Wereldwijde Regels voor Zakelijk Gedrag

Wereldwijde Regels voor Zakelijk Gedrag

Wereldwijde Regels voor Zakelijk Gedrag Welkom

3

Inleiding

4

Verantwoordelijkheid tegenover elkaar 6 Verantwoordelijkheid tegenover Ashland en haar Aandeelhouders

2

Ashland wereldwijde regels voor zakelijk gedrag

8

Verantwoordelijkheid tegenover de markt

12

Verantwoordelijkheid tegenover de gemeenschap en de overheid

16

Waar kunt u hulp krijgen of meldingen doen?

18

Welkom “Terwijl we voortgang blijven maken, is er een fundamenteel aspect van Ashland dat nooit zal veranderen: we moeten steeds de hoogste normen voor zakelijke verantwoordelijkheden en ethiek handhaven.”

Boodschap van Jim O’Brien, Chairman en CEO Het zijn spannende tijden bij Ashland. We zijn goed op weg naar ons doel om een groot, wereldbreed, in chemicaliën gespecialiseerd bedrijf te creëren. Tegelijkertijd zijn we verder blijven werken om onze processen en procedures wereldwijd efficiënter te maken en onnodige kosten uit onze bedrijfsvoering te halen. Terwijl we voortgang blijven maken, is er een fundamenteel aspect van Ashland dat nooit zal veranderen: we moeten steeds de hoogste normen voor zakelijke verantwoordelijkheden en ethiek handhaven. Deze intentie wordt weerspiegeld in de eerste zes woorden van onze Values Statement (Waardenverklaring), “We handelen met integriteit en oprechtheid.” Handelen met integriteit en oprechtheid is de belangrijkste verantwoordelijkheid van elke Ashland-werknemer waar ook ter wereld. Op de volgende bladzijden zult u situaties te lezen krijgen waarbij het essentieel is de juiste beslissing te nemen wanneer u geconfronteerd wordt met een ethische kwestie of met een vraag op het gebied van de naleving van wetten en normen. Sommige antwoorden zijn een kwestie van gezond verstand en bij andere zijn er meer ingewikkelde wettelijke verplichtingen aan de orde. Laat dit document uw gids zijn als u op een bepaald moment niet zeker weet hoe u moet handelen. Dank voor uw hulp om Ashland een gerespecteerde en ethische speler op de wereldmarkt te laten blijven. Het allerbeste toegewenst,

P.S. – U mag dit document gerust met anderen delen, binnen of buiten het bedrijf. Extra exemplaren zijn beschikbaar bij de juridische afdeling of kunnen gedownload worden van FirstHand of ashland.com.


3

Inleiding Ashland Inc. heeft zich ten doel gesteld om zaken te doen in de hele wereld in overeenstemming met de hoogste wettelijke en ethische normen en principes. Het document Wereldwijde Regels voor Zakelijk Gedrag is de hoeksteen van dit beleid en bepaalt de normen voor ons handelen. U dient dit zowel naar de letter als de geest te volgen. Daar waar de letterlijke voorschriften niet specifiek zijn, moet worden gehandeld naar de geest ervan. Deze verantwoordelijkheid wordt gedeeld door alle werknemers, directeuren en functionarissen wereldwijd.

Toepassing Als wereldwijd bedrijf zijn wij ons bewust van de uitdagingen van het zakendoen in de hele wereld. Vele wetten en regels vinden internationale toepassing, maar wij moeten ook rekening houden met de diverse lokale gebruiken en wetten van de landen waarin wij werken. Indien naleving in strijd lijkt te zijn met lokale wetten of regelgeving, dienen werknemers contact op te nemen met de juridische afdeling. Specifieke beleidslijnen en procedures dienen als aanvulling op en ondersteuning van deze Wereldwijde Regels voor Zakelijk Gedrag en regelen verantwoord zakelijk gedrag. Onze beleids- en verwante procedures zijn elektronisch beschikbaar via de Ashland Policies pagina op het intranet van het bedrijf. Voor elke uitzondering op de bepalingen in dit document of daarmee verbonden beleid, is de voorafgaande goedkeuring van de juridische afdeling vereist. Uitzonderingen kunnen alleen worden gemaakt in uitzonderlijke omstandigheden en mits dit niet in strijd is met toepasselijke wetgeving. Indien u vragen hebt of uitleg nodig hebt over dit document of over een specifieke wet of beleidslijn, gelieve dan contact op te nemen met de juridische afdeling.

4


Verantwoordelijkheid en verantwoordingsplicht We worden dagelijks geconfronteerd met uitdagingen en moeilijke beslissingen. Ieder van ons is verantwoordelijk om goede beslissingen te nemen en om ons bedrijf te helpen in ons streven om te handelen met integriteit en oprechtheid. Van ons allen wordt verwacht dat we de regels in dit document, onze beleidslijnen en procedures en de wet begrijpen en naleven, en dat we steeds hoge wettelijke en ethische normen hanteren bij het zakendoen. Overtredingen zijn uitdrukkelijk verboden en zijn altijd tegenstrijdig met de belangen van Ashland. Indien u een overtreding begaat, kan dit ernstige gevolgen hebben voor het bedrijf en voor u persoonlijk. Persoonlijke gevolgen zijn bijvoorbeeld disciplinaire maatregelen, ontslag en schadeclaims. Verder kunnen sommige overtredingen ook leiden tot strafrechtelijke vervolging van de werknemer, het bedrijf en/of functionarissen en directeuren van het bedrijf. Indien u informatie krijgt of redenen hebt om te veronderstellen dat ons bedrijf, een andere werknemer of een persoon die namens Ashland handelt een overtreding begaan heeft of begaat van de Wereldwijde Regels voor Zakelijk Gedrag , van het bedrijfsbeleid of van de wet, dan moet u dat onmiddellijk rapporteren via de hotline voor werknemers of aan de juridische afdeling. Specifieke wetten, voorschriften, beleidslijnen en procedures in uw land kunnen bijkomende voorwaarden of beperkingen bevatten voor het melden van overtredingen die opgevolgd moeten worden. U mag verdachte zaken in vertrouwen melden, zonder te hoeven vrezen voor vergeldingsmaatregelen. Wij zullen geen enkele vorm van represaille, intimidatie of vergelding tolereren tegen iemand die te goeder trouw een feitelijke of vermoedelijke inbreuk rapporteert. Voor meer informatie, zie “Waar kunt u hulp krijgen of meldingen doen.”

Nalevingsprogramma De Wereldwijde Regels voor Zakelijk Gedrag is de grondslag van ons alomvattende, wereldwijde nalevingsprogramma dat het streven van Ashland naar naleving van wet- en regelgeving en hoge ethische normen benadrukt. Het programma vereist training en opleiding voor werknemers, uitvoering van nalevingscontroles en -audits en het aanzetten tot persoonlijke verantwoordelijkheid via communicatie en andere initiatieven om het bewustzijn te vergroten. Een comité bestaande uit senior business executives en resourcegroup-leiders van over de hele wereld houdt toezicht op het programma en geeft er richting aan.

Responsible Care1 proces Het Responsible Care proces maakt integraal deel uit van onze waarden en bedrijfsprincipes. We integreren activiteiten op het gebied van milieu, gezondheid, veiligheid en beveiliging en bewustzijn in onze planning en bedrijfspraktijken, terwijl verantwoordelijkheden op alle niveaus binnen de organisatie worden vastgelegd. Ashland streeft naar excellente wereldwijde prestaties op het gebied van milieu, gezondheid, veiligheid en beveiliging. Van elke werknemer wordt verwacht dat hij/ zij zich op een integere en eerlijke manier gedraagt, een veilige werkomgeving creërt en handhaaft, de menselijke gezondheid beschermt, de wet naleeft en de ecologische voetafdruk van Ashland beperkt.

Goede beslissingen nemen Hoewel dit document de belangrijkste principes van ons handelen belicht, is het onmogelijk om elke ethische situatie afzonderlijk te beschrijven. Indien er een situatie ontstaat die niet in dit document beschreven staat, dienen wij allen naar eer en geweten te handelen om tot een juiste beslissing te komen of om raad te vragen. In die situaties moet u de volgende vier basisvragen in acht nemen voordat u handelt: • • • •

Is het wettig? Is het in overeenstemming met het Ashland-beleid? Is het juist en rechtvaardig? Hoe zou het overkomen bij de buitenwereld?

Wanneer u geconfronteerd wordt met moeilijke beslissingen, dienen de antwoorden op deze basisvragen steeds uw eerste leidraad te zijn.


5

Verantwoordelijkheid tegenover elkaar Wij geloven in een waardige en respectvolle omgang met mensen binnen en buiten het bedrijf. Als werknemers wordt van ons verwacht dat we ons te allen tijde verantwoordelijk voelen voor de naleving van hoge professionele normen, waarbij onderling respect de basis vormt van alle professionele relaties.

Respect voor anderen Alle sollicitanten en werknemers worden beoordeeld naar hun kwalificaties, getoonde vaardigheden en successen ongeacht hun leeftijd, invaliditeit, geslacht, nationaliteit, ras, huidskleur, godsdienst, seksuele geaardheid, veteranenstatus, lidmaatschap van een vakbond of andere wettelijk beschermde persoonlijke kenmerken. We streven ernaar om een professionele en veilige werkomgeving vrij van geweld, intimidatie, discriminatie en pesterij te handhaven.

Diversiteit We streven ernaar om een gevarieerd personeelsbestand met verschillende achtergronden, ervaringen en perspectieven op te bouwen. Aangezien de markten waarop we concurreren steeds diverser worden, moeten we over een gevarieerd personeelsbestand beschikken en de talenten en ideeën van alle werknemers ten volle benutten. Het bedrijf zal daarom talentvolle mensen aannemen, ontwikkelen en behouden, alsook de diversiteit van hun bijdragen respecteren en waarderen.

6


Pesterijen en intimidatie Pesten bestaat uit ongewenst gedrag, verbaal, nonverbaal of fysiek, dat is gebaseerd op leeftijd, invaliditeit, geslacht, nationaliteit, ras, huidskleur, godsdienst, seksuele geaardheid, veteranenstatus of het horen bij een andere beschermde groep. Pesten en intimidatie kunnen ook ongewenste seksuele toenaderingen, verzoeken om seksuele gunsten en ander ongewenst verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard omvatten. Ashland tolereert geen pesterijen en intimidatie van haar werknemers door collega’s, supervisors of andere individuen waarmee werknemers zakelijk in contact komen. Werknemers worden aangemoedigd om elkaar te helpen door kenbaar te maken wanneer ze zich door het gedrag van een ander individu niet op hun gemak voelen en er wordt verwacht dat ze onmiddellijk elk gedrag melden dat volgens hen niet strookt met onze beleidslijnen i.v.m. pesterijen en intimidatie.

Milieu, gezondheid, veiligheid en beveiliging Als onderdeel van onze toewijding aan het Responsible Care proces en een voortdurende verbetering van onze prestaties, streven we naar een veilige werkplek. Daarom moet elk van ons deel uitmaken van een bedrijfscultuur waarin negatieve voorvallen betreffende milieu, gezondheid, veiligheid en beveiliging worden voorkomen.

Alcohol- en drugmisbruik

Een van onze kernwaarden is het geloof in een werkomgeving waar geen ongevallen voorkomen. Een ongevalvrije werkomgeving ontstaat niet zomaar; het is het positieve resultaat van een cultuur die actief zoekt naar veiligheidsnormen van wereldklasse.

Met het oog op de gezondheid en veiligheid van alle werknemers, en de kwaliteit en produktiviteit die klanten en aandeelhouders van ons verwachten, mag geen enkele werknemer bij werkaanvang onder invloed zijn van enige stof waardoor hij of zij het werk niet op een veilige en efficiënte manier kan verrichten. Het ongeoorloofde gebruik, bezit of de distributie van drugs of alcohol terwijl men zaken doet voor Ashland of zich op een Ashlandwerkplek of -vestiging bevindt, is verboden. Werknemers die problemen hebben met drug- of alcoholgebruik, worden verzocht hulp te zoeken bij de Medische Afdeling of bij de Afdeling Personeelszaken. Werknemers in de Verenigde Staten of Canada kunnen ook contact opnemen met de Hulpdienst voor Werknemers.

Een van onze kernwaarden is het geloof in een werkomgeving waar geen ongevallen voorkomen. Een ongevalvrije werkomgeving ontstaat niet zomaar; het is het positieve resultaat van een cultuur die actief zoekt naar veiligheidsnormen van wereldklasse. Onze werknemers nemen hun verantwoordelijkheid voor hun acties op het gebied van veiligheid, omdat ze ertoe gedreven worden om weloverwogen beslissingen te nemen. Succes hangt af van echte toewijding, basis bedrijfsprincipes, goed gecommuniceerde visies en vooral, een bedrijfssfeer waar alle werknemers zorgen voor elkaar.

Gegevens over hulp bij drugs- en/of alcoholgebruik, de Hulpdienst voor Werknemers of de Medische Afdeling, worden vertrouwelijk behandeld, tenzij deze krachtens het Ashland-beleid of de toepasselijke wetgeving moeten worden vrijgegeven of wanneer het leven of de veiligheid van anderen moet worden beschermd. Door aanmelding voor een behandeling zal een werknemer niet vrijgesteld worden van de gevolgen van zijn of haar overtreding van dit beleid.

Veiligheid wordt proactief benaderd. Positieve veiligheidsattitudes zowel als mogelijke risico’s en gevaren worden geïdentificeerd. Het coachen of gecoacht worden op het gebied van veiligheid wordt aanvaard zonder vrees voor vergelding. Als er zich toch een incident voordoet, is de nazorg ervan heel belangrijk voor het bepalen van de oorzaak zodat er preventieve maatregelen genomen kunnen worden met het oog op het minimaliseren van vergelijkbare incidenten in de toekomst.

Voor onze veiligheid en beveiliging wordt het bezit van vuurwapens en andere wapens in geen enkele Ashlandvestiging, -gebouw of -werkplek of tijdens zakelijke transacties voor Ashland getolereerd, tenzij voorafgaand schriftelijke goedkeuring is verleend door de General Counsel .

In deze omgeving wordt een bedrijf zonder ongevallen de norm en is het het product van een cultuur en van een waardesysteem. Daarom dient op elke bedrijfslocatie het proces gericht op een ongevalvrije cultuur geïmplementeerd te worden. Iedereen is verantwoordelijk voor het naleven van de regels en praktijken die te maken hebben met gezondheid en veiligheid op het werk. Dit omvat onmiddellijke melding van incidenten, verwondingen en onveilige praktijken of omstandigheden, alsook het ondernemen van gepaste en tijdige acties om gekende onveilige omstandigheden te corrigeren.

Veiligheid en beveiliging

Bovendien is geweld of zelfs dreiging met geweld strikt verboden op de werkvloer. Als u zich bedreigd voelt of het risico loopt om bedreigend of gewelddadig gedrag te vertonen, neem dan onmiddellijk contact op met de hotline voor werknemers. Waar dit wettelijk is toegestaan, kunnen de voertuigen en persoonlijke bezittingen (zoals handtassen, brooddozen, bagage, pakketten en computers) van werknemers en andere personen die op de werkvloer komen, onderworpen worden aan inspectie en Ashland behoudt zich ook het recht voor om alle werkplekken van personeel (zoals bureaus, archiefkasten, mappen en kastjes) te inspecteren. Bovendien kan Ashland een volledig achtergrondonderzoek instellen naar elke potentiële werknemer voor of tijdens de aanstelling en kan ook een drugtest vereisen als voorwaarde voor de aanstelling of voortzetting van de aanstelling. Wij zijn er ons van bewust dat de wetten van sommige landen achtergrondonderzoeken, drugtests en inspectie van persoonlijke spullen beperken of verbieden. Wij zullen ons steeds houden aan deze wetten. Ashland wereldwijde regels voor zakelijk gedrag

7

Verantwoordelijkheid tegenover Ashland en haar Aandeelhouders.

Bedrijfsgegevens en communicatie Werknemers die rapporten, dossiers of andere informatie aanmaken of bijhouden, zijn verantwoordelijk voor de integriteit en nauwkeurigheid van deze informatie. Twijfelachtige informatie of rapporten dienen aan de betreffende supervisor of manager gemeld te worden. Niemand mag het laten gebeuren dat hij of zij deel gaat uitmaken van een keten van onjuiste informatie. Alle mededelingen in rapporten en documenten die Ashland indient bij of voorlegt aan de Beurs van New York of de U.S. Securities and Exchange Commission en/ of andere openbare mededelingen moeten op volledige, eerlijke, nauwkeurige, tijdige en begrijpelijke wijze en in overeenstemming met het informatiebeleid van Ashland worden gedaan. Werknemers moeten aantekeningen, voicemails en e-mails altijd zo opstellen dat de informatie wordt gegeven op een manier die feitelijk nauwkeurig is en geen schade kan toebrengen aan onze reputatie indien deze informatie in een krant, op televisie of in een rechtbank openbaar wordt gemaakt. Gegevens moeten worden bijgehouden zoals vermeld in het beleid documentatiebeheer van Ashland. Informatie in reactie op een onderzoek, vermoed onderzoek of wettig verzoek mag nooit worden gewijzigd of vernietigd en moet worden bijgehouden zoals voorgeschreven door de juridische afdeling. Het kan zijn dat dergelijke documenten langer dan normaal moeten worden bewaard.

Financiële integriteit We streven ernaar om waarde voor de aandeelhouders te creëren door uitstekende financiële resultaten te halen. Met het oog op deze doelstelling moeten wij altijd eerlijke, nauwkeurige en complete financiële informatie verschaffen, strikte boekhoudkundige principes volgen en gepaste interne controles houden en processen hebben om te verzekeren dat de boekhouding en de financiële gegevens in overeenstemming zijn met de wet. Iedereen moet ervoor zorgen dat er geen foutieve of opzettelijk misleidende informatie in de boekhouding van het bedrijf terecht komt. Opzettelijke verkeerde klassering van transacties inzake rekeningen, afdelingen of boekhoudkundige periodes schenden de wet en onze beleidslijnen. Alle bedrijfsgegevens moeten de transacties op eerlijke wijze weergeven, ondersteund worden door accurate documentatie met voldoende details en in overeenstemming zijn met financiële beleid, boekhoudkundige procedures en interne controles.

8


We zijn allemaal verantwoordelijk om onze normen inzake financiële integriteit hoog te houden. Van de werknemers wordt verwacht dat ze hun volle medewerking verlenen aan interne en externe auditors en dat ze in geen geval informatie vervalsen of verbergen.

Bescherming van vertrouwelijke informatie. Het beschermen van vertrouwelijke informatie is de verplichting van elke werknemer en die blijft ook gelden als een werknemer het bedrijf verlaat. Werknemers moeten bijvoorbeeld vermijden om vertrouwelijke informatie te bespreken op openbare plaatsen of met iemand die niet op de hoogte dient te zijn van die informatie. Alle computers, en in het bijzonder laptops, moeten beveiligd worden en gebruikt worden volgens onze beleidslijnen. We eisen vertrouwelijkheidsovereenkomsten met partijen die toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie. Vragen omtrent de vertrouwelijkheid van informatie of de noodzaak voor een vertrouwelijkheidsovereenkomst moeten worden voorgelegd aan de juridische afdeling.

Privacy We zullen alle wetten respecteren die de privacy en vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens beschermen. Zulke informatie zal alleen worden gebruikt of vrijgegeven voor zover toegestaan door een betrokken persoon of voor zover toegestaan of vereist door de toepasselijke wetgeving.

Bovendien mogen eigendommen (zoals programma’s en software) en informatie (zoals klantenlijsten, prijslijsten, contracten of documenten) van anderen enkel en alleen gebruikt worden volgens de bepalingen van onze licentie of andere overeenkomst i.v.m. het gebruik van de eigendom of informatie. Het ongeoorloofd kopiëren van software, geluidsbanden, boeken en ander wettelijk beschermd werk is een overtreding van de wet die eveneens potentiële financiële gevolgen heeft. Daarnaast mogen we nooit proberen werknemers van andere bedrijven ertoe over te halen hun eigen geheimhoudingsplicht te schenden. Vertrouwelijke informatie omvat onder andere technische informatie, bedrijfsplannen, status van activiteiten en niet-openbare financiële gegevens. Het omvat verder ook niet-openbare informatie die nuttig zou kunnen zijn voor concurrenten of schadelijk voor Ashland indien openbaar gemaakt (zoals uitvindingen, handelsgeheimen, formules, klantenlijsten en wettelijk advies).


9

Bescherming van bedrijfsmiddelen

“Niet-openbare informatie” en handel in effecten

We hebben allemaal de verantwoordelijkheid om redelijke voorzorgsmaatregelen te treffen zodat de bedrijfsmiddelen van Ashland worden beschermd en op een gepaste en efficiënte manier worden gebruikt. Dit omvat het nemen van gepaste maatregelen om de bedrijfsmiddelen te beschermen tegen verlies, schade, misbruik, diefstal, verduistering of vernietiging.

Tijdens de normale gang van zaken kunnen werknemers toegang hebben tot relevante informatie die van invloed kan zijn op de waarde van onze aandelen, opties of andere effecten, of die van een ander bedrijf. Het handelen op basis van deze relevante informatie voor persoonlijk voordeel of het verstrekken van deze informatie aan derden voordat deze openbaar gemaakt is, is een overtreding van de wet en het beleid van Ashland. Tot deze relevante informatie behoort niet alleen informatie over bedrijfswinst en mogelijke veranderingen in dividenden, maar ook zaken zoals aandelensplitsingen, aanbiedingen van nieuwe aandelen of obligaties, belangrijke acquisities of afsplitsingen of belangrijke wijzigingen in het management, de bedrijfsstructuur of het beleid.

Onze bedrijfsmiddelen zijn bedoeld voor gebruik bij wettige zakelijke transacties. Elke handeling die wordt beschouwd als diefstal, fraude, verduistering, vernietiging of misbruik van bedrijfsmiddelen, is verboden.

Verantwoording afleggen aan aandeelhouders, analisten, de media en andere belanghebbenden Ashland heeft verplichtingen om materiële informatie op nauwkeurige en volledige wijze mee te delen aan het publiek. Om te verzekeren dat wij onze verplichtingen nakomen, dienen werknemers die niet specifiek werden opgeleid in het geven van antwoorden, elk verzoek om informatie over Ashland door de media, effectenanalisten, aandeelhouders of andere derde partijen door te verwijzen naar de Afdeling Communicatie- en Bedrijfszaken of de hotline voor werknemers.

10


We mogen niet handelen in Ashland-effecten terwijl we beschikken over relevante informatie, of deze informatie verstrekken aan derden – met inbegrip van familieleden, vrienden, collega’s of effectenmakelaars – totdat deze informatie openbaar is gemaakt en het publiek de tijd had om te reageren. Als u eraan twijfelt of informatie relevant is of openbaar is gemaakt, mag u niet handelen in aandelen of effecten. Neem contact op met de juridische afdeling als u vragen hebt over handel in dergelijke situaties.

Belangenvermenging Onze aandeelhouders verwachten dat zakelijke beslissingen in het beste belang van het bedrijf en de aandeelhouders worden genomen. De schijn van een conflict kan vaak evenveel schade berokkenen als een werkelijk conflict. Werknemers moeten handelen op basis van een gezonde, zakelijke beoordeling en niet met het oog op een persoonlijk belang of voordeel, en mogen niet: • voor zichzelf kansen benutten die door gebruik van bedrijfsmiddelen of informatie of hun functie worden ontdekt; • bedrijfsmiddelen of informatie of hun positie voor persoonlijk voordeel gebruiken; of • met Ashland concurreren. Voor zover de toepasselijke wetgeving niet anders bepaalt, is Ashland de eigenaar van de resultaten van het werk dat voor haar is gedaan, inclusief (onder andere) uitvindingen, octrooien of auteursrechten die een werknemer ontwikkelt tijdens het dienstverband bij Ashland.

Openbaarmaking Zoals het geval is in vele situaties, is openbaarmaking de beste manier om te voorkomen dat een belangenconflict uitmondt in een nodeloos pijnlijke of schadelijke situatie, waarin mogelijk feiten verkeerd geïnterpreteerd worden door anderen, inclusief andere werknemers, klanten, leveranciers en het publiek. Voor vragen over en openbaarmakingen van deze situaties moet contact worden opgenomen met de juridische afdeling of de hotline voor werknemers.

Familieleden Belangenconflicten of -vermengingen kunnen ontstaan wanneer we zaken doen of concurreren met organisaties die een Ashland-werknemer tewerkstellen of die volledig of gedeeltelijk eigendom zijn van een Ashlandwerknemer of een familielid van een Ashland-werknemer. Werknemers dienen dergelijke relaties te melden aan de juridische afdeling om op deze manier de beste handelwijze te bepalen. Om de schijn van voortrekken of belangenconflicten te vermijden, zullen werknemers niet worden aangenomen of overgeplaatst worden naar posities waar ze ofwel onder toezicht van een naast familielid staan ofwel zelf het toezicht zullen hebben over een naast familielid.

Tewerkstelling buiten het bedrijf Werknemers mogen niet werken voor of betalingen ontvangen voor geleverde diensten aan een bedrijf dat zaken doet of tracht te doen met Ashland of met Ashland concurreert.

Persoonlijke Investeringen Het bezit van aandelen in een beursgenoteerd bedrijf is gewoonlijk geen belangenconflict. Er kan echter een belangenconflict ontstaan indien u of een lid van de naaste familie een aanzienlijk belang heeft in een bedrijf dat zaken doet of tracht te doen met, of concurreert met Ashland. Een gering belang in een beursgenoteerd bedrijf als onderdeel van een beleggingsportefeuille of via een investeringsfonds of trust zou normaal gezien geen belangenconflict moeten vormen, mits het niet de verantwoordelijkheden van de werknemer jegens Ashland beïnvloedt.


11

Verantwoordelijkheid tegenover de markt Wij zijn afhankelijk van sterke relaties met onze klanten, leveranciers en andere zakenpartners. We wensen uitsluitend zaken te doen met personen en bedrijven die de wet naleven en tonen dat zij voldoen aan hoge normen van ethisch zakelijk gedrag. Van werknemers wordt verwacht dat zij eventuele juridische of ethische problemen vaststellen en melden (bijv. problemen op het gebied van milieu, gezondheid, veiligheid, beveiliging, corrupte betalingen of praktijken of overtredingen tegen de mededingswetgeving) betreffende derden of klanten die een risico kunnen vormen voor het bedrijf. Dergelijke problemen zullen onmiddellijk en op gepaste wijze worden aangepakt.

12


Marketingpraktijken Ashland zal op agressieve en eerlijke wijze concurreren en haar produkten, diensten of prijzen niet onjuist voorstellen. We zullen geen onjuiste of misleidende uitspraken doen over onze produkten, prijzen of diensten of over de produkten, prijzen of diensten van onze concurrenten.

Inkooppraktijken Alle inkoopbeslissingen zullen gebaseerd zijn op de beste waarde voor het bedrijf en in overeenstemming zijn met de zakelijke normen en doelstellingen van Ashland. Belangrijke onderdelen van de inkoop behelzen de controle op de juridische en financiële status van de leverancier, naleving van onze beleidslijnen betreffende belangenconflicten, het doen van concurrerende offertes, het overwegen van partnerovereenkomsten en op incentives gebaseerde contracten en kwaliteitscontrole.

Product stewardship Wij leveren kwaliteitsprodukten en -diensten die toegevoegde waarde hebben voor onze klanten en die op een veilige manier gebruikt en verwerkt kunnen worden. We streven ernaar de produkten die we verkopen te verbeteren door het risico dat gepaard gaat met het gebruik of de consumptie ervan te beperken, zonder waardeverlies voor de klant. Het bedrijf zet processen op om te voldoen aan landsspecifieke regelgeving inzake onze produkten.

Anticorruptie

Concurrenten Het verwerven van informatie over concurrenten, de produkten van concurrenten, klanten en leveranciers gebeurt op ethische en wettelijk geoorloofde wijze. Diefstal of onrechtmatige toeëigening van bedrijfsinformatie van derden is verboden, met inbegrip van het verwerven of het willen verwerven van informatie van een huidige of voormalige werknemer van de concurrent.

Concurrentie Ashland streeft naar volledige naleving van de antitrustwetten van de Verenigde Staten, de mededingingswetgeving van de Europese Unie, en gelijksoortige wetten van de andere landen waar we zaken doen. Het valt buiten het kader van dit document om deze wetten in detail te bespreken. Elke werknemer die vragen of problemen heeft betreffende potentiële mededingingsrechtelijke gevolgen van een gesprek, beslissing of actie, heeft de verantwoordelijkheid om advies in te winnen bij de juridische afdeling. Over het algemeen verbiedt mededingingswetgeving werknemers om: • te communiceren met concurrenten over prijzen en verkoopvoorwaarden, offertes, productieniveaus of toewijzing van produkten, diensten, verkoop, klanten, leveranciers of grondgebieden; • de wederverkoopprijs van een product vast te leggen of de verkoop van produkten afhankelijk te maken van een overeenkomst om andere Ashland-produkten te kopen; of

Overal waar we zaken doen, moeten we voldoen aan de bepalingen van ons instemmingsbesluit bij de Amerikaanse Securities and Exchange Commission en alle anticorruptie-wetten, met inbegrip van de Amerikaanse Wet op Buitenlandse Corruptie (Foreign Corrupt Practices Act ofwel “FCPA”). De FCPA verbiedt de betaling van geld, geschenken of andere waardevolle zaken om buitenlandse functionarissen te beïnvloeden. Net zoals bijna alle andere landen, verbieden de Verenigde Staten het omkopen van haar eigen overheidsfunctionarissen. De FCPA beschouwt ook het omkopen van “buitenlandse overheidsfunctionarissen”, een ruim gedefinieerde term, als misdrijf. Vele landen hebben in de laatste jaren een soortgelijke wetgeving aangenomen. Hoewel de FCPA kleinere “stimulerende” betalingen toestaat om normale regeringsacties te bespoedigen, dient de juridische afdeling geraadpleegd te worden alvorens dergelijke betalingen worden gedaan of daarvoor toestemming wordt verleend. Daarnaast dient, telkens wanneer men vermoedt dat een betaling mogelijk als ongepast kan worden beschouwd, contact met de juridische afdeling te worden opgenomen. Krachtens de FCPA moeten we ook boeken, dossiers en rekeningen bijhouden die een voldoende gedetailleerde, nauwkeurige en getrouwe weergave vormen van onze buitenlandse en binnenlandse transacties. Ter ondersteuning van haar werknemers houdt Ashland vast aan strenge beleidsregels en procedures om naleving van de FCPA te verzekeren. Problemen in verband met de FCPA kunnen ook ontstaan wanneer we adviseurs inhuren. Daarom moet iedereen die van plan is om een adviseur in te huren die diensten buiten de Verenigde Staten of Canada zal verlenen, onze procedures voor het in acht nemen van de nodige zorg en zorgzaamheid (“due diligence”) opvolgen en voorafgaande goedkeuring van de General Counsel of zijn/haar afgevaardigde verkrijgen. De nodige due diligence is ook vereist alvorens een agent of distributeur aan te nemen voor de verkoop van onze produkten buiten de Verenigde Staten en Canada.

• een product onder de kostprijs aan te bieden. Naast de mogelijke nadelige invloed op onze reputatie en aandelenkoers, kan een overtreding van de mededingingswetgeving ons opzadelen met zware geldelijke boetes en overige strafrechtelijke vervolging door autoriteiten en/of schadeclaims van concurrenten, klanten en andere benadeelde partijen .


13

Exportcontrole

Internationale handelsvoorschriften Er bestaan vele wetten die betrekking hebben op internationale handelstransacties door Ashlandvestigingen. In de volgende paragrafen worden enkele desbetreffende wetten nader beschreven. Meer details zijn beschikbaar bij de juridische afdeling.

Antiboycot Omdat wij een Amerikaans bedrijf zijn, mag geen enkele werknemer op enige manier meewerken aan een nietgoedgekeurde buitenlandse boycot van landen zoals voorzien onder de Amerikaanse wetgeving. De meest bekende verboden internationale boycot is momenteel de boycot door bepaalde landen in het Midden-Oosten van Israël en de verwante zwarte lijst van bedrijven die zaken doen met Israël. Elk verzoek om informatie of actie die hierop of op een andere illegale boycot betrekking lijkt te hebben, dient onmiddellijk naar de juridische afdeling doorgestuurd te worden.

14


De Amerikaanse wetgeving en die van vele andere landen leggen de handel met bepaalde landen aan banden. We hebben vestigingen en klanten in de hele wereld en moeten alle exportbeperkingen alsook de van toepassing zijnde wetten inzake exportcontrole van alle landen waar we zakendoen, naleven. Werknemers en agenten voor wie de legale handelsstatus van een land onduidelijk is, moeten contact opnemen met de juridische afdeling.

Geschenken, maaltijden en vermaak In vele branches en landen worden geschenken en vermaak aangewend om zakelijke relaties te verstevigen. Eén principe is gemeenschappelijk en duidelijk overal ter wereld: er mogen geen geschenken, gunsten of vermaak aanvaard worden als het verplichtingen schept of lijkt te scheppen voor de ontvanger. We hebben specifieke beleidsregels met betrekking tot het verschaffen en aanvaarden van geschenken, etentjes of vermaak. Deze beleidsregels zijn beschikbaar op FirstHand of via uw manager.

Aanbieden en vergoeden Er mogen geen geschenken, maaltijden of vermaak worden aangeboden indien deze met de van toepassing zijnde wetgeving of het bedrijfsbeleid van Ashland of het ontvangende bedrijf in strijd zijn. Wanneer dergelijke zaken aan derden worden aangeboden, moet er een geldige zakelijke doelstelling bestaan en moet de waarde redelijk en in verhouding zijn met de waarde van de zakelijke transactie van de andere partij met Ashland. Geen enkele vorm van vermaak mag worden aangeboden die zove kunnen leiden tot een pijnlijke situatie voor Ashland of die de schijn van onfatsoenlijkheid kan hebben. Vernederend of uitbuitend vermaak tengevolge van seksuele of raciale inhoud is strikt verboden. Voor een geschenk van enige waarde aan een overheidsfunctionaris is de voorafgaande goedkeuring van de juridische afdeling vereist.

Verzoeken om of aanvaarden Tenzij specifiek toegestaan door ons beleid, mogen werknemers niet verzoeken om geschenken, maaltijden of vermaak, met inbegrip van, maar niet beperkt tot reizen, verblijf, evenemententickets, vakanties en persoonlijke giften, of deze aanvaarden. Volgens het beleid is het ten strengste verboden het volgende te ontvangen: • een schenking of lening van contant geld, met geld gelijkstaande geschenken (bijv. geschenkbonnen) of effecten; • een uitlening van vaste activa, inclusief vakantieverblijven of materieel voor persoonlijk gebruik; • een persoonlijke dienst, gratis of tegen een prijs onder de marktwaarde; of • een korting bij de aankoop van goederen of diensten voor persoonlijk gebruik.

Tenzij specifiek toegestaan door ons beleid, mogen werknemers niet verzoeken om geschenken, maaltijden of vermaak, met inbegrip van, maar niet beperkt tot reizen, verblijf, evenemententickets, vakanties en persoonlijke giften, of deze aanvaarden.


15

Verantwoordelijkheid tegenover de gemeenschap en de overheid Bescherming van de menselijke gezondheid en het milieu Gemeenschappen Ashland zoekt naar mogelijkheden om samen te werken met de gemeenschappen waarin we zaken doen. Als goede burger in de bedrijfswereld, handelen we op verantwoordelijke wijze, voeren we werkzaamheden veilig uit en bereiden we ons voor op noodgevallen die mogelijk ontstaan. We geven ook terug aan de gemeenschap door ondersteuning van en deelname aan school-, burgerlijke en liefdadigheidsorganisaties. 16


De bescherming van de menselijke gezondheid en het milieu is een belangrijke verantwoordelijkheid en maakt deel uit van onze zakelijke strategie als Responsible Care bedrijf. We streven ernaar onze invloed op het milieu te beperken door beperking of voorkoming van afval en emissies van schadelijke stoffen en door ontwikkeling van processen voor veilig gebruik, behandeling, transport en verwijdering van alle grondstoffen, produkten en afvalprodukten waarvoor we verantwoordelijk zijn. We helpen anderen te begrijpen wat hun verantwoordelijkheden zijn om ervoor te zorgen dat de Ashland-produkten op een veilige en verantwoorde manier gebruikt worden. We streven naar voortdurende verbetering van onze prestaties, in samenwerking met overheidsinstellingen, leveranciers en gemeenschappen. Elk van ons heeft de verantwoordelijkheid om zich op een manier te gedragen die leidt tot vermindering van het risico van ongevallen die de menselijke gezondheid of het milieu nadelig kunnen beïnvloeden. In dit verband wordt van ons verwacht om:

• onze verantwoordelijkheden uit te voeren in overeenstemming met de wetten, voorschriften en onze beleidslijnen; • consistent alle werkpraktijken toe te passen ter bescherming van het milieu en preventie van persoonlijk letsel of materiële schade; • actief zorg en bewustzijn voor het milieu aan te moedigen onder collega’s en in de gemeenschap; • mogelijkheden te bepalen om continu onze prestaties met betrekking tot milieu, gezondheid en veiligheid te verbeteren; en • alle feitelijke of potentiële problemen met het milieu, de gezondheid, de veiligheid of beveiliging onmiddellijk aan de supervisors of de hotline voor werknemers te melden.

Lobbyen in naam van het bedrijf is toegestaan, maar is in hoge mate door de wet geregeld. Werknemers die met overheidsfunctionarissen communiceren in naam van Ashland, moeten contact opnemen met de juridische afdeling om te verzekeren dat dergelijke activiteiten volledig voldoen aan de wetgeving en aan ons beleid. We respecteren het recht dat iedereen heeft om deel te nemen aan het politieke proces en aan politieke activiteiten van zijn of haar keuze. U dient hierbij echter duidelijk te maken dat uw meningen en acties persoonlijk zijn en niet noodzakelijk die van Ashland vertegenwoordigen. Werknemers mogen geen bedrijfsmiddelen gebruiken om hun persoonlijke keuze van politieke partijen, motieven of kandidaten te ondersteunen.

Verzoeken van overheidsinstellingen en autoriteiten Ashland verleent medewerking aan redelijke verzoeken van overheidsinstellingen en autoriteiten. Ashland heeft het recht op alle wettelijke bescherming van personen van wie informatie wordt gevraagd of die het onderwerp zijn van een onderzoek, met inbegrip van vertegenwoordiging door een advocaat direct vanaf het begin van het onderzoek. Daarom moeten alle verzoeken om informatie die verder gaan dan wat gebruikelijk is, onmiddellijk aan de juridische afdeling gemeld worden.

Politieke activiteiten Wetgeving in vele landen verbiedt of regelt zakelijke bijdragen aan politieke partijen, campagnes of kandidaten in de vorm van contant geld of het gebruik van bedrijfsfaciliteiten, vliegtuigen, voertuigen, computers, postdiensten of personeel. Daarnaast verbiedt ons beleid bepaalde politieke bijdragen die door de toepasselijke wetgeving wel zijn toegestaan. Elk gebruik van bedrijfsmiddelen moet door de juridische afdeling vooraf goedgekeurd worden.

We respecteren het recht dat iedereen heeft om deel te nemen aan het politieke proces en aan politieke activiteiten van zijn of haar keuze. U dient hierbij echter duidelijk te maken dat uw meningen en acties persoonlijk zijn en niet noodzakelijk die van Ashland vertegenwoordigen.


17

Waar kunt u hulp krijgen of meldingen doen? De hotline voor werknemers

Anti-vergeldingsbeleid

Naast het volgen van de meldingsprocedures die in de beleidslijnen en de toepasselijke wetgeving zijn vastgelegd, kan elke werknemer de hotline voor medewerkers bellen om gedrag te melden waarvan men vermoedt dat het onethisch is of in strijd met de Wereldwijde Regels voor Zakelijk Gedrag, de beleidslijnen van Ashland of de wetgeving.

Ashland zal geen enkele vorm van vergelding goedkeuren of dulden tegen een werknemer die te goeder trouw melding maakt van een daadwerkelijke of vermoede overtreding van de Wereldwijde Regels voor Zakelijk Gedrag, de beleidslijnen van Ashland of de wetgeving. Het opzettelijk melden van onjuiste informatie zal echter niet getolereerd worden. Indien u vindt dat u het slachtoffer bent van vergelding omdat u ter goeder trouw een melding deed, dient u onmiddellijk contact op te nemen met de afdeling Personeelszaken of de hotline voor werknemers.

De hotline voor werknemers is 24 uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar en er is een vertaalservice voor bellers die niet Engelstalig zijn. Alle telefoongesprekken met de hotline voor werknemers kunnen anoniem worden gehouden en worden in alle vertrouwelijkheid behandeld. We maken de inhoud van een melding en/of de identiteit van de persoon die de melding doet, voorzover bekend, enkel en alleen bekend waar dit door Ashland noodzakelijk wordt geacht om een grondig onderzoek te kunnen uitvoeren en op gepaste wijze te kunnen reageren op de melding. Indien u zich bewust wordt van een kwestie betreffende de financiële integriteit van het bedrijf, met inbegrip van twijfelachtige boekhouding of auditzaken, dient dit onmiddellijk aan de General Counsel of de hotline voor werknemers gemeld te worden. De General Counsel zal, op verzoek, maatregelen treffen zodat meldingen anoniem ingediend worden bij de Auditcommissie van de Board of Directors.

18


Hotline voor werknemers Verenigde Staten en Canada

1-800-ASHLAND (1-800-274-5263)

Australië

11-800-274-5263-3

Brazilië

0-800-891-4368

China

800-988-0398

Frankrijk

0-800-274-5263-3

Duitsland

0-800-274-5263-3

Nederland

0-800-274-5263-3

Spanje

0-800-274-5263-3

Verenigd Koninkrijk

0-800-274-5263-3

Andere landen

1-606-329-5701 (gratis bellen)

Afdeling Communicatie en Bedrijfsaangelegenheden Verenigde Staten en Canada

1-614-790-3715 of 1-800-ASHLAND

Buiten de VS en Canada

Zie telefooninstructies hierboven

Hulpprogramma voor werknemers (Employee Assistance Program) Verenigde Staten en Canada alleen

1-800-522-6330

Noodgeval of incident betreffende milieu, gezondheid, veiligheid en beveiliging Verenigde Staten en Canada

1-800-ASHLAND (1-800-274-5263)

Australië

11-800-274-5263-3

Brazilië

0-800-891-4368

China

800-988-0398

Frankrijk

0-800-274-5263-3

Duitsland

0-800-274-5263-3

Nederland

0-800-274-5263-3

Spanje

0-800-274-5263-3

Verenigd Koninkrijk

0-800-274-5263-3

Andere landen

1-606-329-5701 (Collect gesprek)

General Counsel Verenigde Staten en Canada

1-859-815-3031



Afdeling Personeelszaken Verenigde Staten en Canada

1-800-782-4669



Juridische afdeling Verenigde Staten en Canada

1-859-815-4167



Medische Afdeling Verenigde Staten en Canada

1-800-636-8241


Zie telefooninstructies hierboven Ashland wereldwijde regels voor zakelijk gedrag

19

Ashland Inc. 50 East RiverCenter Blvd. P. O. Box 391 Covington, KY 41012-0391 USA Tel (859) 815-3333 www.ashland.com

© 2008, Ashland Registered Trademark, Ashland TM, Trademark, Ashland IN-9390-DU

®

1

Responsible Care is een gedeponeerd handelsmerk van de American Chemistry Council (ACC) in de Verenigde Staten en van andere organisaties in diverse landen.

Wereldwijde Regels voor Zakelijk Gedrag

Recommend Documents