Ethische gedragscode Versie: augustus 2012

Ethische gedragscode Versie: augustus 2012

Op dit document wordt documentbeheer toegepast. Het is in elektronische vorm gepubliceerd. De versie op de Corporate Governance-website van Regal is de meest actuele versie. Papieren exemplaren vallen niet onder het documentbeheer en zijn mogelijk niet actueel. Gebruikers van papieren exemplaren dienen hun versie te vergelijken met de elektronisch beheerde versie. Aug. 2012

Inleiding Inhoudsopgave

Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6 Boodschap van de CEO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Onze visie, missie en waarden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Doel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 De geest van deze Gedragscode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Voor wie geldt de Gedragscode? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Naleving van alle wettelijke voorschriften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Uw verantwoordelijkheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Kwesties rond naleving melden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Afhandeling van meldingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Overtredingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Beleidsregels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-45 Onze werkplek Gelijke kansen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Een werkplek zonder alcohol en drugs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Een werkplek zonder geweld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Beveiliging en crisismanagement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Veiligheid, gezondheid en het milieu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Onze producten Productveiligheid en -kwaliteit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Onze zakelijke relaties Geschenken, gunsten en amusement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16-18 Relaties met leveranciers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Relaties met klanten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Eerlijke concurrentie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21-23 Internationale handelsvoorschriften . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24-25 Preventie van witwassen en corruptie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26-27 Onze relaties met de overheid Werken met overheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29-30 Politieke donaties en activiteiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Bedrijfsmiddelen en reputatie Bescherming van onze bedrijfsmiddelen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Intellectuele eigendomsrechten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34-35 Bedrijfsinformatie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36-37 Boekhouding en administratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Privacy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Belangenverstrengeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40-41 Handel met voorkennis en beurstips . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Communicatie met de media en bekendmakingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Documentenbeheer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44-45 Verklaring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

#2

Gedragscode 2012

Inleiding Boodschap van Mark Succesvolle ondernemingen hebben een sterke bedrijfscultuur waarin een belangrijke rol is weggelegd voor kernwaarden zoals de onze: een hoge mate van integriteit, veel energie en uitstekende prestaties. Hoewel groei en verandering voor Regal altijd al een manier van leven zijn geweest, zijn deze kernwaarden nooit veranderd. Integriteit is de hoeksteen van al onze zakelijke en persoonlijke relaties en we moeten ons allemaal inspannen om onder alle omstandigheden integer en ethisch verantwoord te handelen, elke dag opnieuw. Ons bedrijf heeft de afgelopen jaren een sterke groei doorgemaakt en ons streven is om die winstgevende groei wereldwijd voort te zetten. Dat vereist een cultuur die is gebaseerd op integriteit, transparantie en openhartigheid. We werken al jaren aan het integreren van deze cultuur in ons bedrijf. In een proces van doorlopende verbetering voeren we nog dagelijks nieuwe aanpassingen door, onder meer in ons wereldwijde Compliance Program. De Ethische gedragscode ligt ten grondslag aan het Compliance Program en onze inzet op het gebied van integriteit. Deze Gedragscode belichaamt overal ter wereld de integriteit en de ethische normen van Regal. De Gedragscode verstrekt richtlijnen voor zakelijk gedrag, zodat we ethisch verantwoorde beslissingen kunnen nemen die aansluiten op onze waarden, programma's en strategische doelstellingen. Het is belangrijk om te beseffen dat de Gedragscode geen richtlijnen voor elke denkbare situatie bevat. We hebben allemaal de plicht om met gezond verstand te oordelen en advies in te winnen in geval van onduidelijkheid over de juiste handelwijze. We hebben allemaal wel eens vragen of twijfels. Hulp inroepen is dan vaak de aangewezen weg. We bieden hulp en advies via verschillende kanalen: managers, functieexperts, de Ethics & Compliance Office en de Meldlijn Integriteit. Als u vragen of twijfels hebt over illegale of onethische handelwijzen, meld deze dan via een van de in deze Gedragscode genoemde communicatiekanalen. Wanneer u te goeder trouw melding maakt van een kwestie, mag niemand represaillemaatregelen tegen u treffen en kunt u erop vertrouwen dat het bedrijf u alle mogelijke steun zal verlenen. Represailles of vergelding tegen iemand die te goeder trouw een melding doet of meewerkt aan een onderzoek is zelfs streng verboden. Integriteit is niet iets dat ‘af en toe’ speelt. In de steeds dynamischer en complexer wordende zakenwereld moeten we consistent en standvastig streven naar integriteit. De integriteit van een onderneming wordt over een lange periode dag voor dag opgebouwd door de organisatie als geheel, terwijl onrechtmatige of illegale activiteiten van één enkele medewerker al direct negatieve gevolgen kunnen hebben voor ons allemaal. Wereldwijd willen we bekend staan als een organisatie die zich heeft gecommitteerd aan integriteit in alle aspecten van het bedrijf, zelfs wanneer een moeilijke ethische beslissing ertoe leidt dat een deal niet doorgaat of we op korte termijn een verlies moeten accepteren. Op de lange termijn zijn het voortbestaan en de reputatie van ons bedrijf ervan afhankelijk dat ieder van ons zich houdt aan deze Gedragscode en altijd integer handelt, zodat er een klimaat van open communicatie, teamwerk en persoonlijke verantwoordelijkheid ontstaat. We kunnen allemaal trots zijn op de reputatie en het zakelijke succes die we met Regal hebben opgebouwd. Onze doorlopende inzet voor onze bedrijfswaarden en de richtlijnen in deze Gedragscode is en blijft essentieel voor ons succes. Hartelijk dank voor al jullie inspanningen om ons bedrijf groot te maken.

Voorzitter en Chief Executive Officer

Wij zetten energie om in beweging om de wereld efficiënter te laten werken.

- BEDRIJFSDOEL

Gedragscode 2012

1

Inleiding

De kern van het succes ... Onze kernwaarden Integriteit Wij zijn een eerlijk, betrouwbaar, openhartig, transparant en rechtvaardig bedrijf.

Veel energie Onze bedrijfscultuur bevordert een gezond arbeidsethos met energieke teams en een cultuur waarin iedereen wordt geaccepteerd en gerespecteerd.

Prestaties Van iedere medewerker worden prestaties verwacht. Onze stakeholders rekenen erop dat we onze taken naar behoren uitvoeren, onze toezeggingen nakomen en onszelf voortdurend verbeteren.

Onze programma's Aandacht voor de klant Onze toekomst is afhankelijk van het succes van onze klanten. We streven naar hechte relaties met onze klanten, we luisteren actief naar hun feedback en we reageren met een gevoel van urgentie.

Globalisering Er zijn drie redenen waarom wij wereldwijd actief willen zijn. Ten eerste willen we deelnemen aan de snel groeiende opkomende markten overal ter wereld. Ten tweede zijn veel van onze klanten wereldwijd actief; we willen hen op al deze locaties van dienst kunnen zijn. En ten slotte willen we onze wereldwijde capaciteiten benutten om de beste talenten aan te trekken en op internationale schaal te kunnen concurreren.

Innovatie De toekomst van Regal stoelt op nieuwe producten die in een behoefte voorzien. Hoewel een innovatieve opstelling bepaalde risico's met zich meebrengt, streven we toch naar investeringen in nieuwe producten, technologieën en processen die een reële waarde hebben voor onze klanten.

Duurzaamheid Duurzaamheid op lange termijn vereist dat we het ‘PPP-principe’ volgen: als bedrijf willen we niet alleen voortdurend groeien en winstgevend zijn (‘Profit’), maar ook persoonlijke verantwoordelijkheid dragen voor de aarde (‘Planet’) en onze mensen rechtvaardig en eerlijk behandelen (‘People’).

Vereenvoudiging Complexiteit is in het bedrijfsleven een nadelige factor. We streven ernaar alle aspecten van onze processen te vereenvoudigen en complexiteit te elimineren zodat we sneller, flexibeler en kosteneffectiever kunnen werken.

2

Gedragscode 2012

Inleiding

Doel Elke medewerker en vertegenwoordiger van Regal heeft door zijn of haar zakelijke beslissingen en handelingen een impact op de reputatie van ons bedrijf. Met deze Gedragscode willen we verzekeren dat onze beslissingen en handelingen altijd aansluiten op onze kernwaarden. We moeten voldoen aan de hoogste normen voor ethisch gedrag, alle geldende wetten en voorschriften volledig naleven en zelfs de schijn van onrechtmatigheid of illegaal of onethisch gedrag vermijden. De Ethische gedragscode en de richtlijnen die in deze Gedragscode worden beschreven of genoemd, vormen geen contract. Het is een weerslag van de verplichtingen van de medewerkers, directeuren en vertegenwoordigers van Regal.

De geest van deze Gedragscode Deze Gedragscode bevat uitgangspunten en informatie over wezenlijke onderwerpen, zodat u bij uw werk kwesties rond bedrijfsethiek en wetsnaleving beter kunt herkennen en hierop kunt reageren op een manier die past bij ons streven naar de hoogste standaarden. Deze Gedragscode kan nooit een antwoord geven op alle denkbare kwesties. Daarom dient u niet alleen te weten wat er in de Gedragscode staat, maar moet u zich ook houden aan de volgende algemene regels: 4 Wees eerlijk en oprecht. 4 Gebruik uw gezonde verstand en uw oordeelsvermogen. Loopt de reputatie van Regal mogelijk gevaar door uw beslissing of handeling? 4 D oe in gedachten de ‘internettest’: als u niet zou willen dat uw gedrag of handeling breed wordt uitgemeten op het internet of in de media, dan laat u de handeling achterwege. 4 Bij twijfel: altijd navragen! Gebruik de beschikbare bronnen om u te helpen de juiste beslissing te nemen.

Voor wie geldt de Gedragscode? 4 Onze bestuurders, directeuren, managers en medewerkers (voortaan samen ‘medewerkers’ genoemd). 4 O nze dochter- en zusterondernemingen: bedrijven waarover we via stemrecht of contracten of op andere manieren zeggenschap hebben, moeten deze Gedragscode en al onze andere richtlijnen overnemen en naleven. 4 I edereen die ons vertegenwoordigt: wanneer onze medewerkers personen inschakelen of samenwerken met personen die (mede) als taak krijgen om Regal te vertegenwoordigen, moeten onze medewerkers:

q de vertegenwoordiger de nodige informatie en instructies verschaffen over onze ethische richtlijnen en nalevingsregels;

q (indien van toepassing) de vertegenwoordiger laten verklaren dat deze zich zal houden aan onze relevante ethische richtlijnen en nalevingsregels;

q passende strafmaatregelen nemen (zo nodig inclusief contractbeëindiging) indien een vertegenwoordiger onze ethische richtlijnen en nalevingsregels overtreedt.

Gedragscode 2012

3

Inleiding

Naleving van alle wettelijke voorschriften Medewerkers en vertegenwoordigers van Regal moeten zich houden aan alle relevante wettelijke voorschriften. Dit brengt de volgende verplichtingen met zich mee: 3 Voldoe altijd aan alle toepasselijke wettelijke vereisten. 3 Verleen nooit bewust medewerking aan illegale handelingen of fraude door anderen, ongeacht de normen ter plekke. 3 S tel u van de wettelijke voorschriften voor uw werkzaamheden op de hoogte door de juiste bronnen te raadplegen, zoals onze juridische afdeling. Niet alle wettelijke voorschriften zijn vermeld in deze Gedragscode of onze beleidsrichtlijnen. 3 Volg de adviezen van de juridische afdeling op. 3 R aadpleeg de juridische afdeling en volg de aanwijzingen van deze afdeling op indien er in een bepaalde situatie tegenstrijdige wettelijke vereisten gelden (bijvoorbeeld wanneer er afwijkende voorschriften van twee verschillende rechtsgebieden gelden).

Uw verantwoordelijkheden U hebt de volgende verantwoordelijkheden: 3 Voldoe aan alle wettelijke en ethische vereisten (zie de vorige pagina's). 3 Lees de Gedragscode door en zorg dat u deze begrijpt. 3 L ees onze relevante beleidsrichtlijnen voor uw functie door en zorg dat u deze begrijpt. Dit geldt niet alleen voor de richtlijnen in deze Gedragscode, maar ook voor richtlijnen in andere documenten en instructies. 3 Raadpleeg uw manager en andere informatiebronnen van Regal als u vragen hebt over ons beleid. 3 M aak via een van de in de Gedragscode genoemde kanalen direct melding van kwesties rond mogelijke overtredingen van de wet of ons bedrijfsbeleid, en volg de afhandeling van de melding. 3 Werk mee aan onderzoeken naar ethische en nalevingskwesties. 3 V erklaar periodiek dat u op de hoogte bent van deze Gedragscode en uw verplichting om de Gedragscode na te leven, inclusief de verplichting om melding te maken van (vermoedens omtrent) overtredingen van de wet of van deze Gedragscode. Als u een leidinggevende, teamleider of manager bent: 3 N eem maatregelen om uw medewerkers te informeren en te trainen met betrekking tot de beleidsrichtlijnen van Regal die gelden voor hun werkzaamheden. 3 Neem preventieve maatregelen om overtreding van de wet en ons beleid te voorkomen. 3 Neem proactieve maatregelen om overtreding van de wet en ons beleid te detecteren. 3 C reëer een klimaat waarin uw medewerkers weten dat alleen ethisch verantwoord gedrag volgens de voorschriften wordt getolereerd. 3 C reëer een klimaat waarin uw medewerkers zich veilig voelen wanneer ze te goeder trouw melding maken van nalevingskwesties. 3 Z org dat uw medewerkers, wanneer zij te goeder trouw een kwestie melden of meewerken aan een onderzoek, worden gevrijwaard tegen represailles of intimidatie.

4

Gedragscode 2012

Inleiding

3 Z org meteen dat alle kwesties die bij u worden gemeld, naar behoren worden onderzocht en opgelost. Voor advies over de manier om een gemelde kwestie te onderzoeken of over de vraag of u de kwestie voor nader onderzoek moet doorverwijzen naar een andere persoon of afdeling, kunt u contact opnemen met uw manager, de juridische afdeling, de Ethics & Compliance Office of een functie-expert. 3 Meld alle kwesties of problemen aan uw leidinggevende, teamleider of manager of via een van de hierna genoemde kanalen.

Kwesties rond naleving melden Normaal gesproken kunt u kwesties rond naleving het best melden aan uw directe leidinggevende, teamleider of manager, omdat deze waarschijnlijk in de beste positie verkeert om de kwestie te onderzoeken en op te lossen. Er zijn echter meerdere mogelijkheden om de kwestie te melden en u kunt de melding doen via een kanaal naar keuze. U kunt kiezen uit de volgende kanalen: 3 het eerstvolgende managementniveau boven uw directe leidinggevende, teamleider of manager; 3 de desbetreffende functiemanager of functie-expert (bijvoorbeeld op het gebied van human resources, juridische zaken, financiën of boekhouding); 3 de juridische afdeling; 3 de Ethics & Compliance Office; of 3 de Audit Committee van de Board of Directors.

Meldlijn Integriteit: 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar

Telefoon: nummers van de Meldlijn Integriteit. U wordt doorgeschakeld naar onze serviceprovider NavEx Global (voorheen Global Compliance). U wordt in uw eigen taal te woord gestaan, of anders wordt er zo spoedig mogelijk een tolk beschikbaar gesteld die u kan helpen wanneer u vragen stelt of een melding doet. De telefoonnummers per land zijn vermeld op de laatste pagina van deze Gedragscode.

Webportaal: (externe) Meldlijn Integriteit. U kunt een online formulier invullen in een taal naar keuze. Internationaal (buiten de Europese Unie): www.regalbeloitintegrity.alertline.com Europese Unie (behalve Spanje en Portugal): www.regalbeloitEUintegrity.alertline.com Spanje en Portugal: www.regalbeloitSPintegrity.alertline.com Andere kanalen Telefoon Binnen de Verenigde Staten: 608-361-7416 (direct) of 800-833-7901 (vraag naar Ethics and Compliance Office) Buiten de Verenigde Staten: +1-608-364-8800 (vraag naar Ethics and Compliance Office) Postadres Ethics and Compliance / Regal-Beloit Corporation 200 State Street, Beloit, WI 53511 USA E-mail [email protected] Fax +1-608-364-8817 U kunt kwesties ook rechtstreeks melden bij de Audit Committee van de Board of Directors: Audit Committee Chairperson / Board of Directors Regal-Beloit Corporation 200 State Street, Beloit WI 53511 USA

Gedragscode 2012

5

Inleiding

Afhandeling van meldingen Anonimiteit – U kunt nalevingskwesties anoniem melden. Houd er rekening mee dat de vertegenwoordiger van Regal die de kwestie onderzoekt, in dat geval mogelijk niet in staat is om de kwestie of het verloop van het onderzoek met u te bespreken. Vertrouwelijkheid – Als u een melding niet anoniem doet, worden uw identiteit en de door u verstrekte informatie alleen aan anderen bekendgemaakt voor zover dit noodzakelijk is om de kwestie op te lossen. Represailles – Intimidatie en represaillemaatregelen tegen personen die te goeder trouw een nalevingskwestie hebben gemeld of aan de afhandeling hiervan meewerken, is streng verboden. Dergelijke represailles kunnen worden bestraft met disciplinaire maatregelen, inclusief ontslag. Onderzoeksprocedure – Elke gemelde kwestie wordt onderzocht door een manager, een functie-expert of een inspectieteam. Het onderzoek leidt tot conclusies en aanbevelingen voor corrigerende maatregelen aan de desbetreffende managers, waar van toepassing. Degene die de kwestie heeft gemeld, ontvangt feedback (indien mogelijk).

Overtredingen Overtredingen van deze Gedragscode en ons bedrijfsbeleid kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen, inclusief ontslag. Onder andere de volgende gedragswijzen kunnen disciplinair worden bestraft: 3 Overtreding van het bedrijfsbeleid van Regal. 3 Anderen ertoe aanzetten het bedrijfsbeleid te overtreden. 3 Het niet tijdig melden van een (vermoeden van een) overtreding van de wet of het bedrijfsbeleid. 3 W eigeren van medewerking aan een door Regal ingesteld onderzoek naar een mogelijke overtreding. Hieronder valt ook het verbergen van informatie voor de vertegenwoordiger van Regal die het onderzoek uitvoert, en het verstrekken van onjuiste, misleidende of niet geheel waarheidsgetrouwe informatie. 3 R epresaillemaatregelen of intimidatie tegen een medewerker vanwege het melden van een kwestie of het meewerken aan een onderzoek. 3 V oor leidinggevenden: onvoldoende leiderschap tonen bij het creëren en handhaven van een klimaat dat ethisch verantwoord gedrag en naleving van de voorschriften bevordert en het melden en oplossen van kwesties rond ethische zaken en naleving aanmoedigt. Bij overtredingen van de wet en/of ons bedrijfsbeleid kunnen aan de betreffende medewerker en aan Regal sancties worden opgelegd, zoals schadevergoedingen in civiele procedures, strafrechtelijke boetes en gevangenisstraffen. Indien u het bedrijfsbeleid van Regal hebt overtreden, zijn wij mogelijk niet in staat (of niet bereid) om u te vertegenwoordigen of om u te verdedigen tegen deze mogelijke sancties.

6

Gedragscode 2012

Beleidsregels Onze werkplek

Gelijke kansen - pagina 8

Een werkplek zonder alcohol en drugs - pagina 9

Een werkplek zonder geweld - pagina 10

Beveiliging en crisismanagement - pagina 11

Veiligheid, gezondheid en het milieu - pagina 12

Gedragscode 2012

7


Gelijke kansen Wij respecteren en hechten waarde aan de diversiteit van onze medewerkers, bestuurders, directeuren, leveranciers, klanten en gemeenschappen. We werken elke dag aan het creëren van een atmosfeer waarin al onze medewerkers weten dat zij als persoon worden gewaardeerd en met waardigheid en respect worden behandeld. Regal volgt als werkgever een gelijkekansenbeleid waarbij we gekwalificeerde mensen in dienst nemen en promoveren zonder discriminatie (ongunstige of juist extra gunstige behandeling van personen) op grond van ras, huidskleur, religie, geslacht, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, leeftijd, nationale herkomst, handicap of status als militair of veteraan. Dit geldt voor alle aspecten rond het dienstverband van personen, met inbegrip van werving, indienstneming, training en ontwikkeling, beloning, overplaatsing, promotie, disciplinaire maatregelen en ontslag. We leven alle toepasselijke arbeidswetgeving na, inclusief wetten op het gebied van vrijheid van vereniging, privacybeleid, cao-overleg, immigratie, discriminatie en intimidatie op het werk, arbeidsuren, werktijden, salaris, gedwongen arbeid en kinderarbeid. We verwachten van onze medewerkers en vertegenwoordigers dat zij hun collega's met respect (rechtvaardig, professioneel en eerlijk) behandelen. We zetten ons in voor een werkplek die vrij is van fysieke, psychische, verbale en non-verbale intimidatie, met inbegrip van seksuele intimidatie. Elke vorm van intimidatie is strikt verboden, inclusief intimidatie van onze medewerkers door klanten, leveranciers, bezoekers of andere personen of organisaties. We zullen elke klacht over intimidatie direct en onpartijdig onderzoeken. Onder ‘intimidatie’ verstaan we gedrag dat gerelateerd is aan iemands ras, geslacht, huidskleur, religie, nationale herkomst, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, veteranenstatus, handicap of andere nietwerkgerelateerde eigenschappen, dat tot een kwetsende, intimiderende of vijandige werkomgeving leidt of het functioneren van een medewerker bemoeilijkt.

C

Goed:

Beslissingen omtrent arbeidsrelaties nemen op basis van verdienste en geschiktheid voor de functie (functiegerelateerde vaardigheden, prestaties, waarden, leiderschap en soortgelijke criteria) Alle beslissingen omtrent arbeidsrelaties nemen zonder acht te slaan op ras, geslacht, huidskleur, religie, nationale herkomst, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, veteranenstatus, handicap of andere eigenschappen die niets met de functie te maken hebben Het recht op privacy van medewerkers beschermen door persoonlijke informatie op de wettelijk voorgeschreven wijze te behandelen Onmiddellijk melding maken van (vermoedens van) discriminatie of intimidatie Alle toepasselijke arbeidswetgeving naleven, inclusief wetten op het gebied van lonen, werktijden en kinderarbeid Deelnemen aan de door Regal aangeboden trainingen voor preventie van intimidatie

8

Gedragscode 2012

D

Fout:

Discrimineren bij beslissingen omtrent arbeidsrelaties Moppen vertellen of materiaal laten zien waarmee mensen worden beledigd of belachelijk worden gemaakt vanwege hun geslacht, ras, seksuele geaardheid, religie, leeftijd, handicap of etnische afkomst Ongewenste seksuele avances maken Informatie over het dienstverband van een medewerker bekend maken aan derden, indien er geen autorisatie of zakelijke noodzaak bestaat om deze informatie aan deze personen kenbaar te maken of indien de desbetreffende medewerker geen toestemming heeft gegeven voor de bekendmaking Een medewerker blootstellen aan represaillemaatregelen of intimidatie omdat deze te goeder trouw een mogelijke overtreding van de wet of het bedrijfsbeleid heeft gemeld Weigeren om met iemand samen te werken vanwege zijn of haar geslacht, ras, seksuele geaardheid, religie, leeftijd, handicap of etnische afkomst


Een werkplek zonder alcohol en drugs We tolereren geen gebruik van alcohol of drugs op een manier die een negatief effect kan hebben op de veilige en succesvolle uitoefening van onze bedrijfsactiviteiten, ongeacht de vraag of degene die alcohol of drugs gebruikt op dat moment werkt. Het bezit of gebruik van alcohol of illegale drugs is verboden onder werktijd, met inbegrip van lunch- en andere pauzes, behalve wanneer vooraf door een verantwoordelijke van Regal toestemming is verleend voor het bezit of de consumptie van alcohol tijdens bijzondere evenementen. Bezit, gebruik, aankoop, overdracht of verkoop van verdovende middelen zonder geldige en goed gedocumenteerde medische autorisatie is aanleiding tot onmiddellijke disciplinaire maatregelen.

C

Goed:

Aan uw manager of een andere verantwoordelijke bij Regal melden dat u middelen gebruikt die u mogelijk hinderen bij een goede uitoefening van uw werk, ook als het om legaal gebruik gaat

D

Fout:

Gebouwen of terreinen van Regal betreden terwijl u onder invloed bent van alcohol of drugs Alcohol gebruiken onder werktijd (behalve wanneer vooraf door een functionaris van Regal toestemming is verleend voor het bezit of de consumptie van alcohol tijdens bijzondere Regal-evenementen) of werken onder invloed van alcohol Op bedrijfsterreinen van Regal en/of tijdens uw werkzaamheden in het bezit zijn van drugs of van medicijnen die u wettelijk niet in bezit mag hebben Drugs gebruiken Medicijnen op onwettige wijze gebruiken Drugs verkopen of distribueren of op onwettige wijze medicijnen verkopen (zowel op bedrijfsterreinen van Regal als daarbuiten en zowel onder als buiten werktijd) Buiten werktijd alcohol of drugs gebruiken op een manier die een goede uitvoering van uw werkzaamheden hindert

Gedragscode 2012

9


Een werkplek zonder geweld Geweld wordt niet getolereerd. Onder ‘geweld’ wordt verstaan: anderen fysiek schade toebrengen, weg- of omverduwen, intimideren of ergens toe dwingen, wapens gebruiken of tonen, of het voornemen uiten om geweld te gebruiken. Niemand die gerelateerd is aan Regal (medewerkers, aannemers, leveranciers, klanten en andere externe personen die contact hebben met Regal) mag zich ooit bedreigd voelen door de woorden of handelingen van onze medewerkers of vertegenwoordigers. Onder geweld valt ook (het dreigen met) geweld tegen (eigendommen van) Regal. Voor zover de wetgeving ter plaatse dat toestaat, verbiedt Regal het bezit van wapens op de bedrijfsterreinen van Regal (ook in privévoertuigen) en tijdens activiteiten ten behoeve van Regal. Onder ‘wapens’ worden verstaan: vuurwapens, messen, explosieven en alle andere voorwerpen waarmee letsel kan worden toegebracht.

C

Goed:

Onmiddellijk melding maken van elke dreiging met geweld en van situaties waarin u vreest voor geweld op de werkplek Indien u als leidinggevende, teamleider of manager waarschuwingen ontvangt over mogelijk geweld op de werkplek: onmiddellijk maatregelen nemen ter bescherming van de mensen en bezittingen die gevaar lopen en zorgen dat de gemelde kwestie wordt onderzocht en opgelost

10

Gedragscode 2012

D

Fout:

U schuldig maken aan geweld op de werkplek in welke vorm dan ook, met inbegrip van dreiging met geweld Wapens meenemen of bezitten op de bedrijfsterreinen van Regal of in transportmiddelen van Regal terwijl u namens Regal werkt, zelfs als u in het bezit van een wapenvergunning bent


Beveiliging en crisismanagement In het hedendaagse internationale klimaat met het altijd aanwezige risico van terroristisch en/of crimineel geweld is het essentieel dat we onze plannen voor de beveiliging van onze mensen, werkplaatsen, data, informatiesystemen en bedrijfscontinuïteit zorgvuldig bijhouden en regelmatig actualiseren. Medewerkers dienen zich aan deze plannen te houden. Onze medewerkers moeten alle mogelijke voorzorgsmaatregelen nemen om te voorkomen dat ze zaken doen met terroristen of personen die terreur of andere gewelddadige activiteiten ondersteunen.

C

Goed:

D

Fout:

Plannen implementeren voor een betere beveiliging van onze mensen, gebouwen, informatie, informatiesystemen en bedrijfscontinuïteit

Personen buiten Regal inzage geven in of toegang verschaffen tot laptops en andere informatiesystemen van Regal

Inbreuken op de beveiliging melden bij uw leidinggevende, teamleider of manager en altijd alert blijven ten opzichte van verdachte gedragingen en/of personen

Toegang tot onze gebouwen of bedrijfsterreinen verlenen aan personen zonder dat dit een redelijk zakelijk doel voor Regal dient of zonder de geldende procedures voor het toelaten van bezoekers en gasten te volgen

Deelnemen aan de crisisplanning en de rampenoefeningen van uw vestiging De voorschriften naleven voor de toegangsbevoegdheid en het binnengaan of verlaten van onze gebouwen

Zaken doen met klanten, leveranciers, adviseurs of agenten zonder een adequaat antecedentenonderzoek uit te voeren

Buitenlandse immigratievoorschriften naleven en de vereiste visa aanvragen wanneer u op reis gaat Onze beleidsregels en procedures voor zakenreizen naleven Met uw huisarts contact opnemen om de benodigde inentingen en medicijnen te verkrijgen voordat u namens Regal naar het buitenland vertrekt Adequate antecedentenonderzoeken uitvoeren voor nieuwe medewerkers en contractanten Plannen voor bedrijfscontinuïteit opstellen en bijhouden Klanten, leveranciers, adviseurs en agenten aan de hand van ‘watch lists’ met terreurverdachten screenen en andere due diligenceonderzoeken uitvoeren zoals voorgeschreven door ons programma voor corruptiebestrijding Adequaat en veilig omgaan met gevaarlijke stoffen Voldoen aan de regels en beveiligingsnormen van het CustomsTrade Partnership Against Terrorism (C-TPAT)

Gedragscode 2012

11


Veiligheid, gezondheid en het milieu We streven naar een veilige en gezonde werkomgeving voor onze medewerkers. We willen ruimschoots voldoen aan alle wettelijke milieu-eisen en onze activiteiten zodanig uitvoeren dat de milieu-impact tot een minimum beperkt blijft. Dit geldt voor al onze activiteiten, dus niet alleen voor het beheer van afvalstromen en uitstoot. Het omvat ook efficiënt gebruik van hulpbronnen, toepassing van recycling waar mogelijk en naleving van de weten regelgeving en ons bedrijfsbeleid op al onze vestigingen en kantoren.

C

Goed:

Fout:

Alle milieuwetten en -voorschriften en ons bedrijfsbeleid naleven, met inbegrip van de Social Accountability Policy en de Environmental Sustainability Policy

Uzelf of een collega, klant, leverancier, aannemer of adviseur bewust in een situatie brengen met reële risico's voor de persoonlijke veiligheid

Zorgen voor een veilige werkomgeving en voorkomen dat mensen letsel oplopen door ongevallen op het werk

Onveilige activiteiten uitvoeren of onveilige situaties toestaan

Nalevingsrisico's beoordelen en oplossen alvorens nieuwe zakelijke activiteiten of programma's te starten Risico's voor veiligheid, gezondheid en milieu elimineren uit onze bedrijfsgebouwen en processen Het gebruik van giftige en gevaarlijke stoffen in onze processen en activiteiten zo veel mogelijk beperken, energie en water sparen en materialen recyclen Alle kwesties op het gebied van veiligheid, gezondheid of milieubescherming onmiddellijk melden aan de verantwoordelijke manager, de juridische afdeling, de afdeling Environmental, Health, Safety & Sustainability (EHSS) of Human Resources Alle aan het licht gekomen kwesties rond wettelijke naleving onderzoeken en oplossen In alle transportmiddelen van Regal gebruikmaken van veiligheidsgordels De Social Accountability Policy en de Environmental Sustainability Policy van Regal kennen en naleven

12

D

Gedragscode 2012

Nalaten om persoonlijke beschermingsmiddelen te gebruiken wanneer dit wel vereist is Niet-goedgekeurde of niet-gelabelde chemicaliën kopen, in ontvangst nemen of gebruiken Niets doen om een veiligheidsrisico te (laten) corrigeren nadat u dit risico hebt ontdekt Nalaten om geblokkeerde nooduitgangen of brandtrappen onmiddellijk vrij te maken De toegang tot brandbestrijdingsmiddelen blokkeren Onveilig rijgedrag vertonen (raadpleeg de verkeersrichtlijnen van de plaatselijke overheid en de verkeerswetgeving) Lockout/tagout-procedures en andere procedures voor (elektrische) veiligheid negeren Nalaten onze richtlijnen voor beheer, verzending, transport, import/export en verwijdering van gevaarlijke stoffen en chemicaliën te volgen

Beleidsregels Onze producten

Productveiligheid en -kwaliteit - pagina 14

Gedragscode 2012

13

Beleidsregels Onze producten

Productveiligheid en -kwaliteit We willen producten maken die bij normaal gebruik veilig zijn voor de gebruiker en het milieu. Onze producten voldoen (ruimschoots) aan de wettelijke voorschriften op het gebied van veiligheid en productetiketten.

C

Goed:

Zorgen dat afwegingen op het gebied van milieubescherming, veiligheid en gezondheid en een adequate juridische analyse deel uitmaken van alle activiteiten voor productontwikkeling, zoals voorgeschreven in het beleid voor het ontwikkelingsproces van nieuwe producten Alle problemen met productveiligheid onmiddellijk aan de juridische afdeling of de Product Safety Council melden, zodat het probleem kan worden onderzocht en opgelost Alle van buiten Regal afkomstige meldingen over problemen met de productveiligheid onmiddellijk aan de juridische afdeling doorgeven, zodat het probleem kan worden onderzocht en opgelost

14

Gedragscode 2012

D

Fout:

Niet onmiddellijk reageren op meldingen van problemen met onze producten op het gebied van veiligheid, gezondheid of milieubescherming Nieuwe producten op de markt brengen en verkopen die onverantwoorde risico’s opleveren voor het milieu, de veiligheid en/of de gezondheid of op het gebied van wettelijke aansprakelijkheid of reputatieschade

Beleidsregels Onze zakelijke relaties

Geschenken, gunsten en amusement - pagina 16

Relaties met leveranciers - pagina 19

Relaties met klanten - pagina 20

Eerlijke concurrentie - pagina 21

Internationale handelsvoorschriften - pagina 24

Preventie van witwassen en corruptie - pagina 26

Programma voor corruptiebestrijding - pagina 27

Gedragscode 2012

15


Geschenken, gunsten en amusement Geschenken, gunsten en amusement – algemeen Wanneer Regal producten verkoopt of inkoopt, mag zelfs niet de schijn worden gewekt dat Regal of haar medewerkers en vertegenwoordigers een voorkeursbehandeling hebben nagestreefd, gekregen of gegeven in ruil voor het aanbieden of ontvangen van geschenken, gunsten of amusement.

Relaties met klanten Het doel van geschenken, gunsten en amusement in een commerciële of zakelijke context is het kweken van goodwill en het opbouwen van een goede werkrelatie. Het aanbieden, toezeggen of geven van geschenken, gunsten, amusement, betalingen of andere giften om voordeel te verkrijgen is in geen enkele situatie aanvaardbaar en kan leiden tot strafrechtelijke vervolging van de desbetreffende medewerker(s) en van Regal. Zakelijke geschenken, gunsten of amusement mogen niet worden gegeven indien ze verboden zijn volgens wet- of regelgeving of volgens bekend beleid van de werkgever van de ontvanger, indien ze bedoeld zijn om de ontvanger op ongepaste wijze te beïnvloeden of de indruk wekken hiervoor bedoeld te zijn, of als ze de ontvanger of Regal in verlegenheid zouden kunnen brengen. Regal verbiedt zulke geschenken in alle zakelijke relaties met personen, bedrijven of overheden waar ook ter wereld. Alle vormen van omkoping, smeergeld, steekpenningen en andere ongepaste betalingen zijn een overtreding van ons beleid.

Relatiegeschenken aan vertegenwoordigers van de overheid Het beleid van Regal vereist een strikte naleving van de toepasselijke Amerikaanse en niet-Amerikaanse wetten en voorschriften voor het aanvaarden van amusement, maaltijden, geschenken, giften, provisies en andere zaken van waarde door medewerkers of vertegenwoordigers van de overheid. Zonder voorafgaande toestemming van de juridische afdeling is het onze medewerkers en vertegenwoordigers niet toegestaan om zaken van waarde te schenken aan medewerkers of vertegenwoordigers van de overheid.

Relatiegeschenken aan personen buiten de overheid Maaltijden, drankjes, amusement en andere relatiegeschenken Onze medewerkers mogen maaltijden, drankjes, amusement en andere relatiegeschenken van een redelijke waarde aan personen buiten de overheid aanbieden ter ondersteuning van legitieme zakelijke activiteiten, waarbij de volgende voorwaarden gelden:

16

3

e activiteiten mogen geen wetten of voorschriften overtreden, of indruisen tegen de gedragscode D van de organisatie van de ontvanger. Degene die de relatiegeschenken wil aanbieden, moet van tevoren te informeren naar eventuele verboden of beperkingen die zijn vastgesteld door de organisatie van de ontvanger.

3

et relatiegeschenk moet aansluiten bij wat in de desbetreffende markt gebruikelijk is, mag alleen H infrequent worden gegeven en mag niet overdadig of extravagant zijn. Het is moeilijk om ‘overdadig of extravagant’ te definiëren in termen van een bepaald bedrag, maar dit kan op basis van gezond verstand worden beoordeeld aan de hand van wat in de desbetreffende markt gebruikelijk is. Regal is actief in uiteenlopende markten. Alvorens een relatiegeschenk aan een klant aan te bieden of te geven, moeten onze medewerkers en vertegenwoordigers (als er niet al van tevoren afspraken zijn gemaakt) advies inwinnen bij een verkoop- of marketingmanager, een algemeen manager of een vicepresident van Regal over wat in de desbetreffende markt als gepast wordt beschouwd.

Gedragscode 2012


Geschenken Onze medewerkers en vertegenwoordigers mogen geen tastbare geschenken (inclusief toegangskaarten voor sport-, recreatie- of andere evenementen) met een marktwaarde van USD 100 of meer aanbieden of geven aan personen of organisaties waarmee Regal zaken doet of wil doen, tenzij dit van tevoren uitdrukkelijk is goedgekeurd door de vicepresident van de desbetreffende divisie of bedrijfsfunctie. Geschenken in de vorm van contanten of hieraan gelijkwaardige zaken zijn altijd ongepast. Dit geldt niet voor redelijke donaties aan goede doelen die zijn goedgekeurd door functionarissen van Regal. Relatiegeschenken van leveranciers, dienstverleners, klanten en anderen Onze medewerkers mogen geen relatiegeschenken aannemen indien (in redelijkheid de schijn kan worden gewekt dat) hiervan een onbehoorlijke zakelijke prikkel uitgaat, indien dit een overtreding inhoudt van wetten, voorschriften of het bedrijfsbeleid van Regal, of indien dit ons in verlegenheid zou kunnen brengen of onze reputatie zou kunnen schaden. Om aan deze norm te voldoen, mogen onze medewerkers in geen enkele vorm geschenken, gunsten of maaltijden aannemen, behalve: 3 P romotieartikelen van nominale waarde (maximaal USD 25) die incidenteel en niet volgens een vast patroon worden gegeven; 3 P assende artikelen van nominale waarde, indien gegeven in een land waar het gebruikelijk is om bij bijzondere gelegenheden geschenken te geven aan klanten en anderen en op voorwaarde dat het geschenk geen overtreding inhoudt van wetten, voorschriften of het bedrijfsbeleid van de organisatie van de gever; 3 R edelijke maaltijden en normale zakelijke voorzieningen (zoals een kop koffie met gebak of vervoer tussen plaatselijke vestigingen) in samenhang met een zakelijke bespreking op de locatie van de leverancier of dienstverlener; vervoer in een privévliegtuig van derden mag alleen worden geaccepteerd na voorafgaande toestemming van de verantwoordelijke vicepresident van Regal; 3 P romotieaanbiedingen en kortingen (bijvoorbeeld airmiles) die worden aangeboden door vervoersmaatschappijen, hotels, autoverhuurbedrijven en restaurants, op voorwaarde dat deze op dezelfde manier worden aangeboden aan andere reizigers en er geen speciale regelingen worden getroffen om de voordelen te ontvangen terwijl dit leidt tot hogere kosten voor Regal; en 3 I ndien uitdrukkelijke toestemming is gegeven door de verantwoordelijke vicepresident van de divisie of bedrijfsfunctie.

Gedragscode 2012

17


Geschenken, gunsten en amusement (vervolg)

C

Goed:

Op de hoogte zijn van de wettelijke voorschriften, het bedrijfsbeleid van Regal en de beleidsregels die gelden voor de ontvanger voordat u geschenken, amusement of reiskostenvergoedingen van welke aard dan ook aanbiedt of geeft Zorgen dat bij alle (zakelijke) relaties met overheden wordt voldaan aan de wetten en voorschriften Kosten voor maaltijden, amusement en geschenken correct verantwoorden in uw kostendeclaraties Geschenken uitsluitend aannemen en geven wanneer deze voldoen aan de normen die in deze Gedragscode worden beschreven Als u op uw werk of thuis een geschenk ontvangt dat niet voldoet aan de criteria in deze Gedragscode: dit melden aan uw leidinggevende, teamleider of manager, zodat het geschenk op de juiste wijze kan worden geretourneerd of afgevoerd Rekening houden met het feit dat omkoping in elke vorm (contante betalingen, steekpenningen, niet-gedocumenteerde kortingen, vergoedingen of toeslagen) verboden is Gedetailleerde gegevens bijhouden van alle ontvangen of gegeven geschenken

D

Fout:

Geschenken of relatiegeschenken aanbieden of accepteren indien dit de schijn van onrechtmatigheid zou kunnen wekken Gunsten, maaltijden, geschenken, giften of andere betalingen aanbieden of geven aan een overheidsfunctionaris; zelfs betalingen voor routinematige administratieve handelingen kunnen volgens Amerikaanse of andere anticorruptiewetten verboden zijn en mogen alleen worden gedaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van de juridische afdeling Externe vertegenwoordigers (verkopers, distributeurs, adviseurs, aannemers) inschakelen als er sprake is van aanwijzingen voor onrechtmatige praktijken, een slechte reputatie op het gebied van omkoping, of familie- of andere relaties die een ongepaste invloed zouden kunnen hebben op beslissingen van klanten en/of overheden Toezeggen of afspreken dat Regal onvoorwaardelijk verplicht is een provisie voor een bepaalde transactie aan een externe vertegenwoordiger te betalen voordat de klant in de transactie de keuze voor een leverancier heeft gemaakt en aangekondigd Toezeggen een betaling te doen in een land of aan een persoon of bedrijf zonder relatie met de transactie Instemmen met commissiebedragen die excessief zijn onder de gegeven omstandigheden Gelden, bedrijfsmiddelen of het gebruik van bedrijfsmiddelen bijdragen voor politieke doeleinden zonder voorafgaande toestemming van de juridische afdeling

18

Gedragscode 2012


Relaties met leveranciers We behandelen onze leveranciers rechtvaardig en volgens de wet en bieden hen de gelegenheid om op basis van de waarde die zij aan Regal kunnen bieden te concurreren om onze klandizie. We doen uitsluitend zaken met leveranciers die een goede reputatie hebben. Onze leveranciers moeten hun personeel rechtvaardig behandelen, een veilige werkomgeving aanbieden, de gezondheid van hun medewerkers beschermen en voldoen aan alle relevante wetten en voorschriften, onder andere op het gebied van milieubescherming. Essentiële criteria bij de selectie van onze leveranciers zijn een grondige procedure voor due diligence-onderzoek, de reputatie van de leverancier en de infrastructuur van de leverancier voor naleving van deze standaarden.

C

Goed:

Alleen zaken doen met leveranciers die alle geldende wetgeving naleven, onder meer op het gebied van arbeid, milieu, veiligheid en gezondheid Gekwalificeerde leveranciers conform onze zakelijke doelstellingen eerlijke kansen geven om te concurreren voor onze orders Onze fysieke goederen, bedrijfseigen informatie en andere bedrijfsmiddelen beschermen bij contacten met leveranciers en de bedrijfseigen informatie van leveranciers beschermen volgens de overeengekomen geheimhoudingsverklaringen De juridische afdeling raadplegen en om goedkeuring vragen alvorens overeenkomsten met een leverancier te sluiten waarbij sprake is van:

q E xclusiviteit: dit betreft overeenkomsten waarbij de afnemer (respectievelijk leverancier) van een product of dienst verplicht wordt om uitsluitend zaken te doen met één leverancier (respectievelijk afnemer) van dit product of deze dienst; dit geldt onder meer voor exclusieve afnamebedingen

q K oppelverkoop: bij koppelverkoop is een leverancier uitsluitend bereid een bepaald product of een bepaalde dienst te leveren indien de afnemer ook een tweede product of dienst aanschaft

D

Fout:

Zakendoen met een leverancier die op een ‘watch list’ van de Amerikaanse overheid staat Leveranciers selecteren op basis van andere afwegingen dan eerlijke en concurrerende inschrijvingsprocedures op basis van criteria waarmee de hoogste totale waarde voor Regal wordt nagestreefd Vertrouwelijke bedrijfsgegevens (bijvoorbeeld prijsinformatie) van een leverancier bekendmaken aan concurrenten van de leverancier Signalen negeren dat een leverancier minderjarige werknemers heeft of andere wettelijke normen voor lonen, arbeidsveiligheid en milieubescherming schendt Ongepaste geschenken of gunsten aannemen van (potentiële) leveranciers Met een leverancier afspraken maken die onze prijzen of voorwaarden voor verkoop aan onze klanten bepalen of beperken Leveranciers een specifieke prijs of een bepaald prijsbereik noemen waaraan ze moeten voldoen om opdrachten te krijgen

q E en partnerschap, joint venture of programma voor gezamenlijke ontwikkeling Overheidsvoorschriften kennen en naleven bij het inkopen van goederen of materialen voor het uitvoeren van overheidscontracten Onze beleidsrichtlijnen voor de omgang met zakenpartners, leveranciers en dienstverleners opvolgen

Gedragscode 2012

19


Relaties met klanten We behandelen onze klanten rechtvaardig en in overeenstemming met de wet. We geven klanten nooit een onrechtvaardig voordeel boven andere, concurrerende klanten. Bij de verkoop van dezelfde producten en diensten discrimineren we niet tussen verschillende klanten. Om de klandizie van klanten te winnen of te behouden, concurreren we eerlijk op basis van de waarde van onze producten en diensten.

C

Goed:

Concurrerende klanten in een marktsegment gelijke kansen geven om in aanmerking te komen voor dezelfde prijzen, verkoopvoorwaarden of handelskortingen Onze bedrijfsmiddelen inclusief fysieke goederen en bedrijfseigen informatie beschermen bij contacten met klanten en de bedrijfseigen informatie van klanten beschermen volgens de overeengekomen geheimhoudingsverklaringen Op de hoogte zijn van alle (Amerikaanse) wetten en voorschriften voor export, indien van toepassing De juridische afdeling raadplegen en om goedkeuring vragen alvorens overeenkomsten met een klant te sluiten waarbij sprake is van:

q Exclusiviteit: dit betreft overeenkomsten waarbij de afnemer (respectievelijk leverancier) van een product of dienst verplicht wordt om uitsluitend zaken te doen met één leverancier (respectievelijk afnemer) van dit product of deze dienst; dit geldt onder meer voor exclusieve afnamebedingen q K oppelverkoop: bij koppelverkoop is een leverancier uitsluitend bereid een bepaald product of een bepaalde dienst te leveren indien de afnemer ook een tweede product of dienst aanschaft q E en partnerschap, joint venture of programma voor gezamenlijke ontwikkeling

20

D

Gedragscode 2012

Fout:

Zaken doen met een klant die op een ‘watch list’ van de Amerikaanse overheid staat of producten of diensten verkopen aan een klant die is gevestigd in een door de Amerikaanse overheid onder embargo of handelsbeperkingen geplaatst land, of via een tussenpersoon in een dergelijk land Klanten onder druk zetten of met hen afspraken maken over de prijzen die de klant moet vragen bij het verkopen van onze producten De relatie met een klant beëindigen op basis van besprekingen of afspraken met een andere klant Aan klanten beperkingen opleggen om onze producten alleen aan bepaalde personen of organisaties of alleen in bepaalde geografische regio's te verkopen, zonder dat dit van tevoren is besproken met en goedgekeurd door de juridische afdeling Overeenkomsten sluiten waarbij het een klant wordt verboden om producten te kopen van een van onze concurrenten, zonder dat dit van tevoren is besproken met en goedgekeurd door de juridische afdeling Vertrouwelijke bedrijfsgegevens van een klant bekendmaken aan concurrenten van de klant Met klanten of distributeurs afspraken maken om de prijzen bij doorverkoop van onze producten te bepalen of beperken


Eerlijke concurrentie We proberen nieuwe klanten te winnen via de kwaliteit en de totaalwaarde van onze producten en diensten, niet door oneerlijke nadelen voor onze concurrenten te creëren. Het is van het grootste belang dat onze medewerkers en vertegenwoordigers zelfs de schijn van oneerlijke concurrentie vermijden. Antikartelwetgeving dient om een robuuste concurrentie zonder onderlinge afspraken te garanderen. Als mogelijke sancties bij overtreding van de antikartelwetgeving kunnen schadevergoedingen en boetes aan Regal worden opgelegd. Bovendien kunnen de verantwoordelijke medewerkers en vertegenwoordigers worden veroordeeld tot hoge boetes en gevangenisstraffen. We streven naar strikte naleving van de antikartelwetgeving in alle landen waar we actief zijn. We sluiten geen overeenkomsten en treffen geen regelingen met concurrenten met het oogmerk om robuuste en eerlijke concurrentie te beperken. We bepalen unilateraal en zelfstandig de prijzen en leveringsvoorwaarden voor onze producten en diensten. De antikartelwetten: 3 v erbieden afspraken of convenanten (schriftelijk, mondeling of anderszins) die een nadelig effect hebben op de vrije concurrentie; zelfs als er geen schriftelijke overeenkomsten zijn, kunnen de omstandigheden of de handelingen van een bedrijf of zijn medewerkers voldoende zijn om te concluderen dat er illegale afspraken zijn gemaakt; 3 reguleren het gedrag van bedrijven met een dominante marktpositie; 3 s chrijven voor dat fusies, overnames en bepaalde andere transacties van tevoren door de overheid moeten worden geëvalueerd en (in bepaalde gevallen) moeten worden goedgekeurd. Antikartelwetten zijn complex, zijn mogelijk wereldwijd van toepassing en kunnen afhankelijk van de omstandigheden een verschillende werking hebben. Het is van het grootste belang dat bij de ontwikkeling van nieuwe zakelijke relaties al in een vroeg stadium de juridische afdeling wordt geraadpleegd om te beoordelen in hoeverre de antikartelwetgeving van toepassing is. De volgende handelwijzen zijn strikt verboden: 3 P rijsafspraken. Onze prijzen moeten onafhankelijk worden bepaald. Prijsafspraken met concurrenten zijn ten strengste verboden. Dit verbod omvat onder andere afspraken om prijzen te verlagen of te verhogen of om redelijke prijzen of minimum- en maximumprijzen vast te stellen, afspraken over een formule voor het berekenen van prijzen en afspraken die bedoeld zijn om nadelige concurrentie te beperken. 3 V erdeling van territoria. Hieronder vallen alle afspraken met een concurrent over de verdeling of toewijzing van territoria waarin bepaalde producten of diensten worden verkocht. 3 V erdeling van klanten. Hieronder vallen alle afspraken met een concurrent over de verdeling of toewijzing van klanten aan wie bepaalde producten of diensten worden verkocht. 3 V erdeling van productlijnen. Hieronder vallen alle afspraken met een concurrent over de verdeling of toewijzing van productlijnen die door elk van de concurrenten worden verkocht.

Gedragscode 2012

21


3 C ommunicatie met concurrenten. Medewerkers moeten alle mogelijke voorzorgsmaatregelen nemen om niet betrokken te raken bij communicatie met concurrenten over de onderstaande gevoelige aspecten van concurrentie, of bij communicatie die zelfs maar de schijn van ongepastheid wekt: q Prijzen q Toewijzing of verdeling van verkoopterritoria, klanten of productlijnen q Offertes q Verkoopterritoria q Verkoopvoorwaarden q Productie, verkoopcapaciteit of volume q Kosten, winsten of winstmarges q Marktaandeel q Aangeboden producten en diensten q Distributiemethoden Indien een concurrent probeert een communicatie over een van deze onderwerpen op gang te brengen, dient u de communicatie over dit onderwerp onmiddellijk af te breken en de concurrent te vertellen dat het bedrijfsbeleid van Regal u niet toestaat dergelijke besprekingen te voeren. Indien deze onderwerpen naar voren komen tijdens een bijeenkomst of een andere vorm van communicatie en het bespreken van het onderwerp niet onmiddellijk wordt gestaakt, dient u de bijeenkomst te verlaten of de communicatie af te breken. Een dergelijk incident moet onmiddellijk worden gemeld aan de juridische afdeling. Door deelname aan of lidmaatschap van handels- en bedrijfsorganisaties is er vaak sprake van contacten en communicatie tussen concurrenten. Als lid van handels- en bedrijvenorganisaties moeten we zorgvuldige aandacht besteden aan ons beleid om de antikartelwetgeving naar letter en geest na te leven en bespreking van de bovengenoemde concurrentiegevoelige onderwerpen (inclusief de verdeling van territoria, klanten en productlijnen) te vermijden. Het inwinnen van informatie over onze concurrenten en concurrerende producten en diensten is een noodzakelijk en routinematig uitgevoerd onderdeel van het zakendoen. Bij het verzamelen van deze informatie mogen we echter nooit gebruikmaken van onrechtmatige methoden zoals misleiding of diefstal. Bovendien vermijden we elke vorm van communicatie die door deze Gedragscode wordt verboden, inclusief communicatie die de schijn zou kunnen wekken van onrechtmatigheden.

22

Gedragscode 2012


Eerlijke concurrentie (vervolg)

C

Goed:

Alle wetten en voorschriften op het gebied van vrije concurrentie naleven

D

Fout:

Met een concurrent overleggen over een van de volgende onderwerpen:

Voldoen aan onze beleidsrichtlijnen en procedures voor naleving van wetten en voorschriften op het gebied van vrije concurrentie, inclusief de voorschriften voor deelname aan handels- en bedrijfsorganisaties en contacten met concurrenten

q Prijzen

De juridische afdeling raadplegen om het risico van overtredingen van wetten en voorschriften voor vrije concurrentie te verkleinen wanneer fusies, overnames, joint ventures of andere bedrijfsconstructies worden overwogen die mogelijk relevant zijn voor de antikartelwetgeving

q Offertes

Zorgen dat u in het kader van een relatie met een concurrent die tevens klant of leverancier is, geen informatie verstrekt die de vrije concurrentie tussen deze concurrent en Regal hindert Als een leverancier tevens een concurrent is en de juridische afdeling de contacten met deze leverancier/concurrent heeft goedgekeurd: bij de communicatie met de leverancier/ concurrent alleen contacten onderhouden met de medewerkers van de leverancier/concurrent die verantwoordelijk zijn voor leveringen aan Regal, en zorgen dat medewerkers van Regal die betrokken zijn bij de verkoop van producten waarmee we met deze leverancier/concurrent concurreren, geen rol spelen bij de contacten met deze leverancier/concurrent Als een klant tevens een concurrent is en de juridische afdeling de contacten met deze klant/concurrent heeft goedgekeurd: bij de communicatie met de klant/concurrent alleen contacten onderhouden met de medewerkers van de klant/concurrent die verantwoordelijk zijn voor inkoop bij Regal, en zorgen dat andere medewerkers van Regal die betrokken zijn bij de verkoop van producten waarmee we met deze klant/concurrent concurreren, geen rol spelen bij de contacten met deze klant/concurrent De juridische afdeling raadplegen over contracten waarbij sprake is van bundeling of koppeling van goederen en/of diensten, exclusieve leverings- of inkoopovereenkomsten en/ of technologische licenties die het een van beide partijen moeilijker maken om in de markt te concurreren Bij verkopen in het buitenland goed op de hoogte zijn van nationale en regionale voorschriften, bijvoorbeeld van de Europese Unie, en de coördinatie van deze voorschriften met de Amerikaanse wetgeving

q Toewijzing of verdeling van verkoopterritoria, klanten of productlijnen

q Verkoopterritoria q Verkoopvoorwaarden q Productie, verkoopcapaciteit of volume q Kosten, winsten of winstmarges q Marktaandeel q Aangeboden producten en diensten q Distributiemethoden Afspreken om onze producten te verkopen voor een prijs die lager is dan de productiekosten, zonder dat dit is goedgekeurd door de juridische afdeling Afspraken maken of regelingen voorstellen (mondeling of schriftelijk, expliciet of impliciet, formeel of informeel) met een concurrent over kwesties met betrekking tot de concurrentie tussen Regal en deze concurrent Onze relaties met klanten gebruiken om hen aan te moedigen concurrenten onrechtvaardig te behandelen Handelsgeheimen of vertrouwelijke informatie van een concurrent verkrijgen door diefstal, bedrog, toezeggingen, dreigementen of een verkeerde voorstelling van zaken; als er redenen zijn om te vermoeden dat informatie op een van deze wijzen is verkregen, dient u dit te melden aan de juridische afdeling Rechtstreekse ontmoetingen hebben met een medewerker van een concurrent (ook als deze concurrent tevens een klant of een leverancier van Regal is) zonder voorafgaande toestemming van de juridische afdeling Prijswijzigingen coördineren met concurrenten of handelingen verrichten die de schijn zouden kunnen wekken dat prijswijzigingen worden gecoördineerd

Gedragscode 2012

23


Internationale handelsvoorschriften Alle landen kennen wettelijke voorschriften voor het transport van goederen over de landsgrenzen. Bij al onze internationale handelsactiviteiten moeten we op de hoogte zijn van de wetgeving voor internationale handel in de landen waar we actief zijn, en deze wetgeving naleven. Medewerkers die betrokken zijn bij het exporteren of importeren van onze producten van het ene rechtsgebied naar het andere, moeten zich houden aan alle hiervoor geldende wetten, onder andere door: 3 alle benodigde exportvergunningen te verkrijgen; 3 te controleren of de ontvangers van de door Regal geëxporteerde producten wel gerechtigd zijn deze producten te ontvangen; 3 alle vereiste documenten tijdig, naar waarheid, correct en volledig in te vullen en in te dienen; en 3 een administratie bij te houden die voldoet aan de vereisten. Veel landen kennen wettelijke verboden of beperkingen van de export van bepaalde grondstoffen, technologieën, software, data en andere zaken. Export kan plaatsvinden via transport, maar ook door artikelen persoonlijk over de grens te brengen, door elektronische overdracht (bijvoorbeeld e-mail, internet of telefoon) of door persoonlijke conversatie. Volgens de Amerikaanse wetgeving kan er ook sprake zijn van export indien binnen het grondgebied van de Verenigde Staten technische informatie (bijvoorbeeld mondeling) bekend wordt gemaakt aan personen die geen Amerikaans staatsburger zijn. Volgens de Amerikaanse wetgeving is het Amerikaanse bedrijven niet toegestaan om zaken te doen met ingezetenen, bedrijven en vertegenwoordigers van bepaalde landen. Bovendien verbiedt de Amerikaanse overheid export naar bepaalde personen en organisaties. In andere landen gelden mogelijk vergelijkbare wetten en voorschriften. Volgens Amerikaanse wetten mogen Amerikaanse bedrijven niet meewerken met bepaalde boycotacties tegen andere landen en moeten Amerikaanse bedrijven het melden wanneer ze door derden worden verzocht om informatie te verstrekken of bepaalde acties te ondernemen ter ondersteuning van een dergelijke boycot. In andere landen gelden mogelijk vergelijkbare wetten.

24

Gedragscode 2012


Internationale handelsvoorschriften (vervolg)

C

Goed:

D

Fout:

Op de hoogte zijn van de wettelijke voorschriften die gelden voor uw grensoverschrijdende activiteiten en deze voorschriften naleven bij het importeren en exporteren van goederen, diensten, technologie en software

Producten verkopen aan afnemers of distributeurs die geen duidelijk antwoord geven op vragen over het uiteindelijke gebruik, de eindgebruikers, de leveringsdatum of de plaats van levering

Zorgen dat aan overheidsinstanties actuele, waarheidsgetrouwe, correcte en volledige documenten en verklaringen worden afgegeven over onze importen en exporten

Producten verkopen aan een klant als er aanwijzingen zijn dat de klant, een klant van de klant of de beoogde eindgebruiker werkt aan de ontwikkeling of productie van biologische, chemische of nucleaire wapens, ballistische raketten of andere technologieën waarvoor beperkingen gelden

De hulp inroepen van het Global Trade Compliance Team ([email protected]) bij de exportclassificatie van producten, technologie of software voordat deze worden geëxporteerd, zodat kan worden bepaald of een speciale vergunning vereist is Controleren of uw transacties voldoen aan de wettelijke beperkingen voor transacties met bepaalde landen of personen, en voor transacties waarbij de producten uiteindelijk op een ongeoorloofde wijze worden gebruikt Buitenlandse klanten, leveranciers en andere partners verifiëren aan de hand van hiervoor bestemde ‘watch lists’ van de overheid Niet deelnemen aan boycotacties die verboden zijn volgens Amerikaanse of andere wetten Contact opnemen met het Global Trade Compliance Team (trade. [email protected]) indien er bij een transactie sprake is van een conflict tussen Amerikaanse wetgeving en wetgeving ter plaatse, of als u andere vragen hebt De door Regal aangeboden trainingen over importen exportvoorschriften volgen

Transacties aangaan met staatsburgers of vertegenwoordigers van landen waartegen de Amerikaanse overheid sancties heeft ingesteld, of transacties aangaan met een klant als u weet of als er aanwijzingen zijn dat de klant van plan is om producten door te verkopen aan staatsburgers of vertegenwoordigers van landen waartegen de Amerikaanse overheid sancties heeft ingesteld Facturen opstellen waarop een waarheidsgetrouwe weergave van het gehele factuurbedrag, een volledige beschrijving van de goederen of een vermelding van het land van herkomst ontbreekt Goederen overdragen tussen dochter- en zusterondernemingen in verschillende landen tegen overdrachtsprijzen waarbij de kosten en winsten niet eerlijk worden verdeeld tussen de betrokken ondernemingen, en die niet zijn goedgekeurd door de Tax Department Certificaten afgeven voor de NAFTA (North American Free Trade Agreement) of vergelijkbare verdragen voor verlaagde importtarieven, zonder op de hoogte te zijn van de specifieke vereisten van het verdrag

Er rekening mee houden dat de Amerikaanse exportregels gelden voor alle exporttransacties van Regal, waar ook ter wereld

Gedragscode 2012

25


Preventie van witwassen en corruptie Onder ‘witwassen’ wordt verstaan een poging van personen of organisaties om de opbrengsten van misdaad (zoals terrorisme, drugshandel, omkoping en fraude) aan het oog te onttrekken of legitiem te doen lijken. Deze personen en organisaties proberen mogelijk hun onrechtmatig verkregen gelden aan het oog te onttrekken door producten te kopen, zoals de producten die door Regal worden verkocht. In veel landen zijn transacties met de opbrengsten van criminele activiteiten verboden. We houden ons overal ter wereld aan de wetten en voorschriften tegen witwassen. Het is heel belangrijk dat we redelijke maatregelen nemen voor het herkennen en vermijden van relaties met potentiële klanten die schadelijk kunnen zijn voor Regal. We doen uitsluitend zaken met klanten die legitieme zakelijke activiteiten uitvoeren en langs legale weg en uit legitieme bronnen worden gefinancierd. Bij bepaalde gedragswijzen dienen onze medewerkers en vertegenwoordigers zich af te vragen of Regal wellicht wordt gebruikt om geld wit te wassen of om omkoping of andere corrupte activiteiten mogelijk te maken. Enkele voorbeelden van dergelijke gedragswijzen zijn: 3 pogingen of verzoeken door (potentiële) klanten om contant of met postwissels of reischeques te betalen; 3 p ogingen of verzoeken door een (potentiële) klant om via een derde partij te betalen, of pogingen of verzoeken door een leverancier om Regal via een derde partij te laten betalen; 3 bestellingen of aankopen door een klant die niets te maken hebben met de normale bedrijfsactiviteiten van de klant; 3 verzoeken om producten te verzenden naar een ander land dan het land van waaruit de betaling zal worden gedaan; 3 transacties waarbij locaties betrokken zijn die worden geassocieerd met terrorisme, drugshandel of witwassen; 3 p ogingen om transacties een zodanige vorm te geven dat voorschriften voor administratie en verslaglegging worden omzeild, bijvoorbeeld door meerdere contante betalingen te doen met bedragen onder de limiet die melding aan de autoriteiten vereist; 3 onredelijk gecompliceerde transacties; 3 k lanten of vertegenwoordigers van klanten die valse identificatiegegevens verstrekken of die niet bereid zijn om volledige identificatiegegevens van de klant te verstrekken; en 3 p rovisies, bonussen, succes- en resultaatafhankelijke vergoedingen en andere betalingsregelingen die hoger zijn dan wat in de betreffende markt of locatie gebruikelijk is.

26

Gedragscode 2012


Preventie van witwassen en corruptie (vervolg)

C

Goed:

Wet- en regelgeving naleven die witwassen verbiedt en het melden van cash- en andere verdachte transacties voorschrijft Vermoedens en/of vragen over verdachte activiteiten melden aan uw manager, de verantwoordelijke financieel manager of de juridische afdeling Alleen zaken doen met klanten die zich bezighouden met legitieme activiteiten en die worden gefinancierd uit legitieme bronnen De door Regal ingekochte goederen en diensten uitsluitend betalen via cheques of creditcards van Regal of andere goedgekeurde betalingswijzen en erop toezien dat het geld uitsluitend betaalbaar wordt gesteld aan de persoon of entiteit die wettig aanspraak kan maken op de betaling, tenzij een financieel manager of de juridische afdeling goedkeuring heeft verleend voor een andere handelwijze

D

Fout:

Betalingen doen aan leveranciers of andere zakelijke partners in een ander land dan het land waar de leverancier of partner actief is of waar de goederen en/of diensten zijn geleverd Betalingen van derden of betalingen in contanten accepteren zonder dat dit is goedgekeurd door een financieel manager of de juridische afdeling Klantorders afhandelen en/of producten verzenden op een manier die afwijkt van de standaardprocedures van Regal, behalve wanneer hiervoor toestemming is verleend door een financieel manager of de juridische afdeling Personen omkopen, steekpenningen of smeergeld betalen of contante betalingen doen

Op de hoogte zijn van de verplichtingen die u als medewerker van Regal hebt volgens het Programma voor corruptiebestrijding. Een adequaat due diligence-onderzoek uitvoeren en het Beleid voor externe contacten en due diligence volgen alvorens externe agenten, vertegenwoordigers, distributeurs of andere zakelijke partners in te schakelen

Programma voor corruptiebestrijding Regal is tegen elke vorm van corruptie en corruptie wordt niet getolereerd in ons bedrijf. Overal ter wereld zijn anti-corruptiewetten van kracht. Deze wetten, zoals bijvoorbeeld de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) en de Britse Bribery Act, verbieden bedrijven om zaken van waarde te schenken om bepaalde beslissingen te bewerkstelligen of te beïnvloeden of om bepaalde handelingen te doen uitvoeren of voortduren. Bijzondere aandacht is vereist voor geschenken (inclusief amusement) die worden aangeboden aan overheidsfunctionarissen, voor het correct vastleggen van transacties en voor derden die namens Regal optreden. Raadpleeg de online documentatie over het Programma voor corruptiebestrijding voor definities en informatie over procedures en beleidsrichtlijnen.

Gedragscode 2012

27

Beleidsregels Onze relaties met de overheid

Werken met overheden - pagina 29

Politieke donaties en activiteiten - pagina 31

28

Gedragscode 2012


Werken met overheden We doen zaken met private en publieke organisaties, inclusief nationale overheden en staatsbedrijven. In de context van onze zakelijke relaties met niet-overheidsorganisaties werken we regelmatig samen met toezichthouders en overheidsfunctionarissen. We hanteren de hoogst mogelijke ethische normen en we leven alle geldende wetten en voorschriften na. Bij het sluiten van overheidscontracten gelden mogelijk speciale en unieke regels, zoals overheidsvoorschriften voor de kostenadministratie, prijsbepaling, verslaglegging, vervanging en het voldoen aan klantspecificaties. Het is van het grootste belang dat onze medewerkers en vertegenwoordigers de relevante overheidsvoorschriften zorgvuldig bestuderen en begrijpen alvorens offertes in te dienen, contracten af te sluiten of orders aan te nemen. We gaan geen overeenkomsten aan en we accepteren geen orders als er vereisten zijn waaraan we niet volledig kunnen voldoen. Voorafgaande beoordeling en goedkeuring door de juridische afdeling is vereist voor alle offertes en contractvoorstellen voor de levering van goederen en/of diensten aan overheden of overheidsinstellingen, met inbegrip van verkoop aan klanten buiten de overheid met het oog op doorverkoop aan een overheidsinstelling of overheidsbedrijf. We volgen de overheidsvoorschriften voor eerlijke concurrentie en we respecteren de beperkingen die gelden voor overheidsmedewerkers, bijvoorbeeld inzake geschenken en dienstverbanden. Voorafgaande goedkeuring door de juridische afdeling is vereist voor alle activiteiten waarbij een overheidsfunctionaris wordt gevraagd om voor Regal relevante wetten, voorschriften of regels voor te stellen, te wijzigen of af te keuren. Dergelijke activiteiten moeten mogelijk van tevoren worden geregistreerd of gemeld op grond van wetgeving op het gebied van belangenbehartiging en lobby-activiteiten. Alle communicatie tussen Regal en overheidsfunctionarissen, waarbij de overheid hetzij de rol van klant hetzij de rol van toezichthouder vervult, moet waarheidsgetrouw, correct en volledig zijn.

Gedragscode 2012

29


Werken met overheden (vervolg)

C

Goed:

Wet- en regelgeving naleven voor het werken met de overheid en zorgvuldig aandacht besteden aan speciale regelingen en vereisten met betrekking tot overheidscontracten en transacties met de overheid, inclusief voorstellen voor samenwerking met overheidsinstellingen Waarborgen dat iedereen (adviseurs, verkopers, leveranciers en distributeurs) die in het kader van een overheidscontract goederen of diensten voor Regal levert, contractueel verplicht is om hierbij onze bedrijfsrichtlijnen en onze contractuele verplichtingen tegenover de overheid na te leven Alle activiteiten die u namens Regal onderneemt om de weten regelgeving of het overheidsbeleid te beïnvloeden, van tevoren laten goedkeuren door de juridische afdeling Uzelf vertrouwd maken met de vereisten van de internationale anticorruptiewetgeving (waaronder de Amerikaanse en Britse wetgeving), indien u zelf contact hebt met personen of entiteiten die zaken doen met overheden of staatsbedrijven of als u leiding geeft aan mensen die dergelijke contacten hebben Van tevoren met de juridische afdeling overleggen en toestemming vragen voordat u voormalige overheidsmedewerkers in dienst neemt

30

Gedragscode 2012

D

Fout:

Goederen of diensten die volgens een overheidscontract of overheidsorder aan de overheid geleverd moeten worden, vervangen door andere goederen of diensten zonder voorafgaande toestemming van de verantwoordelijke overheidsfunctionaris Overheidsvoorschriften overtreden die het geven van geschenken aan overheidsfunctionarissen en het werven of in dienst nemen van overheidsfunctionarissen verbieden of beperken Over een mogelijk dienstverband onderhandelen met een overheidsfunctionaris of zijn of haar familieleden terwijl de functionaris in een positie verkeert waar hij of zij overheidsbeslissingen over zakendoen met Regal of toezicht op Regal kan beïnvloeden


Politieke donaties en activiteiten We voldoen aan alle landelijke, regionale en plaatselijke weten regelgeving met betrekking tot onze deelname aan politieke activiteiten, met inbegrip van beperkingen die gelden voor donaties aan politieke partijen en organisaties en individuele kandidaten.

De personen die namens Regal contact onderhouden met politieke partijen of organisaties, kandidaten en overheidsfunctionarissen moeten alle toepasselijke wetten en voorschriften strikt naleven. We moedigen onze bestuurders, directeuren en medewerkers aan om zich als kiezers goed te informeren en om betrokken te zijn bij het politieke proces. Persoonlijke deelname aan het politieke proces is een persoonlijke, individuele en volledig vrijwillige beslissing.

Met uitzondering van situaties waarin de juridische afdeling van Regal en de verantwoordelijke directeur hebben besloten dat deelname van Regal aan het politieke proces wenselijk is, mogen personen die aan het politieke proces willen deelnemen door tijd te investeren of een financiële bijdrage te geven, dit nooit doen in de hoedanigheid van vertegenwoordiger van Regal of op een manier die de indruk wekt dat zij namens Regal handelen. Politieke activiteiten mogen niet onder werktijd of op kosten van Regal worden verricht. Bedrijfseigendommen mogen niet worden gebruikt voor werkzaamheden ten behoeve van politieke fondsenwerving of andere politieke activiteiten. Deze beperkingen gelden voor politieke activiteiten en betalingen in alle landen, tenzij de activiteiten en betalingen door de plaatselijke wetgeving worden toegestaan. Maar zelfs als politieke activiteiten en betalingen wettelijk zijn toegestaan, moet van tevoren toestemming van de verantwoordelijke directeur en de juridische afdeling worden verkregen indien de activiteiten of betalingen namens Regal plaatsvinden.

C

Goed:

Alle wetten op nationaal en regionaal niveau naleven waarmee in de betrokken landen de deelname aan het politieke proces wordt geregeld, met inbegrip van regels voor donaties aan politieke partijen en organisaties en individuele kandidaten Uw manager en de juridische afdeling op de hoogte stellen indien een politieke partij of organisatie, een kandidaat of een overheidsfunctionaris u vraagt om zaken van waarde De juridische afdeling op de hoogte stellen indien u bent gekozen of benoemd in een politieke functie of als u zich hiervoor kandidaat hebt gesteld

D

Fout:

Aanbieden of geven van geld, eigendommen, diensten of andere zaken van waarde die eigendom zijn van Regal (bijvoorbeeld beschikbaarstelling van onze faciliteiten voor politieke fondsenwervingsacties, bezoeken of rondleidingen, maaltijden, de aanschaf van toegangsbewijzen voor recepties, betalingen voor diensten of advertenties in bepaalde media) aan een politieke partij of organisatie, een individuele kandidaat of een overheidsfunctionaris, zonder dat u hiervoor van tevoren toestemming hebt verkregen van de verantwoordelijke directeur en de juridische afdeling Gelden van Regal gebruiken of onkostenvergoedingen van Regal verkrijgen voor persoonlijke kosten die u hebt gemaakt voor politieke activiteiten of politieke donaties, tenzij dit wettelijk is toegestaan en vooraf is goedgekeurd door de verantwoordelijke directeur en de juridische afdeling Andere medewerkers vragen of onder druk zetten om politieke bijdragen te geven of mee te werken aan het steunen van een politieke partij of een kandidaat Namens Regal deelnemen aan politieke of economische boycots, die in sommige landen mogelijk verboden zijn, tenzij dit van tevoren door de verantwoordelijke directeur en de juridische afdeling is beoordeeld en goedgekeurd

Gedragscode 2012

31

Beleidsregels Bedrijfsmiddelen en reputatie

Bescherming van onze bedrijfsmiddelen - pagina 33 Intellectuele eigendommen - pagina 34 Bedrijfsinformatie - pagina 36 Boekhouding en administratie - pagina 37 Privacy - pagina 39 Belangenverstrengeling - pagina 40 Handel met voorkennis en beurstips - pagina 42 Communicatie met de media en bekendmakingen - pagina 44

Documentenbeheer - pagina 46

32

Gedragscode 2012


Bescherming van onze bedrijfsmiddelen Medewerkers dienen de bedrijfsmiddelen van Regal te beschermen. Persoonlijk gebruik van goederen of diensten van Regal is streng verboden. Bedrijfsmiddelen mogen uitsluitend voor doeleinden van Regal en ten bate van Regal worden gebruikt, afgezien van incidenteel persoonlijk gebruik (hierbij geldt dat hooguit een verwaarloosbare hoeveelheid middelen wordt verbruikt, de productiviteit en de bedrijfsactiviteiten geen schade ondervinden en het gebruik gepast, redelijk en conform deze Gedragscode en de waarden van Regal is). Tot de bedrijfsmiddelen van Regal behoren materiële zaken (zoals gebouwen, installaties, apparatuur, computers, kantoorbenodigdheden en andere fysieke eigendommen) en immateriële zaken (zoals technologieën, concepten, intellectuele eigendommen, vertrouwelijke informatie, software, strategieën en projecten voor productontwikkeling, zakelijke strategieën en plannen, gegevens en lijsten van klanten en medewerkers, plannen voor marketing en verkoop, interne telefoonlijsten, organigrammen, gegevens over kosten en prijzen van producten, financiële gegevens, contracten, licenties, geld, financiële instrumenten, overige wettelijke rechten en alle soorten informatie over het bedrijf en de medewerkers van Regal). Alle informatiesystemen van Regal, met inbegrip van communicatiesystemen, mobiele telefoons, computers, opslagmedia, e-mail, voicemail en systemen voor toegang tot het internet, intranet en extranet behoren tot de bedrijfseigendommen van Regal en mogen door medewerkers uitsluitend worden gebruikt conform ons beleid voor elektronische communicatiemiddelen (Electronic Communication Resources Policy). Bij zakelijke transacties worden in het algemeen bedrijfsmiddelen ingezet of afgestoten of ontstaat het risico van verlies of beschadiging van bedrijfsmiddelen. Daarom moeten alle zakelijke transacties door het management worden geautoriseerd en moeten deze transacties voldoen aan ons beleid voor contractevaluatie, delegatie van tekenbevoegdheid en andere processen voor interne beoordeling en autorisatie.

C

Goed:

Alle materiële en immateriële bedrijfsmiddelen van Regal beschermen Bedrijfsmiddelen uitsluitend ten behoeve van Regal gebruiken Ons beleid voor elektronische communicatiemiddelen (Electronic Communication Resources Policy) naleven

D

Fout:

Overeenkomsten sluiten of ondertekenen, bedrijfsmiddelen afdanken of aan iemand toezeggen of risico’s en aansprakelijkheden aanvaarden zonder dat dit van tevoren door het management is beoordeeld en goedgekeurd (met inachtneming van de regels voor het delegeren van bevoegdheden)

Met de juridische afdeling overleggen alvorens: (a) bedrijfsmiddelen van anderen te aanvaarden, te gebruiken of hierom te verzoeken; of (b) anderen toe te staan de bedrijfsmiddelen van Regal te gebruiken

Gedragscode 2012

33


Intellectuele eigendomsrechten Onze intellectuele eigendommen behoren tot de waardevolste bedrijfsmiddelen van Regal. De intellectuele eigendommen omvatten onze octrooien, handelsmerken, auteursrechten, handelsgeheimen en andere bedrijfseigen informatie, zoals ontdekkingen en ideeën die zijn bedacht of ontworpen door een medewerker, of in bepaalde gevallen door een adviseur, onderaannemer, leverancier of een andere vertegenwoordiger of zakenpartner. Innovatie en productontwikkeling zijn essentieel voor ons bedrijf. Voor zover dit op uw functie van toepassing is, wordt van u verwacht dat u een bijdrage levert aan onderzoek naar en ontwikkeling van nieuwe technologieën en producten. U dient: 3 a lle ontdekkingen en ideeën te documenteren en tijdig aan te melden bij de hiertoe aangewezen personen bij Regal; 3 a lle noodzakelijke maatregelen te nemen om de intellectuele eigendomsrechten op ontdekkingen en ideeën te bewaren en te beschermen door de ontdekkingen en ideeën binnen ons bedrijf vertrouwelijk te behandelen totdat Regal toestemming heeft gegeven voor openbaarmaking; 3 t e zorgen dat er adequate geheimhoudingsverklaringen zijn ondertekend voordat u met personen buiten Regal over deze ontdekkingen en ideeën communiceert; en 3 R egal te ondersteunen bij het verkrijgen van octrooien, handelsmerken, auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten voor de ontdekkingen en ideeën. Voor zover dit wettelijk is toegestaan, zijn medewerkers verplicht om alle belangen in hun ontdekkingen, uitvindingen, ideeën, handelsmerken, octrooien, octrooiaanvragen en auteursrechtelijk beschermde materialen die tijdens de relatie van de medewerker met Regal zijn ontwikkeld en die verband houden met het bedrijf of de activiteiten van Regal, aan Regal over te dragen. Het is beleid van Regal dat onze intellectuele eigendommen worden beschermd. Medewerkers zijn verplicht: 3 o m zich regelmatig te informeren over nieuwe producten, diensten, processen en software van Regal teneinde mogelijke nieuwe uitvindingen en handelsgeheimen te identificeren; 3 om verwijzingen naar auteursrechten te vermelden op producten, in productdocumentatie en in reclamemateriaal; 3 o m onmiddellijk melding te maken van eventuele inbreuken op intellectuele eigendomsrechten die door de medewerker worden opgemerkt; en 3 o m, alvorens samen met personen van buiten Regal te werken aan het ontwikkelen van ontdekkingen en ideeën, met de juridische afdeling te overleggen en te zorgen dat er een contract voor technologieontwikkeling of een andere overeenkomst is opgesteld waarin de rechten van Regal op de ontwikkelde ontdekkingen en ideeën worden vastgelegd. Het is tevens beleid van Regal om nooit bewust inbreuk te maken op de intellectuele eigendomsrechten van derden. Medewerkers moeten tijdig onderzoek doen naar eventuele conflicten met bestaande octrooien of handelsmerken alvorens een nieuw ontwikkelde technologie of een nieuw ontwikkeld handelsmerk te implementeren. Bovendien mogen medewerkers uitsluitend op legale wijze gebruikmaken van auteursrechtelijk beschermde materialen van derden. Medewerkers mogen nooit onbevoegd gebruikmaken van software waarvoor Regal geen licentie heeft. 34

Gedragscode 2012


Intellectuele eigendommen (vervolg)

C

Goed:

Op de hoogte zijn en naleven van contractuele verplichtingen van medewerkers (bijvoorbeeld de Employee Innovation and Proprietary Information Agreement) ten aanzien van uitvindingen en de bescherming van bedrijfsinformatie waar u mee werkt Geldige octrooien, handelsmerken, auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten van derden respecteren Met de juridische afdeling overleggen alvorens (a) intellectuele eigendommen van derden te gebruiken, te aanvaarden of hierom te verzoeken, (b) de intellectuele eigendommen van Regal aan derden bekend te maken, (c) anderen toe te staan de intellectuele eigendommen van Regal te gebruiken, (d) uitvindingen of ideeën te ontwikkelen samen met of ten behoeve van anderen, of (e) anderen te vragen om uitvindingen en ideeën ten behoeve van Regal te ontwikkelen

D

Fout:

Nieuwe producten, uitvindingen, ideeën of software gezamenlijk met een klant, leverancier of andere zakelijke partner ontwikkelen zonder dat er een adequate overeenkomst is gesloten met duidelijke bepalingen ten aanzien van de eigendoms- en gebruiksrechten van de partijen op de nieuwe producten, uitvindingen, ideeën of software Informatie over nieuwe producten of diensten bekendmaken voordat octrooiaanvragen zijn ingediend of beslissingen zijn genomen over het al dan niet indienen van octrooiaanvragen

De intellectuele eigendommen van Regal duidelijk als zodanig aanduiden

Gedragscode 2012

35


Bedrijfsinformatie Bedrijfsinformatie is een waardevol bezit. Het gaat hierbij om alle informatie die niet algemeen toegankelijk en niet algemeen bekend is, en die verschillende vormen kan aannemen: schriftelijk, elektronisch, visueel of mondeling. Hieronder valt ook informatie die door Regal wordt ontwikkeld, aangekocht of in licentie genomen, en informatie die Regal ontvangt van derden (waaronder klanten en leveranciers). U moet vertrouwelijk omgaan met de informatie die aan u wordt toevertrouwd door Regal of door onze klanten en leveranciers, behalve wanneer bekendmaking geautoriseerd of wettelijk verplicht is. U mag bedrijfsinformatie van Regal gebruiken voor zover dit nodig is om uw taken naar behoren te kunnen uitoefenen, maar u blijft altijd verantwoordelijk voor het beschermen van deze informatie (en alle informatie die door andere personen of bedrijven op basis van vertrouwelijkheid aan Regal beschikbaar wordt gesteld) tegen diefstal en misbruik. Het volgende is niet toegestaan: 3 B edrijfsinformatie bekendmaken aan andere medewerkers, tenzij deze medewerkers de informatie nodig hebben om hun taken te kunnen uitoefenen; 3 B edrijfsinformatie bekendmaken aan personen buiten Regal, tenzij deze personen de informatie nodig hebben om hun taken te kunnen uitoefenen en via een geheimhoudingsverklaring of een soortgelijke overeenkomst hebben toegezegd de informatie vertrouwelijk te behandelen; 3 Bedrijfsinformatie gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor deze informatie is bedoeld; 3 K opieën maken van documenten die bedrijfsinformatie bevatten of documenten, dossiers of kopieën uit de werkomgeving verwijderen, behalve wanneer dit nodig is om uw taken naar behoren te kunnen vervullen; of 3 Bedrijfsinformatie op onzorgvuldige wijze verwijderen of afvoeren. Alle documenten (inclusief e-mails en andere communicatie- en administratiebestanden) die bedrijfsinformatie bevatten, zijn eigendom van Regal. Regal behoudt zich het recht voor om deze documenten te allen tijde zonder voorafgaande kennisgeving in te zien of te openen, indien hiervoor een zakelijke reden bestaat en dit wettelijk is toegestaan. Gebruikers van elektronische hulpmiddelen van Regal mogen niet verwachten dat de privacy gewaarborgd is van e-mails, documenten, bestanden, spraakbestanden en andere communicatievormen of materialen die zijn gemaakt, ontvangen, opgeslagen, verzonden of verwerkt met de elektronische hulpmiddelen van Regal, tenzij deze privacy wettelijk is beschermd. Op verzoek van Regal en bij het einde van het dienstverband van een medewerker moet de medewerker al deze documenten retourneren aan Regal. Het is toegestaan om bedrijfsinformatie aan personen of bedrijven buiten Regal bekend te maken om legitieme zakelijke redenen. Als algemene regel geldt echter dat Regal een overeenkomst over het gebruik en de bescherming van de informatie door beide partijen moet sluiten voordat er informatie wordt bekendgemaakt of ontvangen. Afgezien van overeenkomsten die door de juridische afdeling zijn beoordeeld en goedgekeurd, mogen hiervoor uitsluitend ongewijzigde versies van de standaard Geheimhoudingsverklaring van Regal worden gebruikt. De verklaring moet door beide partijen worden ondertekend voordat een medewerker bedrijfsinformatie van Regal bekend mag maken. Medewerkers die nog wettelijke verplichtingen ten aanzien van vertrouwelijke informatie van een voormalige werkgever hebben wanneer ze voor Regal gaan werken, mogen deze informatie niet gebruiken of bekendmaken tijdens hun werkzaamheden voor Regal. En van vertrekkende medewerkers wordt verwacht dat ze de bedrijfsgegevens van Regal niet aan anderen bekendmaken nadat ze Regal hebben verlaten. 36

Gedragscode 2012


Medewerkers moeten redelijke voorzorgsmaatregelen treffen om te voorkomen dat bedrijfsinformatie van Regal in een openbare ruimte bekend wordt gemaakt, bijvoorbeeld door bedrijfsinformatie in een openbare ruimte te lezen of te bespreken of door computers met belangrijke informatie onbeheerd achter te laten.

C

Goed:

Bedrijfsinformatie uitsluitend gebruiken voor de legitieme zakelijke doeleinden van Regal waarvoor de informatie is bedoeld Met de juridische afdeling overleggen alvorens (a) vertrouwelijke informatie van derden te aanvaarden, te gebruiken of hierom te verzoeken, (b) bedrijfsinformatie bekend te maken aan derden zonder dat er een standaard geheimhoudingsverklaring van Regal of een hieraan gelijkwaardige overeenkomst is ondertekend Met vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie van derden omgaan volgens de gemaakte afspraken voor het gebruik en de bekendmaking van deze informatie, en met dezelfde zorgvuldigheid alsof het vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie van Regal betrof

D

Fout:

Bedrijfsinformatie bewust bekendmaken aan personen (anders dan medewerkers van Regal die over deze informatie moeten beschikken om de zakelijke belangen van Regal te kunnen dienen) die geen geschikte geheimhoudingsverklaring hebben ondertekend Vertrouwelijke informatie van voormalige werkgevers bekendmaken nadat u bij Regal bent komen werken Niet-openbare bedrijfsinformatie bekendmaken aan anderen dan medewerkers van Regal die om legitieme zakelijke redenen over deze informatie moeten beschikken

Gedragscode 2012

37


Boekhouding en administratie De boekhouding en administratie van het bedrijf, inclusief financiële en zakelijke administratie en formulieren en gegevens over medewerkers, moeten up-to-date, correct en volledig zijn. Het aanmaken van opzettelijk incorrecte of misleidende documenten of records wordt niet getolereerd. We onderhouden en gebruiken controlemechanismen en systemen die een redelijke zekerheid verschaffen dat: 3 t ransacties correct worden geautoriseerd en volledig en correct worden vastgelegd op basis van relevante boekhoudstandaarden en de beleidsrichtlijnen en procedures van Regal; 3 de bedrijfsmiddelen afdoende worden beschermd; 3 d e financiële verslaglegging en de managementrapporten betrouwbaar, onbevooroordeeld en correct zijn en de feitelijke zakelijke activiteiten weergeven; 3 de bedrijfsactiviteiten voldoen aan de wettelijke voorschriften; en 3 de bedrijfsprocessen effectief en efficiënt verlopen. Alle bedrijfseenheden en functies van Regal moeten controlemechanismen onderhouden en toepassen om te waarborgen dat belangrijke informatie wordt gerapporteerd aan de juiste managementniveaus binnen het bedrijf, zodat tijdige en passende maatregelen kunnen worden genomen om eventuele problemen op te lossen en zodat we kunnen beoordelen of de informatie extern bekend moet worden gemaakt.

C

Goed:

De standaard boekhoudprocedures van Regal opvolgen, evenals de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes en de geldende normen en voorschriften voor boekhouding, administratie en financiële verslaglegging Financiële en zakelijke informatie en kengetallen correct en tijdig vastleggen (als u informatie aanlevert aan personen die deze informatie vastleggen, dient u uw informatie en kengetallen correct en tijdig te verstrekken) Alle bedrijfsmiddelen beschermen Systemen en processen regelmatig beoordelen op eventuele tekortkomingen en zo nodig correcties aanbrengen of voorstellen Uzelf vertrouwd maken met de interne controlemechanismen die op uw werkzaamheden van toepassing zijn Medewerking verlenen aan controles en onderzoeken van Regal Eventuele vragen of twijfels over het vastleggen en rapporteren van financiële en zakelijke gegevens onmiddellijk bespreken met uw manager, de Corporate Controller, de afdeling Internal Audit, de Meldlijn Integriteit, de Ethics & Compliance Office of de Audit Committee van de Board of Directors

38

Gedragscode 2012

D

Fout:

Verslaglegging van transacties opzettelijk uitstellen of opzettelijk incorrecte, onvolledige of misleidende informatie over een transactie of gebeurtenis vastleggen Geen corrigerende maatregelen nemen wanneer u getuige bent van processen waarbij transacties worden geautoriseerd door personen zonder de juiste beslissingsbevoegdheid of contracten worden getekend door personen zonder de juiste tekenbevoegdheid Geen corrigerende maatregelen nemen wanneer u getuige bent van processen die incorrecte of onbetrouwbare gegevens of documenten opleveren Represaillemaatregelen nemen of dreigen te nemen tegen ‘klokkenluiders’


Privacy Tijdens onze normale bedrijfsuitoefening verzamelen en registreren we persoonlijke informatie (bijvoorbeeld namen, zakelijke en privé contactgegevens en/of persoonsnummers) van personen, bedrijven en organisaties, waaronder medewerkers, sollicitanten, aandeelhouders, klanten, leveranciers, freelancers en/of onderaannemers. Personen die dergelijke informatie aan ons bekendmaken, moeten erop kunnen vertrouwen dat wij deze informatie uitsluitend op verantwoorde wijze, voor legitieme zakelijke doeleinden en conform de geldende privacywetgeving zullen bewaren en gebruiken. Onze medewerkers en vertegenwoordigers dienen deze persoonlijke informatie te behandelen alsof het hun eigen persoonlijke informatie is. In veel landen wordt de weten regelgeving voor het verzamelen en gebruiken van persoonlijke informatie nog verder aangescherpt. Deze weten regelgeving heeft betrekking op de omgang met informatie die door consumenten is verstrekt en op de persoonlijke informatie van medewerkers en vertegenwoordigers van het bedrijf. In sommige landen gelden bovendien voorschriften voor het verzamelen en gebruiken van informatie over bedrijven. Bij het verzamelen, gebruiken en doorgeven van persoonlijke informatie passen we een adequate beveiliging toe en houden we ons aan de wetten van de landen waarin we actief zijn.

C

Goed:

Kennis nemen van de wetten en voorschriften die gelden in de rechtsgebieden waar u informatie verzamelt en gebruikt, en deze naleven Op de hoogte zijn van contracten die relevant zijn voor uw werkzaamheden en voor de manier waarop Regal omgaat met persoonlijke informatie Redelijke voorzorgsmaatregelen nemen voor persoonlijke informatie die u in bezit of onder beheer hebt, en redelijke voorzorgsmaatregelen nemen om persoonlijke informatie te beschermen tegen toegang door onbevoegden, misbruik of verlies De door Regal verzamelde persoonlijke informatie uitsluitend voor legitieme zakelijke doeleinden gebruiken

D

Fout:

Persoonlijke informatie verzamelen of gebruiken voor andere dan legitieme zakelijke redenen Persoonlijke informatie delen met personen die geen legitieme zakelijke reden hebben om over deze informatie te beschikken Berichten met persoonlijke informatie per e-mail verzenden, behalve voor zover dit noodzakelijk is voor legitieme zakelijke doeleinden en de e-mailberichten uitsluitend worden verzonden aan personen die deze informatie daadwerkelijk nodig hebben Persoonlijke informatie tussen verschillende landen uitwisselen zonder rekening te houden met de hiervoor geldende wettelijke voorschriften

De toegang tot persoonlijke informatie beperken tot degenen die daadwerkelijk over deze informatie moeten beschikken (‘need to know’) Uw leidinggevende, teamleider of manager, de afdeling Human Resources, de Meldlijn Integriteit of de juridische afdeling op de hoogte stellen als u ontdekt of vermoedt dat persoonlijke informatie op onrechtmatige wijze is bekendgemaakt of misbruikt

Gedragscode 2012

39


Belangenverstrengeling Bestuurders, directeuren en medewerkers moeten altijd handelen op een manier die past bij hun verantwoordelijkheden jegens Regal en zij dienen onze klanten, leveranciers en andere partners rechtvaardig te behandelen. Er is sprake van belangenverstrengeling wanneer iemand een persoonlijke relatie of een financieel of ander belang heeft dat strijdig kan zijn met deze verplichtingen, of wanneer iemand zijn of haar positie bij Regal gebruikt voor persoonlijk gewin. Uw beslissingen en handelingen, zowel op het werk als buiten werktijd, mogen nooit met uw verantwoordelijkheden tegenover Regal in conflict komen of de reputatie van Regal schade toebrengen. Het is verboden om misbruik te maken van bedrijfsmiddelen van Regal of van uw positie bij Regal. Zelfs wanneer u geen verkeerde bedoelingen hebt, kan de schijn van belangenverstrengeling al negatieve gevolgen hebben. Daarom moet u altijd afwegen hoe uw beslissingen of handelingen kunnen overkomen op anderen binnen en buiten Regal. Het is cruciaal dat u zich altijd gedraagt op een manier die zelfs niet de schijn van belangenverstrengeling wekt. Alle feitelijke of potentiële belangenverstrengelingen moeten tijdig ter beoordeling aan Regal worden voorgelegd; dit geldt ook voor situaties waarin u twijfelt of er sprake is van (feitelijke of potentiële) belangenverstrengeling. In de onderstaande situaties is sprake van feitelijke of potentiële belangenverstrengeling: 3 E en substantieel direct of indirect financieel belang of aandelenbezit van uzelf of van iemand in uw huishouding of naaste familie in een leverancier, klant of concurrent van Regal; 3 H et vragen of aannemen van geschenken of de een of andere vorm van beloning van leveranciers, klanten of anderen die zaken (willen) doen met Regal (behalve voor zover dit gebeurt conform het beleid van Regal voor het aannemen van geschenken, giften en amusement); 3 Een lid van uw huishouden of naaste familie is een (medewerker van een) klant of leverancier van Regal; 3 P ersoonlijk gebruik van bedrijfsmiddelen van Regal (zoals materiële goederen, bedrijfseigen informatie, nietopenbare informatie en informatie over zakelijke kansen en leads); 3 E en liefdesrelatie tussen twee medewerkers, waarbij de ene medewerker direct of indirect leidinggevende is van de andere medewerker; 3 U hebt grote zakelijke of andere belangen die veel tijd of aandacht afleiden van uw werk voor Regal, of waarvoor u gebruikmaakt van ideeën of mogelijkheden die u als medewerker van Regal hebt ontwikkeld of waarover u als medewerker van Regal informatie hebt gekregen; 3 U hebt een zakelijke of arbeidsrechtelijke relatie met een ander bedrijf dat zaken doet met Regal; 3 H et gebruik van bedrijfsmiddelen (telefoons, computers, kopieer- en faxapparaten of persoonlijke digitale apparatuur) of kantoorbenodigdheden anders dan voor beperkt en incidenteel persoonlijk gebruik; en 3 P ersoonlijke of niet aan Regal gerelateerde zakelijke activiteiten uitvoeren onder werktijd, wanneer dit geen geïsoleerde en incidentele gevallen zijn.

40

Gedragscode 2012


Belangenverstrengeling (vervolg)

C

Goed:

Al uw externe activiteiten, financiële belangen en relaties die mogelijk een belangenverstrengeling opleveren of de schijn hiervan wekken, schriftelijk melden aan uw manager en de juridische afdeling Oordeelkundig omgaan met alle persoonlijke en zakelijke relaties buiten uw werk bij Regal Als u meent dat bij een andere medewerker sprake is van feitelijke of potentiële belangenverstrengeling: dit onmiddellijk melden bij uw manager, de manager van de desbetreffende medewerker, de juridische afdeling ([email protected]) of de Ethics & Compliance Office Indien een medewerker bij u als manager melding maakt van een feitelijke of potentiële belangenverstrengeling: de juiste maatregelen nemen om de belangenverstrengeling op te heffen en zo nodig overleggen met Human Resources, de Ethics & Compliance Office of de Meldlijn Integriteit

D

Fout:

Geen maatregelen nemen om belangenverstrengeling ongedaan te maken, ondanks een verzoek hiertoe van Regal Misbruik maken van bedrijfsmiddelen, intellectuele eigendommen, tijd of faciliteiten zoals apparatuur, e-mail en computerapplicaties Persoonlijk kansen benutten die naar voren komen terwijl u gebruikmaakt van bedrijfsinformatie of bedrijfsmiddelen van Regal of uw functie bij Regal Een creditcard van Regal gebruiken voor andere doelen dan de zakelijke doeleinden van Regal Een familielid of goede vriend(in) in dienst nemen of door een ondergeschikte in dienst laten nemen, of ongepaste invloed uitoefenen op de indienstneming van deze persoon door Regal

Goedkeuring vragen bij uw manager voordat u een functie als bestuurder of directeur aanvaardt bij een externe onderneming of organisatie (inclusief organisaties zonder winstoogmerk)

Gedragscode 2012

41


Handel met voorkennis en beurstips Behalve dat u vertrouwelijke informatie over Regal dient te beschermen, mag u ook geen aandelen Regal kopen of verkopen (of anderen aanmoedigen dit te doen) op basis van substantiële beursgevoelige informatie waarover u mogelijk beschikt. ‘Voorkennis’ is informatie die niet openbaar is en die invloed zou kunnen hebben op de koers van onze aandelen of de beslissingen van beleggers om in onze aandelen te handelen. Het gaat bijvoorbeeld om financiële resultaten, omzetramingen of informatie over ingrijpende organisatorische veranderingen, uitbreiding of sluiting van fabrieken, nieuwe producten of diensten, overnames of afstotingen en andere belangrijke zakelijke ontwikkelingen. Het is bovendien verboden om voorkennis te delen met anderen of om op basis van voorkennis anderen aan te raden of voor te stellen onze aandelen te kopen of te verkopen (‘beurstips’). Regal heeft speciale beleidsrichtlijnen opgesteld voor het verbod op handel met voorkennis, die gelden voor alle medewerkers en directeuren. Dit beleid (Policy Prohibiting Insider Trading) is verkrijgbaar via de Regal-website en bij de juridische afdeling. Dit is echter niet alleen bedrijfsbeleid: handel met voorkennis is ook bij wet verboden. Er staan zware sancties op handel met voorkennis, inclusief strafrechtelijke vervolging. Vanwege de aard van de activiteiten en verantwoordelijkheden van bepaalde bestuurders, directeuren en medewerkers gelden voor hen aanvullende richtlijnen voor het kopen en verkopen van effecten (zoals procedures voor het handelen binnen specifieke tijdvensters en het vooraf laten goedkeuren van persoonlijke transacties). Deze richtlijnen zijn opgenomen in een apart beleidsdocument. De desbetreffende bestuurders, directeuren en medewerkers moeten zich houden aan deze aanvullende regels.

42

Gedragscode 2012


Handel met voorkennis en beurstips (vervolg)

C

Goed:

De vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie van Regal beschermen De juridische afdeling raadplegen als u vragen of twijfels hebt over het handelen in effecten of het bekendmaken van bedrijfsinformatie Zorgvuldigheid betrachten wanneer u zaken van Regal bespreekt met familie en vrienden; geen beursgevoelige informatie bekendmaken

D

Fout:

Handelen in de aandelen van Regal of van een andere onderneming op basis van beursgevoelige informatie (‘voorkennis’) die u door uw werkzaamheden verwerft Niet-openbare bedrijfsinformatie bekendmaken aan personen buiten Regal, tenzij dit noodzakelijk is voor de zakelijke activiteiten van Regal en de bekendmaking gebeurt volgens de richtlijnen en procedures van Regal Andere personen ‘beurstips’ geven over de aandelen van Regal of andere ondernemingen of adviseren dat iemand aandelen van Regal of andere ondernemingen koopt of verkoopt, op basis van beursgevoelige informatie (‘voorkennis’) die u door uw werkzaamheden verwerft Handelen in aandelen van Regal of andere ondernemingen wanneer de juridische afdeling u aanwijzing heeft gegeven om dergelijke transacties niet uit te voeren Handelen in aandelen van Regal rond de datum van een belangrijke bekendmaking, zoals een kwartaal- of jaarverslag of een aankondiging over een acquisitie of afstoting

Gedragscode 2012

43


Communicatie met de media en bekendmakingen Als beursgenoteerde onderneming moeten we het publiek over belangrijke gebeurtenissen informeren volgens specifieke wettelijke voorschriften. Communicatie met nieuwsmedia (zoals financiële media en analisten) moet altijd worden doorverwezen naar of vooraf worden afgestemd met de Chief Financial Officer van Regal of een speciale woordvoerder. Informatieverzoeken van media kunnen betrekking hebben op uiteenlopende onderwerpen, zoals speculaties over de aandelenkoers, geruchten over een fusie, overname of een andere belangrijke gebeurtenis, geruchten over veranderingen in het management en vragen over nieuwe producten, processen of strategieën of nieuw beleid. Voor het sturen van e-mails naar personen buiten Regal (behalve wanneer dit als onderdeel van uw werkzaamheden gebeurt en er goede geheimhoudingsverklaringen zijn ondertekend), het publiceren van informatie op internetforums en het communiceren in chatrooms (anders dan op interne systemen van Regal) gelden dezelfde regels als voor communicatie met de media. U mag deze communicatiemethoden niet gebruiken voor het bespreken van informatie of meningen over Regal of de marktsectoren waarin Regal actief is, of om te reageren op opmerkingen van anderen over Regal. U wordt aangemoedigd om eventueel problematische opmerkingen of publicaties te melden aan de verantwoordelijke directeur, de juridische afdeling of de Chief Financial Officer.

44

Gedragscode 2012


Communicatie met de media en bekendmakingen (vervolg)

C

Goed:

Informatieverzoeken van media doorverwijzen naar de Chief Financial Officer of de hiertoe aangewezen voorlichter van Regal

D

Fout:

Niet-openbare informatie over Regal verstrekken in antwoord op verzoeken door de media Niet-openbare informatie over Regal publiceren op internetforums of bespreken in online chatrooms

Gedragscode 2012

45

Beleidsregels Bedrijfsmiddelen en reputatie Documentenbeheer Om juridische en zakelijke redenen, zoals de integriteit van zakelijke processen die gebruikmaken van of afhankelijk zijn van administratie en verslaglegging, moeten medewerkers zich houden aan het Beleid voor gegevensbewaring (Records Retention Policy). Medewerkers dienen op de hoogte te zijn van de procedures voor het maken, beheren, bewaren en verwijderen van documenten die in hun bedrijfseenheid en/of functionele organisatie gelden conform het Beleid voor gegevensbewaring. Onder “documenten” verstaan we alle soorten documenten en bestanden op papier, in elektronische vorm of op andere media die in het kader van de bedrijfsuitoefening van Regal zijn gemaakt of samengesteld door bedrijfseenheden, functies of medewerkers van Regal. Ongeacht het opslagmedium (computerbestanden, harddisks, cd-rom’s, flashdrives of andere media) geldt dat documenten (zowel originelen en concepten als kopieën) uitsluitend vernietigd, gewijzigd, verborgen of uit een dossier of opslaglocatie verwijderd mogen worden als dit gebeurt conform het beleid voor gegevensbewaring. Het doorgeven van incorrecte informatie (evenals het wijzigen of onbevoegd vernietigen van documenten) is een overtreding van het bedrijfsbeleid van Regal en in veel gevallen ook bij wet verboden. Alle medewerkers moeten volledig en correct meewerken aan alle controles en onderzoeken van Regal en onmiddellijk voldoen aan verzoeken om beschikbaarstelling van documenten van de zijde van het management, de bedrijfsaccountants, de afdeling Human Resources en de juridische afdeling. Als er sprake is van een (potentiële) gerechtelijke procedure of een ander justitieel of door de overheid ingesteld onderzoek, zal de juridische afdeling speciale instructies voor documentbewaring geven (een zogeheten ‘legal hold’ of wisverbod), waarbij wordt bepaald dat specifieke, voor de procedure of het onderzoek relevante documenten langer moeten worden bewaard dan de bewaarperioden die zijn vastgelegd in het Beleid voor gegevensbewaring. Deze instructies blijven van kracht totdat de kwestie is opgelost en de juridische afdeling nieuwe instructies geeft om de ‘legal hold’ op te heffen. Als u informatie krijgt over een (potentiële) gerechtelijke procedure of een ander justitieel of door de overheid ingesteld onderzoek met betrekking tot Regal terwijl u nog geen instructies voor een ‘legal hold’ hebt ontvangen, dient u dit onmiddellijk te melden aan de juridische afdeling. Om te zorgen dat Regal zo nodig tijdig de benodigde maatregelen kan nemen om een ‘legal hold’ af te kondigen, moet u alle informatieverzoeken, kennisgevingen en andere correspondentie van rechtbanken, advocaten of toezichthouders (voor zover deze contacten geen onderdeel zijn van de normale bedrijfsvoering) onmiddellijk doorsturen naar de juridische afdeling. Het vernietigen, verwijderen, wijzigen, verbergen of vervalsen van documenten die verband houden met een (potentiële) gerechtelijke procedure of een ander justitieel of door de overheid ingesteld onderzoek kan ernstige gevolgen hebben voor Regal en voor de betrokken medewerker. Wanneer Regal hierom verzoekt tijdens uw arbeidsrelatie met Regal (en na beëindiging van het dienstverband bij Regal), dient u Regal inzage te geven in uw persoonlijke informatie in de bedrijfsdocumenten die u in bezit of beheer hebt, en dient u al deze documenten direct aan Regal te overhandigen.

46

Gedragscode 2012


Documentenbeheer (vervolg)

C

Goed:

Het beleid voor gegevensbewaring (Records Retention Policy) naleven, weten voor welke documenten u verantwoordelijk bent en op welke manier het genoemde beleid van toepassing is op deze documenten Voldoen aan de bepalingen van een ‘legal hold’ die is afgekondigd door de juridische afdeling Onmiddellijk contact opnemen met de juridische afdeling zodra u ontdekt dat Regal mogelijk partij in een juridisch geschil of onderwerp van een justitieel of overheidsonderzoek is Onmiddellijk contact opnemen met de juridische afdeling zodra u als vertegenwoordiger van Regal een dagvaarding, proces-verbaal, klacht, informatieverzoek of ander document ontvangt van een advocaat, rechtbank, deurwaarder of een andere vertegenwoordiger van de overheid, ongeacht de vraag of Regal in deze kwestie partij is

D

Fout:

Incorrecte informatie verspreiden of documenten opstellen met een foutieve of misleidende voorstelling van zaken, onder welke omstandigheden dan ook Documenten van Regal vernietigen of verwijderen op een andere manier dan is voorzien in het beleid voor gegevensbewaring (Records Retention Policy) Documenten die verband houden met feitelijke of potentiële rechtszaken, overheidsonderzoeken of andere juridische kwesties vernietigen of verwijderen (zelfs als dit toegestaan zou zijn volgens het beleid voor gegevensbewaring) wanneer de juridische afdeling van Regal met betrekking tot deze zaak een ‘legal hold’ heeft afgekondigd, of als er nog geen ‘legal hold’ is afgekondigd maar u voorafgaand aan het vernietigen of verwijderen van de documenten de juridische afdeling nog niet hebt geraadpleegd

Alle verzoeken om documenten, gesprekken, verhoren of informatie met betrekking tot feitelijke of potentiële aanklachten, claims, rechtszaken, onderzoeken en andere juridische kwesties doorsturen naar de juridische afdeling, ongeacht de vraag of Regal in deze kwestie partij is

Gedragscode 2012

47

Verklaring Medewerkerscommitment Jaarlijks verklaren de medewerkers dat zij de onderstaande (of soortgelijke) uitspraken onderschrijven: Integriteit is het fundament voor goed zakendoen. Om ethisch verantwoord te handelen en alle toepasselijke wetgeving na te leven, moet ieder van ons zich hieraan committeren. Ik heb de Ethische gedragscode van Regal (de “Code”) ontvangen, gelezen en begrepen; Ik heb alle aan mij toegewezen trainingen met betrekking tot de Code afgerond; I k weet hoe ik kwesties inzake mogelijke schendingen van de Code of andere beleidsrichtlijnen van Regal kan melden via de in de Code vermelde kanalen; Ik ben niet op de hoogte van (mogelijke) schendingen van de Code die ik niet heb gemeld; Indien ik kennisneem van (mogelijke) schendingen, zal ik deze melden via een van de in de Code genoemde kanalen; Ik beloof eventuele gevallen van belangenverstrengeling te melden; Ik zal de gedragsnormen en de uitgangspunten naleven die in de Code en in andere beleidsrichtlijnen van Regal zijn vastgelegd; Ik geef Regal toestemming tot periodieke inzage van mijn communicatie, voorzover ik daarbij gebruikmaak van apparatuur of accounts van Regal. Indien ik medewerker ben van een dochteronderneming of een gecontroleerde zusteronderneming van Regal-Beloit Corporation, verklaar ik tevens ervan op de hoogte te zijn dat mijn werkgever de Code heeft overgenomen of onderschreven en verplicht is de voorschriften in de Code na te leven.

Websites en e-mailadres van de Meldlijn Integriteit: Internationaal: www.regalbeloit.integrity.alertline.com In de Europese Unie: www.regalbeloitEUintegrity.alertline.com In Spanje en Portugal: www.regalbeloitSPintegrity.alertline.com Voor iedereen: [email protected]

48

Gedragscode 2012

Telefoonnummers voor de Meldlijn Integriteit Land

Nummer van Meldlijn Integriteit

Australië Brazilië

Toegangsnummer **

Land

Nummer van Meldlijn Integriteit

1-800-658-121

Mexico

001-877-615-4830

0800-892-1871

Nederland

877-918-2054

Toegangsnummer **

Nederland

0800-022-9111

Nederlandse Antillen

001-800-872-2881 (Bonaire)

001-800-872-2881 (Curaçao)

001-800-872-2881 (Saba)

001-800-872-2881 (St. Eustatius)

001-800-872-2881 (St. Maarten)

001-800-872-2881

Canada

877-918-2059

China

877-918-2054

Noordelijke regio, Beijing en omgeving

Nieuw-Zeeland 877-918-2054

000-911

Rusland

Rusland

877-918-2054

8^10-800-110-1011

108-888

Rusland (Moskou)

Zuidelijke regio, Shanghai en omgeving

363-2400

Rusland (buiten Moskou)

108-11

8^495-363-2400 Rusland (buiten St. Petersburg)

8^812-363-2400 Rusland (St. Petersburg)

363-2400

Colombia

877-918-2054

01 800 911 0010

Singapore

800-110-1953

Duitsland

877-918-2054

0-800-2255-288

Zuid-Afrika

0800-999-756

877-918-2054

Spanje

877-918-2054

Thailand

001-800-11-002-6663

UAE

877-918-2054

Guatemala 999-91-90 Israël

180-931-7121

India

877-918-2054

000-117

900-99-00-11 Verenigde Arabische Emiraten

8000-021 (militair)

8000-051 of 8000-061

Italië

800-787935

Verenigd Koninkrijk

0808-234-0978

Japan

00531-11-0174 0034-800-600040 0066-33-830399

Verenigde Staten

877-918-2059

Maleisië

1-800-81-6362

Venezuela

877-918-2054

** WORLD WIDE CONNECT: Kies eerst het toegangsnummer en daarna het nummer van de Meldlijn Integriteit

De toegangsnummers per land kunnen veranderen. Bezoek deze website voor actuele gegevens: http://www.business.att.com/bt/access.jsp

Indien uw land hier niet wordt genoemd, kunt u de Corporate Governance-website van Regal bezoeken: www.regalbeloit.com/rbcgovernance.htm

49

Versie: augustus 2012

Ethische gedragscode

Ethische gedragscode Versie: augustus 2012

Recommend Documents