot. Hiervoor bestaan geen juridische bezwaren.

Hoe we zakendoen

We zullen daarom door blijven gaan om ons op een concurrerende manier op te stellen, maar altijd met respect voor en in achtneming van de mededingingsregels.

V

Zich realiseren dat het de plicht van iedere Belron®medewerker is om op basis van dit beleid te handelen en ervoor te zorgen dat iedereen die aan hem/haar rapporteert dit ook doet. Onmiddellijk contact opnemen met de Belron® juridische afdeling als je twijfels hebt over naleving van het beleid in een specifieke situatie.

58 Mededinging & Mededingingsregels | Hoe We Zakendoen

Mededinging & Mededingingsregels | Hoe We Zakendoen 59

Duurzame Aanbesteding

We streven ernaar om op alle gebieden op een verantwoorde manier te handelen. Bij wie we inkopen zegt bijvoorbeeld iets over onze eigen bedrijfsethiek. We willen kwaliteitsproducten leveren, afkomstig uit verantwoorde en duurzame bronnen die de impact op onze leverketen tot een minimum beperken.

Uitsluitend producten gebruiken die voldoen aan de internationaal geldende normen.

Alle managers moeten: Gebruik maken van bewezen veilige en betrouwbare kwaliteitsproducten, die we betrekken van vooraanstaande leveranciers.

Begrijpen dat we in bepaalde omstandigheden met een leverancier samenwerken om eerst diens normen te verbeteren, alvorens we overgaan tot beëindiging van het contract.

60 Duurzame Aanbesteding | Hoe We Zakendoen

Voorkomen dat we met leveranciers werken die niet aan onze normen voldoen en controleren of leveranciers daadwerkelijk onze normen naleven.

A

We betrekken al enige tijd producten van een belangrijke leverancier, maar de laatste tijd gaan er geruchten over slechte milieupraktijken op een van hun productiesites. Er zijn op de markt wel alternatieve leveranciers, maar deze leveranciers biedt ons verreweg de laagste prijs. Kunnen we de geruchten negeren, waarvoor trouwens geen bewijs bestaat, ten minste totdat het contract volgend jaar afloopt? Nee. Ook als er voor deze geruchten geen bewijs bestaat, moeten we toch een eigen controle uitvoeren om deze zaak op te helderen. Het is daarom van cruciaal belang dat je je lijnmanager informeert, zodat er actie kan worden ondernomen. Kosten zijn uiteraard een belangrijke factor, maar we moeten toch de voorkeur blijven geven aan leveranciers die blijk geven van verantwoordelijk gedraag op sociaalen milieugebied en die hoge ethische normen hanteren.

V

Onze belangrijkste leverancier heeft ons ingelicht over een nieuwe technologie waarmee ze onze materialen met veel minder energie kunnen produceren. Maar ze hebben financiële steun nodig om deze technologie te kunnen implementeren. Hoe staat het bedrijf hier tegenover?

A

Belron® streeft ernaar om de impact van onze activiteiten op het milieu te minimaliseren en zal leveranciers ondersteunen om aan onze normen te voldoen. Maar, voordat we hierover een beslissing kunnen nemen, hebben we meer informatie nodig. Vraag om meer informatie en bespreek dit met je lijnmanager, iemand van het Belron® Supply Chain team, of de Belron® Technical afdeling voordat je verdere stappen neemt.

Duurzame Aanbesteding | Hoe We Zakendoen 61

Hoe we zakendoen

Daar waar mogelijk producten betrekken uit verantwoorde en duurzame bronnen, om zo de impact op onze leverketen te minimaliseren en actief onze activiteiten op het gebied van afvalmanagement te stimuleren.

V

Onze Manier van Werken: Vergeet niet dat

We allemaal op de hoogte moeten zijn van Onze Manier van Werken en we een voorbeeldfunctie hebben voor de in de ethische gedragscode beschreven gedragsvormen en principes. Onze Manier van Werken is bedoeld om Belron® tot een fantastisch bedrijf te maken, waarvoor we allemaal met plezier werken. Om de groei van Belron® voort te zetten, moeten we zuinig zijn op de principes en gedragsvormen die ons zo succesvol hebben gemaakt. We zijn allemaal verantwoordelijk voor de manier waarop we Onze Manier van Werken uitdragen in onze dagelijkse werkzaamheden. En heel belangrijk, vergeet niet dat we allemaal een stem hebben. Als je iets ziet wat je doet twijfelen, kun je er het beste over praten. Ieder in goed vertrouwen uitgesproken vermoeden zal op een correcte en gepaste manier worden bekeken. Spreek eerst met je lijnmanager of een senior manager van het bedrijf. Zij zullen je vermoeden met je bespreken en bepalen wat er moet gebeuren. Als je liever niet met hen over ethische zaken praat, kun je altijd de Vertel-het-ons-lijn bellen.

63

Contacten & Middelen Raadpleeg de site over ethische kwesties voor alle beleid waarnaar in dit document wordt verwezen: www.belronethics.com

Vertel-Het-Ons-Lijn Expolink 0800 374 199 Belron® Ethics Team Contactpersoon Harriet Kemp [email protected] Belron® Juridische Afdeling Contactpersoon Robert Bass [email protected]

Handelsmerk Richtlijnen http://www.zugbranch.net/ Voor vragen aan en over Belron® handelsmerken: [email protected] Mededingingsrecht Wetgeving Richtlijnen https://belron.net/aboutbelron/legal-guidelines

Product van

Belron® Milton Park, Stroude Road Egham, Surrey, TW20 9EL

66

Onze Manier van Werken. Ethische Gedragscode voor de Belron Groep

Recommend Documents