Code voor ethisch zakelijk gedrag

Code voor ethisch zakelijk gedrag

INLEIDING Zep Inc. ('Zep' of het 'bedrijf') eist dat al zijn medewerkers (waaronder leidinggevenden), bestuursleden en vertegenwoordigers bij al hun handelingen aan de hoogste ethische normen voldoen en alle toepasselijke wetten naleven. Deze Code is van toepassing op Zep en alle dochterondernemingen van het bedrijf. In deze Gedragscode (de 'Code') worden specifieke zakelijke gedragsnormen uitgelegd die gelden voor personen die het bedrijf vertegenwoordigen. De normen die in deze Code worden uiteengezet zijn bedoeld om de integriteit van het bedrijf te beschermen en om ervoor te zorgen dat wij overal waar wij zaken doen alle wetten en voorschriften naleven. Overtredingen van deze normen kunnen resulteren in disciplinaire maatregelen, waarbij ontslag tot de mogelijkheden behoort. Bepaalde wettelijke vereisten die in deze Code ter sprake komen vallen onder specifieke beleidspunten en richtlijnen betreffende de naleving, die door Zep zijn gepubliceerd. Deze beleidspunten en richtlijnen worden apart aan de betreffende bestuursleden en medewerkers toegestuurd. Deze beleidspunten en richtlijnen betreffende de naleving zijn op verzoek eveneens verkrijgbaar bij de afdeling Juridische zaken van Zep of via de intranetwebsite van het bedrijf. Naast deze specifieke beleidspunten en richtlijnen publiceert het bedrijf van tijd tot tijd ook andere beleidspunten, procedures en regels, die bestuursleden en medewerkers eveneens worden geacht na te leven. Verder verschaft het bedrijf training op het gebied van allerlei verschillende onderwerpen. Medewerkers worden ook geacht alle verplichte training met succes te voltooien. Deze Code is geen arbeidsovereenkomst noch een wijziging van enigerlei toepasselijke 'Employment at will'-relatie. DOEL In deze Code worden de verwachtingen van het bedrijf uiteengezet wat het zakelijk gedrag van zijn bestuursleden en medewerkers op alle niveaus van de organisatie betreft, met inbegrip van alle leden van de Raad van Bestuur, het leiderschapsteam van Zep en de hoogste financiële functionarissen. Deze Code is ontworpen om overtredingen tegen te gaan en om het volgende te bevorderen: 

eerlijk en ethisch verantwoord gedrag, met inbegrip van de ethische aanpak van werkelijke of ogenschijnlijke belangenconflicten tussen persoonlijke en professionele relaties;



de volledige, eerlijke, correcte, tijdige en begrijpelijke onthulling van informatie in rapporten en documenten die het bedrijf indient bij of voorlegt aan de Amerikaanse Securities and Exchange Commission (SEC) en in andere openbare mededelingen van het bedrijf;



de naleving van de toepasselijke door de overheid opgelegde wetten, regels en voorschriften;



de onmiddellijke interne melding van overtredingen van de Code; en



aansprakelijkheid voor de naleving van deze Code. GEDRAGSNORMEN Naleving van wetgeving

Zep streeft ernaar om in de landen waar wij actief zijn bij het zakendoen zowel de letter als de geest van de wetgeving na te leven. Alle bestuursleden en medewerkers van het bedrijf dragen de verantwoordelijkheid om aan deze inzet invulling te geven door grondig bekend te zijn met de

Geldig vanaf: 2 oktober 2014

Pagina 1 van 14

toepasselijke wetten, regels en voorschriften en door bij de uitvoering van de taken waarvoor zij binnen het bedrijf verantwoordelijk zijn consequent hun wettelijke verplichtingen na te leven. Bestuursleden en medewerkers die vragen hebben of verdere uitleg wensen, kunnen hiervoor terecht bij de afdeling Juridische zaken van het bedrijf. Een positieve werkomgeving garanderen Gelijke tewerkstellingskansen voor alle medewerkers Zep streeft ernaar als werkgever alle sollicitanten en medewerkers dezelfde tewerkstellingskansen te bieden. Bij het aannemen van personeel wordt niet gekeken naar ras, huidskleur, geslacht, religie, seksuele voorkeur, nationale afkomst, leeftijd, handicap, huwelijkse staat, afkomst, veteranenstatus, genetische informatie of andere wettelijk beschermde statussen. Dit geldt voor alle aspecten van de arbeidsrelatie, met inbegrip van aanwerving, aanname, plaatsing, training, toewijzing van werk, promoties, overplaatsingen, ontslag en terugroeping, verlof, ontslag, secundaire arbeidsvoorwaarden en salarisadministratie. Omdat de erkenning van gelijke tewerkstellingskansen een manifest leiderschap en een krachtdadige implementatie van de plannen voor positieve actie vereist, werkt het bedrijf ingevolge dergelijke plannen conform de toepasselijke wetgeving. Hierbij wordt van alle medewerkers verwacht dat zij hun uiterste best zullen doen om hun verantwoordelijkheden in verband met positieve actie na te komen om er zo voor te zorgen dat gelijke tewerkstellingskansen voor iedereen bestaan. We verwachten van alle medewerkers dat ze al hun collega's met gevoeligheid en respect behandelen en het streven van het bedrijf naar gelijke tewerkstellingskansen en positieve actie volledig ondersteunen. Een werkomgeving zonder intimidatie en geweld Zep streeft ernaar een positieve en productieve werkomgeving te creëren voor alle medewerkers. Het beleid van het bedrijf vereist dat alle medewerkers billijk en met waardigheid en respect worden behandeld. Hierbij wordt geen enkele vorm van intimidatie, discriminatie of onwettige behandeling van medewerkers door wie ook getolereerd, met inbegrip van supervisors, collega's, leveranciers, contractmedewerkers, consultants, tijdelijke medewerkers, cliënten of klanten van Zep. Dit verbod op intimidatie omvat tevens pesterijen van enigerlei discriminerende aard, bijvoorbeeld op basis van ras, huidskleur, geslacht, religie, seksuele voorkeur, nationale afkomst, leeftijd, handicap, huwelijkse staat, voorgeslacht, veteranenstatus, genetische informatie of een andere wettelijk beschermde status. Zep verwacht van zijn medewerkers dat zij zich niet bezighouden met andere onprofessionele en onbeleefde handelingen jegens onze medewerkers. Enkele voorbeelden van pesterijen die in strijd zijn met deze Code en op intimidatie neerkomen zijn: scheldwoorden, denigrerende/hatelijke opmerkingen, negatieve stereotypen, grappen, practical jokes en dreigende, intimiderende of vijandige handelingen die verband houden met spraak, ras, huidskleur, geslacht, religie, seksuele voorkeur, nationale afkomst, leeftijd, handicap, huwelijkse staat, voorgeslacht, veteranenstatus, genetische informatie of een andere wettelijk beschermde status, hetzij gesproken, in schrift of in beeld, die een bepaalde persoon of groep in diskrediet brengt of kleineert, of waarmee blijk wordt gegeven aan vijandigheid of afkeer. Dienovereenkomstig wordt kleinerend of ongepast gedrag hetzij mondeling, schriftelijk, fysiek of uitbeeldend - om welke discriminerende reden ook niet getolereerd. Seksuele intimidatie omvat onwelkome of ongewenste seksuele avances, verzoeken om seksuele gunsten en ander mondeling of fysiek gedrag van seksuele aard als:


Pagina 2 van 14

1. het toegeven aan dergelijk gedrag hetzij expliciet of impliciet als voorwaarde wordt gesteld voor iemands tewerkstelling. 2. het al of niet toegeven aan dergelijk gedrag door een persoon een rol speelt bij beslissingen in verband met zijn/haar tewerkstelling; of 3. dergelijk gedrag (al of niet bedoeld) de werkprestaties van een persoon belemmert of een intimiderend, vijandig of kwetsend werkmilieu schept. Elke medewerker die meent dat hij of zij wordt onderworpen aan wettelijk niet-toegestane intimidatie of discriminatie dient dergelijke incidenten en andere observaties van wettelijke niettoegestane intimidatie of discriminatie te melden aan zijn of haar supervisor, de afdeling Personeelszaken, een manager of de hotline voor naleving van het bedrijf. Gewelddadige handelingen of bedreigingen met geweld, met inbegrip van ongepaste verbale of fysieke bedreigingen, intimidatie, pesterijen en/of dwang, worden niet getolereerd. Gedrag dat een bedreiging vormt voor de veiligheid van personen of eigendommen of dat een risico van geweld inhoudt, dient onmiddellijk te worden gemeld. Verder zijn vuurwapens (zelfs met vergunning), munitie, wapens en explosieven binnen de faciliteiten of in voertuigen van het bedrijf verboden. Alle bestuursleden en medewerkers van het bedrijf delen de verantwoordelijkheid om dit beleid te handhaven en om ervoor te zorgen dat de werkomgeving aangenaam en professioneel blijft voor alle personen die bij Zep werken of met Zep samenwerken. Een werkomgeving zonder drugs en alcohol Zep zet zich ervoor in medewerkers een veilige werkomgeving te bieden zonder illegale drugs en alcohol. Tenzij er sprake is van een uitzondering ten aanzien van alcoholhoudende dranken, zoals hieronder wordt uiteengezet, is de wettelijke niet-toegestane productie, distributie, bedeling, het bezit, de opslag, het gebruik of het onder de invloed verkeren van drugs of alcohol op de werkplek, binnen de faciliteiten van het bedrijf of op andere plekken waar het bedrijf zaken doet, verboden. Ook tijdens pauzes en overuren is het gebruik hiervan verboden. Met 'drugs' worden bedoeld alle geneesmiddelen of stoffen die onder toezicht staan die niet worden voorgeschreven door een erkende arts (behalve zonder recept verkrijgbare geneesmiddelen) en (met of zonder recept verkrijgbare) geneesmiddelen die worden gebruikt op een wijze die niet consequent is met de instructies die zijn verstrekt door een erkende arts of in de bijsluiter van het zonder recept verkrijgbare geneesmiddel. Een matig gebruik van alcoholische dranken tijdens zakenmaaltijden op een andere plek dan het terrein van het bedrijf is toegestaan, mits de betrokken personen de wettelijke voorschriften niet overtreden en hun gezond verstand gebruiken. Als er na dergelijke maaltijden enigerlei twijfel bestaat over het vermogen van de medewerker om veilig thuis te komen, zal het bedrijf altijd zorgen voor vervoer. Uitzonderingen op het bovenstaande verbod ten aanzien van het nuttigen van alcoholische dranken mogen alleen worden toegekend door een vice-president van het bedrijf. Correcte praktijken wat milieu, veiligheid en gezondheid betreft Zep zet zich ervoor in een werkomgeving te verschaffen zonder risico van letsel en ziekten, die op milieuvriendelijke wijze wordt beheerd conform alle toepasselijke wetten en voorschriften in verband met de veiligheid van de medewerker en het milieu. Medewerkers worden geacht op een veilige manier te werken.


Pagina 3 van 14

Zep streeft er met alle mogelijke middelen naar om overal waar het bedrijf zaken doet elke vorm van schade aan het milieu en de gemeenschap te vermijden. Dienovereenkomstig heeft het bedrijf zich tot doel gesteld het gebruik van gevaarlijke materialen en de productie van afval in vaste toestand en gevaarlijke afvalstoffen tijdens de bedrijfsactiviteiten zoveel mogelijk te elimineren. Zep monitort voortdurend de potentiële gevolgen voor het milieu en de wettelijke milieuvoorschriften die verband houden met zijn bedrijfsactiviteiten. Om te garanderen dat al deze voorschriften op het gebied van het milieu, de gezondheid en de veiligheid worden nageleefd, zal Zep hiervoor een specifiek nalevingsprogramma bijhouden. Eerlijke concurrentie voeren De antitrustwetten en het concurrentiebeleid Het is het beleid van Zep om krachtig, onafhankelijk en eerlijk concurrentie te voeren conform alle toepasselijke antitrust- en concurrentiewetgeving. Elk(e) medewerker, vertegenwoordiger en bestuurslid dient de rechten van de klanten, leveranciers, concurrenten en werknemers van het bedrijf te respecteren en hier op eerlijke wijze mee om te gaan. Het is geen enkel(e) medewerker, verantwoordelijke of bestuurslid toegestaan om op oneerlijke wijze te profiteren van anderen door middel van manipulatie, geheimhouding, misbruik van niet-openbare informatie, verkeerde voorstelling van materiële feiten of andere bewuste praktijken op het gebied van oneerlijke omgang. Dienovereenkomstig is het de medewerkers van het bedrijf niet toegestaan prijsafspraken te maken met concurrenten, markten of klanten onderling te verdelen en klanten of leveranciers te boycotten en mogen zij geen pogingen doen om markten op oneerlijke manier te monopoliseren of om de concurrentie anderszins op onredelijke wijze te belemmeren. Regelingen zoals joint ventures, fusies en overnames, voorwaardencontracten en koppelverkoop (oftewel situaties waarin een klant verplicht wordt om een product of dienst te kopen als voorwaarde voor de verkoop van een ander product of andere dienst) kunnen eveneens bedenkingen in verband met de antitrustwetgeving met zich meebrengen. Alle bedenkingen betreffende de gepastheid onder de antitrustwetgeving van deze of andere handelingen moeten met de afdeling Juridische zaken van Zep worden besproken; alle vermoede overtredingen van de antitrustwetgeving moeten onmiddellijk aan de afdeling Juridische zaken van Zep worden gemeld. De medewerkers van Zep worden geacht bij het zakendoen de voorgaande bepalingen en de geldende richtlijnen op het gebied van de antitrust- en handelspraktijken na te volgen. Beperkende overeenkomsten met derden Zep keurt geen handelingen of acties goed die bedoeld zijn om een oneerlijk concurrentievoordeel te verkrijgen. Het is geen enkele persoon toegestaan acties te ondernemen die in strijd zijn met geldige beperkende overeenkomsten die door deze persoon zijn aangegaan ten gunste van een derde, en niemand mag - direct of indirect - vertrouwelijke informatie of handelsgeheimen van een derde gebruiken of onthullen die hij/zij heeft verkregen tijdens zijn/haar dienstverband bij of samenwerking met deze derde. Overheidscontracten Zep zet zich ervoor in om naast alle toepasselijke wetten, regels en voorschriften op het gebied van overheidscontracten ook alle wettelijke en ethische beperkingen na te leven die gelden voor de omgang met overheidsambtenaren en dergelijke personen. Zep streeft ernaar dat alle rapporten en verklaringen die door het bedrijf aan overheidsambtenaren en dergelijke personen worden verschaft, nauwkeurig en volledig zijn en dat eventuele afwijkingen van contractuele vereisten altijd naar behoren door overheidsambtenaren worden goedgekeurd. Elke medewerker van Zep die betrokken is bij contracten of onderaannemingscontracten met de overheid wordt geacht zich te houden aan de


Pagina 4 van 14

specifieke beleidsregels en procedures van het bedrijf, die a) de speciale regels volgens de Amerikaanse federale wetgeving inzake overnames weerspiegelen, b) gedragsnormen vaststellen voor onze medewerkers en c) de speciale risico's in verband met de naleving van de voorschriften identificeren en aanpakken die bij het zakendoen met overheidsinstanties komen kijken. Bescherming van de bedrijfsactiva Financiële rapportage Alle transacties moeten op zodanige wijze worden vastgelegd dat wij in staat zijn om bij het samenstellen van de jaarrekeningen van het bedrijf conform de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes te werk te gaan. Het is niemand toegestaan om - om welke reden ook - frauduleuze of misleidende boekingen in te voeren in de boekhouding en administratie van het bedrijf, en geen enkele medewerker mag deelnemen aan enigerlei regeling die tot dergelijke verboden handelingen zou kunnen leiden. Er mogen nooit - om welke reden ook - fondsen of activa van het bedrijf geheim worden gehouden of niet in de boeken worden vastgelegd. Geen enkele betaling in naam van het bedrijf mag worden goedgekeurd zonder voldoende ondersteunende documentatie of worden gedaan met de bedoeling of de veronderstelling dat enig deel van deze betaling zal worden gebruikt voor enig ander doeleinde dan in de ondersteunende documenten hiervoor beschreven staat. Teneinde de verwachtingen volgens deze Code wat de financiële rapportage betreft te benadrukken zal het bedrijf mogelijk van tijd tot tijd schriftelijk beleidslijnen publiceren betreffende de rapportage, onthulling en naleving van de voorschriften op financieel gebied. Alle medewerkers van Zep, met inbegrip van de hoogste financiële functionarissen en andere medewerkers van de financiële afdeling, worden geacht deze schriftelijke beleidslijnen uit te voeren en nauwgezet te volgen. Het beheer van administratieve bescheiden Een nauwkeurige administratie is onontbeerlijk voor de bedrijfsvoering bij Zep. Het bedrijf is wettelijk verplicht om bescheiden en documenten op allerlei gebieden, zoals boekhouding, belastingen, het milieu, gezondheid en veiligheid, etc. gedurende specifieke perioden te bewaren. Teneinde dit te verwezenlijken kan Zep specifieke richtlijnen vaststellen voor de bewaring van bescheiden. Bovendien kunnen er van tijd tot tijd speciale bewaarregels worden ingesteld, die voorrang hebben op de normale richtlijnen voor het bewaren van bescheiden en vereisen dat documenten gedurende onbepaalde tijd worden bewaard. Opdat de bescheiden naar behoren worden bewaard, worden alle medewerkers geacht de toepasselijke richtlijnen van het bedrijf voor het bewaren van bescheiden te lezen en op te volgen en eventuele speciale bewaarregels strikt na te leven. Alle vragen over de richtlijnen wat het beheer van administratieve bescheiden betreft moeten worden gericht aan de afdeling Juridische zaken van Zep. Geschenken aan derden Alle medewerkers van Zep dienen te begrijpen dat geschenken aan klanten en uitnodigingen voor persoonlijk amusement gepaard gaan met zowel juridische als ethische kwesties. Relatiegeschenken en uitnodigingen voor persoonlijk amusement zijn gewoonlijk bedoeld om goodwill en goede werkrelaties op te bouwen met klanten en andere zakenpartners. Het is echter nooit onze bedoeling om te proberen hiermee op ongepaste wijze klandizie te verkrijgen. De fondsen of activa van het bedrijf mogen nooit (direct of indirect) worden gebruikt voor buitensporige vormen van amusement voor, of geschenken van aanzienlijke waarde aan, klanten of andere partijen waarbij sprake is van een Geldig vanaf: 2 oktober 2014

Pagina 5 van 14

commercieel belang. Alle te vergoeden kosten voor amusement moeten worden gespecificeerd in onkostenrapporten en andere documenten en zijn onderworpen aan controles, met inbegrip van een evaluatie of deze kosten aan zowel de letter als de geest van dit beleid voldoen. Voor wat deze norm betreft, vallen onder 'geschenken van aanzienlijke waarde' ook alle geldbedragen. Alvorens een klant of andere partij amusement of geschenken aan te bieden, dienen onze medewerkers eerst te bepalen of deze persoon gebonden is aan richtlijnen waarin het aanvaarden van geschenken of amusement wordt verboden of hiervoor een maximale geldwaarde wordt voorgeschreven. Deze richtlijnen moeten strikt worden nageleefd. Zakendoen met de overheid Zakendoen met overheidsinstanties op nationaal, provinciaal en stedelijk niveau is niet altijd hetzelfde als zakendoen met klanten of partijen in de privésector. Activiteiten die in de privésector toegestaan zijn, kunnen in de context van overheidsinstanties als misplaatst worden gezien of zelfs illegaal zijn. Bij de omgang met overheidsambtenaren is zelfs het betalen voor bescheiden maaltijden of drankjes mogelijk niet geoorloofd. Bij de meeste overheidsinstanties is het aanvaarden van alle vormen van amusement of geschenken verboden. In dergelijke situaties mogen deze dan ook niet worden aangeboden. Alle vragen over het aanbieden van amusement of geschenken aan overheidsmedewerkers moeten worden gericht aan de afdeling Juridische zaken van Zep. Ongepaste of illegale betalingen Steekpenningen, smeergelden of andere betalingen aan overheidsfunctionarissen zijn niet alleen ongepast, maar illegaal. Het is verboden betalingen, beloften of geschenken te doen, te geven, te machtigen, te aanvaarden of aan te bieden die bedoeld zijn om het gedrag of de beslissingen van een persoon of entiteit te beïnvloeden. Verder leeft het bedrijf de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (Wet op corruptiepraktijken in het buitenland, of 'FCPA') volledig na en is van plan om dit ook in de toekomst te blijven doen. Deze wet verbiedt specifiek het aanbieden, beloven of geven van zaken van waarde aan buitenlandse overheidsambtenaren (met inbegrip van politieke partijen of kandidaten) met de bedoeling klandizie voor het bedrijf te verkrijgen of te behouden of een ander oneerlijk voordeel te verwerven. De FCPA geldt overal ter wereld en is van toepassing op alle zakelijke activiteiten van Zep. Volgens de FCPA (en de anti-omkopingswetten van andere landen) is het Zep, zijn medewerkers en zijn vertegenwoordigers eveneens verboden te proberen buitenlandse functionarissen indirect te beïnvloeden. Het bedrijf mag nooit betalingen doen aan derden (met inbegrip van leveranciers of vertegenwoordigers van Zep) als deze geheel of gedeeltelijk aan een verboden persoon zullen worden doorgegeven. Als de medewerker die de uitgave heeft gemachtigd had moeten weten dat de betaling uiteindelijk bij een verboden persoon terecht zou komen, kan Zep voor dergelijke betalingen aansprakelijk worden gesteld. Leningen en bijdragen aan politieke partijen De fondsen of activa van het bedrijf mogen nooit (direct of indirect) worden gebruikt voor: (a) leningen aan ambtenaren of medewerkers van nationale, staats-, gemeentelijke of buitenlandse overheidsinstellingen of aan enigerlei instelling waarvan bekend is dat deze overheidsambtenaren of medewerkers hierin een financieel belang hebben; of (b) bijdragen aan politieke partijen of aan kandidaten voor overheidsambten. Dit verbod is tevens van toepassing op indirecte bijdragen of betalingen die - in welke vorm ook - worden gedaan, bijvoorbeeld via consulenten, adviseurs, leveranciers, klanten of andere derden.


Pagina 6 van 14

Intellectueel eigendom Eén van de meest waardevolle activa van het bedrijf is zijn intellectuele eigendom, waaronder behalve uitvindingen, formuleringen, processen, technische informatie, ontwerpen, software, algoritmes en tekeningen ook octrooien, handelsgeheimen, handelsmerken, dienstmerken en auteursrechten vallen. Medewerkers, bestuursleden en vertegenwoordigers zijn verplicht het intellectuele eigendom van het bedrijf te beschermen door dit uitsluitend conform de toepasselijke wetgeving te gebruiken en door te verhinderen dat derden dit eigendom gebruiken zonder bescherming door de gepaste wettelijke voorzieningen die door de afdeling Juridische zaken van het bedrijf zijn goedgekeurd. Net zoals het bedrijf de intellectuele eigendomsrechten van anderen buiten het bedrijf eerbiedigt, verwacht het van alle andere partijen hetzelfde wat zijn intellectuele eigendom betreft. Het bedrijf zal verder niet toestaan dat de intellectuele eigendomsrechten van anderen zonder de vereiste toestemming worden gebruikt. Uitvindingen, ideeën en originele werken van medewerkers, die door deze medewerkers zijn gemaakt in het kader van de zakelijke, onderzoeks-, ontwikkelings-, ontwerp- of fabricage-activiteiten van het bedrijf, zijn eigendom van het bedrijf. Vertrouwelijke informatie van het bedrijf De vertrouwelijke informatie van het bedrijf is essentieel voor het succes van het bedrijf. Met 'vertrouwelijke informatie' wordt bedoeld (schriftelijke en mondelinge) financiële, zakelijke of technische informatie over het bedrijf, zijn producten, leveranciers of klanten die (a) als bedrijfseigen, geheim of vertrouwelijk is geclassificeerd of (b) niet aan het algemene publiek of aan onze concurrenten bekend is, en waaraan het bedrijf een concurrentievoordeel ontleent. Geen enkel bestuurslid of medewerker mag enigerlei vertrouwelijke informatie over het bedrijf of zijn klanten, bedrijfsvoering, financiën of bedrijfsactiviteiten gebruiken of onthullen, tenzij dit in het kader van zijn/haar werk voor het bedrijf, volgens een uitdrukkelijke schriftelijke overeenkomst door de betreffende vertegenwoordiger van het bedrijf of om juridische redenen noodzakelijk is. Dit beleid is tevens van toepassing op alle vertrouwelijke informatie van derden die deze persoon ter ore komt in het kader van zijn/haar functie als medewerker of bestuurslid. Laat nooit documenten met vertrouwelijke informatie op een bureau liggen, werp dergelijke documenten nooit in de prullenmand zonder ze eerst te versnipperen en praait nooit over vertrouwelijke informatie op plaatsen die voor het algemene publiek toegankelijk zijn. Verduistering van activa van het bedrijf Alle medewerkers, vertegenwoordigers en bestuursleden dienen de activa van het bedrijf te beschermen en efficiënt gebruik hiervan te garanderen. De activa van het bedrijf (of van derden waarmee het bedrijf zaken doet) mogen in geen geval voor persoonlijke doeleinden worden gebruikt. Zo mogen persoonlijke onkosten niet aan het bedrijf worden aangerekend of anderszins door het bedrijf worden betaald, behalve waar dit volgens de goedgekeurde beleidsregels betreffende aanvullende vergoedingen toegestaan is. Gebruik van de software van het bedrijf Het zonder toestemming verwerven, kopiëren of gebruiken van de computersoftware van het bedrijf of van derden is verboden. Alle software mag uitsluitend worden gebruikt conform de voorwaarden die in de licentieovereenkomst beschreven staan. Tenzij in de licentieovereenkomst anders vermeld staat, is het medewerkers niet toegestaan kopieën van software of documentatie te maken of te verspreiden voor gebruik binnen (of in naam van) het bedrijf, voor persoonlijk gebruik of voor gebruik door anderen, met inbegrip van klanten en gezinsleden. Alle software die wordt gebruikt door of in naam van het bedrijf of op computers van het bedrijf, met inbegrip van 'open-source' gelicentieerde software, shareware en freeware, moet conform de goedgekeurde procedures en via de aangewezen


Pagina 7 van 14

aankoopkanalen van het bedrijf worden gekocht. Het is verboden software uit niet-toegestane bronnen te verkrijgen, met inbegrip van downloaden vanaf internet. Gebruik van elektronische apparaten De elektronische apparaten die eigendom zijn van het bedrijf en de elektronische diensten die door het bedrijf worden verleend dienen uitsluitend te worden gebruikt in het kader van de zakelijke activiteiten van het bedrijf. Het internet kan een waardevolle bron van informatie en onderzoek zijn. Daarnaast biedt e-mail een nuttige vorm van communicatie met bestuursleden, medewerkers, klanten, externe leveranciers en andere bedrijven. Alvorens e-mail te selecteren voor communicatie of het verzenden van documenten, dient de gebruiker de behoefte aan directheid, formaliteit, aansprakelijkheid, toegankelijkheid, veiligheid en duurzaamheid in aanmerking te nemen. E-mail verschilt van andere vormen van communicatie. Hoewel e-mail onmiddellijk en informeel is (ongeveer zoals een telefoongesprek), heeft het een blijvender karakter. Het is even onherroepelijk als een afgedrukt document, maar gemakkelijk te kopiëren, te wijzigen en te distribueren. Alle computergebruikers zijn verplicht om bij het gebruik van deze hulpbronnen verantwoordelijk, professioneel, ethisch en conform de wet te werk te gaan. Deze systemen mogen niet worden gebruikt op een manier die verstorend kan zijn voor de zakelijke activiteiten van het bedrijf of die mogelijk strijdig is met het beleid van het bedrijf of met de wet (bijvoorbeeld het verzenden of ontvangen, bekijken of downloaden van informatie van aanstootgevende seksuele, obscene of racistische aard). Verder zijn de gegevens, programma's, documenten, correspondentie en andere bestanden die op deze elektronische apparaten worden opgeslagen of erdoor worden verzonden eigendom van het bedrijf en moeten deze met dezelfde toewijding worden beveiligd en beschermd als papieren documenten. Hoewel incidenteel persoonlijk gebruik van de systemen van het bedrijf toegestaan is zolang dit gebruik geen belemmering vormt voor de professionele verantwoordelijkheden van de betreffende personen, dienen zij zich ervan bewust te zijn dat alle elektronische informatie (zoals e-mailberichten die op de computersystemen van het bedrijf worden opgeslagen) eigendom is van het bedrijf en dat het bedrijf zich het recht voorbehoudt om, naar eigen goeddunken en om welke reden ook, willekeurig welke vorm van elektronische informatie te bekijken en bekend te maken, met inbegrip van computerbestanden, berichten die via het e-mailsysteem van het bedrijf zijn verzonden of informatie die via de internetverbinding van het bedrijf is verkregen. De gebruikelijke bescherming van persoonlijke of zakelijke e-mailcorrespondentie onder privacywetten en voorschriften is in deze situatie uitdrukkelijk niet van toepassing. Gebruik van sociale media Sociale media mogen nooit zodanig worden gebruikt dat dit op enigerlei wijze een overtreding behelst van het beleid van Zep of de verplichtingen van de medewerkers. Als uw bericht een schending is van het beleid van Zep via een ander kanaal, dan is dit ook een overtreding via een onlinekanaal. Bovendien dienen medewerkers nooit referenties of aanbevelingen te plaatsen op sites voor sociale of professionele netwerken, aangezien dergelijke referenties of aanbevelingen, zowel positief als negatief, aan Zep kunnen worden toegewezen en tot een wettelijke aansprakelijkheid kunnen leiden voor u en Zep (waaronder het verstoren van toekomstige zakelijke contracten en beschuldigingen van een onrechtmatige beëindiging van een dienstverband). Raadpleeg het handboek voor werknemers van Zep voor meer informatie over het bedrijfsbeleid ten aanzien van het gebruiken van sociale media.


Pagina 8 van 14

Teruggave van activa van het bedrijf bij beëindiging van het dienstverband Alle eigendommen van het bedrijf, met inbegrip van zaken die door medewerkers zijn geproduceerd en vertrouwelijke informatie, moeten bij de beëindiging van het dienstverband onmiddellijk aan het bedrijf worden teruggegeven. Materiële, niet-openbare informatie Informatie wordt beschouwd als ‘materieel’ indien: 

een investeerder redelijkerwijs de informatie als belangrijk zou beschouwen bij het nemen van een beslissing omtrent het kopen, verkopen of behouden van de belegging;



een investeerder redelijkerwijs de informatie zodanig zou beschouwen dat die het geheel aan beschikbare informatie op de markt over het bedrijf waarin wordt belegd significant zou veranderen; of



als van de informatie redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat die een aanzienlijk effect zou hebben op de prijs van de belegging.

Informatie kan materieel zijn ongeacht of die gunstig of ongunstig is voor het bedrijf. Als het op enigerlei wijze mogelijk is dat een item beschouwd kan worden als ‘materieel’, dan dient u die informatie als zodanig te behandelen en moet u overleg plegen met de afdeling Juridische zaken voor het nemen van de uiteindelijke beslissing. Informatie is niet-openbaar totdat die aan het publiek bekend is gemaakt. Dit betekent het volgende: 

De informatie is op zodanige wijze gepubliceerd om op brede, onbeperkte manier het publiek voor te lichten (dat wil zeggen, een persbericht van het bedrijf of het indienen bij de Securities and Exchange Commission); en



De informatie maakt gedurende een dergelijke toereikende periode deel uit van het openbare domein dat die door de markt is geabsorbeerd en dat die tot uitdrukking komt in de prijs van de desbetreffende beleggingen.

Informatie wordt over het algemeen beschouwd als ‘niet-openbaar’ totdat een periode van twee volledige dagen waarop wordt gehandeld zijn verstreken nadat de informatie is bekendgemaakt aan het algemene publiek. Echter, deze periode is afhankelijk van het type informatie dat wordt vrijgegeven, de verwachtingen van de markt ten aanzien van de aard van de informatie en de reactie van de markt nadat de informatie is bekendgemaakt. Teneinde misbruik van materiële, niet-openbare informatie tegen te gaan, zijn alle bestuursleden en medewerkers van Zep verplicht zich te houden aan de volgende normen: 1. Materiële, niet-openbare informatie mag niet worden onthuld aan (a) personen binnen het bedrijf, tenzij deze personen de informatie in de context van hun professionele taken en verantwoordelijkheden nodig hebben, of (b) personen buiten het bedrijf, tenzij deze personen worden geacht het bedrijf producten of diensten te leveren waarvoor deze informatie direct nodig is. 2. Het is bestuursleden of medewerkers van het bedrijf niet toegestaan om - direct of indirect - aandelen in het bedrijf te kopen of verkopen terwijl zij in het bezit zijn van materiële, nietopenbare informatie over het bedrijf, tenzij hiervoor een uitzondering wordt gemaakt in regelingen voor de verkoop en aankoop van aandelen die volgens de toepasselijke wetgeving toegestaan zijn en mits dit door de afdeling Juridische zaken van het bedrijf is goedgekeurd. Bovendien mogen bestuursleden en medewerkers van het bedrijf noch direct, noch indirect, aandelen in een ander bedrijf kopen of verkopen Geldig vanaf: 2 oktober 2014

Pagina 9 van 14

als zij ten gevolge van hun functie bij het bedrijf beschikken over materiële, niet-openbare informatie over het andere bedrijf, met inbegrip van informatie over zakelijke transacties of potentiële zakelijke transacties tussen Zep en het andere bedrijf. Zie voor verdere gegevens over de behandeling van materiële, niet-openbare informatie het beleid van het bedrijf betreffende effectenhandel met voorkennis ('Insider Trading Policy'). Een exemplaar hiervan is verkrijgbaar bij de afdeling Juridische zaken van het bedrijf. Kleinerende of negatieve verklaringen Kleinerende of negatieve verklaringen over het bedrijf door personen die met het bedrijf te maken hebben, kunnen het bedrijf, zijn omzet en zijn medewerkers schaden. Dienovereenkomstig dienen alle medewerkers zich te onthouden van kleinerende of negatieve opmerkingen of verklaringen over het bedrijf of zijn aangesloten maatschappijen of over huidige of voormalige vertegenwoordigers, medewerkers, functionarissen, bestuursleden, opvolgers of rechtverkrijgenden van het bedrijf of zijn aangesloten maatschappijen, en mogen zij ook anderen hierom niet vragen of hiertoe aanzetten of aanmoedigen. Deze bepaling is onder meer van toepassing op verklaringen op internet en (in het bijzonder) in discussieforums of chatrooms, waarin bedrijven en hun vooruitzichten worden besproken. Dit beleid is niet bedoeld, en mag ook niet op dergelijke wijze worden geïnterpreteerd of toegepast, als belemmering van de rechten van werknemers om overtredingen te melden of om salaris, voorwaarden en bepalingen ten aanzien van hun tewerkstelling, of andere onderwerpen die worden beschermd door wetgeving te bespreken, waaronder, maar niet beperkt tot, sectie 7 van de National Labor Relations Act. Zakelijke kansen van het bedrijf Medewerkers en bestuursleden zijn verplicht om de legitieme zakelijke belangen van het bedrijf te bevorderen wanneer kansen hiertoe zich voordoen. Medewerkers en bestuursleden mogen niet persoonlijk profiteren van kansen die zij hebben ontdekt via eigendommen of informatie van of hun positie bij het bedrijf om hier hun persoonlijk voordeel mee te doen of met het bedrijf te concurreren. Soms zijn persoonlijke en zakelijke voordelen moeilijk van elkaar te onderscheiden en soms resulteren bepaalde activiteiten in zowel persoonlijk voordeel als voordeel voor het bedrijf. De enige verstandige handelwijze voor onze medewerkers en bestuursleden is om ervoor te zorgen dat elk gebruik van bedrijfsactiva waardoor niet uitsluitend de belangen van het bedrijf worden gediend, eerst wordt goedgekeurd door de algemeen juridisch directeur van het bedrijf. Handelsbeperkingen en economische sancties Het buitenlands beleid van de Verenigde Staten vereist van tijd tot tijd het opleggen van handelsembargo's en het beperken van en toezicht houden op handels-, investerings- en andere financiële transacties door in de VS gevestigde personen en bedrijven (inclusief niet-Amerikaanse aangesloten maatschappijen en personen) met bepaalde landen, organisaties en personen. De Amerikaanse wetten en voorschriften op dit gebied zijn ook van toepassing op niet-Amerikaanse bij Zep aangesloten maatschappijen. Alle medewerkers van Zep zijn verplicht de toepasselijke wetten en voorschriften in verband met sancties na te leven. Export en import De export en import maken deel uit van de zakelijke activiteiten van Zep en Zep zet zich ervoor in om alle Amerikaanse en relevante niet-Amerikaanse wetten en voorschriften betreffende het internationale transport van zijn producten te allen tijde na te leven. Ieder land (of groep landen, zoals de EU) heeft voor importgoederen een douaneproces. De medewerkers van Zep zijn verplicht aan alle


Pagina 10 van 14

toepasselijke douanevereisten te voldoen en de douane-instanties nauwkeurige en waarheidsgetrouwe informatie te verschaffen. Het vermijden van belangenconflicten Er is sprake van een belangenconflict wanneer de persoonlijke belangen van een medewerker zijn/haar vermogen om objectief te oordelen of om bij het uitvoeren van zijn/haar taak de belangen van Zep naar behoren te behartigen, kunnen belemmeren. Onze medewerkers worden geacht belangenconflicten zorgvuldig te vermijden, met inbegrip van de situaties die hieronder beschreven staan. Werknemers en bestuursleden worden tevens aangemoedigd het bedrijfsbeleid door te nemen ten aanzien van transacties met betrokken partijen. Dit beleid kan worden opgevraagd bij de afdeling Juridische zaken van het bedrijf. Financiële belangen in klanten of leveranciers Bestuursleden en medewerkers zijn verplicht om elke vorm van eigenaarschap, controle of financieel belang die zij hebben met betrekking tot bedrijven die zaken willen doen met Zep of elke relatie met personen die bij dergelijke transacties voordeel zouden kunnen hebben, schriftelijk te onthullen. Zakelijke transacties waarbij een dergelijk financieel belang of een dergelijke relatie bestaat of redelijkerwijs kan worden verwacht te bestaan, zijn alleen toegestaan als er eerst een schriftelijke afstandsverklaring wordt toegekend, zoals in deze Code wordt beschreven. Het bezit van minder dan 1% van de uitstaande aandelen van beursgenoteerde bedrijven vormt een uitzondering op dit beleid. Financiële belangen in concurrenten Bestuursleden en medewerkers mogen niet investeren in bedrijven die direct met Zep concurreren, behalve als dergelijke investeringen minder dan 1% van de uitstaande aandelen van beursgenoteerde bedrijven betreffen. Leningen aan en van klanten, leveranciers en concurrenten Bestuursleden en medewerkers mogen geen persoonlijke leningen aanvaarden van of verstrekken aan klanten, leveranciers, concurrenten of hun aangesloten maatschappijen, behalve als het transacties tussen onafhankelijke partijen betreft die in het kader van de normale zakelijke activiteiten plaatsvinden. Dienstverband bij klanten, leveranciers en concurrenten Het aanvaarden van een dienstverband (al of niet tegen betaling), vergoedingen of andere financiële voordelen van klanten, leveranciers of concurrenten tijdens het dienstverband bij het bedrijf is strikt verboden. Dienstverband buiten het bedrijf Alle vormen van dienstverband buiten het bedrijf (al of niet tegen betaling) of investeringen die de efficiëntie of werkuren van medewerkers negatief kunnen beïnvloeden, zijn verboden, tenzij hiervoor eerst een schriftelijke afstandsverklaring wordt toegekend, zoals in deze Code wordt beschreven. Aanvaarden van geschenken van leveranciers Het is bestuursleden of medewerkers die in hun functie verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren, selecteren of aanbevelen van goederen of diensten en/of leveranciers aan het bedrijf, onder Geldig vanaf: 2 oktober 2014

Pagina 11 van 14

geen beding toegestaan geld, buitensporig amusement of geschenken met een financiële waarde van meer dan $25 dollar (Amerikaanse dollars) (waaronder alle contante bedragen) te aanvaarden van vertegenwoordigers van leveranciers. Wanneer zaken door leveranciers aan bestuursleden of medewerkers worden aangeboden die op een overtreding van dit beleid neerkomen, moet dit aan de verantwoordelijke nalevingsfunctionaris van het bedrijf worden gemeld, of aan de Audit Committee voor kwesties waarbij bestuursleden en uitvoerende functionarissen van het bedrijf betrokken zijn. Functies als bestuurslid buiten het bedrijf Geen enkele medewerker mag de functie van bestuurslid bekleden bij een ander bedrijf (behalve bij organisaties zonder winstoogmerk) zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming, in meer specifieke zin als volgt: (a) in het geval van de bedrijfskaderleden van het bedrijf, van de Nominating and Corporate Governance Committee van het bedrijf, en (b) in het geval van andere medewerkers, van de Chief Financial Officer van het bedrijf. AFSTANDSVERKLARINGEN Onder bepaalde beperkte omstandigheden kan het bedrijf naar eigen goeddunken een schriftelijke afstandsverklaring verstrekken voor bepaalde activiteiten, relaties of situaties, die doorgaans op een overtreding van deze Code zouden neerkomen of waarvan dit redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht. Om een dergelijke afstandsverklaring te verkrijgen, moet het bestuurslid of de medewerker alle relevante feiten en informatie over deze zaak schriftelijk onthullen aan (1) de Audit Committee voor kwesties waarbij bestuursleden, functionarissen of de hoogste financiële functionarissen van het bedrijf betrokken zijn of (2) de verantwoordelijke nalevingsfunctionaris voor kwesties in verband met alle overige medewerkers. Afstandsverklaringen die niet uitdrukkelijk schriftelijk zijn goedgekeurd, worden geacht te zijn afgewezen. Afstandsverklaringen voor uitvoerende functionarissen (met inbegrip van de hoogste uitvoerende en financiële functionarissen) of voor bestuursleden van het bedrijf kunnen uitsluitend worden uitgegeven door de Audit Committee of de volledige Raad van Bestuur en worden onmiddellijk bekendgemaakt aan de aandeelhouders van het bedrijf conform de regels en voorschriften van de SEC. De vrijwaring van het bedrijf met betrekking tot een bepaalde medewerker of een specifiek bestuurslid houdt geen vrijwaring in voor andere medewerkers of bestuursleden. REACTIES OP OVERTREDINGEN Vragen over situaties In geval van twijfel of onzekerheid over of een bepaalde situatie op een overtreding van deze Code neerkomt, dient u contact op te nemen met de afdeling Juridische zaken van Zep op +1-866-4978077. Vervolgens zal het bedrijf beoordelen of er sprake is van een overtreding van de Code. Melding van overtredingen Elke medewerker van Zep draagt de verantwoordelijkheid deze Code naar de letter uit te voeren. Als u van mening bent dat u enigerlei overtreding van deze Code hebt ervaren of bijgewoond, wordt u geacht dit onmiddellijk te melden. Overtredingen kunnen op twee manieren worden gemeld: (1) aan de afdeling Juridische zaken van Zep op +1- 866-497-8077; of (2) anoniem via de hotline voor naleving van het bedrijf. Deze is 24 uur per dag, 7 dagen per week als volgt bereikbaar:


Pagina 12 van 14

Land

Toegangscode

Hotlinenummer

Noord-Amerika

Niet van toepassing

+1-877-222-9374

België

0-800-100-10

+1-877-222-9374

Duitsland

0800-225-5288

+1-877-222-9374

Italië

800-172-444

+1-877-222-9374

Nederland

0800-022-9111

+1-877-222-9374

Verenigd Koninkrijk

0800-89-0011 (BT)

+1-877-222-9374

0500-89-0011 (C&W) 0800-013-0011 (NTL) De Volksrepubliek China

108-10 (CT)

+1-877-222-9374

108-710 (CNCG) (N. Peking) 108-888 (CNCG) (N. Peking) 10-811 (CT) (Z. Sjanghai) Medewerkers kunnen ook online een rapport indienen:  

Noord-Amerikaanse medewerkers hebben toegang tot de webgebaseerde hotlinesite op https://reportlineweb.com/Zep Internationale medewerkers hebben toegang tot de webgebaseerde hotlinesite op https://iwf.tnwgrc.com/Zep

Zowel de online als de telefonische hotline wordt beheerd door The Network. Dit is een onafhankelijke, externe organisatie.

Meldingen die worden geclassificeerd als onregelmatigheden in de boekhouding en/of accountantscontrole, effectenhandel met voorkennis, ongeoorloofde leningen aan uitvoerende functionarissen, represailles jegens informanten, fraude, smeergelden, vervalsing van bedrijfsbescheiden of belangenconflicten worden automatisch doorverwezen naar de Audit Committee van het bedrijf. Medewerkers die te goeder trouw overtredingen melden, hoeven zich geen zorgen te maken over disciplinaire maatregelen of represailles. Gevolgen van overtredingen Overtredingen van de Code worden onmiddellijk met gepaste actie beantwoord. Medewerkers of bestuursleden die betrokken zijn bij handelingen die naar het oordeel van het bedrijf volgens de Code verboden zijn, zullen aan disciplinaire maatregelen worden onderworpen, waarbij ontslag en verwijdering tot de mogelijkheden behoren. Bovendien is het bedrijf mogelijk verplicht om bepaalde overtredingen te melden aan de bevoegde overheidsinstanties of gerechtelijke autoriteiten.


Pagina 13 van 14

DISTRIBUTIE VAN DEZE CODE Alle bestuursleden en medewerkers van het bedrijf horen deze Code eenmaal per jaar te ontvangen, door te nemen en te bevestigen. Over het algemeen is de Code ook beschikbaar via de website van het bedrijf op www.zepinc.com. De Code kan bovendien schriftelijk kosteloos worden aangevraagd bij het secretariaat van het bedrijf op 1310 Seaboard Industrial Boulevard NW, Atlanta, GA 30318, VS.


Pagina 14 van 14

Code voor ethisch zakelijk gedrag

Recommend Documents