EEN WERELDWIJD MEDIA- + ENTERTAINMENTBEDRIJF
Code voor Zakelijk Gedrag + Ethiek
INTRODUCTIE Wij willen graag de Gedragscode van Clear Channel met u delen.
Bob Pittman
William Eccleshare
In deze Clear Channel Code voor Zakelijk Gedrag en Ethiek beschrijven we de principes en hoge normen van gedrag die we na moeten streven, als bedrijf, maar ook als individuele werknemers. Wij weten dat het succes van ons bedrijf rust op het bouwen van sterke, langdurige relaties met luisteraars van onze radiostations, het publiek voor onze externe activa, zakenpartners, adverteerders en lokale gemeenschappen—door hun vertrouwen te winnen, een uitstekende service te bieden en ons te wijden aan het ethisch en integer handelen in alles wat we doen. Dit geldt ook voor de omgang met elkaar in de Clear Channel-familie. Als bedrijf delen we de overtuiging dat we ons moeten blijven houden aan de hoogste ethische normen. Onze code zal ons daarbij helpen. In dit document vindt u: •• •• ••
Leidende beginselen die vaststellen hoe wij zakendoen. Voorbeelden om u te helpen mogelijke kwesties op te lossen. Contactinformatie voor het vragen van advies.
Bovendien hebben we geprobeerd goed te letten op nieuwe ontwikkelingen in de media-industrie en de wereld om ons heen, inclusief opkomende trends in sociale media en het passend gebruik van bedrijfsactiva. Zoals onze code uitlegt hebben we allen de verantwoordelijkheid om eerlijk en integer te handelen in alles wat we doen. We weten dat u deze gedachte al ondersteunt, iets dat van essentieel belang is voor de missie van ons bedrijf om elk aspect van ons zakendoen met openheid, eerlijkheid en integriteit uit te voeren. Hoogachtend,
Bob Pittman Voorzitter + CEO CC Media Holdings, Inc. en Clear Channel Communications, Inc.
William Eccleshare CEO Clear Channel Outdoor Holdings, Inc.
i
DE WAARDEN DIE ONS LEIDEN Onze missie is het creëren van producten en diensten die onze klanten, gemeenschappen, adverteerders en zakenpartners prikkelen en binden. We moeten ervoor zorgen dat onze producten blijven groeien en ontwikkelen, waarbij we goed nadenken over nieuwe technologieën en nieuw gedrag en smaken van consumenten. We moeten overal zijn waar onze consumenten zijn, en overal waar onze partners en adverteerders ons verwachten, met de producten en diensten die zij wensen.
Gebruik van onze waarden EERLIJKHEID, RESPECT, SAMENWERKING, NIEUWSGIERIGHEID + URGENTIE we werken samen om onze gedeelde visie te creëren en uit te voeren.
Onze waarden begeleiden ons bij alle kleinere beslissingen die we nemen.
EERLIJKHEID De oplossing van elk probleem begint met transparantie en eindigt met handelen op basis van feiten.
RESPECT De sleutel tot ons succes is de diversiteit van al onze levenservaringen en -achtergronden te gebruiken bij het bereiken van onze doelen.
SAMENWERKING Wij werken samen als een team. Gezonde en respectvolle discussies worden echter aangemoedigd als noodzakelijk onderdeel van ons creatieve proces. Het dwingt ons om kritischer te kijken naar onze taken en kan nieuwe ideeën tot stand brengen of bestaande producten nog beter maken.
NIEUWSGIERIGHEID Wij streven ernaar nooit te stoppen met verkennen, onderzoeken en ons afvragen wat voor ons bedrijf de volgende stap is of hoe we ons kunnen blijven verbeteren.
URGENTIE We creëren onze producten en diensten met urgentie en zonder in te leveren op kwaliteit.
ii
DE WAARDEN DIE ONS LEIDEN
EERLIJKHEID
URGENTIE
NIEUWSGIERIGHEID
Onze klanten. Onze mensen. Onze gemeenschap.
RESPECT
SAMENWERKING
iii
INHOUD Introductie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i De waarden die ons leiden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii Over onze code. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
01
Begeleiding zoeken + zorgen melden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
02
We steunen elkaar als werknemers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
03
Onze klanten + reclamepartners rekenen op ons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
04
Onze belanghebbenden vertrouwen ons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
05
Onze gemeenschappen maken ons tot wie we zijn. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Het belang van melden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Wie te benaderen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Onderzoeken + aanpakken van zorgen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Beleid van niet-vergelding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Gevolgen van schendingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Eerlijke behandeling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Veiligheid op de werkplek. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Bedrijfsactiva. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Gebruik van technologie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Eerlijk zakendoen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Ethisch verkopen + marketing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Servicekwaliteit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Bescherming van activa van derde partijen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Internationale zakelijke beperkingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Belangenverstrengeling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Anticorruptie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Handel met voorkennis. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Nauwkeurige administratie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Uitwisseling van informatie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Onze verantwoordelijkheden tegenover ons publiek. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Maatschappelijk verantwoord ondernemen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Deelname aan sociale aangelegenheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Politieke bijdragen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
32 33 33 34 35
Uitzonderingen + vrijstellingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Ondertekening . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
iv
OVER ONZE CODE
OVER ONZE CODE Wij zijn toegewijd aan het bieden van een eerlijke, ethische en open werkomgeving voor onze werknemers en we willen deze waarden ook verder toepassen op onze interacties en communicatie met ons publiek, onze kijkers en klanten. Bij Clear Channel werken we allemaal samen om deze gedeelde visie te creëren en uit te voeren. Om ons daarbij te helpen, hebben we deze Code voor Zakelijk Gedrag en Ethiek (“Code”) opgesteld om ons de nodige informatie te geven om ethische beslissingen te nemen waar uiteindelijk al onze belanghebbenden van profiteren. De code legt de ethische normen en wettelijke eisen uit die ons werk voor Clear Channel vorm geven, waar ter wereld we ook zakendoen. Terwijl u uw werk doet, komt u wellicht situaties tegen die niet worden besproken in uw lokale werkbeleid, procedures of andere bron. Dit is nog een reden dat onze code er is — om u de juiste richting op te sturen en u te voorzien van bronnen als u vragen of zorgen hebt. Als u onzeker bent over de correcte gang van zaken, overweeg dan het volgende: ••
Welke optie vertegenwoordigt De waarden die ons leiden het best?
••
Welke keuze is de eerlijke keuze?
••
Hoe zullen anderen (negatief) beïnvloed worden door uw beslissing?
••
Hoe zou de actie en de uitkomst er in het nieuws uitzien?
Om ons duidelijke en gelijke begeleiding te geven, geldt onze code voor ons allemaal — van officers, directeuren en werknemers tot stagiaires, aannemers en vertegenwoordigers van de zakelijke familie van Clear Channel, inclusief CC Media Holdings, Inc., Clear Channel Outdoor Holdings, Inc. en hun dochterondernemingen.
2
Als wereldwijd bedrijf is het onze verantwoordelijkheid om overal waar we ter wereld zakendoen de van toepassing zijnde wetten na te leven. Wetten zijn mogelijk op sommige plekken strenger dan ergens anders. Waar lokale wetten mogelijk met onze code of met het betreffende beleid botsen, dient u de strengste standaard op te volgen. We hebben allen de verantwoordelijkheid om op de hoogte te blijven van alle wetten en beleid dat van toepassing is op ons werk, en om deze na te leven. Als u vragen hebt over wat er van u wordt verwacht, raadpleeg dan iemand van de juridische afdeling voordat u verder gaat. Als onderdeel van hun verantwoordelijkheden worden managers en officers geacht hun persoonlijke toewijding aan deze code te tonen door het bevorderen van een werkplek waar naleving wordt gekoesterd en door ervoor te zorgen dat werknemers onder hun toezicht deelnemen aan onze compliance trainingsprogramma’s. Managers moeten: ••
Het goede voorbeeld geven en ervoor zorgen dat alle werknemers zich bewust zijn van deze code, ander bedrijfsbeleid en van toepassing zijnde wetten en deze naleven.
••
Ervoor zorgen dat rechtstreekse ondergeschikten het belang begrijpen van deelname aan compliance trainingsprogramma’s.
••
Een “open deur omgeving” creëren waarin rechtstreekse ondergeschikten en ander personeel van Clear Channel zich op hun gemak voelen bij het stellen van vragen of het doen van meldingen.
••
Elke vastgestelde of vermoede schending van onze code, ons beleid of de wet meteen melden.
••
Bij het bieden van regelmatige feedback of evaluaties, rekening houden met inspanning gerelateerd aan ethiek en naleving.
Managers dienen er ook voor te zorgen dat werknemers van Clear Channel die hun mening uiten of meldingen doen op de hoogte zijn van Clear Channel’s niet-vergeldingsbeleid. Managers moeten zich aan dat beleid houden, het duidelijk maken aan hun rechtstreekse ondergeschikten en de juiste actie ondernemen als zij geïnformeerd worden over een vergeldingsactie of het vermoeden dat er vergelding heeft plaatsgevonden.
3
01
BEGELEIDING ZOEKEN + ZORGEN MELDEN
01
BEGELEIDING ZOEKEN + ZORGEN MELDEN
Het belang van melden Alle leden van het Clear Channel-team hebben de verantwoordelijkheid om schendingen van deze code, ons beleid of de wet te melden en mee te werken aan onderzoeken over zulke schendingen, onderhevig aan lokale wetten. Hoewel u anoniem meldingen kunt doen, hebben wij liever dat u uw identiteit opgeeft als u schendingen meldt zodat wij u kunnen benaderen als we verdere informatie nodig hebben om ons onderzoek voort te kunnen zetten. Uw identiteit zal volgens de wet, afhangend van de omstandigheden, vertrouwelijk blijven.
V
Tienne heeft haar manager horen praten over het wijzigen van de financiële resultaten om hogere bonussen te krijgen. Tienne vindt het gesprek ongepast. Hoewel ze het incident wil melden, vreest ze dat haar manager haar wellicht anders zal gaan behandelen en dat dit mogelijk haar werk belemmert. Wat moet Tienne doen?
Wie te benaderen Als u vragen of zorgen hebt die u wilt uiten of melden, neem dan contact op met een of meerdere van de volgende bronnen: ••
Uw manager.
••
Een andere manager bij wie u zich op uw gemak voelt.
••
De afdeling Human Resources.
••
Het hoofd juridische zaken of ander lid van de juridische afdeling.
••
De Chief Compliance Officer of compliance officer op uw locatie.
••
De auditcomités van onze Raad van Bestuur.
••
De Clear Channel Hotline: ••
1-888-233-5122 (voor oproepen van buiten de V.S. gebruik de AT&T-toegangscode van het land waar u vandaan belt).
••
https://ClearChannel.alertline.com.
••
https://ClearChanneleu.alertline.com.
••
https://ClearChannelspain.alertline.com.
Tienne moet eerlijk haar zorgen melden over wat ze heeft gehoord. Omdat ze te goeder trouw spreekt, zal ons bedrijf haar beschermen tegen alle soorten vergelding. Tienne kan het geval melden door een andere manager of een andere bron genoemd in deze code te raadplegen. Ze heeft tevens de optie om de Clear Channel Hotline te bellen.
5
Onderzoeken + aanpakken van zorgen Wij streven ernaar consequente principes toe te passen wanneer we gemelde incidenten onderzoeken. Wanneer er een melding is gedaan, wordt de informatie doorgegeven aan de juiste bron voor beoordeling en een eventueel onderzoek. Wij zullen onmiddellijk, discreet en professioneel reageren op elke indicatie dat er mogelijk een inbreuk van deze code, ons beleid of de wet heeft plaatsgevonden. Wij zullen ook een gepaste correctieve actie ondernemen, bijvoorbeeld door de juiste autoriteiten op de hoogte te stellen.
V
Waar Nico woont is het niet beleefd om achter iemand’s rug om te praten. Maar Nico denkt dat hij Michael, een collega, iets heeft zien doen wat mogelijk illegaal was. Wat moet hij doen?
Bovendien worden wij allen geacht aan alle onderzoeken mee te werken, onderhevig aan de lokale wet. Dit betekent het eerlijk en volledig communiceren van alle relevante informatie die u kent over het een onderzoek. Dit betekent ook dat u rapporten en andere informatie die u bezit volledig moet bijhouden, zoals aangegeven in het records managementbeleid dat geldt voor uw afdeling of locatie.
Beleid van niet-vergelding
Clear Channel beschermt Nico tegen vergelding dat hem kan overkomen vanwege het melden van zijn waarnemingen. Nico hoeft er slechts voor te zorgen dat hij de waarheid spreekt en alles wat hij weet, deelt.
Clear Channel zal geen vergeldingsmaatregelen nemen tegen iemand die ons te goeder trouw informeert over een mogelijke schending van deze code, ons beleid of de wet, en wij tolereren geen enkele intimidatie tegen een werknemer die een mogelijke schending meldt. “Te goeder trouw” handelen betekent dat u al uw informatie verschaft en gelooft dat u een volledige en oprechte melding doet. Met andere woorden: het maakt niet uit of uw melding uiteindelijk terecht is, zolang u het maar eerlijk overbrengt. Iemand die te kwader trouw een melding doet of die wraak neemt op een persoon die te goeder trouw melding heeft gedaan of deelneemt aan een onderzoek, is mogelijk onderhevig aan disciplinaire maatregelen, tot en met ontslag, volgens lokale wetten. ••
Clear Channel zal ons tegen vergelding beschermen. In ruil daarvoor worden wij allen geacht een van de vele bronnen te raadplegen als we denken dat er vergelding heeft plaatsgevonden.
••
Voor meer informatie over hoe er met meldingen wordt omgegaan, raadpleeg het beleid dat geldt voor uw afdeling of locatie.
6
Gevolgen van schendingen Schendingen van onze code, ons beleid of de wet kunnen ernstige gevolgen met zich meebrengen, zowel voor de betrokken personen als voor ons bedrijf. Mensen die zich bezighouden met onethisch of illegaal gedrag (en degenen die zulk gedrag voorschrijven, door de vingers zien, goedkeuren of ondersteunen) kunnen worden onderworpen aan vervolging of andere disciplinaire acties, tot en met ontslag, onderhevig aan lokale wetten. Onthoud dat zulk gedrag ons allemaal in gevaar brengt wat betreft de schade aan onze reputatie en de negatieve invloed op onze belanghebbenden, en dat zulk gedrag kan resulteren in: ••
Boetes.
••
Civielrechtelijke aansprakelijkheid.
••
Strafrechtelijke aansprakelijkheid.
Als u betrokken bent bij een schending, dan zal het onderzoek het volgende nagaan: ••
Of u de kwestie hebt gemeld.
••
Uw mate van medewerking.
••
Of de schending bedoeld of onbedoeld was.
Resulterende disciplinaire maatregelen zullen hier ook rekening mee houden.
7
02
WE STEUNEN ELKAAR ALS WERKNEMERS
02
WE STEUNEN ELKAAR ALS WERKNEMERS
Eerlijke behandeling Intimidatie + discriminatie Bij Clear Channel bereiken we onze doelen door teamwork. Alle werknemers zijn verantwoordelijk voor elkaar en worden geacht binnen ons bedrijf gelijke kansen te bevorderen. We streven naar het aantrekken van toptalent in onze industrie en doen dit door een omgeving te ontwikkelen die elk lid van ons team respecteert en waardeert. We tolereren geen intimidatie op onze werkvloer en geen discriminatie tegen toekomstige of huidige leden van ons team. Intimidatie kan vele vormen aannemen, zoals verbale, fysieke of visuele uitingen en kan komen van collega’s, leidinggevenden, leveranciers of aannemers. Gedrag wordt als intimidatie beschouwd als het als doel heeft om een intimiderende, beledigende of vernederende omgeving te creëren voor een ander persoon. Het is ook belangrijk op te merken dat intimidatie seksueel of non-seksueel van aard kan zijn. Om intimidatie buiten onze werkvloer te houden, moeten we ervoor zorgen dat onze opmerkingen en acties gepast en respectvol zijn. Bovendien mogen we gepraat of gedrag dat discriminerend of intimiderend kan zijn voor een sollicitant of werknemer op basis van ras, huidskleur, geslacht, seksuele geaardheid, geslachtsidentiteit of -uitdrukking, religie, handicap, etniciteit, nationale afkomst, zwangerschap, burgerlijke staat, veteranenstatus, genetische informatie of een andere wettelijk beschermde status nooit goedkeuren. Wij kennen posities alleen toe op basis van verdienste en nemen werkgerelateerde beslissingen nooit op basis van een karaktereigenschap dat door de wet wordt beschermd. “Werkgerelateerde beslissingen” omvatten: •• •• •• •• •• •• •• ••
Aanstelling. Plaatsing. Promotie. Demotie. Overplaatsingen. Verlof. Ontslag. Terugroeping.
•• •• •• •• •• ••
V
Gisteren vroeg Sandra’s collega Liam of ze na het werk wat met hem wilde gaan drinken. Dit is de derde keer dat hij heeft voorgesteld buiten werktijd af te spreken en hij maakt ook vaak opmerkingen die haar in verlegenheid brengen. Wat moet Sandra doen nu ze zich ongemakkelijk voelt door Liam’s gedrag?
Sandra heeft net als de rest van Clear Channel het recht om zich op haar gemak te voelen op het werk. Ze dient Liam’s gedrag onmiddellijk te melden aan haar manager of andere bronnen genoemd in deze code, inclusief de Clear Channel Hotline.
Training. Compensatie. Voordelen. Door het bedrijf gesponsorde programma’s. Discipline. Beëindiging van het dienstverband.
Als u gedrag waarneemt dat volgens u ongepast is, of als u vindt dat u slachtoffer bent van zulk gedrag, stel uw manager of iemand van de afdeling Human Resources dan op de hoogte.
9
Databescherming Clear Channel is toegewijd aan het beschermen van vertrouwelijke informatie waarmee individuele personen geïdentificeerd kunnen worden (“persoonlijke informatie”) om de privacy en identiteit van alle betrokken partijen te beschermen. Persoonlijke informatie omvat, maar is niet beperkt tot, de volgende soorten data: ••
Secundaire arbeidsvoorwaarden.
••
Salarisinformatie.
••
Medische rapporten.
••
Contactinformatie, zoals adressen en telefoonnummers.
••
Sofi-nummer.
••
Fiscale informatie.
••
Financiële informatie.
Elk van ons heeft de plicht onze eigen persoonlijke informatie, maar ook die van anderen, te beschermen. Geen van ons mag toegang krijgen tot gevoelige informatie van collega’s zonder specifieke volmacht en zakelijk belang. Als deze informatie u toch onder ogen komt vanwege uw functie, wees dan extra voorzichtig en voorkom verlies, diefstal of onachtzame onthulling en gebruik het alleen voor het oorspronkelijke doel. Wanneer persoonlijke en vertrouwelijke gegevens naar een externe partij moeten worden verzonden, gebruik dan dezelfde maatregelen en raadpleeg iemand van de juridische afdeling om te garanderen dat de juiste beveiligingsmaatregelen zijn genomen met de externe partij. Als u aanvullende vragen hebt over hoe we gegevens van werknemers beschermen of als u een feitelijke of vermoedelijke onthulling wilt melden, neem dan contact op met uw manager of een lid van de juridische afdeling. Voor begeleiding aangaande het beschermen van de bezittingen van onze leveranciers, klanten en andere zakenpartners, raadpleeg de “Bescherming van eigendommen van derde partijen” sectie van deze code.
10
Veiligheid op de werkplek Veilige faciliteiten + veiligheid van voertuigen Wij geloven dat eenieder van ons, ongeacht onze functie of titel, de verantwoordelijkheid heeft om een gezonde en veilige werkplek te bevorderen. We zijn samen betrokken bij het bepalen en opvolgen van alle veiligheidswetten en -regels, inclusief intern beleid en procedures. Dit betekent dat we bedrijfsactiviteiten uitvoeren op een manier waarmee we een schone, veilige en gezonde werkomgeving behouden en bevorderen. Als u onveilige of ongezonde praktijken, apparaten, toestanden, ongelukken of verwondingen waarneemt of vermoedt, meld dit dan onmiddellijk aan uw manager, een lid van de juridische afdeling of de directeur van risicomanagement. Als u bevoegd bent om een bedrijfsvoertuig te besturen, doe dit dan alleen binnen het doel van uw werk en in overeenstemming met alle wetten. Het gebruik van een mobiele telefoon tijdens het besturen van een bedrijfsvoertuig wordt sterk afgeraden. Als u de telefoon toch besluit te gebruiken tijdens het rijden, gebruik dan een “handsfree”apparaat en handel altijd in overeenstemming met lokale wetten. Bovendien is sms’en, e-mailen of het gebruik van andere functies op uw telefoon nooit gepast tijdens het besturen van een motorvoertuig en dit kan op sommige plekken illegaal zijn.
Geweld
V
Morgen zal ik namens ons bedrijf een evenement bijwonen en er zal daar alcohol geschonken worden. Mag ik alcohol drinken tijdens het evenement?
Ja, zolang het u bij wet is toegestaan om alcohol te drinken volgens de wetten in uw gebied. U mag slechts met mate drinken en moet altijd voorkomen dat de alcohol uw taken belemmert. Het is belangrijk dat u uzelf of ons bedrijf niet in verlegenheid brengt.
Wij tolereren en houden ons nooit bezig met welke vorm van geweld dan ook. Hiermee bedoelen we bedreigingen, uitingen van geweld, intimidatie of pogingen om anderen angst in te boezemen. Het is belangrijk dat we een mate van bewustzijn op onze werkplek behouden en de tekenen van potentieel gewelddadig gedrag opmerken. Geweld kan vaak voorkomen worden door het opmerken van tekenen van onregelmatig of significant afwijkend gedrag. Bovendien zijn wapens op de werkplek niet toegestaan, zoals de lokale wet dat voorschrijft. Als u incidenten of dreigingen van geweld op de werkplek kent of vermoedt, dan moet u onmiddellijk uw zorgen rapporteren. Als u denkt dat iemand in onmiddellijk gevaar is, neem dan contact op met de beveiliging of lokale autoriteiten.
Alcohol, illegale drugs + medicatie We worden geacht in staat te zijn om onze taken en onze verantwoordelijkheden op de meest veilige manier uit te voeren. Dit houdt in dat we te allen tijde verantwoordelijk en professioneel moeten handelen. Daarom mogen we nooit werken onder invloed van alcohol, illegale drugs, verkeerd gebruik van voorgeschreven recepten of zelfzorgmedicijnen. Bovendien mogen we nooit illegale drugs of alcohol gebruiken, bezitten of verkopen terwijl we in een pand van Clear Channel zijn of tijdens bedrijfsevenementen. Ons bedrijf maakt op deze regel een uitzondering als er in beperkte mate alcohol wordt geschonken tijdens een bedrijfsevenement. Voor meer informatie aangaande kwesties over veiligheid op de werkplek, raadpleeg het beleid dat op uw afdeling of locatie van toepassing is.
11
Bedrijfsactiva Clear Channel’s activa worden ons dagelijks toevertrouwd en we zijn verantwoordelijk voor het beschermen van deze activa en het correct gebruiken daarvan. Onthoud altijd dat de goede naam en het merk van ons bedrijf tot de meest waardevolle bezittingen behoren. We zorgen er allemaal voor dat ons imago en onze reputatie positief blijven voor de mensen en gemeenschappen die we dienen. Clear Channel’s activa omvatten ook andere tastbare en niet-tastbare activa zoals fysieke eigendommen en vertrouwelijke en gepatenteerde materialen, inclusief intellectueel eigendom (“IE”).
V
Kara reist veel, voert vaak zakelijke telefoongesprekken en gebruikt haar laptop van Clear Channel terwijl ze wacht in terminals en tijdens lange treinreizen of vluchten. Op welke manieren kan Kara vertrouwelijke informatie van ons bedrijf beschermen?
Informatie We moeten vertrouwelijke en gepatenteerde informatie van Clear Channel beschermen, wat over het algemeen informatie omvat die niet voor het publiek beschikbaar is. We mogen vertrouwelijke informatie alleen delen met mensen die ertoe bevoegd zijn om het voor geldige zakelijke doeleinden te weten. U mag e-mails of andere interne communicatie of documenten van Clear Channel bijvoorbeeld nooit doorsturen naar andere werknemers van Clear Channel of externe partijen, tenzij zij bevoegd zijn om het te ontvangen en de informatie nodig hebben voor zakelijke doeleinden van Clear Channel. Let ook goed op dat u zaken van Clear Channel nooit op openbare plekken bespreekt.
Kara kan haar plicht om informatie van Clear Channel te beschermen nakomen door gevoelige data niet te bespreken op openbare plekken waar ze afgeluisterd kan worden (zoals taxi’s, treinen, vliegtuigen en zelfs kantines of toiletten op het werk). Ze dient alle computers en andere technologie die bedrijfsinformatie kan bevatten fysiek te beveiligen en te allen tijde bij haar te houden.
Vertrouwelijke informatie kan de volgende informatie omvatten: ••
Businessplannen.
••
Informatie over een vertrouwelijkheidsovereenkomst.
••
Financiële resultaten.
••
Informatie over klanten, leveranciers of concurrenten.
••
Prijsbeleid of budgetten.
••
Beveiligingsplannen van het bedrijf.
••
Privé-informatie van werknemers.
••
Informatie over procesvoering of geheimhouding tussen advocaat en cliënt.
••
Regelgevende compliance data.
••
IE.
••
Software of technologiegegevens.
••
Wachtwoorden voor hardware, technologie of bestanden van het bedrijf.
12
Intellectueel eigendom Ons IE is ook een waardevol bezit. In ons werk voor Clear Channel moeten we te allen tijde zeer zorgvuldig zijn in het beschermen en handhaven van onze intellectuele eigendomsrechts. “IE” omvat, maar is niet beperkt tot, niet-tastbaar bezit zoals copyrights, patenten, handelsgeheimen, handelsmerken, modelrechten, uitvindingen, systemen, processen, klantenlijsten, software, logo’s en merken. De wet beschermt onze rechten tot dit bezit zoals het andere vormen van bezit beschermt. Voor zover bij wet toegestaan moeten we het IE van ons bedrijf beschermen en ons realiseren dat de rechten tot alle IE gecreëerd met bedrijfsmaterialen, tijdens bedrijfstijd of op kosten van ons bedrijf toebehoren aan Clear Channel. Als u vragen hebt over wat vertrouwelijke informatie of IE is of wat u er mee moet doen, neem dan contact op met een lid van de juridische afdeling.
V
Clear Channel heeft een handelsrelatie met een autodealer. De autodealer verschaft onderhoud en banden aan voertuigen van Clear Channel in ruil voor advertenties op posters en billboards van Clear Channel. Sven, een Clear Channelsalesmanager, heeft de handelsrelatie correct gedocumenteerd en heeft ervoor gezorgd dat de waarde correct is opgenomen in de boekhouding van het bedrijf. Nu vraagt Sven zich af of hij de handelsrelatie mag gebruiken om nieuwe banden te laten zetten onder zijn eigen auto, aangezien hij een werknemer is van Clear Channel. Zou dat aanvaardbaar zijn?
Fysieke activa De fysieke activa van ons bedrijf zijn verkregen door het harde werken van iedereen bij Clear Channel. Enkele voorbeelden van deze activa omvatten apparatuur, faciliteiten, voertuigen, fondsen en documenten, en we moeten deze zeer zorgvuldig beschermen tegen schade of verlies. Hoewel incidenteel persoonlijk gebruik is toegestaan—een kind thuis opbellen of af en toe een kopie maken voor persoonlijk gebruik— moeten we buitensporig en duur persoonlijk gebruik van bedrijfsactiva voorkomen.
Nee. De handelsrelatie van Clear Channel met de autodealer is een bezit van Clear Channel en mag alleen voor zakelijke doeleinden gebruikt worden. Handel mag niet gebruikt worden als persoonlijk voordeel voor Sven.
Voorkomen van fraude We hebben de verantwoordelijkheid activa die ons zijn toevertrouwd te beschermen tegen frauduleus gebruik, diefstal of misbruik. Bedrijfsactiva en fondsen dienen alleen voor zakelijke doeleinden van Clear Channel gebruikt te worden en mogen nooit voor illegale doeleinden gebruikt worden. Als u zich bewust wordt van mogelijk of feitelijk misbruik van bezittingen of fondsen of als u vragen hebt over hoe u deze correct moet gebruiken, raadpleeg dan onmiddellijk uw manager. U mag uw bezorgdheid ook delen met de auditcommissie van onze Raad van Bestuur door de Clear Channel Hotline te bellen.
13
Gebruik van technologie Informatieveiligheid Ons bedrijf vertrouwt ons de technologie toe die we nodig hebben om ons werk effectief uit te voeren. Om de bescherming van informatieactiva van ons bedrijf te waarborgen, zowel tijdens als na uw dienstverband met Clear Channel, dient u de volgende richtlijnen na te leven: ••
Noteer informatie correct, houd het veilig en verschaf het alleen aan mensen die het moeten weten.
••
Behandel alle wachtwoorden als vertrouwelijke informatie en deel ze niet, aangezien dit kan leiden tot de onthulling van persoonlijke informatie. Als een wachtwoord gedeeld is, dan moet dit wachtwoord zo snel mogelijk worden gewijzigd om dit vertrouwelijk te houden.
••
Vergrendel uw werkstation, computer, persoonlijke apparaten en telefoons als u ze niet gebruikt.
••
Veronderstel altijd dat er een derde partij meeluistert. Daarom mag u bedrijfsgerelateerde vertrouwelijke informatie niet bespreken op openbare plekken zoals vliegvelden, treinen en restaurants.
••
Wees voorzichtig als u gevoelige documenten, schijven, audiotapes of ander bedrijfseigendom kopieert, faxt of onthult, en onthul ze niet op een plek waar de informatie onderschept kan worden. Verlies of diefstal moet onmiddellijk bij uw manager of lid van de juridische afdeling gemeld worden.
••
Maak uzelf vertrouwd met het bedrijfsbeleid aangaande informatieveiligheid, en volg dit beleid te allen tijde op.
••
Houd uw apparaten (laptops, persoonlijke apparaten, telefoons, tablets, enz.), aktentas en alle andere bedrijfseigendommen te allen tijde bij u als u op reis bent. Zorg ervoor dat u gevoelige informatie en e-mailaccounts, zelfs op het werk, met een wachtwoord beveiligt als u deze niet in gebruik hebt.
••
Als er apparaten van Clear Channel of apparaten die informatie van Clear Channel bevatten kwijt zijn geraakt of zijn gestolen, meld het incident dan onmiddellijk aan uw manager en de Information Technologie (IT) Helpdesk in uw land of het Corporate Network Operations Center (NOC). IT is mogelijk in staat het risico van de onthulling van persoonlijke informatie en inbreuk op gegevens te verminderen mochten deze apparaten onbetrouwbaar worden.
14
Sociale media Clear Channel is zich bewust van het groeiende belang van deelname aan sociale media en moedigt ons aan om deze waardevolle bronnen verantwoord te gebruiken. “Verantwoord” betekent dat we allen ontvankelijk moeten zijn voor de aard en impact van opmerkingen die op deze publieke fora geplaatst worden, inclusief blogs, microblogs zoals Twitter®, sociale netwerksites als Facebook®, LinkedIn®, wiki’s, photo/video sharing sites en chatrooms. Hieronder staan enkele algemene verwachtingen voor het verantwoord gebruik van sociale media, zowel voor gebruik om uw taken voor het bedrijf uit te voeren als voor persoonlijk gebruik: ••
Plaats geen vertrouwelijke informatie over ons bedrijf of over zakenpartners, inclusief beursinformatie, operationele strategieën, financiële resultaten of handelsgeheimen.
••
Uit alleen uw persoonlijke meningen en handel niet als woordvoerder namens het bedrijf, tenzij u hiertoe bevoegd bent.
••
Plaats alleen gepaste, eerlijke, juiste en respectvolle dingen, in overeenstemming met andere secties van deze code.
••
Vermijd het gebruik van sociale media om met een collega of zakenpartner te communiceren als een face–to-facegesprek gepaster is.
Deze verwachtingen gelden altijd, of u nu op het werk bent of niet. Als u vragen hebt, raadpleeg dan uw manager of het beleid dat voor uw afdeling of locatie geldt.
V
Ryan is DJ bij een lokale Clear Channel-radiozender. In zijn vrije tijd houdt hij ook een blog bij, en veel van zijn volgers weten van zijn relatie met Clear Channel. Soms stellen ze hem vragen over Clear Channel en soms bespreekt hij interessante gebeurtenissen op het werk. Moet Ryan zich zorgen maken over zijn blog?
Jazeker. We begrijpen dat bloggen een waardevolle vorm van uiting kan zijn binnen sociale media. Ryan mag echter geen vertrouwelijke of gepatenteerde informatie op internet onthullen, of deze informatie nu tot Clear Channel, onze klanten of anderen behoort. We mogen gevoelige informatie slechts delen als we hebben vastgesteld dat er een geldige zakelijke reden voor is, maar nooit via blogs, andere sociale media of op het internet in het algemeen.
15
03
ONZE KLANTEN + RECLAMEPARTNERS REKENEN OP ONS
03
ONZE KLANTEN + RECLAMEPARTNERS REKENEN OP ONS
Eerlijk zakendoen Concurrentie- + antitrustwetten Concurrentie- of antitrustwetten zijn opgesteld om voor alle bedrijven een gelijke markt te behouden. Deze wetten bevorderen open en eerlijke concurrentie en verbieden elke overeenkomst of praktijk die handel op onredelijke wijze beperkt. Deze wetten helpen ervoor te zorgen dat onze klanten de voordelen genieten van open concurrentie. We profiteren ook van open concurrentie onder onze leveranciers of verkopers voor onze zaken. Clear Channel vertrouwt op de kwaliteit van haar mensen, producten en diensten om zaken te verkrijgen, en voldoet waar we ook zakendoen aan concurrentiewetten. Hoewel concurrentiewetten ingewikkeld zijn, verbieden ze over het algemeen het aangaan van formele of informele overeenkomsten met concurrenten die handel mogelijk beperken, zoals het verdelen of toekennen van markten of gebieden, het delen van informatie over prijzen, voorwaarden en bepalingen, kosten, marketingplannen, klanten of andere gepatenteerde of vertrouwelijke informatie. Onthoud dat een onrechtmatige overeenkomst niet per se geschreven hoeft te zijn. Als een concurrent van Clear Channel probeert om een van deze onderwerpen met u te bespreken, beëindig dan onmiddellijk het gesprek en loop weg. Wees vooral voorzichtig tijdens het bijwonen van beurzen, seminaries of conferenties. Vermijd simpelweg gesprekken over gevoelige informatie met vertegenwoordigers van onze concurrenten. U dient elk twijfelachtig incident onmiddellijk bij uw manager te melden. Als u vragen hebt over antitrustwetten, raadpleeg voor begeleiding dan een lid van de juridische afdeling. Overeenkomsten betreffende mogelijke antitrustimplicaties dienen vooraf goedgekeurd te worden door ons hoofd juridische zaken.
V
Francisco woont een industrieconferentie bij als zijn collega en vriend van een concurrent van Clear Channel hem tijdens de lunchpauze benadert. Nadat ze elkaar groeten begint Francisco’s vriend te praten over de plannen van zijn werkgever om de prijzen in hun outdoor- en vliegveldreclame te verlagen. Francisco is bezorgd dat dit nadelig kan zijn voor Clear Channel en hij wil antwoorden. Mag hij antwoorden?
Nee, Francisco mag geen praktijken van Clear Channel over prijzen met zijn collega bespreken of met iemand die geen geldige zakelijke reden heeft om het te weten. In dit geval moet Francisco, zodra zijn vriend het onderwerp aansnijdt, het gesprek beëindigen, weglopen en het incident onmiddellijk melden bij de juridische afdeling van ons bedrijf.
17
Correct gebruik van concurrentiegevoelige informatie Soms hebben we toegang tot vertrouwelijke informatie over onze concurrenten die ons bedrijf een zakelijk voordeel kunnen geven. Deze informatie kan komen van onze zakenpartners of van nieuwe werknemers die voorheen voor een concurrent gewerkt hebben of hier informatie over hebben. Het is belangrijk dat we te allen tijde legaal en ethisch handelen ten opzichte van deze informatie. Dit houdt in dat we geen vertrouwelijke informatie moeten proberen los te krijgen van een nieuwe werknemer of van een collega van een andere afdeling die mogelijk toegang heeft tot concurrentiegevoelige informatie die u niet hebt. Ook al is het legaal om concurrentiegevoelige informatie te gebruiken, het is mogelijk niet ethisch. Als vertrouwelijke informatie over een concurrentie met opzet of per ongeluk aan u is onthuld, bespreek dit dan met een lid van de juridische afdeling en gebruik het niet zonder toestemming.
Ethisch verkopen + marketing Om onze reputatie te beschermen en de loyaliteit van onze klanten te behouden, is het belangrijk dat we te allen tijde eerlijk handelen. Degenen van ons die betrokken zijn bij het verkopen, adverteren, promoten en de marketing van onze producten en diensten moeten ervoor zorgen dat ons zakelijk gedrag altijd eerlijk en integer is. Dit betekent dat we nauwkeurig en waarheidsgetrouw zijn als we de kwaliteit, kenmerken en beschikbaarheid van onze producten en diensten voorstellen. Dit betekent ook dat we nooit ten onrechte voordeel mogen halen uit iemand door een onjuiste voorstelling van essentiële feiten, manipulatie, geheimhouding, misbruik van bevoorrechte informatie, fraude of andere oneerlijke zakelijke praktijken.
Servicekwaliteit Klantbetrokkenheid Bij onze beslissingen als werknemers van Clear Channel moeten we altijd rekening houden met onze klanten — wat zij denken, willen en van ons verwachten. We moeten ook de contractvoorwaarden met onze klanten naleven. Als we, om welke reden dan ook, niet in staat zijn om aan deze voorwaarden te voldoen, dan dienen we de kwestie verantwoord aan te pakken en het vertrouwen van de getroffen klanten terug te winnen. Om te voorkomen dat zulke problemen opnieuw ontstaan is het belangrijk dat we de oorzaken onderzoeken en corrigerend optreden.
18
Eisen van de overheid Al onze uitzendingen moeten voldoen aan alle van toepassing zijnde wetten en regels, inclusief de wetten en regels die door de Federal Communications Commission (“FCC”) in de VS zijn uitgegeven. Sommige gebieden van regelgeving verdienen extra aandacht: identificatie van sponsors en de gerelateerde kwesties over omkoperij en tendentieuze berichtgeving—welke beiden verboden zijn—en onfatsoenlijke inhoud. Elk geval van schending van deze regels kan resulteren in aanzienlijke geldboetes en kan mogelijk aan de basis staan van het niet verlengen van de licentie van een zender of andere straffen. Omkoperij vindt plaats wanneer een individu geld of iets anders van waarde ontvangt om een nummer, show of verklaring uit te zenden, zonder dat duidelijk is dat er een vergoeding is ontvangen in ruil voor het uitzenden en wie de sponsor is. Tendentieuze berichtgeving vindt plaats wanneer een werknemer van een zender iets uitzendt waar hij zelf een financieel belang bij heeft, zonder dat belang te onthullen. Tendentieuze berichtgeving is vergelijkbaar met omkoperij, maar er hoeft geen externe partij of betaling bij betrokken te zijn. Regels aangaande sponsoridentificatie schrijven voor dat een zender live alle afspraken onthult, waaronder het geld, diensten of iets ander van waarde ontvangen wordt in ruil voor het uitzenden van een nummer, show of ander materiaal. De FCC geeft ook advies over de definitie en regels van “onfatsoen”, wat onder bepaalde omstandigheden verboden is. Vergelijkbaar advies wordt aangeboden door lokale regelgeving elders op de wereld. Als u vragen hebt over kwesties over FCC-regelgeving of hun lokale equivalenten, raadpleeg dan een lid van de juridische afdeling.
Bescherming van activa van derde partijen We hebben de plicht de activa van onze zakenpartners te beveiligen zoals we onze eigen activa ook beveiligen. Zo kunnen we het vertrouwen behouden dat we met onze leveranciers, klanten en andere zakenpartners hebben opgebouwd. Overeenkomstig dient u informatie van een derde partij die niet openbaar is (inclusief hun contactgegevens) vertrouwelijk te houden of deze alleen te onthullen met voorafgaande toestemming van onze juridische afdeling. Evenzo dienen we altijd toestemming te krijgen voordat we auteursrechtelijk beschermde of andere gepatenteerde informatie die Clear Channel nog niet bezit of nog niet mag gebruiken kopiëren, verspreiden of gebruiken.
19
Internationale zakelijke beperkingen Import- en exportcontroles Als wereldwijd bedrijf leveren we onze producten en diensten overal ter wereld. Het is daarom essentieel dat we zorgvuldig alle nationale en lokale wetten en regels naleven die onze internationale handelsactiviteiten reguleren. We moeten de wetten aangaande export en import van de VS en elders ter wereld begrijpen en naleven. Omdat dit gebied gecompliceerd kan zijn, kunt u met vragen terecht bij een lid van de juridische afdeling.
Boycots, beperkte landen + sancties Clear Channel moet voldoen aan alle nationale en internationale sancties en regelgeving die van toepassing zijn op zakendoen met bepaalde vreemde landen. De Amerikaanse regering heeft bijvoorbeeld sanctieregelingen opgesteld om Amerikaanse bedrijven en hun filialen te beperken in het ondernemen van bepaalde economische activiteiten. De Europese Unie hanteert een vergelijkbare sanctieregeling. Bovendien worden Amerikaanse bedrijven en hun dochterondernemingen door anti-boycotwetten verboden om mee te werken aan internationale boycots die de Amerikaanse regering niet kan bestraffen en moeten zij alle verzoeken die zij krijgen tot boycotactiviteiten melden bij de Amerikaanse regering. Andere landen hebben mogelijk ook wetten die het meedoen met landspecifieke boycots verbieden. Als u vragen hebt over sancties of anti-boycotwetten of als u denkt dat de wetten van twee landen of het bedrijfsbeleid met elkaar botsen, vraag dan advies aan een lid van de juridische afdeling.
20
04
ONZE BELANGHEBBENDEN VERTROUWEN ONS
04
ONZE BELANGHEBBENDEN VERTROUWEN ONS
Belangenverstrengeling Wij zijn verantwoordelijk om alleen in het beste belang van ons bedrijf te handelen. Om onze taken zonder beïnvloeding of belemmering uit te kunnen voeren moeten we goed letten op situaties die een belangenverstrengeling kunnen veroorzaken. Een “belangenverstrengeling” doet zich voor wanneer onze loyaliteit aan ons bedrijf wordt aangetast door een feitelijk of potentieel voordeel of invloed van buitenaf. We dienen ons allemaal bewust te zijn van mogelijke invloeden die onze loyaliteit aan het bedrijf aantasten of lijken aan te tasten en dienen deze waar mogelijk te vermijden. Doet een belangenverstrengeling zich voor, of heeft het de schijn daarvan, vertel dit dan onmiddellijk aan uw manager. Elk mogelijk conflict waarbij een vicepresident, algemeen directeur of hogere bestuurder betrokken is, dient door ons hoofd juridische zaken goedgekeurd te worden. Zo kan de situatie goed geëvalueerd en doorgegeven worden aan de juiste bron(nen) en, indien goedgekeurd, juist gedocumenteerd worden. Hoewel het onmogelijk is om elke vorm van belangenverstrengeling te beschrijven, volgen hieronder enkele situaties die een belangenverstrengeling kunnen veroorzaken: ••
Zakendoen met familieleden.
••
Een financieel belang hebben in een ander bedrijf waarmee we zakendoen.
••
Doorverwijzen van een zakelijke mogelijkheid van ons bedrijf naar een ander bedrijf.
••
Een tweede baan aannemen.
••
Uw eigen zaak beheren.
••
Directeur zijn bij een ander bedrijf.
••
Een leider zijn in sommige organisaties.
••
Aanvaarden of aanbieden van geschenken of entertainment in bepaalde situaties.
Enkele meer voorkomende soorten belangenverstrengeling worden hieronder beschreven. Als u vragen hebt over een mogelijke belangenverstrengeling, neem dan contact op met een lid van de juridische afdeling.
22
Zakendoen met familie + vrienden Als er tussen werknemers een persoonlijke of familierelatie bestaat, met name als ze veel met elkaar te maken hebben, dan kan het lijken alsof een werknemer een voorkeursbehandeling krijgt of wordt voorgetrokken. Een “familielid” omvat uw echtgenoot, levenspartner, kinderen, broers en zussen, ouders, grootouders, kleinkinderen, stiefouders, stiefkinderen, wettelijke voogden of andere naaste familieleden of aangetrouwden. Geen enkel familielid mag in een positie worden geplaatst waarin hij of zij een bepaalde beslissende bevoegdheid heeft over een ander familielid—inclusief aanbevelingen over beslissingen aangaande aanstellingen. Hoewel we u aanmoedigen om kandidaten aan te bevelen voor vacatures, ontmoedigen we relaties die de schijn wekken van ongepastheid, ongepaste beïnvloeding of vriendjespolitiek. Onthoud dat zelfs het vermijden van de schijn van vooringenomenheid belangrijk is.
Financiële belangen Een belangenverstrengeling kan zich ook voordoen als u, uw familielid of een goede vriend een persoonlijk of aanzienlijk financieel belang heeft in een leverancier, potentiële leverancier, klant of concurrent van Clear Channel. Als u zich in zo’n situatie bevindt, dan mag u uw positie op geen enkele manier gebruiken om een transactie of onderhandeling te beïnvloeden. Stel uw manager onmiddellijk op de hoogte en vraag toestemming voordat u namens Clear Channel zakendoet met een organisatie waar een familielid werkt of een aanzienlijk financieel belang in heeft. Indien u toestemming heeft gekregen, dient u deze te documenteren.
V
Mijn broer bezit een bedrijf dat Clear Channel mogelijk wil inhuren als leverancier, en ik weet dat het contract de zaken van mijn broer erg zouden helpen. Is er iets dat ik kan doen om te zorgen dat mijn broer het contract realiseert?
Nee, want het zou niet ethisch zijn van u om te proberen de selectie van leveranciers te beïnvloeden. Als u nog niet betrokken bent bij de beslissing, zorg dan dat dat zo blijft. Echter, als u bij Clear Channel betrokken bent bij aankoopbeslissingen en u mogelijk betrokken raakt bij het bod van uw broer, meld dit dan meteen aan uw manager zodat ons bedrijf transparantie en eerlijkheid kan garanderen. Zolang u te goeder trouw handelt als u zich bewust wordt van een mogelijke kwestie, zult u geen negatieve gevolgen ondervinden.
Twee tests bepalen of er sprake is van een “aanzienlijk financieel belang”: ••
U of een familielid bezit meer dan 5% van de aandelen van een bedrijf of heeft autoriteit over de beslissingen die dat bedrijf neemt, of
••
De investering vertegenwoordigt meer dan 5% van de totale activa van u of van een naast familielid.
Zakelijke mogelijkheden Wij hebben in ons werk voor Clear Channel de plicht het bedrijfsbelang boven onze eigen belangen te plaatsen. Dit betekent dat we nooit mogelijkheden voor onszelf (of voor vrienden en familie) mogen aangrijpen die ontdekt worden door onze connecties bij Clear Channel zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het hoofd juridische zaken of de Chief Executive Officer.
23
Extern dienstverband + externe besturen Het aanvaarden van een extern dienstverband of onderdeel zijn van een andere Raad van Bestuur kan een belangenverstrengeling veroorzaken. We dienen altijd goed na te denken over dergelijke vooruitzichten en mogen nooit deelnemen aan externe activiteiten die onze bekwaamheid om ons werk voor Clear Channel belemmeren of mogelijk kunnen belemmeren. Hieronder valt werk dat concurrentie met ons bedrijf veroorzaakt of werk dat onze concurrenten of andere zakenpartners hulp biedt. Extern werk mag nooit tijdens bedrijfstijd worden uitgevoerd en onze materialen en apparaten mogen er niet voor gebruikt worden. Voordat u zich bezighoudt met extern werk of zitting neemt in een bestuur, deel uw plannen dan mee aan uw manager om te bevestigen dat uw activiteiten niet in strijd zijn met onze belangen. U kunt ook onze afdeling Human Resources raadplegen voor meer informatie over ons beleid dat geldt voor uw afdeling of locatie betreffende extern werk.
Executive officers + directeuren Executive officers en directeuren hebben de plicht om een geplande “transactie met een verbonden partij” te melden bij het hoofd juridische zaken voor toestemming voordat een dergelijke transactie mag worden gedaan. In sommige gevallen is voorafgaande toestemming van de auditcomissies van onze Raad van Bestuur ook vereist. Leningen van ons bedrijf aan onze executive officers en directeuren zijn volgens onze code niet toegestaan. Transacties met een verbonden partij kunnen gecompliceerd zijn en moeten mogelijk openbaar gemaakt worden volgens de regels van de Amerikaanse Securities and Exchange Commission. Zie voor meer informatie onze Beleidsverklaring Aangaande Transacties met Verbonden Partijen.
V
John maakt regelmatig billboards voor Clear Channel en is erg handig met gereedschap. Mag John parttime freelance werk doen als klusjesman?
Zolang John dit niet onder werktijd van Clear Channel doet en geen materiaal (zoals gereedschap) van Clear Channel gebruikt, is hij vrij om andere bronnen van inkomsten te zoeken, zolang dit andere werk niet concurreert met Clear Channel. John moet zijn plannen eerst onthullen aan zijn manager om er zeker van te zijn dat er geen conflict bestaat met Clear Channel.
Onze onpartijdige directeuren en hun familieleden hebben mogelijk aanzienlijke financiële belangen bij leveranciers, klanten, concurrenten en derde partijen waarmee we zakendoen of gaan doen. Omdat zij geen werknemers van ons zijn, zijn er voor onze onpartijdige directeuren bepaalde uitzonderingen op ons beleid aangaande belangenverstrengeling in deze code. Executive officers en directeuren die vragen of zorgen hebben aangaande potentiële belangenverstrengelingen of transacties met verbonden partijen, moeten contact opnemen met ons hoofd juridische zaken.
24
Zakelijke gunsten—Geschenken, entertainment, gastvrijheid Wij doen er alles aan om alle personen en bedrijven waarmee we zakendoen eerlijk en onpartijdig te behandelen. Misverstanden kunnen worden voorkomen door duidelijk te maken dat ons bedrijf op een ethische manier zakendoet en geen speciale overwegingen zal maken. Daarom mogen onze werknemers geen geschenken, entertainment of fooien geven of ontvangen die onze zakelijke beslissingen beïnvloeden of bedoeld zijn om deze te beïnvloeden.
V
Raquel onderhoudt de iHeartRadio-website, en een van haar adverteerders van een ander bedrijf heeft haar een klein sieraad gestuurd. De twee werken bijna een jaar samen en de vertegenwoordigster wil haar dank tonen. Wat moet Raquel doen?
“Geschenken” zijn meestal goederen en diensten, maar kunnen worden omschreven als alle dingen die waarde hebben. “Entertainment” omvat evenementen die worden bijgewoond door zowel de persoon die het heeft aangeboden als de persoon die het heeft aanvaard, zoals maaltijden of sportwedstrijden. Anders dan bij goedgekeurde, door het bedrijf gesponsorde evenementen, mogen we geschenken of entertainment alleen aanvaarden of aanbieden als ze aan alle criteria hieronder voldoen: ••
Er is een geldig zakelijk doel.
••
Het is geen geld of geldequivalent.
••
Het wordt niet beperkt of verboden door de voorwaarden van toepasbare contracten of wetten.
••
In het geval van entertainment is er een vertegenwoordiger van het bedrijf van de gever aanwezig tijdens het evenement.
••
Het is gepast voor de positie van de gever en de ontvanger.
••
Het zal de ontvanger niet in verlegenheid brengen.
••
Er is niet om gevraagd.
Raquel moet het geschenk waarschijnlijk weigeren en haar manager raadplegen voor advies en om de situatie correct af te handelen. Het geschenk kan worden gezien als overvloedig en beschouwd worden als een poging om toekomstige zakelijke beslissingen te beïnvloeden.
Als u het geschenk of entertainment aanbiedt, zorg dan dat het voldoet aan het beleid van de ontvangende partij. Het is belangrijk hier zeker van te zijn voordat u geschenken of entertainment aanbiedt. Raadpleeg het beleid dat geldt voor uw afdeling of locatie of neem contact op met uw manager of lokale compliance officer voor aanvullende begeleiding over zakelijke gunsten. Onthoud goed dat de regels aangaande het aanbieden van geschenken of entertainment aan overheidsfunctionarissen strenger zijn dan de regels aangaande onze interactie met onze andere zakenpartners. Als u vragen hebt over het aanbieden van geschenken of entertainment aan overheidsfunctionarissen, neem dan contact op met de juridische afdeling.
25
Anticorruptie Clear Channel tolereert geen omkoping. We verliezen liever zaken of ondervinden vertraging dan dat we ons met illegale praktijken bezighouden. We zullen nooit een derde partij, of het nu een publieke of private partij is, omkopen, noch direct noch indirect (bijvoorbeeld via een tussenpersoon). We geloven in het verkrijgen van zaken dankzij de kwaliteit van onze producten en diensten, nooit dankzij omkoping. We houden ons aan alle internationale wetten, verdragen en regelgevingen die omkoping verbieden, waaronder de U.S. Foreign Corrupt Practices Act en de U.K. Bribery Act. Om verantwoordelijke leden te zijn van ons zakelijke gemeenschappen, moeten we deze wetten overal ter wereld naleven, ongeacht de lokale wetten of gebruiken. Dit betekent dat we nooit steekpenningen of smeergeld mogen aanbieden, proberen aan te bieden, goedkeuren of beloven met als doel het verkrijgen of behouden van zaken of een oneerlijk voordeel. Bovendien mogen we nooit steekpenningen of smeergeld aanvaarden of er om vragen. Een “steekpenning” is een aanbod of geschenk van enige waarde of voordeel dat bedoeld is om de handelingen van de ontvanger op onjuiste wijze te beïnvloeden (of dat kan worden gezien als het onjuist willen beïnvloeden). Steekpenningen omvatten geld, geschenken, (reis)kosten, gastvrijheid, goedkope leningen, kortingen, gunsten, mogelijkheden tot zaken of dienstverbanden, politieke of liefdadigheidsbijdrages, of enig ander voordeel, hetzij direct hetzij indirect. Clear Channel verbiedt ook “faciliterende betalingen”, kleine betalingen die aan individuen worden gedaan om routinehandelingen van de overheid, zoals het uitgeven van vergunningen, te versnellen. “Smeergeld” is het teruggeven van een bedrag dat al is betaald of betaald zou worden als beloning voor het toewijzen of verkrijgen van zaken. Wees extra voorzichtig als u met een overheidsfunctionaris werkt. Als u zich afvraagt of de persoon met wie u communiceert beschouwd kan worden als een overheidsfunctionaris, raadpleeg dan onmiddellijk een lid van de juridische afdeling.
V
Marie heeft de leiding over het indienen van de nodige licenties in een nieuw land waar Clear Channel zich wil gaan vestigen. Ze heeft ontdekt dat enkele derde partijen aanbieden om de uitgifte van licenties en vergunningen van de regering te versnellen en ze interviewt een vertegenwoordiger van de laatste partij op haar lijstje. Tijdens de ontmoeting beweert de vertegenwoordiger, Raul, dat hoewel zijn prijzen hoger liggen niemand anders zo snel licenties kan leveren als hij. Hoe moet Marie deze uitspraak opvatten?
Deze uitspraak moet Marie bezorgd maken. Een hogere prijs voor een snellere service kan erop wijzen dat Raul’s bedrijf namens Clear Channel een ongepaste of illegale betaling doet, en dit kan nooit worden toegestaan. Marie moet Raul bedanken, het gesprek beëindigen, het incident melden aan de juridische afdeling van Clear Channel en Raul’s bedrijf niet inhuren.
26
OVERHEIDSFUNCTIONARISSEN:
VOORBEELD
Werknemers van een nationale, regionale, lokale of andere regering
Een douaneambtenaar, politieagent, minister of personeel dat verantwoordelijk is voor het toekennen van reclamevergunningen
Verkozene
Een burgemeester, wetgever of raadslid
Ambtenaar of werknemer van een bedrijf dat de regering bezit of door de regering wordt bestuurd
Iemand die een overheidsuitzending regelt of een manager van een staatsbedrijf
Particulier die tijdelijk namens de regering optreedt
Een consultant van de regering die onder de autoriteit van de regering optreedt
Kandidaat voor een politieke partij of de regering
Een kandidaat voor de lokale wetgevende macht
Politieke partij of partijambtenaar
Het hoofd van de lokale partij
Het is ook belangrijk om op te merken dat we geen derde partij zullen inhuren voor iets wat we niet zelf op een ethische en legale manier kunnen doen. Een derde partij inschakelen om indirect een ongepaste betaling te doen of een bepaald voordeel aan te bieden is in strijd met onze code en met anticorruptiewetten. We moeten alle derde partijen met behulp van onze uitgebreide procedures zorgvuldig screenen voordat we met ze in zee gaan.
V
Marcus en zijn Clear Channelteam zijn op een bijeenkomst met ministers in een Europees land. Tijdens een koffiepauze vraagt een van de ministers Marcus waar hij zijn horloge heeft gekocht, want haar echtgenoot zou hem ook wel mooi vinden. Marcus besluit haar het horloge te geven, als geschenk aan haar echtgenoot, en zegt dat het bedoeld is als een aardig gebaar. Was dit aanvaardbaar?
Nee, Marcus heeft een ernstige fout begaan. Hoewel hij goede bedoelingen had, mogen we nooit iets van waarde geven aan een vertegenwoordiger of werknemer van een regering. Het geschenk kan de indruk wekken dat Marcus probeert een gunst te verkrijgen van de minister.
Anticorruptiewetten zijn complex en de gevolgen van het overtreden van deze wetten zijn ernstig. Daarom dient u elke activiteit die als omkoping kan worden uitgelegd te vermijden. Raadpleeg het beleid dat voor uw afdeling of locatie geldt of raadpleeg een lid van de juridische afdeling voor meer informatie of uitleg over de wetten en beleid over anticorruptie.
27
Handel met voorkennis Tijdens ons werk namens Clear Channel kunnen we in contact komen met cruciale, niet-openbare informatie over ons bedrijf of andere bedrijven. Cruciale, niet-openbare informatie (ook bekend als “insiderinformatie”) is bedrijfsinformatie die niet bekend is bij het grote publiek en die de beslissingen van een investeerder om effecten van dat bedrijf te kopen, verkopen of houden, kunnen beïnvloeden. Omdat we een naamloze vennootschap zijn, zijn we onderhevig aan een aantal wetten betreffende de aan- en verkoop van onze aandelen en andere openbaar verhandelde effecten. Het kopen of verkopen van effecten van een bedrijf terwijl u cruciale niet-openbare informatie bezit is een strafbaar feit en wordt verboden door ons bedrijfsbeleid, ongeacht uw positie binnen het bedrijf. Dit geldt voor informatie over aandelen, dividenden, mogelijke fusies of overnames, procesvoering, zakelijke strategieën, managementveranderingen, schuldbewijzen, voorraad, opties of andere afgeleide effecten van Clear Channel en van onze zakenpartners. Informatie is niet meer “niet-openbaar” als: ••
Het correct is ingediend bij de Securities and Exchange Commission en openbaar is gemaakt
••
Het gepubliceerd is via een groot nieuwsmedium
••
Het op een andere manier effectief is onthuld aan het publiek en er een redelijke periode is verstreken zodat de informatie is opgenomen door de maatschappij
Als u insiderinformatie onthult aan iemand die er geen zakelijk belang bij heeft, waaronder leden van uw familie of gezin, en die persoon koopt of verkoopt vervolgens effecten (of geeft de informatie door aan iemand anders die dit doet), dan bent u aansprakelijk voor “tippen”. Tippen is een schending van onze code en van wetten betreffende handel met voorkennis. Onthoud dat zelfs wanneer u handelt terwijl dit niets te maken heeft met insiderinformatie die u bezit, dan kunt u nog aansprakelijk zijn voor handel met voorkennis. Als u vragen hebt over wetten aangaande effecten of insiderinformatie, handel dan niet. Neem liever meteen contact op met ons hoofd juridische zaken. Zie voor meer informatie ons Beleid Handel met Voorkennis en de daarbij horende bijlage.
28
Nauwkeurige administratie Het vastleggen of registreren van alle informatie namens ons bedrijf dient nauwkeurig en eerlijk te gebeuren. Onze hele administratie, waaronder klantenrekeningen, uitgaven en financiële verklaringen, dient gedetailleerd te worden behouden, tijdig te worden bijgehouden en onze transacties juist weer te geven. Het vervalsen of niet correct bijhouden van documenten is een ernstige overtreding en kan resulteren in vervolging of ontslag. Informatie uit onze administratie wordt verschaft aan onze aandeelhouders, kredietverstrekkers en overheidsinstellingen. Onze administratie moet dus niet alleen voldoen aan onze interne procedures, maar ook aan alle algemeen aanvaarde boekhoudprincipes en fiscale eisen, inclusief alle wetten en regels. Onze openbare communicaties en de rapporten die we afgeven aan overheidsinstellingen dienen informatie te bevatten die volledig, eerlijk, nauwkeurig, tijdig en begrijpbaar is. Onze interne en externe auditdiensten zijn er om ons te helpen ervoor te zorgen dat onze financiële bestanden en rapporten juist zijn. Daarom dient u mee te werken met onze boekhoudafdeling, interne audits, de auditcomités van onze Raad van Bestuur en onafhankelijke accountants en hen alle informatie te verschaffen waar zij om vragen. We stimuleren open lijnen van communicatie met de auditcomités van onze Raad van Bestuur en accountants en moedigen u aan om vragen te stellen over uw verantwoordelijkheden. Natuurlijk mogen we nooit proberen onze onafhankelijke accountants op frauduleuze wijze te beïnvloeden, stimuleren, dwingen, manipuleren of misleiden. Als u niet zeker weet hoe u iets moet registreren, gelooft dat een transactie onjuist is vastgelegd of als u een andere zorg of klacht hebt over boekhouding, meld dit dan. Raadpleeg uw manager, de leidinggevende van uw business unit, onze Chief Accounting Officer of onze Chief Financial Officer, of meld uw probleem bij de auditcomités van onze Raad van Bestuur door de Clear Channel Hotline te bellen.
V
Vivienne wordt per uur betaald en ze heeft deze week vijf uur overgewerkt. Haar manager heeft haar echter net gevraagd om volgende week elke dag een uur eerder te stoppen, en om voor deze week nul uren overwerk te noteren. Dat extra uur zou haar volgende week goed uitkomen om na haar werk boodschappen te doen—wat moet ze doen?
Vivienne moet twee dingen doen: Ten eerste moet ze haar manager niet gehoorzamen, maar het overwerk juist noteren en haar schema voor volgende week niet aanpassen. Ten tweede moet Vivienne iemand anders van het management of een andere bron in deze code raadplegen om het ongepaste verzoek van haar manager te melden. We zijn allemaal verantwoordelijk voor het bijhouden van een correcte administratie, en daar horen roosters en werktijden ook bij.
29
Records management, behoud + vernietiging Eenieder van ons heeft de verantwoordelijkheid om documenten, e-mails en andere tastbare informatiebronnen— elektronisch of op papier—te behouden en weg te werpen volgens ons bedrijfsbeleid aangaande het behoud van administratie en alle van toepassing zijnde wetten en regels. Van tijd tot tijd zijn we betrokken bij een juridische situatie, zoals een rechtsgeding, mogelijke rechtsvordering, dagvaarding of overheidsonderzoek, waardoor we mogelijk documenten beschikbaar moeten stellen aan derde partijen. Voordat u in zulke gevallen hierop ingaat moet u eerst contact opnemen met een lid van de juridische afdeling om te bepalen hoe u het verzoek zult aanpakken. Het effectief managen van deze documenten stelt ons in staat om aan onze zakelijke behoeften te voldoen en te zorgen dat onze administratie wanneer nodig beschikbaar is. Wijzig, vernietig of verberg nooit documenten die relevant zijn voor een onderzoek of die een officiële procedure belemmeren, beïnvloeden of hinderen, of dit lijken te doen. Raadpleeg voor meer informatie het beleid aangaande records management dat voor uw afdeling of locatie geldt en stel uw vragen aan uw manager.
30
05
ONZE GEMEENSCHAPPEN MAKEN ONS TOT WIE WE ZIJN
05
ONZE GEMEENSCHAPPEN MAKEN ONS TOT WIE WE ZIJN
Uitwisseling van informatie E-mail + chatten We hebben elk de verantwoordelijkheid om het netwerk en de computersystemen van Clear Channel op een ethische en legale manier te gebruiken. Hoewel incidenteel persoonlijk gebruik van deze systemen is toegestaan, behoudt ons bedrijf het recht om ons gebruik te controleren, tenzij dit door de lokale wet verboden wordt. Hieronder valt alle informatie en communicatie overgebracht, ontvangen of omvatten in e-mails en voicemails van het bedrijf en elektronische documenten op laptops en andere mobiele apparaten van het bedrijf. We mogen het internet nooit gebruiken voor onbevoegde, illegale of onethische doeleinden of om seksueel getint of expliciet materiaal te downloaden. We moeten ook voorzichtig zijn bij het opstellen van e-mails en chatberichten, aangezien elektronische berichten gewijzigd of verstuurd kunnen worden zonder onze toestemming. Zie voor meer informatie het beleid dat geldt voor uw afdeling of locatie.
Reageren op media + analisten Ons bedrijf heeft een aantal werknemers aangewezen om te reageren op verzoeken van de media, analisten of andere derde partijen. Mediamensen omvatten verslaggevers van het nieuws, kranten, televisie of radio, en internetpublicaties zoals blogs. Alleen deze aangewezen werknemers mogen over ons bedrijf spreken tegen de media, beursanalisten en/of investeerders, of reageren op verzoeken van andere derde partijen over ons bedrijf. Als dergelijke communicatie geen betrekking heeft op uw werk, dan mag u niet reageren op zulke verzoeken. Alle verzoeken van buitenaf over financiële of andere gevoelige informatie over ons bedrijf dienen te worden doorverwezen naar de afdeling Investor Relations. Alle mediaverzoeken over ons bedrijf dienen doorverwezen te worden naar de afdeling Communications of uw lokale communicatiepersoneel.
32
Reageren op controles + interne/externe onderzoeken We zijn toegewijd aan het voldoen aan alle soorten wettelijke controles, inspecties en onderzoeken, inclusief die door de regering worden uitgevoerd. We zullen onderzoekers voorzien van de informatie waar zij recht op hebben en zullen nauwkeurig handelen om documenten te behouden die relevant zijn voor dergelijke onderzoeken. Als u door iemand van buiten ons bedrijf benaderd wordt voor een controle, inspectie of onderzoek, geef de kwestie dan onmiddellijk door aan het hoofd juridische zaken.
Onze verantwoordelijkheden tegenover ons publiek Het publiek rekent erop dat we producten en diensten van hoge kwaliteit leveren en het succes van Clear Channel hangt af van onze toewijding aan het behoud van dat vertrouwen. Bovendien hebben we als licentiehouder van een omroep de plicht het publieke belang te dienen. Daarom streven we ernaar programma’s te bieden die de wensen van de lokale gemeenschap beantwoorden via een gevarieerde en gepaste selectie van inhoud en een ongeëvenaarde ervaring voor het genieten door alles wat we aanbieden.
Maatschappelijk verantwoord ondernemen Als wereldwijd leidend mediabedrijf geloven we dat we de plicht hebben om kritische kwesties te behandelen die in onze gemeenschappen spelen. Clear Channel Communities, de tak van ons bedrijf die betrokken is bij onze gemeenschap, werkt aan het opknappen van wijken in de VS en de rest van de wereld op het gebied van familie, gezondheid, onderwijs, geletterdheid, muziek en kunst. We moedigen iedereen bij Clear Channel aan om betrokken te raken bij hun lokale gemeenschap. Praat voor meer informatie over deze initiatieven met uw manager en bezoek de sectie “Clear Channel Communities” op onze website.
33
Respect voor mensenrechten + arbeidsbescherming Als onderdeel van onze toewijding aan sociale en maatschappelijke verantwoordelijkheden verdedigen wij individuele mensenrechten in al onze zaken en we verwachten hetzelfde van al onze zakenpartners. We bieden redelijke werktijden en goede salarissen aan degenen die namens ons werken. Clear Channel heeft ook een zerotolerancebeleid wat betreft kinderarbeid, gedwongen arbeid en mensenhandel. We zullen nooit bewust zakendoen met subcontractanten, zakenpartners of verkopers die deze praktijken uitvoeren.
Bescherming van het milieu Ons bedrijf heeft ook de plicht onze activiteiten uit te voeren op een manier die een schoon, veilig en gezond milieu garandeert. Dit betekent dat we van toepassing zijnde milieuwetten en openbaar beleid in woord en daad strikt moeten naleven. De gevolgen voor het niet naleven van milieuwetten en -beleid kunnen ernstig zijn. Zowel ons bedrijf als individuen kunnen niet alleen aansprakelijk zijn voor de kosten van het opruimen van vervuiling, maar ook voor aanzienlijke civielrechtelijke en strafrechtelijke sancties. U dient uw uiterste best te doen om schending te voorkomen en eventuele schendingen te melden bij uw manager, een lid van onze juridische afdeling of de directeur van risicomanagement.
Deelname aan sociale aangelegenheden Clear Channel moedigt u aan om deel te nemen aan maatschappelijke en liefdadigheidsactiviteiten en -gelegenheden in uw lokale gemeenschap. U mag echter in het bedrijfspand geen collega’s betrekken bij uw persoonlijke liefdadigheidsactiviteiten en -gelegenheden. Evenzo mag u geen eigendommen, faciliteiten, tijd of fondsen van het bedrijf gebruiken voor persoonlijke liefdadigheidsactiviteiten of -gelegenheden. U wordt aangemoedigd om deel te nemen aan liefdadigheidsactiviteiten en -gelegenheden die door het bedrijf gesponsord worden.
34
Politieke bijdragen Zakelijke politieke activiteiten In de meeste landen hebben de wetten strenge beperkingen wat betreft politieke bijdragen door bedrijven aan politici, politieke partijen en kandidaten voor een staatsambt. U mag geen directe of indirecte politieke bijdrage of uitgave doen namens ons bedrijf, tenzij toegestaan door de juridische afdeling. Dit omvat bijdragen aan kandidaten, ambtsdragers, politieke partijen en andere politieke ambtenaren of commissies. Een bijdrage kan alles van waarde zijn, zoals het kopen van kaartjes voor een politiek evenement om fondsen te werven, het aanbieden van goederen of diensten aan een politieke campagne of betalen voor reclamecampagnes.
Politieke actiecommissie In sommige Amerikaanse staten mag Clear Channel donaties doen aan lokale en staatskandidaten en aan partijcommissies. De Amerikaanse wet verbiedt ons bedrijf echter om politieke bijdragen te leveren aan Amerikaanse federale kandidaten. Ons bedrijf sponsort de Clear Channel Communications, Inc. Political Action Committee (“Clear Channel PAC”), waar bepaalde werknemers vrijwillige bijdragen mogen leveren om kandidaten voor het Amerikaanse federale kantoor te steunen. Neem voor vragen over het Clear Channel PAC contact op met onze afdeling Government Affairs in Washington, D.C.
35
Persoonlijke Politieke Activiteiten Clear Channel moedigt u aan om u met politiek bezig te houden en de politieke partijen en kandidaten van uw keuze te steunen. Dit moet u echter wel helemaal zelf doen. U mag geen eigendommen, faciliteiten, tijd of fondsen van het bedrijf gebruiken voor persoonlijke politieke activiteiten. U mag nooit de indruk wekken of beweren dat u namens ons bedrijf optreedt terwijl u een persoonlijke politieke bijdrage doet. Ons bedrijf is van tijd tot tijd door de wet genoodzaakt persoonlijke politieke activiteiten en/of politieke uitgaven van bepaalde werknemers en directeuren te onthullen, net als de persoonlijke politieke uitgaven van familieleden in hun huishouden. In zulke gevallen is het de verantwoordelijkheid van de individuele werknemer of directeur om een verzoek tot informatie tijdig en juist te beantwoorden. Verzamelde informatie zal vertrouwelijk blijven en alleen gebruikt worden voor rapportage doeleinden. Als u vragen of zorgen hebt over deze rapportage eisen, raadpleeg dan de juridische afdeling, de afdeling Public Affairs of Government Affairs of de compliance officer op uw locatie.
Lobbyen Het is belangrijk om op te merken dat lobbyactiviteiten onderhevig zijn aan specifieke regels en dat werknemers die zich met deze activiteiten bezighouden hun activiteiten mogelijk moeten registreren en bekend moeten maken. De term “lobbyen” omvat vele soorten activiteiten. U bent betrokken bij lobbyen als uw werk het volgende inhoudt: ••
Contacten met wetgevers, toezichthouders, executive officers of hun personeel
••
Communicatie met, of verkopen van reclame aan, overheidsfunctionarissen of werknemers
••
Pogingen om wetgevende of bestuurlijke acties te beïnvloeden
••
Geschenken of entertainment aanbieden aan overheidsfunctionarissen of werknemers
V
Nu ik enkele collega’s bij Clear Channel heb leren kennen, weet ik dat sommigen van hen dezelfde politieke ideeën hebben als ik. Daarnaast ben ik onlangs betrokken geraakt bij een lokale campagne om in onze regio een bepaalde wet in te voeren. Kan ik mijn Clear Channel e-mail gebruiken om informatie over de campagne te delen met mijn collega’s die ik daarmee niet zal storen?
Nee, het is nooit aanvaardbaar om middelen van ons bedrijf te gebruiken voor persoonlijke politieke doelen. Clear Channel respecteert al onze rechten om buiten ons werk vrij te zijn in wat we doen, maar het is onze verantwoordelijkheid om die activiteiten en onze banen gescheiden te houden.
Alle vragen over lobbyactiviteiten dienen te worden doorverwezen naar de juridische afdeling, de afdeling Public Affairs of Government Affairs van uw bedrijf of de compliance officer op uw locatie.
36
UITZONDERINGEN + VRIJSTELLINGEN Elk verzoek tot een vrijstelling van deze code moet schriftelijk worden ingediend bij ons hoofd juridische zaken, die de bevoegdheid heeft om wel of geen vrijstelling toe te kennen. Vrijstelling van een bepaling in deze code voor een directeur of uitvoerende ambtenaar dient echter goedgekeurd te worden door onze Raad van Bestuur of hun aangewezen commissies en zal zodanig onthuld worden zoals de wet dat voorschrijft.
37
ONDERTEKENING Door hieronder te tekenen bevestig ik dat ik mijn exemplaar van Clear Channel’s Code voor Zakelijk Gedrag en Ethiek (“Code”) heb ontvangen. Ik begrijp dat iedere werknemer, directeur, ambtenaar, stagiair, aannemer en tussenpersoon van Clear Channel via de zakelijke familie van Clear Channel verantwoordelijk is voor het kennen en naleven van de principes en normen van onze code. Ik erken en stem er verder mee in dat Clear Channel’s code bedoeld is om een algemeen beeld van ons bedrijfsbeleid te geven en niet per se al het beleid en alle praktijken vertegenwoordigt die op dat moment van kracht zijn. Ik erken dat ik de code zorgvuldig heb gelezen en dat ik deze begrijp. Ik steun deze beroepsnormen voor Clear Channel en voor mijzelf, en ik zal deze naleven. In dit document is mij gevraagd mogelijke belangenverstrengelingen te onthullen. Naar aanleiding van die eis verklaar ik hierbij (kruis er een aan): ◊ ◊ Ik heb niets te onthullen. ◊
Ik zou graag het volgende willen onthullen. (Korte uitleg hieronder, ook als u het al eerder onthuld hebt. Extra pagina’s mogen worden toegevoegd.)
____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ Ik begrijp en ga ermee akkoord dat als er komend jaar nieuwe omstandigheden ontstaan die onthuld moeten worden, ik deze zaken schriftelijk zal onthullen. Ik zal dan in staat zijn om het conflict met de juiste bronnen van Clear Channel op te lossen. Ik begrijp dat ik een van de bronnen genoemd in onze code moet raadplegen als ik vragen heb over dit document of over gedrag of situaties die Clear Channel betreffen. Ik begrijp ook dat ik de verantwoordelijkheid heb om overtredingen van deze code onmiddellijk te melden bij een van de bronnen genoemd in onze code, volgens de lokale wetten. Ten slotte begrijp ik dat het niet opvolgen van onze code kan leiden tot disciplinaire maatregelen, tot en met beëindiging van het dienstverband, volgens de lokale wetten. ______________________________________________________ Datum ______________________________________________________ Naam (Drukletters a.u.b.) ______________________________________________________ Handtekening
38
EEN WERELDWIJD MEDIA- + ENTERTAINMENTBEDRIJF
