Gedragscode Augustus 2011

Gedragscode Augustus 2011

Inhoudsopgave

•

Inleiding

•

Hoofdstuk 1: Mensen o o o o o o o

•

Agressie Omgaan met gezondheid Omgaan met veiligheidsmaatregelen

Hoofdstuk 5: Handhaving & Sancties o o

•

Belangen, informatie en voorschriften

Omgaan met de belangen van stadgenoot Omgaan met informatie van Stadgenoot Omgaan met voorschriften Omgaan met Arbo – en milieuregels

Hoofdstuk 4: Gezondheid en veiligheid o o o

•

Persoonlijk gebruik Budgetten Eigendommen van huurders

Hoofdstuk 3: o o o o

•

Omgaan met elkaar Omgaan met klanten Omgaan met leveranciers Omgaan met opdrachtgevers en partners Omgaan met concurrenten Omgaan met overheden Omgaan met media

Hoofdstuk 2: Bedrijfsmiddelen o o o

•

3

Controle en handhaving Sancties

Hoofdstuk 6: Tot slot

4 4 6 6 8 8 9 9

10 10 10 10

11 11 11 12 13

14 14 14 14

15 15 15

16

2

Gedragscode Inleiding Als je werkt breng je vaak meer tijd door met je collega's dan met je familie en vrienden. Alle reden dus om extra aandacht te besteden aan goede onderlinge verhoudingen op je werk. Dat is vooral een kwestie van persoonlijke inzet: je gaat met je collega's om, zoals je ook zelf behandeld wilt worden. Open en eerlijk, zakelijk en vriendelijk. Dat is in het belang van je collega's én van jezelf. Het lastige is dat gedrag niet door iedereen hetzelfde wordt beleefd. Wat voor de één gewoon is, vindt een ander storend. Daarom is het zinvol een aantal uitgangspunten vast te leggen zodat ze voor iedereen duidelijk zijn. We willen normen en omgangsvormen bespreekbaar en helder maken: dat leidt tot integer gedrag en een goede werksfeer. Integriteit staat bij Stadgenoot hoog op de agenda. Daarom hebben wij o.a. de onderstaande (gedrag-) documenten opgesteld: • Algemene gedragscode: dat is dit document • Gedragscode e-mail, internet en gsm (zie Intranet) • Protocol Vertrouwenspersoon (zie Intranet) • Klokkenluidersregeling (zie Intranet) Waarden en normen leveren voor iedereen gedragsregels op; rechten én plichten. Deze gedragsregels geven duidelijkheid, zowel in de omgang met elkaar, als met klanten en leveranciers. Op die manier ontstaat een bedrijfsklimaat waarin ruimte is voor bedrijfstrots, loyaliteit, saamhorigheid, eigen initiatief, zelfstandigheid, openhartige discussie en ondernemingszin. Kortom, een bedrijfsklimaat waar we ons allemaal prettig bij voelen. De managementstijl van Stadgenoot is er op gericht onze medewerkers zo zelfstandig mogelijk te laten functioneren. Hierbij hoort o.a. het delegeren van verantwoordelijkheden en bevoegdheden horend bij dat functieniveau. In verband met de uitoefening van hun functie hebben medewerkers in toenemende mate hun eigen relaties en zullen ze meer gebruikmaken van de bedrijfsmiddelen. Stadgenoot stimuleert ondernemingszin en eigen initiatief binnen de organisatie. Deze trend vraagt om duidelijke spelregels die concreet aangeven waar de grens ligt tussen zakelijk en privé-gebruik. Stadgenoot wordt door o.a. de media nauwlettend in de gaten gehouden; het gaat bij ons om de belangen van véél mensen en om véél geld. Dat maakt ons extra kwetsbaar. Daarom moeten we zorgvuldig omgaan met elkaar, met klanten en opdrachtgevers, maar ook met bedrijfsmiddelen en procedures. In deze spelregels, gebaseerd op de Nederlandse omgangsvormen, staat beschreven welke gedragsregels we bij Stadgenoot hanteren. Het lijkt allemaal simpel en vanzelfsprekend, maar de naleving vraagt discipline van ons allen!

1

1

Versie: augustus 2011

3

Hoofdstuk 1: Mensen 1. Omgaan met elkaar Binnen Stadgenoot hechten we veel waarde aan de wijze waarop wij met elkaar omgaan: open, eerlijk en met respect. Er zijn algemeen gangbare en objectieve normen waaraan ieder mens zich te houden heeft. Maar wat voor de één gewoon is, kan voor de ander storend zijn. Daarom willen wij onze omgangsvormen helder en bespreekbaar maken.

Bestuur, directie en managers zijn zich te allen tijde bewust van hun voorbeeldfunctie!

Medewerkers kunnen ook hun managers aanspreken op het niet naleven van de gedragsregels. Openheid hierbij is erg belangrijk. Indien gewenst kun je de directeur van de bedrijfseenheid of de adviseur P&O erbij betrekken. 1.1. Relaties en levenssfeer Stadgenoot respecteert ieders persoonlijke levenssfeer en bemoeit zich normaal gesproken niet met het gedrag buiten het werk. Maar als dat gedrag je functioneren echter duidelijk beïnvloedt, mag je leidinggevende daarover afspraken met je maken. Wanneer je buiten werktijd met je gedrag de zakelijke belangen of de reputatie van Stadgenoot schaadt, zullen wij hiertegen maatregelen treffen. Ook op je werk heb je een persoonlijke levenssfeer, al is deze uiteraard kleiner dan daarbuiten. Zo kun je vriendschappen of nog intiemere relaties met collega's hebben. Hoewel werk en liefde soms moeilijk samengaan, bemoeit het bedrijf zich daar niet mee maar wil er ook geen hinder van hebben. Houd daarom extra rekening met je naaste collega’s als je een intieme relatie hebt met een andere collega. 1.2. Verstrengeling ‘gezag’-verhoudingen Relaties tussen medewerkers op dezelfde afdeling of tussen medewerker en managers komen voor. Wanneer in deze situatie de leidinggevende het functioneren van de ander moet beoordelen, is er geen sprake meer van objectiviteit. Het is dus verstandig een dergelijke relatie voorafgaand aan het planning -, ontwikkel -, of beoordelingsgesprek te melden bij de leidinggevende en/of bij de afdeling P&O om in goed overleg tot goede werkbare afspraken te komen. 1.3. Sleutelfunctionarissen Voor medewerkers in sleutelposities (bestuur, directeuren, managers, senioren en coördinatoren) geldt naast de inhoud van deze gedragscode nog een aantal specifieke regelingen: • De RvC geeft opdracht bij indiensttreding van bestuurders tot een onafhankelijk accountonderzoek naar privévermogenspositie. • Het bestuur bepaalt bij indiensttreding van directeur tot een onafhankelijk accountonderzoek naar privévermogenspositie. • Verbod op handelen in aandelen met bij Stadgenoot opgedane voorkennis; • Zorgvuldig omgaan met de zakelijk verstrekte creditcard; • Activiteiten waarbij bedrijfsmiddelen / - tijd van Stadgenoot worden ingezet en waarvoor een financiële vergoeding tegenover staat, moeten vooraf om toestemming worden gevraagd aan het bestuur c.q. de directie.

4

1.4. Ongewenste intimiteiten Wat voor de een "zomaar een opmerking", een "blote" wandversiering of een beetje plagen is, kan een ander ervaren als seksuele intimidatie of ongewenste intimiteit. Exacte grenzen zijn hierbij moeilijk aan te geven. Daarom passen wij hier maar één regel toe: ongewenste intimiteiten horen in ons bedrijf niet thuis. 1.5. Discriminatie Discriminatie is verboden en strafbaar. Alle medewerkers van Stadgenoot worden gelijk behandeld ten aanzien van geslacht, seksuele geaardheid, geloofsovertuiging, functie, inschaling en werken in deeltijd. 1.6. Rassendiscriminatie Onder rassendiscriminatie verstaan wij discriminatie naar ras, kleur en/of afkomst. De klachten die worden gemeld bij managers, ondernemingsraad of afdeling P&O worden serieus genomen. Spreek je collega’s aan als ze zich racistische uitlaten. 1.7. Pesten Binnen Stadgenoot vinden wij pesten niet acceptabel en zien dit als ongewenst gedrag. Wat voor de één een leuk grapje is hoeft voor de ander niet zo te zijn. Opmerkingen met een dubbele bodem zijn niet altijd prettig. Spreek je collega’s direct aan als je vindt dat het grapje niet leuk is. Sta open voor opbouwende kritiek. Geef zelf het goede voorbeeld. Help je collega’s als je merkt dat zij gepest worden. Wat kun je zelf doen? Overkomt het je toch, laat dan degene die je lastig valt duidelijk weten dat je daarvan niet bent gediend. Dat is in de praktijk heel moeilijk. Medewerkers twijfelen, schamen zich er soms voor, voelen zich soms zelfs schuldig, of zijn bang voor de gevolgen. Ga in álle gevallen direct naar je leidinggevende, adviseur P&O of bedrijfsarts. Of stap in het geval van ongewenste intimiteiten naar de vertrouwenspersoon. Wat kunnen wij doen? Wij nemen jou in elk geval uiterst serieus. Wij staan garant voor geheimhouding, discretie en anonimiteit. Je kunt ook rekenen op ondersteuning en opvang tijdens en na de klachtenbehandeling. Een ding is zeker: medewerkers hoeven niet bang te zijn voor de gevolgen van een melding. Stadgenoot tilt zwaar aan een gegronde klacht op dit gebied. De manager van de afdeling P&O en de verantwoordelijke directeur nemen de klacht in behandeling. 1.8. Diefstal Het is treurig, maar ook binnen ons bedrijf wordt gestolen. Om een vinger aan de pols te houden, laten wij regelmatig onderzoek doen door een bedrijfsrecherchebureau. Wie schuldig is bevonden aan diefstal krijgt ontslag op staande voet. Hoe kun je diefstal voorkomen? Laat geen waardevolle zaken in je jaszakken zitten. Berg waardevolle persoonlijke en bedrijfsbezittingen goed op, in een afgesloten lade of kast. Laat ze niet onbeheerd op je bureau of in je auto achter (ook niet "heel even"); Wees alert. Tref je een onbekende aan op een plek waar je dat niet zou verwachten, vraag dan wie hij is of wat hij daar zoekt. Meld verdacht gedrag aan je leidinggevende. Wat doe je als je slachtoffer van diefstal? Mis je spullen van Stadgenoot, geef dit dan direct door aan de manager Interne Services. Die verzorgt de aangifte bij de politie.

5

Voor persoonlijke spullen doe je zelf aangifte. Met deze aangifte kun je eventueel bij de afdeling P&O een tegemoetkoming in de kosten vragen. Wie gelegenheid heeft geboden tot diefstal krijgt niets vergoed (bijvoorbeeld portemonnee op tafel laten liggen of in jas laten zitten). 1.9. Werktijd Wees op tijd als je een vergadering hebt. Kom je afspraken na met je collega’s, met klanten en met ieder ander met wie je op je werk te maken hebt. Afspraken met dokter en tandarts worden zoveel mogelijk buiten werktijd in eigen tijd gemaakt. 1.10. Taalgebruik en kleding Onze uitstraling is zakelijk en modern, en onze voertaal is Nederlands. We letten op ons taalgebruik en spreken externe klanten in eerste instantie altijd met u aan. Je kleding is schoon en verzorgd. Kleding en accessoires die tot discussie leiden zijn niet wenselijk. Dat betekent bijvoorbeeld dat te korte rokken of broeken, gezichtsbedekkende kleding, opzichtige piercings, diepe decolletés en blote buiken niet zijn toegestaan.

2. Omgaan met klanten 2.1. Privacy De klant heeft recht op zijn privacy. Dat geldt vooral bij de klant thuis (een grondrecht!). Maar ook wat betreft zijn gegevens. Hoe gaan we daar bij Stadgenoot mee om? We gebruiken gegevens alleen in het belang van het bedrijf, voor het doel waarvoor de informatie is verzameld. Soms zijn we verplicht om gegevens van de klant aan derden te verstrekken (strafrechtelijk, fiscaal). Wat doe je in een dergelijke situatie? Algemene uitspraken zijn hierover niet te doen en de wetten veranderen voortdurend. Maar houdt in principe vast aan onderstaande globale regels. Degene die om de gegevens vraagt moet zich legitimeren en zijn vraag wettelijk onderbouwen. Je laat dit vervolgens toetsen door de afdeling Juridische Zaken. We mogen wel anonieme gegevens van klanten verwerken in de gebruikelijke enquêtes (zoals van het CBS). 2.2 Gelijke behandeling Elke klant heeft recht op gelijke behandeling. Dit is een heel principieel punt. We ontvangen elke klant goed en serieus, ongeacht inkomen, uiterlijk of opleiding. Intimidatie, pesten of afpoeieren zijn uit den boze. Kosten, baten en risico’s zijn goede zakelijke afwegingen voor het stellen van prioriteiten. Dus níet de persoonskenmerken van de klant! Gebeurt dit toch, dan vat Stadgenoot dit zeer ernstig op (zie hoofdstuk 5: Sancties).

3. Omgaan met leveranciers Via leveranciers leveren wij onze producten en diensten aan onze klanten. Adviseurs en investeerders (leverancier van geld) beschouwen wij ook als leveranciers. Wij hebben als opdrachtgever, net als de klant, recht op de leveranciers met de beste prijs/ prestatieverhouding. De leverancier die in die zin het beste scoort, zou de opdracht kunnen krijgen. Wij blijven altijd verantwoordelijk voor het gedrag van de leverancier die rechtstreeks aan onze klant levert. De klant mag nooit de dupe worden van zijn gedrag of werk. Wij kunnen in die situaties de leveranciers daarop aanspreken. 3.1. Privé – inzet van zakelijke relaties / partners Je meldt vooraf aan je leidinggevende dat je werkzaamheden in de privésfeer laat doen via een relatie van Stadgenoot. Een offerte moet altijd vooraf worden overlegd en deze offerte wordt beoordeeld door een deskundige medewerker (te bepalen door de directeur Vastgoed)

6

van de afdeling Vastgoed. Deze situatie kan zich ook voordoen bij een ander soort relatie dan voor vastgoed gelieerde activiteiten. 3.2. Geschenken aannemen Gunsten/geschenken die worden aangeboden of gegeven door derden met het doel je te bewegen iets te doen of na te laten moeten altijd worden geweigerd. De onafhankelijkheid mag niet in gevaar komen. Door het aannemen van gunsten/geschenken mogen er geen (on-)bewuste verplichtingen ontstaan. Beoordeel wel of de aangeboden geschenken of gunsten algemeen gebruikelijk en aanvaardbaar zijn en wees alert op bedrijven die nog geen leverancier zijn van Stadgenoot. Het is te allen tijde niet toegestaan gunsten/geschenken op het privé adres te ontvangen, omdat dit de indruk kan wekken dat anderen er niet van mogen weten.

Het aanbieden van relatiegeschenken of gunsten anders dan via het bedrijfsadres is niet toegestaan.

We gaan er vanuit dat de wijze waarop we intern met elkaar omgaan, uitstraling heeft op de manier waarop we met klanten omgaan. Bij Stadgenoot hanteren we hiervoor een aantal uitgangspunten. Die betekenen concreet: • • • • • • • • •

Behulpzaam, betrouwbaar en effectief in houding en gedrag; Klanten nauwkeurig en juist informeren; Afspraken met klanten op tijd nakomen; Vragen op tijd, vriendelijk en zakelijk beantwoorden; Contracten naleven; Alleen toezeggingen doen over onze organisatie, producten en diensten waarvan we zeker zijn dat we ze na kunnen komen; De klant altijd proberen te begrijpen, actief luisteren en in eigen woorden de vraag of het probleem herformuleren; Houd rekening met cultuurverschillen; Wijs de klant bijtijds op zijn/haar rechten (bijvoorbeeld de huurcommissie, de klachtenprocedure) en help de klant ook hierbij aan voldoende informatie en ondersteuning.

Een kleine service is vaak snel geleverd en een tevreden klant is goud waard. Daarmee kunnen wij klanten binden. Wees dus behulpzaam. Een ontevreden klant vertelt zijn verhaal misschien wel 30 tot 40 keer verder! Kun je de klant niet snel genoeg tevreden te stellen, roep er dan een collega bij. Wees alsjeblieft niet te trots of snel gekrenkt - dan schaad je jezelf en het bedrijf. Een klant die bijvoorbeeld ten onrechte geen service heeft ontvangen of veel te lang heeft moeten wachten mag je op eigen gezag een klein geschenk geven (bijvoorbeeld een bloemetje) of extra service verlenen. Alle gunsten / geschenken meld je bij je leidinggevende. • Je geeft aan bij je leidinggevende wat de gunst/het geschenk is; • Wat de (geschatte) waarde van het geschenk of de gunst is; • Wie de gever is; • Wat de aanleiding of omstandigheid is om te geven.

7

3.3. Vrienden en familie Het is mogelijk dat een vriend of familielid uit het persoonlijke netwerk van de medewerker wordt aanbevolen als potentiële nieuwe medewerker van Stadgenoot. Dat kan positief zijn voor alle betrokkenen. Maar je zult zo'n relatie binnen Stadgenoot niet zelf kunnen behartigen. Mogelijke belangenverstrengeling moet worden voorkomen. Informeer de leidinggevende die besluiten neemt altijd vooraf over deze specifieke relaties. Als de relatie te "intiem" is raden we deze in de buurt van jouw werk of zelfs binnen Stadgenoot af. Je brengt jezelf en het bedrijf namelijk in een lastige situatie. Wees dus naar beide kanten duidelijk en open over je positie en je relaties en meld het altijd van tevoren.

4. Omgaan met opdrachtgevers en partners Beleggers of afnemers in samenwerkingsverbanden beschouwen wij ook als opdrachtgevers en partners. De relatie met hen ligt tussen die met een klant en die met een leverancier in. Met hen streven we wederzijds voordelige relaties na. Ook hier geldt: zij verdienen de service waar de klant recht op heeft. 4.1. Geschenken aanbieden Bij deze relaties geldt, dat Stadgenoot hen alléén geschenken en giften biedt, die algemeen gebruikelijk en aanvaard zijn. Zakenlunches, uitnodigingen voor recepties, of een onkostenvergoeding voor het bijwonen van door ons georganiseerde gelegenheden zijn toegestaan, mits de kosten gepast zijn. 4.2. Informatieverstrekking Opdrachtgevers en partners krijgen alle informatie die zij voor een goed functioneren van hun relatie met Stadgenoot nodig hebben. Hier draait het echter om samenwerking, niet om concurrentie zoals bij leveranciers. Informatie die wij verstrekken hoeft niet voor alle partijen gelijk te zijn. Er zijn natuurlijk wel grenzen. Privacygevoelige gegevens van klanten of collega's, concurrentiegevoelige gegevens van leveranciers verstrekken wij nooit.

5. Omgaan met concurrenten Concurrentie is volgens Stadgenoot een goede motivatie om tot betere prestaties te komen. Om de concurrentie vóór te zijn, is het van belang de verwachting van de klant te kennen, hieraan tegemoet te komen of deze zelfs te overtreffen. Je mag de voordelen van het aanbod van Stadgenoot tegenover alle klanten eerlijk vergelijken met die van onze concurrenten. Echter zonder negatieve opmerkingen over hen te maken. Je mag informatie over de concurrent verzamelen en deze voor Stadgenoot gebruiken, behalve wanneer de concurrent zelf deze informatie als vertrouwelijk beschouwt. Oneigenlijk is die informatie die een ander (bijvoorbeeld een leverancier, een (ex-) medewerker of een andere concurrent) verspreidt terwijl je weet dat dat niet de bedoeling is. Deze informatie moet je negeren. Wat verder van belang is te weten: • Concurrenten krijgen geen vertrouwelijke informatie van Stadgenoot. Algemeen toegankelijke informatie (jaarstukken, brochures e.d.) geven mag wel; • Stadgenoot zal klanten nooit beletten producten van concurrenten te kopen. Gedwongen winkelnering of koppelverkoop is verboden; • Stadgenoot zal leveranciers nooit beletten hun producten aan concurrenten te leveren, behalve wanneer Stadgenoot een intellectueel recht op (een deel van) deze producten heeft.

8

6. Omgaan met overheden De overheid bestaat uit het Rijk, de provincie, de gemeente en instanties zoals het Centraal Fonds. De overheid kent vele gedaanten in relatie met Stadgenoot. Voor zover zij klant, leverancier, adviseur of concurrent is, gelden de bij die relaties beschreven regels. Maar de overheid heeft ook altijd een publieke functie. Behalve klant of opdrachtgever, is de overheid tegelijkertijd regelgever, vergunningverlener, toezichthouder en rechtshandhaver. Daarom moeten we overheidsbeleid, voorschriften en wetten goed begrijpen en strikt naleven. Geschenken en gunsten Omdat wij elke indruk van oneigenlijke beïnvloeding willen voorkomen, hebben we voor de omgang met overheden afspraken op papier gezet. • •

Als Stadgenoot geschenken en gunsten aanbiedt aan mensen die voor de overheid werken dan worden te allen tijde de regels van de overheid gerespecteerd; Financiële bijdragen aan politieke partijen vanuit Stadgenoot zijn ook verboden. Ook anderen zetten we hiertoe niet aan;

Voor alle overheidsdiensten betaalt Stadgenoot de normale prijs - ook voor toegangsbewijzen voor politieke evenementen. Bedrijfsmiddelen van Stadgenoot mogen niet gratis ter beschikking van de overheid worden gesteld.

7. Omgaan met media Mocht je een journalist aan de telefoon krijgen of mocht je aangesproken worden door een journalist, dan verbind je de journalist door met de afdeling Communicatie & Marketing. Zij is verantwoordelijk voor het begeleiden en afhandelen van persvragen. Het bestuur en de directeuren van Stadgenoot zijn woordvoerders. Medewerkers staan geen journalisten te woord en doen geen uitspraken over zaken die over Stadgenoot gaan, tenzij dit is aangegeven door één van de directieleden of de manager Communicatie & Marketing. Toch kan het voorkomen dat je een journalist aan de telefoon krijgt. Wat doe je dan? • Noteer de naam van de journalist, voor welke media hij/zij werkt en telefoonnummer; • Vraag ook aan de journalist wanneer zijn/haar deadline is; • Neem direct contact op met de afdeling Communicatie & Marketing en geef de gegevens door; • De afdeling Communicatie & Marketing neemt het vanaf hier over en zorgt voor de verdere afhandeling.

9

Hoofdstuk 2: Bedrijfsmiddelen Bedrijfsmiddelen zijn middelen waarmee je je werk efficiënter en effectiever kunt uitvoeren. Denk hierbij aan computer, gereedschap, telefoon, auto, werkkleding, tankpas, parkeerapparaat, fax, software, Internet, e-mail et cetera. Je bent verplicht om die middelen goed te leren gebruiken. Hiervoor bestaan handleidingen en cursussen. 1. Persoonlijk gebruik Je mag een aantal van deze bedrijfsmiddelen ook thuis voor jezelf gebruiken, mits je er zorgvuldig en conform de spelregels mee omgaat. Het gebruik van e-mail verkeer, internet en mobiele informatiedragers staat omschreven in de betreffende gedragscode. Voorkom diefstal, zorg voor voldoende beveiliging. Plezier aan het gebruik ervan en het ermee leren werken is goed. Fout is om deze bedrijfsmiddelen vooral voor je vertier te gebruiken of om er zelf geld mee te verdienen of kosten mee te besparen. Overtollige apparatuur lever je in bij de afdeling Interne Services. Ook overbodige spullen zijn niet automatisch beschikbaar voor persoonlijk gebruik. Je mag er wel om vragen en er soms zelfs een bedrag voor bieden. Zodra je communicatiemiddelen gebruikt tijdens het werk, mogen wij er vanuit gaan dat het daadwerkelijk voor de zaak is. Wat kan wel? Het persoonlijke gebruik van de telefoon is toegestaan, maar voor korte (nood-)zakelijke communicatie. En wat niet? • Langdurige privé-gesprekken aan de telefoon, hetzij je vaste of mobiele telefoon (lees hier ook: privé GSM): die zijn storend voor je directe omgeving en kosten tijd en geld (indien je gebruik maakt van Stadgenoot telefonie) • Veel e-mailcorrespondentie, faxen, kopiëren en internetten voor privé-doelen; • Inzage in een brief of e-mail weigeren en daarbij een beroep doen op recht op privacy. Merk je zelf dat je wel erg vaak privé belt en e-mailt, doe het dan in je vrije tijd, met je eigen spullen.

2. Budgetten Ook bedrijfskapitaal is een bedrijfsmiddel. Hiermee worden de bedrijfsdoelstellingen bereikt. Onjuiste, onnodig inefficiënte en onbevoegde bestedingen zijn niet correct. Je hoeft niet de hand op de knip te houden bij een klant of leverancier, als je hen of Stadgenoot hiermee van dienst kunt zijn. Want dan komt er niets meer tot stand. Vaak kost het minder om de klant gelijk te geven en je bereikt er meer mee. Toch wil Stadgenoot dat je zorgvuldig met het geld omgaat. Neem je geen onnodige risico's? Snap je wel hoe het geld besteed wordt? Ben je bevoegd tot de uitgave? Twijfel je? Neem de tijd en oriënteer je goed om tot een juiste beslissing te komen.

3. Eigendommen van huurders Onder eigendommen van huurders verstaan wij de persoonlijke bezittingen van onze huurders. Het spreekt voor zich dat wij niet aan de bezittingen van onze huurders komen of deze ons toe-eigenen. Hiervan kan worden afgeweken op schriftelijk verzoek van huurders en/of hun erfgenamen. Indien Stadgenoot wel zich genoodzaakt ziet om aan persoonlijke bezittingen te komen van onze huurders is daarvoor de specifieke procedure “Goederen Verwijderen” voor opgesteld.

10

Hoofdstuk 3: Belangen, informatie en voorschriften 1. Omgaan met de belangen van Stadgenoot In je werk dien je de belangen van Stadgenoot. Daarom moet je je onafhankelijkheid bewaren, professioneel handelen en integer beslissingen nemen. Een persoonlijke relatie of een persoonlijk voordeel kan het belang van Stadgenoot beïnvloeden. Het is jouw verantwoordelijkheid dergelijke situaties te voorkomen. Meld het direct wanneer een dergelijke situatie zich voordoet, zelfs wanneer ze slechts je beoordelingsvermogen beïnvloeden. 1.1. Werken buiten het bedrijf Er zijn nevenwerkzaamheden die kunnen leiden tot belangenverstrengeling of die botsen met het belang van Stadgenoot. In het uiterste geval kunnen ze zelfs het imago van Stadgenoot beschadigen. Dit soort nevenwerkzaamheden is dus niet toegestaan. Om te voorkomen dat je nevenwerkzaamheden je in een lastige positie brengen, moet je de nevenwerkzaamheden die je van plan bent te gaan doen vooraf met je leidinggevende bespreken. Die beoordeelt of ze wel of niet zijn toegestaan. Om te beoordelen of de nevenwerkzaamheden verantwoord zijn, zijn de volgende aspecten van belang: • Leid je werk bij Stadgenoot er onder tot het verkrijgen van de nevenwerkzaamheden? • Is er sprake van tegengestelde belangen tussen Stadgenoot en de nevenwerkzaamheden? • Maak je voor je nevenwerkzaamheden gebruik van gegevens van Stadgenoot? • Hebben je nevenwerkzaamheden invloed op je collegiale verhoudingen? • Heb je te maken met personen/bedrijven met wie je ook bij Stadgenoot ‘zaken’ doet? Heb je familieleden en /of heb je nevenfuncties in of betrokkenheid bij bedrijven die in de sfeer van verwerving, bemiddeling, beheer etc. werkzaam zijn, dan moet dit vooraf gemeld worden bij je direct-leidinggevende. Tijdens de werktijd voor Stadgenoot moet je beschikbaar zijn. De normale inzet voor het werk bij Stadgenoot mag ook niet lijden door werken elders. Werken voor klanten, concurrenten en relaties (leveranciers, adviseurs, partners en dergelijke) van Stadgenoot is verboden. Bij werken buiten het bedrijf mag je alleen met toestemming bedrijfsmiddelen van Stadgenoot gebruiken. Het moet dan om een bescheiden, duidelijk omschreven en voor de hand liggend gebruik gaan. Gebruik nooit je gezag of positie voor het werken buiten het bedrijf. 1.2. Politieke nevenfuncties Medewerkers mogen op persoonlijke titel officiële politieke functies vervullen. Meld dit wel aan je leidinggevende. Stadgenoot respecteert –in overleg - de rechten die medewerkers volgens de wet of CAO hebben, bij het vervullen van deze functies. 1.3. Persoonlijke financiële belangen Leen geen geld van of aan klanten, concurrenten en andere relaties. Neem ook geen andere beduidende financiële belangen in de organisatie van relaties. Dit veroorzaakt tegenstrijdige belangen.

11

2. Omgaan met informatie van Stadgenoot 2.1. Vertrouwelijke informatie Informatie over bedrijfsstrategieën, aankopen, producten, diensten, techniek, ontwerpen, projecten e.d. zijn voor ons bijzonder waardevol. Als anderen daarover zouden beschikken kunnen wij daar schade door oplopen. De gegevens van Stadgenoot zijn vertrouwelijk; je gebruikt ze in het belang van je werk en dat van je collega’s; ze zijn niet bedoeld voor derden. De gegevens van onze medewerkers, klanten en relaties behandelen wij vertrouwelijk en alleen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Je mag natuurlijk met familie, vrienden en kennissen discreet over Stadgenoot en je werk praten. Maar praat niet met anderen over belangrijke kwesties van Stadgenoot als dat schadelijk voor ons kan zijn. Wees extra voorzichtig bij concurrenten, relaties en de overheid. Bij twijfel stap je naar je leidinggevende. 2.2. Vastleggen, vermenigvuldigen en vernietigen van informatie Je vermenigvuldigt en verspreidt informatie alleen voor collega’s die de betreffende informatie voor hun werk nodig hebben. Om verspilling tegen te gaan is het nuttig de verspreiding te beperken. Alle bedrijfsinformatie leg je nauwkeurig en controleerbaar vast in de daartoe bestemde bestanden/systemen. Houd geen rekeningen, transacties, geldbedragen of activa bij buiten de boekhouding. Het aanpassen of vervalsen van de boeken of dossiers is verboden evenals het openen of houden van een geheime rekening. Overbodige, onjuiste, of onbruikbare gegevens kun je vernietigen. Zijn deze gegevens voor anderen belangrijk (economisch waardevol of privacygevoelig), zorg dan dat je ze correct vernietigt bijvoorbeeld via Interne Services. 2.3. Beveiliging van informatie Om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot jouw gegevens moet je deze goed opbergen en beveiligen. Laat geen papieren slingeren op de werkplek, sluit de kasten af, gebruik codes voor vertrouwelijke digitale gegevens, en geef codes of sleutels niet door. Gebruik eventueel de beschikbare lockers. 2.4. Personeelsdossiers De afdeling P&O, je manager en jijzelf mogen je eigen dossier inzien. In dit geval moet je dat wel van te voren aangeven. Je dossier is strikt vertrouwelijk. Het bestuur, directie en de betreffende manager mag jouw dossier inzien als dat voor het werk nodig is. Bovendien moet de afdeling P&O daar toestemming voor geven. Overtreding van deze regels vat het bedrijf buitengewoon ernstig op, vooral wanneer je deze gegevens zonder toestemming, in het belang van jezelf of buiten het beoogde doel (laat staan buiten het werk) beoogt te gebruiken of gebruikt. Andersom mag je ervan uit gaan dat de werkgever zeer zorgvuldig omgaat met jouw privacygegevens. Uitsluitend wanneer wij juridisch verplicht zijn gegevens van medewerkers te verstrekken doen wij dit, bijvoorbeeld in geval van een fiscale wet of een gerechtelijke uitspraak. Dit zullen wij dan van te voren melden.

3. Omgaan met voorschriften Stadgenoot is verplicht een grote hoeveelheid voorschriften na te leven. Iedereen heeft er op zijn eigen gebied mee te maken, raadpleeg bij twijfel managers, onze juristen of andere deskundigen. Probeer het belang en de betekenis te begrijpen en daar naar te handelen. Mogelijke gevolgen door niet naleving zijn zéér divers: financiële schade, persoonlijk leed, maatschappelijke of ecologische schade et cetera.

12

3.1. Bouwvoorschriften Bouwvoorschriften hebben veelal betrekking op hygiëne en veiligheid. Het met voeten treden hiervan is gevaarlijk voor onze klanten, medewerkers en leveranciers. 3.2. Woonruimteverdeling/Huur - en huurprijswetgeving In een schaarse woningmarkt worden vraag en aanbod door voorschriften aan elkaar gekoppeld. Pas ze dan vooral doelmatig toe. Leg elke toewijzing altijd controleerbaar vast. Ook de huurbescherming en de huurprijswetgeving zijn gevoelige onderwerpen in onze branche. Handhaving van deze regels is belangrijk bij de beoordeling van de integriteit van onze corporatie.

Stadgenoot past ook de normen toe die beschreven staan in de gedragscode van Aedes. Je kunt deze nalezen via Intranet.

4. Omgaan met Arbo - en milieuregels Om de invloed van ons werk op het milieu tot een minimum te beperken, moeten wij allerlei wetten en voorschriften naleven. Deze regels zijn er ook om de gezondheid van onze klanten en medewerkers te beschermen. Onze leveranciers moeten hieraan eveneens voldoen. 4.1 Milieuvoorschriften Wanneer in het kader van milieuvoorschriften gegevens gecontroleerd of vastgelegd moeten worden, ga dan zorgvuldig te werk. • • • •

Raak je op de hoogte van een milieubedreigende situatie meld dit dan direct aan je leidinggevende; Houd je altijd aan afvalverwerkings- en recyclingsprocessen en voorschriften. Knoei er niet mee, verander ze niet eigenhandig; Berg gevaarlijke stoffen strikt volgens de voorschriften op; Transporteer en verwerk gevaarlijke stoffen altijd volgens de geldende procedures.

4.2. Eigen verantwoordelijkheid Je bent zelf verantwoordelijk voor je eigen veiligheid en voor die van anderen voor zover je die kunt schaden. Stel jezelf op de hoogte van de risico's die verband houden met je werk, de middelen die je daarbij gebruikt en hoe je die gebruikt. We houden ons ook bij de klant aan de (veiligheids-)voorschriften en vergunningen. Je houdt dus je veiligheidsschoenen aan en je helm op; trek desnoods de werksloffen over je schoenen heen. Onveilige middelen en omstandigheden moet je direct melden bij je leidinggevende. 4.3. Workpace / RSI / beeldschermwerk RSI en Beeldschermwerk RSI (Repetitive Strain Injury) is een verzamelnaam van allerlei verschillende klachten aan de hand, pols, elleboog, schouder of nek als gevolg van herhaalde bewegingen, een verkeerde houding of als gevolg van het ontbreken van beweging. Stadgenoot probeert zoveel mogelijk te voorkomen dat een medewerker als gevolg van RSI arbeidsongeschikt wordt. Iedere (nieuwe) medewerker ontvangt een brochure ’ Gezond werken doe je zo’ en moet de adviezen en de tips die hierin staan vermeld opvolgen. Deze adviezen moeten ook op de thuiswerkplek opgevolgd worden.

13

Workpace Een van de middelen die we inzetten om RSI te bestrijden is Workpace. Iedere medewerker kan bij Stadgenoot op zijn computer het programma Workpace laten installeren en volgt hierbij de instructies op.

14

Hoofdstuk 4: Gezondheid en veiligheid

Stadgenoot probeert altijd letsel te voorkomen en de kans erop te verkleinen. Het gaat erom veilige werkomstandigheden te creëren en veiligheid- en gezondheidsrisico’s voor klanten, relaties, medewerkers en de gemeenschap tot een minimum te beperken.

1. Agressie Wij stellen ook grenzen aan het gedrag en de wensen van de klant. Agressief gedrag of discriminatie van de klant hoef je niet te accepteren. Het is goed om te weten dat er bij Stadgenoot een protocol bestaat voor de omgang met agressie. Er worden ook verplichte cursussen georganiseerd Enkele aanwijzingen: • Laat de zaak niet escaleren maar stel de klant gerust; • Wees duidelijk over de grenzen, ga weg als je het niet meer onder controle hebt; • Roep de hulp van collega’s in; • Als het je te gevaarlijk wordt, mag je de klant zelfs een toezegging doen waarvan je weet dat die eigenlijk niet juist is; • Meld elk geval van agressie altijd bij je leidinggevende.

2. Omgaan met gezondheid 2.1. Roken op de werkplek In de kantoren, werkplaatsen en poolauto’s van Stadgenoot alsmede op het binnenterrein van onze kantoren en op de zijpaden die te zien zijn vanaf de straatzijde wordt niet gerookt. Deze regel geldt ook voor klanten en overige bezoekers. In ons pand aan de Sarphatistraat 410 is één ruimte aangewezen waar wel gerookt mag worden. 2.2.Alcohol en drugs Alcohol en drugs gaan niet met werk samen. Verschijn je op het werk of bestuur je een bedrijfsauto onder invloed dan word je naar huis gestuurd, onder opneming van verlof voor eigen rekening. Je krijgt direct een schriftelijke waarschuwing. Gebeurt dit bij herhaling, dan volgen zwaardere sancties. Matig gebruik van alcohol op het werk is toegestaan bij recepties, speciale ontvangsten, zakendiners en bedrijfsfeesten. Echter pas ná 16.00 uur (dus niet bij lunches!). Je verantwoordelijkheid hierbij gaat verder dan tot de buitendeur: alcohol en verkeer gaan niet samen!

3. Omgaan met veiligheidsmaatregelen Bewaking door camera’s Om onze eigen veiligheid en die van onze eigendommen te garanderen worden de gebouwen van Stadgenoot bewaakt. Beveiligingsbeambten houden de situatie binnen de gebouwen in de gaten, buiten gebeurt dat vooral door videocamera's. Alleen daartoe bevoegde personen mogen de opnamen bekijken. Ze worden maximaal 24 uur bewaard en uitsluitend bij incidenten ter beschikking gesteld aan de politie.

15

Hoofdstuk 5: Handhaving & sancties De hiervoor beschreven gedragsregels zijn eigenlijk heel vanzelfsprekend. Je zou ze waarschijnlijk vanzelf ook wel zo naleven. Een stelsel van gedragregels is echter pas compleet, als ook duidelijk is wat de gevolgen zijn van het wel en niet naleven van die regels. Hieronder beschrijven we het handhaving- en sanctiebeleid van Stadgenoot.

1. Controle en handhaving Normaal gesproken gaan we ervan uit dat mensen er bij de handhaving van regels zelf uitkomen. Word je bijvoorbeeld niet goed behandeld of lastiggevallen, dan vertel je vriendelijk en zakelijk de waarheid. De maatschappij kent in vele situaties controleurs: de verkeersagent of de scheidsrechters in de sport. Ook Stadgenoot mag controle uitoefenen en doet dat ook. Je ondertekent ook zelf een verklaring over het gebruik van bedrijfsmiddelen. Voorbeelden van controle: • Het gebruik van bedrijfsmiddelen (GSM, parkmobiel, tankpassen, internet- en e-mailgebruik, declaraties en dergelijke); • Het gebouw en het personenverkeer (beveiligingscamera's en -diensten); • De administratie: factuurcontrole op budgetten, op bevoegde aftekening, op formele fiscale punten et cetera; • Controle op aanbestedingen en gunningen; • Controle op de toepassing van de delegatieregeling.

2. Sancties De leidinggevende spreekt medewerkers die de hier beschreven regels niet nakomen daarop aan. Uiteraard krijgt iedere medewerker de kans om zijn kant van het verhaal te vertellen (hoor en wederhoor). Afhankelijk van de frequentie en de ernst van de overtreding, kan de leidinggevende na overleg met de afdeling P&O tevens tot de volgende maatregelen besluiten: • Een mondelinge waarschuwing; • Melden aan de manager van de afdeling c.q. bedrijfseenheid, gevolgd door een schriftelijke waarschuwing; • Verhalen van de kosten, bijvoorbeeld voor (oneigenlijk) privégebruik; • Een schadevergoeding of boete opleggen; • Het (tijdelijk) ontnemen van bevoegdheden, bedrijfsmiddelen of contacten met leveranciers; • Naar huis sturen, op non actief stellen, ontheffing uit de functie en het starten van een ontslagprocedure; • Ontslag op staande voet. De medewerker kan bezwaar maken tegen deze sanctie(s) bij zijn directeur en/of bestuurder; die beoordelen het bezwaar op redelijkheid en billijkheid.

16

Hoofdstuk 6: Tot slot

We willen de gedragscode een levend document laten zijn. Openheid en overleg bieden ons de kans onze waarden waar nodig verder te verduidelijken of aan te passen. Stadgenoot vindt het daarom belangrijk dat we de beschreven spelregels tenminste één maal per jaar bespreken binnen de bedrijfseenheden, het bestuur en de ondernemingsraad. Tijdens deze besprekingen kunnen we nagaan of gedragsregels achterhaald zijn of aangepast moeten worden. De meest actuele versie staat altijd op het Intranet. Vragen over ethische kwesties en gedragscodes stel je rechtsreeks aan je directeur / manager en/of aan de afdeling P&O voor de spelregels. Op specifieke gebieden kun je ook gebruik maken van de begeleiding van de deskundigen.

17