ETHISCHE GEDRAGSCODE
INHOUDSOPGAVE
VOORWOORD
INTRODUCTIE VAN DE ETHISCHE GEDRAGSCODE Verklarende woordenlijst
INTERNE RELATIES Onze mensen • Gelijke kansen • Veilig en gezond werken • Vakbondsvertegenwoordigers Gedrag binnen het bedrijf • Gebruik van bedrijfseigendom en IT-systemen • Geschenken/gratis producten • Vertrouwelijkheid
Pagina 5
Pagina 7
Pagina 9
EXTERNE RELATIES Consumenten • Informatie voor de consument Zakenpartners • Leveranciers • Klanten
MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN
Administratie en interne controle Jaarrekeningen en andere verslagen Relaties met de auditcommissies
Concurrentie Openbare instellingen, openbaar bestuur en andere instanties en organisaties
Pagina 13
BEDRIJFSACTIVITEITEN BEHEREN
BIJLAGE Bewustwording van de ethische gedragscode Overtredingen melden Disciplinaire maatregelen Wijzigingen op de code
Belangenverstrengeling Bescherming persoonlijke gegevens
Pagina 17
Pagina 19
Pagina 23
4
“De talenten van onze mensen en de sterke waarden die we delen vormen de basis van ons succes”
5
VOORWOORD
Met meer dan 60 jaar ervaring is de Bolton Group een snelgroeiend, internationaal bedrijf dat in meer dan 125 landen een breed assortiment hoogwaardige merkartikelen voor consumenten produceert en op de markt brengt. De Group heeft een voortreffelijke portfolio van vooraanstaande merken met meer dan 50 productlijnen in de segmenten Voedsel, Huishoudelijke artikelen, Lijmen, Persoonlijke- en Gezondheidsartikelen en Cosmetica. De producten worden verkocht via diverse kanalen, waaronder grootwinkelbedrijven, parfum- en cosmeticawinkels, apotheken en doe-het-zelfwinkels. Het is de missie van de Group om innovatieve, hoogwaardige merkartikelen aan consumenten en klanten aan te bieden met als doel aan hun behoeften te voldoen, klantenbinding te bewerkstelligen en zo de winstgevende groei voor het bedrijf op de lange termijn te waarborgen. De talenten van onze mensen en de sterke waarden die we delen vormen de basis van ons succes.
De filosofie van de Bolton Group is gestoeld op: • Ondernemerschap: wij bieden een uitdagende, interessante en voldoening gevende werkplek waar creativiteit, het direct grijpen van kansen en het vermogen om verantwoorde risico’s te nemen worden aangemoedigd en beloond. • Passie om de beste te zijn: goed zijn is niet genoeg, wij streven naar perfectie bij al onze producten en diensten. Onze mensen in alle lagen van het bedrijf gaan graag uitdagingen aan en grijpen kansen om het maximale uit iedere situatie te halen. • Focus op prestaties: wij streven ernaar uitstekende resultaten te realiseren door meer waarde aan consumenten en klanten te bieden en onze organisatie kosteneffectief te houden. • Eerlijkheid en integriteit: handelen met respect en eerlijkheid bij al onze activiteiten vormt de basis voor onze solide professionele reputatie. De Bolton Group zet zich in voor een model van economische, maatschappelijke en ecologisch duurzame ontwikkeling om zo de beschikbaarheid van middelen voor toekomstige generaties te garanderen. Deze Ethische Gedragscode komt voort uit de internationale expansie van Bolton en het verlangen om een breed gedeelde ethische filosofie te bevorderen.
6
“De Ethische Gedragscode is een uiting van onze grondbeginselen en biedt richtlijnen voor onze activiteiten”
7
INTRODUCTIE VAN DE ETHISCHE GEDRAGSCODE
De Ethische Gedragscode is een uiting van de grondbeginselen en waarden van de Bolton Group. De code stelt ons in staat onze sterke bedrijfscultuur op gestructureerde wijze te delen en biedt richtlijnen voor onze activiteiten en ons gedrag. Deze code is derhalve: • het document dat de ethische basis voor de Bolton Group vormt en waarmee alle ontvangers instemmen wanneer ze een werkrelatie met het bedrijf aangaan; • een fundamenteel belangrijk middel voor de ethische en duurzame groei van het bedrijf. De Ethische Gedragscode is bedoeld voor diegenen die in naam of opdracht van de Bolton Group werken zoals: leidinggevenden, managers, personeel en werklieden, evenals externe contractanten waaronder adviseurs, agenten en vertegenwoordigers. Iedere ontvanger is eraan gehouden de beginselen en regels vervat in deze code, de voorschriften zoals gedefinieerd in de rechtsorde (nationaal, supranationaal, internationaal) waarin men werkt en de bepalingen in de collectieve arbeidsovereenkomsten na te leven. Managers en leidinggevenden moeten anderen het goede voorbeeld geven en laten zien dat respect voor de Ethische Gedragscode een fundamenteel onderdeel van onze dagelijkse werkzaamheden vormt en dat zakelijk succes nauw verbonden is met het naleven van de beginselen van de code. De Group streeft er via haar bevoegde afdelingen naar om bestaande en nieuwe relaties over het bestaan van de code te informeren. Als voorwaarde voor het voortzetten of aangaan van een zakelijke relatie, verzoekt de Group hen in te stemmen met de hierin opgenomen beginselen en voegt van tijd tot tijd clausules aan haar contracten toe. De Ethische Gedragscode is van toepassing op alle bedrijven die deel uitmaken van de Bolton Group. Het is onze verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de code wordt nageleefd.
Alle ontvangers kunnen bij hun desbetreffende afdeling terecht voor een toelichting op hun begrip of interpretatie van de Ethische Gedragscode en/of de exacte inhoud hiervan. Specifieke interne procedures verschaffen nadere informatie over deze code.
Verklarende woordenlijst Teneinde de Ethische Gedragscode inzichtelijker te maken, wordt een aantal in de tekst voorkomende begrippen hieronder omschreven. • Auditcommissies: interne en externe accountants. • Bolton Group / Group: alle bedrijven die deel uitmaken van de Bolton Group. • Medewerker / onze mensen: iedereen die namens de Bolton Group, als directe medewerker of externe contractant, een langdurige relatie met het bedrijf onderhoudt. • Bedrijf: alle mensen en al het eigendom van de Bolton Group. • Bedrijfscommissies: auditcommissies en de directie. • Directe leidinggevende: de eerste leidinggevende aan wie iedere persoon tijdens de dagelijkse werkzaamheden rapporteert. • Interne commissie: alle managers binnen de Bolton Group die verantwoordelijk zijn voor het toepassen en bijwerken van deze Ethische Gedragscode. • Ontvangers: iedereen voor wie de Ethische Gedragscode is bedoeld. • Werkplek / werkomgeving: de fysieke plek waar iedereen zijn of haar dagelijkse werkzaamheden uitvoert, of waar hij of zij, tezamen met alle collega’s met wie hij of zij dergelijke werkzaamheden uitvoert, bijeenkomsten in de bedrijfsgebouwen bijwoont.
8
“Onze mensen zijn het meest waardevolle bezit van ons bedrijf en de werkelijke drijvende kracht”
9
INTERNE RELATIES
Onze mensen Mensen vormen het hart van onze organisatie en zijn ons meest waardevolle bezit, omdat ze de werkelijke kracht achter de groei en ontwikkeling van het bedrijf zijn. Wij streven ernaar de talenten en vaardigheden van iedere medewerker naar boven te halen door middel van training, cursussen en professionele ontwikkeling, zodat we allemaal ons potentieel tot uiting kunnen laten komen ten gunste van onszelf en het bedrijf. In lijn met deze benadering hechten wij veel waarde aan het erkennen van de prestaties en professionele vaardigheden van onze medewerkers. Gelijke kansen Wij worden geïnspireerd door beginselen van persoonlijke vrijheid, waardigheid en respect bij het creëren en onderhouden van een positieve werkomgeving waarin al onze medewerkers de kans krijgen hun werkzaamheden optimaal uit te voeren en hun professionele doelen te realiseren. Naast het respecteren van fundamentele persoonlijke rechten, zorgen wij ervoor dat de beginselen betreffende gelijke kansen worden gerespecteerd door middel van het creëren van een werkomgeving waarin geen plaats is voor discriminatie op grond van ras, cultuur, ideologie, geslacht, leeftijd, fysieke gesteldheid, religie, etc. Wij veroordelen dan ook alle vormen van discriminatie en intimidatie, inclusief seksuele intimidatie, zoals: • het creëren van hetzij een intimiderende of vijandige werkomgeving hetzij een werkomgeving die op een of andere wijze isolerend of discriminerend is; • een niet te rechtvaardigen inmenging in andermans werkzaamheden; • het verzoeken om persoonlijke gunsten in ruil voor professionele groeimogelijkheden.
Veilig en gezond werken Het zorgen voor geschikte arbeidsomstandigheden en het beschermen van de veiligheid en gezondheid van onze mensen, externe partijen en de gemeenschap waarin wij werken staan bij ons hoog in het vaandel. De Bolton Group zorgt voor veilige en gezonde werkomgevingen en voert haar activiteiten uit met bijzondere aandacht voor de veiligheid van haar medewerkers, externe partijen en de gemeenschap waarin zij actief is. De Group past zich snel aan geldende voorschriften omtrent de veiligheid en hygiëne tijdens het werk aan. Wij willen door middel van geschikte training een cultuur van veiligheid bevorderen bij al onze mensen. We zijn allemaal verantwoordelijk voor het naleven van de voorschriften en procedures die voor onze bescherming en die van onze collega’s zijn opgesteld. We moeten bovendien, indien nodig, persoonlijke beschermingsmiddelen gebruiken en onregelmatigheden onverwijld melden. Vakbondsvertegenwoordigers Wij erkennen vrij gekozen vakbondsvertegenwoordigers overeenkomstig geldende wetgeving en lokaal beleid. In relaties met onze werknemers voldoen wij aan de voorschriften die in collectieve arbeidsovereenkomsten zijn vastgelegd en behandelen wij vakbondsvertegenwoordigers met respect, waarbij we steven naar het onderhouden van relaties op basis van dialoog en openheid.
10
INTERNE RELATIES
Gedrag binnen het bedrijf We hebben met elkaar gemeen dat we werken in een positieve en stimulerende omgeving waarin de nadruk ligt op samenwerken; derhalve dient een ieder zich met respect te gedragen ten opzichte van de waardigheid en gevoeligheden van anderen. Wij moeten onze taken met verantwoordelijkheid, ondernemingszin en professionaliteit uitvoeren, zoals vereist wordt door de functies die we vervullen. We richten ons hierbij met name op het realiseren van aan ons toegewezen doelen en het respecteren van beginselen op het gebied van integriteit en eerlijkheid. Wij streven er tevens naar betamelijk gedrag op het werk te handhaven: • het bewaren, consumeren, aanbieden of verschaffen van alcohol, drugs of middelen met een soortgelijk effect is verboden, net als het onder invloed zijn van dergelijke middelen; • roken is slechts toegestaan in speciaal daartoe aangewezen en uitgeruste ruimten (indien beschikbaar). Gebruik van bedrijfseigendom en IT-systemen Al het aan ons ter beschikking gestelde bedrijfseigendom is van fundamenteel belang voor het realiseren van het bedrijfssucces. Bedrijfseigendom en IT-middelen mogen onder geen beding worden gebruikt voor doeleinden die in strijd zijn met bindende voorschriften, de openbare orde of de goede zeden. Ieder van ons stemt ermee in dergelijke middelen uitsluitend voor werkdoeleinden te gebruiken. Wij zijn allen verantwoordelijk voor de bescherming van en zorg voor het eigendom en de middelen die aan ons zijn toevertrouwd. Het is met name belangrijk om het functioneren en correcte gebruik van IT-systemen te bewaken, de informatie die hierin is opgenomen te beschermen, wachtwoorden en ID-codes geheim te houden en alleen software te gebruiken die door het bedrijf is goedgekeurd.
Geschenken/gratis producten van mensen buiten de organisatie Een essentiële voorwaarde voor degenen die in ons bedrijf werkzaam zijn, is de mogelijkheid om taken met openheid en eerlijkheid uit te voeren, waarbij medewerkers onafhankelijk in hun keuzes en oordelen blijven. Het aannemen van geldelijke vergoedingen of andere aan te nemen of hierom te vragen, voor zichzelf of voor anderen, die niet consistent zijn met normale werkrelaties en zakelijke gunsten kan onze keuzes beïnvloeden. Het is derhalve verboden geschenken, gratis producten, geldelijke vergoedingen of andere voordelen aan te nemen of hierom te vragen, voor zichzelf of voor anderen, die hetzij kunnen worden geïnterpreteerd als middelen om een gunstige behandeling of een onrechtmatig voordeel in een willekeurige activiteit van het bedrijf te verkrijgen, hetzij de indruk van illegaliteit of immoraliteit kunnen wekken. ledereen die cadeaus of andere voordelen ontvangt die niet direct herkenbaar zijn als gewone zakelijke gunsten, dient deze te weigeren en onmiddellijk zijn of haar directe leidinggevende of de desbetreffende commissies van de situatie op de hoogte te stellen. Vertrouwelijkheid Persoonlijke en vertrouwelijke informatie en documenten zijn bijzonder waardevol. Het openbaar maken hiervan kan schade voor de Bolton Group veroorzaken. Het is dan ook ons aller verantwoordelijkheid om de informatie waar we bij de uitoefening van onze werkzaamheden toegang toe hebben met de grootste zorg te beschermen en te bewaren, zelfs nadat de relatie is beëindigd. Vertrouwelijke informatie omvat alle gegevens, kennis, bescheiden, documenten, rapporten, notities, onderzoeken, tekeningen, foto’s en enig ander materiaal die relevant zijn voor de organisatie en de bedrijfsmiddelen, voor zakelijke en financiële transacties, voor onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten evenals voor gerechtelijke en administratieve procedures waarbij het bedrijf betrokken is. Openbaar maken van deze informatie aan mensen van binnen of buiten het bedrijf dient altijd te worden goedgekeurd en is slechts toegestaan wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van aan hen toegewezen taken.
11
12
“Integriteit, eerlijkheid en openheid zijn de waarden waar we ons in al onze relaties door laten leiden”
13
EXTERNE RELATIES
Wij vinden het van vitaal belang om te goeder trouw en met eerlijkheid, respect en openheid te handelen jegens mensen die directe contacten met het bedrijf onderhouden, of dit nu leveranciers, klanten, consumenten of openbare instellingen zijn. Daarom veroordelen wij: - corruptiepraktijken, onrechtmatige gunsten, frauduleus gedrag en het vragen om voordelen voor zichzelf, de eigen carrière of voor het bedrijf; - betalingen, materiële voordelen en andere voordelen in welke vorm dan ook aangeboden aan vertegenwoordigers en functionarissen van de overheid en/of medewerkers in de publieke en private sector of hun familieleden, met als doel een officiële handeling te beïnvloeden of te compenseren, zelfs als reactie op onrechtmatige druk. Zakelijke gunsten zijn toegestaan, zoals cadeaus of vormen van gastvrijheid, zolang deze een bescheiden waarde hebben, niet afdoen aan de integriteit of reputatie van enig betrokkene en deze niet kunnen worden uitgelegd als middel om een ongepast voordeel te verkrijgen.
Consumenten Het voldoen aan de wensen van klanten en het behouden van hun vertrouwen staan centraal bij onze dagelijkse werkzaamheden. Wij werken met passie aan het constant verbeteren van de kwaliteit, waarbij wij bijzondere aandacht geven aan de selectie van materialen, veiligheid en gezondheid, teneinde hoogwaardige, kenmerkende merkproducten aan de consument te kunnen aanbieden. We onderhouden een open dialoog met consumenten, voorzien hen van informatie en reageren snel op eventuele vragen terwijl we naar hun meningen luisteren. Zo verbeteren wij onze producten en kunnen we inspelen op hun wensen.
Informatie voor de consument Communicatie en externe relaties hebben een directe en indirecte invloed op het imago en de ontwikkeling van het bedrijf. Wij zetten ons actief in om externe relaties en consumenten te voorzien van duidelijke en eerlijke informatie. Wij onderstrepen daarom het principe van verantwoord communiceren, zodat consumenten geïnformeerd beslissingen kunnen nemen en aankopen kunnen doen.
Zakenpartners Relaties met zakenpartners vormen de sleutel tot het succes van het bedrijf en dienen te worden gekenmerkt door eerlijkheid, openheid en wederzijdse tevredenheid. Wij weigeren zakelijke relaties aan te gaan met mensen en bedrijven die zich bezighouden met illegale activiteiten. Derhalve controleren wij de betrouwbaarheid en professionele reputatie van bedrijven voordat we relaties aangaan. Iedere ontvanger dient zijn directe leidinggevende of de daartoe aangewezen interne commissie meteen te verwittigen indien een andere partij zich lijkt te hebben gedragen in strijd met de ethische principes zoals opgesteld in deze code.
14
EXTERNE RELATIES
Leveranciers Leveranciers spelen een fundamentele rol in het verbeteren van de algemene concurrentiepositie van het bedrijf. Wij selecteren onze leveranciers op basis van concurrentievermogen, integriteit, onpartijdigheid, eerlijke prijzen, kwaliteit van de aangeboden goederen en/of diensten en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Wij garanderen eerlijkheid en onpartijdigheid, maar houden ook rekening met de betrouwbaarheid van de leverancier en eventuele reeds bestaande relaties op basis van vertrouwen. We weigeren samen te werken met leveranciers die internationale wetgeving en voorschriften op het gebied van (kinder)arbeid overtreden. Bovendien achten wij het van belang dat al onze leveranciers zich verplichten de principes van maatschappelijke en economische duurzaamheid in hun bedrijfsvoering te respecteren, ook op het gebied van milieu. Dit is een vereiste voor het voortzetten of aangaan van een zakenrelatie met de Bolton Group. Klanten Klanten zijn belangrijke partners voor het bedrijf, aangezien ze ons in staat stellen een geschikt serviceniveau voor consumenten te garanderen. Wij streven naar eerlijkheid en zakelijk respect in al onze relaties en passen specifiek beleid toe op basis van de grootte, het type, de distributiekanalen en de bedrijfsstrategie van de klant, zodat we de kwaliteit van de aangeboden diensten voortdurend kunnen verbeteren. Daarnaast behandelen we onze klanten onpartijdig, om niemand een oneerlijk voordeel ten opzichte van een concurrent te geven.
Concurrentie Wij erkennen de waarde van concurrentie en het belang van bescherming hiervan voor de ontwikkeling van de markt en voor het bewaken van de belangen van de consument. Wij streven ernaar om bij het zakendoen de geldende regels en wetgeving in de landen waar we actief zijn na te leven binnen een kader van openheid, eerlijkheid, integriteit en goede trouw. Wij keuren dan ook praktijken af die tegen de principes van concurrentie en de regels van de vrije markt ingaan. In onze ogen is dit cruciaal voor een eerlijke en kwaliteitsgerichte concurrentie.
Openbare instellingen, openbaar bestuur en andere instanties en organisaties Onze relaties met openbare instellingen, publieke instanties en organisaties worden gekenmerkt door hoogstaande principes van integriteit, openheid, samenwerking en non-interferentie. Wij houden de communicatiekanalen met alle internationale, nationale en regionale instanties open. De vertegenwoordigers van de Bolton Group behartigen haar belangen op duidelijke, gewetensvolle en consistente wijze en met respect voor bedrijfswaarden en procedures. Eventuele betrokkenheid van onze mensen bij politieke activiteiten vindt op een strikt persoonlijke basis plaats. Het merk ‘de Bolton Group’ mag op generlei wijze hierbij betrokken zijn en het feit dat de betrokken persoon werkzaam is bij de Group mag niet voor politieke doeleinden worden gebruikt. Wij gaan een dialoog aan en ondersteunen actief instanties en organisaties die zich inzetten voor liefdadigheidswerk.
15
16
“Wij geloven in en staan een model voor van maatschappelijke, economische en ecologisch duurzame ontwikkeling”
17
MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD ONDERNEMEN
Onze werkwijzen worden bepaald door de overtuiging dat het bedrijf niet alleen voor zichzelf, maar ook voor de gemeenschap winst moet genereren.
Wij willen onze grondstoffen aanschaffen bij leveranciers die naleving van nationale en internationale regelgeving garanderen en die duurzame ontwikkeling ondersteunen.
Wij zijn ons er als internationaal bedrijf van bewust dat we een belangrijke bijdrage leveren aan duurzame ontwikkeling. Wij hanteren daarom werkwijzen overeenkomstig huidige wetgeving en voorschriften met betrekking tot duurzame ontwikkeling. Ook streven wij ernaar producten en processen te ontwikkelen waarbij steeds meer efficiënt gebruik wordt gemaakt van de grondstoffen, zodat we de invloed op het milieu kunnen beperken. Wij willen met name de emissies en afvalmaterialen verminderen, organisch afval hergebruiken, milieuvriendelijke verpakkingen ontwikkelen en de verspilling van middelen beperken. Bij al onze activiteiten en processen staat het efficiënte gebruik van energie centraal en stimuleren we het gebruik van duurzame energiebronnen.
Tenslotte zijn we er stellig van overtuigd dat opleiding en cultuur essentiële hulpmiddelen zijn om mensen een betere toekomst te garanderen. Wij staan open voor samenwerking met nationale en internationale organisaties teneinde de economische en maatschappelijke ontwikkeling te ondersteunen middels educatieve programma ’s en steun voor wetenschappelijk onderzoek. Ook bewaken wij de resultaten van ons beleid op het gebied van duurzame ontwikkeling om zo in de loop der tijd continue verbeteringen te realiseren.
18
“Accuraatheid, promptheid en integriteit zijn de fundamentele principes die onze bedrijfsactiviteiten vormgeven”
19
BEDRIJFSACTIVITEITEN BEHEREN
Administratie en interne controle
Jaarrekeningen en andere verslagen
Om er zeker van te zijn dat bedrijfsactiviteiten op de juiste wijze worden beheerd, is het belangrijk dat elke activiteit of transactie foutloos en direkt in het interne administratieve systeem wordt geregistreerd.
Wij streven ernaar de benodigde gegevens en informatie vermeld in jaarrekeningen of andere krachtens de wet vereiste verslagen met de grootst mogelijke zorg, expertise en nauwkeurigheid voor te bereiden en te controleren.
Ieder van ons is, binnen de grenzen van zijn of haar taken, verantwoordelijk voor het voeren van een waarheidsgetrouwe, volledige, regelmatige en accurate administratie, die in overeenstemming met wetgeving wordt vastgelegd, zodat transacties op ieder moment kunnen worden gereconstrueerd middels volledige en correct gearchiveerde documentatie. Medewerkers die tekortkomingen, vervalsingen of gevallen van nalatigheid ontdekken in de administratie of ondersteunende documenten, dienen deze onmiddellijk te melden aan zijn of haar directe leidinggevende of aan de aangewezen bedrijfscommissie(s). Een effectief en efficiënt intern controle systeem, dat in staat is de juistheid van gegevens en de wetmatigheid van elke transactie te waarborgen, is van fundamenteel belang voor het correcte beheer en het succes van het bedrijf; we zijn allemaal verantwoordelijk voor de implementatie van dit systeem.
We zijn er gezamenlijk verantwoordelijk voor om een optimale samenwerking met de bedrijfscommissies te garanderen door open, nauwkeurig en efficiënt te zijn in het beantwoorden van vragen die eventueel in het kader van hun institutionele taken worden gesteld.
Relaties met de auditcommissies De relatie, die de Bolton Group met de accountants heeft, wordt door de grootste toewijding en professionaliteit gekenmerkt, waarbij we hun institutionele rol ten volle respecteren. Wij volgen hun instructies op en voldoen punctueel en direct aan hun verzoeken. Gegevens en documenten worden stipt en in duidelijke, objectieve en begrijpelijke bewoordingen aan hen aangeboden. Wij verstrekken uitsluitend nauwkeurige, complete en eerlijke informatie, waarbij we gevallen van belangenverstrengeling vermijden en deze te allen tijde melden.
20
BEDRIJFSACTIVITEITEN BEHEREN
Belangenverstrengeling
Persoonlijke gegevens beschermen
Investeringen of activiteiten van medewerkers buiten hun werksfeer, die niet te verenigen zijn met de verplichtingen in het kader van hun functie binnen het bedrijf, dienen onverwijld te worden gemeld.
Wij zorgen ervoor dat de persoonlijke gegevens van onze mensen, evenals de gegevens en informatie die tijdens het uitvoeren van onze werkzaamheden zijn verzameld, vertrouwelijk blijven en correct worden gebruikt.
Ieder van ons moet situaties en activiteiten vermijden die tot belangenverstrengeling zouden kunnen leiden of die van invloed kunnen zijn op ons vermogen om onpartijdige zakelijke beslissingen in het belang van het bedrijf te nemen.
Wij streven ernaar de persoonlijke gegevens met respect voor de fundamentele rechten, vrijheden en waardigheid van de betrokkenen conform de geldende wettelijke vereisten te verzamelen en te verwerken. Daarom verzamelen en registreren we uitsluitend informatie die vereist is voor specifieke, duidelijk omschreven en legitieme doeleinden. We slaan deze informatie alleen op zolang dat strikt noodzakelijk is.
Voorbeelden van belangenverstrengeling: • u en/of een lid van uw huishouden en/of directe familie heeft een belang in het bedrijf van leveranciers, klanten of concurrenten; • het gebruiken van de eigen werkpositie om belangen te behartigen die in strijd zijn met die van de Group; • het ten voordele van zichzelf of anderen gebruiken van informatie die of is verkregen tijdens het werk, of die op enige andere wijze strijdig is met de belangen van de Group; • het aanvaarden van een functie of het uitvoeren van werkzaamheden, in welke vorm dan ook, bij klanten, leveranciers en concurrenten. Het uitvoeren van activiteiten buiten het bedrijf, in welke vorm dan ook, indien deze activiteiten strijdig zijn met de belangen van de Group. Wij zijn allen verantwoordelijk voor het melden van een situatie waar sprake zou kunnen zijn van belangenverstrengeling.
21
22
“Wij zijn allen verantwoordelijk voor het bewust maken van de Ethische Gedragscode en ervoor te zorgen dat de code wordt nageleefd”
23
BIJLAGE
Anderen bewust maken van de Ethische Gedragscode De Bolton Group zet zich ervoor in alle ontvangers bewust te maken van de Ethische Gedragscode en hen te ondersteunen bij het op de juiste manier interpreteren ervan.
Overtredingen melden Alle ontvangers dienen ervoor te zorgen dat de Ethische Gedragscode wordt nageleefd. In geen geval is iemand bevoegd uitzonderingen op de principes zoals uiteengezet in deze code aan te vragen of toe te staan. Mogelijke overtredingen dienen aan de directe leidinggevende en aan de aangewezen interne commissie te worden gemeld. Deze commissie stelt vervolgens de vereiste onderzoeken in en informeert de desbetreffende afdelingen over de uitkomst hiervan om eventuele disciplinaire maatregelen te kunnen nemen. Het bedrijf streeft ernaar volstrekte geheimhouding te garanderen ten opzichte van iedereen die te goeder trouw een overtreding meldt en zorgt ervoor dat die persoon geen represailles ondervindt.
Disciplinaire maatregelen Een ieder voor zich dient de bepalingen zoals vervat in de Ethische Gedragscode te respecteren en na te leven. Eventuele overtredingen resulteren in disciplinaire maatregelen, in overeenstemming met de wet. Het bedrijf zet zich ervoor in disciplinaire maatregelen ongeacht de functie van de ontvanger toe te passen en zorgt ervoor dat deze maatregelen eerlijk zijn en passen bij het type overtreding.
Wijzigingen op de code Eventuele toekomstige updates, wijzigingen of toevoegingen worden in overeenstemming met de vastgestelde procedures bepaald. Bij herzieningen kan tevens rekening worden gehouden met suggesties van ontvangers en/of mensen van buiten het bedrijf of met ervaring die is opgedaan gedurende het toepassen van de code.
This brochure is printed on FSC® paper. The Forest Stewardship Council (FSC) is an independent, non-governmental, not-for-profit organization established to promote the responsible management of the world’s forests. It provides standard setting, trademark assurance and accreditation services for companies and organizations interested in responsible forestry. Products carrying the FSC label are independently certified to assure consumers that they come from forests that are managed to meet the social, economic and ecological needs of present and future generations.
Bolton Group 2011
[email protected] Vermenigvuldiging niet toegestaan. Alle rechten voorbehouden.
