CODE VOOR ZAKELIJK GEDRAG EN ETHIEK
Een boodschap van de CEO Beste collega’s bij Belden, Met grote trots stel ik u de Code voor zakelijk gedrag en ethiek van Belden voor. Dit document slaat een brug tussen onze bedrijfswaarden op het vlak van ethiek en integriteit en onze dagelijkse bezigheden in onze gemeenschappen, bij onze leveranciers en klanten en bij elkaar. Voor mij ligt de sleutel van succes in het houden van onze beloften. Dit geldt zowel voor beloften die we uit eigen wil doen als beloften die ons worden opgelegd. In de eerste plaats denken de meesten van ons aan beloften die we uit eigen beweging doen. Voorbeelden van beloften uit eigen wil zijn leveringstermijnen, productgaranties en onderhoudscontracten na verkoop. Even belangrijk zijn de ons opgelegde beloften. Dit zijn de beloften die we moeten doen om actief te zijn op de markten waar we willen meetellen. Als openbaar verhandeld bedrijf bijvoorbeeld beloven we onze aandeelhouders dat we hen volledige, nauwkeurige en tijdige informatie zullen verschaffen over ons bedrijf. We beloven om ons niet in te laten met commerciële omkoperij; we beloven onze medewerkers een veilige werkplek, we beloven om in de buurt van onze vestigingen zuinig om te springen met het milieu en zo meer. Kortom, we beloven om correct te handelen. Deze Code is voor ons allemaal een leidraad om deze belofte waar te maken door de wet na te leven en ons ethisch verantwoord te gedragen. Hoewel niet elke situatie in een document kan worden gegoten, bevat de Code verwijzingen naar de onderliggende beleidslijnen van Belden en vindt u er bij wie u terecht kunt voor vragen en het melden van wangedrag. Belden, zijn dochterondernemingen en merken, die meer dan 100 jaar bestaan, genieten een goede reputatie omdat ze integer zaken doen. Deze reputatie is onze grootste troef. Als de huidige stewards van het bedrijf zijn we het aan hen die voor ons kwamen en aan hen die achter ons zullen komen verschuldigd om ons merk te beschermen. Er is maar één goede manier om dat te doen en dat is door al onze beloften na te komen. Kom samen met mij deze dagelijkse verplichting na. Met vriendelijke groeten
John Stroup President en Chief Executive Officer
i
Onze kernwaarden Altijd en overal streeft Belden ernaar om de hoogste normen op het vlak van ethiek en integriteit na te leven. Professioneel en ethisch lopen we er nooit de kantjes van af en onze relaties met alle bedrijven, gemeenschappen en personen verlopen volgens de hoge normen waar wij als personeelsleden van Belden achter staan.
Klanten liggen aan de basis van ons succes. • We houden ons aan onze beloften tegenover onze klanten omdat die voor ons het belangrijkst zijn. • We nemen de tijd om aandachtig naar onze klanten te luisteren. • We willen de favoriete leverancier zijn op alle markten die we aandoen.
We investeren in onze mensen. • • • • • •
Voor ons bedrijf trekken we de meest begaafde personen aan en nemen ze in dienst. We staan achter diversiteit, gelijke kansen en eerlijke behandeling. We bieden onze werknemers ontplooiingskansen. We betalen voor prestaties. We zorgen ervoor dat de medewerkers onze strategie begrijpen en eraan bijdragen. Wij waarderen medewerkers die het beste van zichzelf geven in een jachtige omgeving.
Door teamwerk maken we er samen een succes van. • • • • •
Teamwerk is de sleutel van ons succes. Het wordt verwacht. Het is geen keuze. We respecteren elkaar. We geloven in constructieve conflictoplossing. We zijn open en eerlijk in onze communicatie. We houden rekening met de mening van anderen om tot een gemeenschappelijk resultaat te komen.
We doen mee om te winnen. • We doen het beter dan de concurrentie. • We beoordelen onze resultaten en leggen verantwoording af. • We zijn een eersteklasinvestering voor onze aandeelhouders.
Continue verbetering is onze manier van doen. • We ontwikkelen duurzame processen. • We streven ernaar de veiligheid, kwaliteit, leveringen en prijzen te verbeteren. • We elimineren verspilling uit alle processen.
We streven grootsheid na. • • • •
We streven baanbrekende resultaten na. We meten ons met de besten. We zijn innovatief in alles wat we doen. We zijn ervan overtuigd dat het beter is verder te springen dan onze stok lang is dan nooit het hoogste na te streven.
ii
Inhoudsopgave Een brief van onze CEO, John Stroup................................................................ i Onze kernwaarden...............................................................................................ii Inleiding tot onze code........................................................................................1 Onze Code toepassen.........................................................................................2 Hoe een zaak aankaarten?................................................................................3 Onze belofte om geen wraak te nemen..................................................................... 4 Gevolgen van overtredingen van de Code............................................................... 4
Ons bedrijf en aandeelhouders..........................................................................5 We gaan belangenvermenging uit de weg............................................................... 6 We houden de boeken en officiële stukken eerlijk en nauwkeurig bij................... 10 We besteden zorg aan onze communicatie met buitenstaanders....................... 12 We handelen nooit met voorkennis of tippen niemand.......................................... 13 We stellen de activa en informatie van het bedrijf veilig........................................ 14 We passen de bedrijfstechnologieën op gepaste wijze toe................................... 15
Onze gemeenschappen...................................................................................18 We laten ons nooit in met omkoperij of andere corrupte praktijken..................... 19 We zetten ons in voor het milieu................................................................................. 21 We leven internationale handelswetten na.............................................................. 22 Gepaste politieke contributies en contributies voor het goede doel.................... 24
Onze klanten, concurrenten en zakenpartners..............................................26 We leveren kwaliteitsproducten en -diensten........................................................... 27 We doen op ethisch verantwoorde wijze zaken met overheidsklanten............... 28 We leven de kartel- en mededingingswet na.......................................................... 29 We passen ethische marketingpraktijken toe........................................................... 31 We beschermen de geheimhouding van derden................................................... 31
Onze collega’s....................................................................................................32 We bevorderen een respectvolle werkplek waar iedereen zich thuis voelt......... 33 We bevorderen een gezonde en veilige werkplek.................................................. 34 We steunen de rechten van het individu.................................................................. 35 We respecteren elkaars privacy................................................................................. 36
Uitzonderingen op onze Code..........................................................................37
iii
Inleiding tot onze code Hier is de Code voor zakelijk gedrag en ethiek van Belden die bekendstaat als ‘onze Code’. Onze Code is onze leidraad bij ethisch verantwoord zakendoen en brengt in kaart wat er van ons wordt verwacht als we voor Belden werken. Door onze Code te kennen en te volgen, evenals de wetten en bedrijfsregels die op ons werk van toepassing zijn, komen we tegemoet aan onze verplichtingen tegenover onze gewaardeerde stakeholders en bouwen we verder een traditie van vertrouwen uit. Onze Code biedt geen oplossing voor elk mogelijk ethisch dilemma waarmee we af te rekenen krijgen. Dat kan geen enkele handleiding. Toch reikt de Code ons de nodige handvatten aan om ons uit de benarde situaties te helpen die ons pad kunnen kruisen. Onze Code wordt aangevuld met bedrijfsregels en -procedures evenals de geldende wetten en verordeningen en een flinke dosis gezond verstand. Lees de Code aandachtig, ga na hoe die op u van toepassing is en stel vragen indien nodig. Zo draagt u bij aan een klimaat van grootsheid en succes.
1
Onze Code toepassen Onze Code is evenzeer van toepassing op alle medewerkers, verantwoordelijken en directeuren van Belden als op onze dochterondernemingen wereldwijd. Dit betekent dat ieder van ons, zonder uitzondering, geacht wordt zich te houden aan onze Code, het bedrijfsbeleid en de wet bij al onze dagelijkse zakelijke activiteiten. Er wordt van ons allemaal verwacht dat we ethisch verantwoorde zakelijke beslissingen nemen en dat we de wetten, verordeningen en richtlijnen die ons werk regelen niet alleen letterlijk nemen, maar ook handelen in de geest ervan. We verwachten dat onze toeleveringsketen zich aan dezelfde hoge ethische normen houdt. Hoewel niemand onder de Code uit kan komen, hebben sommigen nog bijkomende verantwoordelijkheden. Managers bij Belden in het bijzonder hebben de plicht om de collega’s het goede voorbeeld van fatsoenlijk zakelijk gedrag te geven. Als manager wordt er verondersteld dat u een werkomgeving creëert en in stand houdt waarin de medewerkers goed op de hoogte zijn van wat er van hen verwacht wordt en zich op hun gemak voelen om hun bezwaren te uiten of u wangedrag te melden. Zorg er ongeacht uw functie bij Belden voor dat u altijd het goede voorbeeld geeft en dat de Code deel uitmaakt van uw dagelijkse werk.
2
Hoe een zaak aankaarten? Een zaak aankaarten is de meest doeltreffende manier om positieve wijzigingen in ons Bedrijf te bevorderen. Als u op de hoogte bent van echt of mogelijk wangedrag of vragen hebt over hoe onze Code, ons bedrijfsbeleid of de wet en regelgeving van toepassing is op uw werk, dringen we erop aan om het wangedrag te melden en advies in te winnen. Dit kan op veel verschillende manieren, waaronder: • Uw manager • Human Resources • Het Belden Compliance Team (het nalevingsteam bestaande uit de Legal Department (juridische dienst) en de Internal Audit Department (interne auditdienst) en via e-mail op
[email protected] • Onze hotline van EthicsPoint • Telefonisch op: +(1) 855-234-9815 in de VS en Canada • Online op: www.belden.ethicspoint.com (op dit portaal vindt u lokale telefoonnummers voor rechtspraak buiten de VS en Canada) Denk eraan dat Belden alle rapporten vertrouwelijk behandelt, ongeacht de manier waarop u een zaak meldt. Op plaatsen waar toegestaan door de lokale wet, kunt u ook een zaak anoniem melden via de hierboven vermelde hotline van EthicsPoint en Belden zal geen poging ondernemen om u te identificeren. Belden onderzoekt alle rapporten van echt of mogelijk wangedrag en doet al het mogelijke om de resultaten van het onderzoek mee te delen aan de persoon die de zaak heeft gemeld.
3
Onze belofte om geen wraak te nemen Belden duldt geen vergeldingsacties tegen mensen die te goeder trouw een zaak melden. Een zaak ‘te goeder trouw’ melden betekent niet dat u gelijk moet hebben, het betekent alleen maar dat uw bedoelingen eerlijk zijn en dat u wat u weet nauwkeurig vertelt. Hiervoor wordt van de managers van Belden verwacht dat ze een opendeurpolitiek voeren en te allen tijde duidelijk communiceren met de medewerkers. Managers mogen personen die te goeder trouw een zaak aankaarten niet benadelen of ook geen wraak dulden. Als u denkt dat u getuige bent geweest van een vergeldingsactie of er het slachtoffer van bent geweest, dan is het uw plicht om uw stem te laten horen.
Gevolgen van overtredingen van de Code Overtredingen van onze Code, ons Bedrijfsbeleid en de toepasselijke wetten en verordeningen kunnen zware gevolgen hebben voor zowel de betrokkenen als voor Belden. Dit kan onder meer leiden tot disciplinaire maatregelen (met ontslag als zwaarste straf), boeten en burgerlijke of strafrechtelijke vervolging. Denk eraan dat we door het volgen van deze Code en door vermoedelijk wangedrag beter te vroeg dan te laat te melden, we onszelf en ons Bedrijf heel wat kopzorgen kunnen besparen.
4
Ons bedrijf en aandeelhouders
5
We gaan belangenvermenging uit de weg Belangenvermenging kan voor ons allemaal nadelig uitpakken als we de belangen van ons Bedrijf niet op de eerste plaats zetten. Er is sprake van belangenvermenging als ons persoonlijk belang of loyaliteit indruist tegen die van ons Bedrijf. Zelfs de schijn van belangenvermenging wekken, kan voor problemen zorgen. Daarom moeten we echte of vermeende belangenvermenging vermijden en hebben we de plicht om dit soort conflicten te melden zodra ze zich voordoen. Zo kan ons Bedrijf er op een ethische manier meteen paal en perk aan stellen. Hoewel we niet elk mogelijk scenario van belangenvermenging kunnen voorzien, volgt hieronder een greep uit de meest voorkomende situaties die we kunnen tegenkomen.
Bedrijfsgiften en entertainment Sterke zakenrelaties liggen aan de basis van het succes van Belden in de toekomst. Om dit soort relaties aan te gaan en in stand te houden, worden er vaak attenties uitgewisseld, maar het is van het grootste belang dat we hierbij integer te werk gaan. Daarom mogen we alleen giften, gastvrijheid, etentjes, entertainment of andere gunsten geven of aanvaarden als ze aan de volgende voorwaarden voldoen: • Als het om een eerlijk bedrijfsdoel gaat dat strookt met de gewone hoffelijkheid die doorgaans wordt geassocieerd met de aanvaardbare bedrijfspraktijken • Als het een nominale waarde heeft • Als het niet extravagant van aard is • Als het niet vaak voorkomt • Als het niet bedoeld is om zakelijke beslissingen te beïnvloeden
6
Ons bedrijf en aandeelhouders Bovendien moeten alle hoffelijkheden wettig zijn en stroken met de hoge ethische normen van ons Bedrijf. Vraag uzelf bij twijfel af of de openbare bekendmaking van de feiten Belden of de ontvanger in verlegenheid zou brengen. Als het antwoord ‘ja’ is, wissel dan niets uit. Denk eraan dat de regels met betrekking tot giften en entertainment bestemd voor ambtenaren veel strenger zijn dan deze die in dit deel aan bod komen. Zie de delen ‘We doen op ethisch verantwoorde wijze zaken met overheidsklanten’ en ‘We laten ons nooit in met omkoperij of andere corrupte praktijken’ van onze Code voor bijkomende informatie.
Zakelijke kansen De belangen van ons Bedrijf in gedachten houden betekent dat we geen persoonlijk voordeel mogen halen uit zakelijke kansen die ons ter ore komen via ons werk bij Belden. Ook mogen we anderen niet helpen om zich persoonlijk te verrijken. We mogen in het algemeen geen belangen hebben in externe bedrijven die op welke manier dan ook nadelig zijn voor de belangen van Belden.
VRAAG
Door mijn werk kom ik in nauw contact met verscheidene zakenpartners van Belden. Aangezien het mijn verantwoordelijkheid is om betrekkingen te onderhouden met deze bedrijven, ben ik vaak in contact met hun vertegenwoordigers. Dit jaar heb ik veel gehad aan een van de vertegenwoordigers met wie ik werk en ik zou hem graag willen uitnodigen op een lekker zakendiner om blijk te geven van mijn waardering. Mag dat?
ANTWOORD Een zakenpartner op een etentje trakteren is over het algemeen aanvaardbaar, zolang u zich maar een paar eenvoudige regeltjes houdt. Bekijk eerst of de zaak geschikt is voor de gelegenheid en dat de prijzen redelijk zijn. Ga na of uw uitnodiging niet overkomt alsof Belden er een bedoeling mee heeft, vooral als u het niet gewend bent om partners op etentjes te trakteren. Als u ervan overtuigd bent dat dit diner niet redelijkerwijs kan worden beschouwd als een poging om zakelijke beslissingen te beïnvloeden, dan mag u zeker een zakenpartner uitnodigen. Maar uw manager moet er altijd van op de hoogte zijn en bied pas iets aan als u er de goedkeuring voor hebt.
7
Zaken doen met familie en vrienden We mogen niet direct of indirect leiding geven aan onze naaste familieleden. Dit kan de indruk van vriendjespolitiek wekken. ‘Naaste familieleden’ zijn onder meer man/vrouw, kinderen, stiefkinderen, ouders, stiefouders, broers en zussen, aangetrouwden en elk ander lid van uw huisgezin. Als u zich in een positie bevindt die indruist tegen dit beleid, maak dat dan meteen bekend. Zo moet u er ook voor zorgen dat uw beslissingen en handelingen objectief zijn als u voor uw werk beslissingen moet nemen over zakenpartners of leveranciers van Belden of met hen omgaat. Als het ernaar uitziet dat een vriend of familielid iets te winnen heeft bij een bestaand of mogelijk samenwerkingsverband van Belden (bijvoorbeeld vanwege hun tewerkstelling door de zakenpartner of leverancier), dan moet u uw manager ervan op de hoogte brengen en zich aan het besluitvormingsproces onttrekken.
Financiële belangen U mag geen aanzienlijke economische belangen hebben in bedrijven die zaken doen met Belden of die ermee concurreren. Hieronder worden kanaalpartners en eindklanten van Belden verstaan. Een belang is aanzienlijk als het een aanzienlijk deel vertegenwoordigt van de zakelijke onderneming in kwestie of ons oordeel op enige andere manier zou beïnvloeden. Uitzonderlijk mogen we een bescheiden aantal aandelen bezitten in een beursgenoteerd bedrijf dat misschien op een of andere manier met Belden concurreert, tenzij dit ons vermogen om onafhankelijke zakelijke beslissingen te nemen in het gedrang zou brengen.
8
Ons bedrijf en aandeelhouders Dienstverband bij andere ondernemingen We mogen er geen externe dienstbetrekkingen of andere bedrijfsactiviteiten op na houden, waarbij een bedrijf betrokken is dat concurreert of zaken doet met Belden. Daarbuiten mogen we er wel andere dienstbetrekkingen of bedrijfsactiviteiten op na houden wanneer die activiteiten op geen enkele manier in de weg staan van het werk dat we voor Belden uitvoeren. Denk eraan dat u naar behoren moet kunnen functioneren in uw voltijdse dienstbetrekking bij Belden en een bijbaantje wordt ontmoedigd.
In de raad van bestuur zitten Niemand van ons mag optreden als bestuurder van een ander winstgevend bedrijf zonder de voorafgaande schriftelijke goedkeuring door onze Juridische dienst. Hoewel het wordt aangemoedigd om in de raad van bestuur van een organisatie zonder winstbejag te zitten, zodat u iets voor de gemeenschap kunt doen, mag u deze functie alleen aanvaarden als die de uitvoering van uw werk niet belemmert. Hiervoor is geen voorafgaande goedkeuring vereist. De bestuurders van Belden kunnen verbonden zijn aan andere ondernemingen en firma’s waarmee Belden af en toe zaken doet. Als bestuurder van Belden mag u niet stemmen over een transactie waarin u, of de bedrijven of firma’s waaraan u verbonden bent, belangen hebt. Geen enkel contract of andere transactie tussen Belden en een andere vennootschap of firma mag worden beïnvloed door het feit dat een bestuurder van Belden belangen heeft in, of directeur of kaderlid is van die andere vennootschap of dat ander bedrijf.
VRAAG Ik zit in de tweede ploeg van een fabriek van Belden. Tijdens de feestdagen probeer ik extra bij te verdienen door seizoenarbeid voor een concurrent te verrichten. Het werk is deeltijds en is niet strijdig met mijn huidige schema. Kan ik dit doen?
ANTWOORD Nee, niet als het om werk voor een concurrent gaat. Bij werk dat voor concurrenten van Belden wordt uitgevoerd, is er al snel sprake van belangenvermenging. Door zelfs maar tijdelijk of deeltijds werk bij een concurrent te doen, moet u uw loyaliteit over Belden en het andere bedrijf verdelen. Bovendien is het moeilijk om in het belang van een van beide op te treden. Als het een vurige wens van u is om voor seizoenarbeid door een ander bedrijf dan Belden te worden aangenomen, dan moet u de zaak met uw manager bespreken voordat u werkaanbiedingen aanvaardt. Zo voorkomt u dat uw werk bij het andere bedrijf aanleiding geeft tot echte of vermeende belangenvermenging.
9
We houden de boeken en officiële stukken eerlijk en nauwkeurig bij Aangezien we voor een beursgenoteerd bedrijf werken, hebben we tegenover onze aandeelhouders en de overheid de plicht om eerlijk en nauwkeurig aan te geven hoe het met ons bedrijf gesteld is. Ieder van ons heeft de plicht om de boeken en officiële stukken van Belden nauwkeurig bij te houden. Onze publieke bekendmakingen en andere mededelingen moeten altijd volledig, eerlijk, nauwkeurig, op tijd en begrijpelijk zijn. Daarom past ons Bedrijf een systeem van interne accountingcontroles toe om toe te zien op de accountingen rapportageactiviteiten op alle niveaus. Het is belangrijk dat we allemaal deze controles altijd volgen. Daarom moet u het volgende voor ogen houden: • Alle boeken, officiële stukken en rekeningen, inclusief facturen, klokkaarten, onkostennota’s en alle andere bedrijfsdocumenten, moeten een accurate en eerlijke weergave zijn van onze transacties. • In de boeken van ons bedrijf mogen om welke reden dan ook nooit onjuiste of artificiële vermeldingen worden opgenomen. • Maak correct gebruik van de financiële middelen in overeenstemming met de begeleidende documenten. • Onder geen beding mogen we een nietbekendgemaakt of buiten de officiële stukken gehouden fonds of activum (een potje) inrichten. • Alleen daartoe bevoegde personeelsleden mogen opnamen uitvoeren van uitgavenrekeningen en dan alleen via cheque of een andere aanvaardbare manier van overschrijving die in de regel door de grote banken wordt gebruikt. Geen enkele cheque mag worden uitgeschreven als ‘omwisselbaar in contanten’ of aan een andere niet te identificeren ontvanger. Als u een zaak wilt aankaarten of een klacht wilt indienen met betrekking tot accounting, interne accountingcontroles of auditzaken, vragen wij u deze bezwaren of klachten te
10
Ons bedrijf en aandeelhouders richten (anoniem als u het wenst) aan de Voorzitter van het Auditcomité van de Raad van Bestuur op onze hotline met nummer (1)855-234-9815 van EthicsPoint. Zie het hotlineportaal van de EthicsPoint van Belden op www.belden.ethicspoint.com voor internationale toegangscodes als u van buiten de Verenigde Staten of Canada belt. Onze officiële stukken beheren is een cruciaal element om een vertrouwensband te scheppen met onze klanten, toezichthouders en aandeelhouders. Zulke officiële stukken zijn onder meer elektronische documenten, e-mail, gescande en papieren documenten die door ons Bedrijf werden aangemaakt, ontvangen of bijgehouden voor wettelijke, regulatorische, accountingof bedrijfsdoeleinden. Door deze officiële stukken doeltreffend te beheren, kunnen we voldoen aan onze bedrijfsbehoeften en zijn onze officiële stukken beschikbaar wanneer we ze nodig hebben. Bovendien leven we hierdoor alle geldende wetten en voorschriften na en hebben we de desbetreffende documenten bij de hand in geval van een rechtszaak, audit of onderzoek. We moeten allemaal het beheerbeleid voor officiële stukken en de archiveringsschema’s volgen op de plaatsen waar we actief zijn. Hierin staat hoelang we de bedrijfsdocumenten moeten bijhouden evenals de procedures overeenkomstig de wettelijke bewaartermijnen van documenten. De wettelijke bewaartermijnen van documenten gelden voor officiële stukken die worden bijgehouden voor een aan de gang zijnde of verwachte rechtszaak of onderzoek door de overheid. Als u denkt dat iemand een officieel stuk onrechtmatig heeft verborgen, gewijzigd of vernietigd, dan moet u dit aan het Nalevingsteam van Belden melden. De archiveringsplichten voor officiële stukken van Belden zijn opgenomen in zijn beleid aangaande Record Creation, Retention, Retrieval and Disposal (De aanmaak, archivering, opvraging en verwijdering van officiële stukken). We moeten reageren op alle externe en interne audits en onderzoeken, inclusief onderzoeken door de overheid, en deze naleven. Als gevolg hiervan mogen we zulk een audit of onderzoek nooit hinderen of vertragen. Zorg ervoor dat de auditoren en onderzoekers over de informatie beschikken waarop ze recht hebben. Als u vragen hebt over een audit, onderzoek, informatie wenst of niet goed weet hoe u moet reageren, overleg dan met het Nalevingsteam van Belden.
11
We besteden zorg aan onze communicatie met buitenstaanders Het is belangrijk dat we als bedrijf met één stem naar buiten treden. Daarom leggen we namens Belden alleen verklaringen in het publiek af als we er de uitdrukkelijke toelating voor hebben. Als een onderzoeker, beursanalist, iemand van de pers of een andere belangrijke openbare figuur u om informatie verzoekt, zelfs als het verzoek informeel is, verwijs hem of haar dan door naar de directeur Investeerderrelaties. Verzoeken van ambtenaren of advocaten moeten worden doorverwezen naar de Juridische dienst. Zie voor verdere informatie ons Disclosure and Release of Company Information Policy (Beleid over bekendmaking en Vrijgeven van bedrijfsinformatie).
12
Ons bedrijf en aandeelhouders We handelen nooit met voorkennis of tippen niemand Het is in strijd met het Bedrijfsbeleid en de wet om gebruik te maken van materiële, niet-openbare informatie voor ons eigen gewin via het kopen of verkopen van aandelen van Belden of een ander beursgenoteerd bedrijf, of anderszins. Materiële, nietopenbare informatie (ook bekend als ‘voorkennis’) is informatie over een bedrijf, hetzij Belden of om het even welk ander beursgenoteerd bedrijf, waarvan het grote publiek niet op de hoogte is en die een redelijke investeerder belangrijk vindt bij zijn of haar beslissing om de effecten van het bedrijf te kopen, verkopen of bij te houden. Voorkennis bestaat vaak uit het volgende: • • • • •
Bedrijfsovernames, fusies of afsplitsingen Verkoop- en winstcijfers Belangrijke nieuwe producten Belangrijke contracten Het aandelenvermogen van het bedrijf, uitgiften van schulden of herstructureringen • De verkoop of aankoop van belangrijke activa Zo mogen we deze voorkennis ook niet bekendmaken aan iemand anders die deze informatie voor zijn of haar eigen gewin zou kunnen gebruiken. Deze praktijk staat bekend als ‘tippen’ en is onwettig. Het overtreden van de wet op handelen met voorkennis heeft zware gevolgen, waarbij men strafrechtelijk aansprakelijk kan worden gesteld. Vraagt u zich af of de informatie waarover u beschikt voorkennis is, dan kunt u dat nagaan bij de Juridische dienst voordat u deze informatie de wereld instuurt of er iets mee doet. Zie voor verdere informatie ons Securities Trading and Communication with Outsiders Policy (Beleid over het verhandelen van effecten en communicatie met buitenstaanders).
VRAAG
Door mijn werk voor R&D bij Belden heb ik vaak toegang tot informatie over nieuwe productassortimenten. Ik heb net vernomen dat er een nieuwe ontwikkeling is waardoor de aandelenprijs van het Bedrijf zeker zal stijgen, en mogelijk met een fors bedrag. Ik ben normaal gesproken niet geneigd om aandelen van Belden te verhandelen op basis van informatie die ik door mijn werk verneem, maar hier heb ik een goed gevoel bij. Kan ik aandelen van Belden verhandelen omdat ik over deze informatie beschik?
ANTWOORD Nee, en u mag het er ook met niemand over hebben. Door uw functie bij Belden zit u in een bevoorrechte positie om gevoelige bedrijfsinformatie toegespeeld te krijgen. U mag dit voorrecht nooit uitbuiten door deze informatie voor eigen gewin te gebruiken. Als u beslist om bedrijfsaandelen te verhandelen omdat u over materiële, niet-openbare informatie beschikt, dan kiest u ervoor om de wet op handelen met voorkennis te overtreden. Belden en u lopen het risico op zware boeten en misschien zelfs gevangenisstraf.
13
VRAAG Elke maand werk ik elders. Afhankelijk van waar ik me bevind, moet ik af en toe mijn bedrijfslaptop en mobiele telefoon naar de lobby van een hotel of koffieshop in de buurt meenemen om zaken te doen. Mijn laptop is gecodeerd en als ik een gesprek moet aannemen, dan probeer ik stil te spreken, zodat anderen niets kunnen opvangen. Zijn er nog voorzorgen die ik moet nemen?
ANTWOORD Ja. U zit op het juiste spoor, maar als het op vertrouwelijke bedrijfsinformatie aankomt, kunnen we nooit voorzichtig genoeg zijn. Als u niet anders kunt dan op een openbare plek zaken doen, zorg er dan voor dat u geen vertrouwelijke informatie bespreekt, ook niet stil, omdat u nooit weet wie er meeluistert. Wees ook voorzichtig als u vertrouwelijke of bedrijfseigen gegevens op uw laptop of ander apparaat weergeeft, omdat anderen over uw schouders kunnen meekijken. Wees u ook bewust van de beveiligingsrisico’s die u kunt lopen door het gebruik van publieke Wi-Fi-netwerken. Tot slot willen we nog meegeven dat hoewel uw laptop gecodeerd is, u er moet voor zorgen dat u die goed beveiligd achterlaat in uw hotelkamer.
14
We stellen de activa en informatie van het bedrijf veilig Het is van cruciaal belang voor ons toekomstig succes dat we de activa waaraan we gewerkt hebben veilig stellen. Deze activa bestaan onder meer uit Beldens fysieke eigendom evenals zijn technologieën en geheime informatie. Vertrouwelijke informatie over Belden en zijn activiteiten is eigendom van ons Bedrijf. We mogen deze informatie alleen gebruiken of bekendmaken als dit zakelijk opportuun is. Als continue toegang tot vertrouwelijke informatie onder uw verantwoordelijkheid valt, dan dient u een nietopenbaarmakings- of geheimhoudingsovereenkomst te ondertekenen. Een paar voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn: • • • • • • •
Fabricagemethoden Ontwerptekeningen Klantenlijsten Medewerkerslijsten Winstverwachtingen Bedrijfsstrategieën Overnamekandidaten
Het is verboden om zonder de nodige toestemming en een ondertekend geheimhoudingsovereenkomst gegevens of informatie van vertrouwelijke aard bekend te maken aan iemand die niet voor Belden werkt of aan een andere medewerker die deze informatie niet nodig heeft. De intellectuele eigendommen van Belden, waaronder zijn octrooien, handelsmerken, auteursrechten en handelsgeheimen, zijn van levensbelang voor de zakelijke activiteiten van Belden. We hebben allemaal de plicht deze intellectuele eigendommen te beschermen tegen ongeoorloofde bekendmaking en misbruik door anderen. Bespreek geen handelsgeheimen (of andere vertrouwelijke informatie) waar deze door onbevoegde derden kan worden afgeluisterd. Laat bovendien geen bedrijfscomputers, mobiele telefoons, bestanden of andere gegevensopslagapparaten onbeveiligd achter.
Ons bedrijf en aandeelhouders We passen de bedrijfstechnologieën op gepaste wijze toe Beldens activa bestaan uit computers, communicatiesystemen en bijbehorende apparatuur. Ons Bedrijf stelt deze systemen en apparatuur ter beschikking, inclusief e-mail en voicemail, om ons te helpen bij het uitvoeren van onze taken. Ze zijn niet bestemd voor persoonlijk gebruik, tenzij onregelmatig en beperkt. Denk eraan dat berichten die via e-mail worden verstuurd, voicemailberichten en de inhoud van bedrijfscomputers de eigendom van Belden zijn en als bedrijfsstukken worden beschouwd. Bijgevolg mogen ze worden bekendgemaakt in het kader van administratieve, gerechtelijke of andere procedures. We mogen nooit via e-mails of voicemail van het bedrijf anderen uitschelden, te schande maken of in andere opzichten beledigden. Pesterige, vulgaire, obscene of dreigende taal hoort bij Belden niet thuis in onze mededelingen. We verbieden eveneens de communicatie, de verspreiding of het afdrukken van auteursrechtelijk beschermd materiaal met schending van het auteursrecht en het downloaden, verspreiden of verzenden van pornografisch of obsceen materiaal. Door gebruik te maken van de e-mail en voicemail van Belden en andere technologieën van het Bedrijf, stemmen we ermee in dat ons gebruik van deze systemen wordt gecontroleerd en erkennen we het recht van Belden om een dergelijke controle uit te voeren in overeenstemming met de van toepassing zijnde lokale wetten. Niemand mag ervan uitgaan dat e-mail of voicemail vertrouwelijk of privé is en bijgevolg mogen we geen verwachting koesteren met betrekking tot privacy in verband met ons gebruik van deze systemen. Zie voor bijkomende informatie ons E-mail, Internet and Computer Security Policy (Beleid over e-mails, het internet en computerbeveiliging).
15
Velen van ons maken in ons privéleven gebruik van sociale media, zoals blogs, sociale netwerksites, podcasts, wiki’s, sites voor het delen van foto’s/ video’s en chatrooms. Belden erkent het algemene belang van de sociale media en het internet om zaken te doen omdat ze op een andere manier bruggen slaan met de stakeholders. Toch mogen we niet vergeten dat elektronische berichten permanent zijn en overdraagbare communicatiemiddelen die de reputatie van Belden kunnen schaden. Daarom moeten we alle beleidslijnen en procedures van Belden volgen bij het gebruik van sociale media. We mogen nooit de schijn wekken dat we namens ons Bedrijf spreken of handelen, tenzij we er de uitdrukkelijke toelating voor hebben. Bij het gebruik van sociale media moeten we: • De toestemming van Corporate Outbound Marketing (corporate.communications@ belden.com) vragen voordat we officiële informatie over Belden of onze merken posten. • De bedrijfsnormen bij het gebruik van technologie volgen. • De activa van het bedrijf beschermen en over vertrouwelijke informatie waken en daarbij niet vergeten dat het internet een openbare plaats is. • Duidelijk onze band met Belden vermelden, als we het in onlinemededelingen over het Bedrijf en/of één of meerdere van zijn merken hebben. Deze regel is van toepassing of we nu als bevoegde vertegenwoordigers van het Bedrijf online commentaar posten of sociale media in ons persoonlijk leven gebruiken (met andere woorden, niet handelend vanuit ons werk).
16
Ons bedrijf en aandeelhouders Deze algemene regels zijn ook van toepassing op onze leveranciers, agentschappen en anderen die namens ons handelen. We mogen leden van onze familie of vrienden niet vragen om tekst online of op sociale netwerkmedia te zetten die we zelf als medewerkers van het Bedrijf niet kunnen bekendmaken. Als u denkt dat de technologieën en/of elektronische berichten van ons bedrijf verkeerd worden gebruikt, stel dan het Nalevingsteam van Belden hiervan op de hoogte. Zie voor bijkomende informatie onze Social Media Guidelines (Richtlijnen voor sociale media).
17
Onze gemeenschappen
18
We laten ons nooit in met omkoperij of andere corrupte praktijken Belden wil het maken vanwege het werk dat we doen en niet vanwege onethische praktijken. Overeenkomstig het Bedrijfsbeleid en de wet mogen we in verband met Beldens activiteiten nooit steekpenningen, smeergeld of andere ongeoorloofde betalingen doen of aanvaarden. Een ‘steekpenning’ is iets van waarde, zoals geld, giften, gunsten of entertainment dat gezien kan worden als een poging om iemands daden of beslissingen te beïnvloeden, om zaken binnen te halen of te behouden of een soort ongeoorloofd voordeel te verkrijgen. ‘Smeergeld’ is de terugbetaling van een reeds betaalde som (of te betalen som) als beloning voor het regelen of bevorderen van zakendeals. Beide worden strikt verboden bij Belden. We leven de wetgeving ter bestrijding van omkoping en corruptie na, zoals de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA of de wet op buitenlandse omkooppraktijken) waar we ook zaken doen. Deze wetten verbieden ongeoorloofde betalingen (of het aanbieden van geld) aan niet-Amerikaanse ambtenaren met de bedoeling om zaken binnen te halen of te behouden of een ander ongeoorloofd voordeel te verkrijgen. Denk eraan dat onder ‘niet-Amerikaanse ambtenaren’ wordt verstaan: buitenlandse (dus geen Amerikaanse) nationale, gewestelijke of lokale overheidsmedewerkers, politieke partijen of kandidaten voor een politiek ambt in het buitenland en ook medewerkers van bedrijven die eigendom zijn van een niet-Amerikaanse regering. Overtredingen van de FCPA en andere wetten ter bestrijding van omkoping en corruptie kunnen zware boeten en straffen tot gevolg hebben, waaronder opsluiting.
19
Een bedrijf kan ook aansprakelijk gesteld worden als het op de hoogte is van een overtreding van de FCPA door zijn externe agenten, consulenten, vertegenwoordigers of distributeurs. ‘Op de hoogte zijn’ betekent onder meer iets bewust negeren. Concreet wil dit zeggen dat iemand de omstandigheden rond een transactie negeert waarvan een redelijk persoon vindt dat daardoor de wet kan worden overtreden. Als we de vergoedingen of provisies van een agent overdreven vinden of een andere reden hebben om aan te nemen dat steekpenningen worden betaald in verband met een transactie, dan breken we de transactie af. We moeten allemaal oog hebben voor de volgende ‘alarmsignalen’ als we in aanraking komen met de FCPA en moeten raad vragen aan de Juridische dienst van Belden wanneer we ermee geconfronteerd worden: • Elke aanwijzing dat zich betalingen van steekpenningen of andere inbreuken op de wet kunnen voordoen tijdens de looptijd van de voorgestelde overeenkomst • De omgang met een nauwe verwant of zakenpartner van een hoge regeringsambtenaar • Elk verzoek voor een ongewoon hoge provisie • De omgang met een land dat berucht is voor onbehoorlijke en corrupte praktijken • Een verzoek tot betaling in cash of ongebruikelijke betalingen aan verdachte partijen Als Belden vermoedt dat er onethische daden in het spel zijn, dan zullen we niet aarzelen om een einde te maken aan elke verdere omgang met een niet-Amerikaanse verkoopagent om een inbreuk op de FCPA te vermijden. De wetgeving ter bestrijding van omkoping en corruptie pakt ook faciliterende betalingen aan. ‘Faciliterende betalingen’ zijn kleine, onregelmatige betalingen om de uitvoering van een routineklus door een ambtenaar te versnellen. Het kan onder meer gaan om het verlenen van werkvergunningen en visa. Dit soort betalingen is echter verboden in heel wat landen. Om deze reden en omdat faciliterende betalingen heel wat juridische en zakelijke beslommeringen met zich kunnen meebrengen, staat Belden dit soort betalingen niet toe in onze activiteiten.
20
Onze gemeenschappen Zie voor verdere informatie, inclusief toegestane vormen van giften of entertainment volgens de FCPA, ons FCPA/ Anti-Bribery Policy (Beleid over de FCPA/ bestrijding van omkoping en corruptie). We moeten er goed op letten dat we ons niet met commerciële omkoperij inlaten. ‘Commerciële omkoperij’ is het betalen van een steekpenning, fooi of smeergeld aan een medewerker van een echte of potentiële zakenpartner in de privésector (dus geen overheid) als een manier om zaken binnen te halen of zakelijke beslissingen te beïnvloeden. Commerciële omkoperij omvat ook de indirecte en ongeoorloofde betalingen aan deze medewerkers en leden van hun familie. Als zo iemand om een ongeoorloofde betaling verzoekt, neem dan meteen contact op met het Nalevingsteam van Belden. Belden aanvaardt geen zaken via ongeoorloofde of onwettige betalingen.
We zetten ons in voor het milieu Overal waar we actief zijn, leven we de milieuwetten en -verordeningen na. Bovendien maken we voor onze activiteiten gebruik van milieuvriendelijke technologie. We moedigen zowel de ontwikkeling van milieuvriendelijke procedures als de beperking van afval aan door minder grondstoffen te gebruiken en via procesregelingen voor recyclage en fabricage. Als u ideeën hebt over hoe ons Bedrijf zijn ecologische voetafdruk op meer doeltreffende wijze kan verkleinen, vragen wij u om uw suggesties bij een bedrijf van Belden in uw regio in te dienen.
VRAAG Ik werk vaak in het buitenland en heb vriendschap gesloten met een paar ambtenaren. Onlangs gaf ik een horloge aan een van mijn contactpersonen in het buitenland als dank voor zijn gastvrijheid en vrijgevigheid ten opzichte van mij. Hij beloofde niet uitdrukkelijk om iets terug te doen en ik heb geen contracten waarover hij of zijn regering nog moet beslissen. Is dit in orde?
ANTWOORD Nee, dit mag niet. Onze Code en de wet verbieden de betaling of belofte van iets van waarde aan een niet-Amerikaanse ambtenaar met de bedoeling om een onbehoorlijk voordeel te verkrijgen en dit dure geschenk (in tegenstelling tot een bescheiden geschenk zoals een pet of T-shirt van Belden) wordt waarschijnlijk gezien als een gift met een onzuivere bedoeling. Hier ziet het ernaar uit dat u in de toekomst een zakelijke deal sluit met deze ambtenaar, zelfs als u nu geen zaken met hem doet. Neem contact op met het Nalevingsteam van Belden als u vragen hebt.
21
We leven internationale handelswetten na Met een marktaanwezigheid in bijna elke regio van de wereld, is het van cruciaal belang voor ons succes in de toekomst dat we alle nationale en lokale regels en verordeningen naleven die van toepassing zijn op onze internationale handelsactiviteit. De Verenigde Staten, en in mindere mate andere landen, reglementeren en beperken in sommige gevallen de export van producten, materialen en technologie naar bepaalde landen of bepaalde eindgebruikers. Als internationale handel deel uitmaakt van ons werk, is het belangrijk dat we deze beperkingen goed begrijpen en volgen. Denk eraan dat er sprake is van ‘export’ als een product, dienst, technologie of informatie wordt gezonden naar iemand in een ander land. We hebben ook te maken met export als technologie, technische informatie of software wordt bezorgd aan een nietAmerikaanse burger in de Verenigde Staten of elders. Dit geldt voor de manuele, mondelinge en schriftelijke overdracht van een artikel of informatie. De Amerikaanse wetgeving eist ook dat we weigeren deel te nemen aan niet-bekrachtigde, nietAmerikaanse boycotacties, zoals de boycot van Israël door de Arabische Liga. We mogen niet ingaan op zulk een boycotverzoek of verwante beperkende handelspraktijken. Dit betekent dat we niets kunnen ondernemen, geen informatie kunnen bezorgen of geen verklaring kunnen afleggen die beschouwd kan worden als deelname aan een niet-Amerikaanse boycot die onwettig werd verklaard door de VS. Er staan zware straffen op de overtreding van deze wetten. Bovendien is Belden verplicht om vermeende verzoeken om te boycotten te melden aan de Amerikaanse overheid. U moet de Juridische dienst ervan op de hoogte brengen als u denkt dat u een verzoek om informatie aangaande een vorm van boycot hebt ontvangen, ongeacht of dit mondeling of schriftelijk gebeurde.
22
Onze gemeenschappen Tot slot hebben de Verenigde Staten, de Verenigde Naties, de Europese Unie en andere landen sancties opgelegd die onze transacties met bepaalde landen, entiteiten of personen aan banden kunnen leggen of verbieden. Zulke sancties leggen over het algemeen de volgende activiteiten aan banden: • • • • •
Overdrachten van activa Betalingen Het verlenen van diensten Export van gevoelige technologie Reizen naar de betrokken landen
We moeten de van toepassing zijnde beperkingen kennen en volgen waar we ook zaken doen. Belden heeft in zijn vestigingen speciale exportcoördinatoren aangesteld die ervoor moeten zorgen dat er wordt voldaan aan de van toepassing zijnde export-, sanctieen antiboycotwetgeving. U moet de Juridische dienst raadplegen als u vragen hebt over de reikwijdte of de toepassing van deze wetten op uw werk. Zie voor verdere informatie ons Export and Anti-Boycott Control Policy and Procedures (Beleid en procedures over export en de beteugeling van boycotacties).
VRAAG Ik moet technische gegevens die onder de controle van de Amerikaanse overheid vallen naar bepaalde medewerkers van Belden zenden die geen Amerikaans staatsburger zijn, maar zich in de Verenigde Staten ophouden. Het is belangrijk dat ik die gegevens onmiddellijk zend om het project niet te onderbreken. Kan ik de documenten naar deze medewerkers mailen?
ANTWOORD Nee, u moet eerst bevestigen dat deze personen bevoegd zijn om de gegevens te ontvangen. U kunt dit doen door contact op te nemen met de Juridische dienst. Het is belangrijk dat u weet dat tewerkstelling alleen niet volstaat om iemand van Belden toegang te verlenen tot goederen, technologie of diensten die gereglementeerd worden door Amerikaanse exportwetten of die van een ander land, ongeacht waar deze persoon zich bevindt.
23
Gepaste politieke contributies en contributies voor het goede doel Belden moedigt ieder van ons aan om als verantwoorde burger de liefdadigheidsinstelling van onze keuze te steunen. We moeten echter ook weten dat onder geen beding onze positie bij Belden of onze kans op carrière wordt aangetast door onze steun aan (of onze tegenstand van) liefdadigheidsinstellingen of kandidaten voor een politiek ambt. Het druist in tegen het beleid van Belden om ons onder druk individuele contributies te doen betalen aan inzamelacties voor het goede doel of politieke campagnes. Als we willen meedoen aan politieke activiteiten of activiteiten voor het goede doel, dan moeten we dat in onze vrije tijd en met onze eigen middelen doen. We mogen geen gebruik maken van de middelen van Belden, inclusief onze tijd tijdens de werkuren, voor contributies aan om het even welke politieke partij of comité of aan om het even welke kandidaat voor een openbaar ambt. Gebruik steeds uw gezond verstand en zorg ervoor dat elke betrokkenheid in politieke activiteiten of het goede doel uw prestaties op het werk niet negatief beïnvloedt. Het kan gebeuren dat Belden politieke contributies wenst te maken of aan het goede doel wil doneren. Dit wordt gedaan in overeenstemming met de plaatselijke wetten en in lijn met de belangen van ons Bedrijf. De Chief Executive Officer van Belden moet zijn goedkeuring geven aan deze politieke contributies die nauwkeurig in onze accountingdocumenten moeten worden opgenomen.
24
Onze gemeenschappen Zo kan ons Bedrijf ook beslissen om zich in te laten met lobbyactiviteiten die onze wettelijke en zakelijke doelstellingen bevorderen. Deze activiteiten bestaan onder meer uit: • Contacten met wetgevers, toezichthouders, ambtenaren van de uitvoerende macht of hun personeel • Communicatie met ambtenaren • Inspanningen om zowel wetgevende als administratieve maatregelen te beïnvloeden Hierbij dient opgemerkt te worden dat voor lobbyactiviteiten zaken moeten worden bekendgemaakt en dat deze onderhevig zijn aan zeer specifieke regels. Als uw werk te maken heeft met lobbyactiviteiten, zorg er dan voor dat u alle van toepassing zijnde regels en verordeningen volgt. Bespreek zulke activiteiten met de Juridische dienst om na te gaan of bekendmaking en andere regels van toepassing zijn.
25
Onze klanten, concurrenten en zakenpartners
26
We leveren kwaliteitsproducten en -diensten De zeer gevarieerde en superkrachtige producten van Belden zijn in een groot aantal sectoren terug te vinden zoals productie, de ondernemingssector, de omroepwereld en de transport- en energiesector. Onze klanten kiezen voor Belden omdat we hoogstaande producten van waarde leveren. Erop toezien dat onze producten steeds een toonbeeld van kwaliteit zijn, is van het grootse belang voor het voortbestaan van ons bedrijf. We moeten ons steeds bewust zijn van de bedrijfsregels en -procedures, bedoeld om de kwaliteit en veiligheid van onze producten te garanderen, en deze in acht nemen. Voor informatie kunt u terecht bij onze fabrieksmanagers. Net zoals wij veilige kwaliteitsproducten leveren, verwachten we van onze leveranciers dat ze voor de kwaliteit en veiligheid van de producten en diensten dezelfde maatstaf hanteren.
27
We doen op ethisch verantwoorde wijze zaken met overheidsklanten Bij overheidscontracten gelden er speciale regels en verordeningen die we moeten volgen. Het allerbelangrijkste is dat we altijd oprecht en nauwkeurig te werk moeten gaan als we te maken hebben met medewerkers, ambtenaren en instanties van de overheid. Behalve dat we alle vereisten van het contract moeten kennen en naleven, moeten we: • Ervoor zorgen dat alle rapporten, certificeringen en verklaringen aan het adres van de overheid actueel, nauwkeurig en volledig zijn • Alle uren en kosten aan de juiste categorie en het juiste contract toekennen • Officiële stukken bijhouden overeenkomstig de vereisten van het contract • Schriftelijke officiële stukken of andere documenten pas wegdoen als de wettelijke bewaartermijn verstreken is • Van overheidseigendom alleen voor specifieke doeleinden gebruik maken en nooit voor persoonlijk of nietcontractueel gebruik De verordeningen vereisen ook dat we onze contracten volledig vervullen overeenkomstig de bepalingen in het contract. Afwijken van de specificaties van een contract zonder toestemming, zoals het vervangen van materialen of leveranciers of de nodige tests en inspecties niet uitvoeren, is verboden. In vele sectoren behoren het geven van geschenkjes en entertainment bij het zakendoen. Maar de wet legt strenge beperkingen op aan het geven van giften of entertainment aan ambtenaren. Wanneer onze klant de Amerikaanse overheid is, is het over het algemeen onwettig om een gift, entertainment of iets anders van waarde aan te bieden, daar de gift afbreuk kan doen aan de ambtenaars vermogen om onpartijdige zakelijke beslissingen te nemen. Bied een Amerikaanse ambtenaar nooit iets van waarde
28
Onze klanten, concurrenten en zakenpartners aan, omdat zelfs iets kleins als een steekpenning kan worden beschouwd. Zie voor de regels betreffende giften of het aanbieden van entertainment aan nietAmerikaanse ambtenaren het volgende deel in onze Code: We laten ons nooit in met omkoperij of andere corrupte praktijken. De federale wet verbiedt ook dat we met ambtenaren carrièremogelijkheden bij Belden bespreken, terwijl we bezig zijn met een overheidscontract. Dit geldt voor directe besprekingen, maar ook voor besprekingen via een tussenpersoon zoals een headhunter. Het is onwettig om een mogelijke vacature aan te bieden, te beloven of zelfs er maar een allusie op te maken. Ook een losse babbel of grapje kan worden beschouwd als een poging om een ambtenaar onrechtmatig te beïnvloeden. Ga daarom dit soort gesprekken het best volledig uit de weg. Het is ook belangrijk om weten dat u aansprakelijk kunt worden gesteld, zelfs als de ambtenaar, en niet u, als eerste over tewerkstelling begint. Raadpleeg onmiddellijk onze Juridische dienst als u een open sollicitatie ontvangt van een ambtenaar of derden die de ambtenaar vertegenwoordigen.
We leven de kartel- en mededingingswet na We leven alle van toepassing zijnde wetten na die onredelijke beperking van de handel of monopolies verbieden, veelal gekend als ‘mededingings-’ en ‘kartelwetgeving’. Deze wetten zijn bedoeld om de markt te vrijwaren van oneerlijke concurrentie en verbieden over het algemeen afspraken met onze concurrenten over het volgende: • Een bepaalde prijs aanrekenen of bepaalde verkoopvoorwaarden aanbieden • Klanten, territoria of de markt onder elkaar verdelen • De productie reguleren of beperken • Een leverancier of klant straffen door de zakelijke activiteiten kansloos te maken
VRAAG Een project waaraan ik werk, ligt achter op schema vanwege de vele testvoorwaarden. Dezelfde tests lijken steeds terug te komen en er een paar overslaan zal de kwaliteit van het eindproduct zeker geen kwaad doen. Is het goed dat ik alleen die tests doe waarvan ik vind dat ze absoluut nodig zijn? Dit bespaart Belden tijd en geld.
ANTWOORD Nee. U moet alle nodige tests doen die in het overheidscontract staan en nauwkeurig alle resultaten noteren. Als u niet de juiste testprocedures volgt die in een contract staan, kan u anderen verwonden en materiële schade toebrengen. Hierdoor kunnen we ook zwaar beboet worden en in de toekomst geen contracten meer krijgen. Dus ophouden met testen bespaart ons op lange termijn geen tijd of geld.
29
Om de kans op schending van de kartel-/ mededingingswetgeving te beperken, mogen we het met concurrenten nooit hebben over de bedrijfsactiviteiten van Belden of de bedrijfsactiviteiten van de concurrent wat het volgende betreft: • Oude, huidige en toekomstige prijzen • Prijsbeleidslijnen en -strategieën (of om het even welke andere aangelegenheid die invloed heeft op de prijs) • Wie welk markten zal bedienen • Verzoeken tot prijsopgave of biedingen • Kortingen of promoties • Het al dan niet omgaan met of de manier van omgaan met een klant of een groep klanten Op vergaderingen van handelsverenigingen of beurzen moet u zich terugtrekken uit elke bespreking met concurrenten waarin de bovenstaande onderwerpen aan bod komen en onze Juridische dienst van het incident op de hoogte brengen. Zie voor verdere informatie onze Antitrust Policy Bulletin (Bulletin antitrustbeleid) waarin deze wetgeving verder in detail wordt behandeld. Het is ook belangrijk dat we informatie over de concurrentie uitsluitend op een ethische en wettige manier verkrijgen. Dit betekent ten dele dat we nooit bedrijfseigen of vertrouwelijke informatie over een concurrent op een onwettige, bedrieglijke of onethische manier verkrijgen. Dit betekent ook dat we een nieuwe medewerker die eerder voor een concurrent van Belden werkte nooit om deze informatie vragen. Als u informatie over een concurrent ontvangt waarvan u denkt dat die vertrouwelijk is of onrechtmatig werd verkregen, neem dan onmiddellijk contact op met het Nalevingsteam van Belden.
30
Onze klanten, concurrenten en zakenpartners
We passen ethische marketingpraktijken toe Het is belangrijk dat we ons steeds met ethische marketingpraktijken inlaten. Als u voor uw werk onze producten moet verkopen, promoten, aanprijzen of er reclame voor moet maken, dan is het uw taak om ervoor te zorgen dat uw gedrag eerlijkheid en integriteit uitstraalt. Als Bedrijf doen we dit door altijd nauwkeurig en eerlijk te blijven bij de voorstelling van de kwaliteit, eigenschappen of beschikbaarheid van onze producten en diensten. Het betekent ook dat we nooit oneerlijke of onnauwkeurige vergelijkingen maken tussen de producten en diensten van onze concurrenten en die van onszelf.
We beschermen de geheimhouding van derden Onze integriteit bewaren betekent dat we de vertrouwelijke informatie van anderen, inclusief concurrenten, klanten en leveranciers, moeten respecteren. We mogen deze vertrouwelijke informatie niet bekendmaken zonder de nodige toestemming van de eigenaar. Deze verplichting houdt in dat nieuwe medewerkers geen vertrouwelijke informatie van hun vroegere werkgevers mogen onthullen. In het kader van deze verplichting respecteert Belden de octrooien, auteursrechten en handelsgeheimen van anderen, inclusief concurrenten, klanten en leveranciers Dit betekent dat we geen onrechtmatige kopieën van auteursrechtelijk beschermd materiaal mogen maken. Bijzondere zorg is geboden bij het verwerven van software van anderen. Als intellectuele eigendom is software beschermd door het auteursrecht en kan hij ook beschermd worden door octrooien, handelsgeheimen of als vertrouwelijke informatie. Voordat u software installeert op of kopieert van computersystemen van Belden, moet u eerst de toestemming vragen aan de persoon van Belden die verantwoordelijk is voor de informatietechnologie. Zie voor verdere informatie ons Copyright Policy (Beleid over auteursrechten).
VRAAG Ik probeer dit kwartaal mijn quota te halen, zodat ik een incentivevergoeding krijg. Ik heb al stevig onderhandeld met een potentiële nieuwe klant, maar de onderhandelingen zijn stilgevallen. Mijn contactpersoon bij de potentiële nieuwe klant zegt me dat als ik het management van Belden kan overtuigen om in te stemmen met zekere serviceniveau-eenheden, Belden het contract krijgt. Maar de voorgestelde serviceniveau-eenheden zijn waarschijnlijk niet winstgevend voor Belden. Ik wil echt de overeenkomst sluiten en mijn incentivevergoeding ontvangen. Mag ik in deze situatie voor de potentiële klant opkomen?
ANTWOORD Nee. U mag nooit uw wens om verkoopquota te halen of een incentivevergoeding te krijgen zwaarder laten wegen dan uw plicht om te doen wat in het belang is van Belden. Opkomen namens de klant zou in dit geval een inbreuk op de Code zijn. Als u een vraag hebt over het al dan niet eerlijk of ethisch zijn van een verkooppraktijk, aarzel dan niet om contact op te nemen met de Juridische dienst.
31
Onze collega’s
32
We bevorderen een respectvolle werkplek waar iedereen zich thuis voelt We zijn ervan overtuigd dat mensen met een verschillende achtergrond en standpunten een verrijking zijn voor de creativiteit, innovatie en vitaliteit op het werk. Daarom streeft Belden naar diversiteit. We staan ook achter gelijke kansen voor alle bekwame personeelsleden ongeacht ras, kleur, land van oorsprong, religie, leeftijd, geslacht, handicap of om het even welke andere wettelijk beschermde status. Belden biedt een werkomgeving zonder onwettige en ongepaste ‘pesterijen’ van medewerkers. Pesterijen zijn om het even welke vorm van grensoverschrijdend gedrag ten opzichte van iemand anders met al doel of effect een angstaanjagende, vijandige of kwetsende werkomgeving te scheppen. Pesterijen omvatten pesterijen op basis van geslacht of ras evenals pesterijen op basis van om het even welke andere wettelijk beschermde classificatie. Het is de verantwoordelijkheid van ieder van ons om mee te werken aan het behoud van een werkomgeving zonder pesterijen en discriminatie. Als u vermoedens hebt of op de hoogte bent van een geval van onwettige discriminatie of pesterijen, meld dan de situatie meteen aan een leidinggevende of uw lokale Human Resources-vertegenwoordiger. U kunt dit ook doen door de stappen te volgen beschreven in het deel ‘Hoe een zaak aankaarten?’ van deze Code. Belden beschouwt pesten als ernstig wangedrag en wie zich hieraan schuldig maakt, kan zich blootstellen aan disciplinaire maatregelen, met inbegrip van ontslag. Om hierover meer te weten te komen kunt u Human Resources om een exemplaar van Beldens Harassment Policy Bulletin (Bulletin pesterijenbeleid) vragen. Daarin vindt u meer informatie over dit onderwerp.
VRAAG Ik werd net overgeplaatst naar een nieuwe vestiging van Belden in een ander land. Mijn collega’s hebben me over het algemeen goed onthaald. Toch is een van de collega’s bijzonder hard tegen me geweest. Ik dacht eerst dat het kwam doordat ik nieuw was, maar nu ik hier langer ben, is de houding van deze collega nog vijandiger geworden. Ze begint nu minachtend te spreken over mijn huidskleur en land van oorsprong. Ik wil niet beginnen met de sfeer te verzieken door haar gedrag te melden, maar ik heb genoeg van deze behandeling. Wat kan ik doen?
ANTWOORD Het gedrag van uw collega is niet alleen maar onprofessioneel en onethisch, het kan ook als pesten beschouwd worden. Aarzel niet om uw verhaal over uw huidige behandeling te doen. Ga naar uw manager of, als u zich daar beter bij voelt, wend u tot Human Resources of meld de zaak via de hotline. Lijd niet in stilte onder oneerlijk of pesterig gedrag. Geen enkele vorm van pesterijen hoort thuis bij Belden en wordt niet geduld.
33
We bevorderen een gezonde en veilige werkplek Belden streeft ernaar dat zijn fabrieken en activiteiten een veilig werkmilieu bieden voor alle medewerkers en voldoen aan de van toepassing zijnde normen voor arbeidsveiligheid en –gezondheid. Geen enkele taak is zo belangrijk dat we er de tijd niet voor nemen om ze veilig uit te voeren. We bevorderen voortdurend veilige werkpraktijken en vermijden dat onze collega’s, onze buren en het milieu gevaar lopen. We implementeren ook programma’s, opleidingen en interne controles om deze doelstellingen te bereiken. Als u zich zorgen maakt over veiligheid, gezondheid of beveiliging op het werk, neem dan contact op met uw leidinggevende. Zie voor verdere informatie ons Safety Policy (Veiligheidsbeleid). Het misbruik van verdovende middelen belemmert ons vermogen om ons werk veilig te doen, waardoor we allemaal gevaar lopen. Aangezien ons Bedrijf veiligheid op het werk nastreeft, mogen we nooit werken als we onder invloed zijn van alcohol, illegale verdovende middelen, misbruikte medicijnen op recept of medicijnen die zonder recept verkrijgbaar zijn, ongeacht of het gebruik tijdens de werkuren of in de bedrijfsgebouwen en op de bedrijfsterreinen gebeurt. Bovendien mogen we tijdens de werkuren of in de bedrijfsgebouwen en op de bedrijfsterreinen nooit illegale verdovende middelen of alcohol gebruiken, bezitten, overhandigen of verkopen, of medicijnen op recept of medicijnen die zonder recept verkrijgbaar zijn misbruiken. Ons Bedrijf maakt een uitzondering op deze regel als alcohol met mate wordt genuttigd op een bedrijfsfeest. Verder zijn voor onze veiligheid geen wapens en geweld toegestaan in de bedrijfsgebouwen en op de bedrijfsterreinen of als u voor Belden werkt. Belden duldt geen geweld en ook niet dat ermee gedreigd wordt en springt met meldingen over zulk wangedrag niet licht om. Als u zich op het werk ooit bedreigd voelt of getuige bent van geweld, dan moet u dit onmiddellijk aan uw manager of de Human Resourcesvertegenwoordiger melden.
34
Onze collega’s Tot slot is het, hoewel ons Bedrijf niet zit te wachten op een noodtoestand, belangrijk dat we erop voorbereid zijn. In geval van een natuurramp, een terroristische daad of een andere noodtoestand, volgt ons Bedrijf de procedures voor crisismanagement op de plaatsen waar we actief zijn.
We steunen de rechten van het individu Al onze medewerkers krijgen een redelijk uurrooster en een marktconform salaris overeenkomstig de van toepassing zijnde wettelijke voorschriften. We steunen de rechten van de werknemers om collectief te onderhandelen en hun klachten aan het management te melden. We voeren een nultolerantiebeleid op het vlak van kinder- of dwangarbeid en doen niet bewust zaken met een bedrijf dat dit beleid overtreedt. Als u redenen hebt om aan te nemen dat een van onze externe partners zich inlaat met dwangarbeid of andere praktijken die de mensenrechten van het individu schenden, meld dit wangedrag dan meteen.
35
VRAAG Onlangs hoorde ik toevallig mijn collega’s klagen over de werkethiek en regelmatige afwezigheden van iemand anders die in het bedrijf werkt. Ik heb toegang tot personeelsdossiers in mijn gebied en weet toevallig dat deze collega een aandoening heeft waardoor hij wegblijft van het werk. Ik zou dit graag rustig met onze collega’s willen bespreken, zodat ze zich niet meer negatief uitlaten en meer begrip opbrengen. Mag dat?
ANTWOORD Nee. Als deze collega zelf over zijn toestand met anderen wil praten dan is dat zijn beslissing. Maar als u de persoonlijke gegevens van uw collega’s behandelt, is het uw taak om deze steeds te beschermen. Dit betekent dat u geen informatie over de medische achtergrond van een van de collega’s mag onthullen, zelfs als dat ter verdediging van die persoon is. U moet in plaats daarvan zulke gesprekken vermijden of melden als ze als pesterijen omschreven kunnen worden.
36
We respecteren elkaars privacy Tijdens ons dienstverband geven we heel wat persoonlijk identificeerbare gegevens aan onze collega’s zoals: • • • • •
Salarisoverzicht Contactgegevens Prestatiebeoordelingen Medische achtergrond Burgerservicenummers of rijksregisternummers • Burgerlijke stand Het is onze plicht om elkaars privacy te respecteren door deze informatie veilig te stellen. Zij die toegang hebben tot persoonlijk identificeerbare gegevens moeten ervoor zorgen dat die worden verzameld, bewaard en gebruikt overeenkomstig de van toepassing zijnde wetten op de plaatsen waar we zaken doen. Dit betekent dat we deze gegevens met niemand binnen of buiten het bedrijf delen, die geen gegronde zakelijke reden heeft om hiervan op de hoogte te zijn. Bovendien moeten we het nodige doen om deze gegevens steeds te beveiIigen tegen ongeoorloofde toegang door derden. Het is ook onze plicht om onze collega’s te informeren over de persoonlijk identificeerbare gegevens die over hen worden verzameld en hoe die worden gebruikt. Externe bedrijven die deze gegevens voor ons verwerken, moeten Beldens bedrijfsregels voor privacy en beveiligingsnormen volgen. De wettelijke voorschriften voor het gebruik van persoonlijk identificeerbare gegevens verschillen van land tot land waar Belden zaken doet en lokaal bedrijven runt. We moeten alle van toepassing zijnde lokale wetten betreffende persoonlijk identificeerbare gegevens naleven. Zie voor verdere informatie ons Privacy Policy (Privacybeleid).
Onze collega’s Uitzonderingen op onze Code Belden maakt zeer zelden en pas na rijp beraad een uitzondering op onze Code. Als u wenst dat onze Raad van Bestuur een uitzondering maakt op om het even welke bepaling van deze Code, neem dan contact op met de Juridische dienst. Alleen als de Raad van Bestuur hieraan zijn stem geeft, kunnen algemene directeuren of bestuurders ontheven worden. Belden zal deze ontheffingen openbaar bekendmaken naarmate en wanneer dit vereist is volgens de wetten en voorschriften van de beurscommissie en de beurs van New York.
37
