ETHISCHE GEDRAGSCODE EN NORMEN VOOR ZAKELIJK GEDRAG

ETHISCHE GEDRAGSCODE EN NORMEN VOOR ZAKELIJK GEDRAG VLADEX BV

ETHISCHE GEDRAGSCODE EN NORMEN VOOR ZAKELIJK GEDRAG

Ver. 01 / March 2013

2

INHOUDSOPGAVE

INHOUDSOPGAVE 1. INTRODUCTIE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.1 Het bedrijf en onze waarden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.2 Wat is de Ethische Gedragscode en Normen voor Zakelijk Gedrag?. 4 1.3 Waarom hebben we een Ethische Gedragscode en Normen voor Zakelijk Gedrag?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.4 Wie moeten de Ethische Gedragscode en Normen voor Zakelijk Gedrag volgen?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 2.

PERSOONLIJKE VERANTWOORDELIJKHEDEN M.B.T. HET GEDRAG. . . . 6 2.1 Persoonlijke verantwoordelijkheden van alle collega´s. . . . . . . . . . . . . . 6 2.2 Aanvullende verantwoordelijkheden van de directie en senior management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

3.

MELDEN VAN EEN SCHENDING OF EEN MOGELIJKE SCHENDING . . . . . 10 3.1 Bezorgdheid uiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 3.2 Medewerking bij interne beoordelingen, audits en onderzoeken. . . . 11

4. BELANGENCONFLICTEN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 5.

NALEVING VAN DE CODE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.1 Relaties met collega´s. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.2 Relaties met leveranciers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3 Relaties met klanten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4 Relaties met concurrenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5 Relaties met derden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

13 13 13 14 15 16

6. STRAFFEN VOOR SCHENDINGEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 7.

EINDE DIENSTVERBAND BIJ VLADEX B.V. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

8.

TOEPASSING VAN DE WET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

9. SAMENVATTING VAN ETHISCHE GEDRAGSCODE EN NORMEN VOOR ZAKELIJK GEDRAG. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 10. BEVESTIGING COLLEGA, CONSULTANT EN AANNEMER. . . . . . . . . . . . . . . . 21

VLADEX BV


Introductie

3

1. INTRODUCTIE

1.1 Het bedrijf en onze waarden Vladex b.v. is een dynamisch, snel groeiend internationaal erkend handelsbedrijf met een goede reputatie op het gebied van eerlijkheid, integriteit, en ‘corporate governance’ op alle werkniveaus. De fundamenten van Vladex b.v. zijn hoge kwaliteitsnormen ten aanzien van zijn producten en diensten, en een goed ontwikkelde ethische houding van zijn medewerkers. Het behoud van deze reputatie is van het grootste belang; zeker nu ons bedrijf zich zowel nationaal als internationaal aan het uitbreiden is. Wij zijn ons ervan bewust dat we, ongeacht onze plichten en vestigingsplaatsen, ervoor dienen te zorgen dat we ons inspannen om de hoogst mogelijke normen van persoonlijke en zakelijke ethiek te hanteren. De directie en het senior management van Vladex b.v. hebben verder de verantwoordelijkheid om te zorgen voor de cultuur, het raamwerk en de zakelijke omstandigheden die het mogelijk maken dat alle medewerkers hun werkzaamheden in een veilige en legitieme werkomgeving uit kunnen voeren. Verder doen wij al het mogelijke om een ondersteunend netwerk te ontwikkelen waarbinnen alle werknemers de mogelijkheid hebben hun vaardigheden in te zetten en verbeteren ten einde hun volle potentieel te kunnen benutten. Om dit verder te faciliteren en beschermen heeft Vladex b.v. zijn Ethische Gedragscode en Normen voor Zakelijk Gedrag (‘De Code’ of ‘Code’) geïntroduceerd. Alle werknemers verplichten zich om de belangrijke inhoud van dit document te lezen en begrijpen en te gebruiken als constante referentie voor de duur van hun dienstverband. De Code is van toepassing op alle medewerkers op alle niveaus en moet worden gezien als een gids voor het geval een werknemer wordt geconfronteerd met een mogelijke schending van de voorwaarden van De Code en twijfels heeft omtrent een ethische uitdaging of conflict. Aan het einde van dit document word je uitgenodigd om een formulier te ondertekenen waarin je het begrip en de aanvaarding van de voorwaarden van de Code bevestigd. Dit formulier zal worden bewaard in je personeelsdossier. VLADEX BV


4

Introductie

1.2 Wat is de Ethische Gedragscode en Normen voor Zakelijk Gedrag? De Code is de hoeksteen van de inspanningen van Vladex b.v. om onze activiteiten op een wettige manier en volgens de hoogste ethische normen uit te voeren. Het zet in praktische en duidelijke bewoordingen de toon voor de manier waarop we zaken doen. Er staat in beschreven wat er op elk moment wordt verwacht van alle medewerkers met betrekking tot al onze activiteiten op alle locaties. Naast de algemene regels inzake ethiek en de manier waarop we ons gedragen in ons bedrijf en naar de buitenwereld toe, zijn er ook een aantal persoonlijke verantwoordelijkheden die we hebben tegenover het bedrijf, de medewerkers, de klanten en de leveranciers. Veel van deze verantwoordelijkheden zijn ook opgenomen in dit document. Het bedrijf verklaart zich akkoord om verder te gaan met herzien, bijwerken en doorvoeren van veranderingen wanneer ze denkt dat dit noodzakelijk is, ten einde ervoor te zorgen dat de Code actueel blijft en alle wettelijke of statutaire wijzigingen weerspiegelt.

1.3 Waarom hebben we een Ethische Gedragscode en Normen voor Zakelijk Gedrag? Het naleven van De Code zorgt ervoor dat we onze activiteiten volgens de hoogste integriteitsnormen en op de best passende wijze uitvoeren, wat op zijn beurt vertrouwen en respect bevordert, zowel binnen het bedrijf alsook in relatie met onze klanten, leveranciers, concurrenten, overheden en de gemeenschappen waar we zijn gevestigd. We streven ernaar om te allen tijde een solide reputatie voor integriteit op te bouwen en te behouden, in de wetenschap dat het bereiken van dit doel in grote mate zal bijdragen aan het welzijn van alle medewerkers en het succes van ons bedrijf.

1.4 Wie moeten de Ethische Gedragscode en Normen voor Zakelijk Gedrag volgen? De normen van De Code gelden voor alle medewerkers van Vladex b.v., op alle niveaus, in alle landen, en op alle locaties waar we onze activiteiten uitvoeren. Verder zijn alle consultants, vertegenwoordigers en contractanten die voor of namens het bedrijf werken, verplicht om werkwijzes te volgen die in overeenstemming zijn met de bedrijfscultuur en het beleid van Vladex b.v. Dit is vooral belangrijk omdat Vladex b.v. steeds meer activiteiten ontwikkelt op overzeese locaties en als gevolg daarvan meer internationale consultants en contractanten

VLADEX BV


Introductie

5

heeft. Vergeet niet dat in bepaalde landen de normen met betrekking tot bedrijfsethiek soms twijfelachtig kunnen zijn; we mogen evenwel niet toestaan dat onze normen op welke wijze of op elk welk moment dan ook worden aangetast. Het is daarom dan ook belangrijk dat alle medewerkers ervoor zorgen dat, voorafgaand aan toezeggingen, alle consultants en contractanten zich volledig bewust zijn van het beleid en de cultuur van Vladex b.v. en zich akkoord verklaren met De Code. Daarnaast moeten alle consultants en contractanten voortdurend worden gemonitord om ervoor te zorgen dat in hun vertegenwoordiging van het bedrijf, het vereiste bedrijfsgedrag en de ethische normen altijd worden gehandhaafd. Waar vermoed wordt dat dit niet het geval is, dienen medewerkers hiervan hun directe leidinggevende op de hoogte stellen, zodat deze de benodigde maatregelen kan nemen om de situatie aan te pakken, en, indien nodig, zelfs een dienstverband kan beëindiging. Het handhaven van de goede reputatie van het bedrijf is van vitaal belang en de verantwoordelijkheid van ons allemaal.

VLADEX BV


6

PERSOONLIJKE VERANTWOORDELIJKHEDEN ONDER DE CODE

2. PERSOONLIJKE VERANTWOORDELIJKHEDEN ONDER DE CODE

2.1 Persoonlijke verantwoordelijkheden van alle medewerkers Alle medewerkers zijn verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun eigen gedrag en moeten te allen tijde als volgt streven naar de hoogste ethische normen: › Naleving van De Code met alle van toepassing zijnde wet- en regelgevingen die het gedrag van ons bedrijf bepalen, valt onder de persoonlijke verantwoordelijkheid van alle medewerkers. Opgemerkt dient te worden dat bij werkzaamheden op internationale locaties medewerkers kennis dienen te nemen van de relevante internationale, nationale en lokale wetten en te allen tijde moeten zorgen voor de naleving hiervan; › Zaken en relaties met onze klanten en leveranciers moeten altijd gepaard gaan met eerlijkheid, integriteit, zorgvuldigheid en toewijding, en uitgevoerd worden op een professionele en hoffelijke manier; › De nodige aandacht schenken aan de impact, en het volle besef van de gevolgen van eventuele beslissingen gedurende de loop van de werkzaamheden; › Alle zakelijke transacties moeten op de juiste wijze worden goedgekeurd en nauwkeurig worden vastgelegd; › Bescherm alle eigendommen, apparatuur en intellectuele eigendommen; gebruik deze alleen voor geschikte activiteiten en niet voor persoonlijk gewin; › Indien van toepassing op uw taken; zorg ervoor dat alle procedures voor kwaliteitscontrole en eisen voor de opslag, transport en verplaatsing van de Vladex b.v. voorraad strikt wordt gerespecteerd;

VLADEX BV



7

› › Meld elke situatie waarvan u denkt dat onze service aan een klant onder de norm ligt die normaal gesproken wordt verwacht. › Houd alle toevertrouwde vertrouwelijke bedrijfs- en eigen informatie volledig geheim en maak deze niet bekend aan derden op een manier die direct of indirect kan leiden tot schade of verlies aan Vladex b.v.; › Waar medewerkers toegang hebben tot persoonlijke gegevens van collega´s mag deze informatie alleen worden gebruikt voor legitieme zakelijke doeleinden; › Elke legitieme verwijdering van bedrijfsvertrouwelijke en persoonlijke informatie moet worden uitgevoerd op een veilige manier, zoals aanbevolen door het bedrijf; › Doe geen bewuste onbevoegde toezeggingen of beloftes die een negatief effect kunnen hebben op het bedrijf; › Alle claims voor uitgaven, gemaakt voor bedrijfsactiviteiten, moeten binnen het bedrijfsbeleid vallen. Zakelijke uitgaven moeten altijd legitiem en redelijk zijn en van waarde voor het bedrijf; › Het gebruik van bedrijfswagens moet binnen het bedrijfsbeleid vallen; › Terwijl beperkt persoonlijk gebruik van het internet en toegang tot het netwerk is toegestaan, moet dit worden beperkt tot beroepsmatige activiteiten, kennisontwikkeling en korte persoonlijke e-mails tijdens de pauzes en buiten de reguliere werkuren. Het bekijken of downloaden van enig pornografisch, beledigend, discriminerend of ander materiaal dat als ongepast wordt beschouwd is ten strengste verboden, evenals het gebruik van computers voor activiteiten als hacken enz., en zal leiden tot disciplinaire maatregelen; › Zorg ervoor dat de gezondheids- en veiligheidsregels te allen tijde worden opgevolgd en dat een veilige werkomgeving altijd wordt gehandhaafd. Aandacht voor uw eigen veiligheid en die van uw collega´s is van groot belang. Als u een situatie als niet veilig beschouwd dient u zich terug te trekken en hulp in te roepen van uw meerdere. Zorg ervoor dat alle onnodige risico´s bij alle activiteiten vermeden worden; › Zorg altijd op een juiste manier voor bedrijfsapparatuur en werk zoals geïnstrueerd of geautoriseerd. › Vermijd alle handelingen die de schijn van laakbaar gedrag of wangedrag kunnen opleveren; › Weiger geen redelijke instructies van een leidinggevende en negeer geen werktaken en verantwoordelijkheden;

VLADEX BV


8


› Normen en verplichtingen in verband met het dragen van geschikte kleding op uw werk moeten altijd worden opgevolgd, en waar uniformen of beschermende kleding en schoeisel worden verstrekt door het bedrijf, moeten deze altijd worden gedragen; › Verzuim niet op uw werk, kom niet op regelmatige basis te laat zonder een geldige reden en geef geen onjuiste of misleidende informatie om verlof te krijgen; › Bemoei u niet met werk of activiteiten, met inbegrip van het zoeken naar of onderhandelen over een dienstverband, die in strijd zijn met de officiële bedrijfstaken, verantwoordelijkheden of functies; › Het gebruik van drugs en alcohol op terrein van Vladex b.v. of tijdens het besturen van bedrijfsvoertuigen is ten strengste verboden, met inbegrip van rijden onder invloed, daar dit uw vermogen om de u toegewezen taken uit te voeren kan beïnvloeden en de veiligheid van anderen in gevaar kan brengen. Vladex b.v. behoudt zich het recht voor om medewerkers te screenen en testen op het gebruik van drugs, indien er een redelijk vermoeden van gebruik bestaat door het gedrag, het uiterlijk of de spraak van een medewerker. Als u voorgeschreven medicijnen gebruikt die uw werk en oordeel zouden kunnen aantasten, moet uw directe leidinggevende meteen worden geïnformeerd; › Roken is uitsluitend toegestaan in de daartoe aangewezen gebieden; › Zorg ervoor dat alle collega´s met respect worden bejegend en een eerlijke behandeling en gelijke mogelijkheden krijgen, zonder discriminatie of intimidatie; › Bevorder een cultuur waarin ethisch gedrag wordt erkend en gewaardeerd; › Wees te goeder trouw, en houdt u als goede burger aan strafrechtelijke en financiële wetten.

2.2 Aanvullende verantwoordelijkheden van de directie en het senior management Directie en senior management dienen altijd het goede voorbeeld geven hun gedrag als model te stellen voor alle Vladex b.v. medewerkers, waaronder het volgende: › Persoonlijke gedragingen en activiteiten moeten te allen tijd onberispelijk zijn en vrij van twijfelachtigheid; › Ervoor zorgen dat alle zaken met betrekking tot bedrijfs- en ethisch gedrag effectief worden gecommuniceerd, afgedwongen en voortdurend bevorderd;

VLADEX BV



9

› Ervoor zorgen dat individuele verschillen en culturele diversiteit worden gerespecteerd en dat er geen discriminatie of intimidatie plaatsvindt op de werkplek; › Leiding geven door constante bewaking van programma’s op het gebied van naleving; › Zorgen voor arbeidsomstandigheden, faciliteiten en apparaten die ‘geschikt zijn voor hun doel’ en goed zijn onderhouden; › Creëren van een veilige omgeving voor alle medewerkers en bezoekers; › Instrueren van medewerkers op een passende wijze die te allen tijde behoorlijk en ethisch is; › Geven van een snelle en eerlijke feedback aan alle medewerkers; › Bevorderen van een efficiënt rapportagesysteem dat medewerkers toestaat om persoonlijke en ethische bezwaren in goed vertrouwen te uiten, zonder angst voor beschuldigingen of vergeldingen; › Het onmiddellijk nemen van maatregelen ter correctie van geïdentificeerde problemen, gevolgd door eventuele disciplinaire acties.

VLADEX BV


10

MELDEN VAN EEN SCHENDING OF EEN MOGELIJKE SCHENDING

3. MELDEN VAN EEN SCHENDING OF EEN MOGELIJKE SCHENDING

3.1 Bezorgdheid uiten Het is van vitaal belang dat alle medewerkers verplicht zijn om onmiddellijk hun bezorgdheid te uiten omtrent een schending of een mogelijke schending van De Code, of waar sprake is van een situatie die onwettig, onethisch of zelfs gevaarlijk kan te zijn. Het is aanvaard dat dit soms tot een conflict van persoonlijke loyaliteit leidt en derhalve moeilijk kan zijn omdat het mogelijk gevolgen heeft voor een andere medewerker, een familielid of vriend.

PROTECT

Dit uiten van bezorgdheid dient om het bedrijf en de werknemers te beschermen tegen mogelijke kwaad, wat kan leiden tot schade aan gezondheid, veiligheid of welzijn van andere medewerkers, klanten en leveranciers, en het verlies van vertrouwen en reputatie van het bedrijf als geheel. Naast mogelijk persoonlijk letsel aan medewerkers en bezoekers kan dit ook leiden tot aanzienlijke boetes, schadevergoedingen en andere financiële sancties tegen het bedrijf, alsmede boetes of zelfs gevangenisstraffen voor natuurlijke personen. Aanvankelijke bezorgdheden moeten onmiddellijk geuit worden aan uw leidinggevende. Als het ongepast is uw leidinggevende hierin te betrekken of als u na het uiten van uw bezorgdheid merkt dat uw leidinggevende het niet adequaat heeft afgehandeld, kunt u naar het volgende managementniveau gaan of direct naar de senior directors. Een dergelijke situatie kan zich ook voordoen als u instructies hebt ontvangen van uw leidinggevende die worden beschouwd als onethisch, ongepast of onjuist.

Na het uiten van uw bezorgdheid kunt u binnen 2 dagen een reactie van de betreffende leidinggevende, senior manager of directeur verwachten, of eerder als er sprake is van een situatie die bijzonder ernstig of gevaarlijk is en snelle aandacht vereist.

VLADEX BV


MELDEN VAN EEN SCHENDING OF EEN MOGELIJKE SCHENDING

11

3.2 Medewerking bij interne beoordelingen, audits en onderzoeken Alle medewerkers zijn verplicht tot volledige medewerking aan interne evaluaties, beoordelingen en onderzoeken. Hier niet aan voldoen kan leiden tot disciplinaire maatregelen. Afhankelijk van de ernst van de kwestie die wordt geuit door een medewerker, zal de leidinggevende die deze ontvangt, ofwel de zaak snel behandelen, dan wel deze communiceren met het senior management of de directie. Na onderzoek en evaluatie zullen passende maatregelen worden genomen om de situatie te herstellen of verbeteren en zal feedback worden gegeven aan de persoon die de kwestie heeft geuit. Medewerkers mogen hun officiële posities en werkrelaties niet gebruiken voor het uitoefenen van ongepaste invloed middels het interfereren in interne onderzoeken of bij externe instanties die de wet handhaven. Vladex b.v. tolereert geen vergelding of verwijt tegen een medewerker voor het in goed vertrouwen melden van een kwestie, en zal gepaste disciplinaire maatregelen nemen tegen de degene die zich hieraan schuldig maakt, met inbegrip van de mogelijkheid van dienstbeëindiging.

VLADEX BV


12

BELANGENCONFLICTEN

4. BELANGENCONFLICTEN Alle medewerkers hebben de plicht om te allen tijde te doen wat het beste is voor ons bedrijf en onze klanten. Daarom moeten tegenstrijdige belangen worden voorkomen. Een belangenconflict ontstaat wanneer uw persoonlijke en financiële belangen, of die van mensen die dicht bij u staan (familie, partners of vrienden), in strijd zijn met het onpartijdige functioneren van uw professionele taken en op enige wijze invloed kunnen hebben op uw besluitvorming. U dient altijd op een open manier werken en zelfs de schijn van een belangenconflict vermijden. Alle financiële, zakelijke en andere activiteiten moeten volkomen legaal zijn en vrij van enig belangenconflict. Het kan voorkomen dat u, een familielid of een goede vriend financiële of persoonlijke belangen in een kwestie heeft waarbij namens Vladex b.v. gehandeld wordt, waar tijdens uw werkzaamheden verkregen informatie wordt gebruikt voor persoonlijk gewin, of waar u andere bedrijfsactiviteiten of contacten hebt die uw besluitvorming in verlegenheid brengen en dus invloed hebben op uw vermogen om uw taken op een correcte, eerlijke en onpartijdige manier uit te voeren. Omgang met familie, partners, goede vrienden en andere persoonlijke relaties moet altijd met discretie, integriteit en onpartijdigheid worden omgeven. Dit geldt vooral voor werving, promotie, algemene samenwerking of externe zakelijke transacties. Met nauwe relaties, zelfs wanneer ze niet werkelijk als zodanig kunnen worden geïdentificeerd, kunnen belangenconflicten vaak terecht of onrechte worden waargenomen door andere medewerkers, hetgeen pleit voor voor discretie en integriteit. In het geval dat het bedrijf gelooft dat er feitelijke of schijnbare problemen zijn met nauwe relaties, heeft het bedrijf het recht om de werkafspraken te wijzigen of zelfs het dienstverband van een of beide medewerkers te beëindigen. Het hebben van een ander dienstverband door medewerkers wordt niet aangemoedigd door Vladex b.v. maar is toegestaan. Voorafgaand aan het verrichten van externe arbeid moeten medewerkers echter schriftelijke toestemming krijgen van hun directe leidinggevende en moet aangetoond kunnen worden dat zulke activiteiten geen belangenverstrengeling veroorzaken of de schijn hiervan hebben. Alle externe dienstbetrekkingen moeten worden uitgevoerd buiten uw normale werktijden en zonder behulp van eigendommen en bronnen van Vladex b.v. Dergelijke bronnen omvatten, maar zijn niet beperkt tot: kantoor- en opslagfaciliteiten, computertoepassingen (met inbegrip van e-mail en netwerkbronnen), voertuigen, telefoons en intellectueel eigendom. Medewerkers dienen zich ook onthouden van het werken aan bepaalde zaken die de belangen van potentiële werkgevers beïnvloeden bij wie ze op zoek zijn naar werk. Bepalen of er sprake is van een belangenverstrengeling is niet altijd gemakkelijk. Als er enige twijfel bestaat omtrent een mogelijke belangenverstrengeling, dienen alle betreffende medewerkers in overleg te treden met uw leidinggevende, en begeleiding te zoeken voordat er verder kan worden gegaan met deze zaak of andere activiteiten.

VLADEX BV


NALEVING VAN DE CODE

13

5. NALEVING VAN DE CODE 5.1 Relaties met collega´s Vladex b.v. streeft ernaar een eerlijke werkgever te zijn, die alle vormen van vooroordelen en discriminatie wil uitroeien en alleen werknemers beloont op basis van verdienste en goed functioneren. Het bedrijf dient correcte en eerlijke procedures te voeren voor werving, introductie, opleiding, beoordelingen, functioneringsgesprekken, promoties en financiële beloningen. Alle werknemers worden behandeld, en dienen elkaar behandelen, met uiterste bescheidenheid en respect, en hebben het recht om in een omgeving te werken zonder intimidatie, fysiek geweld en misbruik. Het gebruik van ongeschikte en beledigende taal, met inbegrip van vloeken, is verboden. Alle medewerkers moeten een veilige werkomgeving ter beschikking krijgen conform de wettelijke eisen. De privacy van medewerkers met betrekking tot salariëring, medische en andere persoonlijke informatie moet te allen tijde worden gerespecteerd. Medewerkers die toegang hebben tot persoonlijke gegevens van andere medewerkers mogen deze alleen gebruiken voor legitieme bedrijfsdoeleinden en altijd in strikte vertrouwelijkheid. Alle onderzoeken naar bezorgdheden in verband met ethisch gedrag moeten worden uitgevoerd op een eerlijke en correcte manier, zonder vooroordelen en discriminatie. Indien nodig in verband met de te garanderen eerlijkheid, zal een niet bij de ethische kwestie betrokken senior manager zich bezig houden met het onderzoek.

VLADEX BV


14


5.2 Relaties met leveranciers Er mag geen compromis gesloten worden in het streven naar de integriteit van Vladex b.v., het is belangrijk dat de leveranciers vertrouwen hebben in de eerlijkheid van onze selectieprocessen en dat alle zakelijke transacties en prijsinformatie strikt vertrouwelijk zijn. Op grond van ons werk komen veel medewerkers in contact met bedrijven die ofwel zaken doen met Vladex b.v. of dat wensen te doen. Dit geldt vooral voor de medewerkers die betrokken zijn bij de aankoop van producten of diensten voor rekening van Vladex b.v. Hoewel het belangrijk is dat de zakelijke relaties met leveranciers worden behouden en ontwikkeld, moeten ze vrij van omkoping of corruptie blijven. In geen geval mag u geld, tegoeden, fooien, extra kortingen of overmatige gastvrijheid en amusement aannemen, en u mag zich nooit op een manier gedragen waardoor u zelf aansprakelijk zou kunnen zijn voor beschuldigingen van oneerlijke inkooppraktijken. U mag op geen enkele manier persoonlijke verplichtingen hebben bij de leverancier. Medewerkers dienen altijd hun gezonde verstand te gebruiken om echte of vermeende conflictsituaties te vermijden. Normale zakelijke attenties, zoals incidentele zakelijke maaltijden met leveranciers, of acceptatie van redelijke en gebruikelijke geschenken of promotionele artikelen met een geringe waarde, zoals petten, pennen, agenda´s, kalenders, koffiemokken en dergelijke, zijn over het algemeen aanvaardbaar. Mocht er een geschenk worden aangeboden dat kan worden aangemerkt als buitensporig, dan moet dit worden geweigerd en teruggegeven aan de leverancier met een beleefde toelichting dat een dergelijke actie niet aanvaardbaar is. Als er enige twijfel bestaat dan dient u hieromtrent in overleg te treden met uw leidinggevende. Als het niet mogelijk is om af te zien van geschenken, gastvrijheid of andere voordelen die geacht worden excessief te zijn, of waarvan geoordeeld kan worden dat er onvoldoende voordeel voor het bedrijf bestaat om de acceptatie hiervan te rechtvaardigen, moet u om schriftelijk advies vragen aan uw directe leidinggevende, waarbij aan u opgedragen kan worden de geschenken voor het bedrijf te bewaren, zich ervan te ontdoen of ze te doneren aan een goed doel. Alle aankoopbeslissingen moeten uitsluitend zijn gebaseerd op de beste prijs (inclusief logistieke kosten), beschikbaarheid, service, betrouwbaarheid en geschiktheid voor onze zakelijke behoeften. Alle leverancierscontracten of overeenkomsten op naam van Vladex b.v. dienen alleen te worden ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger van het bedrijf. Het is belangrijk dat medewerkers die betrokken zijn bij het aankoopproces hun leveranciers kennen en zich aantoonbaar inzetten voor de bedrijfsethiek volgens de Ethische Gedragscode en Normen voor Zakelijk Gedrag die vergelijkbaar is met deze Code.

VLADEX BV



15

5.3 Relaties met klanten Medewerkers mogen niets van waarde aanbieden aan onze bestaande of potentiële klanten, zoals ongepaste betalingen of geschenken, als ze goederen of diensten van Vladex b.v willen verkopen. Mocht u direct of indirect worden benaderd door een klant in verband met een voorstel wat u buitensporig vindt, dan dient u uw leidinggevende bij de eerste gelegenheid om advies vragen. Dit geldt ook voor alle uitdagingen die afwijken van de normen van De Code. U mag geen overeenkomst aangaan of afspraak maken - uitdrukkelijk of impliciet, formeel of informeel, schriftelijk of mondeling - met klanten die de prijzen of andere voorwaarden voor de producten en diensten beperken waardoor ze deze producten of diensten kunnen doorverkopen aan derden. Alle klantencontacten of overeenkomsten aangegaan namens Vladex b.v. mogen alleen worden ondertekend door een vertegenwoordiger van het bedrijf. Waar het uw verantwoordelijkheid is, moeten al uw medewerkers ervoor zorgen dat alle geleverde producten door het bedrijf aan de klanten voldoen aan de vereiste voedselnormen, juist zijn opgeslagen en afgehandeld, en een passende uiterste houdbaarheidsdatum hebben op het moment dat ze worden geleverd aan de klant. Alle transacties met klanten dienen altijd eerlijk en integer zijn. Mocht u merken dat er in een transactie met de klant een fout is opgetreden ten nadele van hem, dan moet u de klant direct kenbaar maken de eventuele verschillen door middel van een tegoed, terugbetaling of andere vorm te zullen corrigeren.

5.4 Relaties met concurrenten EU- en internationale concurrentiewetten zijn een essentieel onderdeel van de bedrijfsomgeving waarin Vladex b.v. werkzaam is; overtreding van dergelijke wetten kan ernstig strafbaar zijn. U mag geen overeenkomst aangaan of afspraak maken met een concurrent - uitdrukkelijk of impliciet, formeel of informeel, schriftelijk of mondeling - over enig aspect van concurrentie tussen Vladex b.v. en de concurrent. Dit kan van toepassing zijn, maar is niet beperkt tot, vaststelling van prijzen, het verdelen van gebieden, de toewijzing van klanten en frauduleuze aanbiedingen, als ook het akkoord gaan met contractvoorwaarden of andere gelijkwaardige activiteiten met een concurrent die negatieve invloeden kunnen hebben op de klant en schadelijk kunnen zijn voor de vrije marktprincipes.

VLADEX BV


16


Tijdens uw werk kunt u in contact komen met concurrenten. Op geen enkel moment mag u prijzen of andere daaraan gerelateerde handelsbepalingen en voorwaarden bespreken, of informatie delen met betrekking tot Vladex b.v. die niet bestemd zijn voor openbaar gebruik. Mocht een concurrent zo´n discussie op gang brengen, dan moet u zich hieruit terugtrekken en uw leidinggevende bij de eerste gelegenheid hiervan op de hoogte brengen.

5.5 Relaties met derden Tijdens uw werk kunt u benaderd worden in verband met informatie of reacties in relatie tot de bedrijfsactiviteiten van Vladex b.v., door bekende of onbekende mensen van buiten uw normale werkzaamheden. Dit kan betrekking hebben op de bedrijfsorganisatie, financiën en handelszaken, of informatie over klanten, leveranciers of collega´s. Verzoeken hiertoe kunnen komen van de media, ordehandhavers of regeringsambtenaren. Mocht u dergelijke vragen krijgen, dan dient u geen commentaar te geven en moet u dit bij de eerste gelegenheid aan uw leidinggevende melden. Tenzij de informatie openbaar is, moet alle informatie die aan u is toevertrouwd als strikt vertrouwelijke worden behandeld. Deze mag niet openbaar worden gemaakt of op welk moment dan ook besproken, zelfs niet in een ongedwongen gesprek met familie of vrienden. Dit geldt in het bijzonder wanneer dergelijke informatie kan worden gebruikt op een manier die kan leiden tot schade of verlies, direct of indirect, aan het bedrijf of uw collega´s.

VLADEX BV


STRAFFEN VOOR SCHENDINGEN

17

6. STRAFFEN VOOR SCHENDINGEN Alle medewerkers hebben collectieve verantwoordelijkheden voor hun acties en zijn volledig toerekenbaar. Elke collega die handelt in strijd met de akte of de geest van De Code kan worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen, inclusief dienstbeëindiging en strafrechtelijke procedures. Hieronder volgen een aantal voorbeelden van wangedrag die kunnen leiden tot te nemen disciplinaire maatregelen: › Acties die de voorwaarden van De Code specifiek schenden; › Anderen, zowel binnen het bedrijf als er buiten, specifiek verzoeken of dwingen te handelen in strijd met de bepalingen van De Code; › Het niet tijdig uiten van een bekende of vermoede schending van De Code; › Het niet meewerken aan een onderzoek of navraag naar een mogelijke schending van De Code; › Vernietiging, verwijdering, verandering of vervalsing van documenten of overzichten met betrekking tot lopende, dreigende of verwachte onderzoeken, beoordelingen en controles; › Verduistering of misbruik van bedrijfseigendommen en activa; › Wraakneming of vergelding tegen een collega inzake het in goed vertrouwen melden van een mogelijke schending van De Code; › Het niet tonen van goed leiderschap en de toewijding die nodig is voor naleving van De Code en andere van toepassing zijnde wet- en regelgevingen.

VLADEX BV


18

EINDE DIENSTVERBAND BIJ VLADEX B.V.

7. EINDE DIENSTVERBAND BIJ VLADEX B.V.

Bij het beëindigen van de dienstbetrekking bij Vladex b.v. blijven uw geheimhoudingsverplichtingen bestaan; het volgende is van toepassing op alle medewerkers: › Tenzij anders is overeengekomen en voor zover van toepassing, moeten alle apparaten en goederen verstrekt door het bedrijf, met inbegrip van, maar niet beperkt tot motorvoertuigen, computers/laptops, mobiele telefoons, promotiemateriaal, sleutels, uniformen en beschermende kleding teruggegeven worden aan het bedrijf; › Alle intellectuele eigendomsrechten, met inbegrip van vertrouwelijke en bedrijfseigen informatie, marketingmateriaal en computersoftware moeten ook worden teruggegeven; en geen informatie die niet openbaar gemaakt is, mag in eigendom worden gehouden;

VLADEX BV


TOEPASSING VAN DE WET

19

8. TOEPASSING VAN DE WET

Vladex b.v. neemt haar verantwoordelijkheid om te voldoen aan de toepasselijke wetten en regelgeving erg serieus. Dit is niet alleen goed voor onze integriteit en reputatie; naleving van de wet kan zelfs een voorwaarde zijn voor de omgang met bepaalde klanten. Vladex b.v. is actief in landen over de hele wereld en omdat ons bedrijf groeit, zal het aantal locaties toenemen. Daarom is het belangrijk dat medewerkers zelf kennis nemen van alle relevante lokale en internationale wetten die van toepassing zijn op de plaatsen waar u gevestigd bent of waar u mee te maken hebt, en dat deze zonder uitzondering in acht worden genomen. Op sommige locaties kunnen er ook specifieke culturele eisen worden gesteld die, alhoewel niet noodzakelijk vastgelegd, moeten worden behandeld met inachtneming en respect. We gaan om met voedsel en op een bepaald moment bereiken onze producten het grote publiek. We hebben niet alleen wettelijke verplichtingen, we hebben ook morele verantwoordelijkheden. Met onze leveranciers en klanten maken we deel uit van een proces dat, als we ons werk niet goed doen, ernstige gevolgen kan hebben; schade aan de gezondheid inbegrepen. Daarnaast zijn wij een internationale handelsonderneming en moeten wij ons, door onze bijzondere activiteiten, houden aan alle relevante wetten en regels voor de betreffende handelscontroles, inclusief licenties, vervoersdocumenten, import- en exportdocumentatie, rapportages en documenten en het bewaren ervan, vaak specifiek per land. Diverse wetten, zoals die op het gebied van privacy, gezondheid, veiligheid, milieu, concurrentie en voedselveiligheid zijn behandeld in dit document, en waar deze met name relevant zijn voor medewerkers van Vladex b.v., zijn ze opgenomen in de desbetreffende bepalingen.

VLADEX BV


20

SAMENVATTING VAN ETHISCHE GEDRAGSCODE EN NORMEN VOOR ZAKELIJK GEDRAG

9. SAMENVATTING VAN ETHISCHE GEDRAGSCODE EN NORMEN VOOR ZAKELIJK GEDRAG

Het doel van de Ethische Gedragscode en Normen voor Zakelijk Gedrag van Vladex b.v. is het handhaven en versterken van de reputatie van het bedrijf, en het bieden van een duidelijk ethisch gedragskader voor alle medewerkers die ermee moeten werken. Natuurlijk kan niet elk gebied van gedrag en ethiek worden afgedekt in dit document; daarnaast kunnen er ook andere specifieke beleidsmaatregelen binnen Vladex b.v. zijn die de verklaringen ondersteunen en verbeteren. Daarom is het ook aan alle medewerkers om zich op een correcte, eerlijke en fatsoenlijke manier te gedragen, met respect voor het bedrijf, haar klanten en leveranciers, en natuurlijk de medewerkers. Het is algemeen aanvaard dat het niet altijd even gemakkelijk is om het juiste te doen, en als u twijfelt, wees dan niet bang uw leidinggevende of senior manager om advies te vragen. Het bedrijf heeft een ‘open deur-beleid’, en als we op de hoogte worden gesteld van een probleem dan kunnen we er wat aan doen - en zullen we er wat aan doen. Bedrijfswaarden worden meestal uitgedrukt in termen van interacties van het bedrijf ten opzichte van haar klanten en leveranciers, en natuurlijk het personeel. De Ethische Gedragscode en Normen voor Zakelijk Gedrag definieert ons bedrijf en maakt voor iedereen duidelijk dat het gebaseerd is op eerlijkheid, integriteit, respect en billijkheid in alles wat we doen. Het bedrijf en alle medewerkers hebben een collectieve verantwoordelijkheid ten opzichte van elkaar, die, indien gerespecteerd, in hoge mate bijdraagt aan het succes van het bedrijf en een veilige en wettelijke juiste omgeving om in te werken. Hartelijk dank voor uw inzet voor het bedrijf en de te verwachte naleving van De Code.

Vladimir Cosic Directeur

VLADEX BV


COLLEGA-, CONSULTANT- EN AANNEMERBEVESTIGING

21

10. BEVESTIGING COLLEGA, CONSULTANT EN AANNEMER

_______________________________________________________________________ Ik ben een medewerker van Vladex b.v.

_______________________________________________________________________ Ik ben een consultant of contractant van Vladex b.v.

Ik bevestig dat ik een kopie van de Vladex b.v. Ethische Gedragscode en Normen voor Zakelijk Gedrag (‘De Code’) heb ontvangen, dat ik deze begrijp, en: › Ik verantwoordelijk ben voor het lezen van De Code voordat ik aan mijn taken bij Vladex b.v. begin, en deze in volledige overeenstemming uit zal voeren; › Ik mijn exemplaar van De Code zal bewaren en zal gebruiken als referentie, zoals vereist; › Ik echt een verschil wil maken en te allen tijde altijd de hoogste morele en ethische normen zal toepassen ten aanzien van mijn zakelijke en persoonlijke gedrag; › Ik persoonlijk aansprakelijk en verantwoordelijk ben voor mijn daden, en elke actie of gedraging zal vermijden die in strijd kan zijn met mijn taken uit hoofde van De Code; › Ik verplicht ben elke schending of vermoedelijke schending van De Code, indien noodzakelijk geacht, aan mijn leidinggevende of senior manager te melden; › Een kopie van deze pagina, naar behoren ondertekend door mijzelf, zal worden bewaard in mijn persoonlijke dossier; › Ik mij ervan bewust ben dat de schending van De Code kan leiden tot disciplinaire maatregelen, tot dienstbeëindiging en strafrechtelijke vervolging aan toe.

_______________________________ Werknemer/contractant handtekening

___________________________ Naam medewerker (in blokletters)

__________________ Datum van ondertekening APARTE PAGINA KAN TWEE KEER WORDEN AFGEDRUKT, ZODAT DE ONDERTEKENENAAR EEN EXEMPLAAR KAN BEHOUDEN

VLADEX BV


22

Chapter

VLADEX BV


ETHISCHE GEDRAGSCODE EN NORMEN VOOR ZAKELIJK GEDRAG

Recommend Documents